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PROCEDURE DE MAITRISE DES DOCUMENTS QUALITE (2eme exemple)

Usine FR-BFL Document : Procdure Rvision/Date


R 03-02/93
Titre : tablissement et gestion des procdures CHAP/DOC
PRO.QUA 01
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1. OBJET
Cette procdure dcrit la forme, la prsentation, la numrotation, les modifications, la diffusion et la
gestion du Manuel Qualit, des procdures, instructions de travail et documents matriss.

Cette procdure servira dexemple pour montrer comment une procdure ou une instruction de travail
doit tre prpare, formule et prsente.

2. DOMAINE DAPPLICATION
Cette procdure concerne tous les documents qui identifient les activits et les fonctions dun
Dpartement ou dun groupe dans le cadre du Systme dassurance Qualit.

3. REFERENCES
Chapitre 4 du Manuel Qualit

4. DEFINITIONS
4.1. Procdures et Instructions de travail
Documents qui dtaillent lobjet, le domaine dapplication dune activit, et spcifient comment,
quand, o, par qui elle doit tre excute.
Une instruction de travail dfinit les conditions dexcution pratiques des procdures.

4.2. Document matris


Document gnralement prsent sous forme dune matrice, prcisant les lments de
gestion dune activit.
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4.3. Responsabilits
Le Chef du Dpartement Qualit gre les procdures, les instructions de travail, et les
documents matriss au nom de tous les Dpartements comprenant la conservation des
enregistrements dapprobations, signatures, diffusions et rvisions, par ltablissement et le
maintien des listes de diffusion des procdures, instructions et documents.

Les Chefs de dpartements prennent linitiative de la prparation des procdures et


instructions, nomment les rdacteurs, vrifient les procdures, et instructions en application, et
font appliquer celles applicables dans leur propre dpartement.

Les Rdacteurs prparent et tablissent les procdures et instructions.

5. DESCRIPTION
5.1. Rdaction
Le Chef du dpartement est responsable de la prparation des procdures et instructions de
travail inhrentes son domaine dactivit.
Le Chef du Dpartement doit tablir le besoin dune procdure ou instruction, sa prparation
doit tre accepte par le Directeur du secteur dactivit concerne.
Lorsque la demande est accepte et son rdacteur nomm, le rdacteur doit obtenir du Chef
du Dpartement Qualit un numro de procdure ou dinstruction.
Ce numro est unique et ne pourra en aucun cas tre utilis pour identifier un quelconque
autre document.

5.2. Dsignation
Les procdures et instructions sont nomms par un trigramme.


PRO = Procdure
INS = Instruction de travail

Le trigramme de dsignation est suivi dun trigramme dsignant le Dpartement metteur :





QUA = Qualit

FAB = Fabrication

MAI = Maintenance

GES = Gestion Industrielle

PER = Personnel

ACV = Achats Caf Vert

AEM = Achats Emballages

LOG = Logistique
VEN = Ventes

Le trigramme du Dpartement metteur est suivi du numro dordre dans le type de


document.
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5.3 Prsentation
Les pages doivent tre conformes au standard (Cf. Annexe 6.2.) et compltes avec les
indications suivantes :



Type de document (Procdure et instruction)

Titre du document

Indice de rvision et de date

Double trigramme et numro dordre
Signatures

Ces indications sont portes sur toutes les pages du document concern sauf les signatures
qui ne sont prsentes quen premire page.

5.3. Contenu du document


Lobjet qui doit exposer lobjectif ou lintention du document.

Le domaine dapplication qui expose le domaine dactivit, le Dpartement, le Groupe ou la


personne qui la procdure ou linstruction est applicable.
Les rfrence qui doivent lister les autres documents qui ont un rapport avec les activits
dcrites.
Les dfinitions qui doivent dfinir un mot, ou une action gnralement mal compris, ou qui
peuvent avoir une interprtation spcifique dans la procdure ou linstruction.
La description qui doit dtailler les actions des personnes impliques dans lactivit.
Cette partie dtermine du mieux possible, qui fait quoi, comment, quand et o lactivit est
excute.
Les logigrammes de droulement des activits et les matrices de responsabilits doivent tre
utiliss.

La documentation qui liste chaque annexe mentionne dans la procdure ou linstruction.

5.4. Contrle et approbation


Aprs vrification de la conformit du contenu du document auprs du personnel concern
re
lauteur date et paraphe la 1 page dans le cadre Etabli par .

Le Chef du Dpartement concern contrle la procdure ou linstruction, date et paraphe la


premire page dans le cadre Vrifi par . Lorsque le Chef du Dpartement concern tablit
une procdure, la vrification sera faite par un autre Chef de Dpartement.
Lorsque les cadres Etabli par et Vrifi par sont dats et paraphs, le Directeur
concern par lactivit dcrite date et paraphe la premire page dans le cadre Approuv
par .
Le Chef du Dpartement Qualit doit tablir et archiver un modle des signatures et paraphes,
et personnes autorises vrifier et approuver les procdures et instructions (Annexe 6.1.).
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5.5. Rvision
Les rvisions de procdures et instructions doivent tre transmises au Chef du Dpartement
Qualit pour gestion et mises en application si elles sont acceptes par le Directeur concern.

Les rvisions doivent tre identifies par un numro de rvision port sur chaque page, qui
dmarre R00 et est incrment dune unit chaque rvision ;

Les modifications dans le texte doivent tre indiques par un trait vertical droite du texte.

5.6. Diffusion
Les procdures et instructions approuves et les rvisions ultrieures sont distribues par le
Chef du Dpartement Qualit en conformit avec la liste de distribution dont la misen jour
est de la responsabilit du Chef du dpartement Qualit.

La diffusion des procdures et instructions est ralise sous forme de recueils numrots.
Chaque recueil contient une page de garde indiquant le contenu du recueil, lindice de rvision
de chaque procdure ou instruction et la date de mise jour de la page de garde.

La diffusion est ralise sur papier couleur saumon pour les procdures et documents
maitriss, et sur papier couleur verte pour les instructions de travail. Le Dpartement
Qualit est le seul dtenteur et utilisateur des papiers de ce type.

Seuls les documents diffuss sur ces papiers rservs rentrent dans le cadre des diffusions
maitrises. Tout autre mode de diffusion et en particulier par photocopiage classique su papier
blanc est prohib.

Il est de la responsabilit de chaque chef de Dpartement de mettre jour les recueils qui
concernent son activit par change des documents prims par les documents rviss. A sa
charge aussi de dtruire les documents prims.

Le Chef du Dpartement doivent garantir et vrifier que les activits sont mises en uvre
conformment aux procdures et instructions.

6. DOCUMENTATION



Annexe 6.1. Liste de signatures et paraphes.

Annexe 6.2. Format standard


Annexe 6.3. Liste de diffusion des procdures



Annexe 6.4. Liste de diffusion des instructions de travail


Annexe 6.5. Liste de diffusion des documents matriss


Annexe 6.6. Liste de distribution du Manuel Qualit.