1 Noes de Administrao de Materiais
1.2 UMA INTRODUO HISTRICA
ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS
1.1 AS EMPRESAS E SEUS RECURSOS
Toda produo depende da existncia conjunta
de trs fatores de produo: natureza, capital e
trabalho, integrados por um quarto fator denominado
empresa. Para os economistas, todo processo
produtivo se fundamenta na conjuno desses
quatro fatores de produo.
Os quatro fatores de produo.
Cada um dos quatro fatores de produo tem
uma funo especfica, a saber:
Natureza: o fator que fornece os insumos
necessrios produo, como as matrias-primas, consumo, as exigncias dos consumidores, o mercado
os materiais, a energia etc. o fator de produo
que proporciona as entradas de insumos para que a
produo possa se realizar. Dentre os insumos,
figuram os materiais e matrias-primas;
Capital: o fator que fornece o dinheiro
necessrio para adquirir os insumos e pagar o
pessoal. O capital representa o fator de produo
que permite meios para comprar, adquirir e utilizar
os demais fatores de produo;
Trabalho: o fator constitudo pela mo-de-
obra, que processa e transforma os insumos, atravs
de operaes manuais ou de mquinas e
ferramentas, em produtos acabados ou servios
prestados. O trabalho representa o fator de
produo que atua sobre os demais, isto , que
aciona e agiliza os outros fatores de produo.
comumente denominado mo-de-obra, porque se
refere principalmente ao operrio manual ou braal
que realiza operaes fsicas sobre as matrias-
primas, com ou sem o auxlio de mquinas e
equipamentos;
Empresa: o fator integrador capaz de
aglutinar a natureza, o capital e o trabalho em um
conjunto harmonioso que permite que o resultado
alcanado seja muito maior do que a soma dos
fatores aplicados no negcio. A empresa constitui o
sistema que aglutina e coordena todos os fatores de
produo envolvidos, fazendo com que o resultado
do conjunto supere o resultado que teria cada fator
isoladamente. Isto significa que a empresa tem um
efeito multiplicador, capaz de proporcionar um ganho
adicional, que o lucro. Mas adiante, ao falarmos de
sistemas, teremos a oportunidade de conceituar
esse efeito multiplicador, tambm denominado efeito
sinergstico ou sinergia.
Modernamente, esses fatores de produo
costumam ser denominados recursos empresariais.
Os principais recursos empresariais so: Recursos
Materiais, Recursos Financeiros, Recursos
Humanos, Recursos Mercadolgicos e Recursos
Administrativos.
e-mail: marcio.micheli@yahoo.com.br
Grupo: questoescomentadas@yahoogrupos.com.br
ADMINISTRAO DE MATERIAIS
A atividade de material existe desde a mais remota
poca, atravs das trocas de caas e de utenslios at
chegarmos aos dias de hoje, passando pela Revoluo
Industrial. Produzir, estocar, trocar objetos e mercadorias
algo to antigo quanto a existncia do ser humano.
A Revoluo Industrial, meados dos sc. XVIII e XIX,
acirrou a concorrncia de mercado e sofisticou as
operaes de comercializao dos produtos, fazendo com
que compras e estoques ganhassem maior importncia.
Este perodo foi marcado por modificaes profundas nos
mtodos do sistema de fabricao e estocagem em maior
escala. O trabalho, at ento, totalmente artesanal foi em
parte substitudo pelas mquinas, fazendo com a produo
evolusse para um estgio tecnologicamente mais avanado
e os estoques passassem a ser vistos sob um outro prisma
pelas administraes. A constante evoluo fabril, o
concorrente e novas tecnologias deram novo impulso
Administrao de Materiais, fazendo com que a mesma
fosse vista como uma arte e uma cincia das mais
importantes para o alcance dos objetivos de uma
organizao, seja ela qualquer que fosse.
Um dos fatos mais marcantes e que comprovaram a
necessidade de que materiais devem ser administrados
cientificamente foi, sem dvida, as duas grandes guerras
mundiais, isso sem contar com outros desejos de conquistas
como, principalmente, o empreendimento de Napoleo
Bonaparte. Em todos os embates ficou comprovado que o
fator abastecimento ou suprimento se constituiu em
elemento de vital importncia e que determinou o sucesso
ou o insucesso dos empreendimentos. Soldados e
estratgias por mais eficazes que fossem, eram
insuficientes para o alcance dos resultados esperados.
Munies, equipamentos, vveres, vesturios adequados,
combustveis foram, so e sero necessrios sempre, no
momento oportuno e no local certo, isto quer dizer que
administrar materiais como administrar informaes:
quem os tm quando necessita, no local e na quantidade
necessria, possui ampla possibilidade de ser bem
sucedido.
1.3 ADMINISTRAO DE MATERIAIS: DEFINIES
A Administrao de Materiais definida como sendo
um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma
empresa, de forma centralizada ou no, destinadas a suprir
as diversas unidades, com os materiais necessrios ao
desempenho normal das respectivas atribuies.
Tais atividades abrangem desde o circuito de
reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a
armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos
aos rgos requisitantes, at as operaes gerais de
controle de estoques etc.
Em outras palavras: A Administrao de Materiais visa
garantia de existncia contnua de um estoque,
organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o
compem, sem tornar excessivo o investimento total.
A Administrao de Materiais moderna conceituada e
estudada como um Sistema Integrado em que diversos
subsistemas prprios interagem para constituir um todo
organizado. Destina-se a dotar a administrao dos meios
necessrios ao suprimento de materiais imprescindveis ao
funcionamento da organizao, no tempo oportuno, na
Professor Mrcio Micheli
2 Noes de Administrao de Materiais
quantidade necessria, na qualidade requerida e
pelo menor custo.
A oportunidade, no momento certo para o
suprimento de materiais, influi no tamanho dos
estoques. Assim, suprir antes do momento oportuno
acarretar, em regra, estoques altos, acima das
necessidades imediatas da organizao. Por outro
lado, a providncia do suprimento aps esse
momento poder levar a falta do material necessrio
ao atendimento de determinada necessidade da
administrao. Do mesmo modo, o tamanho do Lote
de Compra acarreta as mesmas conseqncias:
quantidades alm do necessrio representam
inverses em estoques ociosos, assim como,
quantidades aqum do necessrio podem levar
insuficincia de estoque, o que prejudicial
eficincia operacional da organizao.
Estes dois eventos, tempo oportuno e
quantidade necessria, acarretam, se mal
planejados, alm de custos financeiros indesejveis,
lucros cessantes, fatores esses decorrentes de
quaisquer das situaes assinaladas. Da mesma
forma, a obteno de material sem os atributos da
qualidade requerida para o uso a que se destina
acarreta custos financeiros maiores, retenes
ociosas de capital e oportunidades de lucro no
realizadas. Isto porque materiais, nestas condies
podem implicar em paradas de mquinas, defeitos
na fabricao ou no servio, inutilizao de material,
compras adicionais, etc.
Os subsistemas da Administrao de Materiais,
integrados de forma sistmica, fornecem, portanto,
os meios necessrios consecuo das quatro
condies bsicas alinhadas acima, para uma boa
Administrao de material.
Decompondo esta atividade atravs da
separao e identificao dos seus elementos
componentes, encontramos as seguintes
subfunes tpicas da Administrao de Materiais,
alm de outras mais especficas de organizaes
mais complexas:
Subsistemas Tpicos:
a) Controle de Estoque - subsistema
responsvel pela gesto econmica dos
estoques, atravs do planejamento e da
programao de material, compreendendo a
anlise, a previso, o controle e o
ressuprimento de material. O estoque
necessrio para que o processo de
produo-venda da empresa opere com um
nmero mnimo de preocupaes e
desnveis. Os estoques podem ser de:
matria-prima, produtos em fabricao e
produtos acabados. O setor de controle de
estoque acompanha e controla o nvel de
estoque e o investimento financeiro
envolvido.
b) Classificao de Material - subsistema
responsvel pela identificao
(especificao), classificao, codificao,
cadastramento e catalogao de material.
c) Aquisio / Compra de Material - subsistema
responsvel pela gesto, negociao e
contratao de compras de material atravs
e-mail: marcio.micheli@yahoo.com.br
Grupo: questoescomentadas@yahoogrupos.com.br
do processo de licitao. O setor de Compras
preocupa-se sobremaneira com o estoque de
matria-prima. da responsabilidade de Compras
assegurar que as matrias-primas exigida pela
Produo estejam disposio nas quantidades
certas, nos perodos desejados. Compras no
somente responsvel pela quantidade e pelo prazo,
mas precisa tambm realizar a compra em preo
mais favorvel possvel, j que o custo da matria-
prima um componente fundamental no custo do
produto.
d) Armazenagem / Almoxarifado - subsistema
responsvel pela gesto fsica dos estoques,
compreendendo as atividades de guarda,
preservao, embalagem, recepo e expedio de
material, segundo determinadas normas e mtodos
de armazenamento. O Almoxarifado o responsvel
pela guarda fsica dos materiais em estoque, com
exceo dos produtos em processo. o local onde
ficam armazenados os produtos, para atender a
produo e os materiais entregues pelos
fornecedores
e) Movimentao de Material - subsistema encarregado
do controle e normalizao das transaes de
recebimento, fornecimento, devolues,
transferncias de materiais e quaisquer outros tipos
de movimentaes de entrada e de sada de
material.
f) Inspeo de Recebimento - subsistema responsvel
pela verificao fsica e documental do recebimento
de material, podendo ainda encarregar-se da
verificao dos atributos qualitativos pelas normas
de controle de qualidade.
g) Cadastro - subsistema encarregado do
cadastramento de fornecedores, pesquisa de
mercado e compras.
Subsistemas Especficos:
a) Inspeo de Suprimentos - subsistema de apoio
responsvel pela verificao da aplicao das
normas e dos procedimentos estabelecidos para o
funcionamento da Administrao de Materiais em
toda a organizao, analisando os desvios da
poltica de suprimento traada pela administrao e
proporcionando solues.
b) Padronizao e Normalizao - subsistema de apoio
ao qual cabe a obteno de menor nmero de
variedades existentes de determinado tipo de
material, por meio de unificao e especificao dos
mesmos, propondo medidas de reduo de
estoques.
c) Transporte de Material - subsistema de apoio que se
responsabiliza pela poltica e pela execuo do
transporte, movimentao e distribuio de material.
A colocao do produto acabado nos clientes e as
entregas das matrias-primas na fbrica de
responsabilidade do setor de Transportes e
Distribuio. nesse setor que se executa a
Administrao da frota de veculos da empresa, e/ou
onde tambm so contratadas as transportadoras
que prestam servios de entrega e coleta.
A integrao destas subfunes funciona como um
sistema de engrenagens que aciona a Administrao de
Material e permite a interface com outros sistemas da
organizao. Assim, quando um item de material recebido
Professor Mrcio Micheli
3 Noes de Administrao de Materiais
do fornecedor, houve, antes, todo um conjunto de
aes inter-relacionadas para esse fim: o subsistema
de Controle de Estoque aciona o subsistema de
Compras que recorre ao subsistema de Cadastro.
Quando do recebimento, do material pelo
almoxarifado, o subsistema de Inspeo acionado,
de modo que os itens aceitos pela inspeo fsica e
documental so encaminhados ao subsistema de
Armazenagem para guarda nas unidades de
estocagem prprias e demais providncias, ao
mesmo tempo que o subsistema de Controle de
Estoque informado para proceder aos registros
fsicos e contbeis da movimentao de entrada. O
subsistema de Cadastro tambm informado, para
encerrar o dossi de compras e processar as
anotaes cadastrais pertinentes ao fornecimento.
Os materiais recusados pelo subsistema de
Inspeo so devolvidos ao fornecedor. A devoluo
providenciada pelo subsistema de Aquisio que
aciona o fornecedor para essa providncia aps ser
informado, pela Inspeo, que o material no foi
aceito. Igualmente, o subsistema de Cadastro
informado do evento para providenciar o
encerramento do processo de compra e processar,
no cadastro de fornecedores, os registros
pertinentes. Quando o material requisitado dos
estoques, este evento comunicado ao subsistema
de Controle de Estoque pelo subsistema de
Armazenagem. Este procede baixa fsica e
contbil, podendo, gerar com isso, uma ao de
ressuprimento. Neste caso, emitida pelo
subsistema de Controle de Estoques uma ordem ao
subsistema de Compras, para que o material seja
comprado de um dos fornecedores cadastrados e
habilitados junto organizao pelo subsistema de
Cadastro. Aps a concretizao da compra, o
subsistema de Cadastro tambm fica responsvel
para providenciar, junto aos fornecedores, o
cumprimento do prazo de entrega contratual,
iniciando o ciclo, novamente, por ocasio do
recebimento de material.
Todos esses subsistemas no aparecem
configurados na Administrao de Materiais de
qualquer organizao. As partes componentes desta
funo dependem do tamanho, do tipo e da
complexidade da organizao, da natureza e de sua
atividade-fim, e do nmero de itens do inventrio.
1.4 RESPONSABILIDADE E ATRIBUIES DA
ADMINISTRAO DE MATERIAIS
a) suprir, atravs de Compras, a empresa, de
todos os materiais necessrios ao seu
funcionamento;
b) avaliar outras empresas como possveis
fornecedores;
c) supervisionar os almoxarifados da empresa;
d) controlar os estoques;
e) aplicar um sistema de reaprovisionamento
adequado, fixando Estoques Mnimos, Lotes
Econmicos e outros ndices necessrios ao
gerenciamento dos estoques, segundo
critrios aprovados pela direo da empresa;
f) manter contato com as Gerncias de
Produo, Controle de Qualidade,
Engenharia de Produto, Financeira etc.
e-mail: marcio.micheli@yahoo.com.br
Grupo: questoescomentadas@yahoogrupos.com.br
g) estabelecer sistema de estocagem adequado;
h) coordenar os inventrios rotativos.
1.5 OBJETIVOS PRINCIPAIS DA ADMINISTRAO DE
MATERIAIS E RECURSOS PATRIMONIAIS
A Administrao de Materiais tem por finalidade
principal assegurar o contnuo abastecimento de artigos
necessrios para comercializao direta ou capaz de
atender aos servios executados pela empresa.
As empresas objetivam diminuir os custos operacionais
para que elas e seus produtos possam ser competitivos no
mercado.
Mais especificamente, os materiais precisam ser de
qualidade produtiva para assegurar a aceitao do produto
final. Precisam estar na empresa prontos para o consumo
na data desejada e com um preo de aquisio acessvel, a
fim de que o produto possa ser competitivo e assim, dar
empresa um retorno satisfatrio do capital investido.
Segue os principais objetivos da rea de Administrao
de Recursos Materiais e Patrimoniais:
a) Preo Baixo - este o objetivo mais bvio e,
certamente um dos mais importantes. Reduzir o
preo de compra implica em aumentar os lucros, se
mantida a mesma qualidade;
b) Alto Giro de Estoques - implica em melhor
utilizao do capital, aumentando o retorno sobre os
investimentos e reduzindo o valor do capital de giro;
c) Baixo Custo de Aquisio e Posse - dependem
fundamentalmente da eficcia das reas de Controle
de Estoques, Armazenamento e Compras;
d) Continuidade de Fornecimento - resultado de
uma anlise criteriosa quando da escolha dos
fornecedores. Os custos de produo, expedio e
transportes so afetados diretamente por este item;
e) Consistncia de Qualidade - a rea de materiais
responsvel apenas pela qualidade de materiais e
servios provenientes de fornecedores externos. Em
algumas empresas a qualidade dos produtos e/ou
servios constituem-se no nico objetivo da
Gerncia de Materiais;
f) Despesas com Pessoal - obteno de melhores
resultados com a mesma despesa ou, mesmo
resultado com menor despesa - em ambos os casos
o objetivo obter maior lucro final. As vezes
compensa investir mais em pessoal porque pode-se
alcanar com isto outros objetivos, propiciando maior
benefcio com relao aos custos;
g) Relaes Favorveis com Fornecedores - a
posio de uma empresa no mundo dos negcios ,
em alto grau determinada pela maneira como
negocia com seus fornecedores;
h) Aperfeioamento de Pessoal - toda unidade deve
estar interessada em aumentar a aptido de seu
pessoal;
i) Bons Registros - so considerados como o objetivo
primrio, pois contribuem para o papel da
Administrao de Material, na sobrevivncia e nos
lucros da empresa, de forma indireta.
Professor Mrcio Micheli
4 Noes de Administrao de Materiais
1.6 TERMINOLOGIAS UTILIZADAS NA
ADMINISTRAO DE MATERIAIS
a) Artigo ou Item: designa qualquer material,
matria-prima ou produto acabado que faa
parte do estoque;
b) Unidade: identifica a medida, tipo de
acondicionamento, caractersticas de
apresentao fsica ( caixa, bloco, rolo, folha,
litro, galo, resma, vidro, pea, quilograma,
metro,...);
c) Pontos de Estocagem: locais aonde os
itens em estoque so armazenados e
sujeitos ao controle da administrao;
d) Estoque: conjunto de mercadorias, materiais
ou artigos existentes fisicamente no
almoxarifado espera de utilizao futura e
que permite suprir regularmente os usurios,
sem causar interrupes s unidades
funcionais da organizao;
e) Estoque Ativo ou Normal: o estoque que
sofre flutuaes quanto a quantidade,
volume, peso e custo em conseqncia de
entradas e sadas;
f) Estoque Morto ou Inativo: no sofre
flutuaes, esttico;
g) Estoque Empenhado ou Reservado:
quantidade de determinado item, com
utilizao certa, comprometida previamente e
que por alguma razo permanece
temporariamente em almoxarifado. Est
disponvel somente para uma aplicao ou
unidade funcional especfica;
h) Estoque de Recuperao: quantidades de
itens constitudas por sobras de retiradas de
estoque, salvados ( retirados de uso atravs
de desmontagens) etc., sem condies de
uso, mas passveis de aproveitamento aps
recuperao, podendo vir a integrar o
Estoque Normal ou Estoque de Materiais
Recuperados, aps a obteno de sua
condies normais;
i) Estoque de Excedentes, Obsoletos ou
Inservveis: constitui as quantidades de
itens em estoque, novos ou recuperados,
obsoletos ou inteis que devem ser
eliminados. Constitui um Estoque Morto;
j) Estoque Disponvel: a quantidade de um
determinado item existente em estoque, livre
para uso;
k) Estoque Terico: o resultado da soma do
disponvel com a quantidade pedida,
aguardando o fornecimento;
l) Estoque Mnimo: a menor quantidade de
um artigo ou item que dever existir em
estoque para prevenir qualquer
eventualidade ou emergncia ( falta )
provocada por consumo anormal ou atraso
de entrega;
m) Estoque Mdio, Operacional:
considerado como sendo a metade da
quantidade necessria para um determinado
perodo mais o Estoque de Segurana;
e-mail: marcio.micheli@yahoo.com.br
Grupo: questoescomentadas@yahoogrupos.com.br
n) Estoque Mximo: a quantidade necessria de um
item para suprir a organizao em um perodo
estabelecido mais o Estoque de Segurana;
o) Ponto de Pedido, Limite de Chamada ou Ponto
de Ressuprimento: a quantidade de item de
estoque que ao ser atingida requer a anlise para
ressuprimento do item;
p) Ponto de Chamada de Emergncia: a
quantidade que quando atingida requer medidas
especiais para que no ocorra ruptura no estoque.
Normalmente igual a metade do Estoque Mnimo;
q) Ruptura de Estoque: ocorre quando o estoque de
determinado item zera (E = 0). A continuao das
solicitaes e o no atendimento a caracteriza;
r) Freqncia: o nmero de vezes que um item
solicitado ou comprado em um determinado perodo;
s) Quantidade a Pedir: a quantidade de um item que
dever ser fornecida ou comprada;
t) Tempo de Tramitao Interna: o tempo que um
documento leva, desde o momento em que emitido
at o momento em que a compra formalizada;
u) Prazo de Entrega: tempo decorrido da data de
formalizao do contrato bilateral de compra at a
data de recebimento da mercadoria;
v) Tempo de Reposio, Ressuprimento: tempo
decorrido desde a emisso do documento de compra
( requisio ) at o recebimento da mercadoria;
w) Requisio ou Pedido de Compra: documento
interno que desencadeia o processo de compra;
x) Coleta ou Cotao de Preos: documento emitido
pela unidade de Compras, solicitando ao fornecedor
Proposta de Fornecimento. Esta Coleta dever
conter todas as especificaes que identifiquem
individualmente cada item;
y) Proposta de Fornecimento: documento no qual o
fornecedor explicita as condies nas quais se
prope a atender (preo, prazo de entrega,
condies de pagamento etc);
z) Mapa Comparativo de Preos: documento que
serve para confrontar condies de fornecimento e
decidir sobre a mais vivel;
aa) Contato, Ordem ou Autorizao de
Fornecimento: documento formal, firmado entre
comprador e fornecedor, que juridicamente deve
garantir a ambos (fornecimento x pagamento);
bb) Custo Fixo: o custo que independe das
quantidades estocadas ou compradas (mo-de-obra,
despesas administrativas, de manuteno etc.);
cc) Custo Varivel: existe em funo das variaes de
quantidade e de despesas operacionais;
dd) Custo de Manuteno de Estoque, Posse ou
Armazenagem: so os custos decorrentes da
existncia do item ou artigo no estoque. Varia em
funo do nmero de vezes ou da quantidade
comprada;
ee) Custo de Obteno de Estoque, do Pedido ou
Aquisio: constitudo pela somatria de todas as
despesas efetivamente realizadas no processamento
de uma compra. Varia em funo do nmero de
pedidos emitidos ou das quantidades compradas.
Professor Mrcio Micheli
5 Noes de Administrao de Materiais
ff) Custo Total: o resultado da soma do
Custo Fixo com o Custo de Posse e o Custo
de Aquisio;
gg) Custo Ideal: aquele obtido no ponto de
encontro ou interseo das curvas dos
Custos de Posse e de Aquisio. Representa
o menor valor do Custo Total.
1.7 FLUXO DAS ATIVIDADES
Anlise de mercado ou necessidade de
produo: permite avaliar acapacidade de
consumo.
Anlise economico financeira: atravs dela
que se analisa a capacidade empresarial, as
despesas e a lucratividade, visualizando assim as
possibilidades de investimento.
Programao e controle de estoque: consiste
em definir o estoque ideal para as necessidades da
empresa, e o controle visa, rapidez de atendimento,
menor aplicao do capital de giro, possibilidades de
rotatividade do estoque, etc.
Compras: A funo de compras um
segmento essencial do departamento de materiais
ou suprimentos, que tem por finalidade suprir as
necessidades de materiais ou servios, planej-las
quantitativamente e satisfaz-las no momento certo
com as quantidades corretas, verificar se recebeu
efetivamente o que foi comprado e providenciar
armazenamento.
Os objetivos bsicos de uma seo de compras
so:
a) Comprar materiais e insumos aos menores
preos, obedecendo padres de qualidade e
quantidade;
b) Procurar sempre dentro de uma negociao
justa e honesta as melhores condies para
a empresa, principalmente as de pagamento.
Para efetuar uma boa compra, a empresa deve
seguir certos mandamentos que incluem a
verificao de prazos, preos, qualidade e volume.
Deve-se manter cadastros de fornecedores, analis-
los, fazer uma seleo e procurar ter uma bom
relacionamento com o mercado fornecedor.
Entre as caractersticas bsicas de um sistema
adequado de compras, podemos destacar:
a) Sistema de compras a trs cotaes: Tem
por finalidade partir de um nmero mnimo de
cotaes para encorajar novos competidores.
A pr-seleo dos concorrentes qualificados
evita o dispndio de tempo com um grande
nmero de fornecedores.
b) Sistema de preos objetivos: O processamento,
conhecimento prvio do preo justo, alm de
ajudar nas decises do comprador,
proporciona uma verificao dupla no
sistema de cotaes. Pode ainda ajudar os
fornecedores a serem competitivos,
mostrando-lhes que seus preos esto fora
de concorrncia.
e-mail: marcio.micheli@yahoo.com.br
Grupo: questoescomentadas@yahoogrupos.com.br
c) Duas ou mais aprovaes: No mnimo duas pessoas
esto envolvidas em cada deciso da escolha do
fornecedor. Isto estabelece uma defesa dos
interesses da empresa pela garantia de um melhor
julgamento, protegendo o comprador ao possibilitar
reviso de uma deciso individual.
d) Documentao escrita: Documentao anexa ao
pedido, possibilita no ato da Segunda assinatura, o
exame de cada fase de negociao, permite reviso
e estar sempre disponvel junto ao processo de
compra para esclarecer qualquer dvida posterior.
GESTO DE ESTOQUES
1.1 A GESTO DE ESTOQUE
A gesto de estoque , basicamente, o ato de gerir
recursos ociosos possuidores de valor econmico e
destinado ao suprimento das necessidades futuras de
material, numa organizao.
Os investimentos no so dirigidos por uma
organizao somente para aplicaes diretas que produzam
lucros, tais como os investimentos em mquinas e em
equipamentos destinados ao aumento da produo e,
conseqentemente, das vendas.
Outros tipos de investimentos, aparentemente, no
produzem lucros. Entre estes esto as inverses de capital
destinadas a cobrir fatores de risco em circunstncias
imprevisveis e de soluo imediata. o caso dos
investimentos em estoque, que evitam que se perca dinheiro
em situao potencial de risco presente. Por exemplo, na
falta de materiais ou de produtos que levam a no
realizao de vendas, a paralisao de fabricao, a
descontinuidade das operaes ou servios etc., alm dos
custos adicionais e excessivos que, a partir destes fatores,
igualam, em importncia estratgica e econmica, os
investimentos em estoque aos investimentos ditos diretos.
Porm, toda a aplicao de capital em inventrio priva
de investimentos mais rentveis uma organizao industrial
ou comercial. Numa organizao pblica, a privao em
relao a investimentos sociais ou em servios de utilidade
pblica.
A gesto dos estoques visa, portanto, numa primeira
abordagem, manter os recursos ociosos expressos pelo
inventrio, em constante equilbrio em relao ao nvel
econmico timo dos investimentos. E isto obtido
mantendo estoques mnimos, sem correr o risco de no t-
los em quantidades suficientes e necessrias para manter o
fluxo da produo da encomenda em equilbrio com o fluxo
de consumo.
1.2 NATUREZA DOS ESTOQUES
Estoque a composio de materiais - materiais em
materiais semi-acabados, materiais
acabados - que no utilizada em determinado momento na
empresa, mas que precisa existir em funo de futuras
necessidades. Assim, o estoque constitui todo o sortimento
de materiais que a empresa possui e utiliza no processo de
produo de seus produtos/servios.
Os estoques podem ser entendidos ainda, de forma
generalizada, como certa quantidade de itens mantidos em
Professor Mrcio Micheli
6 Noes de Administrao de Materiais
disponibilidade constante e renovados,
permanentemente, para produzir lucros e servios.
So lucros provenientes das vendas e servios, por
permitirem a continuidade do processo produtivo das
organizaes. Representam uma necessidade real
em qualquer tipo de organizao e, ao mesmo
tempo, fonte permanente de problemas, cuja
magnitude funo do porte, da complexidade e da
natureza das operaes da produo, das vendas
ou dos servios.
A manuteno dos estoques requer
investimentos e gastos muitas vezes elevados.
Evitar sua formao ou, quando muito, t-los em
nmero reduzido de itens e em quantidades
mnimas, sem que, em contrapartida, aumente o
risco de no ser satisfeita a demanda dos usurios
ou dos consumidores em geral, representa um ideal
conflitante com a realidade do dia-a-dia e que
aumenta a importncia da sua gesto.
A acumulao de estoques em nveis
adequados uma necessidade para o normal
funcionamento do sistema produtivo. Em
contrapartida, os estoques representam um enorme
investimento financeiro. Deste ponto de vista, os
estoques constituem um ativo circulante necessrio
para que a empresa possa produzir e vender com
um mnimo risco de paralisao ou de preocupao. adubada, o cimento, a areia de fundio preparada com a
Os estoques representam um meio de investimento
de recursos e podem alcanar uma respeitvel
parcela dos ativos totais da empresa. A
administrao dos estoques apresenta alguns
aspectos financeiros que exigem um estreito
relacionamento com a rea de finanas, pois
enquanto a Administrao de Materiais est voltada
para a facilitao do fluxo fsico dos materiais e o
abastecimento adequado produo e a vendas, a
rea financeira est preocupada com o lucro, a
liquidez da empresa e a boa aplicao dos recursos
empresariais.
A incerteza de demanda futura ou de sua
variao ao longo do perodo de planejamento; da
disponibilidade imediata de material nos
fornecedores e do cumprimento dos prazos de
entrega; da necessidade de continuidade
operacional e da remunerao do capital investido,
so as principais causas que exigem estoques
permanentemente mo para o pronto atendimento
do consumo interno e/ou das vendas. Isto mantm a
paridade entre esta necessidade e as exigncias de
capital de giro.
essencial, entretanto, para a compreenso
mais ntida dos estoques, o conhecimento das
principais funes que os mesmos desempenham
nos mais variados tipos de organizao, e que
conheamos as suas diferentes espcies. Ter noo
clara das diversas naturezas de inventrio, dentro do
estudo da Administrao de Material, evita
distores no planejamento e indica gesto a
forma de tratamento que deve ser dispensado a
cada um deles, alm de evitar que medidas corretas,
aplicadas ao estoque errado, levem a resultados
desastrosos, sobretudo, se considerarmos que,
vezes, considerveis montantes de recursos esto
vinculados a determinadas modalidades de estoque.
Cada espcie de inventrio segue
comportamentos prprios e sofre influncias
distintas, embora se sujeitando, em regra, aos
mesmos princpios e s mesmas estruturas de
e-mail: marcio.micheli@yahoo.com.br
Grupo: questoescomentadas@yahoogrupos.com.br
controle. Assim, por exemplo, os estoques destinados
venda so sensveis s solicitaes impostas pelo mercado
e decorrentes das alteraes da oferta e procura e da
capacidade de produo, enquanto os destinados ao
consumo interno da empresa so influenciados pelas
necessidades contnuas da produo, manuteno, das
oficinas e dos demais servios existentes.
J outras naturezas de estoque podem apresentar
caractersticas bem prprias que, no esto sujeitas a
influncia alguma. o caso dos estoques de sucata, no
destinada ao reprocessamento ou beneficiamento e
formados de refugos de fabricao ou de materiais
obsoletos e inservveis destinados alienao e outros fins.
Em uma indstria, estes estoques podem vir a formar-se
aleatoriamente, ao longo do tempo, caracterizando-se como
contingncias de armazenagem. Acabam representando,
mesmo, para algumas organizaes, verdadeiras fontes de
receitas ( extra-operacional ), enquanto os estoques
destinados ao consumo interno constituem-se, to somente,
em despesas. Entretanto, esta diviso por si s, pode trazer
dvidas a partir da definio da natureza de cada um destes
estoques. Se entendermos por produto acabado todo
material resultante de um processo qualquer de fabricao,
e por matrias-primas todo elemento bruto necessrio ao
fabrico de alguma coisa, perdendo as suas caractersticas
fsicas originais, mediante o processo de transformao a
que foi submetido, podemos dizer, por exemplo, que a terra
bentonita, o melao e outros produtos que so misturados a
ela para dar maior consistncia aos moldes que recebero o
ao derretido para a confeco de peas constituem-se em
produtos acabados para seus fabricantes, e em matrias-
primas para seus consumidores que os utilizaro na
fabricao de outros produtos.
Do mesmo modo, a terra, a argila, o melao e a areia,
em seu estado natural, podem constituir-se em insumos
bsicos de produo ou em produtos acabados,
dependendo da finalidade ou do uso destes itens para a
empresa. As porcas, as arruelas, os parafusos etc.,
empregados na montagem de um equipamento, por
exemplo, so produtos semi-acabados para o montador,
mas, para o fabricante que os vendeu, trata-se de produtos-
finais. Diante dos exemplos apresentados, surge,
naturalmente, outra classificao: estoques de venda e de
consumo interno. Para uma indstria, os produtos de sua
fabricao integraro os estoques de venda e, para outra,
que os utilizar na produo de outro bem, integraro os
estoques de material de consumo. Por sua vez, o estoque
de venda pode desdobrar-se em estoque de varejo e de
atacado. O estoque de consumo pode subdividir-se em
estoque de material especfico e geral. Este ltimo pode
desdobrar-se, ainda, em estoque de artigos de escritrio, de
limpeza e conservao etc.
Temos assim, diferentes maneiras de se distinguir os
estoques, considerando a natureza, finalidade, uso ou
aplicao etc. dos materiais que os compem. O importante,
todavia, nestas classificaes, que procuram mostrar os
diferentes tipos de estoque e o que eles representam para
cada empresa, que elas servem de subsdios valiosos
para a (o): configurao de um sistema de material;
estruturao dos almoxarifados; estabelecimento do fluxo de
informao do sistema; estabelecimento de uma
classificao de material; poltica de centralizao e
descentralizao dos almoxarifados; dimensionamento das
reas de armazenagem; planejamento na forma de controle
fsico e contbil.
Professor Mrcio Micheli
7 Noes de Administrao de Materiais
1.3 FUNES DO ESTOQUE
As principais funes do estoque so:
a) Garantir o abastecimento de materiais
empresa, neutralizando os efeitos de:
demora ou atraso no fornecimento
de materiais;
sazonalidade no suprimento;
riscos de dificuldade no
fornecimento.
b) Proporcionar economias de escala:
atravs da compra ou produo
em lotes econmicos;
pela flexibilidade do processo
produtivo;
pela rapidez e eficincia no
atendimento s necessidades.
Os estoques constituem um vnculo entre as
etapas do processo de compra e venda - no
processo de comercializao em empresas
comerciais - e entre as etapas de compra,
transformao e venda - no processo de produo
em empresas industrias. Em qualquer ponto do
processo formado por essas etapas, os estoques
desempenham um papel importante na flexibilidade
operacional da empresa. Funcionam como
amortecedores das entradas e sadas entre as duas
etapas dos processos de comercializao e de
produo, pois minimizam os efeitos de erros de
planejamento e as oscilaes inesperadas de oferta
e procura, ao mesmo tempo em que isolam ou
diminuem as interdependncias das diversas partes
da organizao empresarial.
1.4 CLASSIFICAO DE ESTOQUES
1.4.1 Estoques de Matrias-Primas (MPs)
Os estoques de MPs constituem os insumos e
materiais bsicos que ingressam no processo
produtivo da empresa. So os tens iniciais para a
produo dos produtos/servios da empresa.
1.4.2 Estoques de Materiais em Processamento
ou em Vias
Os estoques de materiais em processamento -
tambm denominados materiais em vias - so
constitudos de materiais que esto sendo
processados ao longo das diversas sees que
compem o processo produtivo da empresa. No
esto nem no almoxarifado - por no serem mais
MPs iniciais - nem no depsito - por ainda no serem
Pas. Mais adiante sero transformadas em Pas.
1.4.3 Estoques de Materiais Semi-acabados
Os estoques de materiais semi-acabados
referem-se aos materiais parcialmente acabados,
cujo processamento est em algum estgio
intermedirio de acabamento e que se encontram
tambm ao longo das diversas sees que
compem o processo produtivo. Diferem dos
e-mail: marcio.micheli@yahoo.com.br
Grupo: questoescomentadas@yahoogrupos.com.br
materiais em processamento pelo seu estgio mais
avanado, pois se encontram quase acabados, faltando
apenas mais algumas etapas do processo produtivo para se
transformarem em materiais acabados ou em Pas.
1.4.4 Estoques de Materiais Acabados ou
Componentes
Os estoques de materiais acabados - tambm
denominados componentes - referem-se a peas isoladas
ou componentes j acabados e prontos para serem
anexados ao produto. So, na realidade, partes prontas ou
montadas que, quando juntadas, constituiro o PA.
1.4.5 Estoques de Produtos Acabados (Pas)
Os Estoques de Pas se referem aos produtos j
prontos e acabados, cujo processamento foi completado
inteiramente. Constituem o estgio final do processo
produtivo e j passaram por todas as fases, como MP,
materiais em processamento, materiais semi-acabados,
materiais acabados e Ps.
1.5 CONTROLE DE ESTOQUES
O objetivo bsico do controle de estoques evitar a
falta de material sem que esta diligncia resulte em estoque
excessivos s reais necessidades da empresa.
O controle procura manter os nveis estabelecidos em
equilbrio com as necessidades de consumo ou das vendas
e os custos da decorrentes. Para mantermos este nvel de
gua, no tanque, preciso que a abertura ou o dimetro do
ralo permita vazo proporcional ao volume de gua que sai
pela torneira. Se fecharmos com o ralo destampado,
interrompendo, assim, o fornecimento de gua, o nvel, em
unidades volumtricas, chegar, aps algum tempo, a zero.
Por outro lado, se a mantivermos aberta e fecharmos o ralo,
impedindo a vazo, o nvel subir at o ponto de
transbordar. Ou, se o dimetro do raio permite a sada da
gua, em volume maior que a entrada no tanque,
precisaremos abrir mais a torneira, permitindo o fluxo maior
para compensar o excesso de escapamento e evitar o
esvaziamento do tanque.
De forma semelhante, os nveis dos estoques esto
sujeitos velocidade da demanda. Se a constncia da
procura sobre o material for maior que o tempo de
ressuprimento, ou estas providncias no forem tomadas
em tempo oportuno, a fim de evitar a interrupo do fluxo de
reabastecimento, teremos a situao de ruptura ou de
esvaziamento do seu estoque, com prejuzos visveis para a
produo, manuteno, vendas etc.
Se, em outro caso, no dimensionarmos bem as
necessidades do estoque, poderemos chegar ao ponto de
excesso de material ou ao transbordamento dos seus nveis
em relao demanda real, com prejuzos para a circulao
de capital.
O equilbrio entre a demanda e a obteno de material,
onde atua , sobretudo, o controle de estoque, um dos
objetivos da gesto.
Professor Mrcio Micheli
8 Noes de Administrao de Materiais
1.5.1 FUNES DO CONTROLE DE ESTOQUE
Para organizar um setor de controle de
estoques, inicialmente devemos descrever suas
funes principais que so:
a) determinar "o que" deve permanecer em
estoque. Nmero de itens;
b) determinar "quando" se devem
reabastecer os estoques. Periodicidade;
c) determinar "quanto" de estoque ser
necessrio para um perodo
predeterminado; quantidade de compra;
d) acionar o Depto de Compras para A classe "A" so os itens que nesse caso do a
executar aquisio de estoque; sustentao de vendas, podemos perceber que apenas 20%
dos itens corresponde a 80% do faturamento.(alta
e) receber, armazenar e atender os materiais rotatividade).
estocados de acordo com as
necessidades; A classe B responde por 30% dos itens em estoque e
15% do faturamento.(rotatividade mdia).
f) controlar os estoques em termos de
quantidade e valor, e fornecer informaes A classe "C" compreende a sozinha 50% dos itens em
sobre a posio do estoque; estoque, respondendo por apenas 5% do faturamento.

g) manter inventrios peridicos para

avaliao das quantidades e estado dos
materiais estocados;
h) identificar e retirar do estoque os itens
obsoletos e danificados.
1.5.2.1 MONTAGEM DA CURVA ABC
Relacionar os itens analisados no perodo que
estiver sendo analisado;
Nmero ou referencia do produto;

1.5.2 CLASSIFICAO ABC Nome do produto;

A curva ABC um importante instrumento para Preos unitrio atualizado;

o administrador; ela permite identificar aqueles itens
Valor total do consumo;
que justificam ateno e tratamento adequados
quanto sua administrao. Obtm-se a curva ABC Arrume os itens em ordem decrescente de valor;
atravs da ordenao dos itens conforme a sua
importncia relativa. Some o total do faturamento;
Verifica-se, portanto, que, uma vez obtida a Defina os itens da classe "A" = 80% do
seqncia dos itens e sua classificao ABC, disso faturamento;
resulta imediatamente a aplicao preferencial das
tcnicas de gesto administrativas, conforme a Defina os itens da classe "B" = 15% do
importncia dos itens. faturamento;

A curva ABC tem sido usada para a Defina os itens da classe "C" = 5% do
administrao de estoques, para definio de faturamento;
polticas de vendas, estabelecimento de prioridades
Aps conhecidos esses valores define-se os itens
para a programao da produo e uma srie de
de cada classe.
outros problemas usuais na empresa.
Aps os itens terem sido ordenados pela
importncia relativa, as classes da curva ABC
podem ser definidas das seguintes maneiras: 1.5.3 NVEIS DE ESTOQUES

Classe A: Grupo de itens mais importante que

devem ser trabalhados com uma ateno especial
pela administrao. 1.5.3.1 CURVA DENTE DE SERRA

Classe B: Grupo intermedirio. A apresentao da movimentao (entrada e sada) de

uma pea dentro de um sistema de estoque pode ser feita
Classe C: Grupo de itens menos importantes por um grfico.
em termos de movimentao, no entanto, requerem
ateno pelo fato de gerarem custo de manter
estoque.

Professor Mrcio Micheli

e-mail: marcio.micheli@yahoo.com.br
Grupo: questoescomentadas@yahoogrupos.com.br
9 Noes de Administrao de Materiais

O ciclo acima representado ser sempre

repetitivo e constante se:
a) no existir alterao de
consumo durante o tempo T;
b) no existirem falhas adm. que
provoquem um esquecimento ao
solicitar compra; Em virtude de sua grande importncia, este tempo
c) o fornecedor nunca atrasar; deve ser determinado de modo mais realista possvel, pois
as variaes ocorridas durante esse tempo podem alterar
d) nenhuma entrega do fornecedor toda a estrutura do sistema de estoques.
for rejeitada pelo controle de
qualidade.
Como sabemos essa condio realmente no 1.5.3.2.1 DETERMINAO DO PONTO DE PEDIDO
ocorre para isso devemos prever essas possveis (PP).
falhas na operao como representado abaixo:

No grfico acima podemos notar, que durante

os meses de junho, julho e agosto e setembro, o
estoque esteve a zero e deixou de atender a uma
quantidade de 80 peas. A partir dessa anlise
conclumos que deveramos ento estabelecer um
estoque de segurana.
1.5.3.3 CUSTO DE PEDIDO (B)
Chamaremos de B o custo de um pedido de compra.
Para calcularmos o custo anual de todos os pedidos
colocados no perodo de um ano necessrio multiplicar o
custo de cada pedido pelo nmero de vezes que, em um
ano, foi processado.
Se (N) for o nmero de pedidos efetuados durante um
ano, o resultado ser:

1.5.3.2 TEMPO DE REPOSIO; PONTO DE

PEDIDO
a) emisso do pedido - Tempo que se leva O total das despesas que compe o CTA :
desde a emisso do pedido de compras
at ele chegar ao fornecedor; a) Mo-de-obra - para emisso e processamento;

b) preparao do pedido - Tempo que leva
o fornecedor para fabricar os produtos,
separar, emitir faturamento e deix-los em
condies de serem transportados.
c) Transportes - Tempo que leva da sada
do fornecedor at o recebimento pela
empresa dos materiais encomendados.
b) Material- utilizado na confeco do pedido (papel,
etc);
c) Custos indiretos - despesas ligadas indiretamente
com o pedido( telefone, luz, etc).
Aps apurao anual destas empresas teremos o custo
total anual dos pedidos.
Para calcular o custo unitrio s dividir o CTA pelo
nmero total anual de pedidos.

Professor Mrcio Micheli

e-mail: marcio.micheli@yahoo.com.br
Grupo: questoescomentadas@yahoogrupos.com.br
10 Noes de Administrao de Materiais
Mtodo para clculo do custo do pedido:
a) Mo de obra : Salrios e encargos +
honorrios do pessoal envolvido, anual;
b) Material: Papel, caneta, envelope, material
de informtica, etc, anual;
c) Custos indiretos: Telefone, luz, correios,
reproduo, viagens, custo de rea
ocupada, servidor de Internet, etc, anual.
1.5.3.4 CUSTO DE ARMAZENAGEM (I)
Para calcular o custo de armazenagem de
determinado material, podemos utilizar a seguinte
expresso:
Onde:
Q = Quantidade de material em estoque no
tempo considerado
P = Preo unitrio do material
I = Taxa de armazenamento, expressa
geralmente em termos de porcentagem do custo
unitrio.
T = Tempo considerado de armazenagem
1.5.3.5 CUSTOS DE ESTOQUES
O custo dos estoques e um dos itens mais
importantes a ser tratado em gesto de estoques.
Quatro tipos de custos esto associados a decises
relativas a gesto de estoques: custo do item, custo
de carregamento, custo de pedido, custo de falta de
estoque e custo associado capacidade.
O custo do item e o preo pago por uma
mercadoria comprada, mais os custos associados a
transporte, seguro, etc. Para itens produzidos, este
custo e de: material direto, trabalho direto e custo
gerais da fabrica (factory overhead) associado ao
produto.
O custo de carregamento inclui todos os custos
incorridos a firma devido ao volume de estoques
carregado. Este custo pode ser dividido em trs:
custo de capital, custo de armazenagem (storage) e
custo associado ao risco. O primeiro se refere ao
dinheiro investido em estoques que poderiam estar
sendo usado em alguma aplicao financeira. Este
custo pode tambm ser chamado de custo de
oportunidade, e pode ser medido de inmeras
formas, sendo que o mnimo valor obtido e calculado
pelo lucro obtido ao aplicar o dinheiro na taxa de
juros do mercado. O segundo custo existe devido
necessidade de espao, mo de obra e
equipamentos usados na armazenagem. O custo
associado ao risco abrange eventos indesejveis
que venham a ocorrer quando o material esta
estocado:
e-mail: marcio.micheli@yahoo.com.br
Grupo: questoescomentadas@yahoogrupos.com.br
Obsolncia: existe quando o material estocado
no e mais vendido por que a demanda deixou de existir,
tpico de artigos de moda,
Danificaes: O produto pode ser danificado em
operaes de transporte e armazenagem,
Roubos ou extravios,
Deteriorao: material que se deteriorou ao
decorrer do tempo, ocorre em maior quantidade em
produtos perecveis.
Geralmente, o custo de se carregar os estoques
corresponde a uma fatia de 20-30% dos custos totais de
estoques.
O custo de pedido esta associado colocao de
ordem para a fabrica ou para um fornecedor, e e sempre
considerado fixo, e no depende da quantidade pedida e
sim da quantidade de pedidos. Quando o pedido e para a
fabrica, os custos esto associados ao controle de
produo, (relacionados a fechar o pedido, despachar e
expedir), custo de setup, (ocorrido a cada vez que uma
ordem deve ser alocada, e a maquina deve ser preparada),
o respectivo custo relacionado a capacidade perdida devido
ao tempo gasto em preparao da maquina, e por ultimo, o
custo de colocao do pedido (purchase order), que inclui
autorizao de pagamento, expedio, recebimento, etc.
O custo de falta de estoque esta associado ao custo de
backorder, vendas perdidas e perda de clientes. O custo
associado a capacidade ocorre quando a capacidade da
fabrica esta abaixo da necessria, dessa forma, estoque
montado com antecedncia para se nivelar a produo, o
que envolve custos.
1.5.3.6 LOTE ECONMICO
O Lote Econmico ( LEC ) o resultado de um
procedimento matemtico, atravs do qual a empresa
adquire o material necessrio s suas atividades pelo seu
custo mais baixo. Essa prtica torna possvel diluir os custos
fixos entre muitas unidades e portanto, reduzir o custo
unitrio. Isso, porm, no se consegue de graa: - estoques
so criados e custam dinheiro.
Portanto, no se deve levar tal procedimento muito
longe, pois se as ordens de reposio se tornam muito
grandes, os estoques resultantes crescem alm de certos
limites e, os custos tanto de capital como de manuseio,
excedem as possveis economias em custos de transporte,
produo e administrao.
Deve-se procurar um tamanho de lote que minimize o
custo total anual.
Os elementos que influenciam essa determinao so:
I - Taxa de custo ou de posse
A - Custo de aquisio ou de compra
P- Preo unitrio do item
D- Demanda anual
A frmula, a seguir, se encontra deduzida em vrios
livros:
Exemplo:
O consumo de determinada pea de 20.000 unidades
por ano. O custo de armazenagem por pea e de $ 1,90 por
ano e o custo de pedido de $ 500,00.
Professor Mrcio Micheli
11 Noes de Administrao de Materiais
1.5.3.7 RESTRIES AO LOTE ECONMICO
Espao de Armazenagem - uma empresa que
passa a adotar o mtodo em seus estoques, pode
deparar-se com o problema de falta de espao, pois,
s vezes, os lotes de compra recomendados pelo
sistema no coincidem coma capacidade de
armazenagem do almoxarifado;
Variaes do Preo de Material - Em
economias inflacionarias, calcular e adquirir a
quantidade ideal ou econmica de compra, com
base nos preos atuais para suprir o dia de amanh,
implicaria, de certa forma, refazer os clculos tantas
vezes quantas fossem as alteraes de preos
sofridas pelo material ao longo do perodo, o que
no se verifica , com constncia, nos pases de
economia relativamente estvel, onde o preo
permanece estacionrio por perodos mais longos;
Dificuldade de Aplicao - Esta dificuldade
decorre, em grande parte, da falta de registros ou da
dificuldade de levantamento dos dados de custos.
Entretanto, com referncia a este aspecto, erros, por
maiores que sejam, na apurao destes custos no
afetam de forma significativa o resultado ou a
soluo final. So poucos sensveis alteraes e as especificaes da Requisio de Compras. O
razoveis nos fatores de custo considerados. Estes
so, portanto, sempre de preciso relativa;
Natureza do Material - Pode vir a se constituir
em fator de dificuldade. O material poder tornar-se
obsoleto ou deteriorar-se;
Natureza de Consumo - A aplicao do lote
econmico de compra, pressupe, em regra, um
tipo, de demanda regular e constante, com
distribuio uniforme. Como isto nem sempre ocorre
com relao boa parte dos itens, possvel que
no consigamos resultados satisfatrios ou
esperados com os materiais cujo consumo seja de
ordem aleatria e descontnua.
Podemos, nestas circunstncias, obter uma
quantidade pequena que inviabilize a sua utilizao.
GESTO DE COMPRAS
1 NOES FUNDAMENTAIS DE COMPRAS
"A arte de comprar est se tornando cada vez
mais uma profisso e cada vez menos um jogo de
sorte".
"Em muitos casos no o custo que determina
o preo de venda, mas o inverso. O preo de venda
necessrio determina qual deve ser o custo.
Qualquer economia, resultando em reduo de custo
de compra, que uma parte de despesa de
operao de uma industria, 100% lucro. Os lucros
das compras so lquidos". (HENRY FORD)
e-mail: marcio.micheli@yahoo.com.br
Grupo: questoescomentadas@yahoogrupos.com.br
1.1 CONSIDERAES INICIAIS
Embora todos saibamos comprar, em funo do
cotidiano de nossas vidas, imprescindvel a conceituao
da atividade, que significa procurar e providenciar a entrega
de materiais, na qualidade especificada e no prazo
necessrio, a um preo justo, para o funcionamento, a
manuteno ou a ampliao da empresa.
1.2 CONCEITO DE COMPRA
a funo responsvel pela obteno do material no
mercado fornecedor, interno ou externo, atravs da mais
correta traduo das necessidades em termos de
fornecedor / requisitante.
ainda, a unidade organizacional que, agindo em
nome das atividades requisitantes, compra o material certo,
ao preo certo, na hora certa, na quantidade certa e da fonte
certa.
1.2.1 Material Certo
importante que o comprador esteja em situao de
certificar-se se o material comprado, de um fornecedor est
de acordo com o solicitado. O comprador deve, portanto,
desenvolver um sentido tcnico a fim de descobrir
eventuais discrepncias entre a cotaes de um fornecedor
comprador deve ter condies de reconhecer, em uma
eventual alternativa de cotao, uma economia do custo
potencial ou a idia de melhoria do produto. Evidentemente,
em tais circunstancias, a deciso final no ser do
comprador mas ele deve ter habilidade para encaminhar aos
setores requisitantes ou tcnicos da empresa essas
sugestes. Toda vez que uma requisio no for
suficientemente clara, o comprador dever solicitar
esclarecimentos ou, se for o caso, devolv-la a fim de que
seja preenchida corretamente e de maneira que transmita
exatamente o que se deseja adquirir.
Em hiptese alguma o comprador deve der inicio a um
processo de compras, sem ter idia exata de que quer
comprar. Objetivando um melhor conhecimento do que vai
comprar, o comprador, sempre que possvel, dever entrar
em contato cem os setores que utilizam ou que vo utilizar o
material ou servio a ser adquirido, de que maneira e se
inteirar de todos os problemas e dificuldades que podero
ocorrer ou ocorrem quando da utilizao do item requisitado.
Em resumo: cada vez mais, hoje em dia, o comprador
deve ser um tcnico.
1.2.2 Preo Certo
Nas grandes empresas, subordinado a Compras, existe
o Setor de Pesquisa e Anlise de Compras. Sua funo ,
entre outras, a de calcular o "preo objetivo" do item (com
base em desenhos e especificaes) . O clculo desse
"preo objetivo" feito baseando-se no tempo de execuo
do item, na mo de obra direta, no custo da matria prima
com mo de obra mdia no mercado; a este valor deve-se
acrescentar um valor, pr-calculado, de mo de obra
indireta. Ao valor encontrado deve-se somar o lucro. Todos
estes valores podem ser obtidos atravs de valores mdios
do mercado, e do balano e demonstraes de lucros e
perdas dos diversos fornecedores.
Professor Mrcio Micheli
12 Noes de Administrao de Materiais
O "preo objetivo" que vai servir de
orientao ao comprador quando de uma
concorrncia. No julgamento da concorrncia duas
so as possveis situaes:
a) Preo muito mais alto do que o "preo
objetivo": nessas circunstncias, eventualmente, o
comprador poder chamar o fornecedor e solicitar
esclarecimentos ou uma justifica tive do preo. O
fornecedor ou est querendo ter um lucro excessivo,
ou possui sistemas onerosos de fabricao ou um
mau sistema de apropriao de custos;
b) Preo muito mais baixo que o "preo
objetivo": o menor preo no significa hoje em dia, o
melhor negcio. Se o preo do fornecedor for muito
mais baixo, dois podem ser os motivos: 1) O
fornecedor desenvolveu uma tcnica de fabricao
tal que conseguiu diminuir seus custos; 2) O
fornecedor no soube calcular os seus custos e
nessas circunstncias dois problemas podem
ocorrer: ou ele no descobre os seus erros e
fatalmente entrar em dificuldades financeiras com
possibilidades de interromper seu fornecimento, ou
descobre o erro e ento solicita um reajuste de preo
que, na maioria das vezes, poder ser maior que o
segundo preo na concorrncia original. Portanto, se
o preo for muito mais baixo que o preo objetivo, o
fornecedor deve ser chamado, a fim de prestar
esclarecimentos. Deve-se sempre partir do princpio
fundamental de que toda empresa deve ter lucro,
evidentemente um lucro comedido, e que, portanto,
no nos interessa que qualquer fornecedor tenha
prejuzos. Se a empresa no tiver condies de
determinar esse preo objetivo, pelo menos, o
comprador deve abrir a concorrncia tendo uma
idia de que vai encontrar pela frente. Nessas
circunstncias, ele deve tomar como base ou o
ltimo preo, ou, se o item for um item novo, dever
fazer uma pesquisa preliminar de preos.
Em resumo: nunca o comprador deve dar incio
a uma concorrncia, sem ter uma idia do que vai
receber como propostas.
1.2.3 Hora Certa
O desenvolvimento industrial atual e o aumente
cada vez maior do numero de empresas de
produo em srie, torna o tempo de entrega, ou os
prazos de entrega, um dos fatores mais importantes
no julgamento de uma concorrncia. As diversas
flutuaes de preos do mercado e o perigo de
estoques excessivos fazem cem que e comprador
necessite coordenar esses dois fatores da melhor
maneira possvel, a fim de adquirir na hora certa o
material para a empresa.
1.2.4 Quantidade Certa
A quantidade a ser adquirida cada vez mais
importante por ocasio da compra. At pouco tempo
atrs aumentava-se a quantidade a ser adquirida
objetivando melhorar e preo; entretanto outros
fatores como custo de armazenagem, capital
investido em estoques etc., fizeram com que maiores
cuidados fossem tornados na determinao da
quantidade certa ou na quantidade mais econmica
a ser adquirida. Para isso foram deduzidas frmulas
e-mail: marcio.micheli@yahoo.com.br
Grupo: questoescomentadas@yahoogrupos.com.br
matemticas objetivando facilitar a determinao da
quantidade a ser adquirida. Entretanto, qualquer que seja, a
frmula ou mtodo a ser adotado no elimina a deciso final
da Gerncia de Compras com eventuais alteraes destas
quantidades devido as situaes peculiares do mercado.
1.2.5 Fonte Certa
De nada adiantar ao comprador saber exatamente o
material a adquirir, o preo certo, o prazo certo e a
quantidade certa, se no puder encontrar uma fonte de
fornecimento que possa agrupar todas as necessidades. A
avaliao dos fornecedores e o desenvolvimento de novas
fontes de fornecimento so fatores fundamentais para o
funcionamento de compras. Devido a essas necessidades o
comprador, exceto o setor de vendas da empresa, o
elemento que mantm e deve manter o maior nmero de
contatos externos na busca cada vez mais intensa de
ampliar o mercado de fornecimento. importante este item
que mais adiante vamos tratar com detalhes como escolher
e selecionar novos fornecedores.
1.3 FUNO DE COMPRA
A Funo Compras uma das engrenagem do grande
conjunto denominado Sistema Empresa ou Organizao e
deve ser devidamente considerado no contexto, para que
deficincias no venham a ocorrer, provocando demoras
onerosas, produo ineficiente, produtos inferiores, o no
cumprimento de promessas de entregas e clientes
insatisfeitos.
A competitividade no mercado, quanto a vendas, e em
grande parte, assim como a obteno de lucros
satisfatrios, devida a realizao de boas compras, e para
que isto ocorra necessrio que se adquira materiais ao
mais baixo custo, desde que satisfaam as exigncias de
qualidade.
O custo de aquisio e o custo de manuteno dos
estoques de material devem, tambm, ser mantidos em um
nvel econmico. Essas consideraes elementares so a
base de toda a funo e cincia de Compras.
A funo Compras compreende:
a) Cadastramento de Fornecedores;
b) Coleta de Preos;
c) Definio quanto ao transporte do material;
d) Julgamento de Propostas;
e) Diligenciamento do preo, do prazo e da
qualidade do material;
f) Recebimento e Colocao da Compra.
1.4 CICLO DE COMPRAS
O ciclo de compras consiste nos seguintes passos:
1. Receber e analisar as requisies de compra: As
requisies de compras tm incio com o departamento ou a
pessoa que ser o usurio final. No ambiente de MRP
(Material Requirement Planning), o planejador libera um
pedido planejado autorizando o departamento de compras a
ir adiante e processar um pedido de compra. No mnimo, as
requisies de compra contm as seguintes informaes:
Professor Mrcio Micheli
13 Noes de Administrao de Materiais
Identidade do requisitante, aprovao
assinada, e conta em que ser debitado o
custo;
Especificao do material;
Quantidade e unidade de medida;
Data e local de entrega exigidos;
Qualquer outra informao complementar
necessria.
2. Selecionar fornecedores: Identificar e
selecionar fornecedores so importantes
responsabilidades do departamento de compras.
Para itens rotineiros ou para aqueles que nunca
foram comprados antes, deve-se manter uma lista
de fornecedores aprovados. Se o item no foi
comprado antes ou se no houver um
fornecedor aceitvel em arquivo, deve-se fazer
uma pesquisa. Se o pedido de pequeno valor ou
para itens padronizados, um fornecedor
provavelmente poder ser encontrado num catlogo,
num jornal especializado ou numa lista telefnica.
3. Solicitao de cotaes: Para itens maiores,
geralmente desejvel emitir uma solicitao de
cotao. Trata-se de um requerimento por escrito
que enviado a um nmero suficiente de
fornecedores para garantir que cotaes
competitivas e confiveis sejam recebidas. No se
trata de um pedido de venda. Depois que os
fornecedores completam e devolvem as cotaes ao
comprador, as cotaes so analisadas quanto a
preo, obedincias s especificaes, termos e
condies de venda, entrega e termos de
pagamento. Para itens cujas especificaes podem
ser descritas precisamente, a escolha
provavelmente feita com base no preo, entrega e
termos de venda.
4. Determinar o preo certo: Essa uma
responsabilidade do departamento de compras,
intimamente ligada seleo dos fornecedores. O
departamento de compras tambm responsvel
por negociar o preo, e tentar obter o melhor preo
junto ao fornecedor.
5. Emitir pedidos de compra:.Ordem de compra
uma oferta legal de compra. Uma vez aceita pelo
fornecedor, ela se torna um contrato legal para
entrega das mercadorias de acordo com os termos e
condies especificados no contrato de compra. O
pedido de compor preparado com base na
requisio de compra ou nas cotaes, e tambm
em qualquer outra informao adicional necessria.
Envia-se uma cpia ao fornecedor; o departamento
de compras retm uma cpia, e outras so enviadas
para outros departamentos, tais como o de
contabilidade, o departamento requisitante e o
departamento de recepo.
6. Seguimento e entrega: O fornecedor
responsvel pela entrega pontual dos itens pedidos.
O departamento de compras deve garantir que os
fornecedores realmente entreguem pontualmente.
Se houver dvidas quanto ao cumprimento dos
prazos de entrega, o departamento de compras deve
descobrir isso a tempo de tomar medidas corretivas.
Isso pode envolver a agilizao do transporte, fontes
alternativas de suprimentos, um trabalho junto ao
fornecedor para sanar seus problemas ou a
reprogramao da produo.
e-mail: marcio.micheli@yahoo.com.br
Grupo: questoescomentadas@yahoogrupos.com.br
7. Recepo e aceitao das mercadorias: Quando as
mercadorias so recebidas, o departamento de recepo as
inspeciona para garantir que foram enviados os itens
corretos, na quantidade certa e que no foram danificados
no transporte. Usando a sua cpia do pedido de compra, o
departamento de recepo aceita as mercadorias e escreve
um recibo, observando qualquer variao. Se for necessria
outra inspeo, por exemplo, do controle de qualidade, as
mercadorias so enviadas ao departamento correspondente
ou retiradas para inspeo. Se as mercadorias recebidas
estiverem danificadas, o departamento de recepo avisar
o departamento de compras e reter as mercadorias para
outras providncias. Desde que as mercadorias estejam em
ordem e no exijam mais inspeo, elas sero enviadas
para o departamento solicitante ou para o estoque. Ma cpia
do recibo ento enviada para o departamento de compras,
observando qualquer variao ou discrepncia em relao
ao pedido de compra. Se o pedido considerado completo,
o departamento de recepo fecha sua cpia do pedido de
compra e avisa o departamento compras. Se no estiver
completo, o pedido de compra mantido aberto, esperando
para ser completado. Se as mercadorias tambm foram
inspecionadas pelo departamento de controle de qualidade,
os responsveis por esse setor tambm avisaro ao
departamento de compras sobre a aceitao ou no das
mercadorias.
8. Aprovao da fatura do fornecedor para pagamento:
Quando recebida a fatura do fornecedor, h trs
informaes que devem concordar: o pedido de compra, o
relatrio de recebimento e a fatura. Os itens e as
quantidades devem ser os mesmos em todos os
documentos; os preos e suas extenses devem ser os
mesmos no pedido de compra e na fatura. Todos os
descontos e termos do pedido original de compra devem ser
comparados com a fatura. funo do departamento de
compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer
diferenas. Uma vez aprovada, a fatura enviada ao
departamento de contas a pagar.
1.5 OBJETIVO DE COMPRAS
De uma maneira bastante ampla, e que demonstra que
a funo compras no existe somente no momento da
compra propriamente dita, mas que a mesma possui uma
maior amplitude, envolvendo a tomada de decises,
procedendo a anlises e, determinando aes que
antecedem ao ato final, podemos dizer que compras tem
como objetivo "comprar os materiais certos, com a
qualidade exigida pelo produto, nas quantidades
necessrias, no tempo requerido, nas melhores condies
de preo e na fonte certa".
Para que estes objetivos sejam atingidos, deve-se
buscar alcanar as seguintes metas fundamentais:
a) Atender o cronograma de produo, atravs do
fornecimento contnuo de materiais;
b) Estocar ao mnimo, sem comprometer a
segurana da produo desde que represente
uma economia para a organizao;
c) Evitar multiplicidade de itens similares, o
desperdcio, deteriorao e obsolescncia;
d) Manter a qualidade dos materiais conforme
especificaes;
Professor Mrcio Micheli
14 Noes de Administrao de Materiais
e) Adquirir os materiais a baixo custo sem legais sero detalhados em Compras no Servio Pblico.
demrito a qualidade;
f) Manter atualizado o cadastro de
fornecedores. 1.6.4 Compras por Importao
As compras por importao envolvem a participao do
administrador com especialidade em comrcio exterior,
1.6 TIPOS DE COMPRAS motivo pelo qual no cabe aqui nos aprofundarmos a esse
respeito. Seus procedimentos encontram-se expostos a
Toda e qualquer ao de compra precedida contnuas modificaes de regulamentos, que
por um desejo de consumir algo ou investir. Existem compreendem, entre outras, as seguintes etapas:
pois, basicamente, dois tipos de compra:
a) Processamento de faturas pro forma;
a) a compra para consumo e;
b) Processamento junto ao Departamento de
b) a compra para investimento. Comrcio Exterior - DECEX dos documentos
necessrios importao;
c) Compra de cmbio, para pagamento contra carta
1.6.1 Compra para investimento de crdito irrevogvel;
Enquadram-se as compras de bens e d) Acompanhamento das ordens de compra
equipamentos que compem o ativo da empresa (purchase order) no exterior;
(Recursos Patrimoniais).
e) Solicitao de averbaes de seguro de
transporte martimo e/ou areo;
f) Recebimento da mercadoria em aeroporto ou
1.6.2 Compras para consumo porto;
So de matrias primas e materiais destinados g) Pagamento de direitos alfandegrios;
a produo, incluindo-se a parcela de material de
escritrio. Algumas empresas denominam este tipo h) Reclamao seguradora, quando for o caso.
de aquisio como compras de custeio.
i) Quanto a formalizao das compras, as mesmas
As compras para consumo, segundo alguns podem ser:
estudiosos do assunto, subdividem-se em:
a) compras de materiais produtivo e;
b) compras de material improdutivo. 1.6.5 Compras Formais
So as aquisies de materiais em que obrigatria a
emisso de um documento de formalizao de compra.
Estas compras so determinadas em funo de valores pr-
1.6.2.1 Materiais Produtivos estabelecidos e conforme o valor a formalidade e feita em
So aqueles materiais que integram o produto graus diferentes.
final, portanto, neste caso, matria-prima e outros
materiais que fazem parte do produto, sendo que
estes diferem de indstria - em funo do que
produzido. 1.6.6 Compras informais
So compras que, por seu pequeno valor, no
1.6.2.2 Materiais improdutivos justificam maior processamento burocrtico.
So aqueles que, sendo consumido normal e
rotineiramente, no integram o produto, o que quer 1.7 SEQNCIA LGICA DE COMPRAS
dizer que apenas material de consumo forado ou Para se comprar bem preciso conhecer as respostas
de custeio. Em funo do local onde os materiais de cinco perguntas, as quais iro compor a lgica de toda e
esto sendo adquiridos, ou de suas origens, a qualquer compra:
compra pode ser classificada como: Compras Locais
ou Compras por Importao. - O que comprar? R. - Especificao / Descrio do
Material
Esta pergunta deve ser respondida pelo requisitante,
1.6.3 Compras Locais que pode ou no ser apoiado por reas tcnicas ou mesmo
compras para especificar o material.
As atividades de compras locais podem ser
exercidas na iniciativa privada e no servio pblico. As especificaes funcionais podem ser descritas das
A diferena fundamental entre tais atividades a seguintes maneiras, ou uma combinao delas:
formalidade no servio pblico e a informalidade na Descrio por marca: descrio pela marca
iniciativa privada, muito embora com procedimentos mais freqente usada em negcios de atacado e
praticamente idnticos, independentemente dessa varejo, mas tambm e intensamente usada em
particularidade. As Leis n 8.666/93 e 8.883/94, que manufatura. Quando comprado pela marca, o
envolvem as licitaes no servio pblico, exigem cliente esta confiando na reputao e integridade
total formalidade. Seus procedimentos e aspectos do fornecedor. O problema das compras pela

Professor Mrcio Micheli

e-mail: marcio.micheli@yahoo.com.br
Grupo: questoescomentadas@yahoogrupos.com.br
15 Noes de Administrao de Materiais
marca est no custo, que geralmente tem
um preo mais alto.
Descrio por especificao: existem departamento separado para compras. A razo que as leve
vrias maneiras de descrever um produto:
caractersticas fsicas e qumicas; material
e mtodo de manufatura; performance.
Desenhado por engenheiros: os desenhos
dos engenheiros descrevem em detalhes a
configurao exata das partes e da
montagem, incluindo informaes como
acabamento, tolerncias e material a ser
utilizado. A descrio feita pelo
departamento da engenharia e so caras
de serem produzidas, mas do uma
descrio exata da parte requerida.
Existe uma variedade de outros mtodos
de especificao.
- Quanto e Quando comprar? R.- funo
direta da expectativa de consumo, disponibilidade
financeira, capacidade de armazenamento e prazo
de entrega.
A maior parte das variveis acima deve ser
determinada pelo rgo de material ou suprimento
no setor denominado gesto de estoques.
A disponibilidade financeira deve ser
determinada pelo oramento financeiro da Empresa.
A capacidade de armazenamento limitada
pela prpria condio fsica da Empresa.
- Onde comprar? R.- Cadastro de
Fornecedores.
de responsabilidade do rgo de compras
criar e manter um cadastro confivel
(qualitativamente) e numericamente adequado
(quantitativa).
Como suporte alimentador do cadastro de
fornecedores deve figurar o usurio de material ou
equipamentos e logicamente os prprios
compradores.
- Como comprar? R.- Normas ou Manual de
Compras da Empresa.
Estas Normas devero retratar praticamente a
poltica de compras na qual se fundamenta a
Empresa. Originadas e definidas pela cpula
Administrativa devero mostrar entre outras,
competncia para comprar, contratao de servios,
tipos de compras, frmulas para reajustes de preos,
formulrios e rotinas de compras, etc.
- Outros Fatores
Alm das respostas as perguntas bsicas o
comprador deve procurar, atravs da sua
experincia e conhecimento, sentir em cada compra
qual fator que a influencia mais, a fim de que possa
ponderar melhor o seu julgamento. Os fatores de
maior influncia na compra so: Preo; Prazo;
Qualidade; Prazos de Pagamento; Assistncia
Tcnica.
e-mail: marcio.micheli@yahoo.com.br
Grupo: questoescomentadas@yahoogrupos.com.br
1.8 CENTRALIZAO DAS COMPRAS
Em quase todas as empresas mantm-se um
a proceder assim diz respeito a custos e padronizao,
assim sendo, somente alguns materiais so dele gados a
aquisio, e estes so aqueles de uso mais insignificante,
em termos de custos, para a empresa, e que por essa razo
no sofrem maiores controles.
A empresa que atua em diversos locais distintos no
necessariamente deve centralizar compras em um nico
local, neste caso procede-se uma analise e se a mesma for
favorvel deve-se regionalizar as compras visando um
atendimento mais rpido e um custo menor de transporte.
O abastecimento centralizado oferece as seguintes
vantagens:
1 - Melhor aproveitamento das verbas para compras; -
A concentrao das verbas para compras aumenta o poder
de barganha;
2 - Melhor controle por parte da direo;
3 - Melhor aproveitamento de pessoal;
4 - Melhoramento das relaes com fornecedores.
1.9 SELEO DE FORNECEDORES
A escolha de um fornecedor uma das atividades
fundamentais e prerrogativa exclusiva de compras. O bom
fornecedor quem vai garantir que todas aquelas clausulas
solicitadas, quando de uma compra, sejam cumpridas. Deve
o comprador procurar, de todas as maneiras, aumentar o
nmero de fornecedores em potencial a serem consultados,
de maneira que se tenha certeza de que o melhor negcio
foi executado em benefcio da empresa. O nmero limitado
de fornecedores a serem consultados, constituem uma
limitao das atividades de compras.
Uma vez definido o que comprar, a seleo dos
melhores fornecedores a prxima deciso mais importante
de compras. Um bom fornecedor aquele que tem a
tecnologia para fazer o produto na qualidade requerida, tm
a capacidade de fazer a quantidade necessria, e pode
levar o negocio bem o suficiente para gerar lucro e ainda
vender um produto competitivo.
Existe 3 tipos de fonte de fornecedores:
Fonte exclusiva: quer dizer que apenas um
fornecedor est disponvel (available) , devido a
patentes, especificaes tcnicas, matria-prima,
localizao, e etc.
Mltiplas fontes: o uso de mais de um
fornecedor para um item, gerando competio que
resultar em preo menores e melhores servios,
e haver continuidade no fornecimento.
Fonte nica: uma deciso planejada da
organizao para selecionar um fornecedor para
um item quando diversas fontes so disponveis,
objetivando produzir um parceria de longo prazo.
Considerando a importncia das especificaes de
funo, quantidade, servio e preo, existem diversos
fatores para seleo do fornecedor: habilidade tcnica,
habilidade de manufatura, confiana, servio de ps-vendas,
localizao dos fornecedores, preo, e outras
consideraes.
Professor Mrcio Micheli
16 Noes de Administrao de Materiais
Num moderno ambiente de negcios, o tipo de
relaes entre os fornecedores e consumidores
crucial para ambos, sendo que a relao vai
evoluindo para uma dependncia mtua. O
fornecedor pode confiar em negcios futuros, e o
comprador ter um fornecimento garantido de
produtos de qualidade, suporte tcnico, e melhoria
contnua dos produtos. A comunicao entre eles
deve ser aberta e completa, para que ambas partes
entendam os problemas do outro e possam trabalhar
juntos para a soluo de problemas que trar
vantagens mtuas. Ou seja, a seleo o
relacionamento com os fornecedores de extrema
importncia.
Os fatores que influem na deciso de escolha
de algum fornecedor so quantitativos (pode ser
colocado algum valor sobre o fator) e qualitativos
(demanda julgamento). A dificuldade est em
encontrar um mtodo que combine estes dois fatores
para selecionar o melhor fornecedor. Um mtodo o
mtodo de classificao, que consiste em: identificar
os fatores que so considerados importantes para a
seleo do fornecedor; colocar um peso para cara
fator; classificar cada fornecedor segundo os fatores;
classificar os fornecedores. Essa uma maneira de
se quantificar os fatores que no so quantitativos
por natureza, forando a empresa considerar a
importncia relativa de cada um dos vrios fatores
que influem na escolha do fornecedor.
O preo no e o nico fator que influi nas
decises de compras. Entretanto, quando todas as
demais coisas so iguais, ele e o mais importante.
Na mdia das empresas, 50% do valor de venda dos
produtos est atribudo as compras.
Deve-se saber bem o que o requerido, para
no se pagar mais que o necessrio. Esse preo
justo um preo que competitivo, d lucro ao
vendedor, e permite ao comprador vender seu
produto tendo lucro. Logo o menor preo no o
melhor, pelo menos no para um relao de
comprador-fornecedor duradoura, onde o fornecedor
no obtm lucro, ou para obte-lo, diminui a
qualidade e os servios. Ou seja, no final, tanto
comprador como fornecedor devem sair satisfeitos.
O preo do produto fornecido baseado num
valor mnimo, que o fornecedor coloca, (determinado
pelos seus custos de produo e o lucro obtido na
venda), e um valor mximo, colocado pelo mercado.
Se os compradores esto buscando um preo justo,
tem que desenvolver um entendimento de demanda
e oferta de mercado , preos competitivos e os
mtodos de se chegar nos custos. Um mtodo de se
analisar os custos e quebra-lo em custos fixos (so
os custos que existem no importando o volume das
vendas), e custos variveis (custos diretamente
relacionados com a quantidade produzida ou
vendida). Se analisados estes custos com a receita,
num grfico de volume de vendas/dinheiro, obtm-se
as regies de lucro e prejuzo.
O processo de seleo das fontes de
fornecimento no se restringe a uma nica ocasio,
ou seja, quando e necessria a aquisio de
determinado material. A atividade deve ser exercida
de forma permanente e contnua, atravs de vrias
etapas, entre as quais selecionamos as seguintes:
e-mail: marcio.micheli@yahoo.com.br
Grupo: questoescomentadas@yahoogrupos.com.br
1.9.1 ETAPA 1 - Levantamento e Pesquisa de Mercado
Estabelecida a necessidade da aquisio para
determinado material, e necessrio levantar e pesquisar
fornecedores em potencial. O levantamento poder ser
realizado atravs dos seguintes instrumentos:
- Cadastro de Fornecedores do rgo de Compras;
- Edital de Convocao;
- Guias Comerciais e Industriais;
- Catlogos de Fornecedores;
- Revistas especializadas;
- Catlogos Telefnicos;
- Associaes Profissionais e Sindicatos Industriais.
1.9.2 ETAPA 2 - Anlise e Classificao
Compreende a anlise dos dados cadastrais do
fornecedor e a respectiva classificao quanto aos tipos de
materiais a fornecer, bem como, a eliminao daqueles
fornecedores que no satisfizerem as exigncias da
empresa.
1.9.3 ETAPA 3 - Avaliao de Desempenho
Esta etapa efetuada ps - cadastramento e nela faz-
se o acompanhamento do fornecedor quanto ao
cumprimento do contratado, servindo no raras vezes como
elemento de eliminao das empresas fornecedoras.
1.10 DETERMINAO DO PREO
Preos podem ser negociados se o comprador tem o
conhecimento e o alvo para fazer isso. Um pequeno
comprador provavelmente no tem essas qualificaes ,
enquanto que um grande comprador deva ter. Atravs da
negociao, ambas partes tentam resolver condies de
compra, para que haja benefcio mtuo. So requeridas
habilidades e planejamento cuidadosos para a negociao
ter sucesso, alm de tomar muito tempo e esforo. Deve-se
saber se o lucro potencial justifica estes custos. Um fator
importante para as propostas de negociao e o tipo de
produto:
Comodities: comoditties so materiais como trigo,
carne e metais. O preo estabelecido pelo
mercado de oferta e demanda, e pode flutuar
bruscamente. A negociao esta relacionada
apenas em contratos para preos futuros;
Produtos padronizados: estes produtos so
fornecidos por diversos fornecedores, e os preos
so determinados pelos catlogos de preo. No
existe muito campo para negociar, apenas para
compras grandes;
Itens de pequeno valor: so itens como
suprimentos de manuteno ou limpeza, que
representa compras de baixo valor que a
negociao de preo de pouca razo. O objetivo
manter os custos de encomenda/ordering baixo;
Itens feitos sob encomenda: esta categoria inclui
itens feitos sob especificaes ou nas quais
Professor Mrcio Micheli
17
recebe-se cotaes de diversas fontes.
Esses geralmente podem ser negociados.
1.11 COMPRAS X CUSTOS INDUSTRIAIS
Modernamente a funo de compras tem sido
desenvolvida dentro de um novo sistema de
maturidade com tcnicas mais sofisticadas.
Um dos aspectos que devem merecer muita
ateno so os custos industriais que representam
percentual considervel na composio final do
preo de venda.
Noes de Administrao de Materiais
f) economia de escala na aquisio centralizada,
gerando custos mais baixos;
g) melhor qualidade, por causa da maior facilidade
de implantao do sistema de qualidade;
h) sortimento de produtos com mais consistncia,
para suportar as promoes nacionais;
i) especializao das atividades para o pessoal da
produo no perder muito tempo com contatos
com os vendedores.

1.12.2 O uso de comit tem as seguintes vantagens:

CUSTO INDUSTRIAL = CUSTO DE
AQUISIO + CUSTO DE TRANSFORMAO.
O controle da eficincia dos custos de
transformao j so perfeitamente realizados
atravs de tcnicas consagradas, entretanto o
controle da eficincia de aquisio constitui um
problema de difcil equacionamento, principalmente
em virtude de a atividade de aquisio estar voltada
para fora da empresa e sujeita a um sem-nmero de
fatores ainda no controlveis.
Muitos estudos tm mostrado que os gastos
relativos a compras em empresas de manufatura
podem alcanar mais de 50% da receita lquida.
1.12 ORGANIZAO DO SERVIO DE
COMPRAS
As compras podem ser centralizadas ou no. O
tipo de empreendimento que vai definir a
necessidade de centralizar.
Uma prtica muito usada ter um comit de
compras, em que pessoas de todas as rea da
empresa participem das decises.
As vantagens da centralizao dos servios de
compras so sempre postas em dvida pelos
departamentos que necessitam de materiais. De
modo geral, a centralizao apresenta aspectos
realmente positivos, pela reduo dos preos mdios
de aquisio, apesar de, em certos tipos de
compras, ser mais aconselhvel aquisio
descentralizada.
1.12.1 Vantagens de Centralizar:
a) viso do todo quanto organizao do
servio;
b) poder de negociao para melhoria dos
nveis de preos obtidos dos fornecedores;
c) influncia no mercado devido ao nvel de
relacionamento com os fornecedores;
d) anlise do mercado, com eficcia, em
virtude da especializao do pessoal no
servio de compras;
e) controle financeiro dos compromissos
assumidos pelas compras associado a um
controle de estoques;
a) larga faixa de experincia aplicada nas
decises;
b) as decises so tomadas numa atmosfera mais
cientfica;
c) o nvel de presses sobre compras mais baixo,
melhorando as relaes dos compradores com o
pessoal interno e os vendedores;
d) a co-participao das reas dentro do esprito de
engenharia simultnea, cria um ambiente
favorvel para melhor desempenho tanto do ponto
de vista poltico, como profissional.
1.12.3 Pontos importantes para descentralizao:
a) adequao da compra devido ao conhecimento
dos problemas especficos da rea onde o
comprador exerce sua atividade.
b) menor estoque e com uma variedade mais
adequada, por causa de peculiaridades regionais
da qualidade, quantidade, variedade.
c) coordenao, em virtude do relacionamento direto
com o fornecedor, levando a unidade operacional
a atuar de acordo com as necessidades regionais.
d) flexibilidade proporcionada pelo menor tempo de
tramitao das ordens, provocando menores
faltas.
1.13 CUIDADOS AO COMPRAR
O processo de produo inicia-se com planejamento
das vendas, estabelecimento de uma poltica de estoque de
produtos acabados e listagem dos itens e quantidades de
produtos a serem fabricados, quantidades estas distribudas
ao longo de um cronograma de produo.
Um sistema de planejamento de produo fixa as
quantidades a comprar somente na etapa final da
elaborao do plano de produo. As quantidades lquidas a
comprar sero apuradas pela desagregao das fichas de
produo e em especial pela listagem de materiais
necessrios para compor cada unidade de produto a ser
produzido. Ser necessrio comparar as necessidades de
materiais com as existncias nos estoques de matrias-
primas, para se apurar as necessidades lquidas distribudas
no tempo conforme o cronograma de produo necessria
para atender ao planejamento de vendas.
Entretanto, a execuo da compra ser a primeira
etapa executiva do programa de produo. O trmino da

Professor Mrcio Micheli

e-mail: marcio.micheli@yahoo.com.br
Grupo: questoescomentadas@yahoogrupos.com.br
18 Noes de Administrao de Materiais
programao e o incio das atividades de compra
caracterizam-se, portanto, como uma rea com
muitas facilidades de conflitos, conflitos estes
sempre agravados pelos atrasos normais e habituais
do planejamento.
As presses exercidas pelos setores de
produo e faturamento reforam ainda mais a
probabilidade de atritos na rea de compras. Neste
momento todos se esquecem dos atrasos no
planejamento das vendas e na programao da
produo.
Outro aspecto interessante do relacionamento
dentro da rea de compras a inverso curiosa de
atitude que se processa entre o comprador e o
vendedor aps a emisso do pedido. A posio
inicial de vendedor sempre solicitante e o
comprador nesta fase poder usar seus recursos de
presso para forar o vendedor a chegar s
condies ideais para a empresa.
Uma vez emitido o pedido, o comprador perde
sua posio de comando e passa a uma atitude de
expectativa. Procurar de agora em diante adotar
uma atitude de vigilncia, procurando cuidar para
que os fornecimentos sejam feitos e os prazos
cumpridos.
1.14 COTAO DE PREOS
O depto de compras com base nas solicitaes
de mercadorias, efetua a cotao dos produtos
requisitados.
Aps efetuadas as cotaes o rgo algumas tcnicas imprescindveis na Adm. de Materiais. As
competente analisa qual a proposta mais vantajosa
levando em considerao os seguintes itens:
a) prazo de pagamento;
b) valor das parcelas;
1.15 O PEDIDO DE COMPRA
Aps trmino da fase de cotao de preos dos manuseio, transporte e armazenamento como se fosse uma
materiais e analise da melhor proposta para
fornecimento, o setor de compras emite o pedido de
compras para a empresa escolhida. Esse pedido
dever ter com clareza a descrio do material a ser
comprado, bem como as descries tcnicas, para
que no ocorra as freqentes dvidas que
comumente acontecem.
Preferencialmente o pedido dever ser emitido
em 3 vias, sendo a 1 e 2 vias enviadas ao
fornecedor, o qual colocar ciente na 2 via e a
devolver, que passar a ter fora de contrato,
funcionando como um "instrumento particular de
compromisso de compra e venda". A 3 via funciona
como follow up do pedido.
1.16 O RECEBIMENTO DE MATERIAIS
No recebimento dos materiais solicitados,
alguns principais aspectos devero ser considerados
como:
e-mail: marcio.micheli@yahoo.com.br
Grupo: questoescomentadas@yahoogrupos.com.br
1) Especificao tcnica: conferencia das
especificaes pedidas com as recebidas.
2) Qualidade dos materiais: conferencia fsica do
material recebido.
3) Quantidade: Executar contagem fsica dos materiais,
ou utilizar tcnicas de amostragem quando for invivel a
contagem um a um.
4) Preo:
5) Prazo de entrega: conferencia se o prazo esta
dentro do estabelecido no pedido.
6) Condies de pgto: conferencia com relao ao
pedido.
1.17 O ARMAZENAMENTO
Na definio do local adequado para o armazenamento
devemos considerar:
- Volume das mercadorias / espao disponvel;
- Resistncia / tipo das mercadorias (itens de fino
acabamento);
- Nmero de itens;
- Temperatura, umidade, incidncia de sol, chuva, etc;
- Manuteno das embalagens originais / tipos de
embalagens;
- Velocidade necessria no atendimento;
O sistema de estocagem escolhido deve seguir
principais tcnicas de estocagem so:
a) Carga unitria:
D-se o nome de carga unitria carga constituda de
embalagens de transporte que arranjam ou acondicionam
uma certa quantidade de material para possibilitar o seu
unidade. A formao de carga unitria se atravs de pallets.
Pallet um estrado de madeira padronizado, de diversas
dimenses. Suas medidas convencionais bsicas so
1.100mm x 1.100mm, como padro internacional para se
adequar aos diversos meios de transportes e armazenagem;
b) Caixas ou Gavetas:
a tcnica de estocagem ideal para materiais de
pequenas dimenses, como parafusos, arruelas, e alguns
materiais de escritrio; materiais em processamento, semi
acabados ou acabados. Os tamanhos e materiais utilizados
na sua construo sero os mais variados em funo das
necessidades especficas de cada atividade.
c) Prateleiras:
uma tcnica de estocagem destinada a materiais de
tamanhos diversos e para o apoio de gavetas ou caixas
padronizadas. Tambm como as caixas podero ser
construdas de diversos materiais conforme a convenincia
Professor Mrcio Micheli
19 Noes de Administrao de Materiais
da atividade. As prateleiras constitui o meio de
estocagem mais simples e econmico.

d) Raques: Ao raques so construdos para

acomodar peas longas e estreitas como tubos,
barras, tiras, etc.

e) Empilhamento: Trata-se de uma variante da

estocagem de caixas para aproveitamento do
espao vertical. As caixas ou pallets so empilhados
uns sobre os outros, obedecendo a uma distribuio
eqitativa de cargas. Container Flexvel: uma das
tcnicas mais recentes de estocagem, uma
espcie de saco feito com tecido resistente e
borracha vulcanizada, com um revestimento interno
conforme o uso.

Professor Mrcio Micheli

e-mail: marcio.micheli@yahoo.com.br
Grupo: questoescomentadas@yahoogrupos.com.br
20 Noes de Administrao de Materiais

REFERNCIAS
CHIAVENATO, Idalberto. Iniciao a
Administrao de Materiais. So Paulo: Makron,
McGraw-Hill, 1991.

DIAS, Marco Aurlio P. Administrao de Materiais

uma abordagem logstica, So Paulo: Atlas, 1997.

GURGEL, Floriano C. A. Administrao do Fluxos

de Materiais e Produtos. So Paulo: Atlas, 1996.

MARTINS, Petrnio G. Administrao de Materiais

e Recursos Empresariais, So Paulo: Saraiva,
2000.

MOREIRA, Daniel Augusto. Introduo a

Administrao da Produo e Operaes. So
Paulo: Pioneira, 1998.

MOURA, Reinaldo A . Armazenamento e

Distribuio Fsica. So Paulo: IMAM, 1997.

POZO, Hamilton. Administrao de Recursos

Materiais e Patrimoniais: uma abordagem
logstica. So Paulo: Atlas, 2001

Professor Mrcio Micheli

e-mail: marcio.micheli@yahoo.com.br
Grupo: questoescomentadas@yahoogrupos.com.br