Listado de artculos: Se elabora la lista de artculos necesarios (combustible que

vende SAN JORGE SAC: DIE SEL, GASOHOL 84 y GASOHOL 90. La tendencia es
minimizar el nmero de artculos, ya que ello ayuda a disminuir costos
financieros y de almacenamiento. A su vez, elabora especificaciones de calidad
para todos los artculos.
Pedido interno: Teniendo en cuenta lo anterior, se tiene una lista de artculos
autorizados, a partir de la cual para reposicin de artculos, elabora una nota de
pedido interno que entrega en almacn para que sea despachado.
Listado de proveedores autorizados: Une vez definido los artculos, se
seleccionar a los proveedores ms adecuados, todo ello despus de haber
estudiado profundamente el mercado. Estos proveedores son autorizados
previo anlisis y por consiguiente se elabora el listado de proveedores
autorizados.
Pedido externo: Teniendo un mnimo establecido de existencias en el almacn,
se elabora la Solicitud de Compra o pedido externo.
Recepcin de la mercanca: Cuando llega la mercanca, se coteja la mercanca
recibida con el pedido (cantidades, precio, calidad, etc.) y se firma la factura al
proveedor. La mercanca pasa por revisin para verificar su estado y pasa al
almacn correspondiente.
Pase a libros auxiliares: Se actualiza el diario de entradas en almacn (fecha de
entrada, proveedor, cantidad, precio e importe total). Por estar el sistema
computarizado, automticamente se actualiza el Inventario Permanente, que es
aquel que permanece actualizado por registrarse en cada momento las entradas
y salidas producidas, el diario de compras y el auxiliar de proveedores, que sirve
para controlar a los clientes, mediante una cuenta individual que se abre a cada
uno de ellos y en el que se registra la fecha y el importe de los cobros o de los
valores girados a su cargo.
El diario de compras: Documento resumen de las compras efectuadas por el
grifo. Incluye todos los artculos comprados, de modo que ninguna compra debe
efectuarse sin que quede registrada en dicho documento. En este se detallan los
diferentes artculos, especificando proveedor, cantidad en n de unidades, precio
unitario e importe total.
Se imprimen dos copias del mismo: a una de ellas se le adjuntan los albaranes de
entrada y es enviada a administracin debidamente firmada y la otra copia se
archiva en almacn en el archivo de entradas de mercanca junto con la copia del
pedido.
Contabilizacin: Mensualmente se realizan inventarios fsicos. Se analizan las
diferencias entre el inventario Inventario Fsico y el Permanente,
contabilizndose las diferencias existentes y actualizando el inventario
permanente.
Pagos
 Recepcin de facturas: Los proveedores envan mensualmente su factura. Se
verifica que la factura incluya todas las compras servidas en el perodo, segn
sus hojas de entrada y que las cantidades y precios coincidan. Se firma la factura,
actualiza el auxiliar de proveedores y la entrega a Administracin.
Verificacin: Se verifica que todos los facturas estn contabilizados y dejando
como soporte documental una copia de la factura.
Taln: Prepara el taln para el pago y se le entrega al encargado de la
Contabilidad. Este coteja los datos de la factura con los del taln.
Pago y contabilizacin: Se actualiza el auxiliar de proveedores, se contabiliza el
pago, y como documento soporte se archiva la factura.