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Documentos de soporte

Son documentos escritos de la evidencia de haber realizado una transaccin u operacin


comercial, las que resultan de las tres actividades que desarrolla cualquier empresa: Operacin,
Inversin y Financiamiento, que tienen el carcter de legalidad ante la empresa y terceros, por
las firmas y responsabilidades que ellos involucran.
Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables, segn el tipo de acto de que se
trate, los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o
externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervienen en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando
constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronolgico de tal
manera que sea posible su verificacin.
Tienen distintas finalidades:

sirven de constancia de las operaciones realizadas


sirven como informacin de las operaciones efectuadas
sirven de base de los registros contables
facilitan la tarea de fiscalizacin y control fiscal.

Los soportes pueden ser de origen interno y externo. Los internos son todos aquellos que la
empresa elabora internamente para el control, comprobacin y registro de transacciones
realizadas dentro del giro de sus negocios, su diseo en algunos casos obedece a ciertas
formas que establece la ley y en otras a las necesidades de informacin y control del ente
econmico; entre los cuales encontramos:

a. Soportes internos
Recibo de Caja: Son aquellos que se usan como soporte de prueba de todos los ingresos a
caja recaudados por diversos conceptos, representados en efectivo, cheque, tarjetas dbito,
tarjetas crdito. Normalmente se elabora en original y copia, destinando el original para quien
realiza el pago y la copia para soportar el registro en el sistema de informacin contable.
Recibo de caja menor: Son aquellos que tienen la finalidad de soportar los gastos de menor
cuanta, cuyo valor y frecuencia no amerita realizar el pago con cheque, como gastos de
transporte, fotocopias, por lo general para la atencin de estos gastos se crean fondos de caja
menor a cargo de un custodio que responde por su manejo. Se elaboran en original, el cual se
anexa como soporte al formato de reembolso correspondiente.

Comprobantes de egresos: Son aquellos que tienen la funcin de servir como prueba de
los desembolsos o pagos realizados por la empresa, los cuales para efectos de control deben
hacerse en cheque.
Debern anexarse a los comprobantes de egreso, los soportes que dieron origen a dicho pago
como: facturas, cuentas de cobro, teniendo en cuenta que se debe dejar constancia de su
cancelacin mediante la implantacin de un sello que exprese que han sido pagados.
Se elaboran en original y dos copias, debidamente firmadas a satisfaccin por el beneficiario
del pago, para ser distribuidas as: El original, con los soportes del pago, para la incorporacin
de la transaccin en el sistema de informacin contable, la primera copia para incorporar al
consecutivo y la segunda copia para la persona que realiz el pago.
Facturas de venta: Se elabora para protocolizar la realizacin de un contrato de compraventa
o prestacin de servicios, en el cual se discrimina en detalle el contenido del contrato, el monto
de la transaccin, las condiciones de pago, la persona que interviene en la compra. Mediante
este documento se genera el traslado de dominio del bien o servicio transado, sin que se haya
perfeccionado en su totalidad, ya que el pago se puede realizar con posterioridad a la
facturacin.

Es un comprobante
obligatorio y debe cumplir
con las disposiciones
legales, y para efectos
tributarios la factura debe
cumplir con los requisitos
exigidos por la Ley y las
autoridades pblicas
competentes.

Nota crdito: Sirve para realizar abonos en las


cuentas de los clientes por devoluciones de
mercancas o por correccin de errores u omisiones.
Se elabora en original y copia, el original para el cliente
y la copia para el consecutivo y para soportar el registro
en el sistema de informacin contable.

Nota Dbito: Se elabora para cargos en las cuentas de los clientes por un mayor valor por
error u omisin en la liquidacin de facturas de ventas y los intereses por mora en el pago de
sus obligaciones
Nota de Contabilidad: Se elabora para realizar en forma resumida el registro manual de las
operaciones, tanto en libros auxiliares como oficiales o principales, de acuerdo a las
necesidades de la empresa se pueden resumir en un solo comprobante las transacciones
realizadas en un periodo determinado ya sea semanal, quincenal o semanal.

b. Soportes externos
son aquellos comprobantes que soportan las transacciones, pero son elaborados por terceros,
tales como facturas por compras, consignaciones bancarias, notas dbito y crdito por los
bancos, pagars y dems.

Facturas por compras: Este soporte


tiene las mismas caractersticas de
las factura de venta expedida por la
empresa y en este caso es expedida
por el proveedor de bienes y servicios.

Consignaciones bancarias: Son aquellos comprobantes expedidos por las entidades


bancarias como medio probatorio de los aumentos en las cuentas corrientes o de ahorro a sus
clientes.
Comprobantes de contabilidad

Segn las normas de contabilidad es un documento interno que resume en forma detallada
todas las operaciones comerciales realizadas en un perodo o ciclo contable determinado en
las cuentas reales o de balance, nominal y de control, puede ser de elaboracin diaria, semanal
o mensual, de acuerdo al flujo de operaciones y necesidades de la informacin contable. Se
registra primeramente en los libros auxiliares y luego en el libro Diario
El comprobante de contabilidad debe tener numeracin consecutiva dejndose constancia de
las personas que lo elaboraron y aprobaron, fecha, origen, descripcin, cuanta de las
operaciones, cuentas afectadas con el registro con su cdigo
El comprobante de contabilidad de acuerdo al volumen de las transacciones puede resumir las
operaciones de un da, varios das, una semana, varias semanas, pero el perodo resumido no
debe sobrepasar un mes. Si la empresa tiene mucho movimiento se pueden elaborar varios
comprobantes correspondientes a un da.