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1.1.1 ORGANIZACIN
-
4;
Las organizaciones son entidades sociales con la finalidad de cumplir metas y objetivos
- Existen diferentes tipos de organizaciones Entre ellas las lucrativas y no lucrativas, por
ejemplo universidades, empresas de servicios, cooperativas, empresas industriales,
etc
I5_
Un sistema es un conjunto de elementos que se interrelacionan para producir un
'- resultado. Una organizacin se puede definir como un sistema abierto cuyas partes
estn relacionadas entre s y con su ambiente. La naturaleza de esta relacin es de
interdependencia debido a que todas las partes del sistema afectan y son afectadas
mutuamente. Es decir, que un cambio en una parte del sistema (subsistema) afectar a
'_i otras partes dei mismo.
i -
Stephen Robbins, en su libro "Administracin Teora y Prctica", las define como "Una
ordenacin sistemtica de personas realizada para alcanzar un objetivo especfico" es
;L
decir, "cierta entidad que tiene un objetivo bien definido, que incluye a personas o
miembros y que tiene algn tipo de estructura sistemtica"
-f $:om es estan
:i. ---
t
= -* --
f:-
7::
1.1.2 LA ORGANIZACIN VISTA COMO UN SISTEMA
-
CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACION Y ADMIMSTRACION 9
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dinmico e internas tendientes a sostener a la organizacin en el cumplimiento de sus
propsitos bajo condiciones de cambio ambiental. El desarrollo del conflicto entre estas
fuerzas hace de la organizacin una totalidad dinmica por naturaleza.
La organizacin puede ser vista como un sistema global, cuyo objetivo debe ser
conocido por sus dirigentes y las personas que laboran en ella. Dentro de una
organizacin se pueden distinguir varios subsistemas que comparten el objetivo general
de la organizacin y que, a su vez, tienen objetivos individuales definidos.
En una organizacin los elementos interactan para un fin comn, que generalmente es
obtener una ganancia, aunque algunas veces existen otros objetivos inherentes a cada
empresa u organizacin. Todos los elementos reaccionan, se utilizan, o producen en
relacin a un objetivo comn. Cuando se dice que el TODO es ms que la suma de sus
partes, se hace relacin a la contribucin que la interaccin de sus partes proporciona al
sistema.
1
Si analizamos el ambiente de cerca podemos notar que, a su
Figura i .1 Sistema
vez, consiste en
sistemas que
interactan con su "'
nSI '
Producto
ambiente. Por ejemplo,
el ambiente para una
empresa u organizacin f f
est conformado por RETROALIMENTACIN
otras empresas
gubernamentales y privadas que, a su vez, son sistemas que interactan con su
ambiente.
En una empresa ocurre Io mismo. A simple vista cuesta separar en subsistemas, pero
es necesario hacerlo. Una de las aplicaciones de la subdivisin de una organizacin en
subsistemas es que permite subdividir los problemas en ms pequeos y darles
soluciones creativas.
Se analiza el caso de una empresa productora de vehculos. En este tipo de empresa
se puede separar la parte productiva, la que se encarga de realizar el producto, y la
parte administrativa, que se encarga de lograr tos objetivos de la empresa. Estos son
dos grandes subsistemas: el productivo y el administrativo. Se puede seguir
subdividiendo. El subsistema administrativo consta de la parte que se encarga de la
contabilidad, las ventas, tos empleados, la produccin, y otras. Cada una de ellas se
puede examinar por separado. El subsistema contable, a su vez, puede verse como un
sistema cuyo objetivo o producto final son los estados financieros y el registro contable
de todas las operaciones de la empresa. Se puede observar en la figura i .2
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Ejemplo figurai .2
Empresa Productora de Vehculos
Sistema de Ventas
Vender el
- producto
SISTEMA: I
VENTAS
I
Entradas o Insumos:
ductos a vender, personal de ventas, medios de publicidad,
r------------
Sistema de Recurso Humano
Sistema Contable
Estados
financie
,, -- ---..-1Tht
...... --.
---
-..,
ros y
rnnistrns
esa
Producto o salida esperada. Estados financieros y el registro contable de todas las
operaciones de la empresa
Entradas e Insumos:
Recursos con que se cuenta: &iquelabora en el departamento, equipo,
computadoras, sumadoras, etc.
Proceso:
operaciones de la empresa
Otros Sistemas
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De continuar as subdividiendo sistemas en subsistemas, se identifican claramente las
entradas, procesos y salidas de cada uno de ellos. Ms de alguna salida de un
subsistema sirve de entrada a otro subsistema. De esta manera se llega a comprender
el sistema global.
La
1
12 ADMINISTRACIN
administracin es un proceso donde se trabaja con personas y por medio de ellas.
Adems, el cumplimiento de objetivos en forma eficiente distingue a la administracin.
De acuerdo a Henry Fayol 'Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y
controlar"
i
1:
Eficacia Eficiencia
: El trmino efectivo se refiere al : Se refiere a medir
el uso de los
cumplimiento o logro de los 2
recursos en el proceso de alcanzar
:
objetivos. La eficacia mide el uso i resultados. Se preocupa por hacer
: de los recursos para el logro de los - correctamente las cosas y de la
resultados. Se debe ser eficiente y -
mejor manera posible.
efectivo para ser efcaz.
aplicados a la administracin.
Quin es e administrador?
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-
-
k
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS
t -1
En la planificacin se establecen Es desarrollar una
: la visin, la misin, los objetivos y organizacin para llevar los
las metas de la organizacin. planes a feliz trmino. La
:
'Es la coordinacin de los estructura organizacional
blO recursos de la empresa 'O representa la forma en que se
I- 'Establece el QU: se establece . organizan las personas para
, '
metas y se determinan .
;:
:
:
-
C
D.
prqgramas para alcanzarlas
(COMO). Esto origina las
preguntas de qu trabajo
necesita hacerse, cundo y cmo
se har, qu recursos sern
('
distribuir las actividades,
asignar responsables y sealar
claramente la participacin de
cada una de las personas del
grupo. Tambin se deben
-
-
CD
necesarios para llevarlo a cabo,
etc.
o establecer y mantener
relaciones: quin decide qu y
_I ('D cundo. QU HARA CADA
'
- I_I, QUIN! Es la asignacin de
responsabilidades y funciones
a las personas que integran la
organizacin. Se establecen
'
claramente las lneas de
mando y de comunicacin.
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Para llevar a cabo las actividades que
resultan de los pasos de planeacin y . Elcontrol permite garantizar
organizacin, es necesario que se que se est caminando en la
r ul tomen medidas que inicien y continen direccin correcta y que se
.- las acciones requeridas para que las - lograrn los objetivos
-
I-
u
o personas involucradas ejecuten las
tareas. .-O propuestos. Si existe alguna
desviacin es necesario
'La direccin es el hecho de influir en los averiguar qu lo causa y
i
:1
i
. Es necesario liderar, motivar a que los Ufl evaluacin para determinar si lo
ejecutado est de acuerdo con
miembros de la organizacin hagan
Io planificado.
_:
('D
suyos los objetivos y acten de manera
: '
I_1
que se logren estos objetivos. Incluye la Si se sale del camino hay que
motivacin necesaria a todos los ('5 enderezar el timn o lo que nos
:
miembros de la organizacin, para que haya desviado de l. Se mide
;
C se sientan identificados con la misma, el desempeo en comparacin
con las metas y los planes
.
b4
I
con sus valores, creencias y los hagan
- . suyos. Por otro lado, es necesario que propuestos. Muestra en dnde
se adecue la filosofa a las necesidades, est la desvacin, pone en
::: marcha acciones para corregirla
'
objetivos y metas de la organizacin.
I
I
-
u Es otra funcin del administrador
O y ayuda a asegurar el logro de
w garantizar la seguridad en el trabajo,
U
los planes. EI monitoreo
: -
- i
.
i
lograr un sentimiento de pertenencia de
los empleados, motivacin gerencial,
autorrealizacin en sus funciones, etc.
_Q)
constante de las actividades
permite una fiscalizacin o
control ms eficaz.
Ejecutar significa "poner en accin", y
:
esta accin administrativa trata de
-
proporcionar poder estimulante al equipo
:
que llevar a cabo el plan.
: ' .
t::
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As mismo, al automatizar procesos se logra una visin macro de Ja incidencia de una
: tarea administrativa en el logro de los objetivos de la empresa. Como resultado de la
7
automatizacin, algunas tareas tradicionalmente "gerenciales" se han trasladado a las
: secretarias y el personal de oficina, ya que stos han liberado tiempo al realizar con
menor esfuerzo y en menor tiempo algunas tareas repetitivas.
' Por ejemplo, se revisa el proceso a seguir para emitir los cheques de una nmina en una
empresa En algunas empresas actualmente son elaborados con una mquina de escribir y
'
I los clculos son realizados con una sumadora electromecnica. Se registran en promedio
cinco errores en cada nmina. Si se decide automatizar y se implementa un sistema que
calcule el monto a pagar por medio de una computadora, los cheques son impresos a
travs del mismo sistema. Adems de disminuir el tiempo que toma la produccin de los
cheques, tambin se han disminuido la cantidad de errores de clculo y el desperdicio de
- formatos de cheques. Otro beneficio es que se dispone de datos que pueden utilizarse
posteriormente para control y monitoreo. Se podra decir que se ha incrementado la
,
Salida
I
' L
insurno1
Ii\Li' T
S
t
'
4
S
Proceso
\'1\ 1'
Retroalimentacin Ambiente
S Externo
S
T
CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN 15
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F
T '
Niveles
Parson destaca que las organizaciones poseen tres grandes niveles organizacionales.
Gerencial -
Es el ms elevado y est ,
Ls de gerenciia Cuida
de la relacin entre el nivel
Es el nivel ms bajo. Se
ejecutan las tareas, se
j
estratgico y & tcnico desarrollan los
integrado por los directivos o
altos funcionarios Toman las Las decisiones del nivel programas y se aplican '.
decisiones estratgicas y estratgico son las tcnicas. Aqu se
objetivos de la organizacin transformadas en programas ejecutan las operaciones :
distribucin y colocacin de . -
eaorgizacin -
Operaciones
-
:
v
Planes y programas
--
Supervisores y
Directores Gerentes o mandos ejecutores u operadores.
medios. :
Figura i . 2
Pirmide de los niveles
;organizacionaIes
MANDOS
\
Gerentes Programas
V jefes MEDIOS
Operadores
OPERATIVO
Supervisores Operaciones
t3 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
Previo a estudiar la estructura organizacional, es importante revisar algunos de los
principios que debe cumplir una organizacin eficaz.
I
Principio Descripcin
bientalicin Departamentalizar es organizar formalmente a una empresa en varios
departamentos (pueden recibir diversos nombres como unidades, o
secciones) y sus respectivas interrelaciones.
El objetivo en mente al departamentalizar es agrupar en unidades bien
definidas aquellas que tengan objetivos afines y con el mismo
propsito. Es decir, que los miembros que se agrupan en cada unidad
tienen muchas cosas en comn que distinguen a dicha unidad de as
otras.
:
:
:-
i
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i -
r-- - Principio
Tramo de Control
f
responsabilidad
_----;-
de
esto de cad
la
Descrupcion
ubordado,ai
toma de decisiones y ms eficaz ser la
comunicacin organizacional".
De acuerdo al Profesor Benjamn Franklin,
define como el "Nmero de funcionarios o unidades
que pueden depender directamente de un rgano
capacidad para dirigir cierta cantidad de
el trabajo es complejo el nmero de
subordinados
subordinados
En actividades ms sencillas el nmero puede
--
el tramo de control se
administrativas
superior,
es
debe ser
ya que la
limitada. Si
reducido.
ser mayor" Es decir,
subordinados a un
p
[r
que conforman la
autoridad representan el enlace entre las distintas unidades
I
empresa.
en forma grfica la
A travs de los organigramas se puede presentar
de la empresa, y son las lneas de mando,
estructura organizacional
que unen a las diversas unidades que la integran
precisamente, las la
la comunicacin,
Estas lneas de mando identifican cmo fluye
autoridad y responsabilidad.
r
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Funcin Estratgica
Alta Gerencia
I
1 . Funcn Operativa
Baja Gerencia
-
Visin:
Trmino definido por Goodstein como "Una fuente de inspiracin, concentrada en el
futuro, implica alto grado de xito y es relativamente estable con el paso del tiempo, lo
-
que proporciona a la compaa una imagen preconcebida e idealizada de s misma y su
singularidad. Es un enfoque aspiracional de lo que nos gustara ser. Es la principal
referencia y la ms significativa ambicin empresarial que se va construyendo da a da
a travs del esfuerzo planeado y coordinado. La visualizacin de la organizacin a
largo plazo brinda la oportunidad de sentirse protagonista del proceso al cambio
: planeado, de sentirse partcipe en el logro de metas, objetivos y de consolidar el orgullo
de pertenencia de todos los colaboradores"
Misin:
La misin de una organizacin es la razn misma de su existencia que la distingue de
r todas las dems. Robbins define la misin como un enunciado que "Define su propsito
y en esencia, pretende contestar la pregunta en qu negocio estamos? La misin
aclara el propsito de la organizacin a la administracin."
-
:
I Koontz define la Misin o propsito (trminos que suelen
J usarse indistintamente) como el trmino en donde "se identifica
-Il
la funcin o tarea bsica de una empresa o institucin o de una
:
parte de sta'
;-
Propsito:
El papel primordial de la organizacin dentro de la sociedad, que puede compartir con
otras organizaciones. La misin de la organizacin se traduce en varias metas con el fin
: de alcanzar sus objetivos.
-
-
Objetivos:
Robbins define los objetivos al decir que "Los objetivos trasladan la misin a trminos
- concretos. Los objetivos son metas. Fines deseados futuros que la administracin
-
busca Ofrecen la direccin para tomar las decisiones administrativas y conforman el
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de
criterio respecto al cual pueden medirse los logros reales. Por ello son fundamento
- la planeacin."
lograr.
Goodstein define un objetivo como "Un enunciado especfico de Io que se desea
los objetivos."
Los objetivos estn incluidos dentro de la finalidad y las metas precisan
Las partes de un objetivo, de acuerdo a Goodstein, son:
. Un horizonte temporal
Un atributo: Rentabilidad
'Una escala de medida: Tasa de rentabilidad neta de patrimonio
Un horizonte temporal: un ao
del
Por lo tanto el objetivo queda redactado como: Obtener una tasa de rentabilidad
20% anual.
Meta:
organizacin.
Debe definirse acorde con el propsito, la misin y los objetivos de la
Algunos autores establecen diferencia entre meta y objetivos. Para mayor detalle vase
la definicin de objetivo. Para Koontz no existe diferencia entre meta y objetivo
jerarqua. Estos dicen que una
Sin embargo, para otros autores hay una diferencia de
especfico para
meta es especfica, susceptible de ser medida y definida en un tiempo
el objetivo puede
satisfacer o llenar una necesidad. La meta es una norma cuantitativa,
ser a la vez cualitativo y cuantitativo
Estrategia:
Es el conjunto de actividades a realizar en un plazo amplio para el logro de los objetivos
de la organizacin ya que orienta el uso de los recursos.
gua fas
Goodstein declara "Una gran estrategia es un amplio enfoque general que
se logran los planes
acciones de una Lnea de Negocio (LDN) e indica la manera cmo
de la estrategia es
estratgicos de ella. El factor ms importante en la implementacin
la unidad de compromiso. Define el COMO debemos orientarnos."
de
Koontz la describe como "La determinacin de los objetivos bsicos a largo plazo
una empresa y la adopcin de los cursos de accin y la asignacin de recursos
necesarios para su cumplimiento".
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:
Chravenato aclara que una estrategia es: "La movilizacin de todos los recursos de la
empresa globalmente, tratando de alcanzar objetivos a largo plazo. La estrategia se
!
refiere a la organizacin como un todo, pues busca alcanzar objetivos organizacionales
: globales. Est compuesta por muchas tcticas simultneas e integradas entre s. Se
refiere a objetivos a largo plazo. Es definida por la alta dIreccin".
Liderazgo:
El liderazgo es la accin o hecho de influir en los individuos para que contribuyan a
:
favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.
Robbins la describe como 'Toda organizacin incluye personas y es responsabilidad de
Ja administracin dirigir y coordinar a estas personas. Cuando los administradores
motivan a sus subordinados, dirigen las actividades de otros, escogen el canal de
comunicacin ms adecuado, resuelven conflictos entre sus miembros o solucionan su
resistencia al cambio, realizan funciones de liderazgo.
- Por otro lado, Chiavenato nos aclara que el liderazgo es: "Guiar y orientar al personal.
Es la tarea continua de tomar decisiones e incorporarlas en rdenes e instrucciones
especficas y generales, adems asumir el liderazgo de la empresa (Asesora y
direccin). Es la funcin de preparar y entrenar al personal y mantener condiciones
favorables de trabajo."
Proceso:
Es el conjunto de actividades que toma los insumos y los transforma hasta producir las
salidas.
:
En una organizacin existen diferentes procesos que se relacionan para producir una o
varias salidas. Ejemplos de ellos: El proceso de manufactura, el de control interno, el
j proceso de comercializacin, etc.
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para el logro de sus objetivos:
.
1. RECEPCION: La recepcin de
condiciones de pago.
los clientes en las fechas establecidas.
2. COBRO: Solicitud de los pagos a
a los clientes que han cado en mora
L
J
Procedimientos
son planes por medio de los cuales se
Koontz nos manifiesta que "Los procedimientos
actividades futuras. Consisten en secuencias
establece un mtodo para el manejo de en
Son guas de accin, no de pensamiento,
cronolgicas de las acciones requeridas. actividades." De
que deben realizarse ciertas
las que se detalla la manera exacta en
en que un administrador responde a un problema
acuerdo con flobbins es la forma
los pasos secuenciales que deben
estructurado a travs de establecer claramente
seguirse.
una
de trabajar las actividades futuras. Es
Es un tipo de plan que establece el modo exacta
Orientan la accin. Detallan la forma
serie cronolgica de acciones requeridas. es
en que se debe proceder para realizar
determinadas actividades. Un procedimiento
para lograr un resultado. El procedimiento
un conjunto de pasos que un individuo sigue es una
en cmo deben efectuarse. Adems,
detalla los pasos a seguir y se enfoca que
permite establecer claramente los pasos
poderosa herramienta administrativa que en variadas formas
pueden describirse
debe efectuar una persona. Los procedimientos
narrativos, con grficos o dibujos, etc.
a travs de diagramas de procedimientos,
que
El manual de procedimientos es un
instrumento administrativo de carcter tcnico
funcin, actividad o
para la realizacin de una
contiene informacin de las operaciones de "Manual
Tambin se conoce con el nombre
tarea especfica en una organizacin. de los
que en ocasiones, se incluyen, adems
de normas y procedimientos", debido a que indica
de trabajo. Es un documento
procedimientos, normas y mtodos o guas tiempo
identificar quines participan, en cunto
cmo hacer el trabajo. Adems, debe
debe realizarse y en dnde se lleva a cabo.
definidos.
Relacin entre los trminos previamente
de
En general, los trminos definidos en
esta seccin guan a accin de los miembros
la visin es la inspiracin fundamental
la organizacin. En Ja pirmide de prioridades, Luego, se
fa visin se pt'ocede a definir la misin.
que gua el resto de enunciados. De
En el presente texto, se hace una diferenciacin
establecen las metas y los objetivos. inicio. Las metas son
entre meta y objetivo. Los objetivos deben ser definidos al
Y ADMINISTRACIN
CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIN
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concretas y se derivan de los objetivos. Se hace la presente aclaracin ya que para
otros autores son sinnimos.
Gua de acciones para los miembros de la organizacin.
VISIN
PROPSITO
SITUACIN ES SITUACION
ACTUAL MISION ESTRATEGIAS DESEADA
-- OBJETIVOS - - - -
:- - - I ESTRATEGIAS
-- -w J --T:T---
------
---
-
- --_:__
-- - -
Polticas
Koontz las describe como "Enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el
pensamiento en la toma de decisiones."
Robbins las menciona como "Dar directrices para canalizar el pensamiento del
administrador en una direccin especfica. Establece parmetros para el tomador de
decisiones ms que enunciar de manera especfica Io que se debe hacer o no."
Para el presente texto las polticas son crterios encaminados a la toma de decisiones,
as como los planes dirigen la accin, stas orientan la toma de decisiones.
Presupuesto
Para Koontz el presupuesto es la "formulacin de resultados esperados expresada en
trminos numricos"
De acuerdo a Robbins "La administracin por lo general prepara presupuestos
de
ingresos, gastos y requerimientos de gasto de capital como maquinaria y equipo. Sin
embargo, no es raro que se utilicen presupuestos para mejorar la utilizacin del tiempo,
espacio y recursos materiales Estos ltimos tipos de presupuesto sustituyen nmeros
no monetarios por trminos monetarios".
.
Proceso de Control en la Administracin
El proceso de control es fundamental en un sistema administrativo. En general se
define por los siguientes pasos.
--- -
i Establecer estndares.
-T
2 Medir el desempeo de acuerdo a los estndares establecidos.
---=-
3 Tomar acciones correctivas de acuerdo a desvos no deseados del estndar.
Gestin
- -- - -- '" - - -; --- r-r --------------------------
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Histrica Tabla 1.2
flesea Histrica de La Automatizacin de Procesos y el Equipamiento
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-FECHA AMBIENTE ADMINISTRACION
---------
EQUIPAMIENTO
fOR
DE
CAMBIO
1980 Las oficinas EI concepto ms
Microcomputadoras Avances
abandonaron importante era tener ,
fotocopiadoras, tecnolgicos
la oficinas que fax, etc. en las
funcionalidad impresionaran para Auge en redes de
e intentan dar telecomuni-
inspirar confianza en el computadoras.
la imagen de caciones y
poder y prestigio de la
la corporacin equipos de
organizacin. Concepto
cmputo
que el diseo de oficina
deba arreglarse de
acuerdo al flujo de
informacin y
comunicacin. Importa el
servicio o producto
elaborado y que se viera
muy bien.
1990 Era de la El trabajo en equipo Intenso nivel de
informacin reemplaza la estructura comunicaciones y
Reduccin de tradicional jerrquica. No diversos estilos de
operaciones existen lmites fsicos trabajo. La
para entre los jefes y los ubicacin
mantenerse trabajadores. Los geogrfica no es
competitivos espacios de trabajo son una barrera para
ms pequeos. Los hacer negocios.
gastos en equipo obligan
a reducir costos en
espacios fsicos. Existe
una mayor conciencia en
los costos. La oficina se
gua por la fuerte
competencia, avances
" tecnolgicos rpidos y
cambios en las formas de
trabajar. La funcionalidad
se basa en el proceso de
trabajo y es ms
importante que la imagen
de la corporacin.
'
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Caso
i La empresa "SUPER CLEAN" se dedica a la elaboracin de productos para limpieza. A
nivel administrativo tienen programadas reuniones semanales los das lunes para tratar
temas de importancia de acuerdo a las necesidades detectadas. En la ltima reunin de
gerencia el encargado de Auditora le entreg un listado de recomendaciones que
elabor despus de realizar varias observaciones dei desempeo de los diferentes
departamentos que conforman la empresa. Al leerlo el Gerente encontr el siguiente
listado:
pertenecen:
Planeacin Direccin
Ejecucin Control
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S ::
ESTUDIOS Y ALCANCES
DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
- "EI porvenir pertenece a los innovadores" Gide, Andr
:
DESPUES DE LEER ESTE CAPTULO
i :
DEBE SER CAPAZ DE: REFERENCIAS
V' Reconocer la organizacin como
EVALUANET
-
;:
actividad administrativa que permite
http:llevaluanet.galileo.edu/
-
una coordinacin y comunicacin
para el logro de sus objetivos.
I
-
-
organizaciones
-
: -
TRAVS DE LOS SIGUIENTES
:2 INDICADORES:
i: Visualiza como un sistema las
- - partes de un negocio.
' Analiza la estructura
-
:-
;__ organizacional y la adapta a la
-
-::
empresa.
- ' Reconoce y aplica los criterios de
: -
-
la departamentalizacin.
:
;:
V Aplica correctamente los
-
principios de la organizacin.
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2.1 SISTEMA ADMINISTRATIVO - COMPONENTES Y AMBIENTE
: Un sistema, como se vio anteriormente, es un conjunto de componentes que interactan
para alcanzar algn objetivo. Asimismo, la organizacin puede ser vista como un
sistema global, cuyo objetivo debe ser conocido por sus dirigentes y las personas que
las laboran en ella.
Cuando se empieza a ver Io abundante que son los sistemas, es notable que cada
sistema dei negocio dependa de una o ms entidades abstractas conocidas como
de sistemas de informacin. Por medio de estos sistemas los datos pasan de una persona
d, o departamento a otro y puede realizarse cualquier cosa desde comunicaciones entre
de personal u oficinas hasta la generacin de informes peridicos para diversos usuarios.
Los sistemas de informacin sirven a todos los sistemas de un negocio. Son un lazo
que mantiene unidos a diferentes componentes en forma total y que pueden trabajar
de manera efectiva hacia el mismo objetivo.
' Las partes de un negocio, visto como sistema, son: mercadotecnia, produccin, ventas,
contabilidad, personal, etc. Es muy probable que se requiera de sistemas de
ifltormacin que ayuden a administrar dichas funciones dei negocio.
Se apreciar en la figura 2.1
Figura 2.1
Sistema del negocio
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Como se vio los sistemas interactan con su medio ambiente para lograr sus propsitos
Las empresas estn integradas por muchos subsistemas de negocios Cada
subsistema tiene las caractersticas estudiadas en el captulo anterior.
Figura 2.2
Proceso de Produccin
>a)
.
Entorno
----------- ---------
Tecnologa Retroaiimentacin
Regulacin
At.
,,/__ '4,
(I
Materiales . .
Actividad j
Mano da
de, transforma Producto 'I
's
elementos
'SS'
S
Mquinas. L
Clientes
Proveedores '-__
-
Competidores ---------
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Las compaas lderes tienen sistemas cuyos objetivos incluyen:
El desarrollo de dichos sistemas est lejos de ser fcil. Existen muchos problemas que
superar en trminos de negocio, tecnologa, herramientas, tcnicas y actitud de los
usuarios y personal de desarrollo. Los problemas en los negocios varan de industria a
industria pero incluyen, en general
de direccin clara
rFalta
Tasadecambiorpida , .
rNo existe compromiso por parte de la administracin con los sistemas '
Requerimientos en conflicto
::i
Estilos de administracin diferentes
La proliferacin de microcomputadoras
r
Hardware (equipo) que tiene una vida til de dos a tres aos
Variedad de software no integrado
r- Comunicaciones globales instantneas que elevan los niveles de
-
r expectacin
; Herramientas de reciente desarrollo
Pero tal vez los problemas ms serios son los relacionados con las personas:
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Las compaas lderes tienen sistemas cuyos objetivos incluyen:
L
integracin con otros sistemas
:
Reaccionar al cambio en los negocios y la tecnologa
'\J
c:
Aceptacin y utilizacin por parte de los empleados
y
El desarrollo de dichos sistemas est lejos de ser fcil. Existen muchos problemas que
superar en trminos de negocio, tecnologa, herramientas, tcnicas y actitud de los
usuarios y personal de desarrollo Los problemas en los negocios varan de industria a
industria pero incluyen, en general .
La proliferacin de microcomputadoras
Hardware (equipo) que tiene una vida til de dos a tres aos
Pero tal vez los problemas ms serios son los relacionados con las personas:
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P;
t
J L_____L
Se les dificulta comunicarse entre s. La mayora de las personas son buenos
if
1
r-j I
construiran lo que estos necesitan
-
,
Los desarrolladores son usualmente las ltimas personas que aceptan cambios L
: ensusterrenos
;; Todos hemos sido miembros de una organizacin, durante alguna o varias etapas de
: nuestras vidas. Hemos pertenecido a grupos, equipos, clases que pueden describirse
como "muy organizados" o bien "desorganizados".
.
Como podemos observar, al llevar a cabo este proceso, es necesario tener claros los
conceptos de autoridad, responsabilidad, especializacin y divisin del trabajo,
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asignacin de funciones y lneas de mando y comunicacin. Se puede observar en la
figura 2.3
Figura 2.3
Proceso de organizacin
-i
de un
C-
h'
AUTORIDAD
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Claro que a obediencia en el seguimiento de una orden puede obtenerse de varias
maneras. Se puede usar la persuasin, sanciones, solicitudes, coercin, restricciones o
fuerza.
Este derecho legal le permite a la persona con autoridad dirigir, adoptar decisiones, y
por ltimo dar las rdenes. Estas rdenes pueden ser de diversa naturaleza tanto para
realizar alguna tarea o dejar de realizarla, as como obedecer las decisiones que se han
tomado.
Como se puede observar, para lograr que una estructura organizacional funcione, es
'i
fundamental definir quin tiene la autoridad de hacer ciertas cosas. El uso de la
autoridad da origen a la aceptacin de obligaciones para el logro de objetivos y metas
de la empresa. Al reconocer las obligaciones nace la responsabilidad y se define:
RESPONSABILIDAD
en el
Se deriva de la palabra responder, implica estar obligado a responder de sus actos
ejercicio de la autoridad. Un individuo sin responsabilidad sobre las acciones del
ejercicio de su autoridad puede salirse de control. Es lgico pensar que un individuo
debe responder del resultado de las acciones que ha mandado ejecutar y las decisiones
que ha tomado.
La autoridad conlleva responsabilidad. Los gerentes poseen autoridad en las
\ organizaciones y, en consecuencia, deben responder por las personas, recursos y
dinero de la organizacin.
Responsabilidad es, por lo tanto, la obligacin que tiene un individuo de cumplir con las
actividades asignadas con lo mejor de su habilidad.
De todo esto podemos concluir que la autoridad debe corresponder con
Ja
Adam Smith y Max Weber fueron los pioneros en reconocer que la divisin del
trabajo es esencial para maximizar la produccin en una empresa.
- i:
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- -
*
Volvamos a la definicin de "organizacin" de acuerdo al Prof. Enrique
Benjamn
Franklin F., en su libro "Organizacin de Empresas: Anlisis, diseo y
estructura": "la
mayora de autores modernos la interpretan como un proceso mediante
el cual,
partiendo de la especializacin y divisin del trabajo, agrupa y asigna
funciones a
unidades especficas e interrelacionadas por lneas de mando,
comunicacin y
jerarqua para contribuir al logro de objetivos comunes a un grupo de
personas"
En este proceso administrativo es necesario entonces:
I
/ --
- organizacin para el logro de sus objetivos
-
-
Conocer y clasificar las tareas o funciones que realiza la
s
Asignar a cada unidad especfica un gerente con autoridad
para supervisarla
iH
s Garantizar la coordinacin entre las distintas unidades
-S-
Qu se logra con
una buena
organizacin?
' -*S-- -SS _ --.
Mejorar la comunicacion
, Mejorar la efectividad
.
y eficiencia
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2.3 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
DEPARTAMENTALIZACIN
es agrupar a
trmino departamento, cuyo concepto
Departamentalizacin se deriva del unidad administrativa por
dentro de dicha
las personas que laboran en a organizacin es organizar
en comn. Departamentalizar
determinado elemento que tengan nombres
departamentos (pueden recibir diversos
formalmente a una empresa en varios
respectivas interrelaciones.
como unidades, o secciones) y sus
acuerdo al lugar,
deriva la departamentalizacin de
De la especializacin dei trabajo se es agrupar
El objetivo en mente al departamentalizar
al producto, clientela o proceso. con el mismo
que tengan objetivos afines y
en unidades bien definidas aquellas tienen muchas
que se agrupan en cada unidad
propsito. Es decir, que los miembros
dicha unidad de las otras.
cosas en comn que distinguen a
un rea bien delimitada, una
divisin o
segn Koontz, designa
Un departamento, para el desempeo
la cual un gerente tiene autoridad
sucursal de la organizacin sobre
de actividades especficas.
JERARQUIZACIN:
con distintas
hemos desarrollado en una sociedad
Como se dijo anteriormente, nos los equipos deportivos, etc. El
de autoridad. Los padres, los profesores, en
relaciones aunque tal vez
de autoridad nos es familiar y lo comprendemos. As mismo,
concepto
", no han faltado ocasiones
en que desde nios Ia
no con el nombre de "jerarqua
con los dems.
estableciramos al jugar y al relacionarnos
es
para definir la jerarqua. Jerarquizar
Las lneas de autoridad son fundamentales ello, se establecen
de arriba hacia abajo. Para
establecer un arreglo de la autoridad se forman
tienen mayor autoridad. En general,
niveles y los superiores son los que y muchos Io
los que tienen la mayor dosis de poder
pirmides de autoridad, y son pocos autoridad se debe
Si se tiene el mismo nivel de
que tienen poco o ninguna autoridad.
jerrquica.
estar en el mismo nivel en la estructura
superiores
de arriba hacia abajo y son tos niveles
Las lneas de autoridad se establecen inferiores y as sucesivamente. Esto,
quienes comandan a sus niveles inmediatamente
tambin establece
de cada persona en la empresa,
adems de delimitar la autoridad que una persona responda
principio importante
;
sus responsabilidades. Es un
nicamente a un jefe o superior.
los niveles de subordinacin y
visualizar qu
La jerarquizacin permite establecer
unidad de la organizacin.
unidades estn subordinadas a cada
se organizan en niveles. Los
gerentes en los
Al establecer la jerarqua, las personas es la
son de Alta gerencia. La funcin principal de estos gerentes
niveles superiores media cuya
estratgica. En los niveles medios se encuentran la gerencia
planeacin de supervisin
baja gerencia cuya funcin es
funcin es tctica. Luego, est la
j
requerida en cada
las funciones e informacin
operativa. A continuacin, se resumen
tipo de gerencia:
40 ESTUDIOS Y ALCANCES DE
LOS SISTEMAS ADMINISTRT IVOS
I
j i-rfl'F___
_f
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Funciones e informacin gerencial
a
r
Tipo de Gerencia FuflCli Informacin requerida
s
1
estratgica
Informacin resumida
Gerencia Media Tactica
.... para planeacin y
-
Ii .
- L
control
I
LNEA DE MANDO O AUTORIDAD
Son lneas imaginarias ntimamente ligadas a la jerarquizacin, que representan el
enlace entre las distintas unidades que conforman la empresa.
AUTORIDAD FUNCIONAL
: Para comprender este concepto es importante explicar que existen relaciones de lnea
'
: y de staff. La autoridad de lnea le proporciona a un superior una lnea de autoridad
sobre sus subordinados Las relaciones de staff son de asesora. Su papel principal es
-
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Estos conocimientos facilitan el logro de los objetivos dentro dei departamento. La
autoridad funcional, sin embargo, puede ser delegada a personas o grupos de lnea.
Estos dos principios son esenciales para el xito de la estructura organizacional. Bajo el
principio de unidad de mando se debe identificar claramente ante los subordinados
quin es su jefe y a quin deben responder. Adems, cada empleado responde
solamente a un superior. De esta misma manera, un jefe debe conocer quines son sus
subordinados.
TRAMO DE CONTROL
COMUNICACIN
Wg
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La Es probableque la comunicacin ocupe ms dei 50% del tiempo de un empleado de
oficina Algunos empleados de oficina son ms efectivos ai comunicarse que otros.
Algunos son muy eficientes, en tanto que otros necesitan mucho tiempo y palabras para
comunicar el mismo mensaje. La estructura de la organizacin, por lo tanto, debe
I facilitar la comunicacin efectiva y eficaz.
Una organizacin centralizada es aquella que delega muy poco y que conserva para los
:- niveles superiores el control y las decisiones. Bien, la modalidad de desconcentracin:
Es una forma de organizacin administrativa en que los rganos centrales mantienen
sus funciones normativas de planeacin, coordinacin y control, transfiriendo a las
: unidades tcnicas funciones de ejecucin y operacin as como facultades de decisin.
Es una forma limitada de la descentralizacin. En la figura 2.4 se presenta un resumen
:
de los principios administrativos
Figura 2.4
i
Principios de la Administracin
. - I Autoridad
; ; Funcional :
:
Linea de 4 Unidad de
mando organizacion mando Tramo de
q uizacin
-
, .
:
24 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
: Qu es la estructura organizacional y que caractersticas debe poseer?
Una estructura organizacional est definida por los niveles, el modelo escogido para la
departamentalizacin, las relaciones de autoridad existentes, el grado de dispersin de
la autoridad y cmo se lleva a cabo la coordinacin. Este conjunto de cosas define la
estructura de una organizacin.
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y tipo de diferenciacin
Para definir una estructura organizacional se deben inclufr grado
y centralizacin
horizonta' y vertical, mecanismos de coordinacin, control, formalizacin
dei poder. La organizacin es un proceso. La estructura organizacional es una
la empresa para el logro
representacin abstracta de la organizacin de los recursos de
humano.
de los objetivos. El principal recurso en una empresa es el recurso
trabaja junta debe representar ciertos papeles
Segn Koontz "La gente que
estar diseados
organizacionales. Los papeles que se le pide desempear deberan
actividades requeridas se hagan y asegurarse
intencionalmente para garantizar que las
la gente pueda trabajar en grupos con
que encajen bien entre s de modo que como
entre la organizacin
uniformidad, eficacia y eficiencia." Existe una relacin
proceso y la estructura organizacional.
construir o establecer una
En el proceso de organizar lo que se est haciendo es
estructura intencional, la cual debe:
, Reflejar su ambiente
(Qu tipo de
i Tomar en cuenta tas limitaciones y costumbres de as personas
:
r-.--
Por
-
funejn
- f -Por producto -
-
Por terr%torio
i
:
44 ESTUDIOS Y ALCANCES DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
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Por cliente (
Por proceso Por grupo especial
Es muy utilizada cuando Los departamentos son Asigna un equipo especial
se considera que la creados de acuerdo a las de trabajo a un proyecto
empresa puede mejorar etapas del proceso. definido Es un grupo
la atencin a sus clientes Comnmente se reducido, existe durante
al darle nfasis al sector encuentra en los la vida del proyecto, y
al que stos pertenecen. departamentos de luego se dispersa, tiene
Por ejemplo, una produccin. Existen un lder autnomo.
empresa que atiende las varias modalidades de Tambin conocido como
necesidades informticas produccin: En serie, en organizacin o
de empresas en diversos paralelo o ensamble de administracin de
sectores puede unidad. En la modalidad proyecto
departamentalizar as en serie se realiza paso a
Banca, Industria, paso por un mismo canal
Comercio, hasta la terminacin del
Educacionales, etc producto. Para la
fabricacin de ropa,
podran crearse los
departamentos de:
diseo, elaboracin de
patrones, corte, costura y
acabados finales.
Paralelo: Implica manejo
concurrente de varios
pasos. Unidad:
Diferentes empleados
ejecutan diferentes pasos
del trabajo en una
cantidad dada de trabajo
al mismo tiempo.
Por matriz
-
Combinacin de lo funcional y grupos especiales. Componentes definidos dentro de los
diferentes proyectos especiales. La organizacin es matricial ya que los coordinadores de
proyectos son especialistas que trabajan la parte administrativa y por otra parte estn los
, tcnicos que manejan los aspectos especializados. Esta organizacin matricial es muy
comn en organizaciones en donde se combina la departamentalizacin funcional y por
grupos especiales Esta modalidad matricial es utilizada en organizaciones que administran
diversos proyectos tcnicos que requieren de una administracin presupuestaria rigurosa.
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CASO
una empresa tradicional que se dedica
a
La empresa "Aprendiendo ms S'A." es
-
la fabricacin de material ldico educativo.
El gerente general es el encargado
Como no tiene auxiliares ni asesora,
de la fbrica y del personal de produccin.
los problemas de produccin de la fbrica
se encargaba personalmente de todos
bajo sus rdenes.
y de los jefes de departamento
instituciones educativas y centro de
El material ha sido un xito en las diferentes de
un alta en tos pedidos y los planes
estimulacin temprana, se ha producido concluy que la
produccin fueron ampliados. La junta directiva de la empresa
centralizacin de autoridad y solicit al
direccin de la fbrica responde a una
medidas para reducir la excesiva
gerente de la fbrica que tome las siguientes
centralizacin.
L con un departamento de compras,
i Crear una organizacin ms adecuada,
y un departamento de proce-
.
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