Technical Audit HSE

Comunicación Interna GG-026 del 12 de Mayo del

2010

TIPOLOGÍA PROCEDIMIENTO
DE INSTRUMENTO
NORMATIVO:

TÍTULO: TECHNICAL AUDIT HSE

NOTAS:

FECHA EMISIÓN: 12 MAYO 2010 FECHA APLICACIÓN: 12 MAYO 2010

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

COSAM
HSE/S RHOS GERENCIA GENERAL

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INDICE

1 Objetivo y campo de aplicación 3

2 Normas de referencia 3
3 Definiciones 3
4 Premisa 4
5 Ejecución 4
6 Registros y Documentos 6
6.1. Plan de Auditoría Interna
6.2. Acta de Reunión de Apertura de Auditoría Interna
6.3. Registro de Asistencia a la Reunión de Apertura / Cierre /
Seguimiento
6.4. Informe de Auditoría Interna
6.5. Reporte de No Conformidades
6.6. Registro de Fortalezas y Oportunidades de Mejora
6.7. Registro del Acta de Reunión de Cierre
6.8. Plan de Acciones Correctivas y Preventivas
6.9. Evaluación de la Auditoría Interna
6.10. Redacción y Presentación del Resultado Final de la
Auditoría Interna
6.11. Ficha de Seguimiento y Control de Acciones Correctivas

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1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN

Definir los criterios generales para el desarrollo de las “Technical Audit

HSE” (Auditoría del Sistema) por parte de las Divisiones Eni y de las
Sociedades controladas (a continuación indicadas como BU).

2. NORMAS DE REFERENCIA

Líneas Guías en materia de

Ref. 1 Circular n. 225 del salud, seguridad, ambiente e
28/6/2006 incolumidad pública (a
continuación LG)
Modelo del Sistema de Gestión
Ref. 2 Circular n. 253 del para la protección de la salud,
29/1/2007 de la seguridad, del ambiente y
de la incolumidad pública (a
continuación MSG)
Líneas Guías para la evaluación
Ref. 3 UNI EN ISO 19011:2003 de los sistemas de gestión para
la calidad y/o de gestión
ambiental

3. DEFINICIONES

Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado dirigido

a obtener y evaluar las evidencias del cumplimiento de los requisitos
que son el objeto de la inspección.

Protocolo de auditoría: lista de comparación (check list) del conjunto

de los requisitos que se deben verificar durante una auditoría.

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Sistema de Gestión HSE: conjunto de la estructura organizativa,

actividades de planificación, responsabilidad, prácticas y
procedimientos, procesos, recursos para elaborar, ejecutar, conseguir,
reexaminar y mantener activa la política HSE.
Technical audit (auditoría de sistema): actividad que verifica la
completa y correcta aplicación del SG HSE para el cuidado de las BU.

4. PREMISA

La Gestión HSE, basada en el principio del mejoramiento continuo,

necesita de la periódica evaluación de la aplicación y de la eficacia del
Sistema de gestión HSE (a continuación SG) adoptado y de su
coherencia.

Las BU, por lo tanto, están dedicadas a realizar, además de controles de

conformidad sobre específicas actividades operativas, controles sobre el
conocimiento y sobre la completa y correcta aplicación del mismo SG en
todas las actividades y, en cascada, hasta los lugares periféricos.

5. EJECUCIÓN

Las Technical Audit constituyen una de las actividades de medida del

desempeño HSE, incluidas en la fase de “Control y Acciones
Correctivas” del ciclo de mejoramiento continuo (ciclo de Deming).

Como tales, éstos son parte integrante del SG de las BU y por lo tanto
son oportunamente llevados a procedimientos, siguiendo las
indicaciones del presente documento, así como los principios generales
de la Ref. 3.

A través de las Technical Audit las BU aseguran que todos los elementos
descritos en el SG (a excepción de donde no se pueda aplicar debido a

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las especificaciones de las mismas BU) sean controlados, cubriendo el

conjunto de las propias actividades.

El ciclo programado se pone en evidencia en la sección HSE del Plan

cuadrienal de las BU.

Las BU definen, al interno de la propia función HSE, las

responsabilidades para la aplicación, el funcionamiento y el
mantenimiento del sistema de control HSE y proveen a la determinación
y a la formación de los auditores, cuidando en particular los aspectos de
conocimiento / experiencia y de capacidades personales (ética,
independencia, capacidad de observación y de juicio), o a la elección de
especialistas externos altamente calificados en el manejo de auditorias.

Con la finalidad de obtener una adecuada gestión del riesgo, el

protocolo de auditoría que las BU adoptan debe prever que, para cada
elemento puesto en examen, se:

 Identifiquen las actividades

 Definan los estándares (quién, que, cuando, que tan seguido)
 Midan los avances
 Evalúen los resultados
 Corrijan las debilidades.

La verificación se realiza a través de un examen de la documentación y

entrevistas a las personas que, en la organización, tienen un amplio
conocimiento de los argumentos que se deben afrontar, con la eventual
integración de entrevistas de verificación a través del muestreo.

El documento “Evaluación del Sistema HSE”, que la función HSE Eni

Corporate pone a disposición, constituye una guía para la redacción de
los protocolos de auditoría.

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Los informes de auditoría, divididos en fortalezas y en áreas de mejora

para cada elemento verificado del SG, y los consiguientes “Planes de
adecuación y mejora”, cuantificados y temporalizados y sucesivamente
transferidos a la sección HSE del Plan cuadrienal de las BU, presentan,
al interno de la BU misma, y garantizan, respecto a Eni Corporate, el
compromiso al mejoramiento continuo en la actuación del SG en su
conjunto y en cada uno de sus componentes individuales sea tanto a
nivel central como periférico.

Los dos documentos constituyen el punto de referencia para las

sucesivas actividades de auditoría.

Las funciones HSE del Sector, a quien es encargado el proceso de las

Technical Audit, cuidan que la transmisión a Eni Corporate del informe y
del plan de adecuación y mejoramiento se lleve a cabo,
respectivamente, antes de 30 días y 3 meses desde la actividad de
campo.

6. REGISTROS Y DOCUMENTACIÓN
6.1. Plan de Auditoría Interna
6.2. Acta de Reunión de Apertura de Auditoría Interna
6.3. Registro de Asistencia a la Reunión de Apertura / Cierre /
Seguimiento
6.4. Informe de Auditoría Interna
6.5. Reporte de No Conformidades
6.6. Registro de Fortalezas y Oportunidades de Mejora
6.7. Registro del Acta de Reunión de Cierre
6.8. Plan de Acciones Correctivas y Preventivas
6.9. Evaluación de la Auditoría Interna
6.10. Redacción y Presentación del Resultado Final de la Auditoría
Interna
6.11. Ficha de Seguimiento y Control de Acciones Correctivas

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Nombre: Auditoría Interna Tipo: Fecha:

Código: COSAM-AI-SSO 001 Revisión: 01

6.1. PLAN DE AUDITORIA INTERNA

Dependencia o proceso auditado:

Responsable del proceso o dependencia:
Auditor principal:
Fechas de realización de la auditoría:
Fecha de presentación del informe:
1. OBJETO DE LA AUDITORÍA

2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

4. EQUIPO Y LOGÍSTICA DE LA AUDITORÍA

5. FECHA DE EJECUCIÓN
Desde: Hasta:
6. PROGRAMACIÓN DE ENTREVISTAS
Día Hora Persona

7. PROGRAMACIÓN DE LAS REUNIONES

Reunión de apertura (si es necesaria): Reunión de clausura:

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Fecha Hora Lugar Fecha Hora Lugar

7. PLAN DE ACTIVIDADES
FECHA:
HORA SUBPROCESO NUMERAL AUDITOR AUDITADO

FECHA:
HORA SUBPROCESO NUMERAL AUDITOR AUDITADO

FECHA:
HORA HORA HORA HORA HORA

FECHA PROBABLE DE ENTREGA DEL INFORME

Nombre Cargo Fecha Fir
m
a
Elaborado por:
Aprobado por
Informado a
8. APROBACIÓN

_______________________ ___________________________________
AUDITOR PRINCIPAL JEFE PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA

6.2. ACTA DE REUNIÓN DE APERTURA DE AUDITORIA INTERNA

PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA:

RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA:
AUDITOR PRINCIPAL:

Fecha:
Hora de inicio: Hora de terminación: Lugar:

1. Asistencia.

La reunión de Apertura contó con la asistencia de los siguientes funcionarios:

Por parte de la Empresa o Proceso Auditado:,
Por parte del Equipo de Auditoría:

2. Presentación.

El auditor principal realizó la presentación de cada uno de los integrantes del

equipo de Auditoría. El jefe del proceso llevó a cabo la presentación de los
funcionarios que participarán en la Auditoría. Luego se explicó por parte del
auditor principal el contenido del plan de trabajo en cuanto a los horarios de

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trabajo, responsables de las distintas actividades, ejecución de reuniones

diarias de seguimiento para evaluar avance del trabajo e informar ajustes a la
programación.

3. Propósito y objetivos de la auditoría: el auditor principal explicó a los

asistentes el propósito principal de las auditorias a realizar, consistente en
los siguientes cinco objetivos:

• Demostrar la conformidad del sistema de gestión auditado

• Identificar fortalezas del sistema de gestión
• Dar recomendaciones que propicien el mejoramiento del sistema de
gestión
• Identificar riesgos que no están en el alcance del sistema de gestión
• Levantar, si es del caso, en última instancia no conformidades del
sistema

4. Reunión de cierre e informe de auditoría.

El día de a las se realizará la reunión de cierre para presentar los

hallazgos y el informe definitivo se entregará el día de Auditor principal

Responsable del proceso auditado: ______________________________

6.3. REGISTRO DE ASISTENCIA A LA REUNIÓN DE APERTURA /

CIERRE / SEGUIMIENTO

PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA:

RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA:
AUDITOR PRINCIPAL:

Nombres y Apellidos Documento Cargo Firmas

de
Identidad

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Auditor Interno : _______________________

Fecha : _________________________

6.4. INFORME DE LA AUDITORIA INTERNA

PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA:

RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA:
AUDITOR PRINCIPAL:
FECHAS DE REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA:
FECHA DE PRESENTACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA:

1. OBJETO DE LA AUDITORÍA

2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

3. DOCUMENTOS REVISADOS

4. VERIFICACIÓN DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS DE LA

AUDITORIA ANTERIOR

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5. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

6. EQUIPO DE AUDITORÍA

7. ESTADO DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Fortalezas y oportunidades de mejora - Anexo 1
Reportes de no conformidades - Anexo 2
8. CONCLUSIONES
Ver anexo

9. APROBACIÓN DEL INFORME

AUDITOR PRINCIPAL JEFE PROCESO

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INSTRUCCIONES

0. Encabezado

Dependencia o proceso auditado: Señale el área o proceso auditado.

Responsable de la dependencia o proceso: Escriba el nombre del funcionario

que dirige el área o proceso auditado.

Auditor Principal: Indique el nombre del auditor principal

Fechas de realización de la auditoría: Escriba las fechas de inicio (reunión de

inicio) y terminación de la auditoría (reunión de cierre)

Fecha de entrega de informe: Indique la fecha de entrega del informe

definitivo al área o proceso auditado.

1. Objeto de la Auditoría: Describa el objetivo de la auditoría.

2. Alcance de la Auditoría: Describa el alcance físico de la auditoría.

3. Documentos Revisados: Señale los documentos del proceso que se

utilizaron durante la auditoría.

4. Verificación de las acciones correctivas y preventivas de la

auditoría anterior: Consigne que se revisó la implantación y
documentación de las acciones correctivas y preventivas derivadas de la
auditoría anterior.

5. Funcionarios Entrevistados: Nombres y cargos de los entrevistados.

6. Equipo de Auditoría: Nombres y cargos de los integrantes del Equipo

auditor.

7. Estado del Sistema de Gestión: Se registran las fortalezas,

oportunidades de mejora y no conformidades detectadas en el sistema
auditado. Si se considera conveniente, se indica que ellas se señalan en
anexos al informe.

8. Conclusiones: Opinión del equipo auditor sobre el Sistema de Gestión en

lo correspondiente al cumplimiento del objetivo de la auditoría y cualquier
otro comentario que considere procedente.

Aprobación: Las firmas del auditor principal y del responsable de la

dependencia o proceso auditado evidencian que la información
consignada corresponde a lo realizado y encontrado durante la auditoría
de calidad.

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6.5. REPORTE DE NO CONFORMIDADES

PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA:

RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA:
AUDITOR PRINCIPAL:
FECHAS DE REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA:
FECHA DE PRESENTACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA:

PARTE 1 – REPORTE DE LA NO CONFORMIDAD

1. Nombre del emisor 2. Cargo del emisor 3. No conformidad de

4. Hallazgo

5. Descripción de la no conformidad:

6. Firma del emisor 7. Firma del responsable del proceso

PARTE 2 – ACCION PROPUESTA

8. Proceso encargado de llevar a cabo la acción:
9. Coordinador del Equipo de trabajo: 10.Fecha de recepción de
la no conformidad:

11.Causa principal de la no conformidad:

12.Corrección y/o acción correctiva propuesta:

13.Acción tomada:

PARTE 3 – VERIFICACIÓN
14. ¿La acción tomada fue eficaz? 15. Si no fue eficaz diga la razón:
 Sí  No
16. Firma del responsable del proceso: 17. Fecha:

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6.6. REGISTRO DE FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA

Proceso o dependencia:

Responsable del proceso o dependencia:

Auditor principal:

Fecha:

FORTALEZAS:

OPORTUNIDADES DE MEJORA:

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6.7. REGISTRO DEL ACTA DE LA REUNIÓN DE CIERRE

Proceso o dependencia:

Responsable del proceso o dependencia:

Auditor principal:

Fecha:
Hora de inicio y de terminación:
Lugar:

1. Agradecimientos

Al Responsable del proceso y a los funcionarios de la dependencia auditada

por la disponibilidad de los recursos físicos y logísticos que fueron solicitados
para realizar el trabajo y por la puntualidad y disposición del personal que fue
requerido en las evaluaciones que fueron realizadas.

2. Asistencia.

La reunión de cierre contó con la asistencia de los siguientes funcionarios:

Por parte de la dependencia auditada:

Por parte del Equipo de Auditoría:

3. Hallazgos significativos

El auditor principal presentó los hallazgos más representativos de todo lo

encontrado

4. Acciones correctivas
El responsable del proceso enviará el Plan de Acciones Correctivas y
Preventivas al Auditor Principal el día de

5. Informe de la auditoría
Finalmente se informó que se procederá a la entrega del informe final de la
auditoría al área el día . . . . . . .

Auditor Principal Jefe Proceso auditado

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6.8. PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA:

RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA:
AUDITOR PRINCIPAL:
Seguimiento
No Causa Acción Responsab Fecha Fecha Fecha
conformidad le

AUDITOR PRINCIPAL RESPONSABLE DEL

PROCESO
FECHA: FECHA:

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6.9. EVALUACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA

PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA:

RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA:

AUDITOR PRINCIPAL:

EQUIPO DE LA AUDITORIA:

Calificación
PLANEACIÓN DEL TRABAJO 5 4 3 2 1
Los objetivos, alcance y programa de la auditoría fueron
entendidos y acordados antes de iniciarla
El enfoque para la auditoría fue comunicado efectivamente
La auditoría se detalló en un cronograma y con tiempos
apropiados
Total planeación del trabajo
EJECUCIÓN DEL TRABAJO 5 4 3 2 1
Se notificó suficientemente sobre el trabajo requerido por los
auditores
La auditoría fue realizada eficiente y eficazmente en un tiempo
adecuado
La auditoría interna siguió el trabajo fundamentado en la
oportunidad y el valor agregado
El acuerdo sobre objetivos y alcance se logró
La interrupción de las actividades diarias fue minimizada tanto
como fue posible durante la auditoría
Se realizaron las reuniones de apertura y cierre de la auditoría y
fueron ellas claras y necesarias
Total ejecución del trabajo
RESULTADOS 5 4 3 2 1
Los hallazgos fueron comunicados a un nivel apropiado de una
manera oportuna
Las recomendaciones son significativas, relevantes y son fuentes
útiles de información
Los informes fueron publicados en una manera oportuna
TOTAL RESULTADOS DEL TRABAJO
EN GENERAL 5 4 3 2 1
¿Cuál es su evaluación global del desempeño de la Auditoría
Interna?
¿La Auditoría Interna realizada encajó con sus exigencias y
expectativas?
¿Usted cree que la Auditoría Interna es una función valiosa en
esta Empresa?

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TOTAL GENERAL DEL TRABAJO

Comentarios: (Diligenciado por el responsable del proceso o dependencia)

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Conclusiones:

6.10. REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DEL RESULTADO FINAL DE

LA AUDITORIA INTERNA

NOMBRE DE LA EMPRESA:
PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA:
RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA:
AUDITOR PRINCIPAL:

REQUISITO EVIDENCIAS HALLAZGOS

S

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6.11. FICHA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE ACCIONES

CORRECTIVAS

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Área/Puesto de Trabajo
Responsable Planta:
Fecha de cumplimentación de esta ficha
Área/Puesto de Trabajo de aplicación de las medidas

ACCIÓN CORRECTORA ORIGEN

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