EL SISTEMA DE INFORMACIN DE LA EMPRESA

1. INTRODUCCION

La informacin circula por toda la organizacin como si fuera un fluido, por cauces
formales e informales y en sentido horizontal y vertical. El Sistema de Informacin
configura la estructura organizativa que debe administrar dichos flujos de
informacin con la mxima eficacia y eficiencia en su captacin, proceso,
almacenamiento y distribucin.

Se suelen confundir los Sistemas de Informacin de las empresas con los sistemas
informticos, dichos sistemas manejan volmenes de informacin enormes a
velocidades vertiginosas siendo una herramienta clave en los Sistemas de
Informacin actuales, aunque siempre existir un parte del Sistema de Informacin
que no pueda ser informatizada.

En la actualidad la creciente complejidad de las tareas de gestin, ocasionada por un

entorno hostil que evoluciona muy rpidamente, han incrementado el protagonismo
y el inters por los Sistemas de Informacin de las empresas de nuestro entorno, los
cuales deben ser mecanismos rpidos, con una gran capacidad de adaptacin frente a
los cambios del entorno y de la propia organizacin, exhaustivos en su anlisis, que
aseguren la eficacia del resultado a la hora de alcanzar los objetivos marcados y
eficiente respecto al uso de recursos, sobre todo de la informacin.

2. DE LOS DATOS A LA INFORMACION Y EL CONOCIMIENTO

En el entorno empresarial, en muchas ocasiones, se vienen utilizando los trminos

datos e informacin, como sinnimos, si bien son muy diferentes, consideramos
importante de cara a definir los Sistemas de Informacin, diferenciar estos dos
conceptos.

As, los datos son "grupos de smbolos no aleatorios que se erigen en representacin
de algo (cantidades, objetos, acciones, etc.)". Los datos se constituyen a partir de
caracteres, pueden ser la combinacin de letras, nmeros o smbolos que conforman
una palabra, una cifra o una imagen que se refieren a algo, p. ej. La cifra 294450 por
s sola no es un dato, necesitamos saber a qu se refiere esta cifra o palabra,
pudiendo ser sta un saldo o un nmero de telfono, en caso de ser un saldo
necesitaramos saber de qu cuenta y a qu fecha, y si es un telfono, de quin.

Los datos son la materia prima imprescindible para conseguir informacin, ser
necesario para ello que exista un sistema de informacin que sea capaz de procesar
los datos y convertirlos en informacin. Los datos se convierten en informacin
cuando son tiles para algn propsito, y una vez que son procesados obtienen un
significado, un propsito y una utilidad, es decir, cuando a los datos se les agrega
algo ms, inteligencia, se convierten en informacin.

Un dato se convierte en informacin, si es capaz de contestar a una pregunta o

solucionar un problema de informacin, es decir, la informacin se vincula a "los
datos que hacen falta para tomar decisiones".

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La diferencia entre dato e informacin no reside en el contenido del conjunto de
caracteres dado, ms bien reside en su utilidad para la toma de una decisin.

En definitiva los datos, para convertiste en informacin, han de detentar una serie de
caractersticas:
Utilidad. Deben servir en el proceso de la toma de decisiones, influyendo en
las acciones que se adopten.
Relevancia. Si el dato no es relevante no servir para responder a una
pregunta o proporcionar conocimiento sobre algo.
Ser interpretables. Si los datos carecen de un significado, si no se puede
interpretar su sentido no servirn para el proceso de toma de decisiones.
Ser perceptibles. Si no se percibe, porque no llega al destinatario, o porque
llega muy difuminado entre una gran cantidad de otros datos, el usuario no
podr procesarlo.

3. CONCEPTO DE INFORMACION

La informacin es la parte de los datos que ejerce algn tipo de influencia sobre
nuestras acciones, ya que interviene en el proceso de toma de decisiones. El
mismo conjunto de caracteres puede ser un dato o una informacin para
individuos diferentes, es similar, al hecho de que lo que es materia prima para
una empresa puede ser el producto final para otra. P. ej.: para una empresa que
fabrica papel, la pasta es slo la materia prima, tendr que realizar todo un
proceso para que se convierta en producto final, mientras que para la empresa
que produce la pasta, sta ya es el producto final. Algo similar ocurre con los
datos y la informacin, ya que aquello que consideramos informacin en un
nivel de la empresa puede ser slo un dato en otro.

La informacin se utiliza en la mayora de las ramas cientficas como piedra

angular sobre la que fundamentar la toma de decisiones. Aparece as un trmino
impreciso, amplio y moldeable en funcin del entorno en el que se utilice,
desarrollndose esta situacin hasta tal punto que en numerosos casos se obvia
su definicin por considerar que algo tan comn y prximo a todas las facetas de
nuestra vida no necesita demostracin. En realidad, nos encontramos ante un
concepto que puede ser abordado desde numerosos ngulos y diversas
perspectivas (lingstica, comunicacin, matemticas, ciencias sociales,
informtica, etc.)

En general, se asimila la informacin a "todo aquello que reduce la

incertidumbre", sta es una visin muy amplia que enuncia un problema causa-
efecto que no se corresponde exactamente con la realidad, ya que no slo la
reduce sino que la puede ampliar, ms bien habra que decir "todo aquello que
vara la incertidumbre". La informacin es la diferencia entre un estado de
incertidumbre y otro inmediatamente posterior, que puede acercarnos a la
realidad o alejarnos de ella, sabiendo que la incertidumbre es la carencia de
conocimiento o ausencia de informacin acerca de un rea de inters.

La teora econmica nos dice que la Tierra, el Trabajo y el Capital han sido,
tradicionalmente, los recursos econmicos fundamentales, sin embargo, cada vez

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con un mayor reconocimiento, la informacin se ha establecido en cuarto lugar
como recurso estratgico decisivo dada su enorme importancia econmica.

De hecho, nadie duda de que la informacin es poder, por lo que cada vez son
ms las organizaciones que emplean una parte importante de sus medios para
obtenerla y controlarla.

La informacin cobra an ms importancia en aquellos momentos de caos,

incertidumbre, desequilibrios y ajustes, llegando a ser tanto o ms valiosa que
los recursos materiales, humanos y financieros con los que cuenta la empresa.
Esto se debe a que la empresa para poder ser competitiva en una economa cada
vez ms globalizada debe ser capaz de obtener, seleccionar, procesar y aplicar
correctamente la informacin relevante para afrontar cada problema.

La informacin es un elemento bsico en la empresa, de ah que frente a

circunstancias tales como la expansin y diversificacin de actividades, la
constante variacin de los empleados en plantilla, las empresas, a travs de su
nivel directivo, sientan la necesidad de estructurar y formalizar sus sistemas de
informacin. Y todo ello por que la informacin es la materia prima
imprescindible en todas y cada una de las fases que conlleva una toma de
decisiones, entendiendo por ste, el proceso dirigido a la seleccin y ejecucin
de una accin que resuelva un problema, permitiendo la ejecucin de unos
objetivos establecidos. La informacin constituye, pues, un recurso estratgico
lo mismo que los recursos humanos, financieros, tecnolgicos o comerciales. La
importancia adquirida progresivamente por la informacin en la vida de la
empresa se pone de manifiesto con la evolucin misma de la informtica,
encargada de tratarla con procesos automticos.

La informacin es un recurso que cuenta con una serie de caractersticas

peculiares que la diferencian de otros recursos existentes en la empresa, tales
como:
Transportabilidad, al poderse transportar instantneamente de un lugar a
otro del mundo
Ilimitada, ya que el hombre no consume informacin sino que la crea
constantemente, siendo los recursos de informacin inagotables.
Subjetividad. Es difcil asignar un valor objetivo a la informacin. El valor
de la informacin depende de quien la use, se lo asigna el sujeto de acuerdo
con sus necesidades concretas en un determinado momento: el sujeto suele
percibir el valor de una informacin como el coste de disponer de ella. La
evolucin en el tiempo del valor de la informacin es difcilmente previsible,
puede tener un valor extraordinario hoy y no tener ninguno maana.

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4. LOS FLUJOS DE INFORMACION DE LA EMPRESA

Las empresas manejan dos tipos muy diferentes de recursos.

a. Recursos o activos visibles, tangibles o fsicos: capital, materias primas,

mquinas, empleados, que se utilizan para realizar las operaciones diarias
de la empresa, son necesarios para el funcionamiento de las empresa,
pero no son suficientes, requieren de los activos intangibles para dar
algn fruto. Podramos compararlos con el hardware de la empresa, son
fundamentales, pero resultan estriles si no cuentan con el adecuado
software, es decir, los activos intangibles.

b. Recursos o activos invisibles. Son activos estrechamente ligados a la

informacin: la imagen de marca, la habilidad tecnolgica, el dominio de
los canales de distribucin o la comunicacin directa con los
consumidores.

En toda empresa suelen coexistir tres tipos bsicos de flujos de informacin,

y cuanto mayor es la habilidad de la empresa para manejar dichos flujos, ms
importancia adquiere los activos intangibles que se basan en ellos.

Por un lado, obtienen informacin del entorno con el fin de determinar qu

productos necesita el mercado y qu tecnologas existen para cubrirlas, es lo
que denominamos, informacin ambiental o externa.

Por otro lado, la propia organizacin genera internamente informacin, que

surge del procesamiento de la informacin ambiental y la derivada de las
relaciones en la empresa, es la que llamamos informacin interna.

Y por ltimo, dan a conocer los productos y servicios que la empresa realiza,
denominndose informacin corporativa. Vemoslos ms detenidamente:

A. Informacin ambiental o externa. Es la informacin que entra en la

empresa procedente del entorno, es esencial para poder tener xito en los
mercados actuales, fundamentalmente debe buscar:

o Capacidad de respuesta a las necesidades del mercado. La empresa

obtiene informacin procedente del entorno con el fin de determinar
estrategias, como por ejemplo qu productos necesita el mercado.

o Adquisicin de habilidades tecnolgicas. La empresa obtiene

informacin procedente del entorno con el fin de determinar qu
tecnologas existen, para el correcto funcionamiento de las funciones
de I+D, formacin, aumentar la habilidad tecnolgica de la empresa.

Las empresas necesitan informacin sobre dos entornos muy distintos:

entorno inmediato y entorno remoto, para informase de cada no de estos dos
entornos existen: fuentes informales de informacin (no se registran en

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 ninguna parte y se basan en relaciones personales) y fuentes formales
(registradas en papel, medio electrnico o en cualquier tipo de soporte
fsico).

Entorno inmediato. Constituido por aquellos elementos con los que la

empresa debe tratar a diario: clientes, proveedores, distribuidores,
competidores, fuentes de financiacin y reguladores.

Entorno remoto, al que no se ha de enfrentar a diario, pero que debe

monitorizar con el fin de identificar los cambios y tendencias que exijan
una adaptacin de las estrategias de la empresa a medio y largo plazo. Es
un contexto ms amplio: el clima poltico, la situacin econmica, las
tendencias sociales y las innovaciones tecnolgicas. Cada da el entorno
remoto se hace ms inmediato gracias a las NTIC.

B. Informacin Interna. La empresa a la vez que recibe toda esa

informacin externa, la va asimilando y procesando, unindola a la
informacin interna generada por la propia empresa, este proceso le
ayuda a desarrollar los productos y servicios que posteriormente ofrece a
sus clientes. En toda empresa cabe distinguir 2 grandes tipos de
informacin interna:

a. Las empresas generan una gran cantidad de Informacin operacional,

informacin que resulta del propio funcionamiento rutinario de la
empresa (listas de clientes, catlogos de productos, listados del
inventario en almacn, registros contables, datos numricos de
control de la maquinaria), la cual suele ser formal, y fcilmente
almacenable en algn tipo de registro fsico.

b. Las empresas generan conocimientos como resultado de la

asimilacin o digestin de informacin interna y externa, y de la
explotacin de las capacidades creativas de sus miembros (se disean
nuevos productos, se mejoran los procesos, se optimizan los
mecanismos de gestin, etc.). La empresa aprende y su conocimiento
se acumula en forma de know-how. Esta informacin es bsicamente
informal, se almacena en la experiencia de las personas.

C. Informacin corporativa. As denominamos la salida de la informacin

desde la empresa hacia el exterior. Toda empresa que quiera sobrevivir
debe esforzarse en emitir hacia su entorno un mensaje diferenciado que
le permita ser claramente percibible por parte de los consumidores. Se
puede distinguir 2 tipos principales de mensajes:

La empresa puede llevar a cabo acciones directas de comunicacin: lanzar una campaa
publicitaria, explotar su imagen a travs de acciones de patrocinio, iniciar un proceso de
I+D con el fin de genera un producto muy concreto, en este caso, la informacin que se
emite al entorno est contenida en el producto en forma de tecnologa aplicada.

La empresa puede llevar a cabo acciones indirectas de comunicacin, a

travs de la ruta operacional: una empresa que cuide la calidad de sus

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 productos, est, quizs sin saberlo, esparciendo informacin por el
entorno, ya que al satisfacer a sus clientes con productos de calidad
consigue imagen de marca y un prestigio que los mismos clientes se
encargan de difundir entre sus conocidos.

5. DEFINICION DE SISTEMAS DE INFORMACION

Comenzaremos dando una definicin de sistema en un sentido ms amplio, as,

un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre s para lograr
un objetivo comn. Una organizacin es un sistema, sus componentes,
marketing, produccin, finanzas, investigacin, personal, etc., trabajan juntos
para crear productos y/o servicios y colocarlos en el mercado.

Para alcanzar sus objetivos la mayora de los sistemas interaccionan con su

medio ambiente, el cual est formado por todos los objetos que se encuentran
fuera de las fronteras de los sistemas. Los sistemas que interactan con su medio
ambiente (reciben entradas y producen salidas) se denominan sistemas abiertos.
Las organizaciones son sistemas abiertos, ya que hay un intercambio continuo
entre ellas y su entorno, clientes, proveedores, accionista, autoridades, etc. Una
caracterstica importante es que las organizaciones deben estar muy pendientes
de la situacin del entorno, para adaptarse a posibles nuevos modelos de
comportamiento en ste, con el objeto de adaptarse lo ms rpidamente posible a
estos cambios. Por el contrario los sistemas que no interactan con su medio
ambiente se conocen como sistemas cerrados.

Debido a la enorme variedad de conceptualizaciones existentes sobre los

Sistemas de Informacin realizaremos a continuacin una taxonoma de las
definiciones que se han realizado sobre este concepto, estudiando dicha
clasificacin en base a la evolucin en el tiempo del concepto de Sistema de
Informacin.

EVOLUCION DEL CONCEPTO DE SISTEMAS DE INFORMACION

El concepto de SISTEMAS DE INFORMACIN ha evolucionado conforme ha

pasado el tiempo. Bsicamente se pueden agrupar en cinco grupos que a
continuacin se exponen:

Grupo A: Definiciones que enfatizan los medios que sustentan los Sistemas de
Informacin.

A comienzo de los 60 se haca referencia a los Sistemas de Informacin como el

conjunto de sistemas informticos de la empresa, hacindose especial referencia
a los ordenadores, programas, archivos, en definitiva se le daba mayor
importancia al hardware y al software.

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Grupo B: Definiciones que acentan la informacin.

Este grupo se centra en el concepto de informacin para definir un Sistema de

Informacin, as se dice que ste era un conjunto de flujos de informacin que
recorre toda la empresa, o que era el subsistema de la empresa que se encarga de
transformar el dato en informacin, con el objetivo de resolver las necesidades
de informacin de la empresa. De tal forma que el Sistema de Informacin
engloba todo lo relacionado con la informacin, desde los circuitos por la que
sta fluye, hasta los dispositivos de transmisin y representacin de sta.

Grupo C: Los Sistema de Informacin como subsistema empresarial.

Este grupo considera que el Sistema de Informacin es un conjunto de elementos

que forman parte de una organizacin para conseguir unos objetivos, es decir, un
conjunto organizado de trabajadores, mquinas y procedimientos para llevar a
cabo funciones de informacin.

Grupo D: Consideran a la empresa como un Sistema de Informacin.

Este grupo considera que una empresa es en s misma un Sistema de

Informacin siendo su funcin principal la de procesar informacin y tomar
decisiones.

Grupo E: Los Sistemas de Informacin como modelos de la empresa.

En cualquier ciencia cuando la realidad es demasiado complicada para estudiarla

directamente, se procede a realizar una representacin de sta, a dicha
representacin la denominamos modelo. Desde esta perspectiva, se entiende que
para el estudio de una empresa es necesario realizar un modelo que la
represente, siendo el Sistema de Informacin dicho modelo.

En suma, un Sistema de Informacin queda configurado por:

Estructura organizativa que administra los flujos de informacin informal

y formal, horizontal y vertical, existente entre los niveles operativo,
tctico y estratgico, con la mxima eficacia y eficiencia en su
captacin, proceso almacenamiento y distribucin.

El Sistema de Informacin de la empresa est compuesto por el conjunto

interdependiente de las personas, las estructuras de la organizacin, las
tecnologas de la informacin, tanto hardware como software, los
procedimientos y mtodos, que debera permitir a la empresa disponer
justo a tiempo de la informacin de la que tiene o tendr necesidad para
su funcionamiento corriente y para su evolucin

Por tanto el Sistema de Informacin est integrado por tres grandes

componentes:

Las personas que participan en el proceso de informacin de la empresa.

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 Las estructuras de organizacin (los circuitos de informacin, los
documentos, los procedimientos.

Las Tecnologas de la Informacin y de la Comunicacin.

No deben identificarse totalmente los Sistemas de Informacin con los sistemas

informticos. Aunque en la actualidad la Informtica de Gestin facilita el
tratamiento e intercambio de grandes volmenes de informacin,
constituyndose, por tanto, en la base de los Sistemas de Informacin, si bien
suelen existir en la empresa algunas reas del Sistema de Informacin que no
pueden ser informatizadas.

6. CARACTERISTICAS, FUNCIONES Y OBJETIVOS DE UN SISTEMA

DE INFORMACION

Son muchas las caractersticas que pueden definir un Sistema de Informacin,

entre las cuales podemos resaltar:

o Oportunidad. La informacin se debe poder obtener en el momento en

el que se necesita, lo cual supone que tenemos que disponer de la
informacin en el formato y por los medios adecuados, y que el tiempo
de suministro de la informacin debe ser el mnimo posible.

o Suministro de informacin de manera selectiva. De manera que la

informacin final sea precisa, es decir, carezca de errores y concisa, o
sea, que debe presentar la informacin de forma resumida, para que sea
fcil de manejar. En definitiva, se trata de sustituir cantidad por calidad
de informacin.

o Variedad en la forma de presentacin de la informacin. Lo cual

puede ayudar en gran medida al anlisis de sta.

o Relevancia. El sistema debe ser capaz de procesar la informacin segn

la importancia de la misma, ello requiere del establecimiento de niveles y
prioridades.

o Flexible. El sistema debe ser capaz de adaptarse a las nuevas necesidades

de informacin de la empresa en el menor tiempo posible.

o Fiabilidad. Se requiere que las salidas de informacin sean exactas, por

ejemplo, que no existan grandes diferencias entre las previsiones y los
resultados reales.

o Seguridad. El sistema debe estar protegido contra los accesos no

autorizados a la informacin almacenada, llegando incluso a establecer

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 niveles de entrada al sistema en funcin del puesto del usuario en la
estructura de la empresa. Debe considerarse tambin la seguridad fsica
de la informacin.

Los Sistemas de Informacin son sistemas que proporcionan informacin a los

usuarios para la toma de decisiones en cualquier tipo de organizacin. Todas las
organizaciones posen un Sistema de Informacin, susceptible de generar
informacin en cada uno y para los tres niveles organizacionales: operativo,
tctico y estratgico. De ah que se considere al Sistema de Informacin como el
sistema nervioso de cualquier empresa, siendo su funcin principal la de
proporcionar informacin.

Ampliando lo anterior, las funciones principales que realiza el Sistema de

Informacin pueden resumirse en las siguientes:

Percepcin o recogida de datos internos y externos.

Registro y almacenamiento de los mismos.
Recuperacin de los datos almacenados.
Procesamiento o transformacin de aquellos en funcin de las
necesidades.
Transmisin de los flujos de informacin en el seno de la empresa y
hacia el exterior.
Presentacin de la informacin requerida.
Produccin de decisiones.

Por tanto, el Sistema de Informacin recopila, elabora y distribuye la

informacin necesaria para el funcionamiento de la empresa y para las
actividades de direccin y control, apoyando los procesos de toma de decisiones
necesarios para desempear las funciones de negocio de la empresa.

Finalmente, los objetivos de un sistema de informacin pueden resumirse:

Dar soporte a los objetivos y estrategias de la empresa para lo cual deben

proporcionar la informacin que facilite la toma de decisiones en todos y
cada uno de los niveles de la empresa.

Gestionar la informacin como un recurso estratgico, ya que obtener

informacin y su manejo tiene un coste, al igual que si se tratara de una
mquina o un edificio, por tanto debe recibir los datos y convertirlos en
informacin al menor coste posible.

Deben facilitar, simplificar y realizar automticamente algunos procesos

que tradicionalmente se realizaban de forma manual.

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7. LA GESTION DEL CONOCIMIENTO

Cuando los datos son transformados en informacin y a esa informacin se le

aade la experiencia, obtenemos como resultado conocimiento. Este
conocimiento lo adquieren las personas que estn dentro de la organizacin, y es
lo que podramos denominar capital intelectual.

El capital intelectual es un recurso ms con el que cuentan las organizaciones,

aunque no queda reflejado en los estados contables, dada su naturaleza
intangible. Este capital estar compuesto, adems del conocimiento y
experiencia de las personas, por los conocimientos de la propia organizacin en
s y del conocimiento que va adquiriendo sta en sus relaciones con su entorno.

En cuanto a los conocimientos que debe prestar atencin una organizacin, para
gestionar adecuadamente este mbito, podemos destacar los siguientes:

Capacidad de liderazgo empresarial.

Calidad de los servicios prestados.
Calidad de los procesos.
Relaciones humanas.
Soporte informtico.
La gestin documental.
Gestin de la innovacin.
Desarrollo de la creatividad de los recursos humanos.

Este capital o recurso intangible debe sentar las bases para que la organizacin
planifique una serie de estrategias en las que deben quedar perfectamente
definidas las aportaciones de los recursos humanos, los procesos productivos y
las tecnologas a emplear, de tal manera que el objetivo sea hacer de la empresa
una organizacin inteligente y flexible.

En el mundo empresarial y sobre todo en el seno de las grandes empresas

pertenecientes al sector tecnolgico y de servicios, se habla cada vez ms de la
gestin del conocimiento. Desde hace unos aos este concepto est siendo muy
debatido y estudiado, si bien an no se ha establecido el consenso sobre la
definicin de la gestin del conocimiento. Bsicamente podemos decir que
consiste en saber aprovechar el gran potencial de saber con el que cuentan las
empresas para su propio beneficio. A simple vista parece lgico que una empresa
trate de centralizar sus conocimientos y experiencias para mejorar, pero en
realidad, si se tratara de cuantificar ese grado de aprovechamiento, algunos
estudios indican que a penas se llega a manejar un 10 por ciento de ese
potencial.

Podemos definir la gestin del conocimiento como aquel sistema que atiende a
los problemas crticos de adaptacin, supervivencia y competencia
organizacional para afrontar el creciente cambio discontinuo del entorno
organizacional, abarcando aquellos procesos organizacionales que buscan una
combinacin sinrgica de la capacidad de las nuevas tecnologas de la
informacin y de las comunicaciones para procesar datos e informacin, y las
capacidades humanas de creatividad e innovacin.

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Por tanto, es el soporte informtico el que permitir la normalizacin del
conocimiento por toda la organizacin y para ello se hace preciso de un software
que pueda traducir ese conocimiento que la propia empresa genera en su vida.

As pues, dada la importancia que cada da est adquiriendo la gestin del

conocimiento, es algo que no se debe descuidar en toda organizacin, habida
cuenta que se trata de un factor competitivo que puede conducir a la empresa a
alcanzar su mxima eficiencia.

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