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Mireille BRAHIC

MIEUX RDIGER
SES CRITS
PROFESSIONNELS

Lettres, messages lectroniques,


comptes rendus, rapports, analyses et synthses

Troisime dition

Groupe Eyrolles, 2001, 2004, 2008


ISBN : 978-2-212-53977-6

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Les crits professionnels


sont l
pour communiquer

1 La communication nest pas une technique


mais un tat desprit
1.1 Nos tmoignages sont imparfaits et arbitraires
Ce que je vois et que jentends du monde extrieur, cest simplement ce
que mes sens en extraient pour clairer ma conduite.
Henri BERGSON

Pour bien communiquer, il est donc indispensable, en premier lieu, de


bien observer, or, les choses perues rencontrent bien des obstacles avant
de parvenir notre intelligence
Nous percevons le monde au moyen de nos cinq sens : la vue, loue,
le toucher, lodorat et le got. Le premier obstacle la perception est la
ngligence que nous avons pour les quatre autres sens lorsque nous

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sommes dous de la vue. En effet, nous avons tendance ne considrer


que ce qui nous est transmis par elle et parler du got dun objet ou
de son absence de got moins quil ne sagisse dun aliment, ne nous
vient pas lesprit. Cependant leau nous tait bien dfinie, dans les
petites classes, comme un liquide incolore, inodore et sans saveur. Il
peut tre, donc, utile de relever labsence dune sensation et les choses
que nous navons pas lhabitude de dcrire travers un sens particulier
le got, par exemple, pour une pierre peuvent ltre, fournissant
ainsi un message plus clair quune longue description.
Le second obstacle rside dans laptitude de nos sens. En effet peut-on
penser que le tmoignage visuel dun myope sera le mme que celui
dun daltonien ? Tous nos sens peuvent tre affects de la sorte ; nous ne
sommes donc pas gaux devant la perception. Par ailleurs, la plupart
dentre nous ne se doutent pas que notre attention, malgr toute notre
bonne volont est discontinue. Le rythme chronobiologique* de notre
activit crbrale, que nous soyons endormis ou veills, est effective-
ment de 90 100 minutes (selon les individus) dattention, interrompu
par 1 5 minutes dinattention. Si nous nen sommes pas conscients,
cest que notre mmoire fait le lien entre les bribes perues nous faisant
mettre un tmoignage diffrent de celui dun autre observateur.
Le troisime obstacle limpartialit est que, parmi les innombrables
messages diffuss, seuls certains donneront naissance une sensation,
entreront dans le champ de notre conscience, de notre psychisme, arri-
veront jusquau cerveau. Car, llment fondamental de nos sens, la
cellule sensitive, est spcialise dans la rception dun certain excitant
ngligeant les autres quelle va seul transformer et transmettre au
cerveau sous forme de message physiologique utilisable.
Le quatrime obstacle rside dans le dcodage de la perception opr par
le cerveau pour la transformer en langage. En effet, nous ne connaissons
pas forcment les mots qui dcrivent correctement notre perception ou
ceux-ci nexistent pas. Ce qui soffre la vue et au toucher est bleu ou
rouge ; clair ou fonc ; grand ou petit ; loin ou prs ; rond ou carr ; lent
ou rapide ; doux ou rpeux ; chaud ou froid Mais, notre intelligence
et notre langage sont si sensualistes1 que nous avons peine nous

1. Sensualisme : doctrine selon laquelle toutes nos connaissances proviennent de nos


sensations. => adj. sensualiste

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reprsenter et nommer ce qui est abstrait. Ainsi, deux interlocuteurs


peuvent donner des sens diffrents aux mmes mots car cest ce mme
vocabulaire qui est appliqu aux concepts et aux ides laissant la part
belle la subjectivit.

Ex : Des ides claires ; un caractre carr ; une chaude ambiance ; un


travail dur

Ensuite, notre culture sentremet pour une forte part et en corrlation


avec le moment prsent. Nous navons pas la mme reprsentation des
choses selon notre milieu, notre lieu de naissance, son pass, ses institu-
tions, ses traditions, sa religion et ce qui en dcoule constituant les rgles
de morale ou de biensance. Notre formation de base, son domaine de
prdilection (Math, Lettres, Arts), sous linfluence de notre humeur ou
des courants de pense de lpoque, nous fera mettre une interprtation
plutt quune constatation. Or, ngligeant tous ces facteurs de distorsion,
nous restituons comme Vrit ce que nous avons peru du monde.

Se cantonner un certain angle de vue occulte les autres. Pourtant, toute


chose peut tre vue sous des angles diffrents. Une lgende indienne
raconte la prsentation dun lphant des aveugles. Celui dentre eux
qui avait tt la patte dit : Llphant, cest comme un tronc darbre. ;
celui qui avait palp la trompe dit : Llphant, cest comme un serpent. ;
celui qui avait touch le flanc dit Llphant cest comme un mur
rugueux. ; celui qui avait empoign la dfense dit : Llphant cest
comme une barre de solide mtal. Aucun navait raison, mais aucun
navait tort ; chacun ne considrait seulement quune partie du tout.
Sans prise de conscience de ce dfaut que nous avons tous, sans leffort
denvisager dautres points de vue, toute communication est impossible.

Les diffrents points de vue


Dans lexemple simple de lide quon peut avoir des relations affectives, lopinion la
plus rpandue est que le contraire de lamour est la haine. Le plus souvent quand on cesse
daimer quelquun, lorsque celui-ci nous a fait du mal, on veut le punir en le hassant.
Cest, cependant ngliger un troisime aspect qui est lindiffrence.

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Le contraire
de l'amour
est l'indiffrence

Le monde
n'est

e
qu'indiffrence
Amour

c
en
fr
dif
Haine
In
Le contraire
de l'amour
est la haine

Le contraire
de la haine
est l'indiffrence

Prenons donc conscience de limperfection et de larbitraire de nos


jugements ! car, si la connaissance est toujours relative celui qui connat,
il est vident quil ny a pas de vrit valable pour tous Ne devrait-on
pas dire alors, linstar de Platon, quil ny a pas de Vrit , mais des
opinions avantageuses, admises par une majorit pour un temps, et ce
sont celles-ci qui tiennent lieu de vrit ?

Le schma ci-aprs se lit de droite gauche. Il rsume une exprience ralise sur un
groupe constitu de manire alatoire.
lextrme droite est reprsente limage qui a t soumise au groupe. Apparaissent
ensuite les flches qui indiquent les diffrents chemins vers la perception (5 sens) que
prend cette image, sachant que cette perception est tributaire du contexte et de limman-
quable discontinuit de lobservation. Selon le sens privilgi par le rcepteur et selon
les messages envoys par lobjet (bruit, odeurs) certaines caractristiques de lobjet
vont tre limines et dautres retenues. Elles sont numres dans la colonne voisine
(toujours vers la gauche).
Au centre du schma apparat un encadr hachur la manire dun filtre qui regroupe
les lments susceptibles de sinterposer entre la perception et le compte rendu qui en
sera fait.

Enfin, lextrme gauche, les bulles reprsentent les diffrentes formulations des mem-
bres du groupe, qui ne sont pas une description de lobjet, mais lmanation des valeurs

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de chacun. Ainsi, dire quil sagit dune pche ou dune pomme napprend rien celui qui
nen a jamais vu, pas plus que de faire allusion Newton, Adam ou des prceptes
dittiques.

la pomme forme,
la pomme de d'Adam et ve taille,
Newton
couleur,
on ne mange pas de culture contraste,
pommes hors ombre,
saison instruction distance,
golden proportion,
granny Smith
starky
aliment milieu mouvement,
riche en fer familial localisation,
perspective,
c'est un fruit bon nettet,
march milieu
professionnel
la golden se volume,
vend bien moi, je timbre,
n'aime pas sentiments tonalit,
les duret,
j'ai pas pommes gots tempo,
faim direction,
moi, a
m'empche de
humeur du
dormir si j'en moment forme,
mange le soir taille,
en exprience poids,
compote passe texture,
a me rappelle
chez ma tante consistance,
pression,
de ge mouvement,
mon temps
c'est une direction,
pche !
gnration temprature

contexte
La perception discontinuit

Communiquer ce nest donc pas changer lautre, cest faire soi-mme un


effort pour :
1. Sinformer ;
2. Tenir compte du systme des valeurs du correspondant ;
3. Adapter son message :
- la spcificit de linterlocuteur,
- ses capacits de comprhension,
- sa sensibilit.

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Rcapitulatif de ltat desprit de communication lcrit


Situation Vous devez crire un Vous prospectez
correspondant prcis (vente/recherche demploi)
Conduite
Avant tout Votre objectif est dintresser une Votre objectif est dintresser un
comprenez personne prcise et non pas le maximum de personne dune
votre objectif strotype du chef dentreprise, classe sociale ou professionnelle
du marin, de lagriculteur, du particulire. Vous savez, toute-
commerant ou de larchologue. fois, quil est impossible de
toucher toutes les personnes
dune catgorie. Vous tes donc
conscient quen voulant ratisser
large on ne conquiert pas les
profils atypiques qui sont tout
de mme assez nombreux
mais que ceux qui collent au
strotype.
1. Informez- Pour connatre son propre sys- Pour cibler soigneusement des
vous sur votre tme des valeurs. Vous avez un prospects afin que votre propo-
correspondant seul correspondant il vous est sition ne sadresse qu des
donc facile denquter (par rela- personnes potentiellement int-
tions, son secrtariat, sur les resses. Le ciblage commercial
lieux quil frquente). Dduire ne peut sappuyer, lui, que sur
htivement de son poste, de sa des strotypes. Les prospects
position sociale, de sa profession, atypiques ne se sentiront donc
etc. un profil strotyp peut pas concerns.
conduire des impairs irrpa-
rables2 sil se trouve parmi les
profils atypiques de sa catgorie.
2. Tenez Pour adapter le message (slec- Pour adapter le message (slec-
compte du tion des informations rapporter, tion des informations rapporter,
systme des langage, prsentation, ton, argu- langage prsentation, ton, argu-
valeurs (filtre) ments employs) lindividu. ments employs) aux valeurs
de votre Lorsquil sest avr impossible qui caractrisent le groupe cibl
correspondant den savoir plus sur un corres- en fonction du milieu (profes-
pondant dtermin, la meilleure sionnel ou priv), de lge, du
attitude est lexhaustivit, le clas- niveau dinstruction suppos,
sicisme et la modration. des gots qui en dcoulent, de
la situation gographique

2. Les directeurs de ressources humaines reoivent en termes familiers des candidatures


de jeunes Internautes* qui croient quun courriel* ne peut sadresser qu dautres jeunes
Internautes

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3. Adaptez Il convient de savoir qui aime les Il est bon de connatre le jargon
votre message honneurs, qui aime la simplicit ; du mtier, lorganisation de lacti-
la spcificit qui est cheval sur les convenan- vit, lactualit de la profession
de votre ces, qui prfre la familiarit (concurrence, rachats, restructura-
interlocuteur (sans vulgarit) et lexpressivit. tion, accords). Une candidature
Nenvoyez pas de carte humoris- un cabinet libral ne sadresse
tique quelquun qui ne tolre pas, par exemple, Monsieur le
que des cartes de visites rdiges directeur des ressources humaines :
la troisime personne du il nexiste pas.
singulier.
4. Adaptez vitez les mots recherchs et les Un langage mdian est compr-
votre message phrases longues si ce nest pas hensible par tous. Employez le
aux capacits de lhabitude de votre correspon- jargon du groupe prospect sil
comprhension dant. Mais ne vous forcez pas vous est rellement vident ; ne
de votre tre compliqu parce que votre vous fiez pas un seul cho3 et
interlocuteur interlocuteur a lhabitude de nemployez surtout pas un lan-
ltre et que vous avez, vous, gage la mode ; les modes sont
la bonne habitude demployer trop fugaces et irritent plus de
un langage mdian dans vos gens quelles nen mobilisent.
communications.
5. Adaptez Parlez plus de lui que de vous Les lettres de motivation sont
votre message pour obtenir ce vous demandez trop souvent une reformulation
la sensibilit soit en argumentant, soit en du CV. Il est plus fructueux,
de votre expliquant, soit en rassurant, comme les lettres publicitaires, de
interlocuteur soit en provoquant Dans de les centrer sur le destinataire, de
nombreux cas le plan Vous lui montrer quon sest renseign
vous donc nous peut porter sur son activit et sur son besoin.
ses fruits.
Ex : Vous mavez embauch le () Ex : Vous voulez dvelopper un
pour (). Il se trouve que mon tra- secteur () et vous avez besoin dun
vail vous a fait gagner () et nous (). En joignant nos comptences*
pouvons nous en estimer satisfait. nous pouvons () car je ().
Cest pourquoi il me semble fond
de solliciter ().
Trop de lettres de motivation sont
strotypes quand elles ne sont
pas carrment photocopies4 !

3. Croyant ajuster son langage celui du prospect, un conseil en communication a uti-


lis patientle la place de clientle dans une communication destine des mdecins
gnralistes. Aucun navait ide que ce mot puisse exister.
4. Ceux qui reoivent ces lettres photocopies nont aucune envie de recruter quelquun
qui consacre si peu de soin la construction de son propre avenir car que fera-t-il lorsquil
ne sagira que de lavenir de lentreprise ?

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Linformation traverse diffrents filtres (physiques, biologiques,


intellectuels) pour passer de la perception la comprhension
puis la formulation. Ces mmes filtres doivent tre franchis pour
retransmettre cette information un destinataire.
La seule solution est den prendre conscience pour viter, autant
que possible, la distorsion.

1.2 Lorsquon transmet une information,


trois attitudes sont possibles
Diverses expriences de psychologie sociale5 ont permis de constater que
face une situation, nos diverses ractions pouvaient tre classes en
trois catgories : les attitudes motionnelles, les attitudes programmes
et les attitudes analytiques.

Lattitude motionnelle
Une attitude motionnelle (E) est le fruit de lhumeur du moment ; cest
lanimal naturel qui est en nous qui ragit selon son instinct et ses pul-
sions. Ainsi les personnes et les ides sont rejetes ou accueillies avec
enthousiasme pour cause de mauvaise ou bonne humeur, dnervement,
de faim, de frustration, denvie, de paresse, de jalousie, de vanit
Par exemple, dans un compte rendu :
attitude faire ressortir un seul point, celui qui a
MOTIONNELLE le plus frapp, soit en bien soit en mal,
en insistant sur la satisfaction ou le
valuative mcontentement, mais sans rfrence :
par rapport Ctait bien.
aux attentes individuelles dire ce que a nous a voqu plutt
ou au ressenti personnel que ce qui sest pass :
Quand je travaillais chez X les runions
imaginative se passaient mieux
par rapport Aprs laccident, les pompiers sont
aux souhaits arrivs, ces hommes courageux au
ou aux vocations casque tincelant quon nadmirera
jamais assez

5. Par exemple : Max Weber (1864 1920) distingue les actions traditionnelles, les actions
affectives et les actions rationnelles ; ric Berne (1910 1970) ltat parent, ltat enfant et
ltat adulte.

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Lattitude programme
Une attitude programme (P) se fonde sur notre acquis pass, sur un
apprentissage conscient (tudes) ou inconscient (imprgnation au contact
dautrui) ; cest lanimal dress qui ragit en notre for intrieur.
Lindividu fortement programm applique automatiquement des proc-
dures figes qui lui ordonnent systmatiquement le mme type de
rponse au mme type de stimulus. Son fonctionnement peut tre rgul
par des implications telles : Jai mal la tte => je prends de laspirine. ;
Je suis en retard => jinvente une excuse. ; On me demande un service per-
sonnel => je refuse . Ainsi, les personnes qui ragissent le plus souvent
de faon programme possdent inconsciemment un grand rpertoire de
consignes subjectives telles : a ne se fait pas ! ; Il ne faut jamais ;
On na jamais vu a ! ; On doit toujours

Par exemple, dans un compte rendu :


Faire ressortir un jugement par rap- attitude
port ce quon croit conforme, par PROGRAMME
rapport ce dont on a lhabitude :

Lanimateur na pas trait toutes


les questions alors que lordre du valuative
jour tait trs important. par rapport
aux usages
Pour une fois, la runion a com-
menc lheure

Il aurait fallu insister sur le rudite


deuxime point lordre du jour.

La victime naurait pas d aider le


cariste car ce nest pas dans ses attri-
butions.

Lattitude analytique
Une attitude analytique (A) fait la part des choses entre les deux prc-
dentes. Cest la moins naturelle des trois car elle implique une prise de
conscience des deux autres ractions et la volont de pallier* les faiblesses
humaines qui les dclenchent. Elle ne demande pas plus defforts que de
dire bonjour ou merci lorsque le rflexe est acquis.

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Elle se droule en deux temps. Une phase neutre, en premier lieu, pour
constater froidement les faits sans mettre en uvre les filtres dformants
dcrits prcdemment. Une analyse, en second lieu, des ractions qui se
seraient produites si lmotionnel ou le programm avait pris le dessus.

par exemple, dans un compte rendu :


date / heure / lieu / liste des attitude
participants / ordre du jour NEUTRE
+ Ce qui est peru
travers les
En ce qui concerne le point n 1, en
raison de il a t dcid de lan- 5 sens
cer M. Y est responsable de cette
action qui devra tre acheve le +

Jai senti une odeur de poudre puis QQCCOPQ


la victime a cri et sest croule sur
le sol.
Lobservateur occulte donc, dans un premier temps, tout ce qui est pro-
gramm et ce qui est motionnel. cette fin, deux outils sont sa dis-
position : lexamen systmatique de ce qui est peru travers les 5 sens,
associ au questionnement de Quintilien : Qui ? Quoi ? Comment ?
Combien ? O ? Quand ? Pourquoi ? , laide dune matrice, par exemple :
Jai vu Jai entendu Jai touch Jai senti Jai got
Qui ?
Quoi ?
Combien ?
Comment ?
O ?
Quand ?
Pourquoi ?

Si la neutralit est indispensable la relation dun fait, elle est insuffi-


sante lors de lexamen de ce fait des fins damlioration. Elle est gale-
ment insuffisante dans la vie quotidienne. Une personne qui traverserait
la vie en lui portant un regard constamment neutre, sans spontanit,
mprisant le pass, sans jamais prendre parti pourrait plus tre qualifie
de robot que dtre humain. Certains croient, nanmoins, que le bon

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Les crits professionnels sont l pour communiquer

sens leur impose de ne jamais prendre parti car ils croient quil ny a de
parti que subjectif. Or, fond sur lobservation mthodique de faits et
utilisant des critres appropris, actualiss, ralistes, un jugement peut
tre objectif. Lobjectivit est donc diffrente de la neutralit en ceci que
la premire prend position et que la seconde ne prend pas position.

objectivit neutralit objectivit neutralit


La neutralit est L'objectivit est la
l'occultation des remise en question
acquis acquis passs et des acquis des acquis passs et des
passs motions spontanes passs motions spontanes
pour observer les faits la lumire des faits

motion motion
Temps 1 spontane Temps 2 spontane

Faits Faits

Une attitude analytique se droule en 2 temps : 1. Neutralit qui consiste en loubli des
acquis passs et la matrise des motions. 2. Un nouvel examen des faits partir de cri-
tres qui se trouvent dans lacquis pass et de lintuition qui se trouve dans les motions.

Le mot critique6 semble, a priori, ngatif. En effet, lorsquil sagit de


juger autrui nous commenons par examiner ce qui ne convient pas et, le
plus souvent, nous nous en tenons l. Or, une critique peut tre positive.
Pour cela elle doit sappuyer sur des critres clairs, communs et large-
ment diffuss et commencer par rechercher ce qui est convenable.
Lobservateur peut, cet effet, dresser une matrice :

6. Du grec : facult de juger, de discerner.

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Faits Fait n 1 Fait n 2 Fait n 3


Questions
Quest-ce qui va ?
Quest-ce qui manque ?
Quest-ce qui ne va pas ?
Pourquoi ?
Que faire la place ?

Nous sommes tous susceptibles dtre domins par notre acquis


pass ou nos motions. Ceux-ci nous aveuglent et nous empchent
dtre neutres lorsque nous rapportons les faits, ou dtre objectifs
lorsque nous les analysons.
Nous devons en prendre conscience et prendre le temps de dfinir
celles de nos ractions qui relvent de linfluence du pass ou de
celle de lmotion. Ce nest que de cette manire que nous par-
viendrons tre neutres, puis objectifs.

La crativit est indispensable au traitement de linformation


Une analyse conduit naturellement la recherche de solutions. En effet,
sans proposition de solution une critique est strile donc ngative. Soyons
logique, si quelquun est suffisamment malin pour trouver ce qui ne va
pas, il doit ltre suffisamment pour proposer une solution de rechange.
Cependant certains croient encore que le travail srieux est incompatible
avec la crativit ; que la tche de rdacteur consiste rdiger des phra-
ses austres sur un modle dtermin avec des mots imposs et de les
disposer sagement sur la page en ne sloignant pas du modle exig.
Or, mme pour celui qui appartient la plus classique des organisations,
le travail dcriture fait appel la crativit. Car crativit ne signifie
pas dlire . Dcider, par exemple, de changer de paragraphe parce
quune ide a t entirement dveloppe fait appel la crativit.
Toutefois, le travail de rdacteur ne se rsume pas aligner des mots, il
consiste retranscrire des faits et exprimer des ides avec concision.
Cela laisse une plus large place la crativit ! Comment, sans crativit,

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distinguer les faits de leur interprtation ? comment tirer des textes linfor-
mation utile et laisser le superflu ? 50 % du temps consacr un travail
de rdaction consiste comprendre ce dont on traite ; les autres 50 %
seulement sont destins lcriture. Comprendre, cest de la crativit.

Tout le monde, donc, utilise, plus ou moins, avec plus ou moins de succs,
la crativit. La crativit est le fait de tous. Sans crativit, lvolution
sarrterait.
Cependant, prjugs, tradition, modles, dogmes, mode, rsistance au
changement freinent la crativit. Que de textes sont la reprise de plus
anciens sur lesquels les noms et les dates ont t changs ! Que de rdac-
teurs ont, leurs dbuts, subit la tyrannie dun puriste qui leur a impos
ses manies pas toujours en accord avec la grammaire quils conti-
nuent de reproduire, sans jamais avoir vrifi leur exactitude, jusqu la
retraite. Que de poncifs vhiculs par les mdias envahissent les crits
professionnels, rduisant ainsi leur prcision.
Sachant que toute comprhension, puis toute invention, est la mise en
uvre dune relation entre les choses, la capacit de crativit dun indi-
vidu dpend de son aptitude rarranger les lments quil identifie,
sans en rejeter a priori. Il faut donc commencer par cesser, pour tre
laise, en loccurrence, en rdaction, dliminer linconnu au profit du
connu. Dailleurs, que reprsente le connu dun seul tre humain au
regard de lunivers ? Osons donc produire nos propres phrases qui tra-
duisent au plus proche la pense transmettre. Osons agencer nos ides

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dans la structure logique qui offrira le plus de comprhension au lecteur


plutt que de continuer biaiser nos propos dans des formes figes !

Considrons que nos connaissances, conscientes et inconscientes, sont contenues dans un


sac. Au fond du sac se trouve ce qui y a t introduit il y a longtemps, ce quun choc aura
ventuellement pu enlever notre conscience (le refoul), ainsi que celles de nos penses
qui nous dplaisent parce quelles ne sont pas conformes la morale ou aux courants
dopinions actuels (linhib) ; ce, donc, que nous avons renonc utiliser. lentre du
sac se trouve ce qui a t acquis consciemment (tudes ; consignes) et qui est souvent
utilis.
Le processus cratif consiste aller brasser le contenu entier du sac de manire en
faire sortir les hypothses susceptibles dapporter une solution un problme, la rponse
une question ou la satisfaction dune envie.
Dune ce ces hypothses passes au crible de la raison (faisabilit) sortira la solution.

Cest donc de la rencontre dlments que nous avions jusque-l cloisonns


parce quappartenant, par exemple, des matires diffrentes, que nat
lide. Ces lments se rencontrent de faon :
analogique (par ressemblances)
antithtique (par diffrences)
alatoire (au hasard, par rebondissement)

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Les crits professionnels sont l pour communiquer

Il semble donc judicieux de forcer la naissance dides en sappuyant sur


cette constatation, laide, par exemple, dune matrice :

Moteurs Identique Diffrent Alatoire


lments
lment 1
lment 2

Une action spcifique ne peut pas tre qualifie, a priori,


dmotionnelle, programme ou analytique
Ce sont les motivations dune action qui en font une attitude motion-
nelle, programme ou analytique. Ainsi, la mme action peut revtir les
trois aspects. Une sanction, par exemple, peut tre prise sur le mode
motionnel, sous lemprise de la colre. Elle peut ltre aussi parce
quelle est la rponse strotype un comportement : absentisme =>
sanction . Elle peut tre enfin le fruit dune rflexion qui, aprs avoir
retenu et examin la raction motionnelle ainsi que la raction pro-
gramme, statue sur la conduite tenir : Est-il encore possible de tolrer
ce comportement ou convient-il de prendre la sanction ?
Il peut sembler que pour le rcepteur de la sanction cela revienne au
mme. Dtrompez-vous ! Des sanctions frquentes, justifies uniquement
par lhumeur de leur promoteur ont moins de porte que des sanctions
manant de lapplication sans faille de la rglementation et encore moins
que la sanction qui vient bon escient aprs quune deuxime chance a
t octroye.

Chacune de ces tendances prsente des aspects ngatifs


et des aspects positifs
Laspect ngatif des attitudes motionnelles et programmes rside dans
labsence de rflexion sur la situation du moment qui les provoque.
Laspect positif des attitudes motionnelles est la spontanit sans
laquelle tout regard nouveau sur les choses, et par consquent toute
crativit, nexisterait pas. Lorsquil sagit de trouver des solutions des
problmes, cette crativit nous est indispensable.

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Laspect positif des attitudes programmes rside dans la connaissance


sans laquelle nous serions sans cesse en train dinventer loutil ou la
marche suivre dont nous aurions besoin. Sans rfrences, comment
valuer la situation actuelle ? quoi la comparer pour en faire ressortir
les avantages et les inconvnients ?

Les attitudes analytiques peuvent sembler, a priori, positives. Mais elles


deviennent ngatives lorsquelles ne sont analytiques quen apparence.
Cest--dire dans le cas o les critres de rfrence sont errons, prims
ou utopiques. Ainsi, des critres qui sappuieraient sur le principe* que
ltre humain est parfait entraneraient une analyse irrationnelle.

En somme :

ne pas mpriser les apports du pass, l rsident notre savoir,


nos critres ;

ne pas touffer nos motions, l rsident notre intuition, notre


imagination ;

Savoir les contrler et sen servir bon escient.

Suscitez lintrt de votre lecteur

Tout comme lmetteur dans son expression, le rcepteur privilgie une


attitude lorsquil peroit un message. Certains seront sensibles aux prin-
cipes*, dautres largumentation, dautres aux motions. Dautres
encore associeront plusieurs de ces attitudes. La connaissance prcise
dun destinataire unique permet donc de choisir le ton adopter. Mais
quand il sagit de sadresser un groupe il est possible :

soit de discerner lidentit du groupe par une observation minu-


tieuse de sa dynamique ;

soit demployer dans un mme texte, tour tour, chacune de ces


attitudes.

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Les crits professionnels sont l pour communiquer

Lintrt

Par ordre du tribunal


Conformment au dcret n
Il est interdit de
ses
Vous devez imprativement
Principes
Les lois du march imposent
Les droits de lhomme enjoignent
La morale dicte que

Pour susciter Expos des faits


lintrt de son +
votre lecteur, Explication claire,
adressez-vous Analyse adapte au cas,
soit : la personne et
lobjectif.

Jen rfrerai en hauts lieux


ses Vous aurez de graves ennuis si
motions Pensez au bien-tre que vous en
son retirerez !
Imagination Imaginez le rsultat
Envisagez les avantages
Savourez la satisfaction

Adaptez vos arguments et votre langage lattitude privilgie de rception de votre


destinataire.

Vous pouvez raliser lexercice 1, p. 257.

Groupe Eyrolles 69

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Mieux rdiger ses crits professionnels

2 Communiquer cest aussi faciliter


la comprhension de linterlocuteur

2.1 Un crit professionnel doit fournir au moment opportun


les informations ncessaires et celles-l uniquement
Pour tre compris, un message, quel quil soit et quel que soit son desti-
nataire, doit tre le plus court possible. En effet, la longueur noie lessen-
tiel dans le superflu. Les entres en matire sans rapport avec le sujet,
par exemple, rebutent le lecteur la recherche dinformations de mme
que de longs paragraphes de dtails sans utilit immdiate. Mais cela ne
revient pas dire quil suffise dnumrer quelques observations en style
tlgraphique : prsence de ; absence de ; non-obtention de ;
etc. Un crit professionnel doit tre complet, cest--dire que sa seule lec-
ture permet de comprendre les tenants et les aboutissants de la situation
qui la rendu ncessaire. Dautres textes peuvent fournir des indica-
tions complmentaires, mais chaque texte se suffit lui-mme. Une
note, par exemple, qui se contenterait de recommander la lecture dune
directive na aucune raison dtre ; elle doit tirer de la directive tout et
seulement ce qui est actuellement ncessaire au destinataire et le mettre
sa porte. De mme un compte rendu qui se contenterait de relater le
droulement dune runion sans fournir lordre du jour ni les dcisions
prises quant cet ordre du jour na aucune utilit. Les crits profession-
nels doivent donc situer le contexte avant den venir aux faits, unique-
ment ceux qui doivent tre pris en compte, et rester extrmement
prcis en ce qui concerne ces derniers.
Dj le 5 germinal an VIII (mars 1800) le ministre de lIntrieur crivait
aux prfets : Entretenez avec moi une correspondance soigne, mais dlivrez-
la de tout ce qui nest pas essentiellement ncessaire. Cest de la brivet, de la
prcision, de la distinction des objets, que dpend la prompte excution des
affaires. Quun crit remplisse sa fonction est donc prioritaire, que ce
soit dans le secteur priv ou dans le secteur public, la forme sous
laquelle il se prsente alors que, paradoxalement, le rdacteur nophyte
sinquite essentiellement de cette dernire. Pourtant, chaque crit
rpond un besoin prcis et cest cette vocation qui permet de dtermi-
ner ce que doit contenir cet crit. La bonne information recueillie, il est

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Les crits professionnels sont l pour communiquer

ais pour le rdacteur de la transcrire de faon claire et concise, de lorga-


niser logiquement et de lui appliquer la forme en vigueur dans lorganisme
qui lemploie.

2.2 Les schmas facilitent la comprhension au destinataire


Le cloisonnement de lenseignement ne favorise pas linterpntration
des disciplines. Ainsi, les lves sont-ils tonns quil leur soit demand
dutiliser un franais correct dans leurs devoirs de mathmatique ou de
science car ils voient exclusivement dans le franais lart dassembler des
mots pour crer une musique agrable cest ce quils ont retenu de
lenseignement du franais travers la littrature. Or, le but du langage
nest pas dassembler des sons, mais dassembler des sens ; le son en est
la consquence. Un texte est donc un assemblage logique dides ou
dinformations ; comprendre un texte cest comprendre le rapport qui
existe entre les diffrentes ides ou informations quil contient, tout
comme crire un bon texte cest traduire ce rapport laide de mots.

En consquence un bon texte doit pouvoir se schmatiser aisment. De


mme, crire un bon texte cest faire des phrases partir dun schma
matrialis ou non contenant des mots cls. Nos professeurs de fran-
ais nous conseillaient pourtant de faire un plan avant de rdiger mais
peu dentre-nous les ont couts.

De plus, si schmatiser sert comprendre, schmatiser sert aussi faire


comprendre. Un texte repris par un schma sera bien plus vite compris
et retenu.

Un schma se construit en ne prlevant que les informations essentielles


et en soulignant leurs rapports logiques, chronologiques ou comparatifs.
cet effet nous disposons de tableaux et de graphes couramment
employs dans le domaine statistique (graphes secteur, barres,
courbes, graphiques pittoresques) ; de la programmation informatique
(ordinogramme) ; de lorganisation du travail (organigrammes, plan-
nings PERT ou GANT, logigrammes de procdure, graphes SCOM ou
HYMANS) ; de lanalyse et rsolution de problmes (Ishikawa, arbres
des causes, matrices de dcouverte, arbres de dcision) Mais nous
pouvons aussi crer, chaque fois, notre propre figure systmique.

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Mieux rdiger ses crits professionnels

Un schma sert passer de lide au texte et du texte lide. Le


schma dpouille lide de son emballage, servez-vous en donc
pour prendre des notes, en toute occasion.

2.3 Une bonne communication


ne laisse pas de place linterprtation
Le langage a pour fonction de distinguer , de signifier et de
communiquer .

Pour remplir ses fonctions, le langage est compos de signes. Selon


Charles Sanders Peirce7, le signe est ce qui remplace quelque chose pour
quelquun. Le signe sadresse quelquun et voque pour lui un objet
ou un fait en labsence de cet objet ou de ce fait.

Peirce a class les signes linguistiques en trois catgories :

Licne (en grec image ) se rfre


lobjet par une ressemblance
avec lui ; par exemple le dessin 9zm=&
q 8 1|L
dun arbre qui reprsente larbre
rel en lui ressemblant ; le mot
dromadaire qui dsigne un dro-
madaire .

Il est difficile de se fourvoyer lorsquon emploie le mot prcis qui dsigne


un objet concret et le destinataire a toutes les chances de reconnatre la
chose nomme.

Lindex (en latin indicateur ) ne


q # j ressemble pas forcment lobjet,
mais il a quelque chose en com-

D e mun avec lui. Ainsi la fume est


lindex dun feu.

7. Charles S. Pierce (1839 1914) est le fondateur du pragmatisme, doctrine philosophique


qui considre que Les ides ne sont pas vraies ou fausses, elles sont ou non utiles. et de la
smiotique ou thorie des signes.

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Les crits professionnels sont l pour communiquer

La mtaphore est un index. Une mtaphore nouvelle et bien construite


exprime avantageusement un sentiment, une impression, une motion.
Mais la mtaphore, surtout lorsquelle est devenue un clich cul, nest
pas linstrument qui convient communiquer clairement et prcisment
une information. Mieux vaut dont crire dromadaire que vaisseau du
dsert .

Le symbole (en grec signe de


reconnaissance ) se rfre un c
x q
G:
objet quil dsigne par une sorte
de loi, de convention, qui trouve
son origine dans lHistoire.

Ne pas connatre la parcelle dHistoire qui, prcisment, explique le


choix dun symbole peut conduire des impairs. Leur utilisateur, en cer-
taines circonstances, peut mme tre accus dirrespect.

Inversement utiliser consciemment une symbolique particulire un


groupe restreint, par exemple des vocables emprunts un lexique
tranger, des sigles* internes ou un jargon sotrique relve dune
volont manifeste dtre abscons. Celui qui veut communiquer se met
la port dautrui. (Nauriez vous pas prfr que je vous parle de jargon
confidentiel plutt qu sotrique , et de volont dtre obscur plutt
qu abscons ?)

Employez des mots qui dsignent concrtement ce que vous voulez


nommer.
Mfiez-vous des mtaphores et des allusions. Si elles sont videntes
pour leur auteur, elles ne le sont pas forcment pour linterlocuteur
de celui-ci.
Mfiez-vous de la symbolique dont sont chargs les mots ; on
pourrait vous prter des intentions que vous navez pas.
Nemployez pas de termes comprhensibles uniquement par un
groupe restreint.

Vous pouvez raliser lexercice 2, p. 257.

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Mieux rdiger ses crits professionnels

2.4 Si inutilits et flagorneries sont des parasites,


les convenances sont un code commun
de communication

Outre la slection pertinente de linformation, la brivet du message


nimplique pas que ce dernier doive passer outre aux convenances, que
ce soit celles de la grammaire et de la syntaxe auxquelles un chapitre
est consacr la fin de cet ouvrage ou celles de la biensance.

Le savoir-vivre sest dailleurs constitu au cours des sicles en tenant


compte empiriquement de constatations regroupes aujourdhui en une
science appele psychologie sociale . Notre poigne de main moderne,
par exemple, est lhritage de la marque de confiance manifeste par la
main ouverte et dsarme que se prsentaient nos lointains anctres. Les
psychologues sociaux ont mis, depuis, en vidence le rle inconscient du
contact physique qui, dans ce geste, scelle entre les deux individus une
sorte de pacte tacite. Ainsi, des expriences conduites dans le domaine de
la vente ont prouv quun dmonstrateur arrivait plus facilement ses
fins lorsquil avait interpell son prospect en lui posant simplement la
main sur lavant bras. Par voie de consquence, serrer la main, dire
bonjour , demander des nouvelles de la sant ou de la famille de linter-
locuteur ne sont plus aujourdhui imposs par la simple politesse, mais
recommands par les conseillers en communication.

Ne ngligez donc pas dans votre courrier ces usages qui, bien quappa-
raissant consciemment dsuets et inutiles aux yeux de chacun, sont admis
inconsciemment comme une marque indispensable de respect. Ainsi, plus
personne ne lit une formule de courtoisie, mais presque tout le monde se
rcrie si elle est absente. Nindisposez donc pas votre correspondant alors
que vous pouvez, peu de frais, viter cet cueil. En effet, personne nest
choqu du bon emploi des convenances traditionnelles ; ceux qui les igno-
rent ne vous en voudront pas de les y trouver et ceux qui les connaissent
seront mieux disposs votre gard. En consquence :

respectez lemploi des majuscules (lexcs nest pas une preuve


dgard), lorthographe, en particulier celle des noms propres, et
nabrgez pas ces derniers (personne naime voir son nom malmen) ;

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Les crits professionnels sont l pour communiquer

ne faites pas suivre monsieur ou madame du nom de famille du


destinataire ; selon les rgles de courtoisie franaise, cest servile :
vous serez mpris ;
mais parlez des tiers en les nommant ainsi : Je vous invite en faire
part madame Lafai plutt que : votre pouse8 ou votre
responsable ;
nemployez pas des formules de politesse anglo-saxonnes comme
sincrement vtre sinon dans les messages. Elles deviendront sans
doute un jour coutumires, mais ce nest pas encore le cas.

En somme objectivit, clart, concision, simplicit et correction :


ne flattez pas lourdement ;
slectionnez le contenu et la nature de votre texte en fonction de
lobjectif de celui-ci ;
najoutez aucune information ou commentaire superflu ;
dveloppez compltement linformation utile ;
employez un langage comprhensible par quiconque ;
respectez les convenances (ton, prsentation, typographie,
savoir-vivre).

2.5 Facilitez le parcours de lil de votre correspondant


La mthode de lecture rapide sappuie sur des expriences qui ont mis
en vidence les comportements des lecteurs devant un texte. Ltude du
fonctionnement de la lecture nous claire, par consquent, sur la manire
de prsenter un texte pour en amliorer la lisibilit.

Rsultats de lexprience dArnisson (1800)


Si la police employe nest pas familire, lil du lecteur sarrte sur les
caractres pour les identifier. Il ny en a pas de plus beaux ou de plus
lisibles ; les fontes (ou polices) subissent une mode. Notre il trouve
donc plus joli le caractre auquel il est habitu. Il comprendra alors
mieux et plus vite ce caractre-l. Actuellement, les caractres avec

8. pouse semploie dans les actes officiels ; dans la vie courante, le savoir-vivre nous
recommande dutiliser mon mari , ma femme .

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Mieux rdiger ses crits professionnels

emptement (serif), comme le Times sont les plus courants, donc les
plus lisibles pour le lecteur non-exerc. Toutefois, un lecteur expert nest
drout par aucun type de caractre et, certaines entreprises, certains
milieux professionnels prfrent se dmarquer. Quoi quil en soit, pour
une meilleure communication :

Employez un caractre qui sera familier au lecteur.


Rompez exceptionnellement avec cette habitude pour attirer son
attention.

Rsultats de lexprience de Leclerc (1843)


Le lecteur devine plutt quil ne lit. En effet, la moiti dun mot, quelque-
fois le quart dun mot, suffirait pour le faire deviner tout entier. Si ce mot
tait effac, il serait devin par lenchanement du mot prcdent et du
mot suivant. Ainsi, la partie suprieure des lignes, diversifie par ses
accents et ses hampes, suffit pour une lecture courante rapide donc :
Exemple :
Ctait un vendredi et ctait en septembre,
Il pleuvait doucement sur le toit de ma chambre
Comme il pleuvait dj quand jtais avec lui
Marchant sur les pavs sous son grand parapluie.

Employez des mots prcis, connus et simples.


liminez les mots qui ne sont pas indispensables.
Formez correctement la partie suprieure de vos caractres
manuscrits.
Noubliez pas les accents et autres signes diacritiques, mme sur
les capitales dimprimerie.

Rsultats de lexprience de Javal (1905)


Loin dtre continu, le mouvement des yeux, pendant la lecture, se fait par
saccades. Le lecteur fixe un champ de quelques lettres (cest lampleur
de ce champ qui contribue la vitesse de lecture) pendant 1/3 1/4 de
seconde, puis couvre un autre champ. Le passage dune section lautre
se fait par -coup dun quarantime de seconde durant lequel la vision
ne sexerce pas.

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Les crits professionnels sont l pour communiquer

NB
Un lecteur lent fixera un secteur de 5 lettres en moyenne.
Un lecteur moyen, un secteur de 10 lettres en moyenne.
Un lecteur rapide un secteur de plus de 10 lettres en moyenne.

Lirrgularit de la marge de gauche (retraits de dbuts de paragraphes)


ralentit la lecture car lil ne trouve pas de texte l o il sy attendait.
Inversement, lirrgularit de la marge de droite est sans consquence sur
la lisibilit. Toutefois, les retraits permettent de matrialiser la dpen-
dance de certaines parties (numration, par exemple) dun paragraphe.

Faites des lignes courtes (colonnes par exemple).


Faites des phrases courtes.
Prsentez lamricaine (dbut de paragraphe la marge).
Numrotez selon la hirarchisation dcimale plutt que selon
larbitraire I, A, a

Ne pas faire Faire


1. Pourquoi 1. Pourquoi
1.1 Parce que 1.1 Parce que
Et bienxxx xxx xxxxx xxx Et bienxxx xxx
xxxxxx xxxxx xxx x xxxx x xxxx xx xxxxx x
xxxxxxx xxxx xxxx xxxxxx xxx
1.2 Et aussi 1.2 Et aussi
Et bien Et bien
2. Comment 2. Comment
2.1. La mthode 2.1 La mthode
2.2. Lorganisation 2.2 Lorganisation
3. Outils 3. Outils
3.1. Le ceci 3.1 Le ceci
3.2. Le cela 3.2 Le cela

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Mieux rdiger ses crits professionnels

Gestalt-Thorie ou thorie de la forme9 (1930)


Le tout est peru avant ses composants. Ainsi, le lecteur adulte ne cherche
plus dchiffrer des syllabes mais peroit le mot tout entier, parfois la
phrase entire, comme une image porteuse de sens. En effet, chaque mot,
condition quil soit crit en minuscules, recouvre une surface toujours
diffrente. Inversement, un mot crit entirement en capitales dimpri-
merie recouvre immanquablement un rectangle.
Exemple :
La mthode de lecture rapide

LA MTHODE DE LECTURE RAPIDE


Le premier contact du lecteur avec le texte est une feuille de papier cou-
verte de pavs imprims. Linsuffisance, voire labsence despaces rebute
le lecteur alors que des paragraphes bien spars, des numrations bien
hirarchises invitent la lecture donc :

noubliez pas les majuscules, mais nen abusez pas ;


ncrivez pas de phrases entires en capitales ;
quilibrez la rpartition des volumes sur votre page : sparez les
paragraphes mais maintenez leur titre solidaire ;
hirarchisez vos numrations en dcalant vers la droite, mais
sparez-les dun intervalle infrieur celui que vous rservez
la sparation des paragraphes ;
utilisez une numrotation dcimale : (1./1.1./1.1.1./1.1.2./1.1.3.
/1.2./1.2.1./1.2.2./1.2.3./ 2./2.1).

Impact des textes publicitaires selon David Ogilvy10 (1977)


Le titre et les lgendes sont lus avant le texte, souvent le texte nest pas lu.

Faites des titres pleins.


Faites des intertitres, parsemez vos rapports de synthses partielles.
Soignez les lgendes des plans ou des schmas.

9. Lire La Psychologie de la forme de Wolfgang Khler aux ditions Gallimard-poche ou le


mme titre de Paul Guillaume aux ditions Flammarion.
10. Lire les Confessions dun publicitaire de David Ogilvy, Dunod, 1977.

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Les crits professionnels sont l pour communiquer

Un paragraphe long rebute le lecteur alors que les lignes creuses incitent
la lecture. Le lecteur retient surtout le dbut et la fin dun texte :

entrez directement dans le vif du sujet ;


faites des paragraphes courts ;
arez ; numrez par alinas.

Plus larges sont les colonnes, moins nombreux sont les lecteurs :

en format A4, trois colonnes sont prfrables deux. Les colonnes


ne doivent cependant pas tre trop troite pour garder leur lisibi-
lit la justification.

En de du corps 9 tout caractre est difficile lire. Une page uniforme


est monotone :

une flche, une vignette, un retrait ou des notes dans la marge


acclrent le reprage ;
composez les paragraphes cls en italique, en demi-gras ou sur
une largeur un peu plus faible que le reste mais ne multipliez
pas les polices de caractre ;
pensez des illustrations appropries ;
rpartissez harmonieusement les pavs de texte ;
numrotez ;
vitez dcrire en noir sur fond gris ou color ; prfrez le
blanc, le contraste sera meilleur.

Considrez les convenances typographiques


comme des repres visuels
Lusage des majuscules, comme tout usage, sest construit au fil du
temps et droute, sinon dsespre beaucoup de rdacteurs nophytes
consciencieux. Retenez que :
la profusion de majuscules nuit leur rle de jalon ;
seul le premier mot dun sigle dvelopp prend une majuscule (Caisse
primaire dassurance maladie ; Caisse dallocations familiales) ;

Groupe Eyrolles 79

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Mieux rdiger ses crits professionnels

des mots comme directeur ou direction employs comme noms


communs au sein dun texte ne prennent pas de majuscules, et cela
sans que les personnes concernes soient pour autant dconsid-
res ;
si les capitales manuscrites ne portent pas daccent, les capitales
dimprimerie et de traitement de texte en portent.

Vous trouverez en annexe 3A un plus ample dveloppement de lusage


des majuscules.

De nos jours, le traitement de texte se charge de rpartir les mots sur la


ligne sans quil soit besoin de les couper. Cependant, cause dun mot
trs long, une ligne peut tre disgracieusement distendue ; un paragra-
phe peut mme tre entirement travers par une fissure. Il faut alors
couper les mots pour corriger ce dfaut.

Exemple

De nos jours, le traitement de texte se charge de rpartir les mots sur la ligne
sans quil soit besoin de les couper. Cependant, cause dun mot trs long,
une ligne peut tre disgracieusement distendue ; un paragraphe peut mme
tre entirement travers par une fissure. Il faut alors couper les mots pour
corriger ce dfaut.

Des abrviations improvises et inconnues du lecteur vont nuire la


comprhension du texte. Il ne vient pas lide dun mathmaticien,
dun scientifique ou dun technicien dimproviser lcriture des symbo-
les chimiques ou des units de mesures.
Notez donc que labrviation de monsieur est M. et celle de
cinquime est 5e mais notez aussi que la courtoisie nous recom-
mande de ne pas abrger les titres des personnes qui on sadresse et
dviter toute abrviation dans un texte qui se voudrait en langue
soutenue .
Lannexe 3 prcise les rgles dabrviation et fournit un extrait de la
norme NF X 02-006 sur labrviation des units de mesure.

80 Groupe Eyrolles

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Les crits professionnels sont l pour communiquer

La ponctuation, enfin, est souvent nglige car, comment attribuer


autant dimportance un signe qui utilise si peu dencre ? Pourtant, une
simple virgule peut changer le sens dune phrase. Jugez-en :

Exemple
Laviatrice Amlie Earardt nest pas morte comme on la dit.
(Elle est morte dune autre faon)
Laviatrice Amlie Earardt nest pas morte, comme on la dit.
(Elle est vivante !)

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