Documentos comerciales

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que
se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo
con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital
importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en
una compaa o empresas.

1.- Factura
2.- Orden de compra
3.- Remito
4.- Recibo
5.- Nota de dbito
6.- Nota de crdito
7.- Cheque
8.- Pagare
9.- Nota de crdito bancaria o boleto de deposito

3. Detalle de las mercaderas entregadas (sin precio).

4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del
vendedor).
6. Segn la Resolucin General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los
mismos datos identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la
leyenda DOCUMENTO NO VLIDO COMO FACTURA.
7. La letra R en el recuadro central del borde superior

RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado
por un servicio o producto.Hay de diversos tipos segn el formato, si queda registrado, y otras
caractersticas. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a
quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de
muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas
o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo
recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripcin de las facturas (nmeros que se
pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia
por parte de una empresa de que fue lo que se pago o realiz con la emisin de mencionado
cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando tiene copias al carbn,
como el caso de los vouchers de las tarjetas de crdito que tiene varias copias segn el uso de
los interesados. Adems sirve para sacar cuentas de cunto dinero se ha gastado.
NOTA DE DBITO
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor,
por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el
valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin,
inters por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.
NOTA DE CRDITO

Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de

informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica
en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera
de productos vendidos, rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos
especiales, o corregir errores por exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la
deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para sta, y la
nota crdito significa una erogacin.

CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el que la
persona que es autorizada para extraerdinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a
otra persona una autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la
cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta
bancaria.
CHEQUE A LA ORDEN
A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque escribimos el
nombre del legtimo tenedor persona que, salvo que transmita el documento a un tercero, es
quien lo debe cobrar. El incluir la clusula "A LA ORDEN" tiene el mismo efecto que no incluirla
si bien pone de manifiesto explicitamente la capacidad que tiene el legtimo tenedor del cheque
de transmitir o endosar este a un tercero.

CHEQUE AL PORTADOR

Es aquel que no indica una persona especfica a favor de quien se expide. Este
tipo de cheque debe indicar la leyenda al portador en el espacio destinado
para sealar el nombre del beneficiario.

Caractersticas particulares:
El beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra persona o
empresa sin necesidad de endosarlo, ya que la persona que sea el
portador del cheque es quien podr cobrarlo.
No es necesario presentar una identificacin para realizar su cobro, ni
escribir los datos del tenedor del cheque al momento de presentarlo.
El cheque al portador podr ser expedido hasta por la cantidad que cada
institucin determine, de acuerdo a sus polticas internas.

Recomendaciones:
 Al recibir un cheque al portador, depostalo o cbralo inmediatamente, ya
que en caso de extravo o robo, podr ser cobrado por cualquier persona.
Recuerda que aunque el cheque te haya sido robado, la institucin
bancaria tiene la obligacin de pagarlo a quien lo presente para su cobro,
por lo que debes notificar inmediatamente el extravo o el robo al banco,
adems de seguir el procedimiento que ste te indique para llevar a cabo
este tipo de cancelacin.
Antes de expedir un cheque al portador verifica con tu banco cual es la
cantidad mxima por la que este puede ser expedido, ya que al ser
disposiciones del Banco de Mxico, estas pueden variar.
Respecto a la cancelacin de este tipo de cheques, sta se har efectiva
hasta que hayan transcurrido los plazos de presentacin que establece la
Ley General de Ttulos y Operaciones de Crdito; misma que seala que
ser de 15 das naturales que sigan al de su fecha, si fueran pagaderos en
el mismo lugar de su expedicin. Dentro de un mes si fueran expedidos y
pagaderos en diversos lugares del territorio nacional; y dentro de 3 meses
si son expedidos en el extranjero y pagaderos en territorio nacional o
viceversa. Mientras no transcurran estos plazos, no puede ser cancelado
el cheque, salvo en caso de robo.

CHEQUE CERTIFICADO

En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar

totalmenteseguro de que este documento cuenta con los fondos suficientes
para ser pagado por el banco; para lo cual solicita al librador, quien a su vez
requerir al banco certifique la existencia de estos fondos. Esto significa que el
banco retira el importe sealado en el cheque de la cuenta de la persona que lo
expide, sellndolo y firmndolo como prueba de garanta de que el documento
contar con los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su
cobro en el plazo establecido. Con este tipo de cheques se asegura la
existencia de recursos para el pago del documento an cuando posteriormente
la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya que el titular de la misma no podr
disponer de ese dinero.
Caractersticas particulares
El cuentahabiente es el nico que puede solicitar la certificacin.
Debe ser nominativo, es decir estar a nombre de una persona o una
empresa determinada.
No es negociable por lo que no pueden cederse sus derechos mediante
endosos y slo puede canjearse por el beneficiario, quien deber cobrarlo
o depositarlo en su cuenta.
Junto con la leyenda en que se indique que el cheque est certificado,
debe contener dos firmas de funcionarios facultados por el banco.
Se cobra comisin por su certificacin.
Este cheque podr ser cancelado por el cuentahabiente que solicit su
certificacin siempre y cuando no haya sido cobrado y se devuelva el
documento al banco para realizar la cancelacin.
A diferencia del cheque de caja, para ste tipo de cheques es necesario
que quien lo emite tenga una cuenta en el banco que lo va a certificar, por
lo que puede decirse que nicamente es para clientes de ese banco.
Este tipo de documento puede ser muy til cuando se quiere asegurar de
que el cheque entregado como pago tenga fondos cuando se cobre en el
banco.

Recomendaciones
Pregunta en tu banco sobre las comisiones que cobra por la certificacin
de cheques y el cargo en caso de cancelacin.
Si la cancelacin se debe a robo o extravo del documento, debers
levantar un acta ante el ministerio pblico y presentarte con una copia de
la misma ante el banco para que procedan a realizar los trmites de
cancelacin.

CHEQUE DE CAJA
Los cheques de caja son emitidos por una institucin de crdito para que el cliente

slo pueda cobrarlos en una de las sucursales o filiales de dicha institucin.

El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que expedir el cheque y

ste ser pagado en esa misma institucin o en su caso podr depositarse en una

cuenta del beneficiario.

PAGARE
El pagar es uno de los elementos ms utilizados en el mbito comercial para documentar una
deuda y una de las herramientas ms eficaces para garantizar su futuro cobro.
En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayora utiliza esta arma comercial tan
importante, sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en forma correcta.

NOTA DE CRDITO BANCARIA O BOLETO DE

DEPOSITO
La nota de crdito bancario (o boleta de deposito) es un documento que extiende el banco
como constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores en calidad de
depsito, para ser sumada a la cuenta del titular.

Las clases de depsitos bancarios ms comunes son: Cuenta corriente. Plazo fijo. Caja de
Ahorro.Tambin hay notas de crdito bancarias por acreditacin de intereses, devolucin de
gastos mal cobrados, etc.Es decir la nota de credito bancaria es el documento que emite el
banco cuando nos acredita dinero en nuestra cuenta.