MARCO TERICO

Rediseo Organizacional.

El Rediseo organizacional es un mtodo en funcin de las necesidades del cliente,

y por el cual se determinan radicalmente los procesos principales de los negocios, con
el objetivo de alcanzar mejoras espectaculares con medidas crticas de rendimiento,
tales como costos, calidad, servicio y rapidez. (Hammer, 1995).

Al determinar los procesos con los que actualmente estn trabajando en el registro
civil, se puede definir la manera de desarrollar una nueva estructura organizacional
que permita optimizar los objetivos perseguidos, distribucin del trabajo, tareas y as
lograr la coordinacin efectiva de la misma.

La estructura es un elemento fundamental de la organizacin que establece la

disposicin y la correlacin de funciones, como tambin las jerarquas para lograr los
objetivos. En el registro civil todas las actividades de la institucin deben coordinarse
a fin de facilitar la eficiencia y eficacia del trabajo, para esto se har un rediseo
organizacional y funcional para crear nuevas funciones y procesos enfocados en el
mejoramiento de los procedimientos, tiempos de respuesta, el ambiente de trabajo y
atencin de los clientes.

El rediseo en las organizaciones es de gran importancia y vital en la estructura de

puestos flexibles, sencillos y alineados. Con el fin de lograr resultados con
productividad mediante la organizacin del trabajo, la distribucin adecuada de las
cargas laborales. De esta manera se busca el logro considerado para una eficiencia
de la organizacin. (Hammer, 1995) .

El rediseo de la estructura organizacional y funcional del registro civil debe ser un

trabajo muy cuidadoso ya que habr un anlisis minucioso de los procesos y
procedimientos, y as poder determinar una solucin a la situacin problemtica
relacionada con la ejecucin de las actividades.
Tomando en cuenta la descripcin y clasificacin de las nuevas tareas y
procedimientos que se establezcan de acuerdo a los procesos y lneas de mando se
podr realizar ajuste de las nuevas funciones.

Segn (Hammer, 1995) Los Puntos bsicos para rediseo organizacional

Divisin de carga de trabajo.

Jerarqua de la Organizacin

Coordinacin

El registro civil estar establecido segn sus puntos de inters, la organizacin es un

producto humano por lo cual nunca sera perfecto, pero si perceptible para que la
organizacin est encaminada a un propsito. Dividir el trabajo en el registro civil es
esencial, para dar a la ciudadana una mejor atencin y cumplir con la cantidad de
trabajo diario.

Los trmites de diferente ndole que se realizan en el registro civil necesitan una
funcin integral que asegure que todos los elementos estn buscando el mismo
objetivo, es preciso que alguien dirija el trabajo y establezca buenas relaciones dentro
de la misma. La jerarqua en la institucin establecer relaciones de autoridad entre
jefes y empleados, por lo que es importante que esta vaya de la mano con la
coordinacin que depender de la naturaleza de las tareas realizadas y del grado de
entusiasmo que exista entre las personas que lo realizan.

La buena coordinacin ser necesaria en todo momento por que beneficiara con la
productividad del trabajo estableciendo la armona en el desempeo de los procesos
y procurar el xito.

Estructura Organizacional

Una organizacin es un patrn de relaciones o muchas relaciones simultneas,

entrelazadas, por medio de las cuales las personas, bajo el mandato de los gerentes,
persiguen metas comunes. Los miembros de una organizacin necesitan un marco
estable y comprensible en el cual puedan trabajar unidos para alcanzar las metas de
la organizacin. (James Stoner, 1996)

La estructura organizacional del registro civil establece un sistema que desarrollaran

los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma ptima y se alcancen las
metas fijadas en la planificacin y para eso es importante conocer qu clase de
estructura organizacional se adapta a nuestra mejor a nuestra entidad, especialmente
para una propuesta. Afrontar los cambios del entorno y el crecimiento del servicio es
un trabajo que hay que realizar en conjunto todos los miembros. Las estrategias se
puede modificar y el entorno organizacional puede cambiar la eficacia y eficiencia de
las actividades de la organizacin no estn siempre al nivel que los gerentes requieren.

Para seleccionar la estructura organizacional adecuada es necesario comprender que

cada entidad es diferente ya sea una existente o una nueva que se desee crear y por
ello se debe adaptar la estructura que ms se acomode a sus prioridades y
necesidades, es decir la estructura deber responder a la planeacin.

Se hace necesario la identificacin y anlisis de los factores relevantes en el registro

civil ya que pueden surgir las necesidades de desarrollar un proyecto por parte de la
entidad y por lo que es necesario adaptar la nueva estructura a la organizacin que se
pretende redisear.
Las actividades a realizar en el rea de registro civil, estarn dirigidas hacia el
desarrollo de la nueva estructura organizacional y funcional, por eso es necesario
diagnosticar los procesos y procedimientos de tal manera que pueda adaptarse a los
cambios significativos.

De acuerdo con Gabriela Hutt 1 Ajuste Mutuo: Logra la coordinacin del trabajo por
medio de la comunicacin informal. El control y el poder de coordinacin recaen sobre
quien realiza las tareas. El ajuste mutuo utilizado en las organizaciones ms simples
(2 personas en una canoa) y en las organizaciones ms complejas (equipo de trabajo
interdisciplinario), lo que significa que la divisin tareas debe de estar de acuerdo a
las partes que realizan determinadas actividades, logrando as ayudar a realizar las
tareas en tiempo y forma, evitando cualquier retraso inesperado, ya que un equipo de
trabajo para que pueda avanzar debe de coordinarse en la oficina de administracin
de mantenimiento y en cualquier otra oficina el mutuo acuerdo ayuda a que todas las
actividades se realicen en forma ordenada.

Para que en el registro civil realice un trabajo que este coordinado debe de tener
personas con liderazgo que tome la responsabilidad del trabajo que se desarrolla con
la nueva organizacin y pueda dar instrucciones aptas para los nuevos procesos. Tan
importante es la coordinacin por que divide las tareas de acuerdo a los
conocimientos que tenga cada uno de los empleados, ya que se tiene que medir la
capacidad que tiene cada trabajador para realizar alguna actividad, para evitar retrasar
un proceso de gestin, ya que conforme a las habilidades se incorpora a determinado
puesto.

La divisin de tareas forma parte importante en una estructura organizacional ya que

poder realizar una divisin de tareas adecuada puede llegar a mejorar la realizacin
de actividades de la oficina generando prdida de tiempo.

La cumbre estratgica es donde estn todos aquellos miembros que asumen la

responsabilidad general del manejo de la organizacin y todos aquellos que
suministran apoyo directo. Gabriela Hutt y M. Beln Marmiroli, 19973 dice que La
cumbre estratgica tiene una perspectiva amplia y abstracta de la organizacin. El
trabajo a este nivel se caracteriza por un mnimo de repeticin y estandarizacin,
considerable discrecin y ciclos relativamente largo de tomas de decisiones.

Determinar y asegurar el desempeo de la manera ms efectiva de la organizacin

se hace implementando un mecanismo coordinador de la supervisin directa en el
registro civil. Cuando se designa a los responsables de las distintas reas se divide
de trabajo y debe analizarse cuidadosamente, para que este sujeto a las habilidades
que tenga cada trabajador, ya que al pretender realizar una adecuada estructura
organizacional es de importancia para la asignacin de puestos.
Dado que todas las actividades, habilidades y experiencia requeridas para producir y
brindar servicios especficos se agrupan en un lugar, bajo un solo mando, la tarea
entera se puede coordinar con mayor facilidad, as como mantener un elevado
desempeo en el trabajo. Adems, tanto la calidad como la rapidez de la toma de
decisiones se ven reforzadas, por que las decisiones tomadas a nivel de divisin estn
ms cerca del campo de accin.

Diagnostico Organizacional

En el diagnstico organizacional es el proceso analtico que permite conocer la

situacion real de la organizacin en un momento dado para descubrir problemas y
reas de oportunidad. Examinan y mejora los sistemas, prcticas de la comunicacin
interna y externa de una organizacin en todos sus niveles. Para tal efecto se utiliza
una gran diversidad de herramientas, dependiendo de la profundidad deseada, de las
variables que se quieran investigar, de los recursos disponibles y de los grupos o
niveles especficos entre los que se van a aplicar. (Rodriguez, 2000)

El diagnostico organizacional nos permitir conocer la situacion real del registro civil,
descubrir problemas y conformidades con el fin de corregirlo y mejorarlos. Utilizaremos
herramientas que nos ayude a comprender el clima laboral y los objetivos que se
desean alcanzar, recopilando la informacin. Para poder proponer los cambios que
necesite el registro civil conoceremos las debilidades y fortalezas esenciales para
perfeccionar el funcionamiento de la comunicacin en la organizacin.

El registro civil actualmente est en toda la disponibilidad de iniciar un proceso de

cambio y compromiso para mejorar todo el trabajo que se realiza ah, y dar una mejor
atencin al ciudadano designado una trasformacin en todo el sistema organizacional,
es decir que habr un cambio significativo.

Para que podamos realizar un diagnstico en el registro civil es necesario que

conozcamos todos los problemas existentes el funcionamiento del sistema actual y de
cada uno de sus procesos, la evaluacin estar abierta a posibles cambios siempre
con la aceptacin de la organizacin. Para la realizacin del diagnstico
organizacional en el registro civil, se requiere partir desde el origen mismo de la
institucin, de su misin, visin, objetivos y propsitos. Cada habilidad ira
encaminada hacia la secuencia de cada uno de los objetivos y alineamientos de
la institucin. Realizaremos un diagnostico tomaremos en cuenta cmo lograr
el objetivo propuesto que es desarrollar una nueva estructura organizacional en
el registro civil. No olvidemos que casi toda organizacin dispone de recursos
limitados, los que deben ser correctamente administrados con el fin de
maximizar sus utilidades, lo que hace complejo disear una estrategias con
base en la situacin real de la institucin esto nos permitir redisear
requemientos tcnicos para mejorar la ejecucin de tareas, procesos y
procedimientos.