QUE ES BENCHMARKING?

El benchmarking es un proceso continuo por el cual se toma como referencia los

productos, servicios o procesos de trabajo de las empresas lderes, para
compararlos con los de tu propia empresa y posteriormente realizar mejoras e
implementarlas.
No se trata de copiar lo que est haciendo tu competencia, si no de aprender que
estn haciendo los lderes para implementarlo en tu empresa aadindole mejoras.
Si tomamos como referencia a aquellos que destacan en el rea que queremos
mejorar y estudiamos sus estrategias, mtodos y tcnicas para posteriormente
mejorarlas y adaptarlas a nuestra empresa, conseguiremos alcanzar un nivel alto de
competitividad.

HISTORIA
La compaa Xerox Corporation fue la primera empresa en utilizar el
benchmarking. A principio de los aos 80 empresas como Minolta, Ricoh o Canon
entre otras irrumpieron en el mercado norteamericano de las fotocopias y de la
gestin de la impresin con precios de venta al pblico que eran mucho ms
econmicos que los propios costes de produccin de Xerox. El problema era
evidente.
Para resolver esta situacin Xerox decidi analizar mtodos, procesos, materiales y
productos de su afiliada japonesa Fuji Xerox. El resultado indico que exista un
gran retraso en todas las reas estudiadas. Xerox pudo reaccionar rpido, marcando
nuevos objetivos y Kpis para realizar el seguimiento adecuado. En los siguientes
aos Xerox adopt el benchmarking como estrategia de mejora continua.

ASPECTOS DEL BENCHMARKING

Calidad:
Se refiere al nivel de valor creado de los productos para el cliente sobre el costo de
producirlos al diseo de sistemas de calidad que aseguren que la calidad resultante
se apegar o cumplir con especificaciones y estndares predeterminados.

Adems, se refiere al desarrollo organizacional en base a que tanto nos enfocamos

en lo que hacemos, en el desarrollo del recurso humano, en el compromiso e
involucramiento del mismo, as como en el entrenamiento.
Productividad:
Es la bsqueda de la excelencia en las reas que controlan los recursos de entrada,
y la productividad puede ser expresada por el volumen de produccin y el consumo
de recursos los cuales pueden ser costos o capital.

Tiempo:

Flujos ms rpidos en administracin, ventas, produccin y distribucin han recibido

una mayor atencin como un factor potencial de mejora de la productividad y la
competencia.

TIPOS DE BENCHMARKING
Existen diferentes tipos de benchmarking: competitivo, interno y funcional. El
objetivo comn de los tres tipos es ayudar a los managers a que miren hacia fuera
de sus departamentos, de sus organizaciones, hacia su competencia o hacia otros
sectores en las que hay compaas que son las mejores en su clase.

-Competitivo
El benchmarking competitivo busca medir los productos, servicios, procesos y
funciones de los principales competidores para realizar una comparacin con
nuestra empresa y poder detectar y llevar a cabo mejoras que superen a las de
nuestros competidores.
Quizs sea el ms complicado de llevar a cabo de los tres tipos, puesto que el
anlisis y el estudio como ya he mencionado se realizan sobre los principales
competidores. Al considerarse tu competencia directa, en la gran mayora de los
casos no estn interesados en colaborar. Esto quiere decir que si no colaboran no
lo podamos llevar a cabo? Por supuesto que no, pero obviamente en la recopilacin
de los datos necesarios se debern emplear ms recursos, y por tanto ser mucho
ms costosa.

-Interno
El benchmarking interno se lleva a cabo dentro de la misma empresa. Se suele llevar
a cabo en empresas grandes que cuentan con diferentes departamentos o tambin
con grupos empresariales que estn formados por varias empresas. En el proceso
se identifica un departamento o rea que sea un ejemplo a seguir por sus buenos
resultados para poder llevar a cabo un benchmarking con los dems departamentos
internos de la compaa.
Es el ms fcil de realizar dentro de compaas con estructuras con un cierto
tamao, adems normalmente es el que menos recursos necesita para llevarlo a
cabo, ya que la informacin se obtiene de la propia empresa.

-Funcional
El benchmarking funcional identifica las mejores prcticas de una empresa que sea
excelente en el rea que se quiere mejorar. No es necesario que esta empresa sea
competidora o incluso que pertenezca al mismo sector.
Normalmente es muy productivo, dado que al no tratarse de organizaciones que no
son competidoras directas no existe un problema de confidencialidad y se suele
ofrecer la informacin necesaria para el estudio.

ETAPAS DEL BENCHMARKING

Para disear y hacer correctamente un proceso de benchmarking en tu empresa,
recomiendo seguir los siguientes pasos: planificacin, recopilacin de datos,
anlisis, accin y seguimiento.

1.Planificacin
El objetivo principal de esta primera etapa es planificar la investigacin que se va
realizar. En esta etapa hemos de responder a tres preguntas:
-Qu quiero medir? Toda investigacin tiene que tener un porqu, y ste debe estar
relacionado con un rea de nuestra empresa que queremos mejorar.
-A quin voy a medir? Para responder a esta segunda pregunta hemos de
plantearnos que tipo de benchmarking vamos a seguir: competitivo, interno o
funcional. Una vez hayamos tomado la decisin sabremos si nos compararemos con
un departamento propio o con una empresa de dentro o fuera del sector.
-Cmo vamos hacerlo? Para llevar a cabo el proyecto hemos de crear un equipo
de trabajo para que sea responsable de la organizacin y de la direccin del mismo.

2.Datos
La recopilacin de datos es fundamental para el benchmarking, de ello depender
en gran medida el xito o el fracaso de todo el proceso. Podemos obtener datos de
diferentes fuentes: interna, asociaciones profesionales o investigaciones propias
entre otras.

3.Anlisis
Una vez hemos recopilado la informacin necesaria, hemos de analizar los
elementos que causan las diferencias entre nuestra compaa y las empresas
estudiadas, para poder identificar las oportunidades de mejora.
Una vez hemos identificado la magnitud de las diferencias, es el momento de
proponer las mejoras que vamos a llevar a cabo. Hay que tener en cuenta que
nicamente seleccionaremos aquellas mejoras que por tamao, recursos e
infraestructura sea viable llevar a cabo por nuestra empresa.

4.Accin
El siguiente paso despus de analizar la informacin y de haber seleccionado los
aspectos de referencia en las empresas seleccionadas, es el momento de
adaptarlos a nuestra empresa, pero siempre implementando mejoras.
Dicho de otro modo, despus de analizar la informacin y de lograr identificar los
mejores aspectos de las empresas que hemos seleccionado, los tomamos como
puntos de referencia para adaptarlos a nuestra empresa, pero siempre aadindole
alguna mejora o alguna ventaja que le aporte valor a nuestros clientes.

5.Seguimiento y mejora
En esta ltima etapa se debe hacer un informe con toda la informacin destacada
del proceso. Esto ayudar a retomar el trabajo en proyectos posteriores. La idea es
que se convierta en un ejercicio de la empresa sostenido en el tiempo para adoptar
una mejora continua.

EJEMPLOS DE BENCHMARKING

Uno de los mejores ejemplos que se ha llevado a cabo en los ltimos aos, es el
protagonizado por Starbucks. La inestabilidad econmica y la apuesta por potenciar
las ventas de caf por parte de empresas de fast food como McDonalds, han hecho
que Starbucks haya iniciado un proceso de benchmarking.

Qu decidieron mejorar para paliar esta situacin? Uno de los aspectos vitales para
su modelo de negocio es el tiempo de la preparacin de sus cafs. Como hemos
visto anteriormente, se necesita una empresa lder en quien fijarse para implementar
posteriormente las mejoras. La empresa elegida: el fabricante automovilstico
japons Toyota. Sin duda un gran ejemplo a seguir en la optimizacin del tiempo de
fabricacin de sus productos.
Al parecer el 30% del tiempo empleado en la preparacin de los famosos cafs de
Starbucks se pierde en el tiempo utilizado por los empleados en agacharse, andar o
escoger los ingredientes. Despus de realizar un anlisis de los benchmarks,
implementaron un plan de accin basado en la optimizacin de los procesos para
preparar sus cafs, un rediseo del espacio de trabajo, junto con una nueva
disposicin de los utensilios y las maquinas necesarias para la preparacin de sus
productos. Aspectos aparentemente tan simples como acercar y mejorar la
disposicin de los ingredientes ms utilizados en sus cafs, hicieron que se mejorara
casi en un 20% el tiempo de elaboracin de sus productos.