Orientacoes Avaliacao V1.0a

ORIENTAES PARA A ELABORAO E APLICAO
DE INSTRUMENTOS DE AVALIAO DOCUMENTAL:

PORTARIAS DE GESTO DE DOCUMENTOS E
RELATRIOS DE AVALIAO
LISBOA, 2010
1
Ficha tcnica MIP
Ttulo: Orientaes para a elaborao e aplicao de instrumentos de avaliao documental: portarias de

gesto de documentos e relatrios de avaliao
Autor: Alexandra Loureno
Classificao: 260.01.01
Descritores: avaliao; classificao; portarias de gesto documental; relatrios de avaliao.
Data/Hora: 2010
Formato de dados: Texto, PDF
Estatuto de utilizao: acesso pblico
Relao: verso 1.0
Localizao: Disponvel em WWW <URL: http://www.dgarq.gov.pt>
DGARQ, 2010
2
Nota introdutria __________________________________________________________ 4
1 Avaliao documental: enquadramento _____________________________________ 5

1.1 Instrumentos para a avaliao documental ______________________________________ 6
1.2 A portaria de gesto de documentos: oportunidade para a melhoria __________________ 7
2 Avaliao documental: elaborao e aprovao dos instrumentos _______________ 10
2.1 Portaria de gesto de documentos ____________________________________________ 11
2.2 Relatrio de avaliao_____________________________________________________ 18
3 Avaliao documental: a aplicao da portaria de gesto de documentos _________ 23
3.1 Metodologia ____________________________________________________________ 23
3.2 Divulgao do projecto ____________________________________________________ 23
3.3 A quem compete a aplicao da tabela? _______________________________________ 25
3.4 Formalidades e procedimentos ______________________________________________ 26
3.5 Guarda da documentao __________________________________________________ 30
Anexo 1: Folha de instrues do ficheiro de recolha de dados (PGD) _______________ 31

Anexo 2: Modelo de regulamento de gesto de documentos _______________________ 41
Anexo 3: Modelo de auto de entrega _________________________________________ 48
Anexo 4: Modelo de guia de remessa _________________________________________ 50
Anexo 4: Modelo de auto de eliminao_______________________________________ 55
3
Nota introdutria
Este documento enquadra a avaliao documental no mbito das funes da DGARQ, especifica os
procedimentos para a elaborao, aprovao e aplicao dos instrumentos de avaliao (portaria de
gesto de documentos e relatrio de avaliao), materializa as reflexes de uma equipa que ao
longo dos anos tem levado a cabo uma funo determinante para a constituio da memoria
colectiva nacional, mas tambm para a boa gesto documental.
A apreciao de projectos de instrumentos de avaliao documental (portarias de gesto de

documentos e relatrios de avaliao) pela Direco-Geral de Arquivos (DGARQ) insere-se na sua
misso de qualificao dos sistemas de arquivo, com consequente salvaguarda do patrimnio
arquivstico, e enquanto recurso fundamental ao exerccio da actividade administrativa, de prova ou
de informao, visando a sua eficincia e eficcia, nomeadamente no que se refere s suas relaes
com os cidados.
QUALIFICAO DOS SISTEMAS DE ARQUIVO
4
1 Avaliao documental: enquadramento
Face ao crescimento exponencial da documentao (em formato papel, electrnico ou outro) e
perante a inviabilidade de conservar todos os documentos produzidos necessrio avaliar, tomar
uma deciso sobre o que deve ser eliminado ou conservado permanentemente.
O modelo de avaliao aplicado em Portugal, institudo pelo Decreto-Lei n. 447/88, de 10 de

Dezembro, tem vindo a enquadrar-se na teoria das 3 idades e do ciclo de vida do documento,
privilegiando a avaliao ao nvel de srie (micro-avaliao).
Da publicao do Decreto-Lei n. 447/88 ao presente, os pressupostos, a teoria, a prtica e a prpria

terminologia que fundamentam a elaborao de uma portaria de gesto de documentos tm
evoludo.
Da pr-arquivagem passmos para uma gesto contnua dos documentos, que encara a avaliao
como um processo integrado com as demais funes arquivsticas e cujos instrumentos de
referncia devem ser elaborados priori.
Foi este o posicionamento expresso no Manual para a Gesto de Documentos, elaborado pelo
Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo em 1998. Todavia, verificou-se alguma
resistncia aceitao deste modelo, tendo predominado o desenvolvimento de portarias de gesto
de documentos (PGDs) apenas quando a documentao se encontrava j em fase semi-activa.
Actualmente, a elaborao deste instrumento tende a ocorrer no momento da produo documental

ou mesmo antecipando essa produo.
MODELOS DE INTERVENO
FASE ACTIVA FASE SEMI-ACTIVA FASE INACTIVA

Modelo 3 idades
(finda com o (enquanto no (procedimento concludo,

encerramento do prescreverem as condies prescritas as condies
caso) de reabertura) de reabertura )
SER. ARQ. CORRENTE SER. ARQ. INTERMDIO SER. ARQ. DEFINITIVO

(consulta frequente) (consulta espordica) (doc. valor arquivstico)
Elaborao da PGD
Fase inicial
Elaborao da PGD
Momento actual
Modelo records
continuum
Volume documental
INTERVENO CONTNUA
5
Quais as consequncias desta actuao?
1. Antecipao do momento de elaborao da portaria de gesto de documentos.

A PGD tende a deixar de ser elaborada apenas quando a documentao se encontra em
servio de arquivo intermdio ou depsito de documentao acumulada, passando a ser um
instrumento que pode antecipar a produo documental. Clarifica-se a distino entre PGD
e relatrio de avaliao.
2. Classificao e avaliao tornam-se operaes indissociveis. A documentao

produzida classificada/arquivada de acordo com um plano de classificao cuja estrutura
integra a tabela de seleco.
3. Plano de classificao e tabela de seleco so instrumentos imprescindiveis num

sistema electrnico de gesto de arquivo (SEGA), tal como j o eram no sistema de arquivo
em suporte papel.
1.1 Instrumentos para a avaliao documental
A avaliao, como referido, centrou-se inicialmente na fase intermdia da documentao. Todavia,

cedo houve a percepo que deveriam existir dois tipos de interveno: um sobre a documentao
ainda em fase corrente e outro sobre a documentao acumulada1. Ao primeiro seria dada a forma
prevista no Decreto-Lei n. 447/88, ou seja a forma de portaria, ao segundo a forma de relatrio de
avaliao de documentao acumulada.
O processo de elaborao do relatrio de avaliao idntico ao da portaria, consubstanciando-se

igualmente numa tabela de seleco e tendo por suporte a elaborao de folhas de recolha de dados
(FRD). A aprovao do relatrio compete ao rgo coordenador da poltica arquivstica (DGARQ).
Trata-se de um processo menos burocrtico e menos moroso, por no incluir o circuito de
aprovao ministerial e a publicao em Dirio da Repblica.
1
Em 1999, no ano seguinte publicao do Manual de Gesto de documentos, seriam publicadas orientaes para a
avaliao de documentao acumulada:
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO - Orientaes tcnicas para avaliao de
documentao acumulada. Ed. Lit. Ana Maria Sarmento Pvoas, Ceclia Henriques, Maria Joo Pires de Lima. Lisboa:
IAN/TT, 1999. 62 p. ISBN 972-8107-48-X
6
AVALIAO DA DOCUMENTAO
DOCUMENTAO DOCUMENTAO
CORRENTE ACUMULADA
Portaria de Gesto de Relatrio de avaliao de

Dispositivo
Documentos documentos acumulados
Aprovao conjunta do Aprovado pelo rgo

Aprovao Ministro da Tutela e do coordenador da poltica de
Ministro da Cultura arquivos
Publicitao Publicao no Drio da

Repblica
1.2 A portaria de gesto de documentos: oportunidade para a

melhoria
Na actualidade, muitas entidades no dispem de planos de classificao, pelo que no momento de

seleccionar um modelo de classificao tendem a optar por um modelo de estrutura orgnica.
Esta estruturao, de fcil apreenso, permite um imediato reconhecimento das unidades, sendo
teoricamente de mais fcil utilizao do que uma estrutura funcional.
Na prtica, a instabilidade das estruturas orgnicas inviabiliza a definio de modelos que

perdurem no tempo, aplicando-se por analogia as orientaes estabelecidas para sries documentais
homlogas constantes da tabela de seleco.
Os modelos funcionais acabam por ser mais estveis e por apresentarem maior grau de
aplicabilidade:
permitem a continuidade da aplicao da classificao e da seleco quando as funes
transitam de unidade orgnica;
facilitam a aplicao das decises de avaliao aos documentos que no foram
classificados no momento da produo.
Com o aparecimento dos sistemas electrnicos de gesto de arquivo (SEGA), os documentos

passaram obrigatoriamente a ter de ser classificados no momento da produo, alterando-se a
prtica enraizada de ausncia de classificao.
7
De que forma estes factores influenciaram o processo de elaborao das PGDs?
Inicialmente, poucos foram os reflexos destes factores no processo de elaborao das PGDs:
criaram-se em paralelo estruturas distintas, uma para a classificao (materializada num plano de
classificao, numa lista de assuntos ou numa lista de unidades orgnicas), outra para a avaliao
(materializada numa tabela de seleco, constante numa PGD), que caminhavam em linhas
paralelas, cruzando-se no infinito ou por grandes esforos de analogia.
Contribua para esta separao o facto de alguns SEGA no comportarem a funo de avaliao,
nem, numa fase inicial, a avaliao ser percepcionada como uma preocupao premente. A
panaceia das memrias electrnicas permitiria conservar tudo.
Contribuiu, ainda, para esta actuao o facto de inicialmente os SEGA serem utilizados quase
unicamente para o registo de entradas e sadas, com digitalizao e encaminhamento das entradas,
no sendo efectivamente associados a um processo (no sentido arquivstico) ou mesmo a um
verdadeiro sistema de classificao.
Progressivamente, com a crescente desmaterializao de processos e com a necessidade de

preservar os documentos com assinatura digital qualificada (os originais) e, ainda, em taxa reduzida
(como demonstram os resultados do inqurito efectuado s entidades com PGD em 20092) comea
a ser indispensvel que os SEGA contemplem uma estrutura de classificao passvel de ser
utilizada desde o momento em que a documentao produzida e que essa estrutura conste na
tabela de seleco que integra a PGD.
Paralelamente, assistiu-se a uma alterao do modelo de plano de classificao constante na tabela

de seleco passando, na maior parte dos casos, de orgnico ou de orgnico-temtico a funcional.
Este processo revelou algumas dificuldades, tendo vindo a efectuar-se gradualmente.
O modelo funcional de classificao privilegia, para a elaborao da estrutura de organizao dos

documentos, as funes desempenhadas pela entidade, em detrimento da rea de interveno, da
rea temtica ou da composio orgnica.
Esta organizao assenta, preferencialmente, nos processos de negcio da entidade3. Quando

conjugada com a implementao de um SEGA pode constituir um momento de reflexo sobre esses
processos de negcio. O levantamento de procedimentos, circuitos, documentos e agrupamentos
em que se materializam as funes pode contribuir para uma alterao da forma como os mesmos
se processam e materializam.
Neste sentido, por vezes tambm associada ao processo de gesto da qualidade da entidade ou de
reengenharia de processos, podendo constituir uma oportunidade para uma melhoria de
procedimentos e consequentemente para uma melhor gesto documental.
2
Relatrio do questionrio sobre aplicao das Portarias de Gesto de Documentos.
Disponvel em http://dgarq.gov.pt/files/2010/08/Relatorio_questionario.pdf
3
Para informao complementar ver NP 4438. 2005. Informao e documentao: Gesto de documentos de arquivos.
Lisboa: IPQ
8
Consequncias da utilizao desta metodologia no processo de avaliao documental
Como mencionado, esta metodologia pressupe uma interveno continuada no tempo, por parte
do arquivista e, por outro lado, uma antecipao do momento da avaliao: avalia-se no momento
da produo (ou mesmo em momento anterior). Nesta avaliao tem-se em considerao a
finalidade e o valor dos documentos no momento da produo: possveis usos posteriori so
indeterminveis e mudam em funo do tempo. Esta uma forma de combater o impondervel.
Centralizar a avaliao na gnese no documento vem realar que esta operao arquivstica (a
avaliao) se pode e deve processar tomando em considerao e dando primazia funo que est
na origem do documento e no ao contedo desse documento (ex. meno a factos, pessoas ou
lugares relevantes).
9
2 Avaliao documental: elaborao e aprovao dos
instrumentos
O processo de avaliao dos documentos de arquivo tem por objectivo a determinao do seu valor
arquivstico, com vista fixao do seu destino final: conservao permanente ou eliminao.
Quais as vantagens da avaliao?

Reduzir de forma segura o volume dos documentos/informao, imperativo da boa gesto de
arquivos, e salvaguardar o patrimnio arquivstico.
Como posso eliminar?

A eliminao de documentos para ser efectuada deve ser autorizada pela entidade coordenadora da
poltica nacional de arquivos.
O destino final da documentao (eliminao ou conservao permanente) pode estar expresso em

dois tipos de instrumentos:
Portaria de gesto de documentos dispositivo obrigatrio, de acordo com o Decreto-Lei n.
447/88, para a avaliao da documentao corrente da entidade.
Relatrio de avaliao dispositivo para a avaliao de documentao acumulada ou de
documentao cujo contexto funcional ou orgnico seja distinto do disposto no instrumento de
avaliao em vigor.
A elaborao do(s) instrumento(s) que melhor se adapta(m) s necessidades da entidade deve ser
antecedida por um diagnstico sumrio ao sistema de arquivo, que, entre outros, identifique as
suas principais caractersticas, o universo documental que se pretende avaliar, os recursos
necessrios para a concretizao da tarefa e a metodologia de trabalho.
Competncia da DGARQ?
A DGARQ emite obrigatoriamente parecer vinculativo sobre o destino final da documentao

em sede de portaria de gesto de documentos e de relatrio de avaliao (Portaria n. 372/2007, de
30 de Maro).
10
2.1 Portaria de gesto de documentos
A portaria de gesto de documentos o instrumento de gesto que contm o regulamento de gesto
de documentos e em anexo a tabela de seleco e os modelos de auto de entrega, guia de remessa e
auto de eliminao.
O regulamento fixa as responsabilidades, competncias e modo de funcionamento do servio de

arquivo no que concerne classificao, avaliao, seleco, eliminao e transferncia de
documentos. Especifica as condies das remessas de documentos, as formalidades dos processos
de eliminao, as condies de acessibilidade e comunicabilidade da documentao, as
formalidades dos processos de substituio de suportes e a periodicidade de reviso da tabela de
seleco.
A tabela de seleco integra a estrutura de classificao, identifica os documentos produzidos

(srie/subsrie), o seu mbito e contedo, define os seus prazos de conservao administrativa e
determina o seu destino final. Estes elementos encontram-se desenvolvidos nas FRDs, que
constituem documento de suporte tabela de seleco.
A portaria de gesto de documentos aprovada conjuntamente pelo Ministro da Cultura e pelo

Ministro que superintende a(s) entidade(s) envolvida(s).
Como elaborar a Portaria de gesto de documentos?
Como referenciado na NP4438: 2005. Informao e documentao: Gesto de documentos de

arquivo. essencial que a concepo e implementao de sistemas de arquivo obedea a uma
metodologia criteriosa. Sendo que as etapas e consequentes tarefas no devem ser de aplicao
linear, mas passveis de interagirem e de se desenvolverem de acordo com as necessidades
organizacionais.
Em conjugao com estes princpios e atendendo a que a portaria de gesto de documentos

apenas um dos instrumentos dos sistemas de arquivo, a metodologia proposta pela DGARQ
pressupe a conjugao de uma abordagem funcional com uma abordagem documental,
antecedidas de uma investigao preliminar.
11
A abordagem funcional, base da estrutura de organizao da documentao, deve anteceder a
abordagem documental, vindo a ser confirmada ou ajustada pelo levantamento documental. Sendo
que, nos processos de melhoria que implicam interveno ao nvel da reformulao de
procedimentos, este levantamento inicial e o trabalho final de preenchimento da folha de recolha de
dados podem constituir produtos distintos.
Processo de elaborao da portaria de gesto de documentos
1. Nomeao da equipa
de toda a convenincia a constituio de uma equipa de projecto e a nomeao de um gestor de

projecto, com capacidade de deciso. Esta equipa dever, preferencialmente, reunir colaboradores
de todas as unidades orgnicas da entidade ou elementos dinmicos e motivados para a tarefa.
indispensvel a participao de um jurista.
2. Investigao preliminar
O objectivo desta fase fornecer entidade uma compreenso dos contextos administrativo, legal,
funcional, social e arquivstico em que opera, de forma a conseguir identificar os principais
factores que influenciam a necessidade de criar e manter documentos em arquivo, bem como as
caractersticas do sistema de arquivo. (Adaptado de NP 4438. 2005. Informao e documentao
Gesto de documentos de arquivos).
Estudo do contexto da produo documental
Anlise do enquadramento legal e administrativo do universo em avaliao. aconselhvel a

consulta de:
Leis orgnicas e outros diplomas normativos que regem as
funes/actividades/aces/procedimentos da entidade produtora e que informam a produo da
documentao;
Documentos fundamentais produzidos internamente (planos e relatrios de actividade,
regulamentos, manuais de procedimentos ou descritivos dos mtodos de funcionamento, etc.);
Memrias e estudos sobre a entidade;
Descries de processos de negcio;
Observao da entidade.
Caracterizao do sistema de arquivo
Anlise do sistema de arquivo existente. aconselhvel a consulta de:

Instrumentos de apoio gesto arquivstica (ex: manuais, regulamentos, normativos sobre
conservao e eliminao);
Sistemas de organizao (sistema de classificao, bem como outros sistemas que auxiliem
na recuperao da documentao/informao).
12
3. Anlise funcional
Esta fase tem como objectivo o desenvolvimento de um modelo conceptual do que a entidade faz e
de como o faz, demonstrando de que forma os documentos se relacionam com as actividades da
organizao e com os seus processos de negcio. (NP 4438. 2005. Informao e documentao
Gesto de documentos de arquivos).
Tem por finalidade a recolha de elementos para a elaborao de um esquema de classificao,
parte integrante da tabela de seleco.
4. Preenchimento das folhas de recolha de dados
As folhas de recolha de dados (FRDs) contm os elementos relativos organizao e

caracterizao da documentao, bem como os elementos justificativos das propostas de
conservao/eliminao apresentadas (prazos de conservao e destino final). Constituem o
elemento base para a emisso do parecer por parte da DGARQ.
As FRDs so de preenchimento obrigatrio.
A DGARQ disponibiliza um modelo de FRD4 em ficheiro Excel, composto por quatro (4) folhas:
1 - Instrues
2 - FRD_Funes_Sries: contempla a descrio das funes que originaram a produo
documental (suporte do esquema de classificao), descrio da documentao e
justificativos para a tomada de deciso sobre a sua conservao/eliminao.
3 - FRD_Produtores: permite o cruzamento entre a documentao produzida e as unidades
orgnicas produtoras.
4 - Tabela de seleco: produzida automaticamente a partir da informao introduzida na FRD_
Funes_Sries.
Com a disponibilizao deste modelo pretende-se:
Auxiliar a produo de modelos funcionais de organizao documental atravs da

estruturao da documentao numa base funcional mas sem quebrar a relao srie/rgo
produtor.
Esta pretenso obtida atravs do cruzamento informacional de duas folhas: a de
caracterizao da documentao (FRD_Funes_Sries) e a do relacionamento da
documentao com o rgo produtor (FRD_Produtores).
A FRD_Produtores permite ainda que cada unidade orgnica identifique a documentao que
produz. Este elemento constitui uma mais valia, nomeadamente, quando avanamos para
modelos de portarias ministeriais de base funcional em que cada entidade pretende reconhecer-
se no levantamento efectuado.
4
Modelo de FRD disponibilizado em http://dgarq.gov.pt/informacoes-uteis/formularios/
13
Permite igualmente, atravs do identificao de exemplar principal e secundrio, fornecer
elementos para a identificao da entidade que deve conservar a documentao.
Delimitar a aplicao retroactiva da tabela de seleco o facto de no estar enunciado na

PGD o momento a partir do qual as decises de avaliao podem ser aplicadas documentao
tem conduzido aplicao retroactiva indiscriminada.
Na interpretao linear do art. 12. do Cdigo Civil, n. 1 refere-se que "A lei s dispe para o
futuro. Na realidade, o princpio tempus regit actum constitui a regra geral de aplicao das leis
no tempo, dele decorrendo que "a lei nova de aplicao imediata" e tem nsito o princpio da
no retroactividade.
Porm, quando a lei "dispuser directamente sobre o contedo de certas relaes jurdicas,
abstraindo dos factos que lhes deram origem, entender-se- que a lei abrange as prprias
relaes j constitudas, que subsistem data da sua entrada em vigor" (art.12., n.2 do Cdigo
Civil).
Assim, no sentido de balizar a aplicao retrospectiva, inclui-se na FRD o campo Data de
aplicao onde deve ser indicada a data a partir da qual as informaes justificativas dos
prazos de conservao e destino final so vlidas5.
Obteno de dados para o clculo de percentagens de conservao e eliminao

pretende-se a indicao da metragem mdia anual de cada srie. Esta informao de toda a
pertinncia para a anlise de custos relativos conservao, podendo transformar a tabela de
seleco num instrumento de apoio gesto financeira.
Facilitar a manipulao dos dados para a tomada de deciso pretende-se uma maior
sistematizao da informao e a aplicao de tcnicas de cruzamento da informao, passveis
de aplicao atravs de tabelas dinmicas que auxiliem a viso dos dados, o seu cruzamento e
facilitem o processo de anlise.
Agilizar o processo de recolha de informao tal como se pretende facilitar o processo de

anlise tambm se pretende facilitar o processo de recolha e registo de dados.
Produo automtica da tabela de seleco atravs de mecanismos de automatismo

pretende-se que a tabela de seleco seja produzida automaticamente atravs da insero dos
dados na FRD_Funes_Sries.
5
Por ex. no caso da deciso de destino final se basear no cruzamento de informao, s a partir do momento em que a
srie documental de conservao permanente passou a ser produzida que a srie cujo destino final a eliminao, pode
efectivamente ser eliminada, sendo essa a data a indicar no campo Data de aplicao. Outro exemplo, se os prazos de
conservao administrativa forem alterados por um diploma legal, esses prazos s podem ser aplicados a partir da data de
publicao/entrada em vigor do diploma, devendo ser essa a data a indicar no campo Data de aplicao
14
Modelos disponibilizados pela DGARQ: NOVIDADES:
01. Modelo de Folha de Recolha de Dados (Portaria A FRD passa a contemplar dois novos campos:
de gesto de documentos)
DATA DE APLICAO - Visa delimitar
De salientar: o perodo cronolgico de aplicao dos prazos
de conservao administrativa e do destino
A tabela de seleco integra um esquema de final.
classificao.
METRAGEM MDIA ANUAL Visa a
O N de referncia da srie sequencial, obteno de dados para o clculo de
independente do cdigo de classificao. percentagens de conservao e eliminao,
(informao passvel de ser utilizada na anlise
de custos relativos conservao).
5. Preparao da tabela de seleco
A tabela de seleco produzida automaticamente a partir dos dados inseridos na

FRD_Funes_Sries.
NOVIDADE:
Para uma melhor aplicabilidade da tabela de seleco, esta passa

a contemplar um campo para o MBITO E CONTEDO.
A incluso do campo mbito e contedo tem como objectivo facilitar o processo aplicacional da
avaliao documental e tornar a tabela um instrumento mais auto-explicativo, atendendo a que
muitas vezes os responsveis pela elaborao do projecto de portaria no esto directamente
envolvidos na sua aplicao, nem os responsveis pela seleco tm conhecimento ou acesso s
FRDs.
6. Preparao do projecto de portaria pela entidade produtora dos documentos
Nesta fase deve ser preparado o Regulamento e seus anexos (Tabela de seleco e modelos de Auto
de entrega, de Guia de remessa e de Auto de eliminao: instrumentos que visam regular as
operaes de transferncia e eliminao).
Modelos disponibilizados pela DGARQ: Ateno:
03.Modelo de Regulamento de Gesto de Os modelos disponibilizados podem ser

Documentos adaptados realidade de cada entidade
04. Modelo de Guia de Remessa de Documentos
05. Modelo de Auto de Entrega de Documentos A sua produo pode ser automatizada,
06. Modelo de Auto de Eliminao de dependendo do dispositivo de controlo da
Documentos documentao.
15
NOVIDADE:
O regulamento a constar na PGD passa a designar-se

Regulamento de gesto de documentos.
Para garantir a preservao da documentao de conservao permanente ou com utilidade

administrativa por perodo superior a sete anos deve ser elaborado um plano de preservao.
As recomendaes para a elaborao do Plano de preservao digital podem ser consultadas em

http://dgarq.gov.pt/files/2008/10/PlanoPreservacaoDigital_V2-02.pdf
7. Parecer da DGARQ sobre o projecto de portaria
Nesta fase, quando solicitada ou no mbito de projecto de consultoria ou de apoio tcnico, a

DGARQ emite parecer (informao prvia) sobre o projecto de portaria de gesto de documentos.
So requisitos para a emisso de parecer a apresentao de:

Folhas de recolhas de dados correctamente preenchidas (suporte deciso);
Projecto de Regulamento;
Tabela de seleco;
Modelos de auto de eliminao, de auto de entrega e de guia de remessa.
Processo de aprovao da portaria de gesto de documentos
1. Aprovao conjunta (Ministro da Cultura e Ministro da Tutela)
O projecto de portaria deve ser remetido para aprovao conjunta do Ministro da Cultura e do
Ministro que superintende a entidade solicitante (Decreto-Lei n. 447/88). Nesta fase a DGARQ
emite parecer vinculativo por solicitao do Ministro da Cultura.
2. Publicao no Dirio da Repblica.
Aps aprovao conjunta a Portaria publicada no Dirio da Repblica.
16
17
2.2 Relatrio de avaliao
O relatrio de avaliao um dispositivo que visa a determinao do valor arquivstico da

documentao acumulada ou de documentao cujo contexto funcional ou orgnico seja distinto do
disposto no instrumento de avaliao em vigor, tendo em vista a fixao do seu destino final:
conservao permanente ou eliminao.
Documentao acumulada no contemplada em instrumento de avaliao em vigor (PGD).

Documentao contemplada em instrumento de avaliao em vigor (PGD)6 mas produzida
em contexto orgnico-funcional distinto do retratado na FRD, com consequentes alteraes
ao nvel da materializao das funes e do relacionamento entre sries documentais. Esta
situao aplica-se quer a documentos produzidos em perodo anterior data de entrada em
vigor da PGD (no caso de portarias produzidas ao abrigo do modelo anterior), quer a
documentao produzida em perodo posterior data de entrada em vigor da PGD7.
Processo de elaborao do relatrio de avaliao
Encontram-se definidas as seguintes orientaes para a elaborao de um relatrio de avaliao:
1. Nomeao da equipa de avaliao
de toda a convenincia a constituio de uma equipa de projecto e a nomeao de um gestor de

projecto, com capacidade de deciso.
2. Investigao preliminar
O objectivo desta fase fornecer elementos sobre o contexto administrativo, legal, funcional e
social da entidade produtora dos documentos, de forma a conseguir identificar os principais
factores que influenciaram a criao e manuteno dos documentos em arquivo. Compreende
igualmente a recolha de elementos sobre a histria custodial/arquivstica dos documentos.
6
Em caso de autorizaes pontuais os relatrios de avaliao podem ser elaborados de forma simplificada, ajustada caso
a caso com a DGARQ.
7
Como sublinhado no Despacho do Subdirector da DGARQ, Francisco Barbedo, SUB_AT_10_I/000056, de 4/6/2020:
Neste domnio importante salientar que o contexto funcional plasmado na portaria pode igualmente ser alterado no
futuro, pelo que igualmente necessrio que as eliminaes realizadas aps a sua entrada em vigor sejam devidamente
escrutinadas no sentido de apurar se o referido contexto funcional ou orgnico e consequentes relaes entre sries
documentais ainda prevalece tal como data em que a portaria foi aprovada.
18
Estudo do contexto da produo documental
Anlise do enquadramento legal, orgnico e funcional do universo documental em avaliao.

aconselhvel a consulta de:
Leis orgnicas e outros diplomas normativos que regem as
funes/actividades/aces/procedimentos da entidade produtora e que informaram a
produo da documentao;
Documentos fundamentais produzidos internamente (planos e relatrios de actividade,
regulamentos, manuais de procedimentos ou descritivos dos mtodos de funcionamento,
entre outros);
Memrias e estudos sobre a entidade.
Caracterizao do sistema de arquivo
Anlise do sistema de arquivo. aconselhvel ter em conta:

Tipo de implantao do arquivo;
Instrumentos de apoio gesto arquivstica;
Sistemas de organizao (sistema de classificao, bem como outros sistemas que
auxiliem na recuperao da documentao/informao).
Histria custodial e arquivstica
Recolha de elementos sobre a histria da documentao significativos para demonstrar a sua

autenticidade, integridade e interpretao. Devem ser identificadas as transferncias sucessivas
de propriedade, responsabilidade, custdia, controlo ou localizao e respectivas datas quando
conhecidas. Devem, igualmente, ser indicadas as perdas documentais significativas
relacionadas com causas naturais, incria e abandono, ou qualquer outro tipo de aco que
afecte a integridade da documentao, como subtraco, fragmentao, mutilao, disperso,
ou outro.
3. Preenchimento das folhas de recolha de dados
Para o registo de informaes relativas caracterizao da documentao e justificao dos prazos

e decises sintetizados na tabela de seleco deve ser utilizada uma folha de recolha de dados
(FRD). As FRDs constituem o elemento base para a emisso do parecer por parte da DGARQ e
so de preenchimento obrigatrio.
Quando a entidade produtora/detentora desconhece o contedos da documentao acumulada, seja

pela ausncia de instrumentos de descrio, seja pelo desmantelamento da organizao intelectual
e/ou fsica do arquivo, o processo de descrio e proposta de avaliao das sries deve ser
antecedido pela identificao das unidades de instalao e pela reconstituio de sries
originalmente produzidas. Nestas circunstncias aconselhvel a utilizao do modelo de folha de
recolha de dados de unidade de instalao como instrumento facilitador para a reconstituio das
sries originais.
19
A DGARQ disponibiliza um modelo de FRD8 em ficheiro Excel composto por trs (3) folhas:
1-FRD_Sries - Folha de recolha de dados de sries e respectivas instrues;
2-FRD_ui - Folha de recolha de dados de unidades de instalao e respectivas instrues;
ATENO: A FRD_ui, auxiliar para a reconstituio de sries, apenas deve ser
preenchida quando a entidade desconhece o contedo da documentao acumulada e
necessita de proceder a um levantamento unidade de instalao a unidade de instalao
para reconstituir as unidades arquivsticas e poder apresentar a FRD de srie com as
respectivas propostas de prazos de conservao administrativa e destino final);
3- Tabela de seleco (produzida automaticamente a partir da informao introduzida na FRD
sries).
Formulrios a aplicar nesta fase:
02. Modelo de Folha de Recolha de Dados (Relatrio de avaliao)
A FRD_srie deve reportar a estrutura de classificao no momento da produo, a identificao e

caracterizao da documentao, bem como os prazos de conservao administrativa e propostas
de destino final (eliminao ou conservao permanente) e respectivas justificaes
4. Preparao do relatrio de avaliao
Nesta fase deve ser preparado o relatrio de avaliao a remeter DGARQ para aprovao. O
relatrio deve incluir:
Descrio dos objectivos e metodologia de trabalho utilizada;
Contextualizao orgnico-funcional do universo documental avaliado;
Caracterizao do sistema de arquivo;
Histria custodial / arquivstica;
Folhas de recolha de dados aplicveis;
Proposta de tabela de seleco que consigne e sintetize as disposies emergentes da avaliao
efectuadas;
Plano de interveno sobre a documentao de conservao permanente;
Modelos de auto de entrega, de guia de remessa e de auto de eliminao.
Modelos disponibilizados pela DGARQ: Ateno:
04. Modelo de Guia de Remessa de Documentos Os modelos disponibilizados podem ser

05. Modelo de Auto de Entrega de Documentos adaptados realidade de cada entidade
06. Modelo de Auto de Eliminao de
Documentos A sua produo pode ser automatizada,
dependendo do dispositivo de controlo da
documentao.
8
Disponibilizado em http://dgarq.gov.pt/informacoes-uteis/formularios/
20
A conservao da documentao a que o processo de avaliao reconheceu valor arquivstico deve
ser devidamente planificada e apurados os recursos humanos, materiais e financeiros que a entidade
dever disponibilizar. Deste modo, dever ser equacionado um plano de preservao da
documentao.
As recomendaes para a elaborao do plano de preservao digital podem ser consultadas em

http://dgarq.gov.pt/files/2008/10/PlanoPreservacaoDigital_V2-02.pdf
Processo de aprovao do relatrio de avaliao
1. Aprovao da DGARQ sobre o relatrio de avaliao
Compete DGARQ nos termos da alnea m) do art. 2. da Portaria n 372/2007, 30 de Maro,

emitir parecer vinculativo sobre as propostas de conservao e eliminao de documentos
remetidas pelas administraes produtoras.
2. Fim do processo
O processo termina com a obteno de parecer favorvel da DGARQ.

Para a aplicao das disposies contidas no relatrio de avaliao, aprovado pela DGARQ, a
entidade deve utilizar os formulrios anexos ao relatrio de avaliao.
21
22
3 Avaliao documental: a aplicao da portaria de
gesto de documentos
3.1 Metodologia
O conjunto de actividades a desenvolver no contexto de implementao do projecto deve ser
estruturado por etapas, devidamente caracterizadas quanto aos objectivos a atingir, aos tempos de
realizao e aos recursos a afectar.
A caracterizao da etapa e o objectivo a atingir apresentada no esquema que se segue, a

especificao de cada uma ser tratada nos captulos seguintes.
Divulgar a portaria
Assegurar o envolvimento da
organizao
Atribuir
responsabilidades Assegurar a participao directa dos
responsveis
Operacionalizar
procedimentos e Garantir a correcta aplicao dos
formalidades procedimentos
Guarda da
Garantir a correcta soluo para a
documentao
guarda da documentao e gesto de
espaos
3.2 Divulgao do projecto
Nem sempre a equipa que acompanhou o projecto de elaborao da portaria de gesto de

documentos tem responsabilidades no processo de implementao. Pelo que, se revela da maior
pertinncia a divulgao da portaria, bem como a sensibilizao de dirigentes e colaboradores para
a participao activa no processo de implementao.
Para uma eficaz e eficiente implementao do projecto aconselhvel a realizao de aces de

sensibilizao/formao para todas as unidades orgnicas, bem como a disponibilizao de um
manual de gesto de documentos.
23
Deve ser especialmente realado que a portaria de gesto de documentos composta por:
1. Regulamento consignando nos seus artigos conceitos, definies e formalidades sobre:

o Classificao
o Avaliao e seleco;
o Remessas de documentao;
o Eliminao de documentao;
o Substituio de suporte.
2. Tabela de seleco (anexo I): instrumento que apresenta a estrutura a utilizar na

classificao, esclarecendo eventuais duvidas sobre o mbito e contedo, e determina os
prazos de conservao administrativa e destino final dos documentos, informao
pertinente para a seleco aquando das remessas e eliminaes.
Para que servem os distintos campos da tabela de seleco?
1. Cdigo de classificao - Cdigo do plano de classificao destinado a identificar a

classe e nvel do plano de classificao. Este cdigo deve ser aposto ao documento
aquando da sua classificao (aplicvel a sistemas tradicionais e a sistemas electrnicos
de gesto de arquivos).
2. Funo/subfuno - Indica a funo/subfuno no mbito do qual a produo
documental teve lugar. Auxilia o acto de classificao ao enquadrar a criao do
documento.
3. Nmero de referncia - Indica o nmero de ordem atribudo a cada uma das sries
documentais. No preenchimento das guias de remessa e autos de eliminao dever ser
indicada esta referncia.
4. Ttulo da srie ou subsrie - Identificao da unidade arquivstica.
5. mbito e contedo - Regista informao auxiliar para a classificao e seleco dos
documentos.
- Para o nvel Funo: fornece informao narrativa acerca do objectivo da funo.
- Para o nvel de Srie: fornece informao narrativa acerca das actividades,
administrativas ou tcnicas, e procedimento(s) administrativo, documental ou outro que
se encontrem na sua origem; circuito ou tramitao da documentao; tipologias
documentais; documentos que enformam a srie.
6. Prazos de conservao - Indica o perodo de tempo durante o qual os documentos
devem ser guardados pela entidade produtora. Este campo pode estar subdividido em
dois: prazo de conservao em fase activa e semi-activa.
7. Destino final - Indica o resultado da avaliao atribuda srie, resultante do seu
valor probatrio ou informativo: conservao, eliminao ou conservao parcial. Findo
o prazo de conservao administrativa deve ser aplicado o respectivo destino final.
8. Observaes - Indicao de consideraes suplementares que auxiliam a aplicao do
processo de avaliao.
24
3. Conjunto de modelos de instrumentos de gesto de arquivos que possibilitam o controlo e
aplicao das disposies contidas na tabela de seleco.
Auto de entrega - formulrio que acompanha a guia de remessa dos documentos

entregues ao arquivo e que deve ser assinado no momento da entrega da documentao.
Guia de remessa - formulrio para identificao e controlo dos documentos enviados a

um arquivo, preparado pela entidade remetente.
Auto de eliminao - formulrio para identificao e controlo dos documentos

eliminados, revestido das formalidades previstas por lei para um processo de eliminao.
3.3 A quem compete a aplicao da tabela de seleco?
Para o sucesso da aplicao da tabela necessrio identificar expressamente os responsveis por

essa aplicao, a nvel global (de acordo com o disposto no n. 3 do art. 4. do regulamento de
gesto de documentos) e a nvel especfico (unidades orgnicas), bem como as respectivas
competncias.
1. Servio responsvel pela gesto da aplicao da tabela de seleco e procedimentos

inerentes.
Na inexistncia em diploma jurdico-administrativo de atribuies de gesto de
documentos a uma unidade orgnica, aquando da elaborao da portaria de gesto de
documentos deve ser determinado a que unidade(s) orgnica(s) so atribudas essas
competncias, nomeadamente a coordenao do processo de classificao, seleco,
transferncia e eliminao. O grau de operacionalizao destas funes deve depender da
articulao com as unidades orgnicas internas e com o grau de insero em estruturas de
gesto transversais ao nvel ministerial.
2. Unidades orgnicas
No mbito de cada unidade orgnica deve ser claramente identificado o responsvel pela
aplicao da tabela, bem como as respectivas funes.
aconselhvel a elaborao de uma matriz de responsabilidades.
Matriz de responsabilidades
Unidade orgnica Nome do responsvel Competncias
aconselhvel que as unidades orgnicas sejam responsveis, no mnimo, pela classificao

especfica, pela seleco da documentao e elaborao das respectivas guias de remessa.
25
3.4 Formalidades e procedimentos
3.4.1 Classificao dos documentos
A tabela de seleco contempla uma estrutura de organizao (classificao e ordenao) que deve
ser aplicada aos documentos no momento em que so produzidos.
Reala-se que a classificao deve ser efectuada at ao nvel de processo, no caso das sries
processuais. A incluso do documento no processo indispensvel para a contagem de prazos de
conservao administrativa.
Constitui informao base para a implementao do plano de classificao:
Indicao da forma de ordenao da documentao no mbito da srie (especificar para

cada srie o tipo de ordenao que deve ser utilizado).
Exemplificao de tipos de ordenao:
o alfabtica - Ex. apelido do utente);
o cronolgica;
o funcional (necessrio definir previamente as funes);
o hierrquica (necessrio definir previamente estrutura hierrquica. Ex: dirigentes,
tcnicos, administrativos);
o numrica - Ex: n de processo (srie processual); n de informao (srie tipo
coleco);
o temtica (necessrio definir previamente temas);
o outro.
Estes critrios podem ser associados, podendo-se conjugar sucessivos critrios para a
ordenao.
Indicao da forma de ordenao da documentao no mbito do processo (especificar,

em especial nos processos que no sejam de ordenao cronolgica, o tipo de
ordenao/subdiviso que deve ser utilizado):
Exemplificao de casos em que pela dimenso e diversidade de assuntos aconselhvel
especificar a forma como o processo se deve subdividir;
o Processos individuais
o Processos de exposies
Definio de critrios de encerramento:

o Para cada srie;
o Para os processos (informao determinante para a forma de contagem dos prazos).
Definio de responsveis pelas operaes de :

o Registo
o Classificao
o Abertura de processos
o Encerramento de processos
o Arquivamento
26
3.4.2 Seleco dos documentos
A seleco dos documentos para aplicao dos prazos de conservao administrativa deve tomar
em considerao o tipo de unidade arquivstica e a forma de contagem dos prazos. No caso das
sries processuais deve considerar ainda a forma de encerramento do processo.
O mesmo documento inserido em tipos de unidades arquivsticas distintas, mesmo com prazos de
conservao idnticos pode ser objecto de aplicao do prazo de conservao em momentos
temporais distintos.
Exemplo:
Documento: Acta da reunio de 14/8/2009 sobre SIDA
Situao 1
Inserido na srie Reunies do Conselho Coordenador
Tipo de unidade arquivstica: processo (organizao de processos por tipo de doena);
Prazo de conservao administrativa: 5 anos (forma de contagem do prazo: encerramento
do processo);
Destino final: eliminao.
O documento poderia ser
Processo Processo eliminado em 2026
GRIPE A SIDA
2009 - 2010 1980 - 2020
Situao 2
Inserido na srie Reunies do Conselho Coordenador
Tipo de unidade arquivstica: dossier (organizao por reunio);
Prazo de conservao administrativa: 5 anos;
Destino final: eliminao.
O documento poderia ser
Reunio de Reunio de eliminado em 2014
10/8/2009 14/8/2009
3.4.3 Remessas para arquivo
Seleccionados os documentos, segue-se a sua remessa para outro servio de arquivo ou para
eliminao.
A remessa implica a aplicao dos instrumentos para controlo dos documentos remetidos do
arquivo corrente para intermdio (no caso desta infra-estrutura existir), do intermdio para
27
definitivo, ou da entidade produtora para outra entidade responsvel pela guarda dos documentos
(outsourcing ou insourcing).
Sublinha-se que no mbito do Programa de Reforma da Administrao Central do Estado as

competncias de gesto da documentao no corrente dos ministrios foram atribudas s
respectivas Secretarias-Gerais.
Das remessas de documentao consta obrigatoriamente o auto de entrega que formaliza o acto nos
termos previstos no regulamento e uma guia de remessa, destinada identificao e controlo da
documentao enviada, obrigatoriamente validadas pelas partes envolvidas no processo.
As guias de remessa podem ser, ainda, utilizadas como instrumento de apoio descrio e
recuperao documental e auxiliares gesto de espaos.
Aps a recepo e conferncia da documentao o arquivo enviar para o servio que remeteu a
documentao o impresso conferido e se necessrio acrescentando as informaes consideradas
pertinentes.
Naturalmente a elaborao destes instrumentos pode ser efectuada de modo automtico, quando o
sistema de registo/classificao se encontra associado a uma tabela de seleco. Todavia, para
assegurar a integridade da operao deve ser sempre salvaguarda/registada a identificao do
responsvel, de modo a garantir eventuais efeitos legais.
Procedimentos:
os documentos por ocasio da remessa devem encontrar-se organizados, classificados e
ordenados, sendo, preferencialmente, enviados nos respectivos suportes originais, devidamente
identificados ou, nessa impossibilidade, acondicionados em adequadas unidades de instalao,
numeradas e identificadas;
Na preparao dos documentos a transferir devem ser retirados todos os materiais prejudiciais
conservao do papel, designadamente agrafos, alfinetes e clipes;
No caso dos documentos em suporte electrnico deve ser aplicado o disposto no respectivo
plano de preservao digital.
3.4.4 Eliminao
A eliminao de documentos/informao deve ser efectuada assim que prescreverem os prazos de

conservao administrativa ou logo que se proceda transferncia de suporte nos casos e nos
termos previstos no regulamento de gesto de documentos.
A eliminao dos documentos/informao constitui um acto de abate patrimonial, dever portanto

ficar registado em auto de eliminao, que dela far prova documental.
28
O auto propriamente dito e a relao da eliminao anexa so feitos em duplicado, o original fica
no servio de origem, o duplicado remetido DGARQ ou ao Arquivo Distrital da rea geogrfica
onde se situa a entidade.
Tal como para as guias de remessa, a elaborao destes instrumentos pode ser efectuada de modo
automtico quando o sistema de registo/classificao se encontra associado a uma tabela de
seleco. Do mesmo modo, para assegurar a integridade da operao deve ser sempre salvaguarda
/registada a identificao do responsvel, de modo a garantir eventuais efeitos legais.
Procedimentos:
Para os documentos em suporte papel, a triturao e a macerao so os processos mais
indicados;
A eliminao dos documentos/informao aos quais no for reconhecido valor arquivstico ou
informativo dever ser feita de modo a impossibilitar a sua leitura ou reconstituio;
A deciso sobre o processo de eliminao deve atender a critrios de confidencialidade e
racionalidade de meios e custos.
3.4.5 Planeamento de remessas e eliminaes
Para um planeamento eficaz das remessas e eliminaes, de modo a permitir uma aplicao
sistematizada da tabela de seleco, deve ser elaborado um plano anual de identificao da
documentao a transferir e/ou a eliminar, contemplando a unidade orgnica produtora, metragem e
calendarizao.
Este plano dever ser equilibrado, flexvel e realista.
Deve permitir ao servio saber, sem necessidade de estar a consultar sistematicamente a tabela de
seleco, quais as sries documentais que no decurso do ano podem ser eliminadas ou transferidas,
quando e como se processaro essas operaes, qual a localizao e metragem da documentao.
A calendarizao das remessas dever ter em conta vrios aspectos:

- os objectivos que se pretendem atingir;
- o rpido crescimento de algumas sries documentais em detrimento de outras;
- a necessidade de espao fsico livre em arquivo corrente;
- os recursos disponveis e possveis para a realizao das tarefas de transferncia e de
eliminao, por exemplo: se habitualmente os perodos de frias representam escassez de
recursos humanos, provavelmente no ser realista um calendrio que proponha um nmero
elevado de transferncias para um arquivo intermdio em pleno ms de Agosto.
- o funcionamento das unidades orgnicas (ex.: uma unidade orgnica que tenha maior
incidncia de tarefas numa determinada poca do ano, estar nesse perodo menos disponvel
para participar num processo de transferncia documental).
29
No caso dos documentos electrnicos, a transferncia para repositrios de conservao secundria
ou a eliminao de dados ou objectos digitais, deve igualmente ser comunicada pelo gestor de
arquivo, para a obteno de autorizao das entidades produtoras.
3.5 Guarda da documentao
A guarda da documentao implica a afectao de espaos especficos, com as necessrias

condies para a correcta preservao dos documentos.
A entidade deve identificar se a sua misso fulcral inclui a conservao e a difuso de informao
de arquivo ou se estas so meramente acessrias para as suas principais finalidades. Se incluir essa
incumbncia, como sucede, por ex. nas Secretarias-Gerais dos ministrios ou em cmaras
municipais, deve identificar onde se pretende ou pode posicionar no futuro, nomeadamente ao nvel
das suas atribuies no domnio da gesto da informao de arquivo, que entre outros inclui o
apoio tcnico ou a recolha de documentao de terceiros. No caso de entidades que apenas tm a
gesto dos documentos de arquivo como actividade secundria, acolhe-se a opo de
externalizao da guarda da documentao e/ou recurso a servios partilhados na esfera ministerial,
caso existam (insourcing).
No caso de a entidade pretender assegurar a guarda da documentao deve identificar os espaos a

afectar a depsito de arquivo, caracterizar as suas condies fsicas e ambientais, a sua localizao,
assim como a existncia ou no de funcionrios afectos a esses espaos, e outros aspectos que
julgue pertinentes.
aconselhvel a elaborao de mapas de controlo de espaos (plantas ocupacionais) para uma

gesto mais eficaz e uma fcil identificao dos espaos disponveis em arquivo.
Esta gesto deve estar associada ao plano anual de transferncias e eliminaes.
No caso dos documentos electrnicos deve ainda ponderar a viabilidade de constituir um

repositrio para assegurar a gesto dos documentos de conservao permanente ou o envio da
documentao para outros repositrios, como, por exemplo, para o repositrio de objectos digitais
autnticos (RODA), arquivo nacional digital9.
9
Para mais informaes sobre o RODA consulte http://dgarq.gov.pt/servicos/arquivo-digital-roda/
30
Anexo 1: Folha de instrues do ficheiro de recolha de dados
(PGD)
31
INSTRUES
FICHEIRO DE RECOLHA DE DADOS EM EXCEL PARA A ELABORAO DO
PLANO DE CLASSIFICAO E TABELA DE SELECO
Leia bem as instrues antes de iniciar as operaes de recolha e tratamento da informao.
Note bem que este dispositivo serve duas funcionalidades: a classificao e a avaliao da
documentao.
O presente ficheiro de apoio elaborao do Plano de classificao (principais campos) e

Tabela de seleco composto por quatro (4) folhas:
1. Instrues.
2. Folha de recolha de dados (FRD) relativa estrutura organizacional da documentao,
contemplando as funes que originaram a produo documental, descrio da
documentao e informao sobre a sua conservao. (Os campos so de preenchimento
obrigatrio, excepto na inexistncia de informao, ex. inexistncia de diploma legal
aplicvel).
3. Folha de recolha de dados (FRD) de cruzamento entre os produtores e a documentao
produzida.
4. Tabela de seleco.
A informao apenas deve ser introduzida nas folhas ns 2 e 3.

A folha da Tabela de seleco produzida automaticamente a partir da informao
introduzida na FRD Funes/Sries (n 2).
Objectivos deste instrumento:

Auxiliar a produo de modelos funcionais de organizao documental;
Agilizar o processo de recolha de informao;
Reconhecimento de dados relativos ao volume documental;
Delimitar a aplicao retroactiva da tabela de seleco;
Facilitar a manipulao dos dados para a tomada de deciso;
Produo automtica da Tabela de seleco.
32
Preenchimento da folha 2 - FRD Funes/Sries
As instrues de preenchimento de cada campo so visveis em comentrio, como se

exemplifica
33
Instrues de preenchimento da folha 2 - FRD Funes/Sries
Cod. Classif. - Cdigo do Plano de Classificao, contempla o 1 e o 2 nvel.
O cdigo de classificao uma combinao de smbolos destinado a identificar a classe e nvel
do plano de classificao.
Pode ser: numrico, alfabtico, alfanumrico.
Funo / Subfuno - Registar o ttulo da funo / subfuno, base da definio do classificao
funcional.
Entenda-se por funo, qualquer objectivo de alto nvel, responsabilidade ou tarefa prescrita como
atribuio de uma entidade colectiva pela legislao, poltica ou mandato.
As funes podem ser decompostas em subfunes (ex: gesto de recursos humanos - controlo
de assiduidade).
N de Ref. - N de identificao sequencial da srie. Independente do Codigo de classificao e
base para a constituio de um sistema de sries.
Ttulo da Srie/Subsrie - Designao da srie e, caso exista, da subsrie.

Os documentos de cada srie devero corresponder ao exerccio de uma mesma actividade, no
mbito de uma funo.
A sub srie deve ser entendida como um recurso de utilizao excepcional, aplicado quando h
uma imperiosa necessidade de desdobramento da srie, podendo corresponder, por exemplo, a
fases ou intervenes distintas no mbito de um processo, a subdivises sistemticas de um
assunto, a tipologias documentais ou ainda a documentao com exigncias de acondicionamento
e/ou preservao prprias.
Quando se optar por um ttulo atribudo, este pode incluir menes a:

- tipologias documentais,
- actividade, transaco ou assunto que est na base da criao da srie,
- objecto da aco
- agente da aco da qual resultam os documentos da srie.
mbito e contedo - Registar informao para o nvel de Funo /Subfuno e Srie/Subsrie:

- Para o nvel Funo: Fornecer informao narrativa acerca do objectivo da funo.
- Para o nvel de Srie: Fornecer informao narrativa acerca das actividades, administrativas ou
tcnicas, e procedimento(s) administrativo, documental ou outro que se encontrem na sua origem;
circuito ou tramitao da documentao ; tipologias documentais (se no constar do ttulo);
documentos que enformam a srie.
Deve explicitar que actividade origina a produo documental (mbito) e a materializao dessa
aco (que documentao se produz, isto o contedo).
Diplomas juridico-administrativos - Preencher se aplicvel. Registar qualquer normativo (lei,

decreto-lei, portaria, directiva, regulamento, instruo, despacho ou outro) que determine a
produo documental ou influencie os seus prazos de conservao ou destino final.
Data de aplicao - deve ser indicada a data a partir da qual as informaes justificativas dos
prazos de conservao e destino final so vlidas (por ex. no caso da deciso se basear no
cruzamento de informao, s a partir do momento em que a srie documental de conservao
permanente passou a ser produzida que a srie cujo destino final a eliminao, pode
efectivamente ser eliminada, sendo essa a data a indicar no campo Data de aplicao; outro
exemplo, se os prazos de conservao administrativa forem alterados por um diploma legal, esses
prazos s podem ser aplicados a partir da data de publicao/entrada em vigor do diploma, deve
ser essa a data a indicar no campo Data de aplicao).
34
Tipo UA - Registar o tipo de unidade arquivstica que caracteriza a srie ou sub srie em anlise.
Inserir:
P (processo)
C (coleco)
D (dossier)
R (registo)
SI (sistema de informao)
Processos unidades arquivsticas constitudas pelo conjunto dos documentos referentes a

qualquer aco administrativa ou judicial sujeita a tramitao prpria (por exemplo: processos de
concurso pblico para aquisio de bens e servios).
Coleces unidades arquivsticas constitudas por um conjunto de documentos de arquivo,
organizada para efeitos de referncia (ex: copiadores de correspondncia expedida), para servir
de modelo produo de documentos com a mesma finalidade (ex.: coleces de formulrios), ou
de acordo com critrios de arquivagem (ex.:coleces de documentos de despesa).
Dossiers unidades arquivsticas constitudas por um conjunto de documentos coligidos com o fim
de informar uma deciso pontual (por exemplo, dossiers de legislao sobre segurana contra
incndios).
Registos unidades arquivsticas elaboradas para efeito de prova de actos, factos ou
acontecimentos (ex: registo civil, registo de correspondncia, registo do notariado, registo
paroquial). Pode ainda referir-se a registos de bases de dados no caso de se tratar de sistemas
simples (ver Sistema informtico, a seguir).
Sistema de informao Por "sistema de informao", no quadro de elaborao da tabela de
seleco, entende-se um sistema informtico que, conceptual e fisicamente, se constitui como
unidade autnoma ou autonomizvel de outros SI. Os SI tm, frequentemente, expresso
informacional em bases de dados ou sistemas de bases de dados relacionadas, mas podem
tambm ser constitudos por ficheiros. Quando o SI seja constitudo por diferentes subsistemas
(mdulos ou mesmo aplicaes especficas que processam a entrada de dados, armazenamento,
recuperao, anlise e explorao, reporting, ou outras funes), estes no devem ser
considerados individualmente.
necessrio que a relao entre o ttulo da srie, a unidade arquivstica e o mbito e contedo
seja clara e inequvoca (por exemplo: no faria sentido um ttulo Relatrios de actividade, em que
a unidade arquivstica fosse registo e o mbito contedo contemplasse para alm de relatrios
outra documentao remetendo no seu conjunto para realidades distintas).
Suporte - Registar a natureza do suporte da srie ou sub srie em anlise. Inserir:

P (papel)
ED (electrnico digitalizado)
EN (electrnico nativo)
O (Outro)
Formato electrnico digitalizado - o documento original em papel convertido para formato

electrnico atravs de processos de digitalizao. Nesta situao, existe normalmente a verso
em papel. Pode acontecer que toda ou parte da documentao que entra na entidade seja
digitalizada e que as imagens sejam utilizadas como exemplares de trabalho, constituindo
coleces de documentos digitalizados que podem eventualmente ser consideradas como sries,
no levantamento efectuado.
Formato electrnico nativo - a srie produzida e mantida em formato electrnico: Ex: se
corresponder a uma srie desmaterializada num Sistema Electrnico de Gesto de Arquivo; um
sistema de informao, sitio WEB.
No caso da srie dispor simultaneamente de exemplares em formato electrnico e em papel,

devem ser assinaladas as duas opes: Papel + Electrnico. Esto nesta situao os
processos hbridos em que se acumulam documentos em papel e electrnicos (como mensagens
35
de correio electrnico, documentos em word no impressos, documentos de folhas de clculo com
frmulas, etc).
No caso de assinalar um outro tipo de suporte, podem-se acrescentar dados complementares (por
exemplo, para documentao em suporte magntico, colocar entre parnteses, frente, cassetes
vdeo VHS; para documentao em suporte flmico, acrescentar microfilmes).
Metragem mdia anual - Preencher para as sries em suporte papel. Indicar o n mdio de
metros lineares que a srie ocupa por ano, aferido pelos ltimos 4 anos.
Exemplo de clculo: se cada processo em mdia ocupar uma pasta, multiplique o de processos
pela medida da pasta.
Volume de dados - Espao ocupado por objectos digitais ou informao electrnica num dado
suporte digital.
Srie relacionada (n de referncia) Preencher se aplicvel, isto , no caso da srie ou sub

srie em anlise conter informao sntese, duplicada, complementar ou input/output de outra
srie.
Registar o n de referncia da srie relacionada.
Visa compreender e representar os circuitos informacionais materializados nos documentos

produzidos ou no relacionamento entre sistemas.
Elemento determinante para a avaliao com base nos critrios de informao sntese e
informao duplicada, bem como para a articulao e compreenso de sries complementares e
relacionamento com sistemas de informao.
Srie relacionada (ttulo) - Se preencheu o campo anterior, indique o ttulo da srie /subsrie
relacionada (isto que possui informao sntese, duplicada, complementar ou output
relativamente srie ou sub srie em anlise).
Se esta existir noutra entidade, dar essa informao, especificando, entre parnteses, a
designao da mesma.
Srie relacionada (tipo de relao) - Na sequncia do preenchimento dos campos anteriores

registe o tipo de relao:
S (sntese - quando a srie relacionada sintetiza o contedo informativo da srie em anlise)
RS (relao sntese - quando o contedo informativo da srie relacionada sintetizado na srie

em anlise)
D (duplicada - quando possui, no todo ou em parte, o mesmo contedo informativo da srie em

anlise - no confundir com backups ou rplicas do sistema)
I (complementar - aplicvel quando o contedo informativo de uma srie est relacionado com o
de outra srie acrescentando-lhe informao adicional)
O (Output - tipo de relao que se verifica entre um sistema de informao e os relatrios

produzidos pelo sistema. Na prtica, os outputs so os relatrios (reports) produzidos por um
sistema informtico. Uma srie que seja output de outra tem sempre informao parcialmente
duplicada relativamente quela a partir da qual produzida. Neste caso, importante salientar
que se o sistema informtico que d origem a esses relatrios (outputs) desaparecer (for
destinado a eliminao) os outputs deixaro tambm de ser produzidos. Esta informao
importante para atribuio de destinos finais.
X (Input - quando fornece dados ou informao ao sistema em anlise. Este tipo de relao pode
36
existir entre dois sistemas ou entre uma srie e o sistema (fornecendo a srie input ao sistema.
Ex: respostas a inquritos posteriormente inseridas num sistema para processamento estatstico).
Prazo de conservao administrativa - O prazo de conservao administrativa corresponde a

um perodo de tempo fixado pela entidade produtora, geralmente de acordo com imperativos de
natureza legal, fiscal, administrativa ou outra, durante o qual a documentao permanece sob
responsabilidade do servio produtor, no servio de arquivo corrente ou noutro depsito de arquivo
(servio de arquivo intermdio, em regime de externalizao ou outro), de acordo com a maior ou
menor frequncia de utilizao da mesma e as disponibilidades logsticas da entidade.
O momento e forma para inicio da contagem deste prazo deve ser fornecida no campo Forma de
contagem dos prazos. Geralmente este prazo contado a partir da concluso dos processos ou
da data dos documentos, quando se trate de documentos integrados em coleco, de registos ou
de dossiers. Exceptuam-se os documentos dispositivos (ex. leis, despachos, regulamentos) cujos
prazos de conservao so contados a partir do momento em que o documento deixa de estar em
vigor.
O prazo de conservao administrativa dever ser registados em anos. necessrio indicar um

prazo concreto. No sero aceites informaes como:
Enquanto til. Este tipo de informao provoca grandes constrangimentos e indefinies na
sua aplicao em sistemas manuais (o que para o seleccionador no til para o produtor
pode ser) e no passvel de ser aplicado por sistemas SEGA (Sistemas Electrnicos de
Gesto de Arquivo) que necessitam de um perodo concreto para aplicao de prazos de
conservao.
Enquanto em vigor. Este tipo de informao indica que o documento ainda se se encontra
na sua fase activa. Sendo que enquanto um documento se encontra na fase activa a
contagem do prazo de conservao no pode ser iniciada. Este informao deve ser
fornecida no campo Forma de contagem dos prazos.
Forma de contagem dos prazos - O prazo referido no campo anterior contado a partir de
(indique a opo mais adequada):
- data de encerramento do processo (data em que o documento representativo da ltima aco
includo no processo. Pode trata-se de um documento principal ou de um documento aposto, ex:
despacho de arquivamento);
- data do documento (aplicvel, por exemplo, a coleces)
- data em que o documento deixou de estar em vigor
(aplicvel, por exemplo, a diplomas juridico-administrativos, a documentao de procedimentos,
entre outros);
- data de captura dos dados no sistema (opo preferencial quando a explorao e/ou consulta
incide apenas sobre os dados mais recentes, podendo os dados mais antigos ser "descartados");
- data registada num campo determinado (indicar qual - ex. data de encerramento de processos);
- data de desactivao do sistema (opo preferencial quando a explorao e/ou consulta incide
sobre a totalidade dos dados);
- Outra... (indique qual).
Justificao - Argumentos justificativos do prazo administrativo mais comuns:
- imperativos de natureza legal, fiscal, administrativa ou outra, que impliquem prazos durante
os quais a documentao no pode ser eliminada. Relaciona-se directamente com a funo
probatria do documento. (exemplo de uma justificao: os 10 anos de PCA correspondem ao
prazo para prescrio do procedimento por responsabilidades financeiras reintegratrias, nos
termos do n 1, do art. 70, da Lei de organizao e processo do Tribunal de Contas, Lei 98/97, de
37
26 de Agosto, com as alteraes introduzidas pelas Leis n.os 35/2007, de 13 de Agosto e 48/2006,
de 29 de Agosto);
- necessidades operacionais e/ou informativas de utilizao do documento ou de

acesso/processamento dos dados. (exemplo de uma justificao: os 5 anos de PCA
correspondem ao perodo de utilizao de dados para operacionalizao de estatsticas
quinquenais).
- taxas de frequncia ou outros indicadores de utilizao (exemplo de uma justificao: os 5 anos

de PCA correspondem ao nmero de anos durante em que os documentos foram acedidos, de
acordo com a estatstica de consultas).
Destino Final - Destino atribudo srie resultante do seu valor probatrio (Valor inerente aos
documentos de arquivo, na medida em que consignam ou comprovam factos, constituem direitos e
obrigaes e so reconhecidos como garantia e fundamento de actos, factos e acontecimentos.
Tambm chamado valor primrio) e/ou da relevncia do seu valor informativo (Valor decorrente da
informao veiculada por um documento de arquivo ou outra unidade arquivstica para a
administrao produtora, assim como para outros utilizadores. So especialmente relevantes os
que, independentemente do fim para que foram elaborados, testemunham a constituio e
funcionamento dessa administrao e/ou fornecem dados ou informaes relevantes sobre o
Estado e a sociedade. Tambm chamado valor secundrio).
Registar: C ou CP ou E
C - CONSERVAO PERMANENTE GLOBAL quando se concluir ter a srie ou subsrie valor

probatrio e/ou informativo que impeam a sua eliminao. Nomeadamente que garantam direitos
e obrigaes de carcter permanente, revelem utilidade para fins de investigao, cumpram uma
funo testemunhal da constituio, organizao e funcionamento da entidade produtora ou de
acontecimentos, pessoas, actos, etc. relevantes para a preservao da memria colectiva..
CP - CONSERVAO PERMANENTE PARCIAL quando:

- Se concluir que estamos perante uma srie e/ou sub srie muito extensa, com contedo
informativo significativamente homogneo e repetitivo e cujo interesse informativo no to
grande que justifique a sua conservao permanente global, mas tambm se entenda que a
eliminao da totalidade da srie uma opo demasiado radical;
- Ou se concluir que estamos perante uma srie e/ou sub srie constituda por processos ou
dossiers cujo interesse informativo muito desigual.
Nos casos em que, por estes motivos, se optar pela conservao permanente parcial, deve ser
indicado qual o tipo de amostragem que se pretende implementar (exemplar, selectiva,
sistemtica, aleatria). Porm, esta deve ser entendida como um procedimento excepcional, a
implementar apenas quando as circunstncias indiquem uma especial necessidade do mesmo e
nunca quando haja alternativa.
N.B.: Algumas entidades produtoras costumam propor a conservao permanente parcial de
sries constitudas por diferentes conjuntos documentais com distinto interesse informativo ou
probatrio, explicitando qual o destino proposto para a generalidade da srie, que documentos
constituem excepo e porqu.
Contudo, se a documentao se encontra bem organizada, de modo a identificar as diferentes
subsries de uma srie, deve optar-se pelo preenchimento de uma ficha para cada uma delas,
com as respectivas propostas de prazo de conservao e destino final.
Por exemplo:
Srie: Processos de inspeco
Subsrie: Relatrios Conservao permanente
Subsrie: Documentos de apoio Eliminao.
E - ELIMINAO GLOBAL quando:

- Se concluir ter a srie ou sub srie valor probatrio e/ou informativo nulo;
38
- Se verificar que a informao contida na srie ou subsrie objecto de publicao, desde que
publicao tenha sido atribudo um nmero de depsito legal e no arquivo definitivo se conserve,
pelo menos, um exemplar da publicao;
- Se verificar que os dados essenciais da srie ou sub srie esto consubstanciados (duplicados,
sintetizados) noutra srie ou sub srie de conservao permanente no mesmo organismo ou num
organismo distinto, desde que ambos pertenam Administrao Pblica e o organismo que
conserva, a ttulo permanente, a srie ou sub srie documental, disponha j de uma tabela de
seleco publicada em diploma legal, onde a mesma venha expressa.
Justificao - Argumentos justificativos do destino final indicado.
Exemplo - Eliminao: o contedo informativo da srie relatrios de actividades das unidades
orgnicas, encontra-se sintetizado no relatrio de actividades da instituio (Ref. N ---).
Exemplo - Eliminao: o contedo informativo da srie passvel de ser recuperado no sistema
de informao Ref. N ---.
Exemplo - Conservao: o contedo informativo evidencia a execuo de competncia relevante
pela entidade e no se encontra acessvel noutra srie de conservao permanente.
Realce-se que a conservao em funo do valor probatrio implica requisitos de conservao

que assegurem a manuteno desse valor probatrio (informao de especial relevo para os
documentos electrnicos).
No caso de se optar por conservao permanente parcial recorrendo a um ou conjugao de
vrios mtodos de amostragem, deve-se tambm justificar a opo tomada.
Notas - Campo aberto para quaisquer consideraes suplementares que se julgue pertinentes
para melhor informar o processo de avaliao,
Exemplo: Informao complementar ao ttulo no caso das sries / sistemas em formato
electrnico, indicando o nome por que conhecida ou comercializada: QUIDGEST, SIC, etc.
Pode ser igualmente usado para apresentar propostas de transferncia de suporte, quando for
essa a poltica da entidade em questo.
Meno de responsabilidade - Registar o nome da pessoa responsvel pelo preenchimento da

folha de recolha de dados e a data em que o mesmo ocorreu. O seu objectivo o de facilitar a
identificao do responsvel pela informao prestada, em caso de dvida sobre a mesma.
39
Instrues de preenchimento da folha 3 - FRD Produtores
Com a folha 3 - FRD Produtores - pretende-se proporcionar uma maior identificao entre produtor e documentao produzida, permitindo um reconhecimento das
sries produzidas por cada servio independentemente da funo subjacente.
Anexo 2: Modelo de regulamento de gesto de documentos
41
i
Regulamento de gesto de documentos de .............................
1.
mbito de aplicao
1 O presente regulamento aplicvel documentao produzida e recebida em qualquer

suporte no mbito das atribuies e competncias, do ...................... ii adiante designado
por ................. iii.
2 O presente regulamento no aplicvel documentao acumulada existente no

................. iv.
2.
Gesto de documentos
Para efeitos do presente regulamento so consideradas no mbito da gesto de documentos as

seguintes funes:
a) Classificao;
b) Avaliao;
c) Seleco;
d) Remessa;
e) Eliminao;
f) Substituio de suporte.
3.
Classificao
A estrutura para classificao dos documentos integra a tabela de seleco.
4.
Avaliao
1 O processo de avaliao dos documentos do arquivo do .................. v tem por objectivo a

determinao do seu valor arquivstico, com vista fixao do seu destino final: conservao
permanente ou eliminao.
42
2 Cabe Direco-Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, a determinao do destino
final dos documentos.
3 O destino final encontra-se fixado na tabela de seleco.
5.
Tabela de seleco
1 A tabela de seleco, que constitui o Anexo I presente portaria, contm a estrutura de

classificao da documentao e a identificao das sries documentais, fixa os prazos de
conservao administrativa e consigna de forma sintetizada as disposies relativas ao destino
final dos documentos de arquivo do .................. vi.
2 Para efeitos do disposto no art. 3., o ............... vii apresenta proposta devidamente
fundamentada e expressa em folhas de recolha de dados, adiante designada FRD.
viii
3 Compete ao servio ............... a gesto da aplicao da tabela da seleco e
procedimentos inerentes.
4 A tabela de seleco deve ser submetida a revises, com vista sua adequao s alteraes
da produo documental.
5 - Para efeitos do disposto no nmero anterior, deve o ............... ix obter o parecer favorvel
da DGARQ enquanto organismo coordenador da poltica arquivstica nacional, mediante proposta
devidamente fundamentada.
6.
Prazos de conservao administrativa
1 Por prazo de conservao administrativa fixado na tabela de seleco entende-se o perodo

sob o qual os documentos ficam sob responsabilidade do .................. x para o exerccio das
suas competncias.
xi
2 Cabe a .................. a atribuio dos prazos de conservao administrativa dos
documentos.
3 A DGARQ emite parecer sobre os prazos de conservao administrativa dos documentos.
4 Os referidos prazos de conservao administrativa so contados de acordo com o estabelecido

no campo Forma de contagem dos prazos da FRD, entendendo-se genericamente que os prazos
so contados a partir da concluso dos processos ou da data dos documentos, quando se trate de
documentos integrados em coleco, de registos ou de dossiers. Exceptuam-se os documentos
dispositivos (ex. leis, despachos, regulamentos) cujos prazos de conservao so contados a
partir do momento em que o documento deixa de estar em vigor.
7.
43
Seleco
1 A seleco dos documentos para conservao ou eliminao deve ser efectuada de acordo
com as orientaes estabelecidas na tabela de seleco.
2 Deve ser sempre conservado o exemplar principal da srie, excepto se vier expressa indicao
contrria na tabela de seleco.
3 A seleco dos documentos deve atender data expressa no campo Data de aplicao da
respectiva FRD, que reporta o momento a partir da qual os prazos de conservao administrativa
e destino final fixados para cada srie so aplicveis.
8.
Remessa de documentos
1 Aps o cumprimento dos prazos de conservao administrativa, os documentos devero ser

remetidos para o servio de arquivo, da entidade ou externo, de acordo com a periodicidade que
o ................ xii vier a determinar, expressa no manual de arquivoxiii.
2 As remessas no podem pr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
3 Nas remessas devem ser assegurados os pressupostos tcnicos de conservao dos documentos
das etapas subsequentes.
9.
Formalidades das remessas
1 As remessas dos documentos mencionados no art. 8. devem obedecer s seguintes

formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a ttulo de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada identificao e
controlo da documentao remetida, obrigatoriamente autenticada pelas partes
envolvidas no processo;
c) A guia de remessa em suporte papel deve ser feita em duplicado, ficando um exemplar no
servio ............... xiv e outro no servio de origem;
d) A guia de remessa pode ser utilizada provisoriamente pelo servio de arquivo como
instrumento de descrio documental, aps conferncia e anotao das referncias
topogrficas e demais informao pertinente.
2 Os modelos referidos nas alneas anteriores so os que constam do Anexo II e III presente
portaria.
44
10.
Eliminao
1 A eliminao dos documentos sem valor arquivstico, cujo destino final a eliminao, deve
ser efectuada logo aps o cumprimento dos respectivos prazos de conservao administrativa.
2 - A eliminao dos documentos poder ser efectuada antes de decorridos os referidos prazos,
desde que autorizada a substituio de suporte nos termos do art. 12. deste regulamento.
3 A eliminao dos documentos que no estejam mencionados na tabela de seleco carece de

autorizao expressa da DGARQ.
4 A deciso sobre o processo de eliminao deve atender a critrios de confidencialidade e

racionalidade de meios e custos.
11.
Formalidades da eliminao
1 As eliminaes dos documentos mencionados no art. 10. devem obedecer s seguintes

formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de eliminao que far prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminao deve ser assinado pelo dirigente do servio ou entidade em causa e
pelo responsvel do servio ............ xv;
c) O auto de eliminao em suporte papel deve ser efectuado em duplicado;
d) O auto de eliminao deve ser remetido DGARQ.
2 O modelo de auto de eliminao consta do Anexo IV presente portaria.
12.
Substituio do suporte
1 - A substituio de documentos originais, em suporte de papel, por outro suporte, dever ser
realizada quando funcionalmente justificvel.
2- A seleco do suporte de substituio da responsabilidade de .................. xvi, devendo ter

em considerao o valor probatrio do suporte e as garantias de preservao, fidedignidade,
integridade, autenticidade, segurana, durabilidade e acessibilidade.
3 - Nos termos do n. 2, do art. 5., do Decreto-Lei n. 121/92, de 2 de Julho, a substituio de

suporte de documentao de conservao permanente s pode ser efectuada mediante
autorizao expressa da DGARQ, a quem competir a definio dos seus pressupostos tcnicos.
45
4. A substituio de suporte feita na observncia das normas tcnicas definidas pela ISO
(International Organization for Standardization), de forma a assegurar as garantias mencionados
no n. 2 do presente artigo.
5. Os procedimentos da microfilmagem e/ou digitalizao de substituio, conservao e

consulta dos documentos devero ser definidos em Regulamento de Microfilmagem e/ou Plano de
Preservao Digital prprio do .................. xviique dever ser aprovado pela DGARQ.
6. A DGARQ, na sua aco fiscalizadora, reserva-se o direito de receber as fichas tcnicas de

controlo de qualidade dos documentos nos novos suportes produzidos relativos a sries de
conservao permanente e de realizar testes por amostragem aos mesmos, aps o que emitir o
respectivo parecer.
7. As cpias obtidas a partir de microcpia autenticada tm a fora probatria do original, nos

termos do disposto no art. 3. do Decreto-Lei n. 447/88, de 10 de Dezembro.
13.
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo do .................. xviii, atender a critrios de

confidencialidade da informao, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
14.
Garantias do sistema de arquivo
xix
1 - O .................. deve garantir a integridade, autenticidade, segurana, durabilidade e
acesso continuado informao constante do seu sistema de arquivo.
xx
2 No cumprimento do disposto no nmero anterior, deve o .................. manter um plano
de preservao aprovado pela DGARQ.
15.
Fiscalizao
Compete DGARQ a fiscalizao sobre a execuo do disposto na presente portaria.
16.
Entrada em vigor
Esta portaria entra em vigor ................ ,xxi aps a sua publicao.
46
i
Nome da entidade qual se destina o Regulamento.
ii
Nome da entidade qual se destina o Regulamento.
iii
Abreviatura da entidade qual se destina o Regulamento.
iv
v
vi
vii
viii
Designao do(s) servio(s) responsvel(eis) pela a gesto da aplicao da tabela da seleco
ix
x
xi
xii
xiii
Riscar no caso de no existir manual de arquivo na entidade.
xiv
xv
xvi
xvii
xviii
xix
xx
xxi
Prazo de entrada em vigor.
47
Anexo 3: Modelo de auto de entrega
48
AUTO DE ENTREGA
Aos ........ dias do ms de ....................... de .............. (1), no ............................ (2)

perante ....................... (3) e ............................. (4), dando cumprimento ............................. (5)
, procedeu-se ............................ (6) da documentao proveniente de ........................... (7)
conforme consta na Guia de Remessa em anexo que, rubricada e autenticada por estes
representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.
O identificado conjunto documental ficar sob a custdia de .......................... (8) e a sua
utilizao sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de tratamento tcnico
arquivstico tendo em vista a sua conservao e comunicao.
Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado, e assinado pelos representantes
das duas entidades.
(9) (10)
.............................. , ......... de .............................. de ................
O representante de O representante de
(11) (12)
Assinatura Assinatura
(1)
- Data.
(2)
- Designao da entidade destinatria.
(3)
- Nome e cargo do responsvel da entidade remetente.
(4)
- Nome e cargo do responsvel da entidade destinatria.
(5)
- Diploma legal ou despacho que autoriza o acto.
(6)
- Natureza do acto: transferncia, incorporao, depsito, doao, compra, etc.
(7)
- Designao da entidade remetente.
(8)
(9)
- Local.
(10)
- Data.
(11)
- Designao da entidade remetente.
(12)
49
Anexo 4: Modelo de guia de remessa
50
GUIA DE REMESSA
ENTIDADE REMETENTE Entidade Destinatria
Remessa de Sada n: Remessa de Entrada n:
Data: dddd -dd -dd Data: dddd -dd -dd

Responsvel: Responsvel:
IDENTIFICAO GLOBAL
Fundo e/ou Sub-fundo

Arquivstico:
Srie e/ou Sub-srie:
Classificao: Tabela de Seleco Ref: Datas Extremas: d d d d - d d d d
Nmero e Tipo de Unidades de Instalao Suporte Documental Dimenso Total

Volume de
Pastas Caixas Livros Maos Rolos Outros Papel Microfilme Digital Outro Metros lineares
dados
UNIDADES ARQUIVSTICAS / UNIDADES DE INSTALAO (riscar opo no seleccionada) 10
N Unidades Cota Data de Data de

N. Ttulo Datas Extremas
de Instalao11 Original Actual Eliminao Transferncia
dddd -dddd dddd -dd dddd -dd
10
Seleccionar unidade arquivstica para as sries processuais
11
Preencher caso tenha seleccionado a opo unidade arquivstica
Estas instrues destinam-se a auxiliar o processo de aplicao da avaliao documental no devem figurar
na Portaria de Gesto de Documentos.
Instrues de Preenchimento da Guia de Remessa
Entidade Remetente e Entidade Destinatria

Designao da Instituio/Servio que procede remessa da documentao assim como do Servio de Arquivo que a
recebe.
Nmero da remessa
Nmero sequencialmente atribudo por cada uma das entidades envolvidas.
Data
Ano, ms, dia respectivamente de sada e de entrada da remessa.
Responsvel
Assinatura do responsvel pela operao de remessa numa e noutra entidade.
Exemplo:
Remessa de Sada n: 12 Remessa de Entrada n: 23
Data: 23 - 01 - 2004 Data: 26 - 01 - 2004
Responsvel: Carlos Alberto Pereira Responsvel: Antnio Silva Mendes
Identificao global
Identificao sumria da srie e/ou subsrie remetida para o Servio de Arquivo.
Fundo e/ou Sub-fundo Arquivstico
Ttulo do fundo arquivstico ao qual pertence a srie e/ou subsrie. Esta referncia s necessria quando no se trate
de transferncias regulares de documentao entre servios de um mesmo organismo ou quando se tratar de sries
provenientes de organismos extintos.
Srie e/ou Sub-srie
Ttulo da srie e/ou da subsrie, quando exista.
Classificao
Cdigo que, no plano de classificao, atribudo srie e/ou subsrie em causa.
Tabela de Seleco Ref.
Nmero de referncia dado na tabela de seleco srie e/ou subsrie.
Datas extremas
Datas extremas da documentao a transferir.
Nmero e Tipo de Unidades de Instalao
52
Sob o tipo de unidade de instalao registar o nmero global de unidades da remessa.
Suporte
Assinalar com um X a natureza do suporte das unidades de instalao referenciadas
No caso da srie dispor simultaneamente de exemplares em formato electrnico e em papel, devem ser assinaladas as
duas opes: Papel + Electrnico. Esto nesta situao os processos hbridos em que se acumulam documentos em
papel e electrnicos (como mensagens de correio electrnico, documentos em Word no impressos, documentos de
folhas de clculo com frmulas, etc.).
No caso de assinalar um outro tipo de suporte, podem-se acrescentar dados complementares (por exemplo, para
documentao em suporte magntico, colocar entre parnteses, frente, cassetes vdeo VHS.
Dimenso total
Nmero de metros lineares a eliminar ou o volume de dados (Espao ocupado por objectos digitais ou informao
electrnica num dado suporte digital).
Exemplo:
Fundo e/ou
Sub-fundo
Arquivstico: Direco-Geral ..
Srie e/ou Sub-
srie: Copiador de correspondncia expedida
Tabela de Datas
Classificao: 080.20.01 Seleco Ref: 87 Extremas: 2000 - 2002

Metros Volume de
Pastas Caixas Livros Maos Rolos Outros Papel Microfilme Digital Outro
lineares dados
26 X 1,82
Seleccionar a opo Unidades Arquivsticas para sries de tipo processual, permite identificar os processos a
eliminar.
Seleccionar a opo Unidades de Instalao, preferencialmente, para sries de tipo coleco.
Unidades Arquivsticas / de Instalao (riscar a opo no seleccionada)

Descrio das Unidades arquivsticas / de Instalao da srie e/ou sub-srie acima identificada, registando:
Nmero
Nmero sequencialmente atribudo a cada unidade de instalao da actual remessa.
Ttulo
Registar o ttulo prprio de cada processo / unidade de instalao (de acordo com a opo seleccionada).
Datas Extremas
Datas extremas da unidade arquivstica / de instalao (de acordo com a opo seleccionada).
N de unidades de instalao
Preencher caso a unidade arquivstica seja composta por mais de uma unidade de instalao.
Cota Original e Cota Actual
Cotas da unidade arquivstica / de instalao: a cota de origem registada pela entidade remetente; a cota actual
registada pela entidade destinatria, uma vez instalada a documentao.
53
Data de Eliminao e Data de Transferncia
Data (ms e ano) para eliminao ou transferncia da unidade de instalao ou dos processos integrados na mesma.
Campo de preenchimento facultativo a efectuar pela entidade destinatria quando esta seja o servio de arquivo
intermdio.
54
Anexo 4: Modelo de auto de eliminao
55
AUTO DE ELIMINAO N. ___
(1) (2) (3) (4)
Aos ........ dias do ms de .............. de .......... , no(a) .................... , em ............... , na presena dos abaixo assinados, procedeu-se inutilizao por .................... , de
(5)
acordo com o(s) artigo(s) .......... da Portaria n. ......../..... de ................... , e disposies da Tabela de Seleco, dos documentos a seguir identificados:
IDENTIFICAO GLOBAL

Arquivstico:
Srie e/ou Sub-srie:
Classificao: Tabela de Seleco Ref: Datas Extremas: d d d d - d d d d

Pastas Caixas Livros Maos Rolos Outros Papel Microfilme Digital Outro Metros lineares Volume de dados
UNIDADES ARQUIVSTICAS / UNIDADES DE INSTALAO (riscar opo no seleccionada) 12
N Unidades de Cota
N. Ttulo Datas Extremas
Instalao13
dddd -ddd
d
dddd -ddd
d
dddd -ddd
d
dddd -ddd
d
O Responsvel pelo Arquivo O Responsvel pela Instituio
Assinatura Assinatura
12
Seleccionar unidade arquivstica para as sries processuais
13
Preencher caso tenha seleccionado a opo unidade arquivstica
Estas instrues destinam-se a auxiliar o processo de aplicao da avaliao documental no devem figurar
na Portaria de Gesto de Documentos.
INSTRUES DE PREENCHIMENTO DO AUTO DE ELIMINAO

Indicar a data, servio responsvel pela custdia da documentao, local, processo (venda / inutilizao) e forma de destruio
(triturao, macerao, incinerao), diploma legal que autoriza o acto.
Aos dois dias do ms de Janeiro de 2007, na Direco-Geral de , em ............... , na

presena dos abaixo assinados, procedeu-se venda / inutilizao por .................... , de
acordo com o(s) artigo(s) .......... da Portaria n. ......../..... de ..................., e disposies da
Tabela de Seleco, dos documentos a seguir identificados:
IDENTIFICAO GLOBAL
Identificao sumria da parte da srie e/ou sub-srie eliminada.
Fundo e/ou Sub-fundo Arquivstico
Ttulo do fundo arquivstico ao qual pertence a srie e/ou sub-srie.
Srie e/ou Sub-srie
Ttulo da srie e/ou da sub-srie.
Classificao
Cdigo que, no plano de classificao, atribudo srie e/ou sub-srie em causa.
Tabela de Seleco Ref.
Nmero de referncia dado na tabela de seleco srie e/ou sub-srie.
Datas extremas
Datas extremas da documentao a eliminar.
Nmero e Tipo de Unidades de Instalao
Sob o tipo de unidade de instalao registar o nmero global de unidades a eliminar
Suporte
Assinalar com um X a natureza do suporte das unidades de instalao referenciadas
No caso da srie dispor simultaneamente de exemplares em formato electrnico e em papel, devem ser assinaladas as
duas opes: Papel + Electrnico. Esto nesta situao os processos hbridos em que se acumulam documentos em
papel e electrnicos (como mensagens de correio electrnico, documentos em Word no impressos, documentos de
folhas de clculo com frmulas, etc).
No caso de assinalar um outro tipo de suporte, podem-se acrescentar dados complementares (por exemplo, para
documentao em suporte magntico, colocar entre parnteses, frente, cassetes vdeo VHS.
Dimenso total
Nmero de metros lineares a eliminar ou o volume de dados (Espao ocupado por objectos digitais ou informao
electrnica num dado suporte digital).
57
Exemplo:
Identificao

Arquivstico: Direco-Geral ..
Srie e/ou Sub-srie: Copiador de correspondncia expedida
Tabela de Seleco
Classificao: 080 Ref: 87 Datas Extremas: 2000 - 2002

Metros Volume de
Pastas Caixas Livros Maos Rolos Outros Papel Microfilme Digital Outro
lineares dados
26 X 1,82
Seleccionar a opo Unidades Arquivsticas para sries de tipo processual, permite identificar os processos a
eliminar.
Seleccionar a opo Unidades de Instalao, preferencialmente, para sries de tipo coleco.
UNIDADES ARQUIVSTICAS / DE INSTALAO (riscar a opo no seleccionada)

Descrio das Unidades arquivsticas / de Instalao da srie e/ou sub-srie acima identificada, registando:
Ttulo
Registar o ttulo prprio de cada processo / unidade de instalao (de acordo com a opo seleccionada)
Datas Extremas
Datas extremas da unidade arquivstica.
N de unidades de instalao
Datas extremas da unidade arquivstica / de instalao (de acordo com a opo seleccionada).
Cota
Cotas dos processos / da unidade de instalao (de acordo com a opo seleccionada).
Exemplo:
Datas N Unidades
Ttulo Cota
Extremas de Instalao
Processo da Exposio Lus de Cames 1 P 20/2000
2000
Processo da Exposio Peregrinaes em Portugal 5 P 02/1995
1995-2000
Processo da Exposio Marcos da Expanso Portuguesa 1 P 38/1998
1998-2000
58
Exemplo:
Ttulo Datas Extremas Cota

Copiador de correspondncia expedida - Janeiro 01 - 2000 01
Copiador de correspondncia expedida - Fevereiro 02 - 2000 02
Copiador de correspondncia expedida - Maro 03 - 2000 03
..
Copiador de correspondncia expedida - Dezembro 12 - 2001 12
59

Orientacoes Avaliacao V1.0a

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