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INFORMACIN A CLIENTES SOBRE REQUISITOS INSTRUCCIN DE OPERACIN

Y TIEMPOS ESTABLECIDOS PARA CAMBIOS DE
PROPIETARIO POR COMPRA O FUSIN DE
EMPRESAS, RAZN SOCIAL Y DOMICILIO

ASUNTO: OBJETIVO:
En este documento se describen las actividades Establecer los pasos a seguir para los servicios de
que se deben llevar a cabo para cambios de cambio de propietario, de razn social, de
propietario, razn social y domicilio, por las reas domicilio; para facilitar el entendimiento por parte
operativas de la entidad. de los clientes.

0. DEFINICIONES

Persona Moral. Son entes legales que, para la realizacin de determinados fines colectivos, las
normas jurdicas les reconocen capacidad para ser titular de derechos y contraer obligaciones.
Pueden ser pblicas o privadas.

Persona Moral privada. Las personas morales privadas son entes legales, creados mediante
contrato, a los que la Ley reconoce personalidad jurdica.

Persona Moral pblica. Las personas morales pblicas son entes legales, creados mediante
decretos, reglamentos o regulaciones, a los que la Ley reconoce personalidad jurdica.

Objeto social. Es un elemento de existencia del contrato de sociedad o asociacin, se hace constar
en los estatutos sociales y puede conceptualizarse desde una doble perspectiva:
Como medio para la consecucin del fin que persiguen los socios.
Como medida de la capacidad jurdica de la persona moral.

Los principales efectos del contrato de sociedad o asociacin son el reconocimiento de:
Personalidad jurdica propia e independiente de la de sus socios o asociados.
Patrimonio propio y distinto del de sus socios o asociados.
Responsabilidad legal independiente de la de sus socios o asociados.

Razn o denominacin social. El nombre de las personas morales, la cual queda asentada en la
escritura constitutiva, en decreto, reglamento o regulacin, segn aplique. La razn o denominacin
es nica, no puede haber dos idnticas.

Cambio de razn social. Modificacin de carcter legal del nombre o denominacin de la persona
moral, dejando intacta su naturaleza y atributos (domicilio, nacionalidad, capacidad y patrimonio).

Fusin. Integracin de varias empresas en una sola entidad, que suele estar legalmente regulada
para evitar excesivas concentraciones de poder sobre el mercado.

Cambio de instalaciones. Proceso de modificacin o reubicacin del lugar en el que se llevan a

cabo las actividades de los Organismos de Evaluacin de la Conformidad, dentro del mismo recinto.

MOTIVO:
FECHA DE EMISIN FECHA ENTRADA VIGOR HOJA
REVISIN
DOCTO No.
1 de 9
2016-04-22 2016-04-28 MP-TS079-03

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Cambio de domicilio. Proceso por el cual se lleva a cabo el cambio de lugar en que legalmente se
considera establecido un OEC para el cumplimiento de sus obligaciones y el ejercicio de sus
derechos.

Nota 1: Para el caso de Laboratorios y Unidades de Verificacin que realizan el proceso de

evaluacin de la conformidad en sus instalaciones, se considerar desde cualquier cambio de lugar
del equipo utilizado para los ensayos o verificaciones.

Nota 2: Siempre que se mencione el trmino acreditado, acreditacin u Organismos de Evaluacin

de la Conformidad (OEC) acreditados, se debe entender que est incluido el reconocimiento de
verificacin al cumplimiento de Buenas Prcticas de Laboratorio bajo los principios de la OCDE por
ema.

1. FUSIN O COMPRA/VENTA DE LA ORGANIZACIN O UNA PARTE DE ELLA

A continuacin se describen los pasos a seguir para actualizar la acreditacin por efecto de alguna
fusin o compraventa de la organizacin o una parte de ella.

Esta actualizacin puede involucrar el cambio de razn social debido a la fusin y/o compraventa de
la organizacin, cambios organizacionales y/o cambios operativos.

1.1 El organismo de evaluacin de la conformidad debe presentar una solicitud de actualizacin de la

acreditacin generada por un cambio interno de la organizacin por una fusin o compraventa de la
misma o una parte de ella.

La solicitud, se debe entregar acompaada de la siguiente documentacin:

- Acta constitutiva,
- Evidencia de compraventa a travs de un documento legal,
- Pago por servicio,
- Cualquier tipo de cambio ocurrido con la razn o denominacin social, con el personal y/o con
procedimientos, debern ser notificados en un escrito libre, en hoja membretada de la organizacin
- Plan de transicin en la implementacin de los sistemas de gestin y/u operacin, en el caso de que
la fusin o compraventa que hayan generado cambios con personal, gestin u operacin del OEC.
- Pago correspondiente.

1.2 La Gerencia Operativa correspondiente designar a un evaluador lder o evaluador que sea parte de
la plantilla de personal de la entidad y que tenga el nivel de conocimiento tcnico y administrativo
requerido para el proceso.

1.3 Revisin documental.

El personal interno designado, llevar a cabo la revisin de los documentos entregados y en caso
de faltar alguno de ellos, lo comunicar por escrito al OEC interesado en un trmino no mayor a los
15 das hbiles posteriores a su recepcin en la entidad mexicana de acreditacin, a.c.

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Como parte de la revisin documental se determinar si durante la fusin o compraventa de que se

trate, han ocurrido cambios en el sistema de gestin, procedimientos, instalaciones y/o personal.

En caso de no haber cambios en el sistema de gestin, procedimientos, instalaciones y/o personal,

no se requerir evaluacin en sitio y en su caso se mantendr la vigencia y el mismo nmero de
acreditacin.

En caso de existir cambios en el sistema de gestin, procedimientos, instalaciones y/o personal, se

llevar cabo la evaluacin en sitio y se seguir con la etapa de designacin de grupo evaluador.

1.4 Designacin de grupo evaluador.

Esta etapa consiste en designar a los miembros del grupo evaluador registrados en el Padrn
Nacional de Evaluadores de la ema, con base al procedimiento Designacin de Grupo Evaluador,
MP-CP030 (vigente).

El tiempo establecido para llevar a cabo esta etapa del proceso de evaluacin y acreditacin es de 8
das hbiles mximo, a partir de que el resultado de la revisin de la solicitud es satisfactoria.

1.5 Preparacin de la evaluacin en sitio.

En esta etapa el responsable asignado, notifica al representante autorizado del Organismo de

Evaluacin de la Conformidad, y al grupo evaluador, la fecha acordada para realizar la evaluacin en
sitio, ser notificado por escrito de la fecha de evaluacin en sitio, con 10 das hbiles de
anticipacin.

El evaluador lder debe enviar el plan de evaluacin para su aceptacin en un plazo no mayor a 3
das hbiles, as como al responsable asignado.

En caso de cancelacin, por parte del solicitante, de la fecha ya programada de la evaluacin en

sitio, ste debe notificarlo por escrito a la entidad con 5 das hbiles de anticipacin, indicando las
razones por las cuales se cancela, en el entendido de que su solicitud tendr que esperar a que se
cubra la demanda de evaluaciones ingresadas en el rea respectiva, antes de la fecha de la
cancelacin, lo cual solo podr aceptarse en una ocasin. De no proceder a lo establecido en este
punto el proceso se dar por cancelado.

1.6 Evaluacin en sitio.

Esta etapa consiste en evaluar en las instalaciones del solicitante el sistema de calidad para verificar
que se cumplen los requisitos establecidos en la(s) norma(s) correspondiente(s).

1.7 Dictaminacin.

El proceso de dictaminacin se lleva a cabo con base en el procedimiento de Dictaminacin MP-

CP031 (vigente), y no deber exceder un periodo de 30 das hbiles contados a partir de la fecha en
que termin la evaluacin en sitio.

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La actualizacin de la acreditacin, ser emitida por ema hasta que todas las no conformidades
detectadas en la revisin documental y/o evaluacin en sitio estn cerradas y de requerirse
verificadas, y tendr la vigencia de la acreditacin que se est actualizando.

En caso de que existan no conformidades del proceso de revisin documental y/o evaluacin en
sitio, se otorgarn 180 das naturales para resolver las no conformidades. La Comisin para la
Suspensin y Cancelacin de la Acreditacin tambin puede considerar la suspensin de la
acreditacin bajo la cual se est solicitando la actualizacin por fusin o compraventa de la
organizacin.

El responsable asignado debe remitir al cliente en un plazo no mayor a 5 das hbiles, posteriores a
la dictaminacin, la decisin sobre su actualizacin de la acreditacin.

Solicitud

Designacin de personal de ema

Revisin documental

SI Determinacin de la evaluacin
en sitio

Si alguno de los NO
siguientes criterios
Designacin Grupo Evaluador
establecidos
presenta cambio, se
ir a sitio: Otorgar
actualizacin
- Cambio de procedimiento
- Cambio de instalaciones Sitio
- Cambio de personal
- Los registros se respetan

Dictaminacin

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2. CAMBIO DE RAZN SOCIAL

Este proceso se lleva a cabo cuando un Organismo de Evaluacin de la Conformidad acreditado

solicita que la acreditacin sea cambiada a otra entidad legal constituida.

Considerando que la razn o denominacin social es un elemento de existencia del contrato social,
este necesariamente se encuentra definido en el acta constitutiva (estatutos), decreto, reglamento o
regulacin en que se reconoce a la persona moral.

En consecuencia, para modificar la razn o denominacin social necesariamente deben reformarse

los estatutos sociales o cualquier documento legal, quedando asentado en stos la nueva razn o
denominacin social. Esta reforma de estatutos debe ser inscrita en el Registro Pblico de la
Propiedad del domicilio legal de la persona moral privada de que se trate o en su caso debe ser
publicado en medio oficial para personas morales pblicas. En el caso de organismos de evaluacin
de conformidad extranjeros se debe solicitar original del documento legal aplicable.

Para cumplir con lo anterior ser necesario que el solicitante siga las siguientes etapas:

2.1. Ingreso de la solicitud.

El Organismo de Evaluacin de la Conformidad debe presentar una solicitud de actualizacin de la

acreditacin generada por un cambio en la razn o denominacin social de la organizacin.

La solicitud debe venir acompaada de la siguiente documentacin:

- Sistema de la calidad, donde se indique el nombre de la organizacin con la nueva razn social.
Nota: El cambio de razn social aplica solo para personas morales, queda excluido para personas
fsicas.
- Documentos legales de la nueva razn social en la que se pueda observar el cambio jurdico.
- Pago correspondiente.

En caso de faltar alguno de ellos, el responsable asignado lo comunicar por escrito al OEC en un
plazo no mayor 5 das hbiles a partir de la recepcin de la documentacin en la entidad.

El OEC deber entregar la informacin faltante en un plazo no mayor a 20 das hbiles a partir de la
notificacin de informacin faltante.

2.2. Designacin de grupo evaluador y revisin (evaluacin) documental.

Una vez entregada la informacin por parte del solicitante, se designar a un evaluador lder o
evaluador que sea parte de la plantilla de personal de la entidad y que tenga el nivel de conocimiento
tcnico y administrativo requerido.

Una vez recibida la informacin faltante el personal designado para realizar la revisin (evaluacin)
documental emite el informe correspondiente.

En caso de que el cliente no presente la informacin correspondiente a la atencin de no

conformidades derivadas de la evaluacin documental, se presentar a Dictaminacin.

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2.3. Dictaminacin (Resolucin del cambio de razn social).

Una vez que el proceso de la evaluacin documental ha sido satisfactorio, se presenta el informe al
Comit de Evaluacin correspondiente, quien emite el dictamen sobre el caso.

En caso de otorgar el cambio de la razn social, se mantendr el mismo nmero de acreditacin y

vigencia, emitiendo un nuevo certificado de acreditacin. El solicitante deber presentar el certificado
original de acreditacin que le fue otorgado y se sustituye con el nuevo certificado de acreditacin.

En caso de no otorgar el cambio de razn social, por existir no conformidades, se otorgarn 90 das
naturales para corregir las No Conformidades que se hayan presentado. La Comisin para la
Suspensin y Cancelacin de la Acreditacin puede considerar tambin la suspensin de la
acreditacin bajo la cual se solicita el cambio de razn social, cuando sea aplicable.

Solicitud

Designacin de evaluador

Revisin documental
Satisfactorio
Atender no conformidades

Otorgar el cambio de razn

No satisfactorio social

3. CAMBIO DE DOMICILIO Y/O INSTALACIONES

El cambio de instalaciones y/o cambio de domicilio son procesos que afectan la acreditacin de los
Organismos de Evaluacin de la Conformidad, en mayor o menor grado dependiendo del tipo de
actividades desarrolladas en las mismas.

3.1. Ingreso de la solicitud de acreditacin e inicio del proceso de evaluacin.

El solicitante deber ingresar a la entidad el formato de solicitud de acreditacin correspondiente.

La solicitud deber venir acompaada de la siguiente documentacin:

- Copia controlada del Manual de Calidad en la que se resalten los cambios en cuanto a instalaciones
o domicilio.
- Un programa de transicin del cambio de instalaciones o domicilio.
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- Un croquis o plano de las instalaciones nuevas y las anteriores.

- Fotografas de las nuevas instalaciones.
- Pago correspondiente por el servicio.

En caso de faltar alguno de ellos, el responsable asignado lo comunicar por escrito al OEC en un
plazo no mayor 5 das hbiles a partir de la recepcin de la documentacin en la entidad.

El OEC deber entregar la informacin faltante en un plazo no mayor a 20 das hbiles a partir de la
notificacin de informacin faltante.

3.2. Designacin del grupo evaluador y revisin documental.

Para el caso de Laboratorios y/o Proveedores de Ensayos de Aptitud que realizan sus actividades
en sitio, se designar a un evaluador lder que sea parte de la plantilla de personal de la entidad y
que tenga el nivel de conocimiento tcnico y administrativo requerido para el proceso, adems un
experto tcnico para el proceso de evaluacin documental.

Asimismo en caso de que el proceso sea de unidades de verificacin, laboratorios y/o Proveedores
de Ensayos de Aptitud que realizan las actividades en las instalaciones sujetas a cambio, se
designar un experto tcnico para apoyar al evaluador lder de la entidad en el proceso de
evaluacin en sitio.

Como parte de la revisin documental se determinar lo siguiente:

Para el caso de Organismos de Certificacin y Unidades de Verificacin que realizan sus

actividades en campo, se podr pasar directamente a la etapa de Dictaminacin y realizar
posteriormente una (Resolucin sobre el cambio de domicilio o instalaciones).

Para el caso de Laboratorios y/o Proveedores de Ensayos de Aptitud que realizan sus
actividades fuera de sus instalaciones, se proceder con la etapa de evaluacin documental.

Para el caso de Unidades de Verificacin que realizan sus actividades en las instalaciones y
no en el campo, se proceder con la etapa de evaluacin en sitio.

Para el caso de Laboratorios y/o Proveedores de Ensayos de Aptitud que realizan sus
actividades en las instalaciones permanentes y fuera de stas, se proceder con la etapa de
evaluacin en sitio.

3.3. Evaluacin en sitio.

Esta etapa consiste en evaluar en las instalaciones del cliente, de acuerdo con el programa de
transicin del cambio de instalaciones o domicilio, la operacin tcnica y las adecuaciones de las
instalaciones de tal forma que se verifique mantienen los requisitos establecidos en normas NMX-
EC-17025-IMNC-2006 / ISO/IEC17025:2005, NMX-EC-15189-IMNC-2008 o NMX-EC-17020-IMNC-
2000 segn corresponda.

Asimismo, se revisar que durante el proceso de transicin del cambio de instalaciones o domicilio,
no se hayan realizado actividades de evaluacin de la conformidad.

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3.4. Dictaminacin (resolucin sobre el cambio de domicilio o instalaciones).

Esta etapa consiste en presentar, por parte del responsable asignado, en la reunin del Comit de
Evaluacin correspondiente, inmediata a la generacin de los informes de revisin documental o
cualquiera de las evaluaciones en sitio segn corresponda a los siguientes casos:

Se haya terminado la evaluacin en sitio para Unidades de Verificacin que hacen la actividad
de evaluacin de conformidad en dichas instalaciones.
En el caso de Organismos de Certificacin o Unidades de Verificacin que realizan sus
actividades de evaluacin de conformidad en campo, despus de que haya terminado la revisin
documental.
Se haya terminado la evaluacin en sitio para Laboratorios y/o Proveedores de Ensayos de
Aptitud que realizan sus actividades en las instalaciones permanentes y/o fuera de stas.

El responsable asignado tambin podr enviar a la Comisin de Opinin Tcnica asignada el informe
de evaluacin e informacin relevante para la dictaminacin (resolucin sobre el cambio de domicilio
o instalaciones) para que emita su opinin tcnica.

En caso de que no existan No conformidades de la evaluacin en sitio o se hayan atendido las No

Conformidades, se puede proceder a otorgar la actualizacin de la acreditacin total o parcial, de
acuerdo con el cumplimiento del programa de transicin.

En caso de no otorgar el cambio de domicilio o instalaciones, por existir no conformidades, se

otorgarn 90 das naturales para corregir las No Conformidades.

La Comisin para la Suspensin y Cancelacin de la Acreditacin debe considerar tambin la

suspensin parcial o total de la acreditacin, cuando sea aplicable.

En el caso de laboratorios o proveedores de ensayos de aptitud, cuando se detecten no

conformidades tipo A y/o B, y estos no hayan emitido informes como OEC acreditado en las nuevas
instalaciones, se otorgarn 60 das naturales para corregir las No Conformidades detectadas, en
tanto el laboratorio o proveedor de ensayos de aptitud, no reciba la actualizacin por cambio de
domicilio o instalaciones, no podr emitir informes dentro del alcance acreditado.

Existe la posibilidad de que el laboratorio o proveedor de ensayos de aptitud cuente con la

capacidad y recursos para llevar a cabo el cambio de instalaciones o domicilio, con otros equipos,
es decir que en las instalaciones actuales mantenga su acreditacin y sus equipos, y en las nuevas
instalaciones o domicilio, instale equipo igual o equivalente, en este caso se podr llevar a cabo el
proceso de cambio de instalaciones o domicilio, estas se evaluarn cuando as lo solicite el
laboratorio o de acuerdo a lo establecido en su plan de transicin.
En caso de que en el proceso de actualizacin por cambio de instalaciones o domicilio, se detecten
no conformidades tipo A y/o B, el laboratorio podr seguir emitiendo informes como OEC
acreditado en sus instalaciones actuales, en cuanto sean atendidas las no conformidades y la
entidad otorgue la actualizacin por cambio de domicilio o instalaciones, el laboratorio solo podr
llevar acabo ensayos o calibraciones en sus nuevas instalaciones.
En caso de que el OEC decida mantener las dos instalaciones, deber iniciar el trmite
correspondiente (Acreditacin Inicial o Actualizacin como Sucursal)

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En el caso de Organismos de Certificacin o Unidades de Verificacin que realizan sus actividades

de evaluacin de conformidad en campo, se podr otorgar la actualizacin de la acreditacin y debe
realizar una visita de seguimiento en las instalaciones en un periodo no mayor a 120 das naturales
posteriores al otorgamiento de la actualizacin, solo para corroborar cumplimiento.

El periodo de vigencia de la actualizacin ser a partir de que se obtenga un dictamen favorable

sobre el trmite y hasta el trmino de la vigencia de la acreditacin original, manteniendo el mismo
nmero de acreditacin.

IDENTIFICACIN DE CAMBIOS

INCISO PGINA CAMBIO(S)

0. Definiciones 2 Se incluy la nota 2.
Observaciones:

En la versin anterior (02) los cambios que se reflejaron fueron:

- Se incluy lo relacionado con proveedores de ensayos de aptitud; y cuando en las nuevas instalaciones
el laboratorio o proveedor de ensayos de aptitud no haya emitido informes como acreditado.

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