FORMACION DE AUDITORES INTERNOS

DE SISTEMAS INTEGRADOS
DE GESTION

Referencia ISO 19011

Contenido:

- Introduccin
- Revisin de los Requisitos de las Normas
- Conceptos bsicos de Auditora.
- Principios para la auditora de Sistemas de Gestin.
- Planificacin de la auditora.
- Ejecucin de la auditora.
- Evaluacin, hallazgos y redaccin de No conformidades.
AUDITORA

Proceso sistemtico, independiente y

documentado para obtener evidencias
de la auditora y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la
extensin en que se cumplen los
criterios de auditora
QU ES AUDITAR?

Revisar los sistemas de gestin de una

organizacin y sus procesos, y verificar la
conformidad con diferentes criterios tales
como legislacin, procedimientos escritos y
normas.
El resultado es la confirmacin de que el
sistema cumple con los criterios de la
auditoria o que requiere mejora
PARA QU HACER AUDITORIAS?

Conocer la capacidad de los sistemas de

gestin para cumplir con los requisitos.
(Cliente, ISO, OHSAS, legales y de la
organizacin).
Evaluar las fortalezas y debilidades de los
sistemas.
Detectar oportunidades para la mejora
continua.
 PARA QU HACER AUDITORIAS?
Verificar la capacidad de los procesos para
cumplir con los requisitos.
Evaluar el compromiso del recurso humano con
su sistema de gestin.
Validar el uso eficaz y eficiente de los recursos.

Evaluar las relaciones con las partes

interesadas.
Ejecutar seguimiento de la eficacia de las
acciones: correctivas, preventivas y de mejora.
HALLAZGO DE LA AUDITORIA

Resultado de la evaluacin de
la evidencia de la auditoria,
recopilada frente a los criterios
de la auditoria.

Indican:
Conformidad
No Conformidad
 NO CONFORMIDAD, CORRECCIN,
ACCIN CORRECTIVA Y PREVENTIVA
ACCIN ACCIN
NO CONFORMIDAD CORRECCIN CORRECTIVA PREVENTIVA

Incumplimiento Eliminar la causa

Eliminar una
De un requisito de una no Eliminar la causa de
no conformidad
conformidad una no conformidad
detectada potencial u otra
detectada u otra
situacin situacin
potencialmente
indeseable

Parte de la gestin orientada a

MEJORA DE LOS
aumentar la capacidad de cumplir
SISTEMAS
con los requisitos
 CLASES DE AUDITORIA OBJETIVOS:
Determinar si el SGC:
PRIMERA PARTE AUDITORIA INTERNA ORGANIZACIN Es conforme con los requisitos

1
planificados.
Se ha implementado y se mantiene
de manera eficaz.

OBJETIVOS:
Evaluar la adecuacin para
cumplir eficazmente los
requisitos de los sistemas de
gestin y el desarrollo del
SEGUNDA PARTE AUDITORIA EXTERNA COMPRADOR
proveedor.
Verificar la aplicacin de

2
disposiciones contractuales.

OBJETIVOS:
Evaluar la capacidad para
cumplir los requisitos mnimos
del modelo ISO y OHSAS.
TERCERA PARTE AUDITORIA EXTERNA CERTIFICADOR Disminuir la necesidad de

3
efectuar auditoria por los
clientes.
REQUISITOS DE AUDITORIA INTERNA
8.2.2 NORMA ISO 9001:2008
8.4.1 ISO 22000:2005
4.5.5 NORMA ISO 14001:2004
4.5.5 NORMA OHSAS 18001:2007

El SGI es:
Conforme a disposiciones Criterios y
Eficaz Mtodo
E F A M M
X
4
X
5
6 X SELECCIN:
7
8
X
X
OBJETIVIDAD (COMPETENTE)
IMPARCIALIDAD

Estado
Importancia ACCIONES
Otras Auditorias Registrar CORRECTIVAS Registrar
resultados resultados
APLICACIN
Auditoria Y verificacin
ACTIVIDAD POR
EFICACIA DE
AUDITAR
ACCIONES
CORRECTIVAS
 PRINCIPIOS
CONDUCTA
ETICA
AUDITORES CUIDADO
PROFESIONAL
PRESENTACION
JUSTA

INDEPENDENCIA

PROCESO DE
AUDITORIA EVIDENCIA
 PROCESO DE AUDITORIA
ENTRADA SALIDA
INICIO

PLANIFICAR

HACER

VERIFICAR
RESULTADOS
ACTUAR
PROGRAMA
 ETAPAS DE LA AUDITORIA
P
1. ELABORAR PROGRAMA DE AI.

2. INICIAR LA AUDITORIA: PLAN DE AI.

Designar al auditor jefe de equipo.
Definir los objetivos, alcance y criterios.
Determinar la viabilidad.
Conformar el equipo auditor.
3. REVISIN DE LA DOCUMENTACIN
 ETAPAS DE LA AUDITORIA
P

4. PREPARAR LA AUDITORIA DE CAMPO

Preparacin de documentos de trabajo:
Listas de Verificacin, SACP.
Asignar trabajo al equipo auditor.
 ETAPAS DE LA AUDITORIA
5. REALIZAR LA AUDITORIA DE CAMPO:
Reunin de apertura.
Comunicacin durante la auditora H
Funciones y responsabilidades de los
observadores.
Recoleccin y verificacin de la informacin.
Generacin de hallazgos de auditoria.
Preparacin de las conclusiones de la auditoria.
Realizacin de la Reunin de cierre.
 ETAPAS DE LA AUDITORIA

V
6. PREPARAR, APROBAR Y DISTRIBUIR EL INFORME
Preparacin Informe.
Aprobacin y distribucin informe.
 ETAPAS DE LA AUDITORIA

7. FINALIZACIN DE LA AUDITORA

8. ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO

A
ANLISIS DE LA DOCUMENTACIN

MANUAL INTEGRADO
 ANLISIS DEL MANUAL INTEGRADO DE GESTION

OBJETIVOS:

Verificar la adecuacin del

Manual Integrado.
Conocer la configuracin del
SGI.

Adecuacin: Suficiencia para satisfacer una necesidad.

Requisitos: DEBES.
ANLISIS DEL MANUAL INTEGRADO DE GESTION

INFORME DE ANLISIS

1. Aspectos relevantes.
2. Debilidades de carcter general
respecto a la configuracin y
administracin.
3. Observaciones por proceso.
 ANLISIS DEL MANUAL INTEGRADO DE GESTION

EJEMPLO INFORME DE ANLISIS

OBSERVACIONES
PROCESO FORTALEZA DEBILIDAD /COMENTARIOS
PARA EL CAMPO
PROGRAMA DE AUDITORIA
INTERNA

Responsable: Cliente de la AUDITORIA

(alta direccin)
 TALLER 1: PROGRAMA DE
AUDITORIA
Actividades:

Definir a la persona o personas encargadas de elaborar el programa de

auditora.
Establecer los objetivos de la auditora
Establecer el calendario de las auditorias de acuerdo a los procesos de la
organizacin.
Definir los registros relacionados
 P

PLAN DE AUDITORIA

Responsable: Auditor lder

 PLAN DE LA AUDITORIA P
Suministra informacin necesaria.
Facilita la programacin y coordinacin de
actividades

CONTENIDO
Objeto y alcance de la AUDITORIA.

Criterios de la AUDITORIA.
 PLAN DE LA AUDITORIA
P
CONTENIDO
Fechas y lugares donde se conducir
la AUDITORIA y las actividades de la
AUDITORIA de campo.

Unidades organizacionales y los

procesos a ser auditados.

Tiempo y duracin
esperados de las
actividades.
 PLAN DE LA AUDITORIA P
CONTENIDO

Equipo auditor y auditado.

Metodologa de comunicacin.

Informe de AUDITORIA.
Arreglos logsticos.
Confidencialidad.
 PLAN DE LA AUDITORIA
P
REVISIN Y APROBACIN
CLIENTE
REVISA

APRUEBA
AUDITADO
 TALLER 2: PLAN DE
AUDITORIA
Actividades:

De acuerdo al programa de auditora, elaborar el plan de auditora, teniendo en

cuenta:
Objetivo de la Auditora
El alcance de la auditora
Criterios de auditora
Fechas y horarios de las entrevistas y reuniones de apertura y cierre
Auditores
Auditados
Observaciones adicionales
 P

PREPARACIN DE LA AUDITORIA DE CAMPO

LISTA DE VERIFICACIN

Responsable: Equipo Auditor

 LISTA DE VERIFICACIN
Herramienta

Identificar

REQUISITOS
PROCESOS APLICABLES DOCUMENTOS

INTERRELACIONES RECURSOS

Verificar

IMPLEMENTACIN,
MEJORA SGC
EFICACIA SGC
 LISTA DE VERIFICACIN
P
UTILIDAD:

Ayudar a la gestin del tiempo,

indicando lo que ha de cubrirse en
cada proceso.

Recopilar las evidencias de la

AUDITORIA en orden lgico.
Facilitar el cubrimiento de cada
actividad, obteniendo respuesta
para los requerimientos.
 LISTA DE VERIFICACIN P
PREGUNTAS:
En lenguaje de la empresa Basadas en requisitos
de la norma.

Deben estar dirigidas a la verificacin del propsito y

alcance de la AUDITORIA.

Asegurar que produzcan respuestas que permitan

al auditor valorar efectivamente la situacin
evaluada.
 LISTA DE VERIFICACIN

NUNCA LAS AGRESIVAS

PREGUNTAS PARA ABRIR Y CERRAR

TIPO DE TIPO DE
PREGUNTAS RESPUESTA EFECTO

QU, PORQU, ABREN LA

ABIERTAS (larga)
DNDE CONVERSACIN

CORTA CIERRAN EL
QUIN, CUNDO INTERCAMBIO

ASI QUE, EN TERMINOS ABIERTAS, DAN GUIAN AL

DEL PROCESO CULES LIBERTAD PARA AUDITADO SIN
SERAN LAS EXPRESARSE CONTROLARLO
IMPLICACIONES?
 LISTAS DE VERIFICACIN
ESTRUCTURA DE LISTAS CON
ENFOQUE DE EFICACIA:
ACTUAR

PLANIFICAR

VERIFICAR
HACER
 TALLER 3: LISTAS DE
VERIFICACIN
Actividades:

Elaborar las listas de verificacin para cada proceso, teniendo en cuenta el

enfoque a suficiencia y el enfoque a la eficacia.
 H

REALIZACIN DE LA AUDITORIA DE CAMPO

REUNIN DE APERTURA

Responsable: Auditor Lder y Equipo Auditor

 REUNIN DE APERTURA
OBJETO H

Establecer ambiente de confianza y

consolidarlo cuando no exista.

Aclarar desde el comienzo, si es necesario,

los conceptos bsicos de la AUDITORIA.

Confirmar la logstica.
 REUNIN DE APERTURA
CONTENIDO
H
Presentacin de los equipos auditor y
auditado.
Reconfirmacin del plan de
la AUDITORIA .
Confirmacin del
cronograma de la
AUDITORIA.
Confirmacin de enlaces de
comunicacin.

Solucin de inquietudes.
 REUNIN DE APERTURA

CONTENIDO H

Forma de informar al auditado

durante el proceso.

Confirmacin disponibilidad de recursos e

infraestructura.

Requisitos de confidencialidad.

Funciones de los auditores acompaantes,

en entrenamiento o expertos.
 TALLER 4: REUNIN DE
APERTURA
Actividades:
Presentacin del equipo auditor
Confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de auditora
Confirmacin de horarios
Mtodos y procedimientos a utilizarse
Confirmacin de los canales de comunicacin y del idioma
Confirmacin que durante la auditoria el auditado ser informado del progreso
de la misma
Confirmacin de la disponibilidad de recursos
Confirmacin de la confidencialidad
Confirmacin de la disponibilidad, funciones e identidad de los guas
Informacin de las condiciones en las que la auditoria puede darse por
terminada
 RECOLECCIN DE INFORMACIN
Fuentes de Informacin
H
Recoleccin mediante muestreo INFORMACIN

Verificacin EVIDENCIA

Evaluacin vs.. Criterios HALLAZGOS

Revisin

Conclusiones de AUDITORIA
 H
RECOLECCIN DE INFORMACIN

Personas Criterios
CRITERIOS Procesos
PROCESOS

Manual integrado Condiciones especficas

Responsabilidad
Procedimientos

Almacenes

Entrenamiento
Instrucciones

Obras

Competencia
Registros

Proyectos

Autoridad
Reglamentos Indicadores de Seguimiento
Interrelaciones
Planes
 RECOLECCIN DE INFORMACIN
H
ANLISIS DE LA EVIDENCIA
Propsito.
Requisito.
Interrelacin de procesos.
Adecuacin.
Criterios de evaluacin de la Documentacin
Existencia.
Difusin.
Adecuacin.
Implementacin.
Apropiacin.
Generacin de evidencias.
 RECOLECCIN DE INFORMACIN

Ejemplos de Evidencias
EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO
CONDICIONES DE
OPERACIN

REGISTROS
MEDICIN
OBSERVACIN

CONDICIONES DE ENSAYO
ESTADSTICAS (DATOS)

CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO
 H
REALIZACIN DE LA AUDITORIA
DE CAMPO

LA ENTREVISTA

Responsable: Auditor Lder, Equipo Auditor y

Auditado
 PROCESO DE ENTREVISTA
ACTIVIDADES H

ESCUCHAR OBSERVAR

PREGUNTAR HABILIDADES ANALIZAR

REGISTRAR EVALUAR
 PROCESO DE ENTREVISTA
BLOQUEOS DE LA COMUNICACIN
IMPACIENCIA

DESCONFIANZA

DOMINIO DE S MISMO Y DE LA AUDITORIA

PROCESO DE ENTREVISTA
EL AUDITOR NO DEBE:

Ser controvertido.
Ser negativo.
Ser crtico.
Discutir tpicos causando
disputas.
Discutir cosas personales.
Comparar al auditado.
Ser sarcstico.
Blasfemar.
 ASPECTOS POR VERIFICAR
Identificacin y comunicacin de
los requisitos del cliente.
SISTEMA
Despliegue de Directrices y
objetivos.

Identificacin de los PROCESOS

objetivos del proceso.

Evidencia de Suficiencia de los

planificacin del recursos y ambiente de
proceso. trabajo.
ASPECTOS POR VERIFICAR

Seguimiento del desempeo del

proceso y control de no
conformidades.
Indicadores del desempeo de los
procesos.
Satisfaccin del cliente y
mejoramiento continuo.
Eficacia.
Asignacin y manejo de los
recursos.
 ASPECTOS POR VERIFICAR

Aplicacin de Acciones correctivas, preventivas

y de mejora.

Mecanismos de comunicacin.

Retroalimentacin y seguimiento de los

procesos.

Auditorias internas de gestion, Revisin

gerencial.

Consulta y comunicacin con el cliente.

 TALLER 5: ENTREVISTA
Actividades:
Entrevistar al auditado de acuerdo a la lista de verificacin y teniendo en
cuenta los tiempos
 H

REALIZACIN DE AUDITORIA DE CAMPO

GENERACIN DE LOS
HALLAZGOS DE LA
AUDITORIA
Responsable: Auditor Lder, Equipo Auditor
 GENERACIN DE LOS HALLAZGOS

Documentar los
Hallazgos
Revisar los
hallazgos
Documentar las No
Conformidades
Elaborar
Conclusiones de
Auditoria
Revisar vs.. plan,
Lista
 TALLER 6: REDACCIN DE
LAS NO CONFORMIDADES
Actividades:

Redactar las no conformidades teniendo en cuenta el criterio que se incumple

 H

REALIZACIN DE AUDITORIA DE CAMPO

REALIZACIN DE LA
REUNIN DE CIERRE
Responsable: Auditor Lder
 REUNIN DE CIERRE
H
Presentacin de los resultados de
la AUDITORIA:
Procesos auditados, interacciones,
niveles de la organizacin.

Hallazgos y conclusiones de la
Auditoria. Solicitud accin correctiva.

Fechas tentativas para las acciones correctivas.

Eventualmente, acuerdos sobre la

precisin de las No Conformidades.
 TALLER 7: REUNIN DE
CIERRE
Actividades:

Mencionar las fortalezas del sistema de gestin

Presentar los hallazgos de auditora
Presentar las recomendaciones para la mejora
 V

PREPARACIN DEL
INFORME DE AUDITORIA
Responsable: Auditor Lder
 INFORME DE AUDITORIA
Contenido V
Incluir o hacer referencia a:
Objetivo, alcance y criterios.

Fechas y lugares de realizacin de las

actividades de la Auditoria.

Procesos auditados.

Responsables de las actividades.

 INFORME DE AUDITORIA
Contenido V
Incluir o hacer referencia a:

Personal entrevistado.
Auditor lder, equipo auditor.

Aspectos favorables de la actividad auditada.

Aspectos dbiles de la actividad auditada.

Solicitud de acciones correctivas.

Conclusiones de la Auditoria.
 INFORME DE AUDITORIA
V
LO QUE NO DEBE INCLUIR:

Opiniones subjetivas.
Informacin confidencial.
Crtica a individuos.
Declaraciones ambiguas.
Detalles triviales.
Observaciones, Hallazgos, No conformidades
que no fueron discutidos en la reunin de
cierre.
 TALLER 8: ELABORACIN
DEL INFORME DE AUDITORA
 V

DISTRIBUCIN DEL INFORME DE AUDITORIA

CONCLUSIN DE LA AUDITORIA

Responsable: Auditor Lder

 V

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

VERIFICACIN DE
ACCIONES TOMADAS
Responsable: Auditor Lder, Equipo Auditor,
Auditado
 SEGUIMIENTO DE ACCIONES V

Verificar las respuestas a las

solicitudes de acciones correctivas.

Elaborar el programa de la
AUDITORIA de seguimiento.

Verificar la eficacia de las

acciones implementadas.
 A

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

ACCIONES FINALES

Responsable: Auditor Lder

 A
ACCIONES FINALES

Elaborar el informe de la Auditoria de seguimiento.

Registrar la solucin de las no conformidades o ejecutar
un nuevo programa de implementacin de acciones.
Declarar el cumplimiento satisfactorio de las acciones
correctivas.
Generar el registro de solucin.
Distribuir las copias pertinentes, notificando a los
implicados.
 A

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

DISPOSICIN DE
REGISTROS
Responsable: Auditor Lder
 CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

GRACIAS!!

Ennio Peirano Mejia

epeirano@icontec.net