a Access 2013 Manual practico para todos Rosario Pefia Pérez - Borja Orbegozo Arana A : aria Ad Alfaomega publivacionescies €L0Z S899 < TeAccess 2013 Manual practico para todos Dirigido a: - Centtros de formacién Usuarios autodidactas ee Re ewe ae Re cca aR aria eee Eman Cent emacs ters Pee Me eee Cr eee eo ee SO eee it eee to eu cae Ct es at eet ee eae cari Ree eR ne ee ae eee acy aplicacién, exprimiendo al maximo las numerosas caracteristicas del programa para que el usuario sea capaz de sacar el mayor rendimiento posible. Se abarcan temas desde el disefio de bases hasta la creacién de consultas, formularios o informes Cee ae dee eu ac eu as cence ae eee cee aay Pee eT cent ace a ees Los autores, profesores y expertos en la creacién de manuales autodidactas otorgan a todos sus ROW Re cuceereesceeeaca en ie ure ee sa oe De a a a a ean cet eee SC aC ceed Re era eas ue Borja Orbegozo es ingeniero informstico y profesor con gran experiencia en la creacién de libros pedagégicos yautodidactas. www.alfaomega.com.mx ISBN 978-607-707-691-9| 9786077076919) Computaciar Bases de Datos “Te acerca al conocimiento”Access 2013 Manual practico para todos Rosario Pefia Pérez Borja Orbegozo Arana , . aria A Alfaomega publicacionesDatos catalograficos Peiia, Rosario; Orbegozo, Borja Access 2013. Manual prictico para todos Primera Edicién Alfaomega Grupo Editor, 8.A. de C.Y., México ISBN: 978-607-707-691-9 Formato: 17x23 em Péginas: 304 Access 2013. Manual préetico para todos Rosario Petia Pérez, Borja Orbegozo Arana ISBN: 978-84-940621-2-4, edicién en espaiiol publicada por Publicaciones Altaria S.L., ‘Tarragona, Espaiia Derechos reservados © PUBLICACIONES ALTARIA, S.L. Primera edicién: Alfaomega Grupo Editor, México, junio 2013 © 2013 Alfaomega Grupo Editor, S.A. de C.V. Pitdgoras 1139, Col. Del Valle, 03100, México D.F. ‘Miembro de ta Camara Nacional de la Industria Editorial Mexicana Registro No. 2317 Pag, Web: httpviwww.alfaomega.com.mx E-mail: atencionalcliente@alfaomega.com.mx ISBN: 978-607-707-691-9 Derechos reservados: Esta obra es propiedad intelectual de su autor y los derechos de publicacién en lengua espafiola han sido legalmente transferidos al editor. Prohibida su reproduccién parcial o total por cualquier medio sin permiso por escrito del propietario de los derechos del copyright. ‘Nota importante: La informacién contenida en esta obra tiene un fin exclusivamente didéctico y, por lo tanto, no estd previsto su aprovechamiento a nivel profesional o industrial. Las indicaciones técnicas Y programas incluidos, han sido elaborados con gran cuidado por el autor y reproducidos bajo estrictas normas de control. ALFAOMEGA GRUPO EDITOR, S.A. de C.V. no sera juridicamente responsable por: errores u omisiones; dafios y perjuicios que se pudieran atribuir al uso de la informacién comprendida en este libro, ni por Ia utilizacién indebida que pudiera dérsele. Edicién autorizada para venta en México y todo el continente americano. Impreso en México. Printed in Mexico. Empresas del gropo: Mexico: Alfzomega Grupo Editor, SA de CV. ~ Fitégorss 1139, Col. Del Valle, México, DF.—CP. 08100, ‘Tel: (52-55) 5575-5022 ~ Fax: (52-55) 5575-2420 / 2490, Sin costo: 0-800-020-4396 E-mail: atencionalcliente @alfaomega.com mx Colombia: Alfuomega Colombiana S.A, — Calle 62 No. 20-46, Bario San ‘Tels: (57-1) 746 0102 /210 0415 - E-mail: cliente @alfeomega.com.co Chile: Alfeomega Grupo Editor, S.A. ~ Av. Providencia 1443. Oficina 24, Santiago, Chile Tel: (56-2) 2235-4248 — Fax: (56-2) 2235-5786 — E-mail: agechile@alfaomega.cl ‘Argentina: Alfaomega Grupo Editor Argentino, S.A.~ Paraguay 1307 PB. Of. 1, CP. 1057, Buenos Aires, ‘Argentina, Tel/Fax: (54-11) 4811-0887 y 4811 7183 — E-mail: ventas@ alfeomegacditor.com ar Bogoté, Colombia,Indice general éAquién va dirigido este libro? Convenciones generales.. Capitulo 1 Mejoras e instalacién. Requerimientos de hardware y software... La pantalla de inicio . Disefo de la interfaz de usuari Preparado para dispositivos tactiles Cambios generales Nuevo modelo de aplicacion Vistas Particularidades de la versi61 Instalacion del programa. Version de 32 bits 0 de 64 bits de Office 201 Coexistencia de office 2013 con versiones anteriores de Office Instalacién de Office 2013 Professional Activar Office 2013. Tipos de activacion de NIVEL BASICO.isssssssssssssssssssssssessseee25 Capitulo 2 Entender el concepto de base de datos Crear una base de datos... Abrir y cerrar una base de datos existente Elpanel de navegacion.. Identificar las opciones de ment \dentificar las barras de herramientas. 35, Entender el concepto de tabla de datos -38 Crear una tabla de datos...... 39 Definir los tipos de datos y propiedades de los campos. 43 Desplazar et cursor por la tabla de datos .sO Capitulo 3 Ordenacion, busqueda y filtro de informacién en tablas.... Objetivos... Filtro por selecci6r Filtro por formularic Filtro avanzado.. Emplear ta herramienta de busqueda Ocultar campos......... Fijar columnas de dat Capitulo 4 Consultas de datos... Objetivos.... Entender el concepto de consulta de datos. Relaciones .... Agrupacién de datos. Consultas con campos calculados. Modificar e! formato de los campos de la consulta... Capitulo 5 Informes de datos.. Objetivos... Entender el concepto de informe de datos Emplear et asistente de informes. Crear informes personalizados . Crear etiquetas a partir de informes. Entender el concepto de formulario de datos Emplear el asistente de formularios. Crear formuiarios personalizados Editar datos de un formulario... Emplear el asistente de controles para afiadir objetos al formulario Capitulo 6 Copia de seguridad de la base de datos Objetivos ... Copia de segurida Compactar y repareNIVEL MEDIO-AVANZADO.....109 Capitulo 7 Informaci6n general sobre Access 2013 . Informacién general Entorno de trabaj Estructura de las bases de datos Tablas, consuls, formularios y os objetos ‘Tablas para almacenar informacion .... Formulatos para itroducir datos Consultas para obtener y mostrar datos... Informes para presentar datos. Introduce de dates... El panel de navegacién. Practica, paso a paso........ Capitulo 8 Trabajo con tablas Creaci6n de tablas... Creacién de tablas desde cero Abrir y visualizar las tabla: Creacién de campos .. Indexaci6n de campos... Validacién automatica de datos Emplear la busqueda de datos dentro de una tabla Modificar el disefio de una tabla...... Modificar las propiedades de una tabla. Aplicar formatos avanzados.. Practica, paso a paso. Ejercicios. Ejercicio 8.1 .. Capitulo 9 Relaciones de datos.. Entender el concepto de relaci6n .. Integridad de una base de datos Indizar campos de datos....... Seleccionar las claves de la tabla. Entender el concepto de indice . Utilizacién de indices ... Crear relaciones entre tablas.. Utilizar las caracteristicas avanzadas. Documentar tas relaciones llevadas a cabo mediante fa utilidad adecuada. 140Practica, paso a paso. Ejercicios. Elercicio 9.1 Ejercicio 9.2 Capitulo 10 Consultas de datos.... Entender el concepto de consulta de datos. Crear consultas..... Crear consultas a partir de otras consulta Crear consultas agrupando informacion Crear consultas de resumen de informacion Introduccién a las consultas con SQL. Practica, paso a paso. Ejercicios... Ejercicio 10.1 Capitulo 11 Formularios avanzados .. Presentar la informacion... Formulario con mas de una tabla. Insertar imagenes...... Utilizar los controles que ofrece el programa. Crear un formularic mend... Modificar controles del formulario ... Almacén de mas de un valor en un campo. Disefios profesionales. Préctica, paso a paso. Ejercicios. Ejercicio 11.1 rapitulo 12 resion de informes y correo electronico Imp ficar opciones avanzadas de informes. Utilizar la vista previa ... Imprimir un informe Imprimir un formulario.... Imprimir los registros. Barras de datos para informes... Enviar datos mediante el correo electrénico Guardar, compartir, imprimir y publicar.. Publicaci6n en linea. Practica, paso a paso. Ejercicios. Ejercicio 12.1Capitulo 13 Opciones avanzadas Simplificar acciones repetitivas. Disefiador de macros..... Proteger los datos con las palabras clave y cifrando ios contenidos. Seguridad en una base de datos Generador de expresiones... Convertir parte de una base en plantillas reutilizables Practica, paso a paso. Ejercicios. Ejercicio 13.4 Ejercicio 13.2 Capitulo 14 Mantenimiento de las bases de datos Compactar bases de datos para reducir espacio y optimizar accesos.. ntender el concepto de importar y exportar tablas ... Importar datos de aplicaciones de informacion numérica. Importar datos de ficheros de texto. Opciones avanzadas . Exportar informacién Exportar a diferentes Formatos de archivo .. Utilizar la combinacion de correspondencia Vincular diferentes tablas.. Capitulo 15 Proyectos Soon de bases de datos Proyecto completo para libros con Access ... Resolucién det proyecto..... Proyecto completo para musica con Access. Resolucién del proyecto,....r.ncrnnmsee Capitulo 16 Soluciones a los ejercicios.. Ejercicio 8.1 Ejercicio 9.1 Ejercicio 9.2. Ejercicio 10. Ejercicio 11.05) Ejercicio 12.1 Ejercicio 13. Ejercicio 13. Ejercicio 14.A quién va dirigido este libro? El libro esta dirigido a cualquier usuario que parta de cero o a aquel otro que, sabiendo utilizar la aplicacion Access en alguna de sus versiones anteriores, desea aprender a utilizar las herramientas ya conocidas en este nuevo entorno, profundizar mas en su conoci- miento y ampliar sus conocimientos con las nuevas herramientas que Microsoft Access 2013 posee. Es un manual imprescindible en academias y centros de formacién, asi como para usuarios autodidactas. Convenciones generales Todo el temario esta explicado con constantes practicas y ejercicios. Se van desarrollando todas las herramientas del programa casi sin darnos cuenta, partiendo casi de cero y alcanzando conocimientos a nivel profesional. El libro contiene multitud de imagenes para facilitar atin mAs la lec- tura y compresién de todos los temas, de forma que el lector pueda ir aplicando en su sistema todos los contenidos explicados de forma muy visual. Al final del libro se desarrollan varios proyectos completos de bases de datos para sintetizar bien el contenido. Ademas, en un amplio capitulo independiente se ofrecen las solucio- nes a los ejercicios de refuerzo planteados al final de cada capitulo. TCC L LENCE LETTER Un texto como éste hara una advertencia o sefialara una nota de interés a resaltar en una determinada funci6n. LLL Este tipo de letra, precedido de una numeracién correlativa a lo largo de un tema, estara indicando los pasos para realizar una acci6n o para utilizar una determinada herramienta. En el capitulo de practicas, estara indicando la solucién paso a paso del ejercicio.Mejoras e instalacion Requerimientos de hardware y sofiware Respecto al apartado de hardware, los niveles de requerimientos de Excel 2013 para su instalacién no son exigentes. Se requiere al menos un procesador de 1 Ghz, 3 GB de espacio libre en disco para su instalacion, 1 GB de RAM (2 GB para equipos de 64 bits), y la aceleracién de hardware de graficos requiere una tarjeta grafica DirectX 10 o superior, con una resolucién minima de 1024 x 576. En cuanto al software, hay que destacar que sélo es posible instalar Excel 2013 en el entorno Windows, en versiones Windows 7, Windows 8, Windows Server 2008 R2 o Windows Server 2012. Por tanto, no es posible instalarlo en versiones anteriores a las sefaladas. Navega- dores compatibles son: Internet Explorer 8, Mozilla Firefox 10, Apple Safari 5 0 Google Chrome 17; o versiones superiores. Es necesario el framework .NET 3,5 0 superior. Pantalla de inicio La nueva pantalla de inicio viene marcada por el disefo de interfaz Metro, igual que Windows 8. Esta pantalla inicial ofrece un conjunto de plantillas que nos ayudaran a definir el estilo que mas se adapte a nuestras necesidades. Al abrir el programa, ademas de ofrecernos un conjunto de plantillas para facilitarnos el trabajo, nos muestra una lista de los ultimos do- cumentos visualizados, de modo.que podamos acceder de forma rapi- da a cualquier documento con el que hemos trabajado previamente.Disefio de la interfaz de usuario Excel 2013 presenta un disefio de ja interfaz de usuario adaptada a la interfaz Metro de Windows 8, con ment Ribbon, cinta de op- ciones donde se exponen todas las funciones que puede realizar el programa, con iconos, colores, estilo y tipografia de la interfaz Metro de Windows 8; por lo que a los usuarios les sera facil adaptarse a esta nueva versién. Uno de los propésitos de este tipo de interfaz es ofrecer un programa usable en dispositivos méviles y con mejoras para su uso en dispositivos tactiles. Una vez iniciado el programa, vemos una interfaz limpia, moderna, en dos dimensiones, muy alejada de elementos recargados en tres dimensiones de versiones anteriores. Preparado para dispositivos tactiles Por defecto, tenemos acceso al modo escritorio, pero es posible ac- tivar el modo tactil que nos ofrece, por ejemplo, mayor separacién entre botones. La mayoria de funciones, especialmente la cinta de opciones, pueden ser usadas tocando directamente en la pantalla. También son posibles otras funciones como navegar por el libro, ae) realizar zoom, mover objetos, etc.een E] teclado tactil virtual tiene un comportamiento sensible y fluido, lo que permite escribir a una velocidad rapida. Nos traslada, al pulsar sobre los botones de simbolos y numeros, a un teclado numérico real, lo que permite una entrada mucho mas eficiente de cifras en nuestros libros. Podemos escribir mediante un lapiz para dispositivos tactiles de forma cémoda en el documento y también interactuar con la interfaz grafica. Cambios generales El cambio mas notable que se ha incorporado en todas las herramien- tas de la nueva version de Office es la nueva interfaz grafica que es compatible con las pantallas tactiles para poder ser utilizada en todo tipo de dispositivos. En esta versién lo importante es e] documento (da igual que se dé texto, hoja de calculo, base de datos, ...) mas que el medio en el que se edita. El otro objetivo que persigue es que sea sencillo trabajar en la nube, de forma que los documentos se puedan subir directamente usando el disco duro on line de Office llamado SkyDrive. Esta version de Access incluye un nuevo modelo de aplicacién que ha sido disefiada con un propésito especifico, el de simplificar el desarrollo web de la misma manera que antes se realizaba el de- sarrollo para Windows. Access permite a los desarrolladores crear rapidamente sus aplicaciones. Mediante el uso de Sharepoint para albergar el front-end de las aplicaciones y usando SQL Server como tecnologia de almacenamiento de datos, se mejora significativamente la capacidad de administracién y escalabilidad de las aplicaciones. Ademas, en esta versién se introduce como nuevo tipo de bases de datos, el de las aplicaciones web que se pueden usar y compartir con otros usuarios, no solamente con SharePoint, sino también ena 02 navegador web cualquiera. Para crear una aplicacién de este tipo se puede seleccionar el tipo de datos de los que se quiere hacer seguimiento y que vienen predeterminados en plantillas (contactos, tareas, proyectos, ...) y se crear la estructura de datos y las vistas que permiten modificar y afiadir datos. Se integran ademas los co- mandos basicos y de navegacién para poder comenzar a utilizar la aplicacién directamente. Nuevo modelo de aplicacién SharePoint proporciona autentificacion y seguridad para las aplica- ciones de Access. Las tablas, vistas, macros y consultas del back-end se guardan en una base de datos de SQL Server. Cuando se crea una nueva aplicacién en Access, los servicios del Sha- rePoint Server crean a su vez una nueva base de datos de aplicacion que guarda todos los datos, jas vistas, las consultas y las macros contenidas en la aplicacion. El hecho de utilizar SQL Server para almacenar los datos proporciona una manejabilidad y una escabilidad que hasta ahora eran descono- cidas en las aplicaciones de Access. Ya no es necesario como antes el que una aplicacién Access fuera redisefiada y reimplementada para poder ser usada en un entorno mas potente. Las nuevas aplicaciones de Access pueden estar on line desde el momento en que son creadas. De esta forma la aplicacién puede ser compartida con otros usuarios directamente. Vistas Las vistas son los antiguos formularios en las aplicaciones de es- critorio y proporcionan los medios gracias a los cuales los usuarios pueden interactuar con las aplicaciones Access. Estas vistas con- tienen un conjunto de interfaces de usuario que permiten la rapida creacién de nuevas aplicaciones. Las vistas que se crean son personalizables. En esta versién el con- junto de controles, propiedades y eventos son algo menores que en versiones anteriores, El disefiador de vistas se presenta como una cuadricula y al afiadir, mover o cambiar el tamayio de un control en una vista, se ajusta automaticamente a la cuadricula invisible.Para configurar la propiedad de un control lo que hay que hacer es Fae seleccionarlo y se mostraran uno o varios iconos. Al seleccionar uno de los iconos se mostrar una ventana emergente que contiene una categoria de propiedades. Solamente se muestran aquellas propie- dades que son relevantes en el contexto actual. Access proporciona ademas dos nuevos controles. El control Auto- completar que permite mostrar una lista de registros que coincidan con lo que se esta escribiendo en la caja de texto. Y el control de Items relacionados visualiza un conjunto de registros relacionados con una tabla base. Es una buena alternativa al control de cuadro combinado si la lista de elementos es muy larga. A la hora de colocar nuevos controles en mitad de otros ya existen- tes es mucho mas sencillo, puesto que basta con arrastrar el nuevo control al lugar deseado y automaticamente los demas controles se miueven de lugar para dejar el espacio necesario. Particularidades de la version Cuando se abre esta versién de Access lo primero que llama la aten- cién son los nuevos tipos de plantillas que existen relacionados con la web. Dichas plantillas son las siguientes: Personalizar aplicacién web Administracién de proyectos Base de datos web de activos Base de datos web de contactosPlantilla Base de datos web de contribuciones benéficas Base de datos web de problemas fe Base de datos web de proyectos Otra de las nuevas posibilidades es la creacién de tablas a partir de plantilias. Y no solamente se crean las tablas, sino incluso for- mularios asociados a ellas. Para ello, dentro de la solapa CREAR se puede ver un nuevo grupo llamado Plantilias en el que existe una nueva opcién llamada Elementos de aplicacién y desde la cual se pueden introducir las nuevas tablas o elementos directamente a la base de datos. Por ejemplo, se va a elegir la tabla Tareas para agregarla a una base de datos nueva que se haya creado vacia. Al elegir esta opcion, pri- mero aparece una ventana en ja que se indica que se esta generando la plantilla. Espere mientras Microsoft Access prepara la plantilla para usarla. Cancetar | |} Cuando termina el proceso aparecen en la base de datos la nueva tabla y dos formularios. El disefio de la tabla es el que se ve en la siguiente imagen:De la misma forma, se pueden visualizar los formularios que se han creado, Por ejemplo, el formulario DetallesDeLaTarea es el siguiente: [Todos los objet. # «i[3# eer” Se tiene ademas una nueva barra de accién con botones que permiten afiadir, editar, guardar y eliminar todo tipo de elementos. El aspecto de la barra de accién es el siguiente: OOOO®=f3 Existe un nuevo control Autocompletar que permite buscar datos en un campo de una tabla relacionada de la misma forma que en una busqueda instantanea. Segtin se va escribiendo en el control, se van autocompletando las diferentes posibilidades que casen con la subcadena que se va escribiendo. Otra novedad es el poder utilizar vinculos de nivel de detalle. Gracias a estos vinculos se tiene la opcién de ver rapidamente los detalles de un elemento que esta relacionado. Las aplicaciones de Access permiten manejar la légica en un segundo plano para garantizar que se muestran los datos correctos. Instalacién del programa Versién de 32 bits o de 64 bits de Office 2013 En la mayoria de casos es recomendable instalar la version de 32 bits de Office 2013, evita problemas de compatibilidad con muchas otras aplicaciones, especialmente con complementos de terceros. Office 2013 instala automaticamente la versi6n de 32 bits aunque el ordenador ejecute ediciones de 64 bits de Windows. Puede que se necesite instalar la version de 64 bits de Office 2013 si se acostum- bra a trabajar con bases de datos u hojas de calculo muy grandes. Si ya hay una versién de 64 bits de Office 2013 instalada en el equipo, que ejecuta un sistema operativo de 64 bits, esta version se instala automaticamente. Para instalar la version de Office 2013 de 64 bits, el equipo debe eje- cutar al menos la edicion de 64 bits de Windows 7, Windows Server 7 o Windows Server 2008 R2. Coexistencia de Office 2013 con versiones anteriores de Office Como en versiones anteriores de Office, se puede instalar Office 2013 en el mismo equipo donde esta instalada una version precedente; por tanto, no es necesario eliminar dicha version. Instalacién de Office 2013 Professional Para instalar Office podemos seguir dos métodos: ma) 1. El método tradicional es hacer doble clic sobre el programa. ejecu- table de la instalacién (SETUP.EXE). De esta forma, comienza el proceso de instalacién que nos guiaré paso a paso hasta su fina- lizaci6n.2. El segundo método, que desde nuestro punto de vista se refleja fr como el mas eficaz, consiste en seleccionar el programa ejecutable de instalacién. A continuacién, pulsamos sobre el botén derecho del ratén, y Windows abrira las opciones disponibles. Elegimos Ejecutar como Administrador y el programa de instalacién co- menzarda dicho proceso, pero evitaremos preguntas de seguridad y la instalacion se ejecutara en modo Administrador, una forma que a este sistema operativo le parece mas adecuada. I Hecate Can eis 2 S90 Pe . _Sstacona probhente de compattinond SW Ansan con EST NODA Antrne socumnecein 3. Una vez iniciado el proceso, lo primero que veremos en pantalla sera el mensaje del sistema operativo que nos informa de que la descompresi6n de los ficheros se esta realizando. Este proceso dura unos pocos segundos y enseguida aparecerd la primera pantalla de Office donde tendremos que aceptar los términos de licencia de software de Microsoft pulsando sobre la casilla Acepto los térmi- nos del contrato y después sobre el bot6n Continuar. 4. El siguiente paso sera elegir el tipo de instalacién que mas nos interese. Es recomendable realizar la instalacién completa. Para ello, debemos pulsar sobre el botén Personalizar. 5. A continuacién, nos aparecerd la ventana con las opciones de ins- 119 talacion y, situandonos sobre el icono que representa el maximo nivel (Microsoft Office), pulsaremos sobre el botén derecho del raténpara seleccionar la opcién Ejecutar todo desde mi pe. Luego, pul- samos sobre el botén Instalar ahora y el proceso de instalacién continuard hasta finalizar completamente. En este ultimo paso, aparecera una barra de progreso que nos ira indicando el tiempo que resta para terminar. El tiempo estimado es de 15 a 20 minutos dependiendo de la configuracién de nuestro ordenador. 6. Una vez terminado el proceso de instalacion, Microsoft Office nos mostrard una pantalla donde podremos elegir entre cerrar la ins- talacién o continuar conectados. En la primera opcién, al presionar sobre el enlace No, gracias. Quizds mas tarde, el programa simplemente cerrard la ventana dando por concluida la instalacién. En la segunda opcion, si pulsa- mos sobre el botén Continuar conectado el programa nos ilevara al sitio de Microsoft Office, donde podremos optar por diferentes acciones como son: Actualizar a las ultimas versiones y recursos disponibles; acceder al centro de soporte y ayuda online; descar- gar aplicaciones y plantillas para nuestros programas de Office, o utilizar las aplicaciones Office llamadas WebApps. Activar Office Antes de comenzar a trabajar con las aplicaciones, debes activar las claves de producto. Para ello, puedes abrir cualquier programa del paquete Office (se recomienda realizar la tarea de activacién con MS Word) y seguir estos pasos: 1. Desde la ficha ARCHIVO elige Cuenta.2, Hazun clic en Activar producto en la parte derecha de la pantalla. 3. Escribe la clave de activacién multiple (MAK). Marca la casilla para activar automdticamente o reiniciar la aplicacién de activacién a través del cuadro de didlogo de activacién. Escriba la clave del producto 4. Esto es todo lo que hay que hacer. Al introducir la clave MAK el sistema realizaré la comprobacién de forma automdtica y se acti- varén todas las aplicaciones de Office. 5. Presiona la tecla Escape (ESC) para volver a la vista de los docu- mentos y sal de la aplicacién haciendo un clic en el botén Cerrar situado a la derecha de la ventana. 6. Cuando vuelvas a abrir una aplicacién Office, el programa iniciaré la activacién correcta y podras trabajar sin problemas. Tipos de activacién de Microsoft Office {Cémo se activan los programas de Microsoft Office? Al iniciar el programa de Office por primera vez después de la insta- lacion, se te pide que especifiques la clave del producto si no lo has hecho durante 1a instalacién. Activar por teléfono. Puedes lamar por teléfono a un centro de BES activacion y activar el producto con la ayuda de un representante del servicio de atencién al cliente.“Ts La activaci6n por teléfono puede tardar mas que a través de Internet. Cuando Ilames, debes estar frente al equipo y tener a mano la clave de producto del software. 1. Enel Asistente para activacién, selecciona el pais o regién donde resides y donde vas a utilizar el producto. 1 Office | soooh one cones urbe oriogeaceneee " | ime ree anes ett) © eicouti autres ind oben Beemer 8 oncom seman per toe. eg denn sms net mamsi ot no damit a more hana epee tapas etter nd tom El asistente proporciona uno o mas numeros de telefono. 2. Llamar al centro de activacién. El representante del servicio de atenci6n al cliente te pide el identificador de instalaci6n, asi como los datos necesarios. Después de comprobar el identificador de instalacién, recibes un identificador de confirmacién. [crnemae Doffice |] Smee moe gama ste net ene. ~ et Setanta e wren aac cone ad taamon plop carta Siecres Rashi csowacn wanorvc mesiarerer Ineo oreo ato gra gonterom owe gunn fons one me Caan ee opened a tek a 8 ta: enoeccenn firmacion en el espacio reservado a tal fin y que esta situado en la parte inferior de la pantalla y, a continuacién, presiona Intro.Activar a través de Internet tee EI! Asistente para activacién se pone en contacto automaticamente. con los servidores de licencias de Microsoft a través de la conexién a Internet. Si utilizas una clave de producto valida que atin no se haya usado para el ntimero maximo de instalaciones permitidas, el producto se activa inmediatamente. Al activar un producto a través de Internet, se envia el identifica- dor de producto (derivado de la clave de producto de instalacién) a Microsoft. Se enviara una respuesta (identificador de confirmacion) a su equipo para activar el producto. Si eliges activar el producto a través de Internet y atin no estas conectado, el asistente te notificara que no hay conexién. Cémo se activa més tarde? Si no deseas activar la copia del software al instalarlo, lo podras activar mas tarde. Si surge algin problema durante el proceso de activacién, ponte en contacto con un representante del servicio de atencién al cliente mediante el numero de teléfono proporcionado por el asistente. 1, Haz un clic en la pestana Archivo y elige Cuenta. 2. Luego, elige Activar producto. . Sigue las instrucciones del Asistente para activacion. 4. Cuando finalice el asistente, sal del programa de Office y, a conti- nuacién, reiniciaio. & Si haces clic en Activar fa clave de producto nueva- mente antes de salir y reiniciar el programa de Office, verds un aviso que indica que este producto ya se ha activado. Em 5. Repite los pasos 1 a 4 para usar todos los botones de Activar la clave de producto que veas.{Cémo puedo saber si el software ya se ha activado? 1, 2. a. Haz un clic en la pestaria Archivo. Selecciona Cuenta: Si no observas ningiin botén Activar producto, significa que tu software ya ha sido activado. . Si observas un botén Activar producto, significa que tu software atin no ha sido activado. Debes seguir las instrucciones en la sec- cién gCémo se activa mas tarde?~— Aeeess 2013. Niivell basicoLa pantalla : Objetivos « Entender el concepto de base de datos y familiarizarse con el entorno de trabajo. © ‘Los sistemas gestores de bases de datos relacionales. © Crear, abrir y cerrar una base de datos. © Funcionamiento del panel de navegacién. ‘0 Identificar las opciones de menu y de las barras de he- rramientas. Entender el ‘concepto de base de datos Una base de datos es una entidad que almacena datos relacionados de una manera estructurada, de forma que posteriormente estos puedan ser editados’y consultados de diversas formas. Puede ser local, es decir, sdlo la utiliza el usuario de un ordenador, 0 puede ser distribuida, lo que implica que la base de datos se almacena en servidores remotos y se accede a través de la red. Una biblioteca . puede considerarse una base de datos, ya que se compone de un conjurito de documentos que estén ordenados para ser consultados posteriormente, Dentro de los diferentes modelos de bases de datos existentes, las bases de datos relacionales son uno de los modelos mas utilizados para implementar bases de datos. Este modelo se compone de un conjunto de una o més tablas que se estructuran en registros (filas} y. campos (columnas), que se relacionan entre si por medio de uno oUn Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD) es el software que se encarga de administrar una base de datos, que permite el almace- namiento, la actualizacion y la recuperacién de datos de una base de datos, ademas de incluir funciones para la seguridad y el control de acceso. Algunos de los SGBD mas utilizados son: Microsoft SQL Server, Microsoft Access, OpenOffice Base, Oracle, MySQL, PostgreSQL, Fi- lemaker, Borland Paradox, etc. Crear una base de datos Para crear una base de datos en nuestro SGBD hacemos clic sobre Ja ficha ARCHIVO, Nuevo. En la zona derecha seleccionamos Base de dates del escritorio en blanco. Toe « nicer LO © Crear nueva base de datos Indicamos el Nombre de archivo de base de datos y la carpeta don- de la ubicaremos, Finalmente, hacemos clic en Crear para crear la nueva base de datos en nuestro sistema.Base de datos dal escritorio an bianco ember oe tie ‘bo.Sempio_ Cat eA eADocumens\ Nombre Como ubicacién predeterminada se utiliza Documentos, pero si queremos cambiar el lugar donde guardar la base de datos hacemos clic en el icono simbolizado por una carpeta, que abrira el cuadro de didlogo Archivo de nueva base de datos, donde podremos elegir el lugar donde guardar la base de datos. cacti Por defecto, se creard una tabla con el nombre de Tablai con la que podemos empezar a introducir informacion en la base de datos. Podemos Ilenar el primer campo y hacer clic en Haga clic para agregar para crear el siguiente campo. Crear un nuevo registro5 Abrir y cerrar una base de datos existente Podemos abrir una base de datos existente de diferentes maneras: « Desde la ficha ARCHIVO, Abrir, Equipo, Examinar, que abrira el cuadro de dialogo Abrir, donde buscaremos la car- peta donde tenemos almacenada la base de datos, hacemos clic sobre el archivo y pulsamos el botén Abrir. Abrir una base de datos « Desde la ficha ARCHIVO, Abrir, Recientes, que nos muestra una lista de las Ultimas bases de datos abiertas. Hacemos clic en la que queremos abrir. Abrir Ubicaciones Recientes = ass. @& sv0% mame f Equipo Uhimas bases de datos utilizadasPara cerrar una base de datos lo haremos desde la ficha ARCHIVO Cees Cerrar. © roy ‘Cerrar una base de datos El panel de navegacién El panel de navegacién es una herramienta que nos permite el acceso y la organizacién de los diferentes objetos almacenados en ja base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, etc. Todas tos objetos de Access © « Tales * 5 petaner $B eater ages een BD titeso de tbo, Formutonos 8 EB ssvosscabnas tos Informe: * WW csmnae cess Pcl oconcpte& Haciendo clic en la cabecera del panel de navegacién, se despliega el menu que podemos utilizar para cambiar la forma como se visualizan y organizan los objetos de la base de datos. Todos !os objetos de Access @ itls ys acim Fechadegresciin FE Totostsctietos de ecess | Visualizar y organizar los objetos de la base de datos Por defecto, vemos los objetos segtin el tipo: tablas, consultas, for- mularios, informes, etc., mostrandose todos los objetos existentes, aunque podemos hacer que sdlo se muestre un tipo de objeto, por ejemplo, las tablas. Podemos visualizar los objetos de la base de da- tos ordenados por fecha de creacién o de modificacién, de forma que ‘se muestren primero los creados o modificados mas recientemente. Haciendo clic con el botén derecho en el encabezado del tipo de ob- jeto, por ejemplo, Tablas, en el ment contextual tendremos varias opciones disponibles, como por ejemplo ordenar las diferentes tablas alfabéticamente, visualizar las tablas de manera que se nos muestre ademas del nombre la fecha de creacién y la fecha de modificacion, etc, eee Tee Freche desreaciin echo de modtficacion _Quitarerdenaciones automiticas ‘Ment contextual en el encabezado del tipo de objeto BEEF) Podtemos actuar sobre cada objeto de la base de datos haciendo clic con el botén derecho sobre él, de modo que dispondremos de varias opciones en el menti contextual de cada objeto existente, por ejemplo: abrir, editar, cambiar nombre, eliminar, copiar, mover, etc.oy ier mca mrencscaeresad ee fore D ee propinnde dete ‘Mend contextual en el objeto Si hacemos clic con el botén derecho en el panel de navegacién, tendremos varias opciones en el ment contextual para actuar sobre el conjunto de objetos de la base de datos: tablas, consultas, for- mularios, informes, etc. Por ejemplo, podremos mostrar los objetos por categorias, ordenar los objetos, visualizarlos de diversas formas, personalizar la visualizacién de los objetos y buscar los objetos de la base de datos por su nombre. Jodaeiarnhintne ria Acepes © « 5 Gtegon vy » a rane oe Yeager enone nears By anton decomp FB] A pain denerguece ‘Menii contextual en el panel de navegacién Identificar las opciones de meni Desde la ficha ARCHIVO, entre otras cosas, podemos: guardar la base de datos, crear una nueva base de datos o abrir una ya creada, cerrar la base de datos activa, establecer contrasefias y permisos que permitan restringir el acceso de los usuarios a la base de datos y sus objetos, compactar y reparar para evitar y corregir problemas con los. archivos de base de datos, y configurar las opciones generales para trabajar con el programa.Ficha ARCHIVO Desde la ficha INICIO, entre otras cosas, podemos: acceder a las di- ferentes vistas de los diversos objetos, copiar y mover informacién, realizar diferentes tipos de filtros (de seleccién, por formulario, avan- zado, etc.), organizar, eliminar, insertar y modificar el formato de los registros, y buscar informacion en los diferentes objetos. =m nt > SPE ae pecnianenien FS XK «Be hn tons aman ont ti sepiver twa Ficha {NICIO Desde la ficha CREAR, entre otras cosas, podemos: crear una tabla y modificarla, crear una consulta en blanco o acceder al asistente de consultas, crear un formulario, en blanco o basico, o acceder al - asistente para formularios, crear un informe, en blanco 0 basico, 0 acceder al asistente para informes, y crear macros para automatizar tareas. ao) on ae mF _ 2 Bem & s« & oe s Fy Carerist de" Teale Deka tetae — Remente pate Dhao de | Foemulao Ohio del Fommdenlo | tame Csieko de aforme rn suntan: “ere come acs B= ae ce cote vote oma | rere ‘me Ficha CREAR Desde la ficha DATOS EXTERNOS, entre otras cosas, podemos: im- portar o vincular datos de un archivo de hoja de calculo, importar 0 vincular datos con otra base de datos, importar 0 vincular datos con archivos de diferentes formatos (texto, XML, HTML, etc.), exportardatos a una hoja de calculo, exportar datos a diversidad de formatos (2 (texto, XML, PDF, HTML, etc.), exportar objetos a otra base de datos y combinar correspondencia con el programa de tratamiento de textos. re causa c 5 8 ee Bie @ Bate Ee... Ree oie 3 He nsiiriig ano ss= teat PM Bt Baconee det eas nae = Ficha DATOS EXTERNOS Desde la ficha HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS, entre otras cosas, podemos: compactar y reparar la base de datos, ejecutar ma- cros, definir relaciones entre tablas, documentar la base de datos, analizar su rendimiento, analizar una tabla, dividir una base de datos en dos archivos de manera que los objetos de la base de datos se repartan entre los dos archivos y replicar la base de datos. Coes han wae eet. @ Seige een neem een Ficha HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS Pulsando la tecla Alt entraremos en el modo de acceso por teclado, de modo que apareceran pequefios recuadros junto a las opciones de la ficha, indicando la combinacién de teclas para acceder a dichas opciones. Ee eS eer a a ae ac cpa : Rk SEE a sm Imeworaes gt ores sop aon Fema aes A ‘Acceso por teclado coe Ss a FI Srgotmcres FO NSES x iminw » Be Dependiendo del objeto que tengamos activo, algunas de las opciones no estaran activas y se mostraran en un color gris atenuado. Identificar las barras de herramientas Seguin el objeto sobre el que estemos trabajando (tabla, consulta, formulario, informe, etc.), tendremos herramientas especificas para trabajar con cada uno de ellos, las fichas contextuales o fichas de herramientas, Estas se muestran solo cuando son relevantes para Ee la tarea que estamos realizando. Las HERRAMIENTAS DE TABLA, fichas CAMPOS, TABLA y DISENO,et tabla, afiadir y modificar los campos, crear relaciones entre tablas, insertar y eliminar filas y crear indices. RReMcRAsoE RAS OE DATOS aod Beeston mains ivan Geena fa ot Propiedades “Artes Se Valor | Derautn Deiputste Daipuss | Mecrecan | Relaciones Dependencias detabla cambio wicsnacion | webmare aeiualane dectenioal nema ‘selabele eroplesades __ Greco ankerotts xertos posters Mages connonbre’ __Relagones —e * SSSI lsd sna |g Ficha DISERO Las HERRAMIENTAS DE CONSULTAS, ficha DISENO, entre otras cosas, nos permiten: acceder a diferentes vistas de la consulta, eje- cutar una consulta, elegir el tipo de consulta (seleccién, creacién de tabla, datos anexados, actualizacién, referencias cruzadas, elimi- nacién, combinacién, paso a través y definicién de datos), insertar tablas, insertar filas y columnas, e insertar totales de columna y parametros de la consulta. Ves fe eerartes | Pare couae Haren Serer EE SESS, Seeman " Ssininer Moaticinde aioe tue Geematr° swe Tos_-] Ficha DISENO: Las HERRAMIENTAS DE DISENO DE FORMULARIO, fichas DISENO, .. ORGANIZAR y FORMATO, entre otras cosas, nos permiten: acceder a diferentes vistas de presentacién de formularios, insertar varios tipos de controles (cuadro de texto, etiqueta, botén, cuadro combinado, 36] cuadro de lista, casilla de verificacién, etc.), modificar el encabezado y pie de pagina, insertar campos, configurar formatos de fuente, di- sefio del fondo, formatos de controles, contorno y relleno de formas, alinear y modificar el tamajio de los controles.Biecos ree Farenaytee fF By Wrnceratee “Bi Sdeccna (Bt BS Seomoveeyen Beemer care Se tome (EE imecceem Garces | #lowneneanere Ficha ORGANIZAR OS CREAR —_DATGBEXTERNOS _—_AERRAWGENIAS DE BASEDEDRTOS fanaa hcsste Ficha FORMATO Las HERRAMIENTAS DE DISENO DE INFORME, fichas DISENO, ORGANIZAR, FORMATO y CONFIGURAR PAGINA, entre otras co- sas, nos permiten: acceder a diferentes vistas del informe, insertar varios tipos de controles (cuadro de texto, etiqueta, botén, cuadro combinado, cuadro de lista, casilla de verificacién, etc.), modificar el encabezado y pie de pagina, insertar campos, configurar formatos de fuente, disefo del fondo, formatos de controles, relleno y contorno de formas, alinear controles, modificar el tamafio de los controles, configurar el tamafo de pagina, margenes, orientacién de pagina y configuracion de columnas. CREAR_OMTOLDCUINOS _HETRUWALNTASON ASE DEDATON : Bthwe i “rege 8? cont casi | Nimeras | Agregarcampo: Hojede Srdend= 2 FBocutrounny CR ee! | SITS Rlsenyren | MOS pati oon euararis | tate” teabuaer ne cestne FR] peltew agupmyedear YES Gus RY Ve — roles ZL toeres- Ficha DISENO US IB Remene Serene ee eons: SD Carma EB ettes vider Seton Ficha ORGANIZAR Efe ARAN RETO Barenredtones Sh EE, Zeeouore store I (ela OF tos elon =DATOSEXTERROS —_ HERFAMIENTAS DE ASEOT 9 § EE ert mgm Tomato Mdcjenes [5 imprimie solo ls datos Merron] Clurnas Configure wee pagina Janae ce pig piste designs Ficha CONFIGURAR PAGINA Las HERRAMIENTAS DE RELACIONES, ficha DISENO, entre otras cosas, nos permiten: modificar las relaciones creadas, mostrar las ta- blas para crear nuevas relaciones y mostrar las relaciones existentes. INIGO CREAR. FE Xeomarsseto THARAENTAS DEB Bowuearia 5 9 sosterrdscones decas Modifcar ‘ Mostrer Felciones Gniinfonme dereloeign | MOE Bi wiostar todas las aciones Cenar Reuciones Hewranientas Ficha DISENO La barra de herramientas de acceso rapido contiene un conjunto de las opciones mas utilizadas, como Guardar, Deshacer y Rehacer, y es posible personalizarla afiadiendo mas opciones. fd - @ ‘Barra de herramientas de acceso répido Entender el concepto de tabla de datos El elemento basico de una base de datos es la tabla, que es una estructura organizada de filas y columnas donde se almacenan los datos. Cada una de las filas de la tabla se denomina registro y reune toda la informacion de un elemento de la tabla. Cada columna de la tabla se denomina campo y es cada uno de los atributos en que se divide un registro. En la tabla de la imagen, tabla Libros, observamos los campos Regis- tro, Titulo, Autores, etc., conjunto de campos que hacen referencia a las caracteristicas de un libro.7 Emersion ene CalvertJames nov 4 Corsariosaler Sierra, Luis de now 5 ATravésDelA MinistralJalmu div 6 Laruina de Bit Walter, Géraré mon__ 7 tavida cotidias Rops, Daniel ron te s Grandes Figur Sainz detoble mon__ 9 Pre-Catalunya Adro, Xavier mon 10 tes ubertadon Descole, Jean mon 11 La vida cotidia BrionMarcet_ mon Is Alevedra, Joan mon Fraguas, Antor mon _ i rar Romanones, mon 15 Ensayo biologi Marafion, Greg mon 16 Eduardo Vilys Maurots, Andr- mon 17 Marla Antonie’ Zweig Stefan_mon seggan's's seepage “s' 8 8 8 Tabla Libros Los otros objetos de la base de datos (consultas, formularios ¢ in- formes) se basan en una tabla, de ahi la afirmacioén inicial de que la tabla es el objeto basico de una base de datos, ya que es la estructura que contiene la informacién sobre la que se trabaja. Crear una tabla de datos Para crear una tabla de datos lo haremos desde la ficha CREAR, grupo Tablas, opciones Tabla y Diserio de tabla. Hay que recordar que previamente hemos tenido que crear una base de datos, tal como hemos indicado en el punto Crear una base de datos. Crear uns tabla Tenemos dos opciones generales para crear una tabla, desde la Vis- ta Hoja de datos, opcion Tabla, o desde la Vista Diserto, opcién Disefio de tabla. Desde la Vista Hoja de datos hacemos clic sobre la flecha del enca- bezado Haga clic para agregar y seleccionamos el tipo de campo,introducimos el valor del campo y hacemos clic sobre el encabezado para afiadir un nuevo campo. Realizaremos las mismas acciones comentadas hasta introducir todos los campos necesarios. oa 12 Miner BS tecmayows 1B seve 1G, esguete 7 esucion | Ae eto eniquecde [a8 Tato tego 1G Caos adjontas |B Upevirce Carpe cteinde + Crear tabla en la Vista Hoje de datos Aunque hayamos construido la tabla en la Vista Hoja de datos, siempre podemos cambiar a la Vista Disefio para hacer modifica- ciones desde la ficha INICIO, grupo Vistas, Ver. Veremos un ejemplo de la creacién de una tabla desde la Vista Di- sero ¢ insertaremos una serie de registros. Crearemos una tabla con el nombre “Datos personales”, con los siguientes campos: “Nombre”, “Apellidos”, “Fecha de nacimiento” y “Edad”. En la pestafia de la Vista Disefio aparece el nombre por defecto que da el programa a la tabla, en este caso Tabla, antes de que le demos un nombre nosotros. Para crear la estructura de la tabla: 1. Enla columna Nombre del campo tecleamos cada uno de los nom- bres de campo que componen la tabla, en nuestro caso: Nombre, Apellidos, Fecha de nacimiento y Edad.2. Enla columna Tipo de datos indicaremos el tipo de valores que se a pueden guardar en cada uno de los campos: Texto corto, Nimero, Fecha/Hora, etc. 3. En columna Descripcién, opcionalmente, podemos describir el con- tenido del campo. Esta descripcién es necesaria, sobre todo, cuando el nombre del campo no aclara qué tipo de datos contendrd; en nuestro caso, esta claro los datos que debe contener cada campo. También hay que tener en cuenta que puede ser otra persona dis- tinta del creador de la tabla la que introduzca los datos, por lo que es recomendable poner este comentario para que no haya dudas sobre el contenido de cada uno de los campos. Esta descripcion del campo se mostrard en la barra de estado de la Vista Hoja de datos cuando se vayan a introducir los registros. 4. En la pestania General podemos definir las propiedades del cam- po. En este ejemplo no modificaremos ninguna de las propiedades predeterminadas. ‘Descripcién fapcional) Nombre de I persona pallid dela persona Fecha de nacimientode la persona {Eledaa de ta persona Creacién de una tabla en la Vista Disefto Una clave principal esta formada por uno o mas campos que no se pueden repetir en ningun registro, por ejemplo un DNI, de esta ma- nera, nos aseguramos de que no introduzcamos registros duplicados. 5. Afiadiremos una clave principal en nuestra tabla; estara formada de tres campos, Nombre, Apellidos y Fecha de nacimiento. Si dos personas tienen el mismo nombre y apellidos es muy dificil que EI hayan nacido en la misma fecha, por lo que tomaremos estos tres campos. Pulsamos la tecla Ctrl y hacemos clic sobre los encabeza- dos de fila de cada campo que forman ia clave principal, y hacemosclic en la opcién de la ficha DISENO, grupo Herramientas, Clave principal. Observaremos que en lo encabezados de fila de los tres campos que componen la clave principal aparece una llave. ae Tabiat Bs Clave principal 6. Guardaremos la tabla desde la opcién Guardar de la barra de herramientas de inicio rapido o desde la ficha ARCHIVO, Guardar. Le damos el nombre de “Datos personales”. 7. Para insertar datos en la tabla iremos a la ficha INICIO, grupo Vis- tas, Ver, Vista Hoja de datos, que utilizaremos para introducir, eliminar y modificar datos de la tabla. Rellenamos los datos de cada campo y, cuando tengamos el registro completo, pulsamos la tecla Enter. El registro se guardard automdticamente y el cursor bajara a un nuevo registro en blanco para poder seguir introdu- ciendo datos. Si quisiéramos borrar un registro de la tabla, lo seleccionamos ha- ciendo clic en el encabezado de fila. Si son varios registros no conse- cutivos los que queremos borrar, podemos seleccionar cada registro manteniendo pulsada la tecla Ctrl, si son consecutivos, hacemos clic en el primer registro y clic en el tiltimo registro manteniendo pulsada la tecla Maytscula. Una vez seleccionados, hacemos clic en la ficha INICIO, grupo Registros, Eliminar o pulsamos la tecla Supr.Eliminar registros Para modificar el valor de un campo en la Vista Hoja de datos ha- cemos clic sobre él y realizamos las modificaciones necesarias. Definir los tipos de datos y propiedades de los campos Para acceder a la estructura de una tabla lo hacemos desde la ficha INICIO, grupo Vistas, Ver, Vista Disefio. Desde esta vista tenemos acceso a los tipos de campo y a sus propiedades. En la columna Tipo de datos seleccionaremos el tipo de campo dependiendo del dato que éste deba contener. tape de tar dtemina a se ders urls cnarearpatcen putt eve. ‘Wesne pom cbteser ude coh ots Los tipos de campo disponibles son: * Texto corto, Admite cualquier caracter alfabético, numérico y signos de puntuacién hasta un maximo de 255 caracteres. * Texto largo. Admite los mismos tipos de datos que el campo Texto corto, pero hasta 65.535 caracteres. Se utiliza para escribir comentarios. * Numero. Admite datos numéricos. Con este tipo de datos se pueden realizar operaciones matematicas. « Fecha/Hora. Admite valores de fecha y hora.* Moneda. Admite valores monetarios, con separador de miles y el signo monetario asignado en el sistema operativo. * Autonumeracién. Es un campo automatico que va generan- do ntimeros en secuencia a medida que se van afiadiendo registros en la tabla. * Si/No. Admite sdlo estos dos valores, con las variantes Si/ No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado. * Objeto OLE. Es un campo que contiene un objeto, el cual puede ser una imagen, un grafico, un documento, etc. © Hipervinculo. Contiene un enlace que nos redirecciona hacia un objeto local o de Internet. * Asistente para busqueda. Se crea un campo que nos da Ja opcién de seleccionar un valor de otra tabla o crear una lista de valores propia. Cada tipo de campo tiene una serie de caracteristicas o propiedades que proporcionan un control adicional del funcionamiento del campo. Estas propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diserio cuando tenemos un campo seleccionado y varian segin el tipo de campo. ‘Fecha de nacimiento dela persone Prope del cao |] etna de datos dterng a cae de toes Algunas de las propiedades que admiten los campos son: WET] ramario del campo. En los campos de texto esta propiedad determina el mimero maximo de caracteres que se pueden introducir en el campo.« Formato. Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla. Por ejemplo, podemos ele- gir un formato de fecha que nos la presente asi: 17-Ene-2010. * Lugares decimales. Permite indicar el nimero de decimales que queremos que se asigne a un dato numérico. * Valor predeterminado. Es el valor que se almacena por de- fecto si no se introduce otro valor. Se suele utilizar cuando sabemos que un campo determinado tendra la mayoria de las veces el mismo valor. Por ejemplo, si en una empresa la mayoria de clientes son de Tarragona, en la propiedad del campo Provincia, por defecto, pondremos Tarragona. De esta forma, para los clientes de Tarragona no tendremos que teclear el dato, y cuando sea un cliente de otra provincia borraremos el valor predeterminado y teclearemos el nuevo. * Requerido. Si queremos que un campo se complete obliga- toriamente, debemos asignar a esta propiedad el valor Si. Desplazar el cursor por la tabla de datos Para desplazarnos por los distintos registros de una tabla podemos utilizar el control de desplazamiento, que esta situado en la parte inferior izquierda de la tabla en la Vista Hoja de datos, El control nos indica qué registro es el activo y el numero total de registros de la tabla. [Resisue «iide2 | > bo | ‘Control de desplazamiento Cada uno de los botones del contro] de desplazamiento tiene la si- guiente funcion: 4 Ir al primer registro de la tabla. es) Ir al registro anterior de la tabla. ¥ Ir al registro siguiente de la tabla. z Ir al ultimo registro de la tabla. Crear un registro que automaticamente se situa al final de la tabla.= Para ir a un registro determinado: 1, Hacemos clic en el control de desplazamiento, en la zona donde se serala el mimero de registro. 2. Escribimos el ntimero de registro al que queremos ir. 3. Pulsamos la tecla Enter. Algunas formas de movernos por la tabla utilizando el teclado son: Pulsando las teclas Flecha Arriba y Flecha Abajo traslada- mos el cursor al registro anterior y posterior. Pulsando las teclas Flecha Izquierda y Flecha Derecha trasladamos el cursor dentro de un mismo registro al campo anterior y posterior. La tecla Tabulacién traslada el cursor al campo siguiente. La combinacién de teclas Maytisculas + Tabulacién traslada el cursor al campo anterior. La tecla de Inicio traslada el cursor al primer campo del registro, La tecla Fin traslada el cursor al ultimo campo del registro. Las teclas Re Pag y Av Pag trasladan el cursor al primer registro y al ultimo de la pagina.Ordenacion, busqueda y filtro de informacion en tablas Objetivos * Saber ordenar segun diferentes criterios los datos de una tabla y recuperar la informacion contenida mediante el uso de filtros y la herramienta de busqueda. ® Ordenar datos por diferentes criterios. © Emplear la herramienta de bisqueda. © Utilizar diferentes tipos de filtros: por seleccién, por for- mulario y filtro avanzado. Filtro por seleccion Podemos considerar un filtro como un criterio o regla que impone- mos a un campo. Este criterio identifica los datos de un campo que queremos visualizar, por lo que cuando aplicamos un filtro sdlo vi- sualizaremos aquellos registros que contienen los datos que cumplen con el criterio aplicado, el resto de registros se mantienen ocultos y no se visualizan hasta que eliminemos el filtro. Tenemos tres tipos generales de filtros: filtro por seleccién, filtro por formulario y filtro avanzado. Si el valor que necesitamos buscar lo tenemos actualmente seleccio- nado, podemos utilizar un filtro por seleccién para hacer un filtrado tomando como base el valor del campo actual. Este tipo de filtro lo podemos encontrar en la ficha INICIO, grupo Ordenar y filtrar, SelecciénY Bice reo Kl Descendente "ol Avanzadas + 4 Quitar orden "F AResnarfiteo Ordenarytitrar Filtro por seleccion Pondremos un ejemplo del funcionamiento de este filtro utilizando Ja tabla Libros, que ya vimos anteriormente en el punto Entender el concepto de tabla de datos. Para utilizar este filtro hacemos clic sobre el dato del campo que queremos filtrar, en nuestro caso es el campo Material y el dato es “mon” (monografias). Hacemos clic en el filtro Seleccién y observamos cuatro posibles tipos de crite- rios basados en el dato del campo: Igual a “mon”, No es igual a “mon”, Contiene “mon” y No contiene “mon”. Seleccionaremos No es igual a “mon”, es decir, que queremos visualizar aquellos libros que no son monografias. Podemos aplicar el mismo filtro utilizando el menu contextual. No es igual amon” El resultado que visualizaremos son todos los registros que no sean monografias. La columna por la que esta filtrada la tabla muestra a la derecha del nombre del campo un icono de un embudo, que nos indica que la tabla esta filtrada por este campo. Si acercamos el puntero del ratén al icono nos indicara el tipo de filtro aplicado. Para eliminar el filtro aplicado hacemos clic en el icono del embudo del campo Material y en la lista desplegable seleccionamos Quitar filtro de Material. Eliminar el filtro Podemos aplicar sucesivos filtros de selecci6n,en diferentes campos, es decir, podemos filtrar por una columna, y del resultado, filtrarlopor otra columna. Por ejemplo, anteriormente se nos mostraban todos Em los libros que no eran monografias, y ahora podriamos aplicar otro filtro por seleccion, de manera que se visualicen los libros que estan editados en lengua castellana, criterio “cas”. Asi, al aplicar el segundo filtro visualizaremos todos los registros que no son monografias y que estan editados en castellano. Filtro en dos campos Para poder eliminar un filtro, ademas del método visto anteriormente podemos utilizar otro método: vamos a la ficha INICIO, grupo Orde- nar y filtrar, Alternar filtro, esta opcion quita todos los filtros, y si la volvemos a pulsar los vuelve a aplicar. vy Bl Ascendente Yp Seteccidn + fig BL Descendente TS} Avancadas De Quits: orden, ‘Alternar un filtro Siguiendo con nuestro ejemplo, una columna (campo), filtrada 0 no, se puede ordenar. Por ejemplo, ordenaremos los registros obtenidos al aplicar los dos filtros anteriores por el campo Autores de forma as- cendente. Para ello, hacemos clic en un valor de la columna Autores y vamos a la ficha INICIO, grupo Ordenar y filtrar, Ascendente. El mismo resultado lo podemos obtener utilizando el ment contextual. OS one: cm 2e Qutarorden SPARSE? Ordenar la tabla Fite2) G3) Una vez ordenados los registros por el campo Autores de forma as- cendente, observamos que en el nombre del campo, a su derecha, aparece una flecha hacia arriba indicando que la tabla esté ordenada por ese campo de forma ascendente. | Agusti ignacio i Altres enci_ ‘Tabla ordenada por un campo Para quitar la ordenacion de un campo, hacemos clic en uno de los valores del campo y vamos a la ficha INICIO, grupo Ordenar y fil- trar, Quitar orden. YT: Bl ascendente Ys Seleccion pececeete Descendente =] Avanzadas eect filtear Efiminar la ordenacién Filtro por formulario Este tipo de filtro resulta adecuado cuando se desea filtrar por va- rios campos o cuando buscamos un registro especifico, para lo cual podemos seleccionar los criterios de una lista desplegable. Veremos un ejemplo de la utilizacién de este tipo de filtro aplicado a Ja tabla Libros. Vamos a la ficha INICIO, grupo Ordenar y filtrar, Avanzadas, Filtro por formulario. YY Hh Ascendente Ne sete ocean emcee), fe cuitar orden | Ronertodos ls tes ote Pangan] Kecess © « [32 y, apartnovasen aD Ye fro mancatciricnatLo primero que haremos es eliminar los posibles filtros previos que puedan haber. Para ello vamos a la ficha INICIO, grupo Ordenar y filtrar, Avanzadas, Borrar todos los filtros. [Eases] | ac] {Fito porfomalano Ze Apfeerfitrou orenar BY Five avancado/Orcensr. E 2% cong acetate El filtro que vamos a aplicar es para visualizar sélo los libros del autor Isaac Asimov (en la base de datos: “Asimov, Isaac”). Hacemos clic en la lista desplegable Autores y escribimos “Asimov, Isaac”. Activamos el filtro haciendo clic en Alternar filtro. ‘Creamos el filtro por formulario con el eriterio “Asimov, Isaac” Visualizamos la tabla filtrada segin el filtro por formulario creado. 78 Cien pregunta: Asimov, tose 1010 introduceténa Asimov, isaae 1368 €1 Universo (0) Asimov, isaac 1169 Atomo. Viaje a Asimov, Isaac, ‘Tabla filtsada por el campo Autores Podemos aplicar un segundo criterio al filtro, por ejemplo, quere- mos visualizar todos los libros del autor Isaac Asimov que sean del nivel estudiado en la ESO (“eso”). Activamos el filtro por formulario tal como hemos hecho anteriormente, pero esta vez no borramos el filtro previo, y en el campo Nivel escribimos “eso”. Activamos el filtro haciendo clic en Alternar filtro. Creamos el filtro por formutario con el critesio ““3 Visualizamos la tabla filtrada segun el filtro creado, en este caso con dos criterios: + Autores" Material 543 1 Universo (i Asimov, tseac mon 4168 £1 Universo (I) Asimov, tsaac mon ‘Table filtrada por los campos Autores y Nivel Podriamos ordenar el resultado del filtro por formulario tal como hemos visto en el punto Filtro por selecci6n. Filtro avanzado Aplicaremos un filtro avanzado cuando los criterios a aplicar sean mas complejos y tengamos que escribir expresiones de criterios. Veremos un ejemplo de la utilizacién de este tipo de filtro aplicado a la tabla Libros. Vamos a la ficha INICIO, grupo Ordenar y filtrar, Avanzadas, Filtro avanzado/Ordenar. = ms | Bonar todos ioe fee Ita filtro por formulario: | Zi. Aiear tito werdenar Fillo avanzado El filtro que vamos a aplicar es para visualizar los libros que fue- ron editados antes de 1981 y estén escritos en castellano. Ademas, queremos que salgan ordenados de forma ascendente por el campo Autores y que también se ordenen por el campo Afio edicién de forma ascendente, de esta manera, cuando se visualice mas de un libro de un mismo autor se ordenaran en orden ascendente por el afio de edicién. Para crear el filtro debemos completar las tres primeras filas de la cuadricula de consulta: Fila Campo: En cada columna de la fila Campo indicamos los campos que intervendran en el filtro, por lo que abrimos 1a lista desplegable de la primera columna y seleccionamos el campo Autores, en la se- gunda columna seleccionamos el campo Afio edicién y en la tercera el campo Lengua. Fila Orden: Para cada uno de los campos que intervienen en el fil- tro se puede indicar si estos apareceran o no ordenados cuando seaplique el filtro. Si no ordenamos por un campo se deja en blanco i este valor. Si ordenamos por un campo, debemos seleccionar el tipo de ordenacién, Ascendente 0 Descendente. En nuestro caso, los campos Autor y Afio edicién se ordenaran de forma Ascendente. Fila Criterios: Es donde se indicaran los criterios del filtro. En nues- tro caso, en el campo Afio edicién figurara la expresion “<1981” (afho de edicién anterior a 1981), y en el campo Lengua escribiremos la expresién “cas”, indicando que los libros deben estar publicados en lengua castellana. Una vez completados los datos en las tres filas de la cuadricula tal como se ha explicado, activaremos el filtro desde Alternar filtro. Creamos el filtro avanzado Visualizamos la tabla filtrada segun el filtro creado, en este caso, con dos criterios y ordenados por dos campos. Z = a 3 SAS Progresosencincuenta A cura de; Prof. Or. Mant cas “82 Marwal de Historia de € Aguado Bleye, Pedro ‘60 ELhombreatravesdes Aguado Bleye, Pedro. cas, 564 Enciclopedia internacio agusttgnaciolAlties cas 331 Enciclopedia Intemnacio Agust/ignacio Altres cas Tabla filtrada por los campos “Lengua” y “Afo edicién” Emplear la herramienta de busqueda En muchas ocasiones necesitamos buscar registros sabiendo el valor de alguno de sus campos, para ello podemos utilizar la herramienta de busqueda. Buscaremos un libro en la tabla Libros, del cual conocemos par- te del titulo, “Diccionario”. Situamos el cursor en el campo donde queremos buscar la informacién, Titulo, vamos a la ficha INICIO9 grupo Buscar, Buscar, y nos saldra el cuadro de dialogo Buscar y reemplazar. Herramienta de bisqueda Tecleamos en el cuadro Buscar el dato que conocemos y que busca- mos en la tabla, “Diccionario”. En la lista Buscar en, como hemos seleccionado el campo donde buscar, aparecera la opcién Campo actual. Otra opcién posible es buscar en toda la tabla, Documento actual. En la lista desplegable Coincidir debemos seleccionar el tipo de coincidencia que deseamos para el valor a buscar. Tenemos tres opciones disponibles: 1) Hacer coincidir todo el campo. El valor que buscamos debe coincidir exactamente con el valor que contiene el campo. 2) Cualquier parte det campo. El valor que buscamos se encuentra en el campo, pero no tiene por qué ser todo el valor del campo. 3) Comienzo del campo. El valor que buscamos forma parte del inicio del valor del campo. En nuestro caso no sabemos en qué posicién se encuentra el valor que buscamos, lo que conocemos es que es una parte del campo, por lo que seleccionaremos la opcién 2). En la lista desplegable Buscar, debemos seleccionar en qué parte de Ja tabla se busca. Tenemos tres opciones disponibles: 1) Todos. Se buscaré en toda la tabla. 2) Arriba. Se buscara desde el registro en que estamos situados hasta el primer registro. 3) Abajo. Se buscara desde el registro en que estamos situados hasta el ultimo registro. Seleccionamos la opcién 1), ya que no sabemos exactamente dénde se encuentra el dato buscado. Activando la casilla de verificacién Coincidir maytsculas y minis- culas se diferencian las mayusculas de las minusculas a la hora de buscar. Si buscéramos “Tarragona” no se encontraria “tarragona” si tenemos activada esta opcién. Por tanto, la dejaremos desactivada, ya que no sabemos exactamente si esta escrito o no en mayitisculas el valor que buscamos. La casilla de verificaci6n Buscar los campos con formato indica si buscamos en campos que tienen mascara de entrada, en este caso es un dato que no conocemos, por lo que es me- jor dejar activada esta opcién para que busque en todos los campos. Con todos los datos introducidos en el cuadro de didlogo Buscar y reemplazar hacemos clic en Buscar siguiente para que encuentre la primera coincidencia.Buscamos el texto “Diccionario” Encontrada la primera coincidencia. Registro - Autores 300 Diccionario Manual Griego-Espafiol ;PabénS. de Urbina, Primer registro encontrado Hacemos clic en Buscar siguiente, para que encuentre la siguiente coincidencia. Registro - Titulo - ‘Autores, > 127; Dieclonario de las Lenguas Espafiola| Staby, Rodolfo J. Dr; Gros ‘Segundo registro encontrado Seguiriamos haciendo clic en Buscar siguiente para que encuentre la siguiente coincidencia, hasta que el programa nos indique que ya no ha encontrado mas datos coincidentes. Cae "No se encuentran mis coindidencias Podemos ser mas especificos a la hora de buscar datos utilizando comodines en las busquedas. Tenemos dos tipos de comodines: el asterisco, “*”, que sustituye a uno o varios caracteres, y el interro- gante, “?”, que sustituye a un solo caracter. Por ejemplo, si buscamos en la tabla Libros, en el campo Ano edicién, los libros editados en el siglo XX, pondriamos “19??” en el cuadro Buscar, de manera que encontraria todos los anos que comienzan por “19”, es decir, los correspondientes al siglo XX. Como vemos, la utilizaci6n de como- dines en las basquedas aumentan la potencia de busqueda de esta herramienta. Nos podria interesar buscar un valor para sustituirlo por otro, en cuyo caso deberiamos utilizar la herramienta de sustitucién. Pode-mos encontrar esta herramienta en la ficha INICIO, grupo Buscar, Reemplazar. Herramienta de sustitucién Esta herramienta tiene las mismas funciones que la herramienta de busqueda, afiadiendo que debemos introducir un valor de susti- tucién en el cuadro Reemplazar por. Si cuando se encuentra una coincidencia se quiere sustituir por el nuevo valor, haremos clic en ‘Reemplazar. Si queremos reemplazar todas las coincidencias en- contradas, haremos clic en Reemplazar todos. Herramienta de sustitucién, Ocultar campos En ciertas ocasiones nos sera util ocultar ciertas columnas (campos) de la tabla para visualizar sédlo unos en concreto. La tabla Libros contiene 22 campos. Si en un momento determinado nos interesa visualizar sdlo los campos Titulo, Autores, Lengua y ISBN, nos vamos a la ficha INICIO, grupo Registros, Ms, Mostrar campos. Pose }FB, Hoja sexindasa de dytos ronal os woe amen ‘Mostrar/ocultar camposEn el cuadro de didlogo Mostrar columnas desmarcamos todas los campos que no nos interesa visualizar. Campos visibles: Titulo, Autores, Lengua e ISBN La tabla Libros inicamente con los campos Titulo, Autores, Len- gua e ISBN. BD tibeos: fe ee FRE 2. Autores tT Lengua + Historia del tiempo de Stephen Hav Acurade; Stone, Gene cas Diccianari de Neolagismes. ‘Acura de; Termeat (contiice-an ta Europa de los Doce. Abe)or rtografia dela Lengua Espahca, [Acsdemlas de a Lengua cas : |Aative Grammar Exercises, Adamson, D;Coob.D an _058251739.7 ‘Tabla de eampos ocultos, Para volver a visualizar los campos, iremos a la ficha INICIO, grupo Registros, Mas, Mostrar campos y seleccionaremos los campos que nos interese visualizar. Fijar columnas de datos Podemos inmovilizar una serie de columnas de forma que queden situadas en el extremo izquierdo de la tabla, para que a la hora de desplazarnos con la barra de desplazamiento hacia la derecha de la tabla las columnas inmovilizadas siempre queden visibles. Para ello, seleccionaremos cada columna que queremos inmovilizar, por ejemplo, el Titulo y el Afio de edicién de la tabla Libros, e ire- mos a la ficha INICIO, grupo Registros, Mas, Inmovilizar campos. Las columnas inmovilizadas se situaran en el extremo izquierdo de la tabla.fe Sgmginde snes fe] IE Ake de fia. sje secundeda de datos cote sampes ssna contacto rn Ook Mostar campos [Eel brooxtizar compos Lpetartodes fos compas LT Aneto gel campo: InmovitizarAliberar columnas Para liberar de la inmovilizacién a las columnas, lo haremos desde la ficha INICIO, grupo Registros, Mas, Inmovilizar campos. Para modificar la posicién de una columna hacemos clic en el enca- bezado de columna, entonces quedara seleccionada, volvemos a hacer clic sobre el encabezado de columna y, sin soltar, la arrastramos a la posicion elegida.Consultas de datos Objetivos , oe * Creacién de consultas de seleccién y de agrupacién de datos. utilizando diversos criterios. 0 Crear relacionés entre tablas. © Crear consultas con diversos criterios y aplicar una or- denacién a los resultados. © Crear consultas de agrupacion de datos = aplicand fun- ciones de resumen. Entender el concepto de consulta de datos - Mediante las consultas accedemos a los datos almacenados en la base de datos utilizando un lenguaje especifico, el mas usual es el ‘SQL (Structured Query Language). Cén las consultas podemos: * Seleccionar cierta informacion a través de unos criterios. * Modificar, borrar y afiadir datos a una tabla, ° * Visualizar informacién ordenada de diversas formas. * Obtener datos de una o varias tablas simultaneamente. * Ejecutar célculos. . : EEE Hay que diferenciar el concepto de consulta con el de buscar y filtrar. Buscar es un proceso para localizar registros en los diferentes objetos= de la base de datos, sin posibilidad de utilizar criterios complejos. Un filtro es un método mas restringido y con menos posibilidades de consulta de los datos almacenados, por ejemplo, sdlo nos permite las consultas en una sola tabla. Relaciones La relacién es una asociacién que se establece entre campos comunes de dos tablas, de forma que podemos acceder a la informacién de las tablas relacionadas. Cabe resaltar, que los campos por los que se relacionan dos tablas deben tener la misma informacién aunque el nombre de campo sea diferente. A la hora de establecer relaciones entre tablas podemos tener tres variantes: * Relacién uno a varios. Este tipo de relacion es la mas co- mun, y nos relaciona un registro de una tabla X con varios registros de campos coincidentes de otra tabla Y, por lo que un registro de la tabla Y sélo tiene un registro relacionado en la tabla X. Es obligatorio que el campo de la tabla principal, relacién del lado uno, sea clave principal. Ya vimos anterior- mente como se podia crear un campo clave principal y como estos identifican de manera unica a un registro de la tabla. Por ejemplo, en una tabla podemos tener los datos personales de un alumno, seria el extremo uno de la relacién, y en otra tabla las notas de cada asignatura que esta cursando, seria el extremo varios de la relacién. * Relacién uno a uno. Este tipo de relacién no es habitual porque esta informacién relacionada podria presentarse en una misma tabla. Se suele utilizar este tipo de informacién para dividir una tabla de muchos campos. * Relacién varios a varios. Es una relacién de un registro de una tabla X con varios registros de una tabla Y, y viceversa. Este tipo de relacién se crea definiendo una tercera tabla que relaciona las dos anteriores. Un ejemplo de este tipo de relacién seria una tabla de autores y de libros: un autor puede haber publicado varios libros y un libro ha podido ser escrito por varios autores. Vamos a ver cOmo podemos crear una relacién entre tablas y lo ha- remos con la tabla Libros (extremo varios de la relacién) y la tabla Editor (extremo uno de la relacién), donde tendremos la lista de editores correspondientes a libros de la tabla Libros,Crearemos la relacién desde la ficha HERRAMIENTAS DE BASE DE ie DATOS, grupo Relaciones, Relaciones. ‘Crear relaciones Nos aparecera el cuadro de dialogo Mostrar tabla, en el que indica- remos las tablas que vamos a relacionar, en nuestro caso Libros y Editor. Podemos seleccionar varias tablas manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Una vez seleccionadas hacemos clic en Agregar y cerra- mos el cuadro de dialogo. L meets SeleceiGn de las tablas a relacionar Nos apareceré la pestafia Relaciones con las dos tablas selecciona- das anteriormente. Observamos que el campo Registro y el campo Cédigo editor son campos clave principal de cada tabla. Tablas a relacionar Para crear la relacion hacemos clic en el campo Cédigo editor de cm la tabla Editor (tabla principal), lo arrastramos encima del campo Editor de la tabla Libros (tabla secundaria), que es el campo que contiene la misma informacién, y lo soltamos. En el cuadro de dia-a3 logo Modificar relaciones activamos la opcién Exigir integridad referencial, de esta manera, no nos dejara introducir datos en la tabla secundaria, en nuestro caso Libros, si previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla principal. Es decir, no podemos poner un editor en la tabla Libros hasta que no esté introducido en la tabla Editor. La integridad referencial tiene dos propiedades: 1) Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando cambiamos el valor del campo de la tabla principal, lo hacen también los valores de los registros relacionados de la tabla secundaria. 2) Eliminar en cas- cada los campos relacionados. Al eliminar un registro de la tabla principal, se eliminaran los registros relacionados de la tabla secun- daria. Seleccionaremos estas dos opciones y hacemos clic en Crear. ‘Modificar fa relacién La relacién creada entre las tablas se muestra con una linea que une ambos campos relacionados, y en cada extremo de Ia linea indica el tipo de relacién (uno a varios). Relacién entre las tablas Editor y Libros Utilizando el mismo sistema relacionaremos la tabla Libros con las GIES) 202s Material y Lengua.Relacién de la tabla Lébros con jas tablas Editor, Lengua y Material Para modificar o eliminar una relacién hacemos clic con el boton derecho en la linea que une los dos campos relacionados y selec- cionamos Modificar relacién o Eliminar, dependiendo de lo que queramos realizar. Ps aoaicerceacin] X<_Eimioar Modificar o eliminar relaciones Podemos realizar la gestién de las relaciones desde la ficha DISENO de HERRAMIENTAS DE RELACIONES. “ —| Ceutar table BE Xtomrdote = ES sie EEE ge vesnrcnons dns relacionee S2 informe de elacién ‘table 35{ Mostrar todas las relaciones: — — Cerrar Gestidn de relaciones Crear una consulta Para crear una consulta iremos a la ficha CREAR, grupo Consultas, Disefio de consulta. Asistente para|Cisefo de consuttas [consulta Disefto de una consultaato Nos aparecera el cuadro de didlogo Mostrar tabla, en el que indica- | remos las tablas que vamos a utilizar en las consultas, en nuestro caso Libros, Editor, Lengua y Material. Podemos seleccionar varias tablas manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Una vez seleccionadas, En la Vista Disefio de consulta tenemos en la parte superior las tabias con las que crearemos las consultas y que previamente he- mos insertado. Observamos que las tablas presentan las relaciones creadas anteriormente y que son necesarias para hacer consultas de mas de una tabla. En la zona inferior tenemos la cuadricula donde definiremos los criterios de las consultas. Cada columna de la cua- dricula corresponde a un campo. Vista Disefto de consulta ay) Estos son los elementos que forman la cuadricula: * Campo. De la lista desplegable de cada columna selecciona- remos el campo de la tabla con el que trabajaremos. También puede ser un campo calculado.¢ Tabla. Indica el nombre de la tabla a la que pertenece el campo. * Orden. Nos permite ordenar por uno o varios campos, de forma ascendente o descendente, el resultado de la consulta. ¢ Mostrar. Si la casilla de verificacién aparece desactivada, indica que el campo no se mostrara en el resultado de la consulta que visualizamos, pero si intervendra en los criterios para crear la consulta. * Criterios. Es una expresion que sefiala las condiciones que deben cumplir los registros que apareceran en el resultado de la consulta. * 0. Esta fila y las siguientes nos permiten afiadir condiciones OR. Vamos a crear una consulta utilizando las tablas Editor, Lengua, Libros y Material, en la que queremos visualizar todos los libros es- critos en lengua castellana. En el resultado de la consulta queremos visualizar el titulo del libro, los autores ordenados de forma ascen- dente, el aio de edicién del libro ordenado de forma ascendente, el nombre del editor del libro y el tipo de libro de que se trata. El campo Lengua de la tabla Lengua no aparecera en la visualizacién de los resultados, pero lo utilizaremos para crear el criterio “castellano”. Para insertar los campos a la cuadricula podemos hacer doble clic en el nombre del campo que aparece en la tabla y se pondra en la primera columna libre. También podemos hacer clic sobre una co- Jumna vacia de la fila Campo, aparecera una fiecha para desplegar todos los campos disponibles y seleccionamos el que nos interesa. Si utilizamos este Ultimo sistema, observaremos que los nombres de los campos empiezan por el nombre de la tabla, un punto y el nombre del campo, por ejemplo, Libros. Titulo. La opcion nombre de tabla, punto, asterisco (por ejemplo, Libros.*) indica que se mostrarén todos Jos campos de la tabla. ai Esitor.Céaigo eae Editor Nombre edit“2 La consulta de seleccién es el tipo de consulta que nos permite vi- sualizar un conjunto de registros que cumplen una serie de criterios. Es la consulta por defecto, y la encontraremos en la ficha DISENO, grupo Tipo de consulta, Seleccionar. Este tipo de consulta es la que utilizaremos para crear las consultas. La creacién de la consulta comentada quedara de la manera que se ve en la imagen. CCreacién de la consulta Para ejecutar la consulta y ver el resultado lo hacemos desde la ficha DISENO, grupo Resultados, Ejecutar. 1 cata Besweacor Ejecutar fa consulta Obtendremos el listado de los registros que cumplen con los criterios indicados.HF Coal [afi edie» Nombre bane Poveda; Stone, Gene i, 1993 Gircuto de Lectores fabején, Manuet;tattres |Academias deta Lengua Espafiola |. [Aguado Bleye, Pedro ° + paeuasosleye, [Agestiignacioattres, 3972 Argos 1971 Vieens vives 1973 Vieensvives 1976 Publicaciones Espafiolas Monografia 2000 Fundacié Calza de Pensions Monografia 202 Fundacd Cexa de Pensions ,Monogratf 1500 ededé Monograta rere Resultado de la consulta Para volver al disefo de la consulta iremos a la ficha INICIO, grupo Vistas, Ver, Vista Disefio. Vista Diseho de consulta Para guardar la consulta creada hacemos clic en el icono Guardar de la barra de herramientas acceso rapido. En el cuadro de dialogo Guardar como le damos un nombre, “Listado de libros castellano”, y hacemos clic en Aceptar. Desde ese momento tendremos disponi- ble la consulta en el panel de navegacién, desde donde la podremos abrir para ejecutarla o realizar modificaciones. ‘Nombre deta consume: [sto ae Hares eatenano,“a Crear consultas con criterios AND y OR Podemos hacer que una consulta cumpla con mas de un criterio simultaneamente, criterio Y (AND), para lo cual pondremos los cri- terios en la misma fila de 1a cuadricula, lo que indicaré que deben cumplirse al mismo tiempo todos los criterios que indicamos. Por ejemplo, modificaremos la consulta anterior para afiadir un cri- terio AND, de manera que los libros en lengua castellana deben ser una novela. Esto lo indicaremos en el campo Descripcion. feamecma [oowar impe TE ce oct? Criterio AND. Por tanto, en el resultado de la consulta se nos mostraran las novelas en castellano. Resultado de la consulta con criterio AND Tenemos otro tipo de criterio logico que es el O (OR). Aplicando este criterio indicamos que no es necesario que se cumplan a la vez to- dos los criterios definidos, inicamente los que se encuentran en la misma fila. Para definir un criterio OR lo hacemos en la fila de la cuadricula 0. Por ejemplo, modificaremos la consulta anterior para afiadir un cri- 63 ae OR, de modo que ademas de mostrarnos las novelas en lengua castellana, nos muestre también las novelas en lengua catalana. Esta vez activaremos la casilla de verificaci6n Mostrar del campo Lengua para saber en qué idioma esta escrita cada novela.Cd ‘abe: Order: i crmenos: Criterio AND y OR Por tanto, en el resultado de la consulta se nos mostraran las no- velas en castellano o las novelas en catalan, es decir, los dos tipos de novelas. FFE saa ae toro esterano ‘autores Talia edicion - Nombre editor -” Destripcign = FS Alain, Jean Claude 2001 Cru ‘Novela ‘catalan |Aluanell, Josep. . 1981 Barcanova Novela a {Anderson Kenneth . 1961 Juventud Novela “Castellano “aritzeta, Margarida 2000 cruilla “Novela Calver.iames ‘cart6, Joaquim [Gortés, Cartes {Stuciis, Bartomes Resultado de la consulta can criterios AND y OR Si hemos modificado una consulta y la queremos guardar con otro nombre, lo haremos desde la ficha ARCHIVO, Guardar objeto como, Guardar como, y le daremos un nuevo nombre. Guardar como Sipos de archive ‘Guardar el objeto de base de datos | coma | Tee de lino oi tae de eae Petusdjeecone GEE Guar: base ce aatscomo | : Taegan iano | i ' fiom sea. aascaden Bo secens tendecnne 2] (Guardar con un nuevo nombreAgrupacion de datos, Consultas con campos calculados Podemos agrupar registros por columnas (campos) de manera que se formen grupos con todos los registros que tienen el mismo valor en la columna de agrupacién, y sobre cada grupo se puede aplicar una funcién de resumen que calcule el resultado por cada grupo. Por ejemplo, podemos tener una tabla que tenga un conjunto de perso- nas de diferentes poblaciones, podemos agrupar esta tabla segun las poblaciones y aplicar una funcién de resumen que cuente cuantas personas hay de cada poblacién. Sobre este conjunto de datos agrupados, como ya hemos comentado, se pueden aplicar una serie de funciones de resumen, algunas de las cuales son: * Suma. Calcula la suma de un conjunto de valores de un campo. ° Promedio. Calcula la media de un conjunto de valores de un campo. * Min. Calcula el valor mas bajo de un conjunto de valores de un campo. ° Max. Calcula el valor mas alto de un conjunto de valores de un campo. * Cuenta, Cuenta el numero de valores de un conjunto de valores de un campo. * Dénde. Permite poner un criterio que deberén cumplir los valores del campo sobre los cuales se realizaré la agrupacion. Utilizando la agrupacién de registros y las funciones de resumen, veremos un ejemplo utilizando las tablas Libros y Material. Vamos a calcular cudntos libros por categorias hay en la tabla Libros, es decir, de los libros que tenemos en la tabla, cuantos son novelas, cuantos son diccionarios, etc. Para utilizar la agrupacion de registros tenemos que ir a la ficha DISENO, grupo Mostrar u ocultar, Totales. Morar u gut Calcular totalesEsta opcién nos afiadira una nueva fila a la cuadricula de la con- = sulta, la fila Total, donde encontraremos las funciones de resumen que hemos comentado antes, y la opcion Agrupar por, que es la que agrupa los registros por los valores de un campo. Fila Total Agruparemos por el campo Descripcién de la tabla Material, que es el campo que contiene las categorias de los libros que hay en la tabla Libros, y utilizaremos la funcién de resumen Cuenta en el campo Titulo de la tabla Libros, es decir, queremos saber cuantos libros hay de cada categoria. Ordenaremos la funcién de resumen en orden descendente para que nos muestre las categorias con mayor numero de ejemplares en las primeras posiciones. Disefio de la consulta de agrupacitin de datos En el resultado de la consulta observamos cada categoria y el numero. de libros de cada una de ellas.Resultado de la consulta de agrupacién de datos Modificar el formato de los campos de la consulta Podemos cambiar ciertas caracteristicas de formato de los campos que utilizamos en las consultas para que el resultado de la visualizaci6n del campo se presente con un cierto formato. Estas caracteristicas de formato dependen del tipo de campo, por ejemplo, un campo numé- rico, un campo de tipo fecha o uno de texto presentaran diferentes caracteristicas de formato. Para visualizar los formatos aplicables a cada campo, nos situamos en la cuadricula de la consulta, en la columna del campo, y en una fila libre hacemos clic con el botén derecho, y en el meni contex- tual seleccionamos Propiedades, donde nos aparecera el cuadro de dialogo Hoja de propiedades, que nos permite seleccionar, en el caso de un campo que contiene un valor numérico, su representa- cién: Moneda, Euro, Porcentaje, etc.; ademas podemos seleccionar el namero de decimales con que se visualiza el valor del campo. En caso de ser una fecha el dato devuelto por un campo, podremos ele- gir entre diferentes formatos de fecha para presentar la informacién. Hoja de propiedades Tipe de seteccére Propiedades del compo Propiedades de un campo numéricoLas propiedades del campo también nos permiten modificar el titulo del campo, por ejemplo, en el resultado de la consulta de agrupacién de datos que hemos visto anteriormente, el titulo del campo que aparece por defecto es CuentaDeTitulo. Podemos modificar esta propiedad, Titulo, y poner otro nombre, por ejemplo, “Numero de ejemplares”. ‘eae, -2 a 2 i Cambio en el titulo del campoInformes de datos Objetivos * Creacién y modificaci6n de un informe de datos. Creacién de informes automaticos usando el asistente ” para informes. 9 Modificar un informe desde la Vista Disefto. © Crear etiquetas a partir de informes. Entender el concepto de informe de datos Utilizamos los informes para presentar la informacién que proviene de una tabla o consulta, normalmente para imprimirlos. Esta infor- macién se organiza y formatea de acuerdo con las necesidades del usuario, pudiendo ofrecer los datos de manera personalizada con respecto a la informacién y ala forma de presentarla. Los informes también incluyen caracteristicas para agrupar y agregar datos. Se diferencian basicamente de los formularios debido:a que los infor- mes solo permiten visualizar o imprimir los datos, mientras que los formularios tienen un conjunto de controles para interactuar con la informacion.am 0) Emplear el asistente de informes Podemos crear un informe por varios sistemas. Uno de ellos es la utilizacién de un asistente para que nos vaya guiando por el proceso de creacién del informe. Para crear un informe utilizando un asistente iremos a la ficha CREAR, grupo Informes, Asistente para informes. Asistente para crear informes Para crear el informe con el asistente realizaremos una serie de pasos hasta completar el proceso: 1. Seleccionamos los campos que queremos incluir en el informe, para ello, seleccionaremos ia tabla o consulta de donde provienen los datos, serd la informacién en que se basaré el informe. Por ejemplo, si necesitamos informacién de varias tablas, podemos crear una consulta para obtener los datos y basar el informe en esta consulta. Nosotros crearemos un informe basado en la primera consulta que realizamos, Listado de libros castellano. La seleccionamos como el origen de la informacién y seleccionamos los campos que utiliza- remos. Podemos hacer doble clic en el campo para afadirlo o para eliminarlo de la selecci6n, o utilizar los botones correspondientes. En nuestro caso, seleccionaremos todos los campos y hacemos clic en Siguiente. °Seleccién de los campos de la lista de campos disponibles: faa Anadir un campo a los campos seleccionados. Eliminar un campo de la lista de campos seleccionados. Anadir todos los campos disponibles a los seleccionados. Eliminar todos los campos seleccionados. 2. Seleccionamos el tipo de visualizacién del informe, este paso sélo saldra si tenemos campos de mds de una tabla, que es nuestro caso. Seleccionamos por Libros. Hacemos clic en Siguiente. ‘Seleccién del tipo de visuatizacién 3. Seleccionamos los niveles de agrupamiento, siendo posible agru- par los registros del informe por mas de un concepto. No estamos obligados a agrupar la informacién, es una opcién que nos puede interesar o no dependiendo del tipo de informe. Por cada campo que agrupamos se creara un encabezado y un pie de grupo. En la zona de la derecha nos aparece un esquema de la estructura que tendré el informe segin el agrupamiento seleccionado. Desde Opciones de agrupamiento podemos detallar el tipo de agrupamiento. En nuestro caso agruparemos por el campo Nombre editor, que es el campo correspondiente al editor, por lo que la informacién nos sal- dra agrupada por la editorial del libro. Hacemos clic en Siguiente.Seleccién de los niveles de agrupamiento (opcional) Seleccién del nivel de agrupamiento: Anadir un nivel de agrupamiento. Eliminar un nivel de agrupamiento. fe] Fes Cambiar el orden de agrupamiento. 4. Podemos, opcionalmente, ordenar los datos del informe por uno o mds campos de forma ascendente o descendente. En nuestro caso seleccionaremos una ordenacién ascendente por el campo Autores. Tenemos funciones de resumen disponibles que es posible aplicar sobre los datos (Suma, M&x, Min, etc.) desde Opciones de resu- men. Hacemos clic en Siguiente. 5 Gee] TT Ch Tipo de ordenaién (opetonal)6. Indicaremos la distribucién de los datos dentro del informe y su ~B orientaci6n, vertical o apaisada. También podemos indicar al asis- tente que ajuste el tamano de la anchura de los campos para que se visualicen todos en una pagina, con la opcién Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una pagina. En nuestro caso seleccionaremos esta tltima opcién, una distribucién En pasos y una orientacién Vertical. Hacemos clic en Siguiente. 7. Indicaremos el titulo del informe, que a la vez sera el nombre del informe, en nuestro caso “Listado por editorial”. Con la opcién Vista previa del informe veremos el resultado del informe preparado para imprimir. Con la opcién Modificar el diseno del informe podemos modificar el aspecto del informe que hemos obtenido con el asistente. En nuestro caso seleccionaremos una Vista previa del informe. Hacemos clic en Finalizar. iano {ts ean tomate go neeta mites pr ee terme been na were dite mote seach? ‘Seleeci6n del nombre del informet3 Resultado del informe creado con el asistente. [lstase por editorial ‘oes csie r ne 94 wera son wt hn so werepata - Ueyd, LE: | eres: 3982 Monogratia sone ver 1m Monagate sare tabon nate sm mopate Treen terre 1 Morwpata poste ontantre Amettoce 180 serps erin. fe 120 oienien Seta d ble Feet cas 2S Morey sca a! Bn Monge ca Moet Andts Ole tenex Gl 3999 Ohno SeaMinetAntteingRineyces 199) Olea wonder fot 19 Meeget “naren tone eet wn Morepata seep enn itm conpr wt Morpsta Informe “Listado por editorial” Crear informes personalizados Hay tres formas generales de crear un informe: 1. Asistente para informes. Nos permite crear un informe siguiendo una serie de pasos, ya hemos comentado su funcionamiento. Una vez creado el informe lo podemos modificar y personalizar desde la Vista Disefio. 2. Autoinforme. Esta opcién crea autométicamente un informe basico de una consulta o tabla que hayamos seleccionado pre- viamente en el panel de navegacién. Una vez creado el informe, lo podemos modificar y personalizar desde la Vista Disefio. Esta opcién la tenemos disponible desde la ficha CREAR, grupo Infor- 80] mes, Informe.Se ma jhe 8 informe en blanco Intormes ‘Autoinforme Vamos a crear un autoinforme de la ultima consulta que elabora- mos, la que nos mostraba las novelas en castellano o catalan. Para ello, hacemos clic en la consulta que encontraremos en el panel de navegacion y seleccionamos la opcién Informe de la ficha CREAR. Automaticamente se creara el informe. Consuita OR Terai, desea are de Fak ‘teres acestion ferbeecrsr ‘cveniznes sieta, is te ‘ain sean cinede rotten 1A, easel Cae Rewling Ae ‘Autoinforme ereado 3. Informe en blanco. Con este método debemos disefiar el informe partiendo de un informe en blanco, sin informacion, de modo que tendremos que insertar los campos e ir dando formato. Tenemos dos opciones que nos permiten utilizar este método: Diserio de informe e Informe en blanco; ambas opciones estan disponibles en la ficha CREAR, grupo Informes. tnforres Informe en blanco En la mayoria de los casos resulta mas comodo y gil crear un in- forme con la ayuda del asistente o mediante un autoinforme, y luego desde la Vista Disefo realizar la personalizacién segan nuestras necesidades. Vamos a personalizar en la Vista Disefo cl informe creado con el asistente. Para ello, vamos al panel de navegacion, seccion Informes, y hacemos clic en el informe con el botén derecho, y en el ment contextual seleccionamos Vista Disefio.oesen | _——} Weed] Teesnecéo | To Foigina "€Tpagel & de” B [Pages Vista Disefto del informe La zona de disefio consta de cinco secciones generales: . Encabezado dei informe. Contiene la informacion que debe figurar unicamente al principio del informe, como por ejemplo el titulo. Encabezado de pagina. Contiene la informacién que se repetira al principio de cada pagina, por ejemplo, los enca- bezamientos de los registros (los nombres de los campos). Detalle. Contiene los valores de los-registros. Pie de pagina. Contiene la informacién que se repetira al final de cada pagina, por ejemplo, la fecha y el numero de pagina. Pie del informe. Contiene la informacién que tnicamente aparece al final del informe, por ejemplo, los datos de la per- sona que ha creado el informe. Cuando tenemos campos agrupados también habra: Encabezado de grupo (Encabezado Nombre editor). Habra uno por cada campo agrupado. Se utiliza para visualizar el nombre del grupo, por ejemplo, en el informe Listado por editorial que esta agrupado por Nombre editor presenta este tipo de encabezado. Pie de grupo. Se situa al final de cada grupo y normalmen- te se utiliza para presentar informacion de resumen. En el informe que hemos creado con ayuda del asistente, ya que no hemos utilizado funciones de resumen, no ha salido el pie de grupo.Alrededor de la zona de disefio tenemos unas reglas y una cuadricula 2 que nos ayudan a situar los controles. Podemos eliminar el encabezado, pie de pagina, regla y cuadricula ha- ciendo clic con el botén derecho en una zona libre del area de disefio, y en el ment contextual encontraremos las opciones para hacerlo. Ba eee aetonto cori 7 ZB bese oda Ey Bepenscaditorse [FE] Brepiedaden Opciones de visualizacion Podemos cambiar las propiedades de cada objeto: controles, enca- bezamientos, informe, etc., haciendo clic con el bot6én derecho en el objeto y en el ment contextual seleccionamos Propiedades. Hoja de propiedades Propiedades de un objeto (informe) Las opciones basicas de disefio que podemos realizar sobre los in- formes son: * Modificar los formatos de los objetos. Formatos de fuente, colores de relleno de forma, de contorno, alineacién, etc. Para ello seleccionamos el control y vamos a la ficha FORMATO, alli nos encontramos con dos grupos de opciones para modi- ficar estos formatos: Fuente y Formato de controles.Formato de fuente y alineacion 2 Camtiah Fo 2aRetleno de forma (eorex Forma cencrnnat Het deforma ~ Formato de contioles Formato de controles + Cambiar el tamaiio de los objetos. De manera general pode- mos modificar el tamafio de un objeto, haciendo clic sobre él, nos situamos en un controlador de tamamio y cuando el pun- tero cambie su disefio, flecha de dos sentidos, arrastramos para cambiar el tamario. Podemos modificar la alineacién, el tamazio y el orden entre controles desde la ficha ORGANIZAR, grupo Tamazio y orden. ‘Modificar el tamao del objeto 2 Fig ‘BBR, Tamaioy Alvear Traer al Enviar esmcioy > frente alfendo Tamafto y orden Modificar fa alineacién del objeto * Mover los objetos. Podemos mover los objetos que compo- nen el informe: controles, imagenes, etc., haciendo clic en el objeto, situandonos en su borde y cuando el puntero cambie su disefio, doble flecha, lo arrastramos y lo situamos en el lugar escogido. (gee riser ee Sette Eide fee a) st he ZONE Ls [ane pomep ace ealoe Pede Mover objetos * Afiadir objetos. Podemos afiadir una amplia variedad de controles: cuadro de texto, etiquetas, lineas, botén de opcién, imagen, etc., ademas de nuevos campos, todo ello desde la ficha DISENO, , grupos Controles y Herramientas. a #3 a srcmcamen] Hinde oan de propiededes tbulocin SS Herommentas, ‘Afiadir campos * Eliminar objetos. Haciendo clic sobre ¢l objeto y pulsando la tecla Supr podemos climinar un objeto del informe, por ejemplo, un campo.* Configuracién del disefio de pagina del informe. Podemos configurar los tamarios de los margenes para todo el informe © para una seccién concreta, configurar la orientacion del informe, horizontal y vertical, asi como seleccionar si se pre- senta la informaci6n en una o varias columnas. Todo esto lo podemos hacer desde 1a ficha CONFIGURAR PAGINA, en los grupos Tamario de pagina y Diserio de pagina. “mprimisolog ats Met Hoon! Columnas Coatgus me Le ne pagine 2 isthe de pagina Configurar el diseno de pagina Aplicamos algunas modificaciones sobre el informe creado con el asistente para informes: eliminar el campo Deseripcién, insertar una linea en el encabezado del informe y un rectangulo en el encabeza- miento de pagina que rodee los nombres desde campos. Modificamos el tipo de letra, tamario, color, sombreado, etc. Bio ehede Informe modificado Una vez realizadas las modificaciones oportunas en el informe, ha- bra que guardarlo. Si lo queremos guardar con el mismo nombre del informe original, haremos clic en la opci6n Guardar de la barra de herramientas de acceso rapido. Si le queremos dar otro nombre, lo haremos desde la ficha ARCHIVO, Guardar como, Guardar objeto como, Guardar como. ‘Nombre del informeCrear etiquetas a partir de informes La forma mas sencilla de realizar etiquetas a partir de los datos contenidos en la base de datos es utilizar el asistente para crear etiquetas. Las etiquetas se crean como un informe adaptado a las caracteristicas de estas. El asistente de etiquetas va planteando una serie de preguntas sobre el disefio de la etiqueta y los datos que mostrarén. El informe que crea el asistente lo podemos modificar posteriormente si fuera necesario. Primeramente debemos seleccionar desde el pane! de navegacion la tabla o consulta que utilizaremos como origen de datos para crear las etiquetas, en nuestro caso utilizaremos la consulta Listado de libros castellano. El asistente de etiquetas lo encontramos en la ficha CREAR, grupo Informes, Etiquetas. eea 3 Asistente para informes Jnforme ise de informe informe en blanco Ieformes Crear etiquetas| Para crear las etiquetas con el asistente realizaremos una serie de pasos hasta completar el proceso: 1. Si conocemos el fabricante y el ntimero de producto de las etique- tas, podemos elegir la opcién Filtro por fabricante y seleccionar el tipo de etiqueta en el cuadro Qué tamazio de etiqueta desea utilizar? En caso de no conocer el fabricante, buscaremos un producto con dimensiones y ntimero de etiquetas horizontales que coincidan con nuestras etiquetas. Si no encontramos ninguna eti- queta similar, seleccionamos la opcién Personalizar e indicamos las medidas de nuestras etiquetas y los datos requeridos. Indica- mos, ademas, si utilizaremos papel continuo o no. Hacemos clic en Siguiente.te asbtene cca etlavtes tinder 0 quetat penenaliades sot tunete de ciquete desea vt? tomete de procure: Oimerstonet: enero nerondat mt p ene Ziencisne 3 {cue fammerem 2 lous IMommrissen [io eomees em ib ‘Unided de meas "Woe ae eee mena © Hoyer uenas Comoe Cl Menta: tamatos panei cade Seleccién det tamafio de las etiquetas 2. Seleccionamos el tipo de letra, el tamario, el grosor, el color de texto y los atributos de cursiva y subrayado que queremos utilizar en la etiqueta. Hacemos clic en Siguiente. {ud fuerte clr gore que tans eter pontena dette Seteccién del formato del texto de Is etiqueta 3. Seleccionamos los campos que apareceran en la etiqueta, hace- mos doble clic sobre el campo para seleccionarlo, en nuestro caso, seleccionamos todos los campos de la consulta. Podemos situar cada campo en la posicién que deseamos utilizando la Barra es- paciadora y cambiar de linea utilizando la tecla Enter. Ademds, podemos anadir texto, por ejemplo la descripcién del contenido de cada campo. Podemos borrar un campo ya seleccionado tal como Jo hacemos con el texto, con las teclas Retroceso y Supr. Cuando hayamos organizado los campos en la etiqueta hacemos clic en Siguiente.{ut desea ou entetevea pest? ia tiga Ge cerca egende anaes de eae ambhin suede ‘hr tee ue detente 2 ne dienes en patolba, Seleccién de los campos de la etiqueta 4. Podemos elegir uno o mds campos por los que se ordenaré el listado de etiquetas, en nuestro caso lo hacemos por el campo Autores. Podemos hacer doble clic en un campo tanto para anadirlo a la ordenacién como para sacarlo de ella, o utilizar los botones corres- pondientes. Hacemos clic en Siguiente. Asitente pera etetas .tiqetas por una o ms npc: det bse de cites, Poe ‘téera pores de un are ter Gemalto pe ApS 7 eu ‘Ordenacién de las etiquetes (opcional) . Damos un nombre al informe de etiquetas creado, en nuestro caso “Etiquetas Listado de libros castellano”. Podemos Ver las etique- tas tal y como se imprimirdan, serd nuestro caso, 0 Modificar el disefio de la etiqueta. Hacemos clic en Finatizar.2904 none aeomme? ‘Rien tne derek aetna a ete aintomacdn que ease eceba par ean igus, Gut deea recat © Mosticaiaiete aru cbaicin Listado de las etiquetes creadas, Visualizamos el listado de las etiquetes tal como se imprimiran. ‘Asimov, isaac ‘austen Jone 1304 1967 ‘Aonun Edtorat Plante Wonografe Menogets Avert, Euro 1981 uie Monogr te Listado de las etiquetes creadas Entender el concepto de formulario de datos Un formulario es un objeto de la base de datos que podemos utili- zar para insertar, eliminar, modificar o mostrar datos de una tabla © consulta. Los formularios los podemos utilizar para controlar el acceso a los datos, por ejemplo, se puede impedir que ciertos cam- pos se puedan modificar. La utilizacion de formularios con disefios funcionales y visualmente agradables hace mas eficaz el trabajo con una base de datos.“ti Emplear el asistente de formularios Podemos crear un formulario mediante varios sistemas, por ejemplo, podemos utilizar un asistente para que nos vaya guiando por el pro- ceso de creacién del formulario. Para crear un formulario utilizando el asistente iremos a la ficha CREAR, grupo Formularios, Asistente para formularios. & [Oy Bhesertepare torus] _ Eg Novegecion Frmulaso Diseio del Formulatio. formulario. en blanco [i Més fermularias ~ Forme ‘Assistente para formularios Para crear el formulario con el asistente realizaremos una serie de pasos hasta completar el proceso: 1. Seleccionamos la tabla o la consulta en que se basaré el formulario y los campos que queremos incluir. Si queremos utilizar campos de mas de una tabla, podemos crear una consulta que combine los campos de estas y luego crear el formulario de acuerdo con la consulta. Crearemos un formulario de la tabla Libros. Como el formulario lo utilizaremos para gestionar los registros de la tabla Libros, utilizaremos todos sus campos. Podemos hacer doble clic en un campo para afadirlo a los campos seleccionados 0 para eli- minarlo de la seleccién o bien utilizar los botones correspondientes. Hacemos clic en Siguiente. {ut carpes desee Indu en el formato? Puede coir de més de une consulta 0 tabia, ‘Campos selecconados: Seleccién de los eampos de! formularioSeleccién de los campos de la lista de campos disponibles: Afadir un campo a la lista de campos seleccionados. Es] eliminar un campo de los campos seleccionados. Afadir todos los campos disponibles a los seleccionados. Eliminar todos los campos seleccionados. 2. Seleccionamos cémo se distribuiran los datos dentro del formulario, Tenemos cuatro opciones posibles: En columnas, que sera la que utilizaremos, Tabular, Hoja de datos y Justificado. En la zona izquierda podemos observar el aspecto que tendré el formulario con cada distribucién seleccionada. Hacemos clic en Siguiente. Asiatente para formitarios Qué aistrtoucién desea aptcar a formutar? . oben] © Weoutar "© Holade datos + @umade HTN OCOD WH IE 1 WIC cancers |{— ] Seleccién de Ia distribucién de tos datos 3. Indicaremos el titulo del formulario, que a la vez sera su nombre, en nuestro caso “Libros”. Con la opcién Abrir el formulario para ver o introducir informacién tendremos listo el formulario para Su utilizacion, que en nuestro caso sera la opcién que seleccione- mos. Con la opcién Modificar el disefto del formulario podre- mos modificar el aspecto del formulario que hemos obtenido con el asistente. Hacemos clic en Finalizar. comQUE thuto oesen apt atone? {ioror {st es toda tntomucién ave neces et sient para atte forme. {Desea sri fereutade o moda dite el format i | © Mociticar ef cisefo det Tormutare, Seleccién del nombre det formulario Resultado del formulario creado con el asistente. 3) twos Libros regio | C7 Ato edictn [3573] ‘ula ((Metalurgia: Une dizdpling —]Oeserigtoces ibnctes de laeaturar lividada. temnolog! Peidede d merall:tecnolog'a: ___| sunores fRewrade;calvGako,Felipe | Ressmen [Confers | Prone port i eS Profesor. O.0.Felipe A. Material | [catva Calvo en ta Estotus fa } Paginas ay | dimension Nivel luntv “| Cn Volimenes 7 Detattes — Srus ws Provedencia don =Crear formularios personalizados Hay tres formas generales de crear un formulario: 1. Asistente para formularios. Nos permite crear un formulario siguiendo una serie de pasos, ya hemos comentado su funcio- namiento. Una vez creado el formutario, lo podemos modificar y personalizar desde la Vista Diserio. 2. Autoformulario. Esta opcién crea automaticamente un formula- rio basico, de una consulta, tabla o informe que hayamos selec- cionado previamente en el panel de navegacién. Una vez creado el autoformulario, lo podemos modificar y personalizar desde la Vista Disefio. Esta opcién la tenemos disponible desde la ficha CREAR, grupo Formularios, Formulario. Vamos a crear un autoformulario de la ultima consulta que elabora- mos, la que nos mostraba las novelas en castellano o catalan. Para ello, hacemos clic en la consulta que encontraremos en el panel de navegacién y seleccionamos la opcion Formulario de la ficha CREAR. AutomAticamente se creara el formulario. Afioedieita Nomereesitar [Erie i Bescrnaiés tengo Autoformulario creado 3. Formulario en blanco. Con este método debemos disefiar el formulario partiendo de un formulario en blanco, de modo quetendremos que insertar los campos e ir dando formato. Tenemos dos opciones que nos permiten utilizar este método: Diserto dei Jformulario y Formulario en blanco, ambas opciones estan dis- ponibles en la ficha CREAR, grupo Formularios. Formulario en blanco En la mayoria de los casos resulta mas cémodo y agil crear un for- mulario con la ayuda del asistente o un autoformulario, y después desde la Vista Disefoo realizar la personalizacién segin nuestras necesidades. Vamos a personalizar en la Vista Disefio el formulario creado con el asistente. Para ello, vamos al panel de navegacién, seccién for- mularios, hacemos clic en el formulario con el bot6n derecho y en el ment contextual seleccionamos Vista Disefio.La zona de disefio consta de tres secciones generales: (om * Encabezado del formutario. Contiene la informacién que aparece al principio del formulario, como por ejemplo, el titulo. * Detalle. Contiene los registros. * Pie del formulario. Contiene la informacion que aparece al final del formulario. Alrededor de la zona de disefio tenemos una regla y una cuadricula que nos ayudan a situar los controles. Podemos eliminar el encabezado, pie de pagina, formulario, regla y cuadricula haciendo clic con el botén derecho en una zona libre del area de disefio, y en el meni contextual encontraremos las opciones para hacerlo. B Ge ainoanions ‘Opciones de visualizacion Podemos cambiar las propiedades de cada objeto: controles, encabe- zado, formulario, etc., haciendo clic con el boton derecho en el objeto y en el ment contextual seleccionamos Propiedades. Hoja de propiedades 0 5 Propiedades del objeto (formulario)eto Las opciones basicas de disefio que podemos realizar en los formu- larios son: * Modificar los formatos de los objetos. Formatos de fuente, colores de relleno de forma, de contorno, alineacién, formato de ntimero, etc. Para ello seleccionamos el control y vamos a la ficha FORMATO, alli nos encontramos con tres grupos de opciones para modificar estos formatos: Fuente, Niimero y Formato de controles. 7 “S| [o FR Brtooctom — haf T) contemo deforma Peo wa| | Se ome hee Seana t ines evmate de cote Formato de fuente y alineacion Formato de nimero Formato de controles * Cambiar el tamasio de los objetos. De manera general pode- mos modificar el tamafio de un objetom, haciendo clic sobre él, nos situamos en un controlador de tamafio y cuando el puntero cambie su disefio por el de una fiecha de dos senti- dos arrastramos para cambiar el tamafio. Podemos modificar la alineacién, el tamafio y el orden entre controles desde la ficha ORGANIZAR, grupo Tamafo y orden. 22 fe Hh ee Tamaiio y Alinear Traeral_ Enviar espacio” 7 frente al fendo Tamaio y orden Modificar el tamafto del objeto “Modificar la alineacion del objeto * Mover los objetos. Podemos mover los objetos que componen el formulario: controles, imagenes, etc. Haciendo clic en el objeto, nos situamos en su borde y cuando el puntero cambia de disefio a la doble flecha lo arrastramos y lo situamos en el lugar escogido. Mover objetos MET] 9 - Adaair objetos. Podemos afadir una amplia variedad de controles: cuadro de texto, etiquetas, lineas, botén de opcién, imagen, etc., ademas de nuevos campos, todo ello desde la ficha DISENO, grupos Controles y Herramientas‘Attadir controles Eg Ayreger campos] Hoje de Orden de 7 propiedades tabulcion “E eramientas ‘Afiadir campos. « Eliminar objetos. Haciendo clic en el objeto y pulsando la tecla Supr podemos eliminar un objeto del formulario, por ejemplo, un campo. Aplicamos algunas modificaciones sobre el formulario creado con el asistente para formularios: modificamos el tamafio de las etiquetas de los campos y la posicién de estas. Insertamos un rectangulo en el encabezado y en el detalle del formulario. Cambiaremos el color de fondo del detalle. Modificamos el tipo de letra, tamario, color, sombreado, etc., en todo el formulario. Aio-edicion Formulario modificado By iowa huts dota ilosoharearent Hoste _ fl —F | — | J Una vez realizadas las modificaciones oportunas en el formulario, habra que guardarlo. Si lo queremos guardar con el mismo nombre que el formulario original, haremos clic en la opcién Guardar de la barra de herramientas de acceso rapido. Si le queremos dar otro nombre lo haremos desde la ficha ARCHIVO, Guardar como, Guar- dar objeto como, Guardar como.Nombre det formutario La Vista Presentacién es una vista en la que se puede modificar el aspecto del formulario de una forma similar a la realizada en la Vista Disefto, aunque hay diferentes acciones que no se pueden realizar en la primera y es necesaria la utilizacién de la Vista Diserio. En la Vista Presentacién se visualiza el formulario con los datos reales en los controles, por lo que es una vista muy apropiada para ajustar el tamafio de los controles y para realizar otras tareas que afectan al aspecto visual y de uso del formulario. Podemos acceder a esta vista desde la ficha INICIO, grupo Vistas, Ver, Vista Presentacién. Editar datos de un formulario Las diversas operaciones de edicién que hemos visto para las tablas son aplicables, utilizando el mismo sistema, en los formularios. Para editar los datos de una tabla utilizando un formulario lo abrimos desde el panel de navegacién haciendo doble clic. El formulario se abrira en la Vista Formulario, En general, las diversas tareas que se realizan con las tablas se pue- den hacer con los formularios utilizando el mismo sistema: * Para introducir un nuevo registro en la tabla utilizando un MES) © formulario lo hacemos escribiendo la informacién en cada campo, tal como hacemos en una tabla. Los nuevos datos se actualizaran automaticamente en la tabla.+ Podemos buscar y reemplazar datos de la misma manera que hicimos en las tablas. Tenemos toda la informacién en el punto Emplear la herramienta de busqueda. * Podemos modificar los datos de un registro haciendo clic en el registro y haciendo las modificaciones pertinentes de la misma manera que en una tabla. Todas estas modificaciones se actualizan automaticamente en la tabla. * Nos podemos desplazar por los registros de la misma manera que lo hacemos por la tabia utilizando el control de desplaza- miento, Tenemos toda la informacién en el punto Desplazar el cursor por la tabla de datos. « Para eliminar un registro, nos situamos en el registro utili- zando el control de desplazamiento y seleccionamos la opcién de la ficha INICIO, grupo Registros, Eliminar, Eliminar registro. El registro eliminado se eliminara de la tabla y, por tanto, de la base de datos. [3 earaeascokegna Eliminar registros. Ademas, podemos aplicar filtros a los formularios: filtro por seleccién, filtro por formulario y filtro avanzado, y también los diferentes tipos de ordenacion de registros. Todo ello de la misma forma como hemos hecho con una tabla. Tenemos toda la informacién en los puntos Filtro por selecci6n, Filtro por formulario y Filtro avanzado. Emplear el asistente de controles para afiadir objetos al formulario En general, para insertar un control a un formulario desde la Vista Disefio seleccionamos el control y lo dibujamos en el propio for- mulario, aunque hay otros controles que tienen mas dificultad de configuracién y por ello se incluye un asistente que nos guia en su creacién. Por ejemplo, tenemos los controles Cuadro combinado y Cuadro de lista que utilizan el asistente para su creacion. Veamos como podemos utilizar un cuadro de lista en el formulario Libros. Desde la Vista Diserio del formulario vamos a la ficha DISE- NO, grupo Controles, Cuadro de lista, y dibujamos el control en elmac: | formulario. Automaticamente se activara el asistente que nos guiara en la configuracién de las propiedades del control. ‘Cuadro de lista Una vez dibujado el control se activara el asistente automaticamente: 1, Seleccionamos el origen de los valores del control: 1) Si el origen de datos es una tabla o consulta, seleccionaremos la opcién Deseo que el cuadro de lista busque los valores en otra tabla o consutl- ta. 2) Podemos escribir un conjunto de valores utilizando la opcién Escribiré los valores que desee. 3) Si queremos que el control realice una operacién de busqueda en lugar de que funcione como un elemento de entrada de datos, utilizaremos la opcién Buscar un registro en el formulario segan el valor que he seleccio- nado en el cuadro de lista. En nuestro ejemplo seleccionaremos la opcién 1). Hacemos clic en Siguiente. © Lettie tos yores ave deste, So eta e tmnt ein orc he Seleccionar el origen de datos 2. Seleccionaremos la tabla o consulta de donde provienen los datos. En nuestro ejemplo, la tabla es Material, que es la tabla principal de los datos que contiene la tabla Libros en el campo Material. Hacemos clic en Sigutente.{ut tte 0 consuta debe propardons tos valores pata ecubero dt | ~~ [@ pew © conums © anes (Cearceur “] ( finetiar Dar un nombre a la etiqueta del evadro de lista En la Vista Formulario observamos el funcionamiento del cuadro de lista. Seleccionamos un valor del cuadro de lista Material y este valor se almacena en el campo Material.Tuto auteves Resumen tater status Paginas ‘mension © ‘ive Votimenea Pas eogua SignatureCopia de seguridad de la base de datos © Obj jetivos * Creacién de copias de seguridad y compactacién y reparacién de una base de datos. Copia de seguridad. La informacién es un elemento muy importante tanto en el Ambito profesional como en el privado, por lo que es necesario protegerla de accesos no autorizados utilizando permisos de acceso a la informa- ‘cién. Por otro lado, hay que asegurar que la informacién esté dispo- nible cuando sea necesaria, en este sentido, las copias de seguridad son una herramienta que nos permiten salvaguardar la informaci6n ante diferentes tipos de peligros que la pueden afectar. Podemos crear una copia de seguridad de una base de datos desde Ja ficha ARCHIVO, Guardar como, Guardar base de datos como, Realizar copia de seguridad de la base de datos, Guardar como. El programa nos hara una copia de seguridad de la base de datos activa en la ubicacién y con el nombre que elijamos.Guardar como ‘Tipas de archivo [Guardar base de datos i col (aoe see pia aes ee Gap somerset come Copia de seguridad. Como el proceso de copia de seguridad genera una copia de la base de datos abierta, la restauracién de la copia de seguridad consiste en desplazar a la ubicacién original y asignar de nuevo el nombre original al archivo copiado. Compactar y reparar El trabajo habitual con una base de datos supone crear, modificar y eliminar objetos y datos, esto hace que el archivo de base de datos se pueda fragmentar y ocupar un espacio de disco innecesario. La herramienta compactar y reparar realiza una compactacién del ar- chivo de modo que se reorganizan los datos para ocupar el espacio que antes no se utilizaba, de esta forma se optimiza el rendimiento de la base de datos. Por otro lado, también pueden producirse errores en el archivo de base de datos qué provoquen que no sea posible trabajar con algunos de sus objetos. Podemos utilizar la herramienta compactar y reparar para que el programa intente solucionar estos errores. La herramienta de compactar y reparar la tenemos en la ficha AR- CHIVO, Informacién, Compactar y reparar base de datos.informacion Biblioteca acne, Gy || Somescaryreparar |] vaecargece gem ey Compcarysesen || Segre oni eh ededeor "| uededn S| AMinisarusuatios y | permis poms” | Ue cota semies ppm | tmaghelaceseeorvsatenegtnet ‘rami wa Seabee " Establecer contrasefia pare la base de datos Grew cetena ye mdenge dc rc iene tes he Compactar y reparar La herramienta de compactar y reparar es un elemento que optimi- za el funcionamiento de la base de datos y que repara los posibles problemas que puedan surgir en su funcionamiento, por lo que es una herramienta cuya funcionalidad es recomendable utilizar con regularidad. Podemos especificar que el programa active esta herramienta cada vez que cerramos un archivo de base de datos, para lo cual activare- mos esta opcion desde la ficha ARCHIVO, Opciones, Base de datos actual, Opciones de aplicaciones, Compactar al cerrar. oem auc amc Brana eioia | un detentionInformacion general sobre Access 2013 Informacién genera! ‘Access es la aplicacién de bases de datos del paquete Office 2013. Una base de datos es un conjunto de datos que guardan alguna relacion entre si, éstos se encuentran almacenados en un sistema informatico y pueden ser utilizados para consultar la informacion que contienen. Las bases de datos deben estar bien organizadas y clasificadas para encontrar rapidamente lo que se busca en un momento determina- do. Este es el trabajo que Access realiza para ayudar al usuario a guardar la informacién bien clasificada y posteriormente a localizarla rapidamente con pocos clics de ratén o incluso a mostrarla con di- sefos personalizados en informes. Las bases de datos se utilizan en todos los niveles y, hoy en dia, seria imposible trabajar con eficacia si no se dispusiera de estas herramientas. Entorno de trabajo Cuando se abre el sistema gestor de bases de datos Access, se mues- tra la pantalla de inicio tal como se ve en la siguiente imagen: HaEn la parte derecha de la pantalla aparece un panel con diferentes iconos, Base de datos web en blanco, Base de datos de escritorio en blanco y diversas plantillas. 1. *Se selecciona la plantilla deseada, por ejemplo, Tareas. Entonces, apareceré una nueva ventana que permite indicar la ubicacién y el nombre que se va a dar a la base de datos. 2. Cuando se pulsa sobre el botén Crear, se descarga la plantilla correspondiente (las plantillas estén en lfnea y se descargan al momento desde Internet} y se abre la base de datos respectiva.Timi Be Estructura de Jas bases de datos Una base de datos Access esta estructurada de la siguiente manera: Base de datos. Es un almacén de datos donde la informacién se registra de forma sistematica para después ser consulta- da facilmente. Una base de datos suele contener miltiples tablas. ‘Tabla. Es una coleccion de registros de datos organizados en categorias bien definidas, o campos. Las tablas estan forma- das por diferentes campos y contienen multiples registros. Registro. Es cada una de las filas de datos contenidos en una tabla. Cada registro esta formado por multiples campos. Los registros son el equivalente a las filas utilizadas en Excel. Campo. Es cada una de las categorias de informacion de una tabla. Los campos son el equivalente a las columnas utilizadas en Excel. Tablas, consultas, formularios y otros objetos Uno de los principales obstaculos que impide que los usuarios con- fien en las bases de datos, es que no es posible acceder directamen- te a los documentos, como ocurre en Word o Excel. Access es una aplicacién contenedora y, por tanto, cuando se abre un archivo nose abre un documento directamente, sino un archivo que contiene diferentes objetos (tablas, consultas, formularios, informes, macros, etc.). Por eso, es preciso saber cémo se almacenan los datos en una base de datos y como se pueden mostrar en la pantalla o enviarse a la impresora. Tablas para almacenar informacion La informacion de las bases de datos se almacena en tablas. En una tabla se incluye un campo para cada categoria de informacion que se desea registrar. Los campos son las columnas de una tabla. El primer paso para crear una tabla es dar nombres a los campos y decidir qué tipo de informacion se quiere almacenar en cada uno. 1. Por ejemplo, si se quiere crear una tabla para almacenar informa- cién de clientes, son necesarios campos como “ID”, “Compafiia”, “Apellidos”, “Nombre”, etc. Una base de datos puede constar de una tinica tabla o de varias que pueden estar relacionadas entre si. Si se trabaja con mucha infor- macién, almacenar los datos en mas de una tabla es una ventaja. Formularios para introducir datos 1, Después de crear los campos en la tabla, se pueden empezar a introducir registros. Un registro describe todos los datos relativos a una persona o cosa. En el ejemplo del caso anterior, cada registro comprende la identificacién completa de un cliente. Los registros constituyen la informacién esencial de la base de datos. Por eso, toda la informacion se almacena en ellos. Aunque se pueden intro- ducir registros directamente en una tabla, hay otras formas para hacer mds sencilla la tarea del usuario; por ejemplo, el uso de formularios. Un formulario es una pantalla o interfaz, donde se crean una serie de objetos como cuadros de texto, listas desplegables 0 cuadros combi- nados que ayudan a registrar datos de forma mas répida y eficiente. Por ejemplo, en la siguiente imagen se encuentra un formulario para tellenar Detailes de tareas.eee % completado 0% Fecha de vencimierto Datos adgmtos Oo) Deserioaén En la pantalla anterior se ve la forma de introducir un registro a través de un formulario, lo que constituye una manera practica y sencilla de trabajo para el usuario. El formulario tiene un lugar para introducir cada campo de la tabla. En dicho formulario se puede ver claramente qué tipo de informacion se debe introducir en cada campo. Consultas para obtener y mostrar datos Una consulta es una pregunta que se realiza a una base de datos. Por ejemplo, gen qué fecha una determinada persona compré un determinado producto? La potencia de busqueda y clasificacién que ofrecen las consultas de Access es muy buena. Otro ejemplo seria, en una base de datos de direcciones, utilizar una consulta para buscar a todas las personas que tienen en comin un cédigo postal o una provincia. En definitiva, se puede obtener tanta informacién como permita la creatividad o imaginacién del usuario. Las consultas pueden llegar a complicarse en la medida en que se quiera obtener mas informacion. Por ejemplo, para segmentar cli- entes, se podrian buscar todos los clientes de un cédigo postal que compraron mas de 3.000 u.m. durante el ultimo ano. En este caso, Hea la consulta requiere de varias condiciones. Después de crear una consulta, ésta se puede guardar y volver a eje- cutar siempre que se requiera. Esto supone una gran ventaja, ya que se hace el trabajo una tnica vez y sirve para posteriores ocasiones.“ Ademas, se pueden utilizar las consultas ya creadas como base para la construccién de nuevas consultas. La informaci6n registrada en las tablas de la base de datos normalmente varia con el tiempo, pero esto no supone un problema, ya que siempre se podra obtener la informacién actualizada mediante la ejecucién de consultas bien. disefiadas. Informes para presentar datos Los informes pueden crearse directamente con tablas o con los re- sultados de las consultas. Generalmente, son utilizados por usua- rios que tienen interés en ver la informacién de diferentes maneras. Estos objetos deben permitir su impresin y distribucion, para que la informacién obtenida pueda ser estudiada y analizada. Access per- mite la edicién de informes con acabados atractivos y profesionales que en muchos casos son realizables de forma automatica. Ademas, permite enviar la informacién contenida en ellos a otros programas de la familia Office como Word o Excel. Introduccién de datos Cuando se trata de introducir datos en una tabla, se puede elegir entre trabajar directamente con ella a través de Vista Hoja de datos utilizar un formulario que se cree al efecto. Las ventajas de introducir datos en Vista Hoja de datos son: * Se pueden ver y manejar muchos registros a la vez. * Se pueden comparar datos facilmente entre los registros. + Los datos se pueden ordenar por columna con los comandos ubicados en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha INICIO. * Se puede desplazar hacia arriba o hacia abajo para localizar registros. Introducir datos en Vista Hoja de datos es como introducirlos en una tabla convencional de otros programas como Word o Excel. Al igual que con las tablas, una hoja de datos consta de columnas y filas. Los registros se introducen en filas, y cada columna representa un campo. Los usuarios de la hoja de datos pueden controlar muchos registros simultaneamente. 1. Para abrir una tabla en Vista Hoja de datos, se hace doble clic en su nombre en el panel de navegacion. También se puede abrir haciendo clic con el botén derecho en el nombre de Ia tabla y, en el panel de navegacién, seleccionando del meni contextual la opcién AbrirPara que la hoja de datos esté mejor organizada y sea mas facil de manejar, se puede manipular su apariencia. Access ofrece para ello algunas herramientas como: * Reorganizar columnas. Para mover una columna a otra ubicaci6n, hay que hacer un clic en su nombre en la parte superior de la hoja de datos y arrastrarla hacia la izquierda o la derecha. * Cambiar el tamafo de las columnas. Se traslada el pun- tero entre los nombres de columna en la parte superior de la hoja de datos y, cuando aparezca la flecha de dos puntas, se hace un clic y se empieza a arrastrar. Para hacer una co- lumna lo suficientemente grande como para que se ajuste a su entrada més ancha, se mueve el puntero entre los nom- bres de las columnas y se hace doble clic cuando aparezca la flecha de dos puntas para que se autoajuste. * Cambiar las fuentes. La fuente predeterminada para una hoja de datos es Calibri 11 puntos, pero se puede elegir otro formato en el grupo Formato de texto de la ficha INICIO, * Cambiar la apariencia de las lineas de la cuadricula. Se abre la lista desplegable pulsando el botén de comando Lineas de divisién y se cligen las opciones para cambiar el numero y el grosor de las lineas de la cuadricula. ° Alternar colores en las filas. Se abre la lista desplegable pulsando el botén de comando Alternar color de fila y se eligen las opciones para cambiar el color de fondo de la hoja © para alternar un color diferente para cada fila. 2. Si se desea una apariencia personatizada para todas las hojas de datos con las que se trabaja, se hace un clic en la ficha ARCHIVO y se selecciona Opciones, apareceré el cuadro de didlogo Opciones de Access. A continuacién, se selecciona Hoja de datos y en el panel de la derecha Personalice la apariencia de las hojas de datos en Access, se modifican aquellos pardmetros que se estimen convenientes. El panel de navegacién Cuando se abre una nueva base de datos en blanco, directamente se tiene la posibilidad de empezar a crear tablas, tal y como se muestra en esta imagen:Para operar por primera vez con el panel de exploracién se puede actuar de la siguiente manera: + Elegir un tipo de objeto. Se sclecciona un grupo (tablas, consultas, formularios, informes, etc.) de la lista desplegable Tipo de objeto situada en el panel de exploraci6n o se selec- cionan todos los objetos de Access para ver todos los grupos. * Crear un nuevo objeto. Se hace un clic en la ficha CREAR y, a continuacién, se elige el tipo de objeto que se desea crear. Al crear nuevos formularios e informes, hay que hacer un clic en una tabla o una consulta en el panel de exploracion para basar el nuevo formulario o informe en la tabla o con- sulta indicada. ¢ Abrir un objeto, Para abrir una tabla, consulta, formulario o informe, hay que hacer doble clic en el objeto. También se puede hacer un clic con el botén secundario del ratén en el objeto deseado y, a continuacién, elegir Abrir en el ment contextual que aparece. « Abrir un objeto en la vista Disefo. La tarea de disefiar tablas, consultas o formularios se realiza con Vista Disefio. Si un objeto necesita ser disefiado o modificado, se debe hacer un clic con el botén secundario del ratén en él y, a continuaci6n, elegir Vista Disefio en el menu contextual. ° Busqueda de objetos. Se utiliza la barra de busqueda para 418] localizar los objetos que contengan la frase que se teclee en el nombre de visualizacién. Segin se vaya escribiendo, los objetos que no cumplan con los caracteres escritos iran des- apareciendo, permaneciendo en pantalla solamente aquellos que cumplan con lo tecleado.* Manipular el panel de navegacién. Se hace un clic en el botén de barra de control Abrir/cerrar en la esquina superior derecha del panel de exploracién cuando se desee reducir o ponerlo fuera del entorno. También se puede cambiar el ta- manio del panel haciendo clic en el borde del extremo derecho y arrastrando hacia la izquierda o la derecha. Practica, paso a paso ‘Se va @ crear una tabla en la que se van a introducir verbos irregulares en inglés, Ademas, en la misma tabla aparecer4 su significado en castellano y en alem4n. La tabla tendra un campo clave autonumérico y se rellenaran varios registros con datos. 1. Lo primero que se debe hacer es crear una nueva base de datos en blanco. Se llegaré a la pantalla inicial de cualquier base de datos nueva. en Ss 2. Acontinuacién, se va a la pestaria CREAR y se pulsa sobre el boton Disefio de tabla. Entonces, se van creando los diferentes campos que van a contener la informacién. Se crea primero el campo “Id” con el tipo de datos Autonumeracién y después el resto de campos con el tipo Texte corto. 3. Se genera una clave con el campo “Id” y se comprueba que se trata FEE de un indexado sin duplicados. El diserio de la tabla debe ser como el de la imagen:TD ee ee ee 4. El ultimo paso es rellenar los registros con la informacién deseada. No es necesario rellenar el campo clave, puesto que se generard automdticamente. El aspecto final ser como el siguiente: Se Se eee iy SS FS S ¢ Smee apr ansehen oy woe a * i, sum onteegee weg treet ee . Cis eS am Pm or a fla as = i ig mm. & 2 os is os rs : pred oT © oe one t Coie Set Se oS 1 Mera thew Se faa j ee em ted td tee . fnee wi ten ea J ~ A, wwTrabajo con tablas Creacién de tablas La primera parte del disefio de una base de datos consiste en la creacion de las tablas y la posterior introduccién de los datos en ellas. A partir de aqui, ya es posible trabajar con la base de datos para obtener la informacién que se precise. Para la creacién de una tabla se debe ir a la ficha CREAR. Dentro del grupo Tablas se hallan disponibles las opciones de creacién en el panel de navegacién. Se puede crear una tabla desde cero, deta- lando las caracteristicas de cada campo, uno a uno. También se puede importar la tabla de una base de datos externa o utilizar una plantilla, lo cual permite ahorrar mucho tiempo, ya que se parte de una tabla existente. Creacion de tablas desde cero Crear una tabla desde cero implica crear la tabla y, a continuacién, escribir los campos uno por uno. Para ello, hay que seguir estos pasos: 1. 2. 3 Hacer un clic en la ficha CREAR. Pulsar en el botén de comando Disefio de tabla, situado en el grupo Tablas. Cuando aparece la ventana de disero, se introducen los campos necesarios en la tabla. . Pulsar en el botén Guardar de la barra de herramientas de acceso FEARS rapido. Cuando aparezca el cuadro de didlogo Guardar como, se debe introducir un nombre descriptivo para la tabla y después pulsar en Aceptar3 En el panel de navegacién se vera el nombre de la tabla que se ha creado. Para ver todas las tablas existentes, hay que hacer un clic en el grupo de tablas. Abrir y visualizar las tablas Como con todos los objetos contenidos en Access, la operacién de abrir una tabla se realiza desde el panel de navegacién. Se selecciona el grupo Tablas para ver las tablas que hay creadas. Access permite abrirlas en modo Vista Hoja de datos o en modo Vista Diserio. Vista Hoja de Datos sirve para introducir y examinar datos, mientras que Vista Diserio sirve para disenar la tabla, crear campos y describir sus parametros y caracteristicas. En las dos siguientes imagenes se tiene un ejemplo de cada una de Jas vistas: i any 1 iy # H ! TUDES eH P Une SHEETPara cambiar de vista hay que hacer un clic en el botén Ver en el extremo izquierdo de la ficha INICIO. Este botén cambia de aspecto, dependiendo de si estamos en Vista Diserio 0 en Vista Hoja de datos. También es posible cambiar de vista pulsando con el boton secundario del ratén en la barra de titulo de Ja ventana de la tabla y elegir Vista de Hoja de Datos o Vista de Disefio en el menu contextual. Creacién de campos Para crear un nuevo campo en una tabla se debe ir a Vista Diserio y seguir estos pasos: 1. Se escribe un nombre en la columna Nombre del campo. Los nombres no deben incluir espacios y no pueden tener mas de 64 caracteres. Aunque Access lo permite, no se recomienda utilizar espacios en los nombres de los campos, maxime si se tiene posi- bilidad de exportar las tablas a otro sistema gestor de bases de datos que puede no admitirlos. 2. Se elige un tipo de datos en la columna Tipo de datos, selec- cionando uno de la lista desplegable. Los tipos de datos son los encargados de clasificar el tipo de informacion que se mantiene en el campo. 3. Opcionalmente, se escribe una descripcién en la columna de Des- cripcién (opcional). Estas descripciones pueden ser muy utiles cuando se necesita ampliar informacién sobre un campo y averiguar qué es lo que contiene. Se recomienda que siempre uno 0 varios campos de la tabla se asignen como clave principal. El campo de clave principal identifica qué campos son Unicos y contienen datos que difieren de un registro a otro. Los valores duplicades y tos valores nulos (null © desconocido) no pueden introducirse en el campo de clave principal. Elegir qué campo va a ser la clave principal es muy importante. Para elegir un campo que deba contener datos unicos, diferentes para cada registro, se puede elegir una de estas opciones: * ipo de datos Autonumérico. Se crea un nuevo campo, se le asigna un nombre, se elige la opcién Autonumérico en la lista desplegable Tipo de datos y se asigna como clave principal, pulsando sobre el botén Clave principal. De esta forma, al introducir datos, Access asignara un numero ex- clusivo para identificar cada registro. ma + Multiples campos de clave principal. Se pueden combinar dos o mas campos y designarlos como clave principal. El unico problema con claves primarias de multiples campos,=t3 es que Access tarda un poco mas en procesarlas y, por tanto, se corre el riesgo de tener registros duplicados. Un pequeiio simbolo en forma de lave aparecera en el selector de fila para indicar qué campos forman la clave principal. Para eliminar una clave principal, se pulsa sobre el selector de fila y; @ continuacién, se hace un clic en el botén Clave principat. Indexacion de campo: La indexacién de campos sirve para ordenar, buscar y consultar datos mas rapidamente. Los datos se pueden indexar por un campo o por una combinacién de ellos. Como Access mantiene ja informaci6n clasificada, no es preciso buscar a través de cada registro en una tabla para ordenar los datos. En una tabla de gran tamario, los indices van considera- blemente mas rapidos porque Access realiza las operaciones a través de sus propios datos, en lugar de hacerlo con los de las tablas. La diferencia del rendimiento entre consultar una tabla que tiene indices y otra que no ha sido indexada es muy amplia. No obstante, hay que tener en cuenta que los indices hacen que crezca conside- rablemente el tamafio de los archivos de Access. De forma predeterminada, el campo que elegimos como clave principal esta siempre indexado. Se recomienda elegir otros campos para la indexacién, seleccionando aquellos sobre los que a menudo se realizan busquedas y consultas. Ademés, se aconseja elegir campos cuyos datos varien mucho de un registro a otro. Para indexar un campo se debe ir a Vista Disefio, seleccionar el campo que se desea indexar y, en la ficha General de las propieda- des del campo, seleccionar la propiedad Indexado con una de las siguientes opciones: * Si (Con duplicados). indexa el campo y permite valores du- plicados al introducir valores en el campo. * Si (Sin duplicados). Indexa el campo y no permite valores duplicados. Si se selecciona esta opcién, el campo funcio- nara de forma parecida a un campo de clave principal en el que Access no permite especificar el mismo valor en dos diferentes registros.‘También se puede indexar por una combinacién de campos a la vez, [al creando asi indices miltiples, de la misma manera que con la clave principal. Validacién automatica de datos Se sugiere que la informacién que se almacena en las bases de datos sea validada para evitar incoherencias. Los operadores que introducen la informacion pueden equivocarse, asi que es conveniente establecer ‘un sistema de validacién de los datos para que al menos el formato de los contenidos sea valido. Para ello, se deben afiadir expresiones como reglas de validacion en las propiedades de la tabla usando Vista Disefio en cualquiera de las bases de datos. Si al introducir los datos no se cumple alguna de las reglas de validacién, aparecera un mensaje indicando que se esta violando la regla. También se puede modificar el mensaje que aparece, colocandolo en la propiedad de texto de validacion. La validacién de los datos permite mantener la integridad de la in- formacion en las tablas. La creacién de expresiones es algo que siempre ha estado relacionado con la programacién, pero Access permite que se puedan crear ex- presiones sin necesidad de tener nociones de programacién. Aunque si se esta familiarizado con ella atin resultara mas sencillo. Las expresiones usan los simbolos aritméticos (“+” (suma), “-” (resta), “*” (multiplicacién) y “/” (division). Estos simbolos son los operadores que se aplican a los operandos con valores numéricos. Son simbolos reservados y no pueden utilizarse para la creacion de nombres de campos o tablas. También se usan los simbolos de comparacién (“<” (menor que), “>” (mayor que), “<=” (menor o igual que) y “>=” (mayor o igual que)), que también se emplean en operandos numéricos. Y por Ultimo, se utilizan los comparadores légicos (And (y), Or (0), Is (es), Not (negacién), Between (entre) y Like {como)). Los dos Ultimos son del propio SQL, no son operadores como tales. Los resultados de las comparaciones podran devolver valores True (cierto) y False (falso), asi como el valor nulo. Otro operador especial es “&” (concatenacién), que se emplea para unir varias cadenas de caracteres. Se pueden construir expresiones complejas utilizando combinaciones de los diferentes operadores. El resultado de una validacién debera ser cierto 0 falso. Cuando sea cierto, la informacién introducida se considerara validada y cuando sea falso, aparecera un mensaje indicando que no es valida.Algunos ejemplos de validaciones son: Campo | Regia dé validacién 5 e dirld 20 El codigo del director debe ser mayor que cero pelAno | >1900 And <=2014 El aiio de la pelicula debe estar entre 1901 y 2014 In (“Accion”, “Cien- | El tipo de la pelicula debe ser uno de los tipos pelTipo | cia-Ficcién”, “Come- | validos: Accién, Ciencia-Ficcién, Comedia, Aven- dia”, “Aventuras”, turas... Las reglas de validacién existen en Access y se pueden aplicar a aquellos campos que no sean autonumeéricos (su contenido se genera automaticamente y, no tendria sentido establecer una regla). Emplear la biisqueda de datos dentro de una tabla Las biisquedas de datos dentro de una tabla permiten localizar in- formacién de forma rapida. La herramienta de busqueda permite indicar lo que se quiere buscar y donde se quiere buscar, de este modo, es posible realizar busquedas por campo completo o por una parte del campo. Por ejemplo: Supongamos que se quiere buscar al director de peliculas Spielberg dentro de una tabla que contiene los datos de directores de cine. La manera de encontrar el registro seria la siguiente: 1. Entrar en la tabla de directores y seleccionar el campo “Apellido” pulsando en su cabecera. 2. Pulsar en el botén de btisqueda para que aparezca el didlogo de busqueda. 3. Escribir el apellido, en este caso Spielberg, en la caja de texto que contiene la cadena a buscar. 4, Pulsar en el botén Buscar siguiente. Si el dato no existiera, apa- receria un mensaje indicando que no ha podido ser encontrado. Si el dato existe, se posicionara en el registro correspondiente. La ventana de btisqueda tiene el siguiente aspecto:Si se desconoce el contenido del dato, también se puede realizar una busqueda por una parte del contenido. En este caso, habria que indi- car el tipo de busqueda elegido y es posible que se produzcan varias respuestas. La bisqueda se posicionaré en la primera respuesta que cumpla lo que se ha indicado, pero después se podra ir saltando a otro registro indicandole que busque el siguiente elemento que tenga el mismo patrén. Otras opciones que se pueden marcar a la hora de buscar son que distinga maydsculas de mintsculas o que se corresponda con un formato concreto del dato. La bisqueda también se puede extender a otros campos de la misma tabla indicdndolo en la ventana de bisqueda. Modificar el disefio de una tabla Cuando se tienen nuevas exigencias para los contenidos de la infor- maci6n, puede ser necesario modificar el disefio de una tabla. Puede interesar afiadir un campo nuevo, eliminar un campo ya existente © modificar el tipo de datos que contiene un campo. Incluso podria interesar modificar una clave, afiadir un nuevo indice a la tabla o eliminar un indice ya existente. En todos los casos, la manera de hacerlo es similar a la utilizada en la creacién de las tablas e indices. La diferencia estriba en que Jas tablas ya estan creadas y, por tanto, se abriran usando Vista disefio. A partir de ahi, se pueden realizar las operaciones deseadas sobre la estructura de la tabla. Hay que tener en cuenta que es posible que los contenidos de las tablas se vean afectados al realizar las modificaciones en ella. Asi, si se elimina un campo, toda la informacién contenida en él, se elimi- nara también. Si se cambia de tipo de datos en alguno de los cam- pos, habra que prestar especial atencion al tipo de cambio, ya que, si supone una ampliacién de tamafio, no habra problema, pero si lo que se obtiene es una reduccién, entonces dependera del contenido de los datos para que se admita o no. Otra cosa que puede interesar es modificar la manera de visualizar la informaci6én contenida en las tablas. Es posible que las tablas consten de muchos campos y que, a la hora de ver los datos, tanta informacion haga que resulte incémoda la visualizacién. Para ello, es posible modificar las vistas de dichos datos.9 Las operaciones que se pueden hacer en el modo de visualizacién de los datos son las siguientes: * QOcultar campos que no interesa que aparezcan en la vista (se pulsa en la cabecera del campo y, en el ment For- mato, se selecciona Ocultar columnas, también se puede realizar la operacién contraria para dejar de ocultar el con- tenido del campo). * Modificar la altura de las filas y la anchura de las columnas (posicionar el ratén en los bordes de las filas y columnas y desplazarlos hasta el lugar deseado). © Eliminar tas lineas de ta cuadricula de visualizactén (se pueden eliminar tanto las horizontales como las verticales o ambas a la vez, desplegando la lista de posibles formatos de cuadricula y seleccionando el deseado). * Modificar el tipo de letra y su tamajio (basta con desplegar la lista de fuentes y seleccionar la que interese). Modificar las propiedades de una tabla Para acceder a las propiedades de una tabla hay que entrar en Vista Disefio de la tabla y tener seleccionada la pestafia Propiedades. Las propiedades se tienen tanto a nivel de tabla como a nivel de campo. Basta con posicionarse sobre la propiedad deseada para modificar su contenido. En algunas ocasiones las opciones para el valor de una propiedad se deben elegir de una lista desplegable y en otras habra que introducirlas manualmente. Las propiedades de una tabla en Access son muy basicas y se pueden poner descripciones a las mismas. Las propiedades de los campos ya aparecen por defecto, aunque pueden mostrarse también en el lateral izquierdo de la ventana. Aplicar formatos avanzados A la hora de visualizar los datos es posible seleccionar entre alguno de los formatos predefinidos para el tipo de dato en cuestion o in- cluso se puede crear un formato personalizado con el que mostrar la informacién. En el disefio de las tablas se puede seleccionar el formato con el que se van a mostrar los datos. Aparecen unas listas desplegables enfuncién del tipo de datos elegido para el campo. Si se tienen formatos personalizados ya creados, también se pueden indicar en ese mismo lugar para que sean utilizados. Los formatos predefinidos son los que se muestran en la siguiente tabla: Tipo de dato| _ Formata Descripcion Numero Numero general _| Nimeros tal cual se han introducido. Monedn [bl Seared Se ils 3 3 sible de Euro Usa el formato de moneda con el simbolo del euro. Fijo Nameros sin separador de millares. Estandar Nameros con separador de millares. Porcentaje Multiplica el valor por 100 y ahade el simbolo % Cientifico Niimero en notaci6n cientifica. Dependiendo del valor puede presentar una Fecha/Hora | Fecha general _| fecha tnicamente, una hora unicamente o una combinacién de fecha corta y hora larga. Fecha con el dia de la semana y el mes com- Fecha larga nen Fecha mediana | Fecha con el mes usando tres caracteres. Fecha corta Fecha con dos digits para dia, mes y afto. Hora large Hora completa incluyendo segundos. Hora mediana | Hora y minutos ademas de A.M. y P.M. Hora corta Hora con dos digitos para hora y minutos. Si/No Si/No Muestra S10 No. Cierto/Falso | Muestra Cierto 0 Falso. Activado/Desac- | wiuestra Activade 0 Desactivado. Para crear un nuevo formato personalizado han de utilizarse una serie de simbolos requeridos en funcién del tipo de datos. A continuacién, se especifican dichos simbolos en la siguiente tabla: Simbolo Funcién Muestra el valor sin formato, 0 Muestra el digito si existe o un 0 si no existe, Por ejemplo, el valor 123.4 con formato 00000.000 se muestra 00123.450. # Muestra el digito si existe y nada si no existe. Por ejemplo, el valor EE 123.4 con formato ######,### se muestra 123.4. $ Muestra el signo del délar en la posicion indicada. Por ejemplo, el valor 123.4 con formato $###,##0.00 se muestra $123.40. : ‘Muestra una coma como separador decimal.Funcién Multiplica el valor por 100 y afiade el simbolo % en la posicién indi- cada. Por ejemplo, el valor 0.1234 con formato #0.00% se muestra 12.34%, E-e- Afiade un punto como separador de millares. Muestra el valor en formato cientifico con el signo del exponente cuando es negativo. Por ejemplo, el valor 123.4 con formato #.###E- 00 se muestra 0.123E03 y el valor 0.1234 con el mismo formato se muestra 1,234E-01. E+ e+ Muestra el valor en formato cientifico con el signo del exponente in- cluso en positivo. Por ejemplo, el valor 123.4 con formato #,###E-00 se muestra 0.123E+03. Separa el dia, el mes y el afio en los formatos de fecha. “mmm” se muestra May. d Especifica cémo se mostrar el mes. Por ejemplo, el mes 5 con formato “m’ se muestra 5, con formato “mm” se muestra 05 y con formato Especifica como se mostraré el dia del mes. Por ejemplo, el dia } con formato “d” se muestra 1, con formato “dd” se muestra 01, con for- mato “ddd” se muestra Lun y con formato “dddd” se muestra Lunes. Especifica cémo se mostraré el aiio de la fecha. Por ejemplo, el afio 2014 con formato “aa” se muestra 11 y con formato “aaaa” se mues- tra 2014, Separa las horas, los minutos y los segundos en los formatos de fecha. Especifica como se muestra la hora, Por ejemplo, las 7 con formato “h” se muestra 7, con formato “hh” se muestra 07. Especifica cémo se muestran los minutos. Por ejemplo, el minuto 9 con formato “n” se muestra 9, con formato “nn” se muestra 09. Especifica como se muestran los segundos. Por ejemplo, el segundo 5 con formato “s” se muestra 5, con formato “ss” se muestra 05. ‘AM/PM ies Muestra la hora usando el formato de 12 horas seguido de AM por la mafiana o PM si es por la tarde. Indica que un cardcter es requerido en un campo de tipo texto o memo. Por ejemplo, para mostrar un teléfono se pueden usar formatos del tipo @@E-@EG-AES 0 @E@) COS @G@ e Indica que un caracter es opcional en un campo de tipo texto o memo. a Cambia todos los caracteres a minisculas. ‘Cambia todos los caracteres a mayasculas. ale Utiliza el caracter que va a continuacién como un caracter de relle- no. Por ejemplo, un campo de 8 caracteres con formato “BOA"*n se muestra BOAnnnnon, El formato condicional permite la aplicacion de un formato u otro de- pendiendo del valor de un campo numérico. Si se ponen tres formatosseparados por punto y coma, se usara cada uno de los formatos en EE funcién de que el dato sea mayor que cero, menor que cero, cero 0 nulo, respectivamente. Por ejemplo, si se genera el formato ###.##0,00;(###.##0,00);0,00;"N o hay valor” se tendran las siguientes representaciones de los datos: Valor 12345,67 -12345,67 _| (12.345,67) 0 0,00 Nulo No hay valor Practica, paso a paso 1. Para practicar con los formatos, se crea primero una tabla llamada “tabFormatos” con dos campos: * forNumero (tipo Numero - Doble) * forFecha (tipo Fecha/Hora) Tipodedatos 2. Se introducen los siguientes datos: * 1234,567 (namero) * 08/10/2012 20:21:00 (fecha/hora} 3. Una vez se tienen los datos, se van probando diferentes formatos para ver cémo se visualizan los contenidos: } numérico |. fechafhora ‘ Resultado Numero Fech; 1 | fo featigmera +17" Forfecha "* general ‘echa general 11234,567 08/20/2012 20:21:00) Moned Fecha me- Numero +. forrecha ~~ joneda diana [i nagas7e 08-oct-12] ee 5 Pjanumes o Terkecha F Gientifico | Fecha larga |" 1,236+03, tunes, 08 de octubre de 2012Ejercicios Ejercicio 8.1 1, Utilizando la misma tabla con los mismos datos que en el punto anterior, generar los campos con los siguientes formatos: 3 decimales rellenos con ceros Solo la fecha con dia, mes y aiio. Valor en délares con 2 de- cimales Porcentaje Sélo la hora incluyendo segun- dos. La hora usando A.M. y P.M.Relaciones de datos Entender el concepto de relacion Las bases de datos relacionales permiten que los datos de diferentes tablas estén interconectados. El modelo relacional consigue la independencia fisica, ya que no hace referencia a los elementos fisicos del lenguaje de descripcion de datos. De esta forma; es posible modificar el modelo conceptual y que el usuario siga percibiendo la base de datos igual que antes. Los lenguajes que se utilizan para trabajar con las bases de datos relacionales son asercionales y no navegacionales. Por lo tanto, no se necesita navegar de forma explicita hasta encontrar el dato deseado. Dichos lenguajes se denominan de alto nivel. Usando las vistas se pueden ocultar ciertos datos a determinados usuarios, con lo que se mejora la integridad y la confidencialidad. Se optimizan los accesos a las bases de datos, puesto que son tarea dei sistema y no del usuario. . El modelo relacional proporciona una metodologia de diserio llamada. normalizacién que conduce a un disefio de base de datos correcto y optimizado, Dados una serie de dominios D1, D2, D3,...,Dn que pueden ser 0 no disjuntos, una relacién “R” sobre ellos es un subconjunto del producto cartesiano D1xD2xD3x,...,xDn.=[3 Integridad de una base de datos La integridad de una base de datos se consigue utilizando una serie de reglas que permitan garantizar las relaciones entre los registros de las tablas. Dichas relaciones deben ser siempre validas y, ade- mas, no se podran eliminar ni modificar datos relacionados de forma accidental. Para que se establezca la integridad referencial se deben cumplir las siguientes condiciones: « El campo coincidente de la tabla principal debe ser una clave principal o un indice unico. + Los campos relacionados deben tener el mismo tipo de datos, s6lo podran existir dos excepciones. Un campo autonumérico puede estar relacionado con un campo numérico si ambos tienen el mismo tipo de datos. Las dos tablas relacionadas tienen que pertenecer a la misma base de datos. Cuando se exige la integridad referencial deben cumplirse las si- guientes reglas: * No se puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada si no existe en la clave de la tabla principal. * No se puede eliminar un registro de la tabla principal mien- tras haya registros coincidentes en la tabla relacionada. * No se puede cambiar un valor de clave de la tabla principal si ésta tiene registros relacionados. Si se desea que se cumplan las reglas en las relaciones, hay que indicarlo en el momento de crear la relacién, sefialando que se debe exigir la integridad referencial. Si se intenta infringir alguna de las reglas se mostrara un mensaje y no se permitira el cambio. Otra opcién que se puede elegir es la de Eliminar en cascada los registros relacionados. De esta forma, al intentar eliminar un re- gistro que tiene relaciones, en lugar de impedirlo, hard lo contrario, borrara todos los registros relacionados. De forma similar, si se selec- ciona la opcién Actualizar en cascada los campos relacionados, al modificar el valor del registro de la tabla principal se modificaran también todos los valores que estuvieran relacionados en la tabla secundaria.Indizar campos de datos Cuando se definen los campos de una base de datos, hay que pensar cuales de esos campos serviran para realizar basquedas. Puede que interese buscar por varios campos, incluso de forma simultanea. Para optimizar dichas basquedas es conveniente indizar esos campos de datos. Ello significa que se realiza un proceso previo de ordenacién, de manera que a la hora de buscar, los elementos estan optimizados para conseguir un acceso mas rapido a los registros. Ademas, toda tabla debera tener al menos un campo principal que serviré como indice. Aunque no es obligatorio, se recomienda que éste sea un campo numérico y del tamafio minimo necesario para abarcar todos los registros de la tabla. En muchas ocasiones es preferible optar por un campo de tipo autonumeérico, de forma que los valores de dicho indice se vayan generando automaticamente sin necesidad de que el usuario tenga que introducirlos. Una recomendacién es no usar como indices de basquedas campos que tengan muchos valores repetidos o que tengan muchos elementos vacios, ya que la optimizacién no podré realizarse adecuadamente. Para establecer bien los indices es necesario seleccionar correcta- mente los elementos clave de las tablas, tal y como se explica en el siguiente punto. Seleccionar las claves de la tabla Existen tres tipos de claves en una tabla: * Clave candidata. Es un atributo o un conjunto de atributos de una relacién cuyos valores verifican unicidad (no existen dos registros o tuplas de la relacion que tengan el mismo valor) y minimalidad (ningun atributo de la clave puede ser desechado sin perder la unicidad). * Clave primaria. Es una de las posibles claves candidatas. Una vez elegida, el resto de claves candidatas pasan a ser claves alternativas. * Clave extranjera. Es un atributo o conjunto de atributos de una relacién cuyos valores deben coincidir con los valores de la clave primaria de la tabla principal con la que estan relacionados. Todas las tablas tienen al menos una clave candidata. Se debe in- tentar que ésta sea del minimo tamanio posible, pero como maximo, siempre existira como clave candidata la compuesta por todos loscampos de la tabla. El concepto de clave garantiza la recuperacién de un solo registro en una consulta. La clave extranjera materializa el concepto de referencia entre relaciones y permite ver la base de datos como una unidad. La seleccion de la clave primaria correcta optimizara en gran medi- da las busquedas en las que intervenga un nimero alto de tablas relacionadas entre si. Entender el concepto de indice El indice principal de una tabla es el que se corresponde con la clave primaria de ésta. Sin embargo, una tabla puede tener muchos indi- ces definidos. Todos aquellos que permitan optimizar las consultas habituales seran susceptibles de ser definidos como indices. Los indices pueden ser de dos tipos: * Indices simples. Son indices que estan formados por un solo campo de la tabla. + Indices compuestos. Son indices que estan formados por varios campos de la tabla. Utilizacién de indices Los indices se utilizan de forma interna cuando se realizan las consul- tas. De esta manera, no es necesario explicitarlo al hacer las consul- tas, puesto que las tecnologias de consulta automaticamente haran uso de los mejores indices para optimizar los tiempos de respuesta. Si en una tabla existen varios indices, entonces se utilizaran unos u otros segin convenga. Asi, en funcién del tipo de consulta, teniendo en cuenta los campos que entren en las condiciones y los campos que se requieran como salida (que podria ser ordenada), se usaran uno o varios indices, en el orden mas adecuado para que los filtros vayan optimizando la consulta y descartando registros de la mejor manera posible. Crear relaciones entre tablas ro El objetivo a la hora de disefiar la base de datos usando relaciones es eliminar la redundancia de datos, minimizando los datos duplicados. Para conseguirlo, se deben desglosar los datos en diferentes tablas basadas en temas con una unica representacion.Las relaciones entre las tablas pueden ser de tres tipos diferentes: fa ° Relacién uno a varios. Un elemento de una de las tablas estar relacionado con varios elementos de la otra, pero cada elemento de la segunda tabla solamente podra estar relacio- nado con un elemento de la primera. o Ejemplo: se tiene una tabla de directores y una tabla de peliculas. Cada director habra dirigido un grupo de peliculas, pero cada pelicula solamente podra estar dirigida por un director. En la ventana Relaciones se elegira en este caso el campo “dirld” de la tabla “tabDi- rectores” y se arrastrara hasta el campo “pelDirector” de la tabla “tabPeliculas”. _-. Tipode datos _ | Autonumeracién | “|pelbirector ipelTema Numero. tebPebculasl ee ¥ aia | ¥ pet petitute ‘irtiombre ont pelARo pelDicector crete Ejemplo de relacién uno a varios « Relacién varios a varios. Un elemento de una de las tablas estara relacionado con varios elementos de la otra tabla; de Ja misma manera, cada elemento de la segunda tabla podra estar relacionado con varios elementos de la primera. © Ejemplo: se tiene una tabla “Actores/actrices” y una tabla de peliculas. Cada actor o actriz podra tener una © varias peliculas en las que haya actuado y, a su vez,3) tapactores I? factid [Autonumeracién actNombre [Texto corto actApellido "Texto corto | en cada pelicula apareceran relacionados todos los actores y actrices que han actuado en ella. Antes de realizar la relacién se debe crear una nueva tabla que contendré las claves de las dos tablas a relacionar. Una vez creada la tabla “tabActoresPeliculas”, se establecen dos relaciones del tipo uno a varias entre las tablas “tabActores” y “tabPeliculas” hacia la nueva tabla de relacién. Con ello, lo que se obtiene es la nueva relacién varios a varios entre las tablas principales. “Nombre del campo _ Tipo de datos actPais iNamero EB tabactoresPeicutas __Nombredelcampo | _—_ Tipode datos 9 [acti Namero pelld Ndmero -Ejemplo de relacién varios a varios « Relacién uno a uno. Un elemento de una de las tablas esta- r4 relacionado con un elemento de la otra tabla y viceversa. ° Ejemplo: se tiene una tabla de paises y una tabla de capitales. Cada pais tendra una capital y a su vez cada capital lo sera de un pais. En la practica, las relaciones uno a uno simplemente juntan las dos tablas en una tinica tabla y no es necesario establecer ningun tipo de relacién externa.