Acai001 V4

MACROPROCESO DE APOYO CDIGO: ACAI001
PROCESO GESTIN CALIDAD VERSIN: 4

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DE VIGENCIA: 2017-11-07
DOCUMENTOS PAGINA: 1 de 22
El presente instructivo tiene como objetivo establecer todos los

parmetros para la correcta redaccin, codificacin e
OBJETIVO: identificacin de cada uno de los documentos establecidos
dentro de los Sistemas de Gestin de la Universidad de
Cundinamarca.
Aplica para todos los documentos que soportan los procesos y
ALCANCE:
los sistemas de gestin de la Universidad de Cundinamarca.
El responsable de velar por el cumplimiento del presente
LDER DEL
instructivo es el Gestor Responsable del Proceso Gestin
INSTRUCTIVO:
Calidad.
DEFINICIONES
Las definiciones que se citan a continuacin rigen para todos los documentos que
soportan los procesos y los Sistemas de Gestin de la Universidad de
Cundinamarca.
CARACTERIZACIN DE PROCESO: Documento que describe las actividades

globales que realiza un proceso, est compuesto bsicamente por una cadena de
actividades que aportan a la consecucin de un objetivo general, identificando
tambin a los proveedores, entradas, y salidas con sus correspondientes clientes
(internos y externos), quienes reciben las salidas. Adems en este documento se
informa acerca de los responsables, los recursos requeridos, los requisitos legales
aplicables, los documentos que se deben tener en cuenta, los registros que se
generan y los parmetros de medicin utilizados para evidenciar el mejoramiento
continuo.
CONTROL: Acciones encaminadas para evitar situaciones no deseada y as

garantizar el cumplimiento de las actividades.
CONTROL DE CAMBIOS: Describe brevemente los cambios realizados con

relacin a la versin anterior.
DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte, este ltimo puede ser papel, o

magntico, electrnico, fotografa.
DIAGRAMA DE FLUJO: Representacin grfica de un proceso, cada paso del

proceso es representado por un smbolo diferente que contiene una breve
descripcin de la etapa del proceso mostrando una relacin secuencial entre ellas.
Documento controlado por el Sistema de Gestin de la Calidad

Asegrese que corresponde a la ltima versin consultando el Portal Institucional
DEFINICIONES
DOCUMENTO DE REFERENCIA: Documento utilizado con el fin de mejorar la
comprensin para realizar las diferentes actividades.
FORMATO: Documento que se puede encontrar en forma digital o impresa que se

diligencia para dar lugar a un Registro.
GUA: Documento que establece pautas de accin, recomendaciones o sugerencias

de expertos en temas determinados y que apoyan la gestin de los procesos o la
documentacin de los mismos.
INSTRUCTIVO: Es un documento que describe detalladamente la forma como

debe ejecutarse una actividad o tarea, para asegurar su realizacin.
MANUAL: Documento en el cual se establecen directrices generales de varios

temas, procesos o mtodos los cuales incluyen informacin de inters.
MAPA DE PROCESOS: Representacin grfica que nos ayuda a visualizar todos

los procesos que existen en una empresa y su interrelacin entre ellos.
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan,

las cuales transforman elementos de entradas en resultados.
PROCEDIMIENTO: Forma especfica de llevar a cabo una actividad o un proceso.
REQUISITOS Y CONDICIONES GENERALES PARA EL DESARROLLO DEL

INSTRUCTIVO
a. Codificacin de los Documentos. Los cdigos de los documentos de los
Sistemas de Gestin de la Universidad de Cundinamarca, tienen una estructura
compuesta por el Macroproceso, Proceso, Tipo de Documento y un
consecutivo, como se indica a continuacin (Figura No. 1):


INSTRUCTIVO
Figura No. 1 Codificacin de Documentos
El primer cdigo es un carcter de tipo alfabtico e identifica el tipo de

Macroproceso de los Sistemas de Gestin. (Ver tabla No. 1)
TIPO MACROPROCESO CDIGO

Estratgico E
Misional M
Apoyo A
Seguimiento, Medicin, Anlisis y Evaluacin S
Tabla No.1 Tipo de Macroproceso
El segundo cdigo es de dos caracteres, son de tipo alfabtico e identifica el

proceso al cual pertenece el documento, de acuerdo a los identificados en
el Modelo de Operacin. (Ver Tabla No. 2).
NOMBRE PROCESO CDIGO

Gestin Planeacin Institucional PI
Gestin Proyectos Especiales y Relaciones PR
Interinstitucionales
Gestin Autoevaluacin y Acreditacin AA
Gestin Sistemas Integrados SG
Gestin Comunicaciones CO
Gestin Formacin y Aprendizaje FA
Gestin Ciencia, Tecnologa e Innovacin CT


INSTRUCTIVO
Gestin Interaccin Universitaria IU
Gestin Admisiones y Registro AR
Gestin Bienestar Universitario BU
Gestin Proyectos Acadmicos PA
Gestin Internacionalizacin IT
Gestin Graduados GD
Gestin Apoyo Acadmico AA
Gestin Financiera FI
Gestin Bienes y Servicios BS
Gestin Jurdica JU
Gestin Talento Humano TH
Gestin Sistemas y Tecnologa SI
Gestin Documental DO
Gestin Servicio de Atencin al Ciudadano AC
Gestin Control Interno CI
Gestin Control Disciplinario CD
Tabla No. 2 Procesos de la Institucin.
El tercer cdigo es de un solo carcter a excepcin del Manual de Calidad

que tiene dos caracteres de tipo alfabtico e identifica el tipo de documento
del Sistema de Gestin de la Calidad. (Ver tabla No. 3)
TIPO DOCUMENTO CDIGO

Manual de Calidad MC
Manual M
Caracterizacin C
Procedimiento P
Formato F
Gua G
Instructivo I
Documento Externo x
Tabla No. 3 Tipos de Documentos


INSTRUCTIVO
b. Encabezado. Los documentos deben llevar el siguiente encabezado:
NOMBRE DEL MACROPROCESO CDIGO:

NOMBRE DEL PROCESO VERSIN:
VIGENCIA:
NOMBRE DEL INSTRUCTIVO
PAGINA: 5 de 22
Donde:
El Logo Institucional: El logo smbolo de la Universidad de Cundinamarca,

que se encuentra documentado en el Manual de Identidad Institucional del
Proceso Gestin Comunicaciones, el cual debe ir en el encabezado de la
pgina, en la parte superior izquierda, primera columna, nica lnea, el logo
es proporcional y se modifica de acuerdo al ancho de la hoja.
Nombre del Macroproceso: En el encabezado primera lnea, segunda
columna, el nombre del Macroproceso en maysculas en letra fuente Arial,
el tamao de la fuente de 10 puntos, negrilla y centrado. (Ver Modelo de
Operacin)
Nombre del Proceso: En el encabezado segunda fila, el nombre del proceso
en maysculas en letra fuente Arial, el tamao de la fuente de 10 puntos,
negrilla y centrado. (Ver Modelo de Operacin)
Nombre del Documento: En el encabezado tercera fila, el nombre del
documento en maysculas en letra fuente Arial, el tamao de la fuente de
10 puntos, negrilla y centrado. El nombre del documento debe aparecer en
todas las pginas.
Cdigo: En el encabezado primera fila, tercera columna, en el extremo
superior derecho, cdigo que identifica el documento, letra fuente Arial,
tamao fuente de 10 puntos, negrilla y centrado. (ver codificacin de los
documentos).
Versin: En el encabezado tercera columna segunda fila, Corresponde al
nmero de actualizaciones que tenga el documento del Sistema de Gestin
de la Calidad, al modificarse la versin debe aumentar, (versin 1, versin
2, etc.). En letra fuente Arial, el tamao de la fuente de 10 puntos, negrilla y
centrado.
Fecha de vigencia: Corresponde a la fecha en que entra en vigencia la
aplicacin del documento
Pgina: En el encabezado tercera columna tercera fila, debajo de la versin,
PGINA: Numero de pgina de Nmero total de pginas, letra fuente


INSTRUCTIVO
Arial, tamao fuente de 10 puntos, negrilla y centrado. El nmero de pginas
y el total de pginas debe aparecer en todas las pginas.
c. Control de cambios, elaboracin y aprobacin. El control de cambios refleja

la trazabilidad del documento, se ubica al final del mismo y est compuesto por:
Versin: Corresponde al nmero de actualizaciones del documento.

Fecha: Corresponde a la fecha de publicacin del documento y su
disposicin en el punto de uso, en formato de AAAA/MM/DD.
Descripcin del Cambio: Se registra la justificacin de la emisin o
modificacin del documento en particular y que obliga al cambio de versin.
Elabor: Se relacionan los gestores del proceso con su respectivo cargo y
que participaron en la creacin o modificacin del documento.
Aprob: Se relaciona el gestor responsable del proceso de acuerdo a la
normatividad legal existente, con su cargo y la fecha en que el gestor
aprueba el documento.
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIN APROBACIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO
AAAA MM DD
Liste en Describa de manera concreta
esta
columna el
los cambios realizados al
nmero de documento en cada versin.
versiones
que haya
sufrido el
documento
.
ELABOR
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO
Liste en esta columna los
participantes en la elaboracin de
la versin del documento.
REVIS


INSTRUCTIVO
APROB (GESTOR RESPONSABLE DEL PROCESO)
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO FECHA
AAAA MM DD
Tabla No. 4 Control de Cambios
d. Pie de pgina de los documentos. Los documentos declarados en el Sistema

de Gestin de la Calidad, debern contener un pie de pgina con el siguiente
mensaje:

e. Letra, fechas y otros. Todos los documentos deben adoptar el siguiente

estndar:
Tipo de letra: La letra para la elaboracin de los documentos es Arial.

Tamao de la letra: Se debe manejar letra tamao 11.
Fecha: Se debe utilizar el estndar internacional establecido en la norma ISO
8601, adoptado por la Universidad:
AAAA MM DD
Texto: Los prrafos deben estar justificados a la izquierda y a la derecha.

Interlineado: Los textos deben tener un interlineado sencillo.
Mrgenes: La configuracin de las mrgenes se establece de la siguiente
manera:
TIPO DE MARGEN DIMENSIONES

Superior 4
Inferior 3
Izquierda 4
Derecha 3

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
A continuacin se especifica el contenido de los documentos de los Sistemas de

Gestin para la universidad de Cundinamarca
6.1 Plantilla para documentar caracterizaciones de proceso:
La caracterizacin de procesos permite mostrar a grandes rasgos la operacin del

proceso, sus caractersticas y la informacin general necesaria para el entendimiento
de los procesos; El contenido del formato para la Caracterizacin de Procesos
contiene los siguientes datos:
Objetivo: Establece el propsito que tiene el Proceso y debe estar articulado

con la misin, la visin y las polticas de la Universidad de Cundinamarca.
Alcance: Hace referencia a la descripcin resumida del Proceso, informando

desde donde empiezan sus actividades (identificacin de requisitos o
necesidades) hasta donde culminan, sedes a la que aplica y cualquier otra
informacin que permita determinar los lmites del proceso.
Responsable del proceso: Es el responsable del proceso y quien lidera las

actividades que conllevan a la mejora continua del proceso.
Proveedores: Son las personas, entidades o procesos que proporcionan las

entradas (bien o servicio) para el Proceso.
Entradas: Insumos requeridos para el inicio y/o el desarrollo de las

actividades del proceso.
Actividades: Descripcin de actividades generales del proceso que permiten

transformar las entradas en resultados.
Salida: Entregables que evidencia los resultados obtenidos de la actividad

realizada.
Cliente: Hace referencia a los clientes internos y externos a los cuales van
dirigidos los resultados (productos o servicios).
PHVA: Ciclo que describe el mejoramiento continuo. (Planear, Hacer,

Verificar, Actuar).

Planear: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir

resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas de la
organizacin.
Hacer: Implementar y ejecutar lo planeado.
Verificar: Realizar el seguimiento y la medicin de los procesos y los servicios

respecto a las polticas, los objetivos y los requisitos para el servicio, e informar
sobre los resultados.
Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo de los

procesos.
Indicadores de Impacto: Indicadores que permiten medir el logro del objetivo

del proceso.
Normatividad: Normas, leyes, resoluciones, decretos, entre otros, los cuales

soportan la realizacin de las actividades.
Parmetros de control: Caractersticas de calidad que se controlan en un

proceso por ejemplo oportunidad, accesibilidad, entre otros.
Documentos: Informacin documentada que apoya el desarrollo de las

actividades del proceso.
Registros: Formato diligenciado que evidencia los resultados obtenidos de la

actividad realizada, este puede ser en medio fsico o electrnico.


Imagen 1. Plantilla para documentar las Caracterizacin.

6.2 Plantilla para documentar manuales
Los manuales son documentos que especifican las generalidades de un proceso,

sistema u operacin, El contenido del formato para manuales contiene los siguientes
datos:
Portada: Identifica datos relevantes del manual.
Tabla De Contenido: Tabla que establece los ttulos y subttulos del

documento e identifica su ubicacin en el mismo. Se recomienda utilizar la
funcin de tabla de contenido automatizada de Word.
Introduccin: Permite al lector conocer de antemano el tema tratado en el

manual.
Objetivos General: Especifica el propsito del documento, Inicia con verbo

infinitivo y responde la pregunta Para qu?
Objetivos Especficos: Desglosan el objetivo general del documento en

objetivos puntuales.
Alcance: Establece los lmites de aplicacin del documento, se refiere a los

procesos, procedimientos se puede describir donde inicia a donde termina, las
reas involucradas en la actividad, las sedes a las que aplica, entre otros, que
se afecten con el documento.
Definiciones: Incluye el vocabulario, los conceptos y los trminos que se

consideren necesarios para entender los procesos, los procedimientos, etc., a
que haga referencia el documento.
Cuerpo del Manual: Desarrollo del contenido objeto del manual.
Bibliografa Y Webgrafa: Documentos consultados como Referencia para la

elaboracin del documento.
Anexos: Informacin que soporta el contenido del documento.


Imagen 2. Plantilla para documentar los Manuales.
6.3 Plantilla para documentar procedimientos
Los procedimientos permiten especificar las actividades de un proceso, el contenido

del formato para los Procedimientos contiene los siguientes datos:
Objetivo: Especifica el propsito del documento, Inicia con verbo infinitivo y

responde la pregunta Para qu?

procesos, procedimientos se puede describir donde inicia a donde termina, las
reas involucradas en la actividad, las sedes a las que aplica, entre otros, que
se afecten con el documento.
Lder del procedimiento: Determina el(los) funcionario(s) que es (son)

responsable(s) de la implementacin de las actividades que conforman el
documento.


Polticas y condiciones generales para el desarrollo del procedimiento:

Establece los requerimientos, las polticas y las disposiciones que deben ser
tenidas en cuenta para la ejecucin de las actividades planteadas en el
Procedimiento.
Diagrama de flujo: Representacin grfica de las actividades del

procedimiento, cada paso es representado por un smbolo diferente que
contiene una breve descripcin de la etapa del proceso mostrando una
relacin secuencial entre ellas.
Actividad: Relaciona los pasos del procedimiento, deben iniciar con verbo
infinitivo y describe que se debe hacer en cada etapa del procedimiento.
Responsable: Cargo que ejecuta la actividad.
Control: Acciones encaminadas para comprobar que las actividades se estn

ejecutando correctamente.
Registro Resultante: Formato diligenciado que evidencia los resultados

obtenidos de la actividad realizada, este puede ser en medio fsico o
electrnico.
Documentos de referencia: Documentos que pueden ser consultados para

el entendimiento de las actividades establecidas.
Sistemas de informacin: relacin de los software o aplicativos utilizados

en la ejecucin de las actividades del procedimiento, una breve descripcin
del funcionamiento, la frecuencia de utilizacin y donde se encuentra ubicado
el software o aplicativo.


Imagen 3. Plantilla para documentar los Procedimientos.
6.4 Plantilla para documentar Instructivos
Relaciona los pasos o la forma especfica de llevar a cabo la actividad o tarea,

generalmente complementa o aclara la manera de ejecutar una actividad de un
procedimiento, El contenido del formato para los Instructivos contiene los siguientes
datos:
Objetivo: Establece el fin del instructivo.

procesos, procedimientos etc., que se afecten con el documento.
Responsable: Determina al (los) funcionario(s) que es (son) responsable(s)

de la implementacin de las actividades que conforman el documento.


Condiciones generales para el desarrollo del instructivo: Establece los

requerimientos, las polticas y las disposiciones que deben ser tenidas en
cuenta para la ejecucin de las actividades planteadas en el instructivo.
Descripcin de la actividad: Espacio abierto para describir el paso a paso

para ejecutar una tarea, se pueden usar texto, imgenes, diagramas, tablas o
cualquier otro medio para documentar las actividades.

Imagen 4. Plantilla para documentar los Instructivos.
6.5 Plantilla para documentar Guas
Documento que establece recomendaciones o buenas prcticas para ejecutar una

actividad o tarea, generalmente apoya, complementa o aclara actividades de un
procedimiento o instructivo, El contenido del formato para las guas contiene los
siguientes datos:
Objetivo: Establece el fin del instructivo.

Alcance: Establece los lmites de aplicacin del documento, se refiere a los procesos,
procedimientos etc., que se afecten con el documento.
Definiciones: Incluye el vocabulario, los conceptos y los trminos que se consideren

necesarios para entender los procesos, los procedimientos, etc., a que haga
referencia el documento.
Descripcin de las actividades y/o recomendaciones: Espacio abierto para

describir las recomendaciones o buenas prcticas para ejecutar una actividad o tarea,
se pueden usar texto, imgenes, diagramas, tablas o cualquier otro medio para
documentar la gua.
Imagen 5. Plantilla para documentar las Guas.

6.6 Plantilla para documentar formatos
El formato es un documento que permite registrar informacin y se elabora de acuerdo

a la necesidad de cada proceso.
Imagen 6. Plantilla para documentar los Formatos.

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE APROBACIN
VERSIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO
AAAA MM DD
Emisin del Documento. Se elabora el
presente Instructivo tomando la
1 2017 05 12 informacin consignada en el numeral
4.5. Del ACAMC001 Manual de
Calidad Vr. 13.
Se modifica la presentacin de las
Plantillas para la creacin de
2 2017 07 27 documentos del Sistema de Gestin
de la Calidad de acuerdo a
lineamientos institucionales.
Se modifica la plantilla para la
3 2017 08 10
elaboracin de Caracterizaciones.
Se incluyen los nuevos Procesos y
4 2017 11 07 nueva nomenclatura de cdigos de
acuerdo a la Resolucin 156 de 2017.
ELABOR
Diana Milena Sanabria Castillo Tcnico Oficina de Calidad
Hernn Daro Gonzlez Molina Tcnico IV Oficina de Calidad
REVIS
Carolina Gmez Fontecha Coordinadora de Calidad
APROB (GESTOR RESPONSABLE DEL PROCESO)
NOMBRES Y FECHA
CARGO
APELLIDOS AAAA MM DD
Jos del Carmen Correa Director de Planeacin
2017 11 07
Alfonso Institucional


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MACROPROCESO DE APOYO CDIGO: ACAI001

PROCESO GESTIN CALIDAD VERSIN: 4

El presente instructivo tiene como objetivo establecer todos los

CARACTERIZACIN DE PROCESO: Documento que describe las actividades

CONTROL: Acciones encaminadas para evitar situaciones no deseada y as

CONTROL DE CAMBIOS: Describe brevemente los cambios realizados con

DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte, este ltimo puede ser papel, o

DIAGRAMA DE FLUJO: Representacin grfica de un proceso, cada paso del

Documento controlado por el Sistema de Gestin de la Calidad

FORMATO: Documento que se puede encontrar en forma digital o impresa que se

GUA: Documento que establece pautas de accin, recomendaciones o sugerencias

INSTRUCTIVO: Es un documento que describe detalladamente la forma como

MANUAL: Documento en el cual se establecen directrices generales de varios

MAPA DE PROCESOS: Representacin grfica que nos ayuda a visualizar todos

PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan,

PROCEDIMIENTO: Forma especfica de llevar a cabo una actividad o un proceso.

REQUISITOS Y CONDICIONES GENERALES PARA EL DESARROLLO DEL

Documento controlado por el Sistema de Gestin de la Calidad

REQUISITOS Y CONDICIONES GENERALES PARA EL DESARROLLO DEL

Figura No. 1 Codificacin de Documentos

El primer cdigo es un carcter de tipo alfabtico e identifica el tipo de

TIPO MACROPROCESO CDIGO

Tabla No.1 Tipo de Macroproceso

El segundo cdigo es de dos caracteres, son de tipo alfabtico e identifica el

NOMBRE PROCESO CDIGO

Documento controlado por el Sistema de Gestin de la Calidad

REQUISITOS Y CONDICIONES GENERALES PARA EL DESARROLLO DEL

Tabla No. 2 Procesos de la Institucin.

El tercer cdigo es de un solo carcter a excepcin del Manual de Calidad

TIPO DOCUMENTO CDIGO

Tabla No. 3 Tipos de Documentos

Documento controlado por el Sistema de Gestin de la Calidad

REQUISITOS Y CONDICIONES GENERALES PARA EL DESARROLLO DEL

NOMBRE DEL MACROPROCESO CDIGO:

El Logo Institucional: El logo smbolo de la Universidad de Cundinamarca,

Documento controlado por el Sistema de Gestin de la Calidad

REQUISITOS Y CONDICIONES GENERALES PARA EL DESARROLLO DEL

c. Control de cambios, elaboracin y aprobacin. El control de cambios refleja

Versin: Corresponde al nmero de actualizaciones del documento.

Documento controlado por el Sistema de Gestin de la Calidad

REQUISITOS Y CONDICIONES GENERALES PARA EL DESARROLLO DEL

Tabla No. 4 Control de Cambios

d. Pie de pgina de los documentos. Los documentos declarados en el Sistema

Documento controlado por el Sistema de Gestin de la Calidad

e. Letra, fechas y otros. Todos los documentos deben adoptar el siguiente

Tipo de letra: La letra para la elaboracin de los documentos es Arial.

Texto: Los prrafos deben estar justificados a la izquierda y a la derecha.

TIPO DE MARGEN DIMENSIONES

Documento controlado por el Sistema de Gestin de la Calidad

A continuacin se especifica el contenido de los documentos de los Sistemas de

6.1 Plantilla para documentar caracterizaciones de proceso:

La caracterizacin de procesos permite mostrar a grandes rasgos la operacin del

Objetivo: Establece el propsito que tiene el Proceso y debe estar articulado

Alcance: Hace referencia a la descripcin resumida del Proceso, informando

Responsable del proceso: Es el responsable del proceso y quien lidera las

Proveedores: Son las personas, entidades o procesos que proporcionan las

Entradas: Insumos requeridos para el inicio y/o el desarrollo de las

Actividades: Descripcin de actividades generales del proceso que permiten

Salida: Entregables que evidencia los resultados obtenidos de la actividad

PHVA: Ciclo que describe el mejoramiento continuo. (Planear, Hacer,

Documento controlado por el Sistema de Gestin de la Calidad

Planear: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir

Hacer: Implementar y ejecutar lo planeado.