IMPLEMENTACIN DEL

SISTEMA DE CONTROL
INTERNO

electro
Toshiba
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Contenido
INTRODUCCIN ............................................................................................................................. 2
CAPTULO I: EFECTIVO ................................................................................................................... 3
1. CONCEPTO. ............................................................................................................................ 3
2. IMPORTANCIA. ...................................................................................................................... 3
3. FUENTES A TRAVS DE LAS CUALES LA EMPRESA PUEDE CAPTAR EFECTIVO. ...................... 3
5. FORMAS DE RECEPCIN DE EFECTIVO. ................................................................................. 4
6. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO. ................................................................................... 4
CAPTULO II: CONTROL DEL EFECTIVO. ......................................................................................... 6
1. OBJETIVO. .............................................................................................................................. 6
2. EL CONTROL DEL EFECTIVO COMPRENDE: ............................................................................ 6
INTRODUCCIN
En el presente trabajo se encontrar toda la informacin requerida para el
establecimiento de controles en el rubro de efectivo y cuentas por pagar. Para
una empresa es importante llevar a cabo un buen control de efectivo ya que de
esto depende que se lleven a cabo las operaciones con las que cuenta la
empresa y as afrontar sus gastos correspondientes.

Para una empresa es importante llevar a cabo un buen control de efectivo ya

que de esto depende que se lleven a cabo las operaciones con las que cuenta
la empresa y as afrontar sus gastos correspondientes. El efectivo incluye
monedas, billetes, cheques, rdenes de pago y depsitos, estos ltimos
disponibles para sus retiros en los bancos y otras instituciones financieras. En
condiciones normales se piensa en el efectivo como todo lo que el banco
acepta para depsito en cuentas bancarias.
CAPTULO I: EFECTIVO

1. CONCEPTO.
El efectivo es un elemento de balance y forma parte del activo circulante. Es el
elemento ms lquido que posee la empresa, es decir, es el dinero. La empresa
utiliza este efectivo para hacer frente a sus obligaciones inmediatas.

El efectivo comprende tanto la caja como los depsitos bancarios a la vista. Los
equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son
fcilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos
a un riesgo poco significativo de cambios en su valor.

2. IMPORTANCIA.
El hecho de que el efectivo constituya el principio y el fin del ciclo de
operaciones en una empresa, le da al mismo su importancia; adems de que
representa la disponibilidad inmediata del poder de compra. Aunque el efectivo
normalmente representa una pequea porcin del activo total, ninguna
empresa puede operar de forma ptima sin tener efectivo debido a que ste es
imprescindible para la realizacin de las operaciones normales de la misma,
bsico para su crecimiento.

3. FUENTES A TRAVS DE LAS CUALES LA EMPRESA PUEDE CAPTAR

EFECTIVO.
a) En cuentas por Cobras (abonos a cuentas por cobrar).
b) Ventas de mercancas en efectivo.
c) Reembolsos de prstamos, personal y Liquidacin Gastos de Viajes.
d) Ventas de activos
e) Ventas varios materiales, desperdicios, etc.
f) Ingresos varios por rentas.
g) Prstamos a corto y largo plazo.
h) Aumento de Capital.

4. MTODOS DE RECEPCIN DE EFECTIVO

Se refiere a las diferentes formas de cmo la empresa puede recibir el efectivo,

las ms comunes son:
a. Por correo (no comn)
b. Pagos en Ventanillas
c. Por ventas de mostrador (Ventas de contado).
d. Mediante cobradores, gestiones de cobros, cuentas por cobrar y otros.

5. FORMAS DE RECEPCIN DE EFECTIVO.

Las modalidades en la que se puede recibir efectivo en una empresa y son:
a. En efectivo.
b. Por cheque.
c. Por rdenes de pago.
d. Letras de cambio, entre otras.

6. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO.

Los mtodos generales y las medidas adoptadas comnmente por los
administradores al establecer un sistema adecuado de control interno, en lo
referente al activo, puede asumirse como sigue:

1. Salvaguardar el activo.
2. Lograr una contabilidad ms precisa.

En trminos generales, un sistema bsico de control interno para el rea de

efectivo debe incluir las siguientes medidas:

1. Las rutinas comerciales sistemticas, deben ser definidas para la

contabilizacin de las operaciones de efectivo, estableciendo una clara
decisin del trabajo en cuanto al manejo y registro de los ingresos de caja.

2. Las responsabilidades y las tareas de los diversos empleados que

manejan el efectivo y registran transacciones de caja, se dividen y se
interrelacionan en tal forma que:

a. Se minimiza la aparicin de errores.

b. Los errores que se presentan se pueden detectar y
c. El fraude no se puede ocultar fcilmente
 3. Separacin de las actividades relacionadas con los desembolsos de la
relacin con la recepcin de numerario.

4. Todos los ingresos de caja deben ser depositados diariamente en el banco.

5. Todos los egresos de caja deben hacerse mediante cheques, con excepcin
de los desembolsos de caja chica.

6. La cuenta bancaria debe conciliarse mensualmente y debe hacerlo una

persona que no est directamente involucrada en el manejo o en registro de los
ingresos o egresos de caja.
CAPTULO II: CONTROL DEL EFECTIVO.

1. OBJETIVO.
El objetivo del control de efectivo es salvaguardar los recursos de la empresa
contra fraudes o ineficiencias ya que es el activo ms lquido de la empresa,
para esto hay que tener un buen sistema de control interno para prevenir robos
y evitar que los empleados utilicen dinero de la empresa para uso personal.

El objetivo del control de cuentas por pagar es llevar al corriente todos los
pagos de la empresa para aprovechar los descuentos por pronto pago en lugar
de pagar intereses por no realizar los pagos en tiempo y forma, as como tener
la mercanca cuando lo requiera la empresa sin contratiempos para que pueda
seguir sus operaciones.

2. EL CONTROL DEL EFECTIVO COMPRENDE:

2.1 EFECTIVO:
2.1.1 fondos de caja chica.

No se efectuar desembolsos en efectivo sino para necesidades urgentes de

valor reducido y sobre un fondo, previamente establecido formalmente de
acuerdo con las necesidades de la empresa. La mecnica de un fondo de Caja
Chica ahorrar tiempo y permitir que las transacciones de valor reducido sean
reconocidas y registradas oportunamente. El fondo ser administrado mediante
reembolsos, de conformidad con los comprobantes que para el efecto se
presenten. En ningn momento el valor del fondo y de cada desembolso,
exceder el lmite que determine los reglamentos emitidos al efecto. Para fijar
su lmite se tendr en cuenta el flujo mensual del movimiento de gastos
menores. Los reembolsos se efectuarn a nombre del encargado, cuando est
por agotarse el fondo o por lo menos una vez al mes. El fondo de caja chica se
utilizar nicamente para pagos urgentes de menor cuanta y no para
desembolsos por operaciones regulares.

2.1.2 Responsable de fondo de caja chica.

El responsable del fondo de caja chica ser un empleado independiente del

cajero y de otros empleados que manejen dinero o efecten labores contables.
El encargado del fondo debe ser ajeno al cumplimiento de otras funciones
financieras. La independencia del responsable del fondo evita confusiones en
su utilizacin, logra comprobaciones giles del movimiento efectuado y
mantiene un adecuado control interno. Los deberes del encargado del fondo
deben ser claramente definidos por escrito, adems de sus deberes normales.

2.1.3 Manejo de fondos de caja chica.

Los pagos con el fondo de caja chica se efectuarn respaldados por

comprobantes debidamente preparados y autorizados. El descargo de
responsabilidades se efecta nicamente a base de comprobantes de soporte
legalizados y verificados; es por esto que el responsable del fondo fijo exigir
que se cumplan las disposiciones referentes a su manejo. Los reembolsos se
efectuarn luego de que los comprobantes hayan sido revisados y verificados
por parte de los empleados responsables del control previo sobre gastos.

2.1.4 Ingresos para depsitos.

Los ingresos en efectivo o valores que lo representan sern debidamente

revisados, registrados y depositados intactos dentro de las veinticuatro (24)
horas hbiles siguientes a su recepcin. El hecho de efectuarse los depsitos
intactos garantiza cualquier tipo de revisin y facilita las labores de auditora
para el rea de efectivo. Por ningn concepto el dinero proveniente de los
ingresos se emplear para cambiar cheques personales, efectuar desembolsos
de la institucin o cualesquiera otros. Se entiende por efectivo, las monedas,
billetes, cheques y cualquier otra forma de orden de pago inmediata.

2.1.5 Arqueo de fondos.

Los ingresos en efectivo o valores que lo representan sern debidamente

revisados, registrados y depositados intactos dentro de las veinticuatro (24)
horas hbiles siguientes a su recepcin. El hecho de efectuarse los depsitos
intactos garantiza cualquier tipo de revisin y facilita las labores de auditora
para el rea de efectivo. Por ningn concepto el dinero proveniente de los
ingresos se emplear para cambiar cheques personales, efectuar desembolsos
de la institucin o cualesquiera otros. Se entiende por efectivo, las monedas,
billetes, cheques y cualquier otra forma de orden de pago inmediata.
 2.1.6 Fondos rotativos.

Fondo rotativo es una cantidad fija asignada para un proyecto, programa o

propsito especfico. Todo fondo rotativo ser mantenido en cuenta de cheques
a nombre de la empresa, identificando el proyecto, programa o propsito
especfico. El nmero de fondos rotativos debe ser restringido al mnimo
posible. Puede crearse un fondo de caja chica destinado a gastos pequeos
cuyo encargado ser diferente al de custodia y manejo del fondo rotatorio y
destinado para gastos pequeos. Para determinar el responsable y el manejo
del Fondo Rotativo se aplicar lo establecido para el fondo de caja chica.

2.2 BANCOS.
2.2.1 Apertura de cuentas bancarias.

Las cuentas bancarias sern abiertas bajo la denominacin de la entidad y

organismos y su nmero se limitar al estrictamente necesario. Mientras ms
reducido sea el nmero de cuentas bancarias de cada entidad se podr
mantener un mejor Control Interno sobre las mismas. Las oficinas regionales,
departamentales, sucursales o agencias, abrirn sus cuentas con el nombre
oficial de la entidad seguido de su denominacin especfica.

2.2.2 Manejo de cuentas bancarias.

Se designar por escrito a los funcionarios, titulares y suplentes, de la empresa

para ordenar el egreso de sus fondos.

Los funcionarios autorizados para representar a la entidad ante el banco, no

debern ejercer las siguientes funcionares:

- Manejo de ingresos de caja;

- Manejo de registros principales y auxiliares de contabilidad; y,

- Recepcin o distribucin de inventarios, materiales y suministros

Si se produjera la vacante de algn funcionario autorizado, el titular de la

entidad comunicar al banco inmediatamente el hecho y designar al nuevo
funcionario autorizado. Se reglamentar la emisin de cheques, debiendo
registrarse dos firmas, de acuerdo al monto de las operaciones.

2.2.3 Desembolsos con cheques.

Todos los desembolsos sern efectuados por medio de cheques o

transferencias electrnicas, a excepcin de los egresos del fondo de caja chica.

La propiedad, legalidad, veracidad y conformidad de las erogaciones deben

quedar perfectamente establecidas en cada documento que soporte un
desembolso con cheque, o en su caso por transferencias electrnicas de
dinero, a fin de facilitar su identificacin y revisin posterior. Los pagos por
concepto de sueldos o salarios, en lo posible, se ajustarn a esta norma, salvo
los casos de depsitos o transferencias directas a las cuentas de los
colaboradores.

Se debern sellar con la leyenda PAGADO todos los comprobantes que

soporten las erogaciones indicando la fecha y nmero de documento con que
se pagaron.

2.2.4 Prohibicin de suscripcin de cheques en bancos y/o al portador.

Por ningn concepto se girarn cheques en blanco o al portador.

La empresa cautelar y adoptar las medidas de seguridad correspondientes a

fin que el giro y suscripcin de cheques se efecte a nombre de las personas
naturales y jurdicas perfectamente identificadas.

2.2.5 Conciliaciones bancarias.

Las conciliaciones bancarias se efectuarn dentro de los primeros cinco das

hbiles del mes siguiente, de manera que faciliten revisiones posteriores. Estas
sern suscritas por el empleado que las elabor.

La oportunidad con que se realice la conciliacin bancaria permitir la toma de

decisiones y la aplicacin de acciones correctivas. La conciliacin de una
cuenta bancaria constituye parte fundamental del Control Interno contable de
las entidades. Su propsito es comparar registros contables de la entidad, a fin
de asegurar la veracidad del saldo y revelar cualquier error o transaccin no
contabilizada, sea por parte del banco o la empresa.

2.2.6 Independencia para la elaborar la conciliacin bancaria.

La conciliacin bancaria ser elaborada por un empleado que no tenga

funciones de preparacin, registro o firma de cheques ni manejo de efectivo.

La responsabilidad de preparar y aprobar las conciliaciones bancarias

asignadas a empleados independientes de las actividades de procesamiento y
registro efectivo, evita manipulaciones y constituye un medio para detectar
errores en los registros.

2.2.7 Confirmacin de saldos en bancos.

Peridicamente y en cualquier fecha, un funcionario independiente del manejo
y registro del efectivo, confirmar con las entidades bancarias los saldos de las
cuentas mantenidas por la entidad.

Con el propsito de mantener la confiabilidad de la informacin, es necesario

que un funcionario con suficiente independencia, peridicamente compruebe y
confirme directamente con los bancos el movimiento y saldos de las cuentas
bancarias. Esto previene cualquier alteracin o error y asegura la exactitud y la
contabilizacin oportuna de los ingresos y egresos.

2.2.8 Inversiones en valores.

2.2.8.1 Sistema de registro.

Se mantendrn registros que resuman las caractersticas de las inversiones

realizadas y que permitan mantener confiabilidad en la informacin presentada.

El sistema de registro de las inversiones deber proporcionar la informacin

detallada y suficiente para la toma de decisiones. La consistencia en el sistema
de registro permitir comprobaciones y comparaciones giles, su evaluacin y
proyeccin.

2.2.8.2 Custodia y manejo.

Se aplicarn procedimientos de custodia para salvaguarda fsica y

responsabilidad del registro.

La responsabilidad de la custodia de valores y otros documentos que

evidencian la propiedad de las inversiones debe ser asignada a un empleado
que no tenga funciones de contabilidad y otras de tipo financiero.

Las responsabilidades para iniciar, aprobar y evaluar las operaciones estarn

segregadas de las referentes a contabilidad.

Se establecern medidas de salvaguarda fsica sobre valores y otros

documentos contra riesgo de prdida de cualquier naturaleza, tales como
bvedas de doble combinacin, archiveros a prueba de incendio o cajas de
seguridad para depsito.

2.2.8.3 Constatacin fsica.

Se realizarn constataciones fsicas de los valores en forma peridica, por

empleados independientes de su custodia y contabilizacin.

La empresa efectuar constataciones fsicas peridicas de los valores y otros

documentos, cuando menos trimestralmente, y conciliar los auxiliares de
valores con las cuentas del mayor general.

2.9.9 Cuentas por cobrar.

2.2.9.1 Sistema de registro.

El sistema de Contabilidad de la empresa, establecer registros detallados y

clasificados por concepto o tipo de cuentas por cobrar.

Los mayores auxiliares de cuentas por cobrar debern estar de acuerdo a la

clasificacin de ingresos de la compaa. La empresa establecer los registros
necesarios para asegurar un adecuado manejo y control de los valores a
cobrar.

2.2.9.2 Confirmaciones peridicas.

Se efectuarn confirmaciones peridicas y sorpresivas de valores a cobrar por

lo menos una vez al ao, por intermedio de empleados independientes de su
custodia, registro contable y del manejo de efectivo.

Pueden realizarse constataciones parciales cuando el volumen de los valores a

cobrar as lo exija. Se comprobar la legalidad de los documentos de respaldo
y la existencia de las salvaguardas fsicas necesarias, segn las circunstancias
(bvedas, cajas de seguridad, etc.)

2.2.9.3 Conciliacin.

Se efectuar en forma peridica la conciliacin de los auxiliares con la cuenta

del mayor general de cuentas por cobrar, por un empleado independiente de su
registro y manejo.

La conciliacin de cuentas por cobrar consiste en verificar que los saldos del
mayor auxiliar respaldan el saldo de la cuenta del mayor general. Es
conveniente que la conciliacin sea realizada por una persona ajena a las
funciones de registro del mayor auxiliar y del mayor general, e independiente
del cajero. De la conciliacin se debe dejar constancia escrita. La empresa
determinar la periodicidad de las conciliaciones, siendo recomendable
realizarlas mensualmente y sin crear rutinas.

2.2.9.4 Anlisis y evaluacin.

Se realizarn peridicamente anlisis y evaluaciones de los cuentas por cobrar

por un empleado independiente, establecindose la antigedad de saldos
vencidos.

El anlisis de los valores a cobrar deber ser efectuado por un empleado que
no tenga acceso al manejo del efectivo, ni participacin en la aprobacin de
crditos, o en la determinacin de los ingresos 35 tributarios. El anlisis y
evaluacin de los valores a cobrar se efectuar peridicamente, de preferencia
en forma mensual, para comprobar la eficiencia de las recaudaciones y la
cobranza de las cuentas vencidas, indicando su antigedad. Se establecern
normas y procedimientos para gestionar el cobro de cuentas vencidas.
2.2.10 Inventarios.
2.2.10.1 Sistema de registro.

Se establecern procedimientos de control contable de las existencias de

bienes, que incluyan registras por unidades de iguales caractersticas y valores.

Los inventados estn constituidos por productos adquiridos o producidos para

la venta, el consumo interno o transformacin de otros bienes. La empresa
establecer la codificacin que permita identificar los materiales y artculos de
su propiedad, as como al depositario responsable de los mismos. El sistema
diseado debe facilitar la identificacin de existencias obsoletas, la toma fsica
del inventario y la adopcin de decisiones para adquisiciones oportunas.

2.2.10.2 Unidad de abastecimiento.

Toda entidad dispondr de una unidad y funcionarios dentro de la organizacin

en la que se centralice el proceso de abastecimiento o compras.

El proceso de abastecimiento comprende las etapas de programacin,

adquisicin, almacenamiento, mantenimiento y distribucin de los materiales
necesarios para ejecutar las funciones de empresa. La recepcin de los
materiales deber realizarse por medio de una unidad independiente de la
compra. Las salidas de bodega necesitan la expedicin de una requisicin
debidamente autorizada. La centralizacin del sistema de abastecimiento y
almacn establece la integracin bajo un solo cuerpo tcnico, de todos los
recursos materiales, cualesquiera que sean su cantidad, valor y naturaleza.

2.2.10.3 Adquisiciones.

Se establecern mnimos y mximos de existencias de materiales, procediendo

a su adquisicin cuando sta sea necesaria y de acuerdo a los procedimientos
vigentes.

La empresa mantendr un registro actualizado de proveedores y cotizaciones,

seleccionados a base de concursos de ofertas y/o licitaciones, con el objeto de
disponer de la informacin actualizada para su control y para realizar nuevas
adquisiciones.

El titular, el comit o junta de licitaciones o la unidad encargada de compras,

segn el caso, ser responsable de la aprobacin de las cotizaciones, concurso
de ofertas o licitacin, salvo normativa expresa contraria. Adems, ser el
encargado de dictar las normas y procedimientos que deban adoptarse para
adquisiciones en el mercado interno o externo de conformidad con la normativa
sobre la materia, si tal atribucin no estuviera conferida a algn otro
departamento.

2.2.10.4 Custodia.
Se establecer un sistema para el almacenamiento de los bienes, los mismos
que estarn bajo el cuidado de un empleado caucionado, responsable de su
correcto manejo.

El titular, por intermedio de la unidad administrativa respectiva, ser

responsable de establecer un sistema apropiado para la conservacin,
seguridad y administracin de los bienes en existencia. El empleado encargado
del ingreso y entrega de los bienes inventariados es responsable de su manejo
y de su perfecta conservacin, por lo cual deber rendir una caucin que
respalde la ejecucin de sus funciones.

2.2.10.5 Constatacin fsica.

Se efectuarn constataciones fsicas, por lo menos una vez al ao, a fin de

verificar la existencia real de los inventarios y su estado de conservacin.

Quienes hagan la toma fsica de inventarios sern personas ajenas a las

encargadas de su control. Dichos inventarios sern peridicos. La unidad de
auditora interna podr observar la toma fsica de inventarios en existencia.

2.2.10.6 Obsolescencia, prdida o dao.

Se justificar y autorizar documentadamente la baja o descargo de bienes

materiales de la empresa, por obsolescencia, prdida o dao.

La empresa dictar las disposiciones reglamentarias para la baja o descargo de

bienes por obsolescencia, prdida o dao, en los casos no previstos por
reglamentos institucionales o acuerdos especiales. Para los casos indicados,
sin excepcin alguna, se deber contar con las justificaciones documentadas
requeridas y aprobacin de la Direccin General de Ingresos.

2.2.11 Propiedad, planta y equipo. (Activo fijo)

2.2.11.1 Sistema de registro.

Se mantendrn registros de activos fijos, que permitan su correcta clasificacin

y el control oportuno de su asignacin, uso, traslado o descargo.

Asimismo se establecer una poltica definida sobre la capitalizacin de

desembolsos. Los registros detallados, incluirn la siguiente informacin:

- Descripcin exacta y completa del bien, ubicacin y nmero de identificacin;

- Fecha de compra y costo de adquisicin; - Depreciacin aplicada al perodo,

vida til estimada, valor en libros y valor residual, cuando sea aplicable;

- Monto acumulado por depreciacin y valor de libros.

Los registros detallados deben permitir, el control de retiros, traspasos y
mejoras sobre los activos fijos, adems de su conciliacin con las cuentas del
mayor general, por una persona independiente de su registro y custodia.

2.2.11.2 Adquisiciones.

Todas las adquisiciones y reparaciones de activos fijos debern realizarse a

base de solicitudes debidamente documentadas, autorizadas y aprobadas,
segn lo establezcan los procedimientos vigentes.

Los activos fijos de la empresa estn compuestos por bienes de valor

significativo, utilizados de manera permanente para la ejecucin de sus
operaciones. Sus adquisiciones y operaciones complementarias debern estar
documentadas, autorizadas y aprobadas por los niveles responsables
competentes, en todos los casos.

En las adquisiciones de activos fijos, el titular de la entidad o quien aquel le

delegue la funcin, es el responsable final de observar y vigilar el cumplimiento
de las disposiciones legales.

2.2.11.3 Custodia.

Se determinarn por escrito las personas responsables de la custodia y,

mantenimiento de los activos fijos asignados a cada unidad administrativa.

La salvaguarda fsica de las propiedades de la entidad debe contribuir

sustancialmente al control sobre los activos fijos susceptibles de prdidas por
descuido, robo, dao desperdicio.

La empresa deber establecer de acuerdo a sus necesidades la delimitacin de

responsabilidades del personal encargado de la custodia de activos fijos. Del
mismo modo, se dictarn normas y establecern procedimientos para contratar
seguros que salvaguarden los bienes contra los diferentes riesgos.

2.2.11.4 Verificacin fsica.

Se efectuar la verificacin fsica de los activos fijos sobre una base peridica o
sobre una base de rotacin.

La responsabilidad para la toma peridica de los inventarios fsicos de activos

fijos se delegar a un funcionario que no tenga funciones de custodia ni de su
registro contable. Es recomendable efectuar verificaciones fsicas peridicas
por lo menos una vez al ao, comparando la informacin contenida en los libros
auxiliares de activos fijos con los resultados de la constatacin fsica.

La toma de inventarios sobre una base de rotacin es la realizacin de varios

inventarios fsicos parciales tomados en un perodo, hasta que se logra la
verificacin completa de todos los activos fijos.
2.2.11.5 Uso de vehculos y equipos.

Los vehculos y equipos se utilizarn para el servicio exclusivo en las

actividades propias de la empresa.

La exclusividad del servicio de vehculos y equipos consiste en destinarlos y

utilizarlos nicamente para los fines propios de la entidad. Los vehculos de la
entidad se guardarn al final de cada jornada en los garajes o lugares
indicados por la administracin. Aquellos que se encuentren en actividades
fuera de la empresa debern regirse por las normas que dicten para el efecto
las autoridades competentes. Se exceptan del alcance de esta norma los
vehculos que por medidas de seguridad deben prescindir de la utilizacin del
distintivo, previa autorizacin del titular de la entidad.

2.2.11.6 Codificacin.

Se establecer una codificacin que permita el control de todos los activos fijos
de la empresa.

Cualquier tipo de codificacin que se establezca se har de acuerdo a las

disposiciones de la empresa. Todo activo fijo llevar impreso el cdigo
correspondiente, en una parte visible, de modo que permita su identificacin

2.2.11.7 Ventas.

Toda enajenacin de activos fijos de propiedad de la empresa, se efectuar por

medio de remates pblicos y de conformidad con lo que dispongan los
procedimientos y reglamentos que rijan esta actividad.

La enajenacin de activos fijos se realizar a base de un avalo previamente

establecido por un tcnico del organismo competente, y de conformidad con lo
que establecen las leyes, los reglamentos o cualquier otra disposicin
pertinente. De la accin realizada se dejar constancia por escrito.

2.2.12 Pasivos.

2.2.12.1 Sistema de registro.

Se establecern registros detallados que permitan el control y la clasificacin

de las cuentas del pasivo a corto y largo plazo.

Las caractersticas de los pasivos estn dadas por las condiciones particulares
de cada uno de ellos. Se pueden identificar, adeudos u obligaciones a corto o
largo plazo, por los tipos de inters, las garantas otorgadas as como una
clasificacin de acuerdo a su origen. Los requisitos de clasificacin exigen
informacin detallada y precisa en cuanto al origen, caractersticas y situacin
de cada una de las cuentas y documentos por pagar, retenciones, prstamos y
otras obligaciones contradas por las entidades. El mantenimiento de controles
detallados sobre cada una de las cuentas del pasivo permite su comprobacin
posterior y facilita informaciones actualizadas y alertar oportunamente a los
responsables sobre los vencimientos. Tambin debern facilitar la conciliacin
de las cuentas auxiliares, con las cuentas de control y posibilitar efectuar
confirmaciones.

2.2.12.2 Autorizacin.

El funcionario facultado por autoridad competente, ser el responsable de la

autorizacin de las transacciones y operaciones que originen compromisos y
obligaciones.

La adopcin de compromisos y obligaciones se sujetar a las disposiciones

vigentes y se ceir a los programas establecidos. Se especificarn los
funcionarios competentes para incurrir en compromisos u obligaciones y se
fijarn montos mximos y mnimos dentro de los cuales ejercern su
competencia. Es necesario prevenir los conflictos de inters que puedan surgir
en esta rea. Los funcionarios responsables de la autorizacin deben ser
independientes del registro y control de las obligaciones

2.2.12.3 Conciliaciones peridicas.

De manera peridica se efectuarn conciliaciones de los registros auxiliares de

las cuentas y documentos por pagar, prstamos y otras obligaciones con el
mayor general.documentos por pagar, prstamos y otras obligaciones con el
mayor general. documentos por pagar, prstamos y otras obligaciones con el
mayor general.

La conciliacin peridica de las cuentas del pasivo permite alertar a los

responsables sobre el cumplimiento de los pagos e informar sobre los saldos y
vencimientos en forma oportuna. Las conciliaciones debern ser realizadas por
un empleado independiente de las funciones de registro de obligaciones y del
manejo de efectivo. Es necesario dejar constancia por escrito de la actividad
realizada y su frecuencia puede ser mensual.

2.2.12.4 ndice de vencimientos.

Se establecer un sistema de informacin respecto de los vencimientos de las

obligaciones.

El informe mensual de vencimientos permite un control actualizado de las

obligaciones que tiene la entidad, para que sean pagadas en forma oportuna.
Tambin facilita la programacin del efectivo o la bsqueda de alternativas de
financiamiento. La toma de decisiones por parte de los ejecutivos de la entidad
ser factible y evaluacin de su gestin ms objetiva.

2.2.12.5 Ingresos.
2.2.12.6 Sistema de registro.

Se establecern registros detallados de todos los ingresos, contabilizndolos

inmediatamente a su recepcin y clasificndolos segn su fuente de origen.

La contabilizacin oportuna de los ingresos garantiza la confiabilidad de la

informacin que se obtenga sobre el disponible y sirve de base para la toma de
decisiones. La contabilizacin debe ser efectuada por una persona
independiente del manejo de efectivo a base de la copia o resumen de los
recibos emitidos. El sistema de registro regular los procedimientos,
especificar las responsabilidades, reunir las caractersticas y contendr la
informacin necesaria para su identificacin, clasificacin y control

2.2.12.7 Formularios Pre-numerados.

Todos los ingresos estarn respaldados por formularios pre-numerados y

contendrn la informacin necesaria para su identificacin, clasificacin y
control.

El control y numeracin de los formularios de ingreso, evita el mal uso que

pueda drselas y disminuye la posibilidad de irregularidades. Los formularios
no utilizados o en blanco, estarn bajo la custodia de un empleado responsable
de su correcto manejo. Se archivarn las copias en orden numrico, incluidas
aquellas que por cualquier concepto fueren anuladas, debiendo en este caso,
hacer constar el motivo de la anulacin. El original del formulario se entregar a
la persona que efectu el pago.