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TRUJILLO

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I. DEFINICION:
Los libros contables son aquellos archivos o documentos donde se
plasma la informacin financiera de la empresa, operaciones que se
realizan durante un periodo de tiempo determinado, y los cuales hay que
legalizar de manera peridica.
o Desde el punto de vista tradicional es el documento,
encuadernado, foliado y sellado, en donde, en forma clara y precisa
se registra las operaciones que realiza la empresa en orden
cronolgico (de fechas).
o Desde el punto de vista virtual, es el formato electrnico que
permite registrar las transacciones de un agente econmico en
lnea (online), para facilitar la evaluacin de los agentes
de supervisin y control contable, tributario y financiero.

II. IMPOTANCIA:

Los libros contables te sirven para:

Llevar en orden tu actividad empresarial.

Tomar decisiones sobre tu negocio en base a tus ventas y compras
realizadas.
Registrar las entradas y salidas de recursos de tu empresa,
permitindote conocer cmo va en un perodo determinado.
Quedan registradas todas las transacciones realizadas y la fecha
en que se efectuaron en forma cronolgica y ordenada. En ellos se
anotan los comprobantes emitidos como los recibidos.
Permitir a la SUNAT conocer la informacin sobre las operaciones
o actividades que vienes realizando y verificar el pago de los
tributos que correspondan

III. CLASIFICACIN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:

Se clasifican desde dos puntos de vista: Desde el punto de vista legal; y,

Desde el punto de vista tcnico

A. CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DESDE EL

PUNTO DE VISTA LEGAL:

Es la clasificacin establecida de acuerdo a ley y que puede ser de dos

clases: Libros Obligatorios; y, Libros Voluntarios

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LIBROS OBLIGATORIOS:

Son aquellos libros que deben ser llevados por las empresas de acuerdo
a ley y que, segn el cdigo de comercio en su artculo 33, son los
siguientes:

Libro de Inventarios y Balances

Libro Diario
Libro Mayor
Libro Caja y bancos
Libro de Registro de Ventas
Registro de Compras
Libro de Planilla electrnica.
Libro registro de activos.
Libro de Actas (para las sociedades)
Libros de Registro de Acciones (para las sociedades)

LIBROS VOLUNTARIOS:

Como su nombre lo indica, son de uso potestativo facultativo, que pueden

ser llevados por las empresas de acuerdo a la magnitud de sus
operaciones y segn las necesidades de la misma.
El cdigo de comercio en su artculo 34 determina que son Libros
Voluntarios, entre otros, los siguientes:

LIBRO DE REGISTRO DE MERCADERAS DE KRDEX:

El control de los inventarios que ingresan o salen de un almacn, deben
ser registrados en documentos o formatos especiales segn sea el mtodo
de valuacin que emplean las empresas.
Como medio de control de las empresas utilizan tarjetas de almacn, tipo
KARDEX, las cuales cumplen con la misin de valorar las existencias,
con el fin de conocer inmediatamente el costo de los productos que
ingresan o salen, as como determinar los bienes que deben reponerse y
en qu tiempo. Por ello su importancia, ya que los dispositivos legales
vigentes obligan a las empresas a practicar inventarios y valorar sus
existencias por su costo de adquisicin o produccin mediante cualquiera
de los mtodos autorizados

LIBRO DE REGISTRO DE CLIENTES O DEUDORES:

En principio, se registran estos derechos de cobro cuando nacen. Es
decir, en la fecha en que se extiende la factura o la letra de cambio, u otro
documento anlogo, que acredite la venta de bienes o la prestacin de
servicios, aunque no se hayan entregado estos bienes o servicios.

LIBRO DE REGISTRO DE PROVEEDORES:

Sirve para documentar los datos principales proveedores de la empresa
para su rpido contacto, as como los valores y cantidades de los pedidos
que la empresa suele realizar.

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LIBRO DE REGISTRO DE LETRAS POR COBRAR:

Libro denominado tambin Registro de Vencimientos, en el cual se
registran en forma cronolgica y sistemtica todas las Letras aceptadas
por los clientes en operaciones de ventas efectuadas por la empresa
especficamente en operaciones propias del giro del negocio. Mediante
este registro se va a controlar el movimiento de letras a favor de la
empresa. As mismo los canjes de las Facturas por Letras y los intereses
que generan dichas letras. De igual forma los plazos y vencimientos.
Cuando se efectan operaciones de venta y los clientes en cada una de
las operaciones aceptan pagar una letra ms los intereses- a dichos
intereses debemos incluirle el IGV.

LIBROS DE REGISTRO DE LETRAS POR PAGAR:

Se denomina as al formato en el cual vamos a registrar las letras que
debemos pagar a nuestros proveedores por realizar una compra de
materia prima en un cierto nmero de letras, en este cuadro se fijan los
plazos que tenemos para cancelar, as como el vencimiento de las letras.

LIBRO DE BANCOS:
Es la bitcora o donde se anotan cronolgicamente los movimientos de
las Ctas Bancarias, tanto los depsitos, abonos, giros, cargos Etc. esto se
hace detallando el movimiento de cada transaccin que se realiza,
colocando fecha, N de Cheque Girado, N boleta de depsito etc. y a fin
de mes se realiza la Conciliacin bancaria, donde se verifica si la
informacin del Banco es igual a la que se lleva en los registros, esto se
hace para evitar fugas de dinero por errores de los bancos y llevar
claramente el movimiento de los fondos.

LIBROS DE CAJA CHICA

Es un libro para hacer el seguimiento de las compras pequeas en
efectivo. Algunas pequeas empresas como restaurantes encuentran a
los libros de caja especialmente tiles debido a que estas compaas
tienden a tener pequeas cantidades de materiales fcilmente
disponibles para compensar el dficit impredecible. Otros, como las
empresas de tecnologa, por lo general usan sus libros de caja con menor
frecuencia debido a que son menos propensos a tener necesidades
urgentes de los activos tangibles que pueden comprarse en una
ubicacin, como una tienda de la esquina.

LIBRO MAYOR AUXILIAR POR DIVISIONARIA:

Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analtica
y detallada los valores y la informacin registrada en libros principales.
Existe la obligacin de llevarlos ya que estos deben servir de soporte para
conocerlas transacciones individuales. Su nmero es ilimitado de
acuerdo a las necesidades de cada ente econmico, de acuerdo con su
tamao y el trabajo que se tenga que realizar, de manera que permitan el
completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad.

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B. CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DESDE EL

PUNTO DE VISTA TECNICO:

Pueden ser de dos clases: Libros Principales; y, Libros Auxiliares

LIBROS PRINCIPALES:

Son aquellos que tienen carcter de indispensables para llevar la

contabilidad de un negocio y son:

Libro de Inventarios y Balance:

Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario

y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa
la situacin de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos
rubros, de acuerdo con las normas legales.

El libro Inventarios y Balances, se apertura con el inventario inicial, al

empezar sus operaciones el mismo que revelar:

La relacin exacta de dinero, valores, crditos, efectos por cobrar,

bienes muebles e inmuebles, mercaderas y otros, que constituyan
el activo de la Entidad.
La relacin exacta de las deudas y toda clase de obligaciones
pendientes, si las tuviere, y que formen el pasivo de la Entidad.
Fijar en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo,
que ser el patrimonio con que inicia su gestin.
La entidad adems al finalizar el ejercicio reflejar en el mismo libro
el Inventario Final y Balance General de su Gestin.
Este libro ser de foliacin simple.

Cuando se trata de la creacin, fusin o transferencia de Activos, Pasivos

y Patrimonio a otra entidad, deber figurar en este libro y ser coincidente
con la verificacin fsica de los mismos.

Libro Diario:
El libro diario es el registro contable principal de cualquier sistema
contable, en el cual se anotan todas las operaciones.

Es un documento que registra de forma cronolgica las transacciones

econmicas que una empresa realiza. Estas transacciones estn
relacionadas con la actividad principal de la firma.

Las operaciones se contabilizan mediante asientos contables, segn se

vayan produciendo.

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Esta contabilizacin se debe ir recogiendo da a da; o en periodos no

superiores a un mes en caso de que las actividades se hayan ido
recogiendo en otros documentos.

Este ste libro se emplea para reunir en l todas las operaciones realizadas
por la empresa para despus trasladarlas al libro Mayor y recogerlas en
los estados contables al final del ejercicio.

Informacin a incluir

Hay una serie de datos mnimos necesarios para la creacin de un libro

diario:

Fecha de cada transaccin.

Las cuentas involucradas en la transaccin.
El importe de la operacin.
Breve explicacin de la transaccin.

Importancia

El libro de diario ha de llevarse obligatoriamente por todo comerciante,

segn lo sealado por el Cdigo de Comercio en el artculo 32. Adems,
ha de estar sellado y presentado en el Registro Mercantil.

En cuanto a las caractersticas fsicas del libro, deber ser un libro

empastado, de folios y deber estar sellado en todas sus pginas.

Libro Mayor:

Este libro tiene como misin reflejar todas las operaciones econmicas
que se produzcan y registren en el libro diario durante el ejercicio
econmico de forma cronolgica, de manera que se pueda saber el saldo
que va quedando en cada cuenta por las operaciones registradas. Todas
las anotaciones realizadas en el Diario pasan a su vez al libro Mayor. En
el Libro Mayor las cuentas aparecen representadas en forma de T donde
el lado izquierdo se denomina DEBE y el derecho HABER

En l se encuentra la siguiente informacin:

La cuenta y su respectivo cdigo (Este cdigo es segn el plan de

cuentas de la empresa).
El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.
El movimiento dbito o crdito de cada cuenta.
Las operaciones mensuales.
Los saldos finales para la elaboracin de los Estados financieros.

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LIBROS AUXILIARES:

Son aquellos que sirven de complemento a los libros principales y que

despus de cumplir su cometido, se centralizan las operaciones anotadas
en ellos, en el Libro Diario. Son Libros Auxiliares todos los mencionados
en la clasificacin legal, a excepcin de los indicados como los libros
Principales
Los libros auxiliares son los siguientes:

o LIBRO CAJA:
Es un libro auxiliar pero obligatorio en donde se registra todas las
operaciones al contado que realiza la empresa, entendiendo como tales,
aquellas donde interviene dinero en efectivo y/o cheques bancarios. Es
un Libro Obligatorio y Principal, de filiacin simple en el que se registrara
en forma ordenada y cronolgica todas las operaciones o transacciones
que realiza el empresario o comerciante, disgregando las cuentas
DEUDORAS y ACREEDORAS. Este Libro se inicia con el llamado "asiento
de apertura" o "asiento inicial" que se origina en el Balance del inventario
del Libro Inventarios y Balances, luego se seguir registrando todas las
operaciones hasta la finalizacin del periodo econmico; por todo lo que
se registra en este Libro se dice que es un historial cronolgico de todo lo
que ha ocurrido en la actividad comercial de la empresa.
La foliacin de este libro al igual que la foliacin del libro mayor es
DOBLE; el debe se anota frente al haber.

o LIBRO BANCOS (Por cada una de las cuentas o sub-cuentas

corrientes)
Es la bitcora o donde se anotan cronolgicamente los movimientos de
las Ctas Bancarias, tanto los depsitos, abonos, giros, cargos Etc. esto se
hace detallando el movimiento de cada transaccin que se realiza,
colocando fecha, N de Cheque Girado, N boleta de depsito etc. y a fin
de mes se realiza la Conciliacin bancaria, donde se verifica si la
informacin del Banco es igual a la que se lleva en los registros, esto se
hace para evitar fugas de dinero por errores de los bancos y llevar
claramente el movimiento de los fondos.

o REGISTRO DE VENTAS:
Es obligatorio, de caracterstica tributario de foliacin doble en el cual se
registran en forma detallada, ordenada y cronolgica, cada una de las
ventas de bienes o servicios que realiza la empresa en el desarrollo
habitual de sus operaciones. Los documentos que sustentan las ventas
realizadas son las facturas, boletas de venta, notas de crdito, notas de
dbito, etc. A travs de este libro se obtiene el importe mensual del
Impuesto General a las Ventas el cual es considerado como impuesto
retenido al cliente por las ventas realizadas, a este IGV retenido se le
deduce el IGV anotado en el Registro de Compras.

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o REGISTRO DE COMPRAS
El registro de Compras es un libro obligatorio de caracterstica tributario
de foliacin doble. El registro se realiza en forma detallada, ordenada y
cronolgica de cada uno de los documentos de compras de bienes y
servicios que registre diariamente. Los documentos que sustentan las
operaciones realizadas son las facturas, las boletas de venta, notas de
crdito, notas de dbito, etc.

o REGISTRO DE FONDOS PARA PAGOS EN EFECTIVO

o Y OTROS QUE REQUIERA LA ENTIDAD, DE ACUERDO A SUS

NECESIDADES

IV.CMO PUEDO LLEVAR LOS LIBROS CONTABLES?

Una vez que identifiques los libros contables que ests obligado a llevar,
te presentamos las formas de poder hacerlo:

Sistema Manual: los libros y registros se adquieren en una librera

o imprenta, su llevado es a manuscrito y se legalizan en una
Notara antes de usarlos.

Sistema Computarizado: la informacin contable se ingresa

apoyada en un software contable siguiendo la estructura dispuesta
por la SUNAT para cada libro y registro.

Sistema de Libros Electrnicos (SLE): Aprovechando el avance

en las tecnologas de la informacin y comunicacin, la SUNAT
tambin pone a tu disposicin esta forma de llevado de libros
contables, generando ahorro en tiempo y dinero al eliminar gastos
como el de legalizacin, impresin, almacenamiento y seguridad.
Dicho sistema cuenta con dos formas de llevado de libros
contables:

1) Programa de Libros Electrnicos - PLE:

Es un aplicativo desarrollado por la SUNAT que se instala
en tu computadora y te permite generar el Libro Electrnico
en el Sistema de Libros Electrnicos SLEPLE. Los libros se
generan desde tus propios sistemas y se validan con un
aplicativo de la SUNAT que permite generar un resumen de
toda la informacin contable y obtener una constancia de
recepcin por parte de la SUNAT, respecto de cada libro.

2) Sistema de Libros Electrnicos desde el Portal SLE-

Portal:
Es un sistema que la SUNAT pone a tu disposicin y que te
permite generar tus Registros de Ventas e Ingresos y de
Compras en forma electrnica desde el Portal de la SUNAT.
La SUNAT te apoya con el almacenamiento, archivo y
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conservacin de los Registros de Ventas e Ingresos y de

Compras Electrnicos que se generen en este sistema.

V. FOLIACIN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Desde el punto de vista tradicional, es el nmero pequeo que se coloca

en la parte superior de cada una de las hojas de los libros de contabilidad.
Dicho de otra manera, folio, es la pgina del libro de contabilidad.

IV. CLASE DE FOLIACION:

Desde el punto de vista tradicional, la foliacin de un libro de

contabilidad puede ser de dos clases: Foliacin Simple y Foliacin Doble

a) Foliacin Simple:
Es cuando los folios se repiten una sola vez.
Ejem: 1, 2, 3, 4, 5, 6, etc.
Son libros de filiacin simple: el Libro Diario y el Libro
de Inventario y Balances.

b) Foliacin Doble:
Es cuando los folios se repiten dos veces y estando uno frente
al otro.
Ejemplo: 1-1, 2-2, 3-3, 4-4, 5-5, 6-6, etc.
Son libros de foliacin doble: el Libro Mayor y el Libro Caja.

Desde el punto de vista electrnico, informtico o virtual la foliacin es

nica (simple). El formato electrnico permite registrar muchos datos en
forma horizontal, lo que facilita una mayor utilidad para los libros
contables.

VI. ASPECTO LEGAL DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Para que un libro de contabilidad tenga carcter legal, es necesario que

sea legalizado ante el Notario Pblico o Juez de Paz, y para ello se debe
abonar el derecho que corresponda.

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PLAZO PARA LEGALIZAR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:

En la apertura del negocio: sesenta das

Para el canje de libros:
15 das para el registro de ventas y el registro de compras
30 das para los dems libros.

PLAZOS PARA EL LLEVADO DE LIBROS CONTABLES

Existen plazos de atraso mximos para el llevado de Libros y

Registros vinculados a asuntos tributarios, sean estos llevados de
forma manual, computarizada o electrnicamente, excepto al
Registros de Compras y Registro de Ventas electrnicos, que
tendrn plazos establecidos por la SUNAT.

PLAZO PARA COMUNICAR A LA SUNAT EVENTO DE PRDIDA

O DESTRUCCIN DE LIBROS CONTABLES

La comunicacin de prdida o destruccin de libros o registros

contables debe ser presentada en las Mesas de Partes ubicadas en
los Centros de Servicios al Contribuyente o Dependencias de la
SUNAT un plazo de quince (15) das hbiles de ocurrido el hecho,
anexando la copia certificada de la denuncia policial previamente
efectuada.

PLAZO PARA REHACER LIBROS CONTABLES

Adems de comunicar la prdida o destruccin de libros o registros
contables, es necesario rehacerlos, para lo cual contars con un
plazo de sesenta (60) das calendarios a partir de la prdida o
destruccin. No obstante, de requerir un mayor plazo, por razones
debidamente justificadas, podrs solicitar a la SUNAT una
prrroga, la que estar sujeta a evaluacin.

VII. PROHIBICIONES EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

En los libros de Contabilidad est prohibido:

Borrar
Mancharlo
Romperlo
Mutilarlo
Dejar espacios en blanco
Alterar el orden de los folios
Alterar el orden cronolgico de los asientos y los documentos
Hacer cualquier acto que le quite claridad y consistencia a las
reglas

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I. DEFINICION:
Los asientos contables son los registros que se realizan sobre todas las
actividades financieras que se producen en los negocios. Cada vez que se
produce un cambio en el patrimonio de una empresa, se debe de realizar
una anotacin contable sobre dicho cambio.
o Por ejemplo, cuando una empresa realiza una venta al contado se
debe de realizar un asiento para que quede registrado el ingreso
que hubo por dicho movimiento o transaccin.
Los asientos contables se realizan en el llamado Libro Diario General, que
corresponde al segundo paso del ciclo contable para que luego dicho
movimiento pueda pasar al Mayor General y as sucesivamente.
Hay que recordar que, para realizar un asiento contable, primero
debemos de analizar la transaccin que se ha producido y adems
conocer la naturaleza de las cuentas que se estn afectando. De este
modo no cometeremos errores al momento de realizar una anotacin.
En la contabilidad por partida doble, cada asiento est compuesto por lo
menos de dos anotaciones, donde una ser el dbito y otra ser el crdito,
pero tambin podra ser un asiento compuesto en donde se ven afectadas
mltiples cuentas contables.

II. PARTES:
Los elementos esenciales al momento de realizar un registro contable son los
siguientes:

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La fecha en la que se produjo el hecho econmico.

Las cuentas afectadas con sus respectivos dbitos y crditos.
Una descripcin breve sobre el movimiento.
La suma de los dbitos debe ser igual a la suma de los crditos.

III. CLASIFICACIN:

Los asientos por su fondo: son registros que recogen al inicio

de un ejercicio la situacin econmica-financiera de la empresa en
dicho momento

Asientos de apertura: Son aquellos realizados al comienzo de un

negocio o cuando realizamos un cambio de software contable y
debemos llevar los saldos de cada cuenta al nuevo sistema.

Asientos operativos del ejercicio: recogen, en el orden

cronolgico, las operaciones con trascendencia contable que tienen
lugar en la empresa a lo largo de un ejercicio.

Asientos de ajuste: son registros que permiten incorporar

operaciones pendientes o desviaciones y distorsiones que al final
del ejercicio hayan sido detectadas, para alcanzar la imagen fiel de
la situacin econmico-financiera y patrimonial en esa fecha.
Registran las calificadas como operaciones de cierre de ejercicio,
ajustes del valor de las existencias, periodificaciones e
imputaciones temporales, amortizaciones y prdidas por deterioro
del valor de los elementos patrimoniales y provisiones.

Asientos de regularizacin: son registros formales de carcter

tcnico que saldan y cierran las cuentas de gastos e ingresos,
trasladando sus saldos a la cuenta Resultado del ejercicio.

Asiento de cierre: es un registro formal tcnico, cuya nica

finalidad es cerrar todas las cuentas que mantengan saldo al
finalizar cada ejercicio. Mediante esta tcnica se cargan todas las
cuentas que mantengan saldo acreedor, por el importe de su saldo,
y se abonan todas las que lo mantengan deudor. Este asiento es el
inverso del asiento de apertura del siguiente ejercicio.

Los asientos de reapertura: son registros que tienen la finalidad

de reabrir o reapertura un nuevo legajo de registro al iniciar una
gestin, estos se realizan nicamente al reinicio de actividades de
una empresa

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Los asientos por su forma:

Los asientos por su forma son aquellos registros que se exponen en
comprobantes de diario con la finalidad de reflejar el nmero de cuentas
que intervienen en una transaccin, y se subclasifican en asientos
simples y compuestos.
ASIENTO SIMPLE: Son aquellos en los que se afecta una sola
cuenta del debe y una sola cuenta del haber, compuesto por una
cuenta acreedora y una cuenta deudora.

ASIENTO COMPUESTO: Son aquellos en los que la columna del

debe y el haber son afectadas por ms de un registro monetario

Compuesto por una cuenta deudora y varias acreedoras.

Compuesto por varias cuentas deudoras y una acreedora.
Compuesto por varias cuentas deudoras y varias cuentas
acreedoras.

IV. CLASIFICACIN

A. ASIENTO CONTABLE POR NATURALEZA: Es el asiento o registro

contable que nos indica el lugar donde se han comprado o donde
se han efectuado los gastos, con el objeto de planificar la
produccin o venta a realizarse dentro del territorio nacional y de
esa forma tener informacin a nivel macroeconmico.

B. ASIENTO POR DESTINO: Es el asiento o registro contable que se

efecta a fin de aclarar y clasificar de lo que se ha comprado o
gastado hacia qu centro de costos se transfiere.

V. ESTADOS FINANCIEROS BASICOS:

Los estados financieros, tambin denominados estados
contables, informes financieros o cuentas anuales, son informes que
utilizan las instituciones para dar a conocer la situacin econmica y
financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo
determinado. Esta informacin resulta til para la Administracin,
gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas,
acreedores o propietarios.
La mayora de estos informes constituyen el producto final de
la contabilidad y son elaborados de acuerdo a principios de contabilidad
generalmente aceptados, normas contables o normas de informacin
financiera.

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Su propsito general es proveer informacin de una entidad acerca de la

posicin financiera, del resultado de sus operaciones y los cambios en su
capital contable y en sus recursos o fuentes.
Otras definiciones respecto a estados financieros sealan:
Es el documento suscrito por una entidad econmica y en el cual
se consignan datos valuados en unidades monetarias referentes a
la obtencin y aplicacin de recursos materiales.
Los estados financieros son informes a travs de los cuales los
usuarios de la informacin financiera perciben la realidad de las
empresas y en general de cualquier organizacin econmica.
Dichos informes constituyen el producto final del llamado ciclo
contable.

VI. CULES SON LOS ESTADOS FINANCIEROS?

Los principales estados financieros que ayudan a conocer la situacin
financiera de una empresa son los siguientes:

BALANCE GENERAL:

El balance general o estado de situacin financiera es un reporte

financiero que funge como una fotografa al reflejar la situacin financiera
de una empresa a una fecha determinada. Est conformado por las
cuentas de activo (lo que la empresa posee), pasivo (deudas) y la
diferencia entre estos que es el patrimonio o capital contable. Este reporte
por lo general es realizado al finalizar el ejercicio de la empresa de manera
anual (balance final), sin embargo, para fines de informacin es
importante que los realices con una periodicidad mensual, trimestral o
semestral para un mejor seguimiento.

La informacin que obtienes de un balance general se debe tomar en

cuenta para el da en que ste se realiza ya que, al transcurso de los das
la situacin financiera de la empresa habr cambiado. Este estado
financiero es de gran importancia para dar a conocer a los propietarios,
socios y accionistas si la operacin de la empresa se ha llevado de la
manera correcta, si los recursos se han administrado eficientemente y si
los resultados de estos procesos son ptimos o son deficientes. Es un
buen punto de referencia para conocer la salud financiera de la
organizacin.

Componentes del Balance General

Los elementos que constituyen el estado de situacin financiera o balance

general se dividen en tres grandes rubros:
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1. Activos: En este apartado se incluye todo lo que la empresa posee

de valor y se clasifica en orden de mayor a menor liquidez de la
siguiente manera:

Circulantes: Son los derechos, bienes o crditos que pueden ser

convertidos en efectivo en el plazo menor a un ao o al cierre
del ejercicio. En esta categora se incluyen las siguientes
cuentas contables,

Caja
Bancos
Cuentas por cobrar
Inventarios

Fijos: Un activo fijo es un bien propiedad de la empresa, ya sea

tangible o intangible, que no se convierte en efectivo a corto
plazo y que por lo general son necesarios para el funcionamiento
de la empresa por lo que no se destinan a la venta. En este rubro
estn las siguientes cuentas contables:

Maquinaria y equipo
Equipo de transporte
Mobiliario y equipo de oficina
Equipo de cmputo
Edificios
Terrenos

Diferidos: No son propiamente activos, sin embargo se consideran

en este apartado. Representan costos y gastos que se han
pospuesto para cargarse en perodos futuros. Algunos ejemplos
son los siguientes:

Seguros pagados por anticipado

Arrendamientos anticipados
Intereses sobre obligaciones financieras descontados por
anticipado

2. Pasivos: Son las deudas u obligaciones que la empresa posee, en

este apartado se representa lo que se debe a terceros, a
instituciones bancarias, proveedores, etc. Se clasifican de acuerdo
al nivel de exigibilidad, es decir el plazo en que se tienen que
liquidar quedando de la siguiente manera:

Circulante: Son las deudas de la empresa con un plazo menor a

un ao, las cuales se consideran de corto plazo y existe la intencin
de que estn en constante rotacin. Algunas de las cuentas que
incluyen son,

Obligaciones bancarias

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Cuentas por pagar a proveedores

Anticipos de clientes
Cuentas por pagar a acreedores
Impuestos por pagar

Largo plazo: En este rubro se identifican las deudas contradas

por la empresa que se deben de liquidar en un plazo mayor a un
ao. Como, por ejemplo:
Crditos bancarios.
Documentos por pagar

Diferido: En esta clasificacin se encuentran los adeudos cuya

aplicacin corresponde a resultados de ejercicios futuros a la fecha
del balance. Por ejemplo:

Ingresos recibidos por anticipado

Reembolsos del ingreso anticipado

3. Patrimonio o Capital: Representa los recursos que los socios o

propietarios han invertido en su empresa. El monto total de los
activos debe ser igual a la suma del total de los pasivos ms el
capital.

Objetivos del Balance General

El principal propsito para el que se prepara un balance general

es conocer la posicin financiera de la empresa en un periodo
determinado. Al realizar este reporte obtendremos a su vez informacin
relevante para tomar decisiones de negocio como por ejemplo:

Naturaleza y valor de los activos

Naturaleza y alcance de las obligaciones
Capacidad actual de capital
Solvencia del negocio

De igual manera a travs del balance general podrs detectar entre otros:

a) Excedente o insuficiencia de fondos en efectivo, bancos o

inversiones.
b) Sobrante o faltante de inventarios debido a una planeacin errnea
de compras.
c) Montos elevados de ventas a crdito y/o ineficiencia de cobranza.
d) Exceso de deudas contradas

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ESTADO DE RESULTADOS:

El estado de resultados, tambin conocido como estado de ganancias y

prdidas es un reporte financiero que en base a un periodo determinado
muestra de manera detallada los ingresos obtenidos, los gastos en el
momento en que se producen y como consecuencia, el beneficio o prdida
que ha generado la empresa en dicho periodo de tiempo para analizar
esta informacin y en base a esto, tomar decisiones de negocio.

Este estado financiero te brinda una visin panormica de cul ha sido

el comportamiento de la empresa, si ha generado utilidades o no. En
trminos sencillos es un reporte es muy til para ti como empresario ya
que te ayuda a saber si tu compaa est vendiendo, qu cantidad est
vendiendo, cmo se estn administrando los gastos y al saber esto,
podrs saber con certeza si ests generando utilidades.

Componentes del estado de resultados

Los elementos de un estado financiero se agrupan de la siguiente manera:

ingresos, costos y gastos. En base a estos tres rubros principales se
estructura el reporte.

Las principales cuentas que lo conforman son las siguientes:

Ventas: Este dato es el primero que aparece en el estado de

resultados, debe corresponder a los ingresos por ventas en el
periodo determinado.
Costo de ventas: Este concepto se refiere a la cantidad que le cost
a la empresa el artculo que est vendiendo.

Utilidad o margen bruto: Es la diferencia entre las ventas y el

costo de ventas. Es un indicador de cunto se gana en trminos
brutos con el producto es decir, si no existiera ningn otro gasto,
la comparativa del precio de venta contra lo que cuesta producirlo
o adquirirlo segn sea el caso.

Gastos de operacin: En este rubro se incluyen todos aquellos

gastos que estn directamente involucrados con el funcionamiento
de la empresa. Algunos ejemplos son: los servicios como luz, agua,
renta, salarios, etc.

Utilidad sobre flujo (EBITDA): Es un indicador financiero que

mide las ganancias o utilidad que obtiene una empresa sin tomar
en cuenta los gastos financieros, impuestos y otros gastos
contables que no implican una salida de dinero real de la empresa
como son las amortizaciones y depreciaciones.

Depreciaciones y amortizaciones: Son importes que de manera

anual se aplican para disminuir el valor contable a los bienes

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tangibles que la empresa utiliza para llevar a cabo sus operaciones

(activos fijos), por ejemplo el equipo de transporte de una empresa.

Utilidad de operacin: Se refiere a la diferencia que se obtiene al

restar las depreciaciones y amortizaciones al EBITDA, indica la
ganancia o prdida de la empresa en funcin de sus actividades
productivas.

Gastos y productos financieros: Son los gastos e ingresos que la

compaa tiene pero que no estn relacionados de manera directa
con la operacin de la misma, por lo general se refiere montos
relacionados con bancos como el pago de intereses.

Utilidad antes de impuestos: Este concepto se refiere a la

ganancia o prdida de la empresa despus de cubrir sus
compromisos operacionales y financieros.

Impuestos: Contribuciones sobre las utilidades que la empresa

paga al gobierno.

Utilidad neta: Es la ganancia o prdida final que la empresa

obtiene resultante de sus operaciones despus de los gastos
operativos, gastos financieros e impuestos.

Objetivos del estado de resultados

El estado de prdidas y ganancias tiene objetivos muy puntuales cuando

presenta la situacin financiera de la compaa, el principal es medir el
desempeo operativo de la empresa en un periodo determinado al
relacionar los ingresos generados con los gastos en que se incurre para
lograr ese objetivo.

Esta informacin que se obtiene es de mucha utilidad, sobre todo al

analizarlo en conjunto con otros estados financieros bsicos como el
balance general y el estado de flujo de efectivo, de esta manera al evaluar
el estado de resultados de tu empresa podrs:

1. Realizar una evaluacin precisa de la rentabilidad de tu empresa,

su capacidad de generar utilidades, de igual manera es importante
para conocer de qu manera puedes optimizar tus recursos para
maximizar tus utilidades.
2. Medir el desempeo de la empresa, es decir, cunto ests
invirtiendo por cada peso que ests ganando.
3. Obtener un mejor conocimiento para determinar la reparticin de
los dividendos ya que stos dependen de las utilidades generadas
durante el periodo.
4. Estimar los flujos de efectivo al poder realizar proyecciones de las
ventas de manera ms precisa al utilizar el estado de resultados
como base.

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5. Identificar en qu parte del proceso se estn consumiendo ms

recursos econmicos, esto lo puedes saber al analizar los mrgenes
en cada rubro. Esto te dar una perspectiva de la eficiencia de la
empresa.

El estado de resultados es de vital importancia para tu empresa ya que

se convierte en un elemento de apoyo a la gestin al brindarte
informacin de valor para la toma de decisiones y la planeacin
estratgica.

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO:

El estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN) es uno de los estados

contables obligatorio para todas las empresas, que, junto con el balance,
el estado de prdidas y ganancias y el estado de flujos de efectivo
conforman las cuentas anuales.
Existen dos modelos, uno normal y otro abreviado. Los requisitos
para aplicar uno u otro son los mismos que para el balance normal y
abreviado.
Antes de abordar la explicacin de este estado contable conviene recordar
qu es el patrimonio neto.

El patrimonio neto, por definicin, resulta de la resta del activo menos el

pasivo exigible. Se trata del llamado pasivo no exigible, es decir de los
recursos propios de la empresa, de su financiacin propia. Est
constituido por las siguientes partidas:

Capital: Aportaciones de los propietarios de la empresa.

Reservas: Beneficio de la empresa no distribuido.
Resultado del ejercicio: Prdida o beneficio obtenido.

Por lo tanto, el ECPN informar de los cambios, en composicin y cuanta,

habidos dentro del patrimonio neto.

EL ECPN tiene dos partes:

1 parte: Estado de ingresos y gastos reconocidos, que refleja los

cambios en el patrimonio neto derivados de:

a) Resultado del ejercicio. (Prdidas y ganancias)

b) Ingresos y gastos que de acuerdo con el Plan General Contable
deban imputarse directamente al patrimonio neto: subvenciones,
donaciones, etc.
c) Las transferencias realizadas a la cuenta de prdidas y
ganancias segn lo dispuesto en el Plan General Contable.

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2 parte: Estado total de cambios en el patrimonio neto, informa de todos

los cambios habidos en el patrimonio neto derivados de:

a) El saldo total de los ingresos y gastos reconocidos, que hemos

calculado en la 1 parte.
b) Las variaciones originadas en el patrimonio neto por operaciones
con los socios o propietarios de la empresa.
c) Ajustes debidos a cambios en criterios contables y correcciones de
errores.
d) Las restantes variaciones que se produzcan en el patrimonio neto

ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIN

FINANCIERA:

El estado de cambios en la situacin financiera, tambin conocido

como estado de movimientos de fondo o estado de origen y uso de
recursos, es un estado financiero que muestra qu ha hecho la empresa
con el dinero que ha ganado durante un periodo de tiempo concreto.
Igualmente, informa de la forma en que se obtuvo dicho dinero, pudiendo
analizar de manera detallada las ganancias del negocio y cunto efectivo
queda disponible, ya sea en caja o en banco.

Por tanto, el estado de cambios en la situacin financiera se trata de un

estado que muestra el movimiento del capital de trabajo de una empresa,
detallando la procedencia del mismo, as como su destino. El estado de
cambios en la situacin financiera es un estado de verdadera
importancia, pues refleja de manera detallada y veraz de dnde se
obtienen los recursos de los que dispone una empresa y, adems, indica
su destino, dnde se estn aplicando.

Para qu sirve el estado de cambios en la situacin

financiera?
El estado de cambios en la situacin financiera sirve para analizar si las
decisiones que se toman dentro de la empresa se hacen o no de manera
acertada y objetiva, atenindose a los recursos y necesidades reales del
negocio en cuestin. Es una manera de evaluar y controlar la gestin del
dinero, ayudando a evaluar, de esta manera, la calidad de decisiones.
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En definitiva, los objetivos del estado de cambios en la situacin

financiera son:

Evaluar la capacidad de la empresa de generar recursos.

Evaluar la capacidad de la empresa para cumplir con sus

obligaciones.

Evaluar cambios en la situacin financiera derivados de

transacciones de inversin y financiamiento.

ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO:

Qu es el flujo de efectivo?

El flujo de efectivo es el movimiento de dinero que se presenta en una

empresa, es la manera en que el dinero es generado y aprovechado
durante la operacin de la empresa. Existe un ciclo en el cual sale dinero
de la empresa el cual es el costo por producir bienes y/o servicios que se
entregan a los clientes y obtiene dinero de parte de ellos para generar
ms riqueza.

Cuando una empresa obtiene dinero genera flujo positivo y esto se puede
hacer de 3 maneras diferentes:

1. Por medio de la cobranza a los clientes (operacin de la empresa).

2. Con aportaciones de capital de los socios, por medio de bancos o
acreedores (financiamiento).
3. Por la venta de activos que ya no utiliza.

De igual manera la empresa utiliza el dinero generado para pagar sus

costos y gastos que requiere para la operacin de la empresa, esto es un
flujo negativo.

Qu es el estado de flujo de efectivo?

El estado de flujo de efectivo es uno de los estados financieros bsicos

que informa sobre las variaciones y los movimientos de efectivo y sus
equivalentes en un periodo dado. Muestra el efectivo que ha sido
generado y aprovechado en las actividades operativas, de inversin y
financiamiento de la empresa.

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En este caso el flujo de caja operativo muestra el efectivo que se ha

recibido o gastado como parte de las actividades cotidianas del negocio,
por otro lado el flujo de caja de inversin te indica los movimiento
relacionados a las inversiones realizadas y el flujo de caja de
financiamiento considera el efectivo que es resultado de recibir o pagar
prstamos bancarios, pago de dividendos, emisiones o compra de
acciones, etc.

Como puedes observar, para garantizar el buen funcionamiento de una

empresa es muy importante mantener un nivel de liquidez ptimo, cuidar
el tema del flujo de efectivo y analizarlo constantemente, esto con el fin
de tener la capacidad de poder cubrir sus operaciones y afrontar los
imprevistos que pueden presentarse en los negocios. Mantener un flujo
de efectivo saludable te permitir realizar previsiones para evitar
soluciones de emergencia como puede ser adquirir financiamientos no
planeados para resolver alguna situacin apremiante.

Gestionar la empresa con la previsin de un flujo de efectivo hecho a

conciencia y con informacin real al da contribuir sin lugar a dudas a
incrementar la rentabilidad que buscas para tu empresa. Esta prctica
se centra alrededor de dos reas muy importantes: el presupuesto de
efectivo y el control interno de la contabilidad.

Objetivos del flujo de efectivo

Entre los objetivos fundamentales del estado de flujo de efectivo se

encuentran los siguientes:

Proporcionar informacin oportuna a la gerencia para la toma de

decisiones que ayuden a las operaciones de la empresa.
Brindar informacin acerca de los rubros y/o actividades en que se
ha gastado el efectivo disponible.
Reportar flujos de efectivo pasados para generar pronsticos.
Determinar la capacidad de la empresa para hacer frente a sus
obligaciones con terceros y con los accionistas.
Ayudar a tomar decisiones acerca de inversiones a corto
plazo cuando exista un excedente de efectivo disponible.

La finalidad del estado de flujo de efectivo es presentar en forma

comprensible y clara la informacin sobre el manejo de efectivo que tiene
la empresa; es decir, su obtencin y utilizacin por parte de la
administracin en un periodo determinado y de esta manera tener un
informe de la situacin financiera para conocer y evaluar la liquidez o
solvencia de la empresa. Este estado financiero en conjunto con
el balance general y el estado de resultados nos ofrecen una panormica
muy completa de lo que est ocurriendo en el negocio.

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