Lectura N 5

PRINCIPALES HERRAMIENTAS DE GESTIN PARA LA ORGANIZACIN Y

DIRECCIN DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO

Dentro del manejo de la gestin pblica institucional, es comn hacer

referencia a la utilizacin de herramientas de gestin; en todo caso, lo
importante es definir y puntualizar en que momento de la gestin se deben
tomar en cuenta estas herramientas.

Entendemos que en una entidad del Estado para mejorar su gestin, es

necesario diferenciar y armonizar los citados instrumentos, este orden va
permitir tener una mejor visin del funcionamiento de la institucin, que va
incidir positivamente en la toma de decisiones.

Es posible establecer que existen herramientas para el nivel de

organizacin, que incluye instrumentos que en la prctica tienen que ser
elaboradas en forma obligatoria y otras herramientas para el nivel de gestin
que desde un punto de vista de direccin, se elaboran como producto de las
acciones de gestin que se realizan.

Con respecto a las herramientas para el nivel de direccin o normativo, se

mencionan a:

Normas generales dictadas por los organismos sectoriales y/o rectores

(externas).
Normas especficas dictadas por la propia institucin (internas).

En este ltimo caso, se estima que las normas van dirigidas principalmente
para el funcionamiento de los Sistemas Administrativos (Presupuesto,
Contabilidad, Tesorera, Abastecimiento, Personal e Informtica) y
Funcionales (Operativos) (unidades orgnicas conformadas teniendo en
cuenta la naturaleza de la creacin de la entidad (Misin). Ejemplo: rea de
Obras Pblicas, rea de Gestin Ambiental, reas de Salud (Ministerios),
rea de Catastro (Municipios), etc.

Asimismo las entidades de la Administracin Pblica, adems de elaborar el

PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL (POI), tienen que formular el
REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES ROF y el CUADRO
PARA ASIGNACIN DE PERSONAL - CAP. Asimismo, el MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES - MOF y el TEXTO NICO DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS- TUPA.

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7.2 Descripcin de las herramientas de gestin

De una manera general, a continuacin se definen las principales

herramientas de gestin:

7.2.1. NIVEL DE ORGANIZACIN

a) El Reglamento de Organizacin y Funciones ROF

Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que

formaliza la estructura orgnica de la Entidad, orientada al esfuerzo
institucional y al logro de su misin, visin y objetivos. Contiene las
funciones generales de la Entidad y las funciones especficas de
los rganos y unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y
responsabilidades.

b) El Manual de Organizacin y Funciones MOF

El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento

normativo que describe las funciones especficas a nivel de cargo o
puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la estructura orgnica
y funciones generales establecidas en el Reglamento de
Organizacin y Funciones - ROF, as como en base a los
requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de Asignacin
de Personal.

c) El Cuadro para Asignacin de Personal CAP

El CAP es un documento de gestin que contiene los cargos

clasificados en base a la estructura orgnica prevista en su
Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) y a los objetivos y
metas establecidos en su Plan Estratgico.

d) El Manual de Procedimientos MAPRO

El Manual de Procedimientos es un documento descriptivo y de

sistematizacin normativa, teniendo tambin un carcter
instructivo e informativo. Contiene en forma detallada, las
acciones que se siguen en la ejecucin de los procesos
generados para el cumplimiento de las funciones y deber
guardar coherencia con los respectivos dispositivos legales y/o
administrativos, que regulan el funcionamiento de la entidad

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 e) El Presupuesto Analtico de Personal PAP

Documento de gestin que considera las plazas y el presupuesto

para los servicios especficos del personal permanente y
eventual en funcin de la disponibilidad presupuestal.

Refleja la provisin remunerativa de cada uno de los cargos

definidos en el CAP.

f) El Texto nico de Procedimientos Administrativos TUPA.

Es el documento unificado de cada entidad de la Administracin

Pblica que contiene toda la informacin relativa a la tramitacin
de los procedimientos administrativos que se realicen ante las
distintas dependencias

g) Cdigo de tica.

La aplicacin y observancia de las disposiciones del Cdigo de

tica de la Funcin Pblica contribuyen a fortalecer la confianza
en la Administracin Pblica y la buena imagen de aquellos que
la integran;

El Reglamento de la Ley del Cdigo de tica de la Funcin

Pblica, coadyuva a la transparencia en el ejercicio de la funcin
pblica as como a la mejora de la gestin y de la relacin con
los usuarios de los servicios;

Como se aprecia, se torna imperativo la necesidad de que

dichas normas, aparte de las otras aprobadas y que se estiman
herramientas de gestin, acten en forma correlacionada,
tratando de establecer una estructura idnea desde el punto de
vista organizacional y funcional.

7.2.2. NIVEL DE GESTIN

a) Plan Estratgico

Es el instrumento orientador de la gestin institucional,

formulado desde una perspectiva temporal mayor al corto plazo,
que enuncia la MISIN, la VISIN, los OBJETIVOS
ESTRATGICOS, las ESTRATEGIAS, los INDICADORES DE
DESEMPEO y las METAS de una entidad.

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b) El presupuesto Institucional.

Es un instrumento de Gestin Econmica y Financiera,

elaborado para un periodo econmico, en el cual se estiman, los
INGRESOS que deben obtenerse y los GASTOS que deben
ejecutarse

c) El Plan Operativo Institucional POI.

El Plan Operativo Institucional es un instrumento de gestin que

contiene la informacin relacionada al anlisis y diagnstico
institucional, objetivos generales, las actividades programadas,
las metas de cada programa y el presupuesto para cada una de
ellas

d) Los estados financieros

Productos del proceso contable, que en cumplimiento de fines

financieros, econmicos y sociales, estn orientados a revelar la
situacin, actividad y flujos de recursos, fsicos y monetarios de
una entidad pblica, a una fecha y perodo determinados.

e) Los estados presupuestarios

Los estados presupuestarios, contemplan los ingresos y egresos

que determinan el resultado presupuestario del ejercicio, as
como su aplicacin en las cuentas del balance.

f) Informes sobre evaluaciones del Presupuesto y del POI

Corresponde a la medicin de los resultados obtenidos y el

anlisis de las variaciones fsicas y financieras observadas, en
relacin a lo aprobado en los presupuestos del Sector Pblico

g) Informes peridicos de gestin

Son los reportes que se emiten como resultado de una actividad

de gestin realizada

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7.2.3 NIVEL DE DIRECCIN O NORMATIVO

EXTERNAS

Normas generales dictadas por los organismos sectoriales y/o

rectores

Son las normas aprobadas por lo organismos sectoriales como:

Ministerios; y/u Organismos rectores como: la Contralora General
de la Repblica, Superintendencias, entre otras.

INTERNAS

Normas especficas dictadas por la propia institucin (internas).

Directivas internas dictadas por las reas responsables de la

entidad, que regulan las normas generales y que van dirigidas
principalmente para el funcionamiento de los sistemas
administrativos y operativos

7.2,4. Otras herramientas de gestin

Al margen de lo sealado anteriormente, se pueden incluir como

herramientas de gestin a:

INDICADORES

Son instrumentos de la gerencia pblica moderna, que permiten

hacer seguimiento y evaluacin, del desempeo de la institucin; en
este sentido, evala el impacto logrado por la entidad, como
resultado de las operaciones realizadas y buscando si se lograron
los efectos logrados.

Tipo de indicadores

Al respecto, tomando en cuenta las directivas aprobadas por el

Ministerio de Economa y Finanzas, se definen los siguientes tipos
de indicadores:

a) Indicadores para la medicin de desempeo

Indicador de Insumo.-

Especifica los recursos utilizados en el desarrollo de las

acciones de las entidades.

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 Indicador de Producto.-

Especifica los bienes y servicios provistos por las entidades

como resultado de la combinacin y uso de los recursos.

Indicador de Resultado.-

Es una medida del cumplimiento de los objetivos de la entidad

y de su misin.

b) Indicadores para la evaluacin del desempeo

Indicador de Economa.-

Evala el nivel de ahorro de recursos.

Indicador de Eficiencia.-

Evala la relacin entre la utilizacin de recursos y los bienes

y servicios previstos.

Indicador de Eficacia.-

Evala el nivel de cumplimiento de los objetivos y resultados

trazados en el Plan estratgico Institucional.

Indicador de Calidad.-

Evala la manera en que se proveen los bienes y/o servicios

por parte de la entidad. Se mide en trminos de rapidez y
oportunidad del servicio, accesibilidad, precisin de la
distribucin, comodidad o cortesa reflejada a travs del nivel
de satisfaccin del usuario.