PROJECT MANAGEMENT VIII CICLO - 20 /07 / 201 7

CONTROL DE VERSIONES
VERSION HECHA REVISADA APROVADA FRCHA MOTIVO
POR POR POR
1.0 Elaboracin
inicial

PLAN DE GESTION DE CAMBIOS

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
MEJORAMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA
VIAL Y PEATONAL DE LA AV. LOS INCAS
PIP-MIVP
(TRAMO AV. CHINCHAYSUYO VIA DE
EVITAMIENTO) Y PROLONGACION LOS INCAS
(HASTA AV. CHINCHAYSUYO).

ROLES DE LA GESTION DE CAMBIO

NOMBRE DEL ROL PERSONA ASIGNADA RESPONSABILIDADES NIVELES DE
AUTORIDAD
Proporcionar el
ambiente adecuado
Municipalidad para llevar a cabo el
Sponsor Distrital de la Victoria trabajo del proyecto Todo sobre el
en coordinaciones proyecto.
empatadas con el
comit de control de
cambios.
Comit del Control de Hernndez Rosales
Cambios Manuel Decidir qu cambios Hacer
Liza Vallejos Gerardo se aprueban, recomendaciones
Rivas Marchan Pavel rechazan o difieren. sobre los cambios.
Segura Vsquez Fran
Villegas Silva Darwin
Evaluar impactos de
las solicitudes de Hacer
Ing. Persi Figueroa cambio y hacer recomendaciones
Project Manager Lpez recomendaciones sobre los cambios.
sobre la aprobacin
de dichas solicitudes.
Captar las iniciativas
Asistente de gestin de cambio de los Emitir solicitudes de
de Proyectos stakeholders y cambio.
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formalizarlas en
solicitudes de cambio.
Pobladores de la Av. Solicitar cambios
Stakeholders Los incas cuando lo crea Solicitar cambios.
conveniente.

GESTION DE CAMBIOS
OBJETIVO:
Lograr un manejo oportuno, exacto y eficiente de cualquier cambio sobre los aplicativos
e infraestructura de TI. Reduciendo al mnimo el impacto a la calidad del servicio y
logrando mejorar la operacin de la organizacin.

BENEFICIOS:
Mejorar la visibilidad y comunicacin de los cambios tanto al personal de soporte como
al negocio.
Reducir del impacto negativo de los cambios sobre la calidad de los servicios y sobre los
acuerdos del nivel de servicio.
Mejora la percepcin que tienen los negocios de la organizacin mediante la mayor
calidad del servicio y un enfoque al profesional.
Mayor control de los cambios mediante la implementacin de polticas y
procedimientos que aportan al cumplimiento de objetivos.

TIPOS DE CAMBIOS
CAMBIO ESTANDAR
Sigue el proceso completo para la implementacin del cambio.
CAMBIO UREGETE
Reparar un error en un servicio de TI. Que tiene un impacto negativo de alto nivel en el negocio
y se encuentra deteniendo la operacin.
CAMBIO PRE APROVADO
Pre-autorizado por la gestin del cambio, tiene un procedimiento establecido y aceptado.
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PROCESO GENERAL DE GESTION DE CAMBIOS
RECIBIR Y ANALIZAR LA PETICION
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ACTIVIDADES:
Crear la peticin de cambio y
asignacin al grupo de gestin de
cambio.
Verificar la peticin de cambio.
DOCUMENTACION:
Formato elaborado de una solicitud
de cambio respectivo de usuarios
finales ETB.
POLITICAS:
El anlisis solo registrara el cambio en
el momento en que el lder del
proceso proporcione la autorizacin
del mismo.
Esta autorizacin tendr un mximo de 3 das
para generarse y el escalamiento que se
realiza es el siguiente:
o Anlisis de cambios: 1 da
o Coordinador tcnico: 1 da
o Gestor de cambios ETB: 1 da
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Pasados estos tres das sin obtenerse

la autorizacin, se rechazar y se dar
por cerrado el proceso.
Todas las actividades durante el
proceso de registro se deben
documentar en la herramienta
suministrada para la gestin de RFC.
ACTIVIDADES:
Anlisis inicial del cambio (tipo y
prioridad).
CLASIFICAR EL CAMBIO Analizar el cambio.
DOCUMENTACION:
Solicitudes de cambio (delegar).
POLITICAS:
La informacin del RFC debe estar
completa y consistente.
Todas las actividades durante el
proceso de calificacin se deben
documentar en la herramienta
suministrada para la gestin de RFC.
ACTIVIDADES:
Identificacin y anlisis del impacto
del cambio.
Analizar riesgos del cambio.
Verificar modificacin al alcance del
cambio.
Ajustar el plan de trabajo del cambio.
Analizar el impacto sobre los cambios
EVALUACION DEL IMPACTO Y en curso.
RIESGO DOCUMENTACION:
Solicitudes de cambio (anlisis).
Formato MOP (ventana de
mantenimiento usuarios externos).
POLITICAS:
Los escalamientos definidos en esta etapa del
proceso cuando se cumplen los tiempos
pactados son:
o Analista de cambios: 1 da
o Coordinador tcnico: 1da
o Gestor de cambios: 1da

Para analizar los cambios en curso, de

dicho proyectos debe existir el
dimensionamiento de pruebas
realizado por el Gerente de entregas y
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diseo aprobado por parte de

arquitectura.
Todo cambio que genere un cambio
de versin sobre cualquier
componente, debe adjuntar la nota de
lanzamiento y su correspondiente
explicacin frente al impacto sobre las
aplicaciones o servicios, para poder
adelantar un anlisis de riesgo
apropiado.

ACTIVIDADES:
DOCUMENTACION:
APROVACION DEL CAMBIO
POLITICAS:
Consultar la clasificacin realizada del
cambio.
Decidir la aprobacin o rechazo del
cambio.
Agendar comit de cambios.
Analizar relaciones con otros cambios.
Agrupar cambios en entregas.
Aprobacin de solicitud de cambio.
Tiquete servicio de mesa aprobado.
El gestor de cambios es quien
aprueba las solicitudes, a excepcin
de los cambios de categora mayor.
Todo cambio mayor o crtico debe ser
aprobado por el comit de cambios, y
los cambios urgentes son aprobados
por el comit de urgencia.
Los cambios corporativos, son
aprobados por el comit de cambios
corporativos.
Todas las actividades durante este
procedimiento se deben documentar
en la herramienta suministrada para la
gestin de dicho cambio.
Se realiza la notificacin de los
cambios a los organismos o miembros
involucrados en el proceso de cambios
por medio de algn correo
electrnico.

ACTIVIDADES:
Definir fechas
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Re-planificar cambios afectados.

Informar a los implicados del cambio.
DOCUMENTACION:
Calendario de cambios.
POLITICAS:
El grupo de gestin de cambios,
realizar en forma conjunta con el
proceso de gestin de entrega, la
planificacin de cambio en el tiempo,
PLANIFICACION Y coordinado la inter-relacin y el
CALENDARIZACION efecto sobre los cambios que estn en
marcha.
Las solicitudes de cambio que hayan
cumplido con el ciclo del proceso
hasta la fase de aprobacin, tendrn
un seguimiento continuo a la puesta
en marcha de los planes de trabajo y
cuando se requiera se re-planificarn
las fechas estimadas de puesta en
produccin, en funcin de las
necesidades de negocio, las
prioridades y las categoras de los
mismos.
Se realizar la oficializacin de las
fechas estimadas de puesta en
produccin y de los cambios que se
puedan presentar en el calendario,
mediante cuentas electrnicas
(correos).
ACTIVIDADES:
Asignacin de tareas.
Verificar correcta preparacin del
cambio (seguimiento a planes de
trabajo).
Verificar procedimiento de marcha
atrs.
Verificar la realizacin de pruebas.
Implementacin del cambio.
IMPLEMENTACION DEL CAMBIO DOCUMENTACION:
Formato seguimiento a planes de
trabajo.
Calendario de cambios.
POLITICAS:
Seguimiento a planes de trabajo:
o Anlisis e cambios: 2 das
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o Coordinador tcnico: 2 das

o Gestor de cambios:1 da

Cambios de infraestructura: Se realizar el

seguimiento, de acuerdo a lo establecido en
las reuniones de implementacin. El lder de
implementacin es el responsable de ejecutar
las actividades de cambio.
Cambios de aplicacin (lanzamiento): se
realizara una llamada al iniciar el despliegue y
esperara la llamada de la persona de gestin
de entrega confirmando la finalizacin de la
puesta en produccin para coordinar los
recursos que deben ejecutar las pruebas
correspondientes (soporte de aplicaciones,
call center).

ACTIVIDADES:
Revisar efectos
Identificar la satisfaccin de
usuarios/clientes
DOCUMENTACION:
Calendario de cambios
Reporte de maniobras ejecutadas.
Reporte de lanzamientos
VERIFICACION DE LA implementados.
IMPLEMENTACION Matriz de control de diligencias
(encuesta y efectos secundarios).
POLITICAS:
Plazo de ejecucin:
o Infraestructura: 1 da
o Aplicaciones: 5 das
La encuesta de satisfaccin debe
realizarse a los directores del proyecto
y lderes de mantenimiento.
El analista de seguimiento debe de
realizar mnimo dos llamadas diarias
para asegurar la encuesta.
Efectos no esperados:
o Cambios urgentes
o Incidentes relacionados
Se dar cierre a todos los documentos
cuya etapa de verificacin post-
implementacin se haya culminado.
CIERRE
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Se dar cierre cuya verificacin de

actualizacin de documentacin haya
completado de acuerdo al
procedimiento establecido en gestin
de configuraciones, validado y
aprobado por la gerencia de
proyectos.
Se dar cierre a todos los registros, y
archivos; cuyo proceso de
licenciamiento se haya culminado de
acuerdo a los procedimientos
establecidos por la gestin de entrega.

PLAN DE CONTINGENCIA ANTE SOLICITUDES DE CAMBIO URGENTES

El nico responsable para utilizar y ejecutar personalmente este plan de contingencia es el
Project manager:
El Project manager registra personalmente la solicitud.
El Project manager evala impactos.
El Project manager toma la decisin consultando por lo menos a dos miembros del
comit de control de cambios.
El Project manager implanta el cambio.
El Project manager convoca y sustenta la necesidad de haber utilizado este
procedimiento de urgencia. Por lo cual el comit de cambios formaliza la aprobacin o
reconsidera la aprobacin del Project manager, por lo cual este ejecuta la decisin del
comit.
DOCUMENTACION:
Calendario de cambios.

POLITICAS:
Convocar de manera inmediata al comit urgente que estara conformado por los
involucrados en el RFC solicitado.
El comit analiza el cambio y se debe justificar si es un cambio URGENTE o no.
Si el cambio es URGENTE, se reclasifica de nuevo el cambio y pasa a la fase aprobacin
de cambios para continuar con el flujo de actividades de un cambio normal.
El comit de urgentes es el encargado de dar aprobacin al cambio.
El analista en conjunto con gestin de entregas deber re-planificar los cambios que
pueden ser afectados con el RFC urgente que est aprobado.
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HERRAMIENTAS DE GESTION DE CAMBIO

SOFTWARE Ms Project
Solicitar, evaluar, decidir y darle seguimiento a
los posibles cambios de alcance de un proyecto
y todas las actividades relacionadas y sus
PROCEDIMIENTOS entregables. Pero para implementar un
procedimiento de control de cambios es
necesario establecer primeramente al consejo
de control de cambio y delegarle la autoridad
correspondiente.
Plan de gestin de cambios
FORMATOS Formato ETB
OTROS