IMPORTANCIA DEL ALCANCE EN EL XITO DEL PROYECTO

Resumen
Muchos proyectos comienzan con buenas ideas, grandes inversiones y
grandes esfuerzos. Sin embargo, la mayora de ellos no logran mucho xito.
Una importante contribucin a proyectos que no han tenido xito es la falta
de comprensin o definicin del alcance de los proyectos y productos al inicio
del proyecto. Un alcance bien definido y administrado conduce a entregar un
producto de calidad, en el costo acordado y dentro de los horarios
especificados a las partes interesadas. Si bien hay una comprensin clara de
la necesidad de lograr el xito del proyecto, sorprendentemente poco se
publica sobre la importancia del alcance en el xito del proyecto. Este estudio
discute que el alcance debe ser definido y controlado correctamente y cules
pueden ser los factores principales detrs de la mala gestin del alcance y
cmo puede ser superado. Se concluye que una mejor apreciacin de la
distincin entre proyecto y producto alcance puede traer una mayor
posibilidad de xito del proyecto.

Introduccin
El Project Management Institute [1] define el proyecto como un comienzo
temporal y definitivo y un final definitivo, emprendidos para crear un
producto o servicio nico. Los proyectos pueden ser considerados como un
logro de un objetivo especfico e implican la utilizacin de recursos en una
serie de actividades o tareas. Uno de los subprocesos principales del proceso
de planificacin previa al proyecto es el desarrollo del paquete de definicin
de alcance. Definicin de alcance es el proceso por el cual los proyectos son
definidos y preparados para su ejecucin. Es en esta etapa crucial donde se
analizan los riesgos asociados con el proyecto y se define el enfoque de
ejecucin del proyecto especfico.
La pregunta clave a este respecto es, "Qu se necesita para tener xito en el
negocio?" Los tres pasos principales en el proceso son:
Identificacin de los factores involucrados en el inicio de un proyecto.
 Definir claramente los objetivos.
Identificar medidas de desempeo.
Este trabajo pretende enfocarse en el factor de alcance que influye en los
objetivos del proyecto y, en consecuencia, afecta los factores crticos de xito
de un proyecto. Una documentacin formal del alcance es esencial para
mantener un proyecto en marcha. En este trabajo se utiliza una investigacin
secundaria. A este respecto, se han revisado las investigaciones anteriores
pertinentes, en general, sobre el xito y alcance del proyecto en particular. El
propsito de la investigacin es explorar la proposicin de que el
reconocimiento del alcance en el xito de los proyectos. La investigacin
describe la relacin entre los xitos del proyecto y del producto.
2. Revisin de la literatura
2.1. Alcance del proyecto frente al alcance del producto
El producto es un sistema separado dentro del sistema de proyecto o
programa. Tanto el alcance del proyecto como del producto tiene diferentes
necesidades, metas, objetivos, partes interesadas, controladores e interfaces.
Mientras que el producto ser conducido por el alcance del proyecto, habr
otros conductores tambin. Un alcance de proyecto se ocupa del trabajo
requerido para crear los entregables del proyecto. El alcance del proyecto es
especfico para el trabajo requerido para completar los objetivos del
proyecto. Un mbito de producto, por otro lado, son los atributos y
caractersticas de los entregables en la creacin del proyecto. El alcance del
producto se mide en funcin de los requisitos, mientras que el alcance del
proyecto se mide con respecto al plan del proyecto.
2.2. Alcance del producto
El alcance del producto identifica los lmites de la solucin. La decisin sobre
el mbito del producto se refiere a determinar cules de las necesidades de
la empresa (teniendo en cuenta las limitaciones) podran llevarse a cabo por
solucin.
2.2.1. La captura de Alcance
Sin una visin concertada y documentada, hay pocas esperanzas de lograr el
xito. Es esencial que cada proyecto defina claramente y documente su
alcance para que el proyecto pueda avanzar de manera coordinada y los
requisitos se puedan escribir. Miia Martinsuo y Pa'ivi Lehtonen [27]
realizaron un estudio emprico sobre una encuesta de cuestionario a travs
de grandes proyectos en Finlandia. A travs de la regresin lineal de sus
resultados, dedujeron que la gestin de un solo proyecto se asocia
indirectamente con la eficiencia de la gestin de la cartera en forma de
fijacin de objetivos (incluido el alcance del proyecto). El alcance de los
objetivos de alcance podra ser considerado el elemento ms importante
para la gestin de la cartera de eficiencia desde el mbito de aplicacin como
el producto es la forma prctica de implementar la estrategia.
Eso se puede hacer siguiendo los pasos siguientes:
Identificar requisito
Una vez derivado, la declaracin de necesidad no debe cambiar con el
tiempo. Si la necesidad est cambiando, no sabemos lo que realmente se
necesita y no podemos construir un producto para cumplir con un objetivo
en movimiento. No dejes que la verdadera necesidad sea olvidada. Es el foco
de nuestra inversin. El Informe Chaos [35] bas sus resultados en encuestas
y varios
entrevistas para proporcionar un contexto cualitativo. Algunos de sus
estudios de caso investigados fueron del proyecto 1993 de California (DMV) y
el proyecto CONFIRM de American Airline en 1994. Se observ que los
requisitos incompletos, los requisitos cambiantes y los objetivos poco claros
estaban entre las principales razones detrs de los fracasos del proyecto.
Mientras que proyectos de casi la misma magnitud HYATT Hotels, Sistema de
Reservas 1994 y Barco Itamarati Brazilian Bank lograron xitos debido a los
objetivos especficos bien documentados y la adecuada gestin del alcance.
Identificar a las partes interesadas
Las partes interesadas deben ser tenidas en cuenta y consideradas antes de
escribir los requisitos. Los clientes y los usuarios son algunas de las partes
interesadas ms importantes del producto. Conocer las necesidades de los
clientes y usuarios es fundamental para el xito del proyecto. Es de vital
importancia para el xito del proyecto que los principales interesados sean
identificados durante el desarrollo del alcance del proyecto y que estn
involucrados en la definicin del alcance del proyecto. Robert W. Poole, Jr. y
Peter Samuel [30] llevado a cabo a travs del anlisis del proyecto Big Dig
Mega de Boston, junto con otros proyectos de transporte. Observaron que la
principal fuente de aumentos de costos en los megaproyectos es el arrastre
del proyecto, aadiendo elementos imprevistos y una complejidad
imprevista.
Identificar los controladores del proyecto
Los proyectos son impulsados por muchas influencias externas, p.
reglamentos, normas, leyes y otras consideraciones. Un motor importante
para muchas organizaciones es el conjunto de equipos, programas o procesos
existentes. Otros conductores incluyen preocupaciones de seguridad y
seguridad. La atencin temprana a los conductores es importante para
cualquier proyecto. Cada conductor necesita ser identificado, asignado para
el seguimiento, e incluido en el anlisis de lo que es el proyecto y no lo es.
Examen de la declaracin de alcance
La declaracin de alcance proporciona una justificacin para la existencia del
proyecto, enumera las entregas de alto nivel y cuantifica los objetivos del
proyecto. Chung-Suk Cho1 y G. Edward Gibson Jr [31] mencionaron que el
Instituto de la Industria de la Construccin (CII) financi varios proyectos de
investigacin centrados en la planificacin previa de 53 proyectos de
instalaciones de capital en diferentes intensidades de planificacin previa y
compar el potencial total costo y rendimiento del programa. Debido a los
ahorros significativos asociados con una mejor predictibilidad del proyecto, el
estudio concluy que una definicin completa del alcance antes de la
ejecucin del proyecto es imprescindible para el xito del proyecto.
2.3. Factores de xito del Proyecto
Kaufmann, Daniel & Kraay, Aart y Mastruzzi, Massimo [32] utilizaron el
mtodo del valor ganado para cuantificar la magnitud del cambio de alcance
para los ajustes de costos. Basndose en encuestas, Chan y Kumaraswamy
[33] mencionaron el diseo poco prctico, la escasez de mano de obra, el mal
desempeo, las condiciones imprevistas y la mala comunicacin.
Shenhar [24] clasific la incertidumbre tecnolgica en cuatro niveles,
correlacionndolos con la duracin total del proyecto.
Levy y Globerson [34] implementaron conceptos de la teora de colas para
reducir el impacto de los perodos de espera de paquetes de trabajo crticos
en los plazos de entrega de los proyectos ejecutados en paralelo. Alcance y
objetivos son los principios rectores que dirigen los esfuerzos del equipo del
proyecto. Determinan el xito o el fracaso de un proyecto Ward [22]. Sin un
alcance bien definido, los objetivos del desarrollo del sistema de informacin
pueden ser vagas y la gente puede empezar a perder de vista lo que estn
tratando de desarrollar Clarke [19]. La divisin de grandes proyectos en
subproyectos o paquetes de trabajo se considera una de las tareas ms
importantes en proyectos nuevos o de desarrollo.
Alcance del proyecto
Justificacin del proyecto
Producto del proyecto
Entregables del proyecto
Objetivos del proyecto
Alcance del producto
Desglose del producto
Ingeniera de sistemas
Ingeniera de valor
Anlisis de valor
Anlisis de funciones
Funciones de calidad
xito del proyecto
Alcance
 Hora
Costo
Calidad
Satisfaccin de las partes interesadas
3. Anlisis y discusin
La mayora de los investigadores consideraron el costo, el tiempo, la calidad y
la satisfaccin de los interesados como los principales factores que pueden
afectar el xito del proyecto. Los eminentes investigadores consideraron que
el tiempo era el factor ms importante. El costo fue otro elemento de xito
de los raros criterios de xito del proyecto, que resultaron ser muy
importantes en el xito general del proyecto. El xito se puede medir
determinando si el proyecto se complet con las especificaciones o si el
proyecto se demostr slo con el propsito. La satisfaccin de las partes
interesadas es otro factor fundamental en el xito del proyecto. Diferentes
investigadores han dado diferentes significados al xito del proyecto. El
resumen de estas investigaciones se muestra en la Tabla 1. El signo de la
seal en esta tabla representa las investigaciones que consideraron los
impactos del plan de alcance en el xito del proyecto.
Las investigaciones recientes han realizado que la mayor parte del proyecto
no consiguen mucho xito debido a la falta de una definicin clara para el
alcance del proyecto y del producto as como el control incorrecto de ellos. El
alcance, como un concepto mensurable, se ha considerado como un criterio
o un factor. De hecho, un alcance del proyecto con metas y objetivos
claramente definidos ha sido verificado como una dimensin para el xito del
proyecto por algunos investigadores. Collins y Baccarini [7] consideraron un
alcance riguroso para ser un factor que es necesario para satisfacer las
necesidades del propietario y as lograr el xito. Shenhar, A.J y Dvir. [20]
afirm que los proyectos exhiben una variacin considerable, y sus estilos de
gestin especficos parecen diferentes. Ward [22] dijo que el alcance de un
proyecto debe ser entendido por todos los participantes, o partes
interesadas, que tienen que tomar decisiones a lo largo del proyecto.
Agarwal y Rathod [5] afirman que tanto el cliente (que solicita software)
como los equipos de desarrollo de software estn de acuerdo en que
entregar el producto requerido es la meta ms importante. Si este objetivo
no se cumple, el proyecto es un fracaso. Dentro de los criterios de Kerzner [3]
para juzgar el xito del proyecto, se incluyen consideraciones de tiempo,
presupuesto, especificaciones, satisfaccin del cliente y mantener el status
quo dentro de la organizacin. Hizo hincapi en que los cambios de alcance
deben ser reducidos o, en su defecto, controlados, ya que tienen el potencial
de destruir no slo la moral de un proyecto, sino todo el proyecto.

3.1. Mejorar el xito del proyecto con una mejor gestin del alcance
El Project Management Institute [1] define el alcance del producto como las
caractersticas y funciones que se van a incluir en un producto o servicio.
Define el mbito del proyecto como el trabajo que debe realizarse para
entregar un producto con las caractersticas y funciones especificadas. Tom
Kenderick [28] bas su anlisis en la base de datos (PERIL), que sirve de base
para el anlisis del riesgo de proyectos de alta tecnologa. Las dos grandes
categoras de riesgo de alcance en PERIL se relacionan con cambios y
defectos. Con mucho, el mayor dao se debi a un cambio de alcance mal
administrado. De los riesgos ms perjudiciales de la base de datos PERIL, 64
poco ms de la mitad eran riesgos de alcance.

problemas de alcance del proyecto

poco claro realista, demostrable
parcial requisito real, responsabilidad
temporal requisito real
incompartible responsabilidad demostrable
superacin de los problemas de
alcance

Figura 2. muestra las cuestiones con alcance y cmo superarlas.

3.2. Problemas con el alcance del proyecto
La definicin de alcance deficiente se ha vinculado al fallo del proyecto. La
definicin inadecuada o pobre del alcance se correlaciona negativamente con
el desempeo del proyecto, se ha reconocido durante mucho tiempo como
un problema significativo. Si no se designan los lmites, los costos finales del
proyecto tienden a ser mayores debido a cambios que interrumpen el ritmo
del proyecto, ocasionan retrabajos, aumentan el tiempo del proyecto y
reducen la productividad, as como la moral del trabajo de campo. Charlie C.
Chen, Chuck C. H. Law y Samuel C. Yang [26] llevaron a cabo subjetivamente
sus fracasos en la investigacin de la implementacin de ERP en MNC basada
en Taiwan. Dado que cinco vendedores diferentes fueron probados y
probados durante un perodo de dos aos. Ellos dedujeron que el mbito de
gestin debe ser estrictamente ejercido para controlar el grado de
personalizacin. La gestin del alcance adecuado ayud a reducir
gradualmente el nmero de solicitudes de los usuarios. La desalineacin
puede conducir a problemas de implementacin de ERP con respecto a la
fluencia del alcance y la interfaz mal definida. Es una buena prctica
involucrar a las partes interesadas debido a la contribucin real que pueden
aportar al documento de alcance, lo que ayuda a incrementar la compra y el
compromiso y las relaciones de cemento. Fichter [29] realiz una
investigacin sobre el fracaso de los Proyectos Web. Ella seal que una
razn importante para el fracaso del proyecto es una aversin de la
planificacin. Cuando la planificacin en cualquiera de las fases del proyecto
es defectuosa, el trabajo fundacional del proyecto no existe. Los problemas
que pueden surgir con el alcance del proyecto son: 1) definicin poco clara
del alcance, 2) alcance incompleto o parcial, 3) no finalizar los documentos
de alcance y 4) no compartir la declaracin de alcance.
3.3. Cmo superar problemas de alcance
Adems, sin una definicin de alcance firme, el equipo del proyecto tambin
puede encontrar que las partes interesadas externas, tales como
proveedores, causarn problemas en torno a los conflictos sobre el costo y la
calidad / entrega de los materiales. Un mbito de calidad superior tambin
determinar los lmites dentro del mbito del trabajo, que a su vez actuarn
como alertas en el caso de obras aadidas: incluso una descripcin del
producto tal como un modelo puede ser una fuente para definir el alcance y
establecer lmites en el alcance de fluencia. En conclusin, el proceso de
delinear el alcance de un proyecto en la etapa de pre-planificacin incluira a
las partes interesadas y sus necesidades o responsabilidades. Los siguientes
aspectos deben tenerse en cuenta antes de finalizar el mbito de aplicacin:
Especificar los requisitos reales, ser realistas en los requisitos de redaccin,
demostrar los requisitos y ser responsable frente a los requisitos individuales.
4. Conclusiones
Este artculo intenta proporcionar una lgica para la distincin entre el
impacto del proyecto y el alcance del producto en el xito del proyecto. Para
lograr el objetivo de un proyecto, muchas tareas se realizan a menudo como
paquetes o elementos de trabajo separados y luego se integran en el
producto final. Para entregar un producto de calidad, a tiempo y en
presupuesto que cumpla con las expectativas del cliente, volver a los
conceptos bsicos y definir, comunicarse y obtener un acuerdo sobre una
visin clara para el producto es necesario. Para establecer esta visin, pasar
el tiempo al principio del proyecto lograr y obtener un acuerdo sobre las
actividades crticas antes de escribir los requisitos y comenzar el desarrollo
del producto es esencial. Estas actividades incluyen definir claramente el
alcance del proyecto y el producto, las metas, los impulsores del proyecto, las
restricciones, los supuestos, los conceptos operacionales, las interfaces
externas, la viabilidad y las evaluaciones de riesgos. La investigacin de este
artculo est en su etapa embrionaria y est limitada en su cobertura de otras
mediciones de rendimiento alternativas. Las futuras orientaciones de
investigacin implican la extensin de la amplitud del estudio y la inclusin
de otras perspectivas de dominio para refinar el marco de evaluacin.
Tambin se recomienda la identificacin y explicacin de metas y medidas
para cada dimensin. Las posibles direcciones de investigacin incluyen dos
caminos principales; uno que se ocupa del alcance del proyecto y el otro con
el alcance del producto. Su impacto general sobre el xito del proyecto debe
ser llevado a cabo en profundidad. Las mediciones y evaluaciones realistas
del desempeo son cada vez ms importantes a medida que las
organizaciones siguen enfrentndose a restricciones internas y presiones
institucionales. Adems, los investigadores deben dar el debido valor y la
importancia al alcance como una perspectiva adicional para ayudar a medir el
rendimiento del proyecto de manera ms eficaz y eficiente. La investigacin
futura podra intentar relacionar el alcance alcanzado con la satisfaccin del
cliente; y podra examinar los documentos del proyecto con el fin de
determinar los objetivos del proyecto e investigar la relacin entre los
criterios de xito percibido y los objetivos del proyecto.

GESTIN DE LA DEFINICIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

PARA MEJORAR LA PARTICIPACIN DE LAS PARTES
INTERESADAS Y MEJORAR EL RESULTADO DEL PROYECTO

La definicin del alcance del proyecto es el proceso mediante el cual se define y prepara
un proyecto para su ejecucin. Ayuda a decidir si procede o no con el proyecto. Una
definicin de alcance incompleta en las primeras etapas del ciclo de vida de un proyecto
es una fuente comn de dificultad en el proceso de desarrollo de proyectos de
construccin. Mientras tanto, el desarrollo del proyecto puede afectar positivamente o
negativamente una variedad de intereses. Los proyectos de construccin en especfico
traen diferentes grados de cambios en el entorno y las personas, no slo limitado en el
sitio de construccin. Por lo tanto, los lmites de las definiciones de los proyectos pueden
redefinirse o someterse a diferentes expectativas e interpretaciones por parte de las
distintas partes interesadas. La literatura sugiere que las prcticas de definicin de alcance
del proyecto y la gestin de las partes interesadas son dos dominios separados, que a
menudo se investigan por separado. Sin embargo, las prcticas de definicin de alcance
del proyecto pueden beneficiarse de las teoras de gestin de las partes interesadas.
Utilizando las teoras de la justicia procesal y la participacin para unir los dos dominios,
esta investigacin contribuir a la teora ya la prctica en el campo de la gestin de
proyectos. El documento desarrolla un marco conceptual de una investigacin de
doctorado en curso que busca responder a la pregunta principal de investigacin "Cmo
se puede evaluar el nivel de exhaustividad de la definicin del alcance del proyecto para
tener en cuenta las diferencias en las preocupaciones de los interesados para facilitar un
mejor resultado del proyecto en proyectos de construccin pblica? La investigacin tiene
como objetivo desarrollar un procedimiento que debera ayudar a un equipo de gestin
del proyecto a medir la completitud de la definicin del alcance del proyecto con la debida
consideracin de los aportes de las partes interesadas en la fase de planificacin previa al
proyecto de construccin, facilitando as un mejor resultado del proyecto.

1. Introduccin
Definir el alcance de los proyectos utilizando la contribucin de todos los interesados es
una tarea vital que debe llevarse a cabo adecuadamente en las primeras etapas. El
propsito de la definicin del proyecto es proporcionar la informacin adecuada que se
necesita para identificar el trabajo a realizar para evitar cambios importantes que puedan
afectar negativamente
rendimiento del proyecto (Gibson et al., 2006). Esta informacin es necesaria antes de
tomar la decisin de proceder o no a la ejecucin del proyecto (Khknen, 1999). Si bien la
planificacin de proyectos front-end adecuada con una definicin clara del alcance del
proyecto puede aliviar el potencial de sobrecarga de costos, la planificacin inadecuada
del proyecto y la definicin de escasa definicin pueden llevar a costosos cambios,
retrasos, reelaboraciones, exceso de costos y retraso del proyecto. Los cambios a menudo
reflejan las incertidumbres que ocurren durante las primeras etapas del proyecto (Assaf y
Al-Hejji, 2006). Se solicitan cambios como resultado de las diferentes perspectivas que
cada participante tiene en el proyecto. Por lo tanto, tener un proyecto bien definido
durante la etapa de planificacin previa al proyecto es crucial para la ejecucin exitosa del
proyecto y para lograr un resultado satisfactorio del proyecto.
En el sector pblico, la definicin del proyecto es muy importante ya que los proyectos
sirven a las comunidades en primer lugar, y su satisfaccin y comodidad son las principales
preocupaciones, mientras que los proyectos del sector privado a menudo buscan
beneficiar a inversionistas o propietarios. Por lo tanto, deben reflejar sus necesidades y
requerimientos. Y esto no puede hacerse sin involucrar a todas las partes interesadas en la
definicin del proyecto desde las primeras fases. Es irracional obtener opiniones de los
interesados sobre el resultado del proyecto despus de la terminacin, cuando su
participacin es limitada. La definicin incompleta del proyecto puede ocurrir cuando la
entrada de uno o ms interesados es omitida intencionalmente o no intencionalmente
(Sharma y Lutchman, 2006), mientras que al mismo tiempo los insumos de otros dominan.
Si no se consideran y aclaran las expectativas y preocupaciones de las partes interesadas
en las primeras etapas del proyecto, se pueden ignorar los riesgos extraordinarios, lo que
puede dar lugar a dificultades en la ejecucin del proyecto y, por consiguiente, a un
rendimiento deficiente. Por lo tanto, la definicin del alcance del proyecto es fundamental
para mejorar la satisfaccin de las partes interesadas, as como la implementacin exitosa
del proyecto de construccin (Heywood & Smith, 2006).
El propsito de este trabajo es describir el marco conceptual de una investigacin de
doctorado en curso, que busca desarrollar un procedimiento que pueda ayudar al equipo
de gestin del proyecto a integrar las perspectivas de los interesados en el proceso de
definicin del alcance del proyecto en la etapa de planificacin previa al proyecto. mejores
resultados del proyecto.
2. El Problema
2.1. Contexto: Industria de la construccin en Arabia Saudita En Arabia Saudita, la
industria de la construccin es uno de los mayores contribuyentes al producto interno
bruto, que representa aproximadamente el 7% del producto interno bruto y el 18% de los
sectores no petroleros (Council of Saudi Chambers, 2009) . En las dos ltimas dcadas se
han construido muchos proyectos pblicos en Arabia Saudita como parte de los planes
nacionales de desarrollo. El nmero de organizaciones de construccin en Arabia Saudita
es de ms de 13.000 con aproximadamente el 43% de las actividades de construccin en
el sector pblico (Consejo de Salas de Arabia, 2008). Sin embargo, el sector de la
construccin saudita ha experimentado problemas de productividad, innovacin,
calendario de resbalones, reelaboracin, errores y disputas, que han incrementado los
costos de construccin (Abdul-Hadi et al., 2005). Segn un informe, en 2011, hay
alrededor de 2262 proyectos pblicos de construccin de bandas en la regin de La Meca,
que es slo una de las trece regiones (Al-Eqtisadiah, 2011). Los abandonos de proyectos
son sntomas de procesos rotos en las primeras etapas del proyecto; por lo tanto, est
claro que la definicin adecuada del alcance del proyecto en la etapa de planificacin
previa al proyecto podra remediar el problema si se aborda adecuadamente. Assaf y Al-
Hejji (2006) sugirieron que algunas de las causas principales del retraso de los proyectos
en Arabia Saudita se relacionan con cambios en el alcance del trabajo, reelaboracin y
participacin inapropiada de las partes, que son sntomas de definicin temprana del
proyecto y problemas de gestin de los interesados. En comparacin con los pases
industrializados, Arabia Saudita est menos desarrollada y sus desafos son ciertamente
diferentes. Existe una notable falta de investigacin sobre los conocimientos necesarios
para definir el alcance del proyecto y la gestin de los interesados en el contexto saud. La
investigacin en curso adoptar dos edificios pblicos en Arabia Saudita como estudios de
caso, que se seleccionan sobre la base de criterios especficos. El primer proyecto
floundered con retrasos en la etapa del diseo por ms de cuatro aos debido a los
cambios en la localizacin y los requisitos del proyecto. Adems, se produjeron muchos
cambios debido a la participacin inapropiada de las partes interesadas, ya sea a tiempo o
en el contenido, lo que explica un problema de gestin de las partes interesadas. El
segundo proyecto se enfrent a un conflicto entre las partes interesadas del proyecto
sobre los requisitos, lo que causa muchos desacuerdos y cambios en el alcance del trabajo
en la fase de construccin. Adems, la mala comunicacin entre las partes interesadas era
una de las principales fuentes del problema.
2.2. Enfoques para definir el alcance del proyecto
Un alto nivel de esfuerzo previo a la planificacin del proyecto puede ahorrar hasta un
20% del costo y 39% del calendario en los proyectos de las instalaciones (Cho & Gibson,
2001). Con el fin de abordar el problema de la definicin de proyectos pobres, una
herramienta de puntuacin llamada el ndice de clasificacin de definicin de proyectos
(PDRI) ha sido desarrollado por el Instituto de la Industria de la Construccin (CII) de
Amrica. La herramienta puede utilizarse para evaluar la completitud de la definicin de
los proyectos. La filosofa de la herramienta PDRI es permitir que un equipo de
planificacin del proyecto determine el nivel de definicin necesario para cada uno de los
elementos de la lista de definicin de proyectos. El equipo del proyecto, el propietario y /
o el contratista evalan cada uno de los elementos de la lista. La puntuacin global se
calcula entonces para todo el proyecto, menor es la puntuacin del proyecto mejor
definido (Cho & Gibson, 2001). Aunque el PDRI es una herramienta til, la evaluacin del
nivel de definicin del proyecto es menos confiable. El proceso de evaluacin no considera
las perspectivas y aportaciones de los interesados externos. Las partes interesadas
externas se refieren a individuos o grupos afectados por un proyecto pero que no son
miembros formales del equipo del proyecto o estn directamente involucrados en el
proyecto; sino que provienen del entorno del proyecto. Pueden incluir el vecindario, la
comunidad, el pblico en general y / o la conexin de la industria (Olander, 2007).
Adems, el PDRI asume que la influencia y la entrada del equipo del proyecto en los
diferentes elementos de la definicin del proyecto son los mismos. Sin embargo, en la
prctica, se requieren diferentes niveles de participacin y aportacin de las diferentes
partes interesadas al definir cada elemento en la lista de definicin del proyecto. Por lo
tanto, una herramienta de calificacin ms confiable necesita considerar la importancia de
las partes interesadas en un proyecto para identificar su participacin relativa as como su
contribucin a los diferentes elementos de definicin del proyecto. Olander y Landin
(2005) afirmaron que los conflictos y las controversias acerca de la implementacin de un
proyecto de construccin pueden surgir si los actores involucrados estn
inadecuadamente involucrados y sus preocupaciones y expectativas no se manejan bien.
Para evitar esto, los gerentes de proyectos deben involucrar a todas las partes interesadas
cuando toman decisiones sobre la definicin del proyecto. Necesitan reconocer las
preocupaciones de todas las partes interesadas y mitigar los intereses en conflicto.
Cualquier percepcin negativa de las partes interesadas sobre la definicin del proyecto
puede tener un impacto en un proyecto

2.3. Formulacin de la definicin del alcance del proyecto en la prctica

La figura 1 muestra el desafo que implica la definicin del alcance del proyecto. Cada
proyecto de construccin tiene un documento de definicin del alcance del proyecto, que
debe prepararse en la etapa de pre-planificacin. Para que el proyecto tenga un alcance
de proyecto bien definido, es necesario definir ciertos elementos en el documento de
definicin del alcance del proyecto (lado derecho de la figura 1). Estos elementos
contribuyen de manera diferente a la completitud de la definicin del alcance del
proyecto. Al mismo tiempo, existen relaciones e interacciones entre estos elementos. Por
otro lado (lado izquierdo de la Figura 1), hay interesados que se ven impulsados por las
necesidades y requerimientos. Estas partes interesadas podran afectar o ser afectadas
por ciertos elementos; por lo tanto, necesitan participar en la definicin de estos
elementos. Sin embargo, en realidad no se pueden satisfacer todas las expectativas de las
partes interesadas. Por lo tanto, las preocupaciones y los insumos de algunas partes
interesadas pueden dominar a expensas de las necesidades, preocupaciones y aportes de
otras partes interesadas. Por lo tanto, el reto para los gerentes de proyectos y los
tomadores de decisiones es desarrollar un alcance bien definido del proyecto de una
manera que satisfaga las expectativas de las partes interesadas y las preocupaciones, y
acumule los beneficios de sus contribuciones.

Fig. 1. Formulacin de la prctica de definicin del alcance del proyecto (a - Las partes
interesadas no se limitan a lo presentado, b - Los elementos no se limitan a lo presentado
(Fuente: Representacin de los autores)
3. Panorama general de la literatura
El PDRI es una de las herramientas mejor desarrolladas para medir la completitud de la
definicin del alcance del proyecto. Cho y Gibson (2001) discutieron el proceso de
desarrollo del PDRI para la construccin y explicaron cmo se puede usar de manera
efectiva durante la planificacin previa al proyecto. Adems, identificaron los elementos
clave de definicin del alcance del proyecto. Sin embargo, el estudio no consider el
hecho de que las diferencias en las opiniones de los encuestados dependeran de su
posicin en los proyectos, as como en las reas del proyecto en las que tienen un inters
significativo. Adems, los participantes que participan en los talleres de evaluacin
pueden variar en su formacin; por lo tanto, estn conectados al proyecto de diferentes
maneras y con diferentes niveles de importancia para el mismo proyecto. Es razonable
suponer que una herramienta confiable debe considerar a las partes interesadas de
acuerdo a su importancia y posicin en un proyecto, as como segn sus intereses en los
diferentes elementos de definicin de proyecto. Esta investigacin busca llenar este vaco.
Cho y Gibson (2001) afirmaron que el PDRI por s solo no garantiza el xito del proyecto,
sino que debe ser acompaado por una planificacin empresarial slida, alineacin y
buena ejecucin del proyecto para alcanzar o superar los objetivos del proyecto. Griffith y
Gibson (2001) identifican la importancia de la alineacin durante la etapa de planificacin
previa al proyecto y cmo se aplica a los proyectos de instalaciones de capital.
Investigaron la alineacin en relacin con la cooperacin del equipo del proyecto y sus
principales impulsores. Una importante contribucin terica del estudio es que introdujo
el concepto de alinear las prioridades y expectativas de los participantes del proyecto
(stakeholders) con los objetivos principales de un proyecto. Sin embargo, no tuvo en
cuenta la importancia de cada parte interesada en el proyecto.
Adems, no contaba con las partes interesadas que no estn participando directamente
en el proyecto, pero que se ven afectadas por los resultados del proyecto, otra brecha que
este estudio busca llenar.
Yu et al. (2005) identific los problemas asociados con la prctica de briefing del proyecto
y estableci un marco de gestin de valor para la informacin del proyecto para ayudar en
la identificacin y aclaracin sistemtica de las necesidades del cliente en un proyecto de
construccin. Resumieron los problemas de los proyectos o los problemas del proceso de
planificacin previa al proyecto en cinco aspectos: falta de un marco general para la
prctica, falta de identificacin de las necesidades de los clientes, insuficiente
participacin de todas las partes pertinentes de un proyecto, falta de comunicacin entre
los participantes y falta de tiempo asignado. En otro estudio, Yu et al. (2007) desarroll y
valid un marco terico para la informacin de proyectos de construccin. Los resultados
indican que la gestin de las partes interesadas es una de las 13 variables que tienen un
impacto significativo en el proceso de informacin. La comprensin de la participacin de
diferentes partes interesadas durante la etapa inicial del proyecto ayuda a reflejar sus
opiniones e inters sobre los objetivos del proyecto antes de que comience la etapa de
diseo detallado. Sin embargo, la importancia de las partes interesadas en el proyecto
debe ser evaluada para identificar su participacin relativa y su contribucin al proyecto.
Aaltonen et al. (2008) reconoci la importancia de comprender las necesidades y
requerimientos de las partes interesadas para asegurar el xito del proyecto. Su
investigacin combin el marco de relevancia de las partes interesadas con la influencia
de las partes interesadas para identificar los comportamientos de las partes interesadas,
que influyen en el resultado de los proyectos globales. La investigacin aplic la
clasificacin de las partes interesadas de Mitchell et al. (1997), que depende del poder,
legitimidad y urgencia de las partes interesadas. La investigacin propone que las partes
interesadas externas influyan en las estrategias que pueden permitir a los gerentes
comprender y manejar mejor el comportamiento de las partes interesadas. Sin embargo,
la investigacin no mostr cmo estas clasificaciones y entendimientos podran facilitar y
ayudar a controlar, manejar y cuantificar la relevancia de las partes interesadas en el
proyecto.
Chinyio y Akintoye (2008) llevaron a cabo una investigacin cualitativa para investigar la
prctica de las empresas en el contexto de proyectos de construccin del Reino Unido. La
investigacin se utiliz para identificar los temas que demostraron una prctica eficaz de
gestin de las partes interesadas. Se lleg a la conclusin de que todava se necesita un
enfoque integral para involucrar a las partes interesadas en la construccin. Adems, las
expectativas de las partes interesadas deben ser respetadas y reflejadas en el proyecto, al
tiempo que se vara su compromiso segn su saliencia. La investigacin de Chinyio y
Akintoye se realiz en el contexto del Reino Unido. Sin embargo, sus recomendaciones y
sugerencias son tiles y se pueden cuantificar y replicar para su uso en la industria de la
construccin en otros lugares. Un enfoque cuantitativo tambin sera til.
4. Marco terico
Como se muestra en la Figura 2, por un lado, se han establecido algunas herramientas
para facilitar la definicin del alcance del proyecto, quizs la herramienta ms significativa
es el PDRI desarrollado por CII (Cho & Gibson, 2001). Por otro lado, los investigadores han
destacado diferentes maneras de clasificar a las partes interesadas para manejarlas bien.
Por ejemplo, Mitchell et al. (1997) clasificaron a las partes interesadas de acuerdo con su
poder, legitimidad y la urgencia de sus reclamos, mientras que Johnson y Scholes (1999)
clasificaron a las partes interesadas en una matriz de cuatro grupos basada en su poder y
nivel de inters en un proyecto. Adems, Bourne (2005) desarroll una herramienta de
visualizacin llamada Crculo de Interesados, que proporciona un mecanismo efectivo para
evaluar la influencia relativa de las partes interesadas del proyecto, comprender sus
expectativas y definir procedimientos de compromiso apropiados para el beneficio del
proyecto.
Dado que una definicin adecuada del alcance del proyecto necesita la participacin de
diferentes partes interesadas, la definicin del alcance del proyecto y la literatura de
gestin de los interesados se entrelazan y deben complementarse entre s. Sin embargo,
estos dos dominios de investigacin estn separados en la literatura, a pesar de que la
prctica de definicin de alcance del proyecto puede beneficiarse de las teoras de gestin
de las partes interesadas. Los dos dominios pueden estar vinculados por teoras de
psicologa social que describen el comportamiento de las personas hacia las decisiones
que se toman y que involucra su aportacin. De acuerdo con esas teoras, la gente
generalmente aceptara los resultados de un proceso en el cual ellos han estado
adecuadamente involucrados independientemente de la naturaleza del resultado
(favorable, menos favorable o desfavorable). Desde este punto de vista, esta investigacin
propuso que todas las partes interesadas del proyecto participen en la definicin de
proyectos que puedan afectarlos. Sin embargo, esta participacin debe tener en cuenta
las diferencias en su importancia e intereses. Esta accin debe conducir a un alcance bien
definido del proyecto ya las partes interesadas satisfechas, que son ambas las causas para
tener un resultado exitoso del proyecto. La figura 2 ilustra el marco terico propuesto.

Fig. 2. Marco terico (Fuente: Autores y adaptado de Bourne (2005), Cho y Gibson (2001),
Johnson y Scholes (1999) y Mitchell y otros (1997)

Los investigadores descubrieron que en los proyectos de construccin, las personas no

slo se preocupan por el resultado de las decisiones, sino tambin por los procedimientos
utilizados para tomar esas decisiones (Aibinu et al., 2011). Las personas se sienten ms
tratadas si se les da la oportunidad de participar en la toma de decisiones relacionadas
con sus preocupaciones. Incluso si su opinin tiene poca influencia en la decisin tomada,
la gente todava valora la oportunidad de expresar sus puntos de vista (Lind et al., 1990).
De acuerdo con los tericos de la justicia procesal, la gente no slo evala la toma de
decisiones por el resultado que produce, sino por otros criterios como la justicia del
proceso utilizado para llegar a la decisin (Thibaut y Walker, 1975). La equidad procesal
(justicia) es la percepcin acerca de la equidad de un proceso utilizado para tomar
decisiones y podra tener un efecto profundo en las reacciones de actitud y conducta de
las personas hacia el proceso y la decisin que surge de l. Por lo tanto, Tyler (2000)
defini cuatro elementos de procedimientos que la creencia de la gente contribuye a la
justicia procesal, que son: oportunidades para la participacin (voz), la neutralidad del
foro, la confiabilidad de las autoridades y el grado en que las personas reciben
tratamiento con dignidad y el respeto. En consecuencia, la principal preocupacin de la
gente es con la justicia del resultado que se obtiene a travs de procedimientos justos, no
slo con lo favorable que es el resultado para las personas. Dar a los actores de los
proyectos de construccin la oportunidad de expresar sus opiniones y preocupaciones
sobre las decisiones de definicin de alcance aumenta su sensacin de tener algn tipo de
control sobre el proceso (Aibinu, 2006). En consecuencia, se refleja en su creencia de que
el procedimiento para la toma de decisiones es justo, lo que a su vez aumenta su
satisfaccin con los resultados. As, mediante el uso de la justicia procesal y las teoras de
participacin para agrupar la prctica de definicin de alcance del proyecto y la teora de
gestin de los interesados, esta investigacin contribuye a la teora en el campo de la
gestin de proyectos.
5. Metodologa de la investigacin
La investigacin se llevar a cabo mediante un mtodo mixto (cuantitativo y cualitativo).
Se llevar a cabo en tres fases principales. La primera fase estudiar las relaciones y las
interacciones entre los elementos de definicin del proyecto. El anlisis se llevar a cabo
utilizando dos tcnicas cuantitativas: Modelado Estructural Interpretativo (ISM) y Proceso
de Red Analtica (ANP). ISM es capaz de formular y construir la red de relaciones entre
elementos. Despus de formular la red de relaciones, el peso significativo de cada
elemento que explica la interaccin entre ellas se determinar mediante la priorizacin y
la ponderacin de elementos. Esto se lograra utilizando ANP. Las fases dos y tres del
estudio adoptan un enfoque de estudio de caso para explicar y validar el procedimiento
desarrollado en un escenario de la vida real.
En la segunda fase, se identificar a los interesados y posteriormente se les pedir que
indiquen sus intereses en los elementos de definicin del alcance del proyecto
identificados en la primera fase. A continuacin, se asignar la contribucin relativa
necesaria de cada parte interesada al definir cada elemento. El conocimiento desarrollado
en la fase uno y en la fase dos conducir a una herramienta para evaluar la completitud de
la definicin del alcance del proyecto en la etapa de planificacin del proyecto, que se
explicar y validar en la tercera fase.

6. Muestra del resultado de la investigacin

La primera fase del estudio se realizar en tres etapas utilizando dos tcnicas
cuantitativas: ISM y ANP. El resultado de esta fase ser el peso relativo de los elementos y
sus categoras que contribuyen a la completitud de la definicin del alcance del proyecto.
El peso tiene en cuenta la importancia de los elementos del proyecto. La muestra del
resultado de la primera fase se presenta en la Tabla 1.
Cuadro 1. Ejemplo de resultados de la primera fase
La fase dos ocurrir en tres pasos usando un estudio de caso. El resultado de esta fase
ser la contribucin relativa requerida de cada parte interesada para asegurar la
completitud de la definicin del alcance del proyecto, de acuerdo con la importancia de
una parte interesada en el proyecto. La muestra del resultado de la primera fase se
presenta en la Tabla 2.

Cuadro 2. Un ejemplo de resultado de la fase dos

Combinando los resultados de la fase uno y la fase dos, en la tercera fase se desarrollara
una herramienta para medir la completitud de la definicin del alcance del proyecto, tal
como se presenta en la Tabla 3. Se pedir a los interesados del proyecto de la segunda
fase que evaluen la completitud de la definicin del alcance del proyecto para los dos
proyectos estudios de casos utilizando la herramienta desarrollada. Tambin se les pedir
que indiquen su nivel de satisfaccin con los resultados del proyecto.

Cuadro 3. Un ejemplo de la herramienta desarrollada propuesta para evaluar la

completitud de la definicin del alcance del proyecto
La herramienta desarrollada ser probada en una serie de proyectos de construccin
pblica en Arabia Saudita. El proceso de prueba implicar el uso de la herramienta bajo
dos supuestos diferentes sobre cada proyecto: en primer lugar, la exhaustividad de la
definicin del alcance del proyecto se evaluar en base a las opiniones del equipo del
proyecto en la lista proporcionada desde la primera fase. La evaluacin se basar en la
suposicin de que los miembros del equipo del proyecto tienen la misma importancia para
el proyecto; por lo que todo el equipo del proyecto tendr la misma participacin. En
segundo lugar, se pedir a todas las partes interesadas que evalen la completitud de la
definicin del alcance del proyecto en funcin de su importancia para el proyecto.
Posteriormente, se compararn los dos resultados y se explorar la correlacin entre el
proceso, el nivel de satisfaccin de los interesados y los resultados del proyecto utilizando
el enfoque cualitativo. El procedimiento desarrollado debe ayudar a los directores de
proyectos a gestionar eficazmente la participacin de las partes interesadas cuando
definen el alcance del proyecto en la fase de pre-planificacin. El procedimiento se puede
utilizar de la siguiente manera: permitir a cada parte interesada participar en la
evaluacin de la completitud de la definicin del alcance del proyecto para los elementos
que corresponden a su inters. Posteriormente, de acuerdo con los pesos de importancia
de los elementos (identificados en la primera fase) y la contribucin relativa necesaria de
los interesados (asignada en la fase dos), el nivel de completitud de la definicin se puede
calcular para cada elemento. La puntuacin total para la exhaustividad de la definicin del
alcance del proyecto se puede calcular y comparar con el nivel de satisfaccin de los
interesados con el resultado. Si el puntaje total es bajo, indica el rea de riesgo potencial
para el proyecto, y sugiere elementos que necesitan ser redefinidos. Si la puntuacin total
es alta, los gerentes de proyecto podran proceder a la fase de diseo y ejecucin. El
instrumento propuesto debera facilitar una mejor definicin del alcance del proyecto en
los proyectos de construccin pblica de Arabia Saudita a travs de una mayor
participacin de las partes interesadas, lo que a su vez debera producir resultados
exitosos del proyecto.
7. Conclusin y trabajo futuro
Los gestores de proyectos y los responsables de la toma de decisiones necesitan
desarrollar un proyecto bien definido de manera que refleje las expectativas de las partes
interesadas y acumule los beneficios de sus contribuciones sin comprometer el propsito
del proyecto. Por lo tanto, todas las partes interesadas deben tener oportunidades
adecuadas para que su voz sea escuchada de modo que no se pierda ningn elemento de
la definicin del alcance del proyecto. Por lo tanto, existe la necesidad de un proceso de
definicin del alcance del proyecto que tenga en cuenta las perspectivas y la posicin de
cada uno de los interesados si se quiere mitigar el conflicto. Por lo tanto, la aportacin de
las partes interesadas debe tomarse de acuerdo con su especial preocupacin por los
diferentes elementos de definicin de proyectos, de modo que su participacin refleje el
grado de importancia y relevancia que tienen para el proyecto. Como punto de partida,
este documento establece el marco terico para integrar la prctica de definicin de
alcance de proyecto y la gestin de partes interesadas usando teoras de participacin.
Para verificar empricamente la integracin de los dos, la recopilacin de datos y los
anlisis respondern a la pregunta de investigacin: Cmo se puede evaluar el nivel de
exhaustividad de la definicin del alcance del proyecto para tener en cuenta las
diferencias en las preocupaciones de los interesados para facilitar un mejor resultado del
proyecto en proyectos de construccin pblica?. La investigacin en curso tiene como
objetivo desarrollar un procedimiento que ayude a un equipo de gestin del proyecto a
medir la completitud de la definicin del alcance del proyecto con la consideracin
adecuada de los aportes de las partes interesadas. El procedimiento ayudar a lograr una
mejor definicin de proyecto que involucre los aportes de las partes interesadas. Con el
fin de satisfacer las expectativas y preocupaciones de las partes interesadas, o al menos
minimizar el grado de participacin de una sola parte interesada, las opiniones de todos
los interesados se reflejan en la definicin de alcance de acuerdo con su importancia en el
proyecto. Las principales contribuciones de la investigacin son el desarrollo de una
herramienta que permite a los responsables de la toma de decisiones evaluar el nivel de
completitud de la definicin del alcance del proyecto durante la etapa de planificacin
previa al proyecto de los proyectos de construccin en Arabia Saudita. Adems de la
contribucin a la prctica, este estudio contribuira tambin a la teora. La literatura
sugiere que las prcticas de definicin de alcance del proyecto y las teoras de gestin de
las partes interesadas son dos dominios de investigacin separados, que a menudo se
investigan por separado. Sin embargo, este estudio utilizar teoras de justicia procesal y
participacin para reunir los dos dominios de investigacin. El objetivo de la investigacin
es guiar a los directores de proyectos y los inversores a encontrar la mejor participacin
de las partes interesadas que ayude a optimizar la definicin del alcance del proyecto.