GUA DE TRABAJO

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COLEGIO MILITAR GENERAL SANTANDER

PATRIA, SUPERACIN Y ORDEN
www.colmilgeneralsantander.com
AREA: Tecnologa e Informtica ASIGNATURA: Informtica
DOCENTE: Ing. Ivn Andrs Bohrquez Palomino
ESTUDIANTE: GRADO: Noveno
FECHA: N GUA: 009

TEMA: Access 2013 (Base datos)

INDICADOR DE DESEMPEO O ELEMENTO DE COMPETENCIA

Describe la funcin que cumplen las tablas y los formularios en una base de datos en Access 2013.

1. PRE-SABERES

MICROSOFT ACCESS
Es un sistema de gestin de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es
igualmente un gestor de datos que recopila informacin relativa a un asunto o propsito particular, como el
seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica. Access es un completo y
demandado programa informtico en entornos de empresa, que permite la creacin y gestin de bases de
datos, as como su modificacin, control y mantenimiento.

Access significa mucho ms que una forma de crear bases de datos de escritorio. Es una herramienta fcil de
usar y que permite crear rpidamente aplicaciones de base de datos basadas en exploradores que le ayudarn
a llevar la empresa. Los datos se almacenan en una base de datos SQL, de modo que son mucho ms seguros
y escalables, y se pueden compartir fcil mente las aplicaciones con los compaeros de trabajo.

URL: https://www.youtube.com/watch?v=Ci1xHaYpa58

2. TRABAJO PERSONAL:

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1: Introduccin Access 2013

1.1. Actividades de Reflexin inicial.

Piense en un mundo donde no existirn las bases de datos, como serian temas como los
relacionados con la contabilidad, los inventarios, la recoleccin de informacin entre otros.
Realice un comentario de la importancia de las bases de datos y los sistemas o software que se
especializan en este tipo de herramientas.

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Situacin Problemtica
Se le ha solicitado urgentemente que realice una base de datos para realizar datos estadsticos,
pero lamentablemente la herramienta Microsoft Excel, tiene un dao y no abre la aplicacin, y
no tiene al departamento de sistemas ya que se encuentra en un trabajo especial. Qu hara es
una situacin como esta?

Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.)

A) Realizar un autodiagnstico tomando como referencia la situacin problemtica planteada:

Qu se hace para resolver Qu no se hace para Por qu Necesito saber
la situacin Problemtica? resolver el Problema? esto?

2.1. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin).

El estudiante debe relacionarse con los siguientes trminos antes de comenzar a utilizar Access
2013 para ello debe buscar los siguientes conceptos:
Tablas
Campos
Relacin entre Tablas
Consultas
Formularios
Informes
Importar Datos
Exportar Datos

2.2. Consultar las Principales partes del entorno grafico de Access 2013 y
explicarlo con sus palabras.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2: Tablas Access 2013

El primer paso para crear una tabla es ir sobre la pestaa crear y dar click conde dice
tabla.

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Para modificar los campos de la tabla el aprendiz debe ir a la pestaa inicio e ir a la vista
de diseo.

De esta manera se pueden establecer los datos necesarios en la tabla de la base de datos,
tambin se debe Verificar El Tipo De Campo que utilizaremos en cada uno de los datos.

Es importante poner una pequea descripcin de los campos.

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El Estudiante debe verificar las propiedades de los campos dependiendo el tipo que se
eligi, tenga en cuenta que no son las mismas propiedades las de un campo de Texto que
las de un campo de fecha o de un campo Verdadero/falso.

Para finalizar el aprendiz debe dar clic en vista de hoja de datos

Access le mostrara un cuadro de dialogo donde le pide guardar la tabla, usted le dice que
s y le da un nombre a la tabla.

Se debe proceder a llenar la base de datos, ingresando el valor de los datos, a cada
uno de los campos, a continuacin se presenta un pequeo ejemplo:

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El estudiante debe Crear una tabla para almacenar todos los campos de la hoja de vida
de un computador.

El aprendiz debe crear una tabla para almacenar los datos personales de las personas
que laboran en la empresa, en la misma tabla debe haber un campo que se llame
computador a cargo en el que se almacenara el nmero de serie de computador a
cargo.

Se debe crear una tabla de proveedores de la empresa (datos de quienes le

venden a la empresa: direccin, telfono, nombre de contacto, NIT NOTA: El
nit debe ser numrico y debe ser la llave principal de la tabla.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 3: Creacin de BD en Access 2013

PARTE I.I. CREACIN DE BASE DE DATOS, TABLAS, IMPORTACIN, EXPORTACIN, OPERACIONES EN

ACCESS.
Mediante la herramienta de importacin y exportacin (DATOS EXTERNOS) de Datos de Access, importe
las Tres (3) Bases de Datos que les dir su docente, como parmetros de importacin tenga en cuenta lo
siguiente:
Buscar la Ruta exacta donde se encuentra el archivo con los datos que se van a exportar.
Seleccionar: importar el origen de los datos en una nueva tabla de la base de datos.

De acuerdo al tipo de dato que se va importar Seleccionar el Tipo de Datos, si es Numrico, si es Texto, si
es Moneda entre otros.

Escoger la Opcin

Realizar el mismo procedimiento con las dems exportaciones necesarias para la realizacin de
la prctica.

Importar la tabla de equipos entregada por el docente.

Termine de agregar los campos faltantes para realizar la hoja de vida del equipo:

En la Tabla de Equipos donde se encuentra los datos de los computadores realizar los siguientes
ajustes.
1. Cree un nueva columna Denominada Fecha prximo mantenimiento, donde el valor es esta
columna es la fecha programada para el siguiente mantenimiento.

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2. Cree una nueva Columna Denominada Revisiones al ao. Donde se determine los
mantenimientos que se le realizaran al equipo en un ao.

3. Repuestos donde ingresara los repuestos necesarios para reparar la impresora, tenga en cuenta
que no todos los equipos necesitan repuestos.

4. Agregue un campo proveedor, el valor que pondr en este campo debe ser el Nit de la
empresa que vendi dicho equipo a nuestra empresa, Nota: recordar que el Nit debe estar en la
tabla de proveedores.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 4: Consultas en Access 2013

PARTE II. UTILIZACIN DE FILTROS, CREACIN DE CONSULTAS.

Una consulta es una de las herramientas ms eficaces que incluye Access, ya que mediante esta
herramientas se pueden realizar cruces de informacin mediante parmetros caractersticos de una
poblacin, puede ser por edad, por el gnero al que pertenece, por el cargo que desempea, la ciudad
donde vive, un numero o un registro caracterstico, entre muchos ms.
Para nuestro caso de estudio se realizara un cruce con la informacin de tal manera que se genere una sola
base con todos los datos obtenidos, desde las diferentes bases.

Pasos para la realizacin de una consulta con vista de Diseo.

1. En la pestaa de CREAR, darle Seleccionar en DISEO DE CONSULTA.

2. Nos indica que tabla vamos a utilizar para realizar este diseo de consulta, para el primer caso tomemos
la primera y nica tabla.

3. Para implementar los parmetros de la consulta procedemos a agregar los datos de la siguiente manera:

En la parte inferior de la pantalla procedemos a agregar los campos necesarios a la consulta, tal
como se muestra en la Ilustracin 12.
Si se procede a ejecutar la consulta, ella creara una nueva tabla con todos los datos de la tabla
existente sin realizar cambios.

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Ilustracin 12:

4. Lo importante es ubicar los Criterios para filtrar la informacin por ejemplo quiero ubicar los equipos
marca compaq .

Para ejecutar la consulta se busca el botn ejecutar en la pestaa de Diseo:

El resultado esperado seria todos los equipos de marca COMPAQ de la empresa:

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PARTE III.ESTABLECER RELACIONES ENTRE TABLAS.

Una consulta es una de las herramientas ms eficaces que incluye Access, ya que mediante esta
herramientas se pueden realizar cruces de informacin mediante parmetros caractersticos de una
poblacin, puede ser por edad, por el gnero al que pertenece, por el cargo que desempea, la ciudad
donde vive, un numero o un registro caracterstico, entre muchos ms.
Para nuestro caso de estudio se realizara un cruce con la informacin de tal manera que se genere una sola
base con todos los datos obtenidos, desde las diferentes bases.
Pasos para Establecer relaciones entre las tablas:

Clic en relaciones en la pestaa herramientas de la base de datos.

Inmediatamente nos mostrara las tablas que tenemos creadas, para el caso la de equipos
y la de proveedores.
Poner integridad referencial entre las tablas, y arrastrar los campos a relacionar uno
encima del otro.

se creara relacin entre los proveedores con y los equipos de la empresa.

Ilustracin 17

Para el caso que se mostr se realiz una relacin uno a muchos ya que un proveedor pudo realizar la venta
de varios equipos.
El aprendiz debe ir a crear una consulta pero para este caso debe poner las dos tablas tal como es
muestra en la Ilustracin 17.
Al poner los campos en la consulta nos daremos cuenta que nos permite seleccionar campos de las dos
tablas, el aprendiz debe poner el campo nmero de telfono de la tabla proveedores y establecer la
bsqueda por equipos de marca compaq tal como se muestra en a imagen Ilustracin 18

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Al ejecutar la consulta el resultado debe ser:

5. Hasta el momento realizamos una consulta, pero no podemos manipular estos datos, son solo visibles,
para la cual es necesario, realzar esta consulta pero adems generar una TABLA con los datos consultados.
6. El siguiente paso es crear una TABLA NUEVA a la cual denominaremos BASE COMPLETA, en esta tabla
guardaremos los datos consultados.
7. Modificar la consulta para que muestre por quien se debe preguntar en la empresa proveedor.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 5: Informes en Access 2013

PARTE II. CONSOLIDACIN DE DATOS, CREACIN DE INFORMES.

Otra Herramienta eficaz de Access es la Creacin de informes con la informacin contenida en sus bases de
Datos, a que nos permite consolidar la informacin de la forma en que la necesitemos. Para esto no
dirigimos a la pestaa, crear informe y le damos Asistente para informe, luego ya es escoger la informacin
qu queremos consolidar en el informe.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 5.1:

Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)

I. Importar las tablas dadas en Excel a Access 2013.

II. Completar las tablas en Access con un total de 80 equipos con dependencias (mnimo 10)
III. Completar la tabla de proveedores con un total de 20 proveedores.
IV. Crear una tabla de consumibles
V. Crear el clculo del valor de los equipos que tiene cada una de las dependencias.
VI. Crear una consulta para verificar que equipos tienen garanta.
VII. En la tabla equipos crear un plan de mantenimiento con 4 visitas al ao por equipo
VIII. Consultar como se hace un formulario, y hacer un formulario para cada una de las tablas.
IX. Genere un informe con los equipos que tienen prximo mantenimiento este mes.
X. Genere un informe con los equipos que tienen prximo mantenimiento esta Semana.
XI. Realizar un informe Tcnico en una Herramienta Ofimtica, donde quede reflejado el trabajo
realizado.
XII. Para subir sus archivos, enviar a la plataforma senasofiaplus.
XIII. Exporte la Base a formato PDF y a un Archivo en EXCEL.

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