Power Point

Microsoft PowerPoint es un programa de presentacin desarrollado por la

empresa Microsoft para sistemas operativos Windowsy Mac OS. Viene
integrado en el paquete ofimtico llamado Microsoft Office como un elemento
ms, que puede aprovechar las ventajas que le ofrecen los dems
componentes del equipo para obtener un resultado ptimo.
PowerPoint es uno de los programas de presentacin ms extendidos. Es
ampliamente utilizado en distintos campos de la enseanza, los negocios,
entre otros. Segn cifras de Microsoft, cada da son realizadas
aproximadamente 30 000 000 de presentaciones con PowerPoint (PPT).
Es un programa diseado para hacer presentaciones con texto
esquematizado, as como presentaciones en diapositivas, animaciones de
texto e imgenes prediseadas o importadas desde imgenes de la
computadora. Se le pueden aplicar distintos diseos de fuente, plantilla y
animacin. Este tipo de presentaciones suelen ser ms prcticas que las
de Microsoft Word.
Con PPT y los dispositivos de impresin adecuados se pueden realizar muchos
tipos de resultados relacionados con las presentaciones: transparencias,
documentos impresos para los asistentes a la presentacin, notos y esquemas
para el presentador, o diapositivas estndar de 35mm.

Historia
A mediados de 1980, dos productores de software en una pequea oficina
en California llamada Forethought, estaban desarrollando el primer software
de presentaciones grficas para la computadora personal. Los primeros
esfuerzos de estos dos productores de software fueron poco recompensados.
Una serie de compaas inversionistas declinaron invertir en dicho programa,
que era conocido como Presenter y estaba dirigido a la plataforma Mac,
especficamente a la computadora personal Apple II. Pero Bob Gaskins, dueo
de la compaa Forethought, Inc., y el co-productor del programa, no
perdieron las esperanzas. Despus de dos aos de negociaciones (1985-
1987), vendieron por fin la compaa y su software a la gigante Microsoft de
Bill Gates por la suma de 14 000 000 de dlares.
Caractersticas
Algunas caractersticas de PowerPoint son:

1. El uso de plantillas; que se pueden hacer por el usuario, adems de las

que ya estn preestablecidas.
2. Poder introducir textos variando el color y el tamao de las letras
conforme a las necesidades y gustos del usuario.
3. Se pueden insertar imgenes con las que se da una mejor
presentacin a la diapositiva, facilitando comprender mejor a aquello
de lo que trata la diapositiva, adems de poderse insertar textos a las
imgenes complementndose la exposicin.
4. Posee herramientas de animacin, con las que se puede dar efectos a
los textos e imgenes, dndole una mejor apariencia.
5. Realizar grficos.
6. Aadir videos y audios.
7. Posee la cualidad de abrir formatos de otras plataformas e incluso nos
permite guardarlos en formatos diferentes al PowerPoint, por ejemplo,
extensiones como: PPT o PPS, entre otras.

Funciones de Power Poit

Tpicamente incluye tres funciones principales:

1. Un editor que permite insertar un texto y darle formato.

2. Un mtodo para insertar y manipular imgenes y grficos.
3. Un sistema para mostrar el contenido en forma contina.
Los editores de presentaciones son aplicaciones de software que permiten la
elaboracin de documentos multimediales conformados por un conjunto de
pantallas, tambin denominadas diapositivas, vinculadas o enlazadas en
forma secuencial o hipertextual donde conviven textos, imgenes, sonido y
animaciones.

Presentaciones Power Point

Las presentaciones PowerPoint usualmente comienzan con una diapositiva que
contiene el nombre del tema de la presentacin y a veces contiene el o los
nombres de los presentadores. El ttulo es seguido por diapositivas de
contenido, que poseen informacin en formato de texto, usualmente en una
lista de tems, y a veces de forma grfica. Entre los ejemplos de formas
grficas que pueden ser hallados en una presentacin PowerPoint se
encuentran: tablas, grficos, diagramas, capturas de pantallas, fotos,
pelculas y animaciones. Una ltima diapositiva o grupo de diapositivas es a
veces incluida para finalizar la presentacin; por ejemplo: "Conclusiones",
"Referencias" o una diapositiva con el texto "Preguntas?".
Las presentaciones PowerPoint son populares en las reuniones laborales, tanto
en las presenciales como en las teleconferencias. Estas presentaciones suelen
ser utilizadas en los negocios para introducir material de entrenamiento.
Muchos profesores universitarios utilizan las presentaciones PowerPoint para
sus clases en lugar de realizar las anotaciones en las pizarras antes de que
comience la clase. Las presentaciones PowerPoint tambin son utilizadas por
los alumnos para realizar presentaciones para el resto de la clase.

Informacin del Software

PowerPoint es desarrollado, producido y vendido por la Corporacin Microsoft.

Viene junto con otras versiones del sistema Microsoft Office y tambin puede
comprarse como producto individual. PowerPoint puede conseguirse tanto
para Windows como para Mac OS.

Caractersticas
El software PowerPoint posee caractersticas y opciones de formato que
incluyen un controlador que te gua durante el proceso de creacin de una
presentacin. Planchas de diseo, fondos ya creados y diseos de fuentes para
ser aplicados a los textos de las distintas diapositivas, pueden ser utilizados,
o puedes crear tu propio diseo si lo deseas utilizando una combinacin de
arreglos, colores de fondo, texto y color de la fuente y algunos extras como
globos de dilogos, imgenes (prediseadas o un archivo), fotos, diagramas
o pelculas. Puedes aadir sonido a las presentaciones desde una librera de
sonidos, desde un archivo de msica guardada, desde un CD o puedes grabar
sonido utilizando un micrfono. Cuando mires la presentacin, la progresin
puede ser manual, utilizando el ratn o el teclado para moverte a la siguiente
diapositiva, o puedes programar que las diapositivas cambien solas luego de
una cantidad de tiempo. Puedes aadir efectos de introduccin y transicin a
las diapositivas. Por ejemplo "desvanecer a negro", "tablero de ajedrez" o
"transicin aleatoria".

Ver la presentacin
La presentacin PowerPoint puede ser vista en una computadora con
PowerPoint instalado. De forma alternativa, PowerPointViewer puede ser
descargado de forma gratuita del sitio web de Microsoft para su uso individual.
Las presentaciones PowerPoint pueden ser vistas con este programa, pero no
pueden ser editadas ni creadas

Crear presentacin
Las presentaciones de PowerPoint funcionan como presentaciones con
diapositivas. Para transmitir un mensaje o una historia, se desglosa en
diapositivas. Considere cada diapositiva como un lienzo en blanco para
imgenes, palabras y formas con las que le ser ms fcil crear su exposicin.
Elegir un tema

Cuando abra PowerPoint ver algunas plantillas y temas integrados. Un tema

es un diseo de diapositiva que contiene sus correspondientes colores,
fuentes y efectos especiales, como sombras, reflejos, etc.

Elija un tema.
Haga clic en Crear o elija una variacin de color y luego haga clic en Crear.

Ms informacin: Aplicar color y diseos a mis diapositivas (tema)

Insertar una diapositiva nueva
En la pestaa Inicio, haga clic en Nueva diapositiva y elija un diseo de
diapositiva.
Ms informacin: Agregar, organizar y eliminar diapositivas.
Guardar la presentacin
En la pestaa Archivo, elija Guardar.
Elija una carpeta o desplcese hasta ella.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la presentacin y
despus elija Guardar.

NOTA: Si suele guardar los archivos en una determinada carpeta, puede

anclar la ruta para que est siempre disponible (como se indica abajo).

SUGERENCIA: Guarde el trabajo sobre la marcha. Presione Ctrl+S con

frecuencia.
Ms informacin: Guardar la presentacin
Agregar texto
Haga clic en un marcador de posicin de texto y empiece a escribir.
Dar formato a texto
Seleccione el texto.
En Herramientas de dibujo, elija Formato.

Siga uno de estos procedimientos:

Para cambiar el color del texto, elija Relleno de texto y elija un color.
Para cambiar el color del contorno del texto, elija Contorno de texto y elija
un color.
Para aplicar sombras, reflejos, iluminados, biseles, rotaciones 3D o
transformaciones, elija Efectos de texto y elija el efecto que desea aplicar.

Transiciones

Agregar o cambiar una transicin de diapositivas

En el panel de miniaturas, haga clic en la diapositiva donde quiera aplicar o
cambiar una transicin. La configuracin de la transicin define la entrada de
la diapositiva y la salida de la diapositiva anterior. En el ejemplo siguiente, si
agrega una transicin a la diapositiva 3, esta determinar cmo sale la
diapositiva 2 y cmo entra la diapositiva 3.
En la pestaa Transiciones, busque el efecto que quiera usar en la galera de
transiciones. Haga clic en el botn Ms para ver la galera completa. Haga
clic en el efecto que quiera usar en la diapositiva para seleccionarlo o para
mostrar una vista previa.
Haga clic en Opciones de efectos para cambiar cmo se produce la transicin
(por ejemplo, desde qu direccin entra la diapositiva).

Para agregar sonido a una transicin, seleccione un sonido en el

cuadro Sonido, o bien haga clic en Otro sonido para seleccionar un sonido
del equipo.
Si quiere aplicar la misma transicin a todas las diapositivas de la
presentacin, haga clic en Aplicar a todo.
Haga clic en Vista previa para ver la transicin con todos los valores de
configuracin.

Configurar la velocidad y los intervalos de las transiciones

Transiciones asigne a otra forma de controlar el flujo de la presentacin.
Puede establecer la velocidad y los intervalos de las transiciones para
controlar cmo fast una diapositiva avanza al siguiente y comenzar la
transicin.
Configurar la velocidad de una transicin
Use el cuadro Duracin para configurar la velocidad de la transicin. Una
duracin ms corta indica que la diapositiva avanza ms rpido, mientras
que los valores ms altos hacen que el efecto sea ms lento.

Seleccione la diapositiva que contiene la transicin que desea modificar. En

la pestaa Transiciones, en el grupo Intervalos, en el cuadro Duracin,
escriba durante cuntos segundos desea que se ejecute la transicin.

Configurar los intervalos de una transicin

Avance de diapositivas permite configurar los intervalos de la transicin.
Para ello, se debe especificar por cunto tiempo permanecer visible una
diapositiva antes de que comience la transicin a la siguiente diapositiva. Si
no se selecciona ningn intervalo, las diapositivas avanzarn al hacer clic
con el mouse.

Seleccione la diapositiva para la que desea configurar intervalos. En la

pestaa Transiciones, en el grupo Intervalos, en Avance de diapositivas, siga
uno de estos pasos:
Para avanzar la diapositiva manualmente, mantenga seleccionada la
casilla Al hacer clic con el mouse.

Para hacer que la diapositiva avance automticamente, seleccione

el despus casilla de verificacin y, a continuacin, escriba el nmero de
minutos y segundos que desee. El temporizador se inicia cuando finaliza la
animacin final o cualquier otro efecto en la diapositiva.

Para iniciar el avance automtico manualmente, seleccione la casilla Al hacer

clic con el mouse y la casilla Despus de. Luego, en Despus de, especifique
la cantidad de minutos o segundos que desee. Una vez que finalizan todas
las animaciones u otros efectos de la diapositiva, se iniciar el temporizador
de avance de la diapositiva al hacer clic con el mouse.

Quitar una transicin

Recuerde que la transicin se aplica a la entrada de una diapositiva, no a su
salida. Por lo tanto, si desea quitar los efectos de salida para la diapositiva
2, quite la transicin de la diapositiva 3.
Haga clic en la diapositiva a la que no desea aplicar ninguna transicin.
Despus, en la pestaa Transiciones, en la galera de transiciones, haga clic
en Ninguna.
En el ejemplo, si la diapositiva 3 no tiene ninguna transicin, aparece de
inmediato una vez que desaparece la diapositiva 2.
Para quitar las transiciones de todas las diapositivas, seleccione todas las
diapositivas de la presentacin (Ctrl+E) en el panel de miniaturas y, en la
pestaa Transiciones, en la galera de transiciones, haga clic en Ninguna.

ANIMACIONES

La animacin puede hacer ms dinmica una presentacin de Microsoft

PowerPoint 2010 y ayuda a hacer la informacin ms memorable. Los tipos
ms comunes de efectos de animar incluyen entradas y salidas. Tambin
puede agregar sonido para aumentar la intensidad de los efectos de
animacin.

Aplicar efectos de animacin de entrada y salida

Vea esta breve demostracin de vdeo sobre cmo agregar efectos de
animacin de entrada y salida. Las animaciones aplicadas son ejemplos;
puede seguir el mismo procedimiento para aplicar las animaciones
disponibles a texto o a objetos.

Seleccione el texto u objeto que desea animar.

En la ficha Animaciones, en el grupo Animacin, haga clic en un efecto

de animacin de la galera. Haga clic en la flecha Ms para ver ms
opciones.

Para cambiar la animacin de su texto seleccionado, haga clic

en Opciones de efectos y, a continuacin, haga clic en la opcin que
desea que haga la animacin.

Aplicar efectos de sonido a texto y objetos animados

Puede dar nfasis adicional a texto u objetos animados aplicando efectos de
sonido.
Para agregar sonido a un texto o un objeto animado, realice lo siguiente:
En la ficha Animaciones, en el grupo Animacin avanzada, haga clic en Panel
de animacin. El Panel de animacin se abrir al lado del panel de rea de
trabajo y mostrar el orden, el tipo y la duracin de los efectos de animacin
aplicados al texto a los objetos de una diapositiva.
Busque el efecto al que desea agregar sonido, haga clic en la flecha abajo y
en Opciones de efectos
En la ficha Efecto de Mejoras, en el cuadro Sonido, haga clic en la flecha
para abrir la lista y realice uno de los siguientes procedimientos:
Haga clic en un sonido de la lista y en Aceptar.
Para agregar un sonido desde un archivo, haga clic en Otro sonido de la
lista, busque el archivo de sonido que desea usar y haga clic en Abrir.

Al hacer clic en Aceptar o Abrir, la diapositiva muestra una vista previa de la

animacin con el sonido agregado. Para cambiar el volumen de sonido de la
vista previa, haga clic en Sonido y mueva el control deslizante hacia
arriba o hacia abajo. Para desactivar el sonido de la vista previa, seleccione
la casilla Silenciar.
Repita este procedimiento para cada vieta de texto a la que desea agregar
un efecto de sonido.
Para obtener una vista previa de la animacin y el sonido aplicados a una
diapositiva, en el Panel de animacin, haga clic en Reproducir.

Aplicar una trayectoria de animacin a texto o a un objeto

Puede agregar ms animaciones complejas o personalizadas a texto o a un
objeto. Vea esta breve demostracin para obtener algunos ejemplos.
Haga clic en el objeto o texto al que desea agregar una trayectoria de
animacin. La trayectoria que aplique va seguida del centro de la vieta del
objeto o texto.
En la ficha Animaciones, en el grupo Animaciones, en Trayectorias de
animacin, realice uno de estos procedimientos:
Haga clic en Lneas, Arcos, Giros, FormasoBucles. La trayectoria elegida
aparece como una lnea de puntos en el objeto u objeto de texto
seleccionado.
Le flecha verde indica el comienzo de la trayectoria y la flecha roja indica el
fin.
Haga clic en Ruta personalizada. Al hacer clic donde quiere que empiece la
trayectoria de animacin, el puntero se convierte en un lpiz .
Para dibujar una trayectoria de lneas rectas unidas Haga clic donde quiere
que empiece la trayectoria de animacin. Mueva el puntero y haga clic
donde quiere que acabe la lnea. Dibuje la siguiente lnea unida haciendo clic
donde quiere que finalice. Haga doble clic en el extremo final del
movimiento.
Para dibujar una trayectoria irregular Haga clic donde quiere que empiece
la trayectoria de animacin. Mantenga presionado el botn primario del
mouse y mueva el puntero en la trayectoria que quiere que siga la
trayectoria de animacin. Haga doble clic en el extremo final del
movimiento.
Para ver la animacin y el sonido completos de la diapositiva, en la
ficha Animaciones, en el grupo Vista de previa, haga clic en Vista previa.

QU ES MICROSOFT ACCESS 2000?

Microsoft Access 2000 es un sistema de gestin de bases de datos
relacionales (SGBDR), lo cual le proporciona una serie de ventajas, entre las
que caben destacar: Creacin de tablas para el almacenamiento y la
manipulacin de la informacin. Definicin de relaciones entre tablas.
Consultas a mltiples tablas. Verificacin de la integridad de la informacin.
Todo esto dentro del ambiente Windows, de fcil manejo para el usuario, e
incorporando funciones como: Asistentes fciles de usar (un asistente
genera automticamente objetos que componen la base de datos). Grficos
y diagramas profesionales. Incorporacin de macros: automatizacin de la
programacin. Incorporacin de mdulos: programacin Visual Basic para
bases de datos. Ayuda basada en el contexto. Asistentes para ayuda.
Formularios e informes con la filosofa lo que se ve es lo que se imprime.
Soporte de DDE (Dynamic Data Exchange: intercambio dinmico de datos)
y OLE (Object Linking and Embedding: enlace e incrustacin de objetos.
Importacin, exportacin y vinculacin con archivos externos. Lo anterior
da una visin general de Access 2000, pero tal vez algunos usuarios
principiantes se preguntarn: qu es una base de datos relacional?. Para
contestar esta pregunta se har, a continuacin, una breve resea.
DEFINICIONES
Qu es una base de datos? Una base de datos es un conjunto de datos
relacionados entre s, que a travs de un SGBD facilita el almacenamiento,
gestin y recuperacin de datos.
Esta informacin es persistente dentro del sistema, es decir, una vez
introducida en l, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla.
Sistemas Informticos para la Gestin Adtva Introduccin a las Bases de
Datos. Microsoft Access 2000 Departamento de Lenguajes y Computacin.
4 Los sistemas de bases de datos se disean para manejar grandes
cantidades de informacin. El manejo de datos incluye, tanto la definicin de
las estructuras para el almacenamiento de datos, como los mecanismos para
el manejo de la misma. Algunas de las ventajas de usar las bases de datos
son:
Evitan la redundancia.
Evitan la inconsistencia.
Obligan al cumplimiento de normas o requisitos para la insercin y
eliminacin de datos a la BD (Base de datos).
Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos.
Se mantiene la integridad entre los datos.
Qu es informacin? La informacin es un conjunto de datos con
importancia para el individuo o la empresa, la cual debe ser gestionada por
el sistema de base de datos y que posteriormente puede ser utilizada en la
toma de decisiones de alguna actividad empresarial. Por lo tanto, un sistema
de base datos optimiza el manejo de la informacin.
Qu es una base de datos relacional? Cuando hablamos de una base de
datos relacional nos referimos a una manera de organizar la informacin que
contiene la base de datos. En los sistemas relacionales, la informacin se
representa mediante tablas. Una tabla es una estructura de datos que
contiene informacin comn. Por ejemplo, una tabla llamada abogados
puede estar formada por una serie de filas que representen a los distintos
abogados que se tienen almacenados, y por una serie de columnas que
representen a cada uno de los campos que caracterizan los abogados, como
pueden ser el nombre del abogado, apellidos, direccin, especialidad, etc.
Las tablas pueden, a su vez, estar relacionadas entre s, y ste conjunto de
tablas relacionadas entre s forma el esquema de la base de datos.
Componentes de una B.D. relacional Tablas. Se guardan datos referentes a
un objeto o entidad general. Est compuesta por filas y columnas. Filas o
registros de una tabla. Una tabla est compuesta por filas o registros donde
se almacena informacin referida a una misma entidad particular. Columnas
o atributos de una tabla. Definen las caractersticas o propiedades que
representan. Clave primaria de una tabla. Mnimo conjunto de atributos que
identifican de forma nica una fila en una tabla. ndice de una tabla.
Estructura de datos que permite acceder a los datos de una tabla de forma
rpida. Clave externa. Conjunto de campos de una tabla que son clave
primaria de otra tabla. Sistemas Informticos para la Gestin Adtva
Introduccin a las Bases de Datos.
Relacin entre tablas. Es la forma en que se relacionan 2 tablas. Las
relaciones posibles son: Uno a uno: Dadas una tabla A y una tabla B, cada
registro de la tabla A puede estar relacionado con un registro de la tabla B y
cada registro de la tabla B puede estar relacionado con un registro de la
tabla A. Por ejemplo suponiendo una tabla con informacin de Alumnos y
una tabla con informacin de Carnets de alumno, cada alumno tiene un
nico carnet de alumno, y cada carnet de alumno pertenece a un solo
alumno. Uno a muchos: Dada una tabla A y una tabla B, cada registro de la
tabla A puede estar relacionado con varios registros de la tabla B y cada
registro de la tabla B puede estar relacionado con un registro de la tabla A.
Por ejemplo supongamos una tabla con departamentos y una tabla con
profesores, cada departamento constara de varios profesores y cada
profesor pertenecer a un nico departamento.
Muchos a muchos: Dada una tabla A y una tabla B, cada registro de la
tabla A puede estar relacionado con varios registros de la tabla B y cada
registro de la tabla B puede estar relacionado con varios registros de la tabla
B. Por ejemplo supongamos una tabla con informacin de Alumnos y otra
tabla con Asignaturas. Cada alumno puede estar matriculado en varias
asignaturas y cada asignatura tendr varios alumnos matriculados.
Integridad referencial La integridad referencial ayuda a garantizar que las
relaciones entre registros sean vlidas y que no se eliminarn
accidentalmente datos relacionados.
En resumen, en el modelo relacional, los datos y las relaciones entre ellos se
representan mediante una serie de tablas, cada una de las cules tiene
varias columnas con nombres nicos. El usuario puede consultar estas
tablas, insertar datos, eliminarlas y modificarlas. Microsoft Access 2000 es
un sistema de gestin de bases de datos relacionales. Cmo se forman las
bases de datos? Bases de datos: es un conjunto de datos que se relacionan
con un tema o propsito particular. SGBDR (Sistema de Gestin de Bases de
Datos Relacionales): es el software que permite organizar y analizar los
datos almacenados en tablas. Es decir, es un conjunto de programas con los
que se puede acceder y manipular datos.

BASES DE DATOS

Las bases de dates se encuentran almacenadas en las computadoras de

manera integrada y compartida, al decir compartida, nos referimos a la
ubicacin de varios archivos de datos distintos en los cuales se elimina en
forma parcial o total la redundancia, es decir que no necesitamos que exista
un dato determinado en varios archivos como podra ser el nombre y el
apellido de un cliente en el archivo de transacciones, si lo tenemos
almacenado en el archivo de datos generales. Se dice que las bases de datos
son compartidas porque un mismo bloque de datos puede ser utilizado por
varias personas, permitindoles que cada uno de ellos utilice datos con
diferente propsito. En el Depto. De crditos la secretaria desea informar al
cliente Pedro Prez sobre el monto de crdito que goza, mientras que en el
depto. De caja desean obtener la fecha lmite de pago.

SISTEMA DE BASE DE DATOS: Un sistema de base de datos es un conjunto

de elementos que permite crear y administrar un ambiente de trabajo
apropiado para la utilizacin de una o varias bases de datos. Los componentes
de dicho sistema son:
la informacin,
el hardware,
el software
los usuarios

Permitiendo que este cumpla con la funcin de ser el medio que provee de
informacin en el momento de ser requerida.

Usuarios Sofisticados
Usuarios Inexpertos

Sistema Administrador de Base de Datos:

Comnmente conocido como DBMD (DATABASE MANAGEMENT SYSTEM).

Consiste en un grupo de programas que permiten la manipulacin y
administracin de los datos que se encuentran en la base de datos. Estos
programas hacen del DBMS una interfaz entre el usuario y los datos, pues
realizan las tareas necesarias para las que solicitudes de informacin de los
usuarios sean satisfechas de manera fcil y rpida y sin que el usuario tenga
mayores conocimientos sobre bases de datos.

Algunos elementos que componen la estructura de trabajo que garantice la

funcionalidad de una base de datos son:
 Esquema de la Base de Datos: Se le llama esquema a la definicin de la
forma en que sern agrupados los datos y que tipo de informacin podrn
contener cada uno de ellos. Por ejemplo, existen datos CARACTER,
NUMRICO, FECHA, etc. Estos nos dicen el tipo de datos que podrn
contener cada uno de ellos.

LENGUAJE DE DEFINICIN DE DATOS: Es un lenguaje especial llamado

DDL (DATA DEFINITION LANGUAGE) QUE ES USADO PARA DEFINIR EL
ESQUEMA DE LA BASE DE DATOS. La interpretacin de las instrucciones
escritas en el lenguaje de definicin de datos, dan como resultado un conjunto
de archivos que forman la base de datos y un conjunto de archivos especiales
llamados diccionario de datos.

DICCIONARIO DE DATOS: Se le llama as a la informacin almacenada

sobre la base de datos que crea el DBA. Debiendo registrar la base de datos:
la forma que se organizan los datos, los nombres que identifican a cada uno
de ellos y que tipo de informacin contienen.

LENGUAJE DE MANIPULACION DE DATOS: DML (Data Manipulation

Languaje), Permite a los usuarios tareas tales como: ingreso de nueva
informacin a la base de datos, consulta, eliminacin y modificacin de
informacin que se encuentra en la base de datos. Siendo catalogadas estas
como las instrucciones primitivas de toda base de datos: INSERT, DELETE,
UPDATE y SELECT.
EDENTIDAD DE ATRIBUTOS
Modelo entidad-relacin ER
El modelo entidad-relacin ER es un modelo de datos que permite representar
cualquier abstraccin, percepcin y conocimiento en un sistema de
informacin formado por un conjunto de objetos denominados entidades y
relaciones, incorporando una representacin visual conocida como diagrama
entidad-relacin.

CONCEPTOS DEL MODELO ER

Ejemplares - Conjuntos - Extensin - Instancia. Se denominan

ejemplares a los registros que guardan una serie de caractersticas similares
o que pueden ser agrupados o clasificados dadas sus caractersticas comunes
en grupos bien delimitados. A los ejemplares tambin se los conoce como
registros de una tabla de una base de datos, o en trminos de abstraccin
como la extensin de la base de datos. Por ejemplo es la lista de usuarios de
una biblioteca, la lista de productos con sus caractersticas, la lista de tipos de
documentos y su definicin.

Entidad. La entidad es cualquier clase de objeto o conjunto de elementos

presentes o no, en un contexto determinado dado por el sistema de
informacin o las funciones y procesos que se definen en un plan de
automatizacin. Dicho de otra forma, las entidades las constituyen las tablas
de la base de datos que permiten el almacenamiento de los ejemplares o
registros del sistema, quedando recogidos bajo la denominacin o ttulo de la
tabla o entidad. Por ejemplo, la entidad usuarios guarda los datos personales
de los usuarios de la biblioteca, la entidad catalogo registra todos los libros
catalogados, la entidad circulacin todos los libros prestados y devueltos y as
sucesivamente con todos los casos.

Atributos - Intencin. Son las caractersticas, rasgos y propiedades de una

entidad, que toman como valor una instancia particular. Es decir, los atributos
de una tabla son en realidad sus campos descriptivos, el predicado que
permite definir lo que decimos de un determinado sujeto. Por ejemplo de una
entidad o tabla catlogo, se pueden determinar los atributos ttulo, subttulo,
ttulo paralelo, otras formas del ttulo, autor principal, otras menciones de
responsabilidad, edicin, mencin de edicin, editorial, lugar de publicacin,
fecha de publicacin,...

Relacin. Vnculo que permite definir una dependencia entre los conjuntos
de dos o ms entidades. Esto es la relacin entre la informacin contenida en
los registros de varias tablas. Por ejemplo, los usuarios suelen clasificarse
segn una lista de tipos de usuarios, ya sean profesores, alumnos o
investigadores. De esta forma es posible emitir la relacin entre el
usuario Jorge Martnez como alumno y Enrique Valtierra como profesor. Las
relaciones son definidas de forma natural en un diagrama relacional para
expresar un modelo cognitivo que dar lugar posteriormente a las
interrelaciones de las entidades.

Interrelacin. Las interrelaciones las constituyen los vnculos entre

entidades, de forma tal que representan las relaciones definidas en el
esquema relacional de forma efectiva. Esto no slo la relacin de los registros
sino de sus tablas y de las caractersticas de la interrelacin entre las
entidades, a travs de un campo clave que acta como cdigo de identificacin
y referencia para relacionar (es decir, como nexo de unin y articulacin de la
relacin). Los tipos de interrelaciones entre entidades o tablas se realizan
aplicando las reglas de cardinalidad y modalidad.
Entidades fuertes. Lo constituyen las tablas principales de la base de datos
que contienen los registros principales del sistema de informacin y que
requieren de entidades o tablas auxiliares para completar su descripcin o
informacin. Por ejemplo la tabla usuario es una entidad fuerte en relacin a
la tabla tipos de usuarios, que es una entidad dbil dada su condicin auxiliar
para clasificar a los usuarios registrados en la biblioteca.

Entidades dbiles. Son entidades dbiles a las tablas auxiliares de una tabla
principal a la que completan o complementan con la informacin de sus
registros relacionados. Por ejemplo tambin son consideradas entidades
dbiles las tablas intermedias que sirven para compartir informacin de varias
tablas principales.

Modelo
Objeto de la
entidad Ejemplo
base de datos
relacin

Ejemplares Registros de una Conjunto-Usuarios{Jorge

Conjuntos tabla Conjunto Martnez(1|alumno), Enrique
Extensin de registros Valtierra(2|profesor), Miguel
dos Santos(3|investigador)}

Tabla de la base
Entidad de datos Tabla usuarios

Campos de una id, nombre, apellidos, tipo de

Atributos
tabla usuario, dni, direccin,
Intencin
telfono

Vnculo entre
Relacin conjuntos Jorge Martnez es investigador

Relacin entre Tabla Usuarios relacionada

Interrelacin tablas con Tabla Tipo de usuarios

Entidades Tabla principal Tabla Usuarios

fuertes

Entidades Tabla auxiliar Tabla Tipo de usuarios

dbiles
 Tabla1. Esquema con algunos elementos fundamentales del diagrama ER

Clave. Es el campo o atributo de una entidad o tabla que tiene como objetivo
distinguir cada registro del conjunto, sirviendo sus valores como datos
vinculantes de una relacin entre registros de varias tablas.
Superclave. Es la combinacin de campos clave que identifican
unvocamente un registro en una tabla o entidad.
Clave principal primaria. Permiten identificar unvocamente cada
registro de una tabla. Por ejemplo campo auto-numrico interno ID.
Clave candidata. Campos que cumplen las condiciones de
identificacin nica de registros, pero que no fueron definidos como
principales por el diseador. Por ejemplo el DOI (Document Object Identifier)
es un campo que define unvocamente un registro de un documento en una
tabla o entidad concreta. No obstante a efectos de gestin interna del sistema
el campo principal ID que contiene un valor numrico correlativo, permite un
tratamiento ms sencillo que el DOI.
Clave externa. Campo clave conformado por el valor de una clave
principal primaria de otra tabla. Por ejemplo el campo id_tipodeusuario en la
tabla usuarios es un campo clave externo que guarda el valor del campo
primario ID de la tabla tipodeusuario, especificando de esa forma que un
usuario como Enrique Valtierra sea de tipo 2 es decir profesor.

Integridad referencial. Se denomina integridad referencial al tipo de

interrelacin que se produce entre tablas mediante un campo clave que
deber contener la cadena alfanumrica exacta al identificador de la tabla
auxiliar para poder realizar la relacin entre los registros. En caso contrario
no se produce la relacin. Adems, se trata de un mecanismo que evita
duplicidades e incorrecciones ya que la propiedad de integridad referencial
conmina a que los datos de un usuario adems de su identificador ID sean
distintos al de los dems. Dicho de otra forma, no pueden existir dos registros
iguales con los mismos datos.
CRACION DE TABLAS
Al crear una base de datos de Access, los datos se almacenarn en tablas
(listas basadas en temas que contienen filas y columnas). Por ejemplo,
puede crear una tabla de contactos para almacenar una lista de nombres,
direcciones y nmeros de telfono, o bien una tabla de productos para
almacenar informacin sobre los productos.
En este artculo se explica cmo crear una tabla, cmo agregar campos a
una tabla y cmo establecer la clave principal de una tabla. Tambin se
explica cmo establecer las propiedades de campo y de tabla.
Ya que otros objetos de base de datos dependen en gran medida de tablas,
siempre debe iniciar el diseo de una base de datos creando todas sus tablas
y luego crear cualquier otro objeto. Antes de crear tablas, tenga claro cules
son sus requisitos y decida cuntas necesita. Para ver una introduccin a la
preparacin y diseo de una base de datos, vea el artculo

Una tabla es un objeto de base de datos que usa para almacenar datos
sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla consta
de registros y campos.
Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la tabla,
como un empleado en particular. Un registro tambin se denomina
normalmente una fila o una instancia.
Cada campo contiene datos sobre un aspecto del tema de la tabla, como el
nombre o la direccin de correo electrnico. Un campo tambin suele
denominarse una columna o un atributo.
Un registro se compone de valores de campo, como Contoso, Ltd.
o alguien@example.com. Un valor de campo tambin se denomina
normalmente un hecho.

1. Un registro
2. Un campo
3. Un valor de campo
Una base de datos de Access puede contener un gran nmero de tablas y
cada una almacena informacin sobre un tema diferente. Cada tabla puede
contener una amplia variedad de campos de diferentes tipos de datos, como
texto, nmeros, fechas e hipervnculos.
Propiedades de tabla y campo
Las tablas y los campos tambin tienen propiedades que puede establecer
para controlar sus caractersticas o su comportamiento.
Una tabla abierta en la vista Diseo.
1. Propiedades de tabla
2. Propiedades de campo
En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de
una tabla que afectan a la apariencia o al comportamiento de la tabla como
un todo. Las propiedades de la tabla se establecen en la hoja de propiedades
de tabla, en la vista Diseo. Por ejemplo, puede establecer una propiedad de
tabla de Vista predeterminada para especificar el modo en que se va a
mostrar la tabla de manera predeterminada.
Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado en una tabla y
define una de las caractersticas del campo o un aspecto del comportamiento
del campo. Puede establecer algunas propiedades de campo en Vista de hoja
de datos. Las propiedades de campo tambin se pueden establecer en la
vista Diseo por medio del panel Propiedades del campo.
Tipos de datos
Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica el
tipo de datos que almacena el campo, como una gran cantidad de texto o
archivos adjuntos.

Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero es diferente de otras

propiedades de campo de la siguiente manera:
Establezca el tipo de datos de un campo en la cuadrcula de diseo de la
tabla, no en el panel Propiedades del campo.
El tipo de datos de un campo determina qu otras propiedades tiene el
campo.
Debe establecer el tipo de datos de un campo al crear el campo.
Para crear un campo en Access, escriba datos en una columna nueva en la
vista Hoja de datos. Al crear un campo escribiendo datos en la vista Hoja de
datos, Access asigna automticamente un tipo de datos al campo segn el
valor que escriba. Si Access no puede determinar el tipo de datos, lo
establecer en Texto. Si es necesario, puede cambiar el tipo de datos con la
cinta de opciones.
Crear una tabla en una nueva base de datos
Haga clic en Archivo > Nuevo. Si usa Access 2007, haga clic en el botn
Microsoft Office > Nuevo.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la
nueva base de datos.
Para ir a una ubicacin diferente para guardar la base de datos, haga clic en
el icono de carpeta.
Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una tabla con el nombre Tabla1 y se
abre en la vista Hoja de datos.
Crear una tabla en una base de datos existente
Haga clic en Archivo > Abrir. Si usa Access 2007, haga clic en el botn
Microsoft Office > Abrir.
En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir y
luego haga clic en Abrir.
En la pestaa Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Se inserta una tabla nueva en la base de datos y se abre la tabla en la vista
Hoja de datos.
Importar o vincular para crear una tabla
Para crear una tabla, puede importar datos o vincular a datos almacenados
en otra ubicacin. Puede importar datos o vincular a datos de una hoja de
clculo de Excel, una lista de SharePoint, un archivo XML, otra base de datos
de Access, una carpeta de Microsoft Outlook, y ms.
Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la
base de datos actual. Los cambios posteriores que se realicen en los datos
de origen no afectarn a los datos importados y los cambios que se realicen
en los datos importados no afectarn los datos de origen. Despus de
conectarse a un origen de datos e importar sus datos, se pueden usar los
datos importados sin conectarse al origen. Se puede cambiar el diseo de
una tabla importada.
Cuando se establece un vnculo a los datos, se crea una tabla vinculada en la
base de datos actual que representa un vnculo activo a la informacin
existente almacenada en otra ubicacin. Cuando se cambian los datos de
una tabla vinculada, tambin se cambian en el origen. Siempre que los datos
cambien en el origen, esos cambios se mostrarn en la tabla vinculada.
Siempre que se use una tabla vinculada, debe ser posible conectarse al
origen de datos. No se puede
Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos
Haga clic en Archivo > Abrir. Si usa Access 2007, haga clic en el botn
Microsoft Office > Abrir.
En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos en la que
desea crear una tabla.
En la pestaa Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en
uno de los orgenes de datos disponibles. Si usa Access 2007, los orgenes
de datos se encuentran en el grupo Importar.

Establecer la clave principal de una tabla

A menos que tenga una razn especfica para no hacerlo, debe especificar
una clave principal para una tabla. Access crea automticamente un ndice
para la clave principal, que puede ayudar a mejorar el rendimiento de la
base. Access tambin comprueba que cada registro tiene un valor en el
campo de clave principal y que este es siempre nico. Los valores nicos son
cruciales, ya que, de lo contrario, no hay forma fiable de distinguir una fila
concreta de otras filas.
Cuando crea una tabla en la vista Hoja de datos, Access crea
automticamente una clave principal y le asigna el nombre de campo de id.
y el tipo de datos Auto numeracin.
En la vista Diseo, puede cambiar o quitar la clave principal o establecer la
clave principal para una tabla que an no tiene una.
Determinar los campos que se van a usar como una clave principal
A veces, puede que ya tenga los datos que desea usar como la clave
principal. Por ejemplo, puede que tenga nmeros de id. existentes para los
empleados. Si crea una tabla para realizar un seguimiento de informacin de
los empleados, puede que decida usar el id. de empleado existente como la
clave principal de la tabla. O tal vez el id. de empleado solo es nico en
combinacin con el id. de departamento, lo que requiere que use ambos
campos juntos como la clave principal. Una clave principal correcta debe
tener las siguientes caractersticas:
Cada registro tiene un valor nico para el campo o la combinacin de
campos.
El campo o la combinacin de campos no puede estar vaco ni ser Null,
siempre hay un valor.
Los valores no cambian.
Si no hay datos apropiados para usar como clave principal, puede crear un
campo para usar como clave principal. Cuando crea un campo para usar
como una clave principal, establezca el tipo de datos del campo en Auto
numrico para ayudar a garantizar que cumpla con las tres caractersticas de
la lista anterior.
Establecer o cambiar la clave principal
Seleccione la tabla cuya clave principal desee establecer o cambiar.
En la pestaa Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic
en Vista Diseo.
En la cuadrcula de diseo de la tabla, seleccione el campo o los campos que
desea usar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de fila del campo que
desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el
selector de filas de cada campo.
En el grupo Herramientas de la pestaa Diseo, haga clic en Clave principal.

Aparece un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha

especificado como clave principal.
Quitar la clave principal
Seleccione la tabla cuya clave principal desee quitar.
En la pestaa Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic
en Vista Diseo.
Haga clic en el selector de fila de la clave principal actual. Si la clave
principal consta de varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y
luego haga clic en el selector de filas de cada campo.
En el grupo Herramientas de la pestaa Diseo, haga clic en Clave principal.

El indicador de clave se quita del campo o campos que especific

previamente como clave principal.
CONSULTAS

Definicin.

Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las

presenta en la pantalla. Sern estudiados tres tipos de consultas:

De seleccin: selecciona y presenta registros en formato patrn

De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato
de planilla
De accin: altera el contenido de registros en una nica operacin

Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es

dinmico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y
con el sentido de solo existir mientras la consulta est activa. Al cerrar una
consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto constituye una gran
ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella
automticamente reflejarn esas alteraciones.

Las consultas constituyen un recurso prctico para obtener informaciones

especficas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:

Elegir campos especficos de tablas especficas;

Seleccionar informaciones va criterios;
Mostrar las informaciones en varios rdenes;
Obtener datos de varias tablas simultneamente;
Calcular totales;
Crear formularios e informes;
Crear otras consultas y grficos.

Generar una nueva consulta.

La obtencin de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de

Datos, seleccionando Consultas y picando en la opcin Nuevo. En respuesta
aparecer un cuadro de dilogo que le permite a Ud. elegir el modo de cmo,
la consulta, debe ser construida. O Ud. mismo monta la consulta a travs del
modo Vista Diseo o Ud. utiliza los Asistentes, que facilitan el montaje tanto
de consultas como de informes, formularios, etc.

Al elegir el modo Vista Diseo, aparecer la ventana Consulta de

Seleccin sobrepuesta con la ventana de dilogo Mostrar tabla. Para cada
tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre y pique en el
botn Agregar. En el caso que se adicione una tabla / consulta equivocada,
basta seleccionarla y apretar DEL para borrarla del rea de tablas.

FIGURA 3.1Ventana Mostrar tabla de consulta.

La activacin de la ventana de dilogo Mostrar tabla tambin puede ser

realizada a travs del men Consulta opcin Mostrar tabla o por el botn
correspondiente en la barra de herramientas.

La ventana Consulta Seleccin posee dos reas, el rea de las tablas envueltas
en la consulta y el rea de la consulta propiamente dicha. En esta ltima rea
el montaje de la consulta es hecho a travs del esquema QBE (Query By
Example). En este esquema creamos las consultas arrastrando campos del
rea superior de la ventana para el rea inferior. En la planilla QBE cada
columna contiene informaciones al respecto del campo incluido en la consulta.
FIGURA 3.2 Barra de herramientas de la ventana Consulta.

La figura 3.3 muestra la estructura de la consulta que fue denominada

"Ingenieros de la Empresa". Al accionar la ejecucin de la consulta
aparece el resultado presentado en la figura 3.4. Esta figura muestra que el
resultado es presentado en una hoja de datos que, en principio, puede ser
tambin usada para alterar y excluir registros.

FIGURA 3.3 Estructura de la Consulta Ingenieros de la Empresa.

FIGURA 3.4 Hoja de Datos de la consulta Ingenieros de la empresa

3.3. Adicionar campos a la consulta.

Inicialmente se debe seleccionar los campos en la tabla. Se Puede seleccionar

varios campos picando y apretando simultneamente SHISFT o CTRL.
Enseguida, apuntar para alguno de los campos seleccionados y arrastrarlo
para la lnea Campo: en el rea inferior.

Tambin es posible adicionar un campo seleccionndolo desde el Campo en el

rea inferior. Basta abrir el cuadro de combinaciones que aparece cuando el
punto de insercin est posicionado en el rea del Campo y elegir entre los
campos listados.

Para adicionar todos los campos de la tabla a la planilla QBE es necesario

inicialmente seleccionar todos los campos. Hay un atajo para esta tarea: basta
picar dos veces en la barra de ttulo de la tabla. Otro mtodo consiste en el
arrastre de la lnea de asterisco (*) de la tabla para algn campo de la parte
inferior. Mientras tanto, en este caso l arrastra toda la tabla y produce un
efecto secundario interesante: en caso que la tabla vaya a ser alterada en su
estructura, por adicin/exclusin de campos, no ser necesario rehacer la
consulta. Por otro lado, campos QBE basados en asterisco no admiten
criterio de clasificacin y seleccin.

Para insertar un campo entre otros ya existentes en la planilla QBE basta

arrastrar un campo seleccionado, en la parte superior, para el campo que
quedar a la derecha del campo insertado. Para reordenar campos en la
planilla QBE basta seleccionar y arrastrar para otra posicin. Para eliminar un
campo, basta seleccionar y dar DEL. Para remover todos los campos de la
planilla use la opcin Borrar cuadrcula del men Edicin.

El texto que identifica columnas, en la hoja de datos, es el nombre del campo.

Muchas veces ese nombre es largo y se desea substituirlo por otro. Para ello
basta preceder al nombre del campo en la planilla QBE con el nombre deseado
seguido de dos punto. Ejemplo: Cargo: Cdigo del cargo. Mientras tanto, si
la columna posee la propiedad leyenda esta tendr prioridad.

Eventualmente si es necesario utilizar un campo en una consulta sin que haya

necesidad de mostrarlo en la hoja de datos, por ejemplo, cuando ese campo
participa de la llave de clasificacin. En este caso basta desactivar la marca
de Mostrar R correspondiente en la planilla QBE.

3.4. Clasificacin de los datos presentados.

Basta especificar el orden de clasificacin (creciente o Decreciente) de los

campos que hacen parte de la llave de clasificacin. Observar que el orden de
los campos pasa a ser importante y, eventualmente, es necesario reordenar
las columnas en relacin a su orden en la tabla original.

Nada impide que un campo de la tabla concurra dos o mas veces como campo
en la planilla QBE. Eventualmente esa puede ser una solucin interesante para
poder usar el campo en la llave de clasificacin (donde su posicin es fija)
desactivando su presentacin en la lnea Mostrar; la segunda versin del
campo es exhibida en la posicin deseada por el usuario. El mismo efecto
puede ser utilizado en conjunto con campos de la planilla QBE oriundos de
asterisco. Como no es posible usar criterios de seleccin y clasificacin
para campos asterisco (*), basta incluir un duplicado de los campos
necesarios. Para esos campos duplicados son establecidos los criterios de
clasificacin y seleccin concomitantemente con la desactivacin de su
presentacin en la lnea Mostrar de la planilla QBE

3.5. Grabar e imprimir consultas.

Para grabar la consulta, use las opciones Guardar y Guardar como o

Exportar del men Archivo.

Para imprimir la consulta debemos estar en la hoja de datos y accionar Vista

preliminar para ver el layout de la hoja a ser impresa. La opcin Imprimir del
men Archivo realiza la impresin permitiendo eventualmente imprimir
apenas los registros seleccionados en la hoja de datos. Para eso, basta elegir
la opcin Registro Seleccionados como Intervalo de Impresin.

3.6. Criterios de Seleccin conteniendo un nico campo.

Como criterio de seleccin en la planilla QBE podemos emplear diversos tipos
de expresin envolviendo diversos tipos de funciones internas. El resultado de
algunos criterios ejemplos es presentado a continuacin. :

>520 todos los nmeros mayores a 520

entre 520 y 1528 todos los nmeros entre 520 y 528 inclusive

="Carlos Moreira" todos los exactamente iguales a

"S*" todos los iniciados con la letra S

"fe*eira" por ejemplo: ferreira, fereira, festeira

"sm?th" por ejemplo: smith, smyth

"* * *" nombres de tres palabras separadas por un blanco

*/*/93 todas las fechas del 93

negado como "S*" todos los nombres no iniciados por S

>=1-ene-92 y <=20-feb-93 todas las fechas del intervalo

"S*" o "R*" todos los iniciados por la letra S o R

nulo todos los registros con campo nulo

negado nulo todos los registros con valor en el campo

fecha() todos con la fecha actual

entre fecha() y fecha()-7 todos con fecha de la ltima semana

El verdadero poder de una base de datos relacional es la capacidad que tiene
de recuperar y analizar los datos rpidamente mediante la ejecucin de una
consulta.
Las consultas son una forma de buscar y recopilar informacin de una o
ms tablas para conseguir informacin detallada de una base de datos. Al
crear una consulta en Access 2010, defines condiciones especficas de
bsqueda para encontrar, exactamente, la informacin que deseas.
Cmo se utilizan las consultas?
Las consultas son mucho ms que filtros o bsquedas simples que puedes
usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a
informacin de mltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una bsqueda
en la tabla de clientes para encontrar la direccin de uno de ellos o un filtro
en la tabla vehculos para ver cul es el carro que corresponde a
determinado cliente. Debes tener en cuenta que una consulta bien diseada
te puede dar informacin que no podras averiguar examinado cada uno de
los registros de la tabla de datos.
Conozcamos la vista Diseo de consuta

Vistas de consulta
Haz clic en el botn Ver para que puedas acceder a la lista desplegable que
te mostrar las diferentes opciones de vista para las consultas.

Por ejemplo, la vista Hoja de datos, te permitir ver los resultados de tu

consulta en forma de tabla o la Vista Diseo, te permitir modificar o
configurar la consulta.
Botn ejecutar consulta
Despus de disear la consulta, haz clic en el botn Ejecutar para que
puedas ver los resultados de tu bsqueda en una tabla.
Panel de relacin de objeto
Todas las tablas que decidas incluir en una consulta aparecern como
pequeas ventanas en la parte superior de la pantalla, este espacio es
conocido con el nombre de Panel de relacin de objeto. Cada ventana
contiene una lista con el nombre de todos los campos disponibles en tabla
que seleccionaste.
Tabla para criterios de bsqueda
En esta tabla podrs escribir los criterios que tendr tu bsqueda. Vers
que en la primera fila de esta tabla encontrars el nombre de
los campos que sern incluidos en la consulta. Tambin podrs ver a
que tabla pertenece cada campo y ordenar la forma como quieres que
aparezcan los resultados de lo que ests buscando.

Pasos para crear una consulta simple de una nica tabla

Paso 1:
Selecciona la pestaa Crear que se encuentra en la parte superior de
la Cinta de opciones y haz clic en el comando Diseo de consulta.
Paso 2:
Access abrir la vista Diseo de consulta. Vers que en la pantalla
aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. All, vers una lista con el
nombre de cada una de las tablas de tu base de datos. Selecciona la tabla
en la que deseas ejecutar la consulta y, luego, haz clic en el botn Agregar.
Paso 3:
La tabla seleccionada aparecer como una pequea ventana en el panel de
relacin de objeto. All, vers una lista con los nombres de los campos de
la tabla. Haz doble clic sobre los campos que consideres que van a arrojar
los datos que deseas que aparezcan en los resultados de la consulta. En
este ejemplo, vamos a informar sobre la promocin a personas que viven en
Houston. Por ello, vamos a incluir los campos: Nombres, Apellidos, Mail,
Ciudad y Cdigo Zip.
Paso 4:
Establece los criterios de bsqueda. Para ello, haz clic en la
fila Criterios del campoque deseas filtrar. Al escribir los criterios en ms de
un campo, los resultados de la consulta sern los datos que cumplen con los
criterios fijados por ti. Debes tener en cuenta que a la hora de escibrir los
criterios, estos deben ir entre comillas como por ejemplo "Houston"

Paso 5:
Despus de haber establecido los criterios de tu bsqueda, haz clic en el
botn Ejecutar que se encuentra en la Cinta de opciones.

Paso 6:
Los resultados de la consulta se mostrar en la vista Hoja de datos, que es
parecida a una tabla. Si deseas guardar esta consulta, haz clic en el
comando Guardar que se encuentra en la Barra de herramientas de
acceso rpido, cmbiale el nombre y haz clic en el botn Aceptar.

Disear consultas en mltiples tablas

Las consultas pueden ser difciles de entender y construir, si no tienes idea
de lo que ests tratando de encontrar y cmo encontrarlo. Una consulta de
 una sola tabla puede ser muy simple, pero a medida que pasa el
tiempo podrs construir consultas ms complejas por lo que tendrs que
planificar esta con anticipacin.

Cmo planear una consulta?

Cuando vas a planificar una consulta que utiliza ms de una tabla, debes
realizar los cuatro pasos que vers a continuacin:

1. Establecer claramente lo que deseas saber. Si pudieras pedir una

pregunta a tu base de datos cul sera? La creacin de una consulta es ms
complicado que hacer una pregunta simple, debes saber exactamente que
deseas preguntar para construir una consulta til.

2. Identifica los campos que contienen la informacin que deseas que

aparezca en los resultados de la consulta.

3. Localiza los campos de informacin que deseas incluir en la consulta, es

decir, busca qu tabla se encuentra cada uno de esos campos.

4. Determina lo criterios de la informacin que cada campo debe cumplir. Para

ello, piensa en la pregunta que hiciste en el primer paso. Qu campos vas a
necesitar para buscar la informacin especfica?Qu informacin
buscas?Cmo vas a buscarla?
Las consultas pueden ser difciles de entender y construir, si no tienes idea
de lo que ests tratando de encontrar y cmo encontrarlo. Una consulta de
una sola tabla puede ser muy simple, pero a medida que pasa el
tiempo podrs construir consultas ms complejas por lo que tendrs que
planificar esta con anticipacin.

Cmo planear una consulta?

Cuando vas a planificar una consulta que utiliza ms de una tabla, debes
realizar los cuatro pasos que vers a continuacin:

1. Establecer claramente lo que deseas saber. Si pudieras pedir una

pregunta a tu base de datos cul sera? La creacin de una consulta es ms
complicado que hacer una pregunta simple, debes saber exactamente que
deseas preguntar para construir una consulta til.

2. Identifica los campos que contienen la informacin que deseas que

aparezca en los resultados de la consulta.

3. Localiza los campos de informacin que deseas incluir en la consulta, es

decir, busca qu tabla se encuentra cada uno de esos campos.
4. Determina lo criterios de la informacin que cada campo debe cumplir. Para
ello, piensa en la pregunta que hiciste en el primer paso. Qu campos vas a
necesitar para buscar la informacin especfica?Qu informacin
buscas?Cmo vas a buscarla?

Pasos para crear una consulta en mltiples tablas

Paso 1:
Selecciona la pestaa Crear y haz clic en el comando Diseo de consulta.

Paso 2:
Se abrir el cuadro de dilogo Mostrar tabla. All selecciona las tablas que
van a hacer parte de la consulta. Luego, haz clic en el botn Agregar.
Paso 3:
Las tablas aparecern en forma de pequeas ventanas en el panel de
relacin de objeto, unidos por una lnea de combinacin. Haz doble clic
en la seccin media de esta lnea para que puedas configurar la direccin en
la que va la relacin de las tablas, es decir, de derecha a izquierda o
viceversa.

Paso 4:
Aparecer el cuadro de dilogo Propiedades de combinacin. All,
selecciona la direccin en la que ir la lnea de unin de las dos tablas.
Puedes hacer clic en la opcin 2 para que la unin quede de izquierda a
derecha, es decir, que todos los clientes que cumplieron con los criterios de
ubicacin, se incluiran en los resultados. Si haces clic en la opcin 3 la unin
queda de derecha a izquierda, es decir, que con esta opcin vamos a
trabajar con las personas que han visitado el taller en el mes de diciembre.
Paso 5:
En las ventanas, haz doble clic en los nombres de los campos que deseas
que aparezcan en los resultados de la consulta. Estos se aaden en la
tabla que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Paso 6:
Establece los criterios de bsqueda que llevar cada campo. Recuerda que
los debes escribir en la fila criterio justo debajo del campo en el que deseas
que vaya.

Paso 7:
Despus de haber establecido los criterios de bsqueda, haz clic en el
botn Ejecutar ubicado en el grupo Resultados de la ficha Herramientas
de consulta.
Paso 8:
Los resultados de la consulta se mostrarn en una hoja de datos, parecida a
una tabla. Si deseas guardar la consulta, haz clic en el
comando Guardar que se encuentra en la barra de herramientas de
acceso rpido, ponle un nombre y haz clic en el botn Aceptar.

RELACIONES

Es comn que informaciones de una tabla estn asociadas con informaciones

de otras tablas. En este caso podemos establecer una relacin entre las dos
tablas. Es a travs de la relacin que el Access consigue, a partir de
informaciones en una tabla, obtener informaciones registradas en la otra
tabla. Existen tres tipos de relaciones entre dos tablas A y B: uno a uno,
uno a varios, varios a varios.

Relaciones uno a uno.

La relacin uno a uno ocurre cuando un registro de la tabla A posee como

mximo un registro asociado en la tabla B y un registro de la tabla B posee
como mximo un registro asociado en la tabla A.

Esta relacin est presente en el nmero de gerente/nmero de

empleado, entre el PADRN DE DEPARTAMENTOS y el PADRN DE
EMPLEADOS. Para cada nmero de gerente identificamos apenas un registro
en el PADRN DE EMPLEADOS y cada funcionario es eventualmente
gerente de apenas un departamento.

Relaciones uno a varios.

La relacin uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener

ms de un registro asociado en la tabla B, mientras que, un registro de la
tabla B posee como mximo un registro asociado en la tabla A.
Esta relacin est presente en la sigla del departamento entre el PADRN
DE Departamento el PADRN DE EMPLEADOS. Para
cada sigla del PADRN DE DEPARTAMENTOS identificamos varios registros
con esta sigla en el PADRN DE EMPLEADOS, mientras que, para cada sigla
en el PADRN DE EMPLEADOS identificamos como mximo un registro en
el PADRN DE DEPARTAMENTOS.

Tambin debe quedar claro que, en principio, podemos tener departamentos

sin funcionarios y funcionarios que momentneamente no estn asignados a
ningn departamento.

Relaciones varios a varios.

La relacin varios a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener

ms de un registro asociado en la tabla B y, anlogamente, un registro en la
tabla B puede tener ms de un registro asociado en la tabla A.

Los cargos ocupados por un empleado a lo largo del tiempo constituyen una
relacin de esta naturaleza. Cada empleado ocup varios cargos y un cargo
fue ocupado por diversos empleados. En esta relacin queda inmediatamente
aparente que al par empleado/cargo probablemente estarn asociadas
otras informaciones, por ejemplo, la fecha en que el empleado asumi el cargo
en cuestin.

Relaciones de este tipo varios a varios no pueden ser especificadas

directamente en Access. Es necesario la creacin de una tabla intermediaria
que en nuestro caso podra tener el nombre: cargos ocupados. Cada registro
en esta tabla sera compuesto de tres campos: Nmero de empleado, Cdigo
del cargo y Fecha de admisin a este cargo. Como se observa, se cre una
relacin uno a varios entre el PADRN DE EMPLEADOS y el PADRN DE
CARGOS OCUPADOS y, anlogamente, otra relacin uno a mucho entre
el PADRN DE CARGOS Y SALARIOS y el PADRN DE CARGOS
OCUPADOS. Por lo tanto una relacin varios a varios es convertida en dos
relaciones una a varios cuando hubiera informaciones asociadas a los pares
relacionados.

Creacin de relaciones.

En Access podemos crear relaciones localizadas, utilizadas en una consulta

especfica, o relaciones globales que posiblemente tendrn un uso ms
general. Relaciones de uso localizado sern vistas ms adelante en el captulo
referente a consultas.

Las Relaciones de uso general son tiles porque pueden ser usadas
automticamente en nuevas consultas, facilitan la generacin de
subformularios y sub informes y permiten un cierto grado de proteccin en
operaciones de actualizacin al imponerse la integridad referencial para las
relaciones como ser visto ms adelante.
La creacin y edicin de relaciones es hecha en la ventana Relaciones como
muestra la figura 2.1. En esta ventana se muestra el diagrama de relaciones
entre las tablas. Para cada tabla son mostrados sus campos y lneas de
asociacin con campos de otras tablas. Estas lneas representan las relaciones.

FIGURA 2.1.Ventana de Relaciones

Para exhibir la ventana Relaciones, se pica en el botn Relaciones de la barra

de herramientas de la ventana Base de Datos. En respuesta aparece la
ventana acompaada de la ventana de dilogo Mostrar tabla. Si el dilogo no
aparece, basta cliquear el botn Mostrar tabla en la barra de herramientas.
En el caso fueron adicionadas tres tablas anteriormente construidas. Las
tablas adicionales pueden ser arrastradas y redimensionadas hasta que
queden visualmente legibles.

Para crear una relacin entre el PADRN DE DEPARTAMENTOS y

el PADRN DE EMPLEADOS, picar sobre el campo Sigla del
departamento en la tabla PADRN DE DEPARTAMENTOS y se arrastra
hasta el campo Sigla del departamento en la tabla PADRN DE
EMPLEADOS. En respuesta surge la ventana de dilogo de relaciones (figura
2.3.) Para que sean provistas ms especificaciones sobre la ligazn en
cuestin. En el caso que se desee alterar posteriormente estas
especificaciones basta dar un doble clic sobre la lnea de unin, esto hace
aparecer la ventana de dilogo relaciones.

En el caso que se desee Exigir la integridad referencial para imposibilitar

el empadronamiento de empleados en departamentos inexistentes en
el PADRN DE DEPARTAMENTOS. Al activar esta opcin pasa a ser
necesario especificar tambin cual es el tipo de relacin El tipo uno a varios
ya aparece seleccionado porque es el padrn del Access. Adems de eso, es
necesario indicar si desea guardar el layout de esta ventana. Conviene
guardarlo si una nueva distribucin de las tablas fuera visualmente ms
adecuada. Se debe observar que el diseo de las relaciones indica si l es del
tipo uno a varios (algoritmo 1 y smbolo de infinito 8) o un a uno (algoritmo
1). Los bordes ms gruesos de la lnea de unin indican que la integridad
referencial fue impuesta por la relacin.

Borrado de relaciones.

Para borrar una relacin basta seleccionar la lnea de unin y accionar la tecla
DEL.

Para borrar una tabla basta seleccionarla y accionar tambin la tecla DEL.

Es importante recordar que la eliminacin de una tabla no borra la

relacin. Si la ventana relaciones fue cerrada y accionada de nuevo, entonces
la tabla borrada es mostrada nuevamente con todas sus relaciones. Por lo
tanto, para borrar una relacin es necesario seleccionar la relacin
explcitamente y accionar DEL, enseguida se borra la tabla.

Se puede borrar todo el contenido de la ventana Relaciones. Para eso, basta

en el men Edicin accionar Borrar diseo. Pero esto no borra las relaciones
registradas Internamente. Enseguida se puede adicionar una tabla y utilizar
el botn de la barra de herramientas. Mostrar todas relaciones directas para
exhibir apenas las relaciones directamente asociadas a la tabla. Para exhibir
todo, accione el botn Mostrar todas las relaciones.

FIGURA 2.2 Barra de herramientas de la ventana relaciones

FIGURA 2.3 Ventana de dilogo relaciones