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Introduccin
Objetivos del Mdulo
El objetivo general de este mdulo es brindar a los usuarios una herramienta para registrar y controlar todas las transacciones directas y
conexas a la gestin de transacciones de compras, e inventarios. Este mdulo est orientado tanto a las reas operativas, es decir a la
actualizacin entradas de almacn, notas de compras, acusacin de facturas, salidas de almacn, traslados, etc., como a las reas
administrativas y gerenciales de la empresa brindando informacin consolidada o detallada de la gestin y reportes de diversa ndole, que
facilitan el seguimiento de la operacin y la oportuna toma de decisiones.
Como objetivos particulares se pretende que al final de ste mdulo, los usuarios estn en capacidad de hacer las siguientes operaciones:
Men Monitor
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin de los diferentes programas que conforman el mdulo de Gestin de
Transacciones.
La explicacin detallada de cada uno de ellos, su aplicacin y operacin en todos los elementos que los conforman, son la razn de ser de los
captulos que se presentan a continuacin:
El usuario puede desplazarse a travs de estos, con las teclas de movimiento del cursos (Flechas), o seleccionando directamente el nmero o
letra de la opcin.
En el momento de registrar cualquier tipo de transaccin en CM-UNO ocurren tres situaciones, que son:
2. Actualizacin simultnea de todos los archivos implicados en el proceso. Este hecho evita tener que ejecutar posteriormente procesos de
acumulacin sobre los archivos maestros del sistema
3. Funcionalmente el proceso de operacin de actividades de medida y costos, tiene las siguientes caractersticas.
a) Las cantidades permiten dos posibilidades en cuanto a la unidad de medida, las cuales son totalmente independientes pero
complementarias.
- Unidad de Inventarios que interacta mediante equivalencias con las unidades de presentacin (Venta) y de orden
(Compra).
- Ultimo costo
- Costo promedio
Tiene la opcin para empresas en las que hay procesos de fabricacin de poder incluir costos estndar, cuya determinacin se ha hecho
previamente mediante estudios tcnicos..
Depuracin y registro de los saldos iniciales en cada una de las bodegas. Ver numeral 4.4
no
OK en existencias y costos de saldos iniciales?
si
Maneja salidas por ventas? Ver el mdulo de ventas. Captulo 7,8,9
no
si
Desea calcular la cantidad a pedir ? Aplique parmetros de control. Ver captulo 5
no
Proceso para toma de inventario fsico. Ver numeral 4.11
si
Va a obtener comprobantes de consumos ? Aplique procedimiento de interfase de consumos. Ver captulo 11
no
Fin
El objetivo de estos programas es brindar la oportunidad al usuario de registrar las diferentes transacciones de Compras, incluyendo dentro de
stas las compras nacionales, las importaciones, las compras de caja menor y las notas por devoluciones, descuentos y ajustes en compras.
Los programas de captura de entradas por compras se encuentran ubicados en el siguiente formato de pantalla del men monitor:
Al ingresar por la opcin de Entradas con base en una orden de compra se deben diligenciar los siguientes campos:
Una vez seleccionado el nmero de registro correspondiente a la parte de inventarios que se est ingresando, se procede a informar la cantidad
recibida. El sistema valida las cantidades pendientes y valora el registro de ingreso de acuerdo a las condiciones, precios y descuentos de la
orden as:
Lapso :
Campo numrico de 4 posiciones en formato AAMM, que indica el ao - mes en que se realiza la entrada de almacn.
Empresa :
Cdigo de identificacin de la empresa en la que se realiza la transaccin.
C.u:
Cdigo de identificacin del centro de utilidad donde se generan las transacciones.
Documento :
Tipo y nmero de documento. Corresponde al documento de entrada previamente catalogado y el nmero consecutivo del mismo. Ejemplo :
EA-00001.
Fecha :
Campo en formato AAMMDD que corresponde a la fecha de realizacin de la transaccin .
Autorizado :
Corresponde al cdigo de firma de quien realiza la entrada.
O.C. Nro.:
Corresponde el tipo de documento y nmero de la Orden de Compra, previamente realizada en el mdulo correspondiente sobre la cual se
desea hacer la entrada de almacn.
Documento Alterno:
Campo informativo, se utiliza para registrar el nmero de remisin o factura del proveedor con la cual es recibida la mercanca.
Observaciones:
Son 5 lneas de 60 caracteres cada una. Se utiliza para registrar los comentarios y/o observaciones que se desee hacer al momento de realizar
la recepcin de la compra.
Concepto:
Corresponde al cdigo de concepto previamente definido con el cual se va identificar la transaccin de compra. Por ejemplo Entrada por
Compras Nacionales
Item de O.C.:
Corresponde al nmero de registro o tem de la orden de compra que se est recibiendo.
Cant. Recibida 1:
Corresponde a la cantidad recibida en unidad de inventario de la parte seleccionada.
Can. Recibida 2:
Corresponde a la cantidad recibida en unidad de medida adicional de la parte seleccionada.
Observaciones:
Campo alfanumrico de 20 caracteres. Se utiliza para registrar un pequeo comentario referente a la parte de inventarios que se esta
ingresando.
El sistema despliega en la pantalla la informacin relativa a los valores, descuentos, existencias, costos unitarios, cantidades pendientes en
ordenes de compra, cdigo de bodega a la que ingresa el producto, cdigo de ubicacin del producto y nuevo disponible de inventarios. En la
parte superior se van registrando los valores totales acumulados correspondientes al registro de la entrada por compras: nmero de tems
registrados, % de descuento global, valor bruto acumulado, valor descuentos acumulados, valor impuestos y valor neto.
Si se tienen costos por fletes en la entrada de almacn que se acaba de registrar, es necesario aumentar o disminuir el costo unitario
de cada uno de los tems recibidos, lo que implica realizar tambin una nota de sobrecostos.
Una vez terminada la captura de registros en el documento, se debe digitar 2 veces la tecla <Esc> para pasar al siguiente formato de
pantalla donde se pregunta si se desea imprimir el documento. En caso afirmativo se debe seleccionar el nmero de formato (el
estndar es 00001) y las opciones adicionales de impresin del documento:
Al ingresar por la opcin 2 de Modificacion / Retiro el usuario deber informar el lapso, empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de
documento a modificar o retirar:
Entradas Directas:
El objetivo de este programa es permitir hacer el documento y registro de entrada de almacn cuando no se tiene una orden de
compra previa, o cuando no se tiene disponible el mdulo de ordenes de compra.
Lapso :
Campo numrico de 4 posiciones en formato AAMM, que indica el ao - mes en que se realiza la entrada de almacn.
Empresa :
Cdigo de identificacin de la empresa en la que se realiza la transaccin.
C.U. :
Cdigo de identificacin del centro de utilidad donde se generan las transacciones.
Documento :
Tipo y nmero de documento. Corresponde al documento de entrada previamente catalogado y el nmero consecutivo del mismo. Ejemplo :
EA-00001.
Fecha :
Campo en formato AAMMDD que corresponde a la fecha de realizacin de la transaccin .
Autorizado :
Corresponde al cdigo de firma de quien realiza la entrada.
Proveedor:
Corresponde al cdigo del proveedor de quien se est recibiendo la compra.
Sucursal:
Corresponde al cdigo de sucursal del proveedor, si ste tiene sucursales, de la cual se est recibiendo la compra.
O.C. Nro.:
Corresponde el tipo de documento y nmero de la Orden de Compra. Estos son informativos y no se valida su existencia previa.
Documento Alterno
Campo informativo, se utiliza para registrar el nmero de remisin o factura del proveedor con la cual es recibida la mercanca.
Descuento global:
Corresponde al porcentaje de descuento que otorga el proveedor para la totalidad de los tems de la compra.
Cdigo de moneda:
Si el proveedor es del exterior y /o la compra se realiza en una moneda diferente de la nacional, se debe capturar aqu el cdigo de la moneda
respectiva. De lo contrario <Enter> para realizar el documento de entrada en moneda nacional.
Observaciones:
Son 5 lneas de 60 caracteres cada una. Se utiliza para registrar los comentarios y/o observaciones que se desee hacer al momento de realizar
la recepcin de la compra.
Concepto:
Corresponde al cdigo de concepto previamente definido con el cual se va identificar la transaccin de compra. Por ejemplo Entrada por
Compras Nacionales
Bodega:
Corresponde al cdigo de la bodega donde van a ingresar los tems.
Parte:
Corresponde al cdigo de la parte de inventarios a la cual se le desea reportar el ingreso de la compra.
Extensin:
Corresponde al cdigo de extensin de la parte de inventarios a la cual se desea hacer el registro de compra.
Lote:
Cuando la parte de inventarios controla existencias por lote, se debe ingresar el cdigo de cada uno de los nmeros de lote y fecha de
vencimiento de la parte de inventarios que se recibe.
Cantidad:
Cantidad en unidad de inventario, unidad de orden y/o unidad de medida adicional que se est recibiendo.
Precio Unitario:
Corresponde al valor de una unidad de inventario o unidad de compra, segn se est reportando la cantidad, de la parte de inventario que se
est ingresando.
Dscto. Lnea:
Corresponde al porcentaje de descuento que otorga el proveedor para el tem que se est reportando.
Los campos de % de impuesto, valor descuento de lnea y valor impuesto, son calculados por el sistema con base en los parmetros digitados,
no obstante el usuario puede redigitarlos en el evento que los valores calculados no correspondan con los valores que facture el proveedor.
Esto se debe a que el sistema calcula todas las variables sobre el precio unitario y ste por la cantidad da los valores finales. Algunos
proveedores hacen los clculos sobre valores totales, incluyendo decimales, por lo que es factible que los valores no coincidan plenamente, en
cuyo caso se hace necesario poder corregir el valor del registro de entrada.
Observaciones:
Campo alfanumrico de 20 caracteres. Se utiliza para registrar un pequeo comentario referente a la parte de inventarios que se esta
ingresando.
Cuando ya no hay ms tems para registrar se pulsa <ESC> 2 veces con el propsito de iniciar la impresin del documento. Si se est
utilizando el formato estndar se deben diligenciar adems las opciones adicionales de impresin solicitadas por el formato
Notas:
Esta opcin permite la realizacin y gestin de los documentos de notas de compras tanto dbito como crdito. Normalmente se recomienda
que se utilice un mismo tipo de documento para realizar las notas por los diferentes conceptos y naturaleza que se requieran.
Al ingresar al programa de captura de Notas de compras se deben reportar los siguientes campos:
Una vez definida la naturaleza de la nota que se desea realizar, se reportan los siguientes campos:
Lapso :
Campo numrico de 4 posiciones en formato AAMM, que indica el ao - mes en que se realiza la nota de compras.
Empresa :
Cdigo de identificacin de la empresa en la que se realiza la transaccin.
C.U. :
Cdigo de identificacin del centro de utilidad donde se generan las transacciones.
Documento :
Tipo y nmero de documento. Corresponde al documento de entrada previamente catalogado y el nmero consecutivo del mismo. Ejemplo :
NC-00001.
Fecha :
Campo en formato AAMMDD que corresponde a la fecha de realizacin de la transaccin .
Autorizado :
Corresponde al cdigo de firma de quien realiza la nota.
Proveedor:
Corresponde al cdigo del proveedor a quien se est elaborando la nota.
Sucursal:
Corresponde al cdigo de sucursal del proveedor, si ste tiene sucursales, a la cual se est elaborando la nota.
O.C. Nro.:
Corresponde el tipo de documento y nmero de la Orden de Compra. Estos son informativos y no se valida su existencia previa.
Documento Alterno:
Campo informativo, se utiliza para registrar el nmero de remisin o nota del proveedor con la cual se est soportando la transaccin.
Descuento global:
Corresponde al porcentaje de descuento que otorga el proveedor para la totalidad de los tems de la nota.
Cdigo de moneda:
Si el proveedor es del exterior y /o la nota se requiere realizar en una moneda diferente de la nacional, se debe capturar aqu el cdigo de la
moneda respectiva. De lo contrario <Enter> para realizar el documento quede en moneda nacional.
Observaciones:
Son 5 lneas de 60 caracteres cada una. Se utiliza para registrar los comentarios y/o observaciones que se desee hacer al momento de realizar
la el documento.
Concepto:
Corresponde al cdigo de concepto previamente definido con el cual se va identificar la transaccin de la nota de compras. Por ejemplo
Devolucin en Compras Nacionales
Bodega:
Corresponde al cdigo de la bodega donde van a registrar los tems.
Parte:
Corresponde al cdigo de la parte de inventarios a la cual se le desea registrar la transaccin.
Extensin:
Corresponde al cdigo de extensin de la parte de inventarios a la cual se desea hacer el registro.
Lote:
Cuando la parte de inventarios controla existencias por lote, se debe ingresar el cdigo de cada uno de los nmeros de lote que se desea
afectar en la transaccin.
Cantidad:
Cantidad en unidad de inventario, unidad de orden y/o unidad de medida adicional que se est reportando.
Precio Unitario:
Corresponde al valor de una unidad de inventario o unidad de compra, segn se est reportando la cantidad de la parte de inventario que se
est registrando.
Dscto. Lnea:
Corresponde al porcentaje de descuento que otorga el proveedor para el tem que se est reportando.
Los campos de % de impuesto, valor descuento de lnea y valor impuesto, son calculados por el sistema con base en los parmetros digitados,
no obstante el usuario puede redigitarlos en el evento que los valores calculados no correspondan con los valores que facture el proveedor.
Esto se debe a que el sistema calcula todas las variables sobre el precio unitario y ste por la cantidad da los valores finales. Algunos
proveedores hacen los clculos sobre valores totales, incluyendo decimales, por lo que es factible que los valores no coincidan plenamente, en
cuyo caso se hace necesario poder corregir el valor del registro.
Observaciones:
Campo alfanumrico de 20 caracteres. Se utiliza para registrar un pequeo comentario referente a la parte de inventarios que se esta
reportando.
Cuando ya no hay ms tems para registrar se pulsa <ESC> 2 veces con el propsito de iniciar la impresin del documento. Se puede elaborar
notas en slo cantidad, lo que implica que en el campo de valor unitario de digite <Enter>.
Se pueden elaborar notas en solo valores, lo que implica que en el campo de cantidad se digite <Enter>. En este caso el valor unitario deber
ser el valor total deseado para cada tem. Ello debido a que al no existir cantidad no se puede hacer clculo de valor total por lo que ste ser
igual al unitario.
Al ingresar por la opcin 6 de Modificarion / retiro el usuario podra modificar todos los datos y registros del documento:
Al ingresar por el programa de Generacin Automtica Notas por Sobrecostos se deben diligenciar los siguientes campos:
Una vez seleccionados los datos de lapso, empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de documento a realizar, fecha del documento y
autorizado, se debe seleccionar el documento fuente sobre el cual se distribuir el valor de la nota por sobrecostos.
El sistema sugiere que el proveedor de la nota sea el de la entrada de almacn capturada, pero no obstante de no ser as, el usuario puede
seleccionar el nombre del proveedor a nombre de quien desea hacer la nota.
Seguidamente se debe seleccionar la naturaleza de la nota a elaborar. D= Dbito al proveedor se utiliza por ejemplo para reportar descuentos
otorgados por volumen. C= Crdito al proveedor se utiliza para reportar notas que aumentan el valor del inventario, por ejemplo fletes, o
sobrecostos en una importacin.
El valor de la nota es el valor que se desea distribuir, por ejemplo el valor del flete o un valor de descuentos total.
El sistema pregunta entre 5 opciones, cual ser la base de distribucin del valor de la nota entre los tems de la entrada seleccionada as:
Costo:
Significa que el sistema deber hallar el porcentaje de costo de cada parte de inventario del total de costo de la entrada de almacn. Con base
en este porcentaje calcular el valor a distribuir del reportado en la nota de sobrecostos.
Liquida Aranceles:
Este caso se da cuando se hace una entrada por importacin a precio FOB y posteriormente se desea reportar el valor de los sobrecostos
correspondientes a fletes y seguros para hallar el valor total sobre el cual se debern liquidar los aranceles, los cuales tambin debern sumar
al costo del inventario. El sistema pregunta si al valor de la nota + la entrada (base para liquidar aranceles) se le desea sumar el valor de los
aranceles. El valor de los aranceles es calculado con base en el porcentaje definido en el catlogo de aranceles al cual fue asociada la parte de
inventarios al momento de crearla y haberla definido como procedencia I= Importada.
Es necesario recordar que este tipo de partes no tienen una descripcin ni una unidad de medida especfica, pues son un comodn. Esta se debe
capturar al momento de hacer el registro en el documento de Entrada, usualmente es necesario complementar esta descripcin con algunas
lneas de detalle adicional, por ello que se hace necesario modificar en el documento la descripcin de los registros correspondientes a No-
Stocks. Se debe diligenciar el siguiente formato de pantalla.
Al ingresar por la opcin 9 de Impresin de documentos el usuario debe diligenciar el siguiente formato de pantalla:
Al ingresar a las opciones de consultas y/o reportes de compras por nmero de documento, el usuario deber diligenciar los siguientes
campos:
Al ingresar a las opciones de consultas y/o reportes de compras por cdigo de proveedor, el usuario deber diligenciar los campos relativos a
los parmetros de seleccin de la informacin, de manera similar a la anterior.
Un ejemplo del tipo de informacin que se presenta se puede visualizar en los siguientes formatos de pantalla correspondientes a la consulta
por nmero de documento:
Lo anterior implica que la informacin de la gestin de compras en trminos reales tiene tres fases a saber:
Comprende el proceso de cotizacin, elaboracin de la orden de compra y elaboracin de la entrada de almacn al recibo de los productos.
Comprende la causacin y/o reporte de la factura del proveedor. Es cruzar la informacin registrada en la orden de compra y/o entrada de
almacn con el documento que enva el proveedor, en trminos generales puede decirse adems que es un proceso de auditora previo a la
contabilizacin final de la compra.
Comprende el proceso de interfase contable, el cual se basa en las tablas de equivalencias contables y los documentos causados, para generar
y contabilizar automticamente el comprobante de Compras.
Al ingresar por la opcin 1 de Consulta Entradas/ Notas Pendientes Se debe digitar el cdigo del proveedor del cual se desea conocer y el
lapso a partir del cual se desea visualizar los documentos pendientes. Una vez hecha esta seleccin, se presenta el siguiente formato de
pantalla con el contenido de los documentos:
Al ingresar por la opcin 2 de Listado se deben diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin y ordenamiento de la
informacin:
Liquidacin de retenciones:
Lapso:
Cdigo del lapso contable en el cual se causar la factura.
Empresa:
Cdigo de la empresa por la cual se est causando.
C.U.:
Cdigo del centro de utilidad por el cual se est causando.
Documento:
Corresponde al tipo y nmero de documento del comprobante de causacin. Normalmente se crea el tipo de documento CC como
Comprobante de Causacin, y el consecutivo lo asigna el sistema.
Fecha:
Corresponde a la fecha del comprobante de causacin.
Autorizado:
Cdigo de firma de la persona que est causando.
Proveedor:
Cdigo del proveedor al cual se est causando.
Sucursal:
Cdigo de la sucursal del proveedor de la cual se est causando.
Naturaleza de la CxP:
Campo con dos posibles valores:
D= Dbito:
Significa que se desea debitar la cuenta por pagar. Es utilizado cuando se est reportando una nota crdito del proveedor sobre una nota
dbito del sistema por concepto, por ejemplo de una devolucin en compras.
C= Crdito:
Significa que se desea acreditar la cuenta por pagar. Es utilizado cuando se est reportando una factura de proveedor o una nota dbito y se va
a cruzar con entradas de almacn o notas crdito del sistema. Por ejemplo en una compra.
Fecha:
Corresponde a la fecha de la factura del proveedor.
Valor Neto:
Corresponde al valor de la factura del proveedor.
Nmero de cuotas:
Corresponde al nmero de contados o cuotas en los cuales se desea pagar la factura. 01 implica que se pagar en una sola cuota todo el valor
de la factura.
Das de gracia:
Corresponde al nmero de das de gracia que otorga el proveedor para el pago de la factura. Estos se suman a los das entre cuotas para
prolongar la fecha de vencimiento real de la factura.
Descuento Financiero:
Corresponde al porcentaje de descuento por pronto pago que otorga el proveedor por pago anticipado de su factura.
Si cancela antes:
Corresponde al nmero de das a partir de la fecha del comprobante de causacin, en los cuales debe pagarse la factura para hacer efectivo el
descuento financiero.
C.U. Causacin:
Corresponde al centro de utilidad de la cuenta donde se desea hacer la contabilizacin de la causacin.
Observaciones:
Corresponde a la descripcin que se desea registrar en las cuentas contables como detalle de la transaccin. Se recomienda utilizar solo la
primera lnea. En el evento en que se utilicen ms, stas quedarn en el documento impreso o formato de causacin pero no sern registradas
en el detalle contable de las transacciones.
Liquidacin de retenciones:
El sistema liquida automticamente las retenciones a que diera lugar la transaccin, de acuerdo a los parmetros definidos por el usuario. Se
tienen en cuenta los cdigos de impuestos asociados a los grupos de inventario a que pertenecen las partes contenidas en los documentos
seleccionados, el indicador de modalidad de retencin de los parmetros generales, los indicadores de la empresa, centro de utilidad y el
beneficiario.
El sistema da la oportunidad al usuario de agregar retenciones y/o consultar los parmetros sealados a travs de dos teclas as:
Uso de la tecla de <ESC> para causar retenciones adicionales:
Se utiliza para agregar retenciones en un comprobante de causacin. Se debe seleccionar el tipo de retencin (1=Renta, 2=Iva, 3=Ica,
4=Gremios) y seguidamente el cdigo de tabla de impuestos a aplicar. El sistema har la liquidacin en forma automtica.
Uso de la tecla <F3> para consultar parmetros de liquidacin:
En el formato de pantalla que se despliega al digitar <F3> se contienen los parmetros de la empresa, el centro de utilidad y el beneficiario,
los cuales segn su combinacin darn los resultados a que la transaccin diere lugar.
Al ingresar por la opcin 4 de Retiro el usuario deber informar el lapso, la empresa, centro de utilidad, tipo y nmero del comprobante de
causacin a retirar, as:
Impresin de Comprobantes:
El objetivo de este programa es permitirle al usuario imprimir o reimprimir los comprobantes de causacin generados.
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin y opciones de consulta y listado de los comprobantes de causacin:
Una vez seleccionado el rango de informacin requerido, se despliega el encabezado y totales de los documentos de causacin. Para ver el
detalle de los registros contenidos en cada comprobante, ste se debe seleccionar as:
Al seleccionar el comprobante deseado, se presenta el detalle de las condiciones de pago, descuentos y cuotas, adicionalmente se presenta el
detalle del comprobante, as:
La seleccin por cdigo de proveedor requiere un tipo de informacin previa un poco diferente, pero conducente al mismo detalle del
comprobante presentado.
La seleccin por nmero de factura es una bsqueda dentro de la informacin por proveedor, que de manera directa conduce al detalle de los
registros contenidos en el comprobante. Se utiliza para identificar si un documento del proveedor ya ha sido causado y qu registros de
entradas y notas fueron asociados a ste:
Pan
Proceso de fabricacin de las hamburguesas Salidas por ventas de las
Tomate teniendo en cuenta : hamburguesas obtenidas
teniendo en cuenta el
Carne Costo de la materia prima de los costo generado durante el
componentes utilizados proceso
Lechuga Costo de conversin ej : Nmero de
horas hombre.
El ciclo de actividades que debe realizar el usuario interesado en aplicar esta opcin del sistema es :
No Hay ms componentes ? Si
Nota: Para el control de problemticas de produccin ms complejas, CM-UNO dispone del mdulo de control de produccin y explosin
de materiales.
Al seleccionar la opcin 1 de Captura es posible asociar el documento a una referencia que es un criterio de libre utilizacin por parte del
usuario. Ejemplo : Nombre de la persona, fecha, hora de realizacin, etc. Posteriormente en las consultas y listados es posible restringirlas a
una referencia especfica. Como valor sugerido por el sistema, se tiene al usuario activo al momento de realizar el documento.
Empresa :
Cdigo de identificacin de la empresa en la que se realiza la transaccin.
C.U. :
Cdigo de identificacin del centro de utilidad.
Documento :
Campo en formato ..-xxxxx, donde las dos primeras posiciones indican el tipo de documento asociado a la transaccin, seguido por el
consecutivo de 5 dgitos. Es de anotar, que mediante la tecla <F2> es posible consultar los tipos de documentos disponibles. Ejemplo : TP-
0005.
Fecha :
Campo en formato AAMMDD que corresponde a la fecha de realizacin de la transaccin .
Dcto Alt :
Campo opcional, que se puede utilizar para citar un documento de uso interno, que este relacionado con esta operacin.
Autorizado :
Iniciales del nombre y apellido de la persona que realiza la operacin. Este campo debe haber sido creado previamente en el catlogo de
firmas. Con la tecla <F2> es posible consultar las firmas disponibles.
Detalle :
Campo conformado por 5 lneas de 80 caracteres cada una, mediante los cuales el usuario describe la operacin a realizar.
Concepto:
Cdigo del concepto asociado a esta transaccin. Con la tecla <F2> se pueden consultar los conceptos disponibles. Ej: 20= Proceso de
manufactura.
Bodega :
Cdigo de la bodega donde se sacar las partes o componentes. Con la tecla <F2> se puede consultar el catlogo de bodegas.
Parte :
Cdigo de tem a producir o resultante del proceso. Con la tecla <F2> se puede consultar el catlogo de partes.
Cantidad 1:
Nmero de partes tomadas en la unidad base de inventario.
Cantidad 2:
En caso de que el cdigo de parte tenga declarado el manejo de unidad de medida adicional, tambin se indicar las unidades tomadas para el
proceso en la unidad de medida adicional. A medida que se va indicando las cantidades, el sistema va mostrando el inventario disponible que
va quedando as como los costos unitarios y totales.
Cantidad horas:
Se reporta aqu el nmero de unidades de costeo. Si en el concepto se defini que se trabajar por horas, el pregunta por el nmero de horas.
Si se defini que se trabajar con unidades equivalentes otro factor, se pregunta en este campo la cantidad que se desea aplicar por cada
unidad de factor definida.
Bodega Entrada:
Bodega donde entra la parte transformada.
Parte de Entrada:
Cdigo de parte obtenido como resultado del proceso.
Cantidad 1:
Cantidades obtenidas en las unidades de inventario.
Cantidad 2:
Cantidades obtenidas en la unidad de medida adicional, en caso de que se tenga declarada unidad de medida adicional.
Captura de Ensambles:
Cada vez es ms comn la prctica comercial de mercadear en un KIT varios productos simultneamente. Es el caso de supermercados
donde se ofrece paquetes promocionales en los que se encuentran varios productos. Ejemplo : Dos jabones de bao, dos cremas dentales y un
Shampoo de 500 c.c. en un solo paquete.
Con el fin de manejar eficientemente esta problemtica, aparecen los Ensambles, como operacin previa en la cual se toma los elementos
componentes, se descargan del inventario y simultneamente se da entrada al Kit, como un tem ms del inventario.
Se debe tener muy presente que en los ensambles no hay costos de conversin, hecho que si ocurre en el movimiento entre procesos,
explicado en el numeral 5.2.
Diagrama de la frmula:
Aqu se definen los componentes y las correspondientes cantidades que conforman un Kit. Para el ejemplo que se est analizando tenemos :
COMPONENTES CANTIDAD
- Jabn Rexona 2
- Crema Dental Colgate 2
- Shampoo Glemo 500 cc 1
Nota: Esta frmula debe crearse en el sistema a travs del mdulo de Explosin de materiales y Ordenes de produccin, en la parte dedicada a
la creacin y actualizacin de formulaciones.
Al seleccionar la opcin [1]= Actualizacin, [I]= Ingreso, se deben informar los siguientes campos:
Componente:
Cdigo de identificacin de la parte componente
Cantidad Requerida:
Nmero de unidades del cdigo componente.
Tipo de Entrega:
De acuerdo a dos posibilidades U= Unidad, G= Granel. Para el ejemplo que se esta explicando seria U.
Captura de Ensambles:
Despus de haber creado la formulacin que regula los componentes y las cantidades, se procede a utilizar la opcin de ensamble con el fin
de actualizar los inventarios con los consumos reales que implica armar un Kits. Se debe tener creado un documento para el reporte de este
tipo de transacciones. Igualmente se debe haber creado un concepto cuya naturaleza es tipo 3, se asocia al mdulo de inventarios, movimiento
entre procesos. Este concepto no deber manejar costos adicionales como por ejemplo reporte de horas.
Al ingresar a la opcin [3] Captura de Ensambles se debe diligenciar los siguientes campos:
Lapso:
Campo numrico de 4 posiciones en formato AAMM, que indica el ao - mes en que se realiza la transaccin.
Empresa:
Cdigo de identificacin de la empresa que realiza la transaccin.
C.U.:
Cdigo de identificacin del centro de utilidad.
Documento:
Campo en formato ..-xxxxx, donde las dos primeras posiciones indican el tipo de documento asociado a la transaccin, seguido por el
consecutivo de 5 dgitos. Es de anotar, que mediante la tecla <F2> es posible consultar los tipos de documentos existentes.
Fecha :
Campo en formato AAMMDD que corresponde a la fecha de la transaccin.
Dcto Alt.:
Campo opcional para citar un documento de uso interno que est relacionado con esta operacin.
Autorizado:
Iniciales del nombre y apellido de la persona que realiza la operacin. Este campo debe haber sido creado previamente en el catlogo de
firmas. Con la tecla <F2> es posible consultar las firmas existentes.
Detalle :
Campo conformado por 5 lneas de 80 caracteres cada una en las cuales se describe la operacin a realizar.
Concepto :
Cdigo de concepto en el que estn indicados los parmetros de funcionamiento del ensamble a realizar.
Bodega:
Cdigo de la bodega donde ingresaran los Kit ensamblados.
Parte a ensamblar:
Cdigo del tem a ensamblar.
Cantidad a ensamblar:
Cantidad de kits a ensamblar.
Bodega de componentes:
Cdigo de la bodega de donde se sacarn los componentes para la operacin de ensamble.
En caso de que los requerimientos de tems sean superiores a las existencias actuales el sistema informa sobre la cantidad mxima que se
puede ensamblar.
Por ltimo, se dan los parmetros de impresin del documento soporte de esta transaccin de ensamble.
Adicin de Componentes:
El objetivo de este programa es permitir al usuario adicionar componentes o elementos que estn o no en la frmula del Kit, se utilicen o
consuman en mayor proporcin o en forma adicional en un proceso de ensamble.
Empresa:
Cdigo de identificacin de la empresa que realiza la transaccin.
C.U.:
Cdigo de identificacin del centro de utilidad.
Documento:
Corresponde al tipo y nmero del documento de ensamble donde se desea agregar componentes a la operacin. Es de anotar, que mediante la
tecla <F2> es posible consultar los tipos de documentos existentes.
Parte ensamblada:
Cdigo del tem ensamblado al cual se desea agregar componentes.
Concepto :
Cdigo de concepto en el que estn indicados los parmetros de funcionamiento del ensamble a realizar.
Componente:
Corresponde al cdigo de parte del componente a adicionar.
Bodega de salida:
Cdigo de la bodega de donde salen los componentes a adicionar.
Cantidad:
Cantidad de unidades a adicionar.
Detalle:
Lnea de comentario adicional.
Retiro de Ensambles:
El objetivo de este programa es permitir retirar registros de documentos de ensamble.
Se debe reportar el Lapso, Empresa, C.U., Tipo y Nmero de documento, y nmero de tem que se desea retirar. Al seleccionar el tem ste
reversar todas las transacciones que lo soportan, es decir todos los componentes.
Captura de Desensambles:
Este programa es complementario a los anteriores. Su objetivo es permitir al usuario reportar el desarme o desensamble de kits. Se basa
igualmente en la formulacin de cada elemento. Se utiliza por ejemplo cuando se desea descomponer los kits de una oferta y retornar los
elementos a su estado natural e individual.
Lapso:
Campo numrico de 4 posiciones en formato AAMM, que indica el ao - mes en que se realiza la transaccin.
Empresa:
Cdigo de identificacin de la empresa que realiza la transaccin.
C.U.:
Cdigo de identificacin del centro de utilidad.
Documento:
Campo en formato ..-xxxxx, donde las dos primeras posiciones indican el tipo de documento asociado a la transaccin, seguido por el
consecutivo de 5 dgitos. Es de anotar, que mediante la tecla <F2> es posible consultar los tipos de documentos existentes.
Fecha :
Campo en formato AAMMDD que corresponde a la fecha de la transaccin.
Dcto Alt.:
Campo opcional para citar un documento de uso interno que est relacionado con esta operacin.
Autorizado:
Iniciales del nombre y apellido de la persona que realiza la operacin. Este campo debe haber sido creado previamente en el catlogo de
firmas. Con la tecla <F2> es posible consultar las firmas existentes.
Detalle :
Campo conformado por 5 lneas de 80 caracteres cada una en las cuales se describe la operacin a realizar.
Concepto:
Corresponde al cdigo de concepto definido para desensambles.
Bodega:
Corresponde al cdigo de bodega donde esta reportada la existencia del Kit que se desea desensamblar.
Parte a Desensamblar:
Corresponde al cdigo de parte a desensamblar.
Cantidad a Desensamblar:
Corresponde al nmero de unidades de inventario de la parte (Kit) a desensamblar.
Bodega de Componentes:
Corresponde al cdigo de bodega donde ingresarn los elementos o componentes resultantes del desensamble.
1= Costo estndar de componentes: Significa que el costo de los componentes se valorar con base en el costo estndar
de las partes de inventarios.
2= Costo promedio de los componentes: Significa que el costo de los componentes se valorar con base en el costo
promedio actual de las partes de inventarios.
Detalle:
Lnea de comentarios adicional.
Retiro de Desensambles:
El objetivo de este programa es permitir reversar las transacciones de desensambles reportadas en el sistema.
Se debe seleccionar el lapso, empresa, C.u., y tipo y nmero de documento de ensamble a reversar. Este proceso reversa la totalidad de las
transacciones comprendidas en el documento reportado.
Al ingresar a la opcin de consulta o listado se deben diligenciar los siguientes campos relativos a los parmetros de seleccin de la
informacion:
Pedidos Internos
Un pedido interno es un proceso en el que una bodega hace una solicitud a otra bodega. Tambin tiene aplicacin en las solicitudes desde
diferentes departamentos o secciones a una bodega. A diferencia de los procesos de salidas de inventarios estudiados hasta el momento, aqu
hay un seguimiento a la cantidad solicitada, y al igual que en el proceso de compras, estn disponible varias consultas sobre los pedidos
internos pendientes y cumplidos.
La aplicacin de esta modalidad de trabajo se da por ejemplo en bodegas remotas, donde hay una bodega principal en la que se centraliza todo
el proceso de compras o manufactura.
Es utilizado igualmente en las solicitudes al almacn para controlar la entrega de elementos por parte de ste.
Los pedidos internos pueden ser capturados directamente por el usuario, o generados en forma automtica con base en los pedidos puntos
mnimo, mximo y de pedido de los parmetros de control.
Al ingresar por la opcin <1> programa de Generacin Automtica se deben diligenciar los siguientes campos:
1= Por Grupo: Significa que el reporte ser generado y ordenado por el grupo de partes.
2= Por Caracterstica: Significa que el reporte ser generado y ordenado por cdigo de caracterstica de las partes.
3= Por Clasificacin: Significa que el reporte ser generado y ordenado de acuerdo a la clasificacin (A,B,C,D) de las partes de
inventario.
Cdigo de Bodega:
Cdigo de la bodega de la cual se tomar la informacin de existencias y estadstica para calcular el pedido interno.
2= Por referencia
3= Alfabtico.
1= Genera Listado: Significa que se genera un reporte mostrando la cantidad a pedir de acuerdo a los parmetros.
2= Genera Listado y Pedido Interno: Significa que se genera el reporte y adems un pedido interno al almacn para que ste
solicite o no a compras, segn considere.
Solicitante:
Si se escoge la opcin 2, se requiere el cdigo de firma a nombre de quien saldr el pedido interno.
Detalle:
Observaciones del documento.
Al ingresar por el programa de Generacin Manual se deben diligenciar los siguientes campos:
Fecha:
Fecha en que es elaborado el pedido.
Solicitante:
Cdigo de firma de quien solicita.
Destino:
Campo informativo para sealar el cdigo de departamento o centro de costos que solicita.
O.P. Numero:
Campo informativo para indicar el nmero de orden de produccin en el evento en que el pedido sea con destino a una OP.
Observaciones:
Lneas de detalle para comentarios y observaciones que se requiera hacer.
Parte:
Cdigo de la parte a pedir.
Bod._ Entrada:
Cdigo de la bodega a donde debern ingresar los productos pedidos.
Cantidad:
Cantidad pedida.
En el siguiente formato de pantalla se presenta la informacin que se requiere para hacer uso de este mdulo:
Nmero de pedido:
Consecutivo automtico asignado por el sistema.
Fecha:
Fecha en que es elaborado el pedido.
Solicitante:
Cdigo de firma de quien solicita.
Bodega:
Cdigo de la bodega que solicita.
Destino:
Campo informativo para sealar el cdigo de departamento o centro de costos que solicita.
O.P. Numero:
Campo informativo para indicar el nmero de orden de produccin en el evento en que el pedido sea con destino a una OP.
Observaciones:
Lneas de detalle para comentarios y observaciones del usuario.
Parte:
Cdigo de la parte a pedir.
Bod_ Salida:
Cdigo de la bodega de donde se despacharn los tems solicitados.
Cantidad:
Cantidad pedida.
Detalle:
Lnea de observaciones por tem.
Anulacin de Pedidos:
El objetivo de este programa, es permitir al usuario anular y reversar un pedido interno en particular.
Para hacer uso de ella se debe seleccionar el nmero de pedido que se desea anular, como se muestra a continuacin:
Al ingresar por la opcin 7 de Descripcin de tems de no stock se debe diligenciar los siguientes campos:
Al ingresar a la opcin 8 de Dar por Cumplido un Pedido se debe seleccionar el nmero del pedido y escoger entre 2 opciones siguiendo las
instrucciones que el programa demanda as:
La tecla de funcin <F2> permite consultar y seleccionar el nmero tem del pedido interno que se desea dar por cumplido.
La tecla de funcin <F3> da por cumplido todos los tems del pedido interno.
Al ingresar por la opcin 9 de Eliminar Pedidos Cumplidos el sistema despliega el siguiente formato de pantalla informando al usuario las
caractersticas del proceso:
Impresin de documentos
El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir uno o varios pedidos internos.
Al ingresar por la opcin A de Impresin de Documentos se deben diligenciar los campos que se presentan en el siguiente formato de
pantalla:
Al ingreso de cada opcin se deben diligenciar los campos bsicos para la seleccin de la informacin. El siguiente formato de
pantalla da una visin grfica de los campos solicitados:
Al ingresar a la opcin de Captura Entradas / Salidas se deben diligenciar los siguientes campos:
Lapso:
Cdigo del lapso en el que se realiza la transaccin.
Empresa:
Cdigo de la empresa a travs de la cual se realiza la transaccin.
C.U.:
Cdigo del centro de utilidad donde se realiza la transaccin.
Documento:
Tipo y nmero de documento a realizar, por ejemplo SA-00001 para una Salida de Almacn.
Fecha:
Fecha en la que se realiza la transaccin. Esta debe pertenecer al lapso seleccionado.
Dcto_Alt.:
Campo informativo para registrar el nmero de documento fuente de la transaccin.
Autorizado:
Cdigo de firma de la persona que autoriza o realiza la transaccin.
Beneficiario:
Campo informativo. Se utiliza para registrar nmeros de nit o cdula de beneficiarios a los cuales se les enva o de quien se recibe. Este debe
estar previamente creado en el catlogo de beneficiarios.
Sucursal:
Cdigo de la sucursal del beneficiario.
Detalle:
Lneas de para registrar las observaciones o comentarios a que diere lugar la transaccin. Estas sern impresas en el documento generado.
Concepto:
Cdigo del concepto a travs del cual se desea registrar la transaccin.
Bodega: Cdigo de la bodega de donde sale o a donde ingresan las partes de inventario que se desea registrar.
Parte:
Cdigo de la parte de inventarios sobre la cual se desea hacer el registro transaccional.
Cantidad-1:
Cantidad en unidades de inventario que se desea afectar con la transaccin.
Cantidad-2:
Cantidad en unidades de medida adicional que se desea afectar en la transaccin.
Costo Unitario:
Valor de una unidad de inventario. Este costo se solicita o se calcula de acuerdo al indicador del concepto para el calculo del costo.
Normalmente en los registros de entrada se captura, y en los registros de salidas se calcula.
Costo Total:
Valor calculado por el sistema al multiplicar el costo unitario por el total de cantidad-1.
Destino:
Cdigo del destino asociado y destino sobre el cual se desea dejar huella o cargar los costos de la transaccin. Por ejemplo un
Centro de Costos, un Vehculo, una Obra, etc. Este se solicita siempre y cuando el indicador del concepto est activado para ello.
Mquina:
Cdigo del catlogo de mquinas sobre la cual se desea dejar huella o cargo de los costos de la transaccin. Este se solicita siempre y cuando
el indicador del destino est activado para ello.
Producto:
Cdigo del catlogo de productos sobre el cual se desea hacer cargo de la transaccin. Este se solicita siempre y cuando el indicador del
concepto est activado para ello.
Detalle:
Lnea adicional de observaciones por cada cdigo de parte.
Al terminar la captura de las partes, es decir de los registros, se debe digitar la tecla <ESC> para terminar el documento y definir las opciones
adicionales de impresin.
a. El sistema no permite saldos en rojo, por lo tanto debe existir cantidad suficiente en existencia para registrar la salida por consumo interno.
c. Tener creado el tipo de documento asociado a esta transaccin: Ej. SA, salida de almacn.
Al ingresar al programa Modificacin/Retiro se deben diligenciar los campos que se ingresaron en la captura, tal como se presenta
en el siguiente formato de pantalla:
Disminucin de la existencia en
la unidad de inventario. Aumento de la
Disminucin de existencia en la existencia en la unidad
unidad adicional (Opcional) de inventario.
Mercanca
Aumento de la
existencia en la unidad
adicional (Opcional)
Como consideracin especial se debe mencionar que es necesario tener previamente creado el documento y el concepto con los
cuales se va a registrar la transferencia o traslado. El sistema no permitir hacer un traslado si la bodega de salida no tiene existencias
reportadas, esto debido a que el sistema no permite el manejo de cantidades ni costos negativos.
Al ingresar al programa de Captura Transferencias / Traslados el usuario deber diligenciar los campos que se presentan en el
siguiente formato de pantalla:
Lapso:
Cdigo del lapso en el que se realiza la transaccin.
Empresa:
Cdigo de la empresa a travs de la cual se realiza la transaccin.
C.U.:
Cdigo del centro de utilidad donde se realiza la transaccin.
Documento:
Tipo y nmero de documento a realizar, por ejemplo TR-00001 para una transferencia de inventarios.
Fecha:
Fecha en la que se realiza la transaccin. Esta debe pertenecer al lapso seleccionado.
Dcto_Alt.:
Campo informativo para registrar el nmero de documento fuente de la transaccin.
Autorizado:
Cdigo de firma de la persona que autoriza o realiza la transaccin.
Beneficiario:
Campo informativo. Se utiliza para registrar nmeros de nit o cdula de beneficiarios a los cuales se les enva o de quien se recibe. Este debe
estar previamente creado en el catlogo de beneficiarios.
Sucursal:
Cdigo de la sucursal del beneficiario.
Detalle:
Lneas de para registrar las observaciones o comentarios a que diere lugar la transaccin. Estas sern impresas en el documento generado.
Cdula o Nit:
Nmero de identificacin de quien transporta.
Nombre Transportadora:
Cuando el transporte se efecta por parte de una compaa especializada, se debe registrar aqu el nombre de la misma.
Direccin de despacho:
Corresponde a la descripcin de la direccin a donde es remitido el despacho.
Ciudad de despacho:
Corresponde al nombre de la ciudad o municipio a donde se despacha.
Nmero de gua:
Corresponde al nmero de cupn o gua de transporte emitido por las compaas transportadoras.
Peso en kilos:
Es el peso en kilos que se transporta. Este puede ser calculado por el sistema e impreso en el formato de remisin, de acuerdo al peso terico
en kilos registrado al crear las partes de inventario.
Volumen en Mt3:
Es el volumen que ocupan los productos que se transportan. Este puede ser calculado por el sistema e impreso en el formato de remisin, de
acuerdo al volumen terico registrado en el campo de Mt3 al crear las partes de inventario.
Valor asegurado:
Corresponde al valor por el cual se desea asegurar el despacho.
Observaciones:
Lnea de observaciones o comentarios finales.
Concepto:
Cdigo del concepto a travs del cual se desea registrar la transaccin.
Bodega:
Cdigo de la bodega de donde salen las partes de inventario que se desea registrar.
Parte:
Cdigo de la parte de inventarios sobre la cual se desea hacer el registro de salida.
Bodega:
Cdigo de la bodega a donde ingresan las partes de inventario que se estn registrando.
Parte:
Cdigo de la parte de inventarios sobre la cual se desea hacer el registro de ingreso. El sistema por default sugiere que sea la
misma de salida.
Cantidad-1:
Cantidad en unidades de inventario que se desea afectar con la transaccin.
Cantidad-2:
Cantidad en unidades de medida adicional que se desea afectar en la transaccin.
Costo Unitario:
Valor de una unidad de inventario. Este costo es calculado por el sistema de acuerdo al costo promedio del inventario existente en la bodega
de salida.
Costo Total:
Valor calculado por el sistema al multiplicar el costo unitario por el total de cantidad-1.
Destino:
Cdigo del destino asociado y destino sobre el cual se desea dejar huella de la transaccin. Por ejemplo un Centro de Costos, un
Vehculo, una Obra, etc. Este se solicita siempre y cuando el indicador del concepto est activado para ello.
Mquina:
Cdigo del catlogo de mquinas sobre la cual se desea dejar huella de la transaccin. Este se solicita siempre y cuando el indicador del
destino est activado para ello.
Producto:
Cdigo del catlogo de productos sobre el cual se desea dejar huella de la transaccin. Este se solicita siempre y cuando el indicador del
concepto est activado para ello.
Detalle:
Lnea adicional de observaciones por cada cdigo de parte.
Para terminar se debe digitar la tecla <ESC> hasta registrar los campos de impresin o salir del mdulo de captura.
Al ingresar al programa 4 de Modificacin/Retiro se deben diligenciar los campos que se ingresaron en la captura en el
encabezado del documento, tal como se presenta en el siguiente formato de pantalla:
Es necesario recordar que este tipo de partes no tienen una descripcin ni una unidad de medida especfica, pues son un comodn. Estas se
capturan en el momento de hacer el registro de las transacciones. Eventualmente se requiere ampliar la descripcin de las mismas y es por
ello que se hace necesario modificar o agregar en el documento la descripcin de los registros correspondientes a No-Stocks. Se debe
diligenciar el siguiente formato de pantalla.
Lapso:
Cdigo del lapso en el que se realiza la transaccin.
Empresa:
Cdigo de la empresa a travs de la cual se realiza la transaccin.
C.U.:
Cdigo del centro de utilidad donde se realiza la transaccin.
Documento:
Tipo y nmero de documento a realizar, por ejemplo SA-00001 para una Salida de Almacn con base en pedidos internos.
Fecha:
Fecha en la que se realiza la transaccin. Esta debe pertenecer al lapso seleccionado.
Dcto_Alt.:
Campo informativo para registrar el nmero de documento fuente de la transaccin.
Autorizado:
Cdigo de firma de la persona que autoriza o realiza la transaccin.
Detalle:
Lneas de para registrar las observaciones o comentarios a que diere lugar la transaccin. Estas sern impresas en el documento generado.
Concepto:
Cdigo del concepto a travs del cual se desea registrar la transaccin. Este debe ser de salida o transferencia de inventarios.
Pedido nmero:
Corresponde al nmero del pedido interno que se desea despachar.
Cantidad a despachar:
Cantidad en unidades de inventario que se desea despachar por cada parte de inventario del pedido interno.
Bodega de Entrada:
Cdigo de la bodega donde debern ingresar los inventarios despachados.
Detalle:
Lnea adicional de observaciones por cada cdigo de parte.
Impresin de documentos
El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir uno o varios documentos, en orden consecutivo
ascendente, cuando sea necesario hacerlo. Se pueden imprimir todos los documentos de entradas, salidas y transferencias capturados
en las diferentes opciones de Entradas / Salidas, Transferencias / Traslados y Salidas / Traslados explicados en los numerales
anteriores.
El siguiente formato de pantalla muestra la informacin que se debe registrar para hacer una seleccin e impresin de documentos:
Como consecuencia de este proceso se genera un archivo de variaciones, que al ser aprobado por las personas responsables de la
administracin del inventario, finalmente se actualiza igualando el dato terico con el fsico. Entre las causales de las variaciones ms
comunes se pueden citar las malas imputaciones en los cdigos al momento de realizar las diferentes transacciones de entrada / salida,
faltantes por robo, mltiples documentos realizados para una misma transaccin y transacciones no informadas en el sistema (obsequios,
donaciones, dadas de baja, etc.).
El siguiente diagrama de ambientacin muestra el proceso desde la preparacin para la toma del inventario fsico, hasta la parte final de
ajustes:
Condiciones Preliminares
No puede haber transacciones de ventas pendientes de acumular (En la modalidad P.O.S.).
Toda la mercanca remisionada se debe facturar
Durante la operacin de conteo no pueden haber transacciones de Entrada /Salida, hasta
tanto no terminar el registro.
Se debe tener un tipo de documento y los concepto asociados a este proceso, uno de entrada
y otro de salida.
Al ingresar por las opciones 1, 2, 3 o 4 se deben diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin y ordenamiento del reporte, un
ejemplo de ello se puede visualizar en el siguiente formato de pantalla:
0= Discrimina todas las partes: Significa que se generara el listado de todas las partes de inventario contenidas en el catlogo de partes,
ordenadas segn la seleccin del reporte, es decir, por cdigo de parte, por grupo o caracterstica.
1= Discrimina partes por bodega: Significa que solamente se imprimirn en el reporte las partes que tengan o hayan tenido movimiento en
una o varias bodegas seleccionadas. Cuando se selecciona esta opcin, se debe registrar adems los cdigos de las bodegas de las cuales se
har el inventario, para que el sistema seleccione solamente las partes que han tenido movimiento en ellas.
1= Por cdigo:
2= Por referencia:
3= Alfabtico:
Opciones Adicionales:
Se brindan algunas opciones adicionales para complementar el reporte, estas son:
Las formas especiales son usualmente formas continuas comercialmente conocidas o diseadas especficamente por algunos usuarios.
Este archivo deber inicializarse cada vez que se desea hacer un inventario fsico. Como caractersticas especiales se debe considerar
que no deber haber inventarios pendientes de ajuste para un nuevo inventario fsico. Igualmente no se debe olvidar que el usuario
deber preparar la informacin para que el proceso sea exitoso. Esto quiere decir que:
Durante el proceso de captura y reporte del inventario al sistema, no se deber hacer registro de transacciones.
Si el fsico de una parte es 0, esta se deber reportar, de lo contrario el sistema no har ajuste para las partes no reportadas.
Si la parte que se reporta no exista anteriormente en el sistema, se deber diligenciar adems el costo unitario.
Se recomienda hacer el proceso de ajuste automtico y posteriormente justificar las diferencias. Esto debido que la existencia fsica es una
realidad y la bsqueda de errores o malos manejos es un proceso administrativo. Se debe hacer el ajuste para no entorpecer el registro de
las transacciones en adelante.
Al ingresar al programa de Inicializacin del Maestro Fsico se deber diligenciar los siguientes campos:
Al ingresar a la opcin 6 de Captura del Inventario Fisico el usuario deber diligenciar el siguiente formato de pantalla:
Parte:
Cdigo de la parte inventariada.
Cantidad-1:
Cantidad fsica inventariada en la unidad de inventario de la parte.
Cantidad-2:
Cantidad fsica inventariada en la unidad de medida adicional de la parte.
Costo unitario:
Costo unitario en unidad de inventario de la parte. Este campo solo se solicita cuando no existe registro o maestra de la parte en la bodega.
En el siguiente formato de pantalla se presenta un ejemplo de los datos que deber diligenciar el usuario para hacer la consulta o
generar un listado del inventario reportado:
El siguiente formato de pantalla presenta la descripcin del proceso y los campos que deber diligenciar el usuario:
Fecha:
Corresponde a la fecha registrada en el archivo de inventario fsico.
Empresa:
Cdigo de la empresa en la cual se desea hacer el ajuste de inventario.
C.U.:
Cdigo del dentro de utilidad del inventario.
Tipo de Documento:
Corresponde al cdigo del documento que se utilizar para registrar los ajustes del inventario en el sistema. Normalmente se utiliza un AJ de
Ajuste de Inventario.
Autorizado por:
Cdigo de firma de la persona que autoriza la elaboracin del ajuste.
Concepto de entrada:
Cdigo del concepto con el cual se registrarn los sobrantes de inventario fsico.
Concepto de salida:
Cdigo del concepto con el cual se registrarn los faltantes del inventario fsico.
Bodega:
Cdigo de la bodega que se desea ajustar. <Enter> ajusta todas las bodegas incluidas en el archivo de inventario fsico.
Proceso CMCCFAC.
Este programa tiene como finalidad hacer la actualizacin de los archivos de facturacin, movimiento, estadsticas, y maestros de
existencias, con base en el inventario fsico reportado.
Esta opcin es utilizada cuando se requiere que las diferencias generen una factura de venta. Para las partes de inventario que
presentan diferencias, el sistema elabora automticamente una factura de venta de tal manera que la historia de los ajustes se refleje
en las transacciones del kardex.
El siguiente formato de pantalla presenta la descripcin del proceso y los campos que deber diligenciar el usuario:
Fecha:
Corresponde a la fecha registrada en el archivo de inventario fsico.
Empresa:
Cdigo de la empresa en la cual se desea hacer el ajuste de inventario.
C.U.:
Cdigo del dentro de utilidad del inventario.
Tipo de Documento:
Corresponde al cdigo del documento que se utilizar para registrar los ajustes del inventario en el sistema como un registro de venta.
Normalmente se utiliza un FV de Factura de venta.
Autorizado por:
Cdigo de firma de la persona que autoriza la elaboracin del ajuste.
Concepto de venta:
Cdigo del concepto con el cual se registrarn los faltantes de inventario fsico.
Bodega:
Cdigo de la bodega que se desea ajustar.
Cliente:
Cdigo del beneficiario a nombre de quien se desea hacer la factura.
Vendedor:
Cdigo del vendedor en nombre de quien se desea registrar la venta.
Lista de precios:
Cdigo de la lista de precios con la cual se desea valorar la venta.
Al ingresar a la opcin 1 o 2 el usuario deber diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin de la informacin. Los
siguientes formatos de pantalla correspondientes a la consulta, dan una vision grafica del tipo y ordenamiento de informacionde estas
opciones:
Al ingresar al programa de Consulta por parte se debe digitar el cdigo de la parte y la bodega respectiva. A continuacin el sistema
despliega un formato con el contenido de los diferentes campos de la maestra bodega/parte.
El usuario puede seleccionar un cdigo de lapso a partir del cual desea consultar el kardex, y una vez desplegada la consulta, puede conocer el
detalle de cualquier transaccin registrada, seleccionando el nmero de registro tal como se enumera en la parte izquierda del reporte.
El siguiente formato de pantalla muestra los diferentes campos mencionados y las opciones de seleccin y consulta:
Al ingresar al programa Listado de transacciones por parte se deben diligenciar los siguientes campos:
Parte:
Corresponde al cdigo de parte de inventarios de la cual se desea listar. Con la tecla <Enter> se puede generar el reporte de todas las partes.
Lapso Inicial:
Corresponde al cdigo de lapso contable a partir del cual se desea listar.
Fecha Inicial:
Corresponde a la fecha a partir de la cual se desea generar el reporte.
Lapso final:
Corresponde al cdigo de lapso contable hasta el cual se desea listar.
Fecha final:
Corresponde a la fecha hasta la cual se desea generar el reporte.
Forma de costeo:
Determina la forma en que se valorar el reporte, asi:
1= Costo Promedio: Significa que se presentara valorado el reporte al costo real del sistema, que es el costo promedio.
2= Costo Estandar: Significa que se presentara valorado el reporte con base en el costo estandar de cada parte.
3= Ultimo Costo: Significa que el reporte se valorara con base en el ltimo costo unitario reportado por cada parte.
Al ingresar al programa Listado de transacciones por Grupo se deben diligenciar los siguientes campos:
Grupo:
Corresponde al cdigo de grupo de inventarios del cual se desea listar. Con la tecla <Enter> se puede generar el reporte de todos los grupos.
Lapso Inicial:
Corresponde al cdigo de lapso contable a partir del cual se desea listar.
Fecha Inicial:
Corresponde a la fecha a partir de la cual se desea generar el reporte.
Lapso final:
Corresponde al cdigo de lapso contable hasta el cual se desea listar.
Fecha final:
Corresponde a la fecha hasta la cual se desea generar el reporte.
Forma de costeo:
Determina la forma en que se valorar el reporte, asi:
1= Costo Promedio: Significa que se presentara valorado el reporte al costo real del sistema, que es el costo promedio.
2= Costo Estandar: Significa que se presentara valorado el reporte con base en el costo estandar de cada parte.
3= Ultimo Costo: Significa que el reporte se valorara con base en el ltimo costo unitario reportado por cada parte.
Al ingresar al programa Listado de transacciones por caracterstica se deben diligenciar los siguientes campos:
Caracterstica:
Corresponde al cdigo de caracterstica de inventarios de la cual se desea listar. Con la tecla <Enter> se puede generar el reporte de todas
Cdigo de Grupo:
Corresponde al cdigo de grupo de inventarios del cual se desea listar. Con la tecla <Enter> se puede generar el reporte de todos los grupos.
Lapso Inicial:
Corresponde al cdigo de lapso contable a partir del cual se desea listar.
Fecha Inicial:
Corresponde a la fecha a partir de la cual se desea generar el reporte.
Lapso final:
Corresponde al cdigo de lapso contable hasta el cual se desea listar.
Fecha final:
Corresponde a la fecha hasta la cual se desea generar el reporte.
Forma de costeo:
Determina la forma en que se valorar el reporte, asi:
1= Costo Promedio: Significa que se presentara valorado el reporte al costo real del sistema, que es el costo promedio.
2= Costo Estandar: Significa que se presentara valorado el reporte con base en el costo estandar de cada parte.
3= Ultimo Costo: Significa que el reporte se valorara con base en el ltimo costo unitario reportado por cada parte.
En los siguientes formatos de pantalla se pueden visualizar las diferentes opciones y posibilidades de seleccin y generacin de estos reportes:
En los siguientes formatos de pantalla se pueden visualizar las diferentes opciones y posibilidades de seleccin y generacin de estos reportes:
Estos reportes se basan en los indicadores opcionales de los catlogos de conceptos, lo que implica que no se presentan todos los conceptos
sino solamente aquellos que cumplan con los parmetros de seleccin del reporte.
En los siguientes formatos de pantalla se pueden visualizar las diferentes opciones y posibilidades de seleccin y generacin de estos reportes:
En los siguientes formatos de pantalla se pueden visualizar las diferentes opciones y posibilidades de seleccin y generacin de estos reportes:
En los siguientes formatos de pantalla se puede visualizar los campos correspondientes a los parmetros de seleccin y ordenamiento del
reporte que se deben diligenciar:
En los siguientes formatos de pantalla se puede visualizar los campos correspondientes a los parmetros de seleccin y ordenamiento del
reporte que se deben diligenciar:
Balances de inventario
El objetivo principal de estos reportes, es brindar al usuario la posibilidad de generar su estado de balance de inventario, desde diferentes
pticas y opciones de seleccin. En trminos generales, la presentacin de un reporte de balance de inventario comprende una columna de
saldo inicial, una de entradas, otra de salidas y una ultima columna con el saldo final. El reporte tiene la opcin de generarse en cantidades, o
en cantidades y costos; igualmente ofrece diferentes alternativas de seleccin, por ejemplo de una o todas las bodegas, todas las bodegas de un
centro de utilidad, o un grupo de bodegas. Finalmente tiene opciones adicionales para presentar los movimientos entre rangos de fechas y
presentar o no los totales por concepto.
Estos programas se pueden encontrar en el men principal del sistema comercial, como se muestra en el siguiente formato de pantalla:
Las tres primeras opciones dan la posibilidad de generar los reportes en forma separada bodega a bodega, y dentro de stas el detalle de los
totales por cada parte de inventarios.
Las siguientes tres opciones presentan la informacin consolidada, sumarizando los totales de las bodegas y partes seleccionadas y
confeccionando un solo listado global de inventarios.
El usuario deber diligenciar los campos relativos al ordenamiento y nivel de detalle de la informacin, como se muestran en el siguiente
formato de pantalla:
Al ingresar por las opciones de seleccin por grupo / parte, se deber diligenciar adems de la seleccin de bodegas, los siguientes campos:
Al ingresar por las opciones de caracterstica, el usuario adems de hacer la seleccin de las bodegas deseadas en el reporte, deber diligenciar
los siguientes campos:
Configure la direccin de
acceso al plan contable.
no Aplique procedimiento de
Los destinos en CG-UNO
si y CM-UNO son iguales ? equivalencia de destinos.
FIN
Por lo tanto, a la hora de obtener los comprobantes contables, toda la base de informacin generada mediante la gestin directa de los
documentos en el sistema, es aprovechada totalmente para generar los siguientes asientos contables.
Consumos: Inventarios
Gastos 7?xxxx Xxxxx
I.V.A. 240805 Xxxxx
Inventarios 14xxxx Xxxxx
CODIGO DESCRIPCION TIPO NIVEL TASA (I/R) BENF DOC DES MON CHE AMO CAN PTO CU ANEXO NAT
INVENTARIO
14 T 4 D
MATERIA PRIMA
14.1 T 5 D
M.P. GRAVADAS
14.1.1 T 6 D
GRAVADAS DEL 16%
14.1.1.1 D 7 2 0 0 0 0 0 0 D
GRAVADAS DEL 20%
14.1.1.2 D 7 2 0 0 0 0 0 0 D
M.P. EXCLUIDAS
14.1.2.. T 6 D
EXCLUIDAS
14.1.2.1 D 7 2 0 0 0 0 0 0 D
EXENTAS
14.1.2.2 D 7 2 0 0 0 0 0 0 D
Comparando los ejemplo mostrados en el punto 1 y en el punto 2, se pueden establecer las siguientes relaciones:
14.1.1.1 05.05
14.1.1.2
14.1.2.1 05.10
14.1.2.2
A la hora de grabar las equivalencias se debe tener en cuenta que el sistema trabaja por exclusin, esto quiere decir que en el primer rengln
se indica la cuenta a la cual se imputarn los casos generales que no se contemplen en las siguientes lneas de equivalencia. Tomando lo
anterior como base, el CM-UNO empieza a barrer el archivo de equivalencias desde las equivalencias especificas particulares hasta las
generales.
Al escoger la opcin [1] de Actualiza Equivalencia Cta_Inv. se deben informar los siguientes campos:
Los campos que el usuario debe diligenciar se muestran en el siguiente formato de pantalla:
Interfase de Compras
Actualizacion de equivalencias para cuentas por
pagar
El objetivo de este programa es crear por cada concepto de compras, una equivalencia a la cuenta por acreditar o pagar respectiva en la
contabilidad:
Al escoger la opcin [1]= Actualizacin Equivalencia CxP, se deben informar los siguientes campos:
Contabilizacin va CGBATCH
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar el comprobante contable de compras partiendo de los documentos causados y las
equivalencias contables. Esta opcin se escoge cuando el directorio donde est la contabilidad se encuentra en un equipo con el que no hay
posibilidad de comunicacin, bien sea porque no esta en red o porque se encuentra en un sitio remoto. Esta opcin implica el paso adicional
de copiar posteriormente archivos CGBATCH1.DAT y CGBATCH2.DAT, al directorio contable. Una vez se tiene la informacin all, se
ejecuta desde el programa contable el proceso de alimentacin de estos archivos.
Al ingresar por la opcin 4 de Actualizacin va CGBATCH se debe diligenciar los siguientes campos:
Para efectos de poder manejar simultneamente la generacin de varios archivos CGBATCH de interfase, el CM-UNO, permite que el
usuario de acuerdo a su criterio defina las terminaciones a manejar. Por ejemplo: .ROL, .NEO.
Contabilizacin Directa
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar y contabilizar en un solo proceso el comprobante contable de compras, partiendo
de los documentos causados en el CMUNO y las equivalencias entre este y CGUNO.
Esta es la alternativa ms rpida, debido a que es posible aprovechar los recursos de la mquina para ubicar de una vez en los datos del
directorio contable el nuevo archivo de interfase, sin necesidad de aplicar ningn paso intermedio. Se utiliza cuando ambos directorios estan
en un mismo equipo.
Al ingresar a la opcin 5 de Contabilizacin Directa el usuario deber diligenciar los siguientes campos:
Lapso:
Ao - Mes, del lote de grabacin donde quedar la informacin en la contabilidad.
Empresa:
Cdigo de la empresa, a la cual pertenecer la informacin en la contabilidad.
T. Comprobante:
Cdigo de identificacin del comprobante de acuerdo a la codificacin establecida en la contabilidad.
Nmero :
Consecutivo del lote de grabacin dentro del comprobante. Es importante tener en cuenta, que a la hora de actualizar no este creado este
nmero de lote.
Para definir el dispositivo donde se ubicarn los mensajes de posibles inconsistencias, el usuario tiene dos posibilidades: D= Disco, I=
Impresora
En el caso de haber escogido I, estas salen de una vez por la impresora. En el caso de elegir D, se informa el nombre del archivo de impresin
cuya terminacin puede ser definida por el mismo usuario.
Por ltimo, se solicita la confirmacin para dar inicio al proceso de interfase. En caso de respuesta negativa, todos los parmetros informados
son olvidados y se vuelve al men anterior.
En caso de problemas, el sistema despliega el mensaje : se presentaron inconsistencias, las cuales se encuentran en el nombre del listado
informado y deben ser corregidas antes de intentar nuevamente, la ejecucin del proceso de interfase.
xxxx xxxx
Al escoger la opcin [1] = Actualizacin Equi. Consumos/Costos, se debe informar los siguientes campos:
Esta opcin se escoge cuando el directorio donde esta la contabilidad se encuentra en un equipo con el que no hay posibilidad de
comunicacin, bien sea porque no esta en red o porque se encuentra en un sitio remoto. Esta opcin implica el paso adicional de copiar
posteriormente archivos CGBATCH1.DAT y CGBATCH2.DAT, al directorio contable y una vez se tiene la informacin all, se ejecuta
desde el programa contable el proceso de alimentacin de estos archivos.
Al ingresar por la opcin 4 de Contabilizacion via CGBATCH se deben diligenciar los siguientes campos:
Contabilizacin Directa
El objetivo de este programa es permitir al usuario obtener los comprobantes contables de consumos y costos de venta, a partir de las
transacciones y documentos de inventarios y ventas registrados, ms las equivalencias contables previamente definidas.
Esta es la alternativa ms rpida, debido a que es posible aprovechar los recursos de la mquina para ubicar de una vez, en los datos del
directorio contable, el nuevo archivo de interfase, sin necesidad de aplicar ningn paso intermedio.
Lapso:
Ao - Mes, del lote de grabacin donde quedar la informacin en la contabilidad.
Empresa:
Cdigo de la empresa, a la cual pertenecer la informacin en la contabilidad.
T. Comprobante:
Cdigo de identificacin del comprobante de acuerdo a la codificacin establecida en la contabilidad.
Nmero:
Consecutivo del lote de grabacin dentro del comprobante. Es importante tener en cuenta, que a la hora de actualizar no este creado este
nmero de lote.
Para definir el dispositivo donde se ubicarn los mensajes de posibles inconsistencias, el usuario tiene dos posibilidades: D= Disco, I=
Impresora
En el caso de haber escogido I, estas salen de una vez por la impresora. En el caso de elegir D, se informa el nombre del archivo de impresin
y cuya terminacin puede ser definida por el mismo usuario.
Por ltimo, se solicita la confirmacin para dar inicio al proceso de interfase. En caso de respuesta negativa, todos los parmetros informados
son olvidados y se vuelve al men anterior.
En caso de problemas, el sistema saca el mensaje : se presentaron inconsistencias, las cuales se encuentran en el nombre del listado
informado en el punto 8 y deben ser corregidas antes de intentar nuevamente, la ejecucin del proceso de interfase.
Hay una estrecha relacin en todos los estados que va tomando la informacin, desde que se origina como documento en el sistema
comercial, hasta quedar finalmente registrada en los libros oficiales de la contabilidad.
Documento generado en
la parte transaccional de Contabilizacin por Generacin de libros
inventarios, compras y medio del proceso de oficiales de contabilidad
ventas interfase
Por lo tanto un documento que ya se ha tenido en cuenta para los libros oficiales de cmara de comercio ; de acuerdo a las normas contables,
no se debe retirar, y si un documento ya ha sido contabilizado, y no registrado en los libros de cmara de comercio, en caso de ser necesario
su retiro, se puede empezar el proceso de reversar de todas las fases por las que paso tanto el sistema contable como en el sistema comercial.
Si un documento todava no ha salido del entorno del programa del sistema comercial, su proceso de retiro tiene menos implicaciones que los
casos anteriores. La recomendacin es que todos los documentos y transacciones que se desee reversar, se haga en otro documento.
Al ingresar por el programa de Generacin Automtica de S.I. se deben diligenciar los siguientes campos:
Cdigo de bodega:
Corresponde al cdigo de la bodega a la cual se desea cargar los saldos iniciales.
Cdigo de grupo:
Corresponde al cdigo del grupo sobre los cuales se reportaran los valores de saldos iniciales de ajustes por inflacin.
En el siguiente formato de pantalla se presentan los campos que el usuario deber diligenciar para utilizar este programa:
Cdigo de bodega:
Corresponde al cdigo de la bodega en la cual se desea modificar y/o actualizar el valor de los saldos iniciales de ajustes por inflacin.
Cdigo de parte:
Corresponde al cdigo de la parte de inventarios a la cual se desea actualizar el saldo inicial.
Valor Paag:
Corresponde al valor acumulado de paag para la bodega / parte que se est actualizando.
Saldo en costo:
Valor que despliega informativamente el sistema para el usuario. No es modificable.
Saldo en cantidad:
Valor que despliega informativamente el sistema para el usuario. No es modificable
En el siguiente formato de pantalla se presentan los campos que se deben diligenciar al ingresar al programa de Generacin Ajuste
Mensual:
En el siguiente formato de pantalla se presentan los campos que el usuario debe diligenciar y el contenido de la consulta que presenta el
sistema:
El siguiente formato de pantalla muestra un ejemplo de las variables de seleccin y campos que deber diligenciar el usuario para hacer uso
de este reporte:
Al ingresar por la opcin de Captura Ajuste Paag se deben diligenciar los siguientes campos:
Al ingresar por la opcin de Captura Ajuste costo - consumo se deben diligenciar los siguientes campos:
Esta opcin se escoge cuando el directorio donde est la contabilidad se encuentra en un equipo con el que no hay posibilidad de
comunicacin, bien sea porque no esta en red o porque se encuentra en un sitio remoto. Esta opcin implica el paso adicional de copiar
posteriormente archivos CGBATCH1.DAT y CGBATCH2.DAT, al directorio contable. Una vez se tiene la informacin all, se ejecuta desde
el programa contable el proceso de alimentacin de estos archivos.
Al ingresar por la opcin 9 de Contabilizacion via CGBATCH se deben diligenciar los siguientes campos:
Para efectos de poder manejar simultneamente la generacin de varios archivos CGBATCH de interfase, el CM-UNO, permite que el
usuario de acuerdo a su criterio defina las terminaciones a manejar. Por ejemplo: .RO, NEO.
Contabilizacin Directa
El objetivo de este programa es permitir generar y contabilizar el comprobante automtico de Ajustes por Inflacin a partir de las
equivalencias de cuentas y las transacciones del inventario.
Esta es la alternativa ms rpida, debido a que es posible aprovechar los recursos de la mquina para ubicar de una vez en los datos del
directorio contable el nuevo archivo de interfase, sin necesidad de aplicar ningn paso intermedio.
Dependiendo de la opcin escogida, se invoca una pantalla en donde estn los indicadores generales del proceso.
A continuacin es necesario informar los parmetros que determinan la informacin del sistema comercial CM-UNO, que se tendr en cuenta
para el proceso:
Seguidamente, se definen los parmetros que determinan el lote de grabacin donde quedar la informacin en el sistema contable:
Lapso:
Ao - Mes, del lote de grabacin donde quedar la informacin en la contabilidad.
Empresa:
Cdigo de la empresa, a la cual pertenecer la informacin en la contabilidad.
T. Comprobante:
Cdigo de identificacin del comprobante de acuerdo a la codificacin establecida en la contabilidad.
Nmero :
Consecutivo del lote de grabacin dentro del comprobante. Es importante tener en cuenta, que a la hora de actualizar no este creado este
nmero de lote.
Para definir el dispositivo donde se ubicarn los mensajes de posibles inconsistencias, el usuario tiene dos posibilidades: D= Disco, I=
Impresora
En el caso de haber escogido I, estas salen de una vez por la impresora. En el caso de elegir D, se informa el nombre del archivo de impresin
cuya terminacin puede ser definida por el mismo usuario.
Por ltimo, se solicita la confirmacin para dar inicio al proceso de interfase. En caso de respuesta negativa, todos los parmetros informados
son olvidados y se vuelve al men anterior.
En caso de problemas, el sistema despliega el mensaje : se presentaron inconsistencias, las cuales se encuentran en el nombre del listado
informado y deben ser corregidas antes de intentar nuevamente, la ejecucin del proceso de interfase.
La condicin previa para aplicar el presupuesto de consumos, es que tenga activado el indicador de Actualiza Presupuesto de Consumo, en
los parmetros de configuracin del sistema.
Al ingresar por la opcin de Actualizacin Ppto. De Consumos el usuario deber diligenciar los siguientes campos:
Destino Asociado:
Corresponde al cdigo de destino asociado o tipo de destino que se desea presupuestar. Por ejemplo OB de obras.
Destino:
Corresponde al cdigo de destino que se desea presupuestar.
Parte:
Corresponde al cdigo de la parte de inventarios que se desea presupuestar.
Cantidad:
Corresponde a la cantidad total medida en unidades de inventario de la parte que se desea presupuestar.
Costo Unitario:
Corresponde al costo unitario presupuestado por cada parte.
Costo Total:
Corresponde al clculo de multiplicar la cantidad por el costo unitario.
Al ingresar por la opcin de Actualizacin Ppto. De Consumos el usuario deber diligenciar los siguientes campos:
Mes:
Corresponde al mes en el cual se desea capturar el presupuesto.
Bodega:
Corresponde al cdigo de bodega sobre la cual se desea presupuestar.
Destino:
Corresponde al cdigo de destino asociado o tipo de destino, y destino que se desea presupuestar. Por ejemplo OB de obras.
Parte:
Corresponde al cdigo de la parte de inventarios que se desea presupuestar.
Extensin:
Cuando la parte de inventario tiene extensiones, se debe capturar el cdigo de la extensin sobre la cual se desea presupuestar.
Cantidad:
Corresponde a la cantidad total medida en unidades de inventario de la parte que se desea presupuestar.
Costo Unitario:
Corresponde al costo unitario presupuestado por cada parte.