MANUAL DE GESTIN DOCUMENTAL

Bogot D.C. Marzo de 2016

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO --------------------------------------------------------------------------------------- 4
2. ALCANCE ---------------------------------------------------------------------------------------- 4
3. TERMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------- 4
4. PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL --------------------------------------- 7
4.1 PLANEACIN DOCUMENTAL ------------------------------------------------------------ 7
4.1.1 Administracin Documental ----------------------------------------------------------------- 7
4.1.2 Instrumentos Archivsticos ------------------------------------------------------------------- 7
4.1.3 Directrices para la Creacin y Diseo de Documentos: ------------------------------ 8
4.1.4 Mecanismos De Autenticacin -------------------------------------------------------------- 8
4.2 PRODUCCIN --------------------------------------------------------------------------------- 8
4.2.1 Aspectos Generales --------------------------------------------------------------------------- 8
4.2.2 Firmas autorizadas:---------------------------------------------------------------------------- 9
4.3 GESTIN Y TRMITE ----------------------------------------------------------------------- 9
4.3.1 Acceso y Consulta de Los Documentos: ----------------------------------------------- 10
4.3.2 Prstamo y Devolucin de Documentos del Archivo Central --------------------- 10
4.4 ORGANIZACIN ---------------------------------------------------------------------------- 12
4.4.1 Creacin y Conformacin de Expedientes en los Archivos de Gestin -------- 12
4.4.2 Descripcin de Las Carpetas o Expedientes ------------------------------------------ 15
4.4.3 ndice de Carpeta ---------------------------------------------------------------------------- 18
4.4.4 Lineamientos para Organizacin de Documentos Electrnicos de Archivo --- 19
4.5 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ---------------------------------------------- 21
4.5.1 Transferencias Primarias al Archivo Central ------------------------------------------ 21
4.5.2 Transferencias de Documentos Histricos al Archivo General de la Nacin
(Transferencias Secundarias) ------------------------------------------------------------- 22
4.6 DISPOSICIN DE LOS DOCUMENTOS ---------------------------------------------- 23
4.7 LINEAMIENTOS PARA LA CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS----- 24
4.8 VALORACIN DOCUMENTAL ---------------------------------------------------------- 24
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5. MARCO LEGAL ------------------------------------------------------------------------------ 24
6. REQUISITOS TCNICOS ----------------------------------------------------------------- 25
7. DOCUMENTOS ASOCIADOS ------------------------------------------------------------ 25
8. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO -------------------------------------------------- 25

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1. OBJETIVO

Establecer procedimentalmente, los lineamientos para la administracin, control y conservacin

de los documentos oficiales en sus diferentes soportes en el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la Repblica, desde su origen hasta su disposicin final.

2. ALCANCE

Aplica para todas las dependencias y los servidores de la Entidad, que en ejercicio de sus
funciones y responsabilidades asignadas, produzcan, tramiten o manejen algn tipo de
informacin y/o documentacin institucional.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso
de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin
a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo Central:
Unidad Administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos
archivos de gestin de la entidad respectiva una vez finalizado su trmite, que siguen siendo
vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares, en general.

Archivo de Gestin: Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de

solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por
las mismas dependencias u otras que las soliciten.

Archivo Electrnico: Es el conjunto de documentos electrnicos, producidos y tratados

archivsticamente, siguiendo la estructura orgnico-funcional del productor, acumulados en un
proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin.

Archivo Histrico: Archivo conformado por los documentos que por decisin del
correspondiente Comit Interno de Archivo, (Actualmente en el DAPRE, Comit Institucional de
Desarrollo Administrativo), deben conservarse permanentemente, dado su valor como fuente
para la investigacin, la ciencia y la cultura.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
produccin o recepcin, hasta su disposicin final.

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Disposicin final de documentos: Decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier

etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retencin y/o tablas de

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valoracin documental, con miras a su conservacin total, eliminacin, seleccin y/o
reproduccin.

Documento: Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma dependencia o por otras

dependencias o instituciones, en cualquier medio o soporte, que no hace parte de sus series
documentales pero puede ser de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por una persona o

entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal,
cientfico, histrico, tcnico o cultural y debe ser objeto de conservacin en el tiempo, con fines
de consulta posterior.

Documento electrnico de archivo: Registro de informacin generada, producida, recibida,

almacenada y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante
su ciclo de vida, es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones
y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos.

Documento Original: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y

caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento Pblico: Es el producido o tramitado por el funcionario pblico en ejercicio de su

cargo o con su intervencin.

Eliminacin Documental: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de

retencin o de valoracin documental para aquellos documentos que ha perdido su valor
administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico, sin perjuicio de
conservar su informacin en otros soportes.

Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo

trmite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa,
vinculados y relacionados entre s y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que
fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolucin definitiva.

Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente fsico cuyos documentos

originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrnico mediante procesos
de digitalizacin.

Expediente hbrido: Expediente conformado simultneamente por documentos electrnicos y

documentos fsicos, que a pesar de estar separados forman parte de una sola unidad
documental, serie o subserie, por razones del trmite o actuacin.

Foliar: Accin de numerar hojas.

Folio: Hoja

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Folio Recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio Vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Gestin Documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la

planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida por la entidad desde su
origen hasta su disposicin final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica, por

el cual se establece que la disposicin fsica de los documentos debe respetar la secuencia de
los trmites que los produjo. Es prioritario para la ordenacin de los fondos, las series
documentales y los expedientes en los Archivos de Gestin.

Principio de procedencia: Conservacin de los documentos dentro del fondo documental al

que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teora archivstica que establece que
los documentos producidos por una institucin y organismo no deben mezclarse con los de
otros.

Serie documental: Conjunto de documentos de estructura y contenido homogneos,

emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones especficas.

Subserie documental: Conjunto de documentos que forman parte de una serie, identificadas
de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas especficas.

Tabla de Retencin Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos

documentales, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del ciclo vital de
los documentos.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramacin, formato y contenidos distintivos que sirven como elementos para clasificarla,
describirla y asignarle categora diplomtica.

Transferencia documental: Proceso tcnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega

al Archivo Central, (Transferencia Primaria) o al Archivo Histrico (Transferencia Secundaria al
Archivo General de la Nacin), los documentos que de conformidad con las Tablas de Retencin
Documental del DAPRE han cumplido su tiempo de retencin en la etapa de Archivo de Gestin
o de Archivo Central respectivamente; implica un cambio en el responsable de la tenencia y
administracin de los documentos de archivo, que supone obligaciones del receptor de la
transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos.

Unidad documental: Unidad archivstica constituida por documentos del mismo tipo formando
unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad
documental compleja).

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4. PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL

4.1 PLANEACIN DOCUMENTAL

La planeacin documental del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica

DAPRE tiene como objetivo definir los criterios, actividades y requisitos en cumplimiento con
el contexto administrativo, legal, funcional y tcnico, para la adecuada gestin de los
documentos desde su generacin hasta su disposicin final y se desarrolla bajo los siguientes
instrumentos:

4.1.1 Administracin Documental

Para la administracin documental, la entidad tiene en cuenta la legislacin estipulada por el

Archivo General de la Nacin, las normas tcnicas colombianas, los estndares de buenas
prcticas internacionales para el desarrollo y aplicacin de los procesos de la gestin
documental. La Administracin Documental de la Entidad se efecta bajo las directrices
establecidas en:

Proceso de Gestin Documental Mapa de Procesos, Manual del SIGEPRE M-DE-02,

aplicativo SIGEPRE donde se pueden consultar los documentos elaborados por la
Entidad en materia documental.
M-GD-01 Manual de Gestin Documental
M-TI-01 Manual de la Poltica para la Tecnologa de Informacin y Comunicaciones
TICS.
G-GD-02 Gua para la calificacin de la informacin de acuerdo a sus niveles de
seguridad y el Aplicativo Intranet Calificacin de la Informacin.
G-DE-01 Gua para la elaboracin y control de documentos SIGEPRE.

4.1.2 Instrumentos Archivsticos

La Entidad cuenta con los siguientes instrumentos archivsticos para la administracin

documental:

D-GD-01 Programa de Gestin Documental PGD

Cuadro de Clasificacin Documental CCD
Tablas de Retencin Documental TRD
Inventarios Documentales
Plan Institucional de Archivos PINAR
Tablas de Valoracin Documental

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4.1.3 Directrices para la Creacin y Diseo de Documentos:

Para la creacin y diseo de documentos en el Departamento Administrativo de la Presidencia

de la Repblica, se tendrn en cuenta las directrices establecidas en:

G-DE-01 Gua para la elaboracin y control de documentos SIGEPRE.

G-SA-01 Gua Sistema Grafico.
Gua Tcnica Colombiana GTC 185
M-GD-01 Manual de Gestin Documental.
Decreto 1546 de 2010, Por el cual se establecen directrices de tcnica normativa.
Las Resoluciones de modificacin presupuestal se elaborarn bajo los parmetros
establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.

4.1.4 Mecanismos De Autenticacin

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, tiene determinado para la

gestin de autenticaciones lo siguiente:

Para los documentos de trmite interno, se defini la firma digitalizada en el Sistema de

Correspondencia de la Entidad, para los directivos responsables de las dependencias.
Se estableci a los servidores autorizados, la firma electrnica para las comunicaciones
oficiales enviadas y para las Comisiones de los funcionarios del DAPRE.

4.2 PRODUCCIN

La produccin documental en la Entidad est enmarcada tanto en el Sistema de Gestin de la

Calidad como en los procedimientos archivsticos, de esta manera se establecen las directrices
para la elaboracin de documentos administrativos tales como los oficios, memorandos,
certificaciones entre otros, teniendo en cuenta la Gua Tcnica Colombiana GTC 185.

4.2.1 Aspectos Generales

En la produccin de los documentos se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Para la elaboracin de los Oficios, Memorandos, Certificaciones y Circulares se

emplearn las plantillas prediseadas en el Sistema de Correspondencia de la Entidad.
Utilizar letra Arial, tamao entre 10 y 12 de acuerdo al contenido
Utilizar papel bond blanco de 75 gramos.
Firmar con bolgrafo de tinta negra, en ningn caso se debe utilizar micropuntas, esferos
de tinta mojada o de color.
Las comunicaciones oficiales enviadas, solo se imprime en original para el destinatario
y una copia para el expediente de la serie documental; en los casos en los cuales se
anuncien copias para otros destinatarios, se imprimirn las copias correspondientes.
Para los correos electrnicos utilizar fuente Arial tamao entre 10 y 12, en color negro,
no utilizar ningn color o imagen sobre el fondo en el que se escribe el mensaje.

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Nota: Las comunicaciones enviadas deben estar firmadas y archivadas en su expediente
de acuerdo a la Tabla de Retencin Documental.

4.2.2 Firmas autorizadas:

Las comunicaciones oficiales que se proyecten para enviar a destinatarios externos o internos
que sean de competencia de la dependencia, slo podrn ser firmadas por los funcionarios
titulares de las mismas legalmente constituidas en la estructura orgnica y/o funcional del
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica y sus Fondos Cuenta.

En ausencia de los funcionarios titulares de las dependencias o coordinadores de los grupos de

trabajo por situaciones administrativas que generen vacancia, podrn firmar las comunicaciones
oficiales enviadas e internas, los funcionarios que a travs de acto administrativo de encargo se
asigne temporalmente la titularidad de la dependencia o grupo de trabajo, informando mediante
comunicacin al rea de Tecnologas y Sistemas de Informacin, para que le sean habilitados
los permisos correspondientes en el sistema de correspondencia del DAPRE.

En ausencia de los funcionarios titulares de las dependencias por necesidades del servicio
(Comisiones de servicio al Interior o al Exterior), podrn firmar las comunicaciones oficiales
enviadas e internas, los funcionarios de planta que sean designados por el titular de la
dependencia de manera expresa mediante comunicacin ante el rea de Tecnologas y
Sistemas de Informacin, para que le sean habilitados los permisos correspondientes en el
sistema de correspondencia del DAPRE.

En ausencia de los coordinadores de los grupos de trabajo por necesidades del servicio
(Comisiones de servicio al Interior o al Exterior), podrn firmar las comunicaciones oficiales
enviadas e internas, los funcionarios de planta que sean designados por el titular de la
dependencia a la cual pertenece el grupo de manera expresa mediante comunicacin ante el
rea de Tecnologas y Sistemas de Informacin, para que le sean habilitados los permisos
correspondientes en el sistema de correspondencia del DAPRE.

El Grupo de Atencin a la Ciudadana tramitar nicamente las comunicaciones oficiales

firmadas por los funcionarios competentes, segn lo indicado en precedencia.

Para las Comunicaciones Oficiales Internas, estas debern ser firmadas electrnicamente o
mediante firma digitalizada por los responsables mencionados anteriormente, y transferidas a
travs del sistema de correspondencia del DAPRE, aplicando la poltica de Eficiencia
Administrativa y Cero Papel.

Los contratistas podrn firmar las comunicaciones oficiales externas e internas siempre y
cuando el objeto y las obligaciones del contrato as lo establezcan. (Ver M-AU-04 Manual de
Atencin a la Ciudadana).

4.3 GESTIN Y TRMITE

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El proceso de gestin y trmite de la documentacin en el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la Repblica, es el conjunto de actividades necesarias para el registro,
direccionamiento, distribucin, descripcin, disponibilidad, recuperacin, acceso, control y
seguimiento a los trmites que surten los documentos de la Entidad, hasta la resolucin de los
asuntos. Este proceso se encuentra normalizado mediante manuales, formatos y
procedimientos propios de cada proceso y se da conforme a los siguientes directrices:

Las actividades concernientes a la recepcin, registro, direccionamiento y distribucin de

las comunicaciones oficiales, se desarrollan de acuerdo con las directrices establecidas
en el Manual del Grupo de Atencin a la Ciudadana M-AU-04 as como en los
procedimientos a cargo del Grupo de Atencin a la Ciudadana.

El seguimiento y control al trmite de las comunicaciones oficiales externas se realiza por medio
del Sistema de Gestin de Correspondencia, cada funcionario deber garantizar el cumplimiento
en los tiempos establecidos para las respuestas, teniendo en cuenta la Ley 1755 de 2015, as
mismo el Grupo de Atencin a la Ciudadana realiza el seguimiento y control a la gestin y
trmite oportuno de las comunicaciones oficiales externas.

4.3.1 Acceso y Consulta de Los Documentos:

El acceso y consulta de los documentos producidos o recibidos por el Departamento

Administrativo de la Presidencia de la Repblica DAPRE en el cumplimiento de sus funciones,
se garantizar en concordancia con el artculo 27 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 y
la Ley de Transparencia 1712 de 2014.

Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los
documentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos
documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o a la ley.

Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el derecho a la

intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos
consagrados en la Constitucin y las leyes.

4.3.2 Prstamo y Devolucin de Documentos del Archivo Central

Usuarios Internos

Para la solicitud de consulta o prstamo de documentos y/o expedientes al Archivo Central, el

Jefe de la dependencia productora de los documentos, autorizar a los funcionarios de la misma
que considere necesarios, diligenciando el Formato F-GD-14: Autorizacin Prstamo y
Consulta de Documentos en Archivo Central.

Las solicitudes de prstamo y/o consulta de documentacin en el Archivo Central, se podrn

realizar:

1. Por memorando a travs del Sistema de Gestin de Correspondencia, dirigido al

Coordinador del Grupo de Gestin Documental.
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2. Enviar correo electrnico, dirigido al funcionario asignado del Grupo de Gestin
Documental, con la siguiente estructura:

Asunto: Solicitud de documentos Archivo Central

Cuerpo del correo: En el cuerpo del correo se deber incluir como mnimo la siguiente
informacin:

Indicar si el tipo de solicitud es copia del documento digitalizado, prstamo de

expedientes o consulta de documentos en los depsitos del Archivo Central.

Indicar el nombre de la(s) carpeta(s), y/o documentos y dems informacin pertinente,

para facilitar la oportuna recuperacin de la informacin, ejemplo: series, subseries o
asuntos, nombres y apellidos completos, nmeros de identificacin, nmeros de
contratos, nombre de los proveedores, fechas.

Nota: El funcionario autorizado para retirar la documentacin objeto del prstamo, firmar el
Formato F-GD-15 Control Prstamo (Afuera) diligenciado por el funcionario de Gestin
Documental y responder ante la Entidad por la integridad de los documentos retirados.

Nota: Cuando se faciliten documentos del Archivo Central en calidad de prstamo, no se podrn
desglosar, alterar ni remplazar folios por ningn motivo, de acuerdo con lo establecido en el
Acuerdo AGN 002 de 2014.

Duracin del Prstamo

Una vez se registre el prstamo en el Formato F-GD-15 Control Prstamo (Afuera), el usuario
tendr la documentacin por 10 das (Hbiles). Vencido este plazo, deber devolver la
documentacin o hacer solicitud de renovacin del prstamo, con las debidas justificaciones.

En el caso de detectarse inconsistencias en la entrega de la documentacin, el funcionario de

Gestin Documental, se abstendr de recibir la informacin, avisando de manera inmediata al
Coordinador del Grupo de Gestin Documental y ste a su vez a los Jefes del rea
Administrativa y de la dependencia que entrega, con el fin de iniciar la indagacin
correspondiente, para su respectiva solucin. (Ver P-GD-07 Procedimiento para la prestacin
del servicio de consultas y/o prstamos de documentacin en el Archivo Central)

Usuarios Externos

Para la solicitud de copias o consultas de documentos al Archivo Central, los funcionarios de

Gestin Documental, indicarn a los usuarios externos, presentar sus solicitudes a la
dependencia responsable de la documentacin, a travs de los diferentes medios de recepcin
definidos por la Entidad. (Ver M-AU-04 Manual de Atencin a la Ciudadana)

Para el caso especial de solicitudes realizadas por Historiadores e Investigadores, stas sern
autorizadas por el Jefe del rea Administrativa.

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4.4 ORGANIZACIN

Para la organizacin de los Archivos de Gestin en el Departamento Administrativo de la

Presidencia de la Repblica, inicialmente se deben identificar las Tablas de Retencin
Documental vigentes, con el fin de tener en cuenta los siguientes aspectos:

4.4.1 Creacin y Conformacin de Expedientes en los Archivos de Gestin

Las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, debern

conformar sus Archivos de Gestin, sus series documentales y expedientes, a partir de la Tabla
de Retencin Documental, elaborada en el formato F-GD-06 desde el momento en que se inicia
un trmite, actuacin o procedimiento hasta la finalizacin del mismo, abarcando los
documentos que se generen durante la vigencia y prescripcin de las acciones administrativas,
fiscales y legales, atendiendo los principios archivsticos de procedencia y orden original.

Clasificacin y Ordenacin

Agrupar los documentos de acuerdo con la Serie y Subserie documental que

corresponda.
Los documentos que conforman un expediente, se ordenarn siguiendo la secuencia de
la actuacin o trmite, si esto no fuera posible, se organizarn en el orden en que se
incorporan al expediente.
En caso de las unidades documentales simples que presenten una secuencia numrica
o cronolgica en su produccin, como los Decretos, Resoluciones, Actas y otros, se
organizarn siguiendo dicha secuencia.

Ejemplo:

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Para la ordenacin cronolgica de los documentos dentro de cada carpeta, se debe tener
en cuenta que la fecha vlida es la generada por radicacin en el Grupo de Atencin a
la Ciudadana del DAPRE y no la fecha de elaboracin del documento.
El documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que se
encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma.
Retirar todos aquellos documentos que no son de archivo por ejemplo: documentos en
blanco, fotocopias, tarjetas de invitacin, entre otros.
Retirar de la documentacin material como: ganchos de cosedora, clips, post-it entre
otros.
Reproducir en fotocopia los documentos en papel qumico de fax antes de ser archivado,
ya que este tipo de papel se deteriora con rapidez por las condiciones ambientales y a
travs del tiempo, ocasionando prdida de informacin importante para la Entidad.
Retirar los documentos determinados como duplicidad entendiendo ste, como
(ejemplar repetido o fotocopia del mismo documento que contiene las mismas
caractersticas en cuanto a sellos, firmas, observaciones escritas por el usuario entre
otras), los documentos que presenten alguna diferencia, deben ser conservados en
original y copia como soporte administrativo, fiscal y legal.
No archive sobres. Verifique si en el documento est registrada la direccin y dems
datos necesarios para enviar respuesta; en caso de que no existan y estn en el sobre,
tome fotocopia de los datos por la parte posterior del documento.

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Realizar la foliacin de la documentacin cuando est debidamente ordenada, teniendo

en cuenta las siguientes instrucciones:

No exceda de un mximo de 250 folios por carpeta.

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Antes de perforar los documentos, revise que no elimine informacin. Evite doblar los
documentos, pero en caso necesario hgalo de las siguientes formas:

Alinear siempre sobre la margen izquierda y el borde superior, de manera que queden
uniformes en esos 2 bordes (sin interesar que por el tamao del papel sobresalgan en
la parte inferior y/o al lado derecho) y perfrelos una sola vez con la perforadora ajustada
al tamao oficio, asegrelos con gancho legajador de material plstico.
Para cada carpeta se debe elaborar el ndice respectivo en el Formato F-GD-08 ndice
de carpeta.

4.4.2 Descripcin de las Carpetas o Expedientes

Todas las carpetas deben ser identificadas y marcadas nicamente con los cdigos y nombres
de las series o subseries asignados en la Tabla de Retencin Documental vigente y la
informacin requerida, para la ubicacin y recuperacin de la informacin, tal como se muestra
en la ilustracin, el Formato F-GD-13 Rtulo de Carpeta para todas las dependencias.
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Ejemplo:

Rotulo de Carpeta

Periodo Presidencial: Cod-Dependencia: 30000 - Direccin del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica
JMSC - 2013

TRD Aprobada: Cod-Serie: 4 - ACTAS

2010 Cod-SubSerie: 395 - Actas del Subcomit de Control Interno

Actas del Subcomit de Control Interno

Nombre del Expediente:

Inicial: 03-ene-2013 Tomo / Carpeta N: 1 de 1

Fechas Extremas:
Final: 28-dic-2013 Folios: del 1 al 50 Total: 50

Signatura Topogrfica Deposito Modulo Estante Entrepao Caja Posicin Cp

(Archivo de Central)
C digo F-GD-13 (Versi n 02)

Al aplicar estos procedimientos, quedar la documentacin ubicada y agrupada dentro de la

serie y asuntos respectivos, facilitando la bsqueda y recuperacin inmediata, acorde con las
normas y la Tabla de Retencin Documental vigentes, para el manejo de la informacin
documental.

Inventario nico Documental

Es el instrumento de recuperacin de informacin que describe de manera exacta y precisa los

expedientes que conforman los Archivos de Gestin y el Archivo Central de la Entidad. Diligencie
el Formato F-GD-07 Inventario nico Documental y mantngalo actualizado. En la siguiente
grfica est el Formato de Inventario; tenga en cuenta el instructivo para su diligenciamiento
que aparece a continuacin:
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Ejemplo:

INVENTARIO NICO DOCUMENTAL

REGISTRO DE ENTRADA (OFICIAL)

CDIGO Y NOMBRE OFICINA PRODUCTORA: 30000 - DIRECCIN DEL DEPARTAMENTO DIA MES AO
NOMBRE DEL JEFE: MARA LORENA GUTIRREZ CARGO: DIRECTORA FIRMA: 2 2 2014

OBJETO: INVENTARIO OFICINA NOMBRE Y CARGO DE QUIEN ENTREGA: ANDREA GARCA - SECRETARIO EJECUTIVO FIRMA:
TRANSFERENCIA X No. NOMBRE Y CARGO DE QUIEN RECIBE: FIRMA:

FECHAS EXTREMAS
No. CDIGO UNIDAD DE CONSERVACIN No.
NOMBRE SERIES, SUBSERIES (SI APLICA) - ASUNTO (DD/MM/AAAA) CAJA OBSERVACIONES
ORD TRD FOLIOS
INICIAL FINAL CARPETA TOMO OTRO
1 4.385 ACTAS - Actas del Subcomit de Control Interno 03-ene-13 28-dic-13 1 50 1
2
3
4
N o ta: P arte so mbreada para uso exclusivo de lo s funcio nario s del Grupo de Gesti n D o cumental .

4.4.3 ndice de Carpeta

Con el propsito de llevar el control (Hoja de Control) de los documentos que conforman cada
unidad documental, facilitar la consulta y recuperacin de la informacin, se debe diligenciar en
computador, el formato F-GD-08 ndice de Carpeta. Slo deben ir dentro de la unidad
documental, los documentos que correspondan.

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4.4.4 Lineamientos para Organizacin de Documentos Electrnicos de Archivo

Los documentos electrnicos producidos por los funcionarios de la entidad en el desarrollo de

sus funciones, que se almacenan en los equipos de cmputo, debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivsticos.

Cada dependencia debe conformar su Archivo de Gestin de documentos electrnicos

conforme a los Cuadros de Clasificacin Documental y las Tablas de Retencin Documental.

Para ello se recomienda solicitar al rea de Tecnologas y Sistemas de Informacin la creacin

de una carpeta compartida la cual ser denominada: Archivo de Gestin y el nombre de la
dependencia.

Estructura de las carpetas:

Dentro de la carpeta compartida crear una carpeta por ao y dentro de stas crear una carpeta
por cada una de las series y por cada serie subcarpetas por subseries documentales y al interior
de cada una de stas subcarpetas por cada expediente electrnico.

Conformacin de los expedientes electrnicos:

Los documentos electrnicos deben ser archivados en expedientes electrnicos, por

medio de la creacin de carpetas, segn la serie y subserie documental a la que
pertenecen.

Conformar los expedientes electrnicos, agrupando los documentos segn la serie o

subserie documental y el expediente al que pertenecen, asegurarse de eliminar las
copias y versiones de un mismo documento, dejar el documento final.

Establecer un orden para los documentos electrnicos dentro de cada expediente, el

cual puede ser alfabtico, numrico, cronolgico o consecutivo, segn corresponda a la
naturaleza y necesidades de recuperacin de la informacin.

Los documentos podrn mantenerse independiente o agrupados segn las series

mediante las cuales se haya clasificado la documentacin de la entidad, para ello podrn
crear el vnculo archivstico por medio del formato F-GD-08 ndice de Carpeta, en cual
se podr hacer referencia del nombre y ubicacin del documento que no se encuentra
unificado en el expediente.

Descripcin de los expedientes electrnicos:

Con el propsito de llevar el control (Hoja de Control) de los documentos que conforman
cada expediente electrnico, facilitar la consulta y recuperacin de la informacin, se
debe diligenciar, el formato F-GD-08 ndice de Carpeta y mantenerlo actualizado, slo
deben ir dentro del expediente, los documentos que correspondan.

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Los archivos de gestin de documentos electrnicos, se nombran teniendo en cuenta
los siguientes criterios:

Serie documental: Cdigo y nombre de la serie documental segn la TRD

Subserie documental: Cdigo y nombre de la subserie segn la TRD

Nombre del expediente electrnico: El nombre de los expedientes deben ser dicientes
de manera que permitan identificar fcilmente su contenido.

Tipo documental: Registrar el nombre del tipo documental

Retencin y disposicin final de los documentos electrnicos:

Los documentos electrnicos permanecern disponibles en el archivo de gestin, durante el

tiempo establecido en las Tablas de Retencin Documental.

Seguridad de la Informacin

Se requiere de seguridad estricta en todo el proceso de archivo de documentos electrnicos,

teniendo en cuenta la calificacin designada.

Clases de Documentos Electrnicos:

Documentos electrnicos segn su forma de creacin

Documentos electrnicos nativos: Cuando han sido elaborados desde un principio en

medios electrnicos y permanecen en estos durante todo su ciclo de vida.

Documentos electrnicos digitalizados: Cuando se toman documentos en soportes

tradicionales como el papel y se convierten o escanean para su utilizacin en medios
electrnicos.
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Documentos electrnicos segn su forma y formato

Documentos ofimticos: Documentos de procesadores de texto, hojas de clculo,

grficos, PowerPoint, entre otros, que son producidos por con distintos programas o
paquetes de software y en diferentes versiones de software.

Correos electrnicos: Son los correos electrnicos (e-mail) enviados o recibidos,

incluyendo los archivos adjuntos, toda vez que se encuentren vinculados a una series o
subserie documental.

Imgenes, videos y audio digital: Los documentos creados en estos tipos de formatos
tambin son considerados documentos de archivo, toda vez que se encuentren
vinculados a una series o subserie documental.

4.5 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

4.5.1 Transferencias Primarias al Archivo Central

Las transferencias primarias son las que realizan las dependencias de la Entidad, de la
documentacin que ha cumplido su tiempo de permanencia en el archivo de gestin al archivo
Central y debern cumplir los siguientes lineamientos:

Transferencia
Documental
Exitosa

Visto bueno y recibido a

satisfaccin para el traslado
Verificacin de series de la documentacin al
y subseries Archivo Central
documentales a
Asesora de la transferir
Transferencia
Documental

Cronograma de
Transferencia
Documental

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Las transferencias deben ser anuales y se harn de la siguiente manera:

El Grupo de Gestin Documental, elaborar y enviar a las dependencias, el

Cronograma de Transferencias, indicando la fecha de transferencia de sus documentos.
Los Funcionarios de Gestin Documental designados, se desplazarn a las
dependencias, con el fin de asesorar y verificar la cantidad y calidad en el procedimiento
de la transferencia.
Las dependencias debern transferir al Archivo Central aquellas series o subseries
documentales que hayan cumplido el tiempo de retencin sealado en la TRD
correspondiente.
Transferir los expedientes debidamente organizados segn los criterios establecidos en
el manual.
Solicitar al Grupo de Gestin Documental, la cantidad de cajas que requieren para
efectuar la transferencia.
Una vez verificadas las series y subseries documentales a transferir, el personal de
Gestin Documental, dar el visto bueno y recibido a satisfaccin para que los
funcionarios de la dependencia, trasladen la documentacin al Archivo Central de la
Entidad.
Toda transferencia deber ir acompaada de dos copias impresas del Formato F-GD-07
Inventario nico Documental y enviar va correo electrnico la copia en formato Excel.

Las dependencias que no puedan cumplir con el Cronograma establecido, informarn por
escrito el motivo del incumplimiento y la propuesta de la nueva fecha a transferir. En el caso de
omisin total e injustificada de la transferencia, el Coordinador del Grupo de Gestin
Documental, informar por escrito al(a) Jefe del rea Administrativa y ste(a) a su vez, a las
oficinas de Control Interno y Control Interno Disciplinario.

Para realizar las transferencias de documentacin al Archivo Central, ver P-GD-05

Procedimiento para las transferencias de los archivos de gestin (primarias).

4.5.2 Transferencias de Documentos Histricos al Archivo General de la Nacin

(Transferencias Secundarias)

Para la transferencia de la documentacin histrica correspondiente al Departamento

Administrativo de la Presidencia de la Repblica al Archivo General de la Nacin, se debern
seguir los lineamientos establecidos por el ente Rector de la Poltica Archivstica en Colombia.

La documentacin debe estar debidamente organizada, con sus inventarios y dems

formalidades tcnicas. (Ver Decreto No. 1515 de 2013 del Ministerio de Cultura), Por el cual
se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las Transferencias Secundarias y de
documentos de valor histrico al Archivo General de la Nacin, a los Archivos Generales de los
Entes Territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras
disposiciones.

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4.6 DISPOSICIN DE LOS DOCUMENTOS

La disposicin final de los documentos consiste en la seleccin de los documentos en cualquier

etapa de archivo, con miras a su conservacin temporal, permanente, a su eliminacin o
reproduccin por cualquier medio tecnolgico, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de
Retencin Documental. En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica,
se aplica de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retencin Documental (TRD), y los
procedimientos para cada uno de los mtodos de disposicin. La disposicin de documentos en
la Entidad se rige bajo las siguientes directrices:

Conservacin Total: Decisin que se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan
sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad, convirtindose
en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son patrimonio documental del
DAPRE y la sociedad en general que los utiliza para la investigacin, la ciencia y la cultura,
razn por la que no son objeto de eliminacin.

Seleccin Documental: Es la decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier etapa del

ciclo de vida de los documentos, registrada en las tablas de retencin o tablas de valoracin
documental con miras a su conservacin total, eliminacin, seleccin y/o reproduccin.
Respecto de las tcnicas y criterios para la seleccin se tiene cuatro opciones, dos de ellas de
tipo cualitativo y las otras dos de tipo cuantitativo.

Eliminacin de Documentos
Para adelantar procesos de eliminacin de documentos, el Coordinador del Grupo de Gestin
Documental previa revisin de las Tablas de Retencin Documental y verificacin de los tiempos
de Retencin en ella establecidos, presentar al Comit Institucional de Desarrollo
Administrativo, las series y subseries documentales que hayan cumplido sus tiempos de
retencin y que por disposicin final se puedan eliminar. Una vez el Comit autorice su
eliminacin, se proceder de acuerdo con el artculo 15 del Acuerdo AGN 004 del 15 de marzo
de 2014. (Ver P-GD-11 Procedimiento para la eliminacin de documentos).

Digitalizacin

Es la tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra registrada en un

soporte anlogo (papel, video, casetes, cinta, pelcula, microfilm y otros) en una imagen digital
que solo puede leerse o interpretarse por computador.

Microfilmacin

Es la tcnica que consiste en registrar fotogrficamente documentos como pequeas imgenes

en pelculas de alta resolucin y permite conservar los archivos en ptimas condiciones de
seguridad, economa y eficacia.

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4.7 LINEAMIENTOS PARA LA CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS

Se define como un conjunto de estrategias y procesos de preservacin y conservacin, acordes

con el Sistema de Archivo establecido en la Entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para
asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de
soporte, garantizando la integridad fsica y funcional de toda la documentacin, desde el
momento de su emisin, durante su perodo de vigencia y hasta su disposicin final. (Ver M-
GD-02 Manual del Sistema Integrado de Conservacin - SIC y G-GD-01 Gua para la
Conservacin de Documentos)

4.8 VALORACIN DOCUMENTAL

Los criterios de valoracin documental del DAPRE, estn basados en el cumplimiento de las
normas establecidas, el anlisis de la documentacin, en relacin con sus valores primarios y
secundarios, determinando si tienen importancia para la historia, la ciencia y la cultura del pas,
revisada y aprobada dicha valoracin, por el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo,
el cual ser el encargado de aprobar las Tablas de Retencin y las de Valoracin Documental
de la Entidad.

La valoracin documental es un proceso tcnico que consiste en analizar y determinar los

valores primarios o secundarios de la produccin documental de la entidad y de esta manera
fijar el tiempo que deben permanecer tanto en el Archivo de Gestin como en el Archivo Central
y sealar su disposicin final.

Para realizar el proceso de valoracin de los documentos del Departamento de la Presidencia

de la Repblica es necesario tener en cuenta los siguientes criterios:

Identificar los valores primarios que tienen los documentos que conservan utilidad para
lo que fueron creados o recibidos en la entidad.

Identificar los valores secundarios que son los que presentan los documentos que sern
en el futuro fuente de informacin para el conocimiento del origen y el desarrollo
institucional, as como para la investigacin y la cultura. Igualmente deben ser tiles para
dar testimonio de las disposiciones, la misin, los planes y programas de cada gobierno

5. MARCO LEGAL

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos Normograma o en el campo

de documentos asociados cuando se consulta el documento.

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6. REQUISITOS TCNICOS

Norma Tcnica para la Gestin Pblica NTCGP1000:2009. Numeral 4.2.3 Control de

Documentos
Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9001:2008. Numeral 4.2.3 Control de Documentos

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Cuadro de Clasificacin Documental - CCD

Programa de Gestin Documental - D-GD-01
Autorizacin Prstamo y Consulta de Documentos en Archivo Central - F-GD-14
Control Prstamo (Afuera) - F-GD-15
ndice de carpeta - F-GD-08
Rtulo de Carpeta - F-GD-13
Inventario nico Documenta - F-GD-07
Gua para la Elaboracin y Control de Documentos - G-DE-01
Gua para la Conservacin de Documentos - G-GD-01
Gua para la Calificacin de la Informacin de acuerdo con sus Niveles de Seguridad -
G-GD-02
Procedimiento para las transferencias de los Archivos de gestin (procedimiento) - P-
GD-05
Procedimiento para la prestacin del servicio de consulta y/o prstamo de archivo o
Interbibliotecario - P-GD-07
Procedimiento eliminacin de documentos - P-GD-11
Manual del Sistema Integrado de Conservacin SIC - M-GD-02
Manual de Atencin a la Ciudadana - M-AU-04
Manual del SIGEPRE - M-DE-02
Manual de la Poltica para la Tecnologa de Informacin y ComunicacionesTICS - M-
TI-01
Tablas de Retencin Documental - TRD

8. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe del rea Administrativa

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