Gestão de projetos - Gerenciamento do tempo

Gesto de Projetos
Enfoque PMI
Gerenciamento do Tempo
Professor
Alberto Tavares da Silva
Gerenciamento de Projetos
Gesto de Projetos - Prof Tavares 1
O tempo o recurso mais escasso. Se ele no puder ser

administrado, nada pode ser administrado
Peter Drucker
Grupos de Processos
reas de Conhecimento
do PMBOK
Gesto de Projetos - Prof Tavares
DEFINIO DAS ATIVIDADES

Identificar as atividades especficas do cronograma que precisam ser realizadas
para produzir as vrias entregas do projeto
SEQUENCIAMENTO DAS ATIVIDADES

Identificar e documentar as dependncias entre as atividades do cronograma
ESTIMATIVA DE RECURSOS DAS ATIVIDADES

Estimativa do tipo e das quantidades de recursos necessrios para realizar cada
atividade do cronograma
ESTIMATIVA DA DURAO DAS ATIVIDADES

Estimativa do nmero de perodos de trabalho que sero necessrios para
terminar as atividades individuais do cronograma
DESENVOLVIMENTO DO CRONOGRAMA
Analisar os recursos necessrios, restries de cronograma, duraes e
seqncias de atividades para criar o cronograma do projeto
CONTROLE DO CRONOGRAMA
Controle das mudanas no cronograma do projeto



Definio das Atividades
Atividade a execuo de um trabalho que consome

tempo e requer insumos.
Da EAP Lista de Atividades
Um dos erros mais comuns dos gerentes de projetos

inexperientes comear a criar uma lista de atividades a
partir da simples pergunta: "quais so as coisas que tenho que
fazer nesse projeto?
Em um primeiro momento essa abordagem parece bvia e

correta, mas gera cronogramas desorganizados.
A resposta do que ele tem que fazer no pode vir da reflexo

do projeto como um todo. Ela tem que vir naturalmente do
detalhamento daquilo que ele se comprometeu a entregar.
Tem-se uma ferramenta tima para isto: a EAP.
Se cada pacote de trabalho da EAP representa uma parte do

que o projeto tem que entregar, muito melhor perguntar
como proceder para executar essa parte do que tentar fazer o
mesmo com o projeto como um todo.
Somando as tarefas de cada uma dessas partes, analisadas

isolada e detalhadamente, obtm-se as tarefas necessrias
para completar todo o projeto, ficando esta lista de tarefas
organizada segundo a EAP, o que a torna mais fcil de ser
entendida.
Desta forma, tem-se menos chances de esquecer algo ou de

que seja colocada uma atividade extra que no pertena ao
escopo combinado.
Enquanto na EAP os componentes usualmente so colocados como

substantivos (representando o que temos que entregar), as atividades so
descritas usando frases comeando com verbos (representando as aes a
executar).
as atividades so
descritas usando frases
comeando com verbos.
representam as aes a
executar.
Quanto detalhar?
Pode-se continuar com a decomposio de atividades
em atividades cada vez menores.
Muitos autores sugerem que quanto maior for o detalhamento do
cronograma mais preciso ser o planejamento e maior ser a
capacidade de controle. O detalhamento excessivo pode ser to
prejudicial quanto um planejamento muito macro.
Quanto maior o detalhamento, maior ser o trabalho gerencial para
acompanhamento do cronograma.
No h dvida de que um cronograma macro atualizado uma
ferramenta mais til do que um detalhado que foi guardado na
gaveta e abandonado na primeira semana do projeto.
15
Definio das Atividades



Sequenciamento das Atividades
Uma vez listadas as atividades, deve-se pensar em

como orden-las.
Isso feito pelo estudo das dependncias entre
atividades.
Ferramenta: Diagrama de Precedncia ou de Rede.
QUATRO TIPOS DE DEPENDNCIAS:
Trmino/Incio (FS ... Finish-to-Start)

A atividade de deve terminar antes que
a atividade para possa comear.
A B
Ex: Colocar papel na impressora & imprimir
Sucessora
Incio/Incio (SS ... Start-to-Start)

A atividade de deve iniciar antes que A
a atividade para possa iniciar.
B
Ex: Em rede de computadores - instalao fsica & instalao lgica
QUATRO TIPOS DE DEPENDNCIAS:
Trmino/Trmino (FF ... Finish-to-Finish)

A atividade de deve terminar antes que
A
a atividade para possa terminar.
B
Ex: Projeto - aceite ter sido assinado para que possa ser desfeita a equipe
Incio/Trmino (SF ... Start-to-Finish)

A atividade de deve iniciar antes que
a atividade para possa terminar.
A B
Ex: Os empregados s podem comear a usar um procedimento novo quando terminarem o
treinamento neste procedimento.
Dependncias no Cronograma
11 Ago 02 18 Ago 02
Id Nome da taref a Durao Incio Trmino Predecessoras T Q Q S S D S T Q
1 Alv enaria 2 dias Qua 14/08/02 Qui 15/08/02
2 Reboco 2 dias Qui 15/08/02 Sex 16/08/02 1TI-1 dia
3 Pintura 2 dias Dom 18/08/02 Seg 19/08/02 2TI+1 dia
4
5 Alv enaria 2 dias Qua 14/08/02 Qui 15/08/02
6 Reboco 2 dias Qui 15/08/02 Sex 16/08/02 5II+1 dia
7 Pintura 2 dias Dom 18/08/02 Seg 19/08/02 6TT+3 dias
Diagrama de Precedncia ou de Rede
Fornece uma perspectiva geral do projeto, pois obriga o

programador a relacionar todas as atividades, a estimar tempos e
a pensar na sequncia delas, ao determinar as atividades
precedentes e subsequentes, tudo isto antes de iniciar o projeto.
Permite o planejamento detalhado antes do incio da execuo
do projeto.
A montagem do diagrama completa a perspectiva e torna claro o
caminho crtico, base de todo o planejamento, onde se pode
distinguir que atividades sero essenciais e quais as que no o
so, ao controle do projeto
Os problemas chamados de coordenao tratam de tarefas ou
servios que devem ser executados numa ordem determinada.
O conceito de ordem obriga a execuo de algumas atividades
sequencialmente, enquanto outras so executadas
paralelamente, ou seja, simultaneamente.
Construo do Diagrama de
Precedncia ou de Rede
Listagem das Atividades

A primeira coisa a fazer para construir um Diagrama de
Precedncia, organizar uma lista, a mais completa possvel, de
todas as atividades do projeto.
O grau de subdiviso a adotar depende, entre outras coisas, do
grau de preciso que se pretende dar. Quanto mais detalhada a
listagem, menores so as probabilidades de erros.
Elaborao do Diagrama
Uma vez feita a lista de atividades, podemos passar diretamente
montagem do Diagrama, atentando para o fato que este mtodo no
utiliza diagramas em escala, portanto, nenhuma preocupao se deve
ter com respeito posio relativa das atividades.
Quem indica a precedncia, so as setas.
Chamam-se atividades precedentes todas aquelas que antecedem a
uma dada atividade, e subsequentes, aquelas que sucedem a uma
dada atividade
Precedente Subseqente
Atividade
Considerada
Precedente Subseqente
Atividades Paralelas
O caso das atividades chamadas paralelas surge quando, para a
execuo de uma determinada tarefa, so necessrias vrias
providncias independentes e que, portanto, podem ocorrer
simultaneamente.
Atividade
Atividade Atividade Atividade
Atividade
Atividades com Mltipla Direo
Atividade
Atividade Atividade
Atividade
Mltipla Subordinao
Atividade Atividade
Atividade
Atividade Atividade
Atividade
Estudo de Caso
1 Passo : Lista de Atividades
Item Atividade Durao (Dias)

1 Rever o Texto 5
2 Obter Recursos 3
3 Datilografar o Texto 5
4 Refazer os Desenhos 3
5 Comprar Papel 2
6 Comprar Material de Desenho 1
7 Mandar Fazer as Capas 7
8 Reproduzir em Xerox 1
9 Montar o Texto nas Capas 1
2 Passo : Relacionar quanto precedncia
3 Passo : Elaborar o Diagrama de Precedncia
0 3 1 7
2 6 4
5 3
2 1 1
Incio 8 9 Fim
0 5 5
1 3
7
7
0 3 1
2 6 4
5 2 3
1 1
Incio 8 9 Fim
0 5 5
1 3

7
7
0 3 1
2 6 4
5 2 3 1
Incio 8 1 9 Fim
0 5 5
1 3



Estimativa de Recursos das
Atividades
A estimativa de recursos de uma atividade a definio dos tipos e da

quantidade de recursos necessrios a ela.
Os tipos incluem pessoas, equipamentos e materiais.
Pessoas
Recursos humanos que forem pr-alocados ao projeto, que sejam
obtidos por terceirizao ou por negociao interna da organizao.
Atividades
Equipamentos
Considerar os equipamentos necessrios que sejam significativos.
Normalmente, no so includos ps e picaretas ou outros
equipamentos de disponibilidade razoavelmente ilimitada a baixo
custo, mas inclui-se equipamentos que tenham custo de uso ou que
devam ser adquiridos especialmente para o projeto.
Atividades
Materiais
Diferentemente dos equipamentos, os materiais so consumidos
durante a atividade. Exemplos de materiais incluem tintas, cimento
e vergalhes.
Tal como no caso de equipamentos e pessoas, devemos usar bom
senso na hora de incluir materiais no planejamento.
Por exemplo, normalmente no se inclui o gasto de papel de
impressora no planejamento do projeto.
ESTIMATIVA DA DURAO DAS ATIVIDADES

Estimativa do nmero de perodos de trabalho que sero necessrios para
terminar as atividades individuais do cronograma
DESENVOLVIMENTO DO CRONOGRAMA
Analisar os recursos necessrios, restries de cronograma, duraes e
seqncias de atividades para criar o cronograma do projeto
CONTROLE DO CRONOGRAMA
Controle das mudanas no cronograma do projeto
Estimativa da Durao das Atividades
Atividade a execuo de um trabalho que consome tempo e

requer insumos.
Logo depois de executada a listagem de todas as atividades que
constituem o projeto, preciso estimar o tempo de execuo de
cada uma dessas atividades.
Para estabelecer esses tempos ou durao, tem-se que estudar
minuciosamente o projeto a ser implementado, de modo a obter
o maior rigor possvel. Os engenheiros, auxiliares,
pesquisadores, publicaes tcnicas etc, fornecem informaes
com respeito durao das atividades.
Tcnica CPM (Critical Path Method):

Essa tcnica tem como caracterstica o uso de apenas uma
estimativa para cada atividade.
o tempo de execuo modelado pelo esforo - isso significa que
sempre possvel a aplicao de compresso de tarefas,
aumentando o esforo para diminuir a durao (caso de atraso).
Tcnica Pert (Program Evaluation and Review Technique)

Emprego de trs estimativas.
Quando no se pode chegar a uma durao confivel ou bastante
correta para a execuo de uma atividade, prefervel usar-se
uma tcnica probabilstica para determinar o tempo que deve
entrar no clculo do diagrama.
O mtodo consiste no seguinte: uma pessoa ou mais, que conhea
razoavelmente a atividade, faz as seguintes estimativas do tempo
requerido: Tempo Otimista, Mais provvel e Pessimista.
PERT - Emprego de trs estimativas
Tempo Otimista - o menor tempo possvel no qual a atividade

pode ser executada usando recursos normais, isto , o tempo
necessrio para completar o trabalho, caso tudo ocorra melhor
do que se espera. o"
Tempo Mais Provvel - a estimativa de tempo mais exata

possvel. Em outras palavras, aquela que ser tomada se tudo
ocorrer satisfatoriamente. "m"
Tempo Pessimista - o mximo de tempo necessrio execuo

da atividade, ou seja, a estimativa de tempo que seria tomada
considerando-se todos os fatores adversos. p"
PERT - Tempo Mdio Esperado
o + 4m +p onde:
te = o = tempo otimista
6 m = tempo mais provvel
p = tempo pessimista
O tempo mdio esperado representa um valor que possui 50 %

de probabilidade de ser alcanado e 50 % de no ser.
73 dias
34,7
Desvio padro mdio para todo o projeto 6 dias

Buffer/ Chance de sucesso

6 dias 68,7%
12 dias 95.45%
18 dias 99,73%
Construo do Diagrama de Precedncia
DtInMaisTarde
Durao
Atv DtInMaisCedo
DtInMaisTarde
Durao
Atv DtInMaisCedo
7 3
1
2
tempo
0
3
7Construo do Diagrama de Precedncia
7
0 3 1
Data Mais Cedo
2 6 4
3
3 2
0 0 5 8 9 Fim
0 1 1
5
0 5
Desenho do Diagrama de
1 3 Precedncia ou de Redes
DtInMaisTarde
Durao
Atv DtInMaisCedo
3
7
0 3 1
Data Mais Cedo
2 6 4
0 3
3 2
0 0 5 8 9 Fim
0 1 1
5
0 5
0 5
3
3
7
0 3 1
Data Mais Cedo
2 6 4
0 3 3
3 2
0 0 5
3 8 9 Fim
0 1 1
5
0 5
0 5
3
3
7
0 3 1
Data Mais Cedo
2 6 4
0 3 4 3
3 2
0 0 5
3 8 9 Fim
0 1 1
5
0 5
0 5
3
3
7
0 3 1
Data Mais Cedo
2 6 4
0 3 4 3
3 2
0 0 5
3 8 9 Fim
0 1 1
5
0 5
0 5
?
3
3
7
0 3 1
Data Mais Cedo
2 6 4
0 3 4 3
3 2
0 0 5
3 8 9 Fim
0 1 1
5
0 5
0 5
3
3
7
0 3 1
Data Mais Cedo
2 6 4
0 3 4 3
3 2
0 0 5
3 8 9 Fim
0 10 1 11 1
5
0 5 Desenho do Diagrama de
0 5
3
3
7
0 3 1
Data Mais Cedo
2 6 4
0 3 4 3
3 2
0 0 5
3 8 9 Fim
0 10 1 11 1
5
0 5
3
3
7
0 3 1
Data Mais Cedo
2 6 4
0 3 4 3
3 2
0 0 5
3 8 9 Fim
0 10 1 11 1 12
5
0 5
3
3
7
0 3 1
Data Mais Cedo
2 6 4
0 3 4 3
3 2 12
0 0 5
3 8 9 Fim
0 10 1 11 1 12
5
0 5
DtInMaisTarde
Durao
Atv DtInMaisCedo
3
3
7
0 3 1
Data Mais Cedo
2 6 4
0 3 4 3
3 2 10 12
0 0 5
3 8 9 11 Fim
0 10 1 11 1 12
5
0 5
0 5
3
3
7
0 3 1
Data Mais Cedo
2 6 4
0 3 4 3
3 2 10 12
0 0 5
3 8 9 11 Fim
0 10 1 11 1 12
5
0 5
1 3 5 Precedncia ou de Redes
0 5
3
3
7
0 3 1
Data Mais Cedo
2 6 4 7
0 3 4 3
3 2 10 12
0 0 5
3 8 9 11 Fim
0 10 1 11 1 12
5
0 5
1 0 3 5 Precedncia ou de Redes
0 5
incio+tarde
incio+cedo
3
3
7
0 3 1
Data Mais Cedo
2 6 4 7
0 3 4 3
3 2 10 12
0 0 5
3 8 9 11 Fim
0 10 1 11 1 12
5
0 5
0 5
Folga
incio+tarde
incio+cedo
3 4
3
7
? 0
Data Mais Cedo
2
3
6 6 1
4 7
0 3 4 3
3 2
0 0 5 8 8
10
9 11 Fim
12
0 3 10 1 11 1 12
5
0 5
0 5
3 4
3
7
0 3 1
2 1
Data Mais Cedo 6 6 4 7
0 3 4 3
3 2
0 0 5 8 8
10
9 11 Fim
12
0 3 10 1 11 1 12
5
0 5
0 5
Data Mais Tarde/ Trmino no Prazo Calculado
3
7 4
3
7
0 3 6 1
2 1 6 4 7
0 3 4 3
3 2
0 0 5 8 8
10
9
11
10 12
0 3 10 1 11 1 12
5
0 5
1 0 5
3
0 5
Data Mais Tarde/ Trmino em Prazo Superior
3
7
3
7
0 3 1
2 6 4
0 3 4 3
3 2
0 3 5
3 8 9 10 15
0 10 1 11 1 12
5
0 5
1 3
0 5
Data Mais Tarde/ Trmino em Prazo Superior
3
7 7
3
7
0 3 9 1 10
2 4 6 4
0 3 4 3
3 2
0 3 5 11 8
13
9
14
10 15
0 3 10 1 11 1 12
5
0 5
1 3 8
3
0 5
Data Mais Tarde/ Trmino em Prazo Inferior
3
7
3
7
0 3 1
2 6 4
0 3 4 3
3 2
0 0 5
3 8 9 10 10
0 10 1 11 1 12
5
0 5
1 3
0 5
Data Mais Tarde/ Trmino em Prazo Inferior
3
7 2
3
7
0 3 4 1
2 -1 6 4 5
0 3 4 3
3 2
0 0 5 6 8
8
9
9
10 10
0 3 10 1 11 1 12
5
0 5
1 -2 3
3
0 5
Projeto necessita ser ajustado
Exerccios
d d
2 2
3 3
3 5
2 4
1 3
3 2
2
3
5
3
3
3
2
1
3
Estudo de Caso

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O tempo o recurso mais escasso. Se ele no puder ser

DEFINIO DAS ATIVIDADES

SEQUENCIAMENTO DAS ATIVIDADES

ESTIMATIVA DE RECURSOS DAS ATIVIDADES

ESTIMATIVA DA DURAO DAS ATIVIDADES

DEFINIO DAS ATIVIDADES

SEQUENCIAMENTO DAS ATIVIDADES

ESTIMATIVA DE RECURSOS DAS ATIVIDADES

Atividade a execuo de um trabalho que consome

Um dos erros mais comuns dos gerentes de projetos

Em um primeiro momento essa abordagem parece bvia e

A resposta do que ele tem que fazer no pode vir da reflexo

Tem-se uma ferramenta tima para isto: a EAP.

Se cada pacote de trabalho da EAP representa uma parte do

Somando as tarefas de cada uma dessas partes, analisadas

Desta forma, tem-se menos chances de esquecer algo ou de

Enquanto na EAP os componentes usualmente so colocados como

DEFINIO DAS ATIVIDADES

SEQUENCIAMENTO DAS ATIVIDADES

ESTIMATIVA DE RECURSOS DAS ATIVIDADES

Uma vez listadas as atividades, deve-se pensar em

QUATRO TIPOS DE DEPENDNCIAS:

Trmino/Incio (FS ... Finish-to-Start)

Incio/Incio (SS ... Start-to-Start)

QUATRO TIPOS DE DEPENDNCIAS:

Trmino/Trmino (FF ... Finish-to-Finish)

Incio/Trmino (SF ... Start-to-Finish)

Fornece uma perspectiva geral do projeto, pois obriga o

Os problemas chamados de coordenao tratam de tarefas ou

servios que devem ser executados numa ordem determinada.

O conceito de ordem obriga a execuo de algumas atividades

sequencialmente, enquanto outras so executadas

paralelamente, ou seja, simultaneamente.

Listagem das Atividades

Atividade Atividade Atividade

Atividades com Mltipla Direo

1 Passo : Lista de Atividades

Item Atividade Durao (Dias)

2 Passo : Relacionar quanto precedncia

3 Passo : Elaborar o Diagrama de Precedncia

3 Passo : Elaborar o Diagrama de Precedncia

3 Passo : Elaborar o Diagrama de Precedncia

DEFINIO DAS ATIVIDADES

SEQUENCIAMENTO DAS ATIVIDADES

ESTIMATIVA DE RECURSOS DAS ATIVIDADES

A estimativa de recursos de uma atividade a definio dos tipos e da

ESTIMATIVA DA DURAO DAS ATIVIDADES

Atividade a execuo de um trabalho que consome tempo e

Tcnica CPM (Critical Path Method):

Tcnica Pert (Program Evaluation and Review Technique)

PERT - Emprego de trs estimativas

Tempo Otimista - o menor tempo possvel no qual a atividade

Tempo Mais Provvel - a estimativa de tempo mais exata

Tempo Pessimista - o mximo de tempo necessrio execuo

PERT - Tempo Mdio Esperado

O tempo mdio esperado representa um valor que possui 50 %

Desvio padro mdio para todo o projeto 6 dias

Buffer/ Chance de sucesso

Data Mais Tarde/ Trmino no Prazo Calculado

Data Mais Tarde/ Trmino em Prazo Superior

Data Mais Tarde/ Trmino em Prazo Superior

Data Mais Tarde/ Trmino em Prazo Inferior