Etapas del Presupuesto

Primera Etapa. PLANEACIN:

En esta etapa se evalan los resultados obtenidos en ejercicios anteriores, se analizan las
tendencias de los principales indicadores empleados (ventas, costos, precios de las
acciones en el mercado, mrgenes de utilidad, rentabilidad, participacin en el mercado,
etc.), se efecta la evaluacin de los factores ambientales no controlados por la
direccin y se estudia el comportamiento de la empresa.
Este diagnstico contribuir a sentar los fundamentos del planeamiento, estratgico y
tctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones en la seleccin de las
estrategias competitivas y de las opciones de crecimiento.

Definidos los objetivos se asignan los recursos, y se establecen las estrategias y polticas
que contribuyan al logro de los objetivos propuestos.

Ejemplo: Si el objetivo es incrementar las ventas, ser necesario considerar las

opciones las ventajas, las desventajas como la concesin de mayores plazos, el
otorgamiento de mayores descuentos, la creacin de mercados, el mejoramiento de los
productos, la reduccin del tiempo de despacho o el refuerzo financiero de la
publicidad.

Segunda Etapa. ELABORACIN

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se
ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensin monetaria en
trminos presupuestales, segn las pautas siguientes:

*En el campo de las ventas, su valor se subordinar a las perspectivas de los volmenes
a comercializar previstos y de los precios.
*En lo referente a produccin se programarn las cantidades a fabricar o ensamblar,
segn las estimaciones de ventas y las polticas sobre inventarios.
*De acuerdo con los programas de produccin y los niveles de inventarios de materias
primas se calculan las compras.
*Con base a los requerimientos de personal planteados por cada jefatura debe prepararse
el presupuesto de nmina.
*Los proyectos de inversin especiales demandarn un tratamiento especial relacionado
con la cuantificacin de recursos.
*El presupuesto consolidado se remitir a la gerencia o presidencia con los comentarios
y recomendaciones pertinentes. Analizado y discutidas sus conveniencias financieras se
procede a ajustarlo, publicarlo y difundirlo.

Tercera Etapa. EJECUCIN

En esta etapa el director de presupuesto tiene la responsabilidad de prestar colaboracin

a las jefaturas de Departamentos en aras de asegurar el logro de los objetivos
contemplados. Igualmente, presentar informes de ejecucin peridicos.
Cuarta Etapa. CONTROL.

Las actividades ms importantes a realizar es esta etapa son:

Preparar informes de ejecucin parcial y acumulada que incorporen comparaciones
numricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado.
Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.
Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario, como ocurre
al presentarse cambios intempestivos de las tasas de inters o de los coeficientes de
devaluacin que afectan las proyecciones de las empresas que realizan negocios
internacionales.

Quinta Etapa. EVALUACIN

Al culminar el periodo del presupuesto se prepara un informe crtico de los resultados
obtenidos que contendr no solo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada
una de las funciones y actividades empresariales. Se analizan cada una de las fallas en
las diferentes etapas y se reconocen los xitos, lo cual sirve de plataforma para los
presupuestos posteriores.
 Etapas del Presupuesto

La elaboracin de un presupuesto, consta de tres reas bsicas, las cuales son:

conceptualizacin, procedimiento y sntesis (Burbano, 2005). Los cuales se traducen en
los siguientes pasos:

Preiniciacin

Es la fase de diagnstico, en la cual se revisan la visin, misin y objetivos de la

organizacin a fin de determinar su pertinencia en el tiempo y definicin de los
objetivos especficos para el ao siguiente, basado en los logros del ejercicio
corriente. Generalmente, comienza en el ltimo trimestre del ao anterior. Se evalan
los presupuestos anteriores para conocer la adecuacin actual de los parmetros
utilizados anteriormente (mrgenes de utilidad, participacin en el mercado,
rentabilidad), se analizan las tendencias, los factores ambientales e internos (anlisis
FODA), sentando las bases para la toma de decisiones que dar como resultado el
planeamiento estratgico y tctico, el cual posteriormente ser cuantificado en los
presupuestos. Al escoger las estrategias, se interpretan los objetivos generales y
especficos que se definieron previamente. Esta fase es llevada a cabo por el Comit de
Presupuesto o quien haga sus veces en la organizacin.

Elaboracin

Para elaborar el presupuesto es necesario tener el POA (plan operativo anual), el

cual adquirir dimensin monetaria a travs del presupuesto. Como se dijo
anteriormente, se comenzar por el presupuesto de ventas, segn los objetivos de
mercadeo fijados por la organizacin y se tomarn las decisiones sobre, precio,
distribucin, crdito y promociones que se utilizarn. Segn los estimados de ventas y
las polticas de inventarios, se programarn las cantidades a producir. El programa
anterior y las polticas de inventarios, servirn de base para el presupuesto de compras
en trminos reales y monetarios. Cada unidad preparar su presupuesto de personal y
RRHH los consolidar en el presupuesto de personal de la empresa. La cuantificacin
de los proyectos de inversin que requiera la organizacin, estar colocada a un alto
nivel, para tener conocimiento de todo el material a evaluar relevante. El personal de
staff. (dpto. de presupuesto, consolidar el documento y lo presentar al comit de
presupuesto o la gerencia, dependiendo de la estructura de la organizacin).

Ejecucin:
 Durante el proceso de ejecucin presupuestaria, se asumen todos loos principios
presupuestarios de direccin que coadyuvarn en la toma de decisiones durante el
ejercicio. El seguimiento de los objetivos organizacionales y el desempeo gerencial se
llevar a travs de la etapa de control.

Control

Como todo proceso de control, el control presupuestario tiene varias fases: en una
primera, se establecen los estndares de desempeo, es decir, aquellos parmetros que
me van a permitir saber cuales diferencias son aceptables y cuales tienen que ser
estudiadas y corregidas. Esta fase se define cuando diseamos los informes de
desempeo y se revisa anualmente para adaptarlas al entorno. Durante el proceso de
control propiamente dicho, se mide el desempeo, luego lo compara con lo planificado,
establece las diferencias absolutas y relativas, analizndolas a fin de tomar las medidas
correctivas cuando fuera el caso.
Lo anterior se realiza en periodos cortos a travs de informes de desempeo.
Desemboca en aplicacin de correctivos o re-planificacin de acuerdo a la situacin
existente.

Evaluacin

Una vez finalizada la ejecucin presupuestaria y el periodo econmico o fiscal, se

elaborar un informe de desempeo integral de todos los aspectos del presupuesto,
desde su planificacin, de manera que sirva para la planeacin del siguiente
periodo. Este informe dar cuenta del cumplimiento de los objetivos previstos,
sirviendo como base para el proceso de re-planificacin.
 Etapas del Presupuesto

Primera Etapa. Preiniciacin

En esta etapa se evalan los resultados en vigencias anteriores, se analizan las

tendencias de los principales empleados para calificar la gestin gerencial (ventas,
costos, precios de las acciones en el mercado, mrgenes de utilidad, rentabilidad,
participacin en el mercado, etc.), se efecta la evaluacin de los factores ambientales
no controlados por la direccin y se estudia el comportamiento del planeamiento,
estratgico y tctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones.

Comprende un diagnostico de la realidad de cada departamento de la organizacin en su

conjunto y sus proyecciones para el futuro.
Esta etapa se realiza basndose en las estimaciones de ingresos para el periodo en
cuestin. Con estas estimaciones de ingresos, se fijan los montos topes de gastos para
cada departamento, se envan a dicho departamento las instrucciones y formularios
necesarios para que presenten sus peticiones (anteproyecto) e informe y justificacin de
los mismos. Esta fase termina al momento de publicarse el presupuesto.

La elaboracin se inicia con la aprobacin de los objetivos de gastos corrientes y de

capital por Economa y Hacienda. Posteriormente intervienen los rganos de gasto
(Comisin de Poltica de Gasto o de Anlisis de Programas y los departamentos
ministeriales) que elevan sus propuestas a Economa y Hacienda.

Segunda Etapa. Elaboracin del Presupuesto

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se
ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensin monetaria en
trminos presupuestales, precedindose segn las pautas siguientes:
En el campo de las ventas, su valor se subordinar a las perspectivas de los volmenes a
comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance de los objetivos
mercantiles se tomarn decisiones inherentes de los medios de distribucin, los canales
promocionales y la poltica crediticia.
En el frente productivo se programaron las cantidades a fabricar o ensamblar, segn los
estimativos de venta y las polticas sobre inventarios.
Con base en los programas de produccin y en las polticas que regulan los niveles de
inventarios de materias primas, insumos o componentes, se calculan las compras en
trminos cuantitativos y monetarios.

Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura, segn los
criterios de la remuneracin y las disposiciones gubernamentales que gravitan sobre
ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos deben preparar el
presupuesto de la nmina en todos los rdenes administrativos y operativos.
Los proyectos de inversin especiales demandarn un tratamiento especial relacionado
con la cuantificacin de recursos. Es competencia de los encargados de la funcin
presupuestal recopilar la informacin de la operacin normal y los programas que
ameritan inversiones adicionales.

Esta etapa tiene como objetivo hacer de conocimiento de los sectores interesados, el
documento presupuestal, as como de proceder a su sancin por parte de quienes tengan
esta responsabilidad.

Tercera Etapa. Ejecucin

En el proceso administrativo la ejecucin se relaciona con la puesta en marcha de los

planes y con el consecuente inters de alcanzar los objetivos trazados, con el comit de
presupuestos como el principal impulsar, debido a que si sus miembros no escatiman
esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos fsicos, financieros y
humanos colocados a su disposicin, es factible el cumplimiento cabal de las metas
propuestas.

Una vez aprobados los presupuestos, corresponde a cada organismo o departamento,

llevarlos a la prctica. Para ello, es indispensable contar con una organizacin y
direccin adecuada.

Cuarta Etapa. Control

Si el presupuesto es una especie de termmetro para medir la ejecucin de todas y cada

una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso sera parcial al no
incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta qu punto puede marchar la
empresa con el presupuesto como patrn de medida.

En sntesis, en esta etapa se realizan todas las acciones que se han previsto y que el
organismo encargado de ello, ha sancionado favorablemente acciones que se realizaran
mediante el empleo de los recursos puestos a disposicin de cada departamento.

El control se realiza en dos niveles. Por un lado, un control interno durante la ejecucin
a travs de la Intervencin General del Estado que debe fiscalizar, y por otro lado, al
finalizar el ao, un control externo a travs del Tribunal de Cuentas debiendo aprobar la
Cuenta General del Estado y someterla a las Cortes.

Quinta Etapa. Evaluacin

Al culminar el perodo de presupuestacin se prepara un informe crtico de los

resultados obtenidos que contendr no slo las variaciones sino el comportamiento de
todas y cada una de las etapas iniciales y reconocer los xitos, al juzgarse que esta clase
de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento
materializado en presupuestos.
Transcurrido un cierto periodo de tiempo se realiza una comparacin y anlisis entre lo
presupuestado y lo realmente realizado. La evaluacin consiste, entonces, en
determinar, en primer lugar, el grado de cumplimiento del presupuesto y en segundo
lugar, analizar y buscar las causas de las variaciones, si estas se produjeron.

CONCLUSIN

El presupuesto es posiblemente el documento de mayor trascendencia para las

Administraciones Pblicas. Por una parte es un documento jurdico que autoriza y
vincula a las Administraciones para la realizacin de los gastos y los ingresos con los
que cumplir con las funciones decididas por la sociedad, y que se pueden concretar en
las tradicionalmente atribuidas al sector pblico.

El presupuesto constituye una garanta para los administrados, por cuanto la actividad
de la Administracin se dirige hacia finalidades concretas y conocidas, y est sometida a
control.

De esta manera es fundamental el conocimiento de su elaboracin fase por fase, para as

lograr los objetivos que propone esta herramienta en toda empresa.