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Chapitre cinq

COMPTABILITE ET
GESTION FINANCIERE

Bien tenir ses comptes est


impratif

Une bonne gestion est source


de confiance

Le bnvolat nimplique pas


lirresponsabilit

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Ce chapitre comprend deux volets essentiels : lorganisation de
la comptabilit et la gestion financire, cest dire
ltablissement du budget et lorientation des dpenses en fonc-
tions des objectifs retenus par le Conseil dadministration.

LA TENUE DES COMPTES DE VOTRE ASSOCIATION


Il est impratif de bien tenir ses comptes.
La comptabilit
- fournit les informations ncessaires au suivi et au contrle des
activits de l'association,
- permet d'enregistrer les recettes et de rendre compte de l'emploi
des ressources,
- constitue un moyen de preuve en cas de contrle fiscal,
- fait apparatre les besoins de financement,
- permet d'obtenir une image de l'volution de la situation finan-
cire sur plusieurs annes.
En rsum, la comptabilit est un moyen de gestion indispensable au
bon fonctionnement de votre association.

L'ORGANISATION DE LA COMPTABILITE.
Le prsent paragraphe vous propose un systme simple, bas sur
une comptabilit de trsorerie, pouvant tre mis en uvre par
une personne n'ayant pas de connaissances comptables.
La tenue d'une comptabilit ne ncessite pas l'achat de registres co-
teux.
Vous pouvez tenir vos comptes sur un ou plusieurs registres ou cahiers
cousus, ou sur informatique, ou enregistrer manuellement les opra-
tions sur des tableaux pr-imprims (par exemple en photocopiant les
modles proposs dans les fiches prsentes en fin de chapitre).
Si les journaux comptables sont constitus de feuillets mobiles, il est
conseill d'en numroter les pages et de les classer par exercice comp-
table (dans un classeur ou dans un dossier), en sparant :

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- les journaux de trsorerie,
- les pices justificatives,
- les extraits de compte reus des banques,
- les tats financiers annuels (bilan, compte de rsultat, budget,...).
Il est conseill de conserver tous les documents comptables et les pi-
ces justificatives pendant plusieurs annes (souvent 4 ans, dure varia-
ble en fonction des lgislations nationales).

LES JOURNAUX DE TRESORERIE


Les livres comptables sont constitus par un ou plusieurs journaux de
trsorerie o sont enregistres chronologiquement et en dtail chacune
des oprations financires ralises par l'association.
Les journaux de trsorerie peuvent tre tenus la main (criture ma-
nuscrite l'encre), ou dactylographis, ou saisis sur informatique.
Il est conseill de tenir un journal de trsorerie pour chaque compte
ouvert dans un tablissement bancaire au nom de l'association (compte
courant ou compte d'pargne), et un journal de caisse si votre associa-
tion ralise des oprations en espces.
La fiche N5.1 prsente un exemple de journal de trsorerie.
Il y a lieu de prvoir pour chaque opration :
- la date de l'opration,
- le numro d'ordre,
- le libell,
- l'indication du montant de la recette dans la colonne entre ou de
la dpense dans la colonne sortie ,
- et de renseigner la colonne solde .
Rgie davance et Journal de caisse.
Il nexiste pas toujours de banque proche et il arrive que des sommes
soient conserves en espces.
Souvent des cotisations reues avec retard ne donnent pas lieu ver-
sement sur le compte et sont affectes une caisse constituant la rgie
davances.

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Destine couvrir de menus frais, cette rgie davance, le plus souvent
tenue par le trsorier, doit tre parfois r-alimente partir du compte
en banque ou du compte postal.
1. Le montant des espces dtenues dans la caisse au premier jour de
l'exercice comptable est enregistr dans la colonne "solde",
2. Chaque opration financire est enregistre dans l'ordre chronologi-
que, dans la colonne approprie : "recettes" ou "dpenses",
3. Le solde en caisse est calcul si possible aprs chaque mouvement ;
il doit tre frquemment vrifi avec les espces se trouvant dans la
caisse (chaque comptage pourra tre mentionn sur le journal de
caisse).
Attention : le fait quune dpense soit consigne dans le journal de
caisse et que la rgie davance soit tenue par le trsorier ne dis-
pense pas de la fourniture de pices justificatives.

LES PIECES COMPTABLES JUSTIFICATIVES.


Toutes les oprations enregistres sur les diffrents journaux de trso-
rerie doivent tre imprativement justifies par un document compta-
ble.
Il est conseill de numroter chaque mouvement de trsorerie (dpense
ou recette) et de reporter ce numro sur chacune des pices justificati-
ves, qui seront classes par numro d'ordre.
Cette rgle ne doit comporter aucune exception, en particulier pour les
dpenses qui doivent toujours faire l'objet d'un justificatif. Si pour les
petites sommes un ticket de caisse peut tre suffisant, il est ncessaire
que les dpenses importantes soient justifies par une facture.
Les pices comptables, en particulier les factures, doivent tre des ori-
ginaux. Les photocopies ne sont pas admises.
Attention !
Si votre association rembourse certains administrateurs des frais
qui ne peuvent tre justifis par une facture (tels que dpenses de
tlphone), il est vivement conseill de leur demander d'tablir une
demande de remboursement comportant leurs nom et adresse ainsi
que la date et leur signature.

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Encadr 5.1. Conseils concernant les pices justificatives
Si, pour certaines petites dpenses, vous ne disposez que de
simples bordereaux comme pices justificatives, prenez la prcau-
tion de faire viser ces bordereaux par deux personnes. Le principe
de la double signature sera galement appliqu pour les rembour-
sements des frais engags par tel ou tel administrateur .Certains
frais, comme taxi ou tlphone, ne peuvent pas tre accompa-
gnes de pices justificatives. Pour une plus grande transparence,
il est vivement conseill de faire tablir pour ces petites dpenses
une demande de remboursement comportant le nom et l'adresse,
la date et la signature de l'intress. Cette pice sera vise par
deux administrateurs dont le Prsident.
Lors de l'enregistrement des critures sur les livres de trsorerie
de l'association, il est utile de vrifier :
- la conformit de chaque dpense avec l'objet de l'association,
- la force probante de la pice justificative (un paiement ne doit
pas pouvoir tre considr comme une distribution de bnfices
ou constituer un salaire masqu).

LA GESTION FINANCIERE

LES MOYENS DES APE


Les membres lus des APE ne peroivent aucune rmunration, toutes
les fonctions tant bnvoles.
La plus grande partie des recettes proviennent des cotisations des pa-
rents. Celles ci sont le plus souvent collectes par les membres du Bu-
reau; et parfois par le directeur ou le chef d'tablissement. En gnral,
cette cotisation annuelle est demande ds l'inscription de l'lve
l'cole, la rentre, et est exige avant la fin du premier trimestre.
Les APE locales reversent un pourcentage des cotisations perues aux
instances provinciales et nationales, souvent de l'ordre de 5%.
La fiche N 5.2 rcapitule les ressources dune APE.
LE VRAI ROLE DU TRESORIER
Contrairement ce que l'on peut penser, les comptables ne font pas
forcment les meilleurs trsoriers.

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La mission du trsorier est de permettre l'association de respecter,
dans le domaine financier, trois objectifs prioritaires : la rgularit, la
scurit et l'efficacit.
La rgularit : veiller au respect des lois et des textes rglementai-
res ;
La scurit : sauvegarder le patrimoine et la prennit de l'associa-
tion ; en particulier le trsorier doit :
- surveiller l'quilibre de la situation financire de l'associa-
tion ;
- donner son avis sur les dpenses importantes, exceptionnelles
ou nouvelles ;
- informer rgulirement le Conseil d'Administration de la si-
tuation financire ;
- faire rentrer les recettes (adhsions, cotisations, subventions
...).
L'efficacit : le trsorier est avant tout un gestionnaire qui doit tra-
duire financirement une volont politique, et proposer des actions
pour raliser les objectifs de l'association et pour la dvelopper.
Le trsorier doit inciter le Conseil d'Administration utiliser les res-
sources financires pour raliser l'objet de l'association qui ne doit ja-
mais tre perdu de vue.
Le trsorier doit tre impliqu dans les dcisions du Conseil d'Admi-
nistration. Son rle ne doit pas se rduire celui d'un teneur de li-
vres .
Lquilibre du rsultat comptable
Le trsorier s'assure en permanence que les dpenses de l'association
sont couvertes par ses recettes. Il doit faire partager cet objectif par le
Conseil d'Administration
Lquilibre du rsultat de chaque exercice
L'quilibre du rsultat comptable est l'objectif affich : le rsultat
comptable doit tre le plus prs possible de zro , il sera en ralit
lgrement bnficiaire ou dficitaire.
Cet objectif d'quilibre peut tre assoupli en fonction :

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- des rsultats des annes antrieures : on peut prvoir un exercice d-
ficitaire si les exercices prcdents ont t bnficiaires, ce qui a per-
mis de constituer des rserves,
- de lge de l'association : les comptes d'une nouvelle association sont
au dpart souvent dficitaires : les cots d'une nouvelle implantation
(bulletins d'adhsion et professions de foi) sont lourds par rapport au
nombre d'adhrents probables des premires annes.
L'quilibre de chaque activit
Si votre association ralise des activits accessoires (dition d'un jour-
nal, bourse aux livres, organisation de kermesse, de congrs...), il est
souhaitable que le rsultat de chaque activit soit quilibr (les dpen-
ses de chaque activit doivent tre couvertes par ses recettes propres).
Ceci vitera, en cas d'arrt d'une de ces activits, de mettre votre asso-
ciation en difficult. Cela nempche pas que certaines activits qui
permettent, en principe, de gnrer quelques excdents (achats groups
de livre, kermesses, tombolas) puissent servir lquilibre dautres
plus sensibles.
L'quilibre du budget de fonctionnement
Il est souhaitable que le budget de fonctionnement soit quilibr : les
recettes appeles aussi produits, doivent couvrir les dpenses ou char-
ges.
Produits (recettes) les plus courantes :
- les cotisations des adhrents (que vous recevrez principalement en
dbut d'anne scolaire) ;
- les subventions (de la mairie, demander ds le dbut de l'anne
civile, des oprateurs conomiques comme l'association des com-
merants, ....) ;
- les recettes et bnfices des diverses activits organises par lAPE
( kermesse, tombola, ).
Charges et dpenses de fonctionnement prvoir :
- les frais de fonctionnement du Bureau ;
- les dpenses relatives la vie de lassociation :

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- les contributions au fonctionnement de lcole et au financement
des projets
- les cotisations verser aux autres instances de l'APE ou, pour
l'APE nationale, la FAPE ;
- lamortissement des investissements (quipement, travaux, ).

LA PRESENTATION DES COMPTES

L'ETABLISSEMENT DES COMPTES ANNUELS

La date d'arrt des comptes


Les comptes sont arrts une fois par an, une date fixe dfinie libre-
ment par les statuts ou les dirigeants de lassociation (larrt des comp-
tes n'est pas obligatoirement effectu le 31 dcembre).
Il est souhaitable, mais non obligatoire, que les comptes annuels refl-
tent les oprations financires effectues par votre association durant
une anne scolaire.
La priode comprise entre deux dates d'arrt est un exercice
comptable.
La forme des comptes annuels
Mme si votre association nest pas tenue de prsenter ses comptes an-
nuels selon les principes comptables, il est conseill d'utiliser la pr-
sentation habituelle des comptes annuels des socits commerciales,
afin den faciliter la comprhension.
Les documents comptables annuels tablis par votre association pour-
ront comporter :
- un bilan financier, prsentant la situation patrimoniale de votre as-
sociation la date d'arrt des comptes
- un compte de rsultat, prsentant d'une part le total des recettes (ou
produits), d'autre part le total des dpenses (ou charges), d'un exercice
comptable, et le rsultat qui en dcoule,
- un budget prvisionnel pour l'exercice suivant.
Ces documents comptables seront de prfrence dactylographis, car
ils sont destins tre remis vos adhrents et ventuellement l'or-
ganisme susceptible de vous subventionner.

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L'arrt comptable consiste prsenter sous forme de tableaux :
- la situation financire de l'association une date donne (sur le
bilan),
- les oprations financires ralises durant une priode comptable
(sur le compte de rsultats).
La clture des journaux de trsorerie
Les soldes en banque sont vrifis avec les extraits de compte reus de
chaque banque, les tats de rapprochement sont tablis par crit,
Les espces en caisse sont vrifies, le comptage est mentionn sur le
journal de caisse
Les recettes et les dpenses sont totalises pour chaque compte ban-
caire et pour la caisse.
Il est conseill de changer de page lors du changement d'exercice
comptable.
L'tablissement du compte de rsultat
Un exemple de compte de rsultat est donn dans la fiche N 5.4.
Le compte de rsultat est un tableau qui prsente la synthse des opra-
tions financires effectues durant la priode considre (appele exer-
cice comptable).
Il correspond donc au regroupement des oprations figurant sur les
journaux de trsorerie :
a) les recettes encaisses sont regroupes par nature ; il y a lieu de tota-
liser toutes les recettes de mme nature encaisses pendant l'exercice.
b) les dpenses payes sont regroupes par nature de la mme ma-
nire ; les regroupements sont effectus de faon donner une infor-
mation suffisamment dtaille sur l'origine des recettes et l'objet des
dpenses, en vitant cependant un excs de dtail.
Il y a lieu de vrifier que le total des recettes et celui des dpenses re-
groupes dans le compte de rsultat sont gaux la somme des totaux
(recettes et dpenses) des diffrents journaux de trsorerie. Aucune
compensation ne doit tre effectue, afin de respecter l'un des principes
comptables : la rgle de non compensation des oprations.

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Le rsultat de l'exercice est bien videmment gal la diffrence entre
les produits et les charges. Le bnfice ralis par une association est
appel excdent , la perte est nomme dficit .
L'tablissement du bilan financier annuel
Un exemple de bilan est donn dans la fiche N5.5
Le bilan prsente la situation financire la date de l'arrt comptable.
C'est un tableau comportant deux sections:
- l'actif, qui dtaille les avoirs de l'association, la date exacte d'arrt
des comptes : le montant des sommes dposes sur les comptes bancai-
res ou sur les comptes d'pargne et les espces dtenues en caisse.
- le passif. Les associations caractre non lucratif n'tant pas tenues
de suivre les rgles comptables du Code de Commerce, vous pouvez ne
pas indiquer les dettes de votre association (qui seront enregistres
dans les dpenses de l'exercice de leur paiement).
La diffrence entre l'actif et les dettes reprsente le patrimoine, appel
situation nette , qu'il est d'usage de porter au passif (pour prsenter
un tableau quilibr).
La vrification indispensable effectuer est l'augmentation du patri-
moine (la situation nette) durant l'exercice, que l'on obtient en calculant
la diffrence entre :
- la situation nette apparaissant au bilan arrt la date de clture ;
- la situation nette apparaissant au bilan prcdent, qui doit tre
identique au rsultat apparaissant sur le compte de rsultat de
l'exercice.
Attention !
Le bilan devant reprsenter le patrimoine total de l'association,
il ne faut pas oublier d'y faire figurer tous les actifs de votre as-
sociation : les fonds dposs la banque, mais aussi les espces,
et surtout les comptes d'pargne. La prsentation d'un bilan ne
comportant l'actif que le solde en banque, alors que des som-
mes sont dposes sur un compte d'pargne, pourrait tre com-
par au dlit de prsentation de faux bilan, et pourrait avoir des
consquences dommageables, en particulier si les comptes an-
nuels sont remis des tiers (en cas de demande de subvention).

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L'tablissement du budget prvisionnel
Le budget doit tre tabli en se basant sur les donnes du compte de
rsultat de l'exercice prcdent, et en tenant compte des projets ou des
dcisions du Conseil d'administration (extension sur la commune voi-
sine, ouverture d'un nouveau lyce, lancement d'un journal d'informa-
tion ...).
Le budget a la mme prsentation que le compte de rsultat (dtail des
recettes, puis dtail des dpenses, et montant du rsultat). Il ne com-
porte pas de centimes.
Un budget prvisionnel doit normalement tre quilibr (rsultat pro-
che de zro), sauf dans des cas particuliers (nouvelle association, d-
pense importante dcide aprs des exercices bnficiaires qui ont
permis de mettre des fonds en rserve ...).
Le budget prvisionnel doit respecter la simple rgle de prudence :
les recettes peuvent tre lgrement sous estimes (on n'est ja-
mais certain de les encaisser) ;
les dpenses peuvent tenir compte dventuelles augmentations.
Pensez vrifier la cohrence des chiffres de votre budget prvisionnel
avec ceux de l'exercice prcdent : toute variation importante doit pou-
voir tre explique, tant au cours de l'Assemble Gnrale, qu' ceux
qui vous demandez une subvention.
Votre budget doit faire apparatre clairement le montant de la ou des
subventions qui seront demandes (il est parfois ncessaire de deman-
der une somme suprieure celle que l'on espre rellement obtenir).
Vous aurez plus de chance d'obtenir une subvention si votre bud-
get est quilibr (rsultat gal zro franc), ou lgrement dfici-
taire.

LE CONTROLE EXTERNE, COMMISSARIAT AUX COMPTES


Toute association ou groupement qui reoit des fonds de ses membres
ou des subventions de l'extrieur doit avoir un organe de contrle : le
commissariat aux comptes. Cet organe est compos de deux ou trois
membres. Il est charg de la vrification des comptes de l'association.

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Les commissaires aux comptes ne sigent pas au Conseil d'administra-
tion. Ils peuvent tout moment demander que tous les documents
comptables soient mis leur disposition pour en effectuer le contrle.
Les rsultats des contrles sont adresss en priorit aux dirigeants.
Un contrle devra tre fait au moins une fois par mandat du Prsident
et du Bureau, et se situer avant l'Assemble gnrale pour qu'il y soit
rendu compte.

LA PRESENTATION DES COMPTES A L'ASSEMBLEE


GENERALE
Selon les statuts, le rglement intrieur ou les usages de votre associa-
tion, les comptes annuels, bilan, compte de rsultat et budget prvi-
sionnel sont :
prpars par le trsorier de l'association,
vrifis par les commissaires aux comptes,
arrts par le Conseil d'administration au cours d'une runion du
Conseil,
prsents par le trsorier l'approbation de l'Assemble gn-
rale.
RESPONSABILITES ET CONTROLES

LA RESPONSABILITE DES DIRIGEANTS


Le dvouement et le dsintressement des dirigeants, l'exercice gratuit
de leur mandat, ne sont pas des raisons suffisantes pour les exonrer en
toutes circonstances de leurs responsabilits : le bnvolat n'implique
pas l'irresponsabilit.
Mise en cause de la responsabilit des dirigeants
La responsabilit individuelle des "dirigeants" d'une association peut
tre retenue par le tribunal dans les deux cas suivants :
lorsque l'association ne peut faire face au paiement de ses det-
tes ;
lorsque les dirigeants ont commis des fautes lourdes.

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Sur le plan pnal, les dirigeants peuvent tre inculps en cas :
d'actes commis au dtriment de l'association (dtournement de
fonds, abus de confiance ...) ;
d'infractions propres aux associations (absence de dclara-
tion,...) ;
et souvent de non respect des obligations sociales, fiscales, ou
comptables.
Qui sont les "dirigeants" de votre association ?
Il y a lieu de se rfrer aux statuts de l'association qui doivent dsigner
l'organe charg de la direction de l'association.
Le plus souvent, l'association est dirige par un Conseil d'administra-
tion compos d'administrateurs lus par l'Assemble gnrale. Tous les
administrateurs lus sont prsums dirigeants de l'association, qu'ils
soient chargs ou non de responsabilits ou de fonctions prcises, qu'ils
soient ou non membres du Bureau.
Par ailleurs, pourra tre considr comme dirigeant de fait, toute per-
sonne exerant au sein de l'association une activit de gestion ou de di-
rection, souverainement et en indpendance .
Rappel !
Toute opration financire doit tre conforme aux statuts :
les recettes doivent tre conformes aux "ressources" prvues
dans les statuts de l'association ;
les dpenses doivent tre conformes l'objet de l'association, et
ne procurer aucun avantage financier aux adhrents ou aux ad-
ministrateurs (attention au dlit d'abus de biens sociaux).
En conclusion, il est inutile de vous recommander de grer votre asso-
ciation en bon pre de famille et de s'interdire d'tre prte-nom des
fonctions d'administrateur.
Au contraire, l'acceptation des fonctions de dirigeant doit se traduire
par une participation effective la gestion de l'association, afin d'as-
sumer ces responsabilits en connaissance de cause.
En cas de dsaccord sur la gestion, un dirigeant peut manifester sa d-
sapprobation par une dmission. Il s'assurera que ce changement de di-

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rigeant a fait l'objet d'un crit transmis au Bureau et au Conseil d'admi-
nistration, car seule cette notification, opposable aux tiers, met fin offi-
ciellement ses responsabilits de dirigeant..
En cas de ngligence des nouveaux dirigeants, ou de dsaccord grave,
le dirigeant sortant peut adresser un courrier la Prfecture (et au be-
soin la banque et aux fournisseurs), pour les aviser de la cessation de
ses fonctions.
Que toutes ces recommandations ou mises en garde ne vous dtournent
cependant pas de votre volont de participer de manire dsintresse
la vie de votre association.
Leur but est de vous inciter le faire avec prudence et clairvoyance et
de veiller la mise en place d'un double contrle.

LE CONTROLE INTERNE
Il est du devoir du Conseil d'administration de surveiller la situation
financire de l'association.
Faire une confiance aveugle votre trsorier ou votre prsident
(mme si leur honntet est lgendaire), constitue une ngligence qui
pourrait tre reproche au Conseil, et dmontre un dsintrt qui n'est
d'ailleurs pas toujours apprci par les trsoriers.
Comme pour toutes les rgles de fonctionnement interne, il appartient
au Conseil d'administration de dfinir les modalits de contrle de la
situation financire.
A titre d'exemple, le trsorier peut prsenter chaque trimestre au
Conseil le compte de rsultat provisoire, compar avec le budget prvi-
sionnel.
Les documents comptables annuels prpars par le trsorier doivent
tre examins par les commissaires aux comptes et analyss par le
Conseil avant leur prsentation pour approbation l'Assemble Gn-
rale annuelle.
La sparation des fonctions financires
Afin de prserver la scurit financire de votre association, il est im-
portant de mettre en place la sparation des fonctions. Une seule per-
sonne ne doit pas pouvoir raliser des oprations financires seule et
sans contrle. Cependant, il peut tre dcid que les oprations finan-

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cires de faible montant (par exemple infrieures 30 000 francs CFA
puissent tre ralises par une seule personne, afin de ne pas alourdir
ou gner la gestion quotidienne.

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Encadr 5.2. Oprations financires ne devant pas tre ralises
par une seule personne
1 - Etablir des paiements :
Une rgle simple appliquer : la double signature dpose la banque ( partir
d'un certain montant).
2 - Passer des commandes :
Toute dpense importante doit tre dcide par au moins deux administrateurs
qui s'assureront :
- que la dpense est conforme l'objet de l'association ;
- que son montant n'est pas excessif, en fonction de la situation financire de
l'association ;
- que l'achat est ralis au meilleur prix pour la qualit ou le service attendu.
Tout achat crdit ou dure indtermine devrait donner lieu une com-
mande crite, ou un contrat crit tabli au nom de l'association (et prcisant
l'objet de la commande, le prix convenu, le dlai de livraison et de rglement).
Cet crit vite galement les risques de contestation avec le fournisseur.
3 - Recevoir les chques :
Par exemple, les chques d'adhsion devraient :
- tre rceptionns et enregistrs par le secrtaire (ou par le trsorier adjoint)
sur le registre des adhrents ;
- puis tre transmis au trsorier pour tre encaisss et enregistrs sur le journal
de banque.
4 - Surveiller les soldes des comptes en banque :
Une mthode facile : faire expdier les extraits de compte une personne diff-
rente (par exemple le prsident) que celle qui est charge de tenir le livre de
banque (en gnral le trsorier). Le prsident s'informe du solde du compte en
banque, puis il transmet l'extrait de compte au trsorier qui le vrifie avec ses
livres.
La sparation des fonctions doit permettre de rendre impossibles les dtourne-
ments les plus frquemment constats dans les associations :
- tablir et signer seul des chques son ordre ou l'ordre de proches, sans mo-
tif, allant jusqu' mettre le compte de l'association dcouvert, en particulier
lorsque les extraits de compte sont expdis par la banque chez l'metteur des
chques ;
- encaisser sur son compte personnel les chques dont l'ordre n'est pas rempli
(souvent les adhsions), sans les enregistrer sur le registre des adhrents ni sur
le journal de banque.

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CONCLUSION
La gestion financire constitue la pierre de touche de toute
Association : c'est en effet sur la gestion que l'Association se-
ra juge.
Pour prvenir tout reproche de laxisme, de favoritisme de
complaisance - pour ne pas parler de malversation - il y a lieu
d'adopter des rgles et des procdures rigoureuses, tant pour
la gestion des fonds propres de l'association que pour celle
des subventions et des contrats de partenariat.
Il faut encore que les responsables comptables, les trsoriers
mais aussi les commissaires aux comptes, soient bien forms
pour les tches qui leur incombent afin de garantir une ges-
tion financire saine et rigoureuse.
L'excution du budget doit tre conforme aux prvisions et
toute modification doit tre approuve par le Conseil d'ad-
ministration et le cas chant par le partenaire ou le bailleur
de fonds. Le cas chant, on n'hsitera pas faire appel des
professionnels pour clairer les dlibrations du Conseil.

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FICHE FAPE
N5.1 JOURNAL DE TRESORERIE

NOM DE L'ASSOCIATION EXERCICE COMPTABLE


adresse du sige social priode :
JOURNAL DE TRESORERIE (trac simple)

Descriptif de l'opration Dpenses Recettes Solde


Date Nature Libell
Report(1) 3456.70
08/04/97 Chque Photocopies 123.45
09/04/97 Chque Subvention 1234.56
09/04/97 Espce Timbres 23.00
12/04/97 Chque Location salle 40.00
15/04/97 Espce Tombola kermesse 354.00

Totaux

Il est possible d'affecter chaque opration un poste de dpense ou un poste de re-


cette (ajout d'une colonne "poste" au tableau prcdent). Des sous-totaux par postes
sont alors ralisables. Cette deuxime mthode permet de d'obtenir facilement un bi-
lan dont l'examen (comptabilit analytique) est prcieux pour une gestion financire
optimise de l'association (O passe l'argent? Qu'est-ce qui nous cote le plus? A
combien revient le journal? Etc.).
(1)Report du dernier solde de la page prcdente ou du solde de l'exercice prcdent.

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FICHE FAPE
RESSOURCES DUNE APE
5.2

Les ressources de lassociation sont constitues par :


- les cotisations et souscriptions des membres
les recettes provenant des manifestations et des activits lucratives
(kermesses, ftes scolaires, thtre, etc.)
les contributions des personnes physiques ou morales, nationales ou in-
ternationales
les recettes titre exceptionnel (autorises par la loi)
les subventions de lEtat ou Collectivits locales
les dons et legs.
Un budget doit tre quilibr en recette et en dpenses. Pour ce faire, si
les cotisations constituent lactif, les dpenses diverses comme le fonc-
tionnement de lassociation, lentretien et les rparations, divers investis-
sements et quipements, etc., en constituent le passif
A titre indicatif, voici les diffrents postes qui peuvent figurer au budget
dune association.
ACTIF PASSIF
Cotisations des membres Cotisations fdrales ou quote
part
Assurances
Assurances
Remboursement de la Fdration
Indemnit de dplacement aux re-
et de lUnion pour participation au
prsentants de lassociation, aux
congrs et des runions
runions et au congrs de la F-
Rsultats de collectes, bnfices dration
des ftes Appointement du personnel et du
Subvention de la Nation, de la R- secrtariat
gion, de la Commune Frais de correspondance, tl-
Vente de livres phone, imprims, circulaires, bulle-
tins.
Recettes diverses
Organisation de ftes, de rcep-
tions.
Subvention des organismes di-
vers
Achats de livres
NB : Concernant le sponsoring , il est dconseill aux associations membres de
la FAPE de rechercher un partenariat avec des socits qui dveloppent des pro-
duits contraires lthique et la morale de lenfant (alcool, tabac,)

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FICHE FAPE
5.3
BUDGET DUNE APE

Le budget dune association membre de la FAPE peut tre prsent comme suit.
Produits Charges
ou Ressources ou Emplois
ou Recettes ou Dpenses
Cotisations APE Fonctionnement du Bureau
Subventions APE (dpenses permanentes)

Dons et legs - fourniture + matriel


- lectricit
Recettes ou produits divers - eau
- vente de journaux - lubrifiants
- objets d'art - autres fournitures
- manifestations culturelles - Services consomms
- kermesse - PTT + presse
- salons de thtre - frais financiers et de ges-
- tombola tion(compte bancaire)
- marachage - autres charges + pertes di-
- travaux manuel verses

Frais divers
- personnel
- formation
- mission
- transport
- frais et taxes

Investissement
- matriel informatique
- entretien du sige (bti-
ments)
- autres travaux et presta-
tions

111
FICHE FAPE
N5.4 LE COMPTE DE RESULTAT

NOM DE L'ASSOCIATION EXERCICE COMPTABLE


adresse du sige social priode :
COMPTE DE RESULTAT
RECETTES ENCAISSEES
Versements reus des adhrents  13680.00
Cotisations 12500.00
Abonnements la revue 480.00
dons 700.00
Subventions reues  8500.00
Subvention de la mairie 6000.00
Subvention pour le forum des mtiers 2500.00
Autres produits  4460.00
Ventes de livres 3750.00
Location de livres 350.00
Vente de porte-documents 360.00
TOTAL RECETTES ENCAISSEES 26640.00 26640.00
CHARGES PAYEES
Charges de fonctionnement  5468.50
Affranchissements 3800.00
Remboursements timbres au Bureau 354.00
Tlphone/fax 350.00
Photocopies 540.00
Fournitures de bureau 124.50
Assurance responsabilit civile 300.00
Cot des imprims distribus  2400.00
Bulletins de rentre 900.00
Photocopies pour tract d'information 1500.00
Reversement au comit sectoriel  2040.00
Cotisation au comit 1560.00
Abonnements la revue 480.00
Cot des produits divers  5400.00
Achats de livres 1250.00
Organisation du forum des mtiers 4150.00
TOTAL CHARGES PAYEES 15308.50 15308.50
RESULTATS EXCEDENTAIRE 11331.50

112
FICHE FAPE
N5.5 BILAN FINANCIER ANNUEL

NOM DE L'ASSOCIATION EXERCICE COMPTABLE


adresse du sige social priode :

BILAN FINANCIER au 31 mars 1997

ACTIF
Valeurs bru- Amortisse- Valeurs
tes ments nettes
Disponibilits au 31 mars 1997 15203.51
Compte Nom de la banque 4212.14
Livret d'pargne de 5000.00
Autres placements 5134.17
Espces en caisse 857.20

TOTAL ACTIF 15203.51 0.00 15203.51

PASSIF
Situation nette
Rserves au 31 mars 1996 13023.07
Rsultat du dernier exercice 2180.44
Situation nette au 31 mars 1997 15203.51 15203.51

TOTAL PASSIF 15203.51 15203.51

L'ACTIF doit dtailler tous les avoirs de l'association la date exacte d'arrt des
comptes
LA SITUATION NETTE correspond au total du patrimoine de l'association la date
exacte d'arrt des comptes

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