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por Site Secom publicado 31/01/2014 16h22, ltima modificao 29/01/2015 15h28
seu xito. Por envolver diversos parceiros, as decises devem ser compartilhadas e
aprovadas por todos, para que cada um possa desenvolver as atividades sob sua
responsabilidade.
Conhea os principais pontos a serem observados na preparao de um
evento:
1. PROJETO BSICO
Faa uma breve descrio do evento, considerando:
Data;
Horrio;
Local - Descrio do local de realizao do evento (auditrio, ginsio, estdio etc.);
Perfil do pblico e nmero de pessoas aguardadas;
Justificativa e objetivos - Qual a motivao da realizao do evento para o Pas, o Governo
Federal e o solicitante;
Transversalidades - rgos e parceiros envolvidos (Governo Federal, Estadual, Municipal,
sociedade civil etc.);
Contedo da comunicao - Pontos a se destacar, dados relevantes, selos e marcas etc.;
Oportunidades de comunicao relacionadas ao tema do evento;
Cronograma de execuo - Prazos para confirmao da ao, criao e envio de convites,
produo de materiais de comunicao visual e informativos, contratao de servios e
equipamentos, montagem e desmontagem etc.;
Lista de convidados e participantes;
Equipamentos e materiais audiovisuais.
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2. PROPOSTA DE ROTEIRO
Apresente uma proposta para a realizao do evento, destacando:
Previso de durao;
Autoridades convidadas;
Constituio da mesa/palco;
Pronunciamentos e discursos;
Assinaturas de atos, decretos, cartas de inteno, protocolos etc.;
Apresentaes audiovisuais (apresentaes, maquetes, vdeos etc.);
Apresentaes artsticas (msica, dana etc.)
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3. CONVITES
Aps definir com os envolvidos no evento o teor do convite, decida:
A lista de convidados;
A quantidade de convites a serem enviados;
O responsvel pelo contedo do texto;
O responsvel pela criao e produo dos convites;
A data para envio;
Se ser impresso ou eletrnico e a partir da definir como ser a distribuio: e-mail, remessa
ou entrega;
O responsvel pelo envio dos convites e pelo recebimento das confirmaes;
O responsvel pela impresso das listas de convidados para a recepo do evento;
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4. LOCAL DE REALIZAO
Visite o espao escolhido para o evento, solicite uma planta baixa ao administrador do
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5. MONTAGEM DO PALCO
Defina com o grupo o formato e o responsvel pela contratao, montagem e
acompanhamento.
Dependendo do local e do formato do evento, podero ser utilizados palcos, palanques ou
tablados, que devem ser confeccionados e dispostos de acordo com o ambiente, levando em
considerao:
1. Nmero de pessoas que o utilizaro;
2. Equipamentos que estaro dispostos no espao;
3. Posicionamento das peas de ambientao e comunicao;
4. Condies de acesso, segurana e visibilidade.
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6. EQUIPAMENTOS E MATERIAIS AUDIOVISUAIS
A partir da definio dos recursos a serem utilizados no evento, relacione todos os
equipamentos e materiais
acompanhamento e testes.
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7. DISTRIBUIO DE MATERIAL
O material criado para ser entregue ao pblico pode ser promocional ou informativo e deve
atrapalhar o andamento do evento. Defina com o grupo quem ser responsvel pela
Importante:
Verifique com o responsvel se todos os cabos e ligaes necessrias esto disponveis e
O material a ser exibido (BETA, XDCAM, DVD, CD, apresentaes etc.) deve ser testado
para o pblico.
Peas de comunicao visual que estiverem prximas ou atrs de pessoas em destaque
no evento devem receber ateno redobrada. A imagem mal colocada pode gerar uma
conotao inapropriada.
Nas peas de comunicao visual e ambientao utilize material fosco e evite cores claras,
https://www.secom.gov.br/atuacao/eventos/comunicacao-visual-do-evento