POS AUDITORIA

SEGUIMIENTO
ING. PROF. GUILLERMO PINEDA ATET
NO CONFORMIDADES
No conformidad: El proceso o documentacin no est de
acuerdo con los requisitos.
Las no-conformidades se pueden dividir en dos
categoras:
1. Deficiencias, las cuales afectan adversamente la calidad
de los resultados esperados (derivados de los criterios) y
se vinculan con desviaciones de procedimientos o
prcticas, originadas por un control de gestin deficiente.
2. Debilidades, corresponden a hallazgos negativos, los
cuales tienen la potencialidad de dar origen a
deficiencias. Normalmente derivan de instrucciones
imprecisas o ausencia de procedimientos e
instructivos.
 CONFORMIDADES.

El reporte de la No Conformidad debe contener dos puntos:

Una observacin detallada completa y precisa de lo que fue
encontrado por el auditor. Esta observacin debe ser
atestiguada por la persona auditada para confirmar su
exactitud.
Una referencia a la clusula de la norma o documento del
Sistema de Gestin.
Debe ser escrita con un texto corto, en lenguaje claro, preciso,
que no se preste a confusiones o dudas, sin detalles que no le
agreguen valor, con un enfoque concreto y coherente, evitando
las repeticiones o la redaccin de No conformidades similares.
 CLASIFICACIN DE NO CONFORMIDAD.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito
especificado de la norma
No-Conformidad Mayor: Ausencia de un elemento
exigido por la norma, falta de implementacin de un
procedimiento del Sistema de Calidad. Se considera
tambin a cualquier problema que cause impacto dentro
de la calidad del producto o servicio entregado al cliente.
 No-Conformidad Menor: Deficiencia aislada en cuanto al
cumplimiento de un requisito de la norma, se caracteriza
por casos aislados de debilidades en el Sistema de la
Calidad y la necesidad de pequeos ajustes en la
adecuacin o en la implementacin del procedimiento.
Observacin: Constatacin hecha en el curso de una
auditoria de la calidad y verificada por evidencias
objetivas.
Registro de No Conformidad: En el que se registra,
clasifica y describe la no conformidad detectada durante
la auditoria y se respalda con la identificacin de la
evidencia objetiva.
 CONCLUSIONES DE LA AUDITORA.

Las conclusiones de la auditora pueden incluir aspectos

tales como la extensin de la conformidad del sistema de
gestin con los criterios de la auditora; la
implementacin y mantenimiento efectivo del sistema de
gestin; la capacidad del proceso de revisin de gestin
para asegurar la conveniencia, suficiencia y eficacia del
sistema de gestin.
Las conclusiones de la auditora pueden conducir a
recomendaciones relativas a mejoras comerciales,
certificacin o registro o futuras actividades de auditora.
 EVALUACIN DE LOS RESULTADOS.

Se debern identificar aquellas deficiencias de carcter

general y aquellas que correspondan a aspectos parciales
del sistema de gestin. Adems, se debe analizar su nivel de
importancia. Los aspectos ms importantes a evaluar son:
- Verificar cumplimiento con la legislacin ambiental.
- Verificar la efectividad de acciones correctivas.
- Identificar potenciales mejoras.
- Formular recomendaciones.
 RESULTADOS DE UNA AUDITORA
AMBIENTAL.

Algunos de los resultados de una auditora ambiental pueden

considerar:
Establecer el nivel de cumplimiento con la legislacin ambiental
vigente.
Establecer el nivel de cumplimiento del programa ambiental de
la empresa.
Identificar las principales razones de no conformidad.
Evaluar los niveles de motivacin del personal, compromiso
con las polticas de la empresa, capacitacin tcnica y
ambiental.
Diagnosticar la efectividad del sistema de gestin para
abordarlos desafos ambientales y de prevencin de riesgos.
 Preparacin de las conclusiones de la
auditora.

Una conclusin de auditora es definida como un juicio

profesional u opinin expresada por un auditor acerca del
tema de la auditoria, basado en y limitado al
razonamiento que el auditor ha aplicado para auditar sus
descubrimientos. Los descubrimientos de auditora son
los resultados de la evaluacin de la evidencia de
auditora recopilada, comparada contra el criterio de
auditora acordado
CONCLUSION CONT.
En sta reunin se debe acordar las conclusiones de la
auditora teniendo en cuenta la incertidumbre, preparar
las recomendaciones, si se ha especificado en los
objetivos de la auditora y discutir acciones
complementarias si aplica
 REUNIN DE CIERRE.

Luego de completar la fase de recoleccin de evidencia y

antes de preparar un reporte de la auditoria, los
auditores deben tener una reunin con la gerencia del
auditado y aquellos responsables de las funciones
auditadas. El propsito principal de esta reunin es
presentar los resultados de la auditoria al auditado, de tal
manera que se tenga una comprensin y reconocimiento
claro de la base de dichos resultados.
 Los resultados finales se discuten y analizan en conjunto,
entre auditores y organizacin, dando cierre a las
actividades en terreno, permitiendo aclarar cualquier
error o ambigedad antes de elaborar el informe final.
En auditoras internas en una organizacin pequea, la
reunin de cierre puede consistir en comunicar los
hallazgos y conclusiones de la auditora.
 DESARROLLO DE LA REUNIN

Entre los participantes en la reunin de cierre se deben

encontrar el auditado y el cliente de la auditora. El lder
del equipo auditor debe notificar al auditado sobre
situaciones encontradas en la auditora que podran
disminuir la confianza que se pueda tener en la auditora.
 El desarrollo tpico de la reunin de cierre contiene:
Agradecimientos a los auditados por la cooperacin.
Explicacin de las conclusiones.
Informacin positiva.
Descripcin clara de las no conformidades.
Fijacin del plazo para la toma de acciones correctivas y
preventivas.
Definicin de las acciones de seguimiento.
Presentacin del informe o fecha de entrega del mismo.
Se deben dejar registros de la reunin de cierre (un acta u
otro formato)
ACTIVIDADES POSTAUDITORA

Una vez que los trabajos de recogida de informacin han

finalizado ser necesario analizar y estructurar la
informacin obtenida de forma adecuada para poder
confeccionar el informe final de la auditora.
 INFORME DE LA AUDITORA

El informe final es un documento tcnico y formal, busca

sustentar y transmitir los hechos encontrados. El informe
puede ser:
Informe final interno: Cuando contempla la evaluacin de
la situacin medioambiental de la empresa. Adems el
destino final y grupo interesado es la misma empresa.
Informe final externo: Cuando la informacin entregada
est orientada a grupos de externos vinculados a la
empresa (proveedores, clientes, asociacin de usuarios,
gobierno, etc.).
 El informe final de auditora debe ser lo ms claro,
objetivo y formal posible, para ser usado como una
herramienta gua por la organizacin para normalizar las
situaciones que se pudieran haber presentado, as como
para tener la evidencia en la prxima auditoria de que
todas las observaciones han sido resueltas.
El informe de auditora debe tener al final un resumen de
las no conformidades -en el caso que se hubieran
presentado-, aclarando que documento y/o requisito
normativo se est incumpliendo.
CARACTERSTICAS DEL INFORME
FINAL

1. La extensin del informe ha de ser moderada en

cualquier caso. Adems, se tendr en cuenta que el
informe final va a ser ledo por diferentes
personas dentro de la organizacin por lo cual
tanto el contenido como el nivel tcnico y de
vocabulario han de ser adecuados.
2. Estructura del informe. Es posible que debido a al
amplitud de la auditora, el informe final haya de
constar de diferentes subdivisiones, concebidas y
ordenadas de la manera ms lgica posible: segn
las diferentes reas auditadas (compras,
produccin, tratamiento de subproductos o
ventas, por ejemplo), segn el tipo de auditora
(parcial, de una planta, de un grupo de
instalaciones), segn el cliente o el destinatario del
informe.
Informacin que ha de contener el informe
final.
a) Introduccin, origen y objetivos. Se han de indicar
los motivos que han conducido a la realizacin de
la auditora y a instancia de quien se ha llevado a
cabo el proceso. Puede ser interesante describir
en esencia los objetivos que se persigue obtener
con la ayuda de la auditora. Se indicar asimismo
la composicin y funciones del personal que ha
realizado la auditora y las dificultades o
limitaciones en el proceso de auditora, si procede.
b) Alcance de la auditora. Se ha de indicar cual es el
mbito que ha sido afectado por el proceso de
auditora.
c) Metodologa. Se debe incluir una descripcin
suficiente de la metodologa empleada justificando su
eleccin ya que ello proporcionar informacin
necesaria para una posible censura o validacin de la
auditora y en todo caso esta informacin ha de
permitir una lectura adecuada de los resultados antes
de futuros procesos de auditora.
d) Inventario de emisiones, vertidos y residuos que
incluir asimismo aspectos relativos a la
caracterizacin y cuantificacin de emisiones y
vertidos, origen de los mismos, impacto
medioambiental y consideraciones de tipo econmico
relativas a la gestin de residuos y emisiones.
Propuesta de medidas correctoras tendentes a la
eliminacin de las deficiencias medioambientales
detectadas. Estas medidas tendrn como
consecuencia una reduccin de los riesgos reales y
potenciales detectados.
j) Propuesta de un plan para el seguimiento de la
eficacia de las medidas correctoras. Es preciso no
slo disear las posibles acciones correctoras sino
tambin asegurar que dichas acciones van a ser
implementadas y no se reduzcan a una declaracin
de intenciones.
 Aspectos a incluir en el Informe Final de
auditora
EVALUACIN DE LOS PROBLEMAS
AMBIENTALES
Funcionamiento del PGA
Emisiones a la atmsfera
Efluentes lquidos
Manejo de residuos slidos
Almacenamiento de productos qumicos, aceites,
solventes, sustancias txicas, entre otras.
Desechos peligrosos
Planes de Gestin de Averas y Emergencia
Contaminacin de las aguas subterrneas y el suelo
 CUMPLIMIENTO
De planes, legislacin, documentos normativos y poltica
ambiental
Nuevas situaciones encontradas
Recomendaciones
Recomendaciones de investigaciones
 El reporte de la auditora es propiedad del cliente de la
auditora y se debe respetar y proteger apropiadamente
la confidencialidad por parte de los miembros del equipo
auditor y de los receptores del informe.
La auditora est completa cuando han finalizado todas las
actividades del plan de auditora y se haya distribuido el
informe de auditora aprobado.
 ETAPA DE SEGUIMIENTO DE LOS RESULTADOS DE
PROCESO DE AUDITORA

La etapa de Seguimiento de los Resultados de

Auditora corresponde a la parte del proceso de
auditora, en el cual se verifica que las
recomendaciones de auditora se hayan cumplido,
de acuerdo con los compromisos tomados por las
reas operacionales, informando a la Direccin de
aquello.
La etapa de Seguimiento de los Resultados de
Auditora abarca varios hitos, que van desde la
determinacin de la actividad apropiada de
seguimiento de resultados, hasta la comunicacin
de los Resultados al propietario, autoridad o a la
unidad que fue auditada
 ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS.
Las conclusiones de la auditora pueden indicar la
necesidad de acciones correctivas, preventivas y de
mejora, segn el caso. Estas acciones no se consideran
parte de la auditora y usualmente las realiza el auditado
dentro de un periodo de tiempo acordado.
En el caso de que las No conformidades sean menores o
la auditoria fuera interna o de seguimiento, se establece
que se revisarn en una auditoria posterior las acciones
correctivas que se tomen para eliminar las no
conformidades
 FINALIZACIN DE LA AUDITORA
La auditora est completa cuando han finalizado
todas las actividades del plan de auditora y el
reporte de auditora aprobado ha sido distribuido.
FASES GENRICAS PARA EL SEGUIMIENTO
DE LOS RESULTADOS DE AUDITORA
1. Determinar Actividad Apropiada de Seguimiento de
Resultados para Auditora
2. Determinar Mtodo Apropiado para Monitorear los
Resultados de los Trabajos
3. Inclusin en el Plan Anual de Auditora y Cronograma
de Seguimiento
4. Conducir las actividades de Seguimiento
5. Comunicar los Resultados
 DETERMINAR ACTIVIDAD APROPIADA DE
SEGUIMIENTO DE RESULTADOS PARA
AUDITORA
1. El marco o perodo de tiempo dentro del cual el
auditado debe responder a las observaciones y
recomendaciones requeridas.
2. Una evaluacin de las respuestas del auditado.
3. La verificacin de las respuestas (si fuera apropiado).
4. El desarrollo de un trabajo de seguimiento (si fuera
apropiado).
DETERMINAR MTODO APROPIADO PARA MONITOREAR
LOS RESULTADOS DE LOS TRABAJOS

a) Definir qu materias debern ser monitoreadas en el

seguimiento.
b) Determinar quin realizar el seguimiento de los
resultados de las medidas para implementar las
recomendaciones.
c) Determinar cmo ser cumplido el seguimiento.
 Definir Qu Materias Debern ser Monitoreadas
en el Seguimiento
I. Importancia de las observaciones o recomendaciones
informadas.
II. Grado de esfuerzo y costo necesario para corregir las
condiciones informadas.
III. Consecuencias que pueden resultar si falla la accin
correctiva.
IV. Perodo de tiempo involucrado.
Definicin de Factores Crticos de Seguimiento
La Matriz de Factores Crticos de Seguimiento considera
las variables crticas, su descripcin y su valor. En base a
este cuadro deberan analizarse todos los procesos,
programas, proyectos, reas o funciones revisadas y
definirse los de mayor criticidad para su seguimiento.
 CRITERIOS DE EVALUACIN

1. Los hallazgos u observaciones, en su mayora afectan

gravemente al proceso, programa, proyecto, rea o
funcin auditada: 5
2. Los hallazgos u observaciones, en su mayora afectan
medianamente al proceso, proyecto, programa, rea o
funcin auditada: 3
3. Los hallazgos u observaciones en general afectan en
forma menor al proceso, proyecto, programa, rea o
funcin auditada: 1
III - Es necesario incluir en el Plan Anual de
Auditora, las actividades de Seguimiento con
su correspondiente cronograma, indicando a qu
se le va a hacer seguimiento, cmo y cundo se
realizar.
 CONDUCIR LAS ACTIVIDADES DE
SEGUIMIENTO
a. La unidad auditada se resiste a la implementacin de
las recomendaciones?
b. Han encontrado dificultades imprevistas?
c. Han cambiado las condiciones de tal manera que la
recomendacin no es necesaria actualmente?
d. La implementacin de la recomendacin ha sido
demorada debido a la presin de operaciones diarias
y crisis?
e. Est la recomendacin mal formulada? En qu forma?
 COMUNICAR LOS RESULTADOS

El informe debe comunicar el seguimiento, usando el

conjunto de criterios contenidos en las recomendaciones
originales. Deben comunicarse los niveles de
implementacin de las recomendaciones y los resultados
del seguimiento, que pueden ser cualitativos o
cuantitativos, tanto si son resultados positivos como si
son negativos y an no se logran los niveles de
implementacin deseados. Adems, deben enfatizarse los
beneficios logrados para la organizacin debido a la
implementacin de las recomendaciones.
 PLAN DE CONTINGENCIA
La palabra emergencia, se relaciona con eventos
caracterizados por las prdidas de vidas humanas,
impactos ambientales negativos y daos materiales. Tales
eventos, estn asociados a hechos como incendios,
explosiones, fugas de gas, y otro tipo de situaciones
complejas.
Frente a la imposibilidad de eliminar por completo la
opcin de ocurrencia de una situacin de emergencia, se
ha evidenciado la necesidad de establecer un proceso que
permita contrarrestar y minimizar las consecuencias
adversas que se presentan en una situacin de crisis.
 Este proceso es conocido como Plan de Contingencia
entendindose como la sumatoria de fuerzas portadas
por diferentes disciplinas, gobiernos, estrategias, recursos
tcnicos y el talento humano, para prevenir y controlar
aquellos eventos que puedan catalogarse como
emergencias.
OBJETIVOS DEL PLAN
Establecer la ruta a seguir, en caso de ocurrencia de un evento que
se pudiera presentar, sealando las estrategias para su prevencin,
mitigacin y control.
Determinar los riesgos potenciales, que se puedan generar por
acciones naturales o por las intervenciones del proyecto, para tomar
acciones de prevencin y control.
Establecer recursos internos y externos, que involucren el apoyo
institucional de entidades estatales y privadas presentes en el rea
de influencia del proyecto.
Indicar las acciones necesarias para la ejecucin de simulacros, de tal
forma que se permita evaluar la respuesta del personal que labora
en las etapas de construccin y operacin del proyecto, frente a una
emergencia determinada.
Presentar los mecanismos de proteccin y respuesta a emergencia.
Cumplir con el marco legal y normativo sobre Planes de
Contingencias.
 FASES
FASE DEFINICIN ASPECTOS A CONSIDERAR
- Identificacin de peligros, evaluacin y control de
riesgos.

- Diseo de las estructuras de seguridad y proteccin

ambiental.

- Programa de salud ocupacional.

- Accesos y sealizacin.

- Programa de induccin, capacitacin y entrenamiento.

Fase en la que se implementan las - Organizacin de brigadas.

PREV acciones que se anteponen a la
ENTI ocurrencia de los posibles riesgos, a - Plan de evacuacin.
VA fin de definir las bases y evitar que - Proteccin personal.
ocurran prdidas.
- Orden, aseo y saneamiento.

- Identificacin de tareas crticas.

- Procedimientos seguros de trabajo.

- Anlisis de trabajo seguro.

- Permisos de trabajo.

- Simulacro de emergencias (Implementacin, anlisis y

aplicacin de acciones).
 - Deteccin y activacin de alarmas.

- Notificacin de alertas.

- Plan evacuacin.

- Estrategia contra incendio.

Fase en la que el riesgo es
evidente y/o se ha - Atencin en salud.
CON
manifestado, demandando una - Control de derrames o escapes.
TROL
respuesta operativa con el fin
de minimizar la accin. - Inicio de la investigacin
 - Desarrollo de la investigacin.

- Implementacin y seguimiento de las

acciones correctivas.

- Soporte y atencin a los afectados.

- Inspeccin de seguridad final.

RECU Fase de investigacin e - Seguimiento.
PERA implementacin de acciones
CIN correctivas
 GRUPO DE RESPUESTA.

Este grupo se divide en tres niveles. En el Nivel III

participa el coordinador general o director general del
plan. Su misin, es garantizar el cumplimiento del
programa de preparacin para contingencia, asegurando
los medios administrativos, tcnicos y logsticos
necesarios para su implementacin, mantenimiento y
puesta en prctica.
En el Nivel II, se encuentra el director de brigadas, su
misin es determinar y dirigir las acciones necesarias para
el control de una situacin de emergencia y reporta sus
actividades directamente al coordinador de emergencias.
 En el Nivel I, estn las personas que detectan la
emergencia, que son las que inicialmente estn expuestas
a la situacin y pueden actuar en el control de la misma,
siempre y cuando la magnitud del evento y los
conocimientos de la persona en el tema le permitan
actuar.
 PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE EMERGENCIAS.

El ejecutor del proyecto, establecer los procedimientos

para el manejo de cada una de las emergencias, teniendo
en cuenta los riesgos en todas las reas de la empresa y
puestos de trabajo. Se formularn medidas preventivas y
actuaciones para eventos naturales, tecnolgicos y
antrpicos.
 RECURSOS PARA LA ATENCIN DE
EMERGENCIAS.

Se describir de manera general los recursos internos y

externos con los que contar el proyecto, para dar
respuesta oportuna ante cualquier emergencia que pueda
presentarse. Los recursos internos involucran los
recursos humanos y fsicos. Y los externos, son las
entidades que podrn brindar apoyo en la atencin de
emergencias, tales como: centros de atencin mdica,
instituciones del estado, cuerpos de socorro y rescate.
 REVISIN Y EVALUACIN DE CONTINGENCIA.

Se debe garantizar que el Plan de Continencias est

actualizado y acorde con los cambios de la empresa,
asegurando su funcionalidad en el momento de su
aplicacin.
Se debern realizar simulacros, con el fin de identificar las
deficiencias de entrenamiento, las cuales debern ser
corregidas en la planificacin o durante el programa de
entrenamiento.