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RPUBLIQUE DU BNIN

MINISTERE DE LA DECENTRALISATION, DE LA GOUVERNANCE LOCALE, DE


LADMINISTRATION ET DE LAMENAGEMENT DU TERRITOIRE
(MDGLAAT)

COMMISION NATIONALE DES FINANCES LOCALE


(CONAFIL)

PROJET DE SERVICES DECENTRALISES CONDUITS


PAR LES COMMUNAUTES
(PSDCC)

MANUEL DE PROCDURES ADMINISTRATIVES,


FINANCIRES ET COMPTABLES

Version 2.0

Mars 2014

1
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

SOMMAIRE
CHAPITRE 1 : ORGANISATION .......................................................................................................................... 0
1. ORGANIGRAMME ET PERSONNEL DU PSDCC .................................................................................................. 1
1.1. AU NIVEAU DU SSDCC ................................................................................................................................... 1
1.1.1. LE SECRETAIRE EXECUTIF DU PSDCC...................................................................................................................... 1
1.1.2. SECRETAIRE DE DIRECTION DU SSDCC ................................................................................................................... 4
1.1.3. LE SPECIALISTE EN GESTION FINANCIERE ............................................................................................................... 5
1.1.3. LE COMPTABLE ............................................................................................................................................................. 8
1.1.4. SPECIALISTE EN PASSATION DE MARCHES (SPM) ................................................................................................. 9
1.1.5. SPECIALISTE EN SUIVI EVALUATION (SSE) .......................................................................................................... 11
1.1.6. 1.1.7. SPECIALISTE EN COMMUNICATION (SCOM)............................................................................................. 11
1.1.8. SPECIALISTE EN FORMATION ET EN GESTION A LA BASE (SFGB) ......................................................................... 12
SPECIALISTE EN FORMATION ET EN GESTION A LA BASE (SFGB) ...................................................................................... 12
1.1.9. SPECIALISTE EN FILETS SOCIAUX (SFS)............................................................................................................... 13
1.1.10. SPECIALISTE EN GENIE CIVIL (SGC) AU NIVEAU NATIONAL.......................................................................... 14
1.1.11. CONDUCTEURS DE VEHICULES ADMINISTRATIFS .............................................................................................. 15
1.1.12. AGENT DE LIAISON ....................................................................................................................................................... 16
1.2. AU NIVEAU DES CELLULES PREFECTORALES DAPPUI AUX SDCC ............................................................. 16
1.2.1. CHEF CELLULE PREFECTORALE .............................................................................................................................. 16
1.2.2 CONTROLEUR FINANCIER ......................................................................................................................................... 17
2.2.3. LES SPECIALISTES EN GENIE CIVIL AU NIVEAU DEPARTEMENTAL .................................................................... 18
2. GESTION DE LINFORMATION AU SEIN DU PROJET......................................................................................... 19
2.1. CODIFICATION DE LINFORMATION .................................................................................................................. 19
2.1.1. CODIFICATION DES FONCTIONS OU DE POSTES DE TRAVAIL...................................................................................... 19
2.1.3. NUMEROTATION DES DOCUMENTS ......................................................................................................................... 19
2.1.4. DATE DES DOCUMENTS ............................................................................................................................................. 20
2.2. TRAITEMENT DU COURRIER EXTERNE ....................................................................................................... 20
2.2.1. COURRIER PHYSIQUE ................................................................................................................................................. 20
2.2.2. COURRIER ELECTRONIQUE ....................................................................................................................................... 22
2.3. RELATIONS AU SEIN DU PSDCC ....................................................................................................................... 23
2.3.1. RELATIONS ENTRE LES DIFFERENTS ORGANES ET ACTEURS DU PSDCC .......................................................... 23
2.3.2. RELATIONS AU SEIN DU SSDCC .................................................................................................................................... 23
3. MISE A DISPOSITION DES FONDS ET POUVOIRS DE SIGNATURE.................................................................... 24
3.1. MISE A DISPOSITION DES FONDS DU PSDCC .................................................................................................................. 24
3.1.1. POUVOIRS DE SIGNATURE ......................................................................................................................................... 24
3.1.2. ENGAGEMENT DES DEPENSES ........................................................................................................................................ 24
3.1.3. PAIEMENT DES DEPENSES .............................................................................................................................................. 24
3.1.4. DEMANDES DE RETRAITS DE FONDS (DRF) ........................................................................................................ 25

ANNEXES A LORGANISATION................................................................................................................................... 26
ANNEXE 1: ORGANIGRAMME DU PSDCC ................................................................................................................................ 27

CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL ..................................................................................... 28


OBLIGATIONS ADMINISTRATIVES .............................................................................................................................................. 29
OBLIGATIONS SOCIALES .............................................................................................................................................................. 29
OBLIGATIONS FISCALES............................................................................................................................................................... 29
LE PERSONNEL PROVENANT DE LA FONCTION PUBLIQUE..................................................................................................... 29
4. PROCESSUS DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL ............................................................................................ 29
4.1. EXPRESSION DES BESOINS ............................................................................................................................................ 29
4.2. PROCESSUS DE RECRUTEMENT ................................................................................................................................... 29
4.2.1. RECRUTEMENT DU PERSONNEL CONTRACTUEL.................................................................................................... 29
4.3. PAIE ................................................................................................................................................................................ 30
4.3.1. PROCESSUS DETABLISSEMENT DE LA PAIE ................................................................................................................. 30
4.3.2. PROCESSUS DE PAIEMENT DES SALAIRES .............................................................................................................. 30
4.3.3. PROCESSUS DE DECLARATION ET DE PAIEMENT DES RETENUES FISCALES SUR SALAIRES ............................. 31
3

4.3.4. PROCESSUS DE DECLARATION ET DE PAIEMENT DES RETENUES SOCIALES ET COTISATIONS PATRONALES


SUR SALAIRES ............................................................................................................................................................................... 32
4.4. EVALUATION DU PERSONNEL ............................................................................................................................................ 33
4.4.1. CADRE GENERAL .............................................................................................................................................................. 33
4.4.2. MODALITES DEVALUATION ..................................................................................................................................... 34
4.5. PROCESSUS DE LEVALUATION ..................................................................................................................................... 34
4.5.1. PROCESSUS DEVALUATION DU PERSONNEL CADRE ............................................................................................ 34
4.5.2. PROCESSUS DEVALUATION DU PERSONNEL NON CADRE .................................................................................... 35
5. ABSENCES ........................................................................................................................................................ 35
5.1. ABSENCES ....................................................................................................................................................................... 35
5.1.1. ABSENCES AUTORISEES ........................................................................................................................................... 35
5.1.2. JUSTIFICATION DES ABSENCES AUTORISEES ......................................................................................................... 35
5.2. DISCIPLINE...................................................................................................................................................................... 36
5.2.1. ACTES DINDISCIPLINE ............................................................................................................................................. 36
5.2.2. SANCTIONS POSSIBLES .............................................................................................................................................. 36
5.2.3. TABLEAU DE CORRESPONDANCE ENTRE FAUTES ET SANCTIONS APPLICABLES............................................... 37
5.2.4. REGLEMENT INTERIEUR DU SSDCC....................................................................................................................... 37
6. FIN DU CONTRAT............................................................................................................................................ 37
6.1. MOTIFS DE FIN DE CONTRAT........................................................................................................................................ 37
6.2. FIN DU CONTRAT............................................................................................................................................................ 38
6.3. FORMALITES DE CLOTURE DU CONTRAT .................................................................................................................... 38
ANNEXE 8 : REGISTRE DE PAIE ................................................................................................................................................. 48
ANNEXE 9 : FICHE DE SUIVI DES ABSENCES............................................................................................................................. 49
ANNEXE 10 : CERTIFICAT DE TRAVAIL ................................................................................................................................... 50
ANNEXE 11 : REU POUR SOLDE DE TOUT COMPTE .............................................................................................................. 51
ANNEXE 12 : ATTESTATION DE DEPART EN CONGES ............................................................................................................ 52
ANNEXE 13 : CERTIFICAT DE REPRISE DE SERVICE ............................................................................................................... 53
ANNEXE 14 : BULLETIN DE PAIE .............................................................................................................................................. 55
ANNEXE 15 : FICHE DEVALUATION-PERSONNEL CADRE ..................................................................................................... 56
ANNEXE 16 : FICHE DEVALUATION - PERSONNEL NON CADRE .......................................................................................... 58
ANNEXES 18 : CRITERES DEVALUATION ................................................................................................................................ 60

CHAPITRE 3: PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS ........................................................................................ 61


7. PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS ....................................................................................... 62
7.1. CADRE REGLEMENTAIRE .............................................................................................................................................. 62
7.2. MISSIONS A LINTERIEUR DU BENIN ........................................................................................................................... 62
7.3. MISSIONS A LEXTERIEUR DU BENIN .......................................................................................................................... 63
7.3.1. MENTIONS DE LORDRE DE MISSION ....................................................................................................................... 63
7.3.2. PAIEMENT DES FRAIS DE MISSION........................................................................................................................... 64
7.3.3. JUSTIFICATION DES FRAIS DE MISSION A LEXTERIEUR ....................................................................................... 64
ANNEXE 1 : ORDRE DE MISSION A LINTERIEUR ..................................................................................................................... 66
ANNEXE 2 : ORDRE DE MISSION A LEXTERIEUR .................................................................................................................... 67
ANNEXE 3 : ETAT DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE MISSION .......................................................................................... 68
ANNEXE 4 : ETAT DE JUSTIFICATION DES FRAIS DE MISSION ............................................................................................... 69

CHAPITRE 4: PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS DE CARBURANT ET DE FOURNITURES ............................. 71


8. PROCDURES DE GESTION DES STOCKS DE CARBURANT ET DE FOURNITURES ........................................ 72
8.1. CADRE REGLEMENTAIRE .............................................................................................................................................. 72
8.1.1. TEXTES DE REFERENCE............................................................................................................................................. 72
8.1.2. CATEGORISATION DES STOCKS ................................................................................................................................ 72
8.1.3. ETAPES DE GESTION DES STOCKS DE CARBURANT ET DE FOURNITURES .......................................................... 72
8.2. GESTION DU CARBURANT............................................................................................................................................. 72
8.2.1. OUTILS DE GESTION.................................................................................................................................................. 72
8.2.2. ............................................................................................................................................................................................. 73
PROCESSUS DE GESTION DES TICKETS ...................................................................................................................................... 73
8.2.3. PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT ........................................................................................................... 73
8.2.4. PROCESSUS DE CONTROLE......................................................................................................................... 73
8.2.5. GESTION DES DEPLACEMENTS POUR LES REUNIONS ET MISSIONS DU PROJET ........................................... 73

3
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

8.3. GESTION DES FOURNITURES CONSOMMABLES ......................................................................................................... 73


8.3.1. NATURE DES FOURNITURES ....................................................................................................................... 73
8.3.2. OUTILS DE GESTION DES FOURNITURES ..................................................................................................... 74
8.3.3. PROCESSUS DENTREE EN STOCK ............................................................................................................... 74
8.3.4. PROCESSUS DE CONSOMMATION ................................................................................................................ 74
8.3.5. PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT ............................................................................................................ 74
8.3.6. PROCESSUS DE CONTROLE ET DINVENTAIRE............................................................................................. 74
ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS.......................................................................................................... 76
ANNEXE 1 : BON DENTREE........................................................................................................................................................ 78
ANNEXE 2 : BON DE SORTIE ....................................................................................................................................................... 79
ANNEXE 3 : FICHE DINVENTAIRE DE STOCK........................................................................................................................... 80
ANNEXE 4 : FICHE DE STOCK (REGISTRE DE STOCK) ............................................................................................................. 81
ANNEXE 5 : FICHE DE DOTATION DE CARBURANT.................................................................................................................. 82
ANNEXE 6 : REGISTRE DE CARBURANT .................................................................................................................................... 83

CHAPITRE 5: PROCEDURES DE GESTION DES EQUIPEMENTS ............................................................................ 84


9. PROCEDURES DE GESTION DES EQUIPEMENTS .............................................................................. 85
9.1. CADRE REGLEMENTAIRE.................................................................................................................................................... 85
9.1.1. OBJECTIFS POURSUIVIS.................................................................................................................................... 85
9.1.2. TEXTES DE REFERENCE ................................................................................................................................... 85
9.2. PRINCIPES DE GESTION DES EQUIPEMENTS .............................................................................................................. 85
9.2.1. DESTINATION FINALE DES BIENS .................................................................................................................... 85
9.2.2. NATURE DES BIENS CONCERNES...................................................................................................................... 85
9.2.3. ETAPES DE GESTION DES EQUIPEMENTS .................................................................................................... 85
9.3. GESTION DES EQUIPEMENTS........................................................................................................................................ 85
9.3.1. CODIFICATION DES EQUIPEMENTS .................................................................................................................. 85
9.3.2. CODIFICATION DES INFORMATIONS ........................................................................................................... 86
9.3.3. Les outils de gestion des quipements ................................................................................................. 86
9.3.4. PROCESSUS DAFFECTATION DES BIENS ..................................................................................................... 87
9.3.5. Utilisation des biens ........................................................................................................................................... 88
9.3.6. Procdures dentretien et de rparations ................................................................................................. 88
9.3.7. Procdures de suivi et dinventaire des biens ................................................................................. 90
9.3.8. MISE AU REBUT DES BIENS ........................................................................................................................ 91
10.4. PROTECTION DES EQUIPEMENTS ............................................................................................................................. 91
ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION DES EQUIPEMENTS............................................................................................... 92
ANNEXE 1: BORDEREAU DAFFECTATION DE MATERIEL....................................................................................................... 93
ANNEXE 2 : REGISTRE DE BIENS DURABLES ............................................................................................................................ 94
ANNEXE 3 : FICHE DIMMOBILISATION .................................................................................................................................... 95
ANNEXE 4 : FICHE DINVENTAIRE DE BIENS DURABLES ........................................................................................................ 96
ANNEXE 5: CARNET DE BORD DE VEHICULE............................................................................................................................ 97
ANNEXE 6 : BON DE TRAVAIL .................................................................................................................................................... 98

CHAPITRE 6: GESTION FINANCIERE - PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE : PRINCIPE DE LA


COMPTABILITE ET DE TRESORERIE ......................................................................................................................... 99
11. PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE .................................................................................... 100
11.1. DISPOSITIONS GENERALES SUR LES BUDGETS DU PSDCC ............................................................................... 100
9.3.9. CADRE REGLEMENTAIRE DU BUDGET ..................................................................................................... 100
9.3.10. PRINCIPES BUDGETAIRES ..................................................................................................................... 100
9.3.11. STRUCTURES DELABORATION DU BUDGET .......................................................................................... 100
9.3.12. DOCUMENT BUDGETAIRE ..................................................................................................................... 101
11.2. PROCEDURES DELABORATION DU BUDGET ANNUEL ........................................................................................ 101
11.2.1. CALENDRIER BUDGETAIRE ................................................................................................................... 101
11.2.2. Processus budgtaire ................................................................................................................................ 102
11.3. PROCESSUS DEXECUTION DU BUDGET ................................................................................................................ 103
11.3.1. PERSONNEL DEXECUTION DU BUDGET ................................................................................................ 103
11.3.2. ENGAGEMENT DES DEPENSES............................................................................................................... 103
11.3.3. CONTROLE DES ENGAGEMENTS DE DEPENSES ...................................................................................... 104
5

11.3.4. PAIEMENT DES DEPENSES..................................................................................................................... 105


11.4. PROCESSUS DE SUIVI BUDGETAIRE ...........................................................................................................105
11.5. PROCESSUS DE REVISION BUDGETAIRE ..................................................................................................105
11.5.1. DISPOSITIONS GENERALES.................................................................................................................... 105
11.5.2. PROCESSUS DE REVISION BUDGETAIRE PAR LA CONAFIL ................................................................... 105
11.5.3. LE REAMENAGEMENT BUDGETAIRE ...................................................................................................... 106
11.5.4. REVISION BUDGETAIRE ......................................................................................................................... 106
ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE .....................................................................................................107
ANNEXE 1 : INSTRUCTIONS DE PREPARATION DU BUDGET ................................................................................................108
ANNEXE 2 : FICHE DELABORATION BUDGETAIRE ...............................................................................................................109
ANNEXE 3 : TABLEAU DE CONSOLIDATION BUDGETAIRE ...................................................................................................110
ANNEXE 4 : FICHE DE REVISION BUDGETAIRE ......................................................................................................................111

CHAPITRE 7: PROCEDURES DE DECAISSEMENTS : PRINCIPE DE LA COMPTABILITE DE TRESORERIE.......... 112


12. RGLES ET NOMENCLATURES FINANCIRES............................................................................................. 113
12.1. REGLES APPLICABLES ...............................................................................................................................................113
12.2. NOMENCLATURE DES RESSOURCES ........................................................................................................................113
12.3. NOMENCLATURE DES DEPENSES FINANCEES........................................................................................................113
13. MTHODES DE DCAISSEMENT CONVENUES .............................................................................................. 114
13.1. PRINCIPES GENERAUX ..............................................................................................................................................114
13.2. METHODE DU COMPTE DESIGNE .............................................................................................................................114
14. DESCRIPTION DE LA TRSORERIE DU PSDCC ........................................................................................... 114

Le SSDCC a la responsabilit de la bonne gestion des ressources du PSDCC ..................................... 114


14.1. COMPTE DESIGNE ......................................................................................................................................................114
14.2. COMPTE DE TRANSACTIONS ....................................................................................................................................114
14.3. COMPTES DAVANCE DES AGENCES DE PAIEMENT ...............................................................................................114
14.4. CAISSE DE MENUES DEPENSES ................................................................................................................................115
15. FONCTIONNEMENT DU COMPTE DSIGN.................................................................................................. 115
15.1. APPROVISIONNEMENT DU COMPTE DESIGNE ......................................................................................................115
15.1.1. OBJET DE LA PROCEDURE ..................................................................................................................... 115
15.1.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE .......................................................................................................... 115
15.1.3. REGLES DE GESTION ............................................................................................................................. 115
15.1.4. LISTE DES OPERATIONS ........................................................................................................................ 115
15.1.5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE .......................................................................................................... 116
15.1.6. PAIEMENT DIRECT ............................................................................................................................... 116
15.1.7. OBJET DE LA PROCEDURE ..................................................................................................................... 116
15.1.8. APPLICATION DE LA PROCEDURE .......................................................................................................... 117
15.1.9. REGLES DE GESTION ............................................................................................................................. 117
15.1.10. LISTE DES OPERATIONS ...................................................................................................................... 117
16. FONCTIONNEMENT DU COMPTE DE TRANSACTIONS.................................................................................. 118
16.1. OBJET DE LA PROCEDURE ........................................................................................................................................118
16.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE ...........................................................................................................................118
16.3. REGLES DE GESTION .................................................................................................................................................118
16.4. DETAILS DES PROCEDURES......................................................................................................................................118
16.4.1. OUVERTURE DU COMPTE ...................................................................................................................... 118
16.4.2. DEPOT INITIAL DANS LE COMPTE DE TRANSACTIONS DU PROJET ......................................................... 119
16.4.3. RECONSTITUTION DU COMPTE DE TRANSACTIONS DU PROJET.............................................................. 119
16.4.4. RETRAITS DU COMPTE DE TRANSACTIONS DU PROJET .......................................................................... 119
17. COMPTES DAVANCE DES AGENCES DE PAIEMENT ..................................................................................... 120
17.1. RECONSTITUTION DU COMPTE DE TRANSACTIONS DU PROJET ................................................................................121
18. CAISSE MENUES DEPENSES ......................................................................................................................... 121
18.1. FONCTIONNEMENT DE LA CAISSE DE MENUES DEPENSES...................................................................................121
18.2. RETRAITS DE LA CAISSE ...........................................................................................................................................121
18.3. SEUIL DE LA CAISSE DE MENUES DEPENSES ..........................................................................................................121
18.4. PROCEDURES DE RETRAITS PAR BON A JUSTIFIER ...............................................................................................121
19. FONCTIONNEMENT DU COMPTE DE TRANSIT ........................................................................................... 122
19.1. OBJET DE LA PROCEDURE ........................................................................................................................................122

5
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

19.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE........................................................................................................................... 123


19.3. REGLES DE GESTION ................................................................................................................................................ 123
20. CADRE COMPTABLE GENERAL ........................................................................................................................ 125
20.1. SYSTEME COMPTABLE ................................................................................................................................................... 125
20.2. JOURNAUX COMPTABLES ............................................................................................................................................... 125
20.3. DOSSIERS COMPTABLES ................................................................................................................................................ 126
20.4. CADRE COMPTABLE ANALYTIQUE ............................................................................................................................... 128
20.4.1. CONTEXTE ET OBJECTIFS ..................................................................................................................... 128
20.4.2. PRINCIPES ET REGLES DE GESTION ...................................................................................................... 128
20.5. PLAN COMPTABLE DU PROJET ..................................................................................................................................... 128
20.6. ORGANISATION COMPTABLE ........................................................................................................................................ 138
20.7. PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES ..................................................................................................................... 138
TRAVAUX QUOTIDIENS....................................................................................................................................... 138
20.7.1..................................................................................................................................................................... 138
TRAVAUX MENSUELS ......................................................................................................................................... 138
20.7.2..................................................................................................................................................................... 138
20.7.3. TRAVAUX ANNUELS .............................................................................................................................. 139
20.7.4. RAPPORTS FINANCIERS ........................................................................................................................ 139
20.8. GUIDE DIMPUTATION COMPTABLE............................................................................................................................. 140
20.8.1. PRINCIPES GENERAUX .......................................................................................................................... 140
20.8.2. COMPTABILISATION DES ACHATS DE BIENS ET SERVICES ..................................................................... 140
20.8.3. COMPTABILISATION DES PENALITES DE RETARD ................................................................................. 143
20.8.4. COMPTABILISATION DES FACTURES TRAVAUX ..................................................................................... 145
20.8.5. COMPTABILISATION DES PENALITES DE RETARD SUR LES MARCHES DE TRAVAUX ............................... 149
20.8.6. COMPTABILISATION DES AVANCES AUX FOURNISSEURS ....................................................................... 151
20.8.7. COMPTABILISATION AVANCE DE DEMARRAGE PAYEE PAR DPD .......................................................... 153
20.8.8. COMPTABILISATION DES ACHATS PAYES SUR LE COMPTE BANCAIRE .................................................... 155
20.8.9. COMPTABILISATION DES FACTURES PAYEES PAR DPD ........................................................................ 157
20.8.10. COMPTABILISATION DEPOT INITIAL SUR LE COMPTE DESIGNE ......................................................... 159
20.8.11. COMPTABILISATION DE LEMISSION DUNE DRF ............................................................................... 159
20.8.12. COMPTABILISATION DU PAIEMENT DE LA DRF ................................................................................. 161
20.8.13. COMPTABILISATION DUNE DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT .......................................................... 163
20.8.14. EMISSION DE LA DPD ........................................................................................................................ 163
20.8.15. REGLEMENT DU FOURNISSEUR PAR LIDA......................................................................................... 165
20.8.16. COMPTABILISATION DES SUBVENTIONS AUX COMMUNES POUR LE FINANCEMENT DES SOUS PROJETS
COMMUNAUX166
20.8.17. FINANCEMENT DES SOUS PROJETS COMMUNAUTAIRES ...................................................................... 170
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

PREMIERE PARTIE :
GESTION ADMINISTRATIVE
CHAPITRE 1 : ORGANISATION

0
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

1. ORGANIGRAMME ET PERSONNEL DU PSDCC


Lorganigramme du PSDCC est fonction de son montage institutionnel. Un schma de cet
organigramme est prsent en Annexe de cette section.
Le personnel utiliser dans le cadre de la mise en uvre du PSDCC est constitu du
personnel contractuel et du personnel des prfectures mis la disposition du PSDCC.
Le personnel contractuel est utilis au niveau du SSDCC et des Cellules Prfectorales
dappui aux SDCC.
Les fiches de fonction des contractuels de chaque structure sont prsentes ainsi quil suit :
1.1. Au niveau du SSDCC
1.1.1. Le Secrtaire Excutif du PSDCC

Titre du poste Secrtaire Excutif du Projet (Coordonnateur)

Suprieur hirarchique Ministre Charg de la Dcentralisation


Secrtaire de Direction du SSDCC
Spcialiste en Gestion Financire
Spcialiste en Passation de Marchs
Spcialiste en Suivi et Evaluation Spcialiste en
Communication
Spcialiste en Formation et en Gestion la Base
Subordonns directs Spcialiste en Filets Sociaux
Spcialiste en Gnie Civil au niveau national
Spcialistes en Gnie Civil au niveau dpartemental
Contrleurs Financiers
Comptable
Agent de liaison
Conducteurs de Vhicule Administratif

Rle
Le Secrtaire Excutif est responsable de la bonne gestion du PSDCC. Il a spcialement
pour rle :
dassurer la conception, la coordination, la mise en uvre et le contrle des activits
du PSDCC ;
de veiller lutilisation rationnelle des ressources (personnel, matriel, financier) du
PSDCC ;
danimer et de stimuler la concertation entre les diffrents intervenants dans la mise
en uvre des activits du PSDCC ;
dtablir et maintenir un dialogue permanent avec le personnel du SP/CONAFIL, les
autorits administratives et les bailleurs de fonds.
Tches de supervision gnrale
Le Secrtaire Excutif
organise lexcution des activits du PSDCC ;
dfinit les conditions de fonctionnement de ses services et des Cellules Prfectorales
dans le cadre des activits du Projet ;
maintient de bonnes relations avec les bailleurs de fonds concerns par le projet et
avec tous les autres partenaires qui peuvent aider la ralisation des objectifs du
PSDCC ;
prpare les sessions de la CONAFIL o il joue le rle de secrtaire ;

1
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

excute les dlibrations des sessions de la CONAFIL ;


reprsente le PSDCC dans toutes les instances ;
coordonne lensemble des activits du PSDCC.
Gestion technique
Assurer la planification des activits du projet en coordonnant llaboration des plans
de travail annuel (PTA), les budgets et des plans de passation de marchs (PPM) ;
Apporter au SSDCC la coordination lappui technique ncessaire pour ;
lexcution courante des activits dcoulant des PTA, BUDGET et PPM et le respect des
dlais ;
lexcution de toutes les actions entrant dans le cadre de la mise en application des
documents de base du projet, en particulier les diffrents manuels de procdures
nationales de ladministration publique et/ou spcifiques des bailleurs de fonds, ainsi
que les manuels doprationnalisation des PTA ;
Assurer la bonne qualit technique dexcution du projet avec lappui des Cellules
Prfectorales ;
Assurer llaboration et la mise en uvre des stratgies et plans de communication sur
les activits du projet ;
Rendre compte aux instances hirarchiques (Administration, bailleurs de fonds) de
lEtat davancement de lexcution du projet conformment la priodicit dfinie
pour la production des rapports ;
S`assurer que les aspects environnementaux et sociaux du projet sont excuts
conformment aux documents environnementaux et sociaux (Cadre de Gestion
Environnementale et Sociale CGES) et Plan de Rinstallation des Personnes
Involontairement Dplaces (PRPID), et ce, en troite collaboration avec le consultant
temps partiel, charg des questions environnementales et sociales, qui sera recrut
pendant la mise en uvre du projet ;
En collaboration avec les ADC ( Consultants Individuels) temps partiel, sassurer que
les sous-projets communautaires respectent les politiques de sauvegarde
environnementale et sociale et que leurs impacts soient vrifis suivant le check-list
contenu dans les instruments de sauvegarde environnementale et sociale du projet ;
Le Secrtaire Excutif sassurera galement que les mesures dattnuation des impacts
potentiellement ngatifs sont incluses dans les propositions de sous-projets multi
usages et communautaires.
Gestion financire
Prsenter lintention des instances nationales et de la Banque Mondiale dans les
dlais requis, pour approbation / adoption, des Projets de budgets annuels, des tats
financiers annuels et des rapports financiers intrimaires non audits sur le Projet
couvrant ledit trimestre ;
laborer la programmation budgtaire des activits du projet ;
suivre lexcution financire du budget du projet ;
Ordonnancer toutes les dpenses devant tre payes sur le compte dsign et les sous
comptes du projet ;
Veiller au maintien permanent du niveau de liquidit, et en particulier aux
mouvements de fonds assurs par le SGF: dcaissements, approvisionnements des
comptes dsigns ;
Signer les lettres de transmission des Demandes de Remboursement de Fonds (DRF)
et des Demandes de Paiement Direct (DPD), ainsi que des Rapports financiers
Intrimaires conditionnant les dcaissements, avant leur transmission la Caisse
Autonome dAmortissement ;
Organiser les audits financiers externes du projet sous la supervision de la Cour
Suprme suivant la priodicit prvue (31 mars au plus tard). Oprationnaliser le plan
de mise en uvre des recommandations la satisfaction de la partie bninoise, de la
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Banque Mondiale et des autres bailleurs de fonds qui pourraient intervenir dans le
projet.
Gestion Administrative
assurer lorganisation gnrale du Projet ;
veiller la circulation de linformation de porte gnrale au sein du Projet ;
assurer la gestion quotidienne du Projet et la coordination technique avec les
diffrents acteurs (Ministres, Institutions, Partenaires Techniques et Financiers) ;
crer et entretenir les conditions propices pour latteinte des objectifs du Projet ;
assurer le respect par les diffrents acteurs des clauses de laccord de don et des
autres documents de base du Projet et en assurer le suivi ;
veiller au respect du calendrier des activits ;
animer les runions priodiques internes de lquipe de Coordination ainsi que les
runions largies aux autres structures impliques dans la mise en uvre du
projet ;
superviser les activits du personnel ;
superviser llaboration des rapports mi-parcours et dachvement du Projet.
Gestion des approvisionnements et Passation des marchs
veiller au respect strict des procdures dapprovisionnement du Projet ;
veiller la prparation, lactualisation et lexcution du Plan de Passation des
Marchs ;
prsider les Comits dOuvertures et de Jugement des Offres et assurer le bon
fonctionnement des Comits dEvaluation des Offres ;
veiller au strict respect des dispositions contenues dans le Plan de Passation des
Marchs ;
signer les diffrents marchs, conventions et bons de commande engageant les
ressources du Projet.
Administration du personnel
recruter le personnel/consultant (le cas chant son licenciement),
conformment la procdure en vigueur ;
appliquer le rglement intrieur et les dispositions rglementaires en matire de
gestion du personnel ;
signer chaque mois ltat gnral des salaires ;
veiller la tenue rgulire des livres obligatoires en matire de gestion du
personnel ;
autoriser les absences du personnel ;
dcider des sanctions lencontre du personnel en cas de non respect des
procdures ;
organiser lvaluation du personnel sur la base des indicateurs de performance.
Suivi et contrle et production des rapports
assurer le suivi et la supervision des activits du Projet conformment aux
indicateurs de performance spcifis dans les documents lgaux des bailleurs du
Fonds ;
organiser la revue priodique des activits du Projet ;
coordonner la mise en place et exploiter les tableaux de suivi des indicateurs de
base du Projet ;
coordonner les activits entrant dans le cadre du contrle interne et du contrle
externe du Projet ;
assurer la production et la diffusion des rapports mensuels, trimestriels,
semestriels et annuels tels que requis par laccord de Prt du projet et tels que
dcrits dans le manuel dexcution du projet.

3
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Reprsentation et communication
reprsenter le Projet au plan national et international ;
coordonner la mise en uvre du plan de communication du Projet.
Tches de gestion de patrimoine
Le Secrtaire Excutif, sous lautorit du Ministre en charge de la Dcentralisation :
veille ce que tous les biens acquis sur les fonds des bailleurs de fonds soient
rgulirement protgs contre les risques de toute nature (destruction, perte, vol,
accidents, ) ;
veille ce que tous les biens dquipement soient identifis et localiss ;
prsente, au moins une fois par an, linventaire des biens acquis sur les fonds des
bailleurs de fonds.
Tches de rapports
Elles portent sur llaboration des documents obligatoires pour rendre compte de
lexcution des activits ralises.
Le Secrtaire Excutif, sous lautorit du Ministre en charge de la dcentralisation :
veille la production trimestrielle, semestrielle et annuelle des rapports financiers
et des rapports dactivits ;
contrle et approuve les rapports financiers avant leur diffusion (Comit de
Pilotage et Bailleurs de fonds).
Tches de suivi et de contrle
Le Secrtaire Excutif, sous lautorit du Ministre en charge de la dcentralisation:
veille collecter les donnes ncessaires ltablissement des rsultats des
activits excutes ;
apprcie les rsultats physiques atteints et rconcilis avec les rsultats financiers ;
veille ce que tous les organes de contrle extrieurs au PSDCC exercent leur rle
de vrificateur : audit, inspections, etc.
sassure que les recommandations de ces organes de vrification sont appliques.
Intrim du Secrtaire Excutif
En cas dabsence du Secrtaire Excutif, son intrim sera assur par lun des cadres
suprieurs de lquipe du Projet dans lordre suivant : (1) Le Spcialiste en Gestion
Financire, (2) un cadre dsign par le Secrtaire Excutif.
1.1.2. Secrtaire de Direction du SSDCC

Titre du poste Secrtaire de Direction (SD) du SSDCC


Suprieur hirarchique Secrtaire Excutif
Subordonns Nant

Rle
Sous la responsabilit directe du Secrtaire Excutif du Projet, la SD-SSDCC assure des
tches de gestion du courrier, de gestion de la communication, de gestion des rendez-vous
et de laccueil des visiteurs du SSDCC. Elle assure galement les tches de tenue de la
caisse de menues dpenses.
Tches de traitement du courrier
La SD- SSDCC :
initie les correspondances demandes par le Secrtaire Excutif et les soumet sa
signature ;
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

saisit les documents confidentiels initis par le Secrtaire Excutif et les autres
documents ;
introduit les documents la signature du Secrtaire Excutif,
introduit chez le Secrtaire Excutif les documents reus de lextrieur pour
traitement ;
prpare la circulation du courrier en attachant un bordereau de transmission,
transmet chaque destinataire les documents viss par le Secrtaire Excutif dans
des parapheurs ;
assure la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives
administratives et, en gnral, tout document diffusion gnrale ;
prend tous les messages et en particulier les messages urgents transmettre,
remet le courrier dpart aux chauffeurs pour distribution au moyen dun cahier
de transmission ;
suit le dplacement des vhicules du projet sous la supervision du Secrtaire
Excutif du PSDCC ;
sassure de la distribution rgulire par lAgent de Liaison (AL) des documents
destins aux services ou aux tiers au moyen du cahier de transmission ;
sassure que les registres pour le suivi du courrier arrive et dpart sont
tenus jour ;
classe les originaux du courrier administratif trait dans des rangements
appropris ;
prpare et assiste aux runions demandes par le Secrtaire Excutif et rdige les
comptes rendus, procs verbaux de ces runions ;
et toutes autres tches ncessaires la bonne marche du Projet.
Tches de gestion des audiences
La SD-SSDCC :
prend ou donne les rendez-vous aux visiteurs du SSDCC ;
accueille les visiteurs et les introduit auprs du personnel du SSDCC ;
rappelle au personnel les rendez-vous importants en temps opportun,
coordonne l'ensemble des contacts extrieurs et intrieurs du Secrtaire Excutif ;
et toutes autres tches relatives la gestion des audiences.
Tches de gestion documentaire
La SD-SSDCC :
classe les documents destins au SSDCC selon le mode appropri (alphabtique,
numrique, chronologique, idologique) afin de permettre ainsi une recherche
rapide ;
assure larchivage lectronique et physique des documents gnraux de la
Coordination ;
et toutes autres tches relatives la gestion documentaire.
Tches de gestion des tlcommunications
La SD-SSDCC :
reoit les appels tlphoniques destins au SSDCC ;
note les messages tlphoniques pour la SSDCC ;
assure et privilgie la transmission lectronique des documents ;
et toutes autres tches relatives la gestion des tlcommunications.
1.1.3. Le Spcialiste en Gestion Financire

Titre du poste Spcialiste en Gestion Financire (SGF)


Suprieur hirarchique Secrtaire Excutif
Subordonn Comptable

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PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Rle
Sous la responsabilit du Secrtaire Excutif, le SGF assure la supervision de la gestion
administrative, comptable et financire du PSDCC.
Tches de supervision gnrale
Le SGF :
supervise les activits du comptable plac sous sa responsabilit,
assume la responsabilit professionnelle de cet agent.
Tches de gestion financire
Le SGF :
veille au respect des procdures financires convenues avec les bailleurs de fonds,
contrle la prparation des demandes de retraits de fonds destines aux bailleurs de
fonds ;
contrle la tenue des comptes ouverts ;
cosigne les titres de paiement de dpenses (chques, virement, etc.) mis sur le
compte doprations du projet ;
supervise la liquidation des factures, dcomptes et autres pices de dpenses,
contrle tous les tats de paiement (frais de missions, perdiems, etc.) et autres pices
justificatives de dpenses avant paiement ;
suit le dnouement des cautions reues ;
fournit les donnes financires ncessaires la prparation du PTBA ;
prpare les demandes de rallocation de fonds adresser au Gouvernement pour
transmission aux bailleurs de fonds ;
vise les entres et les sorties de fonds des comptes bancaires ou de la caisse.
Tches de gestion budgtaire
Le SGF :
labore le budget du SSDCC en collaboration avec les autres responsables ;
assiste les Cellules prfectorales et les autres structures impliques dans la
prparation de leurs propositions budgtaires ;
participe llaboration du PTBA ;
suit et contrle lexcution budgtaire ;
analyse et commente les carts pour une prise de dcision rationnelle.
Tches dacquisition de biens et services
Le SGF :
contrle lligibilit des dpenses ;
procde la revue des projets de contrats prpars par le SPM ;
procde la revue des autres documents dautorisation de dpense prpars par les
responsables techniques ;
excute les dmarches administratives (engagement au Systme Informatis de
Gestion des Finances Publiques SIGFIP-, etc.) rendues ncessaires pour l'acquisition
des biens entrant dans l'excution des activits ;
vrifie toutes pices de dpenses ;
vrifie la conformit des factures et dcomptes avec les contrats signs.
Tches de gestion comptable
Le SGF :
vise toutes les oprations de dcaissements, en particulier le paiement des dcomptes
et des factures ;
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

contrle, par preuve, les pices justificatives de dpenses et de recettes pour


s'assurer de leur validit, de leur exactitude avant leur comptabilisation ;
vrifie par preuve, les imputations, la saisie et la conservation des pices comptables,
vrifie les analyses de comptes et les justifications de soldes des comptes,
vise les tats de rapprochements bancaires ;
veille la tenue rgulire des livres comptables ;
prpare des rapports financiers ;
veille au bon classement et larchivage des pices comptables.

Tches de gestion du personnel


Le SGF en collaboration avec la Secrtaire de Direction :
vrifie la tenue rgulire des registres obligatoires en matire de gestion du personnel,
veille la bonne tenue du fichier du personnel ;
contrle lexactitude des tats de paie avant leur paiement ;
vrifie la dclaration du personnel, les retenues de cotisations sociales et fiscales du
personnel et leur reversement rgulier aux services concerns ;
vrifie la comptabilisation des retenues et charges sociales ;
contrle la comptabilisation de la centralisation de la paie.
Tches de gestion de patrimoine
Le SGF :
maintient les stocks et les quipements protgs contre tous les risques de toute
nature (vol, destruction, perte, accidents, etc.) ;
vrifie que tous les quipements acquis sur les fonds des bailleurs de fonds sont
facilement localisables et identifiables ;
contrle la tenue rgulire des registres des biens ;
rapproche les tats de biens dresss priodiquement avec les registres comptables,
organise les inventaires annuels du patrimoine du projet.

Tches de rapports
Le SGF a la responsabilit de la production rgulire des rapports financiers des activits :
prpare les projets de rapports financiers trimestriels et annuels et les soumet la
validation du Secrtaire Excutif ;
tient tous les rapports et documents financiers la disposition des vrificateurs ou des
auditeurs ;
Supervise la production dans les dlais impartis des documents financiers (grands
livres, balances, tableau des emplois et des ressources, rapports financiers annexes)
avant leur soumission laudit.
Tches de suivi et de contrle
Le SGF :
veille au bon fonctionnement du Systme Intgr de Gestion (SIG) mis en place pour la
gestion des activits du PSDCC ;
prend toute mesure approprie pour rsoudre les dysfonctionnements constats ;
analyse et commente les carts entre prvisions et ralisations financires qui sont
ensuite compares aux ralisations physiques en collaboration avec les responsables
technique ;
instruit les agents relevant de son autorit pour les missions de vrifications ;
prpare tous les documents ncessaires aux missions de vrifications ;
applique les recommandations de laudit et de la supervision.

7
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

1.1.3. Le Comptable

Titre du poste Comptable


Superviseur hirarchique Spcialiste en Gestion Financire
Subordonns Nant

Rle
Sous la responsabilit du SGF, le Comptable assure des tches de tenue comptable, de
paiement et productions des documents financiers.
Tches de supervision
Le Comptable supervise les activits de la SD du SSDCC relativement la tenue de la
caisse de menues dpenses et de gestion du carburant.
Tches de gestion financire
Le Comptable :
tient les registres de trsorerie (banques ou caisses) ;
prpare les pices dentres et de sorties de fonds des comptes bancaires, prpare les
chques, virement de paiement et les engagements de dpenses ;
prpare la liquidation des factures, dcomptes et autres pices de dpenses ;
prpare les demandes de retraits de fonds destines aux bailleurs de fonds ;
prpare tous les tats de paiement ;
participe la prparation du PTBA ;
gre le stock du carburant.
Tches dacquisitions de biens et services
participe la rception des acquisitions
Tches de gestion comptable
Le Comptable :
procde aux imputations comptables ;
saisit les pices comptables ;
classe les pices justificatives de dpenses et de recettes ;
analyse les comptes et justifie les soldes des comptes ;
dresse les tats de rapprochements bancaires ;
tient les livres comptables ;
dite les tats constitutifs des rapports financiers.
Tches de gestion du personnel
Le Comptable :
tablit les tats et les bulletins de paie ;
comptabilise les tats de retenues de cotisations sociales et fiscales du personnel et de
reversement aux services concerns ;
comptabilise la centralisation de la paie.
Tches de gestion de patrimoine
Le Comptable :
participe aux inventaires des biens, des stocks de fournitures et de carburant.
Tches de rapports
Le Comptable :
participe la prparation des rapports financiers trimestriels et annuels ;
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

participe la prparation des rapports intrimaires financiers (RIF).


Tches de suivi et contrle
Le Comptable :
assure la mise jour des logiciels comptables et financiers installs ;
met tous les documents comptables la disposition des missions de vrifications ;
excute les recommandations de laudit et de la supervision.
Tches de gestion de lentretien du parc automobile et du carburant du PSDCC
suit les rparations des vhicules du PSDCC ;
suit les chances dassurance et de visites techniques ;
toutes autres tches ncessaires la bonne gestion du parc automobile.
Tches de gestion du stock de fournitures
gre le stock de fournitures du PSDCC ;
notifie au SGF lpuisement du stock ;
tient jour les fiches stock de fournitures ;
toutes autres tches ncessaires la gestion du stock.
Tches de gestion des immobilisations
assure la codification des immobilisations ;
veille lentretien des immobilisations ;
tient jour le registre des immobilisations ;
toutes autres tches ncessaires la bonne gestion des immobilisations.
Tches de rapportage
prpare les inventaires ;
toutes autres tches ncessaires la production des rapports.
1.1.4. Spcialiste en Passation de Marchs (SPM)

Titre du poste Spcialiste en Passation des Marchs (SPM)


Suprieur hirarchique Secrtaire Excutif
Subordonns Nant

Rle
Sous la responsabilit du Secrtaire Excutif du Projet, le SPM a pour mission principale la
coordination des marchs passs tous les niveaux de projet et veille la soumission par
le SSDCC lIDA, de tous les documents dexamens pralables des passations de marchs.
Tche de supervision
Le SPM :
veille l'application des directives et procdures de passation des marchs, par le
SSDCC, les Communes, les communauts, et toute autre entit implique dans la
passation des marchs ;
supervise le renforcement de capacits des acteurs de passation des marchs tous
les niveaux.
Tches de programmation des marchs
Le SPM :
prpare et tient jour le PPM consolid du PSDCC ;
participe la prparation du PTBA du PSDCC ;
tient les registres des fournisseurs, des bureaux dtudes et des consultants,
tient le point des acquisitions de biens et services du PSDCC.
Prparation des dossiers dappels la concurrence
Le SPM :

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PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

prpare les dossiers d'appels d'offres et les demandes de propositions ou demandes


de prix ;
sassure que les dossiers dappel la concurrence ont rgulirement reu les avis
requis auprs de la Banque mondiale et des structures nationales comptentes,
s'assure de la conformit du dossier technique avec les pices numres dans les
directives et procdures ;
veille au respect du budget allou.
Publications des avis dappels la concurrence

Le SPM :
prpare les avis gnraux, spcifiques et de manifestation dintrt du PSDCC ;
assure la publication de ces avis bonne date et dans les organes dinformation
appropris (quotidiens nationaux, priodiques internationaux, revue Development
Business , dg Market, etc.).
Rception et valuation des offres

Le SPM :
prpare les sances de rception des offres ;
participe aux sances douverture des offres pour les acquisitions de biens et services
inscrites au PSDCC ;
rdige les procs-verbaux et les projets de rapports dvaluation des offres,
rdige les procs verbaux des ngociations ;
prpare les correspondances pour les demandes davis de non-objection lIDA ;
veille ce que les rapports dvaluation reoivent les approbations requises ;
met en place un mcanisme de confidentialit lors de lvaluation des offres.
Passation des marchs

Le SPM :
prpare linformation de ladjudicataire et des soumissionnaires non retenus des
rsultats de lappel la concurrence ;
prpare les projets de marchs ;
veille ce que les marchs soient signs, viss, approuvs et notifis dans les formes et
dlais requis ;
enregistre le march dans le logiciel ddi la gestion des marchs.
Suivi de lexcution et gestion administrative des marchs
Le SPM :
organise les sances des commissions de rception des quipements, fournitures
et services ;
prpare les procs-verbaux de rception ;
collecte auprs du SGF et classe les preuves de paiement des dcomptes et
situations tablis par les fournisseurs, les bureaux dtudes et des consultants ;
classe et archive les pices documentaires relatives la passation des marchs,
saisit toutes informations relatives aux marchs et aux donnes physiques ;
sassure en collaboration avec le SGF du respect des clauses juridiques et
financires des marchs (cautions, retenues de garantie, etc.).
Rapports
Le SPM :
prpare, conformment au format du RIF, les rapports sur la passation des
marchs du projet ;
participe la prparation des rapports sur la gestion des biens du PSDCC.
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

1.1.5. Spcialiste en Suivi Evaluation (SSE)

Titre du poste Spcialiste en Suivi Evaluation (SSE)


Suprieur hirarchique Secrtaire Excutif
Subordonns Nant

Mission
Sous la responsabilit du Secrtaire Excutif du Projet, le Spcialiste en Suivi
Evaluation a pour mission gnrale dinitier et de coordonner le suivi, lvaluation et
les tudes dimpact des activits de lensemble des composantes et des acteurs
impliqus dans la mise en uvre du PSDCC.
Principales tches et responsabilits
Le SSE :
conoit et met en place un systme de planification, suivi et valuation des
activits, incluant un manuel de suivi-valuation, un tableau de bord et des outils
de suivi priodique ;
assure dans les dlais, llaboration du Plan de Travail Annuel (PTA) du Projet
selon le format standardis retenu, en collaboration avec les responsables de
composantes, les responsables financiers et de passation de marchs ;
sassure que les indicateurs socio-environnementaux sont intgrs dans le manuel
de suivi-valuation et sont suivis adquatement ;
participe llaboration du budget annuel du Projet ;
suit les indicateurs de performances du Projet ;
attire lattention du Secrtaire Excutif sur les ventuels risques de contre-
performances du Projet ;
labore les rapports trimestriels, semestriels et annuels sur ltat davancement du
Projet ;
participe lorganisation des missions de supervision du Projet ;
diffuse les informations sur lvolution du Projet ;
assure la prennit des informations du Projet (centralisation et conservation des
rapports dtudes, aide-mmoires, procs verbaux, compte-rendu, rapports
priodiques, etc.) ;
forme les parties prenantes l`utilisation du Manuel de Suivi-Evaluation ;
coordonne ltablissement de la situation de rfrence du PSDCC ;
initie des enqutes priodiques en vue dapprcier le niveau dexcution du PSDCC
et permettre aux responsables de prendre des dcisions temps ;
met en exergue les problmes que les donnes de suivi auront fait apparatre et
proposer si possible des rorientations sur la base des rapports dvaluation ;
excute toutes autres activits ncessaires lexcution du projet.
1.1.6. Spcialiste en communication (SCOM)

Titre du poste Spcialiste en Communication (SCOM)


Suprieur hirarchique Secrtaire Excutif
Subordonns Nant

Mission
Sous la responsabilit du Secrtaire Excutif du Projet, le Spcialiste en communication a
pour mission gnrale dassurer la communication efficiente du projet linterne et
lexterne.
Principales tches et responsabilits

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PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Le SCOM
Elabore et met en uvre une stratgie et un plan de communication pour guider la
mise en place dun mcanisme permanent dchange dinformation entre les acteurs
des prfectures, des communes et des communauts bnficiaires ;
Coordonne toutes les activits de communication, animation et sensibilisation
relatives au projet ;
Produit des matriels adapts (langage, format, contenus, etc.) de sensibilisation et de
promotion des activits du projet auprs des groupes cibles;
Conoit, cre et fait produire des supports pdagogiques et moyens didactiques
ncessaires pour les activits danimation ;
Organise des manifestations promotionnelles (ateliers, confrences), et publicitaires
(brochures explicatives, diffusions radio, tl, etc.) ;
Assure la mise disposition de tout support de communication susceptible de faire
connatre les actions du projet auprs des diffrents partenaires (Partenaires
Techniques et Financiers, Gouvernement, Communes concernes, projets similaires,
ONG etc.) ;
Assure la diffusion adquate des documents socio-environnementaux du projet
notamment le site web du PSDCC ;
Appuie les autres responsables du projet travers la facilitation des contacts entre les
diffrents intervenants et par lorganisation de rencontres priodiques dinformation
sur les activits du projet ;
Evalue les impacts des campagnes dinformation et de sensibilisation du projet en
termes dappropriation par les acteurs concerns ;
Participe aux activits de planification et suivi-valuation global du projet ;
Excute toute autre tche relevant de son domaine dintervention ;
Produit son propre rapport priodique dactivits comme contribution aux rapports
priodiques du projet.
1.1.7. Spcialiste en Formation et en Gestion la Base (SFGB)

Titre du poste Spcialiste en Formation et en Gestion la Base (SFGB)


Suprieur hirarchique Secrtaire Excutif
Subordonns Nant

Mission
Sous la responsabilit du Secrtaire Excutif, la mission principale du Spcialiste en
Formation et en Gestion la Base (SFGB) est de coordonner la mise en place et le
fonctionnement du systme national de renforcement des capacits de gestion des
organisations communautaires de base afin de leur permettre didentifier, prparer,
excuter, suivre et valuer efficacement les sous-projets communautaires.
Principales tches et responsabilits
Le SFGB est lexpert principal en FGB. A ce titre, il est charg de planifier, organiser et
coordonner la mise en uvre des activits finances par le PSDCC. Ces activits sont
essentiellement, lacquisition des services de consultant, la vulgarisation de la formation
des communauts sur le terrain, des ateliers, des tudes, et des voyages dtudes. Les
responsabilits du SFGB sont organises autour des 2 axes suivants :
1. la Formation la Gestion la Base (FGB);
2. lassistance aux communauts la gestion de leurs projets.
De faon spcifique, les activits en Formation la Gestion de Base portent sur :
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

la sensibilisation des dcideurs nationaux pour renforcer leur comprhension et leur


adhsion au programme FGB ;
linventaire des formateurs qualifis en FGB afin de constituer une base de donnes
sur les comptences nationales en matire dapproche FGB ;
la prparation des termes de rfrences standards des formateurs qui appuieront les
communauts cibles et/ou les structures partenaires ou relais dans lvaluation
participative et lidentification/planification/excution de sous-
projets communautaires ;
la supervision de la slection et du recrutement des formateurs seniors et des
animateurs de la FGB ;
lidentification des ONG actives localement (liste courte par commune) habilites
assister les communauts et recevoir la formation FGB (Animateurs de
Dveloppement Communautaire) ;
le recensement du matriel pdagogique : Il sagira ici de rechercher, collecter et
centraliser tous les matriels de formation existants aussi bien dans le domaine de la
FGB que dans les approches similaires ;
la supervision du droulement des formations sur la base des prescriptions du manuel
dexcution du PSDCC ;
lorganisation des ateliers de formation de formateurs lintention du personnel de
ces ONG ;
la supervision de la traduction des modules de formation en langues locales ;
la coordination avec les prfectures du suivi rapproch ;
ltablissement de ltat davancement des formations, la planification des activits et
la prparation des donnes statistiques requises pour le Secrtariat Excutif (SE-
PSDCC) ;
la fourniture au Spcialiste du Suivi-Evaluation et Communication dinformations
ncessaires pour sassurer de la conciliation des donnes techniques avec les donnes
financires ;
lvaluation des performances de la formation de formateurs y compris une valuation
dimpact annuelle comprenant une valuation de la capacit et des besoins de
renforcement du capital social dans la communaut ;
lorganisation dvaluations ex-post externes ;
llaboration des rapports mensuels d'activit, et rapports annuels soumettre au SE ;
laccueil de toutes les visites/missions de supervision et daudit ;
la mise en uvre de toutes les tches lui confier par le SE-PSDCC.
1.1.8. Spcialiste en Filets Sociaux (SFS)

Titre du poste Spcialiste en Filets Sociaux (SFS)


Suprieur hirarchique Secrtaire Excutif
Subordonns Nant

Mission
Sous la responsabilit du Secrtaire Excutif du Projet, le Spcialiste en Filets Sociaux a
pour tche principale lappui pour lexcution de la phase pilote du programme de filets
sociaux recommand par la revue de la stratgie de protection sociale du Bnin.
Principales tches et responsabilits
Le Spcialiste en Filets Sociaux a pour tche principale lappui pour lexcution de la phase
pilote du programme de filets sociaux recommand par la revue de la stratgie de
protection sociale du Bnin. Il sagit spcifiquement :

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PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

dassurer la mise en place du programme conformment au manuel dexcution du


PSDCC en collaboration avec les consultants recruter sur certains aspects cls et
lINSAE ;
dlaborer les documents techniques didentification des mnages pauvres ;
dassurer en collaboration des Centres de Promotions Sociales (CPS), le processus
didentification des communauts pauvres dans 12 communes cibles ;
dassurer lidentification des mnages pauvres par les communauts bnficiaires ;
dappuyer le SFGB dans limplmentation des modules de Formation en Gestion la
Base (FGB) ;
de faciliter lidentification et llaboration des sous-projets Haute Intensit de main-
duvre (HIMO) en collaboration avec les acteurs locaux dans 120 communauts
bnficiaires ;
de renforcer la collaboration des CPS, des Communes et des ADV/ADQ, le Conseil
Technique National des Pistes Rurales (CTNPR) et les Comits Dpartementaux des
Pistes Rurales (CDPR) dans le cadre du ciblage, de llaboration, et de lapprobation et
de la mise en uvre des sous projets HIMO notamment ;
dassurer en relation avec les autres Spcialistes du PSDCC le paiement des transferts
montaires de base tel que dtermin dans le Manuel dExcution du PSDCC ;
de faciliter lexcution des sous-projets de travaux publics et des paiements aux
bnficiaires ;
de coordonner en collaboration avec le Spcialiste en Formation et en Gestion la
Base (SFGB), la production des fiches de score remplies dans le cadre de lexcution du
PSDCC ;
dexcuter toutes autres tches lui confies par le Secrtaire Excutif du SSDCC.
1.1.9. Spcialiste en Gnie Civil (SGC) au niveau national

Titre du poste Spcialiste en Gnie Civil au niveau national


Suprieur hirarchique Secrtaire Excutif
Subordonns Nant

Mission
Sous la supervision hirarchique et lautorit fonctionnelle du Secrtaire Excutif du
SSDCC, le Spcialiste en Gnie Civil du SSDCC est charg de promouvoir la pratique du
Dveloppement Conduit par les Communauts (DCC) travers la mise en uvre des sous-
projets communaux et communautaires et du volet HIMO de la composante 2 du
programme pilote de filet sociaux.
Principales tches et responsabilits
Les principales tches et responsabilits du Spcialiste en Gnie Civil au niveau national
sont les suivantes :
Actualiser en collaboration avec les Ministres sectoriels, les plans types, devis
descriptifs et pices graphiques des infrastructures raliser dans le cadre du projet
(composantes 1 et 2) ;
Sassurer de la qualit technique de toutes les infrastructures ralises dans le cadre
du projet ;
Mobiliser les communes et les communauts autour des sous- projets multi-villageois
et villageois ;
tablir annuellement la liste des sous-projets approuvs et soumis par les communes
au SE pour financement ;
Faire fonctionner convenablement les sous-projets communaux et communautaires ;
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Mettre disposition des communes et des communauts, toutes les informations


pouvant faciliter la mise en uvre des sous-projets ;
Etudier les projets ligibles soumis par les communes ;
Suivre lexcution des sous-projets communaux/communautaires et ceux haute
intensit de main duvre (HIMO) ;
Finaliser de la liste annuelle des communauts qui bnficieront du PSDCC.
Principales tches
Travailler en collaboration avec les Ministres sectoriels pour la mise disposition en
temps rels de tous les documents techniques relatifs la ralisation des
infrastructures ;
Sensibiliser les communes et les communauts de base en vue de leur adhsion au
Programme de sous-projets Communaux et Communautaires ;
Suivre la mise en uvre de la composante 1 relative aux initiatives des communauts
et des communes au plan du gnie civil ;
Appuyer les communes et les communauts en vue de la mise en uvre efficiente des
sous-projets ;
Mettre la disposition du Spcialiste en Suivi-Evaluation toutes les informations
ncessaires relatives aux sous-projets communaux et communautaires;
Coordonner, en liaison avec le SP-CONAFIL, le systme de contractualisation mis en
place pour le financement des initiatives communautaires et communales ;
Participer la prparation des runions trimestrielles et de la revue annuelle ;
Consolider les donnes des rapports du SP-CONAFIL et prparer les sections du
rapport dactivit du SE concernant les activits places sous sa responsabilit;
Consolider les plans daction du SP-CONAFIL et prparer le plan daction national pour
les activits relevant de ses responsabilits ;
Assister aux runions et revues;
Contribuer, pour la partie qui relve de ses responsabilits la prparation du Plan de
Travail annuel du Secrtariat Excutif, son suivi et son valuation interne la fin de
chaque anne ;
Prparer le Plan de Travail annuel des composantes 1 et 2 pour soumission et
approbation par le Secrtaire Excutif ;
Mettre en uvre toutes les tches lui confies par le SE.
1.1.10. Conducteurs de Vhicules Administratifs

Titre du poste Conducteurs de Vhicules Administratifs (CVA)


Suprieur hirarchique Le Secrtaire Excutif
Subordonns Nant

Rle
Les Conducteurs de Vhicules Administratifs (CVA) excutent les tches de conduite et
dentretien des vhicules du projet.
Tches de conduites
Les CVA:
assurent le transport des personnes et des biens du PSDCC dans les vhicules du
projet en respect des normes et rgles en vigueur.
Tches dentretiens courants des vhicules
Les CVA:
effectuent le nettoyage et l'entretien quotidien des vhicules,

15
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

assurent la surveillance des rparations des vhicules du PSDCC,


assurent le rapportage des incidents survenus au cours de lutilisation des vhicules ;
veille la bonne tenue et au renouvellement bonne date des documents du vhicule
(assurance, visite technique, carte jaune, etc.) ;
tiennent jour les carnets de bord des vhicules ;
veillent la prsence effective et la bonne tenue des trousses outils, botes
pharmacie, les extincteurs, etc.,
excutent toutes autres tches eux confies par le SSDCC.
1.1.11. Agent de Liaison

Titre du poste Agent de Liaison


Suprieur hirarchique Secrtaire Excutif
Superviseur Secrtaire de Direction
Subordonns Nant

Mission
Sous la supervision hirarchique et lautorit fonctionnelle du Secrtaire Excutif du
SSDCC lAgent de Liaison a pour mission dassister le Secrtariat Excutif du SSDCC dans
sa mission quotidienne et dans ses relations avec les diffrents partenaires impliqus dans
la mise en uvre du PSDCC.
Principales tches
Assurer la liaison entre le Secrtariat Excutif du SSDCC et tous les partenaires ;
Distribuer les courriers ;
Assurer le rapportage de tout incident survenu au cours de la distribution des
courriers ;
Veiller la bonne tenue du cahier ou registre de transmission ;
Assurer la reprographie et la reliure des documents ;
Excuter toutes autres missions lui confies par le Secrtaire Excutif ou autres
Spcialistes du Projet.
1.2. Au niveau des Cellules Prfectorales dappui aux SDCC
1.2.1. Chef Cellule Prfectorale

Titre du poste Chef de la Cellule Prfectorale


Suprieur hirarchique Secrtaire Excutif
Subordonns Nant

Mission
En collaboration avec le Secrtaire Excutif, le Chef de la Cellule Prfectorale assure
lorganisation et le suivi des activits du PSDCC au niveau du dpartement dont il a la
responsabilit.
Principales tches et responsabilits
coordonner la prparation des programmes annuels, des rapports davancement
priodiques, des rapports de suivi financier et des rapports annuels et les soumet
lapprobation Secrtaire Excutif ;
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

grer les ressources humaines, financires, matrielles et immatrielles du PSDCC


mises la disposition de la cellule prfectorale ;
organiser, animer et stimuler la concertation et le partage de linformation avec les
diffrents intervenants ;
tenir jour un rpertoire des prestataires de services pour lexcution des activits
rdiger les TDR des tudes, les dossiers de consultation, et suivre le processus de
recrutement des consultants, la ralisation et la restitution des rsultats des tudes,
veiller lapplication effective des recommandations issues des audits techniques,
administratifs et financiers,
assurer la mise en uvre effective des activits issues des sous projets communaux et
communautaires finances au bnfice des communauts,
reprsenter le projet au niveau local requis.
excuter toute autre activit relative la bonne marche du projet au niveau
dpartement.
1.2.2 Contrleur Financier

Titre du poste Contrleur Financier


Suprieur hirarchique SE
Superviseur Prfet
Subordonns Nant

Mission du Contrleur Financier


Sous la supervision du Chef de la Cellule Prfectorale, le Contrleur Financier est charg
de la tenue de la comptabilit du PSDCC au niveau du dpartement. Aussi sous la
responsabilit fonctionnelle du Spcialiste en Gestion Financire, le contrleur financier
doit sassurer que les procdures financires, budgtaires sont suivies et vrifier la
validit des chiffres. Il ou elle appuiera les agents du Trsor Public logs au niveau des
communes en matire de respect des dlais de transfert de fonds, des procdures
dexcution du budget et de lenregistrement des dpenses) avant la mise en vigueur.
Principales tches et responsabilits
tenir la comptabilit du PSDCC au niveau du dpartement,
laborer les termes de rfrence de leurs missions mensuelles ;
laborer dans les dlais les points mensuels et les rapports trimestriels ;
transmettre dans les dlais les points mensuels et les rapports trimestriels ;
vrifier les pices justificatives des diffrentes dpenses avant leur transmission au
SSDCC,
justifier les dpenses conformment au format convenu avec le SSDCC,
transmettre au SSDCC les tats financiers relatifs laboration du RIF,
veiller la qualit des pices comptables et documents financiers projet produit par
les acteurs bnficiaires des ressources du projet.
Tches spcifiques du Contrleur Financier
Le contrle doit porter sur :
Le suivi de la trsorerie
Ce suivi porte sur les vrifications priodiques et les contrles des comptes bancaires et
de la caisse des ADV/ADQ

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PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Le suivi budgtaire
Il est effectu par composante, par commune et par communaut. Les carts dgags par
rapprochement des ralisations aux prvisions sont analyss en vue de programmer les
actions correctives ncessaires pour respecter le cadre budgtaire initial et permettre la
poursuite du projet.
Llaboration des tableaux du bord
Les tableaux de bord doivent permettre de donner une vision synthtique des
informations financires sur lexcution du projet. Ils sont constitus de :
Les informations sur la gestion des conventions de financement ;
Le suivi de lexcution du budget ;
Le suivi de lexcution du projet par zone gographique (au niveau village pour la
composante 1, 2 et 3) ;
Le suivi de lexcution financire par composante et sous composante du projet ;
Le suivi de lexcution par composante.
Llaboration et la transmission aux suprieurs hirarchiquement des rapports dactivits
1.2.3. Les Spcialistes en Gnie Civil au niveau dpartemental

Titre du poste Spcialistes en Gnie Civil au niveau dpartemental


Suprieur hirarchique SE
Superviseur Prfet
Subordonns Nant

Mission
Sous lautorit globale du SE PSDCC et la coordination du Spcialiste en Gnie Civil au
niveau national en lien avec le coordonnateur Dpartemental du PSDCC, le Spcialiste en
Gnie Civil du SSDCC est charg dassurer, au niveau du Dpartement de son ressort
territorial, le suivi technique des infrastructures ralises dans le cadre de la mis en
uvre des composantes 1 et 2 du PSDCC, notamment celles relatives aux sous-projets
communautaires, communaux et celles ayant trait aux sous-projets HIMO et den assurer
leur qualit. De faon spcifique, il sagira deffectuer des missions de contrle de niveau
davancement des chantiers financs sur le PSDCC afin quils se ralisent suivant les rgles
de lart et dans le strict respect des normes sectorielles.
Principales tches et responsabilits
Les principales tches et responsabilits des Spcialistes en Gnie Civil au niveau national
sont les suivantes :
Recevoir et examiner toutes les demandes de financement pour des sous-projets
ligibles sur les composantes 1 et 2 du PSDCC soumis afin de fournir les avis
techniques appropris. Dans ce cadre, sassurer que chaque soumission est complte
(ensemble des lments requis dans la prsentation dun dossier) y compris les avals
requis, puis examiner les aspects techniques des sous-projets soumis afin de vrifier
leur pertinence, cohrence et conformit avec les normes sectorielles ;
Vrifier que les cots demands sont conformes aux dpenses admissibles sous les
composantes concernes et que les budgets sont ralistes ;
Suivre la mise en uvre technique (conformit aux normes) des ralisations opres
par les intermdiaires et les bnficiaires et fournir au service financier tous les
lments pertinents requis pour engager les procdures de dcaissement ;
Faire des recommandations en vue de lamlioration du dispositif dexcution des
sous-projets dinfrastructures ;
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Examiner et approuver tous les rapports davancement des travaux ou tout document
en provenance des mairies relatives lexcution des sous-projets communautaires et
communaux ;
Sassurer, en collaboration avec la Cellule Dpartementale, que lvaluation finale de
chaque sous-projet tient compte de tous les lments techniques inscrits au dossier
des sous-projets ;
Soumettre des rapports dactivits priodiques (mensuels, trimestriels, annuels) et
faire des propositions pour le plan annuel dactivits ;
Tenir et mettre jour en permanence une base de donnes sur le niveau davancement
de toutes les infrastructures ;
Apporter une assistance technique tous les acteurs la base impliqus dans la
ralisation des infrastructures.

2. GESTION DE LINFORMATION AU SEIN DU PROJET


La gestion de linformation au sein du PSDCC est trs dterminante pour mobiliser
lensemble des nergies vers latteinte des objectifs globaux et spcifiques des activits du
projet.
La gestion de linformation exige une codification rigoureuse de celle-ci, un traitement
efficace du courrier du PSDCC.
Lorigine ou la destination de linformation a besoin dtre codifie afin dacclrer le
traitement de linformation mais galement le classement et larchivage.
2.1. Codification de linformation
2.1.1. Codification des fonctions ou de postes de travail

CODE Libell
SE : Secrtaire Excutif du projet
SD-SSDCC : Secrtaire de Direction du SSDCC
SGF : Spcialiste en Gestion Financire
SPM : Spcialiste en Passation des Marchs
SFGB : Spcialiste en Formation et en Gestion la Base
SSE : Spcialiste en Suivi Evaluation
SFS : Spcialiste en Filets Sociaux
SGC : Spcialiste en Gnie Civil
SCOM : Spcialiste en Communication
C : Comptable
CP : Cellules Prfectorales
CF : Contrleur Financier
SGCD : Spcialiste Gnie Civil au niveau Dpartement
CVA : Conducteur de Vhicule Administratif
AL : Agent de Liaison

Les postes de travail sont codifis pour permettre lidentification rapide des personnes qui
sont lorigine dinformations ou qui en sont destinataires. Les codes des fonctions sont
les abrviations des postes (voir fiches de postes).
2.1.2. Numrotation des documents
Tout document mis ou reu par le SSDCC reoit un numro chronologique permettant
son identification et son classement.

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PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

2.1.3. Date des documents


Tout document doit porter une date de cration. Cette date peut se prsenter sous le
format suivant : jour, mois, anne ;

2.2. Traitement du courrier externe


2.2.1. Courrier physique
Courrier arrive
Rception
Tout courrier destin au projet est rceptionn au SSDCC par la SD. Le courrier rcupr
par les chauffeurs est galement rceptionn par la SD. Il en est de mme pour tout
courrier remis directement tout agent du projet.
Elle dcharge dans le registre de transmission du service expditeur. En cas dabsence
temporaire de la SD la rception du courrier peut tre faite par toute autre personne du
PSDCC.
Dpouillement
La SD procde au tri du courrier reu comme suit :
courrier priv ;
courrier confidentiel ;
courrier administratif ;
factures, dcomptes et assimils.
Le courrier priv et le courrier confidentiel sont remis au destinataire en main propre par
la SD.
La SD ouvre le courrier administratif. Elle attache chaque liasse de courrier administratif
ou de factures (ou dcomptes) un bordereau de transmission interne ou bordereau de
dispatching dont un modle est prsent comme suit :

PSDCC Date N

BORDEREAU DE TRANSMISSION INTERNE


DESTINATAIRE
MOTIF INSTRUCTION
Code Visa
SE-SSDCC Attribution
SGF Avis et retour
SPM Suite donner
SFGB Information
SSE Accord
SCOM Rglement
SGC
SFS
CP
C Excution
AL
Rgularisation

Elle appose le cachet courrier-arrive sur chaque courrier.


PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Le courrier confidentiel est identifi par lapposition du cachet CONFIDENTIEL sur


lenveloppe. Il nest jamais ouvert par la SD. Si aprs ouverture par le destinataire, le
courrier peut tre insr dans le circuit de traitement, il est alors retourn la SD pour
enregistrement et suite donner.
Enregistrement
La SD enregistre le courrier administratif dans le registre de courrier arrive et
enregistre les factures ou dcomptes dans un registre particulier appel facturier . Elle
reporte dans le cachet appos et sur le bordereau de transmission le numro dordre
chronologique du registre correspondant.
Le registre du courrier arrive comporte au moins les mentions suivantes :

N dordre Date de rception Rf. & date du Dsignation de Objet


courrier lexpditeur

Le registre facturier comporte les mentions suivantes :

N dordre Date de rception Rf. & date du Dsignation de Objet


courrier lexpditeur

Lensemble du courrier est plac dans le parapheur du Secrtaire Excutif.


Traitement du courrier
Le Secrtaire Excutif examine chaque courrier, porte les affectations, vise et donne
ventuellement des instructions particulires pour le traitement. La SD rcupre le
parapheur examin ; prend copie du courrier ventiler, place les copies du courrier dans
le parapheur et transmet chaque agent concern.
Chaque destinataire vise le cahier de transmission en guise de dcharge.
Classement
La rgle principale de tout classement est que tout document doit tre retrouv
rapidement mme en labsence du personnel qui est lorigine du classement.
Les documents peuvent tre classs selon lun des critres suivants ou par combinaison de
deux de ces critres :
par date et n ordre chronologique ;
par dossier de projet excut ;
par nature de document.
La SD-SSDCC scanne et classe les originaux du courrier administratif dans les rpertoires
et classeurs appropris.
Les factures et dcomptes suivent le classement adopt par le comptable.
Les exemplaires destins au SPM sont classs en tablissant un lien, qui pourrait tre le
contrat, avec les documents de passation de marchs dune activit donne.
Les pices relatives aux dossiers techniques (tudes, formations) sont classes par
rubriques techniques :
- demandes de non-objection et rponses obtenues ;
- correspondances, dossiers dappel doffres, offres reues, dossiers danalyses des
offres, marchs, ordres de services, dcomptes, procs-verbaux ; chaque rubrique
tant subdivise par nature de prestation (tudes, travaux et contrles).

21
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Les documents rcents (datant dun an au plus) qui nont pas encore fait lobjet de
vrification par les organes de contrle habilits sont placs dans des classeurs et rangs
porte de main (tagres, armoires) proximit des bureaux des utilisateurs.
Archivage lectronique
La SD-SSDCC assure le scannage et larchivage lectronique de lensemble des documents
reus et produits dans le cadre du projet.
Courrier dpart
Collecte
Le courrier du projet destin lextrieur est soumis la signature du Secrtaire Excutif
quelque soit le rdacteur.
Le rfrencement du courrier dpart comprend les mentions suivantes :
- le projet : PSDCC
- le code du signataire : SE ;
- le code du rdacteur : par exemple : SPM ;
- lanne dmission du courrier ; par exemple : 2013 ;
- le numro dordre chronologique : 002.

PSDCC/SE /SPM/2013-002

Le numro peut tre port au moyen dun tampon numroteur ou saisi directement sur
lordinateur aprs renseignement auprs de La SD-SSDCC pour viter les duplications de
rfrences.
Les parapheurs sont rcuprs par La SD-SSDCC aprs signature du Secrtaire Excutif ;
elle vrifie quil ny a pas domission.
Enregistrement
La SD-SSDCC enregistre le courrier dans le registre dpart ; porte ventuellement le
numro dordre sil nest pas port.
Elle ventile chaque document comme suit :
- loriginale pour le destinataire.
- copie pour le chrono de classement ;
- copie est retourn dans le parapheur rdacteur pour classement.
Acheminement
La SD-SSDCC enregistre galement dans le registre de transmission le courrier dpart ;
prpare les plis et les remet au chauffeur pour distribution.
Lorsquil sagit du courrier expdier par la poste ordinaire ou courrier express ; La SD-
SSDCC appose les timbres sur les enveloppes suivant les tarifs du service postal ; ou fait
appel au coursier express pour rcuprer les plis.
Classement
Le courrier dpart est class dans les mmes conditions que le courrier arrive .
2.2.2. Courrier lectronique
Une bote lectronique du projet est cre et gre par La SD-SSDCC.
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

2.3. Relations au sein du PSDCC


2.3.1. Relations entre les diffrents organes et acteurs du PSDCC
Circulation de linformation entre les organes du PSDCC
La circulation de linformation entre les organes du PSDCC est faite laide des outils
suivants :
- Le bordereau de transmission,
- Le bordereau de visa.
Les pices qui circulent avec ces bordereaux sont des supports administratifs, techniques,
financiers mis ou prpars loccasion de la mise en uvre des activits (budgets,
marchs, biens, frais, rapports, ).
Bordereau de transmission entre organes
Cest un document rcapitulatif sommaire dans sa rdaction, pour la transmission des
pices dorgane organe, chaque fois que la communication des pices ne ncessite pas de
commentaire justifiant la rdaction dune lettre daccompagnement.
Le bordereau comprend len-tte, ladresse du destinataire, la date et la signature.
La partie texte est divise en (4) colonnes :
- une pour le numro dordre de chaque document,
- une pour la dsignation du document,
- une pour le nombre de pices constitutives du document,
- une pour les observations (but de la transmission).
Bordereau de visas
Le bordereau de visas est tabli en remplacement du bordereau de transmission chaque
fois quil sagit de recueillir plusieurs signatures pour valider un document (supports
administratifs, techniques, financiers).
Le bordereau de visas comporte, en outre, les mentions suivantes :
- lobjet du document transmis ;
- un cadre divis en trois (3) colonnes (colonne 1 : dsignation des destinataires du
document, colonne 2 lapposition du visas de chaque destinataire colonne 3 les
observations ncessaires,).
Lors de la circulation des bordereaux, les destinataires conservent un exemplaire ou
prennent une copie de ces documents pour leurs archives.

2.3.2. Relations au sein du SSDCC


La circulation de linformation au sein de SSDCC est renforce avec les runions
trimestrielles organises avec tout le personnel.

Runions
Le SSDCC tient une runion hebdomadaire pour faire le point sur les activits de la
semaine coule et trouver les solutions aux ventuelles difficults ; et une runion
trimestrielle laquelle participent les membres des Cellules Prfectorales dappui au SDCC.

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PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

3. MISE A DISPOSITION DES FONDS ET POUVOIRS DE SIGNATURE


3.1. Mise disposition des fonds du PSDCC
Le SSDCC du Projet est dot dun compte de transactions par le biais duquel lui sont
transfrs les fonds destins ses activits dans le cadre de la gestion des composantes 2
et 3 du projet.
Un compte davance aux agences de paiement est ouvert par leurs soins auprs dune
banque commerciale pour le paiement des charges lies aux travaux HIMO et aux
transferts directs aux mnages les plus vulnrables. Ce compte est aliment partir du
compte de transactions du SSDCC et rapprovisionn sur la base des pices justificatives
des dpenses.

3.1.1. Pouvoirs de signature


La connaissance des pouvoirs en matire de signature est essentielle ; la validit des actes
en dpend troitement.
Les personnes qui sont habilites signer doivent tre connues des bailleurs de fonds et
des personnes charges dexcuter les actes de dpenses et de recettes.
Le SSDCC est rgi par les comptes ci-aprs :
- Le compte dsign ouvert dans les livres de la BCEAO : il est gr par le DG/CAA ;
- Les spcimens de signatures doivent tre communiqus aux bailleurs de fonds avant
tout dcaissement pour le compte dsign par la Caisse Autonome dAmortissement ;
- Le compte de transit : ouvert dans les livres de la BCEAO. Il est gr par le Receveur
Gnral des Finances de la DGTCP pour le financement des activits de la composante
1;
- Le compte de transaction : ouvert dans les livres dune banque commerciale (Banque
of Africa-Bnin). Il est gr sous la co-signature du Secrtaire Excutif et du Spcialiste
en Gestion Financire du PSDCC pour financement des activits des composantes 2 et
3 du projet
3.1.2. Engagement des dpenses
- Les actes dengagement de dpenses (bons de commande, lettres de commandes, frais
de fonctionnement, etc.), lexception de ceux soumis lapprobation du Ministre
charg des finances, sont approuvs par le Secrtaire Excutif.
- Pour les achats de montant infrieur aux seuils de marchs donnant lieu passation
de march ou non, le SPM sassure de leur rgularit avant tout engagement.
- Les dpenses faisant objet de marchs sont inities par le SPM conformment aux
directives de la Banque mondiale en matire de passation de marchs

3.1.3. Paiement des dpenses


Le paiement des dpenses sur le PSDCC se fait au moyen de chques, virement bancaire
ou de lettres de crdits.
Toutefois, il est prvu une caisse de menues dpenses dont le plafond est fix cent mille
(100.000) francs CFA. Les mcanismes de fonctionnement et de contrle de la caisse de
menues dpenses sont dcrits dans le chapitre 7 du prsent manuel.
Le Compte Dsign
Le SSDCC adresse une demande la CAA qui procde au virement dans le compte de
transactions. Cette demande est formule sur la base des factures pro forma, des TDR des
tudes ou ateliers, des contrats, des projections des salaires, etc. accompagns selon le cas
des avis de non objection de la Banque mondiale.
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Compte de transactions du Projet


Les chques et virements mis sur le Compte de transactions sont soumis la signature
conjointe du SGF et du SE/PSDCC.
Les spcimens de signatures doivent tre dposs la banque commerciale choisie.
Compte davance
Les chques et virements mis sur le compte davance des agences de paiement sont
soumis la signature conjointe des personnes habilites dont les noms, rles et
responsabilits sont communiqus au SSDCC.
Les spcimens de signatures doivent tre dposs la banque commerciale choisie.

3.1.4. Demandes de Retraits de Fonds (DRF)


Les demandes de retraits de fonds sur les comptes de Prts prsentes aux bailleurs de
fonds sont signes par les personnes habilites dsignes par le Reprsentant autoris du
Gouvernement qui est le Ministre charg des finances. Celui-ci dlgue son tour au
DG/CAA ou son Adjoint.
Une seule signature est requise, celle du Directeur Gnral de la CAA ou de son Adjoint.
Les spcimens des signatures de chacun des signataires sont dposs auprs des bailleurs
de fonds.

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PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

ANNEXES A LORGANISATION
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 1: Organigramme du PSDCC

Annexe 2: Liste du personnel du PSDCC

Secrtariat Excutif du PSDCC Effectif


Secrtaire Excutif du projet 1
Secrtaire de Direction du SSDCC 1
Spcialiste en Gestion Financire 1
Spcialiste en Passation des Marchs 1
Spcialiste en Formation et en Gestion la 1
Base
Spcialiste en Filets Sociaux 1
Spcialiste en Gnie Civil au niveau national 1
Spcialiste en Suivi Evaluation 1
Spcialiste en Communication 1
Comptable 1
Conducteurs de Vhicules Administratifs 3
Agent de Liaison 1
Cellules Prfectorales dappui aux SDCC
Chefs Cellules Prfectorales 6
Contrleurs Financiers 6
Ingnieur Gnie Civil au niveau Dpartemental 6
Conducteurs de Vhicules Administratifs 6
TOTAL 36

Personnel des Prfectures directement impliqu


Prfets
Chargs de mission
Secrtaires Gnraux
Chefs services
Services techniques dconcentrs directement impliqu
Direction dpartementale de la sant publique ;
Direction dpartementale de leau ;
Direction dpartementale des enseignements maternel et primaire ;
Direction dpartementale de la prospective et du dveloppement ;
Direction dpartementale de lenvironnement, de lhabitat et de
lurbanisme ;
Direction dpartementale des transports et des travaux publics ;
Direction dpartementale de lenseignement secondaire, de la formation
professionnelle et de la reconversion et insertion des jeunes ;
etc

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PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL

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PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Obligations administratives
Le SE-SSDCC est un employeur qui doit tre immatricul la CNSS. Il doit rappeler le
numro attribu par la CNSS dans les attestations ou dclarations priodiques que le
comptable tablit.
Obligations sociales
Lorganisme de gestion de la scurit sociale des travailleurs est la Caisse Nationale de
Scurit Sociale (CNSS) ou le Fonds National de Retraite du Bnin (FNRB) ou toutes
autres caisses de prvoyance sociale.
Les cotisations sociales sont supportes dune part par lemployeur (part employeur )
et dautre part, par lemploy (part employ ). Lemployeur a lobligation de collecter
et de reverser la part employ .
Obligations fiscales
Le SSDCC a lobligation de collecter et de reverser lImpt Progressif sur les Traitements
et Salaires (IPTS) pour le compte de chaque employ conformment la rglementation
en vigueur.
Le personnel provenant de la fonction publique
Le personnel provenant de la fonction publique regroupe les personnes mises la
disposition du PSDCC par lEtat du Bnin (fonctionnaires et contractuels de lEtat).

4. PROCESSUS DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL


4.1. Expression des besoins
Lexpression des besoins en personnel consiste dfinir le personnel ncessaire pour la
mise en uvre du PSDCC.
4.2. Processus de recrutement
4.2.1. Recrutement du personnel contractuel
Le recrutement du personnel du projet peut se fait directement par le PSDCC ou
travers les services dun cabinet externe indpendant slectionn cet effet
conformment aux directives de la Banque mondiale en matire de passation de marchs.

Recrutement direct par le projet :


- Rdaction des termes de rfrence du poste ;
- Soumission et ANO de la Banque sur les TDR ;
- Elaboration et lancement de lavis dappel candidatures ;
- Rception, analyse des dossiers de candidatures ;
- Prslection des meilleurs candidats ;
- Soumission des rapports de prslection la Banque pour ANO ;
- Organisation des tests de slection ;
- Soumission des rapports de slection la Banque pour ANO
- Ngociation du contrat ;
- Soumission du PV de ngociation et du projet de contrat la banque pour ANO ;
- Signature du contrat de travail

Recrutement par le cabinet externe indpendant


- Recrutement du cabinet

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PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

- Rdaction des termes de rfrence du poste ;


- Soumission et ANO de la Banque sur les TDR ;
- Elaboration et lancement par le cabinet de lavis dappel candidatures ;
- Rception, analyse des dossiers de candidatures ;
- Prslection des meilleurs candidats ;
- Transmission du rapport de prslection des meilleurs candidats au SSDCC
- Soumission par le SSDCC du rapport de prslection la banque pour ANO ;
- Organisation des tests de slection ;
- Transmission du rapport de slection au SSDCC ;
- Soumission par le SSDCC du rapport de slection la Banque pour ANO ;
- Ngociation du contrat du travail ;
- Soumission du PV de ngociation et du projet de contrat la Banque pour ANO ;
- Signature du contrat de travail
4.3. Paie
La procdure de paie comporte les principales tapes suivantes :
- tablissement de la paie,
- paiement des salaires,
- dclaration et paiement des retenues fiscales,
- dclaration et paiement des retenues et cotisations sociales.

4.3.1. Processus dtablissement de la paie

Squence Priode Intervenants Description narrative des tches A E C D


Au dbut de - ouvre un dossier de la paie du mois
1. Le Comptable x
chaque mois
- collecte tous les lments ncessaires la
Au plus tard le prparation de la paie (temps de prsence,
2. 15 de chaque Le Comptable congs, avances & acomptes prcompter, x
mois volution de la situation de famille, etc.)
dans le dossier de la paie du mois
- dclasse le dossier de la paie du mois
Au plus tard le
- tablit les tats de salaires et les bulletins de
3. 20 de chaque Le Comptable x
paie en au moins 2 exemplaires
mois
- transmet la liasse au SGF
- vrifie la conformit des tats de salaires
4. Le SGF - vise les tats de paie x x
- transmet la liasse au SE
- vrifie la conformit des tats de paie
Le Secrtaire
5. - approuve les tats de paie x x
Excutif
- retourne la liasse au SGF
6. Le SGF - classe provisoirement la liasse x

LEGENDE :

A : Tche dAutorisation
E : Tche dExcution
C : Tche de Contrle
D : Tche de Dtention ou de conservation

4.3.2. Processus de paiement des salaires


Les salaires sont pays exclusivement par chque ou par virement bancaire.

Squence Priode Intervenants Description narrative des tches A E C D


Le jour du - dclasse la liasse de paie
1. Le SGF x
paiement - transmet au comptable

30
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Squence Priode Intervenants Description narrative des tches A E C D


- prpare les titres de paiement
2. Le comptable x
- transmet la liasse au SGF
- vrifie la conformit des titres de paiement
3. Le SGF - signe les titres de paiement x x
- transmet la liasse au Secrtaire Excutif
- vrifie la conformit des titres de paiement
Le Secrtaire
4. - signe les titres de paiement x x
Excutif
- transmet la liasse au comptable
- prend une copie de la liasse (tat rcapitulatif de
paie et titres de paiement
- transmet lordre de virement la banque
- transmet les bulletins de paie chaque agent et
les chques au personnel pay par chque
- met jour ltat rcapitulatif mensuel et annuel
des salaires
- joint une fiche dimputation loriginal de ltat
5. Le Comptable rcapitulatif de paie et aux copies des titres de x x
paiement
- procde aux imputations de constatation des
salaires et de paiement
- saisie les oprations de constatation des salaires
dans le journal des oprations diverses et les
oprations de paiement dans le journal de banque
- transmet les pices comptables au SGF
- classe les copies des tats de paie
- vrifie les imputations comptables et la bonne
comptabilisation de lopration
6. Le SGF x
- valide les imputations et la saisie de lopration
- retourne la pice comptable au comptable
- classe la pice dans le classeur des pices
7. Le comptable x
comptables.

LEGENDE :

A : Tche dAutorisation
E : Tche dExcution
C : Tche de Contrle
D : Tche de Dtention ou de conservation

4.3.3. Processus de dclaration et de paiement des retenues fiscales sur salaires

Squence Priode Intervenants Description narrative des tches A E C D


- dclasse ltat rcapitulatif de paie du mois
Avant le prcdent
dernier dlai - remplit les imprims de dclaration fiscale sur
1. Le Comptable x
prvu par la salaires
rglementation - tablit les chques de paiement
- transmet la liasse au SGF
- vrifie la conformit de la liasse
- signe les imprims de dclaration et les
2. Le SGF x x
chques de paiement
- transmet la liasse au Secrtaire Excutif
- vrifie la conformit de la liasse
Le Secrtaire
3. - signe les chques de paiement x x
Excutif
- transmet la liasse au Comptable

31
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Squence Priode Intervenants Description narrative des tches A E C D


- prend deux copies de la liasse
- transmet les originaux des imprims de
dclaration et les chques de paiement
4. Le Comptable lagent de liaison x X
- classe provisoirement les copies de la liasse
- dpose la liasse la division fiscale
comptente contre quittances de paiement
- joint une fiche dimputation aux copies des
quittances, des imprims de dclaration et des
chques
- procde aux imputations de constatation du
paiement des retenues fiscales
- saisie les oprations de constatation du
5. Le Comptable x x
paiement dans le journal de banque
- transmet les pices comptables au SGF
- classe les originaux des quittances avec les
dernires copies des imprims de dclaration
et des chques dans le chrono dclarations
fiscales
- vrifie les imputations comptables et la bonne x
comptabilisation de lopration
6. Le SGF
- valide les imputations et la saisie de lopration
- retourne la pice comptable au Comptable
- classe la pice dans le classeur des pices X
comptables.
7. Le Comptable
- Conserve dans un chrono de dclaration une
copie de la quittance

LEGENDE :

A : Tche dAutorisation
E : Tche dExcution
C : Tche de Contrle
D : Tche de Dtention ou de conservation

4.3.4. Processus de dclaration et de paiement des retenues sociales et cotisations


patronales sur salaires

Squence Priode Intervenants Description narrative des tches A E C D


Avant le - dclasse les tats rcapitulatifs de paie du trimestre
dernier considr
dlai - remplit limprim de dclaration des retenues et
1. prvu Le Comptable cotisations sociales x
par la - tablit le chque de paiement
rglemen - transmet la liasse au SGF
tation
- vrifie la conformit de la liasse
2. Le SGF x x
- transmet la liasse au Coordonnateur
- vrifie la conformit de la liasse
Le Secrtaire - signe limprim de dclaration et le chque de
3. x x
Excutif paiement
- transmet la liasse au Comptable
- prend deux copies de la liasse
- dpose les originaux de limprim de dclaration des
4. Le Comptable retenues et cotisations sociales et le chque de x X
paiement la CNSS
- classe provisoirement les copies de la liasse

32
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Squence Priode Intervenants Description narrative des tches A E C D


- prend une copie de la quittance de paiement
- joint une fiche dimputation aux copies de la
quittance, de limprim de dclaration et du chque
- procde aux imputations de constatation du
paiement des retenues et cotisations sociales
5. Le Comptable - saisie les oprations de constatation du paiement x x
dans le journal de banque
- transmet les pices comptables au SGF
- classe loriginal de la quittance avec les dernires
copies de limprim de dclaration et du chque dans
le chrono dclarations sociales
- vrifie les imputations comptables et la bonne x
comptabilisation de lopration
6. Le SGF
- valide les imputations et la saisie de lopration
- retourne la pice comptable au Comptable
- classe la pice dans le classeur des pices x
7. Le Comptable
comptables.
- dpose la liasse la CNSS contre quittance de
le CHF
8. paiement x
Coursier
- transmet la quittance de paiement au Comptable
- prend une copie de la quittance de paiement
- joint une fiche dimputation aux copies de la
quittance, de limprim de dclaration et du chque
- procde aux imputations de constatation du
paiement des retenues et cotisations sociales
9. Le Comptable - saisie les oprations de constatation du paiement x x
dans le journal de banque
- transmet les pices comptables au SGF
- classe loriginal de la quittance avec les dernires
copies de limprim de dclaration et du chque dans
le chrono dclarations sociales
- vrifie les imputations comptables et la bonne x
comptabilisation de lopration
10. Le SGF
- valide les imputations et la saisie de lopration
- retourne la pice comptable au Comptable
- classe la pice dans le classeur des pices x
11. Le Comptable
comptables.

LEGENDE :

A : Tche dAutorisation
E : Tche dExcution
C : Tche de Contrle
D : Tche de Dtention ou de conservation

4.4. Evaluation du Personnel


4.4.1. Cadre gnral
Le personnel du PSDCC fait lobjet rgulirement dune valuation. Cette valuation
permet :
de mesurer les rsultats de chaque agent dans la mise en uvre de ses tches
professionnelles en fonction des moyens qui lui ont t attribus;
dapprcier le rendement de chaque agent et de sanctionner les rsultats obtenus.
Lvaluation du personnel du PSDCC est faite :
la fin de la priode dessai ;
la fin de chaque anne ;
en fin de contrat.
Les rsultats de lvaluation du personnel peuvent conduire aux dcisions suivantes :

33
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

une lettre de flicitation lagent ;


un renforcement des capacits de lagent ;
le licenciement de lagent ;
le non renouvellement du contrat de lagent.
On distingue deux (02) types dvaluation :
lauto valuation pour le personnel cadre ;
lvaluation par la hirarchie pour lensemble du personnel.
4.4.2. Modalits dvaluation
Les modalits dvaluation doivent tre suffisamment transparentes afin de garantir une
apprciation objective des rsultats du personnel. Quel que soit le type dvaluation, deux
(02) entretiens sont faits avec chaque agent :
le 1er entretien (ou entretien initial) est fait au dbut de la priode pour fixer les
objectifs raliser, prvoir les moyens qui seront mis sa disposition, porter sa
connaissance les modalits de notation ;
le 2me entretien (ou entretien final) est fait en fin de priode pour valuer ses
rsultats raliss et valider les notations du suprieur hirarchique.
Lvaluation est faite au moyen de fiche dvaluation pour chaque catgorie dagents :
une fiche pour le personnel cadre comprenant deux (02) parties :
- une premire partie pour lauto valuation ;
- une deuxime partie pour lvaluation par la hirarchie ;
une fiche pour le personnel non cadre pour lvaluation par la hirarchie.
Les fiches dvaluation circulent sous plis CONFIDENTIEL.
Pour chaque catgorie, il est choisi des critres significatifs (voir annexe fiche
dvaluation).
4.5. Processus de lvaluation
4.5.1. Processus dvaluation du personnel cadre

Squence Priode Intervenants Description narrative des tches A E C D


A la fin de Le Secrtaire - prend une note de service demandant aux
1. chaque Excutif agents concerns de procder leur auto x
priode valuation
Chaque agent - remplit la 1re partie de la fiche dvaluation
2. x
concern - transmet sa fiche au Coordonnateur
Le Secrtaire - remplit la 2me partie de la fiche dvaluation
Excutif - convoque chaque agent
3. x x x
- procde la confrontation des apprciations
- prend la dcision

LEGENDE :

A : Tche dAutorisation
E : Tche dExcution
C : Tche de Contrle
D : Tche de Dtention ou de conservation

NB :
1. Le Secrtaire Excutif est valu par le SP/ CONAFIL suivants des critres dfinis par
La CONAFIL.
Les cas de dsaccord dapprciation des rsultats entre le Secrtaire Excutif et un cadre
sont consigns sur la fiche dvaluation et soumis larbitrage du SP/CONAFIL. En cas de
dsaccord, cest la CONAFIL qui tranche.

34
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

4.5.2. Processus dvaluation du personnel non cadre

Squence Priode Intervenants Description narrative des tches A E C D


1. A la fin de - Le Secrtaire - prend une note de service informant le
chaque Excutif personnel du dbut de la procdure x
priode dvaluation par la hirarchie
2. - Chaque agent - remplit les informations administratives
concern le concernant sur la fiche x
- transmet sa fiche au SGF
3. - Le SGF - vrifie que les fiches sont bien renseignes
- complte les autres mentions
administratives x x
- transmet les fiches chaque suprieur
hirarchique
4. - Chaque - procde lvaluation des agents sous sa
suprieur responsabilit
hirarchique - remplit la partie de la fiche qui lui est
rserve
- convoque chaque agent
x
- fait connatre lagent les rsultats et les
notations de son valuation,
- discute les rsultats et valide les notations
avec lagent
- transmet la fiche au Secrtaire Excutif
5. - Le Secrtaire - prend connaissance des valuations
x
Excutif - prend les dcisions ncessaires

LEGENDE :

A : Tche dAutorisation
E : Tche dExcution
C : Tche de Contrle
D : Tche de Dtention ou de conservation

NB : Les cas de dsaccord dapprciation des rsultats entre le suprieur hirarchique et


un agent sont consigns sur la fiche dvaluation et soumis larbitrage du Secrtaire
Excutif.

5. ABSENCES
5.1. Absences
5.1.1. Absences autorises
Les absences du personnel au lieu de travail sont rglementes afin dviter les abus.
Mme les absences pour raison de service doivent tre rglementes pour accrotre
lefficacit du personnel. Un registre dabsence sera tenu jour par la Secrtaire de
Direction du Secrtaire Excutif du PSDCC.
Les absences autorises comprennent :
- absences pour maladies,
- permissions,
- congs.

5.1.2. Justification des absences autorises


- Absences pour maladies
Les absences pour causes de maladies sont justifies par un bulletin de repos mdical. En
cas de doute, lauthenticit du bulletin peut tre vrifie.

35
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

- Permissions
Les permissions sont justifies par une autorisation dabsence dlivre par le Secrtaire
Excutif, ou la Cellule Prfectorale dappui au SDCC sur demande prsente par lagent et
vise, le cas chant, par son suprieur hirarchique.
Sauf en cas de force majeure, les demandes de permission doivent tre prsentes au
moins un jour avant la date de dbut de la permission.
- Congs
Chaque agent bnficie de deux (2) jours ouvrables de cong par mois. Ces congs
peuvent tres pris de manire squentielle au pro rata du nombre de jours de congs
calculs sur le nombre de mois de travail effectus. Le Secrtaire Excutif sassure
lapproche de la priode des congs que chaque agent a pris les dispositions pour ne pas
compromettre lexcution des activits.
- Absence pour vnements familiaux
Il sagit des absences pour raison de mariage, dcs, ou naissance. Ces absences ne
devraient pas excder trois jours dlai de route non compris. Le dlai de route ne devrait
pas excder deux jours.

Le cong des femmes enceintes et des mres pour allaitement est rgi par les textes
nationaux en vigueur.
5.2. Discipline
5.2.1. Actes dindiscipline
Le personnel du PSDCC est soumis aux rgles de discipline nonces dans le prsent
manuel de procdures.
Sans que cette liste ne soit limitative, sont considrs comme manquements aux rgles de
discipline, les actes ou faits ci-aprs qui sont de nature troubler la quitude des agents
au travail :
organiser des runions ou rassemblements non professionnels pendant les heures
de service ou sur les lieux de travail ou dy faire des souscriptions, sans autorisation ;
lacrer des affiches apposes par le SSDCC du projet ;
introduire et distribuer des tracts ou des imprims de quelque nature que ce soit
sans autorisation ;
quitter le travail sans motifs valable et sans autorisation ;
se livrer des activits trangres au service aux heures de travail ;
sortir du bureau pour les utiliser des fins personnelles des documents et du
matriel appartenant au service ;
fumer dans les bureaux de manire gner les collaborateurs ou les usagers ;
entreprendre ou provoquer tout acte pouvant troubler lharmonie ou la discipline de
travail ou faire obstacle la libert syndicale, confessionnelle ou de travail.
5.2.2. Sanctions possibles
En cas de manquement ces rgles de discipline, le Secrtaire Excutif est habilit
prendre les sanctions suivantes lencontre des fautifs :
avertissement,
blme,
mise pied,
licenciement,
licenciement avec poursuite judiciaire.

36
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

5.2.3. Tableau de correspondance entre fautes et sanctions applicables

Dsignation de la faute Sanction applicable


3 retards non justifis larrive dans la mme quinzaine Avertissement
Malfaon ou ngligence du matriel sans graves dommages Avertissement
Absence du poste de travail sans autorisation Avertissement
Mauvaise collaboration avec les collgues Avertissement
Infraction aux rgles dhygine et de scurit Blme
Ngligence grave du matriel Mise pied de 1 8 jours
Utilisation des biens du service des fins personnelles Mise pied de 1 8 jours
Absence non justifie suprieure journe Mise pied de 1 8 jours
Fraude dans les services Mise pied de 1 8 jours
3 avertissements licenciement avec pravis
Etat divresse au sein du service licenciement avec pravis
Incomptence licenciement avec pravis
Abandon de poste suprieur 3 jours licenciement sans pravis
Refus dobissance professionnelle licenciement sans pravis
Rixe lintrieur du service licenciement sans pravis
Insulte caractrise lgard dun suprieur hirarchique licenciement sans pravis
Conflit dintrts licenciement sans pravis
Fausse dclaration ou mensonge caractris licenciement sans pravis
Incitation la dsobissance licenciement sans pravis
Vol, faux, usage de faux ou abus de confiance licenciement sans pravis
avec poursuite judiciaire

Toutefois, ces sanctions doivent tre conformes aux dispositions lgale et rglementaire
en vigueur.

5.2.4. Rglement intrieur du SSDCC


Le SSDCC, labore un rglement intrieur qui rgit les rapports entre lensemble des
agent du projet. Tout le personnel est astreint au respect

6. FIN DU CONTRAT
6.1. Motifs de fin de contrat
La fin du contrat de travail peut tre constate dans les situations suivantes:
soit par l'arrive du terme du contrat dure dtermine ;
soit par l'arrive du terme du projet ;
soit par rupture ou rsiliation du contrat ;
soit par le dpart la retraite ;
soit par licenciement ;
soit par dcs du travailleur.

Les contrats de travail conclus dans le cadre de la mise en uvre du PSDCC sont des
contrats dure dtermine de deux (02) ans renouvelables. Les conditions de rupture ou
de rsiliation seront prcises dans le contrat de travail, conformment la
rglementation en vigueur.

37
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

6.2. Fin du contrat


La fin du contrat intervient larrive du terme pour lequel il a t conclu. Il est renouvel
ou non sur la base de lvaluation de lagent.

A la fin du contrat, une indemnit de fin de contrat est calcule et verse lagent que le
contrat soit renouvel ou pas et ce conformment aux dispositions prvues dans le code
du travail. Lorsque le contrat est renouvel le SE-SSDCC discute nouveau des conditions
de travail avec lagent.
6.3. Formalits de clture du contrat
Les formalits de clture du contrat comprennent :
reu pour solde de tout compte,
rglement des droits acquis,
certificat de travail,
information de l'Inspection du Travail dans les dlais requis,
mise jour du dossier personnel.

Le Comptable est charg de lexcution de ces formalits sous le contrle du SGF.

38
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL

39
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Modle de lettre
Modle de lettre de demande dexplication
Modle de lettre de notification davertissement
Modle de lettre de notification de blme
Modle de lettre de notification de mise pied
Modle de lettre de notification de licenciement ordinaire
Modle de lettre de notification de licenciement sans pravis
Modle de Registre
Modle de dossier de personnel
Modle de registre de paie
Modle de registre dabsence
Modle de Registre de certificat, reu et fiche
Modle de certificat de travail
Modle de reu pour solde de tout compte
Modle dattestation de dpart en cong
Modle de certificat de prise de service
Modle de bulletin de paie
Grille dvaluation du personnel
Modle de grille dvaluation personnel cadre
Modle de grille dvaluation personnel non-cadre
Modle pour la fixation des objectifs
Critres dvaluation

40
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 1 : Lettre de demande dexplication

Demandeur Destinataire
Nom et Prnom : ........................................... Nom et Prnom : ...........................................
Fonction : ...................................................... Fonction : ......................................................
Service : ......................................................... Service : .........................................................
Visa du Demandeur Visa du Destinataire

Date de la demande : Date de rception :

Motifs de la demande :
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................

Explication de lemploy :
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................

Date et visa de lemploy Dcision : ............................................................................................


..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................

LE SECRETAIRE EXECUTIF

41
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 2 : Lettre de Notification dun avertissement

Lettre recommande avec


Accus de rception

Monsieur (ou Madame),

Le ................, nous avons relev le fait suivant : ........................ (noncer le fait avec prcision).
Nous vous avons convoqu pour un entretien le ............................ ........... heures,
dans..(mentionner le lieu de lentretien) ........................ en prsence
de.(mentionner le nom du membre du personnel) .................... pour recueillir vos
explications.
Ces faits constituent un manquement aux rgles de discipline nonces de notre
rglement intrieur.
En raison de la nature de la faute, nous vous notifions par la prsente un avertissement
et vous rappelons de veiller ce qu'un tel fait ne se reproduise pas lavenir.

Veuillez agrer, Monsieur (ou Madame), .....................................

A COTONOU, le ...................

LE SECRETAIRE EXECUTIF

42
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 3 : Lettre de notification de blme

Lettre recommande avec


Accus de rception

Monsieur (ou Madame),

Le ................, nous avons relev le fait suivant : ........................(noncer le fait avec prcision).
Nous vous avons convoqu pour un entretien le ............................ ........... heures,
dans..(mentionner le lieu de lentretien) ........................ en prsence
de.(mentionner le nom du membre du personnel) .................... pour recueillir vos
explications.
Ces faits constituent un manquement aux rgles de discipline nonces de notre
rglement intrieur.
En raison de la nature de la faute, nous vous notifions par la prsente un blme et vous
rappelons de veiller ce qu'un tel fait ne se reproduise pas lavenir.

Veuillez agrer, Monsieur (ou Madame), .....................................

Fait COTONOU, le ...................

LE SECRETAIRE EXECUTIF

43
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 4 : Lettre de notification dune mise pied

Lettre recommande avec accus de rception

Monsieur (ou Madame),

Le ..........vous avez commis les faits suivants...............


Le ................, vous avez commis la faute suivante : ........................ (noncer le fait avec
prcision).
Nous vous avons convoqu pour un entretien le ............................ ........... heures,
dans..(mentionner le lieu de lentretien) ........................ en prsence
de.(mentionner le nom du membre du personnel) .................... pour recueillir vos
explications.
Ces faits constituent un manquement aux rgles de discipline nonces de notre
rglement intrieur.
En raison de la nature de la faute, nous vous notifions par la prsente une mise pied
de...... jours, compter du ........., avec retenue correspondante de salaire et vous rappelons
de veiller ce qu'un tel fait ne se reproduise pas lavenir.

Veuillez agrer, Monsieur, .....................................

Fait COTONOU, le ...................

LE SECRETAIRE EXECUTIF

44
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 5 : Notification dun licenciement sans pravis

(pour faute grave ou lourde)

Lettre recommande avec


accus de rception

Monsieur (ou Madame),

Le ..........vous avez commis les faits suivants...............

Ces faits constituent un manquement particulirement grave la discipline du personnel.

Vous avez t convoqu pour un entretien pralable qui a eu lieu le .......... et au cours
duquel vous avez t en mesure de prsenter vos explications.

Nous vous notifions par la prsente votre licenciement sans pravis.


La rupture de votre contrat sera donc effective ds la premire prsentation de cette
lettre.

Vous voudrez bien vous prsenter nos bureaux pour signer le reu pour solde de tout
compte et pour la remise du certificat de travail.

Veuillez agrer, Monsieur (ou Madame), .....................................

Fait COTONOU, le ...................

LE SECRETAIRE EXECUTIF

45
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 6 : Notification dun licenciement avec pravis

Lettre recommande avec


accus de rception

Monsieur (ou Madame),

Suite l'entretien que nous avons eu le ................, nous sommes au regret de vous informer
que nous avons pris la dcision de vous licencier pour les motifs suivants (noncer les
motifs) :
...............................................................

Votre pravis commence donc courir le ........... pour se terminer le ..............

A la fin de votre pravis, vous voudrez bien vous prsenter nos bureaux pour signer le
reu pour solde de tout compte et recevoir votre certificat de travail.

Veuillez agrer, Monsieur (ou Madame), .....................................

Fait COTONOU, le ...................

LE SECRETAIRE EXECUTIF

46
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 7 : Dossier de Personnel


a) FICHE SIGNALETIQUE
N MATRICULE
NOM
DATE DE NAISSANCE
LIEU DE NAISSANCE
NATIONALITE
ADRESSE DU DOMICILE
SITUATION DE FAMILLE
NOMBRE DENFANTS
DEGRE DINSTRUCTION
PERSONNE A PREVENIR
N SECURITE SOCIALE
DATE DE FIN DE CONTRAT

b) FONCTIONS OCCUPEES
FONCTION DU (date dbut) AU (date de fin) Classification Salaire mensuel

c) CONGES
NATURE DU (date de dpart) AU (date de retour) OBSERVATIONS

d) SANCTIONS DISCIPLINAIRES
NATURE DATE MOTIFS PERIODE DEFFET

47
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 8 : Registre de paie

REGISTRE DE PAIE
Entte
Mois : ________________
Numro de folio : ________________

N Nom & Date emploi N Salaire Indemnits et Congs Salaire Retenues Retenues Autres Salaire observations
employ prnoms dentre CNSS de base divers pays brut sociales fiscales retenues net
Report folio prcdent :

total reporter

INSTRUCTIONS POUR LE TENEUR DU REGISTRE : le registre (manuel) est tenu par ordre de date sans blancs, lacunes, ratures, surcharges, ni apostilles.

48
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 9 : Fiche de suivi des absences

Entte
N

FICHE DE SUIVI DES ABSENCES

Nom : Prnoms :
Service : Fonction :
Date N employ :
dentre :

Date Motif Cong annuel Permission Repos maladie Date Observation


dpart retour
disponible demand disponible demand cumul demand

49
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 10 : Certificat de Travail

Je, soussign, M.... , le Secrtaire Excutif du PSDCC, certifie que Monsieur (ou
Madame).......................................
demeurant ................................ a travaill au PSDCC
du ............ au .......... en qualit de ....................
du ............ au .......... en qualit de ....................

M.(ou Mme) ................ nous quitte libre de tout engagement.

En foi de quoi le prsent certificat lui est dlivr pour valoir et faire ce que de droit.

Fait COTONOU le, ......................

LE SECRETAIRE EXECUTIF

50
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 11 : Reu pour solde de tout compte

Je soussign, (nom et prnoms du travailleur)...................


demeurant ....................................................
reconnais avoir reu du PSDCC, pour solde de tout compte, la somme de ....... F.CFA en
paiement des salaires, accessoires de salaires, remboursement de frais et de toutes
indemnits, quels qu'en soient la nature ou le montant, qui m'taient dus au titre de
l'excution et de la cessation de mon contrat de travail.

Le prsent reu pour solde de compte a t tabli en . Exemplaire (s) dont un m'a t
remis.

Il pourra tre dnonc pendant un dlai de deux mois compter de ce jour.

Fait COTONOU le, ......................

Signature du travailleur
(prcde de la mention "Pour solde de tout compte")

51
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 12 : Attestation de dpart en congs

Je, soussign, M. , le secrtaire excutif du PSDCC atteste que Monsieur (ou


Madame).......................................
employ au PSDCC en qualit de ................................
est autoris jouir de son cong annuel du ............ au ..........
Lintress (e) devra reprendre le service le ......................

En foi de quoi la prsente attestation lui est dlivre pour valoir et faire ce que de droit.

Fait COTONOU le, ......................

LE SECRETAIRE EXECUTIF

52
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 13 : Certificat de reprise de service

Je, soussign, M. , Secrtaire Excutif du PSDCC certifie que Monsieur (ou


Madame).......................................
employ au PAGAP en qualit de ................................
prcdemment en cong annuel du ............ au ..........
a repris service le ......................

En foi de quoi le prsent certificat lui est dlivr pour valoir et faire ce que de droit.

Fait COTONOU le, ......................

LE SECRETAIRE EXECUTIF

53
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 14 : Bulletin de paie

Entte N

BULLETIN DE PAIE
Priode N employ Nom Prnoms Date dentre Emploi
classification N CNSS OU AUTRES Situation de Nbre de Mode de Identit
ORGANISMES famille charges paiement bancaire

LIBELLE BASE TAUX MONTANT

Salaire de base
Indemnit de logement
Indemnit de responsabilit
Indemnit de transport
Autres indemnits
Heures supplmentaires
Prime danciennet
Congs pays
Gratifications
SALAIRE BRUT
Retenue CNSS
Retenue IPTS
Autres retenues sur salaire
Sous-total Retenues
SALAIRE NET
Date et visa

55
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Annexe 15 : Fiche dvaluation-Personnel cadre

FICHE DEVALUATION / PERSONNEL CADRE

Service : Priode dvaluation :


Nom & prnoms : Date de lvaluation :
Fonction/Poste : Date prcdente valuation :

1. Temps non productif de lagent : (Partie remplir par le SGF)


Absences Effectif Rglementaire Sanctions prises contre lagent
Jours de congs Nature Nombre de fois
Jours de permission
Jours darrts
Total jours dabsences

2. Excution des tches


Description des tches Rsultat Apprciation
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Date et visa de lagent pour


accord
3. Critres gnraux :
Pour remplir la grille dvaluation
Pondration Evaluation du personnel
Niveau Colonne Exceptionnel A
non applicable 0 Trs bon B
peu important 1 Bon C
important 2 Mdiocre D
indispensable 3 Insuffisant E

56
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Critres gnraux pondration valuation


0 1 2 3 A B C D E observations
APTITUDE AU TRAVAIL :
Connaissances (techniques)
Capacits de programmation des tches
Capacits dorganisation
Capacits de dlgation
Esprit dinitiative (crativit)
Autonomie et sens des responsabilits
ASSIDUITE AU TRAVAIL :
Ponctualit
Disponibilit
RELATIONS SOCIALES :
Aptitude au travail en quipe
Adaptabilit
Communication
Respect de la hirarchie
AUTRES APTITUDES :

4. Evaluation de latteinte des objectifs assigns lintress :

Objectifs mesurables Rsultats obtenus performances


A B C D E observations
1.
2.
1.1.1.1 3.

Date et signature
du cadre pour accord

5. Propositions faites en consquence de lvaluation :

Nature de la dcision Dcision


Formation entreprendre
Promotion
Renouvellement du contrat

6. Observations de lintress :

Date et visa du SE PSDCC

57
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Annexe 16 : Fiche dvaluation - Personnel non cadre

FICHE DEVALUATION / PERSONNEL NON CADRE

Service : Priode dvaluation :


Nom & prnoms : Date de lvaluation :
Fonction/Poste : Date prcdente valuation :

1. Temps non productif de lagent : (Partie remplir par le SGF ):

Absences Effectif Rglementaire Sanctions prises contre lagent


Jours de congs Nature Nombre de fois
Jours de permission
Jours darrts
Total jours dabsences

2. Excution des tches

Description des tches Rsultat Apprciation


1.
2.
3.
4.
5.

3.Date et visa
Critres gnrauxde: lagent pour
accord
Pour remplir la grille dvaluation

Pondration Evaluation du personnel


Niveau Colonne Exceptionnel A
non applicable 0 Trs bon B
peu important 1 Bon C
important 2 Mdiocre D
indispensable 3 Insuffisant E

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PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

critres pondration valuation


dvaluation 0 1 2 3 A B C D E observations
APTITUDE AU TRAVAIL :
Connaissances (techniques)
Capacits dorganisation
Esprit dinitiative (crativit)
Autonomie et sens des responsabilits
ASSIDUITE AU TRAVAIL :
Ponctualit
Prsence (faible absentisme)
Disponibilit
RELATIONS SOCIALES :
Aptitude au travail en quipe
Adaptabilit
Communication
Respect de la hirarchie
AUTRES APTITUDES :

4. Propositions faites en consquence de lvaluation :

Nature de la dcision Dcision


Formation entreprendre
Promotion
Renouvellement du contrat

5. Observations de lintress :

Date et visa du Secrtaire


Excutif

59
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexes 18 : Critres dvaluation


Les critres dvaluation, exposs ci-dessous, sont objectifs et mesurables. Ils permettent
dapprcier la performance du personnel.
Ils ne sont pas applicables toutes les catgories de personnel (personnel cadre et
personnel non cadre). Pour chaque catgorie, il est choisi des critres significatifs :

DESIGNATION DU CATEGORIE DE
DEFINITION DU CRITERE
CRITERE PERSONNEL CONCERNE
Assiduit et ponctualit : cest la capacit tre, rgulirement, lheure au
cadre et non cadre
travail et prsent son poste
Efficacit : la capacit raliser les objectifs assigns dans les
cadre
dlais impartis
Sens des responsabilits : cest lattitude de lagent dencadrement face aux
cadre
responsabilits quimpliquent ses fonctions
Conscience cest lattitude de lagent dencadrement face la
cadre
professionnelle : mission qui lui est confie
Aptitude travailler en cest la capacit de lagent participer aux activits, au
quipe : sein du groupe, en entretenant, avec les membres, des
cadre et non cadre
relations harmonieuses propices aux changes
fructueux
Sens de lorganisation : la capacit de lagent agencer et programmer ses
cadre
tches afin datteindre les objectifs fixs
Connaissances connaissances de lagent dans le domaine de la
cadre
professionnelles : profession ou des fonctions quil exerce
Tenue et comportement : ce sont les attitudes et les manires dagir ou de
paratre de lagent, dans le cadre du travail, vis--vis cadre
des rgles tablies, des collgues et des suprieurs
Application au travail : cest la qualit du travail fait non cadre
Rendement : cest le volume de travail ralis pendant le temps
non cadre
imparti
Discipline : cest lattitude de lagent lgard des suprieurs
hirarchiques et des rgles spcifiques son travail
non cadre
ou des rgles gnrales de fonctionnement de
lorganisme

Chaque critre est not sur 20 points ; et le barme des notes est le suivant :
NOTES APPRECIATIONS CORRESPONDANTES
Note suprieure ou gale 18/20 et
EXCELLENT ( expliciter par un rapport)
infrieure ou gale 20/20
Note suprieure ou gale 16/20 et
TRES BON
infrieure ou gale 18/20
Note suprieure ou gale 14/20 et
BON
infrieure ou gale 16/20
Note suprieure ou gale 12/20 et
ASSEZ BON
infrieure ou gale 14/20
Note suprieure ou gale 10/20 et
PASSABLE
infrieure ou gale 12/20
Note infrieure 10/20 MEDIOCRE ( expliciter par un rapport)

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PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

CHAPITRE 3: PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS

61
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

7. PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS


7.1. Cadre Rglementaire
Les frais de mission du PSDCC sont rgis par les textes suivants :
- document dvaluation du projet ;
- lAccord de Prt ;
- la lgislation en vigueur en matire de rgime des frais de mission lintrieur et
extrieur du territoire national.
7.2. Missions lintrieur du Bnin
Le personnel du SSDCC ou de toute autre qui est appel se dplacer lintrieur du
territoire national pour les besoins de la mise en uvre du PSDCC a droit au
remboursement des frais occasionns par ces dplacements. Les missions lintrieur du
territoire national sont ordonnes par le Secrtaire Excutif du Projet. Ces ordres de
mission sont signs par le Secrtaire Excutif pour le personnel du projet et autres
personnes impliques dans lexcution des missions lintrieur du territoire national.
Pour ce qui concerne les ordres de mission lintrieur du territoire national du
Secrtaire Excutif, ils sont signs par un membre du Cabinet du ministre de tutelle ou
par le Secrtaire Permanent de la Commission Nationale des Finances Locales (CONAFIL)
ou son Reprsentant.

Description de la procdure

Intervenants Documents et
Description des taches
ou service en charge interfaces
La Secrtaire de Prparation de lordre de mission
Direction du SSDCC En collaboration avec lagent
- prpare lordre de mission sur instruction du
Secrtaire Excutif du Projet en un exemplaire:
N de lordre de mission, Ordre de
Nom, prnoms et fonction du chef de mission mission
Lieu de la mission,
Dates de dpart et de retour,
Motif,
N du vhicule,
Nom et prnoms du chauffeur,
Noms et prnoms des personnes bord.
- transmet lordre de mission au SGF pour paraphe.

Le SGF Paraphe du SGF


- Vrifie lordre de mission tabli en un exemplaire. Ordre de
- met son paraphe et le retourne au Secrtaire mission
Excutif pour signature
Le Secrtaire Excutif Signature du Secrtaire Excutif Ordre de
- signe lordre de mission qui est transmis au SGF mission
pour calcul et paiement des frais de mission.
Calcul et paiement des frais de mission Etat de paiement
Le Comptable - vrifie que lordre de mission est paraph par le +
SGF et sign par le Secrtaire Excutif du Projet. Chque
- Calcule conformment au nombre de jours prvus
sur lordre de mission et paraphe ltat de
paiement.
- Soumet ltat de paiement la signature du SGF et
du Coordonnateur.

62
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

- prpare le chque pour le paiement des frais de


mission du montant.
fait signer le chque par le SGF et le Secrtaire
Excutif Etat de paiement
Le personnel en +
mission - paie les frais de mission aux agents partant en Chque
mission aprs margement de ltat de
paiement,
- remet l'original de l'ordre de mission au chef
de mission ou lagent qui va en mission.

LAssistant (e) du Enregistrement du rapport de mission Rapport de


SSDCC mission
- au plus tard 72 heures aprs le retour dune
mission, tablit un rapport de mission quil signe
et dpose avec lordre de mission vis au
secrtariat du Projet.
Le Secrtaire Excutif
- enregistre le rapport de mission + lordre de Rapport de
mission, transmet les documents au Le Secrtaire mission
Excutif qui vise avant leur transmission au SGF.

- vrifie que la mission a t effectue Rapport de


conformment aux TDR et met son visa sur le mission
rapport de mission tabli par le personnel en
mission

Le rapport de mission doit tre dpos suivant le dlai convenu. Tout agent qui ne dpose
pas son rapport de mission ne pourra plus bnficier dun nouvel ordre de mission.

7.3. Missions lExtrieur du Bnin


Les missions lextrieur sont rgies par les textes en vigueur ou tout autre directive de
lIDA en matire de mission lextrieur et doivent obligatoirement entrer dans le cadre
de la mise en uvre du PSDCC pour tre finances par les fonds du projet.
Les ordres de mission sont signs par le Secrtaire Excutif pour le personnel du projet
dans lexcution des missions lextrieur du territoire national.
Pour ce qui concerne les ordres de mission du Secrtaire Excutif et dautres personnes
impliques dans les missions lextrieur du territoire national, ils sont signs par un
membre du Cabinet du ministre de tutelle ou par le Secrtaire Permanent de la
Commission Nationale des Finances Locales (CONAFIL) ou son Reprsentant.

7.3.1. Mentions de lordre de mission


Le document principal de la gestion des missions lextrieur du Bnin est lordre de
mission lextrieur.
Lordre de mission lextrieur comporte les mentions suivantes :
- la destination,
- lobjet de la mission,
- les noms et les prnoms des membres de la mission (au recto ceux du chef de
mission et au verso ceux des autres membres de lquipe),
- leurs fonctions,
- la date de dpart et celle du retour prvue
- limputation budgtaire de la dpense,
- le moyen de transport,

63
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

- le numro dordre de lordre de mission,


- le quantime de la mission de lintress,
- la signature de lautorit habilite.

7.3.2. Paiement des frais de mission


Sur instructions du Secrtaire Excutif, le SGF fait prparer par le Comptable un tat de
prise en charge.
Le Comptable verse chaque agent les indemnits dues aprs margement de ltat de
prise en charge. Pour toute mission, une avance de soixante dix pourcent (70%) est
accorde et les trente pourcent (30%) la fin de la mission aprs prsentation du rapport
jug acceptable par le SSDCC. Cette prescription ne sapplique pas aux conducteurs de
vhicules administratifs.
Pour les frais divers non couverts par les indemnits, le SGF fait verser au chef de mission
une avance forfaitaire estime qui sera justifie la fin de la mission.

7.3.3. Justification des frais de mission lextrieur


La justification des frais de mission concerne :
1. lavance forfaitaire verse au chef de mission pour les frais divers et imprvus non
couverts par les indemnits ;
2. les indemnits de mission :
- la page photo du Passeport ;
- les pages viss du Passeport dans le cadre de la mission;
- ordre de mission vis dans les destinations o le Passeport nest pas exig ;
- autres frais engags jugs ligibles par le SSDCC ;
- les cartes dembarquement mais pas obligatoire (voyage par avion).
Le chef de mission prsente au SGF les pices justificatives de lavance justifier 3
jours maximum aprs son retour de mission.
Dans le cas de modification du nombre de jours de mission autorise par le signataire de
lordre de mission, le SGF procde la rgularisation du dcompte des frais dus aprs
autorisation du SE.
Les originaux des pices de dpenses, lordre de mission ainsi quun exemplaire du
rapport et les ventuels reliquats de fonds seront reverss la comptabilit.
Pour toute mission ltranger, une avance de quatre vingt pourcent (80%) est accorde
et les vingt pourcent (20%) la fin de la mission aprs prsentation du rapport jug
acceptable par le SSDCC.

64
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS

65
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Les modles prsents sont donns titre indicatif.

Modle dordre de mission lintrieur


Modle dordre de mission lextrieur
Etat de prise en charge des frais de missions (EPC)
Etat de justification des frais de missions
Annexe 1 : Ordre de mission lintrieur

Entte
Date ____________

ORDRE DE MISSION (intrieur) N _____/

IMPUTATION BUDGETAIRE : _________ Nom :

Composante : _________ Prnom (s) :

Catgorie : _________ Numro matricule :

Compte : _________ Fonction/Poste :

Cumul antrieur (dans le mois) : ___________ Destination :

Nombre de jours de la prsente mission : Motif :


___________

Cumul actuel (dans le mois) : ___________ Nom et Prnoms du Chauffeur :

Reliquat/ dpassement par rapport au quota N immatriculation du vhicule :


mensuel :

Kilomtrage : Date de Dpart :

Date de Retour :

Cotonou, le

DECISION DU SECRETAIRE EXECUTIF DU PSDCC

66
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 2 : Ordre de mission lextrieur

Entte
Date ____________

ORDRE DE MISSION (extrieur) N _____/

IMPUTATION BUDGETAIRE

Chapitre : _________ Article : _________ Para : _____ Nom :


SITUATION DES CREDITS
Prnom (s) :

Crdits allous : Numro matricule :

Crdits dpenss : Fonction :

Prsent engagement : Lieu :

Disponible (1) : Motif :

Visa (du Directeur, du Contrleur Financier) Dpart :


AUTRE FINANCEMENT
Retour :

Organisme : Quantime mission de


lintress

Frais de transport : Quantime mission du


Ministre :

Frais de sjour : Projet de mission n :

DATE ET SIGNATURE DU MINISTERE COMPETENT Du :

Cotonou, le

Le Ministre de (lagence dexcution concerne)

A Cotonou, le

Le Ministre

67
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 3 : Etat de prise en charge des frais de mission

Entte
N

Date ____________
ETAT DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE MISSION

Type de

Destination :/___________________________________________/

Imputation comptable : /_________________/ /_________________/ /_________________/

01. Perdiem :

Nom & Fonction Nbre de jours Taux Montant Emargement


Prnom

TOTAL

02. Autres frais justifier (frais de route, de communication, de transport, etc.) :

Dtail des frais justifier Montant Observations

TOTAL FRAIS A JUSTIFER

TOTAL FRAIS DE MISSION: (01+02) /____________/

Le chef de mission Caissier Approbation

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PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 4 : Etat de
justification des frais de
Entte mission N

Date ____________

ETAT DE JUSTIFICATION DES FRAIS DE MISSION

Date de retour :

____________________/

Destination :/___________________________________________/

01. Perdiems :

Nom & Prnom Fonction Nbre de jours Taux Montant Emargement

Montant vers : /_____________/


- /_____________/

02. Autres frais de mission justifis:

- montant avanc /_____________/


- montant utilis /_____________/
- montant rgularis - /____________/

Le chef de mission Comptable SGF

si (+) : versement complmentaire, si (-) : montant restituer


remplir aprs retour de mission

69
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

CHAPITRE 4: PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS DE


CARBURANT ET DE FOURNITURES

71
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

8. PROCDURES DE GESTION DES STOCKS DE CARBURANT ET DE


FOURNITURES
8.1. Cadre Rglementaire
8.1.1. Textes de rfrence
Les rgles de gestion des stocks de carburant et de fournitures de bureau acquis pour les
activits du PSDCC sont dfinies dans les textes ci-aprs :
Accord de Prt avec lIDA ;
document dvaluation du projet ;
les textes rglementaires en vigueur en matire de rglementation du parc
automobile de lEtat ;
la lgislation en vigueur en matire de gestion des valeurs inactives et fournitures
de bureau ;

8.1.2. Catgorisation des stocks


Les catgories de stocks acquis dans le cadre de la mise en uvre du PSDCC sont :
le carburant ;
les fournitures, les consommables de bureau, les cartes de recharges
tlphoniques ou internet, les produits dentretien ;
les consommables informatiques ;
etc.
Le carburant est une fourniture consommable non stockable physiquement au niveau du
SSDCC, mais qui fait lobjet dune utilisation au moyen de tickets de bons ou de carte de
paiement ou les achats directs la pompe des socits ptrolires.
Les fournitures et consommables sont des lments corporels stockables (fournitures de
bureau, fournitures de caftria, cartes de recharges tlphoniques ou internet,
fournitures informatiques, petit outillage de bureau, fournitures dentretien, ) qui :
soit, disparaissent ds leur premier usage ;
soit, sont usage unique.

8.1.3. Etapes de gestion des stocks de carburant et de fournitures


La gestion du carburant, des fournitures et consommables de bureau comporte les tapes
suivantes :
la rception,
lentre en stocks,
les sorties (les consommations),
le renouvellement,
linventaire (le contrle des stocks).
8.2. Gestion du Carburant
La gestion du carburant est un cas particulier de gestion des fournitures consommables.
Le carburant ncessaire au fonctionnement des structures de mise en uvre du PSDCC
est acquis sous forme de tickets auprs des socits ptrolires de la place conformment
la procdure de dpenses publiques

8.2.1. Outils de gestion


Les supports ncessaires la gestion carburant comprennent :
un coffre,
le registre du carburant,
la fiche de demande de carburant (FDC),

72
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

la fiche dinventaire.
8.2.2. Processus de gestion des tickets
1) lagent tabli la demande de carburant quil soumet lapprobation du SGF et du
Secrtaire Excutif. Aprs approbation du SGF et du SE, la fiche de demande de
carburant (FDC) est transmise au comptable pour excution ;
2) le bnficiaire marge dans le registre de carburant ;
3) le comptable remet les tickets au bnficiaire et met jour le registre de
carburant ;
4) le comptable classe les FDC en attente des contrles.

8.2.3. Processus de renouvellement


Le comptable dresse la situation des tickets de carburant ; lorsque les stocks atteignent un
niveau de quantit minimum, il rend compte au SGF qui initie le renouvellement du stock
de carburant en liaison avec le SPM.

8.2.4. Processus de contrle


Le SGF assure le contrle du carburant en procdant son inventaire.
Un procs-verbal dinventaire est dress lissue de chaque contrle.

8.2.5. Gestion des dplacements pour les runions et missions du projet


Les dplacements du personnel du PSDCC et des personnes impliques dans la mise en
uvre des activits du projet sont assurs par les vhicules du pool dont
lapprovisionnement en carburant est assur par le comptable. Une fois
lapprovisionnement fait, le bnficiaire retourne les factures dachats du carburant la
comptabilit pour archivage.

Les frais de carburant pour les missions sont servis sur la base des distances parcourir.
A la fin de la mission, le chef de mission produit les justificatives au comptable dans les 72
heures.

Les autres dotations en carburant pour incitation aux rsultats et latteinte des objectifs
aux membres de la CONAFIL, aux personnes impliques dans la chane dengagement, de
contrles, de suivis et de supervision, et au personnel du projet sont accordes sur la
base dune note de service prise par le Secrtaire Excutif suivant les dispositions
rglementaires en vigueur notamment le dcret N99-359 du 28 juillet 1999 portant
rglementation du Parc Automobile de lEtat une dotation mensuelle ou trimestrielle
comme incitation aux rsultats suivant le degr dimplication, de responsabilits face aux
mesures dexcution et datteinte des objectifs dudit projet . Pour les autres personnels
dappui, un montant forfaitaire en dotation du carburant est fix en fonction de la charge
qui lui incombe dans laccomplissement de son cahier de charge.
8.3. Gestion des Fournitures Consommables
8.3.1. Nature des fournitures
Les fournitures consommables comprennent :
- le papier,
- les encres,
- les stylos, blocs-notes,
- les fournitures de rangements (classeur, chemises, etc.),
- les produits dentretien et de nettoyage,
- les consommables informatiques,
- cartes de recharges tlphoniques ou internet,
- etc.

73
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

La codification des articles de fournitures est possible mais non obligatoire.


8.3.2. Outils de gestion des fournitures
La gestion des fournitures est faite avec les outils suivants :
- une armoire ou un magasin qui ferme clef,
- des fiches de stock pour constater les mouvements des fournitures ;
- les demandes de fournitures ;
- un logiciel de gestion des stocks

8.3.3. Processus dentre en stock


1) Le Comptable tablit un bon dentre des fournitures (BE) en 2 exemplaires sign
par le SGF et contresign par lui. Il dlivre au SGF un exemplaire du BE ;
2) Le Comptable enregistre dans la fiche de stock de chaque article (ou dans le
registre des stocks) les quantits rceptionnes ;
3) Le Comptable classe le bordereau de livraison et le BE.

8.3.4. Processus de consommation


Au fur et mesure des demandes, le Comptable livre les quantits demandes aux
bnficiaires au moyen de bon de sortie (BS).

Remarque : le BS peut tre remplac par louverture dun cahier dans lequel une colonne
est prvue pour apposer les visas des demandeurs chaque sortie.

Le processus de sortie est dcrit comme suit :


1) sur la base de ltat de demande de fournitures approuv par le SGF, le Comptable
prpare les lots de fournitures ;
2) le Comptable remplit un BS en au moins 2 exemplaires pour chaque demande
chaque bnficiaire ;
3) chaque bnficiaire prend possession de sa demande et signe le BS ;
4) le Comptable dlivre chaque bnficiaire un exemplaire du BS et conserve
lautre exemplaire ;
5) le Comptable met jour le registre des fournitures partir des BS dlivrs et
classe les BS.

8.3.5. Processus de renouvellement


Lorsque les stocks de fournitures atteignent un niveau de quantit minimum, le
Comptable rend compte au SGF qui engage le processus de renouvellement en liaison
avec le SPM

8.3.6. Processus de contrle et dinventaire


Le contrle des fournitures consommables sexerce au moins deux occasions
principales :
- au renouvellement du stock,
- linventaire de fin de priode.
Le SGF assure le contrle des stocks en liaison avec le SPM en procdant cet inventaire
au moyen de la fiche dinventaire de stock.
Un procs-verbal dinventaire est dress chaque contrle selon le planning des
rapprovisionnements.

Un exemplaire est communiqu au Secrtaire Excutif pour information.

Le processus dinventaire physique est dcrit comme suit :

1) le Comptable organise linventaire des fournitures ;

74
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

2) le Comptable range les stocks ; dresse ltat des stocks figurant dans les fiches de
stocks ou dans le registre des stocks et adresse ltat thorique au SGF pour visa ;
3) le SGF vise ltat thorique et le transmet lquipe dinventaire constitue ;
4) lquipe dinventaire procde au dcompte physique et inscrit, dans les fiches
dinventaires les quantits releves ;
5) lquipe dinventaire rapproche les deux quantits (thorique et relle) et dgage
les carts : en cas dcart important, un double comptage doit tre effectu pour
confirmer les premiers rsultats ;
6) lquipe dresse un procs-verbal d'inventaire (en 3 exemplaires) sign ;
7) lquipe dinventaire transmet 1 exemplaire du procs-verbal d'inventaire au SGF
pour information et dcision prendre, 1 exemplaire au Comptable pour
attribution, 1 exemplaire la comptabilit pour traitement ;
8) le Comptable met jour ses fiches et classe le procs-verbal d'inventaire ;

75
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS

76
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Les modles prsents sont donns titre indicatif :


Bon dentre
Bon de sortie
Modle de fiche dinventaire de stock
Modle de fiche de stock (ou registre de fournitures)
Modle de fiche de dotation de carburant
Modle de registre de carburant

77
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Annexe 1 : Bon dentre

Entte
BON DENTREE

DATE : |_____|_____|_____|

DESIGNATION REFERENCE UNITE QUANTITE Observations

Comptable Le SGF

INSTRUCTIONS POUR LENTREE : les mouvements de stock sont faits dans lunit de comptage

78
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Annexe 2 : Bon de sortie

Entte
BON DE SORTIE

DATE : |_____|_____|_____|

DESIGNATION REFERENCE UNITE QUANTITE OBERVATIONS

LE COMPTABLE LE BENEFICIAIRE

Le SGF

INSTRUCTIONS POUR LA SORTIE : les mouvements de stock sont faits dans lunit de
comptage

79
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 3 : Fiche dinventaire de stock

Entte FICHE DINVENTAIRE DE STOCK

Numro de folio : _______________


Date de linventaire : |_____|_____|_____|

Nature du bien : __________________________________________

Localisation : _________________________________________

Numro de compte : ____________________

Rfrence Description Unit Qt thorique Qt physique Ecart Observations

Le Comptable Visa
SPM SGF

INSTRUCTIONS POUR LEQUIPE DINVENTAIRE : les quantits feront lobjet dun double
comptage afin dviter les erreurs

80
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Annexe 4 : Fiche de stock (registre de stock)

Entte
REGISTRE DES FOURNITURES

Numro de folio : ____________


Numro de compte : ____________________

Intitul du compte : _____________________________________________________________________

Dsignation du bien : _________________________________________________

Date N BE ou BS Description de lopration Bnficiaire Qt entre Qt sortie Stock thoriq. Stock physiq. Ecart Emargement Observations

INSTRUCTIONS POUR LE TENEUR DU REGISTRE : les biens sont recenss dans le registre suivant lunit de comptage.

81
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 5 : Fiche de dotation de carburant

Entte
FICHE DE DOTATION DE CARBURANT
_______

DATE : |_____|_____|_____|

DEMANDEUR :

SERVICE :

DEMANDE OCTROI

QUANTITE OBJET OU OBSERVATIONS QUANTITE OBJET OU OBSERVATION

Signature du demandeur Signature du Comptable

Approbation de SE Visa du SGF

82
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 6 : Registre de carburant

Entte
REGISTRE DE CARBURANT

Numro de folio : ____________


Numro de compte : ____________________

Intitul du compte : ________________________________________

Date Qt Qt Fournisseur Bnficiaire N Stock Stock Ecart Emargement Observations


entre sortie srie thorie. physique
des
tickets

83
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

CHAPITRE 5: PROCEDURES DE GESTION DES EQUIPEMENTS

84
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

9. PROCDURES DE GESTION DES EQUIPEMENTS


9.1. Cadre Rglementaire
9.1.1. Objectifs poursuivis
Les procdures de gestion des quipements visent les objectifs suivants :
- maintien du potentiel de travail des structures de mise en uvre du PSDCC ;
- utilisation rationnelle des quipements affects ;
- identification prcise des quipements loccasion de leur entre dans le
patrimoine du PSDCC ;
- ralisation priodique dinventaire physique des quipements ;
- renouvellement optimal des quipements.

9.1.2. Textes de rfrence


Les rgles de gestion des biens acquis pour les activits du PSDCC sont dfinies dans les
textes ci-aprs :
- Accord de Prt avec lIDA ;
- Lgislation en vigueur en matire de gestion des quipements et matriels.

9.2. Principes de Gestion des quipements


9.2.1. Destination finale des biens
Les quipements acquis dans le cadre de la mise en uvre du PSDCC sont utiliss par les
structures concernes tout au long de la vie du projet. La destination finale de ces biens
nest dtermine qu la fin des activits pour lesquelles ils ont t mobiliss.

Les propositions de raffectation sont faites le Ministre en charge des finances.

9.2.2. Nature des biens concerns


Les biens considrs comme des quipements sont :
- le matriel de bureau
- le matriel informatique,
- le matriel bureautique,
- le mobilier de bureau,
- le matriel de transport,
- le matriel audiovisuel,
- etc.

9.2.3. Etapes de gestion des quipements


Les procdures de gestion des quipements comportent les tapes suivantes :
- la rception et lentre des biens,
- laffectation des biens aux utilisateurs
- lutilisation et lentretien des biens,
- le suivi des biens (linventaire)
- la sortie des biens.

9.3. Gestion des Equipements


Avant de dtailler les procdures de gestion ci-dessus cites, il est important de rappeler
les lments de codification et les outils de gestion des quipements.

9.3.1. Codification des quipements


L'intrt de cette codification est de permettre les possibilits suivantes :

85
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

- faciliter l'excution des inventaires physiques;


- favoriser le rapprochement rapide et la valorisation des biens inventoris;
- identifier sans perte de temps les biens.
- L'attribution d'un code entrane son inscription sur le bien par le Comptable.
- Cette rfrence est reporte dans le registre des biens durables.

9.3.2. Codification des informations


Lefficacit des procdures de gestion des biens exige la codification des informations
ncessaires lidentification, lutilisation et au suivi des biens.
Les informations susceptibles dtre codifies comprennent :
- le projet duquel relve le bien (ex. PSDCC)
- la nature laquelle appartient le bien (Matriel de bureau, mobilier de bureau,
matriel informatique, ) ;
- lanne dacquisition (reprsente par les deux derniers chiffres),
- le numro dordre du bien (numro trois chiffres maximum : 001 par
exemple).
Ainsi le code suivant : PSDCC|MAB|13|003 fournit les renseignements suivants :

- PSDCC : bien appartenant au PSDCC,


- MAB : class dans le matriel de bureau
- 13 : bien acquis en 2013,
- 003 : bien inscrit au numro 003 dans le registre des biens.

Le SSDCC jugera de lordre dans lequel ces informations seront inscrites


Pour le cas particulier des vhicules, il sera inscrit sur les portires, lidentification du
projet (PSDCC), la source de financement (IDA), le numro de lAccord de financement
(CREDIT IDA 5111-BJ---), site daffectation et/ou un numro de rang.

9.3.3. Les outils de gestion des quipements

Matriel de gestion
Le Comptable dispose des outils suivants pour la gestion des biens durables :
- des classeurs,
- des chemises cartonnes,
- des dossiers sangles,
- une armoire qui ferme clef,
- une machine tiqueter ou des tiquettes autocollantes,
- un micro-ordinateur sur lequel est install le logiciel de gestion des
immobilisations,
- des carnets de bons pour constater les mouvements des biens.
Supports de gestion
Les supports ncessaires la gestion des quipements comprennent :
- le registre des biens,
- la fiche dimmobilisation,
- la fiche dinventaire.
Le registre
Il est ouvert un registre pour la gestion des biens. Ce registre manuel ou informatique
comprend les renseignements suivants:
- le code didentification,
- la date dentre du bien,

86
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

- la dsignation du bien,
- la marque,
- le type,
- le nom du fournisseur,
- le service utilisateur (la localisation),
- le numro de la fiche de cot de revient,
- le prix dacquisition,
- source de financement
- la date de sortie du bien,
- les observations.
- Le registre des biens durables est tenu par le Comptable mais une fiche
d'immobilisation qui suit limmobilisation est cre en mme temps que
l'inscription du bien dans le registre.
La fiche dimmobilisation
La fiche, lorsquelle est manuelle, est de prfrence cartonne. Elle suit l'immobilisation
dans son lieu d'utilisation.
Les renseignements suivants sont fournis par la fiche d'immobilisation :
- la date dacquisition et de mise en service,
- le numro d'identification du bien,
- la dsignation du bien,
- les rfrences de la fiche de cot de revient,
- la marque,
- le type,
- le nom du fournisseur,
- le prix d'acquisition,
- la source de financement,
- laffectation,
- les oprations de rparation et visite technique,
- les caractristiques du bien,
- la sortie du patrimoine.
La fiche dinventaire
La fiche dinventaire fournit les informations suivantes :
- le projet duquel relve le bien,
- la composante laquelle est affect le bien,
- la localisation du bien,
- la nature du bien,
- ltiquette,
- la dsignation du bien,
- la description sommaire du bien,
- ltat du bien,
- la source de financement du bien,
- la date dacquisition,
- la valeur dacquisition ou valeur dentre du bien,
- les observations pertinentes sur le bien.
9.3.4. Processus daffectation des biens
1) Le Comptable procde ltiquetage (inscription des code sur les biens) du bien
selon la procdure dcrite au III.1 (code didentification ; tablit un bordereau
daffectation du matriel (BAM) en 2 exemplaires.
2) Le Comptable transmet le BAM au SGF pour vrification et visa ;
3) Le SGF transmet le BAM au SE pour signature
4) Le SE signe les 2 exemplaires du BAM et les retourne au Comptable ;

87
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

5) Le Comptable envoie le bien et les deux exemplaires du BAM au demandeur ou au


destinataire ;
6) le demandeur signe les 2 exemplaires du BAM pour dcharge et rcupre un
exemplaire du BAM pour conserver contre remise de biens ;
7) le Comptable met jour le registre des immobilisations.
8) Le Comptable classe le 1er exemplaire du BAM dans le dossier
dimmobilisations pour le suivi de limmobilisation.

9.3.5. Utilisation des biens


Dispositions gnrales
Lutilisation de certains biens, comme le mobilier de bureau, le matriel de bureau, (tables,
bureaux, chaises, fauteuils, ...) ne prsente aucune particularit partir du moment o ils
ont t affects des agents prcis. Chaque agent est responsable de lutilisation du
matriel qui lui a t affect.
Dautres biens exigent, au contraire, un suivi trs rapproch afin de leur assurer une
dure de vie raisonnable. Il sagit : des vhicules, du matriel informatique et des
photocopieuses.
Vhicules
1) Le Comptable veille ce que tous les vhicules acquis dans le cadre du PSDCC
porte sur les portes, lextrieur, linscription estampill PSDCC en prcisant
le numro du crdit et la source de financement.
2) Le chauffeur vrifie, au moins une fois par semaine, le bon fonctionnement des
organes et la validit des pices administratives (carte grise / jaune, assurance,
vignette, visite technique) du vhicule qui lui est affect et met jour le carnet de
bord du vhicule.
3) Le chauffeur informe le Comptable de tout dysfonctionnement quil ne peut pas
lui-mme rsoudre et de lchance prochaine de renouvellement des pices
administratives dans le cahier de bord du vhicule.
4) Pour chaque dplacement, le chauffeur remplit le carnet de bord ;
5) A loccasion des dplacements lintrieur du pays, un ordre de mission est tabli
et sign par le Secrtaire Excutif ;
6) le chauffeur sinterdit de transporter des personnes trangres au service sans
autorisation pralable de lautorit.
Equipements collectifs (copieurs)
Le Comptable vrifie, au moins une fois par semaine, le bon fonctionnement de
lquipement et mentionne dans la fiche de suivi les rsultats de la vrification

9.3.6. Procdures dentretien et de rparations


Dfinitions
Pendant la dure de vie ou de fonctionnement d'un quipement, trois types d'entretien
sont envisager :
- l'entretien permanent ou quotidien,
- l'entretien priodique,
- les rparations.
Lentretien des biens
Certains quipements spcialiss sont accompagns au moment de leur livraison par le
fournisseur d'une notice o sont consignes les instructions relatives leur entretien.
Une copie de la notice d'entretien est transmise au service utilisateur du matriel dsign,
de mme que la documentation technique fournie sur le fonctionnement.
L'entretien priodique doit s'effectuer selon les modalits nonces sur la notice
d'entretien pralablement tablie.

88
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Entretien des vhicules


L'entretien quotidien et priodique des vhicules est assur par le CVA.
Lentretien priodique est ralis selon les spcifications et la priodicit prescrite par le
constructeur dans un garage reconnu et agr par le projet.
La visite technique des vhicules est conduite sous la responsabilit du Comptable.
Le carnet de bord du vhicule est examin rgulirement car il fournit de riches
renseignements sur la qualit d'utilisation du bien.
Ces informations sont les suivantes:
- le nom du chauffeur affect,
- les destinations assures,
- les kilomtres parcourus,
- les entretiens dj effectus,
- les numros d'ordres de mission,
- les observations ventuelles.
Entretien du matriel informatique
En particulier, l'entretien priodique du matriel informatique est confi un service
extrieur local d'informatique pour assurer:
- la maintenance du matriel,
- la maintenance du logiciel d'exploitation.
La maintenance des logiciels d'application doit tre assure par le fournisseur des
programmes, un informaticien indpendant ou par un agent qui aura t pralablement
form cette tche.

Entretien des autres quipements


L'entretien priodique des autres quipements est assur par :
- l'utilisateur d'une part, s'il a reu une formation approprie et ;
- d'autre part, un service extrieur si la nature des travaux l'exige.

La rparation des biens


Toute opration de rparation donne lieu l'tablissement d'un bon de rparation (BDR)
comportant toutes les mentions ncessaires permettant d'identifier la nature des
rparations demandes :
- les rfrences du bien,
- la date de demande des rparations,
- la dsignation des travaux effectuer,
- les travaux effectus,
- toutes autres informations utiles.
Le BDR est un bon de commande spcial pour service de rparation. Tous les BDR sont
signs par le SGF et le Secrtaire Excutif.
Le BDR est tabli en quatre exemplaires. Ces quatre exemplaires seront ventils comme
suit :
- 2 exemplaires pour le service extrieur de rparation,
- 1 exemplaire pour la comptabilit et,
- 1 exemplaire constituant la souche.
Le rparateur doit joindre un des deux exemplaires de BDR sa facture au moment de la
livraison des travaux qui sera constat par un bordereau de livraison du rparateur
dment vis par le Comptable.
Le service utilisateur pourra alors prendre livraison du bien.

89
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Une copie du bon de rparation est classe dans le dossier individuel du bien par le
Comptable.
Lentretien et la rparation des biens quipements font partie intgrante dun
contrat de prestation.

9.3.7. Procdures de suivi et dinventaire des biens

Objectif de linventaire
L'inventaire a pour but le contrle physique des quipements.
Cette opration permet de dterminer les carts entre :
- d'une part les biens enregistrs dans les registres des biens et dans les
comptes et,
- d'autre part la situation physique des biens.
Responsabilit de linventaire
Les oprations d'inventaire sont effectues au moins une fois par anne et sont places
sous la supervision du SGF. Les oprations matrielles sont excutes par une quipe
dinventaire comprenant outre le Comptable, dautres agents dsigns par le SGF.
Dispositions de prise dinventaire
La russite de la procdure des prises d'inventaire ncessite la mise en place des
dispositions suivantes :
- prparation des fiches d'inventaire
- information pralable (note de service) des personnes concernes par la
procdure,
- rangement pralable des biens.
Lors de la prise d'inventaire, toutes les annotations ncessaires sont faites, en particulier
l'tat du bien.
Toutes les fiches dinventaire sont dates et signes par les membres de l'quipe
d'inventaire.
Les fiches d'inventaire sont ensuite exploites avec les registres pour complter les
informations qui ne sont pas matrialises sur les biens.
A la fin de l'opration, un procs verbal d'inventaire physique des immobilisations est
tabli et sign par les membres de lquipe d'inventaire.
Les conclusions de l'inventaire consignes dans le procs verbal sont communiques par
le SGF au Secrtaire Excutif pour contrle et dcisions ventuelles prendre, soit :
- pour autoriser la sortie dfinitive d'un bien,
- pour prendre des sanctions l'encontre des agents qui font un abus,
- pour autoriser le remplacement d'un bien.

Processus de suivi des immobilisations et de prise dinventaire


1) Le SGF organise les inventaires physiques des immobilisations du PSDCC ;
2) les quipes dinventaire tablissent les procs-verbaux des immobilisations
inventories;
3) les quipes dinventaire transmettent les procs-verbaux dinventaire au SGF pour
contrle ;
4) le SGF soumet les procs-verbaux au Secrtaire Excutif pour visa ;
5) le Secrtaire Excutif vise les procs-verbaux et les retourne au SGF ;
6) le SGF ventile les procs-verbaux la comptabilit et chaque Cellule
Prfectorale ;
7) le Comptable dite les tableaux des immobilisations,
8) le Comptable dite le grand-livre des comptes d'immobilisations et procde au
rapprochement.
S'il existe des carts,

90
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

1) le Comptable recherche les explications et procde aux rgularisations ;


2) S'il n'existe pas d'carts,
3) le Comptable classe dfinitivement lexemplaire du procs-verbal dinventaire
avec le tableau des immobilisationsetle grand-
livredescomptesd'immobilisations.

9.3.8. Mise au rebut des biens


1) Le Comptable recense, partir des procs-verbaux dinventaire, les
immobilisations mettre au rebut ;
2) Le Comptable dite le tableau des immobilisations ;
3) Le Comptable inscrit la mention " mettre au rebut" dans le tableau des
immobilisations, pour les biens dont la sortie du fichier d'immobilisations est
prconise.
4) Le Comptable transmet le tableau au SGF pour contrle et avis ;
5) Le SGF soumet la liste au Secrtaire Excutif pour autorisation ;
6) le Secrtaire Excutif donne son accord en signant la liste avec la mention Bon
pour mise au rebut ; et la retourne au SGF ;
7) la commission de mise au rebut procde la sortie des biens et dresse un procs-
verbal dment sign par ses membres ;
8) le Comptable met jour le registre des immobilisations ;
9) le Comptable prpare une pice dOD (Oprations diverses) et constate la mise au
rebut dans les registres comptables du PSDCC et classe les pices justificatives
(autorisation, PV, pice dOD).

9.4. Protection des Equipements


Le SSDCC (Secrtaire Excutif) souscrit des polices dassurances contre les risques
suivants que peuvent courir les biens :
- vol,
- incendie,
- responsabilit civile.
Les originaux de polices dassurances sont conservs dans un coffre au bureau du SGF.
Des exemplaires sont transmis au Comptable pour la tenue de la comptabilit.
Le SGF est responsable du renouvellement dans les dlais des polices dassurances des
biens.
Le SSDCC peut utiliser les services dun courtier dassurance pour garantir le choix de la
meilleure couverture des biens et le suivi efficace des polices.

91
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

ANNEXES AUX PROCEDURES DE GESTION DES EQUIPEMENTS

92
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Les modles prsents sont donns titre indicatif

Bordereau daffectation de matriel


Modle de registre de biens durables
Modle de fiche dimmobilisation
Fiche dinventaire dimmobilisations
Modle de carnet de bord de vhicule
Modle de bon de travail

Annexe 1: Bordereau daffectation de matriel

Entte
BORDEREAU DAFFECTATION DE
MATERIEL :____

DATE : |_____|_____|_____|

DESIGNATION REFERENCE UTILISATEUR CODIFICATION

Le SGF Le bnficiaire

LE SPM
LE SECRETAIRE EXECUTIF

INSTRUCTIONS : sauf disposition contraire, les biens restent la proprit du Projet jusqu
leur rtrocession dfinitive

93
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 2 : Registre de biens durables

Entte
REGISTRE DES BIENS DURABLES

Numro de folio : ________________


Numro de compte : ____________________

Intitul du compte : _____________________________________________________________________


Codification Date Description Allotissement Valeur Rf. Cde Fournisseur Affectation Mouvements observations
date nature destination
report du folio prcdent

total reporter

INSTRUCTIONS POUR LE TENEUR DU REGISTRE : les biens sont recenss individuellement dans le registre

94
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 3 : Fiche dimmobilisation

Entte
FICHE DIMMOBILISATION :____

DATE : |_____|_____|_____|

Numro de compte :

Codification :

Description :

Affectation :

Fournisseur :

Date de mise en service :

Motif:
Date de sortie :

Dtail du cot :

DESIGNATION Montant en Montant en


devise F.CFA

Total du cot global

Quantit du bien :

Cot de chaque immobilisation :

Le Comptable Le SGF

95
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 4 : Fiche dinventaire de biens durables

Entte FICHE DINVENTAIRE DES BIENS DURABLES

Numro de folio : ________


Date de linventaire : |_____|______|______|

Nature du bien : __________________________________________

Localisation : _________________________________________

Numro de compte : ____________________

Codification Description Localisation Etat Date Valeur Financement Obs.


dacquisition dacquisition

1.1.1.1.1.1.1.1.1 Report

total ( reporter)

Le Comptable Le Responsable du service utilisateur Le SGF

INSTRUCTIONS POUR LEQUIPE DINVENTAIRE : sassurer que les biens recenss sont la
proprit du projet ou mis sa disposition.

96
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 5: Carnet de bord de vhicule

Entte CARNET DE BORD DE VEHICULE

Numro de folio : ____________


Numro du vhicule : ____________________

Nom du Chauffeur : _______________________________________

Date Destination Km Km Total km Qt Qt Entretien Rparation Observations


dpart arrive parcourus carburant lubrifiant

97
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 6 : Bon de travail

Entte BON DE TRAVAIL

DATE :
|_____|_____|_____|
PRESTATAIRE

Est invit excuter les services ci-aprs :

DETAIL DE LA PRESTATION (CODIFICATION) QUANTITE PRIX UNITAIRE MONTANT

TOTAL HORS TAXE

Montant total en toutes lettres : __________________________________________________________________

Dlai de livraison : _____________________ Rgime fiscal : _____________________

Le Prestataire Le SGF

98
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

CHAPITRE 6 : GESTION FINANCIERE - PROCEDURES DE GESTION


BUDGETAIRE : PRINCIPE DE LA COMPTABILITE ET DE TRESORERIE

99
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

10. PROCDURES DE GESTION BUDGTAIRE


10.1. Dispositions Gnrales sur les Budgets du PSDCC
10.1.1. Cadre rglementaire du budget
Le budget tant une valuation financire des activits programmes annuellement, il
importe que cette valuation sappuie sur une programmation rglementaire.
Le programme dactivits du PSDCC a t convenu par le Gouvernement bninois et lIDA
travers le document du Projet.
Le processus dlaboration du budget doit observer les dispositions des documents
suivants :
laccord de Prt,
le document dvaluation du projet,
les tableaux des cots du PSDCC,
les textes rglementaires portant normes dlaboration des programmes et
rapports dactivits dans les structures de lAdministration de lEtat.
10.1.2. Principes budgtaires
Lors de llaboration et de lexcution du budget du PSDCC, les cinq (05) principes
suivants doivent tre observs :
la priode budgtaire du PSDCC correspond lanne civile : 1er janvier au 31
dcembre. Mais les prvisions de dpenses dinvestissements non excutes au cours
dune priode peuvent tre reconduites pour la priode suivante. Lefficacit du
processus dlaboration budgtaire dpendra de la qualit de la planification de ces
activits dans le temps. Cette planification doit pouvoir prendre en compte la dure
totale du projet ;
le budget doit intgrer tous les financements (Bailleurs de fonds, Etat bninois,
bnficiaires, ) ;
chaque structure dexcution labore le budget de ses activits ;
le budget consolid doit inclure aussi bien les dpenses du SSDCC que celles des
autres structures de mise en uvre du PSDCC.;
les personnes charges de llaboration du budget doivent prendre en compte les
rgles dexcution budgtaire selon lesquelles :
- toute dpense ne peut tre engage que si elle a t prvue au budget. Dans le
cas contraire, lavis de lIDA est requis.
- les dpassements budgtaires ne sont autoriss que dans les limites prvues.
Les budgets sont ainsi fortement dpendants des activits excuter dans le cadre des
composantes du projet.
10.1.3. Structures dlaboration du budget
Les structures impliques dans llaboration et lapprobation du budget du PSDCC
comprennent :
lIDA
la CONAFIL :
le SSDCC,
les Directions Techniques du MDGLAAT
Toutefois, la responsabilit de llaboration du budget incombe au SSDCC.
Par ailleurs, dautres intervenants, selon leur niveau dimplication, participent
llaboration du budget :
les Prfets, les Maires des communes,
les bnficiaires,
Ces structures collaborent toutes la prparation des prvisions budgtaires du PSDCC.
LIDA donne son avis de non-objection sur le budget valid par la CONAFIL.

100
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

La CONAFIL examine, lors de sa premire session annuelle, le projet de Programme de


Travail et de Budget Annuel (PTBA) soumis son approbation. La dcision du CONAFIL
approuvant le PTBA doit tre formalise par une dlibration. La dlibration est signe
par le Prsident du Comit de Pilotage et le Secrtaire de sance au mme titre que le
procs-verbal de la runion au cours de laquelle elle a eu lieu. Cette forme de prsentation
rend efficace le suivi de leur application.
Le SDCC:
centralise et consolide les propositions budgtaires des activits des structures de
mise en uvre du Projet,
labore le projet de PTBA qui prend en compte les activits des acteurs
approuves et son propre budget.
Les Communes identifient les priorits prendre en compte dans le cadre du PSDCC en
tenant compte des critres de ciblage et de phasage retenus partir des donnes
obtenues de lINSEA et valides par les membres de la CONAFIL aprs avis de non
objection de la Banque mondiale.

10.1.4. Document budgtaire


Le document budgtaire du PSDCC prend lappellation de Programme de Travail et de
Budget Annuel (PTBA). Le PTBA est un recueil de programmation des activits conduire
au cours dune priode annuelle. Il contient au moins les donnes suivantes :
la justification de chaque activit,
les objectifs poursuivis par lactivit,
les rsultats attendus de lexcution de lactivit,
la description de lactivit,
les acteurs concerns par lactivit,
le calendrier dexcution de lactivit,
le budget de lactivit.
10.2. Procdures dlaboration du Budget Annuel
10.2.1. Calendrier budgtaire
Le processus dlaboration du budget annuel du PSDCC doit tre boucl avant le dbut de
lexercice budgtaire afin de permettre lengagement dans les dlais requis des dpenses
budgtises.
Aussi, le processus dlaboration du budget doit-il tre termin suffisamment temps afin
dinscrire son examen et son approbation la session de la CONAFIL consacre lexamen
et lapprobation du PTBA.
Le processus budgtaire doit commencer au plus tard le 15 juillet et se terminer au plus
tard le 30 novembre de lexercice qui le prcde.
A titre indicatif, le calendrier de prparation du budget du PSDCC peut se prsenter
comme suit :

Structures
N ordre Etapes Priode/dlai
responsables
Identification des priorits Communes et COMMUNES/
1 juillet
communauts COMMUNAUTES
2 Elaboration du budget interne du SSDCC Juillet SSDCC
4 Elaboration des programmes dactivits Aot SSDCC
5 Elaboration du projet de PTBA Septembre SSDCC
6 Approbation du PTBA Octobre CONAFIL
7 Non objection de lIDA Dcembre SSDCC/IDA
8 Diffusion et mise en place du budget Dcembre /janvier SSDCC

101
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

NB : le programme dactivits doit tre labor avant le budget interne du SSDCC. En effet,
le programme dactivits dfinira la justification de chaque activit, les objectifs
poursuivis et les rsultats atteindre. Outre cette disposition, les spcialistes au niveau
du SSDCC ne pourront quexprimer leur besoin pour leur fonctionnement et leurs
diffrents dplacements sur le terrain.).
10.2.2. Processus budgtaire
Identification des priorits des Communes
Lidentification des priorits des Communes se fait en concertation avec lensemble des
acteurs (les prfets, Communes, etc.) concerns de chaque communaut.

Elaboration du budget interne du SSDCC


Le Secrtaire Excutif, aprs une prsentation chiffre du niveau dexcution provisoire
du budget de lanne en cours, dfinit la stratgie et les objectifs consigns dans les
documents dvaluation du Projet et les documents de ciblage et phasage et prvus
atteindre pour lanne avenir. Cette disposition constitue la dfinition du cadrage
budgtaire qui sera notifi chaque responsable et agent. Suite la rception du cadrage
budgtaire du Secrtaire Excutif, chaque responsable ou agent transmet ses propositions
budgtaires au SGF.
Le SGF consolide lensemble des propositions budgtaires quil transmet au Secrtaire
Excutif.
Le Secrtaire Excutif, procde un arbitrage des propositions budgtaires avec
lensemble du personnel du SSDCC au cours dune session prparatoire interne du PTAB.
A cette session, il est procd : (i) la dfinition des axes prioritaires tenant compte des
recommandations des auditeurs, des rsultats acquis sur le terrain et des proccupations
de la tutelle ou des bailleurs de fonds est faite ; (ii) lanalyse du taux de ralisation du
budget en cours et des carts entre les objectifs et les ralisations pour dcider des
mesures correctives mettre en jeu (iii) lanalyse des activits probables excuter avant
la fin de lanne et la prise de dcision de report de certaines activits.
Le SGF labore le projet de budget interne de SSDCC.

Elaboration des programmes dactivits


Les Communes laborent les projets de programmes dactivits excuter dans le cadre
du PSDCC.
Les projets de programmes dactivits ainsi labors sont transmis au SSDCC au plus tard
le 31 juillet les listes des sous projets communaux et communautaires.

Elaboration du projet de PTBA


Le SSE en collaboration avec le SGF centralise et procde aux vrifications dusage et
corrige le cas chant les donnes reues des prfectures aprs approbation du
Secrtaire Permanent.
Le SSE et le SGF laborent le projet de PTBA sur la base des projets de programmes
dactivits des partenaires et du SSDCC.
Le projet de PTBA est transmis par le Secrtaire Permanent au CONAFIL pour recueillir
ses observations.

Approbation du PTBA
Le projet de PTBA du PSDCC est soumis lapprobation du CONAFIL loccasion de la
premire session annuelle de la CONAFIL.

102
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Diffusion et mise en place du PTBA approuv


Le PTBA approuv est diffus aux structures dexcution pour sa mise en uvre.
Le budget est mis en place dans le systme de gestion financire du PSDCC avant le dbut
des engagements de dpenses. Le Comptable (C) inscrit dans chaque poste budgtaire les
crdits de dpenses autoriss.
Pour ce faire, le Comptable prpare un bordereau budgtaire par budget et le saisit
dans le module budgtaire du progiciel de gestion mis en place.
Le C dite alors les tats budgtaires sur la base desquels les oprations sont engages.
Des exemplaires de ces tats peuvent tre galement ventils au personnel dexcution du
budget.
Sur le plan pratique, le budget annuel est dcoup en tranches trimestrielles. Ce type de
dcoupage permet les comparaisons trimestrielles notamment loccasion de la
prsentation des rapports priodiques.
Avant tout engagement de dpenses sur le budget approuv, le SGF ventile un exemplaire
du budget approuv au personnel charg de lexcution du budget.
10.3. Processus dExcution du Budget
Lexcution du budget consiste :
- la mise en place du budget,
- lengagement des dpenses,
- au paiement des dpenses budgtises.
La rgle principale de lexcution budgtaire est la suivante :

aucune dpense ne peut tre engage si elle nest pas prvue au budget

10.3.1. Personnel dexcution du budget


Le personnel dexcution du budget du PSDCC comprend :
Au niveau du SSDCC :
- le Secrtariat Excutif
- le Spcialiste en Gestion Financire.
- le Spcialiste en Suivi Evaluation
- le Spcialiste en Filets Sociaux
- le Spcialiste en Communication
- le Spcialiste en Gnie Civil au niveau national
- le Spcialiste en Passation des Marchs.
- le Spcialiste en Formation et en Gestion la Base
- les chefs de cellule prfectorale
- les contrleurs financiers
- le Spcialiste en Gnie Civil au niveau dpartemental
- les conducteurs des vhicules administratifs
- le Comptable
- La secrtaire de direction

10.3.2. Engagement des dpenses


Lengagement est lacte par lequel le PSDCC cre ou constate une obligation dont il
rsultera une dpense.

103
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

En pratique, lengagement se manifeste par la signature dun bon de commande,


lapprobation dune lettre de commande, dun contrat, dun texte du Gouvernement ou
dune note de service interne ayant une incidence financire.
Seules les personnes vises ci-dessus sont habilites initier des activits induisant des
dpenses des dpenses budgtises.
L'engagement des dpenses se fait d'aprs les modes d'acquisition de travaux, des biens
et fournitures, et des services dtaills au module II Procdures de passation des
marchs .
Lengagement des dpenses est fait dans lune des formes suivantes :

CATEGORIE DE DEPENSES FORME DE LENGAGEMENT


- tablissement dune commande
TRAVAUX
- passation dun march
- tablissement dune commande
VEHICULES, EQUIPEMENT ET BIENS
- passation dun march
- tablissement dune commande
SERVICES DE CONSULTANTS
- passation dun march
- tablissement dune commande
FORMATION
- passation dun march
- contrat de travail, grille des salaires
- dcisions prises concernant la situation de
FRAIS DEXPLOITATION chaque agent ou les missions et travaux dont
il est charg
- dcisions du SSDCC

Toute personne qui souhaite faire engager une dpense doit au pralable sassurer de la
disponibilit de crdit budgtaire.
Cette information est disponible auprs du Comptable ou du SGF ou dans les tats
semestriels de chaque structure.
En cas d'insuffisance de crdit pour l'engagement d'une dpense indispensable, le SSDCC
doit veiller faire rviser les crdits pour rallouer les postes dficitaires.

10.3.3. Contrle des engagements de dpenses


Le SGF et le SPM exercent le contrle permanent priori et mme posteriori des
dpenses engages par le Secrtaire Excutif. Ce contrle fait partie du dispositif de
contrle interne.
Il ne sagit pas dun contrle dopportunit de la dpense mais de la conformit de la
dpense engager.
Le contrle consiste dtecter les carts entre les prvisions et les ralisations effectives.
Les qualits requises pour un bon contrle budgtaire sont :
Efficacit : la recherche des exceptions doit aboutir soit la constatation derreurs
dans les prvisions, soit une anomalie dans lexcution dont il faut dceler les
causes ;
Rapidit : un cart constat risque de saggraver si des mesures correctives ne
sont pas prises temps ;
Frquence : les vrifications opres par le biais du contrle budgtaire doivent
tre plus nombreuses et plus rapproches que celles manant de la comptabilit.

Tous les engagements de dpenses sont approuvs par le Secrtaire Excutif afin den
assurer la conformit au budget.

104
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

10.3.4. Paiement des dpenses


Le paiement des dpenses engages est assur par le SGF au niveau du SSDCC.
Les paiements des dpenses sont faits aprs certification soit :

du service fait,
de la livraison conforme du bien,
de la rception conforme des travaux.
La certification est matrialise sur les pices justificatives (facture, dcompte etc.) de
paiement par les responsables habilits.
10.4. PROCESSUS DE SUIVI BUDGETAIRE
Le processus de suivi budgtaire se dcline comme suit :

Squence Priode Intervenants Description narrative des tches A E C D


- dite les tats dexcution budgtaire de
1. Trimestriellement Le Comptable la priode x
- transmet les tats au SGF
- analyse les carts entre les prvisions et x
les ralisations en collaboration avec les
autres responsables du Projet
2. Le SGF - labore un rapport dexcution
budgtaire
- transmet le rapport au Secrtaire
Excutif
- examine le rapport, x x
Le Secrtaire
3. - donne ventuellement des instructions
Excutif
- retourne le rapport au SGF
- prend les dispositions ncessaires pour x
lexcution des dcisions du Secrtaire
4. Le SGF x
Excutif
- classe le rapport

10.5. PROCESSUS DE REVISION BUDGETAIRE


10.5.1. Dispositions gnrales
Dans la mesure o les programmes de travail reposent sur des prvisions dactivits et de
cots moyen et court terme, la mise en uvre de ces programmes aboutit dans la ralit
au dgagement dcarts entre les prvisions et les ralisations en fonction des situations
rencontres.
Lanalyse et lexplication de ces carts aboutissent ncessairement des rvisions pour
radapter les cots aux activits mener. Le principe est le suivant :
- La rvision des budgets seffectue normalement par les organes qui les ont
approuvs pralablement.
- Cette disposition doit tre prvue dans les modalits de fonctionnement des
organes comptents.
- On peut prvoir une rvision budgtaire au maximum deux fois par an.
- Les budgets rviss sont communiqus au personnel dexcution du budget dans
les mmes conditions que lors de llaboration.
10.5.2. Processus de rvision budgtaire par la CONAFIL
Il existe deux (02) modes de rvision budgtaires :
le ramnagement budgtaire,
la rvision budgtaire

105
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

10.5.3. Le ramnagement budgtaire


Le ramnagement budgtaire consiste une raffectation des ressources dune ligne
budgtaire une autre dans la mme rubrique budgtaire.
Le Secrtariat Excutif est la personne habilite procder un ramnagement
budgtaire aprs avis de non objection de la Banque mondiale.
Le processus dtaill est le suivant :

Squence Priode Intervenants Description narrative des tches A E C D


Sur la base - prpare une lettre de ramnagement
des dcisions budgtaire
1. Le SGF x
du Comit de - transmet au Secrtaire Excutif
Pilotage
- vrifie la conformit de la lettre x
Le Secrtaire
2. - signe la lettre
Excutif
- transmet la Secrtaire de direction de SSDCC
- prend des copies de la lettre
- transmet loriginal au SGF
La Secrtaire
3. - ventile les autres copies aux personnes x x
de direction
charges de lexcution du budget
- classe la copie de la lettre
- prend une copie de la lettre x
4. Le SGF - transmet loriginal de la lettre au Comptable x
- classe la copie de la lettre
- met jour les tables budgtaires dans le x
5. Le Comptable systme de gestion x
- classe la copie de la lettre

10.5.4. Rvision budgtaire


La rvision budgtaire consiste une modification des activits prvues dans le budget
initial.
Les organes habilits autoriser une rvision budgtaire sont la CONAFIL et lIDA pour la
non-objection.

Squence Priode Intervenants Description narrative des tches A E C D


1. Sur la base de lanalyse Le SGF - tablit un rapport dexcution
budgtaire budgtaire
x
- transmet le rapport au
Coordonnateur
2. Le Secrtaire - examine le rapport x
Excutif - prpare un rapport au Comit de
Pilotage
- instruit La SD-SSDCC pour la
prparation de la lettre
- signe la lettre
- retourne le dossier La SD-SSDCC

Squence Priode Intervenants Description narrative des tches A E C D


1 La Secrtaire de - prend une copie du dossier
direction - transmet les originaux au prsident de
la CONAFIL
- classe les copies
2 Le Comit de - se runit et examine le rapport du
Pilotage Secrtaire Excutif prend les dcisions
ncessaires
3 Sur la base du PV Le Secrtaire - donne les instructions au SGF pour la
du Comit de Excutif prise en compte des dcisions du x
Pilotage Comit de Pilotage

106
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexes aux Procdures de Gestion Budgtaire


Les modles prsents sont donns titre indicatif.
Annexe 1 : Instructions de prparation du budget
Annexe 2 : Fiche dlaboration budgtaire
Annexe 3 : Modle de tableau de consolidation budgtaire
Annexe 4 : Modle de fiche de rvision budgtaire

107
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 1 : Instructions de prparation du budget

Entte
DATE : |_____|_____|_____|
LETTRE CIRCULAIRE N ____________

A
Tous les Responsables de structures
dexcution du budget
du PSDCC
Messieurs,
Jai lhonneur de vous fournir les informations ci-aprs pour vous permettre de mieux
prparer le budget des activits des composantes du Projet de Services Dcentraliss
Conduits par les Communauts (PSDCC) qui relvent de votre comptence.
Ces informations :
- rappellent les responsabilits de chaque structure dans la prparation du budget ;
- donnent les directives sur les orientations de la politique budgtaire de lanne ;
- dterminent les formes dans lesquelles les propositions sont prsentes ;
- fixent les dlais de dpt des propositions de budget.
A. RESPONSABILITE
Veuillez noter que chaque structure porte lentire responsabilit de la qualit de la
prparation du budget dont elle assure lexcution.
Les insuffisances de crdit, en cours dexcution, lies une mauvaise apprciation des
besoins de la structure ne sauraient tre imputes au SSDCC du Projet.
A contrario, des efforts de prvisions doivent tre faits pour viter les excdents de crdit
importants.
B. DIRECTIVES
(Prciser ici les aspects sur lesquels laccent devrait tre spcialement mis cette anne
dans les activits mise en uvre par les structures dexcution).
C. PRESENTATION DES PROPOSITIONS
Chaque structure utilisera les formulaires (fiches dlaboration budgtaires) prvues cet
effet pour la prparation des propositions. Lvaluation des dpenses repose sur :
- une prvision fidle des activits en volume,
- une valorisation des cots induits par ces activits.
Les activits non termines en fin dexercice doivent tre reconduites. Les nouvelles
activits devraient tenir compte du programme pluriannuel convenu.
Les valorisations doivent inclure les taux dinflation, les augmentations ou les diminutions
D. DATE DE DEPOT DES PROPOSITIONS
Les propositions budgtaires doivent parvenir au SSDCC au plus le 31 juillet de N+1 dlai
de rigueur. Les responsables prendront les dispositions ncessaires pour respecter le
dlai. Toutes propositions parvenues aprs cette date exposent la structure des
sanctions rglementaires (prvoir une liste de sanctions en la matire).

LE SECRETAIRE EXECUTIF

108
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 2 : Fiche dlaboration budgtaire

Entte
FICHE DELABORATION BUDGETAIRE

EXERCICE :

COMPOSANTE :
STRUCTURE :
ACTIVITE :
FINANCEMENT :

POSTE Budgtaire :

TOTAL DEPENSE :

DETAIL DE LA DEPENSE : ( distinguer par nature de dpenses) :

DESIGNATION UNITE QUANTITE PRIX MONTANT

TOTAL DE LA PROPOSITION

IMPREVUS FINANCIERS %

TOTAL NET DE LA PROPOSITION

Lagent charg de llaboration Le responsable de la structure

109
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 3 : Tableau de consolidation budgtaire

TABLEAU DE CONSOLIDATION BUDGETAIRE

Structure dexcution Activits excutes Financement des activits Dpense (par nature) Cumul
poste 1 poste 2 poste 3 poste 4 poste 5 poste 6 poste X poste Y

TOTAL CONSOLIDATION
NB. : utiliser plusieurs feuillets selon les besoins.

110
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Annexe 4 : Fiche de rvision budgtaire

Entte
FICHE DE REVISION BUDGETAIRE
________

EXERCICE :

COMPOSANTE :

STRUCTURE :

ACTIVITE :

Poste budgtaire :

Prvision initiale :

Rvision :

Poste rvis :

DETAIL DE LA REVISION : ( distinguer par nature de dpenses) :

DESIGNATION UNITE QUANTITE PRIX MONTANT

TOTAL DE LA REVISION

Le responsable de la structure Le Comptable

Le Secrtaire Excutif

111
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

CHAPITRE 7: PROCEDURES DE DECAISSEMENTS : PRINCIPE


DE LA COMPTABILITE DE TRESORERIE

112
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

11. RGLES ET NOMENCLATURES FINANCIRES


11.1. Rgles applicables
Lutilisation des fonds pour l'excution des activits du PSDCC doit tre conforme aux
procdures de dcaissement de lIDA. Ainsi,
- les fonds ne sont pas fongibles et donnent lieu une justification aprs utilisation ;
- les fonds ne peuvent tre utiliss que pour les activits auxquelles ils sont
destins ;
- les paiements sont effectus selon les pourcentages convenus dans lAccord de
Prt.
11.2. Nomenclature des ressources
Les ressources financires prvues pour couvrir les dpenses du PSDCC proviennent :
- du Prt IDA ;
- de la contribution des bnficiaires ;
11.3. Nomenclature des dpenses finances
Les dpenses ligibles au financement de lIDA sont payes 100% par lIDA.
Les dpenses du PSDCC couvertes par les ressources financires sont prsentes dans le
tableau ci-aprs :
Le tableau ci-dessous tablit la catgorie de dpenses financer partir du crdit.

Tableau A3.1 : Catgories de dpenses

Montant du Montant du % de Dpenses


Catgorie Financement Allou Financement Allou Financ
(exprim en DTS) (quivalent en USD) (Taxes comprises)
1) Fournitures, travaux, services 4.600.000 7.200.000 100 % des montants
autres que des services de dcaisss au titre des
consultants, services de Subventions
consultants et Formation pour Communales
les Sous-Projets au titre de la
composante 1 du Projet
2) Fournitures, travaux, services 18.500.000 28.800.000 100 % des montants
autres que des services de dcaisssau titre des
consultants, services de Subventions
consultants et Formation pour Communautaires
les Sous-Projets au titre de la
composante 1 du Projet
3) Fournitures, services autres 4.400.000 6.780.000 100 %
que services de consultants,
services de consultants, Charges
d'Exploitation et Formation au
titre des composantes 2 et 3 du
Projet
4) Transferts en Espces au titre 1.300.000 2.000.000 100 %
de la composante 2 du Projet
5) Remboursement de lAvance 800.000 1.220.000 Montant d en vertu
pour la Prparation du Projet de la Section 2.07
des Conditions
Gnrales
MONTANT TOTAL 29.600.000 46.000.000

113
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

12. MTHODES DE DCAISSEMENT CONVENUES


12.1. Principes gnraux
Le principe de base retenu pour les dcaissements des ressources du PSDDCC est celui de
la comptabilit de trsorerie.
Pour retirer les fonds du Compte de prt, le SSDCC adresse lIDA par lintermdiaire de
la Caisse Autonome dAmortissement (CAA) un dossier de demande de Retrait de Fonds
(DRF).
12.2. Mthode du compte dsign
Les modalits de prsentation et la composition de chaque DRF dpendent de la mthode
de dcaissement convenue avec lIDA dans la lettre de dcaissement. Les mthodes de
dcaissement des fonds du Prt convenues sont :
- Remboursement ;
- Rapprovisionnement du compte dsign ;
- Paiement direct ;
- Engagement spcial.
13. DESCRIPTION DE LA TRSORERIE DU PSDCC
Le SSDCC a la responsabilit de la bonne gestion des ressources du PSDCC
La trsorerie du PSDCC est compose des fonds disponibles dans :
le compte dsign ouvert la BCEAO, Agence de Cotonou ;
le compte de transactions ;
les comptes davance du projet ouverts par les agences de paiement recrutes au
titre de la composante 2 ;
le compte de transit ;
la caisse de menues dpenses.
13.1. Compte dsign
La Caisse Autonome d'Amortissement (CAA) est le reprsentant dsign pour la
mobilisation des fonds du projet. Les Demandes de Retrait de Fonds seront prpares par
le SGF du PSDCC et transmis la CAA par le Secrtaire Excutif aprs signature. La CAA
traite les DRF et les adresses la Banque pour paiement. Les fonds seront dcaisss
partir du compte IDA pour approvisionner le Compte Dsign.

Un journal du Compte dsign est tenu par le SSDCC pour le suivi des oprations.
13.2. Compte de transactions
Il est ouvert un compte de transactions dans une banque commerciale rpute. Ce compte
est aliment partir du Compte Dsign.
Les retraits du compte de projet servent :
au paiement des dpenses du PSDCC inities par le SSDCC ;
lalimentation des comptes davance des agences de paiement ;
lalimentation de la caisse de menues dpenses.
13.3. Comptes davance des agences de paiement
Il est ouvert un compte davance par chaque agence de paiement, dans le cadre de la mise
en uvre de la composante 2 du PSDCC. Ces comptes davance sont aliments partir du
compte de transactions du Projet.

114
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Les retraits sur les comptes davances sont effectus pour excuter les activits
programmes au sein de chaque agence de paiement pour le rglement des transferts
directs aux mnages les plus pauvres ou vulnrables et des travaux dHIMO.
13.4. Caisse de menues dpenses
Une caisse est tenue au niveau de la Coordination du PSDCC. Elle sert financer des
petites dpenses autorises par le Secrtaire Excutif du SSDCC.

14. FONCTIONNEMENT DU COMPTE DSIGN

La gestion du compte dsign est du ressort exclusif de la CAA

14.1. Approvisionnement du Compte Dsign


14.1.1. Objet de la procdure
La procdure a pour objet de mobiliser les ressources de lIDA en vue dapprovisionner le
Compte Dsign tenu par la CAA.

14.1.2. Application de la procdure


La procdure sapplique aussi bien pour lalimentation du Compte Dsign du dpt
initial de lIDA que pour les rapprovisionnements ultrieurs en vue de reconstituer son
solde.

14.1.3. Rgles de gestion


Les Demandes de Retrait de Fonds (DRF) doivent tre prsentes en FCFA, trois mois au
plus tard aprs la date du paiement des dpenses par le SSDCC du Projet.
Des dpenses autorises selon lAccord de Financement dment supportes par des
pices justificatives sont envoyes en remboursement. Les pices justificatives
comprennent :
- facture acquitte et certifie (ou dcomptes, mmoires),
- bordereau de livraison, ou PV de rception,
- bon de commande, contrat,
- pices attestant le rglement.
Les pices justificatives des dpenses sont conserves au projet des fins de vrification
sur place. Les pices devront tre rfrences de telle sorte permettre un
rapprochement rapide avec la DRF laquelle elles se rapportent.

14.1.4. Liste des oprations

- Prparation de la DRF
- Contrle et certification de la DRF
- Engagement de la DRF sur le SIGFIP
- Signature du bordereau de transmission de la DRF par le Coordonnateur
- Expdition de la DRF la CAA
- Comptabilisation et Classement de la DRF

115
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

14.1.5. Description de la procdure

Intervenants Documents et
Description des taches
ou service en charge interfaces
PREPARATION DE LA DRF
A partir des oprations de dcaissement effectues sur le DRF
Compte de transactions et les comptes davance de la
Le Comptable composante 2 du PSDCC :
- rassemble les pices en vue de constituer la DRF
- effectue un contrle systmatique des pices ;
- sassure de la rgularit et de la sincrit de chaque
pice
- vrifie les mentions de rglement
- prpare les formulaires (IDA)
- formulaires appropris selon la catgorie de
dpenses DRF
- classement par catgorie dligibilit de la dpense
par rapport lAccord de Financement,
- relevs de compte la date de la demande, DRF
Le SGF - fait photocopier la DRF en trois (3) exemplaires
Le Secrtaire Excutif - transmet la DRF et les pices justificatives au SGF
pour contrle et certification DRF
La CAA - contrle lensemble du dossier et certifie les tats
- vrifie et appose son visa avant de lenvoyer au SE
- fait engager la DRF sur le SIGFIP DRF
- signe la lettre de transmission de la DRF la CAA
- adresse tout le dossier la CAA.
- Procde au traitement du dossier et envoie la DRF
la Banque Mondiale.
Le CP COMPTABILISATION ET CLASSEMENT
- comptabilise la DRF (Cf. procdures comptables) ;
- met jour le registre des DRF ;
- appose le cachet DRF et inscrit le numro de la
DRF sur chaque pice ;
- classe la DRF.

NB : Dans le cas o la soumission est demande par lIDA, le SSDCC se conformera aux
directives en la matire.
14.1.6. Paiement Direct
Les ressources de lIDA peuvent tre mobilises par des Demandes de Paiement Direct en
vue deffectuer le rglement des entrepreneurs, matres duvre, fournisseurs et autres
prestataires de service dont le montant des factures a atteint un seuil dtermin. Ils sont
fonction des seuils dfinis par les directives de lIDA selon les catgories et la nature de
lopration :
pour les contrats des fournitures et pour les contrats de travaux,
pour les contrats des services de Consultants individuels,
pour les contrats des services des socits de Consultants.
Et pour toutes dpenses dont la valeur est suprieure ou gale 20% du niveau autoris
du compte de transaction.
14.1.7. Objet de la procdure
Cette procdure permet d'laborer les demandes de paiement direct en vue de faire payer
les factures des fournisseurs, entrepreneurs et consultants directement par la Banque
Mondiale en contrepartie des fournitures livres, travaux ou prestations effectues.

116
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

14.1.8. Application de la procdure


La procdure sapplique pour le paiement des factures ayant fait lobjet dun contrat, dun
march ou dune commande pralablement approuv par lIDA et dont le montant seuil
est fix dans les directives de lIDA, des documents du projet et de la lettre de
dcaissement selon la nature et la catgorie de dpense lies aux oprations se
prsentant comme suit :
par contrat pour les fournitures et pour les contrats de travaux,
par contrat pour les services de Consultants individuels,
par contrat pour les services des socits de Consultants.
14.1.9. Rgles de gestion
A chaque facture de fournisseurs ou prestataires de services sont joints :
- la lettre de transmission,
- le certificat de service fait,
- le B/C ou le Contrat ou le March,
- le B/L du fournisseur ou le PV de rception.
Toutes les factures doivent porter les cachets :
- du Projet
- "BON A PAYER" attestant lligibilit de la facture au paiement.
Les marchs et documents sur la passation des marchs doivent tre dj transmis avant
la Demande de Paiement Direct (DPD).
14.1.10. Liste des oprations
1. Prparation de la DPD
2. Contrle et certification de la DPD
3. Signature du bordereau de transmission par le Coordonnateur
4. Expdition la CAA,
5. Comptabilisation et Classement de la DPD.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Intervenants Documents et
Description des taches
ou service en charge interfaces
PREPARATION DE LA DPD
- prpare les factures rgler par paiement direct
Le Comptable - sassure que les factures :
portent le cachet du Projet, Formulaires DPD +
portent le cachet de contrle BON A PAYER Pices
sont accompagnes du B/C, march ou contrat et du B/L
du fournisseur ou PV de rception.
- sassure que les factures sont ligibles au paiement ;
- prpare les formulaires (IDA) ;
- transmet lensemble du dossier au Spcialiste en Gestion
Financire pour contrle et vrification
Le SGF - contrle et vrifie si le dossier est conforme ;
- contrle et appose son visa les tats ;

Le Secrtaire Excutif - examine la conformit de la demande qui lui a t adresse Formulaires DPD +
par rapport lAccord de financement, Pices
- certifie la DPD ;
- signe et fait transmettre la lettre de transmission du DRF Formulaires DPD +
la CAA qui la transmet par la suite la Banque Mondiale pour Pices
paiement.

Le CP COMPTABILISATION ET CLASSEMENT
- comptabilise la DPD (Cf. procdures comptables) ;
- met jour le registre des DRF/DPD ; DPD
- appose le cachet DRF/DPD et inscrit le numro de la +
DRF/DPD sur chaque pice ; Fiche
- classe la DRF/DPD. d'imputation

117
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

15. FONCTIONNEMENT DU COMPTE DE TRANSACTIONS


Les modalits de gestion du compte de transactions pour garantir une gestion rigoureuse
de la trsorerie sont dfinies dans les documents du Projet (Accord de Financement et la
lettre de dcaissement).
Le compte de transactions reoit les ressources provenant du Compte dsign et servent
effectuer les rglements des factures des entrepreneurs, matres duvre, fournisseurs
et autres prestataires de service par le SSDCC du Projet pour un montant infrieur un
seuil de 20% du niveau de dpt initial du Compte dsign. Les dpenses de montant
suprieur ce seuil seront liquides par la procdure de paiement direct. Il est ralis un
suivi du Compte de transactions au moyen dun journal de banque
15.1. Objet de la procdure
Lobjet de la procdure est de faciliter la gestion du compte banque et de garantir la
transparence dans lemploi des ressources du Projet.
15.2. Application de la procdure
La procdure sapplique au Compte de transactions du Projet ouvert dans une banque
commerciale par le SSDCC du Projet.
15.3. Rgles de gestion
- Le compte de transactions du Projet est ouvert la demande de Secrtaire Excutif.
- Le Comptable remplit les chques aprs les autorisations donnes par le SGF
- Le Comptable enregistre chronologiquement toutes les missions de chque et
dordre de virement dans le journal de banque Compte de transactions
- Le journal de banque est arrt mensuellement par le Comptable et contrl par le
SGF
- Un rapprochement du compte banque est effectu mensuellement par le comptable et
vrifi par le SGF
- Les chquiers en cours dutilisation sont conservs par le comptable.
- Lors de ltablissement des chques, le Comptable remplit galement les souches des
chquiers afin de faciliter les contrles et vrifications ultrieurs.
- Les numros des chques annuls sont dcoups et agrafs dans les chquiers.
- Les mouvements de fonds sont oprs sous la signature conjointe du Secrtaire
Excutif et du SGF.
15.4. Dtails des procdures
15.4.1. Ouverture du compte

Squence Priode Intervenants Description narrative des tches AE C D


Le Secrtaire - adresse la banque commerciale retenue une demande pour
1. x
Excutif louverture du compte au nom du PSDCC
2. La Banque - ouvre le compte X
- prend contact avec la banque et fournit tous les
renseignements ncessaires sur les signataires et les
spcimens de signatures
3. Le SGF X x
- transmet une copie de ces documents au Comptable pour
renseigner le systme de gestion informatis
- classe les originaux des documents
- met jour les tables comptables (journal et compte)
4. Le Comptable - met en place les outils ncessaires pour la gestion du compte X X
- classe les pices justificatives
5. Le SGF - vrifie les informations sur le compte. X

LEGENDE :

118
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

A : Tche dAutorisation
E : Tche dExcution
C : Tche de Contrle
D : Tche de Dtention ou de conservation

15.4.2. Dpt Initial dans le compte de transactions du projet

Squence Priode Intervenants Description narrative des tches A E C D


- tablit une prvision de dcaissement sur la base des
activits (factures pro forma, devis, TDR, contrats,
Au
1. Le SGF tat de salaires, etc.) x
dmarrage
- prpare la lettre dappel de fonds
- soumet le dossier lapprciation du SE
- vrifie les besoins exprims
Le Secrtaire
2. - signe la lettre dappel de fonds x
Excutif
- fait transmettre lappel de fonds la CAA
- Suit la CAA lapprovisionnement du Compte
3. Le SGF x
dOprations
4. Le Comptable - Comptabilise les fonds reus x

LEGENDE :
A : Tche dAutorisation
E : Tche dExcution
C : Tche de Contrle
D : Tche de Dtention ou de conservation

15.4.2. Reconstitution du compte de transactions du projet

Squence Priode Intervenants Description narrative des tches A E C D


- prpare ltat rcapitulatif des dpenses et des
Au
1. Le Comptable retraits effectus sur le compte X
besoin
- joint lensemble des pices et transmet au SGF
- vrifie ltat
2. Le SGF - signe ltat X
- transmet le dossier au Coordonnateur
- vrifie les besoins exprims
Le Secrtaire
3. - signe la lettre dappel de fonds x
Excutif
- fait transmettre lappel de fonds la CAA
- Suit la CAA lapprovisionnement du Compte
4. Le SGF x x
dOprations
5. Le Comptable - Comptabilise les fonds reus x

LEGENDE :

A : Tche dAutorisation
E : Tche dExcution
C : Tche de Contrle
D : Tche de Dtention ou de conservation

15.4.3. Retraits du compte de transactions du projet


Les titres de paiement mis sur le compte de transactions du projet sont signs
conjointement par le et le Spcialiste en Gestion Financire (SGF) et le Secrtaire Excutif
du projet. Les retraits du compte transactions du projet servent :
- au paiement des dpenses dans le cadre de lexcution des activits du PSDCC,
- alimenter la caisse de menues dpenses du SSDCC.

119
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Squence Priode Intervenants Description narrative des tches A E C D


- dclasse les pices justificatives (factures,
Selon
dcomptes de marchs) des paiements effectuer
1. lchancier Le Comptable x
- tablit les chques de paiement correspondant
de paiement
- transmet les liasses au SGF
- vrifie la conformit des liasses
2. Le SGF - signe les chques x
- transmet les liasses au Coordonnateur
- vrifie la conformit des liasses
Le Secrtaire
3. - signe les chques x
Excutif
- retourne le dossier au SGF
- Fait prendre copies des chques
- Fait transmettre la liasse des pices
4. SGF x
- accompagnes des chques lAssistant (e) de
lUGP.
- appelle chaque bnficiaire pour venir recevoir
Assistant (e) son paiement
5. x
de SSDCC - remet le chque au bnficiaire contre
acquittement sur la facturede la facture
- Appose le cachet Pay par chq. N du .
sur la pice justificative du paiement
- joint chaque copie du chque la liasse de pice
6. Comptable justificative correspondante x
- agrafe une fiche d'imputation chaque liasse
- procde aux imputations
- transmet les liasses au SGF
7. Le SGF - vrifie les imputations comptables et la bonne
comptabilisation de lopration
x
- valide les imputations
- retourne la pice comptable au Comptable
8. Le Comptable - Procde la saisie des oprations de paiement
dans le journal du compte de projet x
- Transmet les pices saisies au SGF
9. SGF - Vrifie la saisie des pices et valide x
10. Comptable - Intgre les corrections ventuelles
- classe les pices dans le classeur des pices
comptables.

LEGENDE :

A : Tche dAutorisation
E : Tche dExcution
C : Tche de Contrle
D : Tche de Dtention ou de conservation

16. COMPTES DAVANCE DES AGENCES DE PAIEMENT


Il est ouvert un compte davance au profit de chaque Agence de paiement pour la gestion
du programme pilote des filets sociaux de la composante 2 du projet. Ces comptes sont
aliments par les ressources destines au financement des sous projet haut intensit de
la main duvre (HIMO) de la sous composante 2.1 et du paiement des transferts directs
aux mnages les plus pauvres retenus pour la sous composante 2.2 du projet. Ces comptes
davance sont aliments partir du compte de transactions du Projet et sur la base des
montants des sous projets HIMO et les transferts directs inconditionnels. Ces fonds sont
virs par tranches successives conformment aux cls de dcaissement prvues dans les
conventions signes entre le SSDCC et les Agence de paiement. Les montants virer sont
valids par les parties prenantes du projet.

120
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Les retraits sur les comptes davances sont effectus pour excuter les activits
programmes au sein de chaque cellule dpartementale.

Les modalits de retrait de fonds sur le compte davance sont identiques celles du
compte de transaction.
16.1. Reconstitution du compte de transactions du projet
Squence Priode Intervenants Description narrative des tches A E C D

1 Au besoin Le Comptable - prpare ltat rcapitulatif des


dpenses et des retraits effectus sur le
compte X
- joint lensemble des pices et transmet
au SGF
2 Le SGF - vrifie ltat
- signe ltat X
- transmet le dossier au Coordonnateur
3 Le Secrtaire vrifie les besoins exprims
Excutif signe la lettre dappel de fonds
- fait transmettre lappel de fonds la x
CAA
4 Le SGF - Suit la CAA lapprovisionnement du
x x
Compte dOprations
5 Le Comptable - Comptabilise les fonds reus x

LEGENDE :
A : Tche dAutorisation
E : Tche dExcution
C : Tche de Contrle
D : Tche de Dtention ou de conservation

17. CAISSE MENUES DEPENSES


17.1. Fonctionnement de la caisse de menues dpenses
Pour assurer le rglement des petites dpenses indispensables au fonctionnement
quotidien du SSDCC, la tenue dune caisse de menues dpenses est ncessaire (parking,
rparation de pneumatiques, timbres -postes, etc.).
17.2. Retraits de la caisse
Les retraits de fonds de la caisse seffectuent par Bon justifier pour le personnel du
lSSDCC.
La caisse est arrte priodiquement pour faciliter la constitution des DRF. La caisse peut
tre contrle tout moment par le Comptable sur instruction du SGF.
Le Secrtaire Excutif jugera de lopportunit de la mise en place dune caisse de menues
dpenses.
17.3. Seuil de la caisse de menues dpenses
Le seuil de la caisse de menues dpenses est de cent mille (100 000) Francs CFA.
17.4. Procdures de retraits par bon justifier
Squence Priode Intervenants Description narrative des tches A E C D
1. Le bnficiaire - se prsente chez le SGF et exprime son
x
besoin
2. Le SGF - Fait remplir un Bon provisoire x

121
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Squence Priode Intervenants Description narrative des tches A E C D


3. la Secrtaire de - met les fonds la disposition du
x x
direction bnficiaire
4. Le bnficiaire - justifie dans les 48 heures, les
x
dpenses faites
5. A la la Secrtaire de - dclasse le Bon
rception direction du SSDCC - fait un rapprochement entre les pices
des pices justificatives et le Bon
justificativ - encaisse ventuellement le reliquat
es - constate les oprations dans son x x
brouillard de caisse (fichier Excel)
- classe les pices en attendant de les
restituer au Comptable lors de larrt de
la caisse
LEGENDE :

A : Tche dAutorisation
E : Tche dExcution
C : Tche de Contrle
D : Tche de Dtention ou de conservation

18. FONCTIONNEMENT DU COMPTE DE TRANSIT


Les modalits de gestion du compte de transit pour garantir une gestion rigoureuse de la
trsorerie sont dfinies dans les documents du Projet (Accord de Financement et la lettre
de dcaissement).
Le compte de transit reoit les ressources provenant du Compte dsign et servent
effectuer les transferts des ressources vers les communes et les communauts. Les
montants transfrer sont quivalents aux montants rpartis par dpartement, par
communes et par communaut pour la composante 1 du projet pour la mise en uvre des
sous projets communaux et communautaires.
Sur la base de la dcision de rpartition des subventions ou dotations de commune ou
communaut et aprs lordonnancement de mandats de paiement correspondant aux
ressources transfrer aux communes et aux communauts , une lettre dappel de fonds
est adresse par le SSDCC la Caisse Autonome dAmortissement pour procder au
virement des fonds du compte dsign gr par le DG/CAA au compte de transit ouvert
par le Trsor Public la Banque Centrale des Etats de lAfrique de lOuest (BCEAO) dont le
Receveur Gnral des Finances (RGF) de la Direction Gnrale du Trsor et de la
Comptabilit Publique (DGTCP) est gestionnaire.
La DGTCP met la disposition du SSDCC le relev bancaire mensuel du compte de transit
et un rapprochement se fait par le SSDCC pour le suivi des flux financiers sur ledit compte
au plus le 15 du mois suivant. Il est ralis un suivi du compte de transit au moyen dun
journal de banque tenu manuellement ou par le logiciel de gestion financire et comptable.
Les dpenses admissibles et ligibles sur ce compte concernent les transferts via le
guichet FADeC vers les communes et communauts destins aux paiements des factures
des entrepreneurs, matres duvre, fournisseurs, autres prestataires de services et les
autres frais ou charges de fonctionnement, des communes, des communauts pour le
compte du PSDCC.
18.1. Objet de la procdure
Lobjet de la procdure est de faciliter la gestion du compte de transit et de garantir la
transparence dans lemploi des ressources du Projet au niveau communal et
communautaire.

122
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

18.2. Application de la procdure


La procdure sapplique au compte de transit du Projet ouvert la BCEAO par le Trsor
Public pour les transferts au profit des communes et communauts suivant le mcanisme
du FADeC.
18.3. Rgles de gestion
- Le compte de transit du Projet est ouvert la demande du Trsor Public par le RGF.
- Le Comptable enregistre chronologiquement toutes les missions dappel de fonds et
dordre de virement dans le journal de banque compte de transit.
- Le journal de banque est arrt mensuellement par le Comptable et contrl par le
SGF
- Un rapprochement du compte banque est effectu mensuellement par le comptable et
vrifi par le SGF
- Les numros des pices justificatives des ordres de virement sont classs par le
SSDCC.
- Les mouvements de fonds sont oprs sous la signature du Receveur Gnral des
Finances.

123
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

CHAPITRE 8 : PROCEDURES COMPTABLES

124
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

19. CADRE COMPTABLE GENERAL


19.1. Systme comptable
La comptabilit du Projet est base au sige du SSDCC tenue selon le principe de la
comptabilit de trsorerie, elle sera dcentralise dans la mesure o les activits du
projet seront excutes par des Institutions Partenaires sous base de contractualisation.
La comptabilit du Projet est tenue par le Comptable. Il sagit dune comptabilit de
trsorerie tenue suivant les principes comptables gnralement admis sur le plan
national et international et adapts aux normes et principes comptables OHADA.
La comptabilit de Projet se distingue de la comptabilit de socit par le fait quelle na pas
un objectif de rsultat dexploitation. Le Projet est une structure dexcution qui ralise des
activits (investissements) quil finance au moyen de subventions (dinvestissement)
rtrocdes par lEtat dans le cadre dAccord de financement pass avec les bailleurs de
fonds internationaux. La comptabilit de Projet doit respecter lquilibre entre les dpenses
(emplois) et les subventions (ressources) qui servent les financer.
Cette spcificit nous permet de proposer un plan comptable allg comportant des
comptes de gestion qui sintgre dans le compte dexploitation du Projet.
Le plan comptable du Projet sera labor autour des grands axes que constituent les
composantes du Projet. Les diffrentes catgories de dpenses telles que dfinies par
lAccord de Financement seront utilises pour suivre les affectations des ressources au
niveau des diffrentes composantes.
Le PSDCCC disposera dun systme de gestion comptable informatis. Le logiciel devra est
paramtr de sorte produire les rapports de toutes les activits du Projet suivant
lallocation des ressources dfinie dans lAccord de Financement (composantes, sous
composantes, catgories de dpense, source de financement, bnficiaire, situation
gographique). A cet effet, le logiciel comportera au minimum les modules suivants :
- module de comptabilit gnrale ;
- module de comptabilit analytique et budgtaire ;
- module de gestion des marchs ;
- module de gestion des immobilisations
19.2. Journaux comptables
Les oprations ralises dans le cadre du PSDCC sont enregistres chronologiquement
dans les journaux spcifiques au Projet en fonction de leur nature. Ainsi le systme
comptable du Projet comprend les journaux ci-aprs :

1) Journal des achats


Dans ce journal sont enregistres les factures relatives aux ralisations de travaux, aux
achats de fournitures et services des consultants.

2) Journal de trsorerie (pour le Compte Dsign, Compte de transit, Compte de


transactions, comptes davance aux agences de paiement et la caisse de menues
dpenses).
Ces journaux enregistrent les oprations et les mouvements de fonds.
3) Journal des demandes de retraits de fonds
Ce journal enregistre les oprations de reconstitution du Compte Dsign.
4) Journal des paiements directs

125
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Ce journal enregistre les oprations particulires permettant de constater la mise en


paiement directe des factures et dcomptes.
5) Journal des oprations diverses
Ce journal enregistre toutes les autres oprations non comprises dans les quatre (04)
catgories prcdentes en particulier les oprations de rgularisation pour la clture et la
rouverture de lexercice, les oprations de paiement des salaires du personnel du Projet.
Les saisies sont faites par le Comptable partir de fiches dimputation pralablement
imputes par le Comptable et vrifies par le SGF. Les critures sont saisies dans des
brouillards informatiss. Les brouillards sont contrls et valids par le Spcialiste en
Gestion Financire.
Les oprations sont enregistres chronologiquement dans les journaux en fonction de
leur nature.
19.3. Dossiers comptables
Le Comptable classe les pices comptables dans des dossiers comptables. Ces dossiers
comptables sont matrialiss dans la description des procdures. Le systme de
classement des pices comprend les dossiers ci-aprs :

126
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

1.1.1.1.1.1.1.1.4 CRITERE DE 1.1.1.1.1.1.1.1.6 PIECES


1.1.1.1.1.1.1.1.2 DOSSIER 1.1.1.1.1.1.1.1.3 TYPE CLASSEMENT 1.1.1.1.1.1.1.1.7 COMPTABLES
1.1.1.1.1.1.1.1.5 DES PIECES 1.1.1.1.1.1.1.1.8 CLASSEES
1.1.1.1.1.1.1.1.9 Bon de commandes 1.1.1.1.1.1.1.1.11 N Bon /lettre de
1.1.1.1.1.1.1.1.10 Permanent 1.1.1.1.1.1.1.1.12 Bon /lettre de commande
fournisseurs commande
1.1.1.1.1.1.1.1.13 Contrat de N contrat
1.1.1.1.1.1.1.1.14 Permanent 1.1.1.1.1.1.1.1.15 Contrat
service/travaux Chronologique
1.1.1.1.1.1.1.1.16 Factures Factures /+pices
/dcomptes/notes 1.1.1.1.1.1.1.1.17 Temporaire 1.1.1.1.1.1.1.1.18 Chronologique Copie bon/lettre de commande
dhonoraires Copie bordereau de livraison /PV de rception
1.1.1.1.1.1.1.1.19 Paiements directs Factures originales
1.1.1.1.1.1.1.1.20 Temporaire 1.1.1.1.1.1.1.1.21 Chronologique
IDA Pices de rglement
Avis de rglement
Avis de crdit
Relev bancaire
Mois Etat de rapprochement
1.1.1.1.1.1.1.1.22 Comptes banques 1.1.1.1.1.1.1.1.23 Permanent
Chronologique Ordres de virement
Copies chques
Copies factures
Attestation de paiement
Mois Copie DRF avec les pices justificatives
1.1.1.1.1.1.1.1.24 DRF IDA 1.1.1.1.1.1.1.1.25 Permanent
N DRF Avis de paiement IDA
1.1.1.1.1.1.1.1.26 OD 1.1.1.1.1.1.1.1.27 Permanent 1.1.1.1.1.1.1.1.28 Mois 1.1.1.1.1.1.1.1.29 Autres pices dOD
Ordres de virement
Etat des salaires
1.1.1.1.1.1.1.1.30 Salaires 1.1.1.1.1.1.1.1.31 Permanent 1.1.1.1.1.1.1.1.32 Mois Reu de versement cotisations sociales (CNSS- FNRB
ou autres structures de protections sociales)
Quittance de versement impts sur salaires

127
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

19.4. Cadre comptable analytique


19.4.1. Contexte et Objectifs
Pour optimiser les potentialits du systme de suivi, il est indispensable de saisir en
dehors du numro de compte gnral relatif lopration, les autres donnes
correspondantes savoir :
Le code analytique
Le poste budgtaire
La source de financement
Le code gographique.
La comptabilit analytique (budgtaire) est un outil prcieux lors de llaboration des
rapports financiers adresser aux bailleurs en ce quelle permet une rpartition des
dpenses engages dans le cadre du PSDCC par composante et sous composante et
surtout par source de financement.

Elle va donc permettre de savoir tout moment le cot de chaque composante ou sous-
composante. De plus, on lui associe la source de financement afin de savoir les sommes
alloues par chaque bailleur pour la mise en uvre dune composante ou sous-
composante donne.

19.4.2. Principes et Rgles de Gestion


Les principes de la comptabilit gnrale sont aussi valables en comptabilit
budgtaire.
Pour tre oprationnelle les procdures analytiques reposent essentiellement sur un
plan analytique.
Le plan analytique prvu pour le PSDCC se dcompose en quatre niveaux de codification.
Cette codification est inspire du tableau des couts dtaills prsent dans le rapport
dvaluation du projet.

Le plan analytique prconis pour la gestion du PSDCC est prsent en page 3 du prsent
module. Il pourra tre toujours complter par les responsables du projet selon les
besoins dutilisation.

Pour permettre un suivi efficace des activits du PSDCC, la comptabilit analytique et


budgtaire reposera sur les axes principaux danalyse suivants :
le Projet (dans un contexte global),
lactivit (en liaison avec la composante et la sous-composante),
la catgorie de dpense (conformment lAccord de Prt).
La source de financement (IDA et emprunteur en respectant la nomenclature du
budget national)
Le budget sera ventil par composante, sous-composante, catgorie et source de
financement.
Les composantes sont codifies sur un (01) caractre et les sous-composantes sur 2
caractres.
Le niveau de ventilation analytique dpendra galement du niveau de ventilation des
cots dans le Cost Table (Etat budgtaire du Projet).
19.5. Plan comptable du Projet
Le Plan comptable gnral :
Le plan comptable est labor en respectant les dispositions du plan comptable OHADA
adaptes aux besoins spcifiques du Projet. Les comptes enregistrent les oprations par
nature. La ventilation analytique et budgtaire se fera travers le systme de gestion
informatis qui sera mise en place.

128
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

BNIN
PSDCC/CONAFIL
PLAN COMPTABLE

Compte Libell Poste Ventilable Utilisable Suivi Immo. Suivi Vhic. Frais Vhic.

Comptes de classe : 1
141100000 SUBV D'INVEST RECUES DE L'ETAT Non Oui Non Non Non
141700000 SUBV D'EQUIPMNT RECUES DE L'IDA Non Oui Non Non Non
Comptes de classe : 2
201000000 FRAIS D'ETABLISSEMENT DU PROGRAMME Non Oui Non Non Non
213000000 LOGICIELS 21 Oui Oui Non Non Non
231000000 BATIMENTS 23 Oui Oui Non Non Non
233000000 OUVRAGE D'INFRASTRUCTURES 23 Oui Oui Non Non Non
233100000 VOIES DE TERRE 23 Oui Oui Non Non Non
233800000 REHABILITATION DE VOIES DE TERRE 23 Oui Oui Non Non Non
238000000 AGENCEMENTS, AMENAGEMENTS ET INSTALLATIO 23 Oui Oui Non Non Non
244100000 MATERIEL DE BUREAU 24 Oui Oui Non Non Non
244200000 MATERIEL INFORMATIQUE 24 Oui Oui Non Non Non
244400000 MOBILIER DE BUREAU 24 Oui Oui Non Non Non
245000000 MATERIEL DE TRANSPORT 24 Oui Oui Non Non Non
245100000 MATERIEL AUTOMOBILE 24 Oui Oui Non Non Non
245800000 AUTRES MATERIEL DE TRANSPORT (MOTOS) 24 Oui Oui Non Non Non
251000000 AVANCE ET ACOMPTE SUR IMMO INCORP Non Oui Non Non Non
252000000 AVANCES ET ACOMPTES SUR IMMO CORPOR Non Oui Non Non Non
275110000 DEPOT SUR LOYERS D'AVANCE Non Oui Non Non Non
275120000 DEPOT POUR ELECTRICITE Non Oui Non Non Non
275130000 DEPOT POUR EAU Non Oui Non Non Non

129
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

BNIN
PSDCC/CONAFIL
PLAN COMPTABLE

Compte Libell Poste Ventilable Utilisable Suivi Immo. Suivi Vhic. Frais Vhic.

275140000 DEPOT POUR TELEPHONE ET TELECOPIE INTERN Non Oui Non Non Non
Comptes de classe : 3
310000000 STOCKS DE MATIERES ET FOURNITURES Non Oui Non Non Non
Comptes de classe : 4
4011 FOURNISSEURS DE BIENS ET SERVICES Non Non Non Non Non
401100000 FOURNISSEURS DE BIENS ET SERVICES Non Oui Non Non Non
401200000 FOURNISSEURS DE BIENS D'EQUIPEMENT Non Oui Non Non Non
408100000 FOURNISSEURS FACTURES NON PARVENUES Non Oui Non Non Non
409100000 FOURNISSEURS DE BIENS ET SERVICES ACOMPT Non Oui Non Non Non
409500000 FOURNISSEURS RETENUE DE GARANTIE Non Oui Non Non Non
409510000 FOURNISSEURS PENALITES DE RETARD Non Oui Non Non Non
4220 PERSONNEL REMUNERATION DUE Non Non Non Non Non
422000000 PERSONNEL REMUNERATIONS DUES Non Oui Non Non Non
4310 SECURITE SOCIALE CNSS Non Non Non Non Non
431000000 SECURITE SOCIALE CNSS FNRB Non Oui Non Non Non
433000000 AUTRES ORGANISMES SOCIAUX Non Oui Non Non Non
4472 ETAT IMPOT SUR SALAIRE Non Non Non Non Non
447200000 ETAT IMPOTS SUR SALAIRE RETENUE A LA SOU Non Oui Non Non Non
449410000 ETAT SUBV A RECEVOIR Non Oui Non Non Non
458200000 IDA SUBVENTION A RECEVOIR Non Oui Non Non Non
458210000 IDA DRF A ETABLIR Non Oui Non Non Non
458220000 IDA DRF EN ATTENTE DE PAIEMENT Non Oui Non Non Non

130
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

BNIN
PSDCC/CONAFIL
PLAN COMPTABLE

Compte Libell Poste Ventilable Utilisable Suivi Immo. Suivi Vhic. Frais Vhic.

458230000 IDA PAIEMENT DIRECT A ETABLIR Non Oui Non Non Non
458240000 IDA DPD EN ATTENTE DE PAIEMENT Non Oui Non Non Non
458250000 IDA DEPOT INITIAL EN COMPTE DESIGNE Non Oui Non Non Non
471100000 DEBITEURS DIVERS Non Oui Non Non Non
471100100 RECEVEUR FINANCE ATACORA DONGA Non Oui Non Non Non
471100110 COMMUNE BOUKOUMBE Non Oui Non Non Non
471100120 COMMUNE COBLY Non Oui Non Non Non
471100130 COMMUNE KEROU Non Oui Non Non Non
471100140 COMMUNE KOUANDE Non Oui Non Non Non
471100150 COMMUNE MATERI Non Oui Non Non Non
471100160 COMMUNE NATITINGOU Non Oui Non Non Non
471100170 COMMUNE PEHUNCO Non Oui Non Non Non
471100180 COMMUNE TANGUIETA Non Oui Non Non Non
471100190 COMMUNE TOUCOUNTOUNA Non Oui Non Non Non
471101100 COMMUNE BASSILA Non Oui Non Non Non
471101110 COMMUNE COPARGO Non Oui Non Non Non
471101120 COMMUNE DJOUGOU Non Oui Non Non Non
471101130 COMMUNE OUAKE Non Oui Non Non Non
471102000 RECEVEUR FINANCES ATLANTIQUE LITTORAL Non Oui Non Non Non
471102010 COMMUNE ABOMEY CALAVI Non Oui Non Non Non
471102020 COMMUNE ALLADA Non Oui Non Non Non
471102030 COMMUNE KPOMASSE Non Oui Non Non Non

131
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

BNIN
PSDCC/CONAFIL
PLAN COMPTABLE

Compte Libell Poste Ventilable Utilisable Suivi Immo. Suivi Vhic. Frais Vhic.

471102040 COMMUNE OUIDAH Non Oui Non Non Non


471102050 COMMUNE SO AVA Non Oui Non Non Non
471102060 COMMUNE TOFFO Non Oui Non Non Non
471102070 COMMUNE TORI BOSSITO Non Oui Non Non Non
471102080 COMMUNE ZE Non Oui Non Non Non
471102090 COMMUNE COTONOU Non Oui Non Non Non
471103000 RECEVEUR FINANCES BORGOU ALIBORI Non Oui Non Non Non
471103010 COMMUNE BANIKOARA Non Oui Non Non Non
471103020 COMMUNE GOGOUNOU Non Oui Non Non Non
471103030 COMMUNE KANDI Non Oui Non Non Non
471103040 COMMUNE KARIMAMA Non Oui Non Non Non
471103050 COMMUNE MALANVILLE Non Oui Non Non Non
471103060 COMMUNE SEGBANA Non Oui Non Non Non
471103070 COMMUNE BEMBEREKE Non Oui Non Non Non
471103080 COMMUNE KALALE Non Oui Non Non Non
471103090 COMMUNE N'DALI Non Oui Non Non Non
471103100 COMMUNE NIKKI Non Oui Non Non Non
471103110 COMMUNE PARAKOU Non Oui Non Non Non
471103120 COMMUNE PERERE Non Oui Non Non Non
471103130 COMMUNE SINENDE Non Oui Non Non Non
471103140 COMMUNE TCHAOUROU Non Oui Non Non Non
471104000 RECEVEUR DES FINANCES MONO COUFFO Non Oui Non Non Non

132
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Compte Libell Poste Ventilable Utilisable Suivi Immo. Suivi Vhic. Frais Vhic.

471104010 COMMUNE APLAHOUE Non Oui Non Non Non


471104020 COMMUNE DJAKOTOME Non Oui Non Non Non
471104030 COMMUNE DOGBO Non Oui Non Non Non
471104040 COMMUNE KLOUEKANME Non Oui Non Non Non
471104050 COMMUNE LALO Non Oui Non Non Non
471104060 COMMUNE TOVIKLIN Non Oui Non Non Non
471104070 COMMUNE ATHIEME Non Oui Non Non Non
471104080 COMMUNE BOPA Non Oui Non Non Non
471104090 COMMUNE COME Non Oui Non Non Non
471104100 COMMUNE GRAND POPO Non Oui Non Non Non
471104110 COMMUNE HOUEYOGBE Non Oui Non Non Non
471104120 COMMUNE LOKOSSA Non Oui Non Non Non
471105000 RECEVEUR FINANCE OUEME PLATEAU Non Oui Non Non Non
471105010 COMMUNE ADJARRA Non Oui Non Non Non
471105020 COMMUNE ADJOHOUN Non Oui Non Non Non
471105030 COMMUNE AGUEGUES Non Oui Non Non Non
471105040 COMMUNE AKPRO MISSERETE Non Oui Non Non Non
471105050 COMMUNE AVRANKOU Non Oui Non Non Non
471105060 COMMUNE BONOU Non Oui Non Non Non
471105070 COMMUNE DANGBO Non Oui Non Non Non
471105080 COMMUNE PORTO NOVO Non Oui Non Non Non
471105090 COMMUNE SEME KPODJI Non Oui Non Non Non

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471105100 COMMUNE ADJA OUERE Non Oui Non Non Non


471105110 COMMUNE IFANGNI Non Oui Non Non Non
471105120 COMMUNE KETOU Non Oui Non Non Non
471105130 COMMUNE POBE Non Oui Non Non Non
471105140 COMMUNE SAKETE Non Oui Non Non Non
471106000 RECEVEURS FINANCES ZOU COLLINES Non Oui Non Non Non
471106010 COMMUNE BANTE Non Oui Non Non Non
471106020 COMMUNE DASSA ZOUME Non Oui Non Non Non
471106030 COMMUNE GLAZOUE Non Oui Non Non Non
471106040 COMMUNE OUESSE Non Oui Non Non Non
471106050 COMMUNE SAVALOU Non Oui Non Non Non
471106060 COMMUNE SAVE Non Oui Non Non Non
471106070 COMMUNE ABOMEY Non Oui Non Non Non
471106080 COMMUNE AGBANGNIZOUN Non Oui Non Non Non
471106090 COMMUNE BOHICON Non Oui Non Non Non
471106100 COMMUNE COVE Non Oui Non Non Non
471106110 COMMUNE DJIDJA Non Oui Non Non Non
471106120 COMMUNE OUINHI Non Oui Non Non Non
471106130 COMMUNE ZAGNANADO Non Oui Non Non Non
471106140 COMMUNE ZA KPOTA Non Oui Non Non Non
471106150 COMMUNE ZOGBODOMEY Non Oui Non Non Non
471200000 CREDITEURS DIVERS Non Oui Non Non Non

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4811 FOURNISSEUR D'EQUIPEMENT Non Non Non Non Non


Comptes de classe : 5
521000000 COMPTE DESIGNE Non Oui Non Non Non
521101000 COMPTE DE TRANSIT Non Oui Non Non Non
521102000 BANQUE COMPTE DE TRANSACTIONS Non Oui Non Non Non
521203000 BANQUE COMPTE D'AVANCE Non Oui Non Non Non
521204000 BANQUE COMPTE D'AVANCE AUX COMMUNES Non Oui Non Non Non
521205000 BANQUE COMPTE D'AVANCE AUX COMMUNAUTES Non Oui Non Non Non
571100000 CAISSE Non Oui Non Non Non
581000000 REGIE D'AVANCE STRUCTURE D'EXECUTION Non Oui Non Non Non
585000000 VIREMENT DE FONDS Non Oui Non Non Non
Comptes de classe : 6
604000000 ACHAT STOCK DE MATIERES ET FOURNITURES 62 Oui Oui Non Non Non
604300000 PRODUITS D'ENTRETIEN 62 Oui Oui Non Non Non
604700000 FOURNITURE DE BUREAU ET CONSOMMABLES INF 62 Oui Oui Non Non Non
605000000 AUTRES ACHATS 62 Oui Oui Non Non Non
605100000 FOURNITURES NON STOCKABLES EAU 62 Oui Oui Non Non Non
605200000 FOURNITURES NON STOCKABLES ELECTRICITE 62 Oui Oui Non Non Non
605300000 CARBURANT ET LUBRIFIANTS 62 Oui Oui Non Non Non
605400000 FOURNITURE D'ENTRETIEN ET PETIT EQUIPMT 62 Oui Oui Non Non Non
605700000 ACHATS D'ETUDES ET DE PRESTATIONS 62 Oui Oui Non Non Non
605800000 ACHAT DE TRAVAUX, MATERIEL ET EQUIPMT 62 Oui Oui Non Non Non

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616100000 TRANSPORT DE PLIS 62 Oui Oui Non Non Non


618000000 FRAIS DE TRANSPORT 62 Oui Oui Non Non Non
618100000 VOYAGES ET DEPLACEMENTS 62 Oui Oui Non Non Non
621000000 ASSISTANCE TECHNIQUE 62 Oui Oui Non Non Non
622200000 LOCATION DE BATIEMENTS 62 Oui Oui Non Non Non
622300000 LOCATION DE MATERIEL ET OUTILLAGES 62 Oui Oui Non Non Non
624100000 ENTRETIEN ET REPARATION BIEN IMMOBILIER 62 Oui Oui Non Non Non
624200000 ENTRETIEN ET REPARATION BIEN MOBILIER VE 62 Oui Oui Non Non Non
624300000 FRAIS DE MAINTENANCE EQUPMT BUR ET MAT I 62 Oui Oui Non Non Non
625000000 DOCUMENTATIONS GENERALES 62 Oui Oui Non Non Non
625100000 PRIME D'ASSURANCE MATERIEL TRANSPORT 62 Oui Oui Non Non Non
627100000 ANNONCES ET INSERTIONS 62 Oui Oui Non Non Non
627700000 FRAIS DE COLLOQUES SEMINAIRE CONFERENCE 62 Oui Oui Non Non Non
627800000 FRAIS E SESSION REUNION ORGANE EXECUTIF 62 Oui Oui Non Non Non
628000000 FRAIS POSTAUX ET DE TELECOMMUNICATIONS 62 Oui Oui Non Non Non
631800000 AUTRES FRAIS BANCAIRES 62 Oui Oui Non Non Non
632400000 HONORAIRES ET FRAIS DE MISSIONS CONSULT 62 Oui Oui Non Non Non
633100000 FRAIS DE FORMATION DU PERSONNEL UCP 62 Oui Oui Non Non Non
633200000 FRAIS DE FORMATION PARTIES PRENANTE PROJ 62 Oui Oui Non Non Non
633300000 FRAIS DE VOYAGE D'ETUDE ET D'ECHANGE EXP 62 Oui Oui Non Non Non
637200000 PERSONNEL DETACHE OU PRETE A L'ENTREPRIS 62 Oui Oui Non Non Non
637300000 REMUNERATION POINT FOCAUX 62 Oui Oui Non Non Non

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637400000 PRIME AUX CADRE DU MCTIC 62 Oui Oui Non Non Non
638400000 FRAIS D'HOTEL ET PERDIEM 62 Oui Oui Non Non Non
661000000 REMUNERATION DU PERSONNEL CONTRACTUEL 61 Oui Oui Non Non Non
664000000 CHARGES SOCIALES SUR REMUNERATION 61 Oui Oui Non Non Non
Comptes de classe : 7
718100000 SUBVENTION D'EXPLOITATION ETAT Non Oui Non Non Non
718200000 SUBVENTION D'EXPLOITATION IDA Non Oui Non Non Non
758200000 INDEMNITE D'ASSURANCE RECUES Non Oui Non Non Non
758300000 AUTRES PRODUITS DIVERS RECUS Non Oui Non Non Non

137
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NB : Mentionner que ce plan nest pas exhaustif. Le SSDCC a la facult dtoffer le plan.

19.6. Organisation comptable


Le systme de reporting de la comptabilit gnrale gnre :
les brouillards de saisie,
les journaux auxiliaires,
les balances et G/L gnraux,
les balances et G/L analytiques,
la liste complte des immobilisations,
le tableau Emplois Ressources,
le compte dexploitation,
le bilan.
Le reporting de la comptabilit analytique et budgtaire gnre :
Les tableaux de bord budgtaires pour le suivi par activit, par financement, par
catgorie de dcaissement de lAccord de Financement, etc ;
Les Rapports Financiers Intrimaires(RFI): sources et utilisation des fonds par
catgorie de dpenses, Sources et Utilisation des fonds par composante, emploi
des fonds par activit, rapports sur la passation des marchs de fournitures et
travaux, rapports sur la passation des marchs de services de consultants ;
Etc.
19.7. Planning des travaux comptables
19.7.1. Travaux quotidiens

Achats
- Imputation des factures,
- Contrle des imputations,
- Saisie des factures dans le logiciel comptable.

Trsorerie banque
- Imputation des transactions bancaires (chques, ordres de virement, bordereaux de
versement, avis de dbit et crdit),
- Contrle des imputations,
- Saisie des transactions bancaires dans le logiciel comptable,
- Edition des brouillards de saisie,
- Contrle des saisies,
- Validation des critures.

Caisse de menues dpenses


- Imputation des transactions en espces (encaissement de chques, bordereaux de
versement et de dcaissement),
- Contrle des imputations,
- Saisie des transactions en espces dans le logiciel comptable,
- Edition des brouillards de saisie,
- Contrle des saisies,
- Validation des critures.

19.7.2. Travaux mensuels

Achats
- Edition du journal d'achats,

138
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- Contrle des saisies du mois,


- Rapprochement des documents informatiques pour contrle de concordance avec les
supports de saisie,
- Justification des soldes fournisseurs et analyse.

Trsorerie Banque
- Collecte des relevs bancaires,
- Comptabilisation des frais bancaires,
- Saisie des frais bancaires,
- Edition des journaux de banque,
- Contrle des saisies du mois,
- Etablissement des tats de rapprochement bancaire et analyse.

Comptabilisation des ventuelles critures de rgularisation


- Edition des journaux de banque dfinitifs,
- Vrification du classement des pices et documents de banque (relevs bancaires, avis
de crdit et de dbit, ordres de virement, etc.),
- Suivi des oprations de trsorerie non dnoues (oprations de virement en attente,
chques ou documents rceptionns mais non transmis, etc.).

Suivi comptable
- Edition du grand-livre et de la balance gnrale,
- Edition des tats de suivi analytique,
- Edition des tats de suivi budgtaire,
- Comparaison des ralisations de la priode avec le budget et explication des carts.

19.7.3. Travaux annuels

Le PSDCC arrte la comptabilit chaque anne au 31 dcembre. Les travaux effectus ont
pour objet de :
- clturer lexercice comptable,
- tablir les documents comptables de fin dexercice transmettre pour laudit
comptable et financier et transmission lIDA.

Inventaire des Immobilisations


- Inventaire physique des immobilisations,
- Edition du tableau des immobilisations et rapprochement avec les pices justificatives
et la comptabilit gnrale,
- Aprs linventaire physique, identification des immobilisations et rapprochement avec
le fichier des immobilisations et du tableau comptable.

Inventaire comptable
- Ralisation des travaux dinventaire comptable.

Edition des tats financiers et audit des comptes


- Edition des tats financiers de fin dexercice (compte dexploitation et bilan financier),
- Audit des comptes par un auditeur externe.
19.7.4. Rapports financiers

Les Rapports Financiers Intrimaires (RFI) trimestriels seront prpars par le spcialiste
en gestion financire et soumis la Banque dans les 45 jours suivant la fin de chaque
trimestre. Le rapport tabli trimestriellement comprend :

139
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1. Le tableau sur lutilisation des fonds par catgorie ;


2. Le tableau sur lutilisation des fonds par composante ;
3. Le tableau comparatif des prvisions de dcaissements et des ralisations
4. Le tableau de projection des dcaissements ;
5. Le tableau de relev des activits du compte dsign ;
6. Le tableau des dpenses soumises lavis pralable de la Banque mondiale ;
7. Le tableau des dpenses non soumises lavis pralable de la Banque mondiale.

19.8. Guide dimputation comptable


19.7.5. Principes gnraux
Ce guide standard contient essentiellement les schmas dcritures relatifs aux
oprations courantes du PSDCC.
Il ne contient pas ncessairement toutes les oprations.
Il se veut toutefois assez reprsentatif de lessentiel des oprations ralises dans le
cadre de la mise en uvre du projet. Le SSDCC sen inspirera pour intgrer dans le
systme comptable, les lments pertinents afin de retracer les oprations du Projet.
Ce guide se prsente sous la forme dune fiche par opration. Pour chaque opration,
il est dcrit :
la pice de base,
le journal dans lequel lopration est comptabiliser,
le schma dcriture comptable passer :
- compte dbiter
- compte crditer
- libell
- montant comptabiliser
- limputation analytique ou budgtaire
un commentaire explicatif ventuellement.

En cas de mise jour des schmas dcritures du prsent guide, les modifications
peuvent tre proposes par le Comptable.
Dans tous les cas, le systme comptable de chaque structure dexcution doit
permettre davoir la piste daudit des oprations du Projet et permettre dextraire la
balance, les journaux, les grands livres des comptes et le tableau des ressources et
emplois du Projet.

19.7.6. Comptabilisation des achats de biens et services

OBJET DE LA PROCEDURE
Constater l'acquisition crdit de biens (vhicules, mobiliers et matriels de bureau, etc.),
fournitures (fournitures de bureau et consommables informatiques, etc.) et services
(tudes, assistance technique, etc.).

JOURNAL COMPTABLE
Journal des achats : ACH

PIECES JUSTIFICATIVES
- La facture du fournisseur, Bon de livraison, Bon de rception
- Contrat, Certification de service fait ou excut.

140
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Journal des achats : ACH

141
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1.1.1.1.1.1.1.1.33 N
1.1.1.1.1.1.1.1.35 N
com 1.1.1.1.1.1.1.1.37 Libells des comptes 1.1.1.1.1.1.1.1.39 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.41 Montant
compte
pte 1.1.1.1.1.1.1.1.38 Libell de l'criture 1.1.1.1.1.1.1.1.40 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.42 Crdit
1.1.1.1.1.1.1.1.36 Crdit
1.1.1.1.1.1.1.1.34 Dbit
1.1.1.1.1.1.1.1.43 6xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.44 4011xxx Charges (dtermines par nature) Montant Montant
Fournisseur de fournitures et services 1.1.1.1.1.1.1.1.47 Facture 1.1.1.1.1.1.1.1.48 Facture
1.1.1.1.1.1.1.1.45 Les retenues dimpts
1.1.1.1.1.1.1.1.46 Libell : achat ---------------------
2xxxxx 4012xxxx Immobilisations Montant Montant
Facture payer
4095xxx Fournisseurs de biens dquipement xx % facture

4091xxx Fournisseurs, retenues de garantie xx % facture


Fournisseurs, avances et acomptes

Libell ------------------

142
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Commentaire
Libell : Constatation des charges et des acquisitions dimmobilisations (biens
mobiliers) suivant : facture n xxx du xxx ci-contre.
Les immobilisations sont comptabilises en hors taxes dans la mesure o elles seront
acquises en hors taxes conformment lAccord de financement.

Les livraisons partielles d'immobilisations qui ne peuvent tre mises en exploitation


doivent tre constates en immobilisations en cours.
Les achats au comptant peuvent tre constats dans le journal des achats condition
dutiliser un compte de fournisseur qui sera sold aprs dans le journal de trsorerie.
Les Comptes 4012xxx Fournisseurs de biens dquipement enregistrent les factures
introduites par les fournisseurs dimmobilisations. Les soldes de ces comptes
reprsentent les dettes effectives du PSDCC envers les entreprises concernes.
Les Comptes 4095xxx Fournisseurs, retenues de garantie enregistrent les retenues de
garantie calcules sur les dossiers dposs par les Oprateurs. Les soldes de ces comptes
en comptabilit reprsentent xx% des montants des factures introduites en comptabilit
par les entreprises concernes.

19.7.7. Comptabilisation des pnalits de retard

OBJET DE LA PROCEDURE
Constatation des pnalits de retard sur les livraisons de marchs (Biens).

JOURNAL COMPTABLE
Journal des OD : OD

PIECES JUSTIFICATIVES
Procs-verbal de constat de la pnalit

143
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1.1.1.1.1.1.1.1.53 Libells des


1.1.1.1.1.1.1.1.49 N compte 1.1.1.1.1.1.1.1.51 N compte comptes 1.1.1.1.1.1.1.1.55 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.57 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.50 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.52 Crdit 1.1.1.1.1.1.1.1.54 Libell de 1.1.1.1.1.1.1.1.56 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.58 Crdit
l'criture
1.1.1.1.1.1.1.1.59 4012xx 1.1.1.1.1.1.1.1.60 4098xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.61 Fournisseurs de xx% Montant xx% Montant
biens 1.1.1.1.1.1.1.1.64 Facture 1.1.1.1.1.1.1.1.65 Facture
dquipement
1.1.1.1.1.1.1.1.62 Fournisseurs,
pnalits de
retard
1.1.1.1.1.1.1.1.63 Libell : Pnalits
de retard, PV du --
-----------

144
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COMMENTAIRE

Le Compte 4098xxxx Fournisseurs, Pnalits enregistrent les pnalits calcules aux


Fournisseurs retardataires. Les soldes de ces comptes reprsentent les pnalits non
encore apures en comptabilit. Les critures relatives la constatation des pnalits sont
enregistres dans le Journal des Oprations diverses.

19.7.8. Comptabilisation des factures Travaux

OBJET DE LA PROCEDURE
Constater les dcomptes sur travaux de gnie civil, construction, --------------.

JOURNAL COMPTABLE

Journal des achats : ACH

PIECE JUSTIFICATIVE
- Dcompte, mmoire, Contrat,
- Procs verbaux de rception.

SCHEMA D'ECRITURES

a) sans retenue de garantie

145
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1.1.1.1.1.1.1.1.70 Libells des


1.1.1.1.1.1.1.1.66 N
1.1.1.1.1.1.1.1.68 N compte comptes 1.1.1.1.1.1.1.1.72 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.74 Montant
compte
1.1.1.1.1.1.1.1.69 Crdit 1.1.1.1.1.1.1.1.71 Libell de 1.1.1.1.1.1.1.1.73 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.75 Crdit
1.1.1.1.1.1.1.1.67 Dbit
l'criture
Montant Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.76 22xxxx 1.1.1.1.1.1.1.1.77 4012xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.78 Immobilisations
(Gnie civil) 1.1.1.1.1.1.1.1.80 Facture 1.1.1.1.1.1.1.1.81 Facture
Fournisseurs, Gnie civil

1.1.1.1.1.1.1.1.79 Libell :

146
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b) avec retenue de garantie et avance de dmarrage

147
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1.1.1.1.1.1.1.1.86 Libells des Montant


1.1.1.1.1.1.1.1.82 N compte 1.1.1.1.1.1.1.1.84 N compte 1.1.1.1.1.1.1.1.88 Montant
comptes
1.1.1.1.1.1.1.1.90 Crdit
1.1.1.1.1.1.1.1.83 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.85 Crdit 1.1.1.1.1.1.1.1.89 Dbit
1.1.1.1.1.1.1.1.87 Libell de l'criture
Montant payer
1.1.1.1.1.1.1.1.91 22xxxx 1.1.1.1.1.1.1.1.92 4012xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.95 Immobilisations 1.1.1.1.1.1.1.1.97 Montant xx % facture
(gnie civil) xx % facture
1.1.1.1.1.1.1.1.93 4091xxx Fournisseur de gnie civil 1.1.1.1.1.1.1.1.98 Facture
Fournisseurs, avances et acomptes
1.1.1.1.1.1.1.1.94 4095xxx Fournisseurs, gnie civil retenues de
garantie

1.1.1.1.1.1.1.1.96 Libell ----------------


--

148
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COMMENTAIRE

Les comptes 4012xx Fournisseurs, gnie civil enregistrent les dcomptes et


mmoires introduits par les Entrepreneurs. Les soldes de ces comptes reprsentent
les dettes effectives du Projet envers les Oprateurs concerns.
Les comptes 4095xxx Fournisseurs, gnie civil retenues de garantie enregistrent les
retenues de garantie calcules sur les factures des Oprateurs. Les soldes de ces
comptes en comptabilit reprsentent xx% des montants des factures introduites en
comptabilit par les entreprises.

19.7.9. Comptabilisation des pnalits de retard sur les marchs de travaux

OBJET DE LA PROCEDURE
Constatation des pnalits de retard sur la livraison des ouvrages

JOURNAL COMPTABLE
Journal des Oprations Diverses : OD

PIECES JUSTIFICATIVES
Procs-verbal de constat de la pnalit
SCHEMA DECRITURES

149
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1.1.1.1.1.1.1.1.103 Libells des


1.1.1.1.1.1.1.1.99 N compte 1.1.1.1.1.1.1.1.101 N compte comptes 1.1.1.1.1.1.1.1.105 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.107 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.100 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.102 Crdit 1.1.1.1.1.1.1.1.104 Libell de 1.1.1.1.1.1.1.1.106 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.108 Crdit
l'criture
xx% Montant xx% Montant Facture
1.1.1.1.1.1.1.1.109 4012xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.110 4098xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.111 Fournisseur, Facture
gnie civil
Fournisseur gnie civil, pnalits
de retard

1.1.1.1.1.1.1.1.112 Libell : Procs


verbal du -------
------

150
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COMMENTAIRE
Les comptes 4098xxx Fournisseurs, gnie civil - Pnalits sur march enregistrent les
pnalits calcules aux Oprateurs retardataires. Les soldes de ces comptes reprsentent
les pnalits non encore apures en comptabilit. Les critures relatives la constatation
des pnalits sont enregistres dans le Journal des Oprations diverses.

19.7.10. Comptabilisation des avances aux fournisseurs

OBJET DE LA PROCEDURE
Constater le rglement davance de dmarrage ou sur commande dimmobilisations,
fournitures, travaux et services.

JOURNAL COMPTABLE
Journal de Banque

PIECES JUSTIFICATIVES
- Contrat,
- Facture davance,
- Photocopie chque ou ordre de virement ou avis de dbit de la banque.
-
SCHEMA DECRITURE

151
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1.1.1.1.1.1.1.1.117 Libells des


1.1.1.1.1.1.1.1.113 N compte 1.1.1.1.1.1.1.1.115 N compte comptes 1.1.1.1.1.1.1.1.119 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.121 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.114 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.116 Crdit 1.1.1.1.1.1.1.1.118 Libell de 1.1.1.1.1.1.1.1.120 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.122 Crdit
l'criture
Montant avance Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.123 4091xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.124 5211xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.125 Fournisseurs, avance
avance et
acomptes
Banque, Compte Dsign

1.1.1.1.1.1.1.1.126 Libell : Ordre


de paiement -----
------

152
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

COMMENTAIRE
Un compte distinct doit tre ouvert pour chaque fournisseur ayant bnfici dune avance
ceci afin de faciliter une analyse plus fine de la rubrique Fournisseurs, avances et
acomptes.

19.7.11. Comptabilisation avance de dmarrage paye par DPD

OBJET DE LA PROCEDURE
Constater le rglement de lavance de dmarrage.

JOURNAL COMPTABLE
Journal des Demandes de paiement : DPD

PIECES JUSTIFICATIVES
- Contrat,
- Ordre de paiement,
- Avis de paiement de lIDA.

SCHEMA DECRITURE

153
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

1.1.1.1.1.1.1.1.127 N
1.1.1.1.1.1.1.1.129 N
com 1.1.1.1.1.1.1.1.131 Libells des comptes 1.1.1.1.1.1.1.1.133 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.135 Montant
compte
pte
1.1.1.1.1.1.1.1.132 Libell de l'criture 1.1.1.1.1.1.1.1.134 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.136 Crdit
1.1.1.1.1.1.1.1.130 Crdit
1.1.1.1.1.1.1.1.128 Dbit
4091xxx Fournisseurs, avances et acomptes Montant Montant avance
IDA, DPD en attente de paiement
1.1.1.1.1.1.1.1.139 avance
1.1.1.1.1.1.1.1.137 45824xx 1.1.1.1.1.1.1.1.138 Libell : Avis de paiement
bailleur

154
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

COMMENTAIRE
Le compte 45824xxx IDA, DPD en attente de paiement est crdit pour solde. Ce compte
ayant t dbit lmission de la DPD.

Au rglement complet de la facture, il sera pass une criture de rgularisation pour


solder le compte 45824xxx par le compte 4011xxx ou 4012xxx.

19.7.12. Comptabilisation des achats pays sur le compte bancaire

OBJET DE LA POCEDURE
Constater le rglement des factures de fournisseurs payes sur un compte bancaire. Il
peut sagir dun compte de transactions, du compte de transit, compte davances aux
agences de paiement ou du compte de contrepartie.

JOURNAL COMPTABLE
Journal de Banque, Compte Dsign.

SCHEMA DECRITURES

155
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

1.1.1.1.1.1.1.1.143 Libells des


1.1.1.1.1.1.1.1.141 N
1.1.1.1.1.1.1.1.140 N compte comptes 1.1.1.1.1.1.1.1.145 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.147 Montant
compte
Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.144 Libell de 1.1.1.1.1.1.1.1.146 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.148 Crdit
1.1.1.1.1.1.1.1.142 Crdit
l'criture
1.1.1.1.1.1.1.1.149 4011xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.152 Fournisseurs, Net payer Net payer
1.1.1.1.1.1.1.1.150 ou biens et services
1.1.1.1.1.1.1.1.151 4012xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.153 Fournisseurs,
521xxxx Immobilisations

Banque, compte

1.1.1.1.1.1.1.1.154 Libell :
paiement ---------
----
4011xxx 521xxxx Fournisseurs, biens et services Net payer Net payer
ou
4012xxx Fournisseurs, Immobilisations

Banque, compte

Libell : paiement -------------

156
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

COMMENTAIRE
Suivant les termes du contrat, les fournisseurs seront rgls aprs dduction de lavance
perue et de la retenue de garantie.

19.7.13. Comptabilisation des factures payes par DPD

OBJET DE LA POCEDURE
Constater le rglement des factures de fournisseurs selon la procdure de paiement direct
par lIDA.

JOURNAL COMPTABLE
Journal des Paiements directs : DPD

SCHEMA DECRITURES

157
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

1.1.1.1.1.1.1.1.155 N 1.1.1.1.1.1.1.1.157 N 1.1.1.1.1.1.1.1.159 Libells des comptes 1.1.1.1.1.1.1.1.161 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.163 Montant
compte compte 1.1.1.1.1.1.1.1.160 Libell de l'criture 1.1.1.1.1.1.1.1.162 Dbit Crdit
1.1.1.1.1.1.1.1.156 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.158 Crdit
1.1.1.1.1.1.1.1.164 4011xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.168 Fournisseurs de biens Montant Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.165 ou et services 1.1.1.1.1.1.1.1.171 Facture 1.1.1.1.1.1.1.1.172 Facture
1.1.1.1.1.1.1.1.166 4012xxx (b) (b)
1.1.1.1.1.1.1.1.167 45824xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.169 Fournisseurs
dimmobilisations
IDA DPD, en attente de paiement
1.1.1.1.1.1.1.1.170 Libell : Avis de
paiement

158
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

COMMENTAIRE
Le compte 45824xxx IDA, DPD en attente de paiement est crdit pour solde. Ce compte
ayant t dbit lmission de la DPD.

Suivant les termes du contrat, les fournisseurs seront rgls en tenant compte de lavance
perue.

19.7.14. Comptabilisation dpt initial sur le Compte Dsign

OBJET DE LA PROCEDURE
Comptabiliser le dpt initial sur le Compte Dsign.

JOURNAL COMPTABLE
Journal de banque ''Compte Dsign'

PIECES JUSTIFICATIVES
Avis de crdit bancaire.

SCHEMA D'ECRITURES

Les fonds sont domicilis la BCEAO et cest la CAA qui gre le compte. Le SSDCC
bnficie des dcaissements par appel de fonds adresss la CAA.

COMMENTAIRE
Un montant fix dans les Accords de financement est retir du compte de crdit la
Banque Mondiale pour tre dpos dans le Compte Dsign.

20.8.1. Comptabilisation de lmission dune DRF

OBJET DE LA PROCEDURE
Constater en comptabilit la transmission dune DRF en vue de la reconstitution du
Compte Dsign.

JOURNAL COMPTABLE
Journal DRF

SCHEMA D'ECRITURES
Journal DRF Bailleur

159
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.173 N compte 1.1.1.1.1.1.1.1.175 N compte 1.1.1.1.1.1.1.1.177 Libells des 1.1.1.1.1.1.1.1.180 Montant
comptes 1.1.1.1.1.1.1.1.179 Dbit
1.1.1.1.1.1.1.1.174 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.176 Crdit 1.1.1.1.1.1.1.1.181 Crdit
1.1.1.1.1.1.1.1.178 Libell de
l'criture
Montant Part Equip.
1.1.1.1.1.1.1.1.182 45822xx 1.1.1.1.1.1.1.1.185 IDA, DRF en
attente de 1.1.1.1.1.1.1.1.187 Part Charges
1.1.1.1.1.1.1.1.183 1417 paiement
IDA, subvention dquipement
1.1.1.1.1.1.1.1.184 7182xx
1.1.1.1.1.1.1.1.186 IDA,
subvention
dexploitatio
n
Libell : Emission DRF N

160
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

COMMENTAIRE
Les critures sont passes aprs avoir labor la DRF.
Le compte 45822xx DRF en attente de paiement permet de suivre les DRF en instance de
paiement.

19.7.15. Comptabilisation du paiement de la DRF

OBJET DE PROCEDURE
Constater larrive des fonds sur le Compte Dsign.

JOURNAL COMPTABLE
Journal de banque - Compte dsign.

PIECE JUSTIFICATIVE

Lavis de crdit bancaire

SCHEMA D'ECRITURES
Journal Compte Dsign
1) Solde du compte 45822xx IDA, DRF en attente de paiement

161
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

1.1.1.1.1.1.1.1.192 Libells des


1.1.1.1.1.1.1.1.188 N compte 1.1.1.1.1.1.1.1.190 N compte comptes 1.1.1.1.1.1.1.1.194 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.196 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.189 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.191 Crdit 1.1.1.1.1.1.1.1.193 Libell de 1.1.1.1.1.1.1.1.195 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.197 Crdit
l'criture
Montant Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.198 52xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.200 Banque, reu reu
1.1.1.1.1.1.1.1.199 45822xx Compte
Dsign
IDA - DRF en attente de
paiement

1.1.1.1.1.1.1.1.201 Libell :
Paiement
DRF N....

162
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

19.7.16. Comptabilisation dune Demande de Paiement Direct

OBJET DE LA PROCEDURE
Constater lmission et le paiement dune Demande de Paiement Direct (DPD) des
fournisseurs par lIDA.

JOURNAL COMPTABLE
Journal ''Paiement Direct''

PIECE JUSTIFICATIVE
Lavis de paiement de lIDA.

SCHMA D'ECRITURES

20.8.2. Emission de la DPD


Journal dachat

A la rception de la facture du fournisseur,

Au cas o la prestation objet du paiement direct est rgulirement mene et que le bailleur a
donn son accord de principe, il faut constater la charge.

163
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

1.1.1.1.1.1.1.1.206 Libells des


1.1.1.1.1.1.1.1.202 N compte 1.1.1.1.1.1.1.1.204 N compte comptes 1.1.1.1.1.1.1.1.208 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.210 Montant

1.1.1.1.1.1.1.1.203 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.205 Crdit 1.1.1.1.1.1.1.1.207 Libell de 1.1.1.1.1.1.1.1.209 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.211 Crdit
l'criture

1.1.1.1.1.1.1.1.212 6xxxxx 1.1.1.1.1.1.1.1.215 Compte de 1.1.1.1.1.1.1.1.219 Montant


charge
1.1.1.1.1.1.1.1.213 2xxxxx 1.1.1.1.1.1.1.1.220 Montant Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.214 40xxxx 1.1.1.1.1.1.1.1.216 Compte
dimmobilis
ation

1.1.1.1.1.1.1.1.217 Compte
du
fournisseur

1.1.1.1.1.1.1.1.218 Libell :
Emission
DPD
N.........

164
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

NB : le paiement de la facture du fournisseur nest pas ralis par le biais du compte dsign du Projet mais sera assur directement par le bailleur par utilisation de
crdit. En effet, cette opration ne fait pas intervenir le compte dsign.

1.1.1.1.1.1.1.1.221 Journal ''Paiement 1.1.1.1.1.1.1.1.223 N 1.1.1.1.1.1.1.1.225 Libells des


1.1.1.1.1.1.1.1.227 Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.229 Montant
Direct''N compte compte comptes
1.1.1.1.1.1.1.1.228 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.230 Crdit
1.1.1.1.1.1.1.1.222 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.224 Crdit 1.1.1.1.1.1.1.1.226 Libell de l'criture

1.1.1.1.1.1.1.1.231 45824xx 1.1.1.1.1.1.1.1.234 IDA, DPD en attente 1.1.1.1.1.1.1.1.238 Montant


de paiement

1.1.1.1.1.1.1.1.232 1417 1.1.1.1.1.1.1.1.239 Part quip.


1.1.1.1.1.1.1.1.233 7182xx 1.1.1.1.1.1.1.1.235 IDA Subvention 1.1.1.1.1.1.1.1.240 Part
dquipement charges
1.1.1.1.1.1.1.1.236 IDA Subvention
dexploitation

1.1.1.1.1.1.1.1.237 Libell : Emission


DPD N.........

19.7.17. Rglement du fournisseur par lIDA

Journal ''Paiement Direct''

1.1.1.1.1.1.1.1.241 Ncompte 1.1.1.1.1.1.1.1.243 N 1.1.1.1.1.1.1.1.245 Libells des comptes Montant 1.1.1.1.1.1.1.1.248 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.242 Dbit compte 1.1.1.1.1.1.1.1.246 Libell de l'criture 1.1.1.1.1.1.1.1.247 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.249 Crdit
1.1.1.1.1.1.1.1.244 Crdit

1.1.1.1.1.1.1.1.250 4011xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.253 Fournisseurs, biens et services 1.1.1.1.1.1.1.1.258 Montant


1.1.1.1.1.1.1.1.251 ou 1.1.1.1.1.1.1.1.259 pay
4012xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.254 Fournisseurs, dimmobilisations
1.1.1.1.1.1.1.1.255 1.1.1.1.1.1.1.1.260 Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.252
1.1.1.1.1.1.1.1.256
45824xx IDA, DPD en attente de paiement 1.1.1.1.1.1.1.1.261 pay

1.1.1.1.1.1.1.1.257 Libell : Paiement DRF N......

165
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

19.7.18. Comptabilisation des subventions aux communes pour le financement des sous
projets communaux

OBJET DE LA PROCEDURE
La prise en compte de la nomenclature des pices justificatives des dpenses publiques
est dune importante capitale dans le comptabilisation des oprations financires des
sous projet communaux.
Constater lengagement des titres de transferts de ressources aux communes comme une
avance (transferts ou dotation ) qui se gre progressivement en fonction de lvolution
des travaux ou des prestations des sous projets communaux. Seuls les paiements rels
oprs par le Receveur Percepteurs et le Maire de la Commune sont comptabiliser
comme une charge effective imputer.
Au terme de lexcution de chaque convention de financement, une valuation et
rapprochement sont faits travers la signature dune convention de clture qui constate
lachvement du sous projet pour faire un point physique et financier de tout ce qui est
ralis afin de que le solde soit utilis pour la maintenance de louvrage ; il est
comptabilis comme une charge ou investissement du projet.

NB : Pour permettre et faciliter aux acteurs ( Receveurs Percepteurs, Chef Service Affaire
Financire Comptable et du Matriel des Mairies, Contrleur Financiers), impliqus dans
la gestion financire, comptable et matriels pour la comptabilisation des pices
comptables du projet ; les comptables des Mairies, les Receveurs Percepteurs et les
contrleurs financiers vont dfinir une date au cours de la dernire semaine du mois pour
faire le point des paiements effectifs des mandats mis par les Communes envers les
Recettes Perception. Cette disposition vise mieux suivre lvolution de la gestion des
avances (la tranche de la subvention ou de la dotation communal) mises en place pour le
financement des sous projets communaux.

JOURNAL COMPTABLE
Journaux ''Education- Eau-Sant- Activits marchandes''

PIECE JUSTIFICATIVE
Les titres de transferts des ressources aux communes. Les pices justificatives des sous
projets communaux excuts par les Mairies, les Recettes Perceptions en fonction du
niveau davancement physique et financier. La comptabilisation des pices comptables se
fait en fonction des paiements effectifs au niveau des Recettes Perceptions. Ces
informations sont communiques au SSDCC pour par les Contrleurs financiers les
besoins de la comptabilit et les rapports priodiques au plus tard dix (10)jours aprs la
fin du mois.
Les titres de paiement : mandat de paiement mis par la Mairie + factures ou dcomptes
certifis et liquids+ original du PV de rception des travaux + contrat de travaux +
original de la caution bancaire en cas davance de dmarrage ou toutes tenant lieu.
Les pices de justification des dpenses : la preuve de paiement de la dpense par le
Receveur Percepteur + mandat de paiement mis par la Mairie + factures ou dcomptes
certifis et liquids+ original du PV de rception des travaux + contrat de travaux +
original de la caution bancaire en cas davance de dmarrage ou toutes tenant lieu.
Les imputations sont faites par les Contrleurs financiers et soumises au contrle du SGF
avant la saisie des pices comptables.
Les saisies sont faites par les Contrleurs financiers sous la supervision du comptable du
SSDCC.

SCHMA D'ECRITURES

166
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

1.1.1.1.1.1.1.1.266 Libells des


1.1.1.1.1.1.1.1.262 N compte 1.1.1.1.1.1.1.1.264 N compte comptes 1.1.1.1.1.1.1.1.268 Montant Montant
1.1.1.1.1.1.1.1.263 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.265 Crdit 1.1.1.1.1.1.1.1.267 Libell de 1.1.1.1.1.1.1.1.269 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.270 Crdit
l'criture
1.1.1.1.1.1.1.1.271 585xx 1.1.1.1.1.1.1.1.273 Virement de 1.1.1.1.1.1.1.1.277 Montant de
fonds la dotation
commune
1.1.1.1.1.1.1.1.274 Montant de la dotation commune
1.1.1.1.1.1.1.1.272 521xxx
1.1.1.1.1.1.1.1.275
Compte dsign

1.1.1.1.1.1.1.1.276 Libell :Mise en


place des
subventions
1.1.1.1.1.1.1.1.278 521xx 1.1.1.1.1.1.1.1.280 Compte de 1.1.1.1.1.1.1.1.282 Montant de
transit la dotation
commune
1.1.1.1.1.1.1.1.283 Montant de
1.1.1.1.1.1.1.1.279 585xxx la dotation
1.1.1.1.1.1.1.1.281 commune
Virement de
fonds

Libell :Mise en place des


subventions

1.1.1.1.1.1.1.1.284 471------xx Dbiteur divers : Avance la Montant de la dotation


commune------- communale
1.1.1.1.1.1.1.1.288 Montant de
1.1.1.1.1.1.1.1.285 521xx la dotation
1.1.1.1.1.1.1.1.286 communale
Compte de
transit
1.1.1.1.1.1.1.1.287 Libell : Mise
en place des
subventions

167
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

1.1.1.1.1.1.1.1.289 239200/6 1.1.1.1.1.1.1.1.293 Compte 1.1.1.1.1.1.1.1.303 Montant rel 1.1.1.1.1.1.1.1.304 Montant rel
1.1.1.1.1.1.1.1.290 239200/6 dimmobilisation transfrs transfrs
1.1.1.1.1.1.1.1.291 471-----xx de portage au profit des au profit des
encours /charge communaut communaut
1.1.1.1.1.1.1.1.294 s (copie des s (copie des
1.1.1.1.1.1.1.1.292 471-----xx 1.1.1.1.1.1.1.1.295 mandats, mandats,
Dbiteur divers : dcomptes, dcomptes,
1.1.1.1.1.1.1.1.296 facture et PV facture et PV
subventions aux de de
communauts rception) rception)
1.1.1.1.1.1.1.1.297 Libell :Prise en 1.1.1.1.1.1.1.1.305 Montant rel 1.1.1.1.1.1.1.1.306 Montant rel
charge de transfrs transfrs
linvestissement au profit des au profit des
1.1.1.1.1.1.1.1.298 Compte communaut communaut
dimmobilisation s (copie des s (copie des
de portage mandats, mandats,
encours /charge dcomptes, dcomptes,
1.1.1.1.1.1.1.1.299 facture et PV facture et PV
1.1.1.1.1.1.1.1.300 de de
Dbiteur divers : rception) rception)
1.1.1.1.1.1.1.1.301
subventions aux
communauts
1.1.1.1.1.1.1.1.302 Libell :Prise en
charge de
linvestissement

1.1.1.1.1.1.1.1.307 45822xx 1.1.1.1.1.1.1.1.310 IDA, DRF en Montant rel justifi


attente de
paiement
1.1.1.1.1.1.1.1.308 1417 1.1.1.1.1.1.1.1.314 Part Equip.
1.1.1.1.1.1.1.1.309 7182xx 1.1.1.1.1.1.1.1.315 Part Charges
1.1.1.1.1.1.1.1.311 IDA,
subvention
dquipement
1.1.1.1.1.1.1.1.312 IDA,
subvention
dexploitation

168
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

1.1.1.1.1.1.1.1.313 Libell :
Emission DRF
N
1.1.1.1.1.1.1.1.316 52xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.318 Banque, Compte
Dsign 1.1.1.1.1.1.1.1.321 Montant rel
1.1.1.1.1.1.1.1.317 45822xx justifi 1.1.1.1.1.1.1.1.322 Montant rel
1.1.1.1.1.1.1.1.319 IDA - DRF en justifi
attente de
paiement
1.1.1.1.1.1.1.1.320 Libell :
Paiement DRF
N....

169
PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

19.7.19. Financement des sous projets communautaires

OBJET DE LA PROCEDURE
Constater lengagement des titres de transferts de ressources aux communauts travers
les Recettes Perceptions sur les comptes des ADV/ADQ. Une fois les ressources
transfres de la RP sur les comptes des ADV/ADQ domicilis dans les livres de
linstitution financire locale du village ; elles sont comme un don au profit des
communauts, comptabilises en charges ou investissements selon la nature des sous
projets communautaires. Au terme de lexcution de chaque convention de financement,
une valuation et rapprochement sont faits pour que le solde soit utilis pour la
maintenance de louvrage ; il est comptabilis comme une charge ou investissement du
projet.
Ces informations sont communiques au SSDCC par les Contrleurs financiers pour
les besoins de la comptabilit et les rapports priodiques au plus tard dix (10)jours
aprs la fin du mois.

Les titres de paiement : mandat de paiement mis par la Mairie + factures ou dcomptes
certifis et liquids+ original du PV de rception des travaux + contrat de travaux +
original de la caution bancaire en cas davance de dmarrage ou toutes tenant lieu.

Les pices de justification des dpenses : la preuve de paiement de la dpense par le


Receveur Percepteur + mandat de paiement mis par la Mairie + factures ou dcomptes
certifis et liquids+ original du PV de rception des travaux + contrat de travaux +
original de la caution bancaire en cas davance de dmarrage ou toutes tenant lieu.

Les imputations sont faites par les Contrleurs financiers et soumises au contrle du SGF
avant la saisie des pices comptables.
Les saisies des pices comptables des sous projets communaux et communautaires sont
faites par les Contrleurs financiers sous la supervision du comptable du SSDCC ; aprs
contrle par le SGF.

JOURNAL COMPTABLE

Journaux ''Education- Eau-Sant- Activits marchandes''

PIECE JUSTIFICATIVE

Les titres de transferts des ressources aux communauts et les conventions de


financement des sous projets communautaires. Les pices justificatives (conventions de
financement) des sous projets communautaires excuts par les Communauts, Mairies,
les Recettes Perceptions en fonction du pourcentage de transfert des ressources des
Recettes Perceptions sur les comptes des ADV/ADQ. La comptabilisation des pices
comptables se fait en fonction des transferts effectifs excuts par les Recettes
Perceptions au profit des communauts. Ces informations sont communiques au SSDCC
pour les besoins de la comptabilit et les rapports priodiques.

SCHMA D'ECRITURES

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PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

1.1.1.1.1.1.1.1.327 Libells des


1.1.1.1.1.1.1.1.323 N 1.1.1.1.1.1.1.1.325 N
comptes 1.1.1.1.1.1.1.1.329 Montant Montant
compte compte
1.1.1.1.1.1.1.1.328 Libell de 1.1.1.1.1.1.1.1.330 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.331 Crdit
1.1.1.1.1.1.1.1.324 Dbit 1.1.1.1.1.1.1.1.326 Crdit
l'criture
1.1.1.1.1.1.1.1.332 585xx 1.1.1.1.1.1.1.1.334 Virement de 1.1.1.1.1.1.1.1.338 Montant de la
fonds dotation
1.1.1.1.1.1.1.1.335 commune
1.1.1.1.1.1.1.1.333 521xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.339 Montant de la
1.1.1.1.1.1.1.1.336 dotation
Compte dsign commune

1.1.1.1.1.1.1.1.337 Libell :Mise en


place des
subventions
1.1.1.1.1.1.1.1.340 521xx 1.1.1.1.1.1.1.1.342 Compte de 1.1.1.1.1.1.1.1.345 Montant de la
transit dotation
commune
1.1.1.1.1.1.1.1.341 585xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.346 Montant de la
1.1.1.1.1.1.1.1.343 dotation
Virement de commune
fonds

1.1.1.1.1.1.1.1.344 Libell :Mise en


place des
subventions

1.1.1.1.1.1.1.1.347 471------ Dbiteur divers : Avance la 1.1.1.1.1.1.1.1.351 Montant de la


xx commune------- dotation
1.1.1.1.1.1.1.1.348 521xx communale 1.1.1.1.1.1.1.1.352 Montant de la
1.1.1.1.1.1.1.1.349 dotation
Compte de communale
transit
1.1.1.1.1.1.1.1.350 Libell : Mise
en place des
subventions

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PSDCC Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables

1.1.1.1.1.1.1.1.353 239200/6 1.1.1.1.1.1.1.1.355 Compte Montant rel transfrs au profit des 1.1.1.1.1.1.1.1.360 Montant rel
dimmobilisatio communauts (copie des mandats, transfrs au
1.1.1.1.1.1.1.1.354 471----- n de portage dcomptes, facture et PV de profit des
xx encours /charge rception) communauts
1.1.1.1.1.1.1.1.356 (copie des
1.1.1.1.1.1.1.1.357 mandats,
Dbiteur divers : dcomptes,
1.1.1.1.1.1.1.1.358 facture et PV de
subventions aux rception)
communauts
1.1.1.1.1.1.1.1.359 Libell :Prise en
charge de
linvestissement
1.1.1.1.1.1.1.1.368 Montant rel
1.1.1.1.1.1.1.1.361 45822xx 1.1.1.1.1.1.1.1.364 IDA, DRF en transfrs au
attente de profit des
1.1.1.1.1.1.1.1.362 1417 paiement communauts
1.1.1.1.1.1.1.1.363 7182xx 1.1.1.1.1.1.1.1.369 Part Equip.
1.1.1.1.1.1.1.1.365 IDA, 1.1.1.1.1.1.1.1.370 Part Charges
subvention
dquipement
1.1.1.1.1.1.1.1.366 IDA,
subvention
dexploitation

1.1.1.1.1.1.1.1.367 Libell :
Emission DRF
N
1.1.1.1.1.1.1.1.371 52xxx 1.1.1.1.1.1.1.1.373 Banque, Compte
Dsign 1.1.1.1.1.1.1.1.376 Montant rel 1.1.1.1.1.1.1.1.377 Montant rel
1.1.1.1.1.1.1.1.372 45822xx transfrs au transfrs au
1.1.1.1.1.1.1.1.374 IDA - profit des profit des
DRF en attente communauts communauts
de paiement
1.1.1.1.1.1.1.1.375 Libell :
Paiement DRF
N....

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