Propuesta de Reorganización de La Actividad Ambulatoria y de Consultas Externas de Atención Especializada

Plan Funcional
propuesta de reorganizacin de la actividad ambulatoria y

de consultas externas de atencin especializada
Hospital de La Lnea
rea de Gestin Sanitaria Campo de Gibraltar
Propuesta de reorganizacin de la actividad ambulatoria y de consultas externas de atencin especializada
del Hospital de La Lnea
Introduccin
Las consultas externas de los hospitales, a pesar de haber sido siempre el principal
punto de contacto del hospital con la poblacin de su rea de influencia, han ocupado
hasta hace poco un papel secundario frente al rea de hospitalizacin. Buena prueba
de ello son las innumerables actuaciones realizadas desde diversos mbitos para
mejorar los sistemas de informacin, analizar organizacin y funcionamiento y
conocer costes del rea de hospitalizacin, frente al escaso inters demostrado por el
rea de consultas externas.
La actividad desarrollada en Consultas Externas, surgida como apoyo a la de

hospitalizacin, ha ocupado tradicionalmente un papel secundario frente a sta. El
mayor consumo de recursos y la atencin a casos ms complejos y paradigmticos de
las diferentes Especialidades Mdicas que hasta ahora se asociaba a la hospitalizacin,
ha justificado el mayor inters por este rea de gestores y profesionales sanitarios.
En los ltimos aos, sin embargo, la conjuncin de una serie de factores ha modificado
esta situacin promoviendo que las consultas externas cobren un mayor
protagonismo. Entre estos factores cabe destacar la tendencia a la atencin
ambulatoria de los procesos en detrimento de la hospitalizacin; el aumento de la
actividad en consultas, como consecuencia del supuesto anterior y del aumento de la
demanda en Atencin Especializada; las demoras excesivas en consultas externas, con
lo que ello supone de prdida de calidad de la asistencia; las deficiencias en la gestin
de la actividad de consulta externa que genera insatisfaccin en pacientes y
profesionales.
Sin embargo, el crecimiento de la actividad ambulatoria en el hospital de La Lnea,

pese a alguna obra o adaptacin concreta o a diferentes propuestas de los
responsables previos, se ha producido de forma desordenada, y en algunos casos casi
improvisada, muy asociada a la carencia de espacios fsicos apropiados, a la utilizacin
de un edificio municipal (bajo cesin administrativa) con ms de 50 aos de
rea de Gestin Sanitaria Campo de Gibraltar 2

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antigedad con altas necesidades de mantenimiento y adaptacin, a la eterna

promesa de construccin de un nuevo hospital, una obra parada sin fecha prevista de
terminacin y, sobre todo, a la falta de un plan funcional que englobara toda la
actividad ambulatoria.
Esto ha provocado que algunas especialidades utilicen varias consultas dispersas entre
los dos edificios para su actividad ordinaria o que la actividad ambulatoria no est
agrupada bajo especialidades o grupos de especialidades, lo que a su vez conlleva
multitud de molestias e inconvenientes para los usuarios.
Del mismo modo, y pese a la creciente digitalizacin de la actividad asistencial desde

la implantacin de la Historia Clnica Electrnica (en adelante HCE) a travs de la
aplicacin DIRAYA, la falta de una estrategia para su implantacin ha provocado que
siga existiendo mucha actividad en papel lo que, a su vez, genera grandes necesidades
de espacio para almacenamiento y custodia de documentacin clnica al tiempo que
requiere enormes esfuerzos tanto para la preparacin de la actividad como para su
archivo posterior.
Por ltimo, esta falta de planificacin en la actividad ambulatoria, ha provocado que

los recursos humanos se tengan que adaptar a la situacin detallada lo que supone
una falta de optimizacin de los mismos, algo muy preocupante en un momento de
crisis como el actual donde los ajustes de plantilla implican enormes esfuerzos para
mantener la actividad con normalidad.
Haciendo un anlisis concreto de la actividad de cada UGC, nos encontramos con la

siguiente situacin:
UGC de Aparato Locomotor

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Es, posiblemente, la UGC con mayor dispersin y con peores estructuras.
Consta de un gimnasio, varias salas de terapia y 4 consultas repartidas por el edificio

del Hospital Municipal.
El gimnasio de rehabilitacin se encuentra situado en la primera planta del Hospital

Municipal en una zona que no ha sido adaptada y que no ha podido ser cableada, por
lo que nada de su actividad es registrada en la aplicacin Diraya.
El gimnasio destinado a pacientes peditricos no se utiliza.
Dado que el edificio solo cuenta con un ascensor, muchos pacientes deben acceder a
las salas de rehabilitacin a travs de una enorme escalera.
La consulta de Reumatologa (n 31) se sita en la planta baja del Hospital Municipal,

la consulta de Linfedema/Revisin en la segunda planta y las otras dos consultas en la
primera planta. Tienen 3 Tcnico en Cuidados Auxiliares de Enfermera (en adelante
TCAEs) asignadas a sus consultas.
UGC Medicina Interna
Dispone de 2 consultas (n 32 y 33) aunque solo tiene actividad doble una vez por
semana. La consulta n 32 es compartida con la UGC de Enfds. Infecciosas.
Es el nico espacio de consultas que ha sido recientemente acondicionado para que la

TCAE, solo tienen una asignada, desarrolle su labor fuera de la consulta.
UGC Especialidades Mdicas
Es la UGC con ms actividad ambulatoria y, como consecuencia, la que ms espacios

ocupa. Es tambin la nica con actividad propia de enfermera.
Por especialidades nos encontramos lo siguiente:
Neumologa cuenta con dos consultas en el Hospital Municipal: una para la

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consulta mdica (la n 45) y una consulta compartida (la n 46) para algunas
pruebas funcionales (espirometra). Ninguna de las dos consultas han sido
adaptadas o acondicionadas. Cuenta tambin con un espacio reducido y
compartido en la primera planta del Hospital para el resto de pruebas
funcionales (polixomnografas, etc) y endoscopias. La TCAE asignada
desarrolla su labor dentro de la consulta.
Nefrologa cuenta con dos consultas (n 9A y 9B) en el Hospital, aunque no
tiene doble actividad todos los das (y prximamente ver mermada su
actividad por la apertura de un nuevo recurso en el Hospital Punta Europa). La
TCAE realiza su actividad dentro de la consulta.
Neurologa cuenta con dos consultas contiguas en la primera planta del
Hospital Municipal (n 43A y 43B), teniendo los mismos problemas de
accesibilidad que la UGC de Rehabilitacin. No ha sido adaptada y tiene serios
problemas de espacio por la gran cantidad de documentacin clnica
acumulada. Las TCAEs realizan su actividad dentro de la consulta.
Digestivo cuenta con 2 consultas comunicadas en el Hospital Municipal (n 37 y
38) en una zona acondicionada pero no diseada para asistencia en consulta.
No ha sido adaptada y tiene serios problemas de espacio por la gran cantidad
de documentacin clnica acumulada. Es imposible explorar a los pacientes.
Ambas TCAEs realizan su labor dentro de la consulta.
Tambin dispone de un espacio en la primera planta del Hospital para la
realizacin de pruebas funcionales (endoscopias digestivas y tests de aliento).
Endocrinologa cuenta con 2 consultas en el Hospital Municipal (n 35 y 36)
situadas en una zona no acondicionada. Tanto a la consulta mdica de
endocrinologa como a la de educacin diabetolgica no pueden acceder
pacientes en silla de ruedas. La consulta de educacin diabetolgica carece de
espacio para ms de dos personas por lo que es imposible explorar a los
pacientes (pese a que es la Unidad de Referencia para la exploracin del Pie
Diabtico). La TCAE realiza su actividad dentro de la consulta.
Alergologa cuenta con 2 consultas en el Hospital Municipal (n 42A y 42B)
situadas en una zona no acondicionada (la antigua sala de estar y punto de

Septiembre 2014
extracciones). La consulta mdica presenta importantes problemas de

humedad y la de Pruebas Funcionales carece de espacio suficiente para
muchas de las pruebas. No tiene TCAE asignada.
Cardiologa es la nica que cuenta con un amplio espacio en el Hospital con 2
consultas (n 10 y 11), 2 espacios para pruebas funcionales y un espacio para
informes.
Educacin Nutricional cuenta con una consulta compartida con la consulta de
Pruebas Funcionales de neumologa. La enfermera responsable pertenece a
dos UGCs realizando, durante parte de su jornada, las campimetras de
oftalmologa.
Adems de esta actividad en consulta, la UGC tiene un Hospital de Da Mdico situado

en la tercera planta del Hospital, en la habitacin 301. Este espacio nunca ha sido
adaptado para su actividad, carece de espacio para almacn y de conexin a la red,
por lo que su actividad nunca ha sido registrada en Diraya. Su uso es compartido por
otras UGCs (Medicina Interna y Enfds. Infecciosas)
UGC Ginecologa y Obstetricia
Cuenta con 3 consultas independientes en la planta baja del Hospital (n 4, 5 y 6), una
zona para Monitorizacin en la segunda planta del Hospital (en la habitacin 202 de la
unidad de hospitalizacin) e instalaciones en la tercera planta del Hospital para la
Unidad de Reproduccin. Las 3 consultas disponen de una zona de exploracin
bastante amplia.
Recientemente fue revisado su archivo trasladando a Servicios Documentales gran

parte de la documentacin. Las TCAEs realizan su actividad dentro de la consulta. La
zona de Monitorizacin depende funcionalmente de Partos.
UGC Pediatra
Cuenta con 2 consultas en el Hospital Municipal (n 43 y 44) aunque solo tienen

actividad para una de ellas. Tambin cuenta con un Hospital de Da Peditrico aunque
muchas pruebas funcionales se realizan en consulta, por lo que no tienen TCAE

Septiembre 2014
asignada y s una Enfermera. Comparten la consulta n 44 con Otorrinolaringologa

dos veces al mes.
UGC Bloque Quirrgico
Como en el caso de la UGC de Especialidades Mdicas, tiene muchas especialidades

adscritas aunque su dispersin es menor.
Por especialidades nos encontramos lo siguiente:
Dermatologa cuenta con dos consultas (n 1 y 2) y un pequeo quirfano en

una zona adaptada del Hospital (previamente era solo una consulta con sala de
exploraciones y una sala de espera). Debido a su actividad quirrgica y de
revisiones no tienen TCAE asignada y s una Enfermera. Los das que tienen
doble consulta se les asigna una TCAE desde otra UGC.
Otorrinolaringologa cuenta con dos consultas situadas en el Hospital (consulta
n 8 para la consulta mdica) y en la segunda planta del Hospital Municipal
(para audiometras) y dos veces al mes utiliza la consulta n 44 de Pediatra.
Pese a que tienen pruebas funcionales, solo tienen a una TCAE asignada.
Ciruga cuenta con una consulta doble (n 3) para la consulta mdica y la Sala
de Curas. Debido a la sala de curas y las revisiones no tienen TCAE asignada y
s una Enfermera. Los das que tienen doble consulta (habitualmente los
jueves) se les asigna una TCAE desde otra UGC.
Traumatologa cuenta con dos consultas (n 7A y 7B) y una zona de
revisiones/curas. Recientemente ha sido acondicionada para que la TCAE
realice su labor fuera de la consulta en un espacio anexo. Cuenta tambin con
una enfermera para las revisiones/curas.
Urologa cuenta con una consulta (n 12) en la planta baja y una sala de
exploraciones en la primera planta del Hospital. Tiene pendiente una
adaptacin para la instalacin de un Flujmetro Urinario (equipo ya adquirido).
Tiene una TCAE asignada que realiza su labor en la consulta.

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Anestesia cuenta con una consulta en la segunda planta del Hospital Municipal
tanto para la Consulta de Preanestesia como para la Consulta de Dolor. Ambas
consultas funcionan como acto nico. El personal asignado a estas consulta
depende de Quirfano.
UGC Oftalmologa
Es la nica a la que se le realiz una adaptacin disponiendo de una estructura

acondicionada, aunque en algunas zonas compartida con la UGC de Rehabilitacin.
Necesitaran un nuevo espacio como Hospital de Da Mdico para algunas tcnicas
ambulatorias.
Las TCAEs realizan su actividad fuera de las consultas.
UGC Hematologa
Cuenta con 2 consultas en el Hospital (n 13 y 14) trasladadas y acondicionadas

recientemente. Una consulta se destina a la consulta mdica y tiene una TCAE
asignada compartida con la UGC de Enfds. Infecciosas y la otra consulta se utiliza para
el control ambulatorio de ACOs con un enfermero asignado. La TCAE realiza su
actividad dentro de la consulta.
UGC de Enfds. Infecciosas
Cuenta con una consulta en el Hospital Municipal compartida con la UGC de Medicina
Interna, aunque no tiene espacio suficiente para la realizacin de pruebas funcionales
(Fibroscan). Por este motivo, hace unos meses se acord su traslado a un nuevo
espacio habilitado en la tercera planta del Hospital. Tiene una TCAE asignada
compartida con la UGC de Hematologa
En las siguientes imgenes se detallan las ubicaciones descritas:

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Septiembre 2014
Objetivo General
Establecer un instrumento que sirva para optimizar los recursos y que garantice una
gestin homognea de la actividad ambulatoria y de las consultas externas (CCEE) de
Atencin Especializada del Hospital de La Lnea
Objetivos Especficos
1. Desarrollar criterios que definan un modelo normalizado de gestin integral de
la actividad ambulatoria y de las consultas externas (CCEE) de Atencin
Especializada del Hospital de La Lnea.
2. Mejorar la accesibilidad, el confort y la calidad percibida de los usuarios

atendidos a travs de la actividad ambulatoria y de las consultas externas
(CCEE) de Atencin Especializada del Hospital de La Lnea.
3. Adecuar los espacios y las instalaciones a las necesidades asistenciales, la

cartera de servicio y las agendas de las UGCs.
4. Optimizar los recursos humanos a las necesidades asistenciales, la cartera de

servicio y las agendas de las UGCs.
5. Impulsar medidas orientadas hacia la digitalizacin de la documentacin

clnica favoreciendo la implantacin de la Historia Clnica Electrnica
Plan Funcional
Por todo lo expuesto, en un entorno marcado por la creciente ambulatorizacin de los
procesos y de digitalizacin de la actividad, donde la actividad de las consultas

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externas cobra una relevancia cada vez mayor, nos encontramos, por tanto, ante una
nueva etapa. Una nueva etapa en la que no se deberan escatimar esfuerzos para
abordar la compleja tarea de mejorar el funcionamiento de las consultas externas de
ah que se proponga el desarrollo de un Plan Funcional.
Este Plan Funcional deber servir para reorganizar no solo la estructura fsica de la
actividad ambulatoria, tratando de aglutinar toda la actividad de cada UGC,
facilitando la accesibilidad de los pacientes pero teniendo en cuenta la actual situacin
reduciendo la necesidad de obras y/o adaptaciones muy costosas o complejas, sino
tambin la estructura funcional de dicha actividad, persiguiendo la optimizacin de los
recursos (humanos y materiales), de las agendas (adaptndolas a los recursos
disponibles) y la implantacin real de la HCE. Como parte final, el Plan Funcional
incluir una propuesta para el rediseo de la cartelera y la sealizacin de las
Consultas Externas y de la Actividad Ambulatoria.
Todo ello deber ser desarrollado sobre la base de 3 herramientas bsicas:
La implementacin de unos criterios normalizados de actuacin orientados

hacia la digitalizacin de la actividad que consigan la implantacin real y
definitiva de la HCE.
La utilizacin de un sistema de informacin fiable que permita monitorizar el
impacto de las medidas de mejora.
El diseo de un cronograma real y viable de las adecuaciones, tareas y
propuestas a implementar.
REORGANIZACIN FSICA
Como ya se ha detallado, la presente propuesta de reorganizacin fsica de los

espacios destinados a la actividad ambulatoria y de consultas externas pretende
mejorar la accesibilidad de los usuarios (y de los profesionales) aglutinando toda la
actividad de las UGCs, pero al mismo tiempo tratando de evitar obras costosas o
complejas.
La principal adecuacin a realizar consistir en la creacin de espacios anexos a las

Septiembre 2014
consultas con el fin de independizar la actividad de las TCAEs de la actividad pura de

asistencia mdica, potenciando sus funciones de informacin y asesoramiento.
Para ello, siempre que el espacio lo permita, se tratar de crear un espacio fsico
propio que, como mnimo, constar de un punto de acceso a la red, un telfono con
salida al exterior y un acceso especfico para pacientes (ventana o similar). Tanto el
mobiliario como el equipamiento informtico se proveer del que ya existe en las
Consultas Externas si bien esta reestructuracin puede servir para realizar una
renovacin de los recursos materiales en peor estado.
El resto de traslados de consultas se realizarn en funcin de los espacios que se vayan

liberando tras las actuaciones incluidas en este Plan Funcional.
Aunque en la mayora de los traslados propuestos no habr necesidad de realizar obra

menor, algunas de las consultas necesitaran algo de mantenimiento que podra
realizarse tras cada traslado.
S se incluyen en la propuesta dos obras de mayor calibre, ya contempladas en

propuestas previas, que podran realizarse durante el periodo estival.
La propuesta de reorganizacin es la siguiente:
UGC Especialidades Mdicas
La propuesta por especialidades es la siguiente:
Neumologa, tanto la consulta mdica como la de pruebas funcionales se

trasladaran a dos consultas situadas en la primera planta del hospital frente a
la Sala de Endoscopias. De esta manera se potenciara el Acto nico, aunando
en un nico espacio toda la actividad de la especialidad.
En la consulta de Pruebas funcionales se unificaran todas las pruebas que
ahora se realizan en dos salas. No requiere adecuacin de espacios.
Nefrologa cuenta con dos consultas aunque previsiblemente, a partir de

Septiembre 2014
Octubre de 2014, solo tendr actividad para una consulta mdica. De ah que la
propuesta sea trasladar la actividad a la consulta n 32, hasta ahora utilizada
por Enfds. Infecciosas y Medicina Interna. Este traslado precisar de una
conciliacin de las agendas de Medicina Interna. No requiere adecuacin de
espacios.
Neurologa, las dos consultas, se trasladaran a las consultas n 30 y 31 (antes
de Reumatologa). La adecuacin del espacio exterior ya se est realizando.
Digestivo, las dos consultas se trasladaran a las consultas n 45 y 46 (antes de
Neumologa). Este traslado necesita de adecuacin del espacio exterior.
Endocrinologa, tanto la consulta mdica como la de educacin diabetolgica
se trasladaran a las consultas n 37 y 38 (antes Digestivo). Este traslado no
necesita adecuacin pero si mantenimiento.
Alergologa, tanto la consulta mdica como la de pruebas funcionales se
trasladaran a las consultas n 43 y 44 (antes Pediatra). Este traslado necesita
de adecuacin del espacio exterior.
Cardiologa no precisa de traslados ni de adecuacin de espacios.
La Consulta de Educacin Nutricional se trasladara a la segunda planta del
Hospital Municipal (antes destinada a Linfedema) integrando toda la actividad
de la enfermera (tanto educacin nutricional como campimetras) en el mismo
espacio.
El Hospital de Da Mdico se trasladara a la actual zona destinada a CMA,
compartiendo espacio y equipamientos de forma que su actividad se resite en
una zona para actividad puramente ambulatoria.
UGC de Aparato Locomotor
Es, posiblemente, la UGC que ms mejoras necesita. Del mismo modo, es posible que
la mejor medida a proponer sea la renegociacin de la cesin de los espacios con el
Ayuntamiento con la pretensin de bajar toda su actividad a la planta baja.
Mientras tanto, la propuesta es resituar la consulta de Reumatologa en la consulta n

43A y la consulta de Linfedema en la consulta n 43B (ambas antes de Neurologa). El

Septiembre 2014
gimnasio de Linfedema se trasladara al actual gimnasio para pacientes peditricos.

Este traslado necesita de adecuacin del espacio interior para crear un espacio para la
TCAE.
UGC Medicina Interna
No precisa de traslados ni de adecuacin de espacios.
UGC Ginecologa y Obstetricia
El despacho mdico se trasladara a la habitacin 202. El espacio que queda libre

deber ser acondicionado para situar en su lugar la Sala de Monitorizacin Fetal y la
Consulta de Riesgo Fetal de forma que se integren en un nico espacio toda la
actividad previa al parto en la misma planta que el paritorio. Se trasladara la consulta
de Riesgo Fetal a este nuevo espacio.
La consulta de Ginecologa se trasladara a la consulta n 5 (antes Riesgo Fetal)

integrando en una sola sala de espera a todas las pacientes ginecolgicas.
UGC Pediatra
Se trasladara a la consulta n 3 (antes Ciruga) del Hospital ya que es la nica consulta

que dispone de sala de espera independiente y cuenta con espacio para dos consultas.
Este traslado no necesita adecuacin.
UGC Bloque Quirrgico
Dermatologa no precisa de traslados ni de adecuacin de espacios.

Otorrinolaringologa aumenta su espacio con la consulta n 9 (antes
Nefrologa) con el fin de aunar en un solo espacio la consulta mdica y las
pruebas funcionales (audiometras y test cutneos). Este traslado no necesita
adaptacin.
Ciruga se trasladara a la consulta n 6 (antes Ginecologa). Este traslado no
necesita adaptacin.
Traumatologa no precisa de traslados ni de adecuacin de espacios.

Septiembre 2014
Urologa no se trasladara pero necesitara una adaptacin para transformar su

espacio en dos consultas, una para consulta mdica y la otra para la instalacin
del Flujmetro Urinario (equipo ya adquirido).
Anestesia aumenta sus consultas en la segunda planta del Hospital Municipal
disponiendo de 2 espacios, uno como consulta de Preanestesia y otro para
consulta del Dolor (antes consulta de audiometras). De esta manera se
integran todos los pacientes de la especialidad.
UGC Oftalmologa
No precisa de traslados aunque con los traslados propuestos dispondrn de un nuevo

espacio para destinarlo a Sala de Intervenciones (ciruga menor y otras tcnicas
quirrgicas)
UGC Hematologa
No precisa de traslados ni de adecuacin de espacios.
UGC de Enfds. Infecciosas
Se trasladara al espacio ya asignado en la tercera planta del Hospital. La adecuacin

de la consulta ya se est realizando.
Con los traslados propuestos se generan nuevos espacios que podrn ser
aprovechados para otros cometidos:
En la planta baja del Hospital Municipal se queda un espacio que podra ser
destinado a Sala Multiuso (donde antes estaba Endocrinologa) precisando de
adaptacin y mobiliario.
En la planta baja del Hospital Municipal se queda un espacio que podra ser
destinado a Consultas Polivalentes (donde antes estaba Alergologa)
precisando de adaptacin y mobiliario.
En la planta baja del Hospital se queda un espacio que podra ser destinado a la
creacin de una Consulta de Heridas (donde antes estaba Nefrologa) que no
precisa adaptacin.

Septiembre 2014
En las siguientes imgenes se detallan, en verde, los traslados descritos:

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REORGANIZACIN FUNCIONAL
Este Plan Funcional no solo contempla la reubicacin de algunas consultas sino que
pretende ser ms ambicioso y completo, por lo que incluye cambios en la forma en la
que se organiza la actividad ambulatoria y de Consultas Externas.
La propuesta de reorganizacin funcional consiste en cuatro grandes bloques que,

para su consecucin, necesitarn contar con la implicacin directa de la Gerencia del
rea de Gestin Sanitaria del Campo de Gibraltar y de su equipo directivo, por cuanto
los cambios organizativos son los que ms resistencia van a presentar.
Del mismo modo que en la propuesta de reorganizacin fsica, todas las propuestas
aqu recogidas se aglutinarn en un cronograma que sirva para coordinar su completa
implementacin.
La primera de las propuestas reorganizativas consiste en el impulso de medidas

orientadas hacia la consolidacin e implantacin real de la Historia Clnica Electrnica
(HCE) en toda la actividad ambulatoria y de Consultas Externas. Si bien, la prevista
implantacin de Diraya Atencin Especializada (DAE) para toda la actividad de los
hospitales del AGS Campo de Gibraltar supondr un impulso a la digitalizacin de
toda la documentacin clnica, no podemos obviar que, pese a que la Estacin Clnica
de Diraya ha consolidado su uso en las Consultas Externas, an se sigue utilizando
mucha documentacin clnica en formato papel.
Esto provoca, por un lado, grandes necesidades de espacio destinado a su guarda y

custodia y, por otro, que en el proceso de atencin mdica en consulta siga existiendo
una gran carga administrativa tanto en la preparacin de la actividad como en su
archivo posterior.
A todo esto habra que aadir que mientras se siga utilizando documentacin clnica
en papel, una parte de dicha informacin no estar disponible para el resto de
profesionales sanitarios que accedan a la HCE de cada paciente y que, para que esto
no ocurra, el personal sanitario debe hacer un gran esfuerzo realizando un doble
registro de datos clnicos (en papel y en la HCE).
Las principales medidas propuestas a implementar en este primer punto son:
Retirar toda la documentacin clnica de pacientes que tenga una antigedad

superior a 5 aos.
La instruccin cuarta de la resolucin de Servicios Centrales 184/2003, que
hace referencia al artculo 17, punto 1 de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre,
bsica reguladora de la autonoma del paciente y de derechos y obligaciones
en materia de informacin y documentacin clnica, especifica que los centros
sanitarios estn obligados a la conservacin y custodia de la documentacin
clnica por un periodo mnimo de 5 aos a partir de la fecha del proceso
asistencial, por tanto, toda documentacin clnica (incluidas en ellas altas,

Septiembre 2014
exitus y pruebas complementarias) que no cumpla este criterio ser remitida a

los Servicios Documentales. En caso de que cualquier Facultativo Especialista
de rea (FEA) quiera alguna documentacin custodiada por los Servicios
Documentales podr ser solicitada y vuelta a enviar tras su uso.
Esta medida puede ser implementada paulatinamente aprovechando los
traslados previstos en la reorganizacin fsica.
No crear nuevas historias clnicas en formato papel.
Como continuacin de la medida antes propuesta, a partir de la implantacin
del presente Plan Funcional, y mediante una Nota de Comunicacin Interna, se
informara de la prohibicin expresa de crear nuevos registros e historias
clnicas en formato papel.
Esto incluira la prohibicin de imprimir resultados de pruebas
complementarias que deberan ser registrados directamente en la HCE. Esta
medida generara, adems del cumplimiento de los requerimientos de la
LOPD, un importante ahorro en papel.
Impulsar el acceso desde el visor de Historias Clnicas de Diraya no solo a las
plataformas ya instaladas (laboratorios y anatoma patolgica) sino a informes
e imgenes de pruebas complementarias y otras pruebas.
Ser responsabilidad del Jefe de Servicio de Tecnologas y Sistemas de
Informacin, adems de cada director de UGC, asegurarse de que todos los
FEAs y enfermeras con actividad ambulatoria tendrn activas sus claves de
acceso a las diferentes plataformas para visualizacin de pruebas
complementarias.
Entregar a los pacientes las imgenes de pruebas complementarias que no
hayan sido digitalizadas.
Para evitar la necesidad de archivo de documentacin clnica que no est en
formato electrnico, dicha documentacin (fundamentalmente imgenes) se
entregarn a cada paciente en el momento de la consulta o revisin siendo
este responsable, a partir de ese momento, de su guarda y custodia.
Esta medida precisa que los resultados de dichas pruebas complementarias
sean debidamente registrados en la HCE.
La segunda de las propuestas de reorganizacin funcional consiste en unificar criterios

en la forma en la que se planifican las agendas. De acuerdo con lo recogido en el
informe GUIA DE GESTION DE CONSULTAS EXTERNAS EN ATENCION
ESPECIALIZADA de la Subdireccin General de Atencin Especializada del Ministerio
de Sanidad y Asuntos Sociales, se debe promover la estabilidad de las agendas por lo
que, en la medida de los posible, la actividad ambulatoria y de Consultas Externas
tender a mantenerse y planificarse en la misma medida que las restantes actividades
asistenciales.
De este modo, la planificacin de las agendas tendr como meta evitar las
reprogramaciones y que no haya pacientes en espera de cita por estar la agenda
cerrada.

Septiembre 2014
Las medidas de planificacin son las siguientes:
Planificacin de Agendas.
Las agendas estarn operativas los 12 meses siguientes y adecuadas a la
demanda prevista.
Solicitudes de ausencias programadas.
Las solicitudes de ausencia por asistencia a congresos, actividades docentes u
otras causas justificadas que supongan una modificacin en la actividad de las
consultas externas debern ser comunicadas con un plazo de 30 das de
antelacin, de forma que se garantice la estabilidad de las agendas y que la
reorganizacin de las agendas comprometidas no tenga repercusin en las
demoras.
Planificacin de Guardias.
Se pretende que la actividad continuada de las FEAs as como sus descansos
reglamentarios afecte lo menos posible a la estabilidad de las agendas. Por
este motivo, y siempre que sea posible, la planificacin de guardias de cada
UGC deber ser elaborada y comunicada en un plazo mnimo de 3 meses de
antelacin. En los periodos estivales este plazo puede reducirse a 1 mes. Ser
responsabilidad de cada director de UGC realizar esta planificacin en las
guardias y salientes de los FEAs de su UGC.
Planificacin de periodos vacacionales.
Los periodos vacacionales con incidencia en las agendas programadas debern
ser comunicados con, al menos, 2 meses de antelacin. La agenda ya
programada no debe estar sujeta a variaciones por cambios de periodos
vacacionales de ltima hora.
Esta planificacin deber ser comunicada al Servicio de Admisin con el visto
bueno de la Gerencia del AGS Campo de Gibraltar.
En consecuencia, las alteraciones en la programacin de la actividad de consultas no

notificadas en los plazos establecidos debern ser asumidas desde el punto de vista
operativo por la propia UGC, correspondiendo al director de la misma la adopcin de
las medidas necesarias para mantener la programacin o reorganizarla aumentando la
actividad en los das previos o posteriores.
La tercera de las medidas propuestas consiste en la redefinicin de roles y funciones

de los profesionales que desarrollan su actividad en las Consultas Externas.
La creacin de nuevos espacios externos a las consultas para que las TCAEs salgan de
la consulta durante el acto mdico provocar un cambio sustancial en su rol actual,
pasando de un rol de ayudanta/secretariado a un rol ms autnomo en el que se
potenciarn las funciones de asesoramiento e informacin a los pacientes, al tiempo
que se optimizar su tiempo efectivo de trabajo al no interferir su labor con el normal
desarrollo del acto mdico.
Este nuevo rol implica tambin un importante cambio de rol en el FEA de Consultas
Externas que tendr que ser menos dependiente de las labores que, hasta ahora,

Septiembre 2014
realizaba la TCAE asignada. Es posible que este cambio genere alguna resistencia por
lo que de aumento del trabajo administrativo supone, pero a la larga permitir
concentrar mejor sus esfuerzos en el acto mdico (al sacar del mismo todas las labores
de informacin y cita previa) teniendo que dedicar menos tiempo a labores
puramente administrativas.
Del mismo modo, la integracin bajo un nico Plan Funcional de toda la actividad
ambulatoria y de Consultas Externas supone un cambio en las figuras de gestin que
hasta ahora asuman la responsabilidad del personal y de su gestin diaria. Esta
responsabilidad se reparta entre una Coordinadora de TCAEs, el Supervisor de
Cuidados de la UGC de Especialidades Mdicas o directamente de la jefatura de
Bloque de Recursos Humanos con lo que, en muchos casos, los esfuerzos y las
responsabilidades se solapaban.
Por tanto, la propuesta consiste en suprimir la figura de la Coordinacin de TCAEs

transformndola en una Coordinacin Asistencial para el Hospital Municipal que
asuma toda la carga de gestin relacionada con la asistencia directa en Consultas y la
gestin de un punto de informacin al usuario.
Este punto de informacin al usuario se situara en el espacio ubicado en la entrada del

Hospital Municipal que, si bien requiere alguna adaptacin, est actualmente vaco y
sin uso.
Con esta propuesta se pretende centralizar e integrar bajo una nica figura todas las
tareas administrativas relacionadas con la asistencia ambulatoria y de Consultas.
Entre las funciones de esta nueva Coordinacin Asistencial estn:
La gestin del Punto de Informacin al usuario

La gestin de quejas y reclamaciones
La gestin de incidencias en las agendas en colaboracin con la Unidad de
Atencin a Usuarios
La gestin de los recursos materiales y fungibles
La gestin de incidencias y averas
La gestin centralizada y la distribucin de las pruebas complementarias
La coordinacin de las funciones y de la actividad del personal subalterno
Como ltimo punto de las medidas de reorganizacin funcional y con el fin de realizar
un seguimiento de las medidas propuestas, tanto de reorganizacin funcional como
fsica, y de garantizar su cumplimiento, se propone la creacin de una COMISIN DE
COORDINACIN Y EVALUACIN de la Actividad Ambulatoria y de
Consultas Externas.
El desarrollo del presente Plan Funcional implica cambios organizativos que afectarn
de forma progresiva al conjunto del Hospital. Estos cambios exigen un liderazgo claro
y el impulso especfico y ntido de la Direccin Gerencia, que incluya la coordinacin
de las acciones vinculadas al desarrollo del Proyecto.
En este contexto se enmarca la necesidad de arbitrar medidas que permitan

Septiembre 2014
garantizar la implementacin de las medidas propuestas en unos plazos mximos de

respuesta en un entorno organizativo distinto, basado en la cooperacin entre
profesionales de distintos niveles asistenciales y diferentes UGCs.
La composicin de la COMISIN DE COORDINACIN Y EVALUACIN de la

Actividad Ambulatoria y de Consultas Externas es la siguiente:
1. Presidente: La Direccin Gerencia del AGS Campo de Gibraltar

2. Vicepresidentes y Secretarios: La Subdireccin Mdica y de Enfermera del
Hospital de La Lnea
3. Vocales:
a. Directores de las UGC de Atencin Primaria de la Zona de Influencia del
Hospital de La Lnea
b. Directores de las UGCs con actividad ambulatoria o de Consultas
Externas
c. Supervisores de Cuidados de las UGCs con actividad ambulatoria o de
Consultas Externas
d. Jefe de Servicio de Tecnologas y Sistemas de Informacin
e. Subdirector de Servicios Generales
f. Coordinador del Plan Funcional
La COMISIN DE COORDINACIN Y EVALUACIN de la Actividad Ambulatoria y de

Consultas Externas tendr las siguientes funciones:
Definir la secuencia de prioridades en la implantacin de las diferentes

propuestas
Analizar el impacto organizativo derivado de la aplicacin de cada una de las
propuestas
Evaluar las necesidades de equipamiento y otros recursos necesarios para la
implantacin de las diferentes propuestas
Realizar el seguimiento de las diferentes actividades orientadas a la
implantacin del Plan Funcional
Evaluar el grado de implantacin y los indicadores derivados del seguimiento
del proceso de implantacin
Anlisis de la capacidad de resolucin de los problemas de salud de los
pacientes desde nuestras consultas de AP y de las alternativas de mejora
Desarrollo de canales de comunicacin entre niveles
Evaluacin de los indicadores de actividad y utilizacin de los recursos
Evaluacin del circuito funcional de atencin a los pacientes, demoras en
diagnstico y/o tratamiento ocasionados por la descoordinacin de agendas o
servicios, tanto en consultas externas como en procedimientos diagnsticos
Monitorizacin de los distintos indicadores para conocer nuestros resultados
en trminos de satisfaccin, accesibilidad, oferta y demanda
Evaluacin, tanto a travs de encuestas como de tcnicas de investigacin
cualitativas, de la satisfaccin y de las expectativas de nuestros pacientes, de
forma que podamos incorporar sus iniciativas de mejora
Evaluar las necesidades en materia de equipamiento y desarrollo de

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infraestructuras necesarias para el desarrollo de los objetivos asistenciales
La COMISIN DE COORDINACIN Y EVALUACIN de la Actividad Ambulatoria y de

Consultas Externas se reunir en sesin ordinaria, al menos, cuatro veces al ao
(coincidiendo la primera con la puesta en marcha del presente Plan Funcional),
pudiendo reunirse en sesin extraordinaria cuantas veces sea necesario a peticin de
cualquiera de sus miembros.
REDISEO DE SEALIZACIN Y CARTELERA
Con el fin de evitar problemas de accesibilidad a los pacientes atendidos

ambulatoriamente o en Consultas Externas y dado el gran nmero de traslados a
realizar, es imprescindible que el presente Plan Funcional incluya una propuesta para
realizar una resealizacin de las consultas y los nuevos espacios.
La propuesta de resealizacin consiste en 3 medidas:
Creacin de un cdigo de colores para la designacin de cada especialidad de

forma que su identificacin sea ms grfica, visible y sencilla. El color asignado
a cada especialidad se utilizara para todas las sealizaciones. Los puntos de
informacin utilizaran el color verde corporativo (pantone 356) del SSPA.
Identificacin de cada consulta mediante pictogramas situados en la puerta y
en el suelo frente a cada estancia.
El pictograma del suelo consistira en un crculo del color de la especialidad con
un texto blanco indicando el nombre de la especialidad y una flecha blanca
sealando la ubicacin de la consulta.
El pictograma de la puerta consistira en un rectngulo del color de la
especialidad con un texto blanco indicando el nombre de la especialidad y la
lista de profesionales de dicha especialidad. La fuente del texto de los
pictogramas sera Eras Demi (Eras Bk BT) negrita.
Un ejemplo de pictogramas puede verse aqu:
Ejemplo 1: Sealizacin Puerta

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Ejemplo 2: Sealizacin Suelo

Creacin de dos paneles informativos situados a la entrada del Hospital y del
Hospital Municipal.
Estos paneles utilizarn la misma codificacin por colores que los pictogramas,
aadiendo en el texto el nmero de la consulta de cada especialidad. Estarn
ordenados siguiendo el orden real de cada consulta.
Debern ser situados una vez que concluyan todos los desplazamientos de la
reorganizacin fsica de los espacios.
Este modelo de sealizacin podra ser replicado en las diferentes plantas de
hospital para sealizar las unidades de hospitalizacin u otras unidades.
Un ejemplo de panel informativo es el siguiente:

Septiembre 2014
Cronograma
Con el fin de que esta propuesta de Plan Funcional sea viable, se ha establecido un
cronograma para que las medidas propuestas no afecten al normal funcionamiento de
la actividad asistencial ni produzcan problemas de accesibilidad o satisfaccin en los
pacientes. Este cronograma est diseado para ser realizado en un periodo de 15
meses contando los periodos estivales y vacacionales, de forma que todo el Plan
Funcional haya sido completado al finalizar el ao 2015.
En l se incluyen las actuaciones divididas en 4 grupos (que han sido codificados por
colores):
Medidas Organizativas
Todas aquellas medidas de difusin, gestin o informacin en relacin con el
Plan Funcional.
Traslados de Consultas
Se detallan todas las reubicaciones fsicas de consultas ordenadas
cronolgicamente .
Obras y Equipamientos
Se detallan las necesidades de adecuaciones, equipamientos y obra menor
ordenadas cronolgicamente con una estimacin de su duracin.
Sealizacin
Se detallan todas las actuaciones precisas para la resealizacin de las
estancias en funcin de los traslados realizados.
El cronograma, que se detalla a continuacin, deber ser refrendado por la COMISIN

DE COORDINACIN Y EVALUACIN de la Actividad Ambulatoria y de
Consultas Externas tras su constitucin.

Septiembre 2014

Septiembre 2014
Bibliografa
1. Gua para la Confeccin del Plan Estratgico. Gabinete de Recursos Humanos y

Organizacin. Universidad de Granada. Enero 2009.
2. Plan Funcional Proyecto Hospital Universitario de raba. Osakidetza. Octubre
2011.
3. Plan Funcional del HUA. Propuesta de reorganizacin de Servicios.
Osakidetza. Abril 2013.
4. Manual de Organizacin de la Coordinacin de Consulta Externa, Admisin
Hospitalaria y Preconsulta. Servicios de Salud de Veracruz. Junio 2008.
5. Gua de Gestin de Consultas Externas en Atencin Especializada.
Subdireccin General de Atencin Especializada. Ministerio de Salud y
Servicios Sociales.
6. Plan Funcional de la Seccin de Urgencias del Servicio de Cuidados Crticos y
Urgencias. Direccin General de Asistencia Sanitaria. Subdireccin de
Asistencia Especializada-Gestin Sanitaria. Plan Andaluz de Urgencias y
Emergencias.
7. Manual de Identidad Corporativa. Sealizacin Corporativa. Organismos y
otras Entidades. Junta de Andaluca.

Septiembre 2014

Propuesta de Reorganización de La Actividad Ambulatoria y de Consultas Externas de Atención Especializada

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Propuesta de Reorganización de La Actividad Ambulatoria y de Consultas Externas de Atención Especializada

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Plan Funcional

propuesta de reorganizacin de la actividad ambulatoria y

La actividad desarrollada en Consultas Externas, surgida como apoyo a la de

Sin embargo, el crecimiento de la actividad ambulatoria en el hospital de La Lnea,

rea de Gestin Sanitaria Campo de Gibraltar 2

antigedad con altas necesidades de mantenimiento y adaptacin, a la eterna

Del mismo modo, y pese a la creciente digitalizacin de la actividad asistencial desde

Por ltimo, esta falta de planificacin en la actividad ambulatoria, ha provocado que

Haciendo un anlisis concreto de la actividad de cada UGC, nos encontramos con la

UGC de Aparato Locomotor

rea de Gestin Sanitaria Campo de Gibraltar 3

Es, posiblemente, la UGC con mayor dispersin y con peores estructuras.

Consta de un gimnasio, varias salas de terapia y 4 consultas repartidas por el edificio

El gimnasio de rehabilitacin se encuentra situado en la primera planta del Hospital

El gimnasio destinado a pacientes peditricos no se utiliza.

La consulta de Reumatologa (n 31) se sita en la planta baja del Hospital Municipal,

UGC Medicina Interna

Es el nico espacio de consultas que ha sido recientemente acondicionado para que la

UGC Especialidades Mdicas

Es la UGC con ms actividad ambulatoria y, como consecuencia, la que ms espacios

Por especialidades nos encontramos lo siguiente:

Neumologa cuenta con dos consultas en el Hospital Municipal: una para la

rea de Gestin Sanitaria Campo de Gibraltar 4

rea de Gestin Sanitaria Campo de Gibraltar 5

extracciones). La consulta mdica presenta importantes problemas de

Adems de esta actividad en consulta, la UGC tiene un Hospital de Da Mdico situado

UGC Ginecologa y Obstetricia

Recientemente fue revisado su archivo trasladando a Servicios Documentales gran

Cuenta con 2 consultas en el Hospital Municipal (n 43 y 44) aunque solo tienen

rea de Gestin Sanitaria Campo de Gibraltar 6

asignada y s una Enfermera. Comparten la consulta n 44 con Otorrinolaringologa

UGC Bloque Quirrgico

Como en el caso de la UGC de Especialidades Mdicas, tiene muchas especialidades

Por especialidades nos encontramos lo siguiente:

Dermatologa cuenta con dos consultas (n 1 y 2) y un pequeo quirfano en

rea de Gestin Sanitaria Campo de Gibraltar 7

Es la nica a la que se le realiz una adaptacin disponiendo de una estructura

Las TCAEs realizan su actividad fuera de las consultas.

Cuenta con 2 consultas en el Hospital (n 13 y 14) trasladadas y acondicionadas

UGC de Enfds. Infecciosas

En las siguientes imgenes se detallan las ubicaciones descritas:

rea de Gestin Sanitaria Campo de Gibraltar 8

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rea de Gestin Sanitaria Campo de Gibraltar 10

rea de Gestin Sanitaria Campo de Gibraltar 11

2. Mejorar la accesibilidad, el confort y la calidad percibida de los usuarios

3. Adecuar los espacios y las instalaciones a las necesidades asistenciales, la

4. Optimizar los recursos humanos a las necesidades asistenciales, la cartera de

5. Impulsar medidas orientadas hacia la digitalizacin de la documentacin

rea de Gestin Sanitaria Campo de Gibraltar 12

Todo ello deber ser desarrollado sobre la base de 3 herramientas bsicas:

La implementacin de unos criterios normalizados de actuacin orientados

Como ya se ha detallado, la presente propuesta de reorganizacin fsica de los

La principal adecuacin a realizar consistir en la creacin de espacios anexos a las

rea de Gestin Sanitaria Campo de Gibraltar 13

consultas con el fin de independizar la actividad de las TCAEs de la actividad pura de

El resto de traslados de consultas se realizarn en funcin de los espacios que se vayan

Aunque en la mayora de los traslados propuestos no habr necesidad de realizar obra

S se incluyen en la propuesta dos obras de mayor calibre, ya contempladas en

La propuesta de reorganizacin es la siguiente:

UGC Especialidades Mdicas

La propuesta por especialidades es la siguiente:

Neumologa, tanto la consulta mdica como la de pruebas funcionales se