AUDITORA EMPRESA XXX S.

PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

Los objetivos de la empresa XXX S.A que movilizan el proceso de compras son los siguientes:

1. Racionalizar costos y gastos

Para el proceso de compras se deben analizar diferentes proveedores y mercados en

donde se evalu la calidad y el precio de medicamentos con la finalidad de verificar que
estos se encuentren certificados, en buenas condiciones, que perduren, que tengan
garanta y se obtengan a buenos precios.

Adicionalmente todas las compras que se efecten por la compaa deben ir acompaadas
de un formato que soporte y justifique dicho gasto, formato que debe ser evaluado por el
responsable del rea, este procedimiento adems evita que la compaa incurra en gastos
y costos innecesarios.

2. Asegurar el portafolio de productos y servicios competitivos

Los proveedores son esenciales para generar un portafolio competitivo en base a los
productos que le suministran a la empresa XXX por consiguiente se evaluaran los
siguientes aspectos:

-Precio: Es el valor en el que van incurrir cada uno de los clientes, la implementacin de los
precios proviene de los costos y gastos en que se incurrieron por ello es importante para la
compaa comprar de manera adecuada y pertinente que permitan ser competitivos en
precio.

-Calidad: Los medicamentos ofrecidos deben estar plenamente certificados, avalados y

que cumplan las condiciones que establecen las normas ISO 9001 y 14001 ofreciendo
tranquilidad y confianza al cliente.

-Variedad: Se debe contar con diversificacin de productos que permita fortalecer el

negocio y a su vez fidelizar a los clientes quienes optaran en comprarlos productos que
ofrece la empresa, debido a que se cuenta con los medicamentos que en su momento
necesitan y no deben recurrir a la competencia.

-Disponibilidad: Adems de contar con variedad de medicamentos se debe establecer un

stock mnimo de inventarios con el propsito de que no se agote y no se pierdan clientes si
no al contrario se afiancen teniendo conocimiento previo de que pueden adquirir lo que
necesitan en cualquier momento.
NOTA:

La totalidad del inventario no debe haber superado la fecha de vencimiento haciendo

cumplimiento a las polticas en donde se har devolucin con posterioridad de dicha fecha,
adicionalmente debe estar en buenas condiciones para su consumo y/o venta.

3. Desarrollar alianzas y convenios comerciales con proveedores y terceros

Desarrollar Alianzas con proveedores generara fidelizacin con el proveedor, obteniendo

medicamentos a bajo precio relacionado con la racionalizacin de costos y gastos
permitiendo los recursos en la ID fortalecindose competitivamente como una empresa
slida y generadora de valor agregado , se contara con mayor suministro de inventario, si
en bodega el stock mnimo de una referencia de medicamentos est al lmite se
contactara al proveedor y se solicitara nuevamente el producto para que no se agote o
supere el stock estipulado.

OBJETIVO GENERAL

Evaluar el rea de compras de XXX S.A. para el perodo en curso, que finalizar el 31 de
diciembre de 20xx de acuerdo a las polticas emitidas por la organizacin y dems normas
que regulen este proceso.

El alcance de nuestro trabajo estar basado en las normas internacionales de auditora y

se realizar en base a los siguientes aspectos:

- Verificar la razonabilidad de las compras de la organizacin que se efectuaron durante el

perodo

- Verificar que se estn aplicando las polticas planteadas por el rea de compras para la
aprobacin de los proveedores

- Analizar que las compras efectuadas estn registradas y legalizadas conforme a la

normatividad que regula este proceso, Anexando la documentacin fsica que respalda
dicha transaccin

-Evaluar la eficiencia de los procedimientos de compras basndose en las polticas

planteadas por la empresa, consecuentemente se pretende mantener un estimado
mnimo de stock en inventario para disponer del producto en el momento en que lo
solicite el cliente

Se realizar la Auditora aplicando los lineamientos planteados por las Normas

Internacionales de Auditora y dems normas apropiadas que permitan recopilar evidencia
suficiente y competente para emitir un juicio razonable para la junta directiva con el fin de
mejorar los procedimientos aumentando la eficiencia y eficacia en cada uno de ellos y
generar valores agregados que conlleven a reducir errores significativos e importantes.
Con el fin de optimizar los recursos se revisarn los procedimientos de compras con mayor
relevancia dado a la imposibilidad de considerar la totalidad de los procesos, partiendo de
la materialidad que tiene el rea:

Durante el ao las compras de la empresa XXX S.A representan $411.533.721.230 en pesos

colombianos, distribuidos en 30 proveedores de la siguiente manera

Proveedor Valor Compra Representacin Muestra

1 $ 35.797.603.940 8,69858% 17
2 $ 40.087.734.320 9,74106% 19
3 $ 41.717.960.970 10,13719% 20
4 $ 35.826.723.070 8,70566% 17
5 $ 41.071.397.710 9,98008% 20
6 $ 44.981.847.890 10,93029% 22
7 $ 40.450.911.610 9,82931% 20
8 $ 5.945.879.710 1,44481% 3
9 $ 5.964.486.480 1,44933% 3
10 $ 5.043.573.510 1,22556% 2
11 $ 5.773.244.120 1,40286% 3
12 $ 5.788.860.210 1,40666% 3
13 $ 5.751.588.560 1,39760% 3
14 $ 6.383.391.340 1,55112% 3
15 $ 5.582.893.150 1,35661% 3
16 $ 5.895.944.830 1,43268% 3
17 $ 6.007.304.310 1,45974% 3
18 $ 5.956.678.030 1,44743% 3
19 $ 6.013.424.460 1,46122% 3
20 $ 5.673.678.630 1,37867% 3
21 $ 5.245.922.250 1,27472% 3
22 $ 5.970.657.410 1,45083% 3
23 $ 5.979.043.730 1,45287% 3
24 $ 4.775.183.320 1,16034% 2
25 $ 5.307.277.850 1,28963% 3
26 $ 5.758.879.730 1,39937% 3
27 $ 5.198.696.760 1,26325% 3
28 $ 5.900.199.900 1,43371% 3
29 $ 5.812.111.290 1,41230% 3
30 $ 5.870.622.140 1,42652% 3
Total general $ 411.533.721.230 100% 200
 Compras
10.00000%

8.00000%

6.00000%
Representacin
4.00000%

2.00000%

0.00000%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112131415161718192021222324252627282930

Para emitir un juicio razonable, se conform un equipo Auditor, Integrado por los
siguientes profesionales Edgar Lpez, Erik Sotelo y Wilson Franco, personas idneas con la
formacin adecuada y experiencia suficiente y competente para evaluar el proceso de
compras; los cuales se apoyarn de la informacin suministrada por la organizacin para
obtener la evidencia necesaria, que permita lograr el alcance de la auditora.

El equipo auditor para realizar el anlisis de el proceso de compras se fundamento en una

muestra seleccionada para ello se opto por la muestra aleatoria estratificada
seleccionada en donde se dividi la totalidad de las compras en dos grupos, conformados
de la siguiente manera

1. siete proveedores que mayor porcentaje de participacin sumando el 68.02 %

2 .veinte y tres proveedores restantes que representa el 31.98 % restante

posteriormente se aplico un muestreo aleatorio simple seleccionando 200 registros

distribuidos en la totalidad de los proveedores asignando y eligiendo registros por cada
proveedor acorde a su participacin de su respectivo grupo
 FLUJOGRAMASPROCESO DE COMPRAS

EVALUACION Y SELECCIN DE PROVEEDORES

NEGOCIAR PROPUESTAS PROVEEDORES

REGISTRO DE CONDICIONES Y/O NOVEDADES

NEGOCIACION EXHIBICIONES ADICIONALES

PROGRAMA DE AUDITORIA

AUDITORIA DE COMPRAS

OBJETIVO GENERAL:

Evaluar la eficacia y eficiencia del proceso de compras verificando el cumplimiento de las

polticas organizacionales para emitir un juicio razonable encaminado a la correcta toma de
decisiones en beneficio de la empresa XXX S.A.

PROCEDIMIENTO 1:

SEGURIDAD DEL PRODUCTO EN INVENTARIO.

Objetivo: Evaluar los criterios y la idoneidad del comit de compras para la seleccin de los
productos y certificar que las actas se encuentren debidamente soportadas y firmadas por los
responsables, garantizando la calidad del producto cumpliendo los requerimientos de las
normas ISO

Pruebas:

1. Verificar y analizar la acreditacin educativa y experiencia profesional de cada miembro del

comit validando su competencia idnea para las funciones asignadas, se solicitaran las
certificaciones que avalen su formacin y experiencia laboral

2. Revisar cada criterio, su mtodo de evaluacin y el porqu de la asignacin de dicho

criterio corroborando si es relevante e influyente para la seleccin de productos, para la
respectiva revisin se observaran las polticas y procedimientos correspondientes al proceso.

3. Solicitar y revisar las actas de cada reunin validando si se encuentran previamente firmadas
por los responsables y no presentan alteraciones de informacin.

PROCEDIMIENTO 2:

CONFIABILIDAD DEL PROVEEDOR SELECCIONADO

Objetivo: Verificar el cumplimiento planteado por las polticas para la evaluacin de los
proveedores, la documentacin y disposiciones legales de cada uno de ellos

Pruebas:

1. Analizar los procedimientos de evaluacin y el cumplimiento de los requerimientos

establecidos en las polticas de la organizacin para la seleccin de cada proveedor, mediante
un cuestionario realizado al responsable del proceso

2. Examinar la documentacin de cada proveedor para garantizar su acreditacin y no

presente inconsistencias que perjudiquen las relaciones comerciales.

3. Consultar en la cmara de comercio para verificar la situacin de cada proveedor

PROCEDIMIENTO 3:

NEGOCIACIN DE COMPRAS

Objetivo: Analizar los parmetros establecidos para las negociaciones y que estos se
encuentren acordes a las propuestas planteadas y se puedan realizar de acuerdo a la situacin
financiera de la organizacin

Pruebas:

1. Validar que los puntos acordados en los contratos estn alineados con las polticas de la
organizacin

2. Verificar la capacidad de la organizacin para responder a los contratos y negociaciones

efectuadas con el fin de poder responder y que no afecte la liquidez y exista exceso de
inventario, como referencia para validar la capacidad con la que cuenta la organizacin se
revisaran los extractos bancarios y los movimientos en cuanta de cada periodo.

3. Corroborar que las propuestas sean razonables y se ajusten a la necesidad de la

organizacin para el desarrollo de su objeto social ,valorando 10 contratos posteriores
realizados con proveedores .

PROCEDIMIENTO 4:

LEGALIDAD Y DILIGENCIAMIENTO DE NEGOCIACIN

Objetivo: Validar que las negociaciones cumplan con lo establecido en las polticas y estn
permitidas por el marco normativo legal colombiano y que el formato est debidamente
diligenciado

Pruebas

1. Revisar las compras realizadas y el soporte o contrato de negociacin que respalde la

transaccin realizada y verificar que se encuentre con las firmas correspondientes.

2. Verificar que cada punto y acuerdo pactado este contemplado en lo permitido por la ley y
no vulnere normas legales.

PROCEDIMIENTO 5:

DILIGENCIAMIENTO DE LA ORDEN DE PEDIDO

Objetivo: Evaluar el control de los pedidos y el abastecimiento de cada uno

Pruebas:

1.Verficar que la orden de pedido se realiza en el momento adecuado ,se solicitara al rea
contable el movimiento de 3 productos diferentes y se realizara un cuestionario al encargado
de realizar las ordenes .

2.Revisar las ordenes de pedido vs facturas de proveedores para verificar que no se presenten
alteraciones y diferencias

3.Validar con recursos humanos y la administracin si hay personal encargado de revisar los
productos despachados por el proveedor son realmente los que se pidieron.
PROCEDIMIENTO 6:

SEGUIMIENTO DE CONTRATOS CON PROVEEDORES

Objetivo: Analizar que los acuerdos de negociacin de compras pactados estn acordes a las
polticas de la organizacin

Pruebas:

1. Verificar que est debidamente diligenciado el formato de acuerdo con proveedores y

firmado tanto por la empresa como por el proveedor con el respectivo.

2. Revisar facturas de compra recientes validando que estn acordes a lo estipulado en el

contrato

3. corroborar con los proveedores que las compras efectuadas realmente fueron realizadas

PROCEDIMIENTO 7:

ANALISIS DE MOVIMIENTO DEL EFECTIVO

Objetivo: Evaluar la recuperacin de la inversin en las compras de inventario de la

organizacin

Pruebas:

1. Evaluar las entradas y salidas de inventario

2. Analizar los tiempos y cifras de cada pago realizado a proveedores vs el dinero recibido por
clientes ,se solicitara un informe de los ltimos periodos a contabilidad

3. Analizar si la empresa cuenta con dinero suficiente que provenga de los clientes para hacer
el pago a proveedores y no tenga que recurrir a prstamos ,se revisara las entradas de dinero y
de donde proviene para ello el grupo auditor se apoyara en los extractos bancarios.

PROCEDIMIENTO 8:

DEVOLUCINES INVENTARIO

Objetivo: Realizar un comparativo de la devolucin de mercanca de los dos ltimos aos

obteniendo la variacin que hubo de un ao a otro ,adicionalmente evaluar los motivos y
causas que la generaron .

Pruebas:

1. Comparar las devoluciones del ao vs las del ao anterior,

2. Evaluar las devoluciones y que present cada producto y con qu frecuencia se presentaron,
y consultar al responsable de las devoluciones cuales fueron los motivos para realizar la
devolucin.
HALLAZGOS

1. COMPRAS POR URGENCIA OMITIENDO LAS POLITICAS

CONDICIN:

En muchas ocasiones se realizaron compras sin tener en cuenta las polticas planteadas por la
organizacin

CRITERIO:

Dicho hallazgo ha incurrido en mayor costo de adquisicin de los medicamentos

CAUSA:

En la gran mayora de casos se present por el tema de urgencia del producto

EFECTO:

Como consecuencia incrementar el precio de venta para solventar el elevado costo de

adquisicin de los productos

RECOMENDACIN:

Evaluar aquellos productos de mayor rotacin durante el perodo, a estos mantenerlos en

stop mayor que al de los dems productos

2. COMPRAS SIN CONTRATO DE NEGOCIACION

CONDICIN:

Se realizaron compras sin un documento o contrato que soporte la negociacin con el

proveedor

CRITERIO:

No hay documentos que soporte la compra realizada

CAUSA:

No se solicit la documentacin requerida legalmente para realizar operaciones comerciales

EFECTO:

No se tiene conocimiento de los datos del proveedor tiene consecuencias en temas de

tributacin y la validacin legal de dicho proveedor puede implicar en posibles sanciones a la
empresa XXX S.A

RECOMENDACIN:

Realizar compras solo cuando la documentacin se encuentre completa y validada para dar
fiabilidad a las transacciones comerciales que se realicen.

3. CONCENTRACION ELEVADA DE DINERO EN 7 PROVEEDORES

CONDICIN:
7 proveedores suman un alto volumen de dinero ms exactamente 279.934.179.510 de
compras realizadas equivalentes al 68.02 % del total de las compras realizadas.

CRITERIO:

Alta concentracin de dinero en compras en pocos proveedores

CAUSA:

No se contempl un mnimo de proveedores para ser evaluados al momento de realizar las

compras

EFECTO:

Compras con precios muy elevados sin tener en cuenta la liquidez y la capacidad para
responder a las obligaciones adquiridas por las compras realizadas

RECOMENDACIN:

Cotizar y evaluar ms de un proveedor para tener ms opciones de seleccin para realizar la

compra de un producto que beneficie a la empresa en la racionalizacin de costos y gastos,
adicionalmente es indispensable consultar los recursos con los que cuenta la empresa para
comprar asertivamente