MANUAL DE CUENTAS

CLARAS
Para proyectos autogestionados financiados con
recursos FOSIS

Ao 2013
 MANUAL DE CUENTAS CLARAS
FINANCIAMIENTO DE PROYECTOS PRODUCTIVOS Y COMUNITARIOS

PRESENTACIN

Este manual est destinado a las organizaciones ejecutoras, sociales y/o productivas, de proyectos financiados por
el FOSIS. Su intencin es contribuir a que estas organizaciones lleven las cuentas claras en el manejo de sus
proyectos.

Aun cuando tengan su propio sistema de contabilidad, en estas pginas podrn encontrar procedimientos y
recomendaciones de utilidad para el registro de ingresos y gastos por los cuales tienen que rendir cuentas, tanto al
FOSIS como a su propia organizacin.

El manual tambin ser de utilidad a los Agentes de Desarrollo Local o supervisores de estos proyectos financiados
por el FOSIS.

POR QU ES NECESARIO TENER LAS CUENTAS CLARAS?

La experiencia ha demostrado una y otra vez que un gran nmero de proyectos se ve afectado porque sus cuentas
son mal llevadas. Cuando pasa esto, adems de fracasar los proyectos, tambin se deterioran las relaciones y se
pierde la confianza entre los miembros de la organizacin, entre los dirigentes y su base social, y entre la
organizacin y las instituciones que financian sus proyectos.

Una organizacin que tiene claras las cuentas de un proyecto, se beneficia porque:

Elimina una importante fuente de conflicto interno y externo.

Facilita la gestin o administracin del proyecto.
Hace ms fcil la rendicin de cuentas a la organizacin y al FOSIS.
Gana en desarrollo y madurez, aprendiendo a manejar recursos financieros de una manera racional y eficiente,
y adquiere experiencia para futuros desafos.
Gana la confianza de los miembros de la organizacin, de la comunidad y de agentes externos a la comunidad.

POR QU ESTE MANUAL?

Llevar las cuentas claras no es una tarea difcil, pero requiere de aprendizaje, de prctica y de orden. Por lo mismo,
los procedimientos que presentamos a continuacin son sencillos, fciles de entender y de aplicar.

Reconocemos que existen mtodos contables mucho ms completos que ste, pero tambin son ms difciles.
Nuestra aspiracin es introducir a los lectores a una base mnima pero adecuada de conocimientos para llevar las
cuentas de los proyectos financiados por el FOSIS.
Si alguna de las organizaciones ejecutoras beneficiarias ya han desarrollado sus propios procedimientos contables,
y stos se acomodan perfectamente a sus necesidades y a las exigencias establecidas por el FOSIS, no es necesario
que cambien sus mtodos para adaptarse a los que propone este manual.

Para el FOSIS es aceptable cualquier procedimiento que tome en cuenta los siguientes
principios esenciales:

- Que los ingresos y los gastos financiados por el FOSIS se registren en forma separada.,
- Que todas las operaciones estn respaldadas mediante comprobantes.
- Que los gastos aparezcan agrupados de igual manera que en el presupuesto del
proyecto, por tem ya definidos.
- Que los ejecutores beneficiarios presenten rendiciones de cuentas como condicin
para que el FOSIS efecte un nuevo giro.

QU CONTIENE ESTE MANUAL?

Para desarrollar los temas que nos interesan, hemos organizado los contenidos dividindolos en tres partes:

1. Qu es un registro contable, cules son sus caractersticas, sus requisitos y sus componentes.
2. Procedimientos para lograr un registro claro y ordenado de las cuentas del proyecto, y nos referimos al
presupuesto del proyecto como punto de partida para un correcto registro de las operaciones contables.
3. Rendiciones de cuentas que deben hacer las organizaciones ejecutoras, tanto al FOSIS como a la propia
organizacin.
4. Anexos con formato de formulario para rendir y revisin de Comisin Revisora de Cuentas.
 PRIMERA PARTE
REGISTRO CONTABLE

QUE ES UN REGISTRO CONTABLE?

Se llama registro contable de un proyecto, a las anotaciones que se hacen en un cuaderno o libro de contabilidad,
que deja constancia, uno a uno, de todos los ingresos y gastos en dinero, relacionados con el proyecto.

Este registro tambin recibe otros nombres:

Registro de operaciones.
Registro de movimiento de fondos.
Libro de contabilidad.

Una de las finalidades ms importantes del presente manual es, precisamente, proponer un procedimiento, un
mtodo, para llevar el registro de las operaciones de un proyecto.

POR QU ES IMPORTANTE CONTAR CON UN REGISTRO CONTABLE?

El registro contable de un proyecto tiene mucha utilidad para los miembros de la propia organizacin ejecutora del
proyecto y para el FOSIS como institucin de financiamiento del proyecto.

Importancia para la organizacin:

Permite llevar un orden de los ingresos y gastos; la organizacin siempre sabe los saldos pendientes posibles
de gastar.
Permite proyectar el gasto pendiente con los recursos que van quedando disponibles.
Porque muchas sospechas de mal uso de los recursos pueden despejarse cuando las operaciones se registran
adecuadamente.
La Comisin Revisora de Cuentas (como veremos ms adelante) y cualquier socio, pueden revisar y controlar
las cuentas y aportar sus propias ideas en relacin al manejo de los fondos recibidos.
Facilita la preparacin de las rendiciones de cuentas que los dirigentes encargados de las finanzas deben
presentar a la asamblea y al FOSIS.
Permite a la organizacin responder ante las instituciones que han puesto su confianza en ella, al
proporcionarle financiamiento a sus proyectos.
Mejora la capacidad administrativa de los dirigentes.

RECORDATORIO:
Despeja dudas y mantiene la confianza.
Permite el control de ingresos y de gastos.
Permite evaluar el avance del proyecto.
Se capacitan los dirigentes.

CUADERNO DE CONTABILIDAD
Cualquier procedimiento para llevar el registro de los movimientos de dinero de un proyecto debe proporcionar la
informacin necesaria, sin que sobre ni falte nada. Debe ser prctico y comprensible.

Para registrar los gastos se recomienda el uso de un cuaderno. Un libro de contabilidad puede resultar caro y no se
justifica, salvo que la organizacin lleve la contabilidad de manera formal. Por otra parte, llevar las anotaciones en
papeles sueltos, es correr el riesgo de que se extraven.

Este cuaderno de contabilidad puede ser uno universitario, de matemticas cuadro grande, y debe tener las
pginas enumeradas previamente, antes de que se hagan anotaciones en l, de manera de asegurar que no se
arranquen pginas con el fin de modificar anotaciones realizadas.

Qu condiciones deben cumplir las anotaciones en el cuaderno?

La informacin debe ser verdadera. Esto significa que slo deben registrarse hechos reales. Anotar, por
ejemplo, que por la compra de una partida de pastelones de pasto para arreglar una plaza se pag una
cantidad superior a la realmente pagada, hara que esa informacin no sea verdadera.
La informacin debe ser exacta. No se debe anotar en el cuaderno, por ejemplo, este martillo cost ms o
menos $12.000, o bien, este martillo cost entre $10.000 y $15.000, debe anotar martillo $12.530.-.
La informacin debe ser clara, es decir, no debe dar lugar a confusiones. Por ejemplo, las anotaciones deben
llevarse en forma limpia y ordenada, sin borrones ni enmiendas. Si hay un error en el registro, es mejor tarjar
esa lnea completa y volver a registrarla y no borrar y escribir encima, ya que muchas veces se presta para
malos entendidos.
La informacin debe estar completa, lo que significa que deben anotarse todas las operaciones del proyecto,
sin omitir ninguna. Por ejemplo, si el flete de materiales es parte de un proyecto, el valor de ese flete debe
tambin registrarse.
La informacin debe ser oportuna. Esto significa que debe estar al da. La labor de rendicin de cuentas (a la
asamblea o al FOSIS) se facilita enormemente, si cada vez que se produce un movimiento de dinero, ste se
anota, en lugar de estar reuniendo y ordenando la informacin al final del proyecto.
Por ltimo, cada anotacin debe ser respaldada, lo que significa que debe tener su respectivo comprobante,
por el mismo valor anotado, sea ste factura, boleta, u otro documento.

Las anotaciones en el cuaderno deben ser:

- Verdaderas
- Exactas
- Claras
- Completas
- Oportunas
- Respaldadas

COMPROBANTES
Las anotaciones en el cuaderno se hacen a partir de los comprobantes que ha recibido la organizacin por cada
operacin realizada. La existencia de un comprobante para cada anotacin es una garanta de la correccin de las
anotaciones y del movimiento real de fondos.

Los comprobantes ms comunes son las boletas de compraventa y facturas. Sin embargo, existen otros como,
pasajes de bus, recibos de arriendo, boleto de taxi, etc. No se aceptan como comprobantes vlidos los recibos
vale por, ni papeles firmados por la persona que prest el servicio o que realiz la venta.

Todos los gastos registrados en el cuaderno de contabilidad deben estar respaldados por su comprobante
vlidamente emitido.

Cuando se trata de una factura, sta debe ser extendida a nombre de la organizacin ejecutora beneficiaria.

Cuando el comprobante no indica claramente de qu gasto se trata, es necesario anotar al dorso del mismo, el
detalle de lo que se ha comprado. Esto es comn en el caso de las boletas de compraventa 5 en 1 (chicas) en que el
comerciante no puede registrar el detalle de la compra.

Un comprobante equivale a un gasto efectuado y, por lo tanto, a una operacin.

INGRESOS Y GASTOS DE UN PROYECTO

Cualquier proyecto que una organizacin ponga en ejecucin tiene ingresos y gastos.

Los ingresos provienen normalmente de:

Aportes del FOSIS.

Aportes de otras instituciones.
Ingresos generados por el mismo proyecto.
Aportes de la organizacin y de sus miembros.

Sin embargo, a pesar que este manual slo considera aportes del FOSIS, el mismo procedimiento contable se
puede utilizar para el aporte propio o de otras instituciones.

Los gastos de un proyecto son pagos en dinero, que se hacen por la compra de bienes o arriendo de servicios,
necesarios para la ejecucin del proyecto. Estos gastos deben estar considerados en el presupuesto del proyecto
aprobado por el FOSIS.
 SEGUNDA PARTE
PRESUPUESTO

PRESUPUESTO: PUNTO DE PARTIDA DE LAS CUENTAS CLARAS

Decimos que el presupuesto de un proyecto es el punto de partida para el registro de las operaciones y para las
rendiciones de cuentas de ese proyecto:
Porque los tems presupuestarios, como veremos a continuacin, deben ser los mismos que se utilizarn para
agrupar ingresos y gastos al momento de anotar las operaciones en el cuaderno de contabilidad, al preparar
resumen del movimiento financiero de proyecto o al hacer rendiciones de cuentas.
Porque el presupuesto es un instrumento muy til para controlar la marcha financiera del proyecto, y su
avance.

El presupuesto de un proyecto es la estimacin de los recursos que se necesitarn y que se

espera financiar, para que el proyecto se ejecute.

Cuando se elabora un presupuesto, lo primero que se hace, es la lista de todos los elementos (materiales y
humanos) que se necesitan para desarrollar las actividades programadas.

Para que la lista no sea demasiado larga y tediosa cuando se presenta el proyecto, es conveniente agrupar estos
elementos en tems presupuestarios mayores. Es decir, agrupar varios elementos de naturaleza semejante, en la
misma cuenta y asegurarse que todos los elementos estn considerados.

Un tem presupuestario es:

La agrupacin de varios elementos semejantes en una misma cuenta.

En el caso de los proyectos autogestionados del presente ao, segn se plantea en las bases del concurso o
licitacin, se definen tems presupuestarios para la ejecucin de los proyectos, dentro de los cuales deben
ajustarse o calzar los gastos que se consideren para el desarrollo de las actividades.

Los proyectos autogestionados que financia FOSIS contemplan los siguientes tems agrupados en dos categoras:

INVERSIN DIRECTA ADMINISTRACIN

Bienes
Cuyo uso y beneficio de parte de la organizacin, quedan al
servicio de la misma una vez finalizado el proyecto, permiten la
implementacin de la iniciativa aprobada y cuya vida til
sobrepasa la ejecucin de la misma. Por ejemplo: mobiliario,
equipos, entre otros.
Materiales e insumos
Relacionados con la implementacin de las iniciativas
aprobadas y utilizados en el periodo de implementacin de la
propuesta. Pueden ser: materiales de construccin, material
Movilizacin de la organizacin ejecutora
Recursos destinados a cubrir el costo de transportes en los que
incurren los beneficiarios en relacin a actividades propias del
proyecto dentro del mismo territorio. Por ejemplo: traslados
relacionados con las compras y/o los trmites necesarios de
hacer para la ejecucin del proyecto.
Comunicacin y difusin
Sealtica del proyecto y material informativo que se entregue a
la comunidad, como son invitaciones, panfletera, actividades de
inicio y/o cierre.
 didctico, entre otros.
Trmites y certificados para la ejecucin del proyecto
Recursos destinados a trmites y certificados que tengan
relacin con actividades asociadas a los proyectos como son:
trmites de formalizacin y/o resolucin sanitaria, patente
comercial, gastos notariales para acreditacin de compras y
bienes, entre otros.
Maquinarias y/o herramientas
Compra y arriendo de herramientas y maquinarias, requeridas
para la implementacin de las iniciativas.
Fletes
Traslados de la inversin que se adquiere en virtud de la
iniciativa (materiales, insumos y equipos, entre otros), cuando
corresponda.
Recursos humanos profesionales y/o tcnicos
Que prestan servicios directos a la implementacin del
proyecto, pudiendo ser asesoras, relatoras, monitores,
paisajistas, constructores, entre otros. Independientemente del
servicio que se contrate, ste siempre debe ser rendido con una
boleta de honorarios.
Subsidios a los/as usuarios/as
Recursos que financian gastos en que incurran los mismos
beneficiarios en actividades que digan relacin directa con el
proyecto y de manera justificada en:
- Alimentacin (colaciones) y/o,
- Traslado (transporte pblico, combustible, peajes) y/o,
- Alojamiento (en caso de ser necesario, para participar de
actividades relacionadas directamente con el proyecto,
siempre que su participacin implique al usuario alejarse
de su residencia habitual, de manera justificada)
Por ejemplo: gastos asociados a pasantas fuera del lugar
habitual de residencia de los beneficiarios, colacin de usuarios
en actividades propias del proyecto, entre otros.
Materiales
Insumos para la administracin del proyecto, como pueden ser
artculos de escritorio.
Arriendo de infraestructura y equipos
Arriendo de espacios para la realizacin de actividades
colectivas, con objetivos comunes entre los usuarios con foco en
los temas del proyecto, para el desarrollo de actividades como
talleres, encuentros o capacitacin, entre otros; y para el
arriendo de equipamiento audiovisual, tales como telones, dvd,
data show.
Gastos de telefona
Gastos de telefona celular en relacin a llamadas efectuadas
directamente relacionadas con la ejecucin del proyecto
aprobado, en trminos de: contacto con la contraparte asignada
por FOSIS y con otros miembros de la organizacin con el fin de
coordinar actividades propias del proyecto. Este gasto debe
rendirse con sus respectivos respaldos (boletas y tarjetas de
prepago o cuentas) y se aceptan rendiciones segn lo definido
en las bases.
Se aceptan rendiciones por los siguientes montos:
Proyectos de entre 1 y 3 meses de duracin: hasta $10.000 en el
periodo.
Proyectos de entre 4 y 6 meses de duracin: hasta $20.000 en el
periodo.
Proyectos de entre 7 y 9 meses de duracin: hasta $30.000 en el
periodo.

MANEJO DE COMPROBANTES

El correcto manejo de los comprobantes es de suma importancia para tener cuentas claras, puesto que dichos
documentos son los nicos que dan fe de los ingresos recibidos y de los gastos efectuados en el contexto del
proyecto por la organizacin. Adems, son los respaldos indispensables de cada una de las anotaciones que se
hacen en el cuaderno de contabilidad y de las rendiciones de cuentas.

Lo primero que tienen que hacer los encargados de las finanzas, es enumerar los comprobantes, por orden de
llegada. El primer comprobante que recibe la organizacin, ya sea de ingreso o de gastos del proyecto, llevar el
nmero 1. El siguiente recibir el nmero 2 y as se har sucesivamente, con los siguientes comprobantes que se
reciban. En cada comprobante se escribe el nmero que le correspondi en forma clara y destacada. Cabe
destacar que ningn comprobante debe venir enmendado, rayado o remarcado encima.

A continuacin, la informacin que dicho comprobante contiene se anota en el cuaderno de contabilidad.

Enseguida, se preparan hojas en blanco en las cuales se van pegando los comprobantes, de la siguiente manera:
 Dos o tres hojas numeradas del 1 en adelante, se titulan Ingresos FOSIS. En ellas se van pegando los
comprobantes correspondientes a los ingresos que recibe la organizacin de parte del FOSIS, por orden de
llegada, comenzando por el que recibi el nmero 1.
Luego se prepara un grupo de hojas para cada tem presupuestario, que aparece en el proyecto aprobado por
el FOSIS, segn corresponda. Cada grupo de hojas se numera del 1 en adelante y se encabeza con el nombre
del tem correspondiente. Por ejemplo, habr un grupo de hojas tituladas Bienes, otro dir Materiales e
insumos, un tercer grupo tendr escrito Trmites y certificados, etc. En ellos se van pegando, tambin por
orden de llegada, los comprobantes que correspondan a cada tem. Por ejemplo, una boleta por compra de
cemento y tierra de color, se pegar en la hoja correspondiente a Materiales e insumos; una boleta de
honorarios se pegar en la hoja que diga Recursos humanos, etc.

Si algn comprobante tiene anotaciones al dorso para detallar la compra, debe ser pegada de forma tal forma que
se puedan ver esas anotaciones.

Tanto el cuaderno de contabilidad como las hojas con los comprobantes pegados, deben guardarse en lugar
seguro, ojal bajo llave.

RECORDATORIO

IMPORTANCIA DE LOS COMPROBANTES

o Respaldan cada ingreso.
o Respaldan cada gasto.
o Respaldan las rendiciones de cuentas.

SU MANEJO REQUIERE
o Numerarlos del 1 en adelante, a medida que llegan.
o Anotar en ellos el nmero que se les asign.
o Traspasar su informacin al cuaderno de contabilidad.
o Pegarlos en las hojas de oficio numeradas, que les correspondan, segn tem
presupuestario
o Guardarlos en lugar seguro.

REGISTRO DE INGRESOS

Los ingresos del proyecto deben anotarse en el lado izquierdo del cuaderno de contabilidad. Estas pginas van
encabezadas por una lnea destinada a anotar el mes y el ao. A continuacin la pgina se divide en 4 columnas.

MES:__________________ AO 20___
DIA N COMPROBANTE DETALLE MONTO
INGRESO FOSIS
 TOTAL INGRESOS FOSIS mes __________________

Mes y ao: se anota mes y ao en que se reciben los ingresos que se van a registrar, empezando por la primera
remesa de fondos que enva el FOSIS, una vez que el proyecto ha sido aprobado.

Da: se anota el da del mes en que lleg el ingreso que se quiere anotar. Si el 26 de agosto de 2013 el FOSIS
envi a la organizacin ejecutora una remesa de $50.000 para el proyecto, aqu se anota solo 26, ya que
arriba est indicado el mes. Esto es de especial importancia para los proyectos que reciben ms de una
remesa. Los proyectos que reciben el monto aporte FOSIS en una sola cuota, lo registran una sola vez.

N de comprobante: se escribe el nmero que el encargado de finanzas asign y anot sobre el comprobante
de ingreso que est registrado. Si el ejecutor estima conveniente y para mayor claridad, puede registrar el
nmero del folio del documento que acredita el ingreso de dinero.

Detalle: en esta columna, que debe ser ms ancha que las dems, se anota cualquier informacin que permita
identificar mejor de qu ingreso se trata.

Ingreso FOSIS: en la cuarta columna se anota la cantidad de dinero recibido de parte del FOSIS. Segn el
ejemplo anterior aqu se anotara $50.000.

Al terminar el mes se suman todos los ingresos aportados por FOSIS durante el mes. Por ejemplo:

MES: Enero AO 2013

DIA N COMPROBANTE DETALLE INGRESO FOSIS
3 1 (N dcto. 65880) Primera Remesa o desembolso 145.690
25 2 (N dcto. 97648) Segunda Remesa o desembolso 150.010

TOTAL INGRESOS FOSIS mes Enero 295.700

REGISTROS DE GASTOS

Los gastos se anotan en el lado derecho del cuaderno de contabilidad.

La pgina de la derecha es as:

MES:______________ AO 20___
DIA N DETALLE GASTOS SEGN ITEM PRESUPUESTARIO
COMPROBANTE ITEM $
 TOTAL GASTOS mes ______________________________

Mes y ao: en la parte superior de cada hoja se debe anotar el mes y ao que corresponde a los gastos que se
registran.

Da: En la primera columna se anota el da del mes en que se hizo el gasto. La fecha debe corresponder a la que
aparece en el comprobante que respalda el gasto. Slo en el caso que un comprobante se reciba con retraso,
se anotar en el cuaderno la fecha de pago del gasto y no la fecha del comprobante.

N de comprobante: se escribe el nmero que el encargado de finanzas asign y anot sobre el comprobante
de gastos que se est registrando. Si el ejecutor estima conveniente y para mayor claridad, puede registrar el
nmero del folio del documento que acredita el ingreso de dinero.

Detalle: la cuarta columna, ms ancha que las dems, debe indicar a qu corresponde el gasto. Por ejemplo,
200 pulgadas de madera de pino o 16 horas de capacitacin, curso de tejido en palillo.

Gastos segn tem presupuestario: esta columna se sub-divide en 2. En una se registra el nombre del tem
presupuestario al que corresponde el gasto, y en el recuadro del lado, el monto que signific ese gasto.

Por ejemplo:

MES: enero AO 2013

DIA N COMPROBANTE DETALLE GASTOS SEGN ITEM PREUPUESTARIO
ITEM $
05 1 (boleta 67759) Compra de cemento Material e insumo 15.000
15 2 (boleta 5215) Notara Trmites y certificados 1.500
(resolucin sanitaria)
22 3 (factura 65468) Juegos infantiles Bienes 126.500

TOTAL GASTOS mes ______________________________ 143.000

Finalmente si es necesario conocer cunto dinero queda para el mes prximo, es decir, cual es el saldo existente,
se debe restar del total de ingresos recibidos por FOSIS, el total de gastos efectuados.

Es necesario recalcar que los totales de ingresos y de gastos de cada mes no deben ser traspasados al mes
siguiente. Si se quieren conocer los ingresos de dos o ms meses, se deben sumar los totales de dicho meses. De
igual forma se debe proceder en el caso de los gastos.

SALDOS

El saldo es la parte del dinero aportado por el FOSIS que la organizacin aun no ha gastado en el proyecto.
Ejemplo:

INGRESOS DEL MES $ 500.000

GASTOS DEL MES $ 143.000
SALDO $ 357.000

CONCLUSIONES

Si alguien examina la contabilidad de un proyecto que se ha llevado de la manera que hemos explicado, tendr
plena claridad sobre los ingresos recibidos, los gastos efectuados y el saldo en dinero existente.

Adems, podr comprobar que cada anotacin est respaldada con un comprobante en forma ordenada, de
manera que se pueda averiguar fcilmente si una anotacin no tiene respaldo o si falta o registrar algn ingreso o
gasto al cuaderno.

Este sistema tiene otra ventaja adicional.

Una vez ms recomendamos que las anotaciones se hagan da a da, y que los totales de ingresos y gastos se
calculen al trmino de cada mes, con el objeto de ir conociendo mensualmente la marcha financiera del proyecto.

Esta puede ser informacin de mucho inters para la asamblea de socios de la organizacin y, como se ver a
continuacin, es la base del procedimiento para preparar la rendicin de cuentas al FOSIS.
 TERCERA PARTE
RENDICIN DE CUENTAS

NORMAS ESTABLECIDAS POR EL FOSIS

Por razones legales y administrativas, la institucin ha establecido las siguientes normas para rendir cuentas a los
ejecutores de proyectos autogestionados financiados por el FOSIS:

Presentar al FOSIS las rendiciones de cuentas, es un requisito para obtener un nuevo giro de fondos, cuando
corresponda (cuando se haya establecido en las bases el pago en 2 o ms cuotas). En el caso de una segunda
cuota, debe estar rendido el 100% del desembolso anterior.

Todo gasto debe estar respaldado con un comprobante legal.

Las facturas deben estar extendidas a nombre de la organizacin ejecutora beneficiaria.

Si se han pagado honorarios con fondos del proyecto, la persona que recibi estos honorarios debe extender
una boleta de honorarios, a nombre de la organizacin beneficiaria que contrata el servicio, por el total
pagado. La organizacin no debe retener el impuesto.

Si la boleta o factura no indica lo que se compr o se pag, se debe anotar el detalle al dorso del comprobante
y luego traspasar al cuaderno esa anotacin.

Los formularios de rendicin de cuentas deben llenarse a mquina o computador, imprimirse o con letra
clara, segn corresponda.

La rendicin de cuentas debe acompaarse con los comprobantes originales, pegados en hojas sueltas y
numeradas.

Los gastos deben corresponder a los tems presupuestarios que aparecen en las bases y en el formulario de
presentacin del proyecto.

La fecha de los comprobantes debe corresponder al perodo fijado para ejecutar el proyecto. Si un
comprobante est pendiente al momento de efectuar la rendicin, ste debe incluirse en la rendicin
siguiente, dejando constancia de esta situacin en el mismo documento. La rendicin de cada mes debe
contar con los comprobantes de ese mes.

Las rendiciones deben presentarse los primeros 5 das hbiles del mes siguiente al que se rinde. Deben
entregarse al Agente de Desarrollo Local o supervisor y preocuparse de que quede registrado en el acta de
supervisin.

Todos los meses deben realizarse rendiciones, aun cuando en el perodo no exista movimientos.

Si al trmino del proyecto quedan fondos sin gastar, stos deben ser devueltos al FOSIS en un plazo mximo
de 15 das, contados desde la fecha de trmino de la ejecucin del proyecto.
 Si la organizacin ejecutora beneficiaria (como es el caso del programa Yo Emprendo en Comunidad) realiza
aportes propios a la ejecucin del proyecto, stos deben ser rendidos de la forma en que le sea indicada por el
FOSIS. La modalidad puede ser en un registro separado para no confundir los montos que se rinden, ni el
origen de ellos.

CMO PREPARAR LA RENDICIN DE CUENTAS

La rendicin de cuentas se prepara a partir de los comprobantes de gastos, agrupados por tem, pegados en las
hojas, correspondientes al periodo que se est rindiendo.

Se suman los gastos anotados en todos los comprobantes correspondientes a un mismo tem, hasta obtener el
total gastado en el tem.
Ejemplo:
ITEM:
MATERIALES E INSUMOS:
o Material didctico $150.000.-
o Clavos $25.000.-
o Cemento $100.000.-
TOTAL $275.000.-

De igual forma se procede con los comprobantes de los dems tems que considera el proyecto.

Ejemplo:
MES: ABRIL - 2013
- MATERIALES E INSUMOS $275.000.-
- FLETES $15.000.-
- RECURSOS HUMANOS $35.000.-
TOTAL (suma de los gastos en el mes de abril) $325.000.-

Todos los totales as obtenidos se suman, con el fin de conocer cunto ha sido el total gastado en el periodo.

Nmero total de comprobantes = Nmero total de operaciones anotadas

en el cuaderno

Nmero de comprobantes (boletas = Nmero de operaciones

y/o facturas) por tem anotadas en cada tem

Suma de los valores por tem = Total de gastos por tem anotados
en el cuaderno
 A continuacin, se suman los valores de todos los comprobantes que estn pegados en las hojas numeradas,
correspondientes al periodo que se est rindiendo. Los valores de la suma del total de gastos del mes
registrados en el cuaderno de contabilidad, deben ser iguales a la suma del total de boletas y/o facturas del
mismo periodo.

Por ltimo, hay que hacer los siguientes clculos:

- Despus de la primera rendicin, quedar un saldo. A contar de la segunda rendicin, y cuando

corresponda, a ese saldo se le deben sumar los ingresos recibidos del FOSIS en el perodo que se est
rindiendo y los intereses que se percibieron producto del depsito del dinero en alguna cuenta bancaria
(cuando corresponda).

EJEMPLO:
1. SALDO DE LA RENDICION ANTERIOR $ 352.000.-
2. INTERESES PERCIBIDOS EN EL PERIODO $ 0.-
3. FONDOS RECIBIDOS DEL FOSIS EN EL PERIODO $1.200.000.-
4. TOTAL DE INGRESOS (sumar 1+2+3) $1.552.000.-

- A este resultado, se le restan los gastos que se estn rindiendo en el periodo. El monto obtenido de esta
forma ser el saldo por rendir al FOSIS para el prximo periodo.

EJEMPLO:
5. TOTAL DE GASTOS QUE SE RINDEN $ 523.000.-
6. SALDO POR RENDIR $1.029.000.-

- Este saldo debe ser igual al saldo que se tiene en la Cuenta Bancaria, ms los dineros FOSIS que queden en
la Caja Chica, ms los gastos ya realizados en el mes siguiente y que estn pendientes de rendir.

- En cada rendicin mensual debe ser presentado el comprobante de saldo bancario.

Si se han cumplido todos los pasos sealados y se ha llevado el cuaderno de anotaciones en la forma que se ha
explicado, llenar la rendicin exigida por el FOSIS no ofrece mayores dificultades.

CMO PRESENTAR LA RENDICIN DE CUENTAS AL FOSIS?

PRESENTAR LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:

- Los originales de los comprobantes de gastos (boletas y/o facturas pegadas en
hojas sueltas y numeradas).
- El formulario de rendicin de gastos (anexo 2 de este manual)

Si al momento del cierre del mes an no se tiene el comprobante de un gasto efectivamente realizado, ese gasto
deber incluirse en la siguiente rendicin.
Rendicin para Accin en Comunidad.

En el formulario resumen, anexo N 1 de este manual, se debe registrar lo siguiente:

- N de rendicin de cuentas: La primera corresponde al mes 1 de la ejecucin del proyecto, inmediatamente

posterior a la firma de los contratos y de los recursos transferidos a la organizacin. Si durante el primer
mes, o cualquier otro, la organizacin no realiza gastos, debe presentar la rendicin con gasto $0 y con los
saldos por rendir.

- Nombre del proyecto: Tal como qued registrado en el FOSIS, mismo de la propuesta.

- Cdigo del Proyecto: Es el nmero que FOSIS asigna al proyecto y que se compone de el nmero de la
regin-nmero del programa-nmero de la licitacin-ao. Ejemplo: 05-03203-00001-12. Este nmero es
entregado a la organizacin posterior a la adjudicacin de la propuesta.

- Nombre del Ejecutor: Nombre de la organizacin o institucin a la cual se le aprob el proyecto. Debe ser
el mismo que se registr en la propuesta.

- Nombre del Supervisor designado por el FOSIS: Profesional denominado Agente de Desarrollo Local (ADL)
que el FOSIS designa para acompaar el proceso de ejecucin del proyecto. Es a l a quien se le deben
entregar las rendiciones y reportes acordados antes y durante la ejecucin del proyecto.

- Da, mes y ao en que se inicia y se cierra el periodo que se est rindiendo : Corresponde al da 1 y al da 28,
29, 30 o 31 (segn el mes) del mes que se rinde. Si la ejecucin del proyecto se inici posterior al da 1 de
un mes determinado, la fecha de inici marcar el inicio del periodo de rendicin.

- Saldo de la rendicin anterior: Se registra el saldo que qued pendiente por rendir del mes anterior. En el
mes de inicio se registra el monto total del proyecto.

- Intereses percibidos en el periodo: Estos son los intereses que se generan en un banco producto de tener el
dinero depositado en algn tipo de cuentas. En general para la ejecucin de estos proyectos no se
perciben intereses debido a que los giros son seguidos y en un corto tiempo.

- Fondos recibidos del FOSIS en el periodo: Si el proyecto se paga en ms de una cuota, aqu se registra el
monto de la segunda o tercera cuota, segn corresponda, en el mes que se reciben los dineros.

- Total de ingresos: Corresponde a la suma de la lnea 1+2+3 (Saldo de la rendicin anterior + Intereses +
Fondos percibidos)

- Total de gastos que se rinden: Este total debe coincidir con el Total de Gastos por tem anotado en el
cuaderno.

- Saldo por rendir: Se anota la cantidad que resulta al restarle a la lnea 4, la lnea 5 (Total de ingresos Total
de gastos)

- Gastos por tem: Es el registro del gasto por tem realizado en el proyecto en el mes. Los tems que son
posibles de gastar son: bienes, materiales e insumos para la implementacin, trmites y certificados para
la ejecucin del proyecto, maquinarias y/o herramientas, fletes, recursos humanos (profesionales y/o
 tcnicos; asistencia tcnica), movilizacin de la organizacin ejecutora, comunicacin y difusin,
materiales, arriendo de infraestructura. Los gastos deben ajustarse a lo expuesto en la propuesta y no
gastar ms por tem que lo definido, ya que hay un porcentaje mximo establecido en las bases para los
gastos de inversin y para los gastos de administracin. En todo caso, si es necesario hacer cambios de
tem producto de factores ajenos a la gestin del proyecto (aumento de precios, por ejemplo) esto debe
ser solicitado al ADL y quedar respaldada la autorizacin en un Acta de supervisin. Todo, cuidando los
porcentajes establecidos para cada tem.

- Total de gastos que se rinden: Es la suma de los tems registrados. Esto debe coincidir con la cifra anotada
en la lnea 5.

- Observaciones: Se anota cualquier asunto importante en relacin a la rendicin, que no aparezca en las
lneas anteriores. Por ejemplo, informar que se est rindiendo con comprobantes correspondientes al
periodo anterior.

- Rendicin preparada por - revisada por: Anotar nombre, cargo, firma y fecha de la persona encargada que
prepar la rendicin como tambin la persona que hizo la revisin.

Este formulario, que debe quedar una copia en poder de la organizacin, debe ser entregado al ADL los primeros 5
das del mes siguiente al periodo que se rinde y debe ser acompaado por el Certificado de la Comisin Revisora
de Cuentas (Anexo N 2).

Rendicin para Yo Emprendo en Comunidad.

Para el ao 2013, la rendicin de cuentas de los proyectos autogestionados en el mbito de Emprendimiento (Yo
Emprendo en Comunidad) tiene dos opciones de realizacin:

Formulario impreso, que se indica como anexo n 1 del presente documento. En este caso se completa el
formulario siguiendo las mismas indicaciones que se describen para el programa Accin en Comunidad.

A travs de un documento de rendicin en excel similar al del programa Yo Emprendo tradicional, que ser
entregado a la organizacin, al momento de contratacin, si es que el equipo regional opta por este mtodo.

En caso de seguir la lgica de rendicin bajo el documento de rendicin en excel, se entregan las siguientes
consideraciones:

El formulario para la rendicin es entregado por el FOSIS en un archivo excel a la organizacin. Es un

documento automatizado que facilita al responsable de la rendicin el ingreso de la informacin, ya que solo
debe ingresar los datos en las hojas de detalle, llenndose automticamente las celdas de la hoja de resumen.
Slo deben completarse las celdas que estn en color celeste en el archivo. Para no confundir el resto del
documento est bloqueado.

Llenado de la hoja de resumen.

Como se mencion anteriormente slo deben completarse las celdas de color celeste, considerando lo siguiente:
 Rendicin de cuentas: nmero de rendicin que se entrega. La primera corresponde al primer mes de
ejecucin del proyecto, posterior a la firma del contrato y recepcionados los recursos por parte de la
organizacin.

Nombre y cdigo del proyecto: tal como queda registrado en los sistemas del FOSIS.

Nombre del ejecutor: nombre de la organizacin que desarrolla el proyecto.

Nombre del supervisor: nombre del Agente de Desarrollo Local (ADL) que el FOSIS designa para supervisar el
adecuado desarrollo del proyecto.

Periodo de rendicin: corresponde al primer da del mes (da 1) y hasta el ltimo da del mismo.

Saldo de la rendicin anterior (fila): registra el saldo que ha quedado pendiente por rendir del mes anterior. En
el mes de inicio se registra el monto total de los recursos transferidos.

En la columna saldo mes anterior (presupuesto disponible): se ingresa el saldo por rendir identificado en la
rendicin anterior. En el mes de inicio se registra el monto total transferido disponible por tem y subtem.

Finalmente al final de la pgina se ingresan observaciones, si las hay, y los datos y firma del representante de la
organizacin y de quien revisa por parte de la organizacin y del FOSIS (el ADL).

El resto de las celdas de la hoja de resumen se completa automticamente en la medida que se llenen las celdas
correspondientes a cada tem segn se explica a continuacin.

Llenado de hojas de detalle.

Luego de la hoja de resumen se presenta una hoja por cada tem en la cual debe entregarse el detalle de rendicin
y la informacin de los documentos de respaldo asociados.

Como se ha mencionado anteriormente, lo que se completa en la planilla son las celdas de color celeste. Se sugiere
considerar los siguientes elementos:

Todas las hojas se encabezan ingresando el nombre de la institucin ejecutora, el nombre del representante, el
domicilio de la organizacin y el nombre del proyecto y se firman con el nombre y firma de quien prepara la
rendicin.

Luego se ingresa la informacin solicitada, la cual da cuenta de los documentos de respaldo que se entregan
por tem.

Detrs de cada hoja de rendicin se entregan los documentos de respaldo segn se describi en el punto 2. de
la segunda parte de este documento.

Como se ha dicho, la informacin ingresada a este detalle por tem se traspasar automticamente a la hoja de
resumen inicial.

Comisin Revisora de Cuentas.

Esta comisin debe ser la misma que se registr en la propuesta presentada al FOSIS y la labor de ella es revisar
mensualmente el registro de los gastos en el cuaderno y en el formulario de rendicin, como tambin, de que los
gastos que se vayan realizando sean los que estn aprobados en la propuesta y que tienen directa relacin con la
ejecucin del proyecto. Es una comisin que tiene un carcter fiscalizador de los recursos entregados a la
organizacin. En ese mismo rol, la Comisin Revisora de Cuentas puede hacer recomendaciones a los dirigentes de
la organizacin en relacin a la administracin financiera.

IMPORTANCIA DE LA COMISIN REVISORA DE CUENTAS

- Cuida los intereses de la organizacin.
- Ayuda a mantener la confianza interna de la organizacin.
- Puede informar a la asamblea en forma fundamentada.
- Puede opinar y dar ideas para mejorar el manejo de los fondos.

El llenado del certificado es simple y se registra en l, lugar y fecha de la revisin, el nombre de la organizacin
ejecutora, el nombre y cdigo del proyecto, el periodo que se rinde y los nombres, firmas y nmero de las cdulas
de identidad de las personas que conforman la comisin. Este acto certifica que la rendicin de cuentas cumple
con los gastos y con la ejecucin del proyecto segn lo establecido en la propuesta, razn por la cual la revisin
debe ser rigurosa.

Se adjunta formato en anexo n 2, Certificado de revisin de la Comisin Revisora de Cuentas.

RENDICIN DE CUENTAS A LA ASAMBLEA DE LA ORGANIZACIN

La experiencia ha demostrado que una informacin bien entregada, oportuna y clara sobre el manejo financiero de
un proyecto, es motivo de la generacin de confianzas y de motivaciones a la participacin de la comunidad.

Un dirigente democrtico y atento a las inquietudes de sus bases, estar siempre dispuesto a proporcionar la
informacin que legtimamente la comunidad requiere y tiene derecho a manejar. Con esa actitud, se evitan
dudas respecto del uso dado a los fondos del proyecto, logra un clima de confianza, un debate ms constructivo y
fundamentado, y el apoyo y colaboracin de todos en la marcha el proyecto.

Qu aspectos informar?

Si la asamblea no tiene muy claro qu informacin solicitar, la experiencia indica que los dirigentes a cargo del
proyecto, al menos tiene que informar sobre los siguientes aspectos fundamentales:

Del dinero presupuestado para la ejecucin del proyecto: cunto se ha recibido y cunto falta por recibir
(cuando corresponda).

Del monto total entregado a la organizacin, cunto se ha gastado.

En qu se han gastado los fondos, especialmente la parte correspondiente a los sueldos.

El avance del proyecto segn lo planificado en la propuesta y su relacin con los fondos gastados hasta la
fecha.
 Cmo se ha cumplido el plan de gastos expresado en el presupuesto del proyecto, y por qu se han producido
diferencias entre lo presupuestado y el gasto real.

Cunto se presupuest y cunto se ha gastado hasta la fecha en cada tem. Por ejemplo, cuntos se estim
para bienes, para materiales e insumos, etc., y cunto se ha gastado en cada uno de estos tems.

Cmo analizar la marcha financiera de un proyecto?

Analizar cada uno de los tems presupuestarios por separado, puede dar muchas luces sobre el desarrollo del
proyecto en trminos financieros.

Frente a diferencias en lo gastado por tem, es decir, en bienes se gast todo y en recursos humanos nada, por
ejemplo, vale la pena detenerse y revisar si hay algn error o responde al proceso de ejecucin. De cualquier
forma, siempre es necesario tener el detalle de actividades que se describi en la propuesta para este anlisis.

Cmo presentar la informacin a la asamblea?

Es necesario presentar la informacin en forma ordenada y clara. Si se han seguido las instrucciones de este
manual, ser fcil hacerlo.

Toda la informacin sobre gastos, agrupacin de gastos, ingresos, proveedores, etc., se encuentra en el cuaderno.
Adems, toda la informacin est respaldada por sus comprobantes. Se puede considerar el momento en que se
realizan las rendiciones de cuenta como un momento adecuado tambin para informar a la asamblea.

Un cuadro resumen, presentado en una cartulina o en el pizarrn, puede ser muy til para informar. En esa
cartulina se puede incluir la siguiente informacin:

INFORMACIN FINANCIERA GENERAL:

- Total de ingresos recibidos hasta la fecha (FOSIS).
- Gastos acumulados totales hasta la fecha (tem por tem y total).

INFORMACIN FINANCIERA DEL PERIODO QUE SE EST RINDIENDO:

- Ingresos recibidos en el periodo que se est rindiendo.
- Gastos del periodo que se est rindiendo (tem por tem y total).

AVANCE DEL PROYECTO:

- Cumplimiento de metas del proyecto.
- Cunto se ha avanzado y cunto falta para terminar.

RECOMENDACIONES FINALES
Los procedimientos de contabilidad que hemos explicado en este manual, especialmente destinados a los
beneficiarios de proyectos financiados por el FOSIS, pueden adaptarse a otras situaciones: llevar la contabilidad de
un club deportivo, de un centro de madres, de una asociacin de pescadores, manejar el presupuesto familiar, etc.
En la mayora de los casos, bastar con cambiar los nombres de los tems en el cuaderno contable y agrupar los
comprobantes en la forma ms adecuada segn cada caso.

Si el proyecto cuanta con dos financiamientos, el del FOSIS y el de otra institucin, es recomendable llevar otro
registro separado, similar al que expusimos en este manual, para anotar los ingresos y gastos correspondientes a la
otra fuente de financiamiento. Cada cierto tiempo, es posible sumar ambas cuentas para conocer la situacin
financiera del proyecto e informar a la asamblea; esto, si se estima conveniente.
 Anexo 1
MANUAL DE CUENTAS CLARAS
RESUMEN DE RENDICION DE CUENTAS

Rendicin de cuentas N

NOMBRE DEL PROYECTO CDIGO DEL PROYECTO:

NOMBRE DEL EJECUTOR NOMBRE DEL SUPERVISOR

PERIODO DESDE HASTA

DE LA
DIA MES AO DIA MES AO
RENDICIN

$ (PESOS)

1. SALDO DE LA RENDICIN ANTERIOR

2. INTERESES PERCIBIDOS EN EL PERIODO

3. FONDOS RECIBIDOS EN EL PERIODO

4. TOTAL DE INGRESOS (LINEA 1 + LINEA 2 + LINEA 3)

5. TOTAL DE GASTOS QUE SE RINDEN (segn detalle de gastos por tem)

6. SALDO POR RENDIR

$ (PESOS)

ITEM:

ITEM:

ITEM:

ITEM:

ITEM:

ITEM:
ITEM:

ITEM:

ITEM:

ITEM:

ITEM:

ITEM:

TOTAL DE GASTOS QUE SE RINDEN (DEBE SER IGUAL QUE LA LINEA 5)

OBSERVACIONES (adjuntar hoja separada si es necesario)

RENDICIN PREPARADA POR: REVISADA POR:

NOMBRE: NOMBRE:

CARGO: CARGO:

FIRMA: DIA MES AO FIRMA: DIA MES AO

A ESTE FORMULARIO SE DEBE ACOMPAAR EL CERTIFICADO DE LA COMISION REVISORA DE CUENTAS

 Anexo 2
MANUAL DE CUENTAS CLARAS

CERTIFICADO DE REVISIN
COMISIN REVISORA DE CUENTAS

En _____________________________ (lugar) a ________________________ (fecha), la Comisin Revisora de

Cuentas de la Organizacin ____________________________________________________________ (nombre de

la organizacin) ha revisado la rendicin de cuentas correspondiente del proyecto

____________________________________ (nombre), cdigo ____________________, para el periodo

comprendido entre el: _____ de _____________ de 20___ y el _____ de _____________ de 20___ y certifica que

toda la informacin que presenta est debidamente respaldada con sus comprobantes.

Asimismo certifica que todos los gastos que se rinden se encuentran debidamente autorizados por la Directiva de

la Organizacin.

Por Comisin Revisora de Cuentas:

FIRMA NOMBRE CDULA DE IDENTIDAD