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PROCESO ADMINISTRATIVO

BOGOT DC , 29 NOVIEMBRE 2013

PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACIN

Es seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al futuro para formular


las actividades necesarias para lograr los objetivos organizacionales. La
determinacin de los objetivos y la eleccin de los cursos de accin para lograrlo,
con base de la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de
realizarse en un futuro.

Principios:

a. Factibilidad:
Lo que se planea debe ser realizable
b. Objetividad y cuantificacin:
Cuando se plantea es necesario basarse de datos reales, razonamiento
precisos y exactos y nunca en opiniones subjetivas. La planeacin es ms
exacta mientras puede ser cualificada, o sea expresada en tiempo, dinero,
cantidades y especificaciones.
c. Flexibilidad:
Al elaborar planes es necesario establecer mrgenes de holgura que
permitan afrontar situaciones imprevistas y proporcionar cursos de accin
que se ajusten a esas condiciones.
d. Unidad:
Todos los planes especficos deben estar integrados a un plan general y
dirigirse a logro de los propsitos generales.
e. Cambio de estrategias:
Cuando un plan se extiende en cuanto al tiempo es necesario rehacerse
completamente.

Procesos:

1. Evaluacin de factores internos y externos:


Es fundamental echar un vistazo preliminar a los factores que puedan influir
en la realizacin de un plan.
a. Factores internos:
Desempeo de la planeacin
Estructura de la organizacin
Recursos empresariales
b. Factores externos:
Mercado
Competencia
Clientes
Poltica
2. Establecer objetivos:
El segundo paso de la planeacion es estaurar un objetivo general para toda
la empresa y luego para cada unidad subordinada, lo que debe hacerse
pensando en corto y largo plazo. Basandose en 3 preguntas:
Dnde queremos estar?
Qu queremos lograr?
Cundo queremos lograrlo?
3. Desarrollo premisas:
El siguiente paso logico en la planeacion es establecer, divulgar y logrear el
acuerdo para utilizar las premisas de planeacion decvisivas como los
pronosticos, las politicas basicas aplicables y los planes existentes de la
compaa. Las premisas son supuestos sobre el ambiente en el que se
desarrolara el plan . para todos los gerentes involucrados en la planeacion
es importante acordar las premisas,( cuanto mas comprendan y acuerden
los individuos a cargo de la planeacion utilizar premisas d eplaneacion
consistentes, mejor sera la planeacion coordenada de la empresa)
4. Determinar cursos alternativos
El cuerto paso de la planeacion es buscar y examinar cursos de accion
alternativos, especialemente los que no son muy evidentes.
5. Evaluar cusos alternativos:
Evaluar soposando a la luz de premisas y metas. Un curso puede parecer
el mas rentable,puede requerir de un fuerte desembolso de efectivo y tener
una lenta recuperacion; otro puede parecer menos rentable, pero suponer
menos riesgos; otro mas puede adecuarse mejor a los objetivos a largo
plazo de la compaa.
6. Seleccionar un curso:
Se adopta el plan, el verdadero punto de la decision
7. Formular planes derivados
Cuando se forma una decision raras veces la planeacion esta compuesta y
se requiere un septimo paso: casi siempre se necesitam planes derivadps
para apoyrar el plan basico.
8. Cuantificar los planes :
El paso sigiente sera convertir los planes en presupuesto . que representa
la suma total de ingresos y egresos, con las utilidades o el valor agregado
resultante y los presupuesto de las partidas de la hoja de balance general,
como los gasros de caja y capital.
9. Coordinar planes:
Se debe tener una revision contunua de el cumplimiento de metas tanto
largo como corto plazo
MATRIZ DOFA:
Distribuidora de zapatos BRAMA (2012)
Debilidades Oportunidades
La distribuidora utiliza ms recursos La poltica de financiamiento no est
internos para su operacin, que muy bien, en donde los acreedores
recursos externos en total son dueos del 69,2% de la
Por cada peso que se debe a corto empresa y los accionistas, por su
plazo se cuenta, para su parte, poseen el 30.8%.
cancelacin, con 61 o 37 centavos La utilidad operacional est influida
en activos corrientes de fcil no slo por el costo de las ventas
realizacin, sin tener que recurrir a la sino tambin por los gastos
venta de inventarios. operacionales (Gatos. Admn. y
Su mayor inversin es acorto plazo Ventas).
luego el porcentaje de financiacin Por cada $ 1 que la empresa tiene
es tambin pasivos a corto plazo invertido en activos, 66,02 centavos
(ao 2011) o 69,23 centavos (ao
2012), han sido financiados por los
acreedores (Bancos, proveedores,
empleados. Etc.)

FORTALEZAS AMENAZAS
Que se va a tener para pagar todos Se est financiando cada ao
los pasivos corrientes de inmediato. aproximadamente la mitad de sus
Que todos los activos corrientes se activos corrientes con pasivos
pueden convertir en efectivo por el corrientes el resto con recursos
valor que aparece en libros. propios, siendo esta ltima parte lo
Esto quiere decir en principio, que que corresponde a capital neto de
estaba financiando cada ao trabajo.
aproximadamente la mitad de sus La compaa deber realizar nuevas
activos corrientes con pasivos negociaciones con los proveedores
corrientes y el resto con recursos para que el plazo de pago sea
propios, siendo esta ltima parte lo mayor.
que corresponde a capital neto de La empresa no gana porque venda
trabajo. mucho sino porque las ventas le
La empresa dispone de una dejan un margen apreciable de
capacidad, en cuanto a utilidades, utilidad.
suficiente para pagar unos intereses
superiores a los actuales, o sea que,
desde este punto de vista, se tiene
una capacidad de endeudamiento
mayor.

ORGANIZACIN
La organizacin como funcin administrativa y parte integrante del proceso
administrativo, se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y
los rganos involucrados en su administracin; establecer relaciones entre ellos y
asignar atribuciones de cada uno.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN

- Del objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la


organizacin deben relacionarse con los objetivos propuestos por la
empresa.
- Especializacin. El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea
posible, a la ejecucin de una sola actividad.
- Jerarqua. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane
la comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad
y responsabilidad fluyan en lnea clara e inmediata.
- Paridad Autoridad Responsabilidad. A cada grado de responsabilidad
conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir
dicha responsabilidad.
- Unidad de mando. Solo se le deber proporcionar un jefe a los subordinados
a el cual solo debe reportar.
- Difusin. Para maximizar las ventajas de la organizacin, las obligaciones
de cada puesto que cubre responsabilidad y autoridad debe publicarse y
ponerse por escrito a disposicin de aquellas mientras que tengan relacin
con la misma.
- Amplitud y tramo de control. Lmite del nmero de subordinados para
poder realizar sus funciones eficientemente. Urwick menciona que son
entre 5-6.
- Coordinacin. Las unidades de la organizacin deben mantenerse en
equilibrio.
- Continuidad una vez establecida la organizacin requiere mantenerse,
mejorarse y ajustarse a los condiciones del medio ambiente.

PROCESOS

Si la esencia de la organizacin es el ordenar, es de suponerse que esto se


debe hacer en una forma por dems ordenada: para este fin sealamos los
pasos siguientes.

1. Conocer y entender el objetivo. El objetivo debe ser conocido y


entendido claramente, de manera que los esfuerzos de organizacin
vayan de acuerdo con el trabajo que se ha de ejecutar y con los fines a
los cuales estn encaminados.
El objetivo mismo nos determina los requisitos fundamentales para
organizar.

2. Descomponer en actividades. Las actividades que se consideran


necesarias para alcanzar los objetivos debern descomponerse hasta el
punto en que cada una requiera que casi solo un trabajador le dedique
todo su tiempo. Esto ayuda agrupar mejor las actividades en el siguiente
paso.
3. Clasificar las actividades en unidades prcticas. Una vez determinadas
las actividades mnimas, segn el paso anterior se clasifican por la
similitud que existe entre ellas, hasta llegar a grupos principales
integrados sobre una base funcional. Por ejemplo, ventas,
investigaciones de mercado, publicidad y dems actividades
comerciales que pueden agruparse bajo la denominacin
mercadotecnia. Las actividades puedes considerarse como
primordiales, secundarias, terciarias, etc., en orden descendente de
importancia relativa.
4. Asignar personal. Una vez determinada cada actividad o grupo de
actividades, y definidas y las obligaciones que las mismas implican, se
debe indicar quienes van a desempearlas. Esto pone de manifiesto lo
que debe esperarse de cada individuo, puesto que al organizarse se
est definiendo lo que va hacerse, pero tambin debe considerarse
quien lo va a hacer.

I. ELEMENTOS DE LA ETAPA DE ORGANIZACIN

1. DIVISION DEL TRABAJO

Es la separacin de actividades con el fin de realizar una funcin con mayor


precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo.
a. JERARQUIZACION. Disposicin de funciones de una organizacin en
funcin del nivel de importancia.
b. DESPARTAMENTALIZACION. Agrupacin de funciones dentro de una
estructura organizacional.
Tipos:

Funcional. Es la agrupacin de actividades comunes u homogneas para formar


una unidad de organizacin.

Territorio o geogrfica. Se divide el trabajo en departamentos, que representan


reas o localidades geogrficas.
Producto. Se organiza la departamentalizacin alrededor de determinados
productos o lneas de productos.

Equipo o proceso. Es el medio lgico cuando las mquinas o el equipo empleado


requiere de aptitud esencial para su manejo o son de gran capacidad, lo cual
elimina la divisin orgnica; o bien cuando los elementos tcnicos exigen de una
localizacin concentrada.

Clientes. Esa divisin est basada en la clientela que se emplea en algunos


ramos.
INTEGRACION DE RECURSOS HUMANOS

Consiste en ocupar y mantener as los puestos de la estructura organizacional.


Esto se realiza mediante los requerimientos de fuerza de trabajo, inventario de
personas disponibles y el reclutamiento, seleccin, contratacin ascensos,
evaluacin planeacin de carrera, compensacin y capacitacin o desarrollo tanto
de candidatos como de los empleados e funciones a fin de que puedan cumplir
eficaz y eficientemente sus tareas.

Principios:

1. El hombre adecuado para el puesto adecuado.

Los hombres que han de desempear cualquier funcin dentro de un organismo


social, deben buscarse siempre bajo el criterio de que renan los requisitos
mnimos para desempearla adecuadamente. Es claro que quien carezca de los
requisitos mnimos para desempear un puesto o funcin, por sencillos que
parezcan, lo realizara mal, es ya un axioma el que expresa el hombre adecuado
para el puesto adecuado.

2. De la provisin de elementos administrativos

Debe proveerse de cada miembro de un organismo social, de los electos


administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones
de su puesto.

Este principio, que podra parecer obvio tratndose de la provisin de elementos


materiales como instrumentos, materias primas, etc. No lo es tanto por desgracia,
cuando se trata de los elementos que la admn. Exige para la eficiente realizacin
de un trabajo

3. De la importancia de la introduccin adecuada

El momento en que los electos humanos se integran a una empresa tiene


especialsima importancia y por lo mismo debe de ser vigilado con especial
cuidado.
PROCESO DE INTEGRACION.

1. Reclutamiento. Hacer de una persona extraa un candidato a ocupar un


puesto. (reclutamiento interno y externo).
2. Seleccin. Elegir entre los candidatos, al mejor para ocupar un puesto. Es
el proceso mediante el cual las caractersticas y cualidades personales y
laborales de un candidato de empleo se comparan con otras a efecto de
elegir de entre ellas la mejor para cubrir una plaza vacante. (entrevista de
seleccin, exmenes de conocimiento, psicolgicos, de desempeo y
mdicos.)
3. Contratacin. Un contrato consiste en la prestacin de un trabajo personal
subordinado mediante el pago de un salario, los contratos puedes ser
individuales y colectivos.
4. Induccin. Implica dotar a los nuevos empleados de informacin preliminar
sobre la empresa, sus funciones, tareas y su personal. (manual de bien
bienvenida o un programa formal de induccin).
5. Capacitacin. En trminos generales, esta deriva del entrenamiento, el cual
consiste en prepararse para un esfuerzo fsico y mental, para poder
desempear una labor. ste entrenamiento comprende:
- Capacitacin. Adquisicin de conocimientos, principalmente de carcter
tcnico, cientfico y administrativo.
- Adiestramiento. Proporcionar destreza en una habilidad adquirida, es casi
siempre mediante una prctica ms o menos prolongada de trabajos de
carcter muscular o motriz.
- Por otro lado se habla de Desarrollo cuando se considera la formacin de la
personalidad del individuo

DIRECCION

Ejecucin es hacer que todos los componentes del grupo quieran realizar
los objetivos de la empresa y que sus miembros se esfuercen pos
alcanzarlos, puesto que los miembros quieren lograr esos objetivos.

PRINCIPIOS.
a. De la armona o coordinacin de intereses. La direccin ser eficiente
en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la
empresa,
b. Impersonalidad de mando. La autoridad y su ejercicio (mando) surgen
como necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados
entonces los subordinados como los jefes deben estar conscientes de
que la autoridad que emanan de los dirigentes surgen como
requerimiento para lograr los objetivos y no de su voluntad o arbitrio.
c. Supervisin directa. Apoyo y comunicacin que debe proporcionar el
dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes de tal
manera que se realice con mayor facilidad.
d. Resolucin del conflicto. Indica que hay que resolver el problema
cuando surge y no ms tarde cuando ocasiones conflictos.
e. De la va jerrquica. Importancia de respetar los canales de
comunicacin establecidos en la organizacin normal, de tal manera
que al ser emitida una orden se emita a travs de los canales de
autoridad para evitar fugas de autoridad y responsabilidad, prdidas
de tiempo, etc.
f. Aprovechamiento del conflicto. Al surgir un problema que se antepone
al logro de los objetivos, es necesario buscar soluciones para tener
nuevas estrategias y emprender nuevas alternativas.

Procesos

Definicin y formalizacin de los objetivos estratgicos de la


compaa
Anlisis de los procesos existentes en la compaa
Identificacin, para cada proceso, de los elementos de entrada y
salida
Definicin de las interacciones entre procesos
Formalizacin de los criterios de rendimiento (indicadores de
rendimiento) para cada proceso
Medicin del rendimiento de procesos actuales
Sugerencias para modificar los procesos existentes
Propuesta de procesos nuevos
Presentacin e implementacin de propuestas de modificaciones
Medicin de los nuevos rendimientos
CONTROL

La funcin administrativa de control es la medicin y correccin del


desempeo a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la
empresa y los planeas ideados para alcanzarlos. Planeacin y control estn
estrechamente relacionados, sin planes y objetivos, el control es imposible.

El control se determina que se est realizando, esto es, evala el


desempeo y, si es necesario, aplicar medidas correctivas de manera que
el desempeo tenga lugar de acuerdo con los planes.

PRINCIPIOS DE CONTROL.
a. Equilibrio. A cada grupo de delegacin conferido debe
proporcionrsele el control correspondiente.
b. De los objetivos. El control existe en funcin de los objetivos, el
control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos
preestablecidos.
c. De la oportunidad. Para que el control se eficaz, necesita ser
oportuno, debe aplicarse antes de que se ejecute el error, de tal
manera que se a posible tomar medidas correctivas con anticipacin.
d. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se
presenten en relacin con los planes deben ser analizadas
detalladamente de tal manera que sea posible conocer las causas
que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para
evitarlos en el futuro.
e. De excepcin. En control debe aplicarse a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo,
delimitando adecuadamente cuales funciones estratgicas requerirn
control.
f. De la funcin controladora. La funcin controladora por ningn
motivo debe comprender a la funcin controlada ya que se pierde
efectividad en el control.
PROCESOS

1. ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES.
Estndar. Unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con
base en el cual se ejecuta en control, pude medir: Commented [WU1]:

Rendimiento de beneficios.
Posicin de mercado.

Productividad.

Calidad de producto.

Desarrollo de personal.

Evaluacin de la actuacin.

2. MEDICION DE RESULTADOS.
Consiste en medir la ejecucin y los resultados mediante la aplicacin de
unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los
estndares.
3. CORRECCION DE DESVIACIONES
La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para
integrar las desviaciones en relacin con los estndares. Mientras mayor
sea la diferencia entre el desempeo real y el deseado, mayor ser la
necesidad de accin.
4. RETROALIMENTACION
Con relacin a los resultados obtenidos, esta etapa nos va permitir
alimentar nuevamente al sistema con la informacin generada, para iniciar
nuevamente nuestro ciclo de planeacin.