El uso de cuestionarios es una tcnica de recopilacin de
informacin que permite a los analistas de sistemas estudiar las posturas, las creencias, el comportamiento y las caractersticas de varias personas clave en la organizacin que se pueden ver afectadas por los sistemas actual y propuesto. Las posturas son lo que las personas en la organizacin dicen desear (en un nuevo sistema, por ejemplo); las creencias son lo que las personas dan por cierto; el comportamiento es lo que hacen los miembros de la organizacin, y las caractersticas son las propiedades de las personas u objetos. Las respuestas obtenidas a travs de cuestionarios (tambin conocidos como encuestas) en los que se utilizan preguntas cerradas se pueden cuantificar. Si encuesta personas a travs del correo electrnico o Web, puede usar software para convertir las respuestas electrnicas directamente en tablas de datos para analizarlas mediante una aplicacin de hoja de clculo o paquetes de software estadsticos. Las respuestas a los cuestionarios en los que se utilizan preguntas abiertas se analizan e interpretan de otras formas. Las respuestas a las preguntas sobre posturas y creencias son sensibles a las palabras elegidas por el analista de sistemas. Por medio del uso de cuestionarios, el analista puede buscar cuantificar lo que encontr en las entrevistas. Adems, es posible usar cuestionarios para determinar qu tan difundido o limitado est realmente un sentimiento expresado en una de las entrevistas. Por lo contrario, se pueden utilizar cuestionarios para encuestar a una muestra grande de usuarios de sistemas con el fin de detectar problemas o llevar a la mesa de discusin cuestiones importantes antes de programar las entrevistas. En este captulo vamos a comparar y contrastar los cuestionarios con las entrevistas. Hay muchas similitudes entre las dos tcnicas y tal vez lo ideal sera utilizarlas en conjunto, ya sea para dar seguimiento a las respuestas confusas de un cuestionario con una entrevista, o para disear el primero con base en lo que se descubri en la entrevista. Sin embargo, cada tcnica tiene sus propias funciones especficas, por lo que no siempre es necesario o conveniente utilizar ambas.
Planeacin del uso de cuestionarios
A primera vista, tal vez los cuestionarios parezcan una forma
rpida de recopilar cantidades masivas de datos sobre la forma en que los usuarios valoran el sistema actual, los problemas que experimentan con su trabajo y lo que las personas esperan de un sistema nuevo o modificado. Aunque es cierto que podemos recopilar mucha informacin a travs de los cuestionarios sin invertir tiempo en las entrevistas cara a cara, para desarrollar un cuestionario til se requiere mucho tiempo de planeacin. Cuando decidimos encuestar a los usuarios por correo electrnico o a travs de Web, debemos tomar en cuenta ciertos aspectos de planeacin adicionales relacionados con la confidencialidad, la autenticacin de la identidad y los problemas de respuestas mltiples. Primero hay que decidir lo que planeamos conseguir a travs del uso de una encuesta. Por ejemplo, si desea conocer el porcentaje de usuarios que prefieren una pgina FAQ para informarse sobre nuevos paquetes de software, un cuestionario podra ser la tcnica apropiada; si desea un anlisis detallado del proceso de toma de decisiones de un gerente, la entrevista es una mejor opcin. He aqu algunos lineamientos para ayudarlo a decidir si es apropiado utilizar cuestionarios. Considere el uso de cuestionarios si: 1. Las personas a quienes necesita interrogar estn esparcidas en un rea amplia (distintas sucursales de la misma corporacin). 2. Hay gran cantidad de personas involucradas en el proyecto de sistemas, por lo que es importante saber qu proporcin de un grupo dado (por ejemplo, la gerencia) aprueba o desaprueba una caracterstica especfica del sistema propuesto. 3. Piensa realizar un estudio exploratorio y desea medir la opinin general antes de que el proyecto de sistemas tome cualquier direccin especfica. 4. Desea estar seguro de que se identifiquen y consideren los problemas con el sistema actual en las entrevistas de seguimiento. Una vez que haya determinado que tiene buenos motivos para usar un cuestionario y despus de que haya sealado los objetivos a cumplir por medio de ste, podr empezar a formular las preguntas.
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