HERRAM. ADMINISTRATIVAS PARA LA SOLUCIN DE PROBLEMAS P. Reyes / Sep.

2007

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS
PARA LA SOLUCIN DE PROBLEMAS

Elabor: Dr. Primitivo Reyes Aguilar

Septiembre de 2007

Mail: primitivo_reyes@yahoo.com
Tel. 58 83 41 67 / Cel. 044 55 52 17 49 12

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CONTENIDO

1. Introduccin

2. Diagrama de afinidad

3. Diagrama de interrelaciones

4. Diagrama de rbol

5. Diagrama matricial

6. Matrices de prioridad

7. Grficas de programa de proceso de decisin

8. Diagrama de redes y actividades

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L AS S IETE N UEVAS H ERRAMIENTAS PARA LA M EJORA C ONTINUA

1. INTRODUCCIN

Diagrama de afinidad:
o Organiza grandes cantidades de informacin
Grfica doble de interrelaciones:
o Muestra los enlaces de causas y efectos entre aspectos relacionados
Diagrama de rbol:
o Diagrama los niveles de destalle para alcanzar un objetivo principal y los objetivos
secundarios relacionados
Diagrama Matricial:
o Muestra las relaciones y correlaciones entre ideas
Matrices de prioridad:
o Asigna prioridades a asuntos, tareas o posibles opciones con base en criterios
conocidos
Grficas de Programa de Decisin de Procesos (GPDP):
o Revela cadenas de eventos y planes de contingencia
Diagrama de redes y actividades:
o Desarrolla u programa para tareas complejas

A PLICACIONES

Las herramientas para la mejora continua se emplean de manera ideal en los casos siguientes:

Dividir un requerimiento general de detalles especficos

Identificar y eliminar las causas raz de un problema
Programar actividades complejas

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Planeacin de contingencia
Ayudar a una organizacin a pasar de la manera antigua de pensar a otras formas ms
novedosas de hacerlo
Realizar una seleccin final de una lista de opciones
Evaluar opciones de diseo de producto

Es posible emplear las nuevas herramientas para la mejora continua en varias fases del diagrama de
mejora es posible emplear ms de una en cada paso y se deber elegir la herramienta correcta para
el trabajo.

2. D IAGRAMA DE AFINIDAD

Es una herramienta que se emplea para organizar grandes cantidades de informacin agrupando los
aspectos de la misma con base en relaciones clave entre ellos; tambin se conoce como mtodo KJ.
Cuando se emplea este diagrama, se organizan las ideas o reas generales de problemas para
adquirir la comprensin de un problema o asunto complejo, as como para identificar las causas
potenciales de un problema. La herramienta ayuda a mejorar el compromiso y el apoyo del equipo.

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- Usar cuando existe un caos, el equipo aporta ideas, se requiere un pensamiento

trascendental o el tema es un aspecto amplio.

P ASOS
1. Reunir el equipo y elegir un lder.
a. El equipo deber consistir en 5 o 6 personas que estn relacionados con el
problema.
2. Establecer el asunto o problema en forma de pregunta.
3. Realizar una tormenta de ideas respecto al problema o aspecto y registrarla en fichas de
trabajo.
a. Slo una idea por tarjeta
b. Mximo siete palabras por tarjeta
c. Cada tarjeta deber contener un sustantivo y un verbo
4. Desplegar las tarjetas en una mesa grande o muro.
5. Acomodar las tarjetas en pilas similares o por familias.
6. Crear tarjetas de encabezado
7. Dibujar el diagrama de afinidad
a. Trazar un crculo en torno a cada agrupamiento y conectar este con la tarjeta de
encabezado
b. El diagrama queda completo cuando el equipo alcanza el consenso y etiqueta el
diagrama con el nombre del equipo y la fecha
8. Discutir el diagrama de afinidad

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3. G RFICA DOBLE DE I NTERRELACIONES

Una grfica doble de interrelaciones es una herramienta grfica que se emplea para organizar
problemas o aspectos complejos y que implican muchas variables, se emplea para estudiar las
relaciones entre los elementos de un problema e identificar las causas raz o las soluciones, es
similar al diagrama de afinidad en la medida que el proceso de construccin de una grfica doble
interrelaciones es creativo.

Ayuda a identificar las causas potenciales de un problema. A diferencia del diagrama de causa y
efecto, la grfica permite que el equipo de solucin de problemas observe al mismo tiempo
muchos efectos y trace la relacin entre dichos efectos y varias causas.

P ASOS
1. Reunir el equipo y elegir un lder.
2. Poner el asunto o problema en forma de pregunta.
a. Es posible elegir dicho asunto o problema de las siguientes fuentes:
- El aspecto clave o la tarjeta de encabezado ms crtica de un diagrama de
afinidad.
- La declaracin de efecto de un diagrama de causa y efecto
- El aspecto clave de un diagrama de rbol
- Un aspecto clave identificado por el equipo

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3. Realizar una tormenta de ideas respecto al problema o aspecto y registrarla en fichas de

trabajo.
- Si la declaracin del problema se origin en un diagrama de afinidad, usar
las tarjetas de encabezado de ste y realizar una tormenta de ideas para
buscar ideas adicionales
- Si la declaracin del problema se tom del efecto en un diagrama de causa
y efecto, copiar las causas ms bsicas de cada uno de los huesos del
diagrama en fichas de trabajo
- Si la declaracin del problema se origin en un diagrama de rbol, usar el
nivel ms bajo de detalle de ste
- Si la declaracin del problema fue un aspecto clave identificado por el
equipo, es preciso hacer una tormenta de ideas y colocar estas en tarjetas
de ndice
4. Analizar las relaciones.
5. Revisar la grfica doble de interrelaciones.
6. Identificar causas y efectos raz.
a. Una causa raz es una categora de la que sale la gran cantidad de flechas.
b. Un efecto raz es una categora a la que llega una gran cantidad de flechas.
7. Estudiar la grfica doble de interrelaciones.

4. D IAGRAMA DE RBOL

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Un diagrama de rbol (diagrama sistemtico) es una tcnica que se emplea para buscar la forma
ms apropiada y eficaz de alcanzar un objetivo especfico. Esta herramienta grfica de diagrama
los diversos niveles de detalle, estos representan acciones (o tareas) que siguen rutas lgicas
para implantar un objetivo amplio. Al implantar los puntos detallados de accin, se crea un efecto
de dominio que lleva al logro del objetivo principal.

Cuando se trabaja sobre un objetivo amplio, un diagrama de rbol ayuda a orientar tareas
especficas, es posible emplearlo para planear la implantacin de una solucin detallada en
forma ordenada. El diagrama de rbol funciones para dividir un aspecto u objetivo ms complejo.

P ASOS
1. Reunir un equipo apropiado.
2. Elegir la declaracin de objetivo.
c. Es posible elegir dicho asunto o problema de las siguientes fuentes:
- El aspecto clave o la tarjeta de encabezado ms crtica de un diagrama de
afinidad.
- La declaracin de efecto de un diagrama de causa y efecto
- El aspecto clave de un diagrama de rbol
- Un aspecto clave identificado por el equipo
3. Generar los encabezados de primer nivel del rbol.
a. Como punto de inicio, usar los siguientes tres encabezados de primer nivel del
rbol
- Si el objetivo es un aspecto clave de un diagrama de afinidad, usar las
tarjetas de encabezado. Si el objetivo es la tarjeta crtica de encabezado,
usar las tarjetas bajo tal encabezado
- Si el objetivo es una causa o efecto raz de una grfica doble de
interrelaciones, usar las tarjetas que llevan a ella
- Si el objetivo es un aspecto clave identificado por el equipo, realizar una
tormenta de ideas cuyo enfoque sea la implantacin
4. Completar el diagrama de rbol bajo cada encabezado principal.
5. Revisar el diagrama de rbol terminado.

5. D IAGRAMA M ATRICIAL

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Los diagramas matriciales son herramientas que se emplean para revelar las correlaciones entre
ideas, tares y responsabilidad y que aparecen en diversas formas matriciales, es posible emplear
estas herramientas para organizar y comparar dos o ms conjuntos de artculos para mostrar
cuales de ellos estn relacionados, asimismo pueden mostrar la fortaleza estadstica y la
direccin de influencia de cada relacin.

Los diagramas matriciales se emplean para mostrar la relacin entre las tareas de un diagrama
de rbol y otras caractersticas o funciones, son herramientas de extrema flexibilidad, pueden
manejar cualquier tipo de contenido de informacin y comparar cualquier nmero de variables.

Pueden tener cualquiera de las siguientes formas:

- Forma de L
- Forma de T
- Forma de Y
- Forma de X
- Forma de C

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Es posible crear diagramas matriciales para mostrar diversos tipos de relaciones, una forma de
usarlos es desarrollar las nuevas actividades contra lo que en ese momento hace una
organizacin, para desplegar una solucin genrica.

P ASOS
1. Reunir a un equipo apropiado.
2. Elegir las consideraciones clave.
a. Qu tipo de informacin se desea mostrar en la matriz?
3. Elegir la forma apropiada de la matriz.
a. Decidir el tipo de forma que permitir obtener la mejor informacin:
- Forma de L: 2 consideraciones clave
- Forma de T: 3 consideraciones clave con relaciones directas e indirectas
- Forma de Y: 3 consideraciones clave con relaciones directas
- Forma de X: 4 consideraciones clave con relaciones directas e indirectas
- Forma de C: 3 consideraciones clave con relaciones simultneas
4. Definir los smbolos de relacin a emplear y crear una leyenda.
5. Concluir la matriz.

6. M ATRICES DE P RIORIDADES

Las matrices de prioridades son herramientas para tomas decisiones. Utilizando criterios
ponderados y acordados, se emplean tales herramientas para asignar prioridades a aspectos,
tareas u opciones posibles. Se basan en la combinacin de un diagrama de rbol y uno matricial.

Pueden ayudar a reducir el nmero de opciones; de modo que sea posible tomar decisiones con
mayor facilidad, debido a que las matrices de prioridades proporcionan un enfoque lgico a la
eleccin de un conjunto de opciones, son ideales para elegir un problema para que lo ataque el
equipo y estrechar una lista de soluciones potenciales para un problema.

P ASOS

1. Reunir un equipo apropiado.

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2. Establecer el objetivo principal a alcanzar y las opciones que ayuden a

lograrlo.
3. Generar los criterios por los que se juzgarn las opciones.
4. Juzgar cada criterio contra todos los dems.
a. Comparar la importancia de cada uno de ellos contra los dems por medio de la
siguiente escala:
- 10 = Mucho ms importante
- 5 = Ms importante
- 1 = Ms importante
- 1 / 5 = Ms importante
- 1 / 10 = Ms importante
5. Comparar entre s las opciones para todos los criterios retenidos.
6. Compara cada opcin con base en todos los criterios combinados.

7. G RFICAS DE P ROGRAMAS DE D ECISIN DE P ROCESOS

(GPDP)

Cambiar fecha de
reunin
Reservar sala de Sala de reuniones no
reuniones disponible
Reservar otro sitio

Rentar equipo
audiovisual
Planeacin de una Verificar equipo Equipo audiovisual no
reunin audiovisual disponible
Reservar otro sitio

Banquete no
Ordenar a otro
disponible
proveedor
Efectuar los
arreglos de
alimentacin
Solicitar un men
distinto
Men no
disponible
= Seleccionado Ordenar otro proveedor
= No factible de banquetes

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Una grfica de programa de decisin del proceso (GPDP) es una herramienta dinmica de
planeacin que se emplea para diagramar en forma sistemtica todas las posibles cadenas de
eventos para alcanzar un objetivo amplio o para implantar una solucin compleja.

Se enumeran todos los eventos concebibles y una contramedida apropiada en este flujo
cronolgico, se emplea este mtodo cuando existe incertidumbre en un proceso de implantacin,
cuando el problema u objetivo es nico o desconocido.

Las grficas de programa de decisin del proceso se clasifican por las herramientas que se
emplea:
GPDP planeado por adelantado: anticipan lo inesperado antes de la implantacin
verdadera. Se efecta una tormenta de ideas de todas las distintas posibilidades y se
elaboran planes de contingencia con anticipacin.
GPDP en tiempo real: se desarrollan alternativas durante la implantacin.

La GPDP se clasifican por el formato grfico:

Grfico: combinacin de diagrama de rbol y diagrama de flujo.
Descripcin: lista numerada de eventos y contramedidas.

Se emplea una GPDP para describir de manera sistemtica una solucin u objetivo complejos,
otro propsito es probar teoras durante la implantacin de una solucin compleja.

P ASOS
1. Reunir el equipo apropiado.
2. Elegir el flujo bsico de implantacin.
3. Elegir el formato de la grfica.
4. Establecer el objetivo principal.
5. Enumerar los pasos del proceso.
6. Determinar contramedidas.
7. Evaluar las contramedidas.
- Evaluar las contramedidas y marcarlas en la forma siguiente
= Seleccionada
= No factible

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8. D IAGRAMA DE REDES DE ACTIVIDADES

Un diagrama de redes de actividades (tambin conocido como diagrama de flechas) es una

tcnica de administracin de redes de uso generalizado para la planeacin e implantacin de
tareas complejas, e particular las mas comunes que cuentas con subtareas conocidas. Es una
combinacin de la Tcnica de Revisin y Evaluacin y Programas (PERT) y el Mtodo de Ruta
Crtica (CPM).

Se emplea el diagrama de redes de actividades para desplegar soluciones complejas con

programas muy estrictos de tiempo. Identifica los pasos y subtareas y muestra el flujo de rutas
simultneas de implantacin

P ASOS
1. Reunir el equipo apropiado.
a. Los miembros del equipo debern conocer a fondo las tareas y subtareas
2. Identificar todas las tareas que requiere el proyecto.
3. Determinar la secuencia de actividades.
4. Calcular el tiempo que se requiere cada actividad.
5. Calcular la ruta crtica del proyecto.
6. Calcular la fecha ms tarda de inicio y ms temprana de conclusin de cada subtarea.
7. Calcular la holgura total.
8. Disear el diagrama de redes de actividades.

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