UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN ANTONIO

ABAD DEL CUSCO

INSTITUTO DE SISTEMAS CUSCO

TEMA:

PROBLEMTICA DE LA INVESTIGACIN
PROFESORA:
Emperatriz Tapia Maruri
PRESENTADO POR:
Elder Alonso Trelles Quecao
Alexander Vilca Ojeda
Daniela Soto Mamani
MODULO:
Tercer Mdulo

CUSCO PERU
Octubre - 2017

TEMA: SISTEMA PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE TRMITE

DOCUMENTARIO PARA EL DEL HOSPITAL ANTONIO LORENA CUSCO
PROBLEMTICA

El Hospital Antonio Lorena del Cusco, como parte integrante de

instituciones del Estado no debe ser ajeno a los cambios que se produce por
las TICs a nivel del pas, es ms, los gobiernos locales por estar ms cerca al
ciudadano son los que propician estos cambios, despus de haberse
deliberado y acordado segn las necesidades. Actualmente muchas
instituciones no cuentan con un sistema que le permita acceder de formar
virtual y rpida a los documentos ingresados por las diferentes oficinas
administrativas que las componen. El Hospital Antonio Lorena, cuenta con el
rea de Trmite Documentario, sin embargo, ste no utiliza un sistema de
informacin para la automatizacin de los procesos documentarios, por lo que
no se encuentran integrados.

Es por esta razn, que nace la problemtica de la presente

investigacin, la cual se centra en la documentacin administrativa que se
realiza a diario en el Hospital Antonio Lorena del Cusco, teniendo en cuenta los
siguientes puntos que se ha observado:

El registro de ingreso y egreso de documentacin es a travs de cuadernos

escritos de forma manual, el mismo que al consultar por el proceso de un
documento, ocasiona una bsqueda tediosa y en algunos casos confusin.

Existe un inadecuado flujo de informacin, muchos de los documentos se

traspapelan, en algunos casos se pierden por que no cuentan con un buen
registro.

Se presenta en muchas ocasiones el malestar de los ciudadanos. al

momento de realizar o ir a consultar el estado de su trmite.

No hay un control y manejo de archivo de documentos adecuado, por lo

que se produce prdida de tiempo al momento de buscarlo, llegando al
extremo de declararlo como documento extraviado.
Existe un desorden y mal aseguramiento de registros al momento de
guardar toda la informacin que se recepciona.
 Teniendo en cuenta esta problemtica que aqueja e interfiere en la
buena Gestin Administrativa en cuanto al proceso documentario de una
importante institucin dentro de la ciudad del Cusco, es que se formula el
problema objeto de investigacin.

FORMULACIN DEL PROBLEMA

PROBLEMA GENERAL
El sistema para el seguimiento y el control de documentos beneficiar en
la Gestin Administrativa del Hospital Antonio Lorena del Cusco?

JUSTIFICACIN
Por lo expuesto anteriormente, el trabajo de investigacin se justifica en la
inexistencia de un sistema de trmite documentario dentro del rea de Mesa
de Partes del Hospital Lorena del Cusco, que permita dar solucin a los
problemas de gestin documentaria y a la mala organizacin que presenta
este, como es el manejo del archivo, almacenamiento y estados de trmites,
y el uso de base de datos en base a cuadernos, etc. Por esta razn se
realiza este trabajo con el fin de automatizar y facilitar el manejo del trmite
documentario.

OBJETIVO GENERAL

Implementar un sistema para el Seguimiento y el Control de Documentos

para el mejoramiento de la Gestin Administrativa en el Hospital Antonio
Lorena del Cusco.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Modernizar y optimizar la gestin documental en el Hospital Antonio Lorena

del Cusco.

Sistematizar el trmite documentario administrativo dentro del nosocomio

Facilitar el acceso al archivo documentario en tiempo real.

 Ofrecer un informe en tiempo real del estado de sus trmites realizados a
los ciudadanos que los soliciten.

Mejorar la capacidad de Gestin Administrativa.

Fomentar la cultura cero papel.

HIPOTESIS GENERAL

El sistema de Seguimiento y el Control de Documentos beneficiar el

mejoramiento de la Gestin Administrativa del Hospital Antonio Lorena del
Cusco.

VARIABLES

VARIABLE INDEPENDIENTE VARIABLE DEPENDIENTE

Sistema informtico Mejoramiento de la Gestin
Administrativa

METAS

Investigar y conocer acerca de estudios realizados que implementaron

sistemas de trmite documentario.

Manejar programas informticos que me permitan entender la composicin

de un sistema para trmite documentario.

Procurar ganar la confianza de los trabajadores tanto del rea

administrativa, as como de Mesa de Partes para poder desarrollar la parte
prctica de este trabajo de investigacin.

Terminar el perfil de tesis en el tiempo establecido.

LIMITACIONES

La autorizacin para el acceso al rea de Mesa de Partes.

El acceso a su archivo y documentos tanto entrantes como salientes.

 El recelo del personal y su participacin negativa frente a la implementacin
del sistema.
Los beneficios que se logren con esta investigacin son bastante importantes y
a su vez de intereses personal e institucional basndose en las siguientes
viabilidades.

VIABILIDAD OPERATIVA

Es viable porque una vez dada la capacitacin a los miembros de mesa de

partes, sobre el sistema a implementar, tendrn la capacidad para poder
adaptarse y trabajar con mayor facilidad en la redaccin y activacin de
documentos en la institucin.

VIABILIDAD ECONOMICA

De acuerdo a las entrevistas que se realiz a los encargados que laboran en

esas oficinas es viable, porque la institucin brinda un presupuesto para esta
tarea del mejoramiento en esta oficina, aunque cabe mencionar que ms
prioridad tienen otras oficinas sin analizar que esta tambin es importante,
dado a que todos los documentos que ingresan a la institucin pasan por ah
primero.

VIABILIDAD TECNICA

Tambin es viable tcnicamente, dado a que est relacionado a la viabilidad

operativa y econmica, sin estos no podra ser posible la aplicacin del sistema
a implementar, puesto que el sistema a implementar requiere de computadoras
de ltima generacin y no sera posible sin la designacin de un presupuesto
por parte de la institucin (Viabilidad econmica), ni operada por el personal de
mesa de partes sin la capacitacin respectiva (Viabilidad Operativa).
REQUERIMIENTOS

En esta parte del proyecto logramos la claridad sobre lo que desea el rea de
mesa de partes, las oficinas a donde llegaran los documentos y la forma en la
cual se le va a presentar la solucin que est buscando, para ello identificamos
los siguientes requerimientos:

1. rea especfica para mesa de partes.

2. Implementacin de equipos de cmputo en cada oficina.
3. Implementacin de un sistema.
4. Capacitacin del personal.

ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN

1. TEMA:

SOFTWARE PARA EL SEGUIMIENTO Y EL CONTROL DE DOCUMENTOS

PARA EL MEJORAMIENTO DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA EN LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PUEBLO NUEVO CHINCHA

AUTORES:

Arteaga Castro, Esau Manuel

Huaman Huaylla, Homero

LUGAR:

Universidad privada Ada A. Byron SAC Facultad de Ingeniera, Ciencias y

Administracin. Chincha 2013

RESUMEN DE INVESTIGACIN
La problemtica de la que aborda la tesis es de si la implantacin de un
software de gestin para trmite documentario dentro de la Municipalidad de
Pueblo Nuevo en Chincha, beneficiar sus procesos la gestin de esta, para
ello se formulan objetivos de como implantar mecanismos eficientes que
optimicen y modernicen la gestin interna, partiendo desde las actividades
bsicas como la gestin documental en alguna de sus reas de Trabajo o
Dependencias de la Municipalidad Distrital de Pueblo Nuevo - Chincha, a fin de
minimizar tiempos, esfuerzos y costos a favor de una administracin ms
eficiente de cara a los usuarios. De acuerdo a sus conclusiones este tipo de
software implementado en el experimento si beneficia la Gestin de la
Municipalidad, facilitando el manejo de documentos de forma fluida.

2. TEMA:

SISTEMA INFORMATICO PARA LA ADMINISTRACION Y CONTROL DE

EXPEDIENTES DEL CENTRO DE REHABILITACION INTEGRAL PARA LA
NIEZ Y LA ADOLESCENCIA

AUTORES:

Moiss Elas Cruz Lpez

Jennie Xiomara Granados Guevara

ngel Jos Lizama Molina

Ledwin Baudilio Rivas Sorto

LUGAR:

Universidad de El Salvador - Facultad de Ingeniera y Arquitectura

Departamento Escuela de Ingeniera de Sistemas Informticos. El Salvador
2011

RESUMEN DE INVESTIGACIN:

Esta tesis propone el desarrollo del Sistema informtico para la Administracin

y control de expedientes del CRINA con el propsito de mejorar las
condiciones actuales de los procesos realizados en el rea objeto de estudio.
Para el anlisis de la informacin e identificacin de los requerimientos, se
utiliza la metodologa de lenguaje unificado, describiendo lo siguiente: casos de
uso y diagramas de secuencia, con el propsito de modelar los elementos
involucrados en la solucin, tambin se describen los requerimientos
funcionales, no funcionales, operativos, de desarrollo, legales y ambientales
para el sistema. En el diseo de la solucin se satisfacen elementos
identificados en la determinacin de requerimientos, adems en este apartado
se desarrolla la descripcin de la arquitectura de toda la solucin, la forma de
trabajo en cada una de sus partes, as como el diagrama de clases, el
modelado de la base de datos, el diccionario de datos, el diseo de las
pantallas y el diseo de la seguridad.

3. TEMA:

SISTEMA WEB DE CONSULTAS PARA LA GESTIN DE TRMITE

DOCUMENTARIO DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SULLANA -
PIURA

AUTOR:

Carlos Andrs Medina Sandoval

LUGAR:

Universidad Cesar Vallejo Facultad de Ingeniera - Escuela de Ingeniera de

Sistemas. Piura Per 2007

RESUMEN DE INVESTIGACIN

Esta tesis se realiz con el objetivo de mejorar la gestin de trmite

documentario, poniendo especial nfasis en las consultas realizadas antes y
durante la tramitacin de documentos de importancia presentados por los
ciudadanos y recepcionados por la Unidad de Trmite Documentario y Archivo.
De acuerdo a la problemtica, objetivos e hiptesis se lleg a la conclusin de
que se puede afirmar que mejor en un gran porcentaje, la gestin del
trmite documentario en la Municipalidad de Sullana, esto debido al uso del
nuevo Sistema Web implantado.

4. TEMA:

MEJORA DEL TIEMPO DE RESPUESTA A LOS REMITENTES DE

DOCUMENTOS MEDIANTE LA APLICACION DE UN SISTEMA DE TRMITE
DOCUMENTARIO EN UNA FACULTAD

AUTOR:

Franco Huertas Joel Francisco

LUGAR:

Universidad Nacional de Ingeniera Facultad de Ingeniera Industrial y de

Sistemas. Lima 2006

RESUMEN DE INVESTIGACIN:

Desde hace mucho tiempo las organizaciones, sean grandes o pequeas,

realizan trmites documentarios para poder interactuar con personas, ya sean
externas a la organizacin o internas a la organizacin. La presente
investigacin se centra en ste mbito, y se identifica como problema principal
la demora en el tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de
trmites. Esta investigacin tiene como objetivo principal mejorar el tiempo de
respuesta a las consultas de los remitentes de trmites mediante la aplicacin
de un sistema de trmite.