Control de documentos y registros

Cdigo: Versin:
MP 19 01 2.0
Manual de
Pgina:
Procedimientos 1 de 27
Fecha de Emisin: Ttulo:
Febrero 2017 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Revisado por: Aprobado por:
Elaborado por:
xxxxx xxxxx xxxxxxx
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVOS ...................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ......................................................................................................................... 2
3. DEFINICIONES .............................................................................................................. 2
4. POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES................................................................ 4
5. CONTROL DE REGISTROS ........................................................................................ 20
5.1 Control de Registros del Laboratorio de Calidad ................................................ 20
6. DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................................... 21
6.1 Diagrama de Flujo Elaboracin o modificacin de los documentos nivel 2, 3 y 4 21
6.2 Diagrama de Flujo Control de formatos y registros. ................................................ 22
7. PROCEDIMIENTOS ..................................................................................................... 24
7.1 Elaboracin o modificacin de los documentos nivel 2, 3 y 4 ............................. 24
7.2 Control de los documentos, formatos y registros. ............................................... 25
8. PROCESOS RELACIONADOS ................................................................................... 26
9. FORMATOS ................................................................................................................. 26
10. DOCUMENTOS EXTERNOS ................................................................................... 27
11. ANEXOS ................................................................................................................... 27

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Procedimientos Pgina:
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1. OBJETIVOS
Establecer los lineamientos para el control de los documentos del Sistema de La empresa
xxxxx, con el propsito de garantizar que la informacin est actualizada y controlada, y
cubre a todo los documentos de sello de resolucin 0277 de 2015 y NTC 5806 de 2010.
2. ALCANCE
Aplica para la creacin, modificacin, actualizacin, eliminacin y distribucin de toda la

documentacin que se utilice en la organizacin, incluyendo todos los procesos que se llevan
a cabo en la misma y la documentacin requerida y dispuesta por la resolucin 0277 de 2015
y NTC 5806 de 2010.
3. DEFINICIONES
Aprobacin: Autorizacin para la distribucin y aplicabilidad de un documento por la persona

idnea que tenga la autoridad para implementar el documento.
Caracterizacin de procesos: Documento que describe las caractersticas generales del
proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo
Copia controlada: Copia de un documento que se entrega a un proceso y se asegura que
se mantiene vigente.
Copia no controlada: Copia de un documento que se entrega a un proceso de carcter
informativo o temporal y no se asegura su vigencia.
Diagrama de flujo: Mtodo para describir grficamente un proceso existente o uno nuevo
propuesto mediante la utilizacin de smbolos, lneas y palabras simples, demostrando las
actividades y su secuencia en el proceso.
Difusin: Utilizacin de cualquier medio de comunicacin para hacer conocer la informacin

de los procesos documentados.
Documento derivado de un manual de procedimientos, contiene su misma estructura y lo rige
el manual del cual hace referencia. En ste se documentan aspectos de orden especfico
para una actividad o tarea incluida en el manual de procedimientos.
Documento no vigente u obsoleto: Documento que se encuentra desactualizado.
Documento: Es toda informacin perteneciente al sistema de gestin que se registre y
almacene en papel, en vdeo, en cinta magntica o en cualquier otro medio. Puede ser la
descripcin de un proceso, procedimiento o actividad/tarea, que se puede ver mediante
diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, videos, fotografas, muestras fsicas, entre otras.
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Documentos externos: Son los generados por organismos externos a la organizacin los
cuales exigen condiciones que debe cumplir la organizacin, para el normal desarrollo de
sus actividades.
Documentos internos: Son los producidos e implementados dentro de la organizacin para
interactuar directamente en el sistema integrado de gestin.
Eliminacin: Retiro de un documento de circulacin y destruccin de los no diligenciados,
ya sea porque el proceso cambi y oblig a que se elaborara un nuevo documento, o porque
el proceso dejo de ejecutarse o se fusion con otro proceso.
Formato: Documento empleado para el registro de informacin necesaria para realizar un
proceso actividad especfica, convirtindose as en un registro.
Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por la
organizacin, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.
Manual de procedimientos: Documento generado dentro del proceso de estandarizacin
que presenta la mejor forma de realizar procedimientos o actividades y que se obtiene a
travs del consenso entre los responsables del mismo.
Modificacin: Es la actualizacin de un documento con el fin de ponerlo a punto con relacin

a las mejoras en los procesos.
Procedimiento: Forma especificada de efectuar una actividad.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar

valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Define el qu se hace al
interior de la organizacin para cumplir con los requerimientos de los clientes y partes
interesadas.
Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, tpicamente pueden existir,
segn sea aplicable, los siguientes:
- Procesos estratgicos: Incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y
estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la
disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la direccin.
- Procesos operativos (o de realizacin del producto o de la prestacin del servicio):
Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el
cumplimiento de su objeto social o razn de ser.
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- Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos
que son necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de medicin, anlisis y mejora.
Proceso de estandarizacin: Proceso permanente y dinmico que consiste en la

elaboracin y aplicacin de manuales, procedimientos, instructivos, guas, entre otros, con
el propsito de mejorar la calidad y obtener una economa ptima en una actividad especfica
para beneficio de la Institucin y con la cooperacin de todos los interesados.
Registro: Es un documento debidamente diligenciado en el cual reposa una evidencia de

una actividad realizada y la obtencin de unos resultados planificados, para asegurar el
cumplimiento y eficacia de la organizacin.
Revisin: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documento corresponde
a lo que se hace.
Versin: Indica mediante un nmero la cantidad de veces que se ha modificado el
documento. Cada vez que se realice una modificacin en el documento cambia dicho
nmero, ejemplo 1.0, 2.0, 3.0
4. POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES
4.1. Estructura Documental

La estructura de la documentacin de la empresa La empresa xxxxx est definida por la
siguiente pirmide documental:
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Figura 1. Estructura Documental
Segn la estructura documental definida en la pirmide anterior, cada nivel debe tener los
siguientes documentos:
Nivel 1:
Manual de calidad y de operaciones.
Documentos generales: Misin, visin, estructura orgnica, mapa de procesos,
Reglamentos, polticas, plan de calidad y objetivos de calidad.
Nivel 2:
Caracterizaciones de los procesos.
Nivel 3:
Manuales de procedimientos y manuales de operaciones.
Nivel 4:
Instructivos de procedimientos.
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Nivel 5:
Formatos y registros.
Nivel 6:
Guas, Fichas tcnicas, instrucciones.
4.2. Solicitud para la elaboracin, actualizacin o eliminacin de documentos de nivel

1.
Para llevar a cabo alguna de estas acciones, se debe presentar una solicitud que deber
contar con la aprobacin de la junta directiva de la organizacin, para luego analizar de
manera objetiva los argumentos de dicha solicitud. Y en caso de ser llevada a cabo alguna
accin se procede a actualizar el listado maestro de documentos.
4.3. Solicitud para la elaboracin, actualizacin o eliminacin de documentos de nivel
2, 3, 4, 5 y 6.
Para ejecutar alguna de estas acciones se debe presentar una solicitud y argumentar las
razones de la solicitud a los responsables del proceso o procedimiento, para luego analizarse
y llevar a cabo la accin correspondiente. En caso de ser llevada a cabo alguna accin se
procede a actualizar el listado maestro de documentos y a informar a las partes involucradas
que estn relacionadas con el documento.
4.4. Elaboracin de los documentos de nivel 2, 3, 4, 5 y 6.
La redaccin de los documentos se debe realizar en tiempo presente y en tercera persona.
Se deben incluir las explicaciones estrictamente necesarias buscando brevedad en el
contenido del documento. Se deben evitar trminos en idiomas extranjeros, si se trata de
palabras especializadas, de la jerga de la empresa o tcnicas de la industria, debe definirse
su expresin en el numeral referente a las definiciones de la plantilla del documento.
Todos los documentos tienen como destino final un usuario, de manera que la redaccin
debe ser de fcil comprensin a todo nivel, debe hacerse en un lenguaje sencillo, breve,
claro, preciso y sin enmendaduras.
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4.5. Encabezado del documento (manual de calidad, manual de procedimientos e

instructivo de procedimientos)
El encabezado del documento incluye lo siguiente:
Logo de la Empresa: debe ubicarse al lado superior izquierdo de la plantilla.
Ttulo: escribir el nombre del documento en mayscula sostenida, de forma que de

una idea clara de su contenido. Fuente: Arial, Estilo de fuente: negrilla, tamao 12.
Cdigo: conjunto de caracteres que permiten identificar un documento relacionando

al proceso al que corresponde, tipo de documento que representa y su consecutivo.
La codificacin de los documentos se utiliza para facilitar su identificacin, agrupacin
y control. El cdigo es asignado de acuerdo con lo establecido en el numeral 4.6 de
este documento. Fuente: Arial, Estilo de fuente: normal, tamao 12.
Versin: corresponde al nmero de versin del documento, iniciando con la versin 1.0,
que corresponde a la primera emisin aprobada. Cuando el documento se modifique, se
asignan nmeros enteros, en forma consecutiva, es decir, se contina con la 2.0. Fuente:
Arial, Estilo de fuente: normal, tamao 12.
Pgina: corresponde al nmero de pgina actual del documento. Fuente: Arial, Estilo de
Fuente: normal, tamao 12.
Fecha de emisin: mes y ao de la aprobacin del documento por parte del rea de
Calidad y Mejoramiento (mes ao). Fuente: Arial, Estilo de fuente: normal, tamao 12.
Cuadros de elaboracin, revisin y aprobacin: En el cuadro de elaboracin se incluye

la identificacin del rea que elabora el documento, para los campos de revisin y
aprobacin se incluye la identificacin de los funcionarios (cargo y firma), que participan
en estas etapas del documento. Fuente: Arial, Estilo de fuente: normal, tamao 8. Los
campos de Elaborado por, Revisado por y Aprobado por podrn ser ampliados en los
campos que se consideren necesarios.
Cdigo: Versin:
MP 19 01 2.0
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Figura 2. Ejemplo de encabezado para manual de calidad 1 pagina

Codigo: Version:
MANUAL DE CALIDAD Y DE
MC - 02 X.0
OPERACIONES DEL SISTEMA
Pagina:
DE GESTION DE CALIDAD DE
X de X
ACEROS Y MALLAS DE Fecha de emision:
COLOMBIA S.A.S.
Julio 2015
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Figura 3. Ejemplos de encabezado para manuales de procedimientos 1 pgina.

Cdigo: Versin:
MP XX-XX-XX X.0
Manual de Pgina:
Procedimientos X de X

Julio 2015 NOMBRE DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Figura 4. Ejemplo de encabezado para instructivos de procedimientos 1 pgina.

Cdigo: Versin:
IP XX-XX-XX-XX X.0
Instructivo de Pgina:
Procedimientos X de X

Julio 2015 NOMBRE DEL INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTOS
Cdigo: Versin:
MP 19 01 2.0
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Los anteriores encabezados aplican para los siguientes documentos de la empresa:

manuales de calidad, manuales de procedimientos e instructivos de procedimientos. A partir
de la segunda hoja del documento lleva el mismo encabezado, excepto el cuadro de
elaboracin, revisin y aprobacin.
NOTA: los encabezados de los documentos: Caracterizaciones de procesos, guas, fichas
tcnicas e instrucciones. Estn definidos segn el objetivo de cada documento. Y el
encabezado de los formatos y registros se definir en el numeral 4.12 del presente
documento.
4.6 Identificacin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad

Para la identificacin de los documentos de La empresa xxxxx se debe utilizar una notacin
alfanumrica, la cual vara de acuerdo con el tipo de documento a codificar.
Los dos primeros caracteres corresponden al tipo de documento:
Tabla 1. Cdigo de los documentos.
TIPO DE DOCUMENTO
Manual de procedimiento MP
Caracterizacin de proceso CP
Instructivo de procedimiento IP
Formatos F
Reglamento RE
Modelo MO
Plan PL
Matriz MT
Gua G
Poltica PL
Cdigo: Versin:
MP 19 01 2.0
Manual de
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El siguiente carcter corresponde al cdigo numrico del proceso, el cual se debe asignar
de acuerdo con la siguiente tabla:
Tabla 2. Cdigo de los procesos.
PROCESO CODIGO
01 Procesos Estratgicos
Planificacin estratgica 01
02 Procesos Misionales
Recepcin de materia prima 04
Trefilado 05
Enderezado y corte 06
Electrosoldado 07
Despacho de producto terminado 08
Transporte 09
03 Procesos de Apoyo
Gestin de recursos humanos 02
Mantenimiento y reparaciones 11
Gestin de bienes y servicios 13
planificacin y control de la produccin 14
Medicin y seguimiento 17
Gestin de calidad y mejoramiento 02
Nota: las reas de Recepcin de materia prima, Trefilado, Enderezado y corte,

Electrosoldado, Despacho de producto terminado y Transporte se agrupan en el proceso de
produccin, sin embargo poseen su propio cdigo con el fin de obtener un mayor control.
La codificacin para los documentos de la organizacin se llevara a cabo segn lo explicado
a continuacin, iniciando desde los documentos del nivel 1.
Nivel 1:
Los documentos generales como: Misin, visin, estructura organizacional, mapa de
procesos, poltica de calidad y objetivos de calidad. No presentan codificacin ya que son
documentos nicos y generales de la organizacin.
Cdigo: Versin:
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Manual de calidad y de operaciones: el cdigo de este documento contiene los siguientes

caracteres:
1 caracteres: Cdigo del documento segn su tipo, ver Tabla 1. Cdigo de los documentos.
2 caracteres: Cdigo del proceso al cual est relacionado el documento, ver Tabla 2.
Cdigo de los procesos.
Ejemplo de codificacin para el manual de calidad y de operaciones:

Cdigo: MC 02
Tipo de
documento Cdigo del
proceso
Nivel 2:
Caracterizaciones de procesos: el cdigo de estos documentos contiene los siguientes
caracteres:
Ejemplo de codificacin para caracterizaciones de procesos:

Cdigo: CP 07
Tipo de
documento Cdigo del
proceso
Cdigo: Versin:
MP 19 01 2.0
Manual de
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Nivel 3:
Manual de procedimientos: El cdigo de este documento contiene los siguientes
caracteres:
3 caracteres: Este nmero corresponde al consecutivo del manual para el proceso que
pertenece.
Ejemplo de codificacin para manuales de procedimientos:

Cdigo: MP 07 01
Tipo de
documento. Cdigo del
proceso. Consecutivo
del manual.
Nivel 4:
Instructivo de procedimientos: el cdigo de este documento contiene los siguientes
caracteres:
2 y 3 caracteres: Cdigo del manual de procedimientos al cual pertenece el instructivo, sin
incluir el primer carcter (cdigo de los documentos).
4 caracteres: Este nmero corresponde al consecutivo del instructivo de procedimientos
para el manual de procedimientos al que se relaciona.
Cdigo: Versin:
MP 19 01 2.0
Manual de
13 de 27
Ejemplo de codificacin para instructivos de procedimientos:

Cdigo: IP 07 01 02
Tipo de
documento. Cdigo del
manual (sin Consecutivo
el 1 carcter) del instructivo.
Nivel 5 y 6:
La identificacin de los formatos y documentos del nivel 6 se describir en el numeral 4.12
4.7 Revisin de los documentos nivel 2, 3 y 4

Los documentados debern ser revisados por todos los funcionarios que participaron en la
elaboracin. A partir de la firma de aprobacin, el o los responsables se comprometen a que
su ejecucin se realice como est documentado.
Todos los documentos de La empresa xxxxx deben ser revisados por el rea de Calidad y
Mejoramiento con el fin de verificar que se cumpla con los parmetros definidos en el
presente manual.
El consenso de los documentos debe llevarse a cabo con el personal involucrado en su
elaboracin; primero con los responsables de los documentos, usuarios y luego por los
responsables del rea.
4.8 Estados de la Documentacin

Los manuales de operacin, manuales de procedimientos o instructivos de procedimientos
pasan por los siguientes estados:
- Borrador: durante su elaboracin y hasta su aprobacin por parte del responsable del
proceso o del lder del manual de procedimientos o instructivos de procedimientos.
- Definitiva: aprobacin por parte del responsable del proceso o quien tiene la autoridad para
hacerlo.
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Manual de
14 de 27
4.9 Control de documentos nivel 2, 3 y 4
4.9.1 Edicin y aprobacin

La edicin de la documentacin de la empresa, es responsabilidad del rea de Calidad y
Mejoramiento.
La aprobacin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad debe llevarse a cabo
por la JUNTA DIRECTIVA de La empresa xxxxx, en este caso la JUNTA DIRECTIVA est
conformada por el DIRECTOR DE PRODUCCIN Y LOGSTICA y EL GERENTE
COMERCIAL
La custodia de la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad en medio digital, es
responsabilidad del rea de Calidad y Mejoramiento de la empresa.
En el caso que se requiera una copia de un documento del Sistema de Gestin de la Calidad
para fines de capacitacin o informativos, el responsable del proceso o el rea de Calidad y
Mejoramiento se encargan de realizar dicho requerimiento.
4.9.2 Cambios
En el momento en que se presenten cambios en los documentos, el responsable del proceso
debe realizar los ajustes con el apoyo del rea de Calidad y Mejoramiento, de ser necesario.
Los cambios presentados en los documentos deben ser revisados y aprobados por los
mismos responsables de las aprobaciones originales o de aquellas personas involucradas
en stos.
Para los Manuales de Procedimientos e Instructivos de Procedimientos, una vez realizados
los cambios, se registran en la tabla Control de Cambios, al final del Manual de
Procedimientos, antes de los Anexos.
En la misma tabla se debe de evidenciar el control de cambio que ha tenido algn formato
que aplique a ese manual.
En la Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad se conservar el registro de la
aprobacin de la versin vigente y los archivos digitales correspondientes a las versiones
anteriores. A disposicin de la empresa solo se encontrar disponible la versin vigente de
los documentos.
Cdigo: Versin:
MP 19 01 2.0
Manual de
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4.9.3 Control de documentos obsoletos

Cuando se modifique, se actualice o se anule un documento del Sistema de Gestin de
Calidad, para evitar que se utilicen documentos obsoletos, el rea de Calidad y Mejoramiento
ser el responsable de eliminar estos documentos y tambin de custodiar todas las versiones
anteriores en medio digital.
4.10 Distribucin y difusin

El Manual de procedimientos Control de Documentos y Registros debe estar disponible para
todo el personal de la empresa. La difusin de este manual es responsabilidad del rea de
Calidad y Mejoramiento.
La Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad, deben difundirse a todos los procesos
y reas en donde son esenciales para el adecuado funcionamiento del proceso o
procedimiento descrito.
4.11 Control de los documentos de origen externo

Los documentos externos son controlados por el rea de Calidad y Mejoramiento, donde el
Director de Calidad ser el responsable por la gestin documental. Y en una periodicidad de
al menos una vez por ao, ser el responsable por velar la versin de los documentos
externos que apliquen a la empresa. As como de su correcta distribucin y uso.
Se debe dejar en acta la ltima revisin de los documentos externos, con fecha y aprobacin
del Representante de la Organizacin.
Si algn documento es solicitado por cualquier empleado de la empresa, el rea de calidad
deber de realizar un acta de control de entrega, identificando la persona que se lleva el
documento. Y se evidenciar en la misma acta cuando el documento sea entregado.
4.12 Elaboracin, edicin y control de formatos

Cdigo: Versin:
MP 19 01 2.0
Manual de
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4.12.1 Elaboracin
Los formatos sern elaborados por el rea de Calidad y Mejoramiento con la ayuda de los
responsables del respectivo procedimiento, esto cumpliendo con los estndares definidos a
continuacin.
Figura 5. Elementos de un formato
1 2 3
5
Cdigo: Versin:
MP 19 01 2.0
Manual de
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Tabla 3. Estndares para la elaboracin de Formatos
CDIGO DESCRIPCIN
LOGO - Smbolo de Aceros y Mallas de Colombia, alineado a la

1 izquierda
PROCESO AL QUE PERTENECE - En mayscula, alineado a la

2 izquierda, Tamao de fuente: Arial 12
NOMBRE DEL FORMATO - En mayscula y negrilla, Alineado a la

3 derecha, Tamao de fuente: Arial 14
CODIFICACIN DEL FORMATO: El cdigo del formato compuesto

por el consecutivo del formato y el cdigo del manual al que
4 pertenece, si tiene; de lo contrario ser el cdigo del proceso,
Tamao de la fuente: Arial 10
VERSIN DEL FORMATO - Letra (V) - consecutivo de la versin -

5 ao - alineado a la izquierda, Tamao de la fuente: Arial 10
Una vez elaborado la el formato requerido, el rea de Calidad y Mejoramiento junto con los
involucrados en el proceso para el que fue creado el formato, lo analizarn y ajustarn, para
luego dar paso a la verificacin del cumplimiento de los estndares y la correspondiente
oficializacin del formato.
4.12.2 Codificacin de los formatos
No todos los documentos deben de ser codificados, por ejemplo cartas, informes, cuadros
de trabajo etc. Estos se identificaran con el nombre del documento.
Los formatos se codificaran de la siguiente manera:
La codificacin se realiza cuando el formato corresponde a un manual de procedimientos o

a un instructivo de procedimientos establecido.
Cdigo: Versin:
MP 19 01 2.0
Manual de
18 de 27
Ejemplo de codificacin de formatos

Formato: Reporte diario de produccin Electrosoldado F-01-MP-07-01
Cdigo: F 01 MP-07-01
Tipo de
documento Consecutivo
del formato Cdigo del manual
dentro del Manual Asociado al formato
4.12.3 Versin del formato
La versin corresponde al nmero de cambios que se han realizado al formato. Es importante

que se identifique la versin del formato y la fecha de actualizacin para tener trazabilidad
de los cambios realizados. Est compuesto por los siguientes caracteres (V - XX - Ao),
donde XX es el consecutivo numrico del formato y el ao debe ser de cuatro dgitos.
4.12.4 Publicacin y divulgacin
El responsable del proceso o del procedimiento junto con el rea de Calidad y Mejoramiento
debe dar a conocer el Formato a travs de una reunin o mediante una capacitacin sobre
el uso y diligenciamiento del formato. Debe quedar un acta de reunin de la difusin con los
responsables, con la respetiva firma y control de asistencia.
4.12.5 Control
Los formatos descritos en los manuales de procedimientos o de operacin se controlan a

travs del Listado Maestro de Formatos el cual contiene la informacin correspondiente a
la codificacin, nmero de versin, fecha de emisin, estado y ubicacin.
4.12.6 Actualizacin
Para la modificacin y actualizacin de los formatos el responsable del procedimiento debe

sugerir la modificacin al rea de Calidad y Mejoramiento, para que estos analicen la solicitud
y si es conveniente realizar la actualizacin. La versin modificada deber ser publicada y
divulgada segn el numeral 4.12.4.
Cdigo: Versin:
MP 19 01 2.0
Manual de
19 de 27
4.12.7 Proteccin de archivos
Los documentos fsicos debern de ser almacenados en A-Z`s dependiendo del tipo de
documento y al rea al cual corresponda, los documentos digitales deben de ser
almacenados en las carpetas publicas asignadas para cada rea.
La empresa como recurso informtico cuenta con una red Intranet, donde se almacenan
todos los documentos divididos por reas. Cada ordenador de la empresa cuenta con una
auto-programacin para realizar BackUp de la informacin que exista al igual que del
servidor. Esto se explica en detalle en el siguiente punto.
4.12.7.1 Polticas de seguridad de los recursos informticos
La empresa ha creado unas polticas de seguridad para la correcta administracin, desarrollo

y mantenimiento de los recursos informticos. Estas medidas aplican para:
Cuentas de Usuario
Internet
Correo Electrnico
Red Interna
Polticas de uso de computadores, impresoras y perifricos
BackUp.
Ver el documento anexo Polticas de seguridad de los recursos informticos en La

empresa xxxxx.
4.12.7.2 Cronograma de mantenimiento a los recursos informticos
Se ha establecido por medio de un asesor experto externo, de realizar el mantenimiento de

los recursos informticos que la empresa dispone, la frecuencia de esta labor se realizar
cada 4 meses, y debe de quedar un acta o constancia del mantenimiento realizado.
Los soportes de las actas, quedarn archivadas por el rea de Calidad y mejoramiento.
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Manual de
20 de 27
5. CONTROL DE REGISTROS
5.1 Control de Registros del Laboratorio de Calidad
El laboratorio de calidad es el proceso responsable por realizar todos los ensayos de

inspeccin al producto, todos los ensayos son almacenados y guardados en la carpeta de
Intranet: Laboratorio de Calidad, que como se explic en el punto anterior, cuenta con unas
polticas de proteccin y almacenamiento.
En el manual de procedimiento de Medicin y Seguimiento (MP-17-01) se explica en detalle

la forma en que el laboratorista realiza los ensayos de inspeccin del producto y como queda
el registro de cada uno. Es tambin el laboratorista el responsable por realizar la liberacin
del producto.
Los dems documentos de control de produccin, son recibidos y aprobados por el rea de
produccin y logstica.
Cdigo: Versin:
MP 19 01 2.0
Manual de
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
6.1 Diagrama de Flujo Elaboracin o modificacin de los documentos nivel 2, 3 y 4
Inicio
Recolectar la informacin del

proceso o procedimiento
Documentar o modificar el
manual o la caracterizacin
Revisar el documento
Tiene el
No
visto bueno
de la
revisin?
Si
Aprobar el documento
Es
aprobado el No
documento?
A
Cdigo: Versin:
MP 19 01 2.0
Manual de
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Identificar los cambios y divulgar el

documento con los involucrados
Actualizar el listado maestro de

documentos (F-01-MP-19-01)
Implementar el Documento
Fin
6.2 Diagrama de Flujo Control de formatos y registros.
Inicio
Detectar la necesidad de
elaborar un formato
Disear el formato de acuerdo

a las necesidades B
A
Cdigo: Versin:
MP 19 01 2.0
Manual de
23 de 27
Compartir con los involucrados

para aprobar el formato
El formato No
fue B
aprobado?
Si
Asignar identificacin al formato y

actualizar el listado maestro de formatos
(F-02-MP-19-01)
Realizar la divulgacin y
capacitacin en el uso del formato
Diligenciar el Formato
Almacenar y proteger los

registros
Fin
Cdigo: Versin:
MP 19 01 2.0
Manual de
24 de 27
7. PROCEDIMIENTOS
7.1 Elaboracin o modificacin de los documentos nivel 2, 3 y 4
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

Se analiza la necesidad de elaborar
o modificar un manual de
procedimientos, luego si es
rea de Calidad y
necesario ejecutar alguna de estas
Recoleccin de mejoramiento Documentos
acciones se procede a recolectar la
la informacin - Responsable del del proceso
informacin necesaria del proceso
rea.
o procedimiento a documentar.
Esto se realiza con la ayuda de los
involucrados en el proceso.
Una vez se posea la informacin
necesaria se procede a elaborar la
caracterizacin del proceso en caso
de que se vaya a levantar un -
proceso, si se va a realizar un Caracterizacion
Documentar el -rea de Calidad y
nuevo manual de procedimientos o es de procesos.
manual o la Mejoramiento
a modificar uno ya existente, se - Manuales e
caracterizacin
procede a hacerlo, teniendo en instructivos de
cuanta la elaboracin del diagrama procedimientos
de flujo y de los formatos
necesarios para el buen desarrollo
del proceso o procedimiento.
El responsable del proceso o
procedimiento revisara el
documento y firmara en seal de -Manual o
que lo reviso y considero que est -rea de Calidad y instructivo de
Revisin de los bien, en caso de que al revisarlo Mejoramiento procedimientos
documentos considere que se debe modificar, el - Responsables de revisado
manual se pasas de nuevo a etapa los procesos
de edicin. Hasta que el encargado
de revisarlo de su visto bueno.
Luego de haber sido revisados los

documentos y obtener el visto -Manual o
-rea de Calidad y
Aprobacin de bueno, se procede a aprobarlos por instructivo de
Mejoramiento
los documentos la junta directiva o el rea de procedimientos
- Junta directiva
Calidad y Mejoramiento. Esto se aprobado
realiza mediante una firma en el
Cdigo: Versin:
MP 19 01 2.0
Manual de
25 de 27
documento. En caso de que al

revisarlo para la aprobacin se
considere que se debe modificar, el
manual se pasa de nuevo a etapa
de edicin. Y vuelve a pasar por la
etapa de revisin hasta llegar
nuevamente hasta esta etapa de
aprobacin.
Luego de aprobar el documento se

debe de identificar los cambios al
-Manual o
final del documento en caso de que
instructivo de
se le haya realizado una
Identificacin de procedimientos
modificacin al documento, luego
los cambios, -rea de Calidad y aprobado
se debe actualizar el Listado
divulgacin e Mejoramiento -Listado
Maestro de documentos (F-01-
implementacin Maestro de
MP-19-01), divulgar el documento
del documento. documentos
entre las partes involucradas en el
(F-01-MP-19-
mismo, para de esta manera
01)
implementar los procedimientos
que se describen en l.
7.2 Control de los documentos, formatos y registros.
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

Cuando exista la necesidad de
eliminar un documento, el rea de
calidad y mejoramiento debe de
-Listado
analizar la situacin y si es efectivo
Maestro de
Eliminacin de la eliminacin del documento el rea -rea de Calidad y
documentos
un documento de Calidad deber encargarse de mejoramiento
(F-01-MP-19-
recoger los documentos a
01)
eliminarse en las reas que se
encuentren y proceder a actualizar
el listado maestro de documentos.
Detectar la necesidad de un
-Formatos
formato, para luego ser diseado
Codificados
Elaboracin, basado en las condiciones del
-Listado
identificacin y presente documento. -rea de Calidad y
Maestro de
aprobacin de Luego se comparte con las mejoramiento
Formatos
formatos personas involucradas en el uso del
(F-02-MP-19-
formato para poder ser aprobado,
01)
despus se realizan las
Cdigo: Versin:
MP 19 01 2.0
Manual de
26 de 27
modificaciones que se consideren.

Despus de aprobar el formato se le
asigna su respectiva identificacin
como se explic en el numeral
4.12.2 y se actualiza el listado
maestro de formatos (F-02-MP-
19-01). Luego se realizan las
capacitaciones y divulgaciones para
la implementacin del formato.
El usuario del formato deber hacer
uso de este, para dejar evidencia de
las tareas o actividades realizadas.
Diligenciamien -Usuario del -Formatos
Luego se deber almacenar en las
to y Formato Diligenciados
carpetas dependiendo del rea al
almacenamien -rea de Calidad y (registros)
que pertenezca el formato. Si el
to de formatos. mejoramiento
formato es digital deber guardarse
en la carpeta pblica asignada a
cada rea.
Los formatos diligenciados
permanecern en las carpetas ya
descritas en la etapa anterior, y
dependiendo de su naturaleza
sern almacenados por un
determinado tiempo.
Los formatos digitales
permanecern almacenados hasta
Proteccin y -Todas las reas de Formatos
que la capacidad de los equipos lo
tiempo de la empresa. almacenados
permita. Si esto ocurre se
retencin
eliminaran los formatos ms
antiguos.
Para los formatos fsicos se
almacenaran por el periodo de un
ao a excepcin de los formatos
que tengan caractersticas
especiales de almacenamiento y
retencin.
8. PROCESOS RELACIONADOS
Todos los procesos de la organizacin.
9. FORMATOS
Cdigo: Versin:
MP 19 01 2.0
Manual de
27 de 27
No. CDIGO DESCRIPCIN

1 F-01-MP-19-01 Listado maestro de documentos
2 F-02-MP-19-01 Listado maestro de formatos
10. DOCUMENTOS EXTERNOS
No. DOCUMENTO
1. NTC ISO 9001- 2015
11. ANEXOS
No aplica
CONTROL DE CAMBIOS
No. DESCRIPCIN FECHA

1.0 Versin inicial del manual Junio 2016
Se aclara la forma de codificar los formatos adecuadamente, Febrero
2.0
se corrigen errores de redaccin 2017
MP -19 -01 Elaborado por: rea de Calidad y Mejoramiento

V -02 -2017

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xxxxx xxxxx xxxxxxx

4. POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES................................................................ 4

5. CONTROL DE REGISTROS ........................................................................................ 20

5.1 Control de Registros del Laboratorio de Calidad ................................................ 20

6. DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................................... 21

6.1 Diagrama de Flujo Elaboracin o modificacin de los documentos nivel 2, 3 y 4 21

6.2 Diagrama de Flujo Control de formatos y registros. ................................................ 22

7.1 Elaboracin o modificacin de los documentos nivel 2, 3 y 4 ............................. 24

7.2 Control de los documentos, formatos y registros. ............................................... 25

8. PROCESOS RELACIONADOS ................................................................................... 26

10. DOCUMENTOS EXTERNOS ................................................................................... 27

11. ANEXOS ................................................................................................................... 27

Aplica para la creacin, modificacin, actualizacin, eliminacin y distribucin de toda la

Aprobacin: Autorizacin para la distribucin y aplicabilidad de un documento por la persona

Difusin: Utilizacin de cualquier medio de comunicacin para hacer conocer la informacin

Modificacin: Es la actualizacin de un documento con el fin de ponerlo a punto con relacin

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar

Proceso de estandarizacin: Proceso permanente y dinmico que consiste en la

Registro: Es un documento debidamente diligenciado en el cual reposa una evidencia de

4. POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES

4.1. Estructura Documental

Figura 1. Estructura Documental

4.2. Solicitud para la elaboracin, actualizacin o eliminacin de documentos de nivel

4.5. Encabezado del documento (manual de calidad, manual de procedimientos e

Ttulo: escribir el nombre del documento en mayscula sostenida, de forma que de

Cdigo: conjunto de caracteres que permiten identificar un documento relacionando

Cuadros de elaboracin, revisin y aprobacin: En el cuadro de elaboracin se incluye

Figura 2. Ejemplo de encabezado para manual de calidad 1 pagina

Figura 3. Ejemplos de encabezado para manuales de procedimientos 1 pgina.

Fecha de Emisin: Ttulo:

Figura 4. Ejemplo de encabezado para instructivos de procedimientos 1 pgina.

Fecha de Emisin: Ttulo:

Los anteriores encabezados aplican para los siguientes documentos de la empresa:

4.6 Identificacin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad

Tabla 1. Cdigo de los documentos.

Tabla 2. Cdigo de los procesos.

Nota: las reas de Recepcin de materia prima, Trefilado, Enderezado y corte,

Manual de calidad y de operaciones: el cdigo de este documento contiene los siguientes

Ejemplo de codificacin para el manual de calidad y de operaciones:

Ejemplo de codificacin para caracterizaciones de procesos:

Ejemplo de codificacin para manuales de procedimientos:

Ejemplo de codificacin para instructivos de procedimientos:

4.7 Revisin de los documentos nivel 2, 3 y 4

4.8 Estados de la Documentacin

4.9 Control de documentos nivel 2, 3 y 4

4.9.1 Edicin y aprobacin

4.9.3 Control de documentos obsoletos

4.10 Distribucin y difusin

4.11 Control de los documentos de origen externo

4.12 Elaboracin, edicin y control de formatos

Tabla 3. Estndares para la elaboracin de Formatos

LOGO - Smbolo de Aceros y Mallas de Colombia, alineado a la

PROCESO AL QUE PERTENECE - En mayscula, alineado a la

NOMBRE DEL FORMATO - En mayscula y negrilla, Alineado a la

CODIFICACIN DEL FORMATO: El cdigo del formato compuesto

VERSIN DEL FORMATO - Letra (V) - consecutivo de la versin -

4.12.2 Codificacin de los formatos

Los formatos se codificaran de la siguiente manera:

La codificacin se realiza cuando el formato corresponde a un manual de procedimientos o

Ejemplo de codificacin de formatos

4.12.3 Versin del formato

La versin corresponde al nmero de cambios que se han realizado al formato. Es importante