Creacin de un calendario base, sin excepciones

Para crear un nuevo calendario base, abra una vez ms el cuadro Cambiar
calendario laboral y oprima sobre el botn Crear calendario, tras esta accin,
aparece el cuadro de dilogo titulado Crear nuevo calendario base. Este cuadro
se muestra en la figura 42, observe que por defecto en el campo Nombre,
aparece la expresin Copia de estndar, significa que el nuevo calendario se
basar en el calendario Estndar. Como se trata de crear un nuevo calendario, lo
primero que debe hacerse es oprimir el botn Crear nuevo calendario base para
que el MS Project cambie el nombre por Calendario 1, tal y como se muestra en la
figura 43.

Figura 42. Formulario Crear nuevo calendario base.

En este momento el MS Project est preparado para recibir el nombre del nuevo
calendario. En consecuencia podemos digitarlo sobre el campo Nombre. A modo
de ejemplo, vamos a crear el calendario de oficina que usualmente es de 45 horas
a la semana, trabajando de lunes a viernes con una intensidad de 9 horas diarias.
Por lo tanto, le daremos el nombre OFICINA 9H X 5D.
Estando en la condicin de la figura 43, ingresamos el nombre deseado en el
campo Nombre, pero el nuevo calendario se basar nicamente en el calendario
que est figurando en el campo Para calendario del formulario Cambiar
calendario laboral. Si intenta escoger un calendario diferente del ya seleccionado
para que sirva de base al nuevo, el botn saltar automticamente a la segunda
opcin y el MS Project reemplaza el nombre ya digitado por la expresin Copia
del calendario, haciendo referencia a la seleccin realizada. Por lo tanto, lo ms
aconsejable es siempre utilizar la segunda opcin para poder elegir el calendario
que servir de soporte para nuestra nueva creacin.

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 Figura 43. Formulario Crear nuevo calendario base con la opcin Crear nuevo
Calendario base elegida.

Para ingresar el nombre del nuevo calendario bajo la opcin Crear nuevo
calendario base, borre Calendario 1 en el campo Nombre y enseguida, escriba la
expresin OFICINA 9H X 5D y oprima Aceptar. El formulario Crear nuevo
calendario base en el contexto del cuadro Cambiar calendario laboral, tendr el
aspecto que se muestra en la figura 44.

El resultado de esta operacin es la creacin del nuevo calendario con el nombre

que le hemos definido, en este caso OFICINA 9H X 5D. Las caractersticas de
este nuevo calendario son las mismas del calendario Estndar, porque cuando
creamos un nuevo calendario, el MS Project toma como base el calendario que
aparece en el campo Para calendario.

Figura 44. Formulario Crear nuevo calendario base con el trasfondo del
formulario Cambiar calendario laboral.

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El calendario OFICINA 9H x 5D es el que aparece ahora en el campo Para
calendario, del modo ilustrado en la figura 45; en consecuencia, todos los
cambios o ajustes que se realicen, aplicarn nicamente al mismo. Estos cambios
se ejecutan sobre las fichas Semanas laborales y Excepciones, localizadas en la
parte inferior del formulario Cambiar calendario laboral, seccin de la
herramienta que para efectos del libro hemos identificado como zona operativa.
Cada una de estas fichas contiene la base de datos que almacena la informacin
del calendario actual (el que est mostrado en el campo Para calendario),
observe cmo el botn Detalles est deshabilitado. Para habilitarlo, seleccione la
ficha Semanas laborales y asegrese que el cursor est sobre el registro
[predeterminado]. Este es otro de los tantos aspectos etreos del MS Project,
ocurre que lo primero que el usuario debe hacer cuando desea crear un calendario
con caractersticas nuevas, es establecer su patrn semanal utilizando la ficha
Semanas laborales, sin embargo el MS Project presenta como ficha disponible la
correspondiente a Excepciones.
Todo esto induce a creer que lo primero a trabajar son las excepciones, entonces
es muy probable que el aprendiz demore bastante tiempo antes de descubrir que
la manera para tener disponible o habilitado el botn Detalles, es posar el cursor
sobre algn registro preexistente y el nico en el calendario Estndar se
encuentra ubicado en la pestaa Semanas laborales, por ende, hay que
seleccionar primero esta opcin. Semejante singularidad merece un anlisis
minucioso el cual abordaremos enseguida.

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Figura 45. Formulario Cambiar calendario laboral con el calendario de OFICINA
9H X 5D ya creado.

Como ya hemos dicho, cada una de las tablas (Excepciones y Semanas

laborales), es una base de datos, esta base de datos tiene por supuesto registros
que se caracterizan por tener un nombre y un rango de tiempo limitado por una
fecha y hora de comienzo y una fecha y hora de fin. Por lo tanto, los registros son
las entidades en donde debemos alojar los horarios diarios de trabajo que van a
ser identificados por el nombre que le asignemos y por un rango de aplicacin en
el tiempo, lo que significa que tal informacin slo es vlida para ese rango.
Esta configuracin es la que permite definir un calendario complejo en donde el
patrn semanal puede ser establecido en forma particular para diversos perodos
de tiempo. Cuando elegimos la ficha Semanas laborales, el registro que aparece
en el primer rengln se denomina [Predeterminado] y corresponde a la nica
definicin por defecto que trae el calendario base sobre el cual estamos
trabajando (ver figura 46).
Observe que en las columnas Comienzo y Fin, aparece la expresin NOD, esto
significa que no se le ha definido una fecha de comienzo y una fecha de fin. Sin
embargo, debe entenderse que aplica desde el primero (1) de enero de 1984 a las
12.00 a.m. hasta el 31 de diciembre de 2049 a las 12:00 a.m. (no olvide que esta

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hora ya pertenece al da primero de enero de 2050, pero como ya explicamos
anteriormente, este lmite no pertenece al rango especificado).

Figura 46. Formulario Cambiar calendario laboral con el calendario de OFICINA

9H X 5D ya creado y la tabla Semanas laborales seleccionada.

Continuando con nuestro trabajo y recordando que en este momento debemos

haber elegido la ficha Semanas laborales, oprima sobre el botn Detalles, pero
asegurndose antes que el primero de los registros (posiblemente el nico que
aparece en la lista), sea el elegido, es decir que aparezca con su nombre
resaltado con el marco grueso del cursor, tal y como se muestra en la figura 46.
Es preciso resear en este justo momento que el botn Detalles slo se activa
cuando el cursor est colocado sobre un registro que ha sido creado (al menos
con su nombre), ya sea en la tabla Excepciones o en la tabla Semanas
laborales, por lo tanto, para que dicho botn funcione es necesario establecer o
seleccionar primero un registro.
Lo anterior, explica porqu cuando abrimos el cuadro Cambiar calendario laboral
con la ficha Excepciones seleccionada por defecto, el esquivo botn no estaba
activo, claro, no existe registro alguno asociado con esta ficha. Ninguno de los
calendarios base que trae el MS Project por defecto tiene excepciones
configuradas.

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 Figura 47. Formulario Detalles de

La respuesta del MS Project cuando se oprime el botn Detalles es abrir la

herramienta que permite el diseo del patrn semanal de un registro dentro del
calendario que estamos manipulando, en nuestro caso, el registro
[Predeterminado] del calendario que hemos denominado OFICINA 8H X 5D. El
cuadro o formulario emergente titulado Detalles de [Predeterminado]se muestra
en la figura 47. Dicho cuadro le recuerda en su ttulo que la configuracin que se
dispone a realizar corresponde al registro Predeterminado, a su vez perteneciente
a la tabla Semanas laborales del calendario sujeto de modificacin en nuestro
caso el calendario OFICINA 9H X 5D.

El primer paso a seguir en este espacio del MS Project, es comprobar que la

herramienta tiene dos tablas segn lo indicado en la figura 47; la primera de ellas
son los das de la semana, encabezada por la leyenda Seleccionar das, mientras
que la segunda est conformada por una matriz con cinco filas y dos columnas
para registrar los intervalos que conformarn la jornada diaria, la que
denominaremos Tabla horaria (vea la imagen de la figura 48). En este punto, es
importante entender que existe una Tabla horaria distinta por cada da de la
semana, y en cada una de ellas, podemos crear hasta cinco rangos de trabajo
delimitados por una hora de inicio y una hora de fin, estos constituyen la
especificacin detallada de la jornada laboral que deseemos declarar para cada
da.

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 Figura 48. Formulario Detalles de, mostrando el significado de las tablas
disponibles.

La tabla de das de la semana permite escoger grupos de das para configurarles

un mismo horario diario (todos los das del grupo tendrn el mismo horario
diario).Para nuestro ejemplo, seleccionaremos de lunes a viernes y observaremos
que si intentamos modificar alguna hora en la Tabla horaria, esta accin an no
sera posible. Para ello, es necesario seleccionar el botn Establecer da(s) en
estos perodos laborables especficos, (recomendamos leerlo como Establecer
intervalos laborables para los das seleccionados).
Ejecutado este paso, el cuadro Detalles de [Predeterminado], lucir tal y como
se muestra en la figura 49.Lo que ha ocurrido es que ya nos est permitiendo la
modificacin del horario diario, condicin que se percibe porque los encabezados
Desde y Hasta de la Tabla horaria, junto con las horas registradas, aparecen
ahora ntidas (en fuente de color negro). Por consiguiente podemos modificarlas
de la forma que pasamos a detallar.

Figura 49. Formulario Detalles de, con la Tabla horaria habilitada para su
modificacin.

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Digite en cada campo de la Tabla horaria la hora deseada (recuerde que cada
rengln o fila constituye un intervalo de tiempo), en el caso que nos ocupa, el
primer intervalo de la jornada, que va desde las 07:00 a.m. hasta las 12:00 p.m. lo
consignaremos en la primera fila de nuestra Tabla horaria y el segundo tramo de
la jornada, lo colocaremos en el segundo registro de la misma tabla.
Tenga especial cuidado en los caracteres utilizados tanto las letras como la
puntuacin, por ejemplo, el signo que separa las horas de los minutos es siempre:
Dos Puntos (:), el punto siempre sigue a las letras a, p y m. Si la
configuracin regional de la mquina en donde est trabajando tiene establecida la
llamada Hora militar que se denota 00:00, 01:00,, 22:00, 23:00, entonces
deber utilizar esta notacin que no requiere letra alguna. Si desea cambiarla, esto
slo es posible hacerlo desde el panel de control de su sistema operativo, el MS
Project adopta el formato de hora all configurado.
Una vez termine de modificar o consignar la informacin horaria de la jornada
diaria de trabajo en la Tabla horaria, asegrese de colocar el cursor en la siguiente
celda libre, o confirmar con la tecla enter al ingreso del ltimo dato. En la figura
50, se muestra el cuadro Detalles de [Predeterminado] listo para que el MS
Project reciba y procese la nueva informacin que modifica el calendario OFICINA
9H X 5D.En este ejercicio no ha sido necesario realizar cambio alguno al da
sbado y al da domingo, debido a que estos das son festivos para nuestro nuevo
calendario, al igual de cmo los tiene definidos el calendario Estndar.

Figura 50. Formulario Detalles de, con la jornada del calendario OFICINA 9H X
5D debidamente configurada.

Slo nos queda para finalizar la creacin del calendario OFICINA 9H X5D, oprimir
Aceptar en la parte inferior derecha de cuadro Detalles de
[Predeterminado].Hecho esto, se cierra automticamente y queda al
descubierto el cuadro Cambiar calendario laboral mostrando el resultado
obtenido. Observe que an debe aparecer OFICINA 9H X 5D en el campo Para
calendario y el horario para cualquier da hbil que seleccionemos en el
almanaque, debe sealarnos las horas con las cuales qued configurado.
Compruebe la idoneidad de su trabajo mostrando lo que ha hecho el MS Project
con el horario del 31 de diciembre del ao 2049 (figura 51).En lo que respecta a la

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creacin de este calendario de oficina, quedar tranquilo de saber que ser
aplicado correctamente en todo el espectro de tiempo disponible en el MS Project.

Figura 51. Almanaque del Calendario OFICINA 9H X 5D mostrando la jornada

diaria del 31 de diciembre de 2049.

Concluya este logro desplegando los calendarios base disponibles ahora para su
proyecto, observar que al oprimir la pestaa del campo Para calendario, se
encontrar ahora con el calendario OFICINA 9H X 5D acompaando en la lista a
los definidos por defecto en el MS Project. Adems, la leyenda El calendario
OFICINA 9H X 5D es un calendario base, se convierte en un excelente
testimonio para evidenciar que en efecto hemos creado un nuevo calendario
equiparable en uso y disponibilidad a los ofrecidos inicialmente por la aplicacin.
No olvide que por el hecho de haber creado el nuevo calendario, este no se
asignar por si solo ni al proyecto, ni a las tareas, como tampoco a los recursos,
slo quedar disponible para que sea utilizado en el momento que se considere
pertinente. Finalmente, advierta que al cerrar el formulario Cambiar calendario
laboral y abrirlo nuevamente, aparecer ahora sealando como calendario del
proyecto el calendario Estndar, es de esperarse, recuerde que no le hemos
ordenado al MS Project que cambie esta asignacin, operacin que conoceremos
en nuestro siguiente tema.
Como el trabajo que viene realizando ha modificado la aplicacin bsica
agregando un nuevo calendario denominado OFICINA 9H X 5D, conviene que lo
guarde en un archivo con un nombre que le recuerde las labores y los resultados
obtenidos, por ejemplo, podemos denominarlo CALENDARIOS NUEVOS, archivo
que por supuesto seguiremos usando para almacenar las creaciones que
propondremos enseguida. Utilizaremos esta informacin posteriormente, cuando
abordemos ejemplos que involucren el uso de estos calendarios personalizados.