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Ofimtica Avanzada

Diseo Avanzado de Planillas


en Procesos Educativos

1
MINISTERIO DE EDUCACIN

Cuaderno de Formacin Continua


G-011/DAPPE 3
Diseo avanzado de planillas en procesos Educativos
(Documento de Trabajo)

Coordinacin
Viceministerio de Educacin Superior de Formacin Profesional /
Direccin General de Formacin de Maestros /
Equipo de Formacin Docente Continua

Equipo de Redaccin y Direccin


Unidad Especializada de Formacin Continua UNEFCO

Cmo citar este documento:


Ministerio de Educacin (2013). Diseo avanzado de planillas en procesos Educativos. Cuaderno
de Formacin Continua. UNEFCO, Tarija.

La venta de este documento est prohibida. Denuncie al vendedor a la Direccin General de Formacin de
Maestros, Tel. 2440815 o a la Unidad Especializada de Formacin Continua, unefco@unefco.edu.bo.

www.minedu.gob.bo
www.unefco.edu.bo

Bolivia, octubre de 2013

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ndice
Presentacin
Datos Generales del Cuaderno................................................................................................................ 1
-Ubicacin del Curso en el Ciclo ............................................................................................................... 1
-Objetivo Holstico del Ciclo ..................................................................................................................... 1
-Objetivo Holstico de Curso..................................................................................................................... 1
TEMA N1 HERRAMIENTAS DE DISEO DE HOJAS DE CLCULO ...................................................... 2
Actividades de recuperacin de experiencias .......................................................................................... 2
1.1 Plantillas ............................................................................................................................................. 2
1.2 Algunas caractersticas de las hojas de clculo ................................................................................. 8
Actividades propuestas ......................................................................................................................... 13
TEMA N 2 FORMULAS COMPLEJAS ............................................................................................. 14
Actividades de recuperacin de experiencias ....................................................................................... 14
2.1 Referencias Avanzadas ..................................................................................................................... 14
2.2 Formato Condicional ........................................................................................................................ 16
2.3 Validacin de Datos .......................................................................................................................... 32
Actividades propuestas ......................................................................................................................... 37
TEMA N3 SEGURIDAD EN HOJAS DE CLCULO ............................................................................ 38
Actividades de recuperacin de experiencias ........................................................................................38
3.1 Formas de Seguridad ........................................................................................................................ 38
3.2 Proteger una hoja de clculo............................................................................................................ 41
3.3 Proteger la estructura y las ventanas de un libro ............................................................................ 44
3.4 Proteger un Libro ............................................................................................................................. 45
Actividades propuestas ......................................................................................................................... 47
Consignas para la Etapa de Aplicacin ......................................................................................... 47
Estrategias para la Etapa de Intercambio de Experiencias ............................................................ 47
Bibliografa Consultada ............................................................................................................... 47

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PRESENTACIN

Uno de los factores ms importantes para la calidad educativa es el trabajo de los/as maestros/as: de su
compromiso, de su profesionalidad y su profesionalismo, dependen, en gran medida, el ambiente y los
resultados educativos.

Por ello, el Ministerio de Educacin de acuerdo a lo establecido en la Constitucin Poltica del Estado (Arts.
78, I, II y III; 96, II), la Ley de la Educacin Avelino Siani - Elizardo Prez y el Sistema Plurinacional de
Formacin de Maestros, viene implementando los Itinerarios Formativos para Maestras y Maestros en
forma sistemtica y sostenida, para garantizar que todos los/as educadores del pas tengan oportunidades
para capacitarse y actualizarse en forma permanente; esta modalidad formativa desarrollada por el
propio Ministerio de Educacin, mediante la Unidad Especializada de Formacin Continua UNEFCO est
enfocada en la prctica educativa concreta, abordando diversos contenidos: enfoque del Sistema
Educativo Plurinacional, herramientas didcticas, formacin segn los niveles y especialidades, y procesos
orientados a la pertinencia cultural y lingstica de la accin educativa.

Los Cuadernos de Formacin Continua son materiales de apoyo para el ciclo de Ofimtica Avanzada
para Maestras y Maestros impulsada por el Ministerio de Educacin, en ellos se desarrollan aspectos
terico prcticos relacionados a las temticas presentadas e incluyen propuestas de actividades,
preguntas y/o ejercicios que ayudarn en el proceso de asimilacin.

Cada Cuaderno de Formacin Continua est estructurado en unidades de trabajo que tienen relacin con
las sesiones de la etapa presencial; asimismo, contienen opciones para las consignas de la etapa de
implementacin y orientaciones para la etapa de intercambio de experiencias o socializacin.

Sobre la base de estos Documentos de Trabajo (versiones en construccin colectiva), los facilitadores
podrn aadir y/o adecuar contenidos y estrategias formativas de acuerdo a cada contexto. Invitamos a
facilitadores y participantes de todo el pas a contribuir con observaciones y sugerencias para mejorar y
enriquecer posteriores ediciones (unefco@unefco.edu.bo).

Mara Eugenia Hurtado - Directora General Ejecutiva a.i. UNEFCO

Compromiso social y vocacin de servicio: Maestros forjadores de la Revolucin Educativa

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DATOS GENERALES DEL CUADERNO

Objetivo Holstico del Ciclo


Nos apropiamos de los conocimientos relacionados a la ofimtica avanzada valorando su importancia en
los procesos pedaggicos en dilogo intercultural a travs de la prctica permanente individual y
comunitaria para resolver problemticas de nuestro trabajo en la escuela y comunidad

Ubicacin del Curso en el Ciclo

Ciclo Curso
Herramientas de limpieza y proteccin de datos
Diseo avanzado de textos en procesos educativos
Ofimtica Diseo avanzado de planillas en procesos
avanzada en los Educativos
procesos Diseo avanzado de presentaciones en procesos
educativos educativos
Uso educativo de multimedia a travs del
internet

Objetivo Holstico de Curso

Desarrollamos conocimientos del manejo de frmulas en una hoja de clculo, fortaleciendo procesos de
cooperacin y trabajo comunitario, relacionndolas con situaciones concretas de nuestro trabajo para
transformar nuestra prctica pedaggica.

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Tema 1: Herramientas de Diseo de Hojas de Clculo

Actividades de recuperacin de experiencias

En 10 minutos y en base a datos proporcionados por el facilitador en una hoja de clculo, los
participantes realizan todas las acciones que ayuden a abreviar las tareas de clculo.

Comentamos con el facilitador con respecto a la importancia de conocer las herramientas que nos
permiten agilizar nuestro trabajo en una hoja de clculo.

1.1 Plantillas

Vamos a conocer y manejar con ms precisin el uso de plantillas como modelos para la creacin de
libros de trabajo.

Para crear un libro usando plantillas, se tiene las siguientes opciones:


Crear un libro nuevo basado en otro existente
Crear un libro a partir de una plantilla predeterminada o en cualquier otra plantilla.

1.1.1 Creando un nuevo libro a partir de uno existente

Pasos:
a) Hacemos clic en la pestaa Archivo, seleccionamos la opcin Nuevo.
b) En Plantillas, hacemos clic en Nueva a partir de existente.

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c) En el cuadro de dilogo Nuevo a partir de un libro existente, nos desplazamos hasta la unidad,
carpeta o ubicacin que contenga el libro que deseamos abrir.

d) Hacemos clic en el libro y, a continuacin, en Crear nuevo, como se muestra en la imagen.

1.1.2 Usando plantillas


Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de clculo. Puede incluir
tanto datos como formatos.
Crear nuevo libro basado en plantillas de ejemplo
Pasos:
a) Hacemos clic en la pestaa Archivo, seleccionamos la opcin Nuevo.
b) En Plantillas disponibles, seleccionamos Plantillas de ejemplo. Y nos muestra la siguiente ventana.

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c) Para usar una de las plantillas de ejemplo que se instalan con Excel de forma predeterminada,
hacemos doble clic en la plantilla que desee.

Crear nuevo libro basado en Mis plantillas


Pasos:
a) Hacemos clic en la pestaa Archivo.
b) Hacemos clic en Nuevo y seleccionamos Mis plantillas.

c) Seleccionamos la plantilla que deseamos. Si tenemos alguna plantilla ya creada.

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1.1.3 Creando nuevas plantillas.
A partir de una hoja de clculo nueva, podemos generar una plantilla personalizada con los datos y
formato que sean necesarios.
Por ejemplo:
A partir de un Registro de Notas ya creado, veremos como guardarlo como plantilla, para usarlo
nuevamente.
Pasos:
a) Hacemos clic en la pestaa Archivo.
b) Seleccionamos la opcin Guardar como.
c) Nos muestra una ventana donde se guardara la plantilla por defecto(no debemos cambiar el
destino de guardado, porque luego no podremos visualizarlo en el listado de Mis plantillas).
d) Escribimos el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo.
e) En el recuadro Tipo, hacemos clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista
desplegable y elegir la opcin Plantilla de Excel (como muestra la imagen).
f) Finalmente hacemos clic sobre el botn Aceptar.

Una ves guardada la plantilla, para poder utilizarla debemos seguir los pasos del punto (Crear nuevo
libro basado en Mis plantillas), en el cual observaremos listadas nuestras plantillas personalizadas.

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1.2 Algunas caractersticas de las hojas de clculo

1.2.1 Cambiando el color a las etiquetas de la hoja

La hoja de clculo nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas (en especial si
estamos trabajando con varias hojas). Para realizar esta accin debemos hacer lo siguiente:

Pasos:
a) De la pestaa Inicio en el grupo
Celdas hacemos clic en Formato.
b) De la lista desplegable elegimos la
opcin Color de etiqueta.
c) Seguidamente nos mostrara la paleta
de colores, de la cual elegiremos un color
deseado.
d) Al hacer clic en el color la paleta
desaparecer y el color ser asignado a la
etiqueta de la hoja.
e) Para poder visualizar el color
debemos hacer clic en otra etiqueta.

Para quitar el color de la etiqueta de la hoja seguimos los pasos anteriores, hasta el punto 4 y
continuamos con los siguientes pasos:

a) De la paleta de colores, de la cual elegiremos la opcin Sin color.


b) Para poder visualizar que se ha quitado el color debemos hacer clic en otra etiqueta.

1.2.2 Copiar o Mover una hoja de clculo


As como podemos copiar y pegar celdas tambin podemos mover o copiar hojas dentro de un libro.

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Copiar una hoja de clculo en el mismo libro.

Debemos tener abierto el libro para seguir los siguientes pasos.


Pasos:
a) Nos situamos sobre la etiqueta de la hoja a Mover o
copiar.
b) Pulsamos el botn derecho del ratn, se desplegar un
men contextual.
c) Seleccionamos la opcin Mover o copiar...
d) De la ventana que se nos muestra seleccionamos la hoja
cual si deseamos movemos al final o creamos una copia de la
hoja de clculo dentro del mismo libro.
e) Hacemos clic en el botn Aceptar

Mover o copiar una hoja de clculo en otro libro.


Para mover o copiar una hoja de clculo en otro libro primeramente debemos tener abierto por lo
menos dos libros (libro origen y libro destino) luego seguimos los mismos pasos del subtitulo anterior
hasta el paso 3.Y en la ventana que nos muestra, utilizaremos la opcin Al libro, donde debemos escoger
el libro de destino y al presionar el botn aceptar moveremos la hoja al libro seleccionado, si deseamos
copiar y no mover, debemos previamente marcar la casilla Crear una copia y se creara una copia en el
libro destino elegido.

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1.2.3. Opciones de Paneles
Dividir una hoja de clculo en paneles
Esta herramienta de la pestaa Vista nos permite dividir la hoja de clculo por paneles, en 2 4 paneles,
para una mejor visualizacin de la informacin que se maneja.
Pasos:
a) Hacemos clic en la pestaa Vista.

b) Del grupo Ventana hacemos clic en la opcin Dividir y automticamente nos aparecern
dos barras, una vertical y otra horizontal.
c) Seguidamente para ajustar los paneles seleccionamos la lnea horizontal o vertical con el mouse
haciendo clic izquierdo sin soltar y lo ubicamos a nuestra necesidad.

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Inmovilizar paneles
Si lo que nos interesa es dejar inmviles las divisiones realizadas en la hoja de clculo y as desplazarnos
nicamente sobre los datos, podemos utilizar la opcin de inmovilizar.
Pasos:
a) Hacemos clic en la pestaa Vista.
b) Del grupo Ventana hacemos clic en la opcin Inmovilizar y nos despliega un men
Inmovilizar paneles
Inmovilizar fila superior
Inmovilizar primera columna
c) Y elegimos la opcin Inmovilizar paneles que se ajusta a lo que trabajamos con la divisin de paneles.
d) Para desactivar la inmovilizacin de los paneles volvemos a seleccionar esta opcin y hacemos clic
sobre Movilizar paneles.

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a) Abrir ambas plantillas y luego realizar la siguiente tarea:
i. Renombrar la etiqueta de la 1ra. hoja de cada archivo con los nombres. Registro y
Boletn respectivamente y colocarles un color que las diferencie.
b) Seguidamente realizamos las siguientes tareas:
i. Copiar la hoja Registro del archivo de Registro de Notas al archivo Boletn Trimestral.
ii. Mover la hoja Boletn del archivo Boletn Trimestral al archivo de Registro de Notas.
c) Luego aplicamos utilizar las Opciones de Paneles dividiendo la hoja Registro del archivo Registro
de Notas tomando en cuenta la estructura del contenido de la hoja.
d) Finalmente Guardamos ambos archivos como hojas de clculo.

Actividades propuestas

1. Creamos un archivo de Registro de Notas y otro de Boletn Trimestral ambos con estructura (ver
imgenes anteriores) y formatos de estilos (bordes, color, letras, etc.) y guardarlos como
plantillas.

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TEMA 2: FORMULAS COMPLEJAS

Actividades de recuperacin de experiencias

En una hoja de clculo con datos proporcionados por el facilitador, aplicamos todas las frmulas que
conocemos para obtener los datos que consideremos necesarios.

Comentamos con respecto a la importancia de las formulas en el tratamiento de la informacin y en


la simplificacin de nuestras tareas.

2.1 Referencias Avanzadas

Una referencia se refiere a una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo y que se puede usar en
una frmula de manera que la Hoja de clculo pueda encontrar los valores o datos que desea que calcule
la frmula.

2.1.1 Crear una referencia de celda a otra hoja de clculo

Podemos hacer referencia a celdas que se encuentran en otras hojas de clculo si anexamos el nombre
de la hoja de clculo seguido de un signo de exclamacin (!) al comienzo de la referencia de celda. Si la
hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos habra que encerrar el nombre de la hoja
entre comillas simples ('').

Ejemplo: Tenemos un archivo de Excel con dos hojas una que es la lista del curso y otra que es el boletn
trimestral, si observamos las imgenes, nos falta la lista de alumnos en la hoja 1 A y para no volver a
transcribir utilizaremos las referencias. Para esto nos ubicamos en la celda donde vamos a referenciar.

En este caso en la celda D12 quiero llamar o referenciar el primer nombre de la lista que se encuentra en
la hoja Lista. Entonces escribimos ='Lista'!E6 seguidamente presionamos intro o enter del teclado y nos
aparecer el nombre del alumno.

Pero que quiere decir ='Lista'!E6. Esto quiere decir que de la hoja llamada Lista tomara la celda E6 que es
el primer nombre.

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2.1.2 Referencia a otros libros de trabajo.

Para hacer referencia a celdas de otros libros usamos la misma tcnica Crear una referencia de celda a
otra hoja de clculo, pero adems adicionamos al principio entre corchetes el nombre del libro al cual
deseamos hacer una referencia y no debemos olvidar escribir el nombre del libro y la hoja entre comillas
simples.

Ejemplo: Utilizaremos dos archivos diferentes una Lista de Secundaria y Boletn Trimestral 1ro.A 2012.

En este caso haremos la referencia desde el archivo Boletn Trimestral 1ro.A 2012 y en la celda D12
referenciaremos al primer nombre de la lista que se encuentra en el libro Lista de Secundaria.

Entonces escribimos ='[Lista de Secundaria.xlsx]Lista'!E6 seguidamente presionamos intro o enter del


teclado y nos aparecer el nombre del alumno. Otra forma de hacer la referencia es escribir el signo igual
y luego vamos haciendo clic con el mouse y la referencia aparecer automticamente.

Pero que quiere decir esta referencia ='[Lista de Secundaria.xlsx]Lista'!E6. Esto quiere decir en el libro
Lista de Secundaria de la hoja Lista tomara la celda E6 que es el primer nombre.

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2.2 Formato Condicional

Un formato condicional nos ayuda a explorar y analizar datos visualmente, nos permite responder
preguntas especficas sobre los datos. Se puede aplicar formato condicional a un rango de celdas.
Un formato condicional puede respondernos por ejemplo la siguiente pregunta.

Cules son los estudiantes con las notas ms altas y cules con las
notas ms bajas, en el curso de 4 de secundaria?
Cules son los 10 alumnos con las notas ms altas en el rea de
matemticas?

El formato condicional nos ayuda a responder estas preguntas


porque facilita el proceso de resaltar celdas o rangos cambiando el
aspecto en funcin de condiciones (o criterios). Si la condicin es
verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condicin; si
la condicin es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en
dicha condicin.

Ahora veremos cmo crear una condicin en celdas o rangos,


creando una nueva regla y aplicando los tipos de reglas.

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2.2.1 Crear una nueva regla

Pasos:

a) Seleccionamos una o varias celdas de un rango.


b) De la ficha Inicio, en el grupo Estilos, hacemos clic en la opcin Formato condicional y, a
continuacin, en Nueva regla. Nos mostrar la siguiente ventana Nueva regla de formato.

Si observamos esta ventana, tenemos varios tipos de reglas, los cuales se aplican de acuerdo al resultado
que estamos buscamos. Estudiaremos algunos tipos de reglas y los criterios de cada una en particular.

2.2.2 Tipos de Reglas

Aplicar formato a todas las celdas segn sus valores

Este tipo de regla nos permite aplicar un formato de color a un rango de celdas segn su valor, es
decir al valor ms bajo y al valor ms alto aplicamos colores diferentes para poder resaltarlos. Por
ejemplo, en una hoja de clculo de Centralizador de Notas, de los promedios finales podemos
resaltar las notas ms bajas y las notas ms altas, adems de poder identificar a que alumnos
corresponden esas calificaciones.

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Editar una descripcin de regla
En la lista Estilo de formato, podemos seleccionar un formato que vamos a
utilizar puede ser Escala de 2 colores, Conjunto de iconos entre otros. (Como se
muestra en la imagen). Cada formato tiene sus propios criterios.
En este caso veremos Escala de 2 colores que permite aplicar un relleno de color a los valores
mnimo y mximo encontrados en un determinado de un rango de celdas.
Pasos
a) Para seleccionar un tipo en el cuadro Tipo para Mnima y Mxima, seguimos uno de los
procedimientos siguientes:
i. Aplicamos formato a los valores inferiores y superiores, para esto seleccionamos Valor
ms bajo y Valor ms alto.
b) Para elegir una escala de color para el valor Mnimo y Mximo, hacemos clic en Color para cada
una y, a continuacin, seleccionamos un color.

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Resultado de una escala de dos colores
En este cuadro de notas podemos observar que los valores ms altos que son 70 y 65 estn
marcados de color verde y los valores ms bajos 30 y 33 estn marcados de color anaranjado.

Ahora veremos cmo trabajar con el formato de Conjunto de iconos que nos permitir insertar
distintos iconos de acuerdo a una condicin previamente dada, para poder resaltar los datos. Para
esto repetimos los pasos de Crear una nueva regla, seleccionamos el tipo de regla Aplicar formato a
tolas las celdas segn sus valores.
En Editar una descripcin de regla elegimos el Estilo de formato que deseamos trabajar, en este
caso Conjunto de iconos. Una vez elegido el formato nos muestra la siguiente ventana:

Ahora podemos elegir el Estilo de icono, por defecto nos sale el estilo de un
semforo. Pero podemos cambiarlo por otro estilo de icono.
Si observamos la imagen cada icono de color est dentro de un rango de valores
y aparecern en la celdas solo cuando se cumpla las condiciones dadas.

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Por ejemplo: cmo podemos ver en la imagen
Ser verde cuando el valor es >= 67
Ser amarillo cuando el valor sea < 67 >=33
Sera rojo cuando el valor sea < 33

Resultado aplicando un estilo de Conjunto de iconos


En el cuadro de notas siguiente hemos aplicado diferentes iconos y diferentes condiciones:
Se marcaran con un signo bien las notas >=50
Se marcaran con un signo de admiracin las notas <50>=36
Se marcaran con singo de mal las notas que sean <0

Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan


Este tipo de regla nos permite aplicar un formato a celdas especficas basndonos en un operador de
comparacin. Por ejemplo, en una hoja de clculo de Centralizador de Notas, podemos resaltar las
mejores notas por encima del promedio de 60, marcndolo en color verde.

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Pasos:
a) Repetimos los mismos pasos para Crear una nueva regla. Y nos mostrar la siguiente ventana:

b) Seleccionamos un tipo de regla, hacemos clic en Aplicar formato nicamente a las celdas que
contengan.
c) En Editar una descripcin de regla, en el cuadro de lista Dar formato nicamente a las celdas
con, seguimos uno de los procedimientos siguientes:
ii. Aplicar formato por nmero, fecha u hora seleccionamos Valor de la celda,
seleccionamos un operador de comparacin y, a continuacin, escribimos un
nmero, fecha u hora.
Por ejemplo, si seleccionamos el operador Entre y a continuacin podemos
escribir 50 y 70, o bien seleccionamos Igual a y a continuacin podeos escribir
1/3/2013.
d) Para aplicar un formato, hacemos clic en Formato. Nos aparecer la siguiente ventana Formato
de celdas.

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Seleccionamos fuente, bordes o el formato de relleno que deseamos aplicar cuando el
valor de la celda cumpla la condicin y, luego hacemos clic en Aceptar.
Resultado de la regla Aplicar formato a las celdas que contengan
En el cuadro de notas que observamos (ms abajo) hemos aplicado un formato de fuente, es decir
que cuando los valores de las notas estn entre un rango de 0 y 35 los promedios se marcaran de
color rojo, en este ejemplo 30 y 33 cumple las condiciones, como se puede ver.

Aplicar formato nicamente a los valores con rango inferior o superior

Podemos buscar los valores ms altos y ms bajos en un rango de celdas segn un valor de corte que
especifiquemos. Por ejemplo, podemos buscar las 5 notas ms bajas o los 10 mejores salarios del personal
de una empresa.

Pasos:

a) Repetimos los
mismos paso para
Crear una nueva
regla. Y nos
mostrara la
siguiente ventana.
b) Seleccionamos la
regla Aplicar
formato
nicamente a los
valores de rango

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inferior o superior.
c) En Editar una
descripcin de regla, en
el cuadro de lista Aplicar
formato a los valores
que estn en el rango
en, seleccionamos
Superior o Inferior, y
especificamos el nmero
de rango.
d) Para aplicar un formato,
hacemos clic en
Formato. Nos aparecer
una la ventana Formato
de celdas.
Seleccionamos el
nmero, fuente, borde o
formato de relleno que
deseamos aplicar cuando
el valor de la celda cumpla la condicin y, hacemos clic en Aceptar.
Resultado de la regla Aplicar formato nicamente a los valores con rango inferior o superior
En el siguiente cuadro de notas hemos seleccionado los 3 mejores promedios, aplicando valores a un
rango superior y un formato de fuente, marcando de color verde a las celdas que cumplan la
condicin, como se puede observar.

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Aplicar formato nicamente a los valores que estn por encima o por debajo del promedio

Podemos buscar valores por encima o por debajo del promedio o desviacin estndar en un rango de
celdas. Por ejemplo, podemos buscar a los alumnos que estn por encima de un promedio estndar
trimestral o anual de la Unidad Educativa.

Pasos:

a) Repetimos los mismos paso para Crear una nueva regla. Y nos mostrara la siguiente ventana.

b) Seleccionamos la regla Aplicar formato a los valores que estn por encima o por debajo del
promedio.
c) En Editar una descripcin de regla, en el cuadro de lista Dar formato a valores que sean,
seguimos uno de los procedimientos siguientes:
Para aplicar formato a celdas que estn por encima o por debajo del promedio de
todas las celdas del rango, seleccionamos por encima de o debajo de.
d) Para aplicar un formato, hacemos clic en Formato. Nos aparecer la ventana Formato de
celdas.
Seleccionamos el nmero, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando
el valor de la celda cumpla la condicin y, a continuacin, hacemos clic en Aceptar.

Resultado de la regla Aplicar formato nicamente a los valores que estn por encima o por debajo del
promedio

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En el cuadro de notas siguiente hemos aplicado un formato a los valores que estn por encima del
promedio, el promedio lo obtiene automticamente del rango de celdas seleccionado y los datos que
estn por encima de este promedio cumplan la condicin y se aplica el formato de relleno, como podemos
observar, se marcan de color anaranjado.

Aplicar formato nicamente a los valores nicos o duplicados

Podemos buscar valores nicos o duplicados dentro de un rango de celdas y aplicar un formato de fuente
o relleno para poder resaltarlos. Por ejemplo, podemos buscar a los alumnos que estn con un mismo
promedio en alguna materia.

Pasos:

a) Repetimos los mismos paso


para Crear una nueva regla.
Y nos mostrara la siguiente
ventana.
b) Seleccionamos la regla
Aplicar formato nicamente
a los valores nicos o
duplicados.
c) En Editar una descripcin de
regla, en el cuadro de lista
Dar formato a todo,
seleccionamos nico o
Duplicar.

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d) Para aplicar un formato, hacemos clic en Formato. Nos aparecer la ventana Formato de celdas.
Seleccionamos el nmero, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando
el valor de la celda cumpla la condicin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Resultado de la regla Aplicar formato nicamente a los valores nicos o duplicados

En el cuadro de notas siguiente hemos identificado los valores duplicados aplicando la regla y el formato
de relleno de color amarillo a los datos que cumplan la condicin.

Borrar Formato Condicionales


Para poder eliminar los formatos condicionales aplicados a una
hoja de clculo, podemos seguir los siguientes pasos.
Pasos:

a) De la ficha Inicio en el grupo Estilos, hacemos clic en la


opcin Formato condicional y, a continuacin, en Borrar
reglas.

b) Nos muestra dos opciones a partir de las cuales podemos


borrar los formatos.
Borrar reglas de las celdas seleccionadas
Borrar reglas de toda la hoja

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2.3 Validacin de Datos

La validacin de datos es una funcin que nos permite establecer restricciones respecto a los datos que
escribimos en una celda, y podemos configurarla para impedir que los usuarios escriban datos no vlidos y
advertirles cuando intenten hacerlo.
Podemos utilizar la validacin de datos para restringir la entrada de nmeros en un intervalo determinado,
por ejemplo si deseamos insertar la nota de un alumno, debemos configurarlo entre 25 y 70 puntos, o
tambin podemos utilizarlo para asegurarnos que solamente se escriban nmeros enteros positivos y no
decimales en un rango de celdas especficas.

Ahora describiremos el funcionamiento de la validacin de datos y algunas tcnicas de validacin


existentes.

2.3.1 Restringir la entrada de datos a un nmero entero dentro de lmites

Pasos:

a) Seleccionamos las celdas que deseamos validar.


b) De la pestaa Datos en el grupo Herramientas de
datos, hacemos clic en Validacin de datos.

c) Nos mostrara la siguiente


ventana. Y a continuacin
hacemos clic en la pestaa
Configuracin.
d) En el cuadro Permitir,
seleccionamos Nmero
entero.
e) En el cuadro Datos,
seleccionamos el tipo de
restriccin que deseamos.
Por ejemplo, para definir los
lmites superior e inferior,
seleccionamos entre.
f) Escribimos el valor mnimo,
mximo o especfico que
deseamos permitir. Tambin
podemos escribir una frmula que devuelva un valor de nmero.

Por ejemplo, para definir un lmite mnimo y mximo de las notas que registramos en un
Registro de Notas es 25 mnimo y mximo 70.

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Y para especificar cmo deseamos administrar los valores en blanco (nulos), activamos o
desactivamos la casilla de verificacin Omitir blancos.

g) Mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

Hacemos clic en la pestaa


Mensaje de entrada.
Nos aseguramos de que la
casilla de verificacin
Mostrar mensaje de
entrada al seleccionar la
celda est activada.
Podemos escribir o no el
ttulo pero el texto del
mensaje debemos
escribirlo.

h) Mensaje de error para los


datos no vlidos.

Hacemos clic en la pestaa


Mensaje de error y nos
aseguramos que la casilla
de verificacin Mostrar
mensaje de error si se
escriben datos no vlidos
est activada.
Seleccionamos una de las
siguientes opciones en el
cuadro Estilo:
Para mostrar un
mensaje
informativo que no
evite la especificacin de datos no vlidos, seleccionamos Informacin.
Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de
datos no vlidos, seleccionamos Advertencia.
Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccionamos Detener.
Escribimos el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres).
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Nota.- Si no escribimos un ttulo o un texto, de forma predeterminada el ttulo ser
"Microsoft Excel" y el mensaje ser: "Valor no vlido el usuario slo puede escribir ciertos
valores en esta celda".

i) Finalmente probamos la validacin de datos para asegurarnos de que funcione correctamente.


Para esto escribimos datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarnos de que la
configuracin funcione correctamente y que los mensajes estn apareciendo como esperamos.

Sugerencia.- As como restringimos la entrada de un nmero entero tambin podemos


restringir la entrada de un nmero decimal dentro de un lmite. Para esto seguimos los mismos
pasos que acabamos de explicar.

2.3.2 Resultado de aplicar una validacin


Mensaje de Entrada.- Este mensaje nos indica qu valores podemos introducir, como podemos
observar en el recuadro amarillo.

Mensaje de Error.- Si observamos el centralizador de notas queremos introducir la nota de 65 pero


nos muestra el mensaje de error, indicando que el dato introducido es incorrecto.

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Existen otros tipos de restriccin de entrada de datos, que slo los mencionaremos a continuacin:

Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable


Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un perodo de tiempo
Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un perodo de tiempo
Restringir la entrada de datos a texto de una longitud especfica
Calcular qu se permite segn el contenido de otra celda

Actividades propuestas

Actividad 1:
a) Creamos una hoja de clculo con una lista de alumnos (aproximadamente en una cantidad de 15) y
luego la guardamos con el nombre Lista de Alumnos.
b) Utilizando la hoja de clculo de Boletn de Notas, realizamos la tarea de rellenar la nmina de
alumnos con la lista de alumnos ya creada, para esto aplicaremos la Referencia a otros libros de
trabajo.

Actividad 2:
En esta actividad aplicaremos la validacin de datos y los formatos condicionales a las celdas de la hoja
de clculo. Para ello seguimos el siguiente procedimiento:
a) Abrimos el archivo Boletn de Notas.
b) Aplicamos la validacin de datos a las celdas donde introduciremos las notas, estas notas deben
estar en el rango de 25 como nota mnima y 60 como nota mxima. Tambin validaremos las celdas
que contengan la valoracin del desarrollo personal de cada alumno que como mnimo debe tener
un valor de 5 y mximo 10 (Ver: Validacin de datos).
c) Introducir las notas de los tres trimestres de al menos 15 alumnos.
d) Calcular los promedios trimestrales y el promedio final aplicando la funcin =PROMEDIO().
e) Una vez obtenido el boletn con las notas y los promedios, aplicaremos el formato condicional
Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan, utilizaremos esta regla para aplicar un
formato de fuente, marcando de color rojo las notas que sean de reprobacin (Ver regla: Aplicar
formato nicamente a las celdas que contengan).

31
TEMA 3: SEGURIDAD EN HOJAS DE CLCULO

Actividades de recuperacin de experiencias

Reflexionamos en torno a las siguientes preguntas: Cmo podemos proteger la informacin que se
incluye en una hoja de clculo?, por qu es necesario proteger algunos datos?

Compartimos las experiencias y elaboramos algunas preguntas propias para disolverlas durante el
desarrollo del presente tema.

3.1 Formas de Seguridad

Introduccin
Las hojas de clculo nos proporcionan varias formas de seguridad y proteccin para controlar quin
puede tener acceso a los datos y modificarlos.

Para lograr una proteccin de datos especficos, podemos proteger ciertos elementos de la hoja de
clculo o del libro. Usamos proteccin de elementos, desbloquear reas especficas entre otras, para
evitar que alguien pueda modificar, mover o eliminar datos importantes accidental o
premeditadamente.
Para conseguir una seguridad ptima, debemos proteger todo el archivo mediante una contrasea,
lo cual nos permite que slo los usuarios autorizados puedan ver o modificar los datos.

3.1.1 Funcionamiento de una hoja protegida


Para que un contenido especfico de una hoja de clculo est protegido, previamente deberemos definir
que estar protegido y qu no. Por defecto todas las celdas de una hoja de clculo estn bloqueadas,
pero en tanto no protegemos dicha hoja las celdas son editables, es decir que podemos escribir en ellas y
el bloqueo no cumplir ninguna funcin, pero, cuando protejamos la hoja las celdas que seleccionemos
como bloqueadas no podrn modificarse.

3.1.2 Bloquear reas especficas de una hoja de clculo


Al proteger una hoja debemos indicar que celdas podrn editarse y que celdas no, las celdas que se
pueden modificar o editar son las celdas desbloqueadas, las celdas bloqueadas no pueden ser editadas
cuando la hoja est protegida.
Cmo verificar si todas las celdas estn bloqueadas? Para esto realizamos lo siguiente.
Pasos:
a) Seleccionamos toda la hoja de clculo haciendo clic en el botn Seleccionar
todo, o seleccionamos un rango de celdas.

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b) De la ficha Inicio en el grupo Celdas, hacemos clic en
Formato y luego en Formato de celdas.

c) De la ventana que
nos muestra.
Hacemos clic en la
pestaa Proteger
y observaremos
que la casilla
Bloqueada esta
activada.

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3.1.3 Desbloquear reas especficas de una hoja de clculo
Para que se puedan editar algunas celdas mientras otras estn bloqueadas, podemos desbloquear todas
las celdas y, despus, bloquear nicamente celdas o rangos especficos antes de proteger la hoja de
clculo.
Pasos:

a) Seleccionamos toda la hoja de clculo haciendo clic en el botn


Seleccionar todo.

b) Para desbloquear celdas o rangos de forma que otros usuarios puedan modificarlos, hacemos lo
siguiente:
Seleccionamos cada celda o rango que deseamos
desbloquear.
De la ficha Inicio en el grupo Celdas, hacemos clic en
Formato y luego en Formato de celdas.

De la ventana que nos muestra. Hacemos clic en la


pestaa Proteger y desactivamos la casilla Bloqueada y,
a continuacin, hacemos clic en Aceptar.

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c) Para ocultar las frmulas que no deseamos mostrar, hacemos lo siguiente:
En la hoja de clculo, seleccionamos las celdas que contienen las frmulas que
deseamos ocultar.
Activamos la casilla Oculta y, a continuacin, hacemos clic en Aceptar.
d) Otra forma de acceder a Formato de Celdas es a travs de
la pestaa Inicio en el grupo Fuente, hacemos clic en el
iniciador de cuadro de dilogo Formato de fuente. Y nos
muestra la ventana que acabamos de ver, y seguimos los
mismos procedimientos para bloquear o desbloquear un
rango de celdas.

3.2 Proteger una hoja de clculo

Cuando protegemos una hoja de clculo, la contrasea solo nos sirve para permitir el acceso a
determinados usuarios e impedir que otros realicen cambios. Este nivel de proteccin mediante
contrasea no asegura que todos los datos confidenciales del libro estn protegidos. Para lograr una
seguridad adicional, debemos proteger el propio libro con una contrasea para impedir los accesos no
autorizados. (Como proteger un libro lo veremos ms adelante)
Pasos:
a) De la ficha Revisar en el
grupo Cambios, hacemos clic
en Proteger hoja.

b) Y nos muestra la siguiente ventana, de forma


predeterminada nos sale marcada la casilla Proteger
hoja y contenido de celdas bloqueadas.
c) En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de
clculo, seleccionamos o marcamos los elementos
que deseamos que los usuarios puedan cambiar.

35
d) En el cuadro Contrasea para desproteger la
hoja, escribimos una contrasea, y hacemos
clic en Aceptar y, a continuacin, nos muestra
la siguiente ventana y volvemos a escribir la
contrasea para confirmarla.

Nota.- La contrasea es opcional. Si no proporcionamos una contrasea, cualquier usuario


puede desproteger la hoja y modificar los elementos protegidos. Por lo tanto debemos elegir
una contrasea fcil de recordar, o no podremos tener acceso a los elementos protegidos de la
hoja de clculo.

3.2.1. Quitar la proteccin de una hoja de clculo


Para realizar algunos cambios despus de haber protegido una hoja de clculo debemos desproteger la
hoja de clculo, realizando lo siguiente:
Pasos:

a) De la ficha Revisar en el
grupo Cambios, hacemos
clic en Desproteger hoja.

Nota.- La opcin
Proteger hoja cambia a Desproteger hoja si la hoja de clculo est protegida.

b) Nos mostrara la siguiente ventana, y debemos


escribir la contrasea para desproteger la hoja de
clculo.
c) Y a continuacin hacemos clic en Aceptar.

3.3 Proteger la estructura y las ventanas de un libro

As como bloqueamos celdas y otros elementos en una hoja de clculo tambin podemos bloquear la
estructura de un libro para impedir que los usuarios agreguen o eliminen hojas de clculo, que muestren
hojas de clculo ocultas o cambien el tamao o la posicin de las ventanas que hemos configurado para
mostrar un libro. La proteccin de la estructura y la ventana del libro se aplican a todo el libro.

3.3.1 Proteger elementos de un libro


Pasos:
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a) De la ficha Revisar en el
grupo Cambios, hacemos
clic en Proteger libro.
b) En Proteger en el libro,
seguimos uno o varios de
los siguientes procedimientos:
Para proteger la estructura del libro, activamos
la casilla Estructura.
Para que las ventanas del libro tengan siempre el
mismo tamao y posicin cada vez que abramos
el libro, activamos la casilla Ventanas.

Active esta casilla: Para impedir que los usuarios:


Estructura Vean hojas de clculo que haya ocultado.
Muevan, eliminen, oculten o cambien los nombres de las hojas de
clculo.
Inserten nuevas hojas de clculo u hojas de grfico.
Muevan o copien hojas de clculo en otro libro.
Muestren los datos de origen de una celda en el rea de datos, o
muestren pginas de campos de pgina en hojas de clculo
independientes.
En escenarios, creen un informe de resumen de escenario.
En el complemento Herramientas para anlisis, usen las
herramientas de anlisis que colocan los resultados en una nueva
hoja de clculo.

Ventanas Cambien el tamao y la posicin de las ventanas del libro cuando


ste se abre.
Muevan, cambien de tamao o cierren las ventanas.

c) Para impedir que otros usuarios quiten la


proteccin del libro, en el cuadro Contrasea
(opcional), escribimos una contrasea y,
hacemos clic en Aceptar y volvemos a escribir la
contrasea para confirmarla.
Nota.- La contrasea es opcional. Si no
proporcionamos una contrasea, cualquier
usuario puede desproteger el libro y modificar
los elementos protegidos. Entonces nos
aseguramos de escribir una contrasea que
podamos recordar.
37
3.4 Proteger un Libro

Para lograr una seguridad ptima, debemos proteger el propio libro con una contrasea para impedir los
accesos no autorizados.
Pasos:

a) De la pestaa Archivo, hacemos clic en Guardar como.


b) A continuacin clic en Herramientas y seleccionamos Opciones generales.
c) Nos muestra la siguiente ventana, donde debemos escribir una contrasea de apertura y una
contrasea de escritura y, a continuacin hacemos clic en Aceptar. Debemos confirmar la
contrasea en la siguiente ventana.

d) Antes de proceder a guardar el archivo de Excel podemos crear una copia de seguridad, si
observamos la imagen solo debemos marcar la casilla Crear una copia de seguridad por si le pasara
algo al archivo original.
e) Y a continuacin hacemos clic en Guardar el libro.

Otra forma de proteger un libro es el siguiente:

a) En un archivo abierto, hacemos clic en la pestaa Archivo. Y seleccionamos la opcin haciendo


clic en Informacin.
b) En Permisos, hacemos clic en Proteger libro. Nos Aparecern las siguientes opciones: La imagen
siguiente es un ejemplo de las opciones de Proteger libro.

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Cifrar con contrasea Establezca una contrasea para el documento. Cuando seleccione Cifrar con
contrasea, aparece el cuadro dilogo Cifrar documento. En el cuadro Contrasea, escriba una
contrasea.

Actividades propuestas

Con esta actividad veremos cmo bloquear y desbloquear las celdas de una hoja de clculo, adems de
cmo proteger un libro.

1. Abrimos el archivo de hoja clculo Boletn de Notas.


2. De este archivo vamos a desbloquear algunas celdas para que puedan ser editables mantener
bloqueadas otras celdas, realizando las siguientes tareas:
a. Las celdas donde se encuentran las notas y la valoracin del desarrollo personal las vamos a
desbloquear.
b. Las celdas donde se calcula el promedio debern mantenerse bloqueadas.
3. Despus de haber desbloqueado algunas celdas y bloqueados otras, protegeremos la hoja de clculo
con una contrasea con la opcin Proteger hoja.
4. Seguidamente protegeremos el archivo Boletn de Notas con una contrasea de apertura.
5. Finalmente guardaremos el archivo y lo volveremos a abrir donde verificaremos que los bloqueos
respectivos se hayan aplicado correctamente.

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Consignas para la etapa de aplicacin

Elaboramos una planilla con las calificaciones anual de los estudiantes con los que trabajamos en el
formato oficial que presentamos a las instancias correspondientes y aplicamos formulas presentadas en
el contenido 2 que permitan un tratamiento gil de los datos. Asimismo aplicamos formas de seguridad
aprendidas para asegurar la conservacin y uso de los datos para agilizar nuestro trabajo

Estrategias para la etapa de intercambio de experiencias (socializacin)

1. Por sorteo se seleccionan 7 participantes para que presenten el trabajo realizado en funcin a la
consigna para la etapa de aplicacin. Los dems participantes aportan desde su experiencia a los
trabajos presentados, a travs de sugerencias y dudas experimentadas en la etapa de aplicacin.

2. El facilitador (en medio digital) proporciona una hoja de clculo con datos que permita utilizar las
principales herramientas trabajadas en los 3 contenidos y solicita que apliquen las formulas y normas
de seguridad analizadas.

Se cierra la sesin destacando la importancia de los recursos vistos en el curso en nuestra prctica.

Bibliografa Consultada

1. La biblia de Office 2010 / Office 2010 The Missing Manual, Nancy Conner, Matthew MacDonald,
Anaya Multimedia-Anaya Interactiva, 2011
2. John Walkenbach, Excel 2010 / Microsoft Excel 2010 Bible, Grupo Anaya Comercial, 2011
3. Microsoft Office 2010, Ayuda de MS Excel 2010, 2010
4. Curtis Frye, Excel 2010 / Microsoft Excel 2010 Step by Step, Grupo Anaya Comercial, 2010

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