IDAT PROGRAMA DE COMPUTACIN E INFORMTICA GESTIN DE PROYECTOS INFORMTICOS

SEMANA 01
I. PROYECTOS INFORMTICOS

1.1 PROYECTO INFORMTICO. GENERALIDADES.

Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio
y una finalizacin definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado.
Los dos elementos bsicos que incluye esta definicin son: las actividades y los recursos.
LAS ACTIVIDADES son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin
pre-establecido (objetivo deseado); por ejemplo: recopilar informacin; realizar
diagnsticos; confeccionar un diseo global de un procedimiento, programar, escribir
manuales de procedimiento, etc.
LOS RECURSOS son los elementos utilizados para poder realizar la ejecucin de cada
una de las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos),
programas de aplicacin, discos de almacenamiento, energa, servicios, inversiones de
capital, personal, informacin, dinero y tiempo.
Un Proyecto Informtico lo componen un conjunto de tareas independientes cuyo objeto
es la realizacin de un software que automatice el sistema de Informacin requerido por el
usuario.

Un proyecto informtico es un sistema de cursos de accin simultnea y/o secuencial que

incluye personas, equipamientos de hardware, software y comunicaciones, enfocados en
obtener uno o ms resultados deseables sobre un sistema de informacin.
El inicio de un proyecto informtico generalmente est dado en la solicitud de
requerimientos de los usuarios, y siendo que los diferentes sistemas de Informacin
abordan los diferentes tipos de problemas organizacionales; podemos clasificar a los
Sistemas de Informacin segn sean las aplicaciones que necesite cada usuario en: Sistemas
de Transacciones, Sistemas de Soporte para la toma de decisiones, y Sistemas Expertos.
Un proyecto nace a partir del momento en que se formulan sus necesidades. La persona
que se vaya a encargar de su direccin tiene el deber de estudiarlas con los usuarios
(clientes) y hacer el estudio de viabilidad en sus dos principales vertientes:

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*Tcnica
* Econmica
Se debe llevar a cabo una previsin para realizar la determinada aplicacin de software en
una fecha prevista y ponerlo en marcha con recursos limitados tales como materiales,
programas y personas que no posean necesariamente ni el mismo lenguaje ni los mismos
objetivos laborales.
Las razones del fracaso de un proyecto informtico son:
Ausencia del estudio de viabilidad para ajustarse a unas necesidades claramente
explicitadas y comprendidas.
Especificaciones vagas, incompletas o incluso cambiantes.
Falta de utilizacin de herramientas adecuadas para poder validar el comportamiento
del sistema en el futuro, donde es necesario disponer de una buena herramienta de
simulacin.
Mala estimacin de costes.
Reparto inadecuado de las tareas entre los miembros del equipo.
Ausencia o mal seguimiento que se llevan a cabo en momentos inoportunos o que no se
ajustan a la realidad.

1.2 DIRECCIN DE PROYECTOS

La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y
tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra
mediante la aplicacin e integracin adecuadas de los 42 procesos de la direccin de
proyectos, agrupados lgicamente, que conforman los 5 grupos de procesos. Estos 5 grupos
de procesos son:
Iniciacin,
Planificacin,
Ejecucin,
Seguimiento y Control, y
Cierre.
Dirigir un proyecto por lo general implica: Identificar requisitos, abordar las diversas
necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados segn se planifica y efecta el
proyecto, equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan,
entre otros aspectos, con:
El alcance,
La calidad,
El cronograma,
El presupuesto,
Los recursos y
El riesgo.
Se trata de articular el mtodo para alcanzar un objetivo nico y no repetitivo en un plazo
con principio y fin claros, mediante las tcnicas que nos proporciona la gestin. Es decir,
se trata de un tipo de empresa especfica. En cierto modo todos ejercemos de directores de
proyectos, al menos potencialmente, ya que solemos encontrarnos con cometidos que
debemos cumplimentar en unos plazos.

1.3 CICLO DE VIDA.

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El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente

secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y nmero se determinan
por las necesidades de gestin y control de la organizacin u organizaciones que
participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su rea de aplicacin.
Un ciclo de vida puede documentarse con ayuda de una metodologa. El ciclo de
vida del proyecto puede ser determinado o conformado por los aspectos nicos de
la organizacin, de la industria o de la tecnologa empleada. Mientras que cada
proyecto tiene un inicio y un final definidos, los entregables especficos y las
actividades que se llevan a cabo entre stos variarn ampliamente de acuerdo con
el proyecto. El ciclo de vida proporciona el marco de referencia bsico para dirigir
el proyecto, independientemente del trabajo especfico involucrado.

La estructura genrica del ciclo de vida presenta por lo general las siguientes
caractersticas:
Los niveles de costo y dotacin de personal son bajos al inicio del proyecto, alcanzan
su punto mximo segn se desarrolla el trabajo y caen rpidamente cuando el proyecto se
acerca al cierre. Este patrn tpico est representado en el Grfico 2-1 por la lnea
punteada.
La influencia de los interesados, al igual que los riesgos y la incertidumbre son mayores
al inicio del proyecto. Estos factores disminuyen durante la vida del proyecto.

El ciclo de vida del producto consta de fases del producto generalmente secuenciales y
no
superpuestas, y que se determinan en funcin de las necesidades de fabricacin y
control de la organizacin.
Normalmente, el ciclo de vida del proyecto est contenido dentro de uno o ms ciclos de
vida del producto. Debe tenerse cuidado en diferenciar el ciclo de vida del proyecto del
ciclo de vida del producto. Todos los proyectos tienen un propsito u objetivo, pero en
aquellos casos donde el objetivo es un servicio o resultado, puede haber un ciclo de vida
para el servicio o resultado, pero no un ciclo de vida del producto.

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El ciclo de vida del software consiste en determinar:

Las fases productivas de un proyecto,
Los objetivos de cada fase productiva, y
Los productos obtenidos en cada una de estas fases as como sus caractersticas

Se han propuesto muchos ciclos de vida para el desarrollo del software, pero estos son los
ms representativos:
Ciclo de vida clsico o en cascada.

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Construccin rpida de Prototipos Desechables

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Incremental

Evolucin de prototipos

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Reutilizacin de Software
Tiene como objetivos:
o Reducir el coste del software.
o Producir sistemas de mayor calidad.
Se basa en reutilizar Diseos, programas, mdulos y datos.
Es compatible con el prototipo evolutivo.

Sntesis automtica de software

En espiral.

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1.4 USUARIOS E INTERESADOS

Los interesados son personas u organizaciones (por ejemplo, clientes, patrocinadores, la
organizacin ejecutante o el pblico), que participan activamente en el proyecto, o cuyos
intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecucin o terminacin
del proyecto. Los interesados tambin pueden ejercer influencia sobre el proyecto, los
entregables y los miembros del equipo. El equipo de direccin del proyecto debe identificar
tanto a los interesados internos como externos, con objeto de determinar los requisitos del
proyecto y las expectativas de todas las partes involucradas. Ms an, el director del
proyecto debe gestionar la influencia de los diversos interesados con relacin a los
requisitos del proyecto, para asegurar un resultado exitoso.
Algunos interesados se benefician con el xito de un proyecto, mientras que otros perciben
resultados negativos como consecuencia del xito del proyecto. Por ejemplo, los lderes
empresariales de una comunidad que se beneficiarn con un proyecto de expansin
industrial a raz de los beneficios econmicos para la comunidad .

Clientes/Usuarios. Son las personas u organizaciones que usarn el producto, servicio

o resultado del proyecto. Los clientes/usuarios pueden ser internos o externos a la
organizacin ejecutante. Incluso puede haber diferentes niveles de clientes. Por
ejemplo, los clientes de un nuevo producto farmacutico pueden incluir a los doctores
que lo recetan, a los pacientes que lo consumen y a las aseguradoras que pagan por l.

Patrocinador. Es la persona o grupo que proporciona los recursos financieros, en

efectivo o en especie, para el proyecto. Cuando se concibe inicialmente un proyecto, el
patrocinador es quien lo defiende. Esto incluye servir de portavoz frente a los altos
niveles de direccin, para reunir el apoyo de la organizacin y promover los beneficios
que aportar el proyecto. El patrocinador gua el proyecto a travs del proceso de
contratacin o seleccin hasta que est formalmente autorizado y cumple un rol
significativo en el desarrollo inicial del alcance y del acta de constitucin del proyecto.

Directores del portafolio/Comit de revisin del portafolio. Son responsables de la

gobernabilidad de alto nivel de un conjunto de proyectos o programas, que pueden o
no ser interdependientes. Los comits de revisin del portafolio estn conformados
normalmente por ejecutivos de la organizacin que actan como un panel de seleccin
de proyectos. Tienen a su cargo la revisin de cada proyecto desde el punto de vista
del retorno de la inversin, el valor del proyecto, los riesgos asociados con su ejecucin
y otros atributos del proyecto.

Directores del programa. Los directores del programa son responsables de la gestin
coordinada de proyectos relacionados, para obtener beneficios y un control que no
seran posibles si los proyectos se gestionaran individualmente. Los directores del
programa interactan con los directores de cada proyecto, proporcionndoles apoyo y
gua en proyectos individuales.

Oficina de direccin de proyectos (PMO). Una oficina de direccin de proyectos es

un cuerpo o entidad dentro de una organizacin que tiene varias responsabilidades
asignadas con relacin a la direccin centralizada y coordinada de aquellos proyectos
que se encuentran bajo su jurisdiccin. Las responsabilidades de una oficina de
direccin de proyectos pueden abarcar desde el suministro de funciones de soporte para
la direccin de proyectos hasta la responsabilidad de la direccin directa de un
proyecto. La PMO puede ser un interesado si tiene alguna responsabilidad directa o
indirecta en el resultado del proyecto. Entre sus funciones, la PMO puede proporcionar:
o Servicios de apoyo administrativo, tales como polticas, metodologas y
plantillas.
o Capacitacin, mentora y asesora a los directores del proyecto.

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o Apoyo al proyecto, lineamientos y capacitacin sobre la direccin de proyectos

y el uso de herramientas.
o Alineacin de los recursos de personal del proyecto, y/o
o Centralizacin de la comunicacin entre directores del proyecto,
patrocinadores, directores y otros interesados.

Directores del proyecto. Los directores del proyecto son designados por la
organizacin ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto. Se trata de un rol
prestigioso, lleno de desafos, con una responsabilidad significativa y prioridades
cambiantes. Requiere de flexibilidad, buen juicio, fuerte liderazgo y habilidades para
la negociacin, as como de un conocimiento slido de las prcticas de direccin de
proyectos. Un director de proyecto debe ser capaz de comprender los detalles del
proyecto, pero debe dirigirlo desde una perspectiva global. Como responsable del xito
del proyecto, el director del proyecto tiene a su cargo todos los aspectos del proyecto,
que abarcan, entre otros:
o Desarrollar el plan para la direccin del proyecto, as como todos los planes
complementarios relacionados,
o Mantener el proyecto encaminado en trminos de cronograma y presupuesto.
o Identificar, dar seguimiento y responder a los riesgos, y
o Proporcionar informes precisos y oportunos sobre las mtricas del proyecto.
El director del proyecto es la persona lder responsable de la comunicacin con todos
los interesados, en particular con el patrocinador del proyecto, el equipo del proyecto
y otros interesados clave. El director del proyecto ocupa el centro de las interacciones
entre los interesados y el proyecto mismo.

Equipo del proyecto. El equipo del proyecto est conformado por el director del
proyecto, el equipo de direccin del proyecto y otros miembros del equipo que
desarrollan el trabajo, pero que no necesariamente participan en la direccin del
proyecto. Este equipo est compuesto por quienes llevan a cabo el trabajo del proyecto:
individuos procedentes de diferentes grupos, con conocimientos en una materia
especfica o con un conjunto de habilidades especficas.

Gerentes funcionales. Los gerentes funcionales son personas clave que desempean
el rol de gestores dentro de un rea administrativa o funcional de una empresa, tal como
recursos humanos, finanzas, contabilidad o adquisiciones. Cuentan con personal
permanente propio asignado para la realizacin del trabajo en curso y tienen la clara
misin de gestionar todas las tareas dentro de su rea funcional de responsabilidad. El
gerente funcional puede aportar su experiencia en la materia, o bien su funcin puede
proporcionar servicios al proyecto.

Gerentes de operaciones. Los gerentes de operaciones desempean una funcin de

gestin en un rea medular de la empresa, tal como la de investigacin y desarrollo,
diseo, fabricacin, aprovisionamiento, pruebas o mantenimiento. A diferencia de los
gerentes funcionales, estos gerentes tienen que ver directamente con la produccin y el
mantenimiento de los productos o servicios que vende la empresa. En funcin del tipo
de proyecto, una vez que ste se termina, se realiza una entrega formal de la
documentacin tcnica del proyecto y de otros registros permanentes al grupo de
gerentes de operaciones correspondiente. La gestin de operaciones incorpora el
proyecto entregado dentro de las operaciones normales y proporciona el apoyo a largo
plazo.
Vendedores/Socios de negocios. Los vendedores, tambin llamados proveedores o
contratistas, son compaas externas que celebran un contrato para proporcionar
componentes o servicios para el proyecto. Los socios de negocios tambin son
compaas externas, pero que tienen una relacin especial con la empresa, lograda
algunas veces mediante un proceso de certificacin. Los socios de negocios

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proporcionan experiencia especializada o desempean una funcin especfica, como

una instalacin, adecuacin, capacitacin o apoyo.

AGENTES QUE INTERVIENEN EN EL PROYECTO INFORMTICO

La persona que decide o patrocina el proyecto es generalmente alguien de cierto nivel en
la empresa, que lo encarga de forma directa o indirectamente a travs del departamento de
informtica a una persona que ser el responsable del mimo hasta su finalizacin e
implantacin.
Para desarrollar un proyecto hay que formar un equipo, el equipo probablemente contara
con especialistas de las siguientes categoras: Analista funcional; Analista orgnico;
Analista / programador; Programador.

EL JEFE DE PROYECTO:
En la relacin anterior falta la figura encargada de coordinar, dirigir, controlar y
responsabilizarse en ltimo trmino de la ejecucin del proyecto. Esta es la figura del jefe
o director de proyecto.
Esta persona debe tener una autoridad real, una capacidad para tomar decisiones sobre la
realizacin del proyecto siempre respetando los objetivos del proyecto. La falta de
autoridad o el exceso de independencia de algunas reas informticas son la causa de
muchas dificultades en los proyectos.
La misin del jefe de proyecto tiene dos vertientes, por un lado la tcnica, ha de concretar
objetivos, adecuar el proyecto a las posibilidades de la empresa, gestionar los recursos,
cambiar los mtodos, etc., y por otro lado la de gestin de recursos humanos, materiales
y de relacin con otros departamentos y con el usuario o receptor del proyecto informtico.
En definitiva y como resumen las funciones del jefe de proyecto podran resumiese como
tres:
Planificar, que es la nica forma de asegurar la finalizacin del proyecto en el plazo
adecuado sin dejarlo en manos de la improvisacin.
Coordinar, para que todas las acciones de los implicados en el proyecto tanto propios
(componentes del equipo de proyecto) como externos (usuarios u otros departamentos o
empresas), sean eficaces y no den lugar a conflictos.
Controlar, para asegurar que se cumple lo planificado y se obtiene la calidad requerida.

EL EQUIPO DE PROYECTO:
El equipo estar formado por un conjunto de tcnicos en tareas informticas, al mando
directo del jefe del proyecto. Eventualmente puede ser necesaria tambin la intervencin
de personal ajeno al equipo de proyecto para la realizacin de tareas concretas. El usuario,
como conocedor de las funciones y necesidades a cubrir por el proyecto, debe tambin ser
involucrado en el mismo. Debe contarse tambin desde el principio con la participacin del
personal tcnico de otros departamentos, como sistemas, seguridad, control de calidad o
explotacin, etc. Es especialmente importante que todos los componentes del equipo
tcnico conozcan con la suficiente antelacin la planificacin del proyecto, para que
dispongan de tiempo suficiente para cumplir los plazos
Vista la funcin del jefe de proyecto, cabe considerar la composicin y funcionalidad del
resto del equipo. No vamos a tener en cuenta el nmero de componentes, que variara de un
proyecto a otro, de hecho la funcionalidad de los componentes tampoco es estricta y puede
variar o incluso no ser necesaria la participacin de alguno de ellos.

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