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1.

1 CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACION Y


ADMINISTRACIN

1.1.1 ORGANIZACIN
-
4;

Las organizaciones son entidades sociales con la finalidad de cumplir metas y objetivos
- Existen diferentes tipos de organizaciones Entre ellas las lucrativas y no lucrativas, por
ejemplo universidades, empresas de servicios, cooperativas, empresas industriales,
etc
I5_
Un sistema es un conjunto de elementos que se interrelacionan para producir un
'- resultado. Una organizacin se puede definir como un sistema abierto cuyas partes
estn relacionadas entre s y con su ambiente. La naturaleza de esta relacin es de
interdependencia debido a que todas las partes del sistema afectan y son afectadas
mutuamente. Es decir, que un cambio en una parte del sistema (subsistema) afectar a
'_i otras partes dei mismo.

i -
Stephen Robbins, en su libro "Administracin Teora y Prctica", las define como "Una
ordenacin sistemtica de personas realizada para alcanzar un objetivo especfico" es
;L
decir, "cierta entidad que tiene un objetivo bien definido, que incluye a personas o
miembros y que tiene algn tipo de estructura sistemtica"

-f $:om es estan
:i. ---

:;- 3. Tipo de arreglo


;__ -
estructural que define
, . 2 .Compuestas por
-
-
;t-Prontiq4efinido
- - . .
- - - -
personas
.
y delimita el
- - comportamiento de

t
= -* --

f:-

7::
1.1.2 LA ORGANIZACIN VISTA COMO UN SISTEMA

Toda organizacin acta en determinado ambiente, por Io que su existencia y


supervivencia dependen de cmo se relacione con este ambiente.
:r La visin de las organizaciones como sistemas es el resultado de la influencia de la
-
Teora General de Sistemas y de la Ciberntica sobre el campo de los estudios
: organizacionales. Bajo esta perspectiva, las organizaciones son capaces de detectar
cambios en el ambiente y desarrollar respuestas estratgicas apropiadas. Sobre la
organizacin actan fuerzas externas que corresponden a la influencia de su entorno
-

-
CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACION Y ADMIMSTRACION 9

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dinmico e internas tendientes a sostener a la organizacin en el cumplimiento de sus
propsitos bajo condiciones de cambio ambiental. El desarrollo del conflicto entre estas
fuerzas hace de la organizacin una totalidad dinmica por naturaleza.

La organizacin puede ser vista como un sistema global, cuyo objetivo debe ser
conocido por sus dirigentes y las personas que laboran en ella. Dentro de una
organizacin se pueden distinguir varios subsistemas que comparten el objetivo general
de la organizacin y que, a su vez, tienen objetivos individuales definidos.

Las organizaciones de negocios son sistemas dinmicos, que toman recursos


econmicos como insumos y los transforman a travs de diversos procesos
organizacionales para proveer de bienes y/o servicios como salidas.

En una organizacin los elementos interactan para un fin comn, que generalmente es
obtener una ganancia, aunque algunas veces existen otros objetivos inherentes a cada
empresa u organizacin. Todos los elementos reaccionan, se utilizan, o producen en
relacin a un objetivo comn. Cuando se dice que el TODO es ms que la suma de sus
partes, se hace relacin a la contribucin que la interaccin de sus partes proporciona al
sistema.
1
Si analizamos el ambiente de cerca podemos notar que, a su
Figura i .1 Sistema
vez, consiste en
sistemas que
interactan con su "'
nSI '
Producto
ambiente. Por ejemplo,
el ambiente para una
empresa u organizacin f f
est conformado por RETROALIMENTACIN
otras empresas
gubernamentales y privadas que, a su vez, son sistemas que interactan con su
ambiente.

En una empresa ocurre Io mismo. A simple vista cuesta separar en subsistemas, pero
es necesario hacerlo. Una de las aplicaciones de la subdivisin de una organizacin en
subsistemas es que permite subdividir los problemas en ms pequeos y darles
soluciones creativas.
Se analiza el caso de una empresa productora de vehculos. En este tipo de empresa
se puede separar la parte productiva, la que se encarga de realizar el producto, y la
parte administrativa, que se encarga de lograr tos objetivos de la empresa. Estos son
dos grandes subsistemas: el productivo y el administrativo. Se puede seguir
subdividiendo. El subsistema administrativo consta de la parte que se encarga de la
contabilidad, las ventas, tos empleados, la produccin, y otras. Cada una de ellas se
puede examinar por separado. El subsistema contable, a su vez, puede verse como un
sistema cuyo objetivo o producto final son los estados financieros y el registro contable
de todas las operaciones de la empresa. Se puede observar en la figura i .2

lo CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN

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Ejemplo figurai .2
Empresa Productora de Vehculos

Empresa productora de VehcuIos1

Se separa en dos subsistemas I

Subsustema Productivo Subsistema Administrativo


Donde se realiza el producto Donde se logran los objetivos de la empresa

Se puede seguir subdividiendo en

Sistema de Ventas

Vender el
- producto

SISTEMA: I
VENTAS

I
Entradas o Insumos:
ductos a vender, personal de ventas, medios de publicidad,

r------------
Sistema de Recurso Humano

Los pagos a cada


empleado y el
registro de todas las
acciones.

Sistema Contable

Estados
financie

,, -- ---..-1Tht
...... --.
---
-..,
ros y
rnnistrns

esa
Producto o salida esperada. Estados financieros y el registro contable de todas las
operaciones de la empresa
Entradas e Insumos:
Recursos con que se cuenta: &iquelabora en el departamento, equipo,
computadoras, sumadoras, etc.
Proceso:
operaciones de la empresa

Sistema relacionado con produccin

Otros Sistemas

CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN 11

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De continuar as subdividiendo sistemas en subsistemas, se identifican claramente las
entradas, procesos y salidas de cada uno de ellos. Ms de alguna salida de un
subsistema sirve de entrada a otro subsistema. De esta manera se llega a comprender
el sistema global.

: La organizacin debe ser capaz de recibir informacin acerca de su estado actual, de


1
manera que pueda enmendar, mediante acciones correctivas, sus diferencias respecto
;:f:
del estado ideal; o incluso, modificar la definicin de su misin y de su estado ideal. La
realimentacin representa este proceso de flujo de informacin que resuelve el conflicto
entre lo dinmico y Io permanente en la organizacin.

La
1
12 ADMINISTRACIN
administracin es un proceso donde se trabaja con personas y por medio de ellas.
Adems, el cumplimiento de objetivos en forma eficiente distingue a la administracin.
De acuerdo a Henry Fayol 'Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y
controlar"
i

Qu diferencia existe entre eficiencia y eficacia?

1:
Eficacia Eficiencia
: El trmino efectivo se refiere al : Se refiere a medir
el uso de los
cumplimiento o logro de los 2
recursos en el proceso de alcanzar
:
objetivos. La eficacia mide el uso i resultados. Se preocupa por hacer
: de los recursos para el logro de los - correctamente las cosas y de la
resultados. Se debe ser eficiente y -
mejor manera posible.
efectivo para ser efcaz.

Ms adelante, cuando se estudie la productividad, se retomarn estos trminos


-

aplicados a la administracin.

Quin es e administrador?

A una organizacin pertenecen miembros operativos 'y administrativos. Los


operativos
estn directamente relacionados con el producto y! o servicio que brinda
la
organizacin. En nuestro ejemplo de la fbrica de vehculos, el personal
operativo es
aquel reacionado directamente con la produccin de dichos vehculos: los
diseadores,
ensambladores, pintores, etc. El personal administrativo es el que est involucrado
en t

que se logren los objetivos de la organizacin (produccin de vehculos)


de la forma
ms eficiente posible. Dentro del personal administrativo se
,
encuentran los contadores,
secretarias y jefes de operacin, que con su trabajo aseguran un ambiente
adecuado
para que se logren eficazmente los objetivos de la organizacin. El
administrador es
quien dirige al personal administrativo.

12 CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIN


Y ADMINISTRACIN

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-

-
k

ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS

Las actividades administrativas se realizan y se coordinan de manera eficiente y eficaz


i
incorporndolas con el trabajo de todas las personas de la organizacin.

t -1
En la planificacin se establecen Es desarrollar una
: la visin, la misin, los objetivos y organizacin para llevar los
las metas de la organizacin. planes a feliz trmino. La
:
'Es la coordinacin de los estructura organizacional
blO recursos de la empresa 'O representa la forma en que se
I- 'Establece el QU: se establece . organizan las personas para
, '

u la visin, la misin y los objetivos completar los planes y lograr


los objetivos.
('5 de la organizacin. ('D

w 'Adems, se seleccionan las N Para lograr una efectiva


organizacin se deben
i

metas y se determinan .
;:

:
:

-
C

D.
prqgramas para alcanzarlas
(COMO). Esto origina las
preguntas de qu trabajo
necesita hacerse, cundo y cmo
se har, qu recursos sern
('
distribuir las actividades,
asignar responsables y sealar
claramente la participacin de
cada una de las personas del
grupo. Tambin se deben
-
-

CD
necesarios para llevarlo a cabo,
etc.
o establecer y mantener
relaciones: quin decide qu y
_I ('D cundo. QU HARA CADA
'
- I_I, QUIN! Es la asignacin de
responsabilidades y funciones
a las personas que integran la
organizacin. Se establecen
'
claramente las lneas de
mando y de comunicacin.

CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN 13

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Para llevar a cabo las actividades que
resultan de los pasos de planeacin y . Elcontrol permite garantizar
organizacin, es necesario que se que se est caminando en la
r ul tomen medidas que inicien y continen direccin correcta y que se
.- las acciones requeridas para que las - lograrn los objetivos
-

I-
u
o personas involucradas ejecuten las
tareas. .-O propuestos. Si existe alguna
desviacin es necesario
'La direccin es el hecho de influir en los averiguar qu lo causa y
i

individuos para que contribuyan a favor reorientar los esfuerzos para


-
w del cumplimiento de las metas
organizacionales y grupales", de
enfocarse nuevamente en la
consecucin de objetivos. Para
-

acuerdo a Koontz. ('D ello es necesario realizar una



'

:1
i
. Es necesario liderar, motivar a que los Ufl evaluacin para determinar si lo
ejecutado est de acuerdo con
miembros de la organizacin hagan
Io planificado.
_:
('D
suyos los objetivos y acten de manera
: '
I_1
que se logren estos objetivos. Incluye la Si se sale del camino hay que
motivacin necesaria a todos los ('5 enderezar el timn o lo que nos
:
miembros de la organizacin, para que haya desviado de l. Se mide
;
C se sientan identificados con la misma, el desempeo en comparacin
con las metas y los planes
.
b4
I
con sus valores, creencias y los hagan
- . suyos. Por otro lado, es necesario que propuestos. Muestra en dnde
se adecue la filosofa a las necesidades, est la desvacin, pone en
::: marcha acciones para corregirla
'
objetivos y metas de la organizacin.
I

I
-
u Es otra funcin del administrador
O y ayuda a asegurar el logro de
w garantizar la seguridad en el trabajo,
U
los planes. EI monitoreo
: -

- i
.
i
lograr un sentimiento de pertenencia de
los empleados, motivacin gerencial,
autorrealizacin en sus funciones, etc.
_Q)
constante de las actividades
permite una fiscalizacin o
control ms eficaz.
Ejecutar significa "poner en accin", y
:
esta accin administrativa trata de
-
proporcionar poder estimulante al equipo
:
que llevar a cabo el plan.

Tareas administrativas y actividades administrativas


Las tareas son las labores que se realizan dentro de una organizacin, que en conjunto
la empresa.
y con una interrelacin, logran el tin de la administracin, los objetivos de
- Ejemplos de tareas realizadas en una organizacin son: escribir cartas, redactar cartas,
- redactar informes, llamar por telfono, enviar faxes a proveedores, enviar un mensaje a
un compaero de trabajo, producir un informe de ventas, producir un resumen de horas
;' extras por mes y departamento, decidir a qu proveedor comprar, etc. Por s solas y
: fuera del marco de las actividades administrativas no se llegar a ningn lado.
Necesitan la gua que proveen las actividades administrativas, para saber hacia dnde
E -
se dirigen y cul es la razn de ser de cada tarea.

: Los trminos relativos a actividades administrativas varan de acuerdo al autor.


Tambin son conocidas como funciones administrativas e incluso procesos
administrativos. En el presente texto les llamaremos actividades administrativas.

i 1 Es importante resaltar que automatizar es la realizacin de tareas apoyadas en nuevas


tecnologas. Dichas tareas anteriormente eran realizadas por el ser humano en forma
:

: ' .

manual. Mientras menor sea la intervencin humana, ms automatizada se encuentra la


:
tarea.

14 CONCEPTOS GENERALES DE ORGA4IZACIN Y ADMINISTRACIN

t::
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As mismo, al automatizar procesos se logra una visin macro de Ja incidencia de una
: tarea administrativa en el logro de los objetivos de la empresa. Como resultado de la
7
automatizacin, algunas tareas tradicionalmente "gerenciales" se han trasladado a las
: secretarias y el personal de oficina, ya que stos han liberado tiempo al realizar con
menor esfuerzo y en menor tiempo algunas tareas repetitivas.

La principal razn por la que una empresa debe emprender un proyecto de


'
automatizacin de sus procesos es la de aumentar la productividad. Adems,
, probablemente se desee dar una mejor impresin a sus clientes, o quiera efectuar ms
eficientemente la atencin al cliente o una infinidad de razones adicionales.
:
- Esta productividad debe ser susceptible de medicin para determinar si efectivamente
i - ha incrementado. No basta con especificar que un proyecto de automatizacin de
: procesos incrementar la productividad en alto grado. Esta forma de enunciar nuestro
T ' objetivo es llamativa pero es subjetiva ya que quin decide cundo el incremento de
productividad es alto o no lo es? Cuando se enuncian los objetivos de un proyecto de
automatizacin de procesos, stos deben ser concretos, asimismo, debe ser factible su
comprobacin.
:

' Por ejemplo, se revisa el proceso a seguir para emitir los cheques de una nmina en una
empresa En algunas empresas actualmente son elaborados con una mquina de escribir y
'
I los clculos son realizados con una sumadora electromecnica. Se registran en promedio
cinco errores en cada nmina. Si se decide automatizar y se implementa un sistema que
calcule el monto a pagar por medio de una computadora, los cheques son impresos a
travs del mismo sistema. Adems de disminuir el tiempo que toma la produccin de los
cheques, tambin se han disminuido la cantidad de errores de clculo y el desperdicio de
- formatos de cheques. Otro beneficio es que se dispone de datos que pueden utilizarse
posteriormente para control y monitoreo. Se podra decir que se ha incrementado la
,

productividad, ya que el tiempo se ha reducido y se ha mejorado la calidad de los cheques


impresos y la informacin producida. Por supuesto que para automatizar esta tarea se
requiere, adems de incluir el equipo de computacin, capacitar al personal y establecer
debidamente los procedimientos que hagan factible la tarea.
i

1.2.2 SISTEMA ADMINISTRATIVO

El trmino sistema es asociado comnmente con un computador. Aunque


algunos
; ! sistemas cuentan con computadores como elementos para lograr sus objetivos, no todo
- : sistema requiere de computadores para funcionar. Como se muestra en la figura i .3 a
; continuacin de Sistema Administrativo
Figura i .3 Sistema Administrativo

Salida
I

' L
insurno1
Ii\Li' T

S
t
'
4
S
Proceso
\'1\ 1'

Retroalimentacin Ambiente
S Externo
S

T
CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN 15

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F
T '

Qu es un sistema administrativo? EI enfoque de sistemas de la administracin realiza


un anlisis de las interrelaciones de los sistemas y subsistemas, as como de las
Por ende, la administracin
interacciones de la organizacin con su entorno externo.
un sistema administrativo cuyo objetivo es el cumplimiento de los
puede verse como del proceso
objetivos de la organizacin. Dicho sistema toma los insumos y a travs
permite que la organizacin cumpla con sus objetivos. Para realizarlo
administrativo
debe mantenerse en contacto con su ambiente y reaccionar al mismo. Por ello, las P

organizaciones son sistemas abiertos, porque se interrelacionan con su ambiente


externo y adems, son sistemas dinmicos porque cambian de acuerdo a su ambiente y L
a las necesidades propias del sistema.
El sistema administrativo se integra por subsistemas. Ejemplos de dichos
subsistemas son los tcnicos, comerciales, financieros, de seguridad, contables,
administrativos, entre otros.

Los sistemas, a su vez, pueden clasificarse de acuerdo al tipo de componente central


que realiza la transformacin. As, pueden ser manuales, mecnicos, electrnicos, etc.
li El administrador es quien administra y se comunica con dichos subsistemas y coordina
SU interrelacin.
I

podemos definir la administracin de sistemas, la cual se da al visualizarse la


organizacin como un conjunto de subsistemas que debe ser administrado. En esencia
Io que se administra es un sistema
para el logro de los objetivos.

De acuerdo al enfoque estructuralista, las organizaciones pueden estudiarse desde el


modelo racional y el modelo del sistema natural, etc.
C

Niveles
Parson destaca que las organizaciones poseen tres grandes niveles organizacionales.

Gerencial -

Institucional o Mandos medios


'
Tcnico u operativo
estratgico se asocla
corialtosuikectivos)

Es el ms elevado y est ,
Ls de gerenciia Cuida
de la relacin entre el nivel
Es el nivel ms bajo. Se
ejecutan las tareas, se
j
estratgico y & tcnico desarrollan los
integrado por los directivos o
altos funcionarios Toman las Las decisiones del nivel programas y se aplican '.
decisiones estratgicas y estratgico son las tcnicas. Aqu se
objetivos de la organizacin transformadas en programas ejecutan las operaciones :

Se relaciona para su ejecucin


y tareas orientadas a T
Encontrar y solucionar plazo
problemas, captar los
recursos necesarios, -

distribucin y colocacin de . -

Decisiones los productos yi o servicios


:

eaorgizacin -
Operaciones
-
:
v

Planes y programas
--
Supervisores y
Directores Gerentes o mandos ejecutores u operadores.
medios. :

16 CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN

i- l OCR, web optimization using a watermarked evaluation copy of CVISION PDFCompressor


PDF compression,
En la figura 1.2 se puede ver grficamente la pirmide de los niveles organizacionales:

Figura i . 2
Pirmide de los niveles
;organizacionaIes

Directores Decisiones INSTITUCIONAL

MANDOS

\
Gerentes Programas
V jefes MEDIOS

Operadores
OPERATIVO
Supervisores Operaciones

t3 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
Previo a estudiar la estructura organizacional, es importante revisar algunos de los
principios que debe cumplir una organizacin eficaz.

Los principios Organizacionales se encuentras detallados en la tabla 1.1

I
Principio Descripcin
bientalicin Departamentalizar es organizar formalmente a una empresa en varios
departamentos (pueden recibir diversos nombres como unidades, o
secciones) y sus respectivas interrelaciones.
El objetivo en mente al departamentalizar es agrupar en unidades bien
definidas aquellas que tengan objetivos afines y con el mismo
propsito. Es decir, que los miembros que se agrupan en cada unidad
tienen muchas cosas en comn que distinguen a dicha unidad de as
otras.

:
:

:-

CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN 17

i
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i -
r-- - Principio

Tramo de Control
f

responsabilidad
_----;-
de
esto de cad
la
Descrupcion
ubordado,ai
toma de decisiones y ms eficaz ser la
comunicacin organizacional".
De acuerdo al Profesor Benjamn Franklin,
define como el "Nmero de funcionarios o unidades
que pueden depender directamente de un rgano
capacidad para dirigir cierta cantidad de
el trabajo es complejo el nmero de
subordinados
subordinados
En actividades ms sencillas el nmero puede
--

el tramo de control se
administrativas
superior,
es
debe ser
ya que la
limitada. Si
reducido.
ser mayor" Es decir,
subordinados a un
p

[r

que el tramo de control se refiere al nmero de


superior.
Comunicacin [Tnd propsito determinado entre las distintas unidades
que integran la
empresa.
La comunicacin ayuda a que la planeacin
sea bien ejecutada, la
ejecucin administrativa sea
organizacin se ejecute con eficacia, la
se realice con efectividad.
seguida con diligencia y el control
t

que conforman la
autoridad representan el enlace entre las distintas unidades
I

empresa.
en forma grfica la
A travs de los organigramas se puede presentar
de la empresa, y son las lneas de mando,
estructura organizacional
que unen a las diversas unidades que la integran
precisamente, las la
la comunicacin,
Estas lneas de mando identifican cmo fluye
autoridad y responsabilidad.
r

Degacn, Una organizacin se dice descentralizada si la


descentralizacin y desconcentracin.
lo largo de la
desconcentracin toma de decisiones y la autoridad se dspersan a
se ha delegado la
estructura organizacional. En otras palabras,
autoridad a las unidades subalternas.
Una organizacin centralizada es aquella que
delega muy poco y que ti

conserva para los niveles superiores el control y las decisiones


es una forma de organizacin administrativa en
La desconcentracin
funciones normativas de
que los rganos centrales mantienen sus
transfieren a las unidades tcnicas
planeacin, coordinacin y control,
as como facultades de decisin
funciones de ejecucin y operacin
Es una forma limitada de la dscentralizacin.
a un individuo o a
Autoridad funcional La autoridad funcional es un derecho que se delega
acciones (procesos, polticas, u
un departamento para controlar las
por otras personas en otros
otras cuestiones) realizadas
esta autoridad funcional se delega en
departamentos. Generalmente,
por especialistas
unidades de servicio o staff, ya que estn integradas
los posee el personal
cuyos conocimientos, en algunas ocasiones, no
de staff son de asesora.
de los otros departamentos Las relaciones
estudiar e investigar para dar consejo a las
Su papel principal es el de
unidades de lnea

la estructura organizacional o para la


Para aplicar el principio de jerarqua al diseo de
las personas dentro de una
interpretacin adecuada de una estructura organizacional,
organizacin se integran en los niveles siguientes:

18 CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN

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Funcin Estratgica
Alta Gerencia
I

i Se requiere informacin ms resumida para


J planeacin estratgica
FuncinTctica
-
Gerencia Media Se requiere
y control
informacin resumida para planeacin

1 . Funcn Operativa
Baja Gerencia
-

I i Se requiere Informacin de detalle para supervisin


______________________J de sus subordinados

1.3 CONCEPTOS FUNDAMENTALES DENTRO DE LA ADMINISTRACIN


-
Y AUTOMATIZACIN
:
Es necesario aclarar algunos trminos importantes para la adminstracin y

Automatizacin que se usarn constantemente en los materiales de esta serie. A


continuacin se definen brevemente.

Visin:
Trmino definido por Goodstein como "Una fuente de inspiracin, concentrada en el
futuro, implica alto grado de xito y es relativamente estable con el paso del tiempo, lo
-
que proporciona a la compaa una imagen preconcebida e idealizada de s misma y su
singularidad. Es un enfoque aspiracional de lo que nos gustara ser. Es la principal
referencia y la ms significativa ambicin empresarial que se va construyendo da a da
a travs del esfuerzo planeado y coordinado. La visualizacin de la organizacin a
largo plazo brinda la oportunidad de sentirse protagonista del proceso al cambio
: planeado, de sentirse partcipe en el logro de metas, objetivos y de consolidar el orgullo
de pertenencia de todos los colaboradores"

Misin:
La misin de una organizacin es la razn misma de su existencia que la distingue de
r todas las dems. Robbins define la misin como un enunciado que "Define su propsito
y en esencia, pretende contestar la pregunta en qu negocio estamos? La misin
aclara el propsito de la organizacin a la administracin."
-

:
I Koontz define la Misin o propsito (trminos que suelen
J usarse indistintamente) como el trmino en donde "se identifica
-Il
la funcin o tarea bsica de una empresa o institucin o de una
:
parte de sta'

;-
Propsito:
El papel primordial de la organizacin dentro de la sociedad, que puede compartir con
otras organizaciones. La misin de la organizacin se traduce en varias metas con el fin
: de alcanzar sus objetivos.
-

-
Objetivos:
Robbins define los objetivos al decir que "Los objetivos trasladan la misin a trminos
- concretos. Los objetivos son metas. Fines deseados futuros que la administracin
-
busca Ofrecen la direccin para tomar las decisiones administrativas y conforman el

CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACION Y ADMINISTRACION 19

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de
criterio respecto al cual pueden medirse los logros reales. Por ello son fundamento
- la planeacin."
lograr.
Goodstein define un objetivo como "Un enunciado especfico de Io que se desea
los objetivos."
Los objetivos estn incluidos dentro de la finalidad y las metas precisan
Las partes de un objetivo, de acuerdo a Goodstein, son:

Un atributo, es decir, dimensin especfica de lo que define


. Una escala de medida

Una norma o umbral

. Un horizonte temporal

Ejemplo: Mejorar la rentabilidad

Un atributo: Rentabilidad
'Una escala de medida: Tasa de rentabilidad neta de patrimonio

Una norma o umbral 20%

Un horizonte temporal: un ao

del
Por lo tanto el objetivo queda redactado como: Obtener una tasa de rentabilidad
20% anual.

Meta:
organizacin.
Debe definirse acorde con el propsito, la misin y los objetivos de la
Algunos autores establecen diferencia entre meta y objetivos. Para mayor detalle vase
la definicin de objetivo. Para Koontz no existe diferencia entre meta y objetivo
jerarqua. Estos dicen que una
Sin embargo, para otros autores hay una diferencia de
especfico para
meta es especfica, susceptible de ser medida y definida en un tiempo
el objetivo puede
satisfacer o llenar una necesidad. La meta es una norma cuantitativa,
ser a la vez cualitativo y cuantitativo

Estrategia:
Es el conjunto de actividades a realizar en un plazo amplio para el logro de los objetivos
de la organizacin ya que orienta el uso de los recursos.
gua fas
Goodstein declara "Una gran estrategia es un amplio enfoque general que
se logran los planes
acciones de una Lnea de Negocio (LDN) e indica la manera cmo
de la estrategia es
estratgicos de ella. El factor ms importante en la implementacin
la unidad de compromiso. Define el COMO debemos orientarnos."

de
Koontz la describe como "La determinacin de los objetivos bsicos a largo plazo
una empresa y la adopcin de los cursos de accin y la asignacin de recursos
necesarios para su cumplimiento".

20 CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN

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:
Chravenato aclara que una estrategia es: "La movilizacin de todos los recursos de la
empresa globalmente, tratando de alcanzar objetivos a largo plazo. La estrategia se
!
refiere a la organizacin como un todo, pues busca alcanzar objetivos organizacionales
: globales. Est compuesta por muchas tcticas simultneas e integradas entre s. Se
refiere a objetivos a largo plazo. Es definida por la alta dIreccin".
Liderazgo:
El liderazgo es la accin o hecho de influir en los individuos para que contribuyan a
:
favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.
Robbins la describe como 'Toda organizacin incluye personas y es responsabilidad de
Ja administracin dirigir y coordinar a estas personas. Cuando los administradores
motivan a sus subordinados, dirigen las actividades de otros, escogen el canal de
comunicacin ms adecuado, resuelven conflictos entre sus miembros o solucionan su
resistencia al cambio, realizan funciones de liderazgo.
- Por otro lado, Chiavenato nos aclara que el liderazgo es: "Guiar y orientar al personal.
Es la tarea continua de tomar decisiones e incorporarlas en rdenes e instrucciones
especficas y generales, adems asumir el liderazgo de la empresa (Asesora y
direccin). Es la funcin de preparar y entrenar al personal y mantener condiciones
favorables de trabajo."
Proceso:
Es el conjunto de actividades que toma los insumos y los transforma hasta producir las
salidas.

:
En una organizacin existen diferentes procesos que se relacionan para producir una o
varias salidas. Ejemplos de ellos: El proceso de manufactura, el de control interno, el
j proceso de comercializacin, etc.

- Se estudia a continuacin el sistema de cobros en una organizacin que vende al


-
crdito, electrodomsticos y aculos del hogar. El objetivo del sistema es efectuar los
cobros de las cuotas e intereses dentro de la organizacin. Los insumos principales son
todos los negocios aprobados que sern objeto de cobro. Adems, forman parte del
sistema el personal que labora en el departamento de cobros, los recursos necesarios
para realizarlos, etc. La salida de este sistema es la recoleccin de pagos tanto al da
- como morosos.

CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN 21

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para el logro de sus objetivos:
.

Dentro de{ sistema existen varios procesos


las
los negocios efectuados y registro de
.

1. RECEPCION: La recepcin de
condiciones de pago.
los clientes en las fechas establecidas.
2. COBRO: Solicitud de los pagos a
a los clientes que han cado en mora
L

3. CONTROL DE MORA: Dar seguimiento


en clculo de intereses moratorios y
Este proceso puede subdividirse, a su vez,
multas.
cobro:
A continuacin se observa un sistema de

J
Procedimientos
son planes por medio de los cuales se
Koontz nos manifiesta que "Los procedimientos
actividades futuras. Consisten en secuencias
establece un mtodo para el manejo de en
Son guas de accin, no de pensamiento,
cronolgicas de las acciones requeridas. actividades." De
que deben realizarse ciertas
las que se detalla la manera exacta en
en que un administrador responde a un problema
acuerdo con flobbins es la forma
los pasos secuenciales que deben
estructurado a travs de establecer claramente
seguirse.
una
de trabajar las actividades futuras. Es
Es un tipo de plan que establece el modo exacta
Orientan la accin. Detallan la forma
serie cronolgica de acciones requeridas. es
en que se debe proceder para realizar
determinadas actividades. Un procedimiento
para lograr un resultado. El procedimiento
un conjunto de pasos que un individuo sigue es una
en cmo deben efectuarse. Adems,
detalla los pasos a seguir y se enfoca que
permite establecer claramente los pasos
poderosa herramienta administrativa que en variadas formas
pueden describirse
debe efectuar una persona. Los procedimientos
narrativos, con grficos o dibujos, etc.
a travs de diagramas de procedimientos,
que
El manual de procedimientos es un
instrumento administrativo de carcter tcnico
funcin, actividad o
para la realizacin de una
contiene informacin de las operaciones de "Manual
Tambin se conoce con el nombre
tarea especfica en una organizacin. de los
que en ocasiones, se incluyen, adems
de normas y procedimientos", debido a que indica
de trabajo. Es un documento
procedimientos, normas y mtodos o guas tiempo
identificar quines participan, en cunto
cmo hacer el trabajo. Adems, debe
debe realizarse y en dnde se lleva a cabo.
definidos.
Relacin entre los trminos previamente
de
En general, los trminos definidos en
esta seccin guan a accin de los miembros
la visin es la inspiracin fundamental
la organizacin. En Ja pirmide de prioridades, Luego, se
fa visin se pt'ocede a definir la misin.
que gua el resto de enunciados. De
En el presente texto, se hace una diferenciacin
establecen las metas y los objetivos. inicio. Las metas son
entre meta y objetivo. Los objetivos deben ser definidos al

Y ADMINISTRACIN
CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIN

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concretas y se derivan de los objetivos. Se hace la presente aclaracin ya que para
otros autores son sinnimos.
Gua de acciones para los miembros de la organizacin.

VISIN
PROPSITO
SITUACIN ES SITUACION
ACTUAL MISION ESTRATEGIAS DESEADA
-- OBJETIVOS - - - -
:- - - I ESTRATEGIAS
-- -w J --T:T---
------
---
-
- --_:__
-- - -

Polticas
Koontz las describe como "Enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el
pensamiento en la toma de decisiones."

Robbins las menciona como "Dar directrices para canalizar el pensamiento del
administrador en una direccin especfica. Establece parmetros para el tomador de
decisiones ms que enunciar de manera especfica Io que se debe hacer o no."

Para el presente texto las polticas son crterios encaminados a la toma de decisiones,
as como los planes dirigen la accin, stas orientan la toma de decisiones.

Presupuesto
Para Koontz el presupuesto es la "formulacin de resultados esperados expresada en
trminos numricos"
De acuerdo a Robbins "La administracin por lo general prepara presupuestos
de
ingresos, gastos y requerimientos de gasto de capital como maquinaria y equipo. Sin
embargo, no es raro que se utilicen presupuestos para mejorar la utilizacin del tiempo,
espacio y recursos materiales Estos ltimos tipos de presupuesto sustituyen nmeros
no monetarios por trminos monetarios".

.
Proceso de Control en la Administracin
El proceso de control es fundamental en un sistema administrativo. En general se
define por los siguientes pasos.

--- -
i Establecer estndares.
-T
2 Medir el desempeo de acuerdo a los estndares establecidos.

---=-
3 Tomar acciones correctivas de acuerdo a desvos no deseados del estndar.

Gestin
- -- - -- '" - - -; --- r-r --------------------------

El trmino gestin implica al conjunto de diligencias o actividades que se llevan


a cabo
para resolver un asunto o concretar uno La gestin es conocida por algunos autores
como la accin de administrar una organizacin. En la tabla i .2 se presenta la Resea

CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN 23

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Histrica Tabla 1.2
flesea Histrica de La Automatizacin de Procesos y el Equipamiento

FECHA AMBIENTE ADMINISTRACIN EQUIPAMIENTO


1DE I
CAMBIO
Antes La economa Pocos empleados y Introduccin
i 800 era local. negocios familiares. El del
Negocios Propietario se encargaba ferrocarril
familiares de todos los asuntos. cambi el
Pocos empleados le negocio
ayudaban a llevar las local.
cuentas y realizar tareas
administrativas.
i880- Inversiones a Empleados podan tomar Comunicaciones
1900 travs de decisiones. Actuaban va telgrafo y Conflictos
accionistas. como propietarios sin correo por tren. La mundiales
La economa serlo. Gran cantidad de escritura se Avance en
se expandi empleados de diversas realizaba tecnologa
profesiones deba ser generalmente a
coordinada. mano aunque ya
Surgieron los gerentes y existan las
supervisores. Se primeras mquinas
reinventaron los sistemas de escribir. Papel
para llevar cuentas y se carbn para
crearon los efectuar copias.
departamentos para
hacer el trabajo de
oficina.
1900- Economa La administracin Mquinas de Fin de la
1945 afectada por cientfica aplicada en las escribir, telfonos, Segunda
conflictos fbricas se traslad a las mquinas de Guerra
mundiales. oficinas. Se dividieron las dictado. Copias a Mundial
tareas y se especializ a travs del
los trabajadores al mimegrafo.
realizar tareas
especficas. Supervisin
constante y no se
permita la comunicacin
entre empleados porque
secreaqueesto
disminua su
productividad
1945- Marcada por la Oficinas acogedoras y Equipos de oficina
i 960 posguerra. jefes amistosos. ms modernos.
Competencia Incremento en salarios de Telfonos ms
entre fbricas oficinas, seguros de salud sofisticados. Se
y oficinas por y planes de retiro como transmitan ondas
trabajadores. una motivacin para de radio, televisin
trabajar en oficinas. Se y datos de
mejor el ambiente y se computadora.
permiti que los
empleados se
comunicaran entre s.

24 CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN

PDF compression, OCR, -'web optimization using a watermarked evaluation copy of CVISION PDFCompressor
-FECHA AMBIENTE ADMINISTRACION
---------
EQUIPAMIENTO
fOR
DE
CAMBIO
1980 Las oficinas EI concepto ms
Microcomputadoras Avances
abandonaron importante era tener ,
fotocopiadoras, tecnolgicos
la oficinas que fax, etc. en las
funcionalidad impresionaran para Auge en redes de
e intentan dar telecomuni-
inspirar confianza en el computadoras.
la imagen de caciones y
poder y prestigio de la
la corporacin equipos de
organizacin. Concepto
cmputo
que el diseo de oficina
deba arreglarse de
acuerdo al flujo de
informacin y
comunicacin. Importa el
servicio o producto
elaborado y que se viera
muy bien.
1990 Era de la El trabajo en equipo Intenso nivel de
informacin reemplaza la estructura comunicaciones y
Reduccin de tradicional jerrquica. No diversos estilos de
operaciones existen lmites fsicos trabajo. La
para entre los jefes y los ubicacin
mantenerse trabajadores. Los geogrfica no es
competitivos espacios de trabajo son una barrera para
ms pequeos. Los hacer negocios.
gastos en equipo obligan
a reducir costos en
espacios fsicos. Existe
una mayor conciencia en
los costos. La oficina se
gua por la fuerte
competencia, avances
" tecnolgicos rpidos y
cambios en las formas de
trabajar. La funcionalidad
se basa en el proceso de
trabajo y es ms
importante que la imagen
de la corporacin.
'

Futuro Mundo Se centra en el valor del Equipo de oficina


globalizado e ser humano y su ms pequeo y gil
intercomunica creatividad. que llevar a cabo
do
tareas con menor
SS
intervencin
humana: Mayor
grado de
automatizacin.

CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIN Y


ADMINISTRACIN 25

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Caso
i La empresa "SUPER CLEAN" se dedica a la elaboracin de productos para limpieza. A
nivel administrativo tienen programadas reuniones semanales los das lunes para tratar
temas de importancia de acuerdo a las necesidades detectadas. En la ltima reunin de
gerencia el encargado de Auditora le entreg un listado de recomendaciones que
elabor despus de realizar varias observaciones dei desempeo de los diferentes
departamentos que conforman la empresa. Al leerlo el Gerente encontr el siguiente
listado:

Para mejorar las distintas funciones administrativas recomiendo:

. Realizar un resumen de datos base para determinar causas y desarrollar


soluciones necesarias al detectar un problema.
s Tomar decisiones permanentes en relacin con situaciones importantes.
. Sistematizar el mtodo de comunicacin.
. Establecer prioridades, secuencias y sincronizar pasos a seguir en diferentes
procedimientos.
. Establecer metas a alcanzar.
. Realizar un rastreo de metas.
. Entregar resultados finales.
1 . Capacitar a los empleados que se detecta necesitan mejorar.
. Definir lneas de enlace para facilitar la comunicacin.
. Definir exactamente atribuciones.
. Definir el perfil del personal para cada puesto de trabajo.
. Resolver conflictos lo ms rpido posible..
. Estimular la creatividad y la innovacin para alcanzar metas

Despus de leer el listado de recomendaciones debe ayudar al gerente a clasificar


las recomendaciones de acuerdo al proceso administrativo que a su criterio
't

pertenecen:

Planeacin Direccin

Ejecucin Control

26 CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN

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S ::
ESTUDIOS Y ALCANCES
DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
- "EI porvenir pertenece a los innovadores" Gide, Andr

:
DESPUES DE LEER ESTE CAPTULO
i :
DEBE SER CAPAZ DE: REFERENCIAS
V' Reconocer la organizacin como
EVALUANET
-
;:
actividad administrativa que permite
http:llevaluanet.galileo.edu/
-
una coordinacin y comunicacin
para el logro de sus objetivos.

I
-

Aprender la importancia del sistema


de informacin en todas las

-
organizaciones

'i :: i Analizar la estructura organizacional


:
de acuerdo a los principios
:
estudiados.

LO CUAL PUEDE VERIFICAR A


.

-
: -
TRAVS DE LOS SIGUIENTES
:2 INDICADORES:
i: Visualiza como un sistema las
- - partes de un negocio.
' Analiza la estructura
-
:-
;__ organizacional y la adapta a la
-
-::
empresa.
- ' Reconoce y aplica los criterios de
: -
-

la departamentalizacin.
:
;:
V Aplica correctamente los
-
principios de la organizacin.

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2.1 SISTEMA ADMINISTRATIVO - COMPONENTES Y AMBIENTE
: Un sistema, como se vio anteriormente, es un conjunto de componentes que interactan
para alcanzar algn objetivo. Asimismo, la organizacin puede ser vista como un
sistema global, cuyo objetivo debe ser conocido por sus dirigentes y las personas que
las laboran en ella.

s al El trmino sistema administrativo tiene muchas acepciones. En el presente texto se


eso entender por sistema administrativo aqul que es a su vez un sistema dentro de la
etc, organizacin y que apoya a la administracin. En general, los sistemas administrativos
- .
incluyen un sistema de informacin dentro de sus componentes. Otros componentes
son el recurso humano que Io utiliza y maneja, el mobiliario y equipo que se requiere
para ponerlo en operacin, etc

Cuando se empieza a ver Io abundante que son los sistemas, es notable que cada
sistema dei negocio dependa de una o ms entidades abstractas conocidas como
de sistemas de informacin. Por medio de estos sistemas los datos pasan de una persona
d, o departamento a otro y puede realizarse cualquier cosa desde comunicaciones entre
de personal u oficinas hasta la generacin de informes peridicos para diversos usuarios.
Los sistemas de informacin sirven a todos los sistemas de un negocio. Son un lazo
que mantiene unidos a diferentes componentes en forma total y que pueden trabajar
de manera efectiva hacia el mismo objetivo.

' Las partes de un negocio, visto como sistema, son: mercadotecnia, produccin, ventas,
contabilidad, personal, etc. Es muy probable que se requiera de sistemas de
ifltormacin que ayuden a administrar dichas funciones dei negocio.
Se apreciar en la figura 2.1

Figura 2.1
Sistema del negocio

Adems, es probable que varios sistemas apoyen a todo ei proceso administrativo


desde la planeacin, la organizacin, la ejecucin y el control. El elemento central de
itodo sistema es el recurso humano. Adems, los datos que sirven para generar
informacin son esenciales en el proceso administrativo.

El objetivo de un sistema es la razn de su existencia. En un sistema administrativo ei


objetivo es servir y apoyar a la administracin. La administracin, a su vez, busca ei
T
logro de los objetivos de la organizacin a la que sirve.

ESTUDIOS Y ALCANCES DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 33

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Como se vio los sistemas interactan con su medio ambiente para lograr sus propsitos
Las empresas estn integradas por muchos subsistemas de negocios Cada
subsistema tiene las caractersticas estudiadas en el captulo anterior.

Al estudiar el subsistema de produccin de bienes en una empresa. Todos los sistemas


: de produccin tienen caractersticas en comn: su propsito principal es producir bienes
o productos que satisfagan la demanda que de ellos hay en el mercado. Para el logro
de dicho objetivo, los sistemas interactan con el ambiente, para adquirir los materiales
; necesarios, el personal y el conocimiento para producir los bienes. Ninguna de las
entradas se puede omitir si se desea que contine la produccin. Si los empleados o la
materia prima faltan no se podran producir los bienes.

Los sistemas de produccin generan salidas que consisten en productos terminados,


desperdicio, tecnologa de produccin, etc Para estar en funcionamiento los sistemas
de produccin deben estar controlados. Por ejemplo, deben existir algunos estndares
de rendimiento. Debe cumplirse con cantidades de productos manufacturados y
adems con cierto nivel de calidad y costo. Los empleados y gerentes son los
encargados de controlar los rendimientos reales y los comparan contra Io planeado. Si
existen diferencias tendrn que hacerse ajustes. De no realizarse, o de no ser
satisfactorio el ajuste interno, y por ende hay muchas fallas, si la calidad es baja o los
precios son poco razonables, es probable que las fuerzas reguladoras del ambiente
intervengan.
Los sistemas de produccin son subsistemas dentro de las grandes compaas y estn
integrados por otros subsistemas para adquisicin de materiales, mantenimiento de
equipo y capacitacin de empleados. Como se puede visualizar en la figura 2 2

Figura 2.2
Proceso de Produccin

>a)
.
Entorno
----------- ---------

Tecnologa Retroaiimentacin
Regulacin
At.
,,/__ '4,

(I
Materiales . .
Actividad j
Mano da
de, transforma Producto 'I

Obra cion de terminado


Ambiente
I

's
elementos
'SS'
S
Mquinas. L
Clientes
Proveedores '-__
-
Competidores ---------

Este marco de referencia puede servirnos para examinar cualquier sistema e ir


aadindole detalles especficos conforme se necesiten o se aprendan.

34 ESTUDIOS Y ALCANCES DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

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Las compaas lderes tienen sistemas cuyos objetivos incluyen:

Apoyar las necesidades de! negocio '-'y


c:
Apoyar la toma de decisiones administrativas ,
L 3iCtA o c
Integracin con otros sistemas
L
Reaccionar al cambio en los negocios y la tecnologa

Aceptacin y utilizacin por parte de ks empleados

Proveer una ventaja competitiva

El desarrollo de dichos sistemas est lejos de ser fcil. Existen muchos problemas que
superar en trminos de negocio, tecnologa, herramientas, tcnicas y actitud de los
usuarios y personal de desarrollo. Los problemas en los negocios varan de industria a
industria pero incluyen, en general

de direccin clara
rFalta
Tasadecambiorpida , .

rNo existe compromiso por parte de la administracin con los sistemas '
Requerimientos en conflicto
::i
Estilos de administracin diferentes

; Mltiples soluciones a un mismo problema causado por fusiones, niveles


Ede responsabilidad diferentes o falta de control
r.

La rpida evolucin de tecnologa tambin ha causado problema con:

La proliferacin de microcomputadoras
r
Hardware (equipo) que tiene una vida til de dos a tres aos

Variedad de software no integrado
r- Comunicaciones globales instantneas que elevan los niveles de
-
r expectacin
; Herramientas de reciente desarrollo

Pero tal vez los problemas ms serios son los relacionados con las personas:

ESTUDIOS Y ALCANCES DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 35

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Las compaas lderes tienen sistemas cuyos objetivos incluyen:

Apoyar las neesidades dei negocio


L
i: Apoyar la toma de decisiones administrativas
L o&\ L

L
integracin con otros sistemas
:
Reaccionar al cambio en los negocios y la tecnologa
'\J
c:
Aceptacin y utilizacin por parte de los empleados

-Proveer una ventaja competitiva

y
El desarrollo de dichos sistemas est lejos de ser fcil. Existen muchos problemas que
superar en trminos de negocio, tecnologa, herramientas, tcnicas y actitud de los
usuarios y personal de desarrollo Los problemas en los negocios varan de industria a
industria pero incluyen, en general .

Falta dedireccin clara


/'
: Tasa de cambio rpida
>;
::
.
LNo existe compromiso por parte de la administracin con los sistemas '
Requerimientos en conflicto ? \

Estilos de administracin diferentes

Miltiiies solcionesa un mismo problema causado por fusiones, niveles


resppnsabilidad diferentes o falta de control ,
b*::
J
La rpida evolucin de tecnologa tambin ha causado problema con:

La proliferacin de microcomputadoras

Hardware (equipo) que tiene una vida til de dos a tres aos

Variedad de software no integrado

Comunicaciones globales instantneas que elevan los niveles de


xpein
Herrarnntasde reciente desarrollo

Pero tal vez los problemas ms serios son los relacionados con las personas:

ESTUDIOS Y ALCANCES DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 35

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P;

_J; Usualmente las personas desconocen lo que quieren realmente o Io que


necesitan

t
J L_____L
Se les dificulta comunicarse entre s. La mayora de las personas son buenos

if
1
r-j I
construiran lo que estos necesitan
-

,
Los desarrolladores son usualmente las ltimas personas que aceptan cambios L
: ensusterrenos

Podemos jugar con los trminos y definir la administracin de sistemas, la cual se da al


visualizarse la organizacin como un conjunto de subsistemas que debe ser
administrado. En esencia lo que se administra es un sistema.
El ambiente con el que interacta un sistema administrativo es la organizacin en st y
toda su estructura. Es por ello importante que se estudie la organizacin como
actividad administrativa.

2.2 LA ORGANIZACIN COMO ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA


Qu es organizacin?

;; Todos hemos sido miembros de una organizacin, durante alguna o varias etapas de
: nuestras vidas. Hemos pertenecido a grupos, equipos, clases que pueden describirse
como "muy organizados" o bien "desorganizados".
.

La palabra organizacin se deriva de organismo (compuesto de rganos). Una


organizacin es una entidad con sus partes integradas de tal manera que se
interrelacionan entre s y con el todo. De cierta manera, se dice que estn "muy
organizados" si la comunicacin y coordinacin entre sus miembros es tal que se logran
los objetivos del equipo. El trmino organizacin se aplica a menudo a las empresas
como tales. En la presente seccin hablamos de la organizacin como actividad
administrativa que permite una coordinacin y comunicacin entre los miembros de la
empresa para lograr sus objetivos.

El diseo organizacional es un proceso administrativo de diagnstico y seleccin de la


estructura y sistema formal de comunicacin, autoridad y responsabilidad necesarios
para lograr los objetivos de la empresa.

Organizacin de acuerdo al Prof. Enrique Benjamn Franklin F., en su libro


"Organizacin de Empresas: Anlisis, diseo y estructura": "La mayora de
t autores modernos la interpretan como un proceso mediante el cual,
; partiendo de la especializacin y divisin dei trabajo, agrupa y asigna
!
funciones a unidades especficas e interrelacionadas por lneas de mando,
E:
comunicacin y jerarqua para contribuir al logro de objetivos comunes a un
grupo de personas"
___ - _

Como podemos observar, al llevar a cabo este proceso, es necesario tener claros los
conceptos de autoridad, responsabilidad, especializacin y divisin del trabajo,

36 ESTUDIOS Y ALCANCES DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

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asignacin de funciones y lneas de mando y comunicacin. Se puede observar en la
figura 2.3

Figura 2.3
Proceso de organizacin

-i
de un

C-
h'

A continuacin se definen algunos conceptos importantes.

AUTORIDAD

El concepto de autoridad nos es familiar. Hemos convivido en organizaciones diversas


y hemos aceptado y reconocido la autoridad. Desde el seno familiar, las escuelas y
colegios, clubes o grupos a los que pertenecemos.
Autoridad y poder son sinnimo?
Podemos clasificar el poder en varias clases. El poder legtimo es aquel derivado del
puesto o cargo oficial de la persona. Adems, existe el poder coercitivo que es la
habilidad de una persona para infundir temor en otro. Tambin existe el poder
recompensa, el cual concede recompensas por obedecer deseos. El poder experto, en
el cual el subordinado cree o percibe que el superior posee una habilidad o
conocimiento y experiencia en ciertas reas. Por ltimo el poder de referencia en
el cual existe una identificacin dei individuo con un lder a quien tiene gran estima.

Terry & Franklin definen a la Autoridadcomo"Elderecho legal de ordenar a


otros una accin y exigir su cumplimiento".

Por ello, autoridad en la administracin es un derecho de ordenar a otros una


determinada accin. Esta autoridad no consiste nicamente en dar rdenes, sino que
se tiene el derecho de exigir a quien se le orden el cumplimiento de dicha orden. Una
persona con autoridad influye en la actividad o comportamiento de otro individuo o
grupo. Sin embargo, una persona puede contar con esta influencia sin tener el derecho
k.' oficial de hacerlo. Entonces, se dice que esta persona cuenta con el poder.

ESTUDIOS Y ALCANCES DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 37

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Claro que a obediencia en el seguimiento de una orden puede obtenerse de varias
maneras. Se puede usar la persuasin, sanciones, solicitudes, coercin, restricciones o
fuerza.

Este derecho legal le permite a la persona con autoridad dirigir, adoptar decisiones, y
por ltimo dar las rdenes. Estas rdenes pueden ser de diversa naturaleza tanto para
realizar alguna tarea o dejar de realizarla, as como obedecer las decisiones que se han
tomado.

Como se puede observar, para lograr que una estructura organizacional funcione, es
'i
fundamental definir quin tiene la autoridad de hacer ciertas cosas. El uso de la
autoridad da origen a la aceptacin de obligaciones para el logro de objetivos y metas
de la empresa. Al reconocer las obligaciones nace la responsabilidad y se define:

RESPONSABILIDAD
en el
Se deriva de la palabra responder, implica estar obligado a responder de sus actos
ejercicio de la autoridad. Un individuo sin responsabilidad sobre las acciones del
ejercicio de su autoridad puede salirse de control. Es lgico pensar que un individuo
debe responder del resultado de las acciones que ha mandado ejecutar y las decisiones
que ha tomado.
La autoridad conlleva responsabilidad. Los gerentes poseen autoridad en las
\ organizaciones y, en consecuencia, deben responder por las personas, recursos y
dinero de la organizacin.
Responsabilidad es, por lo tanto, la obligacin que tiene un individuo de cumplir con las
actividades asignadas con lo mejor de su habilidad.
De todo esto podemos concluir que la autoridad debe corresponder con
Ja

responsabilidad. Por ejemplo; si a un empleado se le hace responsable de


incrementar las ventas y no se le da la autoridad para invertir en los medios para
lograrlo, de qu manera podr cumplir con Io que se le ha encomendado?

ESPECIALIZACIN Y DIVISIN DEL TRABAJO

Qu es la divisin del trabajo? Simplemente, la divisin de grandes tareas en otras


ms pequeas o simples que se distribuyen entre varias personas. De esta manera,
en un
las personas se especializan en determinadas tareas lo que permite dominarla
;

corto tiempo, generalmente con un mnimo de habilidad.

Adam Smith y Max Weber fueron los pioneros en reconocer que la divisin del
trabajo es esencial para maximizar la produccin en una empresa.
- i:

Cuando el trabajo se divide y especializa, se crea la necesidad de una coordinacin


administrativa ms efectiva as como de supervisin ms estrecha.

i 38 ESTUDIOS Y ALCANCES DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

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- -
*
Volvamos a la definicin de "organizacin" de acuerdo al Prof. Enrique
Benjamn
Franklin F., en su libro "Organizacin de Empresas: Anlisis, diseo y
estructura": "la
mayora de autores modernos la interpretan como un proceso mediante
el cual,
partiendo de la especializacin y divisin del trabajo, agrupa y asigna
funciones a
unidades especficas e interrelacionadas por lneas de mando,
comunicacin y
jerarqua para contribuir al logro de objetivos comunes a un grupo de
personas"
En este proceso administrativo es necesario entonces:

I
/ --
- organizacin para el logro de sus objetivos
-
-
Conocer y clasificar las tareas o funciones que realiza la

O Agrupar dichas funciones y asignarlas a unidades especficas


'i

s
Asignar a cada unidad especfica un gerente con autoridad
para supervisarla
iH
s Garantizar la coordinacin entre las distintas unidades

El diseo de una estructura organizativa debe llenar las siguientes necesidades:

S Hacer eficaz la cooperacin


-
f humana Colaboracin

-S-
Qu se logra con
una buena
organizacin?
' -*S-- -SS _ --.

Mejorar la comunicacion
, Mejorar la efectividad
.

y eficiencia

A continuacin explicaremos los principios de la organizacin.

ESTUDIOS Y ALCANCES DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 39

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2.3 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN

DEPARTAMENTALIZACIN
es agrupar a
trmino departamento, cuyo concepto
Departamentalizacin se deriva del unidad administrativa por
dentro de dicha
las personas que laboran en a organizacin es organizar
en comn. Departamentalizar
determinado elemento que tengan nombres
departamentos (pueden recibir diversos
formalmente a una empresa en varios
respectivas interrelaciones.
como unidades, o secciones) y sus
acuerdo al lugar,
deriva la departamentalizacin de
De la especializacin dei trabajo se es agrupar
El objetivo en mente al departamentalizar
al producto, clientela o proceso. con el mismo
que tengan objetivos afines y
en unidades bien definidas aquellas tienen muchas
que se agrupan en cada unidad
propsito. Es decir, que los miembros
dicha unidad de las otras.
cosas en comn que distinguen a
un rea bien delimitada, una
divisin o
segn Koontz, designa
Un departamento, para el desempeo
la cual un gerente tiene autoridad
sucursal de la organizacin sobre
de actividades especficas.

JERARQUIZACIN:
con distintas
hemos desarrollado en una sociedad
Como se dijo anteriormente, nos los equipos deportivos, etc. El
de autoridad. Los padres, los profesores, en
relaciones aunque tal vez
de autoridad nos es familiar y lo comprendemos. As mismo,
concepto
", no han faltado ocasiones
en que desde nios Ia
no con el nombre de "jerarqua
con los dems.
estableciramos al jugar y al relacionarnos
es
para definir la jerarqua. Jerarquizar
Las lneas de autoridad son fundamentales ello, se establecen
de arriba hacia abajo. Para
establecer un arreglo de la autoridad se forman
tienen mayor autoridad. En general,
niveles y los superiores son los que y muchos Io
los que tienen la mayor dosis de poder
pirmides de autoridad, y son pocos autoridad se debe
Si se tiene el mismo nivel de
que tienen poco o ninguna autoridad.
jerrquica.
estar en el mismo nivel en la estructura
superiores
de arriba hacia abajo y son tos niveles
Las lneas de autoridad se establecen inferiores y as sucesivamente. Esto,
quienes comandan a sus niveles inmediatamente
tambin establece
de cada persona en la empresa,
adems de delimitar la autoridad que una persona responda
principio importante
;
sus responsabilidades. Es un
nicamente a un jefe o superior.
los niveles de subordinacin y
visualizar qu
La jerarquizacin permite establecer
unidad de la organizacin.
unidades estn subordinadas a cada
se organizan en niveles. Los
gerentes en los
Al establecer la jerarqua, las personas es la
son de Alta gerencia. La funcin principal de estos gerentes
niveles superiores media cuya
estratgica. En los niveles medios se encuentran la gerencia
planeacin de supervisin
baja gerencia cuya funcin es
funcin es tctica. Luego, est la
j
requerida en cada
las funciones e informacin
operativa. A continuacin, se resumen
tipo de gerencia:

40 ESTUDIOS Y ALCANCES DE
LOS SISTEMAS ADMINISTRT IVOS
I
j i-rfl'F___
_f
PDF compression, OCR,
T1 -i1 a watermarked
web optimization using i evaluation copy of CVISION PDFCompressor
Funciones e informacin gerencial

a
r
Tipo de Gerencia FuflCli Informacin requerida

s
1

[ Tipo de Gerencia Estratgica


I
-,
i

estratgica

Informacin resumida
Gerencia Media Tactica
.... para planeacin y
-

Ii .
- L
control

Baja Gerencia Operativa


Ilsus subordinados
o
j - -- ,

I
LNEA DE MANDO O AUTORIDAD


Son lneas imaginarias ntimamente ligadas a la jerarquizacin, que representan el
enlace entre las distintas unidades que conforman la empresa.

; A travs de los organigramas se puede presentar en forma grfica la estructura


'
organizacional de la empresa, y son las lneas de mando, precisamente, las que unen a
las diversas unidades que la integran. Estas lneas de mando identifican cmo fluye la
:
comunicacin, la autoridad y responsabilidad.

Se transmite la autoridad a la persona a quien se delega, es decir, que un jefe autoriza


:
a su subalterno el uso de la autoridad que le corresponde para que cumpla con lo
mandado.

AUTORIDAD FUNCIONAL
: Para comprender este concepto es importante explicar que existen relaciones de lnea
'
: y de staff. La autoridad de lnea le proporciona a un superior una lnea de autoridad
sobre sus subordinados Las relaciones de staff son de asesora. Su papel principal es
-

el de estudiar e investigar para dar consejo a las unidades de lnea.


.

: La autoridad funcional es un derecho que se delega a un individuo o a un departamento


para controlar las acciones (procesos, polticas, u otras cuestiones) realizadas por otras
personas en otros departamentos Generalmente, esta autoridad funcional se delega
en unidades de servicio o staff, ya que estn integradas por especialistas cuyos
conocimientos, en algunas ocasiones, no los posee el personal de los otros
departamentos.

: ESTUDIOS Y ALCANCES DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 41

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Estos conocimientos facilitan el logro de los objetivos dentro dei departamento. La
autoridad funcional, sin embargo, puede ser delegada a personas o grupos de lnea.

UNIDAD DE MANDO Y PRINCIPIO ESCALAR

EI principio escalar es definido por Koontz como "cuanto ms clara sea la


I lnea de autoridad desde el puesto gerencial ms alto en una empresa, hasta
el puesto de cada subordinado, ms clara ser la responsabilidad de la toma
de decisiones y ms eficaz ser la comunicacin organizacional"

Estos dos principios son esenciales para el xito de la estructura organizacional. Bajo el
principio de unidad de mando se debe identificar claramente ante los subordinados
quin es su jefe y a quin deben responder. Adems, cada empleado responde
solamente a un superior. De esta misma manera, un jefe debe conocer quines son sus
subordinados.

TRAMO DE CONTROL

De acuerdo al Profesor Benjamn Franklin, el tramo de control se define como ei


"Nmero de funcionarios o unidades administrativas que pueden depender directamente
de un rgano superior, ya que la capacidad para dirigir cierta cantidad de subordinados
es limitada. Si el trabajo es complejo el nmero de subordinados debe ser reducido En
actividades ms sencillas el nmero puede ser mayor". Es decir, que el tramo de
control se refiere al nmero de subordinados a un superior.
i
i
Existen frmulas para calcular el nmero de subordinados que pueden depender
directamente de un rgano superior. Este tramo es fundamental al disear una
estructura organizacional para no perder su efectividad.

COMUNICACIN

Se ha profundizado mucho respecto a la importancia de la comunicacin en la


administracin y en ei proceso de organizacin. Se entiende por comunicacin el
intercambio de informacin con un propsito determinado entre las distintas unidades
que integran la empresa.

La comunicacin ayuda a que la planeacin sea bien ejecutada, la organizacin se


ejecute con eficacia, la ejecucin administrativa sea seguida con diligencia y el control
se realice con efectividad. En ocasiones, lo que se supone un problema en la
comunicacin es en realidad una mala o inepta administracin. Los esfuerzos
comunicativos excelentes y el uso de equipo no dan los resultados esperados si la
administracin no es eficaz.
Un ejemplo de los problemas que puede causar la falta de una buena
comunicacin en la empresa ocurre en la sobre carga de mensajes, esta
situacin provoca: dar respuestas fuera de plazo, omisiones, errores, descuidos
y filtrado de mensajes.

42 ESTUDIOS Y ALCANCES DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Wg
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La Es probableque la comunicacin ocupe ms dei 50% del tiempo de un empleado de
oficina Algunos empleados de oficina son ms efectivos ai comunicarse que otros.
Algunos son muy eficientes, en tanto que otros necesitan mucho tiempo y palabras para
comunicar el mismo mensaje. La estructura de la organizacin, por lo tanto, debe
I facilitar la comunicacin efectiva y eficaz.

DELEGACIN, DESCENTRALIZACIN Y DESCONCENTRACIN

- La delegacin es fundamental en los conceptos de descentralizacin y


: ' desconcentracin. Una organizacin se dice descentralizada si la toma de decisiones y
la autoridad se dispersan a lo largo de la estructura organizacional. En otras palabras,
7
se ha delegado la autoridad a las unidades subalternas, de manera que pueden tomar
; ..
: -
decisiones y actuar en forma independiente, al tener en cuenta la responsabilidad que
esto conlleva y en armona con los objetivos de la organizacin.

Una organizacin centralizada es aquella que delega muy poco y que conserva para los
:- niveles superiores el control y las decisiones. Bien, la modalidad de desconcentracin:
Es una forma de organizacin administrativa en que los rganos centrales mantienen
sus funciones normativas de planeacin, coordinacin y control, transfiriendo a las
: unidades tcnicas funciones de ejecucin y operacin as como facultades de decisin.
Es una forma limitada de la descentralizacin. En la figura 2.4 se presenta un resumen
:
de los principios administrativos

Figura 2.4
i
Principios de la Administracin

. - I Autoridad
; ; Funcional :

:
Linea de 4 Unidad de
mando organizacion mando Tramo de
q uizacin
-
, .

I lizacin 4 formaI principio control Comunicacin Delegacion


Autoridad escalar
,4, !

:
24 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
: Qu es la estructura organizacional y que caractersticas debe poseer?
Una estructura organizacional est definida por los niveles, el modelo escogido para la
departamentalizacin, las relaciones de autoridad existentes, el grado de dispersin de
la autoridad y cmo se lleva a cabo la coordinacin. Este conjunto de cosas define la
estructura de una organizacin.

: De manera que para realizar un anlisis de la estructura organizacional es necesario


: identificar y estudiar cada una de estas partes y detectar los problemas que cada una
de ellas afronta

ESTUDIOS Y ALCANCES DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 43

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y tipo de diferenciacin
Para definir una estructura organizacional se deben inclufr grado
y centralizacin
horizonta' y vertical, mecanismos de coordinacin, control, formalizacin
dei poder. La organizacin es un proceso. La estructura organizacional es una
la empresa para el logro
representacin abstracta de la organizacin de los recursos de
humano.
de los objetivos. El principal recurso en una empresa es el recurso
trabaja junta debe representar ciertos papeles
Segn Koontz "La gente que
estar diseados
organizacionales. Los papeles que se le pide desempear deberan
actividades requeridas se hagan y asegurarse
intencionalmente para garantizar que las
la gente pueda trabajar en grupos con
que encajen bien entre s de modo que como
entre la organizacin
uniformidad, eficacia y eficiencia." Existe una relacin
proceso y la estructura organizacional.
construir o establecer una
En el proceso de organizar lo que se est haciendo es
estructura intencional, la cual debe:

, Reflejar su ambiente

(Qu tipo de
i Tomar en cuenta tas limitaciones y costumbres de as personas
:

Bajo qu criterios se puede departamentalizar?


por clientes, funcional,
Por funciones, por nmeros, por tiempo, territorial y geogrfica,
etc.
empresa que rene a los
Recordemos que un departamento es una unidad dentro de la
comparten en comn.
recursos (humano, equipo, mobiliario, etc.) por criterios que
-

r-.--
Por
-
funejn
- f -Por producto -
-

Por terr%torio
i

EI criterio para asignar En esta modalidad de Para departamentalizar


dentro de un departamentalizacin se se establecen regiones
departamento en esta asignan todos los dentro ciel territorio de
modalidad, es Ja funcin recursos y autoridad bajo accin de la empresa. As
que stos desempean un gerente para la
pueden establecerse
produccin de un
dentro de la empresa. departamentos tales
Ejemplo de las funciones determinado producto o Oriente, Occidente,
Ejemplo: Si en como:
comnmente marca.
determinada empresa se Norte, Sur, etc. O bien si
representadas en este es en el mbito mundial
tipo de producen tres diversos
productos: Atole europeo, asitico, j
departamentalizacin:
mercadotecnia, Sabrosn, Cereal El americano, j

produccin y finanzas. Mejor, y por ltimo latinoamericano, etc


(Otra funcin comn es Boquitas Don Queso, se
personal) creara un departamento
para cada uno de estos
productos.

:
44 ESTUDIOS Y ALCANCES DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

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Por cliente (
Por proceso Por grupo especial
Es muy utilizada cuando Los departamentos son Asigna un equipo especial
se considera que la creados de acuerdo a las de trabajo a un proyecto
empresa puede mejorar etapas del proceso. definido Es un grupo
la atencin a sus clientes Comnmente se reducido, existe durante
al darle nfasis al sector encuentra en los la vida del proyecto, y
al que stos pertenecen. departamentos de luego se dispersa, tiene
Por ejemplo, una produccin. Existen un lder autnomo.
empresa que atiende las varias modalidades de Tambin conocido como
necesidades informticas produccin: En serie, en organizacin o
de empresas en diversos paralelo o ensamble de administracin de
sectores puede unidad. En la modalidad proyecto
departamentalizar as en serie se realiza paso a
Banca, Industria, paso por un mismo canal
Comercio, hasta la terminacin del
Educacionales, etc producto. Para la
fabricacin de ropa,
podran crearse los
departamentos de:
diseo, elaboracin de
patrones, corte, costura y
acabados finales.
Paralelo: Implica manejo
concurrente de varios
pasos. Unidad:
Diferentes empleados
ejecutan diferentes pasos
del trabajo en una
cantidad dada de trabajo
al mismo tiempo.

Por matriz

-
Combinacin de lo funcional y grupos especiales. Componentes definidos dentro de los
diferentes proyectos especiales. La organizacin es matricial ya que los coordinadores de
proyectos son especialistas que trabajan la parte administrativa y por otra parte estn los
, tcnicos que manejan los aspectos especializados. Esta organizacin matricial es muy
comn en organizaciones en donde se combina la departamentalizacin funcional y por
grupos especiales Esta modalidad matricial es utilizada en organizaciones que administran
diversos proyectos tcnicos que requieren de una administracin presupuestaria rigurosa.

ESTUDIOS Y ALCANCES DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 45

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CASO
una empresa tradicional que se dedica
a
La empresa "Aprendiendo ms S'A." es
-
la fabricacin de material ldico educativo.
El gerente general es el encargado
Como no tiene auxiliares ni asesora,
de la fbrica y del personal de produccin.
los problemas de produccin de la fbrica
se encargaba personalmente de todos
bajo sus rdenes.
y de los jefes de departamento
instituciones educativas y centro de
El material ha sido un xito en las diferentes de
un alta en tos pedidos y los planes
estimulacin temprana, se ha producido concluy que la
produccin fueron ampliados. La junta directiva de la empresa
centralizacin de autoridad y solicit al
direccin de la fbrica responde a una
medidas para reducir la excesiva
gerente de la fbrica que tome las siguientes
centralizacin.
L con un departamento de compras,
i Crear una organizacin ms adecuada,
y un departamento de proce-
.

un departamento de control de produccin


sos de fabricacin.
2. Aumentar la produccin en un nivel
determinado por la direccin.

General de la empresa para que


i Usted ha sido contratado por el Gerente
que cubra los requenmientos
elabore una propuesta de departamentalizacin
solicitados.

46 ESTUDIOS Y ALCANCES DE LOS


SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
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