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Gnie Informatique Informatique d'usage

cole d'Ingnierie Informatique

TP no5 WORD 2007:


Publipostage
Un publipostage (Mailing) est la manire d'envoyer plusieurs fois la mme lettre des destinataires
diffrents.
Le publipostage permet de crer des documents personnaliss pour plusieurs destinataires diffrents.
C'est une solution rapide et pratique lorsqu'un mme document doit tre envoy plusieurs personnes.
Le publipostage Word peut tre utilis pour crer des lettres, des enveloppes, des tiquettes ou des
messages lectroniques. Ce TP va vous montrer comment crer un publipostage de lettre. Mais rassurez-
vous, les autres types de publipostages sont quasiment similaires.

Les diffrentes tapes pour mettre en place un publipostage sont:


1. Dfinition du fichier qui contient les donnes des destinataires (nom, prnom, adresse, e-mail,
etc.). Ce fichier peut tre cr dans Word, Excel, Access, voire mme dans le Bloc-Notes de
Windows ;
2. Rdaction du document de base qui contient les lments (textes, images, liens, etc.) qui seront
envoys tous les destinataires ;
3. Ajout ventuel, dans le document de base, de donnes provenant du fichier des destinataires ;
4. Fusion des donnes dans le document de base en vue d'une impression ou d'un envoi
lectronique.

1.Objectif du TP
L'exemple d'apprentissage est le suivant :
Supposons que vous tes un responsable commercial d'une socit et vous dsirez envoyer une
lettre tous les clients de la socit pour leur informer des mesures et des normes de scurit de e-
commerce. Pour cela, vous pouvez:
1. tre trs courageux et crire N lettres la main;
2. tre un peu plus malin et utiliser votre traitement de texte et la fonction Copier/Coller;
3. tre encore plus malin et utiliser les fonctions de publipostage de Word!

Pour cela, vous aurez besoin de crer un publipostage en utilisant deux fichiers:
un document principal (votre lettre type);
une source de donnes contenant les informations de vos correspondants.

Remarque : Cliquer sur le bouton enregistrer ou ctrl+s aprs chaque modification effectues durant
le TP, afin de sauvegarder ces modifications.

2. Cration du fichier Excel Clients.xlsx


Ouvrir le logiciel Excel 2007
Saisir les donnes ci-dessous dans les cellules du tableau du fichier Excel
Cliquer sur le bouton enregistrer ou ctrl+s pour enregiter le fichier
Parcourir le dossier TP5_Word2007 o le fichier sera enregistrer
Saisir le nom du fichier Clients.xlsx
Cliquer sur Enregistrer.

Anne 2016 - 2017 Ralis par Mohammed ENNAHBAOUI


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3. Cration du fichier Word Lettre.docx


Ouvrir Word 2007 puis saisir et mettre en forme la lettre type suivante:

Cliquer sur le bouton enregistrer ou ctrl+s pour enregiter le fichier


Parcourir le dossier TP5_Word2007 o le fichier sera enregistrer

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Saisir le nom du fichier Lettre.docx


Cliquer sur Enregistrer

4. La mise en place du publipostage

4.1. Crer la matrice


Cliquer sur longlet Publipostage

Cliquer sur loutil Dmarrer la fusion et le publipostage


Cliquer sur l'option Lettres.

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4.2. Slectionner les destinataires et fusionner les donnes et la lettre

Cliquer sur loutil Slection des destinataires


Cliquer sur loption Utiliser la liste existante
Slectionner le dossier TP5_Word2007 puis le fichier Excel source Clients.xlsx
Cliquer sur le bouton Ouvrir
Cliquer sur la feuille Excel Feuil1
Cliquer sur OK.
Cliquer dans la lettre le lieu o placer un champ de fusion
Cliquer sur le bas de l'outil Insrer un champ de fusion puis cliquer sur le champ
insrer
Recommencer pour tous les champs Insrer
Mettre en forme la lettre et les champs de fusion puis insrer des espaces entre les noms
de champs (si vous n'avez pas encore fait ou si la mise en forme des positions des champs
de fusion est modifie)

Cliquer sur le bouton Terminer & fusionner .


Il y a deux options:
1. Modifier des documents individuels : pour crer un nouveau fichier Word qui
contient l'ensemble des lettres cres partir du publipostage;
2. imprimer les documents : pour imprimer l'ensemble des lettres cres partir du
publipostage.
Slectionner l'option Modifier des documents individuels
Cliquer sur le bouton OK (un fichier de dix lettres est cr)
Cliquer sur le bouton enregistrer ou ctrl+s pour enregiter le fichier des lettres cres
Parcourir le dossier TP5_Word2007 o le fichier sera enregistrer
Saisir le nom du fichier Lettres_publipostage.docx
Cliquer sur Enregistrer.

5. Envoyer les lettres uniquement aux clients de LYON ou


GRENOBLE dont le CA est > 1 000
Cliquer sur loutil Modifier la liste de destinataires
Cliquer sur le bouton droulant dun champ puis cliquer le bouton : (Avances...)
Slectionner le champ Ville
Slectionner l'lment de comparaison Egal
Saisir le texte sur lequel porte la condition LYON
Slectionner la relation Ou
Slectionner le champ Ville
Slectionner l'lment de comparaison Egal

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Saisir le texte sur lequel porte la condition : GRENOBLE


Slectionner la relation ET
Slectionner le champ CA
Slectionner l'lment de comparaison : Suprieur
Saisir la valeur 1000
Cliquer sur OK
Remarquer que la fentre affiche les enregistrements filtrs (2 enregistrements).
Cliquer sur OK

Cliquer sur le bouton Terminer & fusionner .


Slectionner l'option Modifier des documents individuels
Cliquer sur le bouton OK (un fichier de deux lettres est cr)
Cliquer sur le bouton enregistrer ou ctrl+s pour enregiter le fichier des lettres cres
Parcourir le dossier TP5_Word2007 o le fichier sera enregistrer
Saisir le nom du fichier Lettres_publipostage_cond.docx
Cliquer sur Enregistrer.

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