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fev 2012

GUIDE
Analyser les besoins
de formation

Pourquoi analyser les besoins de formation ?


Pour construire une dmarche de formation cohrente et pour laborer un plan de formation adapt
aux enjeux de lentreprise et aux besoins de ses salaris, une rflexion au sein de lentreprise
simpose: il sagit de lanalyse des besoins de formation. Cet outil vous aide dfinir les formations
ncessaires, les publics salaris qui sont concerns et les objectifs viss.
Pour conduire cette analyse, nous vous proposons une mthode structure en 4 tapes:
Dterminer les projets venir de lentreprise et les besoins en comptences ncessaires ;
Vrifier si lentreprise est jour pour les formations obligatoires ;
Tenir compte des entretiens professionnels et/ou des entretiens annuels, donc des besoins reprs
titre individuel ;
Hirarchiser les besoins reprs selon les ressources disponibles.

Comment mener une analyse des besoins de formation ?


Une dmarche en trois tapes cls :
Etape 1 : Dterminer les projets venir de lentreprise et les besoins 1
en comptences.
Il sagit de reprer dans lenvironnement externe de lentreprise ce qui est susceptible dvoluer
de faon significative dans les 2 3 ans venir : volutions rglementaires, commerciales,
technologiques,
Il sagit galement de reprer ce qui pourrait changer en interne : dveloppement daffaires, nouvelles
techniques, investissements matriels, dparts la retraite, optimisation de lorganisation
Puis, pour chaque changement majeur, reprer quelles sont les comptences en jeu, celles dont
lentreprise aura besoin pour faire face ces changements. Par voie de consquence, faire le point sur
les comptences disponibles des collaborateurs et celles quil faudra dvelopper, notamment grce
la formation.

Etape 2 : Vrifier si lentreprise est jour pour les formations obligatoires.


La rglementation sur la scurit et la sant au travail, sur la prservation de lenvironnement ou
pour la conduite des engins et matriels volue rgulirement. Pour tre en conformit, lentreprise
doit vrifier que ses salaris sont jour des formations obligatoires (formations initiales ou de
renouvellement).
Le FAFSEA propose un guide Sinformer sur les formations obligatoires qui prsente les principaux
thmes vrifier et aide lentreprise faire le point en la matire.

Rappel :
Le Document Unique de prvention des risques professionnels est une source dinformation
importante pour suivre les besoins de lentreprise en matire de sant et scurit au travail.

F 03 Organiser la formation C 01 Outils formation S 01


fev 2012
GUIDE
Analyser les besoins
de formation

Etape 3 : Prendre en compte les rsultats des entretiens annuels et/ou


professionnels
Llaboration du plan de formation tient compte galement du rsultat des entretiens**, conduits
par les responsables hirarchiques et leurs collaborateurs (entretiens professionnels et/ou entre-
tiens annuels dvaluation), au cours desquels sont abordes les questions de formation, titre
individuel.

** Le FAFSEA propose deux guides pour vous accompagner dans leur mise en uvre :
Conduire les entretiens annuels dvaluation
Russir les entretiens professionnels .

Bon savoir :
Dans la pratique, il est prfrable que les encadrants qui conduisent les entretiens puissent
disposer des grandes lignes du projet de formation de lentreprise (synthse des tapes 1 et 2).
Ils peuvent ainsi confronter les besoins de formation requis par les projets de lentreprise et
ceux issus des entretiens individuels.

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Un support propos pour faire la synthse

Un tableau de synthse (disponible sous format tableur Excel) permet de rcapituler les diffrents
points de lanalyse et de donner une vision globale des besoins de formation envisager :

Les besoins lis la stratgie de lentreprise (fiche 1)


Les besoins lis la conformit rglementaire (fiche 2)
Les besoins issus des entretiens annuels et/ou professionnels (fiche 3)

Pour faciliter larbitrage, deux parties du tableau renseignent les salaris concerns (nominative-
ment ou par catgorie) et les priodes dfavorables au dpart en formation. Il est prfrable de
bien identifier les priodes pendant lesquelles les salaris ne sont pas disponibles pour laisser ainsi
lopportunit de planifier les actions de formation dans les priodes plus calmes.

Par ailleurs, les besoins de formation sont souvent plus importants que les ressources disponibles
(financires ou en temps). La dernire colonne du tableau permet de hirarchiser les actions
conduire: une aide pour dfinir la priorit des axes de formation et des salaris concerns.

La fiche 4 vous permet, enfin, de faire une synthse globale et davoir la vision du projet de forma-
tion, en un seul coup dil.

F 03 Organiser la formation C 01 Outils formation S 01


Tableau daide lanalyse des besoins de formation Changements externes et volutions internes (fiche 1)

A quels changements Sur quoi va impacter ce Qui est concern par Ce changement Lentreprise dispose-t-elle Doit-on prvoir une A quelle priode ne Ce besoin de formation est-il
externes lentreprise changement? (orga- le changement? ncessite-t-il de de ces comptences formation pour renforcer peut-on pas raliser prioritaire ?
va-t-elle devoir faire face? nisation, recrutement, (un poste prcis, nouvelles comptences et qui les dtient ? (un ou ou acqurir ces comptences cette formation ? Priorit 1 : haute, besoin immdiat
( chance de 3 5 ans) investissement un service, un et lesquelles? des collaborateurs) et qui est concern ? Priorit 2 : moyenne, besoin
matriel,) collaborateur) modr

F 03 Organiser la formation
Priorit 3 : faible, peut tre report
Changements de nature
commerciale
ex : arrive dune organisation, dmarche tout le personnel mais connaissance de la mise en oui : former lencadrement t priorit 2
certification produit qualit surtout lencadrement uvre dune dmarche qualit seulement le dirigeant la gestion de projet

Changements de nature lgale


ex : modification des processus de traitement service actualisation des non oui : former lassistante possible toute lanne priorit 1
procdures douanires administratif commercial connaissances commerciale

C 01 Outils formation
Changements technologiques

ex : systme rfid pour quipe de voir la formation du chef


tiqueter les produits investissement matriel conditionnement non non dquipe conditionnement possible toute lanne non

S 01
avec le fournisseur

Autres changements
ex : concentration des veille stratgique direction non dirigeant participer des sminaires pendant la journe (prvoir oui
entreprises du secteur la CCI formation hors temps travail)

Quelles volutions Sur quoi va impacter Qui est concern Ce changement Lentreprise dispose-t-elle Doit-on prvoir une A quelle priode ne Ce besoin de formation
internes lentreprise ce changement? par le change- ncessite-t-il de de ces comptences et qui formation pour renforcer peut-on pas raliser est-il prioritaire ?
sont envisages pour les (organisation, recru- ment? (un poste nouvelles comptences les dtient ? (un ou des ou acqurir ces comp- cette formation ?
3 5 ans venir ? tement, investisse- prcis, un service, et lesquelles? collaborateurs) tences et qui est concern?
ment matriel,) un collaborateur)
Dveloppement de
nouvelles activits
ex : produire une gamme nouvelles techniques chef de culture actualisation des chef de culture : pour partie Jeanne : remise niveau t priorit 1
mini lgumes de production connaissances

Optimisation de lorganisation
ex : rationnaliser repenser le processus responsable magasin logistique interne non Arthur : formation obligatoire novembre - dcembre priorit 1
le conditionnement technique

Autres changements
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Tableau daide lanalyse des besoins de formation Rglementaire (fiche 2)

A quelles obligations de Quelle est la formation Qui est concern Les collaborateurs ont-ils Les collaborateurs sont-ils A quelle chance doit-on A quelle priode ne Ce besoin de formation est-il
formation l'entreprise ncessaire pour par la formation ? dj suivi cette formation soumis une nouvelle faire le renouvellement peut-on pas raliser prioritaire ?
doit-elle rpondre ? satisfaire cette (un poste prcis, et quand ? formation ? de la formation (dure ou cette formation ? Priorit 1 : haute, besoin immdiat
obligation ? un service, un Si oui, laquelle ? date) ? Priorit 2 : moyenne, besoin
collaborateur) modr
Priorit 3 : faible, peut tre report

F 03 Organiser la formation
Obligation pour la sant
et la scurit au travail
ex : sauveteur secouriste sauveteur secouriste Xavier : oui, il y a 2 ans Xavier : actualisation Xavier : cette anne Xavier : en janvier priorit 1 pour les deux
du travail du travail les chefs d'quipe Maxime : non Maxime : initiale Maxime: le plus tt Maxime : pas de collaborateurs
contrainte

C 01 Outils formation
Obligation pour
lenvironnement
ex : traitements Certificat individuel chef de culture Jeanne : DAPA depuis 5 ans Certiphyto prvoir 5 ans aprs l'initiale t priorit 2
phytosanitaires (Certiphyto)

S 01
Obligation pour les biens

ex : incendie SSIAP 1 responsable magasin Arthur : non formation initiale 3 ans aprs la formation novembre - dcembre non
initiale

Conduite du matriel

ex : chariot lvateur CACES - R389 cariste du magasin Hubert : oui il y a 2 ans actualisation dans 3 ans (janv 20) novembre - dcembre non
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Tableau daide lanalyse des besoins de formation Entretiens professionnels et entretiens annuels (fiche 3)

Quels sont les entretiens Quel collaborateur a Date de l'entretien Quelles ont t les Ces besoins individuels Quel type de formation A quelle priode ne Ce besoin de formation est-il
qui ont t mens dans suivi un entretien et prcdent ? conclusions de l'entretien sont-ils en rapport avec les peut-on envisager pour peut-on pas raliser prioritaire ?
l'entreprise ? quelle date ? en matire de besoin de projets de l'entreprise ou rpondre ces besoins ? cette formation ? Priorit 1 : haute, besoin immdiat
formation ? avec les obligations lies Priorit 2 : moyenne, besoin
au poste ? modr
Priorit 3 : faible, peut tre report

F 03 Organiser la formation
Entretiens annuels
dactivit

*rappel de l'actualisation SST


Xavier D. 30 sept. 2011 janv. 09 oui actualisation SST janvier priorit 1
* soudage inox

C 01 Outils formation
Entretiens professionnels

tuteur pour prparer son pas envisag mais ide pas de contrainte
Hubert G. 15 oct. 2011 janv. 09 stage tuteur du guide FAFSEA priorit 2
dpart la retraite retenir dans ce cas

S 01
Autres entretiens

* prparer la mise en stage du CTIFL sur la conduire


Lucie B. (retour congs oui : prparer lavenir vers
31 juil. 2011 nc place de techniques de raisonne des cultures t priorit 3
parental d'ducation) des cultures raisonnes
production nouvelles lgumires

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Tableau daide a lanalyse des besoins de formation Synthse des besoins de formation (fiche 4)

Quels sont les besoins de formation Quels sont les Quel type Faut-il prvoir Comment peut-on A quelle priode Ce besoin de formation
pour lentreprise ? collaborateurs de formation un renouvellement organiser cette ne peut-on pas est-il prioritaire ?
concerns? peut-on envisager et quelle chance? formation? (interne, raliser cette Priorit 1 :
pour rpondre externe, intra, en FOAD, formation ? haute, besoin immdiat
ces besoins ? en hors temps Priorit 2 :

F 03 Organiser la formation
de travail, ) moyenne, besoin modr
Priorit 3 :
faible, peut tre report
Faire face aux changements externes

C 01 Outils formation
Rpondre aux volutions internes

S 01
Faire face aux obligations rglementaires

Tenir compte des besoins individuels reprs


lors des entretiens annuels
et/ou professionnels
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