UNIVERSIDAD CATLICA DEL NORTE

FACULTAD DE INGENIERA Y CIENCIAS GEOLGICAS

DEPARTAMENTO DE INGENIERA INDUSTRIAL

Diseo de Reporte de Gestin para la Seremi de Obras Pblicas

de Antofagasta
Informe Prctica Pre Profesional I

Nombre Alumno: Emilio Villarroel Pastene

Rut: 17.436.874-0
Carrera Ingeniera Civil Industrial
Nivel: 9
Nombre Empresa: Ministerio de Obras Pblicas
Ciudad: Antofagasta
Fecha Inicio: 6 de Enero de 2106
Fecha trmino: 25 de Febrero de 2016

Antofagasta
Marzo, 2016
 ndice General

ndice de Figuras .............................................................................................................................iv

Glosario ............................................................................................................................................ v

Resumen ........................................................................................................................................ vii

I INTRODUCCIN ................................................................................................................... 1

1.1 Ministerio de Obras Pblicas ............................................................................................. 1

1.2 Regin de Antofagasta....................................................................................................... 2

1.3 Direccin de Planeamiento ................................................................................................ 4

II TRABAJO REALIZADO ........................................................................................................ 5

2.1 Descripcin General del Trabajo Realizado ...................................................................... 5

2.2 Procesos Involucrados ....................................................................................................... 6

2.2.2 Proceso de Gestin Presupuestaria ............................................................................. 6

2.2.3 Ciclo de vida de las Iniciativas de Inversin .............................................................. 8

2.2.4 Alcances ................................................................................................................... 10

2.3 Problemas Identificados .................................................................................................. 10

2.3.1 Mtodo Original de Anlisis de Datos ..................................................................... 11

2.4 Solucin Propuesta .......................................................................................................... 13

2.4.1 Los Datos.................................................................................................................. 13

2.4.2 La Informacin ......................................................................................................... 15

2.5 Resultados Esperados ..................................................................................................... 15

2.6 Implementacin de la Solucin ....................................................................................... 16

2.6.1 Dashboard Gestin Presupuestaria ........................................................................... 16

2.6.2 Detalle Gestin Presupuestaria...................................................................................... 18

2.6.3 Dashboard Seguimiento ........................................................................................... 18

ii
 2.6.4 Estado Contratos Proyectos ................................................................................... 19

2.6.5 Listados .................................................................................................................... 20

III CONCLUSIONES .................................................................................................................... 21

BIBLIOGRAFA ............................................................................................................................ 23

ANEXOS24

iii
 ndice de Figuras

Figura 1.1 Organigrama Ministerio de Obras Pblicas .................................................................... 2

Figura 1.2 Producto interno bruto segn actividad econmica, Regin de Antofagasta ................ 3
Figura 1.3 Producto Interno Bruto Regional .................................................................................... 3
Figura 2.1 Proceso de Gestin Presupuestaria ................................................................................ 6
Figura 2.2 Extracto documento Ordinario ....................................................................................... 7
Figura 2.3 Ciclo de vida de las Iniciativas de Inversin .................................................................. 8
Figura 2.4 Planilla de Informacin Presupuestaria (2.4) ................................................................ 11
Figura 2.5 Ejemplo de presentacin de la Informacin en el SAFI .............................................. 12
Figura 2.6 Diagrama Entidad-Relacin .......................................................................................... 14
Figura 2.7 Presentacin de Indicadores de Gestin Presupuestaria (adaptacin) .......................... 16
Figura 2.8 Contextualizacin de Indicadores de Gestin Presupuestaria (adaptacin) ................ 17
Figura 2.9 Detalle Indicadores de Gestin Presupuestaria .......................................................... 17
Figura 2.10 Presentacin de Indicadores de Seguimiento de Inversiones (adaptacin) ............... 18
Figura 2.11 Contextualizacin de Indicadores de Seguimiento de Inversiones (adaptacin) ........ 19

iv
 Glosario

MOP: Ministerio de Obras Pblicas.

Dirplan: Direccin de Planeamiento.

Seremi: Secretara Regional Ministerial.

Endorresmo: Fenmeno que consiste en la afluencia de las aguas de un territorio hacia el

interior de este, sin desage al mar.

Intranet: Red informtica que utiliza la tecnologa del Protocolo de Internet para compartir
informacin, sistemas operativos o servicios de computacin dentro de una organizacin.

SQL: Lenguaje declarativo de acceso a bases de datos relacionales que permite especificar
diversos tipos de operaciones en ellas.

Dashboard: Representacin grfica de indicadores, presentados en una pgina, que resume datos
de una o varias fuentes de informacin.

BPMN 2.0: Business Process Model and Notation, notacin grfica estandarizada que permite el
modelado de procesos de negocio, en un formato de flujo de trabajo (workflow).

Banco Integrado de Proyectos: Registro administrado por el Ministerio de Desarrollo Social,

que contiene las iniciativas de inversin que han sido evaluadas, estn o no en ejecucin, que
requieren financiamiento del Estado.

DIPRES: Direccin de Presupuesto

Direccin de Presupuesto: rgano Institucional, dependiente del Ministerio de Hacienda, cuya

misin es velar por la eficiente asignacin y uso de los recursos pblicos en el marco de la
poltica fiscal, mediante la aplicacin de sistemas e instrumentos de gestin financiera,
programacin y control de gestin.

Contralora General de la Repblica: rgano superior de fiscalizacin de la Administracin

del Estado, contemplado en la Constitucin Poltica, que goza de autonoma frente al Poder
Ejecutivo y dems rganos pblicos. Es esencialmente una entidad de control de legalidad de los

v
actos de la Administracin del Estado, que acta con independencia del Poder Ejecutivo y el
Congreso Nacional.

SAFI: Sistema de Informacin Financiera del Ministerio de Obras Pblicas.

BDR: Base de Datos Relacional.

Base de Datos Relacional: Base de datos donde estos son almacenados en tablas relacionadas
entre s.

RATE: Recomendacin tcnico econmica de una Iniciativa de Inversin. Se realiza para las
iniciativas que postulan al sistema nacional de inversiones del Ministerio de Desarrollo Social.

vi
 Resumen
La Direccin de Planeamiento, instancia asesora estratgica del MOP en materias de
planificacin, definicin de polticas, coordinacin general y priorizacin de planes de estudios,
proyectos (Iniciativas de Inversin) y ejecucin de las obras, de acuerdo a las necesidades del
pas, los programas gubernamentales y los objetivos de los distintos Servicios y Unidades que
comprende el quehacer ministerial. Propone a la autoridad ministerial las polticas y planes de
desarrollo de servicios de infraestructura y de manejo de recursos hdricos de largo y mediano
plazo que orienten y establezcan las decisiones de inversin, basndose en un conocimiento e
informacin integrada territorial y sectorial, considerando los lineamientos estratgicos de la
autoridad, realizando la gestin presupuestaria y seguimiento de las inversiones, buscando
con ello responder a las necesidades del desarrollo sustentable del pas. En la direccin de
Planeamiento de la Regin de Antofagasta, Para estos procesos no exista un sistema de
informacin adecuado que permita conocer el estado en el que se encuentran. El procesamiento y
anlisis de la informacin se realizaba mediante documentos, cuyos datos eran ingresados a
planillas de clculo de manera manual, o eran obtenidos desde los servicios de Intranet del
ministerio, mediante la visualizacin de los datos en bruto, cuyo tratamiento era el mismo que el
mencionado anteriormente. Es conocido que el mundo es dinmico, por lo que cualquier cambio
en la informacin, adems de no ser alertado de forma automtica deba ser actualizado de
manera manual para realizar anlisis y tomar decisiones. Para responder a esta problemtica, tras
el mapeo de los procesos involucrados, se realiz un diagrama de flujo, en notacin BPMN 2.0,
mediante el Software Bizagi Process Modeler, y se desarroll un Dashboard para la gestin
presupuestaria y el seguimiento de las inversiones, en un libro construido en el Microsoft Excel,
libro que adems tiene hojas de clculo con informacin relevante que apoya la gestin. El
trabajo realizado tuvo como objetivo el convertir los datos en informacin que hoy est
actualizada, ya que se conect el libro a la base de datos del ministerio, mediante consultas en
SQL, estandarizada, gracias a la realizacin de Dashboard y otros mtodos de presentacin de la
informacin. Lo que en el largo plazo permitir transformar la informacin en conocimiento para
el Ministerio.

vii
I INTRODUCCIN

1.1 Ministerio de Obras Pblicas

El Ministerio de Obras Pblicas es la secretara de Estado que est a cargo de planear, estudiar,
proyectar, construir, ampliar, reparar, conservar y explotar la infraestructura pblica de carcter
fiscal, que est bajo su tuicin, a lo largo del pas. Entre las obras que tiene a cargo se incluyen
caminos, autopistas, puentes, tneles, aeropuertos y aerdromos, adems de embalses de riego,
defensas fluviales, colectores de agua lluvia y agua potable rural. Su misin tambin considera lo
referido a la nueva edificacin pblica y la puesta en valor de las construcciones ya existentes
que tienen un carcter patrimonial. Dentro de sus facultades legales, el MOP es responsable de la
aplicacin de la Ley de Concesiones y del Cdigo de Aguas. Puede actuar por mandato, como
responsable del estudio, la proyeccin, construccin, ampliacin y reparacin de obras que le
encarguen los Ministerios que por ley tengan facultad para construir obras. Esto incluye a las
instituciones o empresas del Estado, las sociedades en que el Estado tenga participacin, los
Gobiernos Regionales y las Municipalidades.

El MOP realiza su gestin por medio de la Subsecretara de Obras Pblicas, de dos Direcciones
Generales, como son la de Aguas y la de Obras Pblicas, las que a su vez se dividen en otras seis
Direcciones: Obras Portuarias, Obras Hidrulicas, Vialidad, Aeropuertos, Arquitectura y la
Coordinacin de Concesiones. A todas ellas se agregan la Direccin de Planeamiento, Fiscala y
Direccin de Contabilidad y Finanzas. Otras unidades dependientes de este ministerio son la
Superintendencia de Servicios Sanitarios y el Instituto Nacional de Hidrulica. Para mayor
claridad esta estructura se presenta en la Figura 1.1. Las direcciones suelen nombrarse como
servicios, por lo que se referir a ambos trminos dentro del documento.

Adems, esta cartera cuenta con Secretaras Regionales Ministeriales en cada una de las quince
regiones del pas, lo que le permite desarrollar su labor en forma directa y efectiva en todo el
territorio nacional.

1
 2

Figura 1.1 Organigrama Ministerio de Obras Pblicas

1.2 Regin de Antofagasta

La Regin de Antofagasta es la segunda regin con mayor extensin del pas, representando el
16,7% del territorio nacional, excluyendo el territorio antrtico. Cuenta con aproximadamente
500 km de costa, generndose 161.000 km2 de mar patrimonial. Limita al Este con Bolivia y
Argentina. Al Oeste limita con el Ocano Pacfico, al Norte con la Regin de Tarapac y al Sur,
con la Regin de Atacama. Lo que convierte a la regin en un punto de acceso terrestre y
martimo, para el comercio y la llegada de turistas, tanto nacionales como internacionales.

Dada su geomorfologa, ubicacin y geologa, la regin se transforma en un punto estratgico y

econmico, de gran importancia para el pas, cuya contribucin al PIB nacional es casi de un
10%; donde la actividad econmica predominante es la minera, la cual representa, en promedio,
ms del 57% de la actividad econmica regional, llegando incluso a valores cercanos al 65%.
Refuerza la vocacin minera de esta Regin el hecho de que ms del 45% del PIB minero del
 3

pas se genera en ella. Seguido a la minera, con una contribucin mucho menor, est el sector
construccin, que en promedio alcanza valores cercanos al 15% del PIB regional.

PIB Regin de Antofagasta segn Actividad Econmica

(valores en millones de pesos, precios corrientes Ao 2014)

Administracin Pblica
Servicios personales
Servicios de vivienda
Servicios Financieros y Empresariales
Transporte y Comunicaciones
Comercio, Restaurantes y Hoteles
Construccin
Electricidad, gas y agua
Industria Manufacturera
Minera
Pesca
Agropecuario

0 2.000.000 4.000.000 6.000.000 8.000.000

Figura 1.2 Producto interno bruto segn actividad econmica, Regin de Antofagasta

PIB Regional
(valores en millones de pesos, precios corrientes Ao 2014)
(exceptuando Regin Metropolitana)
XII
XI
X
XIV
IX
VIII
VII
VI
V
IV
III
II
I
XV
0 2.000.000 4.000.000 6.000.000 8.000.000 10.000.000 12.000.000 14.000.000 16.000.000
Figura 1.3 Producto Interno Bruto Regional
 4

La Regin est expuesta a diversos riesgos de origen natural. Las comunidades costeras estn
expuestas a sismos, tsunamis y aluviones, as como las comunidades del altiplano quedan
expuestas a riesgos ssmicos, volcnicos y grandes avenidas de agua producto del invierno
altiplnico.

El gran aporte de la regin para el pas en trminos econmicos, los lmites territoriales con otros
pases, y los riesgos a los que est sometida la poblacin, hacen indispensable la presencia del
ministerio, el cual a travs de la planificacin, estudio, proyeccin, construccin, ampliacin,
reparacin, conservacin y explotacin de la infraestructura pblica, busca asegurar el
funcionamiento de actividades econmicas de la regin sin dejar de lado el bienestar, el
desarrollo humano y la calidad de vida de sus habitantes.

1.3 Direccin de Planeamiento

La Direccin de Planeamiento, donde se realiz el trabajo presentado en este documento, es la

instancia asesora estratgica del MOP en materias de planificacin, definicin de polticas,
coordinacin general y priorizacin de planes de estudios, proyectos (Iniciativas de Inversin) y
ejecucin de las obras, de acuerdo a las necesidades del pas, los programas gubernamentales y
los objetivos de los distintos Servicios y Unidades que comprende el quehacer ministerial.

La Dirplan (Direccin de Planeamiento) propone a la autoridad ministerial las polticas y planes

de desarrollo de servicios de infraestructura y de manejo de recursos hdricos de largo y mediano
plazo que orienten y establezcan las decisiones de inversin, basndose en un conocimiento e
informacin integrada territorial y sectorial, considerando los lineamientos estratgicos de la
autoridad, realizando la gestin presupuestaria y seguimiento de las inversiones, buscando
con ello responder a las necesidades del desarrollo sustentable del pas.

En la Regin de Antofagasta, la direccin est encabezada por el Director Regional de

Planeamiento, Sr. Joel Becerra, Arquitecto de la Universidad Catlica del Norte; trabajan bajo su
alero dos funcionarios. Un asistente Administrativo, Sr. Fernando Barra Hidalgo y el Encargado
de la Unidad de Gestin de la Informacin Territorial, Sr. Sebastin Arce Neira.
II TRABAJO REALIZADO

2.1 Descripcin General del Trabajo Realizado

Las iniciativas de inversin de Obras Pblicas, que estn bajo la tuicin del MOP, obtienen
recursos por parte de privados y del Estado de Chile, quien entrega recursos para su realizacin.
El ministerio a travs de licitaciones y concesiones deriva la responsabilidad del desarrollo de las
iniciativas de inversin, a travs de contratos, que son ejecutados por privados. Es
responsabilidad de la Dirplan velar por el cumplimiento de estos contratos y asegurar los recursos
econmicos y tcnicos necesarios para la correcta ejecucin de las iniciativas, a travs de la
gestin presupuestaria y el seguimiento de las inversiones. Durante el desarrollo de la prctica
profesional el principal problema observado fue la falta de herramientas y sistemas que
permitieran realizar este trabajo de forma eficiente y eficaz, ya que la informacin existente no
estaba presentada de manera que facilitara el anlisis por parte de la direccin. En su mayora el
proceso de anlisis de informacin se realizaba mediante documentos, cuyos datos eran
ingresados a planillas de clculo de manera manual, o eran obtenidos desde los servicios de
Intranet del ministerio, mediante la visualizacin de los datos en bruto, cuyo tratamiento era el
mismo que el mencionado anteriormente. Es conocido que el mundo es dinmico, por lo que
cualquier cambio en la informacin, adems de no ser alertado de forma automtica deba ser
actualizado de manera manual para realizar anlisis y tomar decisiones.

Tras obtener acceso a la base de datos del ministerio, a travs de consultas en lenguaje SQL se
logr importar los datos a Microsoft Excel, plataforma que se utiliz para elaborar un Libro que
permite presentar la informacin actualizada, de forma clara, precisa, fcil de analizar, entender e
interpretar. En particular se desarroll un Dashboard para la gestin presupuestaria y el
seguimiento de las inversiones, adems de hojas de clculo con informacin relevante para la
direccin. El trabajo realizado fue supervisado y apoyado por el Director Regional durante todo
su desarrollo, sin embargo no particip directamente en el desarrollo, ms all de la realizacin
de solicitudes especficas e intervenciones correctivas.

5
 6

2.2 Procesos Involucrados

Para un correcto entendimiento del trabajo realizado es clave conocer en detalle los procesos
involucrados en ste y sus alcances.

2.2.2 Proceso de Gestin Presupuestaria

La obtencin de recursos para el desarrollo de las inversiones, se realiza en casi su totalidad por
medio del proceso de gestin presupuestaria, donde el estado compromete los recursos
econmicos necesarios para la correcta realizacin de estos, a travs de la Ley de Presupuesto
promulgada el ao anterior, sin embargo, una vez determinados los montos en la ley, estos no
estn disponibles hasta que los decretos presupuestarios estn totalmente tramitados, sin embargo
se pueden solicitar montos para inversiones durante todo el ao, los que no necesariamente deben
estar en la Ley de Presupuesto. Las inversiones realizadas con aportes privados o de aportes extra
sectoriales al ministerio, se gestionan mediante otros procesos, que no estn dentro del alcance
del trabajo realizado. A continuacin se presenta un modelado del proceso de gestin
presupuestaria en notacin BPMN 2.0, a travs del software Bizagi Modeler.

Figura 4 Proceso de Gestin Presupuestaria (2.1)

El proceso se inicia, en general, con una proposicin de decreto inicial, donde se solicitan los
montos respectivos de las iniciativas de inversin. Dependiendo de la iniciativa, se pueden
solicitar fondos para asesoras, obras, terrenos, entre otros. Esta proposicin de decreto, tiene
 7

como producto un documento, denominado Ordinario u Oficio de Solicitud a Hacienda en el cual

se expresan los montos en miles de pesos, tal como se muestra en la Figura 2.2. Cada una de las
clasificaciones de los montos, es denominada asignacin, cabe mencionar que cada uno de las
iniciativas tiene un cdigo unvoco, denominado cdigo BIP, que hace referencia al cdigo por el
cual se identifica en el Banco Integrado de Proyectos.

Sin embargo, el proceso de gestin presupuestaria puede iniciarse a travs de una solicitud de
modificacin presupuestaria, lo que generalmente sucede cuando los recursos solicitados por
alguna direccin no son otorgados. En este caso el inicio del proceso comienza a travs de una
solicitud de modificacin presupuestaria.

Figura 5 Extracto documento Ordinario (2.2)

Posteriormente este documento es analizado por la DIPRES (Direccin de Presupuesto), rgano

que determina, en caso de ser necesario el ajuste de los montos solicitados, pudiendo incluso
descartar una iniciativa por completo, buscando asegurar que la asignacin de los recursos sea la
adecuada en trminos de eficiencia.

La informacin de los ajustes que deben ser realizados es enviada a la Contralora General de la
Repblica, quien se encarga de verificar que las iniciativas de inversin y los montos asignados
estn dentro de los marcos legales que la ley contempla. Este rgano puede realizar
modificaciones presupuestarias, de la misma manera que la DIPRES. Como producto de este
proceso se obtiene un documento denominado Decreto, el cual contiene las modificaciones
realizadas por parte de la DIPRES y la Contralora General de la Repblica.

La toma de razn es el procedimiento de control preventivo a travs del cual la Contralora

General verifica la constitucionalidad y legalidad de los decretos, es decir, un Decreto tiene toma
 8

de razn (documento que es producto de este proceso) implica que la totalidad de las iniciativas
contenidas en este estn dentro de los marcos que limita la legislacin vigente.

Posteriormente el decreto es enviado al Ministro de Hacienda, quien toma conocimiento del

estado del documento, transformndolo en un documento oficial, totalmente tramitado.

Dado este proceso es posible que una solicitud presupuestaria se encuentre en distintos estados,
dependiendo explcitamente del estado del documento correspondiente, ya sea una solicitud o un
decreto.

El conocer el estado del presupuesto permite a la direccin, saber a quin acudir en caso de
necesitar apresurar los fondos para una iniciativa en especfico, dependiendo de cuan crtico y
relevante sea para la regin y, para conocer cundo y cunto tendr disponible para su ejecucin.

2.2.3 Ciclo de vida de las Iniciativas de Inversin

El ciclo de vida de las iniciativas de inversin, puede ser visto como un proceso, que finaliza con
un producto que es la iniciativa terminada. Es por eso que ser presentado de forma anloga al
proceso de gestin presupuestaria.

Figura 6 Ciclo de vida de las Iniciativas de Inversin (2.3)

 9

El ciclo de vida comienza con la generacin de las iniciativas de inversin, resultado de los
planes de desarrollo regional y nacional, la conservacin de obras ya existentes o mandatos por
parte de otros rganos del estado que tienen la facultad de construir obras.

Posteriormente, para asegurar los recursos necesarios para el desarrollo de dichas iniciativas, se
realiza el Proceso de Gestin Presupuestaria, el cual est detallado en el punto anterior de este
captulo.

En los procesos siguientes es de vital importancia la participacin de las direcciones dependientes

de las iniciativas, quienes son las responsables de velar por el correcto desarrollo de las estas, con
el apoyo de la Dirplan, a travs del seguimiento de las inversiones.

Una vez asegurado los recursos necesarios para la realizacin de la iniciativa, se procede a la
creacin y programacin de los contratos, cuya informacin es almacenada de manera digital en
el SAFI (Sistema de Administracin Financiera), cabe mencionar que las iniciativas de inversin
pueden tener ms de un contrato asociado y viceversa.

El estado de un contrato depender de la etapa en la que se encuentre, para los contratos que se
encuentren en una etapa anterior a la licitacin su estado ser Por Licitar

Posteriormente se realiza el proceso de licitacin en el cual se hace un llamado pblico, para que
los privados postulen a la ejecucin de los contratos propuestos por el ministerio, el cual debe
asegurar la capacidad tcnica y econmica de las empresas que pretenden adjudicrselos. Esto
implica hacer modificaciones a los contratos, las que van desde cambios en el estado del contrato,
hasta modificaciones en su programacin.

Tras el llamado a licitacin, se evalan las propuestas hechas por las empresas concursantes, este
proceso es llamado adjudicacin, donde se selecciona al concursante apropiado, con base en su
capacidad tcnica y menores costos, aunque en general, el criterio de seleccin depende de cada
direccin. Al igual que el proceso anterior se realizan modificaciones a los contratos, donde la
principal es que empresa se adjudica el contrato.

Luego, la empresa que se adjudic el contrato, comienza su ejecucin, segn la fecha convenida
en ste. Es responsabilidad de cada direccin supervisar el avance fsico del contrato, ya sea
 10

mediante personal propio o mediante la generacin de una iniciativa de inversin especial,

denominada Asesora a la Inspeccin Fiscal, la cual tiene contratos de consultora en los cuales
se supervisa la obra con el apoyo tcnico de la empresa que se los adjudique. Tambin est
encargada de realizar los pagos correspondientes al ejecutor, segn la programacin que acordada
en el contrato. Es relevante decir que el avance econmico de un contrato est definido el
porcentaje de los pagos enviados respecto su programacin.

Un contrato se considera terminado si tanto el avance fsico como econmico est sobre cierto
porcentaje, esto depender del criterio de cada direccin y del contrato en s mismo, pero en
general se aceptan porcentajes sobre el 95%.

El fin del ciclo de vida de una iniciativa de inversin ocurre cuando todos los contratos asociados
a sta estn terminados.

2.2.4 Alcances

Respecto de los procesos mencionados en los puntos 2.2.2 y 2.2.3, se hacen los siguientes
alcances:

Los diagramas de flujo presentados anteriormente, no representan en su totalidad los

procesos involucrados, solo tienen el nivel de detalle necesario para poder entender el
trabajo realizado en la prctica profesional.
El ciclo de vida de las iniciativas de inversin no es un proceso en s mismo, sin embargo,
observarlo de esta forma permite entender de manera clara las etapas por las que pasan
tanto los contratos, como las iniciativas.
El hecho de que la informacin de los contratos est almacenada en el SAFI, no implica la
no existencia del documento fsico, el cual existe pero no es necesario consultar, gracias a
la existencia de este sistema.

2.3 Problemas Identificados

Los procesos mencionados en el punto 2.2, son de vital importancia para las labores que
desempea la Dirplan, por lo que la informacin del estado de estos debe estar disponible,
 11

actualizada y ser presentada de forma eficiente, para poder tomar decisiones y acciones
correctivas efectivas, a la hora de apoyar a las distintas direcciones y servicios de la Seremi, tanto
en la gestin presupuestaria como el seguimiento de las inversiones.

2.3.1 Mtodo Original de Anlisis de Datos

Para el anlisis del estado de la gestin presupuestaria, se acceda directamente a los documentos
(ordinarios y decretos), que estaban en la intranet del ministerio, cuya informacin bsica est
almacenada en una planilla de clculo (ver figura 2.4), la que incluye un hipervnculo para la
descarga del documento.

SOLICITUD FECHA
DECRETO ORDINA RIO D.P . CONTRA LORIA
SERVICIO INGRESO

DIA S H B ILES EN
FECHA FECHA FECHA
TR M ITE A CTUA L
SERVICIOS N FECHA DOCTO. FECHA DOCTO. FECHA DIP RES INGRES TOM A TRA M ITA DO
A L 28- M A R (ver
O RA ZON (HDA .)
Obs.)

A RQUITECTURA 94 0 4 - 0 2 - 16 Ord. DA N1142 23-11-15 Ord. D.P . N 872/240 04-12-15 07-12-15 09-02-16 23-02-16 2 4 - 0 2 - 16

Co rreo .
A RQUITECTURA Ord. DA N0173 19-02-16 Ord. D.P . N 139/46 25-02-16 25-02-16 21
(09.02.2016)

OB RA S Ord. DOH N
93 0 4 - 0 2 - 16 16-11-15 Ord. D.P . N 903/247 18-12-15 18-12-15 09-02-16 24-02-16 33
HIDR ULICA S 6344

Figura 7 Planilla de Informacin Presupuestaria (2.4)

En general se descargaba el documento y se proceda a llenar manualmente los datos requeridos

en planillas de clculo, para la posterior construccin de grficos a modo de presentar la
informacin que permitiera realizar los anlisis pertinentes del estado de la gestin. Por lo que
cada vez que se produca un cambio en la informacin, era necesario realizar ingresar los
cambios manualmente, adems como los cambios no eran alertados mediante ningn sistema, no
 12

era posible saber si la planilla estaba actualizada o no y para saberlo haba que descargar y volver
a revisar los documentos que estaban presentes en la planilla que contiene la informacin
presupuestaria.

Para el seguimiento de las inversiones se consultaba el SAFI, pero este sistema solo presenta los
datos en bruto (ver figura 2.5), lo que no permite realizar anlisis ni conocer directamente el
estado de los proyectos. Para presentar y analizar los datos, se realizaba el mismo proceso de
llenado manual de hojas de clculo.

Figura 8 Ejemplo de presentacin de la Informacin en el SAFI (2.5)

En resumen, el mtodo original de anlisis de datos presenta los siguientes problemas:

1. La obtencin e ingreso manual de datos hacia hojas de clculo, adems de la posterior

construccin de grficos y tablas que permitan presentarlos de forma adecuada, toma
demasiado tiempo.
2. La falta de alertas de cambio, no permite saber directamente si la informacin contenida
en las planillas est actualizada.
3. No existe una forma de presentacin estandarizada para la informacin, que permita
conocer cmo va evolucionando el estado de la gestin presupuestaria y el seguimiento de
las inversiones.
 13

2.4 Solucin Propuesta

Con el fin de solucionar los problemas identificados en el apartado 2.3, se propone la elaboracin
de un Libro de clculo en Microsoft Excel que permita:

1. Apoyar la gestin presupuestaria y el seguimiento de las inversiones.

2. Presentar la informacin de forma que sea entendida por cualquier funcionario de la
Seremi.
3. Estandarizar la forma de presentacin de la informacin.
4. Evitar que la obtencin e ingreso de datos tome demasiado tiempo.
5. Que los datos estn actualizados con un desfase adecuado.
6. Que quien la utilice no necesite un nivel de computacin superior a usuario.
7. Ser utilizada sin la instalacin de ningn software adicional a Microsoft Office 2007 o
superior.

2.4.1 Los Datos

El hecho de que los datos de las iniciativas de inversin y los contratos se encuentren en el SAFI,
desde el cual se puede acceder en la intranet del ministerio, da seales de que existe una base de
datos en donde se encuentran almacenados. Tras la realizacin de las consultas pertinentes a la
Subdireccin de Informtica y Telecomunicaciones, dependiente de la Direccin General de
Obras Pblicas, se concedi acceso a la BDR(Base de Datos Relacional), que almacena datos de
iniciativas de inversin, contratos y como grata sorpresa, el estado de la gestin presupuestaria.
El sistema de gestin de la BDR es Oracle Database, el que permite realizar consultas mediante
lenguaje SQL desde Microsoft Excel.

A continuacin se presenta un diagrama entidad relacin, de las tablas que tienen datos relevantes
para la gestin presupuestaria y el seguimiento de las inversiones.
 14

Figura 9 Diagrama Entidad-Relacin (2.6)

Del diagrama Entidad Relacin, se puede interpretar que se asigna presupuesto a uno o ms
proyectos. Cada proyecto puede tener o no un presupuesto asignado, adems de tener asociado o
no varios proyectos, mientras que los contratos pueden tener uno o ms contratos asociados.

Los atributos con nombre de mes (ENE, FEB,, DIC) en la tabla de Contrato, almacenan el
monto programado en ese mes

La importancia de que los datos sean accesibles mediante consultas en SQL, permite eliminar
procesos innecesarios, como lo son la insercin y actualizacin manual de los datos, a los que se
dedicaba bastante tiempo, lo que a su vez permite tener un nivel de actualizacin ptimo, tanto
del estado de la gestin presupuestaria como del seguimiento de las inversiones. Adems de no
requerir la instalacin de ningn software adicional a Microsoft Office 2007 o superior.
 15

2.4.2 La Informacin

La informacin es el resultado de procesar los datos sin elaborar para dejar ver su significado. El
procesamiento de datos puede ser tan sencillo como organizar stos para revelar patrones, o tan
complejo como hacer pronsticos o sacar inferencias de modelos estadsticos. Para revelar un
significado, la informacin requiere de un contexto.

El Dashboard es una representacin grfica de los principales indicadores que intervienen en la

consecucin de los objetivos que se proponga la organizacin que decida implementarlo. En la
tabla II-1, se muestran los indicadores que se busca incluir y sus caractersticas.

Indicadores de Gestin Presupuestaria

Indicador Justificacin Frmula Meta Anual

Permite conocer el % de los montos que han
% Decretado Tramitado sido tramitados mediante el proceso de gestin % >95%
presupuestaria.
Permite conocer el % de los montos que han
%Decretado + Solicitado sido solicitados y tramitados mediante el % >95%
proceso de gestin presupuestaria.
Indicadores de Seguimiento de Inversiones

Indicador Justificacin Frmula Meta Anual

Permite ver si las direcciones gastan de forma

% Ejecucion % >95%
apropiada los recursos que solicitan.
Permite ver si las direcciones gastan de forma
% Ejecucion Proyectada
apropiada los recursos que programan en el % >98%
(Ao)
ao.
Igual al anterior, pero se evala lo gastado
% Ejecucion Proyectada %
respecto de lo programado hasta el mes actual. >98%
(Mes)
Por lo que la meta es mensual.
Tabla 1 Indicadores a Incluir en Dashboard (II-1)

2.5 Resultados Esperados

Tras la implementacin de la solucin propuesta, se espera obtener los siguientes resultados:

1. Eliminar el tiempo empleado en la insercin de datos, reemplazndolo por una conexin

la base de datos del ministerio.
2. Eliminar el tiempo empleado en el procesamiento de datos, a travs de la estandarizacin
de la informacin.
 16

3. Presentar la informacin de modo eficiente y claro a modo que sea entendida por
cualquier funcionario de la Seremi.
4. Asegurar que la informacin presentada est actualizada.

Con esto se espera realizar una mejor gestin presupuestaria y seguimiento de las inversiones, a
fin de asegurar los recursos para las distintas Iniciativas de Inversin, adems de asegurar la
correcta concrecin de stas.

2.6 Implementacin de la Solucin

Se desarroll un Libro de clculo de 7 hojas, donde se presenta la informacin de distintas

maneras, mediante la utilizacin de tablas y grficos dinmicos, los datos asociados a esta
informacin estn actualizados, con un desfase mximo de 6 horas, que es cada cuanto se
actualiza la informacin en las tablas de la BD.

2.6.1 Dashboard Gestin Presupuestaria

Esta hoja muestra los indicadores de gestin presupuestaria mostrados en la tabla II-1, en escala
de color, tiene un filtro con el cual se puede indagar el estado de la Gestin presupuestaria por
direccin. Adems de mostrar los montos de manera grfica, a modo de permitir comparar
rpidamente los que han sido tramitados y los que estn en trmite, con el monto determinado en
la Ley de Presupuesto. Adems se muestra la frmula del indicador, para que cualquier
funcionario de la Seremi pueda interpretar de manera correcta la informacin, similar a como se
observa en la figura 2.8.

Decretado Tramitado 20.861

% Decretado Tramitado 28,36%
Decreto en Trmite
51.900
(Contralora)

Solicitud en Trmite
0
(Dipres)
%Decretado + Solicitado 98,91%
Ley de Presupuesto 2016 73.563

%Decretado + Solicitado = (Decretado Tramitado + Decreto en Trmite + Solicitud en Trmite) / Ley de Presupuesto

%Decretado Tramitado= Decretado Tramitado/Ley de Presupuesto

Figura 10 Presentacin de Indicadores de Gestin Presupuestaria (adaptacin) (2.7)

 17

Para contextualizar el indicador, se muestra un grfico que muestra en reas los montos
presupuestarios, a modo de compararlos grficamente con la programacin mensual, adems de
permitir conocer hasta qu punto est cubierta la programacin, similar a como se muestra en la
figura 2.9

Figura 11 Contextualizacin de Indicadores de Gestin Presupuestaria (2.8) (adaptacin)

En el nivel de detalle se presenta un listado con los documentos que estn en trmite, tal como se
muestra en la figura 2.10, no tiene sentido mostrar los decretos tramitados, ya que no se puede
influir sobre ellos.

Listado Decretos y Solicitudes en Trmite

MONTO (M$)
SERVICIO TIPO DOC. N DOC. FECHA CONTRALORA DIPRES
Administracin Sistema
Oficio
Concesiones
Solicitud a Hacienda 87 03-02-2016 240.000
Direccin de Aeropuertos
Decreto 202 19-02-2016 55.924
Direccin de Aeropuertos
Oficio Solicitud a Hacienda 123 16-02-2016 1.655.500
Direccin de Obras Hidrulicas
Decreto 206 19-02-2016 1.809.916
Direccin de VialidadOficio Solicitud a Hacienda 86 03-02-2016 305.100
Direccin de VialidadOficio Solicitud a Hacienda 137 24-02-2016 481.000
Direccin General deDecreto
Aguas 137 08-02-2016 51.900
Total general 1.917.740 2.681.600
Figura 12 Detalle Indicadores de Gestin Presupuestaria (2.9)
 18

Para conocer el Dashboard, completo, tal como fue entregado se invita a consultar el Anexo de
este documento.

2.6.2 Detalle Gestin Presupuestaria

Para tener un mejor nivel de contextualizacin y detalle de la Gestin presupuestaria se dise

una hoja que contiene un detalle grfico de la gestin por cada direccin a modo de poder
comparar rpidamente y tomar acciones correctivas en los servicios que estn ms crticos. Para
visualizar esta planilla srvase visitar el Anexo del Informe.

2.6.3 Dashboard Seguimiento

En esta hoja, se muestra el Dashboard de Seguimiento de Inversiones, de manera similar al

Dashboard de Gestin presupuestaria, los indicadores de seguimiento de las inversiones, se
muestran como se observa en la figura 2.11. Este Dashboard tambin posee un filtro mediante el
cual se puede consultar la informacin por cada direccin.

Ejecutado + Enviado a pago 5.690.714 % Ejec. Proyectada

Programado al Mes Actual 9.113.823 Mes 62,44%
Programado Ao 56.462.403 Ao 10,08%
% Ejecucin Proyectada = (Ejecutado + Enviado a Pago)/(Programado)

Ejecutado + Enviado a pago 5.690.714 % Ejecucin

Decretado Tramitado 50.881.500
11,01%
Decretado + En Tramite 51.667.600
% Ejecucin = (Ejecutado + Enviado a Pago)/(Decretado + Decreto En Tramite + Solicitud en Tramite)

Figura 13 Presentacin de Indicadores de Seguimiento de Inversiones (adaptacin) (2.10)

La contextualizacin de los indicadores de seguimiento de inversiones, se realiza de manera

similar al caso de la gestin presupuestaria, pero en este caso el rea presentada en el grafico
representa la suma de los montos presupuestarios decretados y en trmite, y se grafica con un
punto rojo la programacin del mes actual, y con un punto verde, el monto ejecutado + los pagos
enviados. Esto permite comparar la ejecucin con la programacin mensual y anual, similar a
como se muestra en la figura 2.12.
 19

Figura 14 Contextualizacin de Indicadores de Seguimiento de Inversiones (2.11) (adaptacin)

En el nivel de detalle se presenta una tabla que muestra el resumen por estado de contrato de las
iniciativas de inversin, tal como se muestra en la tabla II-2.

Resumen por estado de Contrato

Estado Contratos Monto Contrato Programado Ao Programado al mes Ejecutado +Enviado a Pago
Por Licitar 14 0 3.354.783 0 0
En Licitacin 11 0 2.789.401 0 0
En Adjudicacin 8 25.660.667 6.412.131 268.664 0
En Ejecucin 35 95.771.021 36.578.416 8.931.305 5.278.465
Terminado 9 16.751.689 539.457 337.360 130.750
Modificacin de Contrato 16 0 210.691 -921.095 0
Expropiaciones --- 0 0 0 0
Materiales Insumos y Servicios --- 3.793.546 6.577.524 497.589 281.499
Total 77 138.183.377 56.462.403 9.113.823 5.690.714
Tabla 2 Detalle Indicadores de Seguimiento de Inversiones (II-2)

Para conocer el Dashboard, completo, tal como fue entregado se invita a consultar el Anexo de
este documento.

2.6.4 Estado Contratos Proyectos

Esta incluye un filtro que permite conocer el estado de los proyectos y contratos de cada
direccin. Se presentan los indicadores de seguimiento de inversiones, tal como se muestran en el
Dashboard respectivo (ver apartado 2.6.3). Presenta un grfico circular que muestra la
distribucin de los contratos segn su estado. Esta hoja a pesar de no ser un Dashboard apoya el
seguimiento de las inversiones, ya que permite conocer la distribucin de los proyectos y
contratos por RATE, Centro de Gestin, su Estado, Tipo de Contrato y Centro de Gestin.
 20

Si una direccin tiene demasiados contratos por licitar, implica que posiblemente est retrasada
en la realizacin de los llamados a licitacin, por lo que hay que intervenir, adems si un proyecto
tiene un RATE distinto a RS (Recomendado Favorablemente), no puede ejecutarse. Por lo que
tambin deben tomarse acciones correctivas para cambiar esta situacin.

Para conocer exactamente como est presentada la informacin en esta hoja se insta a visitar el
Anexo del informe.

2.6.5 Listados

En las hojas siguientes del libro se presentan listados con informacin relevante de los contratos
y los proyectos, estas son:

Contratos: Listado que contiene todos los contratos y que puede ser filtrado por direccin y
estado de contrato (ver anexo).

Proyectos sin Contrato: Listado que contiene todos aquellos proyectos que no tienen contratos
asociados (ver anexo).

Ley sin Ges-Pres: Listado que contiene aquellos proyectos que tienen un monto determinado en
la Ley de Presupuestos, pero no han pasado por el proceso de gestin presupuestaria (ver anexo).
III CONCLUSIONES

El objetivo principal que se plante al comienzo de la prctica fue el apoyar el control del
proceso de gestin presupuestaria y el Seguimiento de las inversiones a travs del desarrollo de
una planilla de clculo que apoyara estos procesos. Se solicit el continuar con el proceso actual
de llenado manual de hojas de clculo y procesar la informacin para posteriormente ser
mostrada de forma eficiente. Sin embargo, para marcar la diferencia en un mundo laboral cada
vez ms competitivo siempre se debe buscar hacer de lo solicitado. Es por eso que personalmente
me comuniqu con la Subdireccin de Informtica y Telecomunicaciones, va telefnica y correo
electrnico, para obtener acceso a la Base de Datos del ministerio.
Para a marcar la diferencia en este caso fue fundamental el contar con los conocimientos
adquiridos en las asignaturas de Sistemas de Informacin Administrativos I y II, gracias a estos,
se pudo realizar un trabajo de un nivel bastante bueno, donde el Director de Planeamiento quien
fue el cliente del proceso de desarrollo de la prctica qued bastante conforme con los resultados
obtenidos.
El mtodo original de procesamiento de datos, presentaba una serie de problemas como el
tiempo empleado en el llenado de datos, los errores que se producan durante este proceso y la
falta de estandarizacin de la informacin lo que no permita transformarla en conocimiento para
el ministerio.
Gracias a la formacin recibida, se conoce que los datos en bruto no sirven de nada, deben ser
procesados para ser transformados en informacin, creando posteriormente conocimiento valioso
para la organizacin. Para esto existen muchas herramientas, como lo son, el Dashboard, las
Bases de Datos Relacionales, lenguaje SQL y el modelado de procesos, conocimientos que
jugaron un rol clave. Sin embargo hubo que adaptarse a una organizacin bastante estructurada,
como lo es el Ministerio de Obras Pblicas, donde el desarrollo de un Dashboard u otras
herramientas de gestin de informacin, slo poda realizarse dentro de ciertas limitaciones,
como el no poder implementar otro Software para su desarrollo, por lo que hubo que adaptarse y
aprender a utilizar eficientemente las herramientas que ofrece Microsoft Excel.
Es muy probable que en el largo plazo el trabajo realizado durante la prctica logre crear
conocimiento, ya que la informacin qued estandarizada y actualizada.

21
 22

Sin embargo los conocimientos tcnicos adquiridos durante el periodo de estudio, no sirven de
nada, si no se logra comunicar las ideas a desarrollar de forma adecuada, uno de los principales
problemas en este aspecto fue el cmo poder explicar qu es un Dashboard y para qu sirve, el
por qu la informacin debe estar actualizada y estandarizada a fin de crear valor para la
organizacin, aqu las habilidades interpersonales de comunicacin juegan un rol crtico. De nada
sirve realizar un trabajo de buen nivel si no se puede comunicar en que consiste. En general hay
que reconocer que no poseo muchas habilidades transversales de comunicacin, las que debo
desarrollar para poder convertirme en un profesional destacado que logre marcar la diferencia con
su trabajo.
BIBLIOGRAFA

Fernndez, V. (2006). Desarrollo de sistemas de informacin: una metodologa basada en el

modelado. Barcelona: Edicions UPC.

Coronel, C., Morris, S. & Rob, P.(2011). Bases de Datos, Diseo, Implementacion y
Administracion (9a Edicin). Mxico, D.F:CENGAGE Learning.

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ANEXOS
Los anexos presentados en adelante son las hojas del libro de Microsoft Excel desarrollado
durante la prctica.

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