LAS CUATRO PREGUNTAS CLAVE

de la gestin y la planificacin
por Phil Bartle, PhD
traduccin de M Lourdes Sada

Dedicado a Gert Ldeking

Folleto para taller

Qu queremos?
Qu tenemos?
Cmo utilizar lo que tenemos para conseguir lo que queremos?
Qu pasar cuando lo consigamos?

El eje esencial de la gestin y la planificacin:

La gestin, como actividad, significa tomar decisiones y resolver

problemas. Las decisiones esenciales de la gestin y la planificacin se
encuentran en las respuestas cuatro preguntas clave.

Estas cuatro preguntas son: 1. qu queremos? 2. qu tenemos? 3.

cmo utilizar lo que tenemos para conseguir lo que queremos? 4. qu
pasar cuando lo consigamos? Si las estudia cuidadosamente, ver que
son las cuatro preguntas contenidas (a veces disfrazadas por la
elaboracin) en cualquier documento de planificacin de proyectos o de
tormenta de ideas.

Si los problemas slo se examinan y resuelven cuando aparecen y se

vuelven insistentes, tenemos una gestin de crisis. Es mejor que la
carencia absoluta de gestin.

Si por el contrario, se identifican objetivos claros, y se determinan y

llevan a cabo las acciones necesarias para alcanzar estos objetivos,
entonces se trata de gestin enfocada a un objetivo. Los problemas
potenciales se predicen y se ponen los medios para solventarlos (antes de
que surjan). La gestin enfocada a un objetivo es ms eficiente y menos
angustiosa que la gestin de crisis.

Tanto si el grupo a fortalecer es grande como si es pequeo, tanto si

est estructurado como una organizacin como si es ambiguo como una
comunidad, su capacidad se incrementar si pone los medios para hacer y
responder estas cuatro preguntas. Si no hubiera problemas, no habra
necesidad de gestin. Siempre hay problemas; as es la vida. La gestin
es demasiado importante como para dejrsela slo a los directivos: es
preciso que sea responsabilidad de todos. As, todos sern conscientes
de estas cuatro cuestiones, y todos contribuirn a identificar sus
respuestas.

Qu queremos?

Cul es el mayor problema que hay que resolver?. La pregunta qu

queremos? describe el problema: est en contraposicin a la meta
general, y su depuracin para fragmentarla en objetivos especficos,
resultados y otras definiciones ms minuciosas de esa meta. Como
metfora geogrfica, dnde queremos llegar?

La organizacin o comunidad necesita tener una visin compartida de lo

que quiere. No tiene porqu ser una posesin fsica, como alcantarillado o
electricidad, puede tratarse de una nueva ley, una revisin del cdigo de
comportamiento, un aumento de la concienciacin, una nueva estructura
organizativa, un incremento en el beneficio de una organizacin
comercial, un aumento de salarios para los miembros de la unin, un
cambio de mtodos o de miembros de una organizacin sin nimo de
lucro, o cualquier meta que signifique o implique una mejora (de la calidad
de vida) para el conjunto del grupo.

Se deben identificar los objetivos en todos los documentos del proyecto

o la planificacin: esto es del dominio pblico. Pero tambin tiene que ser
elegidos, comprendidos y acordados por todos los participantes en las
actividades cotidianas del grupo, comunidad u organizacin.
En adiestramiento comunitario, la pregunta qu queremos?debe ser
respondida por toda la comunidad, no slo los hombres, no slo los cultos,
no slo los funcionarios, no slo los amigos de la agencia, sino toda la
comunidad por consenso.

Qu tenemos?

La pregunta qu tenemos? es la identificacin de los recursos y

medios potenciales que se pueden utilizar para alcanzar la meta o los
objetivos elegidos. La metfora geogrfica es dnde estamos ahora?
Esta cuestin implica que hay que observar, discutir y analizar la
situacin actual (lo que se llama anlisis de la situacin). Esto implica la
obtencin de una perspectiva clara de todos los recursos y obstculos,
pros y contras (reales o potenciales) y de un panorama vlido de la
situacin.

En adiestramiento para la gestin comunitaria, esta identificacin se

consigue mejor por medio de reuniones en las que se anime a participar a
los ms callados, porque siempre hay muchos recursos en una comunidad,
aunque sea muy pobre, que pueden estar ocultos o no ser evidentes. Un
activista experimentado, dando facilidades, puede lograr de una
comunidad la identificacin de muchos recursos no explcitos que de otra
forma se pasaran por alto.

Los recursos pueden incluir el trabajo disponible o la experiencia (la

energa humana lista para ser empleada en la actividad), tierras o un sitio
para llevar a cabo esta actividad, dinero (a travs de tasas, ventas,
donaciones y otras fuentes), capital (equipos o herramientas) necesario
para llevar a cabo la actividad, y recursos mentales humanos (sabidura,
informacin, conocimientos, experiencia, capacidad analtica, creatividad)
que a menudo son la contribucin oculta de los ancianos y los jubilados, y
se encuentran muchas veces en los discapacitados fsicos o los
condenados al ostracismo social. Muchas son tan obvias que a veces se
pasan por alto.
El anlisis de la situacin es la observacin completa y cuidadosa de las
condiciones predominantes, la determinacin de lo que puede contribuir
(o contribuir potencialmente) a lograr los objetivos y de lo que puede
suponer un obstculo para su consecucin.

Cmo conseguir lo que queremos con lo que tenemos?

Esta cuestin representa la parte estratgica del arte de la gestin.

Cul es el mejor camino desde A hasta B?. Siempre existen varias
formas de combinar los recursos disponibles, y los recursos mentales
colectivos de la comunidad (arriba mencionados) se deben utilizar para
establecer diferentes estrategias y seleccionar la ms adecuada. Es en
la determinacin del camino de A a B donde el grupo, guiado por el
facilitador, ha de crear una estrategia como parte de su plan de accin.
El texto del plan incluir las respuestas a las cuatro preguntas. La parte
creativa, innovadora y analtica del trabajo consiste en generar varias
estrategias posibles, y elegir la ms factible de ellas.

Esta es otra oportunidad para organizar y reorganizar para la toma de

decisiones y para la accin. Ver organizar. Si se trata de un conjunto no
organizado de individuos, la estrategia tendr que considerar la forma de
convertirlo en una organizacin efectiva para llevar a cabo las
actividades necesarias para conseguir los objetivos elegidos.

Si el grupo, organizacin o comunidad ya est organizado de alguna

manera, sus miembros, quizs con la ayuda de un mediador, tienen que
preguntarse si el sistema actual es el ms apropiado para conseguir la
meta, o se debe considerar un cambio en su estructura o sus procesos.
Para un activista que aplica el adiestramiento para la gestin, sta es la
oportunidad de orientar a un grupo comunitario para que se convierta o
reconvierta en uno que pueda utilizar con ms eficacia lo que tienen para
conseguir lo que quieren.
Qu pasar cuando lo consigamos?

Antes de entrar en accin, es importante que el grupo haga algunas

predicciones realistas y fidedignas del impacto o el resultado de la
estrategia elegida. Por supuesto que habr consecuencias inesperadas,
pero se tienen que hacer todos los esfuerzos necesarios para identificar
posibles secuelas, sobre todo para evitar las imprevistas. En este punto,
el grupo debe ser consciente de la gran importancia de la supervisin. No
se monta en bicicleta con los ojos cerrados. Todo el plan de accin tiene
que incluir la observacin de las acciones y los resultados, y los medios
para informar al conjunto del grupo.

La pregunta qu pasar cuando lo consigamos? predice el impacto de

la actividad, y conduce a planificar la supervisin y la evaluacin. Puede
ampliarse para cuestionar cmo se espera que esta actividad afecte a la
comunidad y a su entorno (fsico y social).

Conclusin:

El trabajador sobre el terreno debe utilizar estas cuatro preguntas

como marco para organizar o reorganizar un grupo. Paralelamente, el
instructor de gestin las usa para organizar o reorganizar el equipo
gestor.

Un coordinador puede usarlas para organizar un equipo de cooperantes.

Juntas, forman el escenario para desarrollar la capacidad de gestin y la
fortaleza de cualquier grupo de participantes.

En adiestramiento para la gestin comunitaria, hay que poner sobre el

tapete estas cuatro preguntas esenciales cuando la asamblea pblica de
la comunidad decida las prioridades. Se tienen que volver a utilizar
cuando el comit ejecutivo de la OBC se rena en nombre de toda la
comunidad para determinar los detalles. Si lo estudia con cuidado,
encontrar estas cuatro preguntas en este mismo orden, escondidas en
dos de los apndices de este documento, proceso de tormenta de ideas y
consejos para el diseo de proyectos.

Ya se utilicen en la organizacin de un sindicato o en una reunin de

direccin de altos ejecutivos de una corporacin poderosa (o en este
contexto, durante el proceso de fortalecimiento y desarrollo de la
capacidad de una comunidad de bajos ingresos), constituyen el eje
central o esencial de las decisiones de gestin.

No es adiestramiento en gestin para directivos. Es adiestramiento en

gestin para todo el mundo.