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1 Noes de Administrao de Materiais

1.2 UMA INTRODUO HISTRICA


ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS ADMINISTRAO DE MATERIAIS
A atividade de material existe desde a mais remota
poca, atravs das trocas de caas e de utenslios at
chegarmos aos dias de hoje, passando pela Revoluo
1.1 AS EMPRESAS E SEUS RECURSOS Industrial. Produzir, estocar, trocar objetos e mercadorias
algo to antigo quanto a existncia do ser humano.
Toda produo depende da existncia conjunta
de trs fatores de produo: natureza, capital e A Revoluo Industrial, meados dos sc. XVIII e XIX,
trabalho, integrados por um quarto fator denominado acirrou a concorrncia de mercado e sofisticou as
empresa. Para os economistas, todo processo operaes de comercializao dos produtos, fazendo com
produtivo se fundamenta na conjuno desses que compras e estoques ganhassem maior importncia.
quatro fatores de produo. Este perodo foi marcado por modificaes profundas nos
mtodos do sistema de fabricao e estocagem em maior
Os quatro fatores de produo. escala. O trabalho, at ento, totalmente artesanal foi em
parte substitudo pelas mquinas, fazendo com a produo
Cada um dos quatro fatores de produo tem evolusse para um estgio tecnologicamente mais avanado
uma funo especfica, a saber:
e os estoques passassem a ser vistos sob um outro prisma
Natureza: o fator que fornece os insumos pelas administraes. A constante evoluo fabril, o
necessrios produo, como as matrias-primas, consumo, as exigncias dos consumidores, o mercado
os materiais, a energia etc. o fator de produo concorrente e novas tecnologias deram novo impulso
que proporciona as entradas de insumos para que a Administrao de Materiais, fazendo com que a mesma
produo possa se realizar. Dentre os insumos, fosse vista como uma arte e uma cincia das mais
figuram os materiais e matrias-primas; importantes para o alcance dos objetivos de uma
organizao, seja ela qualquer que fosse.
Capital: o fator que fornece o dinheiro
necessrio para adquirir os insumos e pagar o Um dos fatos mais marcantes e que comprovaram a
pessoal. O capital representa o fator de produo necessidade de que materiais devem ser administrados
que permite meios para comprar, adquirir e utilizar cientificamente foi, sem dvida, as duas grandes guerras
os demais fatores de produo; mundiais, isso sem contar com outros desejos de conquistas
como, principalmente, o empreendimento de Napoleo
Trabalho: o fator constitudo pela mo-de- Bonaparte. Em todos os embates ficou comprovado que o
obra, que processa e transforma os insumos, atravs fator abastecimento ou suprimento se constituiu em
de operaes manuais ou de mquinas e elemento de vital importncia e que determinou o sucesso
ferramentas, em produtos acabados ou servios ou o insucesso dos empreendimentos. Soldados e
prestados. O trabalho representa o fator de estratgias por mais eficazes que fossem, eram
produo que atua sobre os demais, isto , que insuficientes para o alcance dos resultados esperados.
aciona e agiliza os outros fatores de produo. Munies, equipamentos, vveres, vesturios adequados,
comumente denominado mo-de-obra, porque se combustveis foram, so e sero necessrios sempre, no
refere principalmente ao operrio manual ou braal momento oportuno e no local certo, isto quer dizer que
que realiza operaes fsicas sobre as matrias- administrar materiais como administrar informaes:
primas, com ou sem o auxlio de mquinas e quem os tm quando necessita, no local e na quantidade
equipamentos; necessria, possui ampla possibilidade de ser bem
sucedido.
Empresa: o fator integrador capaz de
aglutinar a natureza, o capital e o trabalho em um
conjunto harmonioso que permite que o resultado
alcanado seja muito maior do que a soma dos 1.3 ADMINISTRAO DE MATERIAIS: DEFINIES
fatores aplicados no negcio. A empresa constitui o
sistema que aglutina e coordena todos os fatores de A Administrao de Materiais definida como sendo
produo envolvidos, fazendo com que o resultado um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma
do conjunto supere o resultado que teria cada fator empresa, de forma centralizada ou no, destinadas a suprir
isoladamente. Isto significa que a empresa tem um as diversas unidades, com os materiais necessrios ao
efeito multiplicador, capaz de proporcionar um ganho desempenho normal das respectivas atribuies.
adicional, que o lucro. Mas adiante, ao falarmos de
sistemas, teremos a oportunidade de conceituar Tais atividades abrangem desde o circuito de
esse efeito multiplicador, tambm denominado efeito reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a
sinergstico ou sinergia. armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos
aos rgos requisitantes, at as operaes gerais de
Modernamente, esses fatores de produo controle de estoques etc.
costumam ser denominados recursos empresariais.
Os principais recursos empresariais so: Recursos Em outras palavras: A Administrao de Materiais visa
Materiais, Recursos Financeiros, Recursos garantia de existncia contnua de um estoque,
Humanos, Recursos Mercadolgicos e Recursos organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o
Administrativos. compem, sem tornar excessivo o investimento total.
A Administrao de Materiais moderna conceituada e
estudada como um Sistema Integrado em que diversos
subsistemas prprios interagem para constituir um todo
organizado. Destina-se a dotar a administrao dos meios
necessrios ao suprimento de materiais imprescindveis ao
funcionamento da organizao, no tempo oportuno, na

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quantidade necessria, na qualidade requerida e do processo de licitao. O setor de Compras
pelo menor custo. preocupa-se sobremaneira com o estoque de
matria-prima. da responsabilidade de Compras
A oportunidade, no momento certo para o assegurar que as matrias-primas exigida pela
suprimento de materiais, influi no tamanho dos Produo estejam disposio nas quantidades
estoques. Assim, suprir antes do momento oportuno certas, nos perodos desejados. Compras no
acarretar, em regra, estoques altos, acima das somente responsvel pela quantidade e pelo prazo,
necessidades imediatas da organizao. Por outro mas precisa tambm realizar a compra em preo
lado, a providncia do suprimento aps esse mais favorvel possvel, j que o custo da matria-
momento poder levar a falta do material necessrio prima um componente fundamental no custo do
ao atendimento de determinada necessidade da produto.
administrao. Do mesmo modo, o tamanho do Lote
de Compra acarreta as mesmas conseqncias: d) Armazenagem / Almoxarifado - subsistema
quantidades alm do necessrio representam responsvel pela gesto fsica dos estoques,
inverses em estoques ociosos, assim como, compreendendo as atividades de guarda,
quantidades aqum do necessrio podem levar preservao, embalagem, recepo e expedio de
insuficincia de estoque, o que prejudicial material, segundo determinadas normas e mtodos
eficincia operacional da organizao. de armazenamento. O Almoxarifado o responsvel
pela guarda fsica dos materiais em estoque, com
Estes dois eventos, tempo oportuno e exceo dos produtos em processo. o local onde
quantidade necessria, acarretam, se mal ficam armazenados os produtos, para atender a
planejados, alm de custos financeiros indesejveis, produo e os materiais entregues pelos
lucros cessantes, fatores esses decorrentes de fornecedores
quaisquer das situaes assinaladas. Da mesma
forma, a obteno de material sem os atributos da e) Movimentao de Material - subsistema encarregado
qualidade requerida para o uso a que se destina do controle e normalizao das transaes de
acarreta custos financeiros maiores, retenes recebimento, fornecimento, devolues,
ociosas de capital e oportunidades de lucro no transferncias de materiais e quaisquer outros tipos
realizadas. Isto porque materiais, nestas condies de movimentaes de entrada e de sada de
podem implicar em paradas de mquinas, defeitos material.
na fabricao ou no servio, inutilizao de material,
compras adicionais, etc. f) Inspeo de Recebimento - subsistema responsvel
pela verificao fsica e documental do recebimento
Os subsistemas da Administrao de Materiais, de material, podendo ainda encarregar-se da
integrados de forma sistmica, fornecem, portanto, verificao dos atributos qualitativos pelas normas
os meios necessrios consecuo das quatro de controle de qualidade.
condies bsicas alinhadas acima, para uma boa
Administrao de material. g) Cadastro - subsistema encarregado do
cadastramento de fornecedores, pesquisa de
Decompondo esta atividade atravs da mercado e compras.
separao e identificao dos seus elementos
componentes, encontramos as seguintes
subfunes tpicas da Administrao de Materiais, Subsistemas Especficos:
alm de outras mais especficas de organizaes
mais complexas: a) Inspeo de Suprimentos - subsistema de apoio
responsvel pela verificao da aplicao das
normas e dos procedimentos estabelecidos para o
Subsistemas Tpicos: funcionamento da Administrao de Materiais em
toda a organizao, analisando os desvios da
a) Controle de Estoque - subsistema poltica de suprimento traada pela administrao e
responsvel pela gesto econmica dos proporcionando solues.
estoques, atravs do planejamento e da
programao de material, compreendendo a b) Padronizao e Normalizao - subsistema de apoio
anlise, a previso, o controle e o ao qual cabe a obteno de menor nmero de
ressuprimento de material. O estoque variedades existentes de determinado tipo de
necessrio para que o processo de material, por meio de unificao e especificao dos
produo-venda da empresa opere com um mesmos, propondo medidas de reduo de
nmero mnimo de preocupaes e estoques.
desnveis. Os estoques podem ser de: c) Transporte de Material - subsistema de apoio que se
matria-prima, produtos em fabricao e responsabiliza pela poltica e pela execuo do
produtos acabados. O setor de controle de transporte, movimentao e distribuio de material.
estoque acompanha e controla o nvel de A colocao do produto acabado nos clientes e as
estoque e o investimento financeiro entregas das matrias-primas na fbrica de
envolvido. responsabilidade do setor de Transportes e
b) Classificao de Material - subsistema Distribuio. nesse setor que se executa a
responsvel pela identificao Administrao da frota de veculos da empresa, e/ou
(especificao), classificao, codificao, onde tambm so contratadas as transportadoras
cadastramento e catalogao de material. que prestam servios de entrega e coleta.

c) Aquisio / Compra de Material - subsistema A integrao destas subfunes funciona como um


responsvel pela gesto, negociao e sistema de engrenagens que aciona a Administrao de
contratao de compras de material atravs Material e permite a interface com outros sistemas da
organizao. Assim, quando um item de material recebido

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do fornecedor, houve, antes, todo um conjunto de g) estabelecer sistema de estocagem adequado;
aes inter-relacionadas para esse fim: o subsistema
de Controle de Estoque aciona o subsistema de h) coordenar os inventrios rotativos.
Compras que recorre ao subsistema de Cadastro.
Quando do recebimento, do material pelo
almoxarifado, o subsistema de Inspeo acionado,
de modo que os itens aceitos pela inspeo fsica e 1.5 OBJETIVOS PRINCIPAIS DA ADMINISTRAO DE
documental so encaminhados ao subsistema de MATERIAIS E RECURSOS PATRIMONIAIS
Armazenagem para guarda nas unidades de A Administrao de Materiais tem por finalidade
estocagem prprias e demais providncias, ao principal assegurar o contnuo abastecimento de artigos
mesmo tempo que o subsistema de Controle de necessrios para comercializao direta ou capaz de
Estoque informado para proceder aos registros atender aos servios executados pela empresa.
fsicos e contbeis da movimentao de entrada. O
subsistema de Cadastro tambm informado, para As empresas objetivam diminuir os custos operacionais
encerrar o dossi de compras e processar as para que elas e seus produtos possam ser competitivos no
anotaes cadastrais pertinentes ao fornecimento. mercado.
Os materiais recusados pelo subsistema de
Inspeo so devolvidos ao fornecedor. A devoluo Mais especificamente, os materiais precisam ser de
providenciada pelo subsistema de Aquisio que qualidade produtiva para assegurar a aceitao do produto
final. Precisam estar na empresa prontos para o consumo
aciona o fornecedor para essa providncia aps ser
informado, pela Inspeo, que o material no foi na data desejada e com um preo de aquisio acessvel, a
aceito. Igualmente, o subsistema de Cadastro fim de que o produto possa ser competitivo e assim, dar
empresa um retorno satisfatrio do capital investido.
informado do evento para providenciar o
encerramento do processo de compra e processar, Segue os principais objetivos da rea de Administrao
no cadastro de fornecedores, os registros de Recursos Materiais e Patrimoniais:
pertinentes. Quando o material requisitado dos
estoques, este evento comunicado ao subsistema a) Preo Baixo - este o objetivo mais bvio e,
de Controle de Estoque pelo subsistema de certamente um dos mais importantes. Reduzir o
Armazenagem. Este procede baixa fsica e preo de compra implica em aumentar os lucros, se
contbil, podendo, gerar com isso, uma ao de mantida a mesma qualidade;
ressuprimento. Neste caso, emitida pelo
b) Alto Giro de Estoques - implica em melhor
subsistema de Controle de Estoques uma ordem ao
utilizao do capital, aumentando o retorno sobre os
subsistema de Compras, para que o material seja
investimentos e reduzindo o valor do capital de giro;
comprado de um dos fornecedores cadastrados e
habilitados junto organizao pelo subsistema de c) Baixo Custo de Aquisio e Posse - dependem
Cadastro. Aps a concretizao da compra, o fundamentalmente da eficcia das reas de Controle
subsistema de Cadastro tambm fica responsvel de Estoques, Armazenamento e Compras;
para providenciar, junto aos fornecedores, o
cumprimento do prazo de entrega contratual, d) Continuidade de Fornecimento - resultado de
iniciando o ciclo, novamente, por ocasio do uma anlise criteriosa quando da escolha dos
recebimento de material. fornecedores. Os custos de produo, expedio e
transportes so afetados diretamente por este item;
Todos esses subsistemas no aparecem
configurados na Administrao de Materiais de e) Consistncia de Qualidade - a rea de materiais
qualquer organizao. As partes componentes desta responsvel apenas pela qualidade de materiais e
funo dependem do tamanho, do tipo e da servios provenientes de fornecedores externos. Em
complexidade da organizao, da natureza e de sua algumas empresas a qualidade dos produtos e/ou
atividade-fim, e do nmero de itens do inventrio. servios constituem-se no nico objetivo da
Gerncia de Materiais;
f) Despesas com Pessoal - obteno de melhores
resultados com a mesma despesa ou, mesmo
1.4 RESPONSABILIDADE E ATRIBUIES DA
resultado com menor despesa - em ambos os casos
ADMINISTRAO DE MATERIAIS
o objetivo obter maior lucro final. As vezes
a) suprir, atravs de Compras, a empresa, de compensa investir mais em pessoal porque pode-se
todos os materiais necessrios ao seu alcanar com isto outros objetivos, propiciando maior
funcionamento; benefcio com relao aos custos;

b) avaliar outras empresas como possveis g) Relaes Favorveis com Fornecedores - a


fornecedores; posio de uma empresa no mundo dos negcios ,
em alto grau determinada pela maneira como
c) supervisionar os almoxarifados da empresa; negocia com seus fornecedores;
d) controlar os estoques; h) Aperfeioamento de Pessoal - toda unidade deve
estar interessada em aumentar a aptido de seu
e) aplicar um sistema de reaprovisionamento
adequado, fixando Estoques Mnimos, Lotes pessoal;
Econmicos e outros ndices necessrios ao i) Bons Registros - so considerados como o objetivo
gerenciamento dos estoques, segundo primrio, pois contribuem para o papel da
critrios aprovados pela direo da empresa; Administrao de Material, na sobrevivncia e nos
f) manter contato com as Gerncias de lucros da empresa, de forma indireta.
Produo, Controle de Qualidade,
Engenharia de Produto, Financeira etc.

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1.6 TERMINOLOGIAS UTILIZADAS NA n) Estoque Mximo: a quantidade necessria de um
ADMINISTRAO DE MATERIAIS item para suprir a organizao em um perodo
estabelecido mais o Estoque de Segurana;
a) Artigo ou Item: designa qualquer material,
matria-prima ou produto acabado que faa o) Ponto de Pedido, Limite de Chamada ou Ponto
parte do estoque; de Ressuprimento: a quantidade de item de
estoque que ao ser atingida requer a anlise para
b) Unidade: identifica a medida, tipo de ressuprimento do item;
acondicionamento, caractersticas de
apresentao fsica ( caixa, bloco, rolo, folha, p) Ponto de Chamada de Emergncia: a
litro, galo, resma, vidro, pea, quilograma, quantidade que quando atingida requer medidas
metro,...); especiais para que no ocorra ruptura no estoque.
Normalmente igual a metade do Estoque Mnimo;
c) Pontos de Estocagem: locais aonde os
itens em estoque so armazenados e q) Ruptura de Estoque: ocorre quando o estoque de
sujeitos ao controle da administrao; determinado item zera (E = 0). A continuao das
solicitaes e o no atendimento a caracteriza;
d) Estoque: conjunto de mercadorias, materiais
ou artigos existentes fisicamente no r) Freqncia: o nmero de vezes que um item
almoxarifado espera de utilizao futura e solicitado ou comprado em um determinado perodo;
que permite suprir regularmente os usurios,
sem causar interrupes s unidades s) Quantidade a Pedir: a quantidade de um item que
funcionais da organizao; dever ser fornecida ou comprada;

e) Estoque Ativo ou Normal: o estoque que t) Tempo de Tramitao Interna: o tempo que um
sofre flutuaes quanto a quantidade, documento leva, desde o momento em que emitido
volume, peso e custo em conseqncia de at o momento em que a compra formalizada;
entradas e sadas; u) Prazo de Entrega: tempo decorrido da data de
f) Estoque Morto ou Inativo: no sofre formalizao do contrato bilateral de compra at a
flutuaes, esttico; data de recebimento da mercadoria;

g) Estoque Empenhado ou Reservado: v) Tempo de Reposio, Ressuprimento: tempo


quantidade de determinado item, com decorrido desde a emisso do documento de compra
utilizao certa, comprometida previamente e ( requisio ) at o recebimento da mercadoria;
que por alguma razo permanece w) Requisio ou Pedido de Compra: documento
temporariamente em almoxarifado. Est interno que desencadeia o processo de compra;
disponvel somente para uma aplicao ou
unidade funcional especfica; x) Coleta ou Cotao de Preos: documento emitido
pela unidade de Compras, solicitando ao fornecedor
h) Estoque de Recuperao: quantidades de Proposta de Fornecimento. Esta Coleta dever
itens constitudas por sobras de retiradas de conter todas as especificaes que identifiquem
estoque, salvados ( retirados de uso atravs individualmente cada item;
de desmontagens) etc., sem condies de
uso, mas passveis de aproveitamento aps y) Proposta de Fornecimento: documento no qual o
recuperao, podendo vir a integrar o fornecedor explicita as condies nas quais se
Estoque Normal ou Estoque de Materiais prope a atender (preo, prazo de entrega,
Recuperados, aps a obteno de sua condies de pagamento etc);
condies normais;
z) Mapa Comparativo de Preos: documento que
i) Estoque de Excedentes, Obsoletos ou serve para confrontar condies de fornecimento e
Inservveis: constitui as quantidades de decidir sobre a mais vivel;
itens em estoque, novos ou recuperados,
obsoletos ou inteis que devem ser aa) Contato, Ordem ou Autorizao de
eliminados. Constitui um Estoque Morto; Fornecimento: documento formal, firmado entre
comprador e fornecedor, que juridicamente deve
j) Estoque Disponvel: a quantidade de um garantir a ambos (fornecimento x pagamento);
determinado item existente em estoque, livre
para uso; bb) Custo Fixo: o custo que independe das
quantidades estocadas ou compradas (mo-de-obra,
k) Estoque Terico: o resultado da soma do despesas administrativas, de manuteno etc.);
disponvel com a quantidade pedida,
aguardando o fornecimento; cc) Custo Varivel: existe em funo das variaes de
quantidade e de despesas operacionais;
l) Estoque Mnimo: a menor quantidade de
um artigo ou item que dever existir em dd) Custo de Manuteno de Estoque, Posse ou
estoque para prevenir qualquer Armazenagem: so os custos decorrentes da
eventualidade ou emergncia ( falta ) existncia do item ou artigo no estoque. Varia em
provocada por consumo anormal ou atraso funo do nmero de vezes ou da quantidade
de entrega; comprada;

m) Estoque Mdio, Operacional: ee) Custo de Obteno de Estoque, do Pedido ou


considerado como sendo a metade da Aquisio: constitudo pela somatria de todas as
quantidade necessria para um determinado despesas efetivamente realizadas no processamento
perodo mais o Estoque de Segurana; de uma compra. Varia em funo do nmero de
pedidos emitidos ou das quantidades compradas.

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ff) Custo Total: o resultado da soma do c) Duas ou mais aprovaes: No mnimo duas pessoas
Custo Fixo com o Custo de Posse e o Custo esto envolvidas em cada deciso da escolha do
de Aquisio; fornecedor. Isto estabelece uma defesa dos
interesses da empresa pela garantia de um melhor
gg) Custo Ideal: aquele obtido no ponto de julgamento, protegendo o comprador ao possibilitar
encontro ou interseo das curvas dos reviso de uma deciso individual.
Custos de Posse e de Aquisio. Representa
o menor valor do Custo Total. d) Documentao escrita: Documentao anexa ao
pedido, possibilita no ato da Segunda assinatura, o
exame de cada fase de negociao, permite reviso
e estar sempre disponvel junto ao processo de
1.7 FLUXO DAS ATIVIDADES compra para esclarecer qualquer dvida posterior.
Anlise de mercado ou necessidade de
produo: permite avaliar acapacidade de
consumo. GESTO DE ESTOQUES
Anlise economico financeira: atravs dela
que se analisa a capacidade empresarial, as
despesas e a lucratividade, visualizando assim as
possibilidades de investimento. 1.1 A GESTO DE ESTOQUE

Programao e controle de estoque: consiste A gesto de estoque , basicamente, o ato de gerir


em definir o estoque ideal para as necessidades da recursos ociosos possuidores de valor econmico e
empresa, e o controle visa, rapidez de atendimento, destinado ao suprimento das necessidades futuras de
menor aplicao do capital de giro, possibilidades de material, numa organizao.
rotatividade do estoque, etc.
Os investimentos no so dirigidos por uma
Compras: A funo de compras um organizao somente para aplicaes diretas que produzam
segmento essencial do departamento de materiais lucros, tais como os investimentos em mquinas e em
ou suprimentos, que tem por finalidade suprir as equipamentos destinados ao aumento da produo e,
necessidades de materiais ou servios, planej-las conseqentemente, das vendas.
quantitativamente e satisfaz-las no momento certo
Outros tipos de investimentos, aparentemente, no
com as quantidades corretas, verificar se recebeu
produzem lucros. Entre estes esto as inverses de capital
efetivamente o que foi comprado e providenciar
destinadas a cobrir fatores de risco em circunstncias
armazenamento.
imprevisveis e de soluo imediata. o caso dos
Os objetivos bsicos de uma seo de compras investimentos em estoque, que evitam que se perca dinheiro
so: em situao potencial de risco presente. Por exemplo, na
falta de materiais ou de produtos que levam a no
a) Comprar materiais e insumos aos menores realizao de vendas, a paralisao de fabricao, a
preos, obedecendo padres de qualidade e descontinuidade das operaes ou servios etc., alm dos
quantidade; custos adicionais e excessivos que, a partir destes fatores,
igualam, em importncia estratgica e econmica, os
b) Procurar sempre dentro de uma negociao
investimentos em estoque aos investimentos ditos diretos.
justa e honesta as melhores condies para
a empresa, principalmente as de pagamento. Porm, toda a aplicao de capital em inventrio priva
de investimentos mais rentveis uma organizao industrial
ou comercial. Numa organizao pblica, a privao em
Para efetuar uma boa compra, a empresa deve relao a investimentos sociais ou em servios de utilidade
seguir certos mandamentos que incluem a pblica.
verificao de prazos, preos, qualidade e volume.
A gesto dos estoques visa, portanto, numa primeira
Deve-se manter cadastros de fornecedores, analis-
abordagem, manter os recursos ociosos expressos pelo
los, fazer uma seleo e procurar ter uma bom
inventrio, em constante equilbrio em relao ao nvel
relacionamento com o mercado fornecedor.
econmico timo dos investimentos. E isto obtido
Entre as caractersticas bsicas de um sistema mantendo estoques mnimos, sem correr o risco de no t-
adequado de compras, podemos destacar: los em quantidades suficientes e necessrias para manter o
fluxo da produo da encomenda em equilbrio com o fluxo
a) Sistema de compras a trs cotaes: Tem de consumo.
por finalidade partir de um nmero mnimo de
cotaes para encorajar novos competidores.
A pr-seleo dos concorrentes qualificados
evita o dispndio de tempo com um grande 1.2 NATUREZA DOS ESTOQUES
nmero de fornecedores.
Estoque a composio de materiais - materiais em
b) Sistema de preos objetivos: O processamento, materiais semi-acabados, materiais
conhecimento prvio do preo justo, alm de acabados - que no utilizada em determinado momento na
ajudar nas decises do comprador, empresa, mas que precisa existir em funo de futuras
proporciona uma verificao dupla no necessidades. Assim, o estoque constitui todo o sortimento
sistema de cotaes. Pode ainda ajudar os de materiais que a empresa possui e utiliza no processo de
fornecedores a serem competitivos, produo de seus produtos/servios.
mostrando-lhes que seus preos esto fora
de concorrncia. Os estoques podem ser entendidos ainda, de forma
generalizada, como certa quantidade de itens mantidos em

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disponibilidade constante e renovados, controle. Assim, por exemplo, os estoques destinados
permanentemente, para produzir lucros e servios. venda so sensveis s solicitaes impostas pelo mercado
So lucros provenientes das vendas e servios, por e decorrentes das alteraes da oferta e procura e da
permitirem a continuidade do processo produtivo das capacidade de produo, enquanto os destinados ao
organizaes. Representam uma necessidade real consumo interno da empresa so influenciados pelas
em qualquer tipo de organizao e, ao mesmo necessidades contnuas da produo, manuteno, das
tempo, fonte permanente de problemas, cuja oficinas e dos demais servios existentes.
magnitude funo do porte, da complexidade e da
natureza das operaes da produo, das vendas J outras naturezas de estoque podem apresentar
ou dos servios. caractersticas bem prprias que, no esto sujeitas a
influncia alguma. o caso dos estoques de sucata, no
A manuteno dos estoques requer destinada ao reprocessamento ou beneficiamento e
investimentos e gastos muitas vezes elevados. formados de refugos de fabricao ou de materiais
Evitar sua formao ou, quando muito, t-los em obsoletos e inservveis destinados alienao e outros fins.
nmero reduzido de itens e em quantidades Em uma indstria, estes estoques podem vir a formar-se
mnimas, sem que, em contrapartida, aumente o aleatoriamente, ao longo do tempo, caracterizando-se como
risco de no ser satisfeita a demanda dos usurios contingncias de armazenagem. Acabam representando,
ou dos consumidores em geral, representa um ideal mesmo, para algumas organizaes, verdadeiras fontes de
conflitante com a realidade do dia-a-dia e que receitas ( extra-operacional ), enquanto os estoques
aumenta a importncia da sua gesto. destinados ao consumo interno constituem-se, to somente,
em despesas. Entretanto, esta diviso por si s, pode trazer
A acumulao de estoques em nveis dvidas a partir da definio da natureza de cada um destes
adequados uma necessidade para o normal estoques. Se entendermos por produto acabado todo
funcionamento do sistema produtivo. Em material resultante de um processo qualquer de fabricao,
contrapartida, os estoques representam um enorme e por matrias-primas todo elemento bruto necessrio ao
investimento financeiro. Deste ponto de vista, os fabrico de alguma coisa, perdendo as suas caractersticas
estoques constituem um ativo circulante necessrio fsicas originais, mediante o processo de transformao a
para que a empresa possa produzir e vender com que foi submetido, podemos dizer, por exemplo, que a terra
um mnimo risco de paralisao ou de preocupao. adubada, o cimento, a areia de fundio preparada com a
Os estoques representam um meio de investimento bentonita, o melao e outros produtos que so misturados a
de recursos e podem alcanar uma respeitvel ela para dar maior consistncia aos moldes que recebero o
parcela dos ativos totais da empresa. A ao derretido para a confeco de peas constituem-se em
administrao dos estoques apresenta alguns produtos acabados para seus fabricantes, e em matrias-
aspectos financeiros que exigem um estreito primas para seus consumidores que os utilizaro na
relacionamento com a rea de finanas, pois fabricao de outros produtos.
enquanto a Administrao de Materiais est voltada
para a facilitao do fluxo fsico dos materiais e o Do mesmo modo, a terra, a argila, o melao e a areia,
abastecimento adequado produo e a vendas, a em seu estado natural, podem constituir-se em insumos
rea financeira est preocupada com o lucro, a bsicos de produo ou em produtos acabados,
liquidez da empresa e a boa aplicao dos recursos dependendo da finalidade ou do uso destes itens para a
empresariais. empresa. As porcas, as arruelas, os parafusos etc.,
empregados na montagem de um equipamento, por
A incerteza de demanda futura ou de sua exemplo, so produtos semi-acabados para o montador,
variao ao longo do perodo de planejamento; da mas, para o fabricante que os vendeu, trata-se de produtos-
disponibilidade imediata de material nos finais. Diante dos exemplos apresentados, surge,
fornecedores e do cumprimento dos prazos de naturalmente, outra classificao: estoques de venda e de
entrega; da necessidade de continuidade consumo interno. Para uma indstria, os produtos de sua
operacional e da remunerao do capital investido, fabricao integraro os estoques de venda e, para outra,
so as principais causas que exigem estoques que os utilizar na produo de outro bem, integraro os
permanentemente mo para o pronto atendimento estoques de material de consumo. Por sua vez, o estoque
do consumo interno e/ou das vendas. Isto mantm a de venda pode desdobrar-se em estoque de varejo e de
paridade entre esta necessidade e as exigncias de atacado. O estoque de consumo pode subdividir-se em
capital de giro. estoque de material especfico e geral. Este ltimo pode
essencial, entretanto, para a compreenso desdobrar-se, ainda, em estoque de artigos de escritrio, de
mais ntida dos estoques, o conhecimento das limpeza e conservao etc.
principais funes que os mesmos desempenham Temos assim, diferentes maneiras de se distinguir os
nos mais variados tipos de organizao, e que estoques, considerando a natureza, finalidade, uso ou
conheamos as suas diferentes espcies. Ter noo aplicao etc. dos materiais que os compem. O importante,
clara das diversas naturezas de inventrio, dentro do todavia, nestas classificaes, que procuram mostrar os
estudo da Administrao de Material, evita diferentes tipos de estoque e o que eles representam para
distores no planejamento e indica gesto a cada empresa, que elas servem de subsdios valiosos
forma de tratamento que deve ser dispensado a para a (o): configurao de um sistema de material;
cada um deles, alm de evitar que medidas corretas, estruturao dos almoxarifados; estabelecimento do fluxo de
aplicadas ao estoque errado, levem a resultados informao do sistema; estabelecimento de uma
desastrosos, sobretudo, se considerarmos que, classificao de material; poltica de centralizao e
vezes, considerveis montantes de recursos esto descentralizao dos almoxarifados; dimensionamento das
vinculados a determinadas modalidades de estoque. reas de armazenagem; planejamento na forma de controle
Cada espcie de inventrio segue fsico e contbil.
comportamentos prprios e sofre influncias
distintas, embora se sujeitando, em regra, aos
mesmos princpios e s mesmas estruturas de

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1.3 FUNES DO ESTOQUE materiais em processamento pelo seu estgio mais
avanado, pois se encontram quase acabados, faltando
apenas mais algumas etapas do processo produtivo para se
As principais funes do estoque so: transformarem em materiais acabados ou em Pas.

a) Garantir o abastecimento de materiais 1.4.4 Estoques de Materiais Acabados ou


empresa, neutralizando os efeitos de: Componentes
demora ou atraso no fornecimento Os estoques de materiais acabados - tambm
de materiais; denominados componentes - referem-se a peas isoladas
sazonalidade no suprimento; ou componentes j acabados e prontos para serem
riscos de dificuldade no anexados ao produto. So, na realidade, partes prontas ou
fornecimento. montadas que, quando juntadas, constituiro o PA.

b) Proporcionar economias de escala:


atravs da compra ou produo 1.4.5 Estoques de Produtos Acabados (Pas)
em lotes econmicos; Os Estoques de Pas se referem aos produtos j
pela flexibilidade do processo prontos e acabados, cujo processamento foi completado
produtivo; inteiramente. Constituem o estgio final do processo
pela rapidez e eficincia no produtivo e j passaram por todas as fases, como MP,
atendimento s necessidades. materiais em processamento, materiais semi-acabados,
Os estoques constituem um vnculo entre as materiais acabados e Ps.
etapas do processo de compra e venda - no
processo de comercializao em empresas
comerciais - e entre as etapas de compra,
transformao e venda - no processo de produo 1.5 CONTROLE DE ESTOQUES
em empresas industrias. Em qualquer ponto do O objetivo bsico do controle de estoques evitar a
processo formado por essas etapas, os estoques falta de material sem que esta diligncia resulte em estoque
desempenham um papel importante na flexibilidade excessivos s reais necessidades da empresa.
operacional da empresa. Funcionam como
amortecedores das entradas e sadas entre as duas O controle procura manter os nveis estabelecidos em
etapas dos processos de comercializao e de equilbrio com as necessidades de consumo ou das vendas
produo, pois minimizam os efeitos de erros de e os custos da decorrentes. Para mantermos este nvel de
planejamento e as oscilaes inesperadas de oferta gua, no tanque, preciso que a abertura ou o dimetro do
e procura, ao mesmo tempo em que isolam ou ralo permita vazo proporcional ao volume de gua que sai
diminuem as interdependncias das diversas partes pela torneira. Se fecharmos com o ralo destampado,
da organizao empresarial. interrompendo, assim, o fornecimento de gua, o nvel, em
unidades volumtricas, chegar, aps algum tempo, a zero.
1.4 CLASSIFICAO DE ESTOQUES Por outro lado, se a mantivermos aberta e fecharmos o ralo,
impedindo a vazo, o nvel subir at o ponto de
transbordar. Ou, se o dimetro do raio permite a sada da
1.4.1 Estoques de Matrias-Primas (MPs) gua, em volume maior que a entrada no tanque,
Os estoques de MPs constituem os insumos e precisaremos abrir mais a torneira, permitindo o fluxo maior
materiais bsicos que ingressam no processo para compensar o excesso de escapamento e evitar o
produtivo da empresa. So os tens iniciais para a esvaziamento do tanque.
produo dos produtos/servios da empresa. De forma semelhante, os nveis dos estoques esto
sujeitos velocidade da demanda. Se a constncia da
procura sobre o material for maior que o tempo de
1.4.2 Estoques de Materiais em Processamento ressuprimento, ou estas providncias no forem tomadas
ou em Vias em tempo oportuno, a fim de evitar a interrupo do fluxo de
reabastecimento, teremos a situao de ruptura ou de
Os estoques de materiais em processamento - esvaziamento do seu estoque, com prejuzos visveis para a
tambm denominados materiais em vias - so produo, manuteno, vendas etc.
constitudos de materiais que esto sendo
processados ao longo das diversas sees que Se, em outro caso, no dimensionarmos bem as
compem o processo produtivo da empresa. No necessidades do estoque, poderemos chegar ao ponto de
esto nem no almoxarifado - por no serem mais excesso de material ou ao transbordamento dos seus nveis
MPs iniciais - nem no depsito - por ainda no serem em relao demanda real, com prejuzos para a circulao
Pas. Mais adiante sero transformadas em Pas. de capital.
O equilbrio entre a demanda e a obteno de material,
onde atua , sobretudo, o controle de estoque, um dos
1.4.3 Estoques de Materiais Semi-acabados objetivos da gesto.
Os estoques de materiais semi-acabados
referem-se aos materiais parcialmente acabados,
cujo processamento est em algum estgio
intermedirio de acabamento e que se encontram
tambm ao longo das diversas sees que
compem o processo produtivo. Diferem dos

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8 Noes de Administrao de Materiais
1.5.1 FUNES DO CONTROLE DE ESTOQUE
Para organizar um setor de controle de
estoques, inicialmente devemos descrever suas
funes principais que so:
a) determinar "o que" deve permanecer em
estoque. Nmero de itens;
b) determinar "quando" se devem
reabastecer os estoques. Periodicidade;
c) determinar "quanto" de estoque ser
necessrio para um perodo
predeterminado; quantidade de compra;
d) acionar o Depto de Compras para A classe "A" so os itens que nesse caso do a
executar aquisio de estoque; sustentao de vendas, podemos perceber que apenas 20%
dos itens corresponde a 80% do faturamento.(alta
e) receber, armazenar e atender os materiais rotatividade).
estocados de acordo com as
necessidades; A classe B responde por 30% dos itens em estoque e
15% do faturamento.(rotatividade mdia).
f) controlar os estoques em termos de
quantidade e valor, e fornecer informaes A classe "C" compreende a sozinha 50% dos itens em
sobre a posio do estoque; estoque, respondendo por apenas 5% do faturamento.

g) manter inventrios peridicos para


avaliao das quantidades e estado dos
materiais estocados; 1.5.2.1 MONTAGEM DA CURVA ABC
h) identificar e retirar do estoque os itens Relacionar os itens analisados no perodo que
obsoletos e danificados. estiver sendo analisado;
Nmero ou referencia do produto;

1.5.2 CLASSIFICAO ABC Nome do produto;

A curva ABC um importante instrumento para Preos unitrio atualizado;


o administrador; ela permite identificar aqueles itens
Valor total do consumo;
que justificam ateno e tratamento adequados
quanto sua administrao. Obtm-se a curva ABC Arrume os itens em ordem decrescente de valor;
atravs da ordenao dos itens conforme a sua
importncia relativa. Some o total do faturamento;
Verifica-se, portanto, que, uma vez obtida a Defina os itens da classe "A" = 80% do
seqncia dos itens e sua classificao ABC, disso faturamento;
resulta imediatamente a aplicao preferencial das
tcnicas de gesto administrativas, conforme a Defina os itens da classe "B" = 15% do
importncia dos itens. faturamento;

A curva ABC tem sido usada para a Defina os itens da classe "C" = 5% do
administrao de estoques, para definio de faturamento;
polticas de vendas, estabelecimento de prioridades
Aps conhecidos esses valores define-se os itens
para a programao da produo e uma srie de
de cada classe.
outros problemas usuais na empresa.
Aps os itens terem sido ordenados pela
importncia relativa, as classes da curva ABC
podem ser definidas das seguintes maneiras: 1.5.3 NVEIS DE ESTOQUES

Classe A: Grupo de itens mais importante que


devem ser trabalhados com uma ateno especial
pela administrao. 1.5.3.1 CURVA DENTE DE SERRA

Classe B: Grupo intermedirio. A apresentao da movimentao (entrada e sada) de


uma pea dentro de um sistema de estoque pode ser feita
Classe C: Grupo de itens menos importantes por um grfico.
em termos de movimentao, no entanto, requerem
ateno pelo fato de gerarem custo de manter
estoque.

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O ciclo acima representado ser sempre


repetitivo e constante se:
a) no existir alterao de
consumo durante o tempo T;
b) no existirem falhas adm. que
provoquem um esquecimento ao
solicitar compra; Em virtude de sua grande importncia, este tempo
c) o fornecedor nunca atrasar; deve ser determinado de modo mais realista possvel, pois
as variaes ocorridas durante esse tempo podem alterar
d) nenhuma entrega do fornecedor toda a estrutura do sistema de estoques.
for rejeitada pelo controle de
qualidade.
Como sabemos essa condio realmente no 1.5.3.2.1 DETERMINAO DO PONTO DE PEDIDO
ocorre para isso devemos prever essas possveis (PP).
falhas na operao como representado abaixo:

No grfico acima podemos notar, que durante


os meses de junho, julho e agosto e setembro, o
estoque esteve a zero e deixou de atender a uma
quantidade de 80 peas. A partir dessa anlise
conclumos que deveramos ento estabelecer um
estoque de segurana.
1.5.3.3 CUSTO DE PEDIDO (B)
Chamaremos de B o custo de um pedido de compra.
Para calcularmos o custo anual de todos os pedidos
colocados no perodo de um ano necessrio multiplicar o
custo de cada pedido pelo nmero de vezes que, em um
ano, foi processado.
Se (N) for o nmero de pedidos efetuados durante um
ano, o resultado ser:

1.5.3.2 TEMPO DE REPOSIO; PONTO DE


PEDIDO
a) emisso do pedido - Tempo que se leva O total das despesas que compe o CTA :
desde a emisso do pedido de compras
at ele chegar ao fornecedor; a) Mo-de-obra - para emisso e processamento;

b) preparao do pedido - Tempo que leva b) Material- utilizado na confeco do pedido (papel,
o fornecedor para fabricar os produtos, etc);
separar, emitir faturamento e deix-los em c) Custos indiretos - despesas ligadas indiretamente
condies de serem transportados. com o pedido( telefone, luz, etc).
c) Transportes - Tempo que leva da sada Aps apurao anual destas empresas teremos o custo
do fornecedor at o recebimento pela total anual dos pedidos.
empresa dos materiais encomendados.
Para calcular o custo unitrio s dividir o CTA pelo
nmero total anual de pedidos.

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Obsolncia: existe quando o material estocado
no e mais vendido por que a demanda deixou de existir,
Mtodo para clculo do custo do pedido: tpico de artigos de moda,
a) Mo de obra : Salrios e encargos + Danificaes: O produto pode ser danificado em
honorrios do pessoal envolvido, anual; operaes de transporte e armazenagem,
b) Material: Papel, caneta, envelope, material Roubos ou extravios,
de informtica, etc, anual;
Deteriorao: material que se deteriorou ao
c) Custos indiretos: Telefone, luz, correios, decorrer do tempo, ocorre em maior quantidade em
reproduo, viagens, custo de rea produtos perecveis.
ocupada, servidor de Internet, etc, anual.
Geralmente, o custo de se carregar os estoques
corresponde a uma fatia de 20-30% dos custos totais de
estoques.
1.5.3.4 CUSTO DE ARMAZENAGEM (I)
O custo de pedido esta associado colocao de
Para calcular o custo de armazenagem de ordem para a fabrica ou para um fornecedor, e e sempre
determinado material, podemos utilizar a seguinte considerado fixo, e no depende da quantidade pedida e
expresso: sim da quantidade de pedidos. Quando o pedido e para a
fabrica, os custos esto associados ao controle de
produo, (relacionados a fechar o pedido, despachar e
expedir), custo de setup, (ocorrido a cada vez que uma
Onde: ordem deve ser alocada, e a maquina deve ser preparada),
o respectivo custo relacionado a capacidade perdida devido
Q = Quantidade de material em estoque no ao tempo gasto em preparao da maquina, e por ultimo, o
tempo considerado custo de colocao do pedido (purchase order), que inclui
autorizao de pagamento, expedio, recebimento, etc.
P = Preo unitrio do material
O custo de falta de estoque esta associado ao custo de
I = Taxa de armazenamento, expressa
backorder, vendas perdidas e perda de clientes. O custo
geralmente em termos de porcentagem do custo
associado a capacidade ocorre quando a capacidade da
unitrio.
fabrica esta abaixo da necessria, dessa forma, estoque
T = Tempo considerado de armazenagem montado com antecedncia para se nivelar a produo, o
que envolve custos.

1.5.3.5 CUSTOS DE ESTOQUES


1.5.3.6 LOTE ECONMICO
O custo dos estoques e um dos itens mais
importantes a ser tratado em gesto de estoques. O Lote Econmico ( LEC ) o resultado de um
Quatro tipos de custos esto associados a decises procedimento matemtico, atravs do qual a empresa
relativas a gesto de estoques: custo do item, custo adquire o material necessrio s suas atividades pelo seu
de carregamento, custo de pedido, custo de falta de custo mais baixo. Essa prtica torna possvel diluir os custos
estoque e custo associado capacidade. fixos entre muitas unidades e portanto, reduzir o custo
unitrio. Isso, porm, no se consegue de graa: - estoques
O custo do item e o preo pago por uma so criados e custam dinheiro.
mercadoria comprada, mais os custos associados a
transporte, seguro, etc. Para itens produzidos, este Portanto, no se deve levar tal procedimento muito
custo e de: material direto, trabalho direto e custo longe, pois se as ordens de reposio se tornam muito
gerais da fabrica (factory overhead) associado ao grandes, os estoques resultantes crescem alm de certos
produto. limites e, os custos tanto de capital como de manuseio,
excedem as possveis economias em custos de transporte,
O custo de carregamento inclui todos os custos produo e administrao.
incorridos a firma devido ao volume de estoques
carregado. Este custo pode ser dividido em trs: Deve-se procurar um tamanho de lote que minimize o
custo de capital, custo de armazenagem (storage) e custo total anual.
custo associado ao risco. O primeiro se refere ao
Os elementos que influenciam essa determinao so:
dinheiro investido em estoques que poderiam estar
sendo usado em alguma aplicao financeira. Este I - Taxa de custo ou de posse
custo pode tambm ser chamado de custo de
oportunidade, e pode ser medido de inmeras A - Custo de aquisio ou de compra
formas, sendo que o mnimo valor obtido e calculado P- Preo unitrio do item
pelo lucro obtido ao aplicar o dinheiro na taxa de
juros do mercado. O segundo custo existe devido D- Demanda anual
necessidade de espao, mo de obra e
equipamentos usados na armazenagem. O custo A frmula, a seguir, se encontra deduzida em vrios
associado ao risco abrange eventos indesejveis livros:
que venham a ocorrer quando o material esta Exemplo:
estocado:
O consumo de determinada pea de 20.000 unidades
por ano. O custo de armazenagem por pea e de $ 1,90 por
ano e o custo de pedido de $ 500,00.

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11 Noes de Administrao de Materiais
1.1 CONSIDERAES INICIAIS
Embora todos saibamos comprar, em funo do
cotidiano de nossas vidas, imprescindvel a conceituao
da atividade, que significa procurar e providenciar a entrega
de materiais, na qualidade especificada e no prazo
1.5.3.7 RESTRIES AO LOTE ECONMICO necessrio, a um preo justo, para o funcionamento, a
manuteno ou a ampliao da empresa.
Espao de Armazenagem - uma empresa que
passa a adotar o mtodo em seus estoques, pode
deparar-se com o problema de falta de espao, pois,
s vezes, os lotes de compra recomendados pelo 1.2 CONCEITO DE COMPRA
sistema no coincidem coma capacidade de
armazenagem do almoxarifado; a funo responsvel pela obteno do material no
mercado fornecedor, interno ou externo, atravs da mais
Variaes do Preo de Material - Em correta traduo das necessidades em termos de
economias inflacionarias, calcular e adquirir a fornecedor / requisitante.
quantidade ideal ou econmica de compra, com
base nos preos atuais para suprir o dia de amanh, ainda, a unidade organizacional que, agindo em
implicaria, de certa forma, refazer os clculos tantas nome das atividades requisitantes, compra o material certo,
vezes quantas fossem as alteraes de preos ao preo certo, na hora certa, na quantidade certa e da fonte
sofridas pelo material ao longo do perodo, o que certa.
no se verifica , com constncia, nos pases de
economia relativamente estvel, onde o preo
permanece estacionrio por perodos mais longos;
1.2.1 Material Certo
Dificuldade de Aplicao - Esta dificuldade
decorre, em grande parte, da falta de registros ou da importante que o comprador esteja em situao de
dificuldade de levantamento dos dados de custos. certificar-se se o material comprado, de um fornecedor est
Entretanto, com referncia a este aspecto, erros, por de acordo com o solicitado. O comprador deve, portanto,
maiores que sejam, na apurao destes custos no desenvolver um sentido tcnico a fim de descobrir
afetam de forma significativa o resultado ou a eventuais discrepncias entre a cotaes de um fornecedor
soluo final. So poucos sensveis alteraes e as especificaes da Requisio de Compras. O
razoveis nos fatores de custo considerados. Estes comprador deve ter condies de reconhecer, em uma
so, portanto, sempre de preciso relativa; eventual alternativa de cotao, uma economia do custo
potencial ou a idia de melhoria do produto. Evidentemente,
Natureza do Material - Pode vir a se constituir em tais circunstancias, a deciso final no ser do
em fator de dificuldade. O material poder tornar-se comprador mas ele deve ter habilidade para encaminhar aos
obsoleto ou deteriorar-se; setores requisitantes ou tcnicos da empresa essas
sugestes. Toda vez que uma requisio no for
Natureza de Consumo - A aplicao do lote suficientemente clara, o comprador dever solicitar
econmico de compra, pressupe, em regra, um esclarecimentos ou, se for o caso, devolv-la a fim de que
tipo, de demanda regular e constante, com seja preenchida corretamente e de maneira que transmita
distribuio uniforme. Como isto nem sempre ocorre exatamente o que se deseja adquirir.
com relao boa parte dos itens, possvel que
no consigamos resultados satisfatrios ou Em hiptese alguma o comprador deve der inicio a um
esperados com os materiais cujo consumo seja de processo de compras, sem ter idia exata de que quer
ordem aleatria e descontnua. comprar. Objetivando um melhor conhecimento do que vai
comprar, o comprador, sempre que possvel, dever entrar
Podemos, nestas circunstncias, obter uma em contato cem os setores que utilizam ou que vo utilizar o
quantidade pequena que inviabilize a sua utilizao. material ou servio a ser adquirido, de que maneira e se
inteirar de todos os problemas e dificuldades que podero
ocorrer ou ocorrem quando da utilizao do item requisitado.
GESTO DE COMPRAS Em resumo: cada vez mais, hoje em dia, o comprador
deve ser um tcnico.

1 NOES FUNDAMENTAIS DE COMPRAS


1.2.2 Preo Certo
"A arte de comprar est se tornando cada vez
mais uma profisso e cada vez menos um jogo de Nas grandes empresas, subordinado a Compras, existe
sorte". o Setor de Pesquisa e Anlise de Compras. Sua funo ,
entre outras, a de calcular o "preo objetivo" do item (com
"Em muitos casos no o custo que determina base em desenhos e especificaes) . O clculo desse
o preo de venda, mas o inverso. O preo de venda "preo objetivo" feito baseando-se no tempo de execuo
necessrio determina qual deve ser o custo. do item, na mo de obra direta, no custo da matria prima
Qualquer economia, resultando em reduo de custo com mo de obra mdia no mercado; a este valor deve-se
de compra, que uma parte de despesa de acrescentar um valor, pr-calculado, de mo de obra
operao de uma industria, 100% lucro. Os lucros indireta. Ao valor encontrado deve-se somar o lucro. Todos
das compras so lquidos". (HENRY FORD) estes valores podem ser obtidos atravs de valores mdios
do mercado, e do balano e demonstraes de lucros e
perdas dos diversos fornecedores.

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12 Noes de Administrao de Materiais
O "preo objetivo" que vai servir de matemticas objetivando facilitar a determinao da
orientao ao comprador quando de uma quantidade a ser adquirida. Entretanto, qualquer que seja, a
concorrncia. No julgamento da concorrncia duas frmula ou mtodo a ser adotado no elimina a deciso final
so as possveis situaes: da Gerncia de Compras com eventuais alteraes destas
quantidades devido as situaes peculiares do mercado.
a) Preo muito mais alto do que o "preo
objetivo": nessas circunstncias, eventualmente, o
comprador poder chamar o fornecedor e solicitar
esclarecimentos ou uma justifica tive do preo. O 1.2.5 Fonte Certa
fornecedor ou est querendo ter um lucro excessivo,
ou possui sistemas onerosos de fabricao ou um De nada adiantar ao comprador saber exatamente o
mau sistema de apropriao de custos; material a adquirir, o preo certo, o prazo certo e a
quantidade certa, se no puder encontrar uma fonte de
b) Preo muito mais baixo que o "preo fornecimento que possa agrupar todas as necessidades. A
objetivo": o menor preo no significa hoje em dia, o avaliao dos fornecedores e o desenvolvimento de novas
melhor negcio. Se o preo do fornecedor for muito fontes de fornecimento so fatores fundamentais para o
mais baixo, dois podem ser os motivos: 1) O funcionamento de compras. Devido a essas necessidades o
fornecedor desenvolveu uma tcnica de fabricao comprador, exceto o setor de vendas da empresa, o
tal que conseguiu diminuir seus custos; 2) O elemento que mantm e deve manter o maior nmero de
fornecedor no soube calcular os seus custos e contatos externos na busca cada vez mais intensa de
nessas circunstncias dois problemas podem ampliar o mercado de fornecimento. importante este item
ocorrer: ou ele no descobre os seus erros e que mais adiante vamos tratar com detalhes como escolher
fatalmente entrar em dificuldades financeiras com e selecionar novos fornecedores.
possibilidades de interromper seu fornecimento, ou
descobre o erro e ento solicita um reajuste de preo
que, na maioria das vezes, poder ser maior que o
segundo preo na concorrncia original. Portanto, se 1.3 FUNO DE COMPRA
o preo for muito mais baixo que o preo objetivo, o
fornecedor deve ser chamado, a fim de prestar A Funo Compras uma das engrenagem do grande
esclarecimentos. Deve-se sempre partir do princpio conjunto denominado Sistema Empresa ou Organizao e
fundamental de que toda empresa deve ter lucro, deve ser devidamente considerado no contexto, para que
evidentemente um lucro comedido, e que, portanto, deficincias no venham a ocorrer, provocando demoras
no nos interessa que qualquer fornecedor tenha onerosas, produo ineficiente, produtos inferiores, o no
prejuzos. Se a empresa no tiver condies de cumprimento de promessas de entregas e clientes
determinar esse preo objetivo, pelo menos, o insatisfeitos.
comprador deve abrir a concorrncia tendo uma
A competitividade no mercado, quanto a vendas, e em
idia de que vai encontrar pela frente. Nessas
circunstncias, ele deve tomar como base ou o grande parte, assim como a obteno de lucros
ltimo preo, ou, se o item for um item novo, dever satisfatrios, devida a realizao de boas compras, e para
que isto ocorra necessrio que se adquira materiais ao
fazer uma pesquisa preliminar de preos.
mais baixo custo, desde que satisfaam as exigncias de
Em resumo: nunca o comprador deve dar incio qualidade.
a uma concorrncia, sem ter uma idia do que vai
O custo de aquisio e o custo de manuteno dos
receber como propostas.
estoques de material devem, tambm, ser mantidos em um
nvel econmico. Essas consideraes elementares so a
base de toda a funo e cincia de Compras.
1.2.3 Hora Certa A funo Compras compreende:
O desenvolvimento industrial atual e o aumente a) Cadastramento de Fornecedores;
cada vez maior do numero de empresas de
produo em srie, torna o tempo de entrega, ou os b) Coleta de Preos;
prazos de entrega, um dos fatores mais importantes
no julgamento de uma concorrncia. As diversas c) Definio quanto ao transporte do material;
flutuaes de preos do mercado e o perigo de d) Julgamento de Propostas;
estoques excessivos fazem cem que e comprador
necessite coordenar esses dois fatores da melhor e) Diligenciamento do preo, do prazo e da
maneira possvel, a fim de adquirir na hora certa o qualidade do material;
material para a empresa.
f) Recebimento e Colocao da Compra.

1.2.4 Quantidade Certa


1.4 CICLO DE COMPRAS
A quantidade a ser adquirida cada vez mais O ciclo de compras consiste nos seguintes passos:
importante por ocasio da compra. At pouco tempo
atrs aumentava-se a quantidade a ser adquirida 1. Receber e analisar as requisies de compra: As
objetivando melhorar e preo; entretanto outros requisies de compras tm incio com o departamento ou a
fatores como custo de armazenagem, capital pessoa que ser o usurio final. No ambiente de MRP
investido em estoques etc., fizeram com que maiores (Material Requirement Planning), o planejador libera um
cuidados fossem tornados na determinao da pedido planejado autorizando o departamento de compras a
quantidade certa ou na quantidade mais econmica ir adiante e processar um pedido de compra. No mnimo, as
a ser adquirida. Para isso foram deduzidas frmulas requisies de compra contm as seguintes informaes:

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13 Noes de Administrao de Materiais

Identidade do requisitante, aprovao 7. Recepo e aceitao das mercadorias: Quando as


assinada, e conta em que ser debitado o mercadorias so recebidas, o departamento de recepo as
custo; inspeciona para garantir que foram enviados os itens
Especificao do material; corretos, na quantidade certa e que no foram danificados
Quantidade e unidade de medida; no transporte. Usando a sua cpia do pedido de compra, o
Data e local de entrega exigidos; departamento de recepo aceita as mercadorias e escreve
Qualquer outra informao complementar um recibo, observando qualquer variao. Se for necessria
necessria. outra inspeo, por exemplo, do controle de qualidade, as
mercadorias so enviadas ao departamento correspondente
2. Selecionar fornecedores: Identificar e ou retiradas para inspeo. Se as mercadorias recebidas
selecionar fornecedores so importantes estiverem danificadas, o departamento de recepo avisar
responsabilidades do departamento de compras. o departamento de compras e reter as mercadorias para
Para itens rotineiros ou para aqueles que nunca outras providncias. Desde que as mercadorias estejam em
foram comprados antes, deve-se manter uma lista ordem e no exijam mais inspeo, elas sero enviadas
de fornecedores aprovados. Se o item no foi para o departamento solicitante ou para o estoque. Ma cpia
comprado antes ou se no houver um do recibo ento enviada para o departamento de compras,
fornecedor aceitvel em arquivo, deve-se fazer observando qualquer variao ou discrepncia em relao
uma pesquisa. Se o pedido de pequeno valor ou ao pedido de compra. Se o pedido considerado completo,
para itens padronizados, um fornecedor o departamento de recepo fecha sua cpia do pedido de
provavelmente poder ser encontrado num catlogo, compra e avisa o departamento compras. Se no estiver
num jornal especializado ou numa lista telefnica. completo, o pedido de compra mantido aberto, esperando
para ser completado. Se as mercadorias tambm foram
3. Solicitao de cotaes: Para itens maiores, inspecionadas pelo departamento de controle de qualidade,
geralmente desejvel emitir uma solicitao de os responsveis por esse setor tambm avisaro ao
cotao. Trata-se de um requerimento por escrito departamento de compras sobre a aceitao ou no das
que enviado a um nmero suficiente de mercadorias.
fornecedores para garantir que cotaes
competitivas e confiveis sejam recebidas. No se
trata de um pedido de venda. Depois que os
fornecedores completam e devolvem as cotaes ao
comprador, as cotaes so analisadas quanto a 8. Aprovao da fatura do fornecedor para pagamento:
preo, obedincias s especificaes, termos e Quando recebida a fatura do fornecedor, h trs
condies de venda, entrega e termos de informaes que devem concordar: o pedido de compra, o
pagamento. Para itens cujas especificaes podem relatrio de recebimento e a fatura. Os itens e as
ser descritas precisamente, a escolha quantidades devem ser os mesmos em todos os
provavelmente feita com base no preo, entrega e documentos; os preos e suas extenses devem ser os
termos de venda. mesmos no pedido de compra e na fatura. Todos os
descontos e termos do pedido original de compra devem ser
4. Determinar o preo certo: Essa uma comparados com a fatura. funo do departamento de
responsabilidade do departamento de compras, compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer
intimamente ligada seleo dos fornecedores. O diferenas. Uma vez aprovada, a fatura enviada ao
departamento de compras tambm responsvel departamento de contas a pagar.
por negociar o preo, e tentar obter o melhor preo
junto ao fornecedor. 1.5 OBJETIVO DE COMPRAS
5. Emitir pedidos de compra:.Ordem de compra De uma maneira bastante ampla, e que demonstra que
uma oferta legal de compra. Uma vez aceita pelo a funo compras no existe somente no momento da
fornecedor, ela se torna um contrato legal para compra propriamente dita, mas que a mesma possui uma
entrega das mercadorias de acordo com os termos e maior amplitude, envolvendo a tomada de decises,
condies especificados no contrato de compra. O procedendo a anlises e, determinando aes que
pedido de compor preparado com base na antecedem ao ato final, podemos dizer que compras tem
requisio de compra ou nas cotaes, e tambm como objetivo "comprar os materiais certos, com a
em qualquer outra informao adicional necessria. qualidade exigida pelo produto, nas quantidades
Envia-se uma cpia ao fornecedor; o departamento necessrias, no tempo requerido, nas melhores condies
de compras retm uma cpia, e outras so enviadas de preo e na fonte certa".
para outros departamentos, tais como o de
contabilidade, o departamento requisitante e o Para que estes objetivos sejam atingidos, deve-se
departamento de recepo. buscar alcanar as seguintes metas fundamentais:
a) Atender o cronograma de produo, atravs do
6. Seguimento e entrega: O fornecedor fornecimento contnuo de materiais;
responsvel pela entrega pontual dos itens pedidos.
O departamento de compras deve garantir que os b) Estocar ao mnimo, sem comprometer a
fornecedores realmente entreguem pontualmente. segurana da produo desde que represente
Se houver dvidas quanto ao cumprimento dos uma economia para a organizao;
prazos de entrega, o departamento de compras deve
c) Evitar multiplicidade de itens similares, o
descobrir isso a tempo de tomar medidas corretivas.
Isso pode envolver a agilizao do transporte, fontes desperdcio, deteriorao e obsolescncia;
alternativas de suprimentos, um trabalho junto ao d) Manter a qualidade dos materiais conforme
fornecedor para sanar seus problemas ou a especificaes;
reprogramao da produo.

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e) Adquirir os materiais a baixo custo sem legais sero detalhados em Compras no Servio Pblico.
demrito a qualidade;
f) Manter atualizado o cadastro de
fornecedores. 1.6.4 Compras por Importao
As compras por importao envolvem a participao do
administrador com especialidade em comrcio exterior,
1.6 TIPOS DE COMPRAS motivo pelo qual no cabe aqui nos aprofundarmos a esse
respeito. Seus procedimentos encontram-se expostos a
Toda e qualquer ao de compra precedida contnuas modificaes de regulamentos, que
por um desejo de consumir algo ou investir. Existem compreendem, entre outras, as seguintes etapas:
pois, basicamente, dois tipos de compra:
a) Processamento de faturas pro forma;
a) a compra para consumo e;
b) Processamento junto ao Departamento de
b) a compra para investimento. Comrcio Exterior - DECEX dos documentos
necessrios importao;
c) Compra de cmbio, para pagamento contra carta
1.6.1 Compra para investimento de crdito irrevogvel;
Enquadram-se as compras de bens e d) Acompanhamento das ordens de compra
equipamentos que compem o ativo da empresa (purchase order) no exterior;
(Recursos Patrimoniais).
e) Solicitao de averbaes de seguro de
transporte martimo e/ou areo;
f) Recebimento da mercadoria em aeroporto ou
1.6.2 Compras para consumo porto;
So de matrias primas e materiais destinados g) Pagamento de direitos alfandegrios;
a produo, incluindo-se a parcela de material de
escritrio. Algumas empresas denominam este tipo h) Reclamao seguradora, quando for o caso.
de aquisio como compras de custeio.
i) Quanto a formalizao das compras, as mesmas
As compras para consumo, segundo alguns podem ser:
estudiosos do assunto, subdividem-se em:
a) compras de materiais produtivo e;
b) compras de material improdutivo. 1.6.5 Compras Formais
So as aquisies de materiais em que obrigatria a
emisso de um documento de formalizao de compra.
Estas compras so determinadas em funo de valores pr-
1.6.2.1 Materiais Produtivos estabelecidos e conforme o valor a formalidade e feita em
So aqueles materiais que integram o produto graus diferentes.
final, portanto, neste caso, matria-prima e outros
materiais que fazem parte do produto, sendo que
estes diferem de indstria - em funo do que
produzido. 1.6.6 Compras informais
So compras que, por seu pequeno valor, no
1.6.2.2 Materiais improdutivos justificam maior processamento burocrtico.
So aqueles que, sendo consumido normal e
rotineiramente, no integram o produto, o que quer 1.7 SEQNCIA LGICA DE COMPRAS
dizer que apenas material de consumo forado ou Para se comprar bem preciso conhecer as respostas
de custeio. Em funo do local onde os materiais de cinco perguntas, as quais iro compor a lgica de toda e
esto sendo adquiridos, ou de suas origens, a qualquer compra:
compra pode ser classificada como: Compras Locais
ou Compras por Importao. - O que comprar? R. - Especificao / Descrio do
Material
Esta pergunta deve ser respondida pelo requisitante,
1.6.3 Compras Locais que pode ou no ser apoiado por reas tcnicas ou mesmo
compras para especificar o material.
As atividades de compras locais podem ser
exercidas na iniciativa privada e no servio pblico. As especificaes funcionais podem ser descritas das
A diferena fundamental entre tais atividades a seguintes maneiras, ou uma combinao delas:
formalidade no servio pblico e a informalidade na Descrio por marca: descrio pela marca
iniciativa privada, muito embora com procedimentos mais freqente usada em negcios de atacado e
praticamente idnticos, independentemente dessa varejo, mas tambm e intensamente usada em
particularidade. As Leis n 8.666/93 e 8.883/94, que manufatura. Quando comprado pela marca, o
envolvem as licitaes no servio pblico, exigem cliente esta confiando na reputao e integridade
total formalidade. Seus procedimentos e aspectos do fornecedor. O problema das compras pela

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marca est no custo, que geralmente tem 1.8 CENTRALIZAO DAS COMPRAS
um preo mais alto.
Em quase todas as empresas mantm-se um
Descrio por especificao: existem departamento separado para compras. A razo que as leve
vrias maneiras de descrever um produto: a proceder assim diz respeito a custos e padronizao,
caractersticas fsicas e qumicas; material assim sendo, somente alguns materiais so dele gados a
e mtodo de manufatura; performance. aquisio, e estes so aqueles de uso mais insignificante,
em termos de custos, para a empresa, e que por essa razo
Desenhado por engenheiros: os desenhos no sofrem maiores controles.
dos engenheiros descrevem em detalhes a
configurao exata das partes e da A empresa que atua em diversos locais distintos no
montagem, incluindo informaes como necessariamente deve centralizar compras em um nico
acabamento, tolerncias e material a ser local, neste caso procede-se uma analise e se a mesma for
utilizado. A descrio feita pelo favorvel deve-se regionalizar as compras visando um
departamento da engenharia e so caras atendimento mais rpido e um custo menor de transporte.
de serem produzidas, mas do uma
O abastecimento centralizado oferece as seguintes
descrio exata da parte requerida.
vantagens:
Existe uma variedade de outros mtodos
1 - Melhor aproveitamento das verbas para compras; -
de especificao.
A concentrao das verbas para compras aumenta o poder
- Quanto e Quando comprar? R.- funo de barganha;
direta da expectativa de consumo, disponibilidade
2 - Melhor controle por parte da direo;
financeira, capacidade de armazenamento e prazo
de entrega. 3 - Melhor aproveitamento de pessoal;
A maior parte das variveis acima deve ser 4 - Melhoramento das relaes com fornecedores.
determinada pelo rgo de material ou suprimento
no setor denominado gesto de estoques.
A disponibilidade financeira deve ser 1.9 SELEO DE FORNECEDORES
determinada pelo oramento financeiro da Empresa.
A escolha de um fornecedor uma das atividades
A capacidade de armazenamento limitada fundamentais e prerrogativa exclusiva de compras. O bom
pela prpria condio fsica da Empresa.
fornecedor quem vai garantir que todas aquelas clausulas
- Onde comprar? R.- Cadastro de solicitadas, quando de uma compra, sejam cumpridas. Deve
Fornecedores. o comprador procurar, de todas as maneiras, aumentar o
nmero de fornecedores em potencial a serem consultados,
de responsabilidade do rgo de compras de maneira que se tenha certeza de que o melhor negcio
criar e manter um cadastro confivel foi executado em benefcio da empresa. O nmero limitado
(qualitativamente) e numericamente adequado de fornecedores a serem consultados, constituem uma
(quantitativa). limitao das atividades de compras.
Como suporte alimentador do cadastro de Uma vez definido o que comprar, a seleo dos
fornecedores deve figurar o usurio de material ou melhores fornecedores a prxima deciso mais importante
equipamentos e logicamente os prprios de compras. Um bom fornecedor aquele que tem a
compradores. tecnologia para fazer o produto na qualidade requerida, tm
a capacidade de fazer a quantidade necessria, e pode
- Como comprar? R.- Normas ou Manual de
levar o negocio bem o suficiente para gerar lucro e ainda
Compras da Empresa.
vender um produto competitivo.
Estas Normas devero retratar praticamente a
Existe 3 tipos de fonte de fornecedores:
poltica de compras na qual se fundamenta a
Empresa. Originadas e definidas pela cpula Fonte exclusiva: quer dizer que apenas um
Administrativa devero mostrar entre outras, fornecedor est disponvel (available) , devido a
competncia para comprar, contratao de servios, patentes, especificaes tcnicas, matria-prima,
tipos de compras, frmulas para reajustes de preos, localizao, e etc.
formulrios e rotinas de compras, etc.
Mltiplas fontes: o uso de mais de um
- Outros Fatores fornecedor para um item, gerando competio que
Alm das respostas as perguntas bsicas o resultar em preo menores e melhores servios,
comprador deve procurar, atravs da sua e haver continuidade no fornecimento.
experincia e conhecimento, sentir em cada compra Fonte nica: uma deciso planejada da
qual fator que a influencia mais, a fim de que possa organizao para selecionar um fornecedor para
ponderar melhor o seu julgamento. Os fatores de um item quando diversas fontes so disponveis,
maior influncia na compra so: Preo; Prazo; objetivando produzir um parceria de longo prazo.
Qualidade; Prazos de Pagamento; Assistncia
Tcnica. Considerando a importncia das especificaes de
funo, quantidade, servio e preo, existem diversos
fatores para seleo do fornecedor: habilidade tcnica,
habilidade de manufatura, confiana, servio de ps-vendas,
localizao dos fornecedores, preo, e outras
consideraes.

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Num moderno ambiente de negcios, o tipo de 1.9.1 ETAPA 1 - Levantamento e Pesquisa de Mercado
relaes entre os fornecedores e consumidores
crucial para ambos, sendo que a relao vai Estabelecida a necessidade da aquisio para
evoluindo para uma dependncia mtua. O determinado material, e necessrio levantar e pesquisar
fornecedor pode confiar em negcios futuros, e o fornecedores em potencial. O levantamento poder ser
comprador ter um fornecimento garantido de realizado atravs dos seguintes instrumentos:
produtos de qualidade, suporte tcnico, e melhoria - Cadastro de Fornecedores do rgo de Compras;
contnua dos produtos. A comunicao entre eles
deve ser aberta e completa, para que ambas partes - Edital de Convocao;
entendam os problemas do outro e possam trabalhar
juntos para a soluo de problemas que trar - Guias Comerciais e Industriais;
vantagens mtuas. Ou seja, a seleo o - Catlogos de Fornecedores;
relacionamento com os fornecedores de extrema
importncia. - Revistas especializadas;
Os fatores que influem na deciso de escolha - Catlogos Telefnicos;
de algum fornecedor so quantitativos (pode ser
- Associaes Profissionais e Sindicatos Industriais.
colocado algum valor sobre o fator) e qualitativos
(demanda julgamento). A dificuldade est em
encontrar um mtodo que combine estes dois fatores
para selecionar o melhor fornecedor. Um mtodo o
1.9.2 ETAPA 2 - Anlise e Classificao
mtodo de classificao, que consiste em: identificar
os fatores que so considerados importantes para a Compreende a anlise dos dados cadastrais do
seleo do fornecedor; colocar um peso para cara fornecedor e a respectiva classificao quanto aos tipos de
fator; classificar cada fornecedor segundo os fatores; materiais a fornecer, bem como, a eliminao daqueles
classificar os fornecedores. Essa uma maneira de fornecedores que no satisfizerem as exigncias da
se quantificar os fatores que no so quantitativos empresa.
por natureza, forando a empresa considerar a
importncia relativa de cada um dos vrios fatores
que influem na escolha do fornecedor.
1.9.3 ETAPA 3 - Avaliao de Desempenho
O preo no e o nico fator que influi nas
decises de compras. Entretanto, quando todas as Esta etapa efetuada ps - cadastramento e nela faz-
demais coisas so iguais, ele e o mais importante. se o acompanhamento do fornecedor quanto ao
Na mdia das empresas, 50% do valor de venda dos cumprimento do contratado, servindo no raras vezes como
produtos est atribudo as compras. elemento de eliminao das empresas fornecedoras.
Deve-se saber bem o que o requerido, para
no se pagar mais que o necessrio. Esse preo
justo um preo que competitivo, d lucro ao 1.10 DETERMINAO DO PREO
vendedor, e permite ao comprador vender seu
produto tendo lucro. Logo o menor preo no o Preos podem ser negociados se o comprador tem o
melhor, pelo menos no para um relao de conhecimento e o alvo para fazer isso. Um pequeno
comprador-fornecedor duradoura, onde o fornecedor comprador provavelmente no tem essas qualificaes ,
no obtm lucro, ou para obte-lo, diminui a enquanto que um grande comprador deva ter. Atravs da
qualidade e os servios. Ou seja, no final, tanto negociao, ambas partes tentam resolver condies de
comprador como fornecedor devem sair satisfeitos. compra, para que haja benefcio mtuo. So requeridas
habilidades e planejamento cuidadosos para a negociao
O preo do produto fornecido baseado num
ter sucesso, alm de tomar muito tempo e esforo. Deve-se
valor mnimo, que o fornecedor coloca, (determinado saber se o lucro potencial justifica estes custos. Um fator
pelos seus custos de produo e o lucro obtido na importante para as propostas de negociao e o tipo de
venda), e um valor mximo, colocado pelo mercado.
produto:
Se os compradores esto buscando um preo justo,
tem que desenvolver um entendimento de demanda Comodities: comoditties so materiais como trigo,
e oferta de mercado , preos competitivos e os carne e metais. O preo estabelecido pelo
mtodos de se chegar nos custos. Um mtodo de se mercado de oferta e demanda, e pode flutuar
analisar os custos e quebra-lo em custos fixos (so bruscamente. A negociao esta relacionada
os custos que existem no importando o volume das apenas em contratos para preos futuros;
vendas), e custos variveis (custos diretamente
relacionados com a quantidade produzida ou Produtos padronizados: estes produtos so
vendida). Se analisados estes custos com a receita, fornecidos por diversos fornecedores, e os preos
num grfico de volume de vendas/dinheiro, obtm-se so determinados pelos catlogos de preo. No
as regies de lucro e prejuzo. existe muito campo para negociar, apenas para
compras grandes;
O processo de seleo das fontes de
fornecimento no se restringe a uma nica ocasio, Itens de pequeno valor: so itens como
ou seja, quando e necessria a aquisio de suprimentos de manuteno ou limpeza, que
determinado material. A atividade deve ser exercida representa compras de baixo valor que a
de forma permanente e contnua, atravs de vrias negociao de preo de pouca razo. O objetivo
etapas, entre as quais selecionamos as seguintes: manter os custos de encomenda/ordering baixo;
Itens feitos sob encomenda: esta categoria inclui
itens feitos sob especificaes ou nas quais

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recebe-se cotaes de diversas fontes. f) economia de escala na aquisio centralizada,
Esses geralmente podem ser negociados. gerando custos mais baixos;
g) melhor qualidade, por causa da maior facilidade
1.11 COMPRAS X CUSTOS INDUSTRIAIS de implantao do sistema de qualidade;
Modernamente a funo de compras tem sido h) sortimento de produtos com mais consistncia,
desenvolvida dentro de um novo sistema de para suportar as promoes nacionais;
maturidade com tcnicas mais sofisticadas.
i) especializao das atividades para o pessoal da
Um dos aspectos que devem merecer muita produo no perder muito tempo com contatos
ateno so os custos industriais que representam com os vendedores.
percentual considervel na composio final do
preo de venda.

1.12.2 O uso de comit tem as seguintes vantagens:


CUSTO INDUSTRIAL = CUSTO DE
AQUISIO + CUSTO DE TRANSFORMAO. a) larga faixa de experincia aplicada nas
decises;
b) as decises so tomadas numa atmosfera mais
O controle da eficincia dos custos de cientfica;
transformao j so perfeitamente realizados
atravs de tcnicas consagradas, entretanto o c) o nvel de presses sobre compras mais baixo,
controle da eficincia de aquisio constitui um melhorando as relaes dos compradores com o
problema de difcil equacionamento, principalmente pessoal interno e os vendedores;
em virtude de a atividade de aquisio estar voltada d) a co-participao das reas dentro do esprito de
para fora da empresa e sujeita a um sem-nmero de engenharia simultnea, cria um ambiente
fatores ainda no controlveis. favorvel para melhor desempenho tanto do ponto
Muitos estudos tm mostrado que os gastos de vista poltico, como profissional.
relativos a compras em empresas de manufatura
podem alcanar mais de 50% da receita lquida.
1.12.3 Pontos importantes para descentralizao:
a) adequao da compra devido ao conhecimento
1.12 ORGANIZAO DO SERVIO DE dos problemas especficos da rea onde o
COMPRAS comprador exerce sua atividade.
As compras podem ser centralizadas ou no. O b) menor estoque e com uma variedade mais
tipo de empreendimento que vai definir a adequada, por causa de peculiaridades regionais
necessidade de centralizar. da qualidade, quantidade, variedade.
Uma prtica muito usada ter um comit de c) coordenao, em virtude do relacionamento direto
compras, em que pessoas de todas as rea da com o fornecedor, levando a unidade operacional
empresa participem das decises. a atuar de acordo com as necessidades regionais.
As vantagens da centralizao dos servios de d) flexibilidade proporcionada pelo menor tempo de
compras so sempre postas em dvida pelos tramitao das ordens, provocando menores
departamentos que necessitam de materiais. De faltas.
modo geral, a centralizao apresenta aspectos
realmente positivos, pela reduo dos preos mdios
de aquisio, apesar de, em certos tipos de
compras, ser mais aconselhvel aquisio 1.13 CUIDADOS AO COMPRAR
descentralizada.
O processo de produo inicia-se com planejamento
das vendas, estabelecimento de uma poltica de estoque de
produtos acabados e listagem dos itens e quantidades de
1.12.1 Vantagens de Centralizar: produtos a serem fabricados, quantidades estas distribudas
ao longo de um cronograma de produo.
a) viso do todo quanto organizao do
servio; Um sistema de planejamento de produo fixa as
quantidades a comprar somente na etapa final da
b) poder de negociao para melhoria dos elaborao do plano de produo. As quantidades lquidas a
nveis de preos obtidos dos fornecedores; comprar sero apuradas pela desagregao das fichas de
c) influncia no mercado devido ao nvel de produo e em especial pela listagem de materiais
relacionamento com os fornecedores; necessrios para compor cada unidade de produto a ser
produzido. Ser necessrio comparar as necessidades de
d) anlise do mercado, com eficcia, em materiais com as existncias nos estoques de matrias-
virtude da especializao do pessoal no primas, para se apurar as necessidades lquidas distribudas
servio de compras; no tempo conforme o cronograma de produo necessria
para atender ao planejamento de vendas.
e) controle financeiro dos compromissos
assumidos pelas compras associado a um Entretanto, a execuo da compra ser a primeira
controle de estoques; etapa executiva do programa de produo. O trmino da

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programao e o incio das atividades de compra 1) Especificao tcnica: conferencia das
caracterizam-se, portanto, como uma rea com especificaes pedidas com as recebidas.
muitas facilidades de conflitos, conflitos estes
sempre agravados pelos atrasos normais e habituais 2) Qualidade dos materiais: conferencia fsica do
do planejamento. material recebido.

As presses exercidas pelos setores de 3) Quantidade: Executar contagem fsica dos materiais,
produo e faturamento reforam ainda mais a ou utilizar tcnicas de amostragem quando for invivel a
probabilidade de atritos na rea de compras. Neste contagem um a um.
momento todos se esquecem dos atrasos no 4) Preo:
planejamento das vendas e na programao da
produo. 5) Prazo de entrega: conferencia se o prazo esta
dentro do estabelecido no pedido.
Outro aspecto interessante do relacionamento
dentro da rea de compras a inverso curiosa de 6) Condies de pgto: conferencia com relao ao
atitude que se processa entre o comprador e o pedido.
vendedor aps a emisso do pedido. A posio
inicial de vendedor sempre solicitante e o
comprador nesta fase poder usar seus recursos de
presso para forar o vendedor a chegar s 1.17 O ARMAZENAMENTO
condies ideais para a empresa.
Na definio do local adequado para o armazenamento
Uma vez emitido o pedido, o comprador perde devemos considerar:
sua posio de comando e passa a uma atitude de
expectativa. Procurar de agora em diante adotar - Volume das mercadorias / espao disponvel;
uma atitude de vigilncia, procurando cuidar para - Resistncia / tipo das mercadorias (itens de fino
que os fornecimentos sejam feitos e os prazos acabamento);
cumpridos.
- Nmero de itens;
- Temperatura, umidade, incidncia de sol, chuva, etc;
1.14 COTAO DE PREOS - Manuteno das embalagens originais / tipos de
O depto de compras com base nas solicitaes embalagens;
de mercadorias, efetua a cotao dos produtos - Velocidade necessria no atendimento;
requisitados.
O sistema de estocagem escolhido deve seguir
Aps efetuadas as cotaes o rgo algumas tcnicas imprescindveis na Adm. de Materiais. As
competente analisa qual a proposta mais vantajosa principais tcnicas de estocagem so:
levando em considerao os seguintes itens:
a) prazo de pagamento;
b) valor das parcelas;
a) Carga unitria:
D-se o nome de carga unitria carga constituda de
1.15 O PEDIDO DE COMPRA embalagens de transporte que arranjam ou acondicionam
uma certa quantidade de material para possibilitar o seu
Aps trmino da fase de cotao de preos dos manuseio, transporte e armazenamento como se fosse uma
materiais e analise da melhor proposta para unidade. A formao de carga unitria se atravs de pallets.
fornecimento, o setor de compras emite o pedido de Pallet um estrado de madeira padronizado, de diversas
compras para a empresa escolhida. Esse pedido dimenses. Suas medidas convencionais bsicas so
dever ter com clareza a descrio do material a ser 1.100mm x 1.100mm, como padro internacional para se
comprado, bem como as descries tcnicas, para adequar aos diversos meios de transportes e armazenagem;
que no ocorra as freqentes dvidas que
comumente acontecem.
b) Caixas ou Gavetas:
Preferencialmente o pedido dever ser emitido
em 3 vias, sendo a 1 e 2 vias enviadas ao a tcnica de estocagem ideal para materiais de
fornecedor, o qual colocar ciente na 2 via e a pequenas dimenses, como parafusos, arruelas, e alguns
devolver, que passar a ter fora de contrato, materiais de escritrio; materiais em processamento, semi
funcionando como um "instrumento particular de acabados ou acabados. Os tamanhos e materiais utilizados
compromisso de compra e venda". A 3 via funciona na sua construo sero os mais variados em funo das
como follow up do pedido. necessidades especficas de cada atividade.

1.16 O RECEBIMENTO DE MATERIAIS c) Prateleiras:

No recebimento dos materiais solicitados, uma tcnica de estocagem destinada a materiais de


alguns principais aspectos devero ser considerados tamanhos diversos e para o apoio de gavetas ou caixas
como: padronizadas. Tambm como as caixas podero ser
construdas de diversos materiais conforme a convenincia

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19 Noes de Administrao de Materiais
da atividade. As prateleiras constitui o meio de
estocagem mais simples e econmico.

d) Raques: Ao raques so construdos para


acomodar peas longas e estreitas como tubos,
barras, tiras, etc.

e) Empilhamento: Trata-se de uma variante da


estocagem de caixas para aproveitamento do
espao vertical. As caixas ou pallets so empilhados
uns sobre os outros, obedecendo a uma distribuio
eqitativa de cargas. Container Flexvel: uma das
tcnicas mais recentes de estocagem, uma
espcie de saco feito com tecido resistente e
borracha vulcanizada, com um revestimento interno
conforme o uso.

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20 Noes de Administrao de Materiais

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CHIAVENATO, Idalberto. Iniciao a
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GURGEL, Floriano C. A. Administrao do Fluxos


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MARTINS, Petrnio G. Administrao de Materiais


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MOREIRA, Daniel Augusto. Introduo a


Administrao da Produo e Operaes. So
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MOURA, Reinaldo A . Armazenamento e


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POZO, Hamilton. Administrao de Recursos


Materiais e Patrimoniais: uma abordagem
logstica. So Paulo: Atlas, 2001

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