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Redaccin de informe de no conformidades, acciones correctivas,

preventivas y de mejora, con base en la normatividad vigente y los


requisitos del cliente
Cdigo: GSC-AUI-PR001 Versin: 03 Fecha de Emisin:23/10/2017 Pgina 1 de 11

Tabla de Contenido
1. OBJETIVO .....................................................................................................................................
2
2. ALCANCE ......................................................................................................................................
2
3. NORMATIVIDAD ..........................................................................................................................
2
3.1. Directrices ...........................................................................................................................
2
4. RESPONSABILIDADES ...................................................................................................................
2
4.1. Responsable del Proceso .....................................................................................................
2
4.2. Responsabilidades ...............................................................................................................
2
5. DEFINICIONES ..............................................................................................................................
3
6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ................................................................................................... 4
6.1. Diagrama de flujo - Acciones correctivas y preventivas Sistema de Gestin de Seguridad
y Salud en el Trabajo ....................................................................................................................... 4
6.2. Descripcin de actividades Acciones correctivas y preventivas Sistema de Gestin de
Seguridad y Salud en el Trabajo ...................................................................................................... 4
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 7
8. INDICADORES ..............................................................................................................................
7
9. RIESGOS .......................................................................................................................................
8
10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 8

Direccin de Planeacin y Evaluacin |1


Redaccin de informe de no conformidades, acciones correctivas,
preventivas y de mejora, con base en la normatividad vigente y los
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11. APROBACIN ...............................................................................................................................


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1. OBJETIVO
Establecer la metodologa para el tratamiento de las acciones correctivas, preventivas y de mejora,
derivadas de no conformidades reales o potenciales detectadas en el Sistema de Gestin de calidad

2. ALCANCE
Aplica a todas las actividades del Sistema de Gestin de calidad en los laboratorios y cubre desde la
deteccin de una no conformidad (real o potencial) o una necesidad de mejoramiento continuo,
hasta la aplicacin y cierre eficaz de las acciones derivadas del anlisis de causas realizado.

3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
Decreto 1072 de 2015
Iso 9001 2005
Ley 1295 de 1995.
Resolucin 2400 de 1979, capitulo IV sobre vibraciones y ruido.
Decreto 948 de 1995.
Cdigo Sustantivo Del Trabajo Titulo XI. Art. 348.
Ley 9 de 1979.
Iso 17025
Manual Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.

3.2. Lineamientos
Todas las actividades el proceso deben registrarse en la Matriz de acciones correctivas
y preventivas.

4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del Proceso
Coordinador control de calidad

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4.2. Responsabilidades

Gerente del campus:

Es responsable de apoyar la implementacin de las acciones preventivas y correctivas


definidas, y, de asignar los recursos para tal fin cuando sea necesario.
Jefe del Departamento calidad

Es el responsable de hacer seguimiento tanto a la implementacin del presente


procedimiento como al cierre eficaz de las acciones. De igual manera, apoya la gestin
de los recursos necesarios para la implementacin de las acciones frente a los
diferentes niveles de la empresa o cliente

Coordinador de calidad:

Es el responsable con su equipo de trabajo de identificar no conformidades reales y


potenciales, documentar e implementar solicitudes de acciones preventivas y
correctivas en materia de calidad en la rea de trabajo, as como hacer seguimiento al
cierre de las mismas.

Gestor de calidad:

Es el responsable de centralizar las solicitudes de acciones preventivas y correctivas en


materia de calidad en la empresa proveniente de los diferentes dueos de proceso, as
como hacer seguimiento al cierre de las mismas y comunicar sus resultados cuando se
le requiera.

Comit de Mejora Continua:

Es responsable del seguimiento al plan de accin y del cierre de las acciones


implementadas.

5. DEFINICIONES
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Correccin: Accin tomada para eliminar una conformidad detectada.

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Acciones correctivas: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la causa de una no


conformidad detectada u otra situacin no deseable.
Acciones preventivas: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la causa de una no
conformidad potencial u otra situacin potencialmente no deseable.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.
Eficacia: Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
Dueo de Proceso: Toda persona que se encuentre a cargo de una actividad, proceso,
rea, unidad, etc.

6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
6.1. Diagrama de flujo - Acciones correctivas y preventivas Sistema de Gestin de calidad
6.2. Descripcin de actividades Acciones correctivas y preventivas Sistema de Gestin de
calidad

ENTRADA Identificacin de no conformidad

PROVEEDOR Equipo de calidad


SALIDA Cierre de no conformidad y accin de mejora
CLIENTE La empresa o clientes externos

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ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS


Las no conformidades reales o
potenciales son identificadas por
todos los trabajadores e informadas a
los dueos de proceso a fin de
ingresarlas en la Matriz de Acciones
Correctivas y Preventivas. Las fuentes
utilizadas para la identificacin de no
conformidades y aplicacin de
acciones correctivas y preventivas se
basan en los resultados de la
supervisin y medicin de la eficacia
Identificar y registrar del Sistema de calidad en el Trabajo Matriz de acciones
Dueos de
1 la no conformidad SGSST como, por ejemplo: correctivas y
proceso
(real o potencial) preventivas
Auditoras internas y externas.
Quejas, Reclamos y/o
Sugerencias (comunicacin con
las partes interesadas
pertinentes).
Sugerencias de mejoramiento
de cualquier persona dentro de
la empresa y/o contratistas.
Resultados de las revisiones por
la direccin.

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Sistema de Gestin de Seguridad y ajo


Efectividad Sistema de Calidad

Resultados de la medicin,
control y anlisis de datos.
Identificacin de peligros,
valoracin de riesgos,
determinacin de controles.
Investigacin de incidentes,
accidentes de calidad .
Observacin de tareas,
Condiciones y Actos inseguros.
Resultados de las inspecciones.
Cambios en procedimientos o
mtodos de trabajo.
Simulacros de mejoras.
Autodiagnstico
Comits de obra
Estudios de Higiene industrial
Informes externos
Recorridos nocturnos
Revisiones de puestos de
trabajo
Diagnsticos de condiciones de
calidad
Auto reporte de condiciones de
trabajo Otras.

Las no conformidades deben


identificarse en trminos de los
requisitos especificados (de ley, de la
organizacin, del cliente, u otros) y
las posibles no conformidades, en
trminos de posible incumplimiento.

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Una vez identificada la no


conformidad real o potencial, se
deben determinar y analizar las
causas que la estn originando, de Matriz de
Determinar y analizar acuerdo con la visita en sitio e Dueos de acciones
2 indagacin sobre el hallazgo.
causas proceso correctivas y
preventivas
En la Matriz de Acciones Correctiva y
Preventivas deben registrarse las
causas.
El plan de accin se define de acuerdo Matriz de
Dueos de
3 Definir plan de accin con las causas encontradas y acciones
proceso
especficamente en relacin a la correctivas y

Sistema de Gestin de calidad


Efectividad Sistema de Calidad

causa raz. Se deben establecer preventivas


acciones concretas y para cada una de
ellas relacionar el responsable, la
fecha y los recursos necesarios para el
desarrollo de las mismas. Registrar
esta informacin en la Matriz de
Acciones Correctivas y Preventivas.

Observacin:
Cuando la accin correctiva y la
accin preventiva identifican peligros
de SST nuevos o que han cambiado, o
la necesidad de controles nuevos o
modificados, las acciones propuestas
deben ser revisadas a travs del
proceso de Identificacin de peligros
valoracin de riesgos y determinacin
de controles antes de su
implementacin.
Toda accin debe ingresarse en la
Matriz de Acciones Correctivas y
Registrar acciones en
Preventivas una vez sean entregadas
Matriz de Acciones
4 por los dueos de proceso al gestor Gestor calidad
Correctivas y
de calidad, con el fin de asignarles un
Preventivas
nmero consecutivo y de controlar el
estado de las mismas.

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Se debe verificar la conveniencia,


adecuacin y eficacia de las acciones.
Verificar acciones Para ello, el gestor de calidad
5 Gestor calidad
propuestas determina si las actividades
propuestas eliminan la causa de la no
conformidad
En caso de que las actividades
Solicitar propuestas no eliminen la cauda de la
6 modificaciones a no conformidad, debe ser regresada Gestor calidad
acciones propuestas al dueo de proceso a fin de realizar
las modificaciones correspondientes.
Se deben realizar los ajustes
correspondientes sobre las acciones
Gestionar Dueo de
7 propuestas y posteriormente se
modificaciones proceso
remiten al gestor de calidad

Implementar plan de Se realizan las actividades definidas Dueo de


8
accin en el plan de accin. proceso

Reprogramar En caso de que las acciones no se Dueo de Matriz de acciones


9
acciones culminen plenamente dentro del proceso
Sistema de Gestin de calidad
Efectividad Sistema de Calidad

tiempo establecido, podrn ser correctivas y


reprogramadas teniendo en cuenta preventivas
que este hecho no deber repetirse en
ms de una ocasin y debe quedar
registrado.
Cuando las actividades propuestas NO
eliminen la causa de la no Matriz de acciones
Dueo de
10 Generar nueva accin conformidad y por ende la accin no correctivas y
proceso
quede cerrada, debe generarse una preventivas
nueva accin.
Se realiza el cierre de la accin cuando Matriz de acciones
Gestionar cierre de la se evidencia que las causas que correctivas y
11 Gestor de calidad
accin generaron la no conformidad real o preventivas
potencial no se repiten.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica, administrativa, entidad)

Identificacin de peligros, evaluacin y Poltica de calidad.


valoracin de riesgos
Reglamento de Higiene y Seguridad
Matriz de acciones correctivas y Industrial
preventivas

8. INDICADORES

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Cdigo del indicador IND-45-1-05-032

Responsable del Gestor de calidad


indicador

Objetivo Identificar el nmero de acciones correctivas y preventivas cerradas


satisfactoriamente.

Mtodo de Medicin Con base en la informacin registrada en la Matriz de acciones correctivas y


preventivas, se extrae la informacin del nmero de acciones correctivas y
preventivas registradas y cerradas satisfactoriamente.

Unidad de Medida Porcentaje

Sistema de Gestin de calidad


Efectividad Institucional Sistema de Calidad

Frmula (# de acciones correctivas y preventivas cerradas) / (Total de acciones correctivas y


preventivas) x 100

Variables Numerador: Nmero de acciones correctivas y preventivas cerradas

Denominador: Total de acciones correctivas y preventivas

Limitaciones No aplica.

Fuente de datos Matriz de acciones correctivas y preventivas

Granularidad La empresa ( laboratorio )

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Periodicidad Semestral

Meta Superior a 85%

Observaciones

9. RIESGOS

ELABOR Cesar Julian Soler Gestor de calidad 01/12/2017

Ana Carolina Alvarez Coordinadora de calidad


REVIS 10/01/2018
Peuela
OPERATIVO
Omisin de alguno de los correos o solicitudes recibidas.
Mal diligenciamiento de la matriz.

CALIDAD DE SERVICIO

Demora en la implementacin de los planes de accin definidos.

LEGAL

Incumplimiento a lo referido a ley de control de calidad

10. CONTROL DE CAMBIOS


VERSIN ACTUALIZACIN FECHA
Elaboracin 01/12/2017
0
Publicacin 26/05/2018

11. APROBACIN

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NOMBRE
CARGO Manuela Pea Infante Ingeniera de Procesos 10/01/2017
FECHA

APROB Germn Otlora Gonzlez Jefe DMSO 23/05/2017

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