A Case Study

on
OPEN SOURCE(UBUNTU) at IILM
by
Abdul Majid Khan & Nalin Chandra Jha

ABSTRACT

This  case study is about implementation of Open Source Software (Ubuntu) at the educational 

institution   IILM.   The   case   study   tries   to   explore   the   issues   faced   during   Pre   and   post 

implementation of Ubuntu across all the campuses of the institute along with the challenges faced 

like resistance to change initially with respect to the new  technology, the learning process  and 

finally getting the user accustomed for using the new technology. The case study tries to explain 

how IILM overcame all the obstacles along with the steps taken for success of the project. 

IILM(A brief introduction)

IILM   Institute   for   Higher   Education   was   started   with   intent   to   impart   quality   in   the   field   of 

education   and   equip   young   people   with   knowledge   and   skills   which   would   help   them,   make 

meaningful contribution of global competition. The institute offers academic programmes at both 

undergraduate and postgraduate levels. IILM figures amongst the top ten business schools in India 

for its Intellectual Capital and Industry Interface. 

Introduction to UBUNTU

A free, stable, and secure operating system that you can try out risk­free? Open­source operating 

system Ubuntu comes at a tempting price and offers many of the advantages of popular commercial 

operating systems such as Windows and OS X.

What is Ubuntu?

Ubuntu is an operating system that is developed by a worldwide community of programmers as well 

as   by   employees   of   Ubuntu.   Ubuntu   is   based   on   the   concept   of   free   or   open­source   software, 

meaning that you do not pay any licensing fees for Ubuntu, and you can download, use, and share 

the operating system free of charge.

Being a Linux­based operating system, Ubuntu has  a well­deserved reputation for stability and 

security. Historically, Linux has proven itself to be a workhorse server operating system, and this is 

where, up until now, it has been most widely used and best known. As of June, 2007, 78 percent of 

the world's top 500 supercomputers were running Linux, according to Top500.org.

However, in recent years, Linux has also become viable on desktop and laptop computers, making it 

an option for individuals and businesses. Ubuntu is generally acknowledged to be the most widely 

used   version   of   Linux   available,   and   Mark   Shuttleworth,   the   founder   and   CEO   of   Canonical, 

estimates Ubuntu has between six and eight million users. Because the software is free to download 

and share, it is difficult to track exact usage numbers.   

Ubuntu versus Windows and OS X

How does Ubuntu compare to the two best­known operating systems — Microsoft Windows and 

Apple OS X? The most obvious way is in the licensing and distribution terms. Ubuntu is "free 

software" — a term which is often misunderstood to mean only free of cost. While Ubuntu is free of 

cost, the term "free software" more accurately refers to the freedom to run the program for any  

purpose, to study how the program works and modify it to your needs, to redistribute copies, and to 

improve the program and release your improvements to the public.

Ubuntu   also   includes   many   of   the   programs   used   for   everyday   computing   at   no   cost,   unlike 

Windows and OS X. Some examples are:  Office Suite, Desktop Email Client, Web Browser, 

Databases, Others, Updates and bug fixes. 

Potential Drawbacks

Below are a few common challenges Ubuntu users use to encounter:
1. Installation

The biggest disadvantage is that whereas Windows and OS X usually come pre­installed on your PC 

or Mac, a lack of widespread retailers offering pre­installed Ubuntu often means that you must 

install the system yourself. 

2. Hardware Compatibility

Another potential disadvantage related to the lack of widespread pre­installed Ubuntu is the issue of 

hardware support. A small number of wireless networking cards and display drivers may have issues 

or reduced functionality because some hardware manufacturers do not release the drivers that are 

Linux­compatible. 

3. Software Availability

A final area that is a potential problem for people switching to Ubuntu from Windows or Mac OS X 

is the availability of compatible applications. However, with the exception of commercial games, in 

almost every case there is an equivalent application available for Linux. 

The good news is that Ubuntu is no­risk. Ubuntu can be tried out in a number of different ways 

without removing an existing operating system altogether. 

UBUNTU at IILM

Pre Implementation Issues (Technical issues, manpower issues)

As   in   any   project   the   team   that   is   implementing   that   project   faces   many   issues   before 

actually implementing the project so they have to be prepared with all the solutions as well as unsual 

(problems not thought of) problems that may arise. The problem faced by the us and my support 

staff(Pervez, Deepak and Mandeep) were varied. The initial problem was that the team had to learn 

Unix commands in order to solve networking issues. There were hardware problems like Ubuntu not 

getting installed on Dell systems, printer sharing with more than one desktop, in case of electricity 
or INTERNET breakdown during up­gradation to a new version of Ubuntu then the whole system 

crashes, installation  of  drivers   was  a  problematic  as   it  was  command  based  using  Unix as   the 

language   to   give   the   commands.   Pervez   and   Mandeep   had   problems   with   respect   to   Ubuntu's 

compatibility with LCD projectors and it was a critical factor as it is an equipment which is a part of 

everyday's work. So the team had to work on finding optimum solution for working of Ubuntu with 

the   LCD   projectors   before   the   implementation.   The   main   challenge   was   that   there   was   less 

manpower and issues kept cropping each day( before implementation) for which solution finding 

and successful implementation required:

• Open office files problem ( formatting and other issues)

• Command problem with people (mount , unmount with  pendrive)

Technical Issues

• Integration of Ubuntu with projectors

• Specific software for educational purpose like SPSS etc were not available with Ubuntu.

• Conversion of files from one format to the other was a problem... Like word files in open 

office.

• Almost 90% of the users are new to Ubuntu.

• Ms office Vs OpenOffice

Manpower Issues

Had to learn Ubuntu troubleshooting . for eg... Printer installation, upgradation of ubuntu 

from one version to another version, adjusting to terminal instead of command prompt and using 

UNIX instead of DOS.

Post ­ Implementation Issues ( Resistance to change towards new technology by faculty,staff, 

students , Technical issues, manpower issues)
 As with every new technology or software there is usually a resistance in accepting a new 

technology and getting adjusted with it. Same happened at IILM. Teachers, Staff all were given 

Ubuntu with Open Office. This marked a huge change in each and everyone's daily life because 

everyone was accustomed with Windows and MS­Office. Initially there was a resistance towards 

this huge change. People could not find the friendliness and ease of work that they had been used 

too for many years as they had worked on Windows platform and MS ­ Office almost everyday in 

their life. Similarly students were provided with Laptops which had Ubuntu installed instead of 

Windows. Students also have problems adjusting with the new Operating System and Open Office 

instead  of MS  Office.  Issues   faced  and  reported  by  Teachers  ,  Staff ans   Students  were  : User 

friendliness,   problem   in   comparison   to   windows,   formatting   of   documents   with   windows   file 

extension in open office was a big problem with many , features not as much good in quantity and 

quality as compared to windows , installing of softwares on Ubuntu as it is on linux platform and 

exe's are not allowed by Ubuntu for installation of any software , same commands used in open 

office for the same tasks as in MS­Office but their output level is not as good as compared to 

windows. for eg find command in open office. Problems were also reported with respect to crashing 

of   machine   abruptly   while   upgrading   the   operating   system   version   or   system   file   upgradation. 

Overall is was realized that the problems faced in daily work initially after getting Ubuntu were 

high.

The technical staff had to face lot of issues each day as the teachers , staff and students 

grappled to understand the system. They faced problem with respect to installation of new softwares 

as required by the staff and teachers. for e.g. if someone required SPSS on Ubuntu or Thunderbird 

on Ubuntu then they had to understand the installation steps themselves and implementation of the 

same on one of the machines with Ubuntu and then later on installation of the software on the 

required teacher or staff members machine. This hampered the daily work and utilization of time for 

both the teachers /staff and the technical team. Often it happened that the problems increased to 
such a extract that they lingered on for days till the solution was found by the technical team.

How we overcame the Issues

How we convinced ourself before teaching others regarding Ubuntu: 

We were given the task to learn and teach Ubuntu to all in a very short span of time. So we had to  

first   convince   ourself   regarding   Ubuntu   and   then   teach   the   same   to   all.   We   didn't   have   much 

problems but yes to an extent there were problem whose solution  had to be found before training 

everyone. For eg; formatting issues , conversion of files , concept of drivers in Ubuntu as compared 

to windows, finding softwares and installing the same. The most important thing for us was to get 

accustomed to Ubuntu because then only we would be able to teach others and instill in them the 

confidence that they can use it and also tell them about its benefits.

Once we got the required confidence in couple of days then we tried to find the level of it  in the 

technical department which would be facing the issues apart from us. Luckily we had people like 

Perwez, Deepak and Mandeep in the team who were aware of Ubuntu as an Open Soucre and had 

used it a little bit. So we found that there confidence level was pretty good. They were excited about  

the new implementation and were ready to face the challenges. Once Ubuntu was  given as  an 

Operating System to be used by all then there was no training session conducted initially as we 

wanted the people to feel the new operating system and then come prepared with their questions in 

the training sessions.

In order to tackle the problem faced by the teachers and staff there were training sessions organised 

for getting acquainted with Ubuntu. Training sessions were organised for both the campuses i.e. 

Lodhi Road and Gurgaon. Initially there was a hesitation from people and it can be said that there 

was resistance to this change but slowly and slowly people started attending the sessions although in 

small numbers but moreover tried themselves to understand the operating system as it became a part 

of their daily life now. In training sessions people were given training with respect to the different 
applications in Ubuntu along with file system, storage structure , installation of freewares provided 

by Ubuntu. Also problems with respect to Open Office were also dealt with in the training session 

like people were informed that they can store the files with windows file extensions (.doc , .xls , .ppt 

) and send the same across to other people and then they will be able to open the same file in MS­

Office. They were also informed about websites like www.zamzar.com which provide free services 

for file conversion form one format to another.

Some of the interesting questions/views raised by faculties:

According to Ms. Surabhi ( Dean ) " Till when will this Operating System support be available?" 

Ms. Malarizhi ( Finance faculty) " I cannot do formatting of my research papers which requires only 

Times New Roman as a formatting style". 

Ms. Rohini ( English Faculty)" If it is free then why is it not popular and why many people are not 

using it?"

Mr. N Chandra ( Economics Faculty) " If everything in this is free then why are they providing it for 

free and what is the revenue model for them?"

Ms. Deepa Bhaskaran(Faculty): Since i am well versed with Microsoft Office, i find Ubuntu less 

user friendly. Convertibility of ppts made on Microsoft to that on Ubuntu is an issue. Many features 

available on Microsoft office are not available here. 

Ms. Daminni Grover(Faculty): Faced problem while accessing documents prepared in Windows. 

Formatting get disturbed. 

Ms. Garimella sai ramani(Faculty): Most of the problems are with the support software on the linux 

platform, especially the Internet browser and the open office software. While the basic commands 

for open office components may be the same, their utility level is comparatively reduced. Often the 

search and find commands on the word and data processor sheets are found to be not of much utility 

value at all. I find that the generally used components of open office software need to be more user­

friendly.
Ms. Shegorika(Faculty): Took some time in adjusting. Not as user friendly as the other software. 

Presentations and spread sheet are still a problem with me.

Dr. Anurupa B Singh(Faculty): It may be free software but has number of limitations in particular I 

am unable to use E ­ views and SPSS for data analysis 

Dr. Sanyukta(Faculty); Lot of problems in formatting the documents and working in excel 

Ms. Pallavi Ghosh(Faculty): Spell check needs to be better older files could not be used properly 

fonts were inadequate

Getting Accustomed to the new technology ­­­ how everyone started adjusting and using the 

new technology

In order to get the faculties and staff accustomed to the new system it was realized that 

training on Ubuntu is to be provided to them. In lieu of that, many training along with query solving 

session were conducted for all the faculties and staff in which trainers used to provide solution of 

the   problems   to   the   best   of   his   abilities.   Unresolved/complicated   queries   was   supposed   to   be 

answered   after   proper   research   done   by   the   IT   staff   and   then   accordingly   conveyed   to   the 

faculty/staff concerned. Users started to adjust with the new system, when they realised that Ubuntu 

had become a part of every day's  work life, although it took time for everyone to get accustomed to  

the new system. Though the faculties are using   Ubuntu in their daily process but still the views 

about it are not upto the mark. As a matter of fact, the older generation is resistant to change in 

comparison to the younger. Consequently the senior faculties are unable to adapt properly with the 

flow of time where as the younger generation has adapted as well as are being used to Ubuntu. The 

later is being proved by the views/ideas expressed by faculties  regarding Ubuntu. Some of the 

faculties shared their mixed views after using Ubuntu for few months:

Ms. Deepa Bhaskaran: I don't find it user friendly software 

Ms. Daminni Grover: I find Windows more user friendly than Ubuntu. 

Ms. Garimella sai ramani While i do find openoffice an irritable software in the area of general 
components,   it   has   some   very   interesting   components   for   scientific   research,   software   which 

otherwise   come   at   a   high   price.   the   drawing   tools   for   scientific   activity   are   reported   to   be   of 

immense value for scientists and engineers. 

Ms. Kavita Shukla: It is convenient in many ways, e.g..converting word into pdf's etc, It is virus 

free, so that helps in smooth operations. 

Ms. Shegorika: Little difficult to operate 

Dr. Anurupa B Singh: Yes, but it need to be updated feature wise. 

Mr. Harsh vardhan: Should go back to Windows. 

Mr. Jones Mathew: It is not user friendly. Few features we use in MS Office are either non existent 

or they are of poorer quality especially PowerPoint. Taking prints is a problem as formatting is 

complicated. Generally, after even 6 months of usage I still feel much more comfortable on MS 

Office. 

Ms. Sanyukta: Not as user friendly as MS Office 

Ms. Pallavi Ghosh: After the Crash it was bad. However, otherwise ok. 

Dr. Anjali malik: not user friendly 

Ms. Rohini Rode: Features are very limited 

Ms Aparna Kaushik: Good, Since these practices always helps to upgrade one's skills. I am very 

comfortable using the software. 

Mr. Navneet Saxena: Its good. I'm happy to support open source.

Benefits ­­­ (Cost component to be understood by the student, open source benefits , Life Span 

of OS Ubuntu )

Once   users   started   to   use   Ubuntu   after   its   full   implementation,   then   they   began   to   realise   the 

enormous benifits of ubuntu.It was realised that there were lots of benefits of Ubuntu after the full  

implementation was done in the IILM. It was found that the expenditure on Operating system and 
Office   software   has   virtually   become   zero   because   Ubuntu   being   an   opensource   is   free   and 

openoffice   is   which   came   along   Ubuntu   was   also   free.   Moreover   faculties,   staff   and   students 

realized that they got many things for free along with the Ubuntu operating system like the  Ubuntu 

Software Center which comprised various free softwares under many categories like Education , 

Internet , Science, Games etc. Everyone realized that the campus has become virtually virus free 

because Ubuntu doesn't allow any virus to enter the system. Also it was realized that a new version 

is released by Canonical ( company which designs and does coding and releases ubuntu) every 6 

months after the release of the old version. So in this manner users can get upgrade to a new system 

faster and with more features. The company Canonical is committed to the task of taking Ubuntu to 

newer heights as it takes pain to maintain a huge website (http://www.ubuntu.com)which comprises 

of community , forums , latest news regarding Ubuntu whereby people can get solution to virtually 

all queries related to Ubuntu. One of the reasons why Ubuntu is better than other Open Source 

softwares is the fact that it has a Help which is vast and properly maintained.

Analysis

After analyzing over the data gathered through questionare and through the questions raised in the 

training sessions and afterwards, following analysis was reached at:

There emerged three types of groups:

1. Rigidity towards adopting new technology

This group consist of those people who are rigid towards new technology and they don't want to 

change.

Remedy for this group:   We need to convince them that there is no deadline as such for them to 

learn and adapt to new technology. They should take there own time, and we need to assure them 

that we are with them and ready to help as and when required.

2. Self Assured group

This group consist of those people who understand technology but are convinced towards the fact 
that Microsoft is better than Ubuntu or any other software technology.

Remedy for this group: We need to tell them about the advantage of Open source  as a whole for the 

organization. We have to tell them about the Institutional benefits and developments with respect to 

Open Source in terms of cost, manpower, time and  usability.

3.  Commodious Group: 

This group consist of those people who are not biased towards any technology but look only for 

their   own   convenience.   In   this   case   these   were   those   people   who   have   been   using   Microsoft 

products and have found convenience in their day to day work.

Remedy for this group: We need to convince them about the technical advantage of open source 

software along with other benefits. We have to make them understand the wide features of Open 

source   like:   Open   source   softwares   have   a   consistency   which   other   products   cannot   match,   A 

completely open development process means that anyone can report bugs, request new features, or 

enhance the software. It may use it for any purpose ­ domestic, commercial, educational, public 

administration. It may install it on as many computers as we want. We may make copies and give 

them away to family, friends, students, employees ­ anyone they like. At the end we need to assure 

this group that Open source software does everything, what we want. 

A In house Case study

Submitted by,

Abdul Majid Khan & Nalin Chandra Jha

IT AREA