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Conoce los

secretos de la
facturacin
ndice
1. Ordenar es el primer paso 2

2. Cmo facturar? 2

3. Controla tus facturas 3

4. Solucionar los problemas de impago 4

5. Profesionalidad y claves para una buena facturacin 5

6. Conclusiones 5
Conoce los secretos
de la facturacin
La empresa funciona bien. Existe un grupo con las ideas 2. Cmo facturar?
claras que trabaja, una buena direccin y los clientes,
Cuando uno se rene por primera vez con un cliente, hay
que estn satisfechos con vuestro trabajo, no dudan en
que exponer de forma clara las tcnicas de facturacin de tu
recomendarnos. Para tu jefe es un buen momento, piensa
empresa. Todo debe quedar bien definido.
que la parte ms complicada est hecha. Cierto es que lo
peor, en teora, ya ha pasado.
Voy a darte una serie de claves para que te sea ms fcil
llevarlo todo:
Lo complicado empieza cuando tenemos que lograr que
todos los clientes paguen las facturas a final de mes. Esto Disea una estructura de pagos segn tus
es responsabilidad tuya no? Ante todo, calma, voy a darte costes: Un ejemplo sera, 50% cuando comiences
las claves para que hagas tu trabajo de la forma ms eficaz. y 50% al finalizar. Puedes tambin hacerlo por
porcentajes que cubra la extensin en el tiempo del
1. Ordenar es el primer paso. proyecto, etc.

Tenemos que tener claro que las facturas que se acumulan Si firmas las condiciones de pago, es para
en tu mesa no se van a cobrar por arte de magia. Hay que cumplirlas: Se deben emitir facturas peridicamente
ser ordenado y poner en marcha un sistema de facturacin para que salgan siempre el mismo da del mes, esto
que sea eficiente. En facturacin hay 3 reglas que debemos evitar que se produzcan posibles despistes en los
seguir: pagadores.

A. Orden de la informacin y tiempos: La


facturacin comienza a primeros de mes al entrar
cada pedido. En este momento los trabajadores
de tu empresa deben introducir en tu sistema la
informacin necesaria a final de mes. Es necesario
que elimine posibles duplicidades y lograr hacerlo
con xito es prioritario.

B. Comunicacin e interlocutores: Tienes que


encontrar a la persona indicada segn cada cliente
para reclamarle el pago.

C. El proceso y sistema de facturacin: Se debe


seguir un procedimiento segn las necesidades
de tu empresa y los tiempos se deben seguir a
rajatabla. Cundo envas las facturas? Cundo las
reclamas? Qu informacin debe incluirse? Aqu es
una ventaja contar con un buen software.

:: 3 ::
Debes ser firme, pero educado: No avances en
otras fases del proyecto o encargos hasta que no se
paguen las facturas que hayan quedado pendientes.
En caso de reclamar, lo mejor es un recordatorio
amable, el cual incluya los detalles sobre la factura,
con la cantidad, y la fecha de vencimiento.

Procura tomar nota de todos los contactos


que estableces con tu cliente: Si falla algo, vas
a necesitar dichos datos para tomar las acciones
legales pertinentes. Adems, se recomienda contar
con asesoramiento legal.

3. Controla tus facturas:


Evidentemente, hay que tener un control de tus facturas, Busca el interlocutor vlido: Si tienes que tratar con
para ello estos consejos te vendrn muy bien. Los clientes empresas de tamao medio o grande, en ocasiones
ms remolones a la hora de pagar, intentarn aprovechar es complicado dar con la persona adecuada a la que
cualquier duda o error para que se alarguen los plazos. mandar las facturas o reclamar los pagos. Es una
prdida de tiempo enfrentarse a personas responsables
de proyecto que no tienen responsabilidad directa a la
Hay que ser firme, pero siempre educado: Lo
hora de solucionar los impagos existentes.
mejor siempre es evitar palabras negativas como
moroso o impago. Tampoco hace falta usar Conoce siempre el estado de tus cuentas: Para
eufemismos que lo suavicen en exceso. Hay que ser tener un control debes hacer que los presupuestos pasen
duro con la deuda que persiste, pero mantener la a ser facturas, emisin de cargos a los nuevos clientes.
correccin con el deudor. Por ltimo, hay que reclamar los pagos pendientes de
forma peridica.

:: 4 ::
Morosos negligentes: Se olvidan de pagar e
incluso ignoran los plazos para hacerlo.

Morosos circunstanciales: Son clientes que


bloquean el pago cuando se produce un error en el
servicio o el producto que contratan. En cuanto se
soluciona el problema, pagan la deuda que tenan.

Morosos despreocupados: Son muy parecidos


al tipo del negligente. No tienen una estructura bien
organizada, esto les lleva a desconocer la deuda que
tienen. Es importante enviarles un recordatorio antes
que llegue el vencimiento de la deuda.

Cobra importancia el conservar toda informacin posible,


tanto de los clientes actuales como de los pasados. Es
recomendable que los comerciales investiguen a los clientes
Cuida las facturas: A tus propias facturas les
antes de que se cierren los contratos, consultando las fuentes
debes dar un aspecto atractivo. Esto hace que el
oficiales. Para realizar esto, un paso ineludible sera comenzar
cliente vea menos doloroso el tener que abonar su
por los registros de morosos. Siempre que sea posible, hay
importe. Cualquier fallo, por pequeo que sea, se
que saber con quin se juega uno el dinero.
puede convertir en una excusa que pueda justificar
el impago de la factura.

Controlar los tiempos de cobro: Recurrir a un


buen programa de facturacin que los controle es
una buena opcin. As se pueden crear alertas para
saber cundo crear y reclamar facturas.

4. Solucionar los problemas de impago


Para resolver esta delicada situacin, te insisto en la
importancia de contar con informacin de tus clientes y en
que se maneje adecuadamente. Vamos a repasar los tipos
de morosos que existen por lo general. Esto te ser muy til
para identificarlos, ya que por desgracia alguno terminars
encontrando:

Morosos fortuitos: Son los que tienen imposible


abonar el pago al no tener liquidez ni otro medio de
pago posible.

Morosos por voluntad propia: Tienen capacidad


de pago, pero gustan de alargar los plazos hasta los
lmites que la ley les permite.

:: 5 ::
5. Profesionalidad y claves para que se
produzca una buena facturacin
Cuando facturamos se debe cuidar hasta el ltimo detalle.
Vamos con una serie de consejos ms especficos para que
tus facturas sean perfectas y claras. Esto te har fcil la tarea
de contabilizar y al cliente de ver el contenido en cuestin.

Tu factura es tu carta de presentacin: El


logotipo de la empresa se debe ver claramente, lo
mismo que los datos para contactarte.

Se debe destacar, tanto la cantidad como la


fecha de vencimiento: El cliente tiene que tener
claro de un vistazo cuando tiene y lo que ha de
abonar.

El desglose de las facturas tiene que ser


realista: Expn la composicin de los productos y
servicios que prestas para que as, el cliente sepa lo
que paga, evitando caer en conceptos abstractos o
poco importantes. Ante todo, claridad. 6. Conclusiones:
Facilidades en el pago: Siempre que sea posible El fundamento de la facturacin en una empresa es que
debes facilitarle el pago al cliente. Eso s, tienes que todos los pagos se realicen en el tiempo debido. De todos es
asegurarte de que se cumpla el pago a rajatabla. sabido que sin dinero no hay negocio.
Adaptar esas formas de pago a los costes de tu
proyecto tambin es necesario. En la actualidad, los avances tecnolgicos puede
aprovecharlos cualquier empresa. Mejorar la gestin
La factura tiene que ir siempre a nombre de empresarial es importante si se quiere aumentar la
la persona correcta: Lo ms recomendable es competitividad. Los softwares de facturacin online pueden
dirigirse al responsable financiero de la compaa. ayudarnos en muchos aspectos.
En caso de que no sea posible, los contables o
administradores deberan ser el siguiente objetivo. Seguro que los conoces por ser utilizados sobre todo para
Revisin las veces que sean necesarias de la emisin de facturas, pero sus prestaciones son mltiples
lo que hayas escrito: Hay que evitar los errores al y pueden llegar a aportar servicios bastante variados, que
escribir o de clculo. Debemos asegurarnos de que pueden ir, desde el control de las cuentas bancarias hasta a
la informacin no tiene errores a fin de que el cliente cumplir de manera segura y con rapidez con las obligaciones
se pueda escudar en ellos para demorar el pago. fiscales.

:: 6 ::
Qu ventajas tiene la facturacin online?
Un buen sistema de facturacin, adems de facilitarnos Tener todo integrado en un mismo lugar y contar con
el da a da, permite que nos ahorremos mucho tiempo tus documentos es una ventaja.
a la hora de gestionar las cuentas de nuestra pyme.
Podemos llevar nuestros nmeros mejor que con una Tanto si eliges tener el software en la nube como si
hoja de clculo y sin contar con tantos papeles en deseas tenerlo instalado en el escritorio y los datos en
formato fsico. la nube, son opciones que hacen posible tener acceso
a tus datos desde cualquier sitio del mundo. Podemos
Lo recomendable es saber con exactitud nuestras llevarnos la oficina con nosotros desde donde estemos.
necesidades y el presupuesto. Una buena opcin es, Solo es necesario el acceso a Internet. Trabajar
que el programa utilice la flexibilidad de la nube, as a distancia y de una forma totalmente segura, es una
podremos gestionar nuestros datos desde cualquier ventaja considerable.
sitio donde tengamos conexin a Internet.

Un software de facturacin online puro no necesita


instalarlo en los diferentes puestos informticos, tan
solo un acceso al programa a travs de tu navegador
de internet. Los datos y el programa se encuentran
almacenados en la nube, por lo que el riesgo de perder El ahorro que se consigue con
informacin en caso de que se estropeen sus equipos estos programas, hace que se
es casi inexistente. pueda reinvertir en el negocio.
Esto en muchos casos permite
Suelen ser programas que han sido desarrollados para una mayor competitividad.
que cualquiera que los necesite, pueda usarlos de
forma sencilla y diseados de forma intuitiva, por lo que
no necesitas conocimientos informticos para poder
beneficiarte de sus prestaciones.

:: 7 ::
El software empresarial, una solucin
Al final, podemos destacar que el software mejora la
Por descontado, si tienes algn
gestin financiera empresarial, ya que no solo ayudan
problema, los proveedores suelen
a que se realice la factura de forma ms profesional, la
contabilidad est mejor controlada. Se puede conocer
responder de forma personalizada
al minuto toda la informacin necesaria sobre el IVA, e incluso mediante varias formas a
tanto el repercutido como el soportado, adems de las gusto del cliente, como por e-mail o
retenciones fiscales, ingresos y gastos, etc. de forma telefnica si es necesario.

Las bases de datos han conseguido que clientes y


proveedores tengan mayor informacin y que se puedan
As que ya sabes, ahora que ya conoces cmo debes
tomar decisiones de manera ms acertada. En la mayora
facturar y cmo son los softwares de facturacin que tan de
de estos softwares no se paga por las mejoras que
moda estn, puedes probar sus ventajas. A qu esperas?
implementan en el programa y se consigue un soporte
constante. Cuentas con la seguridad de que los datos de
Si tienes alguna duda, no dudes en contrnoslo,
tu empresa van a estar siempre seguros, reducindose el
estaremos encantados de responderte.
peligro de que pudiera perderse la informacin.

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Geolit, Parque Cientfico y Tecnolgico Edificio Software DELSOL
23620 Mengbar Jan
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