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CONCEPTO:
VENTAJAS:
Hay que tener en cuenta que todas las ventajas que proporciona una buena
catalogacin de materiales inciden sobre los costos y utilidades de la empresa,
es decir sobre sus resultados, lo cual hace que se le considere como muy
necesario.
ETAPAS DE LA CATALOGACIN:
1.5.3. Ordenamiento
El ordenamiento de los artculos, dentro de cada seccin del catlogo,
puede hacerse con 3 formas:
Orden Alfabtico.
Orden Numrico o por Dimensiones.
Segn el Catalogo del Productor.
FINALIDAD DE LA CATALOGACIN:
Establecer una pauta o esquema general que facilite la clasificacin de
materiales, en la empresa.
CODIFICACIN DE MATERIALES
CONCEPTO:
Debido a la gran variedad de productos con los que se trabaja en empresas,
es fundamental tener una codificacin apropiada para la mercadera que se
maneja, esto permite obtener ventajas en lo que se refiere a las gestiones
de compra, almacenamiento y control de stocks (Ferrin, 2003). Para un
sistema de control de almacenes, una codificacin completamente numeral
y correlativa es la ms recomendable, sobre todo para efectos de su
bsqueda en el catlogo y su ubicacin en los archivos del sistema.
SISTEMAS DE CODIFICACIN:
Los sistemas de codificacin ms usados son los siguientes:
a) Sistema Alfabtico: Codifica los materiales con un conjunto de letras,
cada uno de las cuales identifica determinadas caractersticas y
especificacin. Este limita el nmero de artculos y es de difcil
memorizacin, razn por la cuales es un sistema poco utilizado.
b) Sistema Alfanumrico: Es una combinacin de letras y nmeros, que
abarca un mayor nmero de artculos. Las letras representan la clase de
material y su grupo en esta clase, mientras que los nmeros representan
el cdigo indicador del artculo, por ejemplo: CGR 785
c) Sistema Numrico: Es el ms utilizado en las empresas por su simplicidad,
facilidad de informacin e ilimitado nmero de artculos que abarca.
Se puede apreciar una tabla de un sistema de codificacin bsico, en el
ANEXO V
2. Este grupo formado tambin por dos dgitos, significa la sub-clase que
dentro de la clase contiene el artculo codificado.
Como en el caso 1 al asignar dos dgitos a la sub-clase, se est
posibilitando el disponer de cien sub-clases dentro de cada clase,
facilitando as el mantenimiento futuro del catlogo.
CODIFICACIN DE UBICACIONES:
Segn Sols (2005), de la misma manera que los productos son codificados en
un moderno sistema de almacenes tambin se debe codificar las ubicaciones.
En estos casos si se recomienda usar cdigos alfanumricos, los cuales sirven
para identificar la zona (rea) a la cual pertenecen, luego les siguen las filas en
las que se encuentran la columna dentro de esa fila y el nivel o altura al que
esta la ubicacin, como se puede ilustrar en la siguiente figura.
Debido que, por lo general se trabaja con productos muy distintos entre s, no
es conveniente asignar a los productos ubicaciones de manera aleatoria sin
seguir algunas normas bsicas previas para un buen almacenaje. Al respecto,
Clamo (2004) hace mencin de los siguientes aspectos a tener en cuenta:
Valor del Producto: Cuando se trabaja con productos de gran valor. Por ejemplo
aretes, pulseras de oro, o elementos muy pequeos y de gran costo, cuya
prdida podra volverse significativa para el almacn de la empresa, en este
caso se requiere ubicaciones altas, uso de montacargas para acceder a la
mercadera.
Demanda: Si se est trabajando con un producto de gran demanda, lo ms
recomendable es que se ubique una buena parte del stock disponible en los
niveles ms bajos y accesibles del almacn, para evitar perder tiempo
buscndolo.
Configuracin: Cada almacn est dividido por reas, las cuales han sido
sealadas pensando en los riesgos que origina mantener cerca un producto de
otro. El uno ubicar un producto en el rea sealada, para el mismo, no solo
podra ocasionar un desorden, sino podra daarlo y en lo peor de los casos a
los que estn cerca de l.
CONCLUSIONES
La catalogacin es sumamente importante en las empresas, esta debe ser
flexible y adaptable a los cambios constantes de toda organizacin y de su
entorno; es difcil concebir a una empresa competitiva, en el rea logstica, sin
el uso de la catalogacin.
La catalogacin permite la identificacin de los artculos y facilita su
adquisicin. Con la catalogacin se logra crear un lenguaje nico que facilita
el control administrativo de los materiales y/o productos.
La catalogacin represente un beneficio para la empresa, su realizacin se
debe implementar a travs de las siguientes cuatro etapas: normalizacin,
identificacin, clasificacin y codificacin (simbolizacin), cdigos
estructurados y secuenciales.
Una vez efectuado la catalogacin se pueden observar los resultados en la
reduccin de costos, debido a la simplificacin de los grupos de materiales,
evitando gastos innecesarios de materiales ya existentes.
El proceso de codificacin de un artculo por medio de un cdigo, que
contienen la informacin necesaria del artculo, es importante porque
permite obtener ventajas en lo que se refiere a las gestiones de compra,
almacenamiento y control de stocks.
Un sistema de codificacin debe cumplir ciertas caractersticas, para que se
garantice su trabajo de manera eficiente, estas son: uniforme, conciso,
estructurado, nico, universal, permanente, amigable.
La implantacin de la codificacin permite a las empresas acelerar las
operaciones en caja, calcular de forma rpida el precio de cada artculo.
La codificacin permite a los distribuidores introducir un sistema de gestin
de stocks para controlar el movimiento de sus mercaderas, para que la
preparacin de los pedidos sea ms dinmica.
Los sistemas de codificacin permite identificar inequvocamente un
producto. La codificacin de los sistemas basados en barras y los sistemas
basados en radiofrecuencia (RFID/EPC), proporcionan grandes ventajas en su
utilizacin.